leri Excel Uygulamalar Kurs Notlar

leri Excel Uygulamalar

ARALIK 2004 /ANKARA

Hazrlayan Gkalp AKYZ

2004 ANKARA

indekiler

1Excelde formul mant (relative ve absolute adresleme)

1lem sras

2Adlandrma

6Listelerdeki verileri ynetmek

6zmleme Ara Paketi'ni ykleme ve kullanma

10zet Tablo ve Veri zmlemeleri (Pivot Table)

15Dey ve yatay arama (Vlookup, Hlookup) fonksiyonlar

18Hedef Ara (Goal Seek)

20Senaryolar

Excelde formul mant (relative ve absolute adresleme)

Hcrelere Bavuru

Excelde ilem yaptrmak iin hcrelerin ilerindeki deerin hcrenin adresiyle bilindiini, veya baka bir deyile bir hcreden tuttuu deeri alabilmek iin, bu hcrenin bavuru adresini belirtmemiz gerektiini sylemitik. Excelde hemen her trl ilem iin hcreleri hcrelere ve formllere tabir yerinde ise tantmanz, bilgi derlemek iin bavuraca adresi bildirmeniz gerekir. Excelde hcreler ya mutlak, ya da greli ekilde bavuru adresine sahip olur.

Greli (relative)bavuru, rnein B stununda 2nci hcre iin B1 eklinde yazlr. Birden fazla hcre grubuna (hcre aralna) greli bavuru adresi belirtirken, rnein B2den B10a kadar olan hcrelerin adresini B1:B10 eklinde yazarz.

Mutlak (absolute) bavuru, adndan da anlalaca zere, bu tr adreslemede hcrenin adresi sabittir; deimez. Bu tr adresler, $B$1 veya $B$1:$B$10 eklinde yazlr. (Bu adreslerdeki Dolar iareti daima eklinde okunmaldr: Daima B, Daima 1 ve Daima B Daima 1den Daima B Daima 10a gibi.)

Bu ikisinin arasndaki fark daha ok forml kopyalama durumunda grebilirsiniz.

Formller ve Fonksiyonlar

Excele listelerimizdeki bilgilerin bir blmn alarak, bizim vereceimiz denklemlerle veya kendi bildii ilevlerle (kullanlmaya hazr denklemler yani fonksiyonlarla) hesap yaptrabiliriz. Formller, bir sayfadaki verileri kullanarak ilem yapan denklemlerdir. Formlle, toplama ve kartma, blme, arpma gibi matematik ilemler yapabileceimiz gibi sayfadaki deerlerini karlatrabilir veya metini birletirebiliriz. Bir formlde, ayn sayfadaki dier hcrelerde, ayn kitabnn dier sayfalarndaki hcrelerde veya dier kitaplardaki sayfalarn hcrelerinde kaytl deerleri veya metinleri kullanabiliriz. Buna Excelin dilinde hcre veya hcre grubuna bavurma denilir. rnein B8 hcresine =(B4+25)/(D5+E5+F5) yazarsanz, Excel B4 hcresinin deerine 25 ekler ve sonra sonucu D5, E5 ve F5 hcrelerindeki deerlerin toplamna bler. Kimi zaman denklemlerimizde ilevlere (fonksiyonlara) da yer veririz. Excel, ortalama almadan tutun, silindir hacmi hesaplamaya kadar, mal, matematik, geometri, trigonometri, istatistik, mhendislik, tarih-saat, veritaban ve metin ilevine kadar, yzlerce fonksiyon bilir ve kullanr. B8 hcresine yazdmz forml byle bir matematik fonksiyonu kullanarak yle yazabiliriz: =(B4+25)/SUM(D5:F5) Burada kullandmz SUM, Excele toplama ilevini kullanmas komutunu verir.

Formller verileri zel bir srada hesaplar. Microsoft Excel'de bir forml her zaman eittir iaretiyle (=) balar. Bylece Excel'e onu izleyen karakterlerin bir forml oluturduu sylemi oluruz. Her denklemde, yaplacak ilemin bir iareti (ile) ve bu ilemde kullanlacak eler (ilenen) vardr. Excelde forml zmnde, ilem iaretlerinin bir sras vardr; Excel formldeki her ilecin zel srasna gre soldan saa doru hesap yapar. Parantezlerle ilemlerin srasn deitirebiliriz. Yukardaki rneimizde Excel nce B4+25'i hesaplar; kan sonucu D5, E5 ve F5 hcrelerindeki deerlerin toplamna bler.

lem sras

Bir formlde birden fazla ilem iareti varsa, Excel ilemleri, u srayla yapar:

aretAnlamncelik sras

^s1

*arpma2

/Blme 2

+Toplama3

karma 3

&ki metin dizesi artarda balama4

=Eittir5

Byktr5

=Eit veya byktr5

Eit deildir 5

Bir formlde, ayn ncelie sahip olan iaret varsa (rnein, hem bir arpma, hem de bir blme ieriyorsa) Excel ilemleri soldan saa doru srayla yapar. Deerlendirme srasn deitirmek iin, formln ilk olarak hesaplanacak olan parasn, parantez iine alabilirsiniz.

Bir formlde sabit deerlere ve dier hcrelere bavuru yer alabilir. Forml ieren bir hcrenin deeri dier hcrelerdeki deerlere bal ise forml ieren hcre etkilenen hcre diye adlandrlr. Bir formln bavurduu hcre deiiklie urarsa, etkilen hcre de deiir.

Formllerimizde hcrelere veya hcre gruplarna adresleriyle (B2, D4:D9) veya adlaryla gnderme yapabiliriz. SUM(D5:F5) yerine, hcrelere veya gruplarna, ad vermeniz gerekir. Bu amala nce Excelin formllerdeki etiketleri tanmasn salamamz gerekir. Formllerde etiket kullanabilmek iin Aralar mensnde Seenekler'i sein ve alan kutuda Hesaplama sekmesini tklayn. alma kitab seeneklerinde Formllerde Etiketleri Kabul Et satrna iaret koyun. Tabi, formllerde hcre ve hcre gruplarna adlaryla gndermede bulunabilmek iin hcre ve gruplar adlandrmamz gerekir,

Adlandrma

Sayfalarnzda her stunun stne ve her satrn soluna, ierdikleri verileri tanmlayan adlar koyabilirsiniz. Formllerinizde bu hcrelerdeki verilere bavurmak istediiniz zaman, bu adlar kullanabilirsiniz.

Hcre gruplarn adlandrma ilemini iki yoldan yapabilirsiniz. Birinci ve ksa yolda, adlandrmak istediiniz grubu sein ve forml ubuunun solundaki ad kutusunun iini tklayarak buraya, gruba vermek istediiniz ad yazn. kinci ve otomatik yolda ise tercihan veri dizininizin stende veya solunda bir isim bulunmas gerekir:

1. Adlandracanz hcre grubunu sein;

2. Ekle mensnden Ad maddesini ve alacak altmende Olutur maddesi sein;

3. Ad Olutur kutusunda, semek istediiniz isim stte ise st satr; solda ise sol stun kutusunu iaretleyin ve Tamam dmesini tklayn.

Buradaki rnekte Excelin setiimiz veri grubunun stndeki metni isim olarak algladn gryoruz. Ad oluturma iini Tanmla maddesini seerek de yapabiliriz. Bu durumda hcre aralklarna vereceimiz adlar kendimiz yazmak zorundayz. Excel, veri gruplarnn adlarnn mutlaka harf veya altizgi (_) ile balamasn ister; adlar 15 karakterden uzun olamaz. Adlarn anlaml olmas, daha sonraki seme ilemleri srasnda kullanclara kolaylk salar. Bir Excel kitabndaki btn sayfalarda mevcut veri gruplarnz da sayfa adn vererek, adlandrmanz mmkndr. Tanmla maddesiyle alacak Ad Tanmla kutusunda veri grubu adn verirken Bavuru Yeri olarak, rnein Sheet2!$D$2:$D$10 yazarsanz, Excel bu addaki veriyi, kitabn ikinci sayfasnda D2 ile D10 stunlar arasnda arar. Buna Greli Bavuru yntemi denir.

Excelde formllerde mutlak hcre veya hcre grubu adresi vermek yerine ad kullanmak tercih edilmelidir. Sayfalarnzda listelerinize yapacanz ilaveler, bu suretle otomatik olarak hesaplamalara dahil edilir ve hesap sonular gncellenir.

Formllerde Ad Kullanm

Excel sayfalarnzda hcre gruplarn adlandrrsanz, formllerinizde bu adlar kullanabilirsiniz. Sayfalarnzda veri gruplarn adlandrmak forml yazmay ve okumay kolaylatrr. rnein, =SUM(C2: C10) eklindeki bir forml sayfanz bir sre sonra atnzda anlaml gelmeyebilir. Buna karlk =SUM(Toplamlar) formlnn size byk toplam vermek zere yazldn ne zaman grseniz, anlamanz daha kolay olur.

Daha nce hcreleri nasl adlandrdmz ele almtk. imdi bu adlardan yararlanarak, yukardaki rnekte yazdmz forml yeniden yazalm. (Yukardaki altrmay yaptysanz, toplamlarn yazl olduu D2:D10 aralndaki btn hcrelerin ieriini silmeniz gerekir.)

D2 hcresine toplamada kullanlacak veri grubuna adyla hitap ettiimiz (ieriini istediimiz veya Excelin deyimi ile bavurduumuz) bir forml yazmak iin, D2yi seiyoruz; ve forml ubuuna = iaretini yazyoruz; veri adlarnz aynen oluturduunuz veya tanmladnz ekliyle ezbere biliyorsanz, bu noktada gerekli veri gruplarnn adlarn klavyeden yazmaya devam edebilirizsiniz. Fakat Excel bunun kolay bir yolunu salar. Bu noktada men ubuunda Insert(Ekle) mensnden, Name(Ad) maddesini, onun aaca altmenden de Paste(Yaptr) maddesini sein. Excel, ak sayfada daha nce oluturulmu btn isimlerin listesini ieren Paste Name(Ad Yaptr) kutusunu aar.

Veri gruplarmza verdiimiz isimlerin anlaml olmasnn nemi burada kyor: Birim_Fiyat adn seerek, Tamam tklayn. Forml ubuuna setiiniz ad yaptrlnca. arp iaretini (*) koyun ve ayn yolla Adet adn yaptrn. Klavyeden Enter tuuna bastnzda, formlnz hesaplanacaktr. imdi, D2nin Doldur Tutaman seerek, D10a kadar olan hcrelerinize ayn forml yazdrtabilirsiniz.

Forml Kopyalama ve Mutlak Adres Bavurusu

Excelin yukardaki rneklerde iine forml yazdmz bir hcredeki forml Otomatik Doldurma yntemiyle, baarl ekilde dier hcrelere de uyguladn grdk. imdi Excele yeni bir formlle yeni bir ilem yaptralm; ve bu forml dier hcrelere kopyalayalm.

Bakalm o kadar baarl olacak m?

Yukardaki rneklerde geen satn alma ilemlerinden sonra, aldmz her bir bro malzemesinin toplam masraflarmz iindeki orann belirlemek istersek; kat kalemle bir yzde hesab yapabiliriz. rnein, kada verdiimiz 67.500.000 TLnin toplam masrafmz olan 157.040.000 TL iindeki oran, % 42.98 veya yaklak yzde 43 olarak bulunabilir. Bu hesab, yukardaki rnekte E2 hcresine, rendiimiz forml girme tekniklerinden biriyle girelim: =D2*100/D11 (veya D2/D11*100). Bu noktada, Excel, B2:B10 aralndaki veriler para birimi olarak biimlendirildii iin E2de bulduu deeri TL olarak gsterebilir. Bunu sonra dzeltebiliriz. imdi E2nin otomatik doldurma tutaman tutarak, E10a kadar ekelim. Aadaki ekilde grlebilecei gibi formllerimiz hata verir.

Bu baarszln sebebi, hcre bavurularnn greli veya mutlak olmasna ilikin kurala uymam olmamzda gizli. Hatrlarsanz, Daima diye okunan $ iaretiyle, mutlak hcre adresi yazabildiimizden sz etmitik. Otomatik doldurma ynteminde Excelin btn yapt, bir nceki deeri veya deikeni alarak, bir arttrmak ve yeni hcreye yazmaktan ibarettir. E3 ve dier hcreleri tklar ve ilerinde yazl olan formllere bakarsanz, Excelin sadece E2deki forml alp, hcre bavurularnn satr blmn birer arttrdn greceksiniz. Oysa biz burada genel toplam rakamnn yazl olduu D11in adresinin deimesini istemiyoruz. Bu adresin btn formllerde mutlak kalmas gerekir, ki btn hcreler iin uyarlandnda, oran hesab doru yaplabilsin.

Bunu salamak iin, hcre adres sistemimizde, bavurunun mutlak adrese yaplmas gerektiini belirten Daima ($) iaretine bavurmamz gerekir. imdi, tutama kaybetmi olduumuza gre (Aralktaki bir dier lcreyi tkladmz iin otomatik doldurulan E2:E10 aralnn tm seili deil; dolaysyla E10da tutamak yok!) bu hcreleri tklayp, klavyeden Del tuuna basarak ilerini boaltalm ve E2yi yeniden tklayalm. Forml kutusunda, biraz nce yazdmz forml greceksiniz. Forml kutusunu tklayarak iinde, D11i mutlak hale getirelim: =D2*100/$D$11 (veya D2/$D$11*100). Sonra, E2nin tutaman tutup, E10a kadar srkleyelim.

Hcre ieriklerini ekillendirme iini sonra yapabiliriz. Hesabn doru olup olmadn, E11e otomatik toplam ileviyle E2:E10un toplamn yazdrabilirsiniz.

imdi, E3 ile E10 arasnda bir hcreyi tklarsanz, forml ubuunda, bu satra ait tutar rakamnn bavuru adresinin deitirildiini, rnein E6 iin D6 olduunu, fakat D11in deimeden kaldn greceksiniz. Bunu, D11 adresini formle Daima D, Daima 11 eklinde yazdrm olmamz salyor. Kimi hesaplarda stun adnn mutlak kalmasn (rnein $B11) veya satr saysnn mutlak kalmasn (B$11) salamak gerekebilir. Bazen bir sayfada aldmz bir sonucu veya yazdmz bir deeri, baka bir sayfada kullanmak isteyebiliriz. Diyelim ki, ak kitabn 2nci sayfasnda bir hcreye birinci sayfann A1 hcresindeki deer ile ikinci sayfada A1deki deeri alp, arpmasn salayan bir forml girmek istiyorsunuz. rnein =Sheet1!A1*A1 byle bir ilemi salar. Ya da Excelde iki kitap atnz ve kitaplardan birinde, dierininin bir sayfasnda bir hcreye bavurmak istiyorsunuz. Diyelim ki Excelde kitap birden ak ve Kitap1de, bir hcrede, Kitap2in ikinci sayfasndaki C2nin deeri ile Kitap3n nc sayfasndaki E8in deerini arpmasn gerektiren bir forml girmek istiyoruz. Bunu yle yapabiliriz:

=[Book2]Sheet1!C2*[Book3]Sheet2!E8

Buna balant bavurusu ad verilir. aslnda balant bavurusu yapabilmek iin Excel kitabnn ak olmas bile gerekmek. Sadece Excele kitab sabit diskte nerede bulabileceini ayrntl olarak sylemek gerekir. rnein:

=c:\Belgelerim\[Book2]Sheet1!C2*c:\Belgelerim\[Book3]Sheet1!E8

Burada dikkat edeceiniz nokta, disk adndan sayfa adna kadar olan blmn tek trnak iareti iine alnddr. Ayrca bavuruda bulunduunuz Excel kitabnn adnda boluk varsa tek trnak zorunluu yine vardr. rnek olarak biraz nce oluturduumuz bro hesaplar kitabna bavuruda bulunurken, formlmz yle olmaldr:

='[bro hesabi]Book1'!C2*'[bro hesabi]Sheet1'!C8

D balantlar kesebilirsiniz

zellikle grup almas yaplan ortamlarda, Excel sayfalarnza dardaki Excel dosyalarndan balant bavurular koyduunuzda, bu dosyalarn silinmesi veya bakara yere aktarlmas, sizin Excel sayfalarnzda hataya yol aar. Bu tr bilgileri forml yoluyla elde ettikten sonra balanty kesebilirsiniz. Bu dosyalar henz yerinde durduu srada:

1. D balants olan hcre veya hcre araln sein;

2. Klavyeden Ctrl+Cye basarak, ara ubuunda Koplaya simgesini tklayarak, hcreyi veya grubu sa-tklayarak alacak menden veya Edit (Dzen) mensnden Copy (Kopyala) maddesini seerek, bu hcreleri panoya kopyalayn;

3. Dzen mensnden Paste Special(zel Yaptr) maddesini sein;

4. Alan zel Yaptr kutusunda Deerleri (values) seeneinin nne iaret koyun, Tamam tklayn.

Sayfanzn d balantlar kesilmi; d balantl formller hesaplanarak verdikleri sonular yerine yazlm olacaktr. Bunun bir sakncas o Kitaplar gncelletiinde, sizin sayfanzdaki hesaplar gncellenemeyecektir.

Balantlar Gncelleme

Excel sayfalarnzdaki d balantlar, balantl olduklar dosyalar yerinde duruyorsa, Excel balant ieren kitab atnzda dier kitaplardaki deiiklii farkederek sizi uyaracaktr.

Bu uyarda Tamam tklamak hesaplarnz gncelleyecektir. Kimi zaman ak kitaptaki balantlar gncellemek isteyebilirsiniz. Bunun iin Dzen mensnde Balantlar sein; alacak kutuda imdi Gncelletir dmesini tklayn.

Listelerdeki verileri ynetmek

Amacmz sadece dzgn bir liste elde etmek deilse, Excel ile alma sayfalar, alma kitaplar oluturmamzn aslnda verileri sralama, szme, iinden belirli llere gre yeni gruplar kartma, zetle, verileri zmlemektir. zmleme, bir veri ynnn iinde gizli ilikileri ve eilimleri ortaya kartmak, baka bir deyile dizi dizi rakamlarn ve kelimelerin iinde gizli anlam bulmak demektir. Bu amala Excelin bize sunduu aralarla, verilerimizi liste haline getirebiliriz; sralayabilir, szebiliriz; dardaki veritabanlarna ulaabiliriz, verilerimizin belirli bir boyuta ulamas iin gerekli zaman veya olmas gereken deiikleri tahmin ettirebiliriz; Excel yardmyla verilerimize ..yleyse.. ne olur? sorusunu sorar ve cevap arayabiliriz.

Bu aralarn ou Excelin yapabilecei ok kolay iler olmakla birlikte, tm Excel kullanclarnn srekli kulland kolaylklar da deildir. Bu sebeple Excel kurulurken, zmleme Ara Paketi, varsaylan unsurlar arasnda kurulmaz. zmleme aralarnz almyorsa, zmleme Ara Paketi'ni yklemeniz gerekir. Excel 19 ayr zmleme arac salar.

zmleme Ara Paketi'ni ykleme ve kullanma

Excelin sunduu zmleme aralarn kullananabilmek iin sayfamzda, verilerimiz olmas gerekir. Veri zmleme komutu, Aralar mensnde grnmyorsa, zmleme Ara Paketi'ni Excel'e yklememiz gerekir.

Bunun iin, Tools/Aralar mensnden Add-ins /Eklentiler'i tklayn. Eklentiler iletiim kutusunda, Analysis Tool Pack/zmleme Ara Paketi yoksa, Browse/Gzat' tklayn ve zmleme Ara Paketi eklenti program olan Analys32.xll'in srcsn, klasr adn ve dosya adn belirtin (muhtemelen Microsoft Office\Office\Library\Analysis dizininde). Program yklenmemise Kur programn altrn.

zmleme Ara Paketi'ni kullanmak iin

1. Aralar mensnden Data Analysis /Veri zmleme'yi tklayn;

2. zmleme Aralar kutusunda, kullanmak istediiniz arac tklayn;

3. Girdi araln ve kt araln girin ve sonra istediiniz seenekleri sein.

zmleme arac, aslnda Excelin 300den fazla ilevinden bir blmnn kullanlmaya hazr hale getirilmi olmasndan ibarettir. Bu aralar kullanmadan da Excel verilerinizle, deme matematik ve istatistik paket program kullancsn kskandracak iler ve ilemler yapabilirsiniz.

Sralama

Excel verilerinizle yapacanz ilk ilerden biri, stunlar halinde girdiiniz bilgileri, ya alfabetik, ya da artan veya eksilen byklk srasna sokmak olacaktr. Sralama ileminin verilerinizin dzenine sralar asndan bir zarar olmayacaksa, sralamann en kolay yolu, sralamaya esas olacak stunu balndan sein, ve Ara ubuunda yapmak istediiniz sralama ynne uygun simgeyi tklayn.

Bu tr sralama, bir satrdaki hcrelerin birbiri ile ilikisi bakmndan verilerinizin bozulmasna yol aabilir. Diyelim ki sayfanzda her satr bir kiiye ait stunlar halinde bilgiler ieriyorsa, bu stunlardan sadece birini sralamak, herkesin verisinin birbirine karmasna sebep olur. Byle, stunlarn satrlar bakmndan nem tad hcre aralklarnn sralanmasnda Data/Veri mensnden Srala maddesini seerek, Sort/Srala diyalog kutusunu amanz gerekir.

Sayfada sralanacak hcre aralklarn semeden bu kutuyu aarsanz, Excel sayfada kendisine gre sralanabilecek her trl verinin bulunduu hcreleri seecek; ve stun balklarn Sralama lt seme kutularna kaydedecektir. ki veya daha fazla stunlu bir veri aralnda sralama yapacanz zaman sralamann nce hangi stundaki bilgilere gre yaplmas gerektiini birinci seme kutusunda belirtiriz. Bu kutunun yannda, sralamann artan veya azalan sraya gre yaplmas seenei yer alr. Diyelim ki bir Excel sayfasnda birinci stunda ay, ikinci stunda nbeti eczanelerin adlar var. Aylara gre alfabetik sralamada, her ay grubunda nbeti eczanelerin de alfabetik sralanmasn istiyorsunuz. Sralama kutusunda ikinci lt olarak eczane adlarnn bulunduu stunu seebilirsiniz.

Bu kutuda, setiiniz hcre aralnn birinci satrlarnda stun balklarnz bulunuyorsa, Balk satr var, yoksa Bayk satr yok seeneine iaret koymalsnz. Bu kutadaki Seenekler dmesini tklayarak, sralama ileminin ince ayarlarn yapabilirsiniz. lk anahtar sralamas seme kutusunda, Excel kitabnzda var olan Excele ait ve sizin oluturduunuz zel listeleri greceksiniz. Sralamann bu listeye gre yaplmasn isteyebilirsiniz. Sralamada hcrelerdeki metinlerde byk harf veya kk harflerin sizin iin nemli olduunu belirtebilirsiniz. Bu durumda ayn kelimenin kk harfle yazlm olan byk harfle yazlm olanndan kk deer saylr. Yine bu kutudaki Ynelim blmnde sralamann satrlar veya stunlar zerinde yaplmasn salayan Yukardan aa srala ve soldan saa srala seeneklerini greceksiniz. Seimlerinizi yaptktan sonra Tamam tkladnzda, verileriniz yeni srasna kavuacaktr. Sralamay geri aldrabilirsiniz.

Ay sralar gibi alfabetik olmas anlam tamayan ve sizin iin belirli bir srada olmas gereken (rnein asker rtbeler veya benzeri ilevsel ayrmlar gibi) sralamalar olabilir. Bu sralar Aralar mensnde Seenekler maddesini ve alaak kutuda zel Listeler sekmesini tklayarak verebilirsiniz

Szme

Bazen sadece sralamak Excel verilerinize arzu ettiiniz anlam kazandrmaz. steriz ki, sayfamzdaki veriler belirli bir lte gre seilsin ve bize kriterin altnda, stnde,, iinde, dnda veya arasnda olanlar gsterilsin. rnein kalabalk bir snfta, baarl rencileri, btn snfn listesinde deil, sadece belirli bir notun zerinde not alm kalan rencilerin gsterildii bir listede aramak daha kolaydr.

Excel, verilerinizi Otomatik Szme uygulayabilir; siz daha sonra bu szmenin ltlerini deitirebilirsiniz. Otomatik Szme uygulanacak verilerin birinci satrlarnda stun bal olarak kullanlabilecek bir satr olmasna dikkat edir. Szme yaptracanz verilerin hcre aralnda bir hcreyi sein ve Veri mensnden Szme, alacak alt menden de Otomatik Szmeyi tklayn. Excel bu sayfadaki btn stunlarn birinci satrndaki kelimenin yanna bir seme oku koyacaktr. Bu oku tkladnz zaman Excelin yapabilecei otomatik szme ilemlerini greceksiniz. Bu ilemlerin banda listenin tmn ve ilk 10unu szp grntlemeye yarayan iki seenek greceksiniz. Bunlarn altnda zel ve onun da altnda o stundaki btn deerleri ieren bir liste vardr. Bu listeden bir deeri seerseniz, Excele, Bu stunda bu deerde olan btn satrlar gster! demi olacaksnz.

zel seeneini tklarsanz, Excel size szmeyi ihtiyalarnza uydurmanz salayan bir diyalog kutusu aar.

Bu kutunun yardmyla szme ilemine iki lt koyabilirsiniz. Kutunun szme lt blmnde Eittir, Eit deil, Byktr, erir, le balar gibi artlar, karsndaki kutuda ise bu vereceiniz ltn konusu yer alr. Diyelim ki rneimizde Not stununun szme lt seme okunu tkladk, listede zel7i setik ve seme lt kutusunda Byktr veya eittir seeneini setik ve karsndaki kutuya klavyeden 5 yazdk. Bu Excele Not stunundaki deeri 5e eit veya 5ten byk olan satrlar gster, dierlerini gsterme! komutunu vermek olur. Excel, seili hcre aralnda, sadece Not stunundaki deeri 5 ve 5den yukar olan satrlar grntleyecektir.

Byle bir szme ileminden sonra, grntden kaybolan satrlar, Excel sayfasndan silinmi olmaz. Szme ltnz deitirdiinizde, u onda grnmeyen satr yeniden gsterilebilir. Otomatik szme ilemini durdurursanz, btn satrlarnz grnecektir.

Ara-Hesaplamalar:

Verilerinizi daha anlaml ekilde sunma aralarndan biri, gruplandrlm dizilerde gruplarn ara hesaplar yaptrmaktr. Excelin diliyle alt-toplamlar hesaplattrdnz zaman veri gruplarnz, kendiliinden seviyelendirelecektir. Excelde ad alt toplam olmakla birlikte, ara hesaplar, adet sayma, ortalama alma, istatistik hesaplar yapma gibi bir ok ilemi ierir. Alt toplamlar aracyla, sayfadaki verileri gruplara ayrabilir; bu gruplarn kendi ilerinde adedi, toplam, ortalamas gibi hesaplarn yaptrabilirsiniz. Alt-toplamlar hesaplattrdnz zaman Excel, verilerin en stne veya en altna genel toplam da yazabilir.

Excelin bu hizmetinden yararlanabilmek iin veri dizinizin gruplanabilir olmas gerekir. Mantksal olarak gruplanabilir satrlar, sayfada birbirinin altna gelecek ekilde dizin. Bunu yapmann en kolay yolu, gruplamaya esas olacak verinin bulunduu stun itibariyle sayfadaki hcreleri sralatmaktr (Personelin Ad, Bayiliklerin Blgesi gibi). Veri mensnden Alt Toplamlar maddesini sein. Setiiniz hcre aralklarnn birinci satrlarnda balk olarak yorumlanabilecek metin varsa, Excel, ara hesaplar yapaca gruplar nce srecei iin size bu satrn stun ad olarak kullanmak isteyip istemediinizi soracaktr. Genellikle bu soruya Evet karln tklayarak cevap vermelisiniz. Excel, imdi ara hesaplarn yapaca gruplar nasl semek istediinizi belirteceiniz diyalog kutusunu aacaktr.

Bu kutuda birinci satrda, veri grubunuzda hangi stundaki verilerin biraraya getirilmesini istediinizi belirtebilirsiniz. Bu gruplama, rnein, bayiliklerin blgesi, rencilerin ait olduklar alma blmne, vs., gre yaptrlr. kinci satrda, setiimiz her grup iin yaplmasn istediiniz ara hesaplamann trn belirtiriz. nc satrda ise bu ara hesabn veri dizinizde hangi stunda veya stunlarda gsterileceini belirtebilirsiniz. sterseniz, birden fazla stunda ara hesaplama yaptrabilirsiniz. Kutudaki dier seenek satr, verilerinize daha nce uygulanm ara hesaplamalarn deitirilip deitirilmemesi, gruplarn altna sayfa-sonu eklenip eklenmemesi, ve verilerin altna genel hesap satr konulup konulmamas konusundaki kararlarn belirtmenizi salar. (Sayfa sonu, bir sayfaya yazdrlamayacak kadar byk tablolarn sayfalara blnmesini salayan noktadr.) Seimleriniz tamamlannca Tamam tklayn, Excel tablonuza ara satrlar ekleyerek ara hesaplar yapacaktr.

Buradaki rnekte, rencilerimizin alma gruplarna gre, not ortalamarn hesaplattryoruz. Bylece her grubun baar orann grebiliyoruz.

Excelin yapabilecei ara hesaplamalar, Alt Toplam diyalog kutusunda kullanlacak ilem satrnda seebiliriz. Bu satrda seme okunu tklayarak seebileceimiz ara hesaplar unlardr:

Toplam: Ara gruptaki stunda yer alan hcrelerin deerlerini toplar.

Say: Seilmi grupta ii bo olmayan hcrelerin adedini verir.

Ortalama: Alt gruptaki stunda yer alan hcre deerlerinin ortalamasn hesaplar.

En byk: Alt gruptaki stunda yer alan hcre deerlerinin iinde en yksek deeri bulur.

En kk: Alt gruptaki stunda yer alan hcre deerlerinin iinde en dk deeri bulur.

arpm: Alt gruptaki stunda yer alan hcre deerlerinin tmnn arpmn hesaplar.

Say adedi: Seilmi grupta iinde say olan hcrelerin adedini verir.

StdSapma: Seilmi gruptaki deerlerin, grubun rneklem zerindeki aritmetik ortalamasna gre standart sapma deerini hesaplar.

StdSapmaS: Seilmi gruptaki deerlerin, rnein iinden seildii varsaylan genel nfus (poplasyon) zerindeki aritmetik ortalamasna gre standart sapma deerini hesaplar.

Deiken: Seilmi gruptaki deerlerin, grubun rneklem zerindeki aritmetik ortalamasna gre varyans deerini hesaplar.

Deiken: Seilmi gruptaki deerlerin, grubun rneklem zerindeki aritmetik ortalamasna gre varyans deerini hesaplar.

Vars: Seilmi gruptaki deerlerin, grubun rnein iinden seildii varsaylan genel nfus (poplasyon) zerindeki aritmetik ortalamasna gre varyans deerini hesaplar.

Buradaki son drt hesaplama, istatistik amacyla kullanlr; hesap yntemleri ve kullanldklar yerleri istatistik teorileri belirler.

Excel Listesinden Veritaban Yapma

Excel salad veri girme kolaylklar, ara hesaplamalar, sralama ve szme gibi tablo dzenleme ilevleri ile balca veri aracnz olsa bile, bir veritaban ilem program deildir; veritaban ynetimi bakmndan snrl imkanlara sahiptir. Fakat Excel sayfalarndaki listelerinizi, Microsoft Office 2000 ailesinin veritaban ilem yesi Access ile paylaabilirsiniz. Veri-ilem bakmndan Excel ile Access arasnda fark, Excelde liste ynetiminin son derece kolay ve etkin olmasna karlk Accessin veriler zerinde Excelden daha ok ve daha karmak iler yapabilmesidir. 300 akn ilev yapabilmesine kark Excel 2000in veri konusunda u snrlamalar vardr:

1. Excelde bir sayfadaki satr says en ok 65.536 olabilir. Sz gelimi bu saydan fazla rencinin notlarn Excel ile tutamazsnz.

2. Excelde her hcrenin iine en fazla 256 karakterlik bilgi girebilirsiniz.

3. Excel hcrelerinize resim, ses, video gibi metin ve deer dnda veri giremezsiniz.

4. Excel listelerinize veri girmek iin seadecie kendi salad veri girme formunu kullanabilirsiniz; kendiniz form gelitiremezsiniz.

Belirli bir noktada Excel sayfalarndaki verilerinizi Accesse veritaban olarak gndermek istersiniz; Excel bunu ok kolay yapmanz salar. Bunun iin, Access ile paylamak istediiniz verilerin bulunduu sayfay ap Veri mensnden MS-Accesse Dntr maddesini semeniz yeterlidir. Ayrca, Accessi altrp, ona bir Excel dosyasn atrabilirsiniz. Bu durumda Access size Excel kitabnn hangi sayfasn tablo haline getirmek istediinizi soracaktr. Accessi altrp, yeni veya mevcut bir veritaban dosyas atktan sonra Dosya mensnden D Veri Al maddesini seerek, bir Excel kitabndan sayfa alabilirsiniz.

Excel, Accesse gnderdiiniz tablonun yanna bu tablonun Access dosyas adn ve sabit diskinizde nerede bulunduunu belirten bir not koyacaktr. Bu notu silebilirsiniz.

zet Tablo ve Veri zmlemeleri (Pivot Table)

Excelin liste ynetim ilevlerinin en kullanllarndan biri zet Tablo (Pivot Table) kartmas ve bunu rapor haline getirmesidir. Excel 2000 buna zet Tablo Grafiklerini de eklemi bulunuyor. zet tablo arac, bir veya daha fazla Excel sayfasndaki satr ve stunlarnz yeni bileimlerde biraraya getirmenizi; farkl amalar iin listelerden yeni listeler kartmanz salar. Excel bunu yapabilmeniz iin size bir de zet Tablo ve zet Grafik (Pivot Table ve Pivot Graphic) Sihirbaz sunar.

zet Tablo kartmak istediiniz sayfada bir hcreyi tklayn ve Veri mensnden zet Tablo ve zet Grafik Raporu maddesini seilir.

Sihirbaz, admda kendiliinden ve yapaca derlemeler ve gerektiinde sizin yapacanz seimlerle ortaya yepyeni bir tablo kartacaktr. Bu tablo (ve istiyorsanz ierdii grafik) yeni bir Excel sayfas olarak kaydedilebilir; ve Access ile paylalabilir. Excel, zet Tablo Raporuna, ak olmayan Excel kitaplarndan da veri alabilir.

zet Tablo ve zet Grafik Raporu Sihibaz, ilk admda, oluturmak istediiniz raporun yerini (Excel, d kaynak, birden fazla Excel sayfas) ve trn (tablo, grafik) belirlemenizi ister. D kaynak, Microsoft Office ailesinin paylat bir Microsoft Sorgusu sonucu oluturulmu veri dizisi de olabilir.

Kaynak olarak Excel listesi veya veritabannn, rapor tr olarak da zet tablonun seildiine dikkat ederek, leri dmesini tkladnzda Sihirbaz, ikinci sayfaya geecektir. Sihibaz, veri bulunan bir sayfada altrdysanz, burada, sayfadaki verilerin bulunduu hcre aralnn seildiini greceksiniz.

Bu noktada isterseniz baka veri dizisini de seebilirsiniz. Bu seimi yaparken, stun bal olarak kullanlacak satr semeyi unutmayn. Bunu yapabilmek iin Sihirbazn ikinci adm gsterdii diyalog kutusunu, Aralk satrnn sandaki kutuyu daraltma simgesini tklayarak kltn ve arzu ettiiniz sayfada arzu ettiiniz hcre araln Mouse iaretisi ile sein. leri dmesini tkladnzda Sihirbaz nc ve son adma geecektir.

zet Talbo ve zet Grafik Raporu Sihirbaznn nc ve son admnda, seimine gre zet tablo veya zet grafiin yerletirilecei yer (yeni veya mevcut sayfa) ile tablo ve grafiin Yerleim (Layout) ve Seenek (options) zelliklerini belirleyebileceiniz kutular aan dmeleri greceksiniz.

Excelin daha nceki srmlerine aina iseniz, bu noktada karnza setiiniz stunlarn ve satrlarn yeni tabloda nasl yerletirileceini belirleyeceiniz tablo alan kutusu alr. Excel 2000 byle bir yerletirme iini elle yapmak istiyorsanz bu imkan Layout/Yerleim dmesini tklamanza balyor. Aksi taktirde Excel, setiiniz satrlarn ve stunlarn yeni tabloda nasl yerletirileceini kendisi belirleyecektir. Yerleim dmesini tkladnzda alacak kontrol kutusunda bir yerleim plan yer alr.

Alacak planda sa tarafta, seilmi veri aralnda mevcut stun balklarnz greceksiniz. Bunlar Mouse iaretisi ile tutarak, sayfa plan zerinde stun veya satr olarak yerletirebilirsiniz.

Seenekler kutusu ise zet Tablo Raporunda yer almasn istediiniz birimleri, veri seeneklerini ve sayfa dzeni ile setiyseniz d verinin biimlendirilmesinde uygulanacak ilkeleri belirlemenizi salar.

Bu noktada seimlerinize gre Excel ya yeni bir adma gemeniz iin leri dmesini etkin hale getirir, ya da raporun olukurulmas iin Son dmesini tklama seeneini verir. sterseniz seimlerini deitirmek zere geri de gidebilirsiniz. Sonu tkladnzda, Excel, yeni raporun tasarm sayfasn grntleyecektir.

Karnzda normal Excel sayfasndan farkl bir sayfa greceksiniz. Sayfanzn zerinde alacak zet Tablo diyalog kutusu, yaptnz seimlere gre kullanlmaya hazr veri gruplarn yine setiiniz stun balklarna gre Mouse iaretisi ile srklenmeye hazr ekilde iermektedir. Buradaki rnekte, Harcama tipi, Firma, Miktar ve Harcama adn ieren drt dme gryoruz.

Mouse iaretisini zet Tablo kutusundaki bu dmelerden birinin zerine srklerseniz, Excel size bu dmeyle yapabileceiniz ilemi bildiren bir pf kutusu grntler. Mouse iaretisi ile bu kutular (yani temsil ettikleri veri grubunu) sayfanzda arzu ettiiniz konuma gtrp, brakabilirsiniz. Excelin zet Tablo aracnn bize en byk kolayl setiimiz verileri arzu ettiimiz gibi biimlendirme imkandr.

steseydik, harcama tipi ve Firmalarn satrlar haline getirebiliriz.

zet tablonun olumasyla herey bitmi demek deildir. zet tabloyu sa tklayarak Sihirbaz ve dzenleme kutularnn her birini yeniden aabiliriz; yeni veriler alabiliriz; mevcut verileri deitirebiliriz. Oluturduunuz zet tablo raporunu sa tklayarak zet Grafik maddesini seerseniz, Excel bu tabloya dayanan grafii oluturacak. zet Grafik de dier grafikleriniz gibi biimlendirilebilir.

zet tablo raporu setiiniz verilere gre, bir ok hesap yapabilir. Bu hesaplar, Ara hesap aracyla yaptrdnz ilevleri ierir. Bir zet Tabloda yaplacak hesaplar tablonun Genel Toplam hcresini sa tklayarak alacak listeden arzu ettiiniz ilevi semek suretiyle deitirebilirsiniz.

zet tablolarn biimini, tabloyu sa tklayarak ve alacak menden Raporu Biimlendir maddesini seerek deitirebilirsiniz. Excel kullanlmaya hazr 22 rapor ablonu vermektedir. Bunlardan birini kullanabileceiniz gibi, isterseniz tek tek stunlar ve satr gruplarn biimlendirerek, kendi rapor biiminizi oluturabilirsiniz.

Dey ve yatay arama (Vlookup, Hlookup) fonksiyonlar

Gnlk uygulamalar iersinde ska karlalan durumlardan biriside girilen tablodaki bilgilerin ierisinde yer alan kodlarn karlklarnn belirli bir tablodan alnmasdr. Buna en gzel rnek demeler listesinde yer alan dviz miktarlarn TL karlklarnn bulunmas verilebilir.

Dviz kurlarnn girildii tablo aadaki gibi olduunu varsayalm

Bu tabloda yer alan dviz kurlarndan (A kolonu) karlndaki efektif sat deerinin alnmas gerektiini varsayalm.

Bu ilem iin nce kur kolonun sral olduundan emin olmamz gerekmektedir

Bu ilemde kullanacamz temel fonksiyon VLOOKUP (DEYARA) fonksiyonudur. Bu fonksiyon verilen deerin, bir kod tablosundan, istenilen kolondaki karlk gelen deeri verir.

A23 hcresine kur kodlarndan birini yazalm(EUR), istediimiz B23 hcresine bu yazlan koda karlk gelen Efektif sat kurunu yazmaktr. Bunun iin aadaki gibi formul oluturalm:

VLOOKUP fonksiyonuna ilk parametre olarak aranlacak deerin olduu hcreyi girelim

Aranlacak alana $A$3:$F$20 girilir. Burada dikkat edilmesi gereken noktalar aramann yaplaca kolon bu alann ilk kolonu (A kolonu ) olmas ve bilgilerin bu kolona gre sral olmasdr.

Dier parametre ise eer aranlan deer bulunur ise, ikinci paremetrede girilen alandaki bilgilerden hangi kolondaki karl verileceidir. Bizim rneimizde Efektif sat deeri 5. kolonda olduu iin 5 girilmelidir. rnein bu koda karlk gelen Dviz aklamas iin 2, Dviz sat iin 4 girilebilir.

Son parametre iin false girilir. Bunun anlam eer sorgulamada aranlan deer bulunamaz ise NA (not available) bulunamad sonucunun verilmesidir. Eer bu alan bo brakr yada true yazar isek en yakndaki deere karlk gelen sonu bulunur.

Eer A23 hcresine deer olarak EUR yerine EURO yazar isek sonu aadaki gibi olur.

Bu formln daha kolay anlalr olmas iin A3:F20 alanna kurlar adn verelim. Formulz aadaki gibi yazabiliriz

=VLOOKUP(A23;kurlar;5;FALSE)

HLOOKUP (YATAYARA) fonksiyonu ise aranlan tablodaki deerlerin dey deil, yatay olarak yer ald durumlarda kullanlr. Ancak bu ok rastlanan bir durum deildir.

Bu rnekte ise ayni kur tablosuna kullanarak VLOOKUP fonksiyonu ile Dviz al kuru bulunup (kurlar tablosunda 3. kolon) kan deer b2 kolonundaki dviz miktar ile arplp TL karl bulunmutur.

Hedef Ara (Goal Seek)

Excelin sunduu dier veri analiz aralarn banda bir formle gre, herhangi bir deere gre olabilecek deiiklikleri hesaplayan Hedef Aray sayabiliriz.

Bu tablodaki deerler ve formuller Vlookup fonksiyonun kullanmnda anlatlmtr.

Elimizdeki parann 100,000,000,000 TL olmas iin sadece USD dviz kurunun deitiini varsayalm. Elimizdeki para sadece USD cinsinden olmad iin basit bir orant ile bu hesab yapamayz. Bu amala Tools Mensnden Goal Seek seeneini seelim. Burada ilk bilgi alanna (set cell) $C$19 deerini yani toplamda deitirmek istediimiz formll hcrenin adresini girelim. kinci alana (To value) ise elde etmek istediimiz deeri yani 100000000000 deerini girelim nc alana (by changing cell) alanna ise kurlar sayfasndaki USD Dviz al kurunun olduu adresi yani c20yi girelim

OK tuuna bastmz zaman, ksa bir sre ilem yaplp, bize aadaki gibi bir ekran karmza gelir.

OK tuuna basarsak, daha nce 1,648,438 olan USD deerinin 1398667.0118697 olduunu grrz.

Solver/zc: Goal Seek / Hedef Ara rneinde tek deiken kullandmza dikkat etmi olmalsnz. zc aracyla, birden fazla deiken ve ok sayda sabit deer kullanarak, eitli senaryolar iin i ve maliye kararlarnda soru zebilir.

Senaryolar

Excelin ne kadar gl olsa da Hedef Ara ve zc aralar bulduklar sonucu hangi formlle aradklarn kaydetmeyen aralardr. ayrca bu iki arala bulacanz birden fazla sonucu karlatrma imkannz da olamaz. Oysa Excel ad vererek saklayabileceiniz ve formlleri ile sonularn senaryolar oluturmanza izin verir.

stteki rnekteki dviz miktarmzn olduunu dnelim. Bu analizde 2 farkl dviz kuru tahmini zerine elimizdeki dvizin neler olabileceini hesaplamak istediimizi varsayalm

u anki kur1. Senaryo2. Senaryo

USDABD DOLARI 1,648,438 1,978,126 1,870,234

EUREURO 1,725,585 2,036,190 2,120,000

GBPINGILIZ STERLINI 2,645,504 3,174,605 3,200,000

lemler bamadan nce kurlarn olduu sayfadaki hcrele sras ile C8e EUR, C9a GBP ve C20 hcrelerine USD isimlerini verelim. Bu bize yaptmz senaryolarn daha okunur olmasn salayacaktr.

Menden Tools/Scenarios seeneini seelim . Karmza aadaki gibi bir Senaryo Yneticisi kar :

Daha nce tanml hi bir senaryo olmad iin bir ok seenek kapal durumdadr. Add (ekle) dmesine basalm :

Burada ilk alana senaryomuzun ismini (Senaryo 1) yazalm, ikinci alana ise deitirmek istedimiz hcrelerin adreslerini yazalm ($C$8;$C$9;$C$20) yada verdiimiz isimleri kullanalm (EUR;GBP;USD)

Karmza gelen pencereye 1.senaryodaki deerleri girelim ve OKe basalm.

Daha sonra ise tekrar Add seenei ile 2. senaryoyu oluturalm.

Senaryolar listesinden istediimiz senaryoyu seip show ile sonular inceleyebiliriz.

Ayrca istersek Summary seenei ile grmek istediimiz sonularn bir zetini alabiliriz. Bu blmde dikkat etmemiz gereken bir nokta ise yaptmz senaryolar bulunduumuz sayfaya baldr. Summaryde grmek istediimiz sonu deeri (yani paramzn TL deeri farkl bir sayfada olduu iin bu deeri bulunduumuz sayfaya getirmemiz gerekir. Bunuda aadaki gibi bir forml ile kolayca yapabiliriz C24 hcresine aadaki forml yazalm ve bu hcreye TL_Karsiligi ismini verelim:

Senaryolar mensnden Summaryi seince karmza gelen alana TL karl hcresinin adresini yada ismini verelim

Ok tuuna baslnca :

kan bu ekranda senaryolarmzn bir zeti vardr istenir ise solda ve stte yeralan ve + tularna basp baz bilgi alanlarn saklayabiliriz.

Eer summary seeneinde Scenerio Pivot table seilir ise senaryolar ve sonularnn bir zet tablosu ayr bir sayfada oluturulur.

PAGE Sayfa : 22/24