il servizio archivistico dott. v. pavone belluno, 17 maggio 2010 a.n.a.i. - regione veneto

Il Servizio archivisticoIl Servizio archivisticodott. V. Pavonedott. V. Pavone

Belluno, 17 maggio 2010Belluno, 17 maggio 2010

A.N.A.I. - Regione Veneto

L’archivio L’archivio

NON E’ NON E’

un magazzinoun magazzino

è è

un SERVIZIOun SERVIZIO

Il servizio archivisticoIl servizio archivistico

PREVISTO PREVISTO DALL’ART. 61 DEL DALL’ART. 61 DEL

D.P.R. 445/00 come D.P.R. 445/00 come il fulcroil fulcro delle delle

attività connesse attività connesse alla gestione dei alla gestione dei documenti, dei documenti, dei

flussi documentali e flussi documentali e degli archividegli archivi

Dal DPR 445/2000Dal DPR 445/2000 Le p.a. sono obbligate a:Le p.a. sono obbligate a:

Realizzare sistemi di protocollo informatico

Individuare le Aree Organizzative Omogenee

Assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione

Per realizzare questiobiettivi è necessariala creazione di una

struttura competentealtamente qualificata

Gli attuali presupposti Gli attuali presupposti normativinormativi

D.P.R. 445/00, art. 61D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la Servizio per la gestione informatica dei documenti dei gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archiviflussi documentali e degli archivi

1. 1. Ciascuna amministrazione istituisce un Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo servizio per la tenuta del protocollo informaticoinformatico, della gestione dei flussi , della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.organizzativa omogenea.

Gli attuali presupposti Gli attuali presupposti normativinormativi

D.P.R. 445/00, art. 61D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la Servizio per la gestione informatica dei documenti dei gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archiviflussi documentali e degli archivi

2. 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionarioun funzionario, comunque , comunque in possesso di in possesso di idonei requisiti professionali o di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivisticaprofessionalità tecnico archivistica acquisita acquisita a seguito di processi di formazione definiti a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.vigente.

dunque:dunque:

L’istituzione del servizio L’istituzione del servizio archivistico è il archivistico è il

presupposto per la presupposto per la razionalizzazione delle razionalizzazione delle

attività relative attività relative alla alla gestione dei gestione dei documentidocumenti

dal dal protocolloprotocollo

all’archivio all’archivio storicostorico

Il Il

SERVIZIOSERVIZIO

ARCHIVISTICOARCHIVISTICO

dovrebbe dovrebbe avere avere

una visione una visione

della gestionedella gestione

documentaledocumentale

a 360° a 360°

Che cosa si intende per servizio?Che cosa si intende per servizio?

Il concetto di servizio ha una Il concetto di servizio ha una duplice connotazione:duplice connotazione:

inteso nel linguaggio inteso nel linguaggio organizzativo-gestionaleorganizzativo-gestionale

inteso nel linguaggio inteso nel linguaggio burocratico-amministrativoburocratico-amministrativo


A livello organizzativo-A livello organizzativo-gestionalegestionale

il il servizioservizio è un’entità è un’entità che mette a che mette a disposizione know-disposizione know-how e soluzionihow e soluzioni


A livello burocratico-A livello burocratico-amministrativoamministrativo

il il servizioservizio è un è un organismo gerarchica-organismo gerarchica-mente posizionato tra mente posizionato tra il livello della direzione il livello della direzione e il nucleo più ristretto e il nucleo più ristretto dell’ufficio dell’ufficio

Altre caratteristiche del servizio Altre caratteristiche del servizio archivistico:archivistico:

1 1 èè servizio trasversale con funzioni gestionaliservizio trasversale con funzioni gestionali di supporto all’attività amministrativadi supporto all’attività amministrativa

22 èè servizio servizio altamente automatizzato nel altamente automatizzato nel quale i documenti, i dati e le informazioni quale i documenti, i dati e le informazioni “servono” all’Ente per migliorare l’efficienza “servono” all’Ente per migliorare l’efficienza e l’efficacia della sua azione e l’efficacia della sua azione

33 gestisce e coordina tutte le attività legate gestisce e coordina tutte le attività legate alle diverse fasi della vita del documento, dal alle diverse fasi della vita del documento, dal protocollo all’archivio storicoprotocollo all’archivio storico

Compiti del Responsabile del Servizio Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPR 445/00, art. 61previsti dal DPR 445/00, art. 61

Il servizio...Il servizio...

a) attribuisce il livello di autorizzazione per a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo rispetto delle disposizioni del presente testo unico;unico;

......

c) garantisce la corretta produzione e la c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;di cui all'articolo 53;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;comunque, nel più breve tempo possibile;

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;luoghi sicuri differenti;

......

......

f) f) garantisce il buon funzionamento degli garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69di cui agli articoli 67, 68 e 69;;

g) autorizza le operazioni di annullamento di cui g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;all’articolo 54;

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.autorizzato e degli incaricati.

Compiti del Responsabile del Servizio Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPCM 31 ottobre 2000previsti dal DPCM 31 ottobre 2000

Art. 4. …le p.a. provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di:

predisporre lo schema del manuale di gestione …

proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all’art. 3, comma 1, lettera d), (= eliminazione dei protocolli diversi da quello informatico);

Compiti del Responsabile del Servizio Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPCM 31 ottobre 2000previsti dal DPCM 31 ottobre 2000

predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali

Dunque, che cosa deve fare il Dunque, che cosa deve fare il Responsabile del Servizio?Responsabile del Servizio?

coordinare e gestire la coordinare e gestire la produzione dei documenti, produzione dei documenti, organizzandone la organizzandone la sedimentazione ordinata (utilizzo sedimentazione ordinata (utilizzo degli strumenti archivistici)degli strumenti archivistici)

coordinare tutti gli attori coordinare tutti gli attori coinvolti nel processocoinvolti nel processo

Inoltre...Inoltre...

produzione e conservazione del produzione e conservazione del registro di protocolloregistro di protocollo

controllo sul corretto utilizzo controllo sul corretto utilizzo degli strumenti archivisticidegli strumenti archivistici

elaborazione ed aggiornamento elaborazione ed aggiornamento degli strumentidegli strumenti


Si inserisce in una serie di attività Si inserisce in una serie di attività previste dal D.P.R. 445/00previste dal D.P.R. 445/00

individuazione dell’A.O.O.individuazione dell’A.O.O.

introduzione del protocollo introduzione del protocollo informaticoinformatico

approvazione del manuale di approvazione del manuale di gestionegestione

Che cos’è una A.O.O. Che cos’è una A.O.O.

A.O.O.A.O.O. = = insieme di insieme di U.O. U.O. dell’am-dell’am-ministrazione che usufruiscono, in ministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli modo omogeneo e coordinato, degli stessi stessi servizi servizi per la gestione dei per la gestione dei flussi documentali. flussi documentali.

Una U.O. associata ad una A.O.O. è Una U.O. associata ad una A.O.O. è

un utente dei servizi un utente dei servizi messi a messi a disposizione dalla A.O.O. stessadisposizione dalla A.O.O. stessa

I presupposti organizzativi: I presupposti organizzativi: la definizione dell’A.O.O.la definizione dell’A.O.O.

Un solo protocolloUn solo protocollo una sola struttura di riferimentouna sola struttura di riferimento eliminazione della frammentazioneeliminazione della frammentazione miglioramento dell’efficienza e miglioramento dell’efficienza e

della speditezza nella gestione e della speditezza nella gestione e trasmissione dei documentitrasmissione dei documenti

I presupposti organizzativi: l’adozione di I presupposti organizzativi: l’adozione di misure per eliminare la frammentazionemisure per eliminare la frammentazione

Verifica delle esigenze di Verifica delle esigenze di certificazione dei documenti internicertificazione dei documenti interni

necessità di sostituire il tracciamento necessità di sostituire il tracciamento costituito dalla sequenza di costituito dalla sequenza di successive protocollazioni tra aree successive protocollazioni tra aree interne con un sistema di workflow interne con un sistema di workflow più evolutopiù evoluto

valutazione dei volumi trattabili valutazione dei volumi trattabili efficientementeefficientemente

La frammentazione dei La frammentazione dei registri di protocolloregistri di protocollo

sviluppo di sistemi “federati”, sviluppo di sistemi “federati”, maggiormente settorializzati maggiormente settorializzati all’interno di una organizzazioneall’interno di una organizzazione

ridondanza della registrazione ridondanza della registrazione dovuta alla mancanza di coesione dovuta alla mancanza di coesione internainterna

necessità di far interagire le necessità di far interagire le diverse postazioni di protocollodiverse postazioni di protocollo

I presupposti per l’applicazione del p.i.I presupposti per l’applicazione del p.i.

Valutazione del contesto Valutazione del contesto ambientale:ambientale:

livello di informatizzazionelivello di informatizzazione grado di cultura informaticagrado di cultura informatica clima internoclima interno resistenza al cambiamentoresistenza al cambiamento

I presupposti per l’applicazione del p.i.I presupposti per l’applicazione del p.i.

clima internoclima interno resistenza al cambiamentoresistenza al cambiamento

sono fattori meno definibili, anche in sono fattori meno definibili, anche in termini di costi, e difficilmente termini di costi, e difficilmente quantificabili, ma incidono quantificabili, ma incidono fortemente sul “come viene fortemente sul “come viene affrontato” il cambiamentoaffrontato” il cambiamento

Centralizzare il servizio archivisticoCentralizzare il servizio archivistico

Farne struttura trasversaleFarne struttura trasversale punto di riferimento dell’attività di punto di riferimento dell’attività di

tutti gli ufficitutti gli uffici……di fatto tale riferimento è già in atto per le di fatto tale riferimento è già in atto per le

attività che riguardano l’archivio già attività che riguardano l’archivio già formato, e dovrebbe essere estesa alle formato, e dovrebbe essere estesa alle attività legate all’archivio in formazione, attività legate all’archivio in formazione, dalla registrazione a protocollo, vissuta dalla registrazione a protocollo, vissuta come parte dell’attività amministrativacome parte dell’attività amministrativa

Strumenti: il protocollo informaticoStrumenti: il protocollo informatico

Sistema di registrazione di tutti i Sistema di registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscitadocumenti in entrata e in uscita

registro pubblicoregistro pubblico funzione giuridico-probatoria e funzione giuridico-probatoria e

funzione gestionalefunzione gestionale funzionalità di accesso e controllo funzionalità di accesso e controllo

di gestionedi gestione

Strumenti archivisticiStrumenti archivistici

Titolario di classificazioneTitolario di classificazione prontuario di classificazione e prontuario di classificazione e

smistamentosmistamento repertorio dei fascicolirepertorio dei fascicoli piano di conservazionepiano di conservazione mezzi di corredo (censimenti, mezzi di corredo (censimenti,

guide, inventari, elenchi…)guide, inventari, elenchi…)

Strumenti gestionali:Strumenti gestionali:

Regolamento del Regolamento del Servizio archivistico: Servizio archivistico: strumento che strumento che definisce principi e definisce principi e regole generali e regole generali e fondamentali fondamentali

Manuale di gestione: Manuale di gestione: insieme delle regole e insieme delle regole e delle procedure delle procedure operative che l’Ente operative che l’Ente stabiliscestabilisce

Manuale di GestioneManuale di Gestione

è è obbligatorioobbligatorio (art. 5 (art. 5 D.P.C.M. 31 ottobre 2000)D.P.C.M. 31 ottobre 2000)

è atto è atto di organizzazionedi organizzazione (deve essere formalmente (deve essere formalmente istituito con Deliberazione istituito con Deliberazione di Giunta) di Giunta)

è lo strumento strumento nel quale nel quale trovare le trovare le risposte risposte a tutti i a tutti i problemi problemi legati alla legati alla formazione, gestione e formazione, gestione e conservazione dei conservazione dei documentidocumenti

I contenuti del Manuale di gestioneI contenuti del Manuale di gestione Ambito di applicazioneAmbito di applicazione e e definizionidefinizioni

Premessa: che cos’è il manuale di gestione (= Premessa: che cos’è il manuale di gestione (= insieme di regole e procedure stabilite dal insieme di regole e procedure stabilite dal produttore)produttore)

Individuazione dell’Area Organizzativa Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO)Omogenea (AOO)

obiettivo del manuale (= risolvere obiettivo del manuale (= risolvere problematiche e casistiche relative alla problematiche e casistiche relative alla gestione dei documenti)gestione dei documenti)

descrizione delle fasi operative, individuazione descrizione delle fasi operative, individuazione dei responsabili e indicazione degli strumentidei responsabili e indicazione degli strumenti

definizionidefinizioni

I contenuti del Manuale di gestioneI contenuti del Manuale di gestione Ambito di applicazione e definizioniAmbito di applicazione e definizioni

Individuazione delle Unità Organizzative Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR)Responsabili (UOR)

Istituzione del Servizio archivistico comunale: Istituzione del Servizio archivistico comunale: compiti e strutture ad esso funzionalicompiti e strutture ad esso funzionali

Individuazione del responsabileIndividuazione del responsabile Introduzione del protocollo informatico unicoIntroduzione del protocollo informatico unico Individuazione degli strumenti: titolario, indici, Individuazione degli strumenti: titolario, indici,

repertorio dei fascicoli, prontuario di repertorio dei fascicoli, prontuario di smistamento, piano di selezionesmistamento, piano di selezione

I contenuti del Manuale di gestioneI contenuti del Manuale di gestioneI documentiI documenti

Contenuto dei documentiContenuto dei documenti Tipologia dei documenti (in arrivo, in Tipologia dei documenti (in arrivo, in

partenza, interni)partenza, interni) Trattamento delle differenti tipologie di Trattamento delle differenti tipologie di

documentidocumenti Forme dei documenti (analogica, digitale)Forme dei documenti (analogica, digitale) Modalità di trasmissione dei documentiModalità di trasmissione dei documenti

I contenuti del Manuale di gestioneI contenuti del Manuale di gestione

Descrizione dei flussi documentali Descrizione dei flussi documentali nell’archivio correntenell’archivio corrente

Documenti Documenti in entratain entrata: come e dove : come e dove avviene la ricezione dei documenti, loro avviene la ricezione dei documenti, loro trattamentotrattamento

Elementi informativi essenziali dei Elementi informativi essenziali dei documenti documenti in uscitain uscita, redazione, gestione , redazione, gestione e trasmissionee trasmissione

Documenti Documenti interniinterni di preminente di preminente carattere informativo e di preminente carattere informativo e di preminente carattere giuridico-probatoriocarattere giuridico-probatorio


Registrazione e segnatura dei Registrazione e segnatura dei documentidocumenti

Elementi obbligatori della registrazioneElementi obbligatori della registrazione documenti sottoposti a registrazione documenti sottoposti a registrazione

particolare (repertori)particolare (repertori) documenti che non vanno protocollatidocumenti che non vanno protocollati segnatura dei documenti, modalità di segnatura dei documenti, modalità di

effettuazione delle operazioni ed elementi effettuazione delle operazioni ed elementi della segnaturadella segnatura


Registrazione e segnatura dei Registrazione e segnatura dei documentidocumenti

casi particolari: protocollo casi particolari: protocollo differito, protocollo differito, protocollo particolare o riservato, particolare o riservato, annullamenti, telefax, posta annullamenti, telefax, posta elettronica, offerte per gare elettronica, offerte per gare o domande di concorso che o domande di concorso che pervengono in busta chiusa e pervengono in busta chiusa e sigillata, documenti sigillata, documenti pervenuti per errore...pervenuti per errore...


Gestione dei documenti e dei flussiGestione dei documenti e dei flussi

Organizzazione, gestione e strumenti Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio corrente (titolario, dell’archivio corrente (titolario, fascicoli, serie e repertori, repertorio fascicoli, serie e repertori, repertorio dei fascicoli)dei fascicoli)

Organizzazione, gestione e strumenti Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio di deposito dell’archivio di deposito

Organizzazione, gestione e strumenti Organizzazione, gestione e strumenti dell’archiviodell’archivio


Documenti informatici e Documenti informatici e interoperabilitàinteroperabilità

Modalità di ricezione dei documenti Modalità di ricezione dei documenti informaticiinformatici

accertamento dell’autenticità ed accertamento dell’autenticità ed integrità del documentointegrità del documento

archiviazione del documento archiviazione del documento informatico, allegato in chiaro alla informatico, allegato in chiaro alla registrazione di protocollo e registrazione di protocollo e contemporanea produzione di una contemporanea produzione di una copia cartaceacopia cartacea


Accesso e privacyAccesso e privacy

Riferimento alla normativa vigente in Riferimento alla normativa vigente in materia di accesso e di tutela del dati materia di accesso e di tutela del dati personali e sensibilipersonali e sensibili

modalità di esercizio dei diritti e casi di modalità di esercizio dei diritti e casi di consultazione (interna all’ente, di terzi consultazione (interna all’ente, di terzi per fini amministrativi, di terzi per fini di per fini amministrativi, di terzi per fini di ricerca storico-scientifica)ricerca storico-scientifica)

eccezioni alla libera consultabilitàeccezioni alla libera consultabilità riferimento al codice deontologico degli riferimento al codice deontologico degli

archivistiarchivisti


Sicurezza e sistema informaticoSicurezza e sistema informatico

Piano di sicurezza e obiettiviPiano di sicurezza e obiettivi controllo del rischio: misure di sicurezza controllo del rischio: misure di sicurezza

organizzative, logiche e fisicheorganizzative, logiche e fisiche codici identificativi personali e codici identificativi personali e

protezione degli elaboratoriprotezione degli elaboratori misure di sicurezza legate all’attività di misure di sicurezza legate all’attività di

protocollazioneprotocollazione


Sicurezza e sistema informaticoSicurezza e sistema informatico

altre misure di protezione nella altre misure di protezione nella procedura di registrazione procedura di registrazione (annullamento, protocolli riservati)(annullamento, protocolli riservati)

ruolo del responsabileruolo del responsabile abilitazioni all’accessoabilitazioni all’accesso controllo della sessione di lavorocontrollo della sessione di lavoro tracciatura delle operazionitracciatura delle operazioni regole per la tenuta del protocollo di regole per la tenuta del protocollo di

emergenzaemergenza

Gli allegati al Manuale di GestioneGli allegati al Manuale di Gestione

Gli Allegati contengono le specificazioni Gli Allegati contengono le specificazioni di ciascuna attività descritta nel di ciascuna attività descritta nel manuale o strumenti operativimanuale o strumenti operativi

soggetti ad aggiornamento e revisione soggetti ad aggiornamento e revisione più frequente e meno formalizzata (può più frequente e meno formalizzata (può farlo il responsabile del Servizio)farlo il responsabile del Servizio)

Il ruolo del Manuale di gestione Il ruolo del Manuale di gestione nell’ambito dell’attività del servizio nell’ambito dell’attività del servizio

archivisticoarchivistico

Spinta alla sua condivisioneSpinta alla sua condivisione soluzione omogenea dei “casi” da soluzione omogenea dei “casi” da

parte dell’amministrazione parte dell’amministrazione riferimento immediato nei casi riferimento immediato nei casi

dubbidubbi

Il ruolo del Servizio e il coinvolgimento Il ruolo del Servizio e il coinvolgimento nell’adozione del protocollo informaticonell’adozione del protocollo informatico

Rispetto all’amministrazioneRispetto all’amministrazione (leadership, coordinamento e (leadership, coordinamento e sponsorizzazione da parte dei vertici)sponsorizzazione da parte dei vertici)

Rispetto alla struttura organizzativa Rispetto alla struttura organizzativa le modalità di gestione adottate le modalità di gestione adottate devono essere coerenti con la devono essere coerenti con la struttura dell’ente e integrate con i struttura dell’ente e integrate con i processi e le procedure di lavoroprocessi e le procedure di lavoro

Il coinvolgimento dell’amministrazioneIl coinvolgimento dell’amministrazione

Nel predisporre i progetti e le attività legate Nel predisporre i progetti e le attività legate

all’adozione di nuovi sistemi, occorreall’adozione di nuovi sistemi, occorre uno sforzo organizzativo, professionale e uno sforzo organizzativo, professionale e

culturale nel passare dalla concezione culturale nel passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativosistema informativo

la piena responsabilità e sensibilità da parte la piena responsabilità e sensibilità da parte degli organi di vertice per attuare soluzioni degli organi di vertice per attuare soluzioni che incidono sul tessuto organizzativoche incidono sul tessuto organizzativo

interventi di riqualificazione e formazione interventi di riqualificazione e formazione professionaleprofessionale

Definizione del livello realizzativoDefinizione del livello realizzativo

Domanda:Domanda: quali funzionalità si quali funzionalità si vogliono realizzare?vogliono realizzare?

Nucleo minimo protocolloNucleo minimo protocollo Gestione documentaleGestione documentale Workflow documentaleWorkflow documentale BPR (business process BPR (business process

reengeneering)reengeneering)

Protocollo Informatico secondo le Protocollo Informatico secondo le linee guida di GE.DOC del CNIPAlinee guida di GE.DOC del CNIPA

Nucleo minimo protocollo

Gestione documentale

Gestione dei procedimenti

Riorganizzazione dei processi

Nucleo minimo protocolloNucleo minimo protocollo

Registrazione informatica del Registrazione informatica del documentodocumento

segnatura del documentosegnatura del documento classificazione d’archivio ed classificazione d’archivio ed

eventuale smistamentoeventuale smistamento

Nucleo minimo protocolloNucleo minimo protocollo

A questo livello si realizza:A questo livello si realizza: intervento solo nella fase di registrazione intervento solo nella fase di registrazione

dei documenti e della loro organizzazione dei documenti e della loro organizzazione nel sistema documentarionel sistema documentario

intervento solo sui documenti protocollatiintervento solo sui documenti protocollati coinvolgimento solo dell’ufficio protocollocoinvolgimento solo dell’ufficio protocollo accesso telematico alle informazioni ma accesso telematico alle informazioni ma

non ai documenti stessinon ai documenti stessi

Gestione documentaleGestione documentale

Registrazione con trattamento delle immaginiRegistrazione con trattamento delle immagini assegnazione per via telematica al assegnazione per via telematica al

destinatariodestinatario gestione avanzata della classificazione del gestione avanzata della classificazione del

documentodocumento collegamento dei documenti alla gestione dei collegamento dei documenti alla gestione dei

procedimentiprocedimenti realizzazione di un repository documentale realizzazione di un repository documentale

per i documenti ad alto contenuto per i documenti ad alto contenuto informativoinformativo

Gestione documentaleGestione documentale

A questo livello si realizza:A questo livello si realizza: creazione di un patrimonio informativocreazione di un patrimonio informativo ampliamento dell’ambito di intervento non ampliamento dell’ambito di intervento non

solo ai documenti protocollatisolo ai documenti protocollati coinvolgimento di tutti gli uffici nel processocoinvolgimento di tutti gli uffici nel processo possibilità di accesso in via informatica possibilità di accesso in via informatica

direttamente ai documentidirettamente ai documenti

Workflow documentaleWorkflow documentale

Informatizzazione dei processi Informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in relativi ai flussi documentali in entrata/uscita/internientrata/uscita/interni

integrazione con gli altri workflow integrazione con gli altri workflow relativi ai processi primarirelativi ai processi primari

Workflow documentaleWorkflow documentale

A questo livello si realizza:A questo livello si realizza: l’obiettivo della razionalizzazione l’obiettivo della razionalizzazione

ed informatizzazione dei flussi ed informatizzazione dei flussi documentalidocumentali

coinvolgimento di tutti gli ufficicoinvolgimento di tutti gli uffici possibilità di accesso informatico possibilità di accesso informatico

alle fasi del processoalle fasi del processo

BPR (Business Process BPR (Business Process Reenginering)Reenginering)

Prevede la reingegnerizzazione Prevede la reingegnerizzazione di tutti i processi dell’ente al di tutti i processi dell’ente al fine di una loro successiva fine di una loro successiva informatizzazione, realizzata informatizzazione, realizzata mediante sistemi integrati di mediante sistemi integrati di workflowworkflow

Definizione degli obiettivi a Definizione degli obiettivi a cortocorto, medio e lungo raggio, medio e lungo raggio

Adempimenti per i quali era Adempimenti per i quali era prevista la scadenza del 1° gennaio prevista la scadenza del 1° gennaio 20042004

Nucleo minimo del protocolloNucleo minimo del protocollo Istituzione del Servizio e nomina del Istituzione del Servizio e nomina del

responsabileresponsabile Inserimento del sistema Inserimento del sistema

nell’organizzazione dell’entenell’organizzazione dell’ente

Definizione degli obiettivi a corto, Definizione degli obiettivi a corto, mediomedio e lungo raggio e lungo raggio

Verifica degli obiettivi raggiunti e Verifica degli obiettivi raggiunti e attività ancora da realizzare per il attività ancora da realizzare per il loro pieno raggiungimentoloro pieno raggiungimento

Definizione delle linee di sviluppo Definizione delle linee di sviluppo del progettodel progetto

Implementazioni necessarie nei Implementazioni necessarie nei sistemisistemi

……..

Definizione degli obiettivi a corto, Definizione degli obiettivi a corto, medio medio e e lungolungo raggio raggio

Definizione dei procedimenti Definizione dei procedimenti amministrativi ai fini della loro amministrativi ai fini della loro automazioneautomazione

sviluppo di una nuova cultura sviluppo di una nuova cultura relativa alla gestione dei documentirelativa alla gestione dei documenti

passaggio a scenari passaggio a scenari tecnologicamente avanzatitecnologicamente avanzati

Quali problemi emergono?Quali problemi emergono?

Definizione dei costi, in riferimento Definizione dei costi, in riferimento anche alle risorse disponibilianche alle risorse disponibili

necessità di un contenimento delle necessità di un contenimento delle spesespese

livello di condivisione degli livello di condivisione degli obiettiviobiettivi

obiettiviobiettivi

Costruzione di un sistema Costruzione di un sistema informativoinformativo

miglioramento e controllo dei miglioramento e controllo dei processi interniprocessi interni

automatizzazione dei procedimenti automatizzazione dei procedimenti maggiore efficienza verso l’esternomaggiore efficienza verso l’esterno accessibilità degli archivi accessibilità degli archivi

Costruzione di di un sistema Costruzione di di un sistema informativoinformativo

Il protocollo informatico deve costituire Il protocollo informatico deve costituire l’ossatura di un l’ossatura di un sistema informativosistema informativo, , strumento condiviso e utilizzato strumento condiviso e utilizzato dall’intera struttura a scopo dall’intera struttura a scopo organizzativo e giuridico-probatorioorganizzativo e giuridico-probatorio

Controllo di gestioneControllo di gestione

possibilità di monitoraggio e controllo possibilità di monitoraggio e controllo costante sulla attività amministrativa costante sulla attività amministrativa attraverso il controllo della produzione attraverso il controllo della produzione documentariadocumentaria

Automatizzare i procedimenti Automatizzare i procedimenti

Automatizzare il flusso dei documenti e Automatizzare il flusso dei documenti e razionalizzare la loro gestione per razionalizzare la loro gestione per arrivare alla gestione automatizzata dei arrivare alla gestione automatizzata dei procedimenti amministrativiprocedimenti amministrativi

Operazione complessa che estende il Operazione complessa che estende il livello realizzativo raggiunto e che va livello realizzativo raggiunto e che va attentamente valutataattentamente valutata

Quando, dove e perché è opportuno Quando, dove e perché è opportuno automatizzare i processi?automatizzare i processi?

Tale operazione va valutata in Tale operazione va valutata in termini di rapporto costi/benefici in termini di rapporto costi/benefici in considerazione:considerazione:

della riduzione dei costidella riduzione dei costi del miglioramento della qualità del del miglioramento della qualità del

processoprocesso

Vantaggi per il cittadinoVantaggi per il cittadino

Essere in grado di fornire informazioni Essere in grado di fornire informazioni sui documenti e procedimenti che li sui documenti e procedimenti che li riguardano significa porsi sulla strada di riguardano significa porsi sulla strada di un diverso rapporto con i cittadini, e un diverso rapporto con i cittadini, e significa garantire efficacia, efficienza e significa garantire efficacia, efficienza e trasparenzatrasparenza

Recupero di una corretta cultura Recupero di una corretta cultura archivisticaarchivistica

Avviare la prassi per una corretta Avviare la prassi per una corretta gestione dei fascicoli e per la gestione dei fascicoli e per la costruzione di archivi logicamente costruzione di archivi logicamente accessibili, sin dalla loro nascita e non accessibili, sin dalla loro nascita e non demandandola a posterioridemandandola a posteriori

Recenti evoluzioni: i servizi per il Recenti evoluzioni: i servizi per il cittadinocittadino

Nuovi scenari, nuove opportunità e Nuovi scenari, nuove opportunità e nuovi problemi derivano:nuovi problemi derivano:

dalle previsioni del codice dalle previsioni del codice dell’Amministrazione digitaledell’Amministrazione digitale

dall’introduzione della posta dall’introduzione della posta elettronica certificataelettronica certificata

il servizio archivistico dott. v. pavone belluno, 17 maggio 2010 a.n.a.i. - regione veneto

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