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Was Wer Wann?

ProjektmanagementVon IBM Lotus Quickr bis zur High-End-Lösung

Dr. Olav M. Behrens – PAVONE AG

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Was Wer Wann?

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Projektmanagement: eine vielfältige LandschaftGroße Schiffe und kleine Boote

Problembereiche im ProjektmanagementLösungs- und Funktionsbeispiele:IBM Lotus Quickr, PAVONE Project Management

Was? Wer? Wann? – Wie geht es weiter?

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Was Wer Wann?

Projektmanagement: eine vielfältige Landschaft

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Was Wer Wann?

Projektmanagement: eine vielfältige Landschaft

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Was Wer Wann?

Projektmanagement: eine vielfältige Landschaft

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Große Schiffe und kleine Boote

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Was Wer Wann?

Große Schiffe und kleine Boote: Große Lösungen, wenig Flexibilität

Hohe Integration aller (im System enthaltenen) Funktionen (... aber kein System kann alles: Anpassungsbedarf)Schnittstellen zu ERP-Lösungen sind vorhanden (... aber Anpassungen können sehr aufwändig sein)(Know how-intensive) Spezialfunktionen für fortgeschrittene Aspekte des Projektmanagements (Ausbildungskosten)Daten können exportiert und damit (zumindest theoretisch) zu anderen Systemen migriert werdenAuch für größere Mengengerüste geeignet

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Was Wer Wann?

Große Schiffe und kleine Boote: Lösungen zur Aufgabenverwaltung im Internet

Schnell erlerntSchnell (und „budgetschonend“) eingeführt (z.B. wenn es sich um eine SaaS-Lösung handelt)Schnell am Ende?

Funktionsumfang (Terminplanung, Planaktualisierung, etc.)MehrsprachigkeitMengengerüstUnternehmensspezifische AnpassungenDaten Lock-in verhindert eine sinnvolle MigrationDie Projektdaten gehen außer Haus: Sicherheit?

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Große Schiffe und kleine Boote

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Was Wer Wann?

Große Schiffe und kleine Boote: flexible Lösung PAVONE Project Management

Maßgeschneiderte FunktionenIntegration von Prozess- und ProjektsichtReduzierung des Ausbildungsbedarfs, z.B. über Benutzerprofile, Welcome Page und LeitfadenVielfältige Schnittstellen, passt sich auch in ein „großes Containerschiff“ einAuf Wunsch „downsizing“ bis zum „Wasserjet“ möglich: ActivityManager

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Große Schiffe und kleine Boote: Bedarf für unterschiedliche Lösungen

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Was Wer Wann?

Große Schiffe und kleine Boote: Gründe für mehrere Systeme im Unternehmen

Know how der Mitarbeiter ist in den Bereichen/Abteilungen unterschiedlichVerhältnis zwischen Projekt- und RoutinetätigkeitenDas Risiko bei „kreativer Prozessgestaltung“ und „hohem Freiheitsgrad“ bei der Werkzeugauswahl ist nicht überall gleichProjektgrößen: insbesondere „Mikro-Projekte“ sollten sinnvoll im System verwaltet werden könnenBranchenspezifische BesonderheitenZusammenarbeit mit externen Partnern

Vielfalt ist sinnvoll und positiv, wenn es der Erreichung der Unternehmensziele dientUnkontrollierter Wildwuchs muss dagegen vermieden werden, z.B. mit Lizenz-Controlling, PMO, Experten-Zirkel „Projektmanagement“

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Problembereiche im Projektmanagement

Jedes fünfte Projekt ist ein Totalausfall Computerwoche.de 12.03.2007 um 15:08 Uhr (http://www.computerwoche.de/produkte_technik/589879/)

Die Softwareentwicklung ist besser geworden. Laut "Chaos Report" der Standish Group sinkt die Zahl der gescheiterten Vorhaben. Der neue Bericht der Standish Group belegt die Fortschritte in der Softwareentwicklung. 35 Prozent der im Jahr 2006 gestarteten Projekte wurden erfolgreich abgeschlossen, das berichtet die US-amerikanische Fachzeitschrift "SD Times" unter Berufung auf den "Chaos-Report" der Standish Group. "Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem ersten, wegweisenden Bericht der Standish Group im Jahr 1994, als lediglich 16,2 Prozent der Vorhaben erfolgreich verliefen", schreibt das Magazin.

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Was Wer Wann?

Problembereiche im Projektmanagement

29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im TagesgeschäftIn 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchführung), 43% der Projektarbeit ist effektiv (in den richtigen Projekten)Jährliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro23% der Unternehmen führen eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch19% definieren für Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden57% der Projekte sind Dürre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte

Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger [2004]

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Problembereiche im Projektmanagement

Mangelnde WissensbasisManagement-Überlastung durch zu viele parallele ProjekteFehlende festgelegte AbläufeMangelnde Integration mit dem RechnungswesenMangelnde Qualifizierung für die ProjektarbeitZeitliche Überlastung der ProjektmitarbeiterFührungsdefizite des ProjektleitersDiffuse ZielsetzungUnklare Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse

Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger [2004]

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Problembereiche im Projektmanagement

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Problembereiche im Projektmanagement abseits der Ressourcenplanung

Kommunikation für ein gemeinsames VerständnisRegeln(Zwischen-)Ziele (Meilensteine/Deliverables)RisikenInteressenlage (Stakeholder-Analyse)KommunikationswegeBaselines/Scope (wo geht es los, was gehört schon/noch zum Projekt)

DokumentationÄnderungenClaims (vertragliche Ansprüche)Erreichte ZwischenzieleVerbrauchte Ressourcen

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Lösungsbeispiel: Lotus Quickr – Schneller Einstieg ins Projektmanagement

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Lösungsbeispiel: Lotus Quickr – Anpassbare Ansichten

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Lösungsbeispiel: Lotus Quickr – Anpassbare Formulare

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Lösungsbeispiel: Lotus Quickr – Ergänzung durch grafische Modellierung

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Funktionsbeispiel: Prozesssicht in Projekten – MAP-Modeler

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Funktionsbeispiel: Multiprojekt- Kapazitätsmanagement

Verknüpfung mehrerer (MS Project-) Projekte über einen gemeinsamen Ressourcenpool

Voraussetzung für die sinnvolle Anwendung:Vollständige PlanungZeitnahe AktualisierungTatsächliche Einflussmöglichkeiten auf den Ressourceneinsatz

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Was Wer Wann?

Weitere Funktionsbeispiele

ActivityManager Einfach, schnell: für kleinere Vorhaben auch im Sinne einer Projektverwaltung nutzbar; Ist-Datenerfassung optional über PAVONE TimeTracking möglichPortfoliomanagementRisikomanagementZahlreiche (gegenüber vorherigen Versionen verbesserte) FormularvorlagenDrei (ohne Mehrkosten nutzbare) Prozesse für PAVONE Espresso Workflow

Neue Funktionen in zukünftigen Versionen von PAVONE KnowledgeGateway (Ablage über Dateisystem / direkt aus Office Anwendungen)Eskalationsfunktion optinal mit PAVONE nsfTools erweiterbarIntegrationsmöglichkeiten optional mit PAVONE nsfTools auch ohne umfangreiche Programmierung vorhanden

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Weitere Funktionsbeispiele

Benutzerprofile: Aufgabengerechte FunktionsauswahlWelcome Page: Alle wichtigen Funktionen im schnellen ZugriffActivityManager (neu ab Version 9): besonders schnell in der Einführung und im täglichen Umgang

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Was Wer Wann?

Reifegradmodelle und Bewertung des Task-Technology Fit: z.B. PM Excellence Model (GPM), projectPROFIT, CMM/CMMI, SPICE, etc.

Technology: Methoden, Prozesse, organisatorische Gegebenheiten, Handbücher, Leitfäden, Software, sonstige Werkzeuge aller ArtTask: Aufgaben des Einzelnen, des Teams – ergibt sich aus den übergeordneten Aufgaben des Bereichs, des UnternehmensTeam: Bekanntheit, Bedeutung, Zufriedenheit in Bezug auf das Zusammenspiel von Tasks und Technology

Abweichungen zwischen gewünschtem und tatsächlichen Verhalten/Umgang mit der Technologie

Was? Schwachstellen können identifiziert werdenWer? z.B. PMO, ggf. Unterstützung durch ExterneWann?

Was? Wer? Wann? – Wie geht es weiter?

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Was? Wer? Wann? – Wie geht es weiter?

Und nicht vergessen: immer schön anpassungsfähig bleiben

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„Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen zum Thema Projektmanagement - Blogs

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„Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen zum Thema Projektmanagement - Forms

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Was Wer Wann?

„Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen zum Thema Projektmanagement

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Was Wer Wann?

„Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen zum Thema Projektmanagement

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Hinweise

Die gezeigten Funktionen dienen der Illustration der Ausführungen zum Thema ProjektmanagementDie genannten Funktionsbeispiele sind keine Zusicherung über die Eigenschaften bestehender oder zukünftiger Versionen der Lösungen der PAVONE AGEs wird auf die Warenzeichen, Schutzrechte und Copyrights der genannten Firmen hingewiesenBilder: http://www.freedigitalphotos.net/, http://www.morguefile.com/, Olav Behrens

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PAVONE AGPAVONE AGTechnologiepark 9Technologiepark 933100 Paderborn33100 Paderborn

E-Mail: info@ pavone.deE-Mail: info@ pavone.deTel.: +49 52 51 / 31 02-0Tel.: +49 52 51 / 31 02-0Fax: +49 52 51 / 31 02-99Fax: +49 52 51 / 31 02-99

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http://www.pavone.dehttp://www.pavone.com