plan anual de desarrollo archivistico (pada)

VERACRUZGOBIERNODEL ESTADO

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00vvww.veracruz.gob.mx/i pe

IPE 2021. 1200 AÑos~ DEL MÉXICO____ al&. INDEPENDIENTE

VERAC~ZInst:i'tuto de Pensiones

del Estado de Ver-acl""uzT R A T A D o S D E e 6 R o o B A ME LLENA DE ORGULLD

PLAN ANUAL DE DESARROLLOARCHIVISTICO (PADA)

Ejercicio 2021

Instituto de Pensiones delEstado de Veracruz

Instituto de Pensionesdel Estado de Veracruz

~VERA~CR.!dZVERACRUZGOBIERNODEL ESTADO

IPETRATADOS DE cOaDOBA ME LLENA DE ORGULLO

1.Introducción

El Programa Anual de Trabajo es una herramienta de apoyo, que define las prioridades institucionales integrando

los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles, asimismo deberá contener programas de

organización y capacitación en gestión documental; tal y como lo establece el Capítulo V de la Planeación en

Materia Archivística en sus artículos 23, 24, 25 Y 26 de la Ley General de Archivos.

Es importante mencionar que derivado de la contingencia sanitaria que prevalece en nuestro país, las actividades

en las cuales se involucre un aforo mayor a 10 personas serán llevaran a cabo mediante herramientas tecnológicas.

ArcoVial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00www.veracruz.gob.rnx/ipe

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Ins"ti"tuto de Pensionesdel Est:ado de Ver-acr-uz

202" f 200 AÑos.•. DEL MÉXICO~ INDEPENDIENTE

TRATADOS DE CÓRDOBA

~Vé:RA~C~ZME LLENA DE ORGULLO


IPE

11.Justificación

Implementar acciones en materia de archivo, de la mano de las áreas generadora de la información con el objeto

de contar con información clara y oportuno.

111.Objetivos

General

Garantizar el resguardo del acervo documental del Instituto de Pensiones del Estado, mejorando las condiciones

y organización de este.

Específicos

• Garantizar la operación del archivo de concentración, mediante la elaboración y actualización de las

herramientas de consulta archivística.

• Mejorar las instalaciones del Archivo de Concentración para conservar y preservar la documentación

resguardada.

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IV. Planeación

Inst:ituto de Pensionesdel Est:ado de Veracruz

2021 t:~=~~ •• INDEPENDIENTE

TRATADOS DE CORDOBA

~~~VERA<>$<>C~Z

IPEME LLENA DE ORGULLO

Proyecto Metas Periodo deejecución R'espons~l,le(S)t

.,1

Transferencias primarias

-Actualización y validación de losinstrumentos de controlarchivístico:a) Fichas Técnicas de Valoraciónb) Catálogo de DisposiciónDocumentale) Guía Simple de Archivos.

- Elaboracióndocumentales.

de inventarios

Febrero a abril

Enero adiciembre

-Coordinadora de Archivos-Responsables de Archivos deTrámite

-Responsable de Archivo deConcentración

Consulta Archivística

2 SistemaArchivos

Institucional de I - ActualizaciónResponsablesTrámite.

y/o ratificación dede Archivo de

Marzo -Directora General-Subdirectores-Jefes de departamento-Coordinadora de archivos

3 Grupo InterdisciplinarioArchivos

de I - Actualización y/o ratificación delGrupo Interdisciplinario deArchivos.

Marzo -Directora General-Subdirectores-Titular del Órgano Interno deControl-Unidad de Transparencia-Departamento de Tecnologíasde la Información-Coordinadora de Archivos

4 -Transferencias de ladocumentación de la fase activa ala semiactiva.

Enero anoviembre

-Coordinadora de Archivos-Responsables de Archivo deTrámite-Responsable de Archivo deConcentración

IArco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas Verdesc.P. 91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00wVl/VI/.veracruz.gob.rnx/ipe

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IPE 2021 I::.?M~~~•• INDEPENDIENTE

~VERA~CR!dZInstit.uto de Pensiones

del Est:ado de VeracruzTRATADOS DE COKDOBA ME LLENA DE ORGULLO

Metás .! Periodo de Responsable(s). elecuclón5 I Bajas documentales I -Bajas de la documentación que Agosto a -Grupo interdisciplinario de

ha cumplido con su ciclo vital. diciembre archivos-Coordinadora de Archivos-Responsable de Archivo deConcentración

6 I Capacitación I -Capacitación en materia Junio -Coordinación de Archivosarchivística al todo el personal que Julio -Responsables de Archivo deintegre el Sistema Institucional de Noviembre TrámiteArchivos. Diciembre -responsable de Archivo de

Concentración-Responsable de ArchivoHistórico

7 I Obligaciones de ¡-carga trimestral a la Plataforma Marzo, Junio, -Enlace de transparenciaTransparencia de Transparencia. Septiembre y

Diciembre

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00INww.veracruz.gob.rnx/ipe

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V. Cronograma

Actualización y validaciónde los instrumentos decontrol archivísticoElaboración de inventariasdocumentalesActualización y/oratificación Responsablesde Archivo de TrámiteIntegración del GrupoInterdisciplinario deArchivosTransferencias dedocumentación de laactiva a la semiactivaBajas de la documentaciónque ha cumplido con suciclo vitalCapacitación en materiaarchivística al todo elpersonal que integre elSistema Institucional deArchivosCarga trimestral a laPlataforma deTransoarencia

Arco Vial 5ur No. 730.Colonia Lomas VerdesC.P.91098. Xalapa. Veracruz. México.Conmutador (228) 141.05.00www_veracruz.gob.rnx/ipe

IPE ~/~M~~~•• INDEPENDIENTE

~VERA~C~ZInstituto de Pensiones

del Estado de Vera cruzTRA.TADOS 06 CÓRDOBA ME LLENA DE ORGULLO

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~~Vé:RA~;C~Z


IPETRAT"DOS DE CORDOBA ME LLENA DE ORGULLO

VI. Recursos

La asignación de recursos garantiza el logro de los objetivos, por tanto, se hace necesaria la entrega de una

adecuada cantidad de insumos, recurso humano y equipos y suministros.

Recurso Humano

Detalle del personal asignado necesario para el desarrollo de las actividades en materia archivística.

Función DescrinclónCoordinador de Archivos Promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las

acciones de gestión documental y administración dearchivos, elaborará en colaboración de los responsables dearchivo de trámite los instrumentos de consulta archivística,coordinará los procesos de valoración, así como programas

de~ae,ac;i.~~,~i~Qw~~~~,~;~i~~.~~E~T.~.~tal.Ar~ª~~ªª~~R!g~IºI'1;~%;¡

Servicios Generales

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202I t=M~~-==- .. INDEPENDIENTETRATADOS DE CÓR.DOBA

IPE ~!VERA~CR!:!Z


Institut.o de Pensionesdel Est:ado de Ver-acruz

ME LLENA DE ORGULLO

Responsables de archivo de

trámite

LAET. Luz María AntonietaZarrabal Guillaumín Dirección General

Lic. Eduardo Antonio ArresGarcía Unidad de Transparencia

C. Neida Luz Silva Díaz Unidad de GéneroAra. Francisco Lóoez Jiménez Deoartamento de Bienes InmueblesLic. Janeth Hernández deLuna Subdirección de Prestaciones Institucionales

Ina. Mariela Reves Cama Deoartamento de Viaencia de DerechosLic. Rey Roberto RodríguezMaoel Departamento de Prestaciones Económicas

C. Caridad Esperanza ÁvilesMartínezC. Luis Cornelio VázquezBonillaC. Victoria Juárez Meraz

Departamento de Banco de Datos

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa. Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00wVl/w.veracruz.gob.rnx/ipe

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de I Subdirección de Finanzas

IPE 202. t~=~~-==- .. INDEPENDIENTETRA.TADOS os CORDOBA ME LLENA DE ORGULLO

Instituto de Pensionesdel Estado de Vef"acruz

*~<>VERACR!:!Z

C. MargaritaAraüelles

Aguayo I Departamento de Contabilidad y Presupuesto

RodríguezC. LeticiaMárquezC. Iraís E. Guillermina JuárezMoraC. Gerardo Alexander JuárezZamudio

Departamento de Recursos Financieros

C. Isela Cano Pérez Subdirección AdministrativaC. María Jacqueline GonzálezIbáñez Departamento de Recursos Humanos

1.1. OrlandaSuárez Durán

Magdalena I Departamento de Servicios Generales

C. María Alejandra MalpicaCastellá Departamento de Adquisiciones e Inventarios

C. María Vega ArgüellesC. Rocío Cazarín LópezC. Araelia Landa Valdivia

Departamento de Tecnologías de la Información

C. Karen Abigail MartagónVásauez Subdirección Jurídica

Lic. Adriana Díaz Lóoez Deoartamento de lo ConsultivoIng. Jorge de Jesús CarrilloHernández Departamento de lo Contencioso

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas Verdesc.P. 91098, Xalapa, Veracroz, México.Conmutador (228) 141.05.00www.veracruz.gob.rnx/ipe

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2021. t ~M~~~-==- .. INDEPENDIENTETRATADOS DE CORDOBA

~¿:VERA~CR!:;!Z



~~nlºAsegurará la documentación bajo su resguardo vigilandoque este permanezca en el archivo hasta que cumpla suvigencia documental para así realizar la transferenciacorrespondiente, brindará el servicio de préstamo yconsulta a las unidades administrativas productoras de lainformación res uardada.

~' •••. - -.oC:2@'4f'"CC: -' L~ -.oS3':: .. !iIflÍit'L;Ar.earaí!.a<:l~~fipéión~~;

Responsable de Archivo de

Concentración

Recursos Materiales

Elaboración de inventariosdocumentales.

-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner

Actualización y validación de losinstrumentos de control archivístico:a) Fichas Técnicas de Valoraciónb) Catálogo de Disposición Documentale) Guía Simole de Archivos.

-Cajas de archivo-Mecate-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00www.veracruz.gob.rnx/ipe ~


IPEInstit.uto de Pensionesdel Estado de Veracruz

202], t::.?M~~~-==- .. INDEPENDIENTETRATADOS DE CÓR.DOBA

VERACR!::!ZME LLENA DE ORGULLO

Actualización y/o ratificación deResponsables de Archivo de Trámite.

-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner

Actualización y/o ratificación del GrupoInterdisciplinario de Archivos.

Transferencias de la documentación dela fase activa a la semiactiva.

Capacitación en materia archivística altodo el personal que integre el SistemaInstitucional de Archivos.Carga trimestral a la Plataforma deTransparencia.

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098. Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00INININ.veracruz.gob.rnx/ipe

-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner-Cajas de archivo-Mecate-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner-Equipo de computo-Material del curso

-Equipo de computo-Paquetería de office-Servicio de internet

~

Inst:it:u'tode Pensionesdel Es'tado de Ve•..acruz

~VERA;+; CRb!:ZVERACRUZ

GOBIERNODEL ESTADO

IPETRATADOS DB CÓRDOBA ME LLENA DE ORGULLO

VII. Glosario de términos

Archivo de concentración: aquel que se encuentra integrado por documentos transferidos desde las áreas ounidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que pertenece en él hasta su disposición documental.

Archivo de trámite: el integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio deatribuciones y funciones de los sujetos obligados.

Área coordinadora de archivos: instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento en materia degestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del SistemaInstitucional de Archivos.

Ciclo vital: etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta subaja documental o transferencia a un archivo histórico.

Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo conbase en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.

Ficha técnica de valoración documental: instrumento que permite la identificar, analizar y establecer elcontexto y valoración de la serie documental.

Grupo Interdisciplinario: conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular del área coordinadorade archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejoracontinua, órganos internos de controlo sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como elresponsable de archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.

Arco Vial Sur No. 730.Colonia Lomas VerdesC.P.91098. Xalapa. Veracruz. México.Conmutador (228) 141.05.00"""ww.veracruz.gob.lTlx/ipe ~


202I '~M~~~-==- .. INDEPENDIENTETRATADOS DE COR.DOBA

~VERA~CRgZ



Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que propician la organización, control yconservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vital que son el cuadro general declasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Inventarios documentales: a los instrumentos de consulta que describen las series documentales yexpedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventariasde transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).

Sistema Institucional de Archivos: a los sistemas institucionales de archivo de cada sujeto obligado.

~'----~Dra. Ross Grissette Morales SeguraCoordinadora de Archivos

Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmu1:ador (228) 141.05.00www.veracruz.gob.mx/ipe

plan anual de desarrollo archivistico (pada)

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