Iepriekšējo aktivitāšu projektu iesniegumu vērtēšanas pieredze,

biežākās kļūdas pieteikumu aizpildīšanā

Projekta etapi• Projekta iesnieguma sagatavošana un iesniegšana • Projekta izvērtēšana un apstiprināšana• Vienošanās vai civiltiesiskā līguma slēgšana par projekta

ieviešanu• Iepirkuma process – projektētājs, autoruzraugs• Tehniskās projekta izstrāde• Finansējuma piesaiste• Iepirkuma process – būvnieks, būvuzraugs• Būvniecības process• Projekta ieviešanas uzraudzība un atskaites

Ar katru nākamo posmu ir arvien grūtāk labot iepriekšējos posmos pieļautās kļūdas!

Esošā pieredze

Projektu iesniedzējiem, kuri gatavo projektu iesniegumus ir pieejama pieredze no:

– Kohēzijas fonda līdzfinansētām ierobežotām atlasēm (2007. – 2013. gada plānošanas periods):

• "Ūdenssaimniecības infrastruktūras attīstība aglomerācijās ar cilvēku ekvivalentu lielāku par 2000"

• "Normatīvo aktu prasībām neatbilstošo izgāztuvju rekultivācija" ar projektu iesniegumu sagatavošanu saistītās kļūdas

– ERAF līdzfinansētās nacionālās programmas "Ūdenssaimniecības infrastruktūras attīstība apdzīvotās vietās ar iedzīvotāju skaitu līdz 2000" (2004. – 2006. plānošanas periods) – ar projektu ieviešanu saistītās kļūdas

Biežākās kļūdas – projektu iesniegumu sagatavošanā

• Projektu iesniedzēji uzmanīgi neizlasa vadlīnijas pieteicējiem

• Projektu iesniedzēji nepārbauda iesniegumu pirms iesniegšanas – vai visi lauki ir aizpildīti un parakstīti utt.

• Informācija pieteikumā vairākās vietās dublējas – tai jābūt vienādai visās vietās

Biežākās kļūdas – projektu ieviešanā

• Būtiskās atšķirības apjomos – nepieciešami grozījumi līgumā par projekta ieviešanu – auditējamās vērtības un rezultatīvie rādītāji

• Būtiskas atšķirības izmaksās – nepieciešami grozījumi līgumā par projekta ieviešanu – budžets

Galvenās risku grupas

• Nekvalitatīva tehniskā dokumentācija

• Neatbilstības iepirkuma procesā

• Neatbilstības būvniecības procesā

• Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansējuma neatgūšana pilnā apjomā

• Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem

• Neatbilstības projekta dokumentācijā

• Iekārtu neatbilstoša darbība

Nekvalitatīva tehniskā dokumentācija

• Tehniskā dokumentācija – TEP un TP

• TEP izstrāde – tā kā ŪBBPVK akcepts ir obligāta prasība, tad slēdzot līgumu ar konsultantiem par TEP izstrādi iekļaut prasību līgumā, ka komisijas akcepts ir nosacījums pēdējā maksājuma veikšanai

• TP izstrāde – kvalitatīvs tehniskais projekts ir ļoti būtisks solis uz veiksmīgu projektu:– jāveic TP ekspertīze – bet tas nedrīkst būt formāls solis

Iepirkuma process

• Jāveic saskaņā ar:– likumu "Par iepirkumu valsts vai pašvaldību vajadzībām" – vai likumu "Par iepirkumu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju vajadzībām"

• VIDM mājas lapā ir pieejamas veidnes sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem un būs pieejamas veidnes pašvaldībām iepirkuma procesa nodrošināšanai

• Iepirkuma rezultātu salīdzinājums ar projektā plānotajām izmaksām:– ekonomija – proporcionāli samazināsies visu finansētāju sākotnēji plānotais

finansējums– sadārdzinājums – projekta iesniedzējam būs jāsedz no saviem līdzekļiem

Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu organizēšanā

• Iepirkumi nepamatoti sadalīti daļās

• Nekvalitatīvi iepirkuma procedūras dokumenti:– nav skaidri formulētas prasības pretendentiem, diskriminējošas

pretendentu atlases prasības– tehniskās specifikācijas/darba uzdevums ir neprecīzs vai izstrādāts

konkrētam ražotājam/izpildītājam– nepilnīgi aprakstīti saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma vērtēšanas

kritēriji

• Iepirkuma komisijas kļūdas piedāvājumu vērtēšanas gaitā:– piedāvājumi netiek vērtēti atbilstoši iepirkuma procedūras dokumentos

noteiktajām prasībām – netiek ievērots vienlīdzīgas attieksmes princips informācijas sniegšanā

un piedāvājumu vērtēšanā

Pievērst uzmanību

• Piedāvājumu iesniegšanas un konkursa izvērtēšanas laikā informācijas apmaiņa ar Pretendentiem tikai rakstveidā

• Pēc piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām nedrīkst pieļaut piedāvājumu labošanu vai papildināšanu

• No piedāvājuma iesniegšanas līdz to atvēršanai Pasūtītājam aizliegts sniegt informāciju par cita piedāvājuma esamību

• Piedāvājumu vērtēšanas laikā aizliegts sniegt informāciju par vērtēšanas procesu

Ieteikumi• Neuztvert iepirkuma procesu kā apgrūtinošu un formālu

procedūru - tās mērķis ir palīdzēt atrast saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu

• Pašiem izprast prasības, kuras izvirza pretendentiem – un pārlasīt konkursa nolikumu, atbildot uz jautājumu – Ja man būtu jāiesniedz piedāvājumu, vai es saprastu kas un kā ir jāsagatavo, kad un kur jāiesniedz

• Būt pašiem aktīviem un izplatīt informāciju par izsludināto iepirkumu

Ieteikumi

• Runāt un konsultēties ar kaimiņiem gan par dokumentācijas sagatavošanu, gan par reālas projektu ieviešanas problēmām - nav labāka veida kā iegūt patiesas atsauksmes par izpildītāju kā tieši kontaktējoties ar tiem pasūtītājiem, kur ir jau veikti darbi (piedāvājumam būs pievienotas tikai labās atsauksmes)

• Atrast atbildes uz neskaidrajiem jautājumiem un risināt ar projekta ieviešanu saistītās specifiskās problēmas, cik vien ātri iespējams pēc tam, kad tās ir parādījušās

• Ievērot procedūras prasības, bet neizvirzīt formālus un nepamatotus iemeslus piedāvājumu noraidīšanai

Neatbilstības būvniecības procesā

Riski:• Būvdarbu izmaksu atbilstība būvdarbu līgumā noteiktajam • Plānotā būvdarbu termiņa ievērošana• Būvdarbu kvalitāte• Auditējamo vērtību atbilstība sākotnēji plānotajam

Ieteikumi• Regulāras būvdarbu sanāksmes, kurās piedalās pasūtītājs, būvuzņēmējs

būvuzraugs un nepieciešamības gadījumā autoruzraugs – vēlams 1 reizi nedēļā, bet ne retāk kā 1 reizi 2 nedēļās

• Ļoti rūpīgi jāizvērtē neparedzētie/papildus izdevumi – nav pieļaujama situācija, kad būvuzņēmējs veic papildus darbus un tikai pēc tam informē par to pasūtītāju

• Būvuzraugam ir ļoti rūpīgi jāseko līdzi būvniecības procesā izmantojamajiem materiāliem un tehniskajiem risinājumiem

• Jebkādas problēmas ir jārisina savlaicīgi – kad tās ir identificētas, bet, ja nekas netiks darīts, tad pašas no sevis tās neatrisināsies, bet gan pārvērtīsies papildus izdevumos un laikā

Projekta realizācijas uzraudzība• Projekta realizācijas vadība – projekta saņēmēja darbinieks vai pieaicināts

speciālists, kura galvenie uzdevumi:– sekot līdz projekta realizācijai saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta ieviešanu– atskaišu sagatavošana saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta ieviešanu

• Būvdarbu uzraudzība – būvuzraugs un autoruzraugs

• Projekta realizācija atbilstoši līgumam par projekta ieviešanu un noslēgtajiem līgumiem ar izpildītājiem:

– projektā plānoto komponenšu realizācija plānotajā apjomā– laika grafika ievērošananobīžu gadījumā nekavējoša CFLA informēšana par to

• Nolikumā un būvdarbu līgumā prasīto garantiju iesniegšana no izpildītāja (avansa, līguma izpildes nodrošinājuma u.c.)

• Likumdošanas prasību ievērošana

ERAF finansējuma neatgūšana pilnā apjomā

Riski • ERAF finansējuma neatgūšana nepilnā apjomā

Ieteikumi• Savlaicīgi jāiesniedz:

– progresa pārskatus– struktūrfondu pieprasījumus – prognozes

• Jāpievieno visi attaisnojošie dokumenti

• Nepieciešamības gadījumā jākonsultējas ar CFLA pārstāvjiem

• Rūpīgi jāseko līdzi līgumā par projekta ieviešanu noteikto prasību ievērošanai – termiņi, auditējamās vērtības, budžets u.c.

Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem

Riski • Projekta realizācija sākotnēji plānotajos termiņos• Auditējamo vērtību atbilstība līgumā noteiktajām

Ieteikumi• Par izmaiņām projektā nekavējoši jāinformē CFLA• Nepieciešamie grozījumi līgumā par projekta ieviešanu CFLA ir

jāierosina savlaicīgi • Īpaša uzmanība projektā noteiktajām auditējamām vērtībām

projektu saņēmējiem jāpievērš:– gadījumos, kad līguma 1. pielikums – projekta apraksts tika

balstīts uz projektu iesniegšanas stadijā pieejamo informāciju– projekta ieviešanas gala stadijā – sakarā ar iespējamām

izmaiņām apjomos, kas radušies būvniecības gaitā – m utt.

Neatbilstības projekta dokumentācijā

Novērojumi• Dažiem projektu saņēmējiem ir vērojams liels haoss projekta dokumentācijā

un ar projekta ieviešanu saistītajos dokumentos

Ieteikumi• Dokumentu oriģināliem ir jābūt apkopotiem speciālās projekta dokumentu

mapēs, atdalītiem pēc to veida un jāatrodas vienā vietā• Ar projekta ieviešanu saistītie dokumenti ir jāapkopo un jāsistematizē

regulāri• Dokumentu darba varianti un melnraksti nav jāglabā pie dokumentu gala

versijām – oriģināliem• Darba materiāli ir jāglabā atsevišķās darba mapēs • Elektroniskie faili ir jāsistematizē folderos, atdalot dokumentu gala versijas

no darba versijām – īpaši tas attiecas uz progresa pārskatiem, kad jaunā progresa pārskata sagatavošanai kā pamats tiek izmantots iepriekšējā ceturkšņa progresa pārskats

Iekārtu neatbilstoša darbība

• Finansējuma saņēmējam ir jānodrošina, ka iekārtas atbilstoši funkcionē pēc projekta realizācijas, jo projekta mērķis ir nodrošināt kvalitatīvus pakalpojumus, nepārsniedzot projektā plānotās iekārtu uzturēšanas iekārtas

• Iekārtu darbības uzraudzības sistēmas izveidošana ir ļoti nozīmīga projektu saņēmējiem, kas ir ieguldījuši ievērojamus līdzekļus ūdenssaimniecību sakārtošanā, lai nodrošinātu:– ka uzstādītās iekārtas darbojas efektīvi– ka var salīdzināt iekārtu darbības rādītājus ar tehniskajā projektā

plānotajiem un nepieciešamības gadījumā prasīt atbildību no uzstādītājfirmām

– ka savlaicīgi tiek konstatēti un novērsti defekti un nepilnības iekārtu darbībā

– ilgtermiņa investīciju plānošanu – īpaši ūdenssaimniecības sniegto pakalpojumu kvalitātes un sistēmas darbības efektivitātes tālākai uzlabošanai un paaugstināšanai

Iekārtu darbības uzraudzības sistēmas izveidošana

• Jānozīmē atbildīgais tehniskais darbinieks par ūdenssaimniecības sistēmu, kas ir atbildīgs arī par tās darbības uzraudzību un darbības efektivitātes novērtēšanu

• Atbildīgajam darbiniekam ir jābūt pietiekamai informācijai par iekārtu darbības principiem un attiecīgajā pašvaldībā uzstādītajām iekārtām

• Nepieciešamības gadījumā jānodrošina papildus apmācība par

iekārtu darbības principiem un attiecīgajā pašvaldībā uzstādītajām iekārtām

• Atbildīgajam darbiniekam ir jābūt informācijai par kontaktpersonām no iekārtu uzstādītājfirmām, lai nepieciešamības gadījumā varētu operatīvi sazināties ar tiem

Iekārtu darbības uzraudzības sistēmas izveidošana

• Jāizskaidro iekārtu darbības efektivitātes novērtēšanas sistēmas nozīmība pašvaldībai:– tikai atbilstoši strādājošas iekārtas spēj nodrošināt kvalitatīvus

pakalpojumus – dod iespēju ekonomēt līdzekļus – izdevumus par elektroenerģiju,

ķimikālijām, dabas resursu nodokļa maksājumus u.c.

• Nepieciešamības gadījumā jānodrošina nepieciešamais tehniskais nodrošinājums – mazajās pašvaldībās šādu sistēmu var veidot:– gan elektroniski– gan arī ierobežotu līdzekļu gadījumā – veidojot uzskaites žurnālus

papīra formātā

• Galvenais – jāizprot, ka tā nav formāla prasība

No projekta idejas līdz tās realizācijai –kopā ar Vides investīciju fondu!

Ģetrūdes iela 10/12 Telefons: 7845111

Fakss: 7845222E-pasts: pasts@lvif.gov.lv

http:\\www.lvif.gov.lv

Informācija par ūdenssaimniecības sistēmas darbības principiem

Informācija par galvenajām problēmsituācijām un risinājumiem

Semināri par projektu sagatavošanu, finansēšanas iespējām un iekārtu darbības uzraudzību,

kā arī atbalsts projektu dokumentācijas izstrādē