apmācību seminārs “ projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana ”

Apmācību seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un

vadības plānošana” “Apmācības tiek finansētas apmācību cikla Madonas novada pašvaldības, pārvalžu un

izglītības iestāžu darbiniekiem”, identifikācijas numurs MNP2012/5_ESF” ietvaros. Projektu 100% finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību. Apakšaktivitāti

administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu".

Apmācību vadītāja: Inese Vaivare1

IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

.

projektu dzīves cikls, fāzes un procesi vadības un uzraudzības plānošana uzņēmuma vadība un personāls budžeta plānošana projekta plānošanas tehniskie aspekti projekta grozījumu veikšana; laika grafika izstrādes administratīvos un lietvedības jautājumus

Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana” 2

Semināra saturs

.

1.Diena Projekta dzīves cikls, tā fāzes. Procesu pieeja projektu

vadībā Projekta nepieciešamības novērtējums (cēloņu-seku

analīze, negatīvā un pozitīvā ietekme) Praktiskais darbs projekta identificēšanai, stratēģijas

izvēlei Projekta ietvara izstrāde (mērķu kaskadēšana, rezultātu

noteikšana) Projekta resursu vadība (finanšu resursi – budžets, laika

resurss – laika plānošana) Projekta ieviešamības pārbaude – mērķgrupas vajadzības,

riski, finanšu un ekonomiskie ieguvumi


Darba kārtība

.

2.Diena

Projekta administrēšana – pienākumi un aktivitātes, lietvedība

Projekta dokumentācija (projekta dokuments, plānošanas tehniskie aspekti)

Praktiskais darbs – projekta vadības prototips Projekta personāla vadība (uzņēmuma vadība un

personāls) Projekta ieviešanas uzraudzība


Darba kārtība

Par pasniedzēju


Īpašu uzdevumu ministra sabiedrības integrācijas lietās sekretariāts

IZM Valsts jaunatnes iniciatīvu centrs Ilūkste

Aloja CesvaineAuce

Veiksmīgas sadarbības noteikumi


Jebkura pieredze ir laba pieredze Jebkurš jautājums ir labs jautājums Mācīšanās – teorijas un prakses apvienojums,

mijiedarbība starp apmācītāju un apmācāmo Apmācītājs – domāšanas veicinātājs

Iedvesmai


“Kara māksla mums māca nevis cerēt, ka ienaidnieks neatnāks, bet gan nodrošināties, lai mēs būtu gatavi

stāties viņam pretī; nevis paļauties uz iespēju, ka ienaidnieks neuzbruks, bet uz faktu, ka savas pozīcijas

esam nostiprinājuši tā, ka tās nav ieņemamas” (Suņdzi “Kara māksla”)

Sadaļa Nr.1

Projekta dzīves cikls, tā fāzes. Procesu pieeja projektu vadībā

8Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

Kas ir projekts?



“Vienpadsmitais Šaoliņas princips mums māca katrā situācijā sākt no nulles. Māca, ka mums atkal un atkal jātiek vaļā no visa, ko mēs it kā zinām, no

šķietami pārbaudītiem paņēmieniem un no gataviem risinājumiem.”

(Šaoliņas mācības)

Projekta cikls


Projekta dzīves cikls, tā fāzes


No projektu vadības pieredzes...


80% problēmu ir procesos, 20%-cilvēkos

No projektu vadības pieredzes...


“Labāk ir nedarīt neko, nekā, darot ar lielām pūlēm, neko

nepaveikt”(Laodzi)

Kāds ir labs process?


Plūstošs, bez bottle-necks Samazinātas vērtību nepievienojošās lietas Samazināts darbības laiks Efektīvi izlietoti resursi Nav kļūdas Saņēmēju apmierinātība (klientu) Ieviesēju apmierinātība (darbinieku)

Vērtību nepievienojošās lietas


vērtību pievienojošas darbības (value added work) – klientam vajadzīgas – 5%

darbības, kas nepievieno vērtību, bet nepieciešamas (business waste) – klientam vērtība netiek radīta, bet ir nepieciešamas dēļ tehnoloģijām u.t.t. – 35%

darbības, kas nepievieno vērtību (pure waste) – patērē resursus, bet klienta acīs nerada nekādu vērtību – 60%

8 vērtību nepievienojošu darbību (waste) veidi


gaidīšana kļūdas un darbu pārdarīšana lieka darīšana liekas kustības lieka transportēšana lieki uzkrājumi pārprodukcija neizmantots cilvēku potenciāls

Kas ir laba plānošana?


Kas ir ilgtspēja?


?

Kas ir projekts?


Sasniedz noteiktus mērķus un rada pārmaiņas vai pievienoto vērtību

Projekts - pārmaiņu radītājs


Izvērtē pārmaiņu iespējamību Kotera 8 soļi:• radīt nepieciešamību• izveidot komandu• izstrādāt vīziju• komunicēt• iedrošināt• izstrādāt īstermiņa mērķus• būt neatlaidīgam• ieviest izmaiņas kā ieradumu

Sadaļa Nr.2

Projekta nepieciešamības novērtējums (cēloņu-seku analīze, negatīvā un pozitīvā ietekme)


Projekta mugurkauls


Cēloņi: sekas un Darbība:pozitīvā ietekme


Zivs asaka


http://www.greenfile.net/resources/Periscope/cause_effect.htm

Sadaļa Nr.3

Praktiskais darbs projekta identificēšanai, stratēģijas izvēlei


Projekta stratēģija


Projekta ieviešamības izvērtēšana

Kāds ir projekta rāmis?In-out frame

Projekta rāmi var veidot:pieejamais finansējumsattiecināmās izmaksasieviešanas laika termiņicilvēki???

Sadaļa Nr.4

Projekta ietvara izstrāde (mērķu kaskadēšana, rezultātu noteikšana)


Projekta mērķi/ uzdevumi/ rezultāti


Vīzija & misija – tipiski neiekļauj (var būt problēmas risinājuma apraksta sadaļa)

Ilgtermiņa mērķis vs ietekmes rezultāts un tā indikators

Īstermiņā – uzdevumi un aktivitātes vs darbības rezultāti un to indikatori

Rezultāts/ indikators/ avots

Projekta mērķi


SPECIFISKI

MĒRĀMI

SASNIEDZAMI

ATBILSTOŠI

TERMIŅOS

Sadaļa Nr.5

Projekta resursu vadība (finanšu resursi – budžets, laika resurss – laika

plānošana)


Laika grafiks


Reāls

Jāietver rezerve – kādas var būt novirzes?

Milestones – check points

Kas notiek pastāvīgi un kas ir aktivitāte

Izvērtēt izrietošo aktivitāšu nepieciešamību

Cik detalizētas aktivitātes plānot laika grafikā


“Varbūt ir arī labāki laiki, bet šis ir mūsu laiks”

(Ž.P.Sarts)

Budžets


Personāla izmaksas

Pakalpojumu izmaksas (t.sk. ekspertu)

Materiāltehniskie resursi

Neparedzētie līdzekļi (uzmanīgi!)

Finanšu pamatojums


Kā zinām cenas?

Kāpēc vajadzīgas finanses – sasaiste ar aktivitātēm?

Cik detalizēti finanses plānojamas

Sadaļa Nr.6

Projekta ieviešamības pārbaude – mērķgrupas vajadzības, riski, finanšu un ekonomiskie ieguvumi


Saistītās puses


Indivīdi un institūcijas, kuras tieši vai netieši,

pozitīvi vai negatīvi ietekmē vai tiek ietekmēti

ar projektu


“Labam cīnītājam ir svarīgi saprast, ka visam, ko kāds dara,

ir savs iemesls. Ne labs, ne ļauns, bet tāds ir.”(Šaoliņas mācības)

Risks


Risks – iespējama neplānota situācija nākotnē ar iespējami negatīvu ietekmi uz daļu vai visu projekta ieviešanu.

Risku tipi:Ārējie: izmaksas, tehnoloģijas, ekoloģija, likumība, veselībaIekšējie: laiks, tehniskie, cilvēkresursu, finanšu

Finanšu un ekonomiskā ietekme


Finanšu ietekme - ieguldījumi vs. izdevumi

Ekonomiskā ietekme – uz tautsaimniecību

(Administratīvais slogs)

Sadaļa Nr.7

Projekta administrēšana – ietvars un process, lietvedība


Projekta vadība


Mērķis – nodrošināt uzraudzību, efektivitāti, kvalitātes kontroli

Kāda ir projektu vadības kapacitāte:organizācijas kapacitātedarbinieku kapacitātepiesaistāmā kapacitāte

Sadarbības partneris


Būt vai nebūt?

Ieguvumi:lielāka kapacitāteplašāka pieredze?

Ierobežojumi:komunikācijas processatbildība (p. nodokļu parāds)?

Projekta vadības process


Jābūt skaidriem visiem procesiem:

iepirkumu processdokumentu vadības processgrāmatvedības processkomunikācijas process?

Lietvedība


Dokumentu vadība: dokumentāls pierādījums mērķu sasniegšanai,

uzdevumu izpildei – projekta ieviešanai auditējamās vērtības dokumentu noformēšana dokumentu uzglabāšana – kur atrodama (tipiski –

sarakste, iepirkumi, grāmatvedība, tehniskā dokumentācija, audits, līgumi, līgumu izpilde, PNA, atskaites)

dokumentu aprites process !publicitātes prasības!

Projektu kvalitātes kontrole


Poka-yoke

Kā novērst kļūdas pirms to rašanās?

Ko darām, ja kļūdas rodas?

Kā uzzinām par kļūdām?

Sadaļa Nr.8

Projekta dokumentācija (projekta dokuments, plānošanas tehniskie aspekti)


Projekta dokumentācija


Projekta dokumentācija


Gadījuma analīze

Visu rūpīgi izlasīt!

Sadaļa Nr.9

Praktiskais darbs – projekta vadības prototips


Sadaļa Nr.10

Projekta personāla vadība (uzņēmuma vadība un personāls)


Projekta veiksme/ neveiksme


Atšķirība starp projekta veiksmi un neveiksmi NAV tehniskajos

risinājumos, bet darbinieku SPĒJĀ pieņemt pārmaiņas

Veiksmīgai projekta komandai:


Mērķi – ir jābūt skaidriem sasniedzamajiem mērķiem un rezultātiem

Lomas – definēta komanda un pienākumu sadalījums

Procesi – instrumenti, projekta plāns, mērījumi

Starppersonu attiecības – kopēja izpratne kā kopā strādās, pamatnoteikumi

Ārējā motivācija


nepieciešamība strādāt krīzes situācijā konkrētu mērķu sasniegšanai

darbojas noteiktā termiņā pozitīva, jo kolektīvs var saliedēties, var kļūt

ražīgāks, novērtē sevi kā daļu no komandas ietver prēmijas, paaugstinājumus, pateicības

Sākam ar sevi!


Cik augsts ir jūsu pašvērtējums:• vai, salīdzinot sevi ar citiem, šķiet, ka nevarat turēt

tiem līdzi?• vai piešķirat sev balvu par labi padarītu darbu?• labprāt pieņemat uzslavu, vai tā liek justies neērti?• vai piekrītat uzskatiem par to, kas jūsos ir labs?• vai pārāk neaizraujaties ar paškritiku?

Vai darba ideoloģija saskan ar organizācijas ideoloģiju?

Kas raksturīgs motivētam vadītājam?


ir pilnībā nodevies savam darbam algo vislabākos darbiniekus – viņu darbs ir

jūsu seja apzina darbinieku stiprās puses un talantus palīdz darbiniekiem izprast un pareizi novērtēt

viņu stiprās puses neignorē padoto vājības – palīdz tās pārvarēt neveido ar padotajiem attiecības kā ar bērniem

– neizrīko un nenorāda katru sīkumu ir enerģisks komandas spēlētājs

Kas raksturīgs motivētam vadītājam?


uzņemas atbildību, nevis uzveļ to kādam citam spēj atrast labāko risinājumu ikvienā situācijā ja nepieciešams, velta spēkus darbinieku aplamas

rīcības novēršanai nevis to pāraudzināšanai – neaizskariet neviena darbinieka pašapziņu vai pašcieņu (zelta likums – ja izsaka atzinību, tad citiem dzirdot)

nesūdzas par grūtībām, bet meklē risinājumu ir godīgs, uzticams un atklāts rāda citiem piemēru

Ko vēlas darbinieks?


• cieņa• norādījumi• atzinība• darbarīki• patīkama darba vide• sazināšanās• muļķīgu iekšējo noteikumu

atcelšana• vara rīkoties

Uzklausīšana


• pievērsiet uzmanību• pajautājiet viņa viedokli• atkārtojiet viņa teikto• novērtējiet viņa idejas• apsoliet ideju apdomāt• atbildiet

Nemainīgi snieguma kritēriji


• ievērojiet svarīgās lietas• nesarežģījiet lietas• kritērijiem jābūt universāliem• kritērijiem jābūt samērīgiem• iedvesiet lepnumu par sasniegto• kritērijiem jābūt nosakāmiem - definējamiem

Sadaļa Nr.11

Projekta ieviešanas uzraudzība, grozījumu izstrāde


Projektu uzraudzība


Uzraudzības līmeņi


Projekta konceptuālā uzraudzība – vispusējs skatījums, dažādi līmeņi un dažādas nozares, tiekas ne retāk kā 2 reizes gadā

Projekta darba grupa – tieši iesaistītie speciālisti, konsultanti – tiekas pēc vajadzības – tehniskie risinājumi

Atsevišķas darba sanāksmes, pilotprojekti, testēšana - specifiskas mērķgrupas iesaistīšana

Uzraudzības aspekti


aktivitāšu statuss laika grafiks izmaksu apjoms riski kvalitāte mērķa grupas apmierinātība identificētie jautājumi – alternatīvie

risinājumi

Alternatīvu izstrāde


iespējamo alternatīvu identificēšana arī status quo ir alternatīva iemesli, kāpēc neizvēlēties

alternatīvu ieguvumi no alternatīvas

Projekta grozījumi


Pamatojums!

Sākotnējā saskaņošana ar sadarbības iestādi, ja nepieciešams – vadošo iestādi

Kas apstiprina grozījumus?

Piesardzīgi ar darbībām pirms apstiprināšanas

Projekta slēgšana


Gala atskaiteietekmes atskaite pēc noteikta laika – sasaiste ar ietekmes indikatoriem

Būtiskākie aspektisasniegtie rezultātifinanšu resursu izlietojums


“Ir trīs lēmumu pieņemšanas ceļi.Pirmais – atdarinot, un tas ir

visvienkāršākais.Otrais – pārdomājot, un tas ir

viscildenākais.Trešais – atceroties pieredzi. Tas ir

vissūrākais.”(Konfūcijs)

Iegūto atziņu strukturēšana


Izmantotā struktūra:

kategorijavērtēšanas objekts (konkrēts plāns, līgums utt.)problēma vai sasniegumiietekmerekomendācijas

Svinam uzvaras!


Jautājumi un komentāri


Paldies par uzmanību!

Jelgavas iela 90, Rīga

Tālr. 67500180, Fakss: 67500181,

E-pasts: [email protected] http://www.L4.lv

Filiāle Jelgavā


apmācību seminārs “ projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana ”

Documents