İç kontrol nedir? İç kontrolün amaçları ve temel İlkeleri İç kontrolde sorumluluklar
DESCRIPTION
T.C. NEVŞEHİR ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROL SİSTEMİ VE İÇ KONTROL EYLEM PLANI. İç Kontrol Nedir? İç Kontrolün Amaçları ve Temel İlkeleri İç Kontrolde Sorumluluklar Kamu İç Kontrol Standartları (Eylem Planı) İzlenmesi Gereken Yol İç Kontrol Eylem Planı. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
1
İç Kontrol Nedir?
İç Kontrolün Amaçları ve Temel İlkeleri
İç Kontrolde Sorumluluklar
Kamu İç Kontrol Standartları (Eylem
Planı)
İzlenmesi Gereken Yol
İç Kontrol Eylem Planı
SUNUM PLANISUNUM PLANI
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55,56,57 ve 58 inci maddeleri)
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin;
1. Etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,2. Varlık ve kaynaklarının korunmasını, 3. Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, 4. Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve
güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan;
organizasyon, yöntem ve süreç, iç denetimi
kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.
*5018 Sayılı Kanun Md.55
İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir.
İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı
taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar.
Yönetimin sorumluluğundadır.
Risk esasına dayanır.
İdarenin mali ve mali olmayan tüm işlemlerini kapsar.
Sadece yazılı dokümanlara(form, belge, el kitabı vb.) dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.
Evrakların kontrolü değildirİç kontrol sadece belirli evrakların, kişilerin veya olayların kontrol edilmesi demek değildir. İç kontrol, varılmak istenen hedefe doğru gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar “kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir.
Statik bir sistem değildirİç kontrol bir kere kurulan ve kurulduktansonra hep ilk kurulduğu şekliyle uygulananstatik bir sistem değil yaşayan bir süreçtir.Sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gerekir.
6
Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi,
Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi,
Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi,
Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesi,
Varlıkların kötüye kullanılması ve israfının önlenmesi ve kayıplara karşı korunması,
* 5018 Sayılı Kanun Md.56
İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli
alanlar dikkate alınır. İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu
aynı olmamakla birlikte işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve
alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata
uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
* İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.6
9
?
Üst Yönetici(Rektör)
Harcama Birimleri
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
İç Denetim Birimi
* 5018 Sayılı Kanunun 11.,60., 63. ve 64. maddelerinde belirlenmiştir.
ÜST YÖNETİCİ (REKTÖR)
Ön Mali Kontrol
İÇ KONTROL
İÇ DENETİMBİRİMİ
MALİHİZMETLER
BİRİMİ(SGDB)
HARCAMABİRİMLERİ
Üst Yöneticiler, mali yönetim ve iç kontrol sisteminin;
Kurulması İşleyişi Gözetilmesi İzlenmesinden
sorumludurlar.
Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri
ve mali hizmetler birimi aracılığıyla yerine getirirler.
* 5018 Sayılı Kanun Md.11, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8
Harcama yetkilileri, görev ve yetki alanları çerçevesinde; İdari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden rektöre karşı sorumludurlar.
Planlama(SP Hazırlık Çalışmaları)Programlama(PP Hazırlık Çalışmaları)Bütçeleme(Bütçe Hazırlık Çalışmaları)Harcama Talimatı verme ve giderin gerçekleştirilmesiBelgelendirmeÖn mali kontrol ve süreç kontrolü(mali mevzuata uyum, ödeneklerin ekonomik, verimli ve etkili kullanımı)Ödeme emri verme
* * İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8
14
Üst Yönetici (Rektör), Harcama Yetkilileri ve diğer
yöneticiler, yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için,
Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden,Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından,Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden,Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.Üst yönetici ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.
KoordinasyonKonsolidasyonVeri ToplamaİzlemeKontrolMuhasebeRaporlamaDanışmanlık
Strateji Geliştirme Daire Başkanı, mali yönetim ve kontrol alanındaki görevlerini yerine getirmekten Rektöre karşı sorumludur.
İç kontrol sistemini denetlemek İç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve
işleyişi ile ilgili olarak yönetime,bilgi sağlamak,değerlendirme yapmak ve önerilerde bulunmaktan sorumludur.
Üst Yönetici, İç Denetçilerden iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir.
*5018 Sayılı Kanun Md.64, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.7,11,15
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5. maddesinde; İç Kontrol Standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği ve yayımlanacağı ifade edilmiştir.
18
İç kontrol sisteminin uygulama esnasında başvurduğu temel ilkelerdir.
Standartlar, kontrol sürecinde en önemli faktördür.
İç kontrol sisteminin belirlenmiş esaslara uyumlu olarak yürütülmesini sağlar ve uygulamaya yönelik öneriler içerir.
İç kontrol sistemine yönelik açıklamalar içerdiğinden sistemin işleyişinin çalışanlar ve yöneticiler tarafından daha iyi anlaşılmasını sağlar.
19
Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık
altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli (79) genel şartlar belirlenmiştir.
İdarelerin ayrıntılı iç kontrol standartları belirleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak idarelerce gerek görülmesi halinde ayrıntılı iç kontrol standartları belirlenebilecektir.
20
A. Kontrol Ortamı StandartlarıB. Risk Değerlendirmesi StandartlarıC. Kontrol Faaliyetleri StandartlarıD. Bilgi ve İletişim StandartlarıE. İzleme Standartları
KAMU İÇ KONTROL
STANDARTLARI
KONTROL ORTAMI
STANDARTLARI
RİSK DEĞERLENDİRMESTANDARTLARI
KONTROLFAALİYETLERİ
STANDARTLARI
BİLGİ VE İLETİŞİM
STANDARTLARI
İZLEMESTANDARTLARI
Etik Değerler veDürüstlük
Planlama veProgramlama
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
Bilgi veİletişim
İç KontrolünDeğerlendirilmesi
Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler
HiyerarşikKontroller
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Raporlama İç Denetim
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
Personelin Yeterliliğive Performansı
YetkiDevri
Etik Değerler veDürüstlük
Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler
Personelin Yeterliliğive Performansı
Etik Değerler veDürüstlük
Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler
YetkiDevri
Personelin Yeterliliğive Performansı
Etik Değerler veDürüstlük
Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler
Planlama veProgramlama
YetkiDevri
Personelin Yeterliliğive Performansı
Etik Değerler veDürüstlük
Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
YetkiDevri
Personelin Yeterliliğive Performansı
Etik Değerler veDürüstlük
Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Raporlama
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
Bilgi veİletişim
Raporlama
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
İç KontrolünDeğerlendirilmesi
Bilgi veİletişim
Raporlama
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
İç Denetim
İç KontrolünDeğerlendirilmesi
Bilgi veİletişim
Raporlama
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların
Bildirilmesi
Bilgi SistemleriKontrolleri
Faaliyetlerin Sürekliliği
GörevlerAyrılığı
HiyerarşikKontroller
ProsedürlerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Kontrol Stratejilerive Yönetimleri
RisklerinBelirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Planlama veProgramlama
21
22
Bir bina için temel ne anlam ifade ediyorsa, bir kurumun iç kontrol sistemi için de çalışma ortamı odur.
Çalışanların, kurumun varlık sebebini, kendi görev ve sorumluluklarının neler olduğunu, hangi fiil ve davranışlarının kabul edilebilir, hangilerinin kabul edilemez olduğunu bildikleri,
İşe alma, terfi, eğitim, disiplin, mali ve sosyal haklar vb.
insan kaynakları uygulamalarının yazılı olarak objektif kurallara bağlandığı ve çalışanlar arasında her hangi bir ayrımcılığın söz konusu olmadığı
23
Görev tanımları çerçevesinde kendilerine verilen işlerin yürütülmesi için eğitim ve donanım başta olmak üzere çalışanlara gerekli kaynakların tahsis edildiği,
Yöneticilerin çalışanları motive ederek onlarla aynı hedefe doğru kilitlendiği,
Kurum çalışanları ve birimleri arasında raporlama ve hiyerarşik ilişkilerin açık ve net olarak belirlendiği bir ortam,
Amaçların gerçekleştirilmesi için uygun bir çalışma ortamının var olduğuna işaret eder.
I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI
Kontrol ortamı maddi ve maddi olmayanunsurlara sahiptir.– Dürüstlük, doğruluk ve etik değerler– Yetkinlik– Yönetim kurulu ve denetim komitesi– Yönetim tarzı ve felsefesi– Organizasyon yapısı– Yetkilendirme ve sorumluluğun verilmesi– İnsan kaynakları politikaları ve uygulamaları Etkin bir kontrol ortamı çalışanların kendisorumluluklarını ve yetkilerini anladıklarıve etik davranmayı üstendikleri zaman oluşabilmektedir.
24
I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI
Risk Değerlendirmesi nedir ?
Risk değerlendirmesi kurumun, faaliyetlerde etkinlik, mali raporlarda güvenilirlik ve düzenlemelere uyum hedeflerini olumsuz etkileyecek iç ve dış olayların tespit ve analiz edilerek bunlara uygun cevaplar verilmesini belirleme sürecidir.
İç Kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir.
Risk Değerlendirmesinde Yöntem
Öncelikle kurumun amaçları açık, net ve tutarlı biçimde belirlenmelidir.
Amaçlar belirlendikten sonra amaçlarla bağlantılı iç ve dış kaynaklı riskler tanımlanır,değerlendirilir ve alınacak tedbirler kararlaştırılır.
25
Kontrol faaliyetleri, kurumun amaçlarına ulaşmasını etkileyebilecek risklerle başa çıkmak üzere belirlenen ve uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir.Kontrol faaliyetleri riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için kullanılır.Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.
Kontrol Faaliyetlerinin çeşitleri:Yetki-onay prosedürleriGörevlerin ayrılığıHiyerarşik kontrollerVarlıkların fiziki güvenliğiKayıt ve dosyalamaBilgi teknolojileri kontrolleri
Bilgi ve iletişim nedir?Bilgi ve iletişim, kurumu ilgilendiren iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi ve kurum içindeki ve dışındaki ilgililere zamanında iletilmesidir.
Bilgi; Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi,Sağlıklı karar alabilmesi,Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapabilmesi,Hedeflerin gerçekleşme performansının takip edilmesi,Risklerin yönetilebilmesi,
için gereklidir.
Sadece, bilgi sahibi olmanız yetmez. Sahip olduğunuz “bilginin kaliteli olması gerekir.
Bilginin kaliteli olması da;
İhtiyacı karşılamasına,
Zamanında erişilebilir olmasına,
Tam ve doğru olmasına,
Güvenilir olmasına,
Güncel olmasına
bağlıdır.
28
İletişim olmaksızın, bilginin hiçbir önemi yoktur. Bu nedenle, gerek kurum içi gerekse kurum dışı iletişim kanalları ile bilginin zamanında ve doğru kişi ya da taraflara iletilmesi gerekir.
Kurum içi iletişim, üst yönetimden çalışanlara doğru aşağı yönlü iletişim kanalları ile çalışanlardan üst yönetime doğru yukarı yönlü iletişim kanallarını ve birimler arasındaki iletişimi kapsar.
Kurum içi iletişim araçları; Haftalık-aylık toplantılar E-posta Kurum intraneti Konferans ve seminerler Kurum bültenleri Periyodik raporlamalar Üst yönetimin tebrik ve mesajları Genelge ve yönergeler Talimatlar Dilek ve öneri kutuları
29
Kurum dışı iletişim;Kurumun amaçları, kaynakları (araçları) ve performans sonuçlarının meclis başta olmak üzere kamuoyuna ve diğer ilgili taraflara şeffaflık ve hesap verebilirlik çerçevesinde raporlanmasını, faaliyetlerin olağan seyri içinde meclis, vatandaşlar, ulusal ve uluslararası diğer resmi kurum ve kuruluşlarla ve sivil toplum örgütleriyle iletişimini kapsar.
Amaçlar ve kaynakların raporlanması Stratejik plan Performans programı Bütçe
Sonuçların raporlanması Faaliyet raporları (Birim, idare, genel faaliyet) Kesin Hesap Cetvelleri Mali tablolar ve Mali İstatistikler Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Yatırım Değerlendirme Raporu
30
İzleme nedir? İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli
aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir.
İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekir.
İzleme Yöntemleri : Hiyerarşik kontroller İç kontrol öz değerlendirme çalışmaları İç denetim faaliyetleri
İç kontrol zayıf olursa ne olur?
Yetersiz ve isabetsiz yönetim kararları İtibar kaybı Hizmetlerde yetersizlik ve kalitesizlik Kaynak kullanımında israf Varlıkların kaybı Yolsuzluk ve usulsüzlük
32
Stratejik plan ve performans programı hayatageçirilmelidir. Süreçler, süreç sahipleri ve sorumluluklarıtanımlanmalı, faaliyetlere, iş ve işlemlere ait iş akış şemaları hazırlanmalı, personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile kontrol prosedürleri
belirlenmelidir. Kurumun amaç, hedef ve politikalarının yerinegetirilmesinde ortaya çıkması muhtemel risklere
ilişkinYönetim planı hazırlanmalıdır.
33
İç kontrol sistemlerinin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve geliştirilmesi sırasında aşağıdaki temel ilkelerin dikkate alınması uygun olacaktır:
5018 sayılı Kanun yönetim sorumluluğunu esas aldığı için, iyi bir iç kontrol sistemi kurmak ve işleyişini sağlamak sorumluluğu kamu idarelerinin üst yöneticileri ile diğer yöneticilerine aittir.
İç kontrol Üniversitenin tüm Birimlerinin katkılarıyla oluşturulacak bir sistem bütünüdür.
İç kontrol sisteminin oluşturulması
çalışmalarının, üst yöneticinin (Rektörlük Makamının) gözetiminde, Mali Hizmetler Biriminin teknik
desteği ve koordinatörlüğünde, Harcama Birimlerinin bizzat
katılımıyla ve uygulamasıyla, İç Denetim Biriminin (Oluşturulacak)
danışmanlık desteğiyle
yürütülmesi gerekmektedir.
İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol
İlginize teşekkür ederim. 25 /Haziran/ 2009
Kadriye BALTA Strateji Geliştirme Daire
Başkanı
36