guida rapida per il processo amministrativo telematico
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Guida Rapida per il Processo
Amministrativo Telematico
Indice………………………………………………………………………. 1
Normative che disciplinano il PAT………………………….. 2
Strumenti per il deposito telematico……………………… 3
Formato files accettato per atti e documenti
depositabili…………………………….............................. 4
Predisposizione dell’atto telematico……………………….. 6
Tipi di deposito e dimensione deposito………………… 19
Esito del Deposito…………………………………………………. 21
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Normative che disciplinano il PAT
Le principali norme che disciplinano il Processo Amministrativo
Telematico sono:
- Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 16 febbraio
2016, n. 40 che rappresenta il testo base in ambito di processo
amministrativo digitale, recante le regole tecnico-operative per
l'attuazione del processo amministrativo telematico.
- Il decreto n. 154/2016 del Segretario generale della Giustizia
amministrativa (23 dicembre 2016) con il quale si indicano i limiti di
dimensione in megabyte del singolo file allegato al modulo di
deposito effettuato mediante PEC o upload.
- Il decreto del Presidente del Consiglio di Stato n. 167/2016
che introduce criteri di redazione e dei limiti dimensionali dei ricorsi
e degli altri atti difensivi nel processo amministrativo.
- La legge 12 agosto 2016, n. 161 che ha convertito in legge,
con modificazioni, il D.L. n. 117/2016 del 30 giugno 2016, recante
proroga di termini previsti da disposizioni legislative in materia di
processo amministrativo telematico.
- La Legge 25 ottobre 2016, n. 197 che ha convertito in legge,
con modificazioni, il D.L. n.168/2016 del 31 aogsto 2016 recante
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misure urgenti per la definizione del contenzioso presso la Corte di
cassazione, per l’efficienza degli uffici giudiziari, nonché per la
giustizia amministrativa.
Occorre anche tener conto di altre norme che regolano le varie
attività connesse con il processo civile telematico.
Codice dell’Amministrazione Digitale:
- il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. contenente il CAD.
Questo testo contiene un insieme di definizioni e principi base dei
quali l’avvocato “telematico” non può in alcun modo fare a meno.
Per quanto riguarda la firma digitale:
-il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio
2013, recante le regole tecniche in materia di generazione,
apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate
e digitali.
Strumenti per il deposito telematico
Gli strumenti necessari per il deposito telematico di un atto sono:
- Dispositivo per la firma digitale
I dispositivi più diffusi sono la smart card e la chiavetta (token)
USB, ognuno contiene i certificati digitali di autenticazione (Carta
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Nazionale dei Servizi - CNS) e la firma digitale, che sono rilasciati
da un Ente certificatore accreditato. Hanno diversi prezzi e si
possono acquistare presso l'Ordine degli Avvocati, presso la Camera
di Commercio o anche presso rivenditori come Aruba.
Tutti i dispositivi di firma digitale presenti in commercio
consentono di sottoscrivere i file con firma digitale PAdES o
CAdES. Nel caso del Processo Amministrativo Telematico il tipo di
firma corretto è il formato PAdES-BES anche se vengono accettati i
documenti firmati in formato PAdES-Basic.
- Casella di posta elettronica certificata
L'indirizzo PEC deve essere comunicato all'Ordine degli Avvocati di
appartenenza.
- Adobe Acrobat Reader DC
Il deposito avviene mediante dei moduli PDF, e questo programma
risulta la soluzione migliore per la compilazione e la conseguente
firma senza la necessità di ulteriori programmi.
Formato files accettato per atti e
documenti depositati
Particolare attenzione si deve porre in fase di caricamento degli
atti, rischio nullità dell’invio.
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Tutti gli atti devono essere scritti tramite un programma di video
scrittura.
Metodo non consentito che causa la nullità dell’invio, la stampa
dell’atto, la sua scansione e successivo salvataggio.
Per quanto riguarda gli atti processuali, i formati di files
accettati sono:
- PDF - PDF/A ottenuto da trasformazione di un documento
testuale senza restrizioni per le operazioni di selezione e
copia parti.
- testo piano senza formattazione (estensione TXT);
- testo formattato (estensione RTF);
- archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRar
(estensione rar), nei formati precedentemente dichiarati.
Per quanto riguarda i documenti allegati e la procura alle liti i
formati ammessi sono:
- PDF ottenuto da trasformazione di un documento testuale,
senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti;
- Testo piano senza formattazione (estensione TXT);
- Extended Markup Language (estensione xml);
- Immagini (estensioni: jpg, jpeg, gif, tiff, tif);
- messaggi di posta (estensioni: eml, msg), purché contenenti
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file nei formati precedentemente dichiarati.
- archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRar
(estensione rar), nei formati precedentemente dichiarati.
Il metodo consigliato è quello di redigere gli atti con un
qualsiasi programma di videoscrittura (Microsoft Word,
OpenOffice, …) e di salvarli o convertirli in formato PDF.
La conversione può avvenire in diversi modi:
Mediante programmi installati sul PC (Foxit Reader, PDF
Creator).
Mediante siti di conversione (pdf2doc.com/it/,
topdf.com/it/).
Predisposizione dell’atto telematico
Dopo la fase di preparazione dell’atto principale e di tutti i
documenti da allegare al fascicolo telematico, dopo aver
eseguito le dovute conversioni dei files rispettando le consegne
dettate dalle normative vigenti, prima di entrare nella fase di
compilazione del modulo deposito, possiamo compiere la fase di
“firma digitale” di tutti gli atti precedentemente preparati e
convertiti in PDF. Lo affronteremo successivamente ma
particolare attenzione si dovrà porre nella presentazione della
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procura alle liti e della relata di notifica che dovranno essere
asseverate prima di caricarle. La firma degli atti viene eseguita
con l’ausilio del dispositivo di firma, selezionando come formato
di firma il PAdES-Bes e non il PAdES-Basic. Dopo aver convertito
i files da allegare e dopo la loro eventuale firma, subentra la
fase di compilazione di uno dei moduli depositi (Ricorso,
Atto/Documenti, Richieste Segreteria, per Ausiliari del Giudice e
Parti non rituali, Istanza) predisposti dal Sito Giustizia
Amministrativa (www.giustizia-amministrativa.it).
Il programma utilizzato per la compilazione del modulo deposito
deve essere un qualsiasi programma PDF in grado di compilare
moduli. Utilizzeremo Adobe Acrobat Reader DC, come anche
consigliato dal Sito Giustizia Amministrativa.
Le uniche cose in comune tra i diversi moduli di deposito sono il
campo iniziale “Sede” dove si andrà a selezionare la sede
destinataria del deposito e il campo finale “Firma Digitale” dove
si andrà ad apporre, tramite il dispositivo di firma digitale e con
lo stesso programma Adobe, la propria firma digitale.
Dopo aver selezionato la Sede dove andremo a depositare il
nostro modulo, si procede alla compilazione dei vari campi e ad
allegare i vari atti e documenti preparati. Se firmati
precedentemente, effettueremo il semplice caricamento dei files
degli atti nei corrispondenti campi, altrimenti, prima di caricarli,
apporremo la nostra firma digitale, ricordando sempre che il
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formato corretto è il PAdES-Bes anche se firmandoli con il
PAdES-Basic non ci sarà segnalato alcun errore.
Una volta caricati e firmati tutti gli atti dei moduli, saremo
arrivati all’ultimo campo, “Firma Digitale”, dove dovremo
apporre l’ultima firma. La prima volta che useremo Adobe
Acrobat Reader DC dovremo configurarlo per farlo interagire con
il dispositivo di firma digitale.
Vediamo la procedura in dettaglio.
Prima di iniziare con la configurazione occorre controllare che
siano correttamente installati:
Il kit di firma digitale (Chiavetta USB o Smart Card)
Adobe Acrobat Reader DC
1. Apriamo Adobe Acrobat Reader DC e nel menu in alto clicchiamo
sul tasto “Modifica” e poi su “Preferenze”
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2. Una volta cliccato su “Preferenze”, si aprirà una nuova finestra.
Selezionato il campo “ Protezione(avanzata)”, togliamo le spunte
(se presenti) su “Attiva modalità protetta all’avvio” e “Abilita la
protezione avanzata”. Confermiamo il tutto cliccando su “OK”.
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3. Una volta confermato con “OK”, chiudere e riavviare il
programma per salvare i settaggi. Clicchiamo nuovamente in
alto sul tasto “Modifica” e poi su “Preferenze”. Nella nuova
finestra selezioniamo Firme e poi nella sezione “Identità e
certificati affidabili” premiamo il tasto “Altre”.
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4. Si aprirà una schermata dall’intestazione “Impostazioni ID
digitale e certificati affidabili”, clicchiamo sul segno + accanto
alla voce “ID digitale”.
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5. Si aprirà un menù, andiamo a cliccare sulla voce “Moduli e token
PKCS#11”. Le voci “Aggiungi modulo” ed “Aggiorna” devono
essere cliccabili, se non lo sono, vuol dire che nei passaggi
precedenti abbiamo fatto qualche errore, come per esempio, non
chiudere e riavviare il programma.
6. Clicchiamo su “Aggiungi modulo”. Si aprirà una finestra dove
dovremo andare a selezionare il file corrispondente al driver
della Smart Card in uso. La Cartella dove troveremo il file,
solitamente è: C:\Windows\System32, ed il file avrà l’estensione
dll (nomefile.dll), bit4ipki.dll per le carte di produzione ST (tipo
Infocert) e bit4opki.dll per le carte di produzione Obenthur (tipo
Arubakey). Più recentemente, a seguito degli aggiornamenti, il
file da caricare può presentare il nome bit4xpki.dll (dove la x sta
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ad indicare una qualsiasi possibile lettera), sia per le carte ST
che Obenthur. Una volta trovato il file, lo selezioniamo e
clicchiamo sul tasto “Apri”.
7. Ritorniamo nella finestra precedente, dove a questo punto
troveremo, nella destra l’Id del file ed il percorso, mentre sulla
sinistra accanto alla voce “Moduli e token PKCS#11” sarà
comparso un segno +.
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8. Clicchiamo sul +, comparirà la voce corrispondente al file
selezionato, clicchiamoci e sulla destra ci apparirà il nome del
token utilizzato per la firma ed il suo Stato. Dato che stiamo
configurando il sistema di firma, la prima volta risulterà
scollegato.
9. Clicchiamo sul pulsante “Login”, si aprirà una finestra dove
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inseriamo la Password (Pin) della Smart Card e poi clicchiamo
sul tasto “OK”.
10. Se avremo inserito la Password corretta la Smart Card
risulterà collegata al programma.
11. A questo punto andiamo a cliccare sulla voce corrispondente al
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tipo di dispositivo per la firma. Una volta selezionato, sulla
destra troveremo uno o più certificati, selezioniamo quello
identificato con NOME e COGNOME, non selezioniamo quello con
il Codice Fiscale.
12. Clicchiamo su “Opzioni d’uso” e selezioniamo la voce “Usa per
firma”.
13. A questo punto non ci resta che andare a configurare il
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formato della firma (PAdES-Bes). Chiudiamo la pagina e
torniamo su quella delle “Preferenze” dove è selezionata la voce
Firme. Nella sezione “Creazione e aspetto” premiamo il tasto
“Altre”.
14. Nella finestra che si apre andiamo alla voce Formato di firma
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predefinito e clicchiamo sul menù a tendina. Selezioniamo la
voce “Equivalente in CAdES” e clicchiamo sul tasto “OK”.
15. Ritorniamo alla pagina precedente delle Preferenze, clicchiamo
su “OK” per completare la configurazione.
16. A questo punto la configurazione è completata e non saremo
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costretti a ripeterla se non in caso di aggiornamenti importanti o
in caso di nuova installazione del programma, del sistema di
firma o del computer.
P.S. Ricordate, nel momento di firma, di assicurarvi di selezionare il
certificato identificato da NOME e COGNOME e non quello
identificato dal CODICE FISCALE.
Asseverazione procura alle liti e relata di notifica.
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Riprendiamo il problema riguardante il caricamento nel modulo
della procura alle liti e della relata di notifica. Entrambe i documenti
dovranno essere asseverati dall’avvocato che ne dichiarerà la
corrispondenza con la versione cartacea. L’asseverazione può
essere fornita in due modi, con una dichiarazione di conformità da
parte dell’avvocato, da inserire all’interno della procura alle liti e
della relata di notifica, prima della firma dei documenti, o con una
dichiarazione di conformità in un documento a parte, riportante un
riferimento temporale e l’impronta hash del documento da
asseverare. Tali documenti devono essere regolarmente firmati
digitalmente. Ovviamente delle due soluzioni, la più praticabile è
l’inserimento dell’asseverazione all’interno del documento stesso.
Tipi di deposito e dimensione deposito.
Il regolamento tecnico prevede due tipi di deposito, via PEC e via
Upload. Il principale è il deposito PEC mentre il deposito via Upload
può essere utilizzato solo in alcuni casi previsti dalle specifiche
tecniche e nel caso di depositi superiori a 30 MB. Ogni sede di
deposito ha un proprio indirizzo PEC a cui inviare il modulo.
Elenchiamo alcuni fattori di cui tener conto nel caso di deposito via
PEC:
Le caselle indicate sono abilitate esclusivamente al deposito
telematico da parte di caselle di posta certificata. Altri messaggi
saranno scartati.
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• Il modulo di deposito va allegato al messaggio PEC. Non si
possono allegare più moduli di deposito nello stesso messaggio.
• La dimensione del singolo file allegato al modulo di deposito non
può essere superiore a 10 MB.
• Non ci sono limitazioni o regole circa il nome del modulo pdf.
• Non è necessario inserire l’oggetto nel messaggio PEC.
• La ricevuta standard PEC di ACCETTAZIONE attesta che il
messaggio è stato inviato.
La ricevuta standard PEC di CONSEGNA attesta che il messaggio
è stato recapitato alla casella di destinazione.
• Il deposito si intende perfezionato quando si riceve un terzo
messaggio, denominato REGISTRAZIONE DEPOSITO.
• Al momento della ricezione del messaggio di REGISTRAZIONE
DEPOSITO, la data e l’ora del deposito sono riprese dal messaggio
di ACCETTAZIONE. Di conseguenza, i termini processuali
decorreranno dalla data e ora del messaggio PEC di
ACCETTAZIONE.
• Il messaggio di REGISTRAZIONE DEPOSITO riporta, nell’oggetto,
lo stesso oggetto che era stato eventualmente inserito nell’invio; in
questo modo è più semplice tenere traccia dei depositi.
• Se invece si riceve un messaggio di MANCATO DEPOSITO,
l’elaborazione non è andata a buon fine. Nel messaggio di
MANCATO DEPOSITO è riportato l’errore che ha impedito la
registrazione.
Nel caso di deposito via Upload si dovrà selezionare il motivo di tale
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scelta, se a causa di una dimensione del modulo superiore ai 30MB
o se per errore nell’invio via PEC. In caso di errore via PEC dovrà
essere riportato il codice identificativo del messaggio d’errore
ricevuto.
ESITO DEPOSITO
Nel caso di invio del modulo tramite PEC, faranno seguito, per
prima cosa un messaggio di “avvenuta accettazione” da parte
del proprio gestore della PEC di deposito, con indicazione di data
e ora di accettazione. Poi un messaggio di “avvenuta consegna”
da parte del gestore dell’Amministrazione della PEC di deposito.
Infine entro le ore 24.00 del giorno lavorativo successivo al
messaggio di avvenuta consegna, un messaggio di
“registrazione deposito”, che riporta anche l’indicazione del
numero di protocollo assegnato e l’elenco di tutti gli atti e
documenti trasmessi. Una volta ricevuto il messaggio di
“registrazione deposito”, il deposito si considera effettuato nel
momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione della
PEC (il primo messaggio).
Nel caso dell’upload, il deposito si intende tempestivamente
effettuato se, entro i termini, avviene da parte del SIGA la
registrazione dell’invio del ricorso o degli altri atti processuali.
La segreteria della sede giudiziaria coinvolta nel deposito
invierà all’avvocato che ha provveduto all’upload, entro le ore
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24.00 del giorno lavorativo successivo alla elaborazione del
messaggio di ricezione, un messaggio PEC denominato
“Registrazione deposito”, che riporta l’indicazione del numero
progressivo di protocollo assegnato e l’elenco di tutti gli atti e
documenti depositati con l’upload.