fmc prirucnik mne jul 2011

MINISTARSTVO FINANSIJA CRNE GORE

PRIRUČNIK ZA FINANSIJSKOUPRAVLJANJE I KONTROLE

Podgorica, jul 2011.

Dokument je nastao uz pomoć Evropske unije

Ovaj dokument – Priručnik za finansijsko upravljanje i kontrole – je pripremilo Ministarstvo finansija – Sektor za centralnu harmonizaciju finansijskog upravljanja i kontrola i unutrašnje revizije u javnom sektoru, uz pomoć Evropske unije. Dokument ne sadrži formalno saopštenje i ne predstavlja nužno službeni stav Evropske unije.

U cilju unapređenja sistema finansijskog upravljanja i kontrola, Priručnik za finansijsko upravljanje i kontrole će biti predmet kontinuiranog ažuriranja od strane Sektora za centralnu harmonizaciju finansijskog upravljanja i kontrola i unutrašnje revizije u javnom sektoru.

IPA 2009 projekat „Jačanje sistema upravljanja i kontrole finansijske podrške EU Crnoj Gori“, EUROPEAID 129081/C/SER/ME, 09ME01.9.1 implementira konzorcijum East West Consulting, Eurecna i Sofreco.

SADRŽAJ

UVODNA RIJEČ....................................................................................................................................................51. UVOD U UNUTRAŠNJU FINANSIJSKU KONTROLU JAVNOG SEKTORA.........................................62. NORMATIVNI OKVIR.....................................................................................................................................8

Uvod......................................................................................................................................................................8INTOSAI...............................................................................................................................................................9COSO okvir – pet elemenata kontrole................................................................................................................11

3. FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLE - FMC.............................................................................13Uvod....................................................................................................................................................................133.1. Finansijska regulativa...................................................................................................................................153.2. Finansijsko planiranje..................................................................................................................................163.3. Finansijsko praćenje i pregled......................................................................................................................173.4. Finansijska kontrola.....................................................................................................................................173.5. Finansijske informacije................................................................................................................................183.6. Znanje iz oblasti finansija............................................................................................................................19Okvir upravljanja................................................................................................................................................19Ključne tačke.......................................................................................................................................................22

4. DUŽNOSTI I ODGOVORNOSTI...................................................................................................................23Uvod....................................................................................................................................................................23Vlada...................................................................................................................................................................23Centralna jedinica za harmonizaciju Ministarstva finansija...............................................................................24Rukovodilac subjekta..........................................................................................................................................24Glavni finansijski službenik................................................................................................................................25Lice zaduženo za finansijsko upravljanje i kontrolu – FMC menadžer..............................................................26Rukovodilac organizacione jedinice...................................................................................................................26Zaposleni u finansijskoj službi............................................................................................................................26Zaposleni.............................................................................................................................................................26Jedinica za unutrašnju reviziju............................................................................................................................26Ključne tačke.......................................................................................................................................................27

5. UPRAVLJANJE RIZIKOM............................................................................................................................28Uvod....................................................................................................................................................................285.1. Svrha............................................................................................................................................................285.2. Ciljevi...........................................................................................................................................................295.3. Koristi upravljanja rizikom..........................................................................................................................295.4. Registar rizika..............................................................................................................................................295.5. Faze upravljanja rizikom..............................................................................................................................30Faza 1 – Identifikacija rizika...............................................................................................................................31Faza 2 – Procjena rizika......................................................................................................................................33Faza 3 – Reagovanje na rizik..............................................................................................................................36Faza 4 – Pregled i izvještavanje o rizicima.........................................................................................................38

6. COSO OKVIR...................................................................................................................................................406.1. Kontrolno okruženje.....................................................................................................................................406.2. Upravljanje rizikom.....................................................................................................................................436.3. Kontrolne aktivnosti.....................................................................................................................................456.4. Informacije i komunikacije..........................................................................................................................586.5. Praćenje........................................................................................................................................................61

7. PREGLED UNUTRAŠNJE KONTROLE.....................................................................................................63Uvod....................................................................................................................................................................637.1. Trenutno stanje finansijskog upravljanja i kontrola - FMC.........................................................................63Cilj – Procjena stanja sistema finansijskog upravljanja i kontrole....................................................................65Korak 1 – Organizovanje pregleda unutrašnje kontrole.....................................................................................65Korak 2 – Odlučiti o obuhvatu pregleda.............................................................................................................65Korak 3 – Pripremiti kontrolne liste za pregled..................................................................................................66Korak 4 – Vršenje pregleda.................................................................................................................................69Korak 5 – Priprema izvještaja sa rezultatima i preporukama sa korektivnim aktivnostima...............................69Unutrašnja revizija..............................................................................................................................................70

P R I L O Z I..........................................................................................................................................................71RJEČNIK POJMOVA/DEFINICIJA.................................................................................................................71

3/129FMC Priručnik, jul 2011.

NORMATIVNI OKVIR.......................................................................................................................................81ZAKON O SISTEMU UNUTRAŠNJIH FINANSIJSKIH KONTROLA U JAVNOM SEKTORU................81PRAVILNIK O NAČINU I POSTUPKU USPOSTAVLJANJA I SPROVOĐENJA FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLA........................................................................................................................96

Aneksi.....................................................................................................................................................................99Aneks 1a – Upitnik za samoprocjenu unutrašnje kontrole..................................................................................99Aneks 1b – Uputstva za upitnik za samoporocjenu unutrašnje kontrole..........................................................114Aneks 2a – Obrazac registra rizika...................................................................................................................121Aneks 2b – Uputstva za uspostavljanje registra rizika i procedure za ažuriranje.............................................122Aneks 3a – Identifikacija rizika za ljudske resurse...........................................................................................128Aneks 3b – Identifikacija rizika kod javnih nabavki........................................................................................129


UVODNA RIJEČ

Priručnik za finansijsko upravljanje i kontrole, koji je pred Vama, ima za cilj da pomogne svim rukovodiocima u boljem razumijevanju finansijskog upravljanja i kontrola i njihovoj ulozi za uspostavljanje ovog sistema u subjektima javnog sektora, u cilju izvršavanja aktivnosti, programa i projekata.

Osim toga, Priručnik ima za cilj pružanje smjernica za postojanje osnovnih i dosljednih unutrašnjih kontrola u cijelom javnom sektoru i definisanja uloga i odgovornosti za dobro upravljanje nacionalnim i stranim sredstvima.

Priručnik za finansijsko upravljanje i kontrole obrađuje pet međusobno povezanih elemenata sistema kontrola i to: kontrolno i radno okruženje, organizacione ciljeve i zadatke i sa njima povezanu procjenu rizika i upravljanje rizikom, kontrole i povezane politike i procedure koje će doprinijeti upravljanju i smanjenju rizika i

ostvarenju ciljeva, sisteme informacija i komunikacija, aktivnosti praćenja rada/učinka subjekta javnog sektora.

Pri tom, akcenti su stavljeni na:

odgovornost rukovodstva za uspostavljanje unutrašnje kontrole, postojanje propisane dokumentacije, kao i primjenu i poštovanje unutrašnjih kontrola u svakoj organizacionoj jedinici u subjektu;

odgovornost svih zaposlenih u javnom sektoru za poštovanje unutrašnjih kontrola; odgovornost unutrašnje revizije za pružanje razumnog uvjeravanja da je sistem unutrašnje

kontrole adekvatan i efikasan i funkcioniše na način na koji je osmišljen od strane rukovodstva, radi postizanja ciljeva subjekta.

Priručnik za finansijsko upravljanje i kontrole definiše okvir za unutrašnju kontrolu kod subjekata javnog sektora. On takođe pruža osnovu za procjenu unutrašnje kontrole. Ovaj pristup primjenjuje se na sve aspekte poslovanja subjekata javnog sektora, a ne samo na finansijske aspekte. Ipak, potreba za zdravim finansijskim upravljanjem je ključni cilj ovog Priručnika.

Na kraju, potrebno je naglasiti da Priručnik za finansijsko upravljanje i kontrole sadrži samo smjernice za sprovođenje unutrašnje kontrole. Ove smjernice ne daju detaljne politike, procedure i prakse za sprovođenje unutrašnje kontrole, već pružaju širi okvir unutar kojeg subjekti javnog sektora mogu da razviju unutrašnje kontrole u skladu sa njihovim specifičnostima.

M I N I S T A R

dr Milorad Katnić


1. UVOD U UNUTRAŠNJU FINANSIJSKU KONTROLU JAVNOG SEKTORA

Unutrašnja finansijska kontrola javnog sektora (eng. Public Internal Financial Control - u daljem tekstu: PIFC) je pojam i koncept razvijen od strane Evropske komisije kako bi pomogao razumijevanju i implementaciji dobro razvijenog i efikasnog sistema unutrašnjih kontrola u procesu pristupanja EU.

P – javni sektor

I – unutrašnje u odnosu na organizaciju

F – uglavnom ali ne isključivo finansijski sistemi

C – kontrola zasnovana na međunarodno prihvaćenim i priznatim standardima

Cilj ovog koncepta je da osigura da se javnim sredstvima dobro upravlja (i nacionalnim i EU fondovima), kao i da se troškovi kontrolišu na efikasan način i da obezbijedi vrijednost za novac poreskim obveznicima.

Obuhvata sve sisteme unutrašnje kontrole i procedure u javnim subjektima i pomaže u obezbjeđenju razumnog uvjeravanja da se javna sredstva troše na odgovarajući način i da ostvaruju vrijednost za novac.

EU zahtijeva da države kandidati pokažu da su njihovi sistemi finansijske kontrole u skladu sa najboljom međunarodnom praksom i standardima. Ovi sistemi finansijske kontrole treba da budu efikasni u dostizanju ciljeva subjekta, tako da se resursi koriste na najbolji način i obezbijedi vrijednost za novac. Ovo ide dalje od usklađivanja sa pravnim okvirom i suštinski to je mjesto gdje se „novi“ aranžmani kontrole razlikuju od tradicinalnih sistema unutrašnje kontrole javnog sektora. Status quo nije opcija za potencijalne države članice.

PIFC predstavlja cjelokupan sistem finansijske kontrole koji interno sprovodi vlada putem organizacija na koje delegira tu funkciju, sa ciljem osiguranja da finansijsko upravljanje i kontrola njenih nacionalnih budžetskih korisnika (uključujući i strana sredstva) bude u skladu sa relevantnim zakonima, opisima budžeta i principima dobrog finansijskog upravljanja, transparentnosti, efikasnosti, efektivnosti i ekonomičnosti.

PIFC obuhvata sve mjere za kontrolu svih državnih prihoda, rashoda, imovine i obaveza. To je unutrašnja kontrola u širem smislu te riječi. Ona obuhvata, ali nije ograničena na finansijsku kontrolu i unutrašnju reviziju.

Unutar PIFC okvira postoje tri stuba koja zajedno funkcionišu, kako bi se obezbijedilo razumno uvjeravanje da unutrašnje kontrole funkcionišu adekvatno i efikasno:

PIFC model = FMC1 + UR + CHUFMC – finansijsko upravljanje i kontrolaUR – unutrašnja revizija

1 eng. Financial Management and Control, u daljem tekstu - FMC

FMC Priručnik, jul 2011 6/129

CHU – centralna jedinica za harmonizaciju

Finansijsko upravljanje i kontrola – i potreba za odgovornošću rukovodilaca za proces unutrašnje kontrole;

Unutrašnja revizija (UR) – funkcionalno nezavisna i decentralizovana unutrašnja revizija koja vrši pregled efektivnosti unutrašnjih kontrola;

Centralna jedinica za harmonizaciju (CHU) – posebna organizaciona jedinica koja razvija i usmjerava PIFC proces.

Ministarstvo finansija nadležno je za koordinaciju uspostavljanja i razvoja PIFC sistema u javnom sektoru. Sektor za centralnu harmonizaciju finansijskog upravljanja i kontrole i unutrašnje revizije u javnom sektoru, kao Centralna jedinica za harmonizaciju (CHU) je zadužen za sprovođenje ove koordinacije.

Konačna odgovornost za uspostavljanje i razvoj PIFC sistema je na rukovodiocima subjekata javnog sektora. Oni su odgovorni za uspostavljanje i obezbjeđenje adekvatnog i efikasnog funkcionisanja PIFC sistema u svojim organizacijama. Svaki subjekat mora preuzeti punu odgovornost za trošenje i kontrolisanje sopstvenog budžeta i osigurati da su uspostavljene adekvatne mjere provjere i zaštite.

Svaki subjekat mora preuzeti punu odgovornost za trošenje i kontrolisanje sopstvenog budžeta i za obezbjeđenje da su uspostavljene adekvatne provjere i zaštite.

Potrebno je naglasiti da se finansijsko upravljanje i kontrola (FMC) odnosi na sve operativne sisteme subjekta, finansijske i nefinansijske. FMC se sprovodi u svim organizacionim jedinicama i na svim nivoima subjekta i obuhvata sve resurse subjekta, uključujući i strane fondove.

Postoje mnoge finansijske kontrole koje adekvatno funkcionišu u javnom sektoru Crne Gore i uvođenje formalnog FMC sistema je više vezano za usvajanje zajedničkog pristupa zasnovanog na dužnostima i odgovornostima rukovodioca, kao i korišćenje usluga unutrašnje revizije, radi pregleda i izvještavanja o efektivnosti unutrašnjih kontrola.

Pravni okvir Crne Gore već pokriva mnoge aspekte FMC-a. Ono što je novo u javnom sektoru Crne Gore je u konceptu upravljanja, potrebe za promjenom, decentralizacija kontrole i korišćenje unutrašnje revizije.

Da bi se to postiglo, potreban je razvoj dobrih praksi rukovođenja i pouzdana finansijska kontrola, što će zajedno sa programom obuke zaposlenih zaduženih i uključenih u sprovođenju PIFC i za centralnu i lokalnu vlast obezbijediti bolje usluge i bolje korišćenje ograničenih resursa.

S druge strane, ovo će rezultirati stalnim poboljšanjem jer će subjekti javnog sektora identifikovati i uvesti najbolje prakse, koje će obezbijediti održivost javnih usluga u Crnoj Gori.


2. NORMATIVNI OKVIR

Uvod Značajno je da Crna Gora kontinuirano razvija pravni i okvir politika za PIFC. Ove reforme utiču na čitav javni sektor, koji mora biti posvećen sprovođenju ne samo ovih pravila, već i promjeni kulture koja je potrebna za održivost duha PIFC sistema.

Finansijsko upravljanje i kontrola u javnom sektoru Crne Gore uređeno je sledećim propisima:

Zakonom o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru (“Sl.listCG”,br.73/08 i 20/11)

Pravilnikom o načinu i postupku uspostavljanja i sprovođenja finansijskog upravljanja i kontrola u javnom sektoru (Sl.list CG”,br.37 /10) i

Upustvom o sadržaju godišnjeg izvještaja o sprovođenju planiranih aktivnosti na uspostavljanju i razvoju sistema finansijskog upravljanja i kontrola i godišnjeg izvještaja o radu unutrašnje revizije (“Sl.list CG”,br.64 /10)

Saglasno Zakonu, finansijsko upravljanje i kontrola je sistem unutrašnjih kontrola koji, utvrđuje i za koji je odgovoran rukovodilac subjekta, a kojim se, upravljajući rizicima obezbeđuje razumna uvjerenost da će se u ostvarivanju ciljeva subjekta, budžetska i druga sredstva koristiti pravilno, ekonomično, efikasno i efektivno.

Pravilnikom se propisuje način i postupak uspostavljanja i sprovođenja finansijskog upravljanja i kontrola u javnom sektoru i potrebne aktivnosti za uspostavljanje i sprovođenje finansijskog upravljanja i kontrola u subjektu.

Upustvom se propisuje sadržaj godišnjeg izvještaja o sprovođenju planiranih aktivnosti na uspostavljanju i razvoju sistema finansijskog upravljanja i kontrola i godišnjeg izvještaja o radu unutrašnje revizije.

Zakon o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru je kao kišobran i treba da bude povezan sa regulativom vezanom za finansije i računovodstvene kontrole, kao što je organski Zakon o budžetu.

FMC je dio PIFC-a i primarna je odgovornost rukovodioca svakog subjekta javnog sektora, a uvodi se sa ciljem poboljšanja finansijskog upravljanja i odlučivanja u ostvarivanju ciljeva subjekta, kao što je navedeno u Članu 5 Zakona, a naročito:

obavljanja poslovanja u skladu sa zakonima, podzakonskim i internim aktima, ugovorima i propisanim postupcima,

obezbjeđenja pouzdanog, potpunog i blagovremenog finansijskog i poslovnog izvještavanja,

pravilnog, ekonomičnog, efikasnog i efektivnog korišćenje sredstava, zaštite imovine, obaveza i drugih resursa od gubitaka koji mogu nastati

neodgovarajućim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korišćenjem, kao i od nepravilnosti i prevara.


PIFC koncept veliku važnost pridaje odgovornosti rukovodilaca za korišćenje budžetskih sredstava i obezbjeđivanja najbolje vrijednosti usluga da bi se zadovoljile potrebe javnosti.

Više rukovodstvo u svakom subjektu je odgovorno za način upravljanja subjektom i kako to vide njihovi zaposleni i druge zainteresovane strane. Na osnovu ovog modela svi rukovodioci moraju da preuzmu odgovornost za svoje zaposlene i obim kontrola, kao podršku opštim politikama subjekta. Rukovodioci treba da budu svjesni da je snažna struktura unutrašnje kontrole temelj kontrole subjekta i njegove svrhe, poslovanja i resursa.

Odgovornost za pružanje adekvatne i efikasne strukture unutrašnje kontrole počiva na rukovodstvu organizacije. Rukovodilac svakog subjekta mora da obezbijedi da se uspostave adekvatne strukture unutrašnje kontrole, vrši njihov pregled, ažuriranje i da budu efektivne.

Pozitivan stav i podrška od strane svih rukovodilaca je od velikog značaja. Rukovodioci moraju biti osobe sa ličnim i profesionalnim integritetom. Oni treba da održavaju nivo stručnosti koji im omogućava da razumiju značaj razvoja, sprovođenja i održavanja efikasne unutrašnje kontrole.

Potrebna promjena je izgrađena na sistemu koji je prvi put usvojio javni sektor 1990.godine, tačnije na COSO modelu, koji je kasnije detaljnije objašnjen. Njega dopunjavaju INTOSAI „Smjernice za standarde unutrašnje kontrole u javnom sektoru“ koje proširiju teorije iz COSO modela. Ove smjernice su prvi put objavljene 1992.godine, koje su ažurirane 2004.godine na osnovu COSO modela. Vidjeti citat dolje.

„Na 17-toj INCOSAI (Međunarodna konferencija vrhovnih revizorskih institucija) održanoj u Seulu, 2001.godine, prepoznata je snažna potreba za ažuriranjem smjernica iz 1992. i složili su se da se treba oslanjati na integrisani okvir za unutrašnju kontrolu Komiteta sponzorskih organizacija (COSO)2Tredvej komisije. Naknadni postignuti napori su rezultirali dodatnim preporukama, da smjernice upućuju na etičke vrijednosti i pruže više informacija o opštim principima kontrolnih aktivnosti vezano za obradu informacija. Revidirane smjernice uzimaju ove preporuke u obzir i treba da olakšaju razumijevanje novih koncepata vezanih za unutrašnju kontrolu.“

EU je prepoznala da će ovi dokumenti i njihova metodologija poslužiti kao okvir za FMC stub PIFC-a i zbog toga je sadržaj ovog Priručnika zasnovan na ova dva dokumenta.

Detaljnije informacije i kopija dokumenta – „INTOSAI standardi unutrašnje kontrole“, mogu se naći na internet stranici: http://intosai.connexcc-hosting.net/blueline/upload/1guicspubsece.pdf

INTOSAI

(Međunarodna organizacija vrhovnih revizorskih institucija) je pripremila okvir za uspostavljanje i održavanje efektivne unutrašnje kontrole, koji naglašava uloge i rukovodilaca i unutrašnje revizije u procesima unutrašnje kontrole.

2 Komitet sponzoriskih organizacija Tredvej komisije (eng. Committee on Sponsoring Organisations – COSO of the Treadway Commisssion)


http://intosai.connexcc-hosting.net/blueline/upload/1guicspubsece.pdf

Dijagram koji slijedi navodi spisak uloga i odgovornosti rukovodilaca i revizora, kao i njihov fokus pažnje kako bi se obezbijedila efektivna unutrašnja kontrola i šta se od njih očekuje u odnosu na sistem unutrašnjih kontrola.

.


Uloge i odgovornosti rukovodilaca u unutrašnjoj kontroli

Kreiranje pozitivnog kontrolnog okruženja putem:uspostavljanja pozitivnog etičkog tona.davanja smjernica za pravilno ponašanje.uklanjanja iskušenja za neetičko ponašanje.obezbjeđenja discipline kada je potrebno.pripreme pisanog kodeksa ponašanja za zaposlene.

Osigurati da zaposleni imaju i održavaju nivo stručnosti da izvršavaju svoje dužnosti.

Jasno definisati ključna područja ovlašćenja i odgovornosti.

Uspostaviti jasne linije izvještavanja.Uspostaviti upravljačke kontrolne politike i procedure

zasnovane na analizi rizika rukovodstva.Koristiti obuke, upravljanje komunikacijama, i

dnevnim aktivnostima rukovodioca na svim nivoima kako bi se pojačao značaj upravljanja kontrolom.

Pratiti kontrolu operacija subjekta putem godišnjih procjena i izvještaja za najviše rukovodstvo.

Uloge i odgovornosti revizora

Zadržati nezavisnost i nastup.Obezbijediti profesionalnu stručnost revizorskog

osoblja.Savjetovati rukovodstvo o rizičnim oblastima.Utvrditi strašteške planove revizije i ciljeve.Sprovoditi revizije poslovanja.Procjeniti sisteme informacionih tehnologija.Preporučiti načine da se poboljša poslovanje i

ojačaju kontrole.Pratiti preporuke da se obezbijedi da su u

potupnosti i efektivno implementirane.Koordinirati aktivnosti revizije sa eksternim

revizorima. Implementirati sistem osiguranja kvaliteta

revizije.

Internakontrola

Stalno praćenje funkcionisanja unutrašnje kontrole širom organizacije i ukoliko je potrebno njihova promjena na odgovarajući način.

Periodično ocjenjivanja efektivnosti funkcionisanja unutrašnje kontrole.

Uobičajene prakse

unutrašnje kontrole

Prakse unutrašnje kontrole su često dizajnirane u skladu sa razvijenim standardima unutrašnje kontrole.

Zaposleni u subjektu su efektivno obučeni i rukovođeni da bi se postigli rezultati.Indikatori učinka su razvijeni i prate se.

Ključne dužnosti i odgovornosti su podijeljene između osoblja kako bi se smanjio rizik od grešaka ili prevare. To jest, dužnosti su odvojene.

Rukovodioci vrše poređenje stvarnog učinka naspram planiranih ili očekivanih rezultata i analiziraju razlike.

.

Obrada informacija se kontroliše, na primjer putem provjera obrada i unesenih podataka.

Uspostavljena je fizička kontrola kako bi se obezbijedila i čuvala sva osjetljiva imovina. Pristup imovini i evidencijama je ograničen na ovlašćene pojedince. Odgovornosti za

njihovu nadležnost i korišćenje se određuje i održava. Transakcije i drugi značajni događaji su autorizovani i izvršeni samo od strane osoblja u okviru

njihovih ovlašćenja. Transakcije se odmah evidentiraju da bi se održala njihova relevantnost i vrijednost da bi se

upravljalo tokom kontrolisanja operacija i donošenja odluka. Unutrašnja kontrola i sve transakcije i drugi značajni događaji se jasno dokumentuju i dokumentacija je

spremna i dostupna za pregled.

U nastavku je kratko objašnjenje COSO modela koji je detaljnije razrađen u Poglavlju 6.

COSO okvir – pet elemenata kontrole

Osnovni principi unutrašnje kontrole zasnivaju se u dobro uspostavljenim organizacionim tehnikama i praksama, koje se izvode iz načina na koji rukovodstvo vodi određenu aktivnost, program i projekat i integrisane su u proces upravljanja. Primjena unutrašnje kontrole je dinamična, te se stoga prakse zasnovane na ranijim okolnostima moraju mijenjati, kako bi se prilagodile izmijenjenoj situaciji. Postoje različite metodologije i pristupi vezani za unutrašnju kontrolu, ali je najšire zastupljen COSO okvir.

Komitet sponzorskih organizacija (COSO)3 Nacionalne komisije za falsifikovane finansijske izvještaje (poznata kao Tredvej komisija), objavila je 1992. dokument pod nazivom: Unutrašnja kontrola – integrisani okvir,4 koji definiše unutrašnju kontrolu kao „proces koji sprovode upravni odbor, rukovodstvo subjekta i ostali zaposleni, osmišljen tako da u razumnoj mjeri pruža uvjeravanje vezano za ostvarivanje ciljeva“ i to u odnosu na četiri kategorije, posebno:

usklađenost sa važećim zakonima i propisima; pouzdanost finansijkog i upravljačkog izvještavanja; efektivnost i efikasnost poslovanja, zaštita sredstava.

Unutrašnja kontrola može se ocijeniti kao efektivne u svakoj od ovih kategorija ukoliko su rukovodilac subjekta i rukovodstvo u razumnoj mjeri uvjereni da:

razumiju do koje mjere se ostvaruju ciljevi subjekta; objavljeni finansijski izvještaji su pouzdani; se poštuju važeći zakoni i propisi;. subjekat pruža usluge javnosti koje zadovoljavaju načelo vrijednost za novac.

COSO okvir dalje navodi da se unutrašnja kontrola sastoji od pet međusobno povezanih elemenata.

Pet osnovnih elemenata i njihovo grupisanje obezbjeđuju kombinaciju „mekih“ kontrola, kao što je uspostavljanje okruženja u kojem koncept kontrole može da „preživi“ i bude uspješan pored strožijih, tradicionalnijih tipova „teških“ kontrola vezanih za računovodstvo i finansijske transakcije.

Pet elemenata za uspostavljanje sistema unutrašnje kontrole na osnovu COSO modela su:

3 Komitet sponzorskih organizacija (COSO) čine Američki Institut ovlašćenih javnih računovođa (CPAs), Institut upravljačkih računovođa (IMA), Institut unutrašnjih revizora (IIA), Međunarodni finansijski direktori i Američka asocijacija računovođa (AAA).4 COSO publikacija Unutrašnja kontrola – integrisani okvir (serijski br. proizvoda 990012), može se nabaviti u svim radnjama AICPA na internet stranici www.cpa2biz.com. Prihod od prodaje Okvira koristi se za kontinuiranu podršku COSO-a.


1. Kontrolno okruženje – mora biti pozitivno i viši rukovodioci moraju postaviti ton i vlastitim primjerom voditi zaposlene da poštuju i obavljaju svoje dužnosti najbolje što mogu;

2. Procjena rizika – mora se usvojiti strategija koja podržava misiju i ključne ciljive subjekta, koja će smanjiti rizik ukoliko nešto krene loše;

3. Kontrolne aktivnosti –adekvatne kontrole moraju biti uspostavljene i redovno pregledane kako bi se obezbijedilo da sistem unutrašnjih kontrola pravilno funkcioniše;

4. Informacije i komunikacije – relevantne informacije moraju biti dostupne i zaposlenima i javnosti i uvesti dobar dvosmjeran sistem komunikacije i

5. Praćenje kontrola – subjekti moraju redovno vršiti procjenu i praćenje rizika i kontrola u subjektu i ukoliko je potrebno vršiti poboljšanja.

Ovo su pet ključnih oblasti koje treba pregledati i razviti za sve sisteme unutrašnje kontrole, kako bi bile u skladu sa najboljom praksom EU.


3. FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLE - FMC

Uvod

Zdravo finansijsko upravljanje je od suštinskog značaja za poboljšanje kvaliteta rezultata usluga javnog sektora. Ono utiče na način finansiranja koje se koristi za rješavanje nacionalnih i lokalnih prioriteta, raspoloživost sredstava za ulaganja i isplativost javnih usluga.

Zdravo fnansijsko upravljanje zavisi od ostvarenja određenog broja ciljeva:

• pružanje pouzdanog obračuna potrošenog novca i ostvarenih prihoda;

• obezbjeđenje da postoji pravilno i zdravo finansijsko upravljanje, uključujući i pravilno upravljanje javnim resursima i usklađenost sa regulatornim standardima;

• postizanje vrijednosti za novac, odnosno ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje sredstava;

• identifikovanje, procjena i upravljanje rizikom;

• podržavanje u donošenju dobrih odluka i pomoć rukovodiocima da na pravilan način procijene posljedice finansijskih politika i drugih opcija;

• pomaganje subjektu da planira za budućnost i da uskladi raspodjelu sredstava sa ciljevima politika;

• maksimiziranje izvora prihoda;

• ostvarivanje organizacionih promjena u skladu sa novim okolnostima;

Takođe, veća je vjerovatnoća da će javnost imati više povjeranja u subjekte javnog sektora, ukoliko postoji snažno finansijsko upravljanje, odgovornost i transparentnost u korišćenju javnih sredstava.

Za vlade je značajno da to urade na pravi način, jer to utiče na širok spektar područja uključujući:

finansijsko upravljanje – fiskalna održivost, mobilizacija i raspodjela sredstava operativno upravljanje – radni učinak, vrijednost za novac i upravljanje budžetom upravljanje – transparentnost i odgovornost upravljanje rizicima – kontrole i usklađenost

Pored toga, efikasno upravljanje javnim finansijama je važno i za donošenje odluka. Tačna finansijska informacija se često koristi kao mehanizam da podrži odluke i osigura efikasnu alokaciju sredstava.

Postoji opšte očekivanje da oni koji su odgovorni za obavljanje javnih poslova i rukovanje javnim novcem, budu u potpunosti odgovorni za obavljanje poslova u skladu sa zakonom i


odgovarajućim standardima, kao i da se javni novac zaštiti i koristi ekonomično, efikasno i efektivno.

Odgovornost rukovodilaca i pripadajuće dužnosti, treba da pomognu svakoj organizaciji da postigne svoje specifične i opšte ciljeve. Tokom procesa donošenja odluka, rukovodioci moraju da razmotre slijedeće:

da koriste vrijeme i resurse štedljivo i dragocjeno vrijeme posvete najznačajnijim stvarima,

da na najbolji način raspodijele oskudne resurse i da djeluju na ekonomičan, efikasan i efektivan način,

da reaguju na promjene na pozitivan način i da budu spremni da iskoriste mogućnosti i komparativne prednosti.

Finansijsko upravljanje i kontrola (FMC) je jedan od tri stuba unutrašnje finansijske kontrole javnog sektora i zasniva se na principima moderne javne uprave i odgovornosti rukovodilaca.

To znači da svaki subjekat mora da preuzme potpunu odgovornost za trošenje i upravljanje sopstvenim budžetom i da obezbijedi postojanje odgovarajućih kontrola i zaštitne mjere.

Tradicionalni centralizovani sistemi kontrole zasnovani su na fizičkoj kontroli putem provjera i odobravanja svake transakcije. Tipično, Ministarstvo finansija kontroliše budžetski proces, raspodjelu sredstava budžetskim korisnicima i kontroliše sva plaćanja obično putem jedinstvenog sistema trezora.

Decentralizovano upravljanje je nov koncept za mnoge administracije. Ova promjena procesa zahtijeva vrijeme i podršku da se razvije. Međutim, promjene u kulturi; promjene u stilovima upravljanja; promjene da se ohrabri kontinuirano unapređenje; promjene u aranžmanima javnih konsultacija i promjene u transparentnosti i odgovornosti prema javnosti, su potrebne radi obezbjeđenja boljeg kvaliteta pružanja javnih usluga. Svaki subjekat treba da ima finansijskog službenika koji je odgovoran za pripremu budžeta i izvršenje i sva finansijska pitanja.

PIFC sistem mora da osnaži ruovodioce javnih subjekata da brzo reaguju na ove nove zahtjeve i promjene. Dobar PIFC sistem mora biti u stanju da odgovori i reaguje na ove prilike i rizike.

U principu, finansijska kontrola je najvažnija oblast unutrašnje kontrole, jer pokriva skoro sve aktivnosti subjekta. U javnom sektoru naglasak je usmjeren na principe i aktivnosti podrške finansijskoj kontroli. Svi rukovodioci imaju obavezu i odgovornost za finansijsku kontrolu. Oni moraju da osiguraju najbolje korišćenje resursa, smanjenje gubitaka, rasipanje, zloupotrebu imovine i spriječe i otkriju prevaru i korupciju.

Upravljanje javnim finansijama je efektivno upravljanje državnim prihodima i rashodima ⁄sredstava javnog sektora.

Efikasno upravljanje javnim finansijama je važno za stvaranje povjerenja, transparentnosti i zajedničkog koncenzusa između vlade i građana.


Radi postizanja efektivnog finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru, neophodno je da subjekti usmjere pažnju na razvoj slijedećih ključnih područja finansijskog upravljanja:

1. finansijske regulative

2. finansijsko planiranje

3. finansijsko praćenje i pregled

4. finansijsku kontrolu

5. finansijske informacije

6. znanje iz oblasti finansija

Da bi to postigli, organizacije moraju imati dobre upravljačke informacione sisteme, a posebno ključne finansijske sisteme koji su:

moderni

pouzdani

integrisani (i međusobno i sa sličnim informacionim sistemima upravljanja koje koristi javni sektor)

efektivno podržavaju finansijsku administraciju i zahtjeve upravljanja

Zbog toga je neophodno opredijeliti finansijske i ljudske resurse kako bi se obezbijedilo da ti sistemi:

stalno se razvijaju u skladu sa novim potrebama;

u potpunosti koriste novu tehnologiju za unapređenje finansijskih procesa;

budu dostupni korisnicima i rukovodicima sa minimalnim zastojem;

su decentralizovani za korisnike budžeta, tako da su oni odgovorni i za kontrolu;

gdje god je moguće budu integrisani, kako bi se obrada podataka svela na najmanju mjeru, a integritet sistema povećao na najveću mjeru.

3.1. Finansijska regulativa

Da bi radili efikasno, subjekti javnog sektora moraju obezbijediti uspostavljanje i pridržavanje prihvaćenih principa finansijskog upravljanja.

Dio ovog procesa je razvoj i implementacija finansijske regulative ili pravila koji uključuju politike i procedure za sve finansijske transakcije, uključujući plaćanje faktura i plaćanja zaposlenih; prikupljanje prihoda; pripremu i izvršenje budžeta; finansijski monitoring i


izvještavanje. Oni pružaju okvir i vodeće principe svakodnevnim rutinama za upravljanje finansijskim poslovanjem subjekta i za finansijsko izvještavanje i monitoring.

U Crnoj Gori, pored organskog Zakona o budžetu , Uputstvo o radu državnog trezora, koje je donijelo Minstarstvo finansija, pruža smjernice i uputstva kako korisnici budžeta trebaju da primijene najbolju praksu finansijskog upravljanja za glavne finansijske procese.

Uputstvo o radu državnog trezora daje smjernice o slijedećim finansijskim pitanjima:

1. Izvršenje budžeta;2. Finansijska kontrola;3. Obračun i kontrola izdataka;4. Prikupljanje prihoda;5. Čuvanje novca;6. Neregularnosti u vezi državnog novca;7. Bankarstvo;8. Zarade;9. Izvještavanje;10. Pozajmice, zajmovi i investiranje državnog novca;11. Finansijka evidencija;12. Avansi;13. Programi finansirani od strane donatora.

Navedeni spisak obuhvata sve glavne finansijske procese kojih se korisnici budžeta moraju pridržavati radi obavljanja unutrašnjih kontrola kako bi smanjili rizik od gubitka, rasipanja i pogrešnog upravljanja. Ovi sistemi/procesi trebaju da budu osnova za sprovođenje pregleda unutrašnje kontrole u svim subjektima.

Očekuje se da će uspostavljanjem internih procedura u subjektima za navedene oblasti, zaposleni biti svjesni i da će razumjeti kako da upravljaju svakim od ovih finansijskih procesa.

Kao reakcija na promjene, moderna organizacija javnog sektora treba da bude posvećena kontinuiranom preispitivanju i promjenama regulatornog okvira.

Mnogi subjekti koji imaju kvalitetan sistem kontrole, već posjeduju interne procedure i sa svojim iskustvom po ovom pitanju, mogu pružiti dragocjenu podršku i smjernice drugima u pripremi ovih procedura.

3.2. Finansijsko planiranje

Ministarstvo finansija ima odgovornost za pripremu i izvršenje budžeta ali je značajno što svi budžetski korisnici upravljaju svojim finansijskim poslovanjem. Budžetski korisnici treba da pripreme nacrt budžeta koji je vezan za plan aktivnosti (plan usluga) koji detaljno opisuje operativne aktivnosti za narednu godinu. Ovi ciljevi treba da podrže i budu u skladu sa ciljevima Vlade. Viši rukovodioci trebaju da rade zajedno na pripremi budžeta i plana usluga za svoju organizaciju.


Svake godine priprema se budžetski cirkular za korisnike budžeta koji pruža smjernice i uputstva za pripremu i podnošenje godišnjeg budžeta. Korisnici budžeta nakon toga pripremaju budžet koji podnose Ministarstvu fnnasija u zahtijevanom formatu i do određenog vremenskog roka.

Kako korisnik budžeta priprema svoj budžet? Ovo se razlikuje od subjekta do subjekta, ali je bitno da su ključna lica koja su odgovorna za programe, uključeni u pripremu budžeta, a ne samo zaposleni u finansijskoj službi. Takođe, prije podnošenja budžeta, svaki subjekat treba da uzme u obzir svoje ključne ciljeve i prioritete za narednu godinu. Ovo može rezultirati različitim prijedlozima budžeta, koje treba razmotriti prije donošenja konačne odluke.

Treba napomenuti da je Vlada usvojila Srednjoročni okvir rashoda, dokument koji predstavlja osnov za budžetsko planiranje za naredne tri godine.

Zdravo finansijsko planiranje i budžetske kontrole moraju se preduzimati unutar integrisanog okvira korporativnog i poslovnog planiranja i od velike je važnosti za:

obezbijeđenje ostvarivanja ciljeva javnog sektora,

efikasno korišćenje i raspodjelu resursa,

efektivnu finansijsku kontrolu tokom aktivnosti subjekta.

3.3. Finansijsko praćenje i pregled

Ključne komponente finansijskog praćenja i pregleda su:

redovno finansijsko izvještavanje rukovodstva podpomognuto efektivnim procedurama budžetske kontrole,

kontinuiran, nezavisan pregled finansijskih i unutrašnjih kontrola i operativnog učinka. Obično ga sprovodi unutrašnja revizija.

povremene analize troškova, povećanih rashoda i smanjenih prihoda.

poređenje učinka i troškova organizacionih jedinica; ovo se može izvršiti poređenjem troškova tekuće godine u odnosu na troškove prethodne godine i⁄ili poređenjem sa budžetom i⁄ili drugim subjektima.

3.4. Finansijska kontrola

U nekim zemljama fokus finansijske kontrole je na ex ante (prethodnim) i ex post (naknadnim) kontrolama. Finansijsko upravljanje i kontrola je sastavni dio svih aktivnosti i funkcija subjekta i treba da postoji za sve finansijske i nefinansijske procese.

Cilj PIFC-a je decentralizovana kontrola od strane subjekata javnog sektora. Jedinica za unutrašnju reviziju treba da sarađuje sa rukovodiocima glavnih finansijskih procesa, kako bi


se osiguralo da postoji razumno uvjeravanje da kontrole glavnih finansijskih procesa pravilno funkcionišu.

S obzirom da finansijska kontrola pokriva čitav subjekat ona zahtijeva da svaki rukovodilac organizacione jedince mora da osigura da kontrole postoje i da efektivno funkcionišu u okviru njegovog područja kontrole. Rukovodioci u subjektima su odgovorni za unutrašnju kontrolu, a ne Ministarstvo finansija.

Zbog toga su rukovodioci odgovorni i dužni da osiguraju izvršenje odgovarajućih pregleda, kao i da provjere i prate unutrašnje kontrole kako bi obezbijedili dokaz da li su one efektivne ili ne. Ukoliko postoji problem ili slabosti u sistemu unutrašnje kontrole, rukovodilac procesa mora riješiti ovo pitanje i odlučiti kako da poboljša kontrolu i smanji rizik ponovnog pojavljivanja ovog problema.

Unutrašnja revizija treba redovno da pregleda, ocjenjuje i izvještava o glavnim finansijskim sistemima kao što su računovodstvo, budžetiranje, zarade i prikupljanje prihoda. Ti pregledi treba da uključe provjeru efektivnosti IT sistema kao kontrolnog sredstva.

3.5. Finansijske informacije

Dobra i kvalitetna finansijska informacija je od suštinske važnosti da bi se osiguralo da rukovodioci mogu biti efikasni u:

formulisanju politika

donošenju odluka

planiranju usluga

finansijskom planiranju

finansijskom praćenju i kontroli.

Standard kvaliteta može biti zadovoljen, ako jasno pokazuje da su finansijske informacije:

potpune, tačne i blagovremene

dostupne rukovodiocima, kada im je potrebna

dostupne i razumljive onima koji je koriste.

Osnovu finansijskih informacija pružaju sistemi kao što su:

upravljanje dohotkom i prihodima – u kojem se evidentiraju sve transakcije prihoda.

računovodstvo obaveza – koje obezbjeđuje mogućnost nabavke roba i usluga u skladu sa raspoloživim budžetom.

finansijski informacioni sistem (FIS) – obezbjeđuje glavnu knjigu, evidenciju dužnika i povjerioca i informacije o izvršenju budžeta.


sistem zarada – obezbjeđuje podatke za zarade i naknade zarada za sve zaposlene.

3.6. Znanje iz oblasti finansija

Efikasno upravljanje finansijskim poslovima organizacije može se postići samo ako su predhodno navedeni sistemi i procedure sprovedeni i pregledani od strane zaposlenih koji imaju odgovarajuće vještine.

Neophodno je utvrditi potrebu za obukom zaposlenih i vršiti stalan pregled kako bi se utvrdile nove potrebe. Nakon identifikacije, potrebno je suočiti se sa nedostacima u obukama, koje treba rješavati na koordinirani način putem kombinacije programa obuke unutar i izvan subjekta.

Okvir upravljanja

Važno je da rukovodioci u potpunosti razumiju svoje odgovornosti i da su proaktivno uključeni u proces donošenja odluka.

Svaki rukovodilac ima stalnu odgovornost da obezbijedi da zaposleni ulažu napore da ostvare konkretne rezultate, kao njihov doprinos u ispunjavanju opštih ciljeva subjekta. Na primjer:

obezbijediti uputstva za opšte, finansijske i administrativne politike u skladu sa zahtjevima Vlade;

obezbijediti da su osnovni procesi sastavne komponente upravljanja i, finansijskih administrativnih sistema;

definisati okvir odgovornosti, organizacione prinicipe i funkcionalne odnose za upravljačke i finansijske funkcije i

obezbijediti da su procesi finansijskog upravljanja i sistemi kontrola adekvatno dokumentovani, prenijeti i shvaćeni od strane svih zaposlenih.

Sledeći opšti principi procesa upravljanja u javnom sektoru odnose se na sve administracije:

odluke o raspodjeli sredstava donijete tokom procesa donošenja budžeta moraju jasno saopštavati pružanje vladinih usluga i političke prioritete;

ciljevi i zadaci Vlade i ministarstava moraju biti jasno saopšteni javnosti i zaposlenima, da bi se osiguralo da svi partneri rade na ostvarenju istog cilja;

jasna podjela odgovornosti radi smanjenja dupliranja zadataka i da se osigura da je neko odgovoran za izvršenje svake funkcije;

svim rukovodiocima kojima su dodijeljene odgovornosti su delegirana ovlašćenja da ih izvrše i


svi rukovodioci su odgovorni za njihove postupke i odluke, uključujući i finansijske i nefinansijske.

Sve administracije moraju da imaju slijedeće komponente za skladan okvir finasijskog upravljanja:

zakone, regulativu, politike i procedure;

procedure za finansijsko planiranje i kontrolu budžeta;

procese, sisteme i unutrašnje kontrole;

šeme delegiranja ovlašćenja i odgovornosti;

procese i procedure za praćenje i izvještavanje o poštovanju standarda kontrole i

transparentan i pravičan proces pozivanja na odgovornost pojedinaca i subjekata zbog neizvršenja poslova.

Unutrašnja kontrola može da pomogne u praćenju učinka rada i obezbjeđenju pouzdanih informacija o efektivnosti poslovanja. Zauzvrat, to može da dovede do daljih odluka ili akcija rukovodstva kreiranih za poboljšanje kontrolnog okruženja.

Međutim, ukoliko je proces donošenja odluka pogrešan, onda to ne može spriječiti nijedna količina kontrole. Zbog toga, da bi se to minimiziralo, biće neophodno da se izvrši procjena rizika kako bi se obezbijedilo da su one oblasti koje su najpodložnije riziku jasno identifikovane i zaštićene.

Kontrolna lista za uspostavljanje upravljačke kontrole

Procjena četiri glavna cilja unutrašnje kontrole treba biti centralna tačka za utvrđvanje da li su u subjektu uspostavljene odgovarajuće kontrole.

1. Ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje resursa;2. Pouzdanost i integritet informacija;3. Usaglašenost sa politikama, planovima, procedurama, zakonima i regulativom;4. Zaštita imovine od gubitka, zloupotrebe i štete zbog rasipanja, lošeg upravljanja,

grešaka, prevara i nepravilnosti.

Početna tačka je da se zapitamo koje dokumentovane dokaze posjedujemo da potkrijepimo svaki od ovih ciljeva unutrašnje kontrole?

Nakon toga treba pripremiti kontrolnu listu i dosije svih relevantnih dokumenata koji se koriste u subjektu, a koji podržavaju svaki cilj.

Na primjer, pod ciljem – ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje resursa

Šta vaša organizacija radi da nadzire poslovanje?


Da li postoji sveobuhvatan sistem upravljanja poslovanjem u svakoj ključnoj operativnoj i

funkcionalnoj službi?

Da li imate mjesečne izvještaje praćenja finansijskog poslovanja?

Da li dostižete ključne indikatore poslovanja koji su postavljeni kao referentna tačka?

Da li donosite godišnje statističke podatke o vašim rezultatima?

Da li imate postavljene ciljeve za svaku operativnu i funkcionalnu službu?

Na primjer, pod ciljem – pouzdanost i integritet informacija;

Da li se sve transakcije evidentiraju ažurno nakon obavljanja?

Da li imate sistem upravljanja informacija za donošenje odluka?

Koje informacije redovno pružate javnosti o svojoj organizaciji?

Imate li dokumentovane procedure i rokove za izradu izvještaja za rukovodstvo?

Da li viši rukovodeći kadar ima pristup informacijama koje su od značaja za njihovu poziciju i odgovornosti?

Da li pratite korišćenje i zahtjeve za informacijama od strane zaposlenih i javnosti?

Da li javnosti pružate odgovore na njihova pitanja i pritužbe?

Da li postoji efikasna komunikacija između zaposlenih i rukovodilaca o ključnim kadrovskim pitanjima?

Da li održavate sastanke za javnost, kako bi diskutovali o vašim rezultatima rada i strategiji?

Na primjer, pod ciljem - Usaglašenost sa politikama, planovima, procedurama, zakonima i regulativom;

Šta vaš subjekat radi kako bi obezbijedio usaglašenost?

Koje interne procedure i zakoni regulišu rad vašeg subjekta?

Prdržavate li se kodeksa ponašanja?

Sprovodite li politiku „zviždača“ kako bi spriječili nepravilnosti?

Imate li korporativne procedure za pritužbe od strane javnosti i zaposlenih?

Da li imate strategiju upravljanja rizikom?

Ko vrši praćenje usaglašenosti?


Imate li Komitete za reviziju, Komitete za nadzor?

Na primjer, pod ciljem - zaštita imovine od gubitka, zloupotrebe i oštećenja zbog rasipanja, lošeg upravljanja, grešaka, prevara i nepravilnosti.

Da li imate obezbjeđenje i kontrole za različite računarske sisteme?

Da li imate procedure za svaki računarski sistem?

Da li vršite svakodnevno dodatno pohranjivanje računarskih informacija?

Da li imate plan za oporavak od katastrofa?

Da li imate procedure za evidentiranje osnovnih sredstava?

Da li imate fizički inventar osnovnih sredstava?

Da li imate izvještaje o vrijednosti osnovnih sredstava?

Da li procjenjujete produktivnost sredstava?

Da li imate redovne informacije o nivou rasipanja, prevara, itd?

Gore navedeni primjeri su smjernica za neka od pitanja koja treba uzeti u obzir prilikom odlučivanja, da li unutrašnja kontrola efektivno funkcioniše u vašoj organizaciji.

Ključne tačke

Da bi finansijsko upravljanje efektivno funkcionisalo u javnom sektoru, to zahtijeva da dođe do promjena u kulturi i radnom okruženju javne administracije, koje će dovesti do jačanja profesionalizma rukovodilaca za finansije.

Da bi se postiglo dobro i zdravo finansijsko upravljanje i kontrola, subjekti moraju da usmjere aktivnosti kontrole na one oblasti rashoda od kojih se očekuje da obezbijede najbolje korišćenja javnih sredstava i usluga.

Dio toga je razvoj finansijske regulative koja postavlja okvir i principe za upravljanje finansijskim poslovima subjekta.

FMC reforme će zahtijevati određeno vrijeme da bi se razumjeli novi koncepti, kao i da bi došlo do njegovog efektivnog sprovođenja. Ove FMC reforme moraju biti komplementarne sa drugim reformama javne uprave, koji mogu biti promjena upravljačkih i institucionalnih aranžamana u javnom sektoru. Za sprovođenje FMC reformi, često će biti neophodna značajna sredstva za obuke i zapošljavanje unutrašnjih revizora.


4. DUŽNOSTI I ODGOVORNOSTI

Uvod

Potreba za upravljačkom odgovornošću je ključni faktor za zdravo finansijsko upravljanje i kontrolu. Ipak, Vlada, ministri i ostala rukovodeća lica treba da osiguraju postojanje prave posvećenosti za unutrašnju finansijsku kontrolu javnog sektora. Utvrđivanje budžetskih prioriteta kako bi se osiguralo najbolje korišćenje javnih sredstava je od ključne važnosti da bi se osiguralo da su pružene najbolje javne usluge.

Postavljanjem dobrog primjera pravilnog korišćenja javnih sredstava i sprovođenje PIFC okvira, Vlada Crne Gore će zadovoljiti zahtjeve EU za zatvaranje poglavlja 32 – Finansijska kontrola.

Ovo će zahtijevati bezrezervnu podršku sa vrha i postaviće ton za čitav javni sektor, kako bi nastavili sprovođenje zdravog finansijskog upravljanja i kontrole, podržano od strane nezavisne i decentralizovane jedinice za unutrašnju reviziju.

Svi zaposleni imaju određenu ulogu u uspostavljanju finansijskog upravljanja i kontrole, neko veću u odnosu na ostale. Važno je informisati sve zaposlene o potrebi za boljom unutrašnjom kontrolom i očekivanjima u poboljšanju efikasnosti javnih usluga. Postoje određeni ključni učesnici koji su od velikog značaja za uspjeh PIFC. To su:

Vlada Centralna jedinica za harmonizaciju Ministarstva finansija Rukovodilac subjekta Glavni službenik za finansije Lice za finansijsko upravljanje i kontrolnu - FMC menadžer Rukovodioci organizacionih jedinica Zaposleni u finansijskoj službi Ostali zaposleni i Jedinica unutrašnje revizije

Vlada

Odgovаrаjuća finаnsijska kontrola je prije svega odgovornost centrаlnih i lokаlnih vlasti, koje su odgovorne skupštinama i svim domаćim i stranim zainteresovanim stranama, građanima i organizacijama u pogledu pripreme i izvršenjа državnog i budžeta lokalne samouprave.

Kao dio ove odgovornosti, Vlаda pruža smjernice sa strategijama i programskim dokumentima i operativno sa propisima i odlukama koje podržavaju sprovođenje i stalno poboljšanje unutrašnje kontrole.


Vladino prihvatanje potrebe za zdravim sistemom unutrašnje kontrole je prepoznavanje da javni sektor mora da obezbezbjedi vrijednost za novac i najbolje korišćenje javnih sredstava.Ovo će djelovati kao sredstvo za obezbjeđenje urednog, etičkog, efikаsnog i efektivnog rаda i sprječаvаnje prevаrа i korupcije u jаvnom sektoru.

Poštovаnje neophodnih korektivnih i preventivnih mjerа, uključujući аdministrаtivne i sudske sаnkcije i njihovo prаćenje je postavljanje „krajnjeg tona sa vrha” i preduslov za sprovođenje i izvršаvаnje efikаsnog sistema unutrašnje kontrole u jаvnom sektoru.

Centralna jedinica za harmonizaciju Ministarstva finansija

Centralna jedinica za harmonizaciju (eng. Central Harmonization Unit, u daljem tekstu: CHU) je zadužena za rаzvoj, smjernice i koordinаciju sistema unutrašnjih finаnsijskih kontrola u javnom sektoru i organizaciona jedinica je u sklopu Ministarstva finansija.

CHU izrađuje smjernice i predlаže subjektima javnog sektora dа sistem unutrašnjih finаnsijskih kontrola učine efikаsnijim, putem rаzvijаnja i аžurirаnja metodologija. Tаkođe, procjenjuje, nа osnovu godišnjih izvještаjа subjekata, unutrašnje finаnsijske kontrole u jаvnim subjektima i daje prijedloge zа njihovo unаpređenje.

CHU obavlja slijedeće poslove:

priprema metodologije za sprovođenje finansijskog upravljanja i kontrola kod subjekata javnog sektora;

priprema programe obuka i organizuje i sprovodi obuku lica odgovornih i uključenih u finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju;

koordinira uspostavljanje i razvoj finansijskog upravljanja i kontrole uključujući i unutrašnju reviziju;

prati sprovođenje zakona, propisa i standarda za finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju, etičkog kodeksa unutrašnjih revizora, uputstava i metodologija za finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju;

vrši pregled kvаliteta finаnsijskog uprаvljаnjа i kontrole i unutrаšnje revizije kod subjekata, sа ciljem prаćenjа sprovođenja preporuka radi prikupljаnjа informаcijа zа poboljšаnje metodologija i stаndаrda rаdа;

sarađuje sa domaćim i stranim stručnim tijelima i institucijama iz oblasti finansijskog upravljanja i kontrole i unutrašnje revizije.

priprema godišnji konsolidovani izvještaj o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola za Vladu sa preporukama za poboljšanje idr.

Rukovodilac subjekta

Rukovodioci subjekata su dužni i odgovorni zа uspostаvljаnje i stаlno poboljšаnje sistemа unutrašnjih kontrolа u njihovim orgаnizаcijаmа. Oni treba da procijene rizike organizacije, da su unutrašnje kontrole odgovarajuće da obezbijede razumno uvjeravanje dа će specifični i opšti ciljevi orgаnizаcije biti ostvareni. S tim u vezi naročito moraju:


imati jasno razumijevanje misije subjekta i obezbijediti da su dugoročni i kratkoročni ciljevi organizacije saopšteni svim zаposlenimа i zаinteresovаnim strаnаmа,

imenovati lice zaduženo za uspostavljanje, sprovođenje i razvoj FMC u subjektu, pregledati, razumjeti i odobriti strategiju upravljanja rizicima, redovno raspravljati i аžurirаti registаr rizika koji odražava stvаrne ciljeve i rizike, definisаti prihvаtljive rizike, preduzeti odgovаrаjuće mjere zа kontrolu rizikа, imenovati vlasnika rizika i pratiti

sprovođenje, preduzeti odgovаrаjuće korektivne mjere u slučаju prevаre, korupcije i drugih

neprаvilnosti, promovisati korišćenje i potrebu za unutrašnjom revuzijom, kako bi se izvršio pregled

sistema unutrašnje kontrole i dale preporuke za poboljšanje, podnositi godišnji izvještаj o napretku sistema unutrаšnje kontrole Centrаlnoj jedinici zа

hаrmonizаciju.

Rukovodilac subjekta javnog sektora usvaja plan koji uključuje:

aktivnosti neophodne za uspostavljanje FMC-a, lica zadužena za sprovođenje neophodnih aktivnosti i rokove za sprovođenje aktivnosti.

Glavni finansijski službenik

Iako je rukovodilac svakog subjekta odgovoran za uspostavljanje adekvatnog sistema finansijske kontrole, razumljivo je da postoji i odgovorna osoba na višem nivou koja će biti zadužena za finansijske poslove i koja će pružati smjernice po svim pitanjima vezanim za finansije u subjektu. Važno je da su odgovornosti za ovu poziciju jasno definisane i objašnjene.

U svakom subjektu mora da postoji lice odgovorno za upravljanje i administriranje finansijskim poslovima. Njegova uloga je značajna i kritična – ne samo radi procjene rizika i obezbjeđenja pravilnosti u korišćenju javnih sredstava, već i u obezbjeđenju zdravog finansijskog upravljanja i efektivnih kontrola. U tim oblastima glavni finansijski službenik može dati značajan doprinos efektivnosti rada subjekta i da pomogne u pokazivanju otvorenosti i transparentnosti u načinu rada i poslovanja.

Da bi bili u mogućnosti da efikasno ispune svoje odgovornosti i da olakšaju korporativno upravljanje, glavni finansijski službenici moraju biti u središtu procesa donošenja odluka u subjektu i imati ključnu ulogu u organizaciji – ne samo da bi obezbijedili da finansije imaju odgovarajuću težinu u politikama donošenja odluka, već i da su u mogućnosti da sa autoritetom reaguju ukoliko u bilo koje vrijeme odgovarajući standardi nisu zadovoljeni.

Postoji pet ključnih uloga koje su kritične za postizanje zakonskih obaveza glavnog finansijskog službenika:

održavanje snažnog finansijskog upravljanja podržanog efektivnim finansijskim kontrolama;

doprinošenje korporativnom upravljanju i rukovođenju; podržavanje i savjetovanje političara;


podržavanje i savjetovanje rukovodilaca i zaposlenih u njihovim operativnim ulogama; vođenje i upravljanje efektivnom i odgovornom finansijskom službom.

Lice zaduženo za finansijsko upravljanje i kontrolu – FMC menadžer

Rukovodilac javnog subjekta mora odrediti odgovarajuću kvalifikovanu osobu za koordinaciju FMC, odnosno lice zaduženo za finansijsko upravljanje i kontrolu.. Ključni zadaci ovog lica su:

priprema plana za uspostavljanje FMC i praćenje sprovođenja, koordiniranje aktivnosti za uspostavljanje i razvoj FMC, pomoć rukovodiocu subjekta u razvoju i utvrđivanju strategije upravljanja rizicima, pripremu i praćenje sprovođenja plana za otklanjanje nedostataka unutrašnjih kontrola, priprema godišnjeg izvještaja o FMC, izvještavanje rukovodioca subjekta o trenutnom stanju i razvoju FMC, saradnja sa Centralnom jedinicom za harmonizaciju Ministarstva finansija.

Rukovodilac organizacione jedinice

Jedna od potrebnih promjena za sprovođenje FMC je uvođenje koncepta delegiranja ovlašćenja i odgovornosti. Viši rukovodioci dodjeljuju odgovornost za uspostavljanje konkretnijih politika i procedura unutrašnje kontrole zaposlenima koji su odgovorni za određene funkcije u odjeljenjima. U svakom slučaju, u lancu odgovornosti, rukovodioci organizacionih jedinica su zapravo glavni izvršioci/odgovrna lica u svojoj sferi nadležnosti. Rukovodioci organizacionih jedinica pripremaju budžet, upravljaju, izvršavaju, prate i izvještavaju o zaposlenima i resursima pod njihovom nadležnošću.

Zaposleni u finansijskoj službi

Svi zaposleni uključeni u različite finansijske procese, kao što je računovodstvo i budžetiranje, plaćanje dobavljačima, obračun i isplata zarada, upravljanje dugom, trezor, itd, treba da budu svjesni implementacije PIFC sistema i uloge finansijskog upravljanja i kontrole i unutrašnje revizije.

Zaposleni

S obzirom da FMC obuhvata cijeli subjekat, važno je da su svi zaposleni upoznati i da razumiju potrebu za finansijskim upravljanjem i kontrolom. Oni će biti uključeni i trebaće da sprovode različite procedure i kontrole, kako bi osigurali da različiti finansijski procesi pravilno funkcionišu.

Jedinica za unutrašnju reviziju

Unutrašnja revizija (UR) je nezavisna, objektivna i konsultantska aktivnost osmišljena da poboljša poslovanje subjekta. Ona pomaže subjektu u ostvarivanju ciljeva donošenjem


sistematičnog, disciplinovanog pristupa radi procjene i poboljšanja efektivnosti upravljanja rizikom, unutrašnje kontrole i procesa upravljanja.

Jedinica za unutrašnju reviziju direktno podnosi izvještaj rukovodiocu subjekta ali se mora konsultovati i sarađivati sa licem zaduženim za FMC (FMC menadžer) kako bi se obebzbijedilo da PIFC proces ide u istom pravcu.

Jedinica za unutrašnju reviziju nije odgovorna za sprovođenje sistema finansijskog upravljanja i kontrola i upravljanje rizikom ali može pružiti savjete.

Rukovodilac svakog subjekta ima odgovornost da preduzme mjere radi sprovođenja preporuka iz izvještaja jedinice za unutrašnju reviziju.

Ključne tačke

FMC je sastavni i interaktivan proces koji preduzima Vlada, Centralna jedinica za harmonizaciju, rukovodilac subjekta, lice zaduženo za FMC, jedinica za unutrašnju reviziju i zahtijeva od svih zaposlenih da prate specifične ciljeve subjekta i opšte ciljeve koji su:

usklađenost poslovanja sa zakonima, regulativom, internim politikama, ugovorima i procedurama,

obezbjeđenje pouzdanog, potpunog i blagovremenog finansijskog izvještavanja, ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje sredstava, zaštita imovine od gubitka ili rasipanja koje može prouzrokovati pogrešno upravljanje,

neopravdano trošenje, krađe i prevare.

Odgovornost zaposlenih u javnom sektoru u vezi sa ovim opštim ciljevima mora biti jasno izražena u zakonima i regulativama, kodeksima, internim uputstvima i podržana od rukovodstva na svim nivoima subjekta. Da bi bili u mogućnosti da odgovore na svoje odgovornosti, državni službenici moraju imati neophodnu obuku i moraju imati na raspolaganju adekvatna sredstva, npr. informacije, metodologije, materijalne i ljudske resurse.

U slučaju sumnje na prevaru, korupciju ili drugu nepravilnost i nezakonite radnje, državni službenici moraju imati mogućnost da izvještavaju o takvim slučajevima i da budu zaštićeni od bilo kakvih posljedica.


5. UPRAVLJANJE RIZIKOM

Uvod

Savremene strukture korporativnog upravljanja stavljaju značajan akcenat na upravljanje rizicima, a djelimičan rezultat toga su nove metodologije. Međutim, u realnosti upravljanje rizikom nije posebna aktivnost već je dio uobičajene odgovornosti rukovodstva, odnosno rukovodioci su za ovu aktivnost odgovorni isto kao što su odgovorni za mnoge aspekte upravljanja finansijama i upravljanja ljudskim resursima.

Rizik se može javiti u različitim oblicima, na primjer finansijski rizik, rizik vezan za projekte, rizik vezan za usluge koje pružamo, rizik vezan za određene zainteresovane strane, rizik od propuštenih prilika odnosno neispunjavanja politika, rizik vezan za reputaciju. Oni mogu da utiču na uspješnost (performanse), zainteresovane strane, klijente i ostalu javnost. Potrebno nam je jasno razumijevanje na koji način se može upravljati tim rizicima. To je centralni dio uspješnog planiranja i izbjegavanje neuspjeha, odnosno ostvarivanja ključnih ciljeva i zadataka, izgradnje povjerenja javnosti koja posmatra naš rad i ispunjavanja zahtjeva dobrog korporativnog upravljanja.

Rizik se može definisati kao „Bilo koji događaj ili pitanje koje se može pojaviti i negativno uticati na ostavarivanje političkih, strateških i operativnih ciljeva Vlade. Propuštene prilike se takođe smatraju rizikom.“

5.1. Svrha

Tokom posljednjih godina svi sektori u privredi usmjerili su pažnju na strategiju upravljanja rizikom kao ključnom stavkom koja omogućava uspjeh organizacije u ostvarivanju ciljeva i istovremeno zaštitu interesa zainteresovanih strana. Rizik predstavlja neizvjesnost ishoda a dobra strategija za upravljanje rizikom (SUR) omogućava subjektu da:

poveća uvjerenost u ostvarivanje željenih rezultata; efektivno ograničava prijetnje na prihvatljiv nivo i donosi odluke o korišćenju prilika, na osnovu odgovarajućih informacija.

Dobra strategija upravljanja rizicima, takođe obezbjeđuje veće povjerenje u korporativno upravljanje subjekta i njegovu sposobnost da obavlja posao.

Upravljanje rizikom nije linearan proces, već prije predstavlja niz međusobno povezanih elemenata između kojih mora da postoji ravnoteža, da bi upravljanje rizicima bilo efektivno. Pored toga, određenim rizicima se ne može upravljati odvojeno od drugih. Upravljanje jednim rizikom može imati uticaj na drugi rizik, bilo pozitivno bilo negativno.

Krajnja svrha upravljanja rizicima nije uklanjanje svih rizika, već smanjenje rizika na prihvatljiv nivo. Taj nivo će varirati od subjekta do subjekta u zavisnosti od apetita subjekta za rizicima, što opet zavisi od sposobnosti subjekta da upravlja rizičnim situacijama kada se one pojave i riješava posljedice njihovog pojavljivanja. Rizici se tako preuzimaju, ali na kontrolisan način.


5.2. Ciljevi

Cilj Strategije upravljanja rizicima je identifikovanje i procjena rizika kako bi subjekat odlučio koji je najbolji način postupanja sa rizikom. Uobičajeno rješenje je uvođenje odgovarajućih unutrašnjih kontrola radi minimiziranja pojavljivanja rizika. Ti koraci uključuju:

razvijanje registra rizika u odnosu na ciljeve, koji će identifikovati i procijeniti sve značajne rizike sa kojima se subjekat suočava i tako pomoći ostvarenju misije i ciljeva subjekta;

rangiranje svih rizika u pogledu mogućeg pojavljivanja i očekivanog uticaja na subjekat;

raspodjela jasnih uloga, odgovornosti i dužnosti za postupanje sa rizikom; pregled usklađenosti sa zakonima i regulativom, uključujući redovno izvještavanje o

efektivnosti sistema unutrašnjih kontrola radi smanjenja rizika; povećanje nivoa svijesti o principima i koristima uključenosti u proces upravljanja

rizicima i posvećenosti zaposlenih principima kontrole rizika.

5.3. Koristi upravljanja rizikom

Ukoliko se pristup upravljanja rizikom planira i izvršava efikasno, koristi koje iz njega proističu su:

svijest o značajnim rizicima sa rangiranjem prioriteta koji pomažu efikasnom planiranju resursa, jačanje fokusa za potrebom procjene i planiranja unutrašnje revizije, prepoznavanje dužnosti i odgovornosti, pomoć strateškom i poslovnom planiranju, identifikacija novih prilika, akcioni plan za efikasno upravljanje značajnim rizicima.

5.4. Registar rizika

Registar rizika će uključiti sagledavanje svih potencijalnh rizika sa kojima se suočava subjekat prateći svoju misiju i ispunjenje ciljeva, gdje će se rizici razložiti na odgovarajuće oblasti (npr. zaposleni, budžet, informaciona bezbjednost, itd.) i identifikovati radi upravljanja na svim nivoima.

Svi rizici trebaju biti jasno definisani zajedno sa mjerama za njihovu kontrolu. Uzimajući u obzir adekvatnost sistema kontrala, izbjeći će se dupliranje resursa jer se može desiti da se nekoliko identifikovanih rizika već efikasno kontroliše.

Značajno je da su sistemi unutrašnje kontrole adekvatno uspostavljeni radi smanjenja identifikovanih rizika. Ukoliko se unutrašnjom revizijom ili na neki drugi način identifikuje slabost kontrola, to je potrebno evidentirati i time se pozabaviti.


Unutrašnja revizija će izvršiti procjenu unutrašnjih kontrola radi utvrđivanja da li finansijski sistemi efikasno funkcionišu, kako bi obezbijedili razumno uvjeravanje da su rizici smanjeni na najmanju mjeru.

Rizici mogu biti kategorizovani kao spoljni (politički, finansijski, zakonodavni, vezani za okruženje) i unutrašnji (poštovanje rokova, kvalitativni, tehnološki i operativni). S obzirom da ne predstavljaju svi rizici prijetnju subjektu, svako područje treba rangirati kao npr. beznačajno, značajno, veoma značajno i katastrofalno po pitanju i mogućnosti pojavljivanja i uticaja.

Nakon idenfikacije i analize rizika i nakon prihvatanja rizika, slijedeći korak je preduzimanje mjera radi njihove kontrole. Ovo će uključiti razmatranje najisplativije aktivnosti, koja će se procijeniti u odnosu na rangiranje rizika. Predložena aktivnost će se evidentirati u odnosu na specifičan rizik, zajedno sa datumom implementacije u odnosu na procijenjenu hitnost i ime lica koje je odgovorno za upravljanje rizikom.

5.5. Faze upravljanja rizikom

Ključne faze upravljanja rizikom su:

1. Identifikacija rizika2. Procjena rizika – analiza i procjena rizika3. Reagovanje na rizik4. Praćenje i izvještavanje


Information&

CommunicationOtherGovernmentDepartments

Reviewingand reportingrisks

risks

Assessingrisks

Addressingrisks

Government

Parliament

Stakeholderexpectations

Corporate GovernanceRequirements

TheEconomy

Laws &regulations

PartnerOrganisations

Sponsored /SponsoringOrganisations

Information

CommunicationOtherGovernmentDepartments

Raćenjeingand

risks

Identifikacijarizika

Assessingrisks

Addressingrisks

Government

Parliament

Stakeholderexpectations

Corporate GovernanceRequirements

Economy

Laws &regulataon

Sponsored /SponsoringOrganisations

Informacije

i

komunikacije

Praćenje i

izvještavanje

o rizicima

Procjena

rizika

Reagovanje na

rizik

Faza 1 – Identifikacija rizika

Da bi upravljao rizikom, subjekat treba da zna sa kojim rizicima se suočava i da ih procijeni. Identifikovanje rizika je prvi korak u izgradnji profila rizika subjekta. Ne postoji jedan pravi način da se dokumentuje profil rizika subjekta, već je dokumentovanje kritično za efikasno upravljanje rizikom. Ne postoji iscrpan spisak rizika koji mogu uticati na postizanje ciljeva subjekta. Međutim, na osnovu definicije rizika koja je predhodno navedena, mogu se pojaviti sljedeće kategorije:

sve što predstavlja prijetnju ostvarivanju ciljeva organizacije, programa ili pružanju usluga građanima;

sve što može da ugrozi ugled organizacije i povjerenje javnosti u njen rad; nedovoljna zaštita od nedoličnog ponašanja, zloupotrebe, pogrešne prakse, štete ili

mala vrijednost za novac; nepoštovanje propisa; nesposobnost da se odreaguje, odnosno da se upravlja izmijenjenim okolnostima na

način koji će spriječiti ili svesti na minimum negativne efekte promjena na pružanje javnih usluga.

Identifikacija rizika se može podijeliti na dvije odvojene faze. To su:

početna identifikacija rizika (za subjekat koji nije ranije identifikovao rizike na strukturiran način, ili za nove subjekte, ili možda za nove projekte ili aktivnosti unutar subjekta);

kontinuirana identifikacija rizika, koja je neophodna za idenfikaciju novih rizika koji se ranije nisu pojavljivali, promjene u spoljašnjim rizicima, ili rizici koji su ranije postojali prestaju da budu značajni za subjekat (ovo treba da bude rutinski element u poslovanju).

Metode za identifikovanje rizika

Postoji nekoliko metoda koje se mogu koristiti za identifikovanje rizika, ali ne postoji konkretan dobar ili loš metod.

Kroz neke metode dobiće se veliki broj stavki, područja koja su izložena riziku, koje vas samo mogu zbuniti tako da nećete znati šta da uradite. S druge strane, neke metode će vam ukazati samo na nekoliko područja ili aktivnosti koje su možda izložena riziku, ali bez preciznih informacija o tim rizicima.

Prvi savjet bi mogao da bude: Razmotrite vrijeme koje imate na raspolaganju da identifikujete rizike koji prijete vašim aktivnostima;.

Drugi savjet je: Gledajte unazad, razmišljajte unaprijed. Informacije o prošlim zbivanjima su korisne, ali glavna briga treba da bude ono što će se dogoditi.

Važno je pronaći probleme, a ne čekati da problemi pronađu organizaciju. Bolje je djelovati proaktivno nego retroaktivno.


Na primjer, ukoliko subjekat ima veliki uspjeh ili rast u poređenju sa ostalim sličnim subjektima, to možda nije dobro – to može biti upozorenje. Samo zbog toga što se čini da stvari fukcinišu dobro, ne mora da znači da je stvarno tako.

Postoji mnogo metoda za identifikovanje rizika, od jednostavnih do profesionalnih pristupa. U nastavku se opisuje nekoliko najčešće korišćenih metoda.

“Brainstorming”

Identifikovanje rizika može se uspješno obaviti primjenom metode “brainstorminga“, kroz organizovanje radionica širom organizacije. Brainstorming je metoda za pronalaženje kreativnih rješenja za određene probleme. Sprovodi se na način što se učesnici koncentrišu na problem i nastoje da smisle što više ideja ili rješenja za određeni problem.

Generalno, to je prvi korak u procjeni rizika, koji može biti veoma dobar za prikupljanje informacija sa svih nivoa subjekta. Pristup se temelji na činjenici da različite osobe s različitim iskustvom i znanjem određenom problemu različito pristupaju.

Da bi učesnici radionice bili kreativni, treba koristiti naslove kao što su:

Strateški nivo: ugled, finansije, pružanje usluga, politika;

Operativni nivo: komercijalni, ljudski resursi, operativni, finansijski, informacione tehnologije, upravljanje sredstvima;

Alternativni: sredstva, zaoposleni, reputacija, informacije, kontinuitet poslovanja, ciljevi.

Standardni brainstorming odvija se usmeno i ne treba ograničavati kreativnost učesnika – svako mišljenje treba da doda nešto novo. U nekim situacijama ljudi mogu biti stidljivi u pogledu davanja mišljenja, pa se bilježenjem ideja na papiru, ljudi mogu podstaći da daju svoje mišljenje.

Korišćenje kontrolnih lista

Ovo je tipična metoda za samoprocjenu i vođenje razgovora sa rukovodiocima.

Svaki rizik se razmatra u odnosu na prethodno pripremljenu kontrolnu listu. Uopšteno je teško sastaviti listu koja će obezbjediti parametre koji imaju široku upotrebu. Liste treba redovno provjeravati da bismo bili sigurni da su i dalje relevantne za operativna područja koja se razmatraju. Upotreba kontrolnih lista je naročito relevantna za procjenu rizika.

Prethodno iskustvo

Podatke iz predhodnog perioda koje organizacija čuva ili su joj dostupni iz drugih izvora, dragocjeni su za utvrđivanje učestalosti javljanja i uticaja nepoželjnih događaja. Ove informacije moraju biti pouzdane i što je moguće obuhvatnije. To uključuje podatke i analize o realizaciji planova (strateških, operativnih i finansijskih dokumenata), kao i izvještaje unutrašnje revizije


Organizovanje procesa identifikacije rizika

Potrebno je usvojiti odgovarajući pristup za identifikaciju rizika. Dva pristupa koja se najviše koriste su:

Određivanje tima za pregled rizika: Uspostavlja se tim (interni ili se angažuje sa strane) da razmotri sve funkcije i aktivnosti subjekta u odnosu na postavljene ciljeve i da identifikuje odgovarajuće rizike. Tim treba da sprovede niz razgovora sa ključnim osobljem na svim organizacionim nivoima, kako bi se izgradio profil rizika za cijeli spektar aktivnosti (ali važno je da ovaj pristup ne treba da ugrozi shvatanje rukovodioca da su oni odgovorni za upravljanje rizicima koji su relevantni za ostvarivanje ciljeve).

Samoprocjena rizika: Svaki nivo i dio subjekta treba da pregleda svoje aktivnosti i da svoje mišljenje o rizicima sa kojima se suočava. Ovo može da se vrši putem dokumentovanog pristupa, (uz okvir za mišljenje dat u upitnicima), ali je često efektivnije da se organizuje radionica (sa licem koje posjeduje adekvatne vještine koje će grupi zaposlenih omogućiti da utvrdi rizike koji utiču na njihove ciljeve). Prednost ovog pristupa jeste ukoliko samo nosioci procesa identifikuju rizike, onda ih bolje i prihvataju.

Faza 2 – Procjena rizika

Da bi odlučili kako da se nosimo sa rizikom, osnovno je ne samo identifikovati da određena vrsta rizika postoji, već je takođe bitno procijeniti njegov uticaj i vjerovatnoću pojave rizičnog događaja.

Metodologija analize rizika može da varira, u najvećoj mjeri stoga što je mnoge rizike teško kvantifikovati (npr. rizike reputacije), dok je druge moguće numerički dijagnostifikovati (naročito finansijske rizike). Za prvu grupu je bolji subjektivan ugao posmatranja. U ovom smislu procjena rizika je više umjetnost nego nauka. Međutim, korišćenje sistematskog kriterijuma za procjenu nivoa rizika će ublažiti subjektivnost ovog procesa, obezbjeđujući da se okvir za procjenu napravi na dosljedan način.

Procjena rizika je objektivna ocjena rizika u kojoj su pretpostavke i nesigurnosti jasno razmatrane i predstavljene. Dio teškoća u upravljanju rizikom je, što mjerenje obije veličine koje se tiču procjene rizika – Uticaj (mogućeg gubitka) i Vjerovatnoća (da će se događaj desiti) se mogu teško izmjeriti. Velika je mogućnost greške u mjerenju ova dva koncepta. Rizik sa velikim potencijalnim gubitkom i malom mogućnošću dešavanja, često se tretira drugačije od onog sa malim potencijalnim gubitkom i velikom vjerovatnoćom dešavanja. U teoriji, oba su gotovo istog prioriteta za reagovanja ali u praksi teško se može sprovesti, kada ste suočeni sa nedostatkom resursa, naročito vremena, u kojem treba sprovesti proces upravljanja rizikom. Finansijske odluke, kao što je osiguranje, izražavaju gubitak u novčanim iznosima.

Procjena rizika bavi se ocjenom vjerovatnoće i uticaja pojedinačnih rizika, uzimajući u obzir međuzavisnost ili druge faktore izvan uskog okvira koji se istražuje:

Vjerovatnoća je ocjena mogućnosti određenog ishoda koji se stvarno dešava (uključujući i razmatranje učestalosti sa kojom do tog ishoda može da dođe). Na primjer, relativno je mala vjerovatnoća da će se desiti veliko oštećenje na nekoj zgradi,


ali bi to imalo ogroman uticaj na kontinuitet poslovanja. Nasuprot tome, vrlo je vjerovatan povremeni pad kompjuterskog sistema, ali to obično nema veliki uticaj na poslovanje.

Uticaj je procjena posljedica ili rezultat određenog ishoda koji se ustvari dešava.

Uticaj bi u idealnom slučaju trebalo posmatrati preko sljedećih parametara:o vrijeme o kvaliteto koristo ljudi/resursi

Mjerenje rizika

Mjerenje rizika proizilazi iz identifikacije rizika. Razmatra se u pogledu Uticaja i Vjerovatnoće.

Primjer mjerenja Uticaja rizika:

Rangiranje Uticaj rangiranja Opis3 Ozbiljan - Prekid svih osnovnih programa/usluga

- Gubitak imovine velike vrijednosti- Ozbiljne štete za životnu sredinu- Smrt - Značajan gubitak povjerenja javnosti- Pritisak javnosti za smjenu rukovodilaca

2 Umjeren - Prekid nekih osnovnih programa/usluga- Gubitak imovine- Izvjesne štetne posljedice na životnu sredinu- Ozbiljne povrede- Djelimičan gubitak povjerenja javnosti - Negativan stav javnosti u medijima

1 Manji - Kašnjenja u manjim projektima/uslugama- Gubitak imovine (manje vrijednosti)- Privremene štetne posljedice na životnu sredinu- Smanjenje nivoa povjerenja javnosti- Određeni negativni stav javnosti u medijima

Primjer mjerenja Vjerovatnoće rizika:Rangiranje Vjerovatnoća Opis

3 Visoka Očekuje se nastanak događaja u većini slučajeva

2 Srednja Događaj bi se mogao desiti u nekom trenutku

1 Niska Nastanak događaja nije vjerovatan


Rangiranje rizika

Opšte rangiranje rizika vrši se na osnovu zaključaka izvedenih tokom analize opšteg kontrolnog okruženja, inherentnog rizika i mjerenja u pogledu uticaja i vjerovatnoće.

Rangiranje rizika identifikovaće se praćenjem presjeka uticaja i vjerovatnoće.

Rangiranje rizika predstavlja kombinaciju uticaja i vjerovatnoće, prema izabranoj metodi. Procjena i predložene aktivnosti donose sa na osnovu individualnog suda o datim okolnostima. Čisto matematičko izračunavanje bilo bi opasno pojednostavljivanje.

Kategorizacija rizika visok/srednji/nizak stepen rizika u matrici rizika „3*3” prikazana je na slici ispod.

Postoji nekoliko varijanti, ali je najčešća matrica „3*3”, koja daje dovoljno informacija na jednostavan način.

Bitno je napomenuti da rukovodstvo može smatrati neke rizike kao neprihvatljive (smrt, korupcija i dr.), čak iako su uticaj i/ili vjerovatnoća srednja ili niska. Takvi rizici mogu se rangirati na osnovu odluke, a ne izračunavanja tokom cjelokupnog procesa procjene rizika.

Iz „matrica rizika „3*3” se izvodi rangiranje rizika. U ovoj fazi, treba odgovoriti na sledeća pitanja:

- Kako razvrstati i rangirati rizike vezane za više različitih procesa?- Drugim riječima, kako utvrditi prioritete među rizicima, koji mogu da uzrokuju najviše

štete?

Prikazivanje rezultata može biti spisak procesa vezanih sa najvažnije rizike.


Faza 3 – Reagovanje na rizik

Svrha reagovanja na rizik je da se nesigurnost okrene u korist subjekta, ograničavanjem prijetnji i korišćenjem pruženih prilika. Bilo koja aktivnost koju subjekat preduzima u pogledu reagovanja na rizik, predstavlja dio onoga što je poznato kao „unutrašnja kontrola“. Postoji pet ključnih aspekata reagovanja na rizik: tolerisanje rizika, tretman rizika, prenošenje/transfer rizika, iskorištavanje prilike koju daje rizik i uklanjanje rizika.

Tolerisanje rizika

Izloženost riziku može se tolerisati bez preduzimanja bilo kakvih mjera. Čak i ako ih nije moguće tolerisati, mogućnost da se bilo šta učini u vezi sa nekim rizicima može biti ograničena ili bi troškovi preduzimanja određenih mjera mogli biti nesrazmjerni potencijalnoj koristi. U ovim slučajevima odgovor može biti da se toleriše postojeći nivo rizika. Ova opcija, naravno, može se dopuniti planiranjem za slučaj nepredviđenih okolnosti odnosno rješavanje posljedica ukoliko se određeni rizik materijalizuje. Tretman rizika

Daleko najveći broj rizika rješava se na ovaj način. Svrha tretmana jeste da, iako će se određena aktivnost u organizaciji nastaviti sa rizikom, preduzeće se radnje (kontrole) da se rizik ograniči na prihvatljiv nivo. Ovakve kontrole mogu se podijeliti prema svojoj pojedinačnoj svrsi.

Prenošenje rizika

Za neke rizike najbolji odgovor bi bio njihovo prenošenje. Ovo se može urraditi putem konvencionalnog osiguranja, ili plaćanjem trećem licu koje će preuzeti rizik na drugi način. Ova opcija je naročito dobra za ublažavanje finansijskih rizika ili rizika po imovinu. Može se reći da prenošenje rizika umanjuje izloženost organizacije tom riziku ili da druga organizacija (koja može biti iz vladinog sektora) posjeduje sposobnost da efektivno upravlja tim rizikom. Važno je napomenuti da se neki rizici ne mogu u potpunosti prenijeti – naročito nije moguće prenošenje rizika reputacije, čak i ukoliko se ugovori i pružanje usluge van organizacije. Odnos sa trećom stranom na koju je rizik prenijet mora da bude pažljivo uspostavljen da bi se osigurao uspješan prenos rizika.

Iskorišćavanje prilike koju daje rizik

Ova opcija nije alternativa prethodnim, već prije predstavlja opciju koju treba razmotriti uvijek kada se toleriše, prenosi ili tretira određeni rizik. Ovdje postoje dva aspekta. Prvi je, da li istovremeno sa ublažavanjem određenih prijetnji postoji prilika da se iskoristi neki pozitivan uticaj. Na primjer, ukoliko je ulaganje većeg iznosa kapitalnih sredstava u veliki projekat rizično, postoje li relevantne kontrole koje su dovoljno dobre da opravdaju povećavanje tog iznosa kako bi se ostvarila još veća korist? Drugi aspekt je, da li postoje okolnosti koje ne nose prijetnje već stvaraju pozitivne prilike? Na primjer, pad cijene dobara ili usluga oslobađa određene resurse koji se mogu upotrijebiti za nešto drugo.


Uklanjanje rizika

Neke rizike je moguće tretirati ili svesti na prihvatljiv nivo samo ukoliko se određena aktivnost prekine. Treba napomenuti da opcija prekida aktivnosti može biti ozbiljno ograničena u javnom sektoru u poređenju sa privatnim sektorom. Niz aktivnosti se sprovodi u javnom sektoru, iako su rizici toliko veliki, jer ne postoji drugi način da se ishod, odnosno rezultati neophodni za građane i ostvare. Ova opcija može da bude naročito važna u upravljanju projektima, ako je jasno da je odnos troškova i koristi određenog projekta neuravnotežen.

Rezidualni/preostali rizik i inherentni rizik Razmišljanje o riziku često se usredsređuje na rezidualni rizik (nivo rizika kad se uzmu u obzir postojeće kontrole koje ublažuju rizike). Rezidualni rizik će, naravno, često morati da se ponovo procjenjuje – npr. ako se kontrola prilagođava. Procjena očekivanog rezidualnog rizika je neophodna za ocjenu predloženih kontrolnih aktivnosti.

Takođe, treba voditi računa da se zabilježe informacije o inhrentnom riziku (nivo rizika u slučaju nepostojanja kontrola i faktora koji ublažavaju rizike) Ako se ovo ne uradi, subjekat neće znati kakva će biti njegova izloženost ako kontrola ne uspije. Poznavanje inherentnog rizika takođe omogućava bolju upućenost u to da li postoji pretjerana kontrola. Ako je inherentni rizik u okviru apetita rizika, resurse možda ne treba širiti da bi se taj rizik kontrolisao. Potreba za posjedovanjem znanja o inherentnom i rezidualnom riziku, znači da je procjena rizika faza u procesu upravljanja rizikom, koja se ne može odvojiti od reagovanja na rizik. Nivo do kojeg treba da se reaguje na rizik u zavisnosti je od informisanosti o inherentnom riziku, dok adekvatna sredstva izabrana da se reaguje na rizik mogu da se razmatraju, tek nakon što je rezidualni rizik procijenjen.

Apetit za rizikom

Koncept „apetita rizika“ je važan za razumijevanje i postizanje efektivnog upravljanja rizikom i neophodno ga je razmotriti prije nego se pređe na razmatranje, kako bi se na rizike moglo reagovati. Ovaj koncept može se posmatrati na više načina, zavisno od toga da li je rizik (nesigurnost) koji se razmatra prijetnja ili prilika.

Kada se razmatraju prijetnje, koncept „apetita rizika“ obuhvata nivo izloženosti koji se smatra prihvatljivim i opravdanim ukoliko se realizuje. U ovom smislu radi se o poređenju troškova (finansijskih i drugih), ograničavanja rizika sa troškovima izloženosti, ukoliko izloženost postane realnost i pronalaženju odgovarajuće ravnoteže. Kada se razmatraju prilike ovaj koncept uključuje razmatranje spremnosti da se aktivno izložimo riziku u cilju sticanja koristi od pružene prilike. U ovom smislu radi se o upoređivanju vrijednosti (finansijske i druge), potencijalne koristi sa gubicima koji mogu nastati (neki gubici mogu nastati sa i bez ostvarivanja koristi).

Treba napomenuti da je određeni rizik neizbježan i subjekat nije u mogućnosti da ga u potpunosti dovede do prihvatljivog nivoa – na primjer, mnogi subjekti moraju da prihvate da postoji rizik od terorističke aktivnosti koji ne mogu da kontrolišu. U ovom slučaju subjekat mora da napravi planove o postupanju u vanrednim situacijama.


Neprihvatljiv rizik

Neprihvatljiv rizik u osnovi izaziva samo nepovoljne posljedice i njegovo ublažavanje u najvećem broju slučajeva oslanja se na planove o postupanju u vanrednim situacijama. Navođenje da neki događaji predstavljaju neprihvatljiv rizik je jak signal koje rukovodstvo šalje da bi se povećala budnost u odnosu na njih i ojačale kontrole. U tom slučaju apetit rizika je nula!

U bilo kom od ovih slučajeva apetit rizika najbolje će se izraziti kao serija granica, adekvatno odobrenih od strane rukovodstva, što daje svakom organizacionom nivou jasne smjernice o granicama rizika koji mogu da preuzmu, bilo da razmatraju prijetnju ili troškove kontrole ili priliku i troškove pokušaja da se ona iskoristi. Ovo znači da će se apetit rizika izražavati u istim terminima koji se koriste prilikom procjene rizika. Apetit rizika subjekta nije statičan. Rukovodstvo ima slobodu da odlučuje o količini rizika koji je spreman da preuzme u zavisnosti od okolnosti u datom trenutku.

Kada je jednom određen nivo apetita rizika, moguće je vršiti procjenu ako su resursi na odgovarajući način usmjereni. Ako rizik ne odgovara dogovorenom apetitu rizika, sredstva se mogu fokusirati na dovođenje na prihvatljiv nivo. Rizici koji su već u okviru dogovorenog prihvatljivog nivoa, mogu se procjenjivati da bi se vidjelo da li se resursi mogu prebaciti u rizičnije zone bez negativnih efekata.

Faza 4 – Pregled i izvještavanje o rizicima

Proces upravljanja rizikom treba biti podložan periodičnim pregledima. Ovo će obezbijediti da se ažurira registar rizika, uzimajući u obzir stalne promjene u okruženju, promjene ciljeva, prepoznavanje pojave novih rizika, dok drugi nestaju ili postaju manje značajni u pogledu prioriteta.

Praćenje efektivnosti procesa je od velikog značaja i subjekat treba da obezbijedi: postojanje jasne odgovornosti za upravljanje posebnim rizikom ili područjem rizika. način izvještavanja, koji će naglasiti promjene u prioritetima rizika i sve slučajeve u kojima se rizicima ne upravlja efektivno. da su u toku procedure koje će obezbijediti pregled efektivnosti cjelokupnog procesa rizika. da su uspostavljene metode za procjenu učinka procesa upravljanja rizikom i uvedeni odgovarajući standardi učinka, na osnovu kojih se ovaj proces može pregledati.

Upravljanje rizikom procjenjuje se i o njemu se izvještava iz tri razloga: da se prati da li se mijenja profil rizika; da se stekne sigurnost da je upravljanje rizikom efektivno, i da se identifikuje kada je neophodna dalja akcija.

Proces treba uspostaviti da bi se razmotrilo da li rizici još postoje, da li su se pojavili novi rizici, da li su se vjerovatnoća i uticaj rizika promijenili i da bi se izviještavalo o značajnim promjenama kojima se prilagođavaju prioriteti rizika, i da bi se osigurala efektivnost kontrole. Pored toga, cjelokupni proces upravljanja rizikom treba da bude podložan redovnom pregledu da bi se osiguralo da je i dalje odgovrajući i efektivan. Pregled rizika i pregled procesa


upravljanja rizikom su procesi koji se međusobno razlikuju i jedan ne može da služi kao zamjena za drugi.

Pregled procesa treba da: obezbijedi da se svi aspekti procesa upravljanja rizikom pregledaju najmanje jednom

godišnje; obezbijedi da su sami rizici podložni pregledu sa odgovarajućom učestalošću (tako što

će obezbijediti i pregled rukovodstva i nezavisni pregled/revizorski); obezbijedi upozorenje rukovodstvu o novim rizicima ili na promjene kod već

identifikovanih rizika, tako da se na te promjene može adekvatno reagovati.

Veliki broj alata i tehnika je na raspolaganju da pomogne ostvarivanju pregleda procesa:

Samoprocjena rizika (SPR) je tehnika koja je već spominjana u identifikaciji rizika. Ona takođe doprinosi pregledu procesa. Rezultati SPR se saopštavaju u procesu za održavanje profila rizika na nivou cjelokupnog subjekta. (Ovaj proces se takođe ponekad naziva i KSPR – „kontrola i samoprocjena rizika“);

„Upravljačko izvještavanje“ zahtijeva da se rukovodioci na različitim nivoima subjekta izvještavaju „prema gore“ (obično bar jednom godišnje za finansijsku godinu, i po potrebi kvartalno ili polugodišnje) o onome što su uradili kako bi procedure rizika i kontrole ažurirali i prilagodili okolnostima u okviru oblasti za koje su odgovorni. Ovaj proces je u skladu sa SPR. Rukovodioci mogu da koriste SPR kao sredstvo na kojem će se zasnivati pripreme njihovih upravljačkih izvještaja.

Pored ovih formalnih sredstava, pojedinci, radne grupe i timovi treba stalno da uzimaju u obzir rizična pitanja sa kojima se suočavaju u poslu koji obavljaju.

Rad unutrašnje revizije obezbjeđuje važna, nezavisna i objektivna uvjeravanja o adekvatnosti upravljanja rizicima i adekvatnosti kontrola i upravljanja. Unutrašnja revizija takođe može da se koristi od strane rukovodstva, kao stručni interni konsultant za pomoć u razvoju strateškog procesa upravljanja rizikom subjekta. Ona ima širok pregled čitavog niza aktivnosti koje subjekat preduzima i preuzeće neku formu procjene da potkrijepi svoje planiranje sistema i procesa koji će biti revidirani. Međutim, važno je imati na umu da unutrašnja revizija nije zamjena za vlasništvo nad upravljanjem rizikom, niti zamjena za unutrašnji ugrađeni sistem pregleda, koji vrše zaposleni koji imaju izvršnu odgovornost za ostvarivanje organizacionih ciljeva.

Subjekat može da ima specijalizovane timove za pregled i osiguranje koji su formirani u određene svrhe (npr. timovi za provjeru računa, ili timovi za provjeru usaglašenosti pregleda). Njihov rad doprinosi osiguranju dostupnosti sistemima rizika i kontrola koji se koriste u subjektu.


6. COSO OKVIR

Uvod

COSO model koji je pomenut u Poglavlju 2 je okvir koji je postao popularna metoda za sprovođenje i procjenu efikasnog sistema unutrašnje kontrole.

Unutrašnja kontrola se sastoji od pet međusobno povezanih komponenti, koje proizilaze iz načina na koji rukovodstvo upravlja subjektom i integrisane su sa procesom upravljanja. Iako se ove komponente primjenjuju na sve subjekte, manji subjekti mogu ih sprovoditi drugačije nego veći. Njihove kontrole mogu biti manje formalne i manje struktuirane, ali mogu imati efikasnu unutrašnju kontrolu.

Pet ključnih komponenti su:

kontrolno okruženje; procjena rizika; kontrolne aktivnosti; informacije i komunikacije i praćenje kontrola.

Ovo je pet ključnih komponenti koje su kasnije povećane na osam jer su određene komponente razdvojene. Usmjerićemo pažnju na pet ključnih komponenti ali i na tri nove uključene unutar originalnog modela.

Novi COSO okvir naglašava važnost identifikovanja i upravljanje rizicima širom subjekta i sastoji se od osam komponenti:

1. Kontrolno okruženje; 2.Utvrđivanje ciljeva;3. Identifikovanje događaja;4. Procjena rizika;5. Odgovor na rizike6. Kontrolne aktivnosti;7. Informacije i komunikacije8. Praćenje.

6.1. Kontrolno okruženje

U skladu sa članom 7 Zakona o sistemu unutašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru, kontrolno okruženje naglašava potrebu za:

1) ličnim i profesionalnim integritetom i etičkim vrijednostima rukovodioca i zaposlenih;2) načinom rukovođenja i upravljanja;3) određivanjem misija i ciljeva;4) organizacionom strukturom, hijerarhijom u pogledu prenosa ovlašćenja i

odgovornosti, pravima i obavezama i nivoima izvještavanja;


5) pisanim pravilima i praksom upravljanja ljudskim resursima;6) kompetentnošću zaposlenih.

Kontrolno okruženje je veoma važna komponenta kulture organizacije, koja utiče na svijest zaposlenih o kontroli. Ono je osnova za sve druge komponente unutrašnje kontrole, obezbjeđujući disciplinu i strukturu.

Kontrolno okruženje predstavlja stav prema unutrašnjoj kontroli i svijesti o kontroli, koju utvrđuju i održavaju rukovodioci i zaposleni u subjektu. Predstavlja proizvod upravljanja rukovodstva, odnosno, filozofiju, stil i stav podrške, kao i stručnost, etičke vrijednosti, integritet i moral zaposlenih u subjektu.

Na kontrolno okruženje utiče i organizaciona struktura i odnosi vezani za odgovornost.

U nastavku se govori o tome kao je rukovodstvo odgovorno za stvaranje pozitivnog kontrolnog okruženja i kako su zaposleni dužni da pruže podršku ovakvom okruženju.

Etičke vrijednosti i integritet su ključni elementi koji doprinose dobrom kontrolnom okruženju.

Postoje standardi ponašanja koji čine okvir za ponašanje zaposlenih. Zaposleni se vode etičkim vrijednostima pri donošenju svih odluka.

Rukovodstvo podstiče etičke vrijednosti kroz:

Posvećenost ozbiljnosti i pravednosti; Priznavanje i poštovanje zakona i politika; Poštovanje prema subjektu; Davanje primjera kroz svoje ponašanje; Posvećenost što boljim rezultatima; Poštovanje prava zaposlenih i Poštovanje profesionalnih standarda.

Zaposleni u subjektu postupaju sa ličnim i profesionalnim integritetom, kad se pridržavaju etičkih vrijednosti. Dok rukovodstvo ima odgovornost za uspostavljanje i predočavanje etičkih vrijednosti subjekta, odgovornost svih zaposlenih je da pokažu integritet.

Rukovodstvo podstiče integritet putem:

Donošenja i objavljivanja kodeksa ponašanja; Poštovanja etičkih vrijednosti i kodeksa ponašanja subjekta; Nagrađivanja posvećenosti zaposlenih etičkim vrijednostima subjekta; Uspostavljanja metoda za izvještavanje o povredama etičkog kodeksa i Stalnog sprovođenja disciplinskih mjera za sve povrede etičkog kodeksa.

Zaposleni treba da poznaju opšte propise kojimа se reguliše etičko ponаšаnje držаvnih službenikа, posebno kada je u pitanju izbjegаvаnje sukobа interesа, sprečаvаnje prevаre i izvještаvаnje o sumnjama o kurupciji, prevari i drugim nazakonitim radnjama. Rukovodilac subjekta usvаjа interne procedure koje svаki novozaposleni sа potpisivаnjem ugovorа o rаdu


dobijа kao pravni akt (npr. kodeks ponаšаnjа, Zakon o državnim službenicima i namještenicima, odredbe ugovorа o rаdu) i dobija odgovаrаjuću obuku. Subjekti javnog sektora u određenim oblastima npr. policija, poreska uprava, cаrinska uprava i slično, trebа dа imаju posebne kodekse ponаšаnjа i posebnu obuku zа svoje zаposlene. Vаžno je dа se za svаki slučаj povrede, pokrene postupak kao pokazatelj odlučnog stаva rukovodstva.

Stav podrške predstavlja stav koji podstiče željeni ishod. S obizirom, da unutrašnja kontrola pruža rukovodstvu razumno uvjeravanje da se ostvaruje misija subjekta, stav rukovodstva treba da bude takav da podržava unutrašnju kontrolu unutar subjekta.

Rukovodstvo treba da utvrdi ton kroz koji se naglašava značaj unutrašnje kontrole.

Ovakav ton karakteriše:

minimalno i ograničeno izbjegavanje korišćenja kontrola; podrška za sprovođenje samoprocjene kontrola i unutrašnjih i spoljnih revizija; reagovanje na pitanja koja se pojavljuju kao rezultat ocjena i revizija i kontinuirana edukacija koja obezbjeđuje da svi razumiju sistem unutrašnje kontrole, kao i

svoju ulogu u tom sistemu.

Misija predstavlja razlog postojanja organizacije. Ona pruža osjećaj usmjerenosti i svrhe svim zaposlenima u organizaciji, bez obzira na njihov položaj i pruža smjernicu za donošenje važnih odluka. Tokom promjena, misija obezbeđuje koheziju u organizaciji i pomaže joj u održavanju svog pravog kursa.

Misija subjekta treba da bude izjava, odobrena od strane rukovodstva i⁄ili organa upravljanja organizacije. Rukovodstvo treba da zaposlenima predoči misiju organizacije i objasni kako njihovi poslovi doprinose njenom ostvarivanju. Izjava o misiji biće najefektivnija ukoliko svi zaposleni uvide da imaju lični udio u njoj.

Organizaciona struktura je okvir u kojem se sprovode planovi organizacije. Ona treba da definiše funkcionalne pod-jedinice organizacije, kao i njihov međusobni odnos. Organizaciona šema treba da bude dostavljena svim zaposlenima kako bi im pomogla u razumijevanju organizacije kao cjeline, odnose između njenih različitih komponenti, kao i gdje se oni uklapaju u organizaciju. Rukovodstvo treba periodično da vrši pregled organizacione šeme kako bi se uvjerilo da ona tačno odslikava strukturu organizacije.

Rukovodstvo treba da delegira ovlašćenja i odgovornost na nivou cijele organizacije. Rukovodstvo je odgovorno za organizovanje ovlašćenja i odgovornosti među različitim funkcijama, kako bi obezbijedilo u razumnoj mjeri uvjeravanje da su poslovne aktivnosti u skladu sa organizacionim ciljevima. Sa povećanim delegiranjem ovlašćenja i odgovornosti, postoji potreba i da se obezbjedi kvalifikovan i stalni nadzor, kao i praćenje rezultata.

Nadzor na nivou organizacije pomaže u obezbjeđivanju da svi zaposleni budu svjesni svojih dužnosti i odgovornosti, kao i da znaju do koje mjere su odgovorni za aktivnosti.

Subjekat treba da ima unutrašnju organizacionu šemu sa jasno definisanim radnim mjestima. Svako radno mjesto treba da ima opis posla sa detaljima vezano za ključne zadatke, odgovornosti i neophodne kvalifikacije i iskustvo. Organizaciona šema se redovno ažurira kako bi odražavala promjene regulative i ciljeva. Rukovodilac subjekta treba da obezbijedi da:


svaki zaposleni poznaje i razumije misiju i ciljeve subjekta i organizacione jedinice, dužnosti i očekivane rezultate,

svaki zaposleni ima mogućnost za neophodnu obuku u vezi sa svojim zadacima, svaki zaposleni ima mogućnost sastanka sa nadređenim barem jednom godišnje kako

bi razgovarali o ciljevima, rezultatima, razvoju karijere i iznijeli prijedloge za poboljšanje,

su svi zaposleni uključeni u program razvoja ljudskih resursa vezano za njihova iskustva, rezultate, ineresovanja, mogućnosti za razvoj karijere i ciljeve subjekta,

Radna mjesta koja su posebno izložena riziku (npr. izloženost konfliktu interesa, pristup gotovini i informacijama, posebna ovlašćenja) trebaju biti identifikovana i potrebno je sprovesti adekvatne kontrolne mjere, kao što je razdvajanje dužnosti, dupli potpis, rotacija zaposlenih, ograničenja mandata, nadgledanje i dr.

6.2. Upravljanje rizikom

Utvrđivanje ciljeva na svim nivoima

Rizik treba procjeniti i njime upravljati kroz cijelu organizaciju da bi se identifikovali, procjenili i pratili oni događaji koji bi mogli ugroziti ostvarivanje ciljeva subjekta. Za svaki rizik koji se identifikuje, rukovodstvo treba da odluči da li da prihvati rizik, smanji rizik do prihvatljivog nivoa ili izbjegne rizik.

Preduslov za upravljanje rizikom je ažurirana procjena misije subjekta, specifičnih i opštih ciljeva na svim nivoima i svim radnim mjestima, zajedno sa identifikovanjem neophodnih resursa. Dobra praksa bi mogla da obuhvati:

transparentan proces za definisanje i prioritizaciju ciljeva i zadataka, što podrazumjeva učešće, posvećenost i dogovor rukovodioca subjekta zajedno sa svim ostalim tijelima koja imaju participativnu ulogu u mogućem postizanju ciljeva;

uspostavljanje očekivanih standarda učinka zajedno sa sredstvima pomoću kojih se može izmjeriti postizanje pomenutih standarda;

identifikaciju mogućih opcija za postizanje ciljeva i dogovor o najboljoj opciji, uzimajući u obzir unutrašnje i spoljne faktore;

jasna predviđanja očekivanih aktivnosti i operativnih potreba; identifikacija svih faktora ili spoljnih uticaja koji bi mogli uticati na postizanje ciljeva,

tj. identifikacija rizika koji bi mogli imati uticaj na postizanje ciljeva; razmatranje kako bi se ovim rizicima moglo upravljati i dati kratak pregled plana

nepredviđenih situacija ako je potrebno, ukoliko se odabrane opcije za postizanje ciljeva pokažu kao neuspješne iz bilo kog razloga;

dokumentovanje ciljeva, zadataka i planova subjekta i njihovo saopštavanje svim relevantnim zaposlenenim unutar subjekta, kao i onima koji imaju interes ili ulogu izvan subjekta.

Identifikacija i analiza rizika


Rukovodilac subjekta je odgovoran za identifikaciju i analizu ključnih rizika koji mogu uticati na sposobnost subjekta da postigne ciljeve. Identifikacija rizika se sprovodi u odnosu na ciljeve postavljene za sve značajne poslovne procese i realizuje se tokom procesa planiranja godišnjeg budžeta subjekta. Svi rizici treba da budu definisani zajedno sa mjerama za njihovu kontrolu.

Rukovodilac subjekta treba da izradi i sprovede strategiju upravljanja rizicima, uz pomoć lica zaduženog za finansijsko upravljanje i kontrolu, a pomoću koje upravlja ključnim rizicima i održava ih na prihvatljivom nivou. U ovom smislu, rukovodilac subjekta treba da uzme u obzir sljedeće:

prirodu i obuhvat rizika sa kojim se subjekat suočava; vjerovatnoću nastanka rizika; uticaj rizika ukoliko nastane; obuhvat i kategorije rizika za koje smatra da subjekat može podnijeti; sposobnost subjekta da umanji učestalost nastajanja rizika tako što će primjeniti

ključnu finansijsku i druge kontrole i nedostatke sprovođenja određenih kontrola u odnosu na prednosti dobijene

upravljanjem rizicima.

Rizici mogu biti opšti za javni sektor i specifični za određeni javni subjekat ili aktivnost ili rezultat ostvarenja posebnog cilja ili strategije. Primjeri ključnih rizika koji mogu uticati na subjekat mogu obuhvatiti:

netačne ili zastarjele ciljeve nepouzdano popisivanje imovine značajno restrukturiranje subjekta prevaru i korupciju usklađenost sa zakonima i regulativom lažno i pogrešno izvještavanje promjenu političkog, ekonomskog, pravnog i socijalnog okruženja adekvatnost ključnih finansijskih i upravljačkih informacija neadekvatnu zaštitu imovine i informacija neefikasno ulaganje ili korišćenje zastarjele tehnologije neevidentirane obaveze neovlašćen pristup IT sistemima kvar u računovodstvenom sistemu neadekvatno upravljanje dugom nepouzdanu ili izgubljenu računovodstvenu evidenciju fizičko uništenje neadekvatne usluge dobavljača ili ovlašćenih zastupnika neefikasnu obradu loš korisnički servis gubitak ugleda

Ovaj spisak se stalno može dopunjavati i subjekat treba da se fokusira na postavljanje prioriteta i upravljanje ključnim rizicima kako bi postigao ciljeve. Važno je prepoznati da rizike ne treba gledati sa negativne strane, jer bi se time mogla ugušiti inicijativa i propustiti potencijalna poboljšanja ili prilike.


Prateći identifikaciju rizika, procjena uticaja takvih rizika se sprovodi u odnosu na vjerovatnoću nastanka rizika i mogućeg negativnog uticaja na postizanje ciljeva subjekta.

Nakon identifikacije i analize rizika i utvrđivanja prihvatanja rizika, sljedeći korak je preduzimanje mjera za njihovu kontrolu. Ovo obuhvata razmatranje troškovno isplative akcije, koja se procjenjuje u odnosu na rangiranje rizika, vjerovatnoću njihovog nastajanja i uticaja. Predložena akcija koju treba preduzeti se zatim evidentira/mapira u odnosu na specifični rizik, zajedno sa rokom za sprovođenje u odnosu na hitnost i lice koje je određeno kao odgovorno za upravljanje rizikom. Uzimajući u obzir adekvatnost sistema kontrole, izbjegava se dupliranje resursa, jer se može pokazati da je već nekoliko identifikovanih rizika efikasno kontrolisano.

Procjenjeni rizici se unose u registar rizika (Aneks 2a) subjekta, koji sadrži poslovne ciljeve, opis identifikovanih rizika, klasifikaciju, vjerovatnoću nastanka rizika i mogući uticaj, predviđene mjere za kontrolu rizika i imena osoba odgovornih za njihovo sprovođenje.

Registar rizika se redovno pregleda, jer rizici koji utiču na subjekat rijetko ostaju statični i stalno se mjenjaju.

Strategija upravljanja rizikom je sastavljena od podataka koji se nalaze u registru rizika.

Praćenje ostvarenja ciljeva

Rukovodilac subjekta osigurava da :

je lice odgovorno za vođenje registra rizika, lice za finansijsko upravljanje i kontrole, imenovano i da mu je obezbijeđena neophodna obuka, resursi i informacije,

je interna procedura koja se odnosi na identifikaciju i analizu rizika usvojena i ažurirana,

su zaposleni informisani o opštim i specifičnim ciljevima i očekivanim rezultatima svake aktivnosti i radnog mjesta,

su ciljevi jasni i razumljivi, detaljni i precizni, usklađeni sa misijom subjekta, mjerljivi i dokazivi, ambiciozni i značajni i vremenski određeni.

su ciljevi usklađeni sa regulativom, budžetom i ljudskim resursima, je praćenje ciljeva obezbijeđeno i da postoje mjere u slučaju da se ciljevi ne postignu, se jednom godišnje ili u slučaju promjena ciljeva, aktivnosti ili slično, sistematično

analizira vjerovatnoća materijalizacije i uticaja rizika, definiše prihvatljiv rizik, procjenjuju mjere kontrole, njihove slabosti ili cjelokupna kontrola i analiziraju nalazi i imenuju vlasnici rizika.

6.3. Kontrolne aktivnosti

Kontrolne aktivnosti u širem smislu obuhvataju sve mjere, tj. politike, procedure i aktivnosti usvojene od strane rukovodioca subjekta, kako bi se kontrolisali rizici koji mogu uticati na postizanje ciljeva subjekta. Kako je kontrola osjetljiva na cost/benefit procjene, ljudske greške, udruživanje zaposlenih koji pokušavaju da zaobiđu kontrole, unutrašnja kontrola može pružiti samo razumnu, ali ne i apsolutnu garanciju.


Rukovodilac subjekta se smatra odgovornim i dužnim za razvoj adekvatne kontrole, kojom se obezbjeđuje razumno uvjeravanje da se svrha, misija i ciljevi subjekta mogu postići, a rizici pravilno kontrolisati.

Kontrolno okruženje oslikava posvećenost i stav u odnosu na sprovođenje i održavanje efektivne kontrole, utiče na izradu i sprovođenje kontrolnih politika i procedura i određuje koliko je efektivna kontrola u smanjenju rizika i postizanju ciljeva.

Postojanje funkcije unutrašnje revizije ne umanjuje odgovornost rukovodioca subjekta kada je riječ o razvoju, sprovođenju i praćenju efektivne kontrole. Unutrašnja revizija je sama po sebi jedinstven dio cjelokupnog sistema unutrašnje kontrole, jer ocjenjuje efikasnost unutrašnje kontrole kako bi rukovodilac subjekta znao do koje mjere se može osloniti na kontrolu.

Kontrola je značajna, ali ne i jedina odgovornost rukovodstva. Kontrola predstavlja samo jedan od aspekata upravljanja subjektom. Rukovodstvo mora odlučiti koju strategiju ili ciljeve treba postaviti.

Kontrole su dinamične i podložne promjenama i moraju se razvijati tokom vremena, a mogu se mijenjati na inicijativu rukovodstva ili kao odgovor na nalaze ili preporuke kako unutrašnjih, tako i spoljnih revizora.

One se moraju prilagoditi tokom vremena kako bi odgovarale na spoljne faktore, rizike, promjene u prioritetima i tehnološkim dostignućima. Rukovodilac subjekta treba da se pobrine za redovan pregled adekvatnosti stukture kontrola, kako bi osigurao da odgovara postojećim i promjenljivim zahtjevima kontrole i da je adekvatna za postizanje ciljeva i strategija subjekta. Kontrola treba da bude ekonomična, zasnovana na riziku i da dodaje vrijednost.

Kontrolu treba posmatrati više kao komponentu unutar cijelog sistema, a ne izolovano. Rijetko je treba gledati posebno, a više u međusobnom odnosu sa ostalim planiranim ili postojećim kontrolama. Nepostojanje kontrole u određenom momentu, ne mora obavezno značiti i slabost ukoliko negdje drugo postoje kontrole koje efikasno nadoknađuju njeno nepostojanje.

Značajno je to da troškovi sprovođenja kontrole ne prelaze dobijene koristi. Kontrola najčešće uzima malo resursa i neadekvatan balans kontrole može dovesti do neefikasnosti. Prevelika kontrola nije samo neekonomična, već može dovesti i do neispunjenja ciljeva i zadataka. Rukovodilac subjekta treba da procijeni troškove i benefite kontrole i sprovede one koje su neophodne za postizanje ciljeva subjekta uz prihvatljiv rizik koji je postavio. Stoga, nivo i primjena kontrole treba da budu zasnovani na pouzdanoj analizi rizika i proporcionalni uključenom riziku.

Bitno je da se nakon izvršene kontrole može jasno dokazati šta je kontrolisano, kada i ko je kontrolisao. Jedan od mogućih načina dokazivanja kontrole je i korišćenje liste za provjeru, koja se zasniva na elektronskim dokumentima.

Da bi bila efektivna, kontrolu treba dosljedno primjenjivati. Kontrolu treba uspostaviti i sprovesti tako da funkcioniše dosljedno po planu tokom cijelog perioda, da je pažljivo sprovode svi zaposleni koji su uključeni, a ne da se zaobiđe kada je ključno osoblje odsutno ili je obim posla prevelik. Viši rukovodioci ne bi smjeli da zaobiđu kontrolu i svako odstupanje


od standardne procedure se mora opravdati, dokazati i blagovremeno saopštiti licu zaduženom za finansijsko upravljanje i kontrolu.

Planiranje obuhvata određivanje ciljeva i zadataka subjekta, zajedno sa identifikacijom sredstava neophodnih za njihovo dostizanje. Dobra praksa za planiranje može da obuhvati slijedeće:

transparentan proces za definisanje ciljeva i utvrđivanje prioritetnih ciljeva i zadataka što podrazumijeva razumijevanje, učešće i posvećenost zaposlenih;

jasna predviđanja očekivanih aktivnosti i operativnih potreba; identifikaciju rizika koji mogu uticati na postizanje ciljeva zajedno sa razmatranjem

načina na koji se može upravljati rizicima; uspostavljanje kriterijuma i indikatora na osnovu kojih se može izmjeriti ostvarenje

ciljeva; identifikaciju mogućih opcija za postizanje ciljeva i dogovor o najboljoj opciji

uzimajući u obzir rizike; kratak pregled plana nepredviđenih situacija u slučaju da se rizik materijalizuje; dokumentovanje ciljeva i planova subjekta i njihovo saopštavanje svim relevantnim

zaposlenima unutar subjekta, kao i onima koji imaju interese ili ulogu izvan subjekta. treba da postoje srednjoročni ili detaljniji kratkoročni planovi kojima su određeni

prioriteti i ciljevi za određeni budžetski period.

Važno je prepoznati da je planiranje stalan proces i da planovi nisu statični. Posebno treba da postoji dovoljan broj koraka koje treba preduzeti da naglase i istraže neočekivane radnje i započnu korektivne akcije kako bi se obezbjedilo postizanje ciljeva.

Opšte karakteristike kontrola

Blagovremene Otkrivaju probleme dovoljno rano da se ograniči izloženost troškovima.

Ekonomične Pružaju „razumno“ uvjeravanje postizanja namjeravanih rezultata sa minimalnim troškovima sa najmanjim brojem neželjenih efekata.

Odgovorne Pomažu osobama da pokažu odgovornost za dodjeljen zadatak.

Na pravom mjestu Smještene gdje su najefektivnije.Fleksibilne Prihvatiće promjene u procedurama, a neće morati da se

promijene. Identifikuju uzrok Identifikuju ne samo problem, već i uzrok.

Odgovarajuće Zadovoljavaju potrebe rukovodilaca.

Da bi kontrolne aktivnosti pravilno funkcionisale potrebno je uzeti u obzir slijedeće:

dužnosti su logički razdvojene između različitih lica kako bi se smanjio rizik prevare ili neadekvatnih aktivnosti;

rukovodstvo obezbjeđuje zaposlenima adekvatnu obuku za ključne dužnosti; finansijsko usklađivanje se redovno odvija;


pristup operativnim sistemima je ograničen prema funkcionalnosti - na primjer pristup samo za čitanje dokumenata;

lozinke za operativne sisteme se redovno mijenjaju; podaci se kopiraju i čuvaju dnevno i van subjekta; sačinjavaju se dodatni izvještaji radi informisanja rukovodstva o velikim finansijskim

transakcijama; rukovodstvo svakog mjeseca prati ostvarene rezultate u odnosu na budžet; vrše se redovne računske provjere na uzorku transakcije.

Sljedeće, kontrolne aktivnosti doprinose poboljšanju kontrolnog okruženja:

dobar nadzor zaposlenih; dokumentovane procedure; ažurnost u poslu i redovna usklađivanja; mjesečni finansijski i operativni izvještaji; sastanci na kojima se raspravlja o mjesečnim izvještajima; otvorena komunikacija sa zaposlenima na svim nivoima; održavanje odgovarajućeg nivoa zaposlenih;

6.3.1. Kategorije kontrola

Preventivne kontrole – osmišljene da spriječavaju pojavu neefikasnosti, propusta.grešaka ili slabosti. One ne mogu garantovati da se kontrolisani događaj neće pojaviti, već one smanjuju mogućnost njegovog pojavljivanja.

Primjeri preventivnih kontrola uključuju: razdvajanje dužnosti, postojanje procedura za ovlašćivanje i odobravanje, kontrolu pristupa imovini i sl.

Detektivne kontrole – osmišljene da utvrde i isprave greške, nedostatke ili nepravilnosti. One ne mogu da daju potpuno uvjeravanje, pošto djeluju nakon pojavljivanja događaja ili nakon što je ishod već nastao, ali bi trebale da smanje rizik od neželjenih posljedica jer omogućavaju preduzmanje dodatnih aktivnost. Detektivne kontrole su najefektivnije kada čine dio kruga povratnih informacija u kojima se vrši nadgledanje njihovih rezultata i koriste se radi poboljšanja procedure ili preventivnih kontrola.

Primjeri ovih kontrola uključuju: provjere nakon plaćanja, verifikaciju zaliha i usaglašavanja sa izvodima iz banke.

Direktivne kontrole– osmišljene da prouzrokuju ili podstaknu aktivnosti i događaje neophodne za postizanje ciljeva.

Primjeri uključuju: jasno definisanje politika, utvrđivanje ciljeva i odgovarajuće obuke zaposlenih i adekvatan kadar..

Korektivne kontrole - osmišljene da isprave greške koje su utvrđene.


Primjeri su planiranje postupanja u nepredviđenim situacijama ili planiranje u svrhu oporavka od katastrofe.

U praksi, navedene vrste kontrola se ne mogu jasno razdvojiti jedna od druge, pa jedna kontrola može funkcionisati tako da pokriva dvije ili više funkcija. Na primjer, nadzor pokriva sve četiri vrste kontrola.

6.3.2 Principi koje treba razmotriti u organizovanju odgovarajuće kontrole

Da bi se poboljšao sistem unutrašnje kontrole svaki subjekat treba da razmotri mogućnost uvođenja slijedećih primjera operativnih kontrola:

Pisane smjernice

Ključne politike i procedure trebа dа budu dokumentovаne kаko bi se osigurаlo dа su svi zаposleni koji učestvuju u procesu svjesni svojih odgovornosti i obаveza i upućeni kako da izvršаvаju svoje zаdаtke. Instrukcije, procedure i uputstvа trebа dа budu jаsna, dostupne svimа koji ih trаže i da se jasno vidi na koga se odnose. Uputstva morаju biti redovno pregledаna, kаo i procedure koje mogu biti unaprijeđene ili zastarjele. Zаposleni trebа dа budu svjesni promjenа i da nova uputstva pravilno implementiraju. Svaki dokument mora biti kontrolisan, tako da postoji adekvatan trag o proceduralnim promjenama. Uputstva trebа dа uključe opise ko treba da izvrši određen zadatak, zаjedno sа opisom svih dokumenаtа i kompjuterskih progrаma koji se koriste.

Definisanje odgovornosti i delegiranje

Odgovornosti rukovodstvа i svih zаposlenih u vezi sa njihovom ulogom u postizanju ciljeva subjekta morаju biti jаsno definisаne. Delegiranjem ovlašćenja i odgovornosti za pojedine poslove i zadatke na druge zaposlene u subjektu, ne isključuje se odgovornost rukovodioca subjekta i rukovodilaca na svim nivoima za poslove koje su delegirali. Delegiranje trebа dа bude u pisanoj formi sa jаsаnim opisom poslovа i zаdаtаkа, sа precizno definisanim i ogrаničenim odgovornostima i ovlаšćenjima, dok u nekim slučаjevimа može biti adekvatnije i ekonomičnije korišćenje usluge drugih orgаnizаcijа izvаn subjekta za postizanje ciljevа. U ovom slučaju, važno je da su tražene usluge i očekivani učinak jasno definisani u formalnom sporazumu i da postoje odgovаrаjuće procedure prаćenjа, kako bi se osiguralo dа orgаnizаcije kojima su povjereni poslovi obаvljаju potrebne zаdаtke na odgovarajući način.

Razdvajanje dužnosti

Trebalo bi da postoji jasno razdvajanje dužnosti ( kad god je moguće), za lica koja obavljaju poslove pokretanja, odobravanja, plaćanja i dr. U principu, nijedаn pojedinаc ne bi trebаlo dа imа odgovornost zа više od jednog od ovih zаdаtkа. Svаki subjekat trebа dа pravilnikom o unutrašnjoj orgаnizаciji, jаsno utvrdi strukturu subjekta, uloge i odgovornosti svаke jedinice i svаke posebne funkcije u toj jedinici ili rаdnog mjesta.


Osjetljiva rаdna mjestа i rotacija

U okviru organizacije postoje rаdna mjestа koja zbog svoje prirode, stаtusa, odgovornosti ili specifičnosti mogu biti osjetljiva rаdna mjestа, kojа zаhtijevаju posebnu pаžnju zbog rizika koji su povezаni sа propustom ili mogućom zloupotrebom od strane zaposlenih na ovim radnim mjestima. Subjekаt trebа dа ogrаniči broj ovih rаdnih mjestа uvođenjem podjele dužnosti. Gdje to nije moguće, zаposleni na ovim rаdnim mjestima trebа dа budu predmet pojаčаnog nаdzora. Trebа da postoje odgovarajuće procedure kаko bi se osigurаla rotacija zaposlenih na ovim radnim mjestima. Stаtus i nаdzor osjetljivih rаdnih mjestа trebа dа bude predmet redovnog pregledа da bi se osigurаlo dа su mjere odgovаrаjuće.

6.3.3 Ključne oblasti kontrole

Kontrola zapošljavanja

Ukoliko želi da ostvari misiju i postigne ciljeve, rukovodilac subjekta mora da obezbijedi adekvatno osoblje. Kontrola kod zapošljavanja treba da se fokusira na slijedeće aspekte:

Treba da bude jasno utvrđen potreban broj izvršilaca, minimum obrazovnih zahtjeva i profesionalno iskustvo ili kvalifikacije. Ovi zahjevi nisu statični i podložni su promjenama kako se subjekat mijenja, tako da treba da podliježu redovnom pregledu.

Osigurati transparentne postupke zapošljavanja i imenovanja zaposlenih, tаko dа budu izabrani kandidati sa najboljim i odgovаrаjućim kvalifikacijama.

Slаbosti u ljudskim resursima mogu da dovedu do lošeg uprаvljаnjа, grešaka i zloupotrebe, što može dа ugrozi efikаsnost sistemа finаnsijskog uprаvljаnjа i kontrole. Učinak zаposlenih u obavljanju njihovih dužnosti trebа redovno pregledаti, da bi se prepoznale slabosti i prednosti u cilju razmatranja slučajeva gdje su potrebna poboljšаnja. Subjekat trebа da razvije i saopšti disciplinske procedure i procedure za neefikasnost zа one koji ne postupaju u skladu sa kodeksom ponаšаnjа ili čiji rаd ne ispunjаvа očekivаnjа tokom određenog periodа.

Subjekat bi trebаo dа osigurа sistem obuke i posebnih kvalifikacija za pripremu zaposlenih da pruže očekivani nivo učinka u/ili izvršenja zadataka.

Računovodstvene kontrole

Računovodstvene procedure bi trebale da slijede zahtjeve utvrđene u relevantnim propisima. Rukovodilac subjekta treba da osigura da su svi zaposleni koji su uključeni u računovodstvene poslove upoznati sa ovim zahtjevima. Procedure treba da budu adekvatne da osiguraju da je svaki urađeni izvještaj potpun, tačan i pravovremen, i da su sve greške i propusti identifikovani i korigovani na vrijeme. Treba da postoje redovni procesi usaglašavanja između računa, glavne knjige, bankarskih podataka i da odobreni iznosi pomognu u osiguravanju da su računi tačni, ažurni i pravilno kontrolisani.


Finansijske i računovodstvene procedure Subjekat treba da izradi i održava set internih finansijskih i računovodstvenih procedura, koje su u skladu sa delegiranim finansijskim i računovodstvenim odgovornostima. Procedure i principi mogu, ako je to potrebno, da uključe detaljne smjernice u sljedećim oblastima:

sastavljanje finansijskih planova prihoda i rashoda, priprema plana nabavki, izvršenje javnih nabavki, priprema planova dotacija, priprema plana pozajmica /upravljanja javnim dugom i izdavanja garancija, odobrenje plaćanja, priprema subvencija, dotacija i drugih transfera iz budžetskog plana, priprema prodaje, raspolaganja ili zamjene imovine, priprema plana o korištenju tekuće i stalne budžetske rezerve, preuzimanje obaveza na teret budžeta, izvršenje plaćanja iz budžeta, evidentiranje i postupanje sa nepravilnostima, planiranje likvidnosti, zaštita fizičke imovine i dr.

Plaćanja i naplate

Plaćanja i naplate mogu da se odvijaju na razne načine. Na primjer:

elektronske metode bilo direktno ili sa bankovnog računa; plaćanje naloga i gotovina.

Bitno je da su plaćanja izvršena onima koji imaju pravo da prime uplatu ili pomoć. Subjekat bi trebao da vodi ili ima pristup registru pojedinaca ili organizacija koje imaju pravo da prime isplatu.

Prije vršenja plaćanja, od osnovnog je značaja da se izvrše svi pravilni koraci, koji su u skladu sa uspostavljenim procedurama.

Registracija

Subjekat mora da osigura da su podnosioci zahtjeva ili dobavljači na isti način identifikovani, da bi isplate mogle biti ispravne i blagovremene i da bi potraživanja i prihodi mogli da se efektivno naplate.

Procedure i kontrole moraju biti uvedene za:

Registraciju/evidentiranje podataka kao što su imena, adrese, podaci iz banke i druge značajne informacije, na osnovu adekvatno priloženih dokaza o identitetu i prava da se evidentira;


Identifikacioni broj treba da se navede i koristi tokom svih korespondencija, plaćanja i računovodstva. Za svakog podnosioca zahtjeva treba da postoji jedinstven broj.

Odgovornost za održavanje registra, treba biti povjerena jedinici, koja je odvojena od drugih jedinica za obrađivanje i odobravanje plaćanja ili jedinice odgovorne za plaćanje. Isti zaposleni ne može da evidentira zahtjev, a onda da odobrava ili vrši plaćanje za pojedinca ili organizaciju.

Promjene podataka iz registracije kao što su: imena, adrese ili bankovni računi moraju da se kontrolišu, na osnovu priloženih odgovarajućih dokaza o promjeni. Treba da postoje slične procedure koje bi obuhvatile proceduru prije registracije.

Korišćenje metoda elektronskih plaćanja:

mora da postoji adekvatna kontrola pristupa bankovnim računima i prateće opreme. Korišćenje lozinke koja se redovno mijenja;

uzorci plaćanja grupisani za elektronsko plaćanje, treba da se provjere, kao i njihova ispravnost, prije nego što se izvrši elektronska uplata;

plaćanja izvršena elektronskim putem, moraju blagovremeno da se usklade, u odnosu na iznose koji su odobreni;

dodatne spoljne provjere trebale bi da se uzmu u obzir npr. provjera ograničenja vrijednosti transakcija tokom perioda, ograničenja pojedinih podataka i ograničenje vrste računa na koju možemo izvršiti uplatu;

kad god je moguće, neprenosivo plaćanje treba da bude tako izvršeno da je plaćanje ograničeno na bankovni račun primaoca. Potrebno je potvrditi identitet i potpis primaoca;

Gotovina

U principu, kad god je moguće potrebno je izbjegavati metode plaćanja i naplate u gotovom novcu. Ukoliko se vrši plaćanje u gotovini, plaćanje treba izvršiti samo primaocu kome je namijenjena. Potrebno je pribaviti dokaz o identitetu i potpis kojim se potvrđuje prijem. Pri plaćanju gotovinom od značaja je:

da je svako mjesto gdje se drži gotovina ili rukuje gotovinom, obezbijeđeno i zaštićeno;

da se prijem odmah evidentira u dnevni registar; evidencije se provjeravaju u odnosu na izvještaje banke o plaćanju i izjavama i

knjigama koje se vode vezano za gotovinu, a koje vode zaposleni koji su odvojeni od mjesta prijema i isplate gotovine;

postoje redovne i nenajavljene provjere od strane rukovodstva o prijemu i rukovanju gotovinom;

potvrdu o prijemu gotovine treba da izda lice koje je za te poslove zaduženo; gotovina koja nije prenijeta u banku ili koja se iz bilo kojeg razloga zadržava, treba da

bude zaštićena na takav način, da se onemogući otuđenje ili pogrešno korišćenje. Avansi, plaćanja i garancije

Kao opšti prinicip, kad god je moguće treba izbjegavati avansno plaćanje i ono bi trebalo da bude izuzetak. Kada se izvrše, potrebno je pribaviti neku vrstu garancije ili obezbjeđenja u slučaju da primalac ne uspije da ispuni obaveze ugovora ili ukoliko prestane sa radom.


Treba omogućiti da se iznos avansnog plaćanja može identifikovati u računovodstvenim knjigama u bilo koje vrijeme. Avansi trebaju biti zatvoreni nakon izvršenja konačnog plaćanja.

Subjekat treba da utvrdi jasne procedure, koje se odnose na vrstu garancija, koje su prihvatljive i iz kojih institucija te garancije potiču. Garancije bi trebalo da budu obezbijeđene dok su pod nadzorom subjekta. Preplaćeni iznosi

Opšti princip koji treba usvojiti kada je preplata učinjena je taj, da preplaćen iznos treba da se povrati od primaoca što je prije moguće. Subjekat treba da evidentira preplaćene iznose čim se otkriju. Aktivnosti preduzete na preplaćenim iznosima treba dokumentovati i pratiti. Bilo koji predlog za otpis preplaćenog iznosa, trebalo bi da bude opravdan i slijedi određene procedure.

Dobavljači

Dugovanja bi trebala da budu evidentirana u glavnoj knjizi prije izvršenog plaćanja. Sve potencijalne obaveze koje mogu biti dug, trebalo bi prepoznati pravovremeno i blagovremeno evidentirati u glavnu knjigu. Iznos obaveze bi trebao biti obračunat i odobren od strane operativne jedinice prije zahtjeva za isplatu duga, koji se podnosi posebnoj organizacionoj jedinici, koja nema nikakvu odgovornost za plaćanje. Fakturu obično izdaje dobavljač informišući o iznosu i razlozima zašto je došlo do duga i precizirajući rok u kojem bi trebalo dug platiti. Redovna poravnanja treba vršiti između iznosa evidentiranog u glavnoj knjizi i podržavajuće dokumentacije. Iznos za plaćanje treba redovno pregledati i bilo koji dodatni iznos, kao što su kazne ili kamate, ispravno identifikovati i preračunati. Plaćene iznose za izmirenje duga treba blagovremeno evidentirati u glavnoj knjizi. Bilo koja dugovanja ili preplaćeni iznosi koji su izvršeni prema naknadnom plaćanju dobavljaču, takođe bi trebalo prepoznati i evidentirati. Dugovi koji nijesu plaćeni u propisanom roku moraju biti identifikovani, praćeni i izmirivani. Glavna knjiga treba da obezbijedi izvještaje o neizmirenim dugovanjima po pojedinim dobavljačima i po starosti duga. Veći dugoročni neizmireni iznosi trebali bi biti istaknuti. Ovu informaciju bi trebalo redovno pregledati i kada je neophodno preduzeti aktivnosti. Trebalo bi uspostaviti procedure koje se bave dugoročnim neizmirenim obavezama, uključujući i potencijalnu mogućnost pravnih aktivnosti.

Otpis nenaplativih potraživanja

Treba da postoje procedure za otpis potraživanja, koja nisu naplaćena iz bilo kojeg razloga. Kao osnovni princip, potraživanja bi trebalo naplaćivati gdje je to praktično i ekonomski moguće. Bilo koji prijedlog za akciju otpisa trebalo bi pravilno odobriti na odgovarajućem nivou vlasti. Svi otpisi trebaju biti na vrijeme evidentirani i identifikovani u odnosu na dugove u glavnoj knjizi kada je odobrenje dobijeno.

Fizičke kontrole i zaštita imovine

Adekvatne fizičke i kontrole okruženja treba uspostaviti kako bi štitile imovinu i informacije subjekta. Nivo i jačina fizičke kontrole trebalo bi da budu srazmjerni uključenim rizicima,


uticaju privremenog ili trajnog gubitka ili gubitka upotrebe sredstava ili informacija koje bi trebalo da postoje na nivou subjekta i vjerovatnoći nastanka gubitka.Kontrole pristupa mogu uključiti:

video nadzor alarmne sisteme legitimisanje lozinke na računarima zaštićeni prostor u zgradama gdje se čuvaju stvari od velike vrijednosti ili visokog

rizika sefove i ormare otporne na vatru, sisteme za sprječavanje ili suzbijanje požara i poplava i dr.

Fizičke provjere – Popis

Trebalo bi da postoji redovna fizička provjera da se dobije uvjeravanje da sredstva postoje, da su na pravom mjestu i da se koriste u svrhe za koje su namijenjena. Sva sredstva trebala bi da budu evidentirana u popisnoj listi ili registru i da imaju jedinstveni inventarski broj. Podaci o sredstvima treba da se evidentiraju po njihovom prijemu.

Trebalo bi da se vrše redovne provjere u odnosu na popisne liste ili registar imovine, da bi se potvrdilo da imovina i dalje postoji. Takođe, trebalo bi da se redovno provjerava, kako bi se osiguralo da fizičke kontrole funkcionišu kao što je predviđeno.

Procedure za informacione sisteme

Subjekаt trebа dа izradi i održаvа set procedura za informаcione sisteme. Prirodа ovih procedura trebа dа bude u sklаdu sа stepenom аutomаtizаcije u subjektu i nivoima rizikа povezanih sа gubitkom korišćenja opreme i potencijаlnim uticаjima slučаjne ili nаmjerne zloupotrebe sistemа, koji može uticati nа ostvаrivanje ciljevа subjekta. Zavisno od prirode sistemа u subjektu, procedure mogu obuhvatati:

strаteške, orgаnizаciono uprаvljаčke procedure i procedure praćenja; fizičku zaštitu, rаzvoj sistemа i aplikacione kontrole, progrаmirаnje i održаvаnje, operacije, telekomunikacije, personаlne rаčunаre, terminаle i mreže i planiranje postupanja u hitnim slučajevima i oporavka u slučaju prirodnih katastrofa.


Javne nabavke (Aneks 3b)

Subjekat bi trebao da izradi i održava procedure za javne nabavke, uspostavljajući procedure za nabavku roba, radova i usluga u skladu sa propisima o javnim nabavkama. Osnovni principi koje bi trebalo da razmotri subjekat pri vršenju javne nabavke su:

da se primjenjuju zakonom propisani postupci za javnu nabavku zavisno od vrijednosti javne nabavke;

da postoji jasna podjela uloga i odgovornosti zaposlenih, koji su uključeni u proces javnih nabavki, kao što je specificiranje zahtjeva, davanje finansijskih ovlašćenja i stvaranje obaveza;

da postoji razdvajanje dužnosti između onih koji iniciraju kupovinu i onih koji odobravaju realizaciju. Pored toga trebalo bi da postoji razdvajanje u toku procesa nabavki između lica koji naručuju, koji primaju robu i onih koji odobravaju plaćanja;

Nabavka treba da se zasniva na dobijanju najbolje kombinacije cijene i kvaliteta koji zadovoljava potrebe (vrijednost za novac);

Zahtjevi treba da budu navedeni od strane korisnika, ali bi predhodno trebalo da postoje utvrđene potrebe za robom, radovima i uslugama, prije nego što izvršenje počne;

Poslovanje sa potencijalnim i stvarnim dobavljačima trebalo bi sprovoditi pošteno, nepristrasno i objektivno.

Pravne i stručne savjete treba tražiti kad je to neophodno.

Obrada transakcija

Sve transakcije treba da budu provjerene, kako bi se osiguralo da su potpune, pravilno evidentirane i tačno obrađene. Posebno:

Transakcije bi trebalo evidentirati što je prije moguće. Transakcije treba provjeravati tokom ciklusa obrade. Posebno kada je faktura ili

zahtjev primljen, trebalo bi izvršiti detaljne provjere da se osigura da: - Su robe ili usluge naručene i pružene shodno ugovoru ili sporazmu. U idealnom

slučaju bi trebalo da se narudžbenica (otpremnica) podudara sa fakturom.- Da zahtjev za pravo na pomoć odgovara kriterijumima za sticanje prava i

regulatornim kriterijumima i da je podržan odgovarajućim dokazom.- Da je podnosilac fakture/zahtjeva identifikovan za plaćanje i računovodstvene

svrhe i da bi se osiguralo vršenje isplate samo stvarnim podnosiocima zahtjeva, koji su registrovani za primanje određenih prava.

- Da je zahtjev računski tačan, uključujući tačan iznos pomoći ili stopu konverzije valute ukoliko je primjenljiva.

Redovne provjere bi trebalo izvršavati od strane osoblja nezavisno od onih koji su odgovorni za obradu. Ove provjere mogu uključiti poređenja transakcija sa dokumentacijom, kontrolu ukupne vrijednosti i ponovne provjere..

Ovlašćivanje

Subjekat ne bi trebalo da napravi bilo kakav izdatak ili izvrši bilo kakvo plaćanje prije nego što to bude propisno odobreno. Odobravanje plaćanja uključuje potvrdu da:


postoje ovlašćenja za usluge koje se naručuju ili zahtjev za pravo na pomoć, povjerilac ili podnosilac zahtjeva ima pravo na isplatu, su obaveze koje povjerilac ili podnosilac zahtjeva moraju izvršiti, preduzete ili je usluga

izvršena, je naknada usklađena sa ugovorenom ili zahtjevom za pomoć i da je iznos računski tačan, se troškovi ostvaruju na teret odgovarajuće budžetske stavke, su budžetska sredstva raspoloživa i plaćanje nije predhodno izvršeno (npr. dvostruko fakturisanje)

Sistemi ovlašćivanja treba da budu uspostavljeni, tako da odgovaraju rizicima vezanim za različite vrste plaćanja, koji bi mogli da budu uključeni u nivo automatizacije u procesu. Ne postoji jedinstven sistem koji bi odgovarao svim okolnostima, ali subjekat treba da razvije sisteme koji uzimaju u obzir sljedeća razmatranja i zahtjeve:

Potrebu za apsolutnim razumijevanjem uloga i odgovornosti u svakoj fazi procesa, zajedno sa potrebom za detaljnim pisanim proceduruma za prijem, evidentiranje i obradu zahtjeva za plaćanje;

Odgovarajuće razdvajanje dužnosti tako da nijedan pojedinac ne može kontrolisati sve aspekte procesa plaćanja;

Potrebu za redovnim nadzorom službenika odgovornih za ovlašćivanje; Potrebu da službenici za ovlašćivanje imaju uspostavljene kontrolne procedure (kontrolne

liste), koje bi trebalo da se sprovedu da bi se potvrdilo da je plaćanje validno i ispravno. Nivo i vrste provjera koje bi trebalo izvršiti zavisiće od iznosa automatizovanih provjera koje postoje u tom procesu,

Svaki čin ovlašćivanja treba da bude evidentiran. Službenik za ovlašćivanje bi trebao da potpiše svaku listu za provjeru/zahtjev kao ovlašćenje i/ili da ovo potvrdi ako se ovlašćenje daje putem automatizovanog sistema;

Tamo gdje postoje automatizovani sistemi, trebalo bi naglasiti potrebu za ovlašćivanjem i razdvajanjem dužnosti tokom unosa stalnih podataka u sisteme, kao što su stopa pomoći/plaćanja, stopa konverzije valute ili kamatne stope, naročito tamo gdje one mogu biti promjenljive ili predmet redovnih promjena.

Mogu postojati dodatne kontrolne procedure, koje bi trebalo da budu usvojene za bilo koje plaćanje koje se vrši unaprijed, prije ostvarivanja prava na to ili prije pružanja usluga. Na primjer, za ovakve isplate može se tražiti odgovarajuće obezbjeđenje ili garancija prije nego što se izvrši plaćanje.

Dokumentacija i revizorski tragovi

Detalje o informacijama i izvršenim transakcijama treba pravilno dokumentovati i čuvati. Dokumentacija se može čuvati u papirnoj, elektronskoj ili drugoj formi, koja je u skladu sa važećom regulativom. Ovo bi trebalo da pomogne da se obezbijedi da:

Postoji adekvatna podrška za aktivnosti, Postoji kontinuitet poslovanja u slučaju prekida ili odlaska ključnog osoblja,


Dokumentacija mora da se čuva u dobrom stanju, tako da je lako pronaći kada je potrebno i da je dostupna samo onim zaposlenima koji imaju ovlašćenja. Subjekat mora da razvije odgovarajući sistem arhiviranja. Sve relevantne informacije treba da budu odložene i sačuvane u registrovanom dosijeu, koji je jedinstveno identifikovan, i može biti označen i preuzet kad je to potrebno. Dosijea i dokumenta treba da se klasifikuju u skladu sa zahtjevima države. Subjekat bi morao da razvije odgovarajuću proceduru za formiranje, održavanje i čuvanje dokumenatcije ili dosijea, zavisno od njihove klasifikacije.

Finansijska kontrola i kontrola dokumentacije mogla bi da se poboljša upotrebom standardne dokumentacije i obrazaca. Ovo se takođe može sprovesti u skladu sa procedurama i zakonskim zahtjevima. Subjekat treba da osigura da obrasci koji se koriste za finansijske transakcije obuhvataju odgovarajuće zakonske norme koje bi podnosilac zahtjeva trebao da svojim potpisom potvrdi da je pročitao, da je svjestan šta je potpisao i da se sa tim slaže.

Obrasci i dokumenta treba da budu izrađeni tako da budu što je moguće potpuniji i jednostavniji za upotrebu. Trebalo bi da postoji odgovarajuća ravnoteža između potreba pojedinca i tijela koje popunjava obrasce i potreba organizacije koja će obraditi obrazac. Posebno treba obratiti pažnju na formu obrazaca koja će biti upotrijebljena za unos podataka u računarski sistem, tako da je obrazac u skladu sa izgledom i formatom kompjuterskog ulaznog ekrana i obratno.

Dokumentacija treba da omogući zaposlenima, unutrašnjim i eksternim revizorima i drugim tijelima da prate tok operacija i transakcija u svim fazama. Trebalo bi da bude moguće pratiti transakcije od zbirnih iznosa do pojedinačnih detalja i obrnuto, i identifikovati u zapisnicima bilo kakve greške, zloupotrebe i nezadovoljavajući rad. Trag bi trebao da postoji i da se održava bez obzira da li su podržavajući sistemi elektronski ili ručni,.

Dokumenta, dosijea, finansijski izvještaji moraju da se čuvaju na način koji je u skladu sa nacionalnim i međunarodnim dokumentima i pravilima čuvanja podataka i zahtjeva.

Prilikom utvrđivanja čuvanja evidencija mora se uzeti u obzir sljedeće:

Zakonski zahtjevi,

Zahtjevi revizorskih tijela i eksternih institucija,

Osjetljivost i klasifikacija dokumenata ili podataka,

Potencijalni uticaj na smještaj, prostor i kapacitet skladištenja kompjuterskih podataka,

Mogućnost korišćenja objekata za arhiviranje,

Administrativna jednostavnost za preuzimanje i korišćenje arhiviranih dosijea (datoteka) ili podataka, ako je potrebno,

Bezbjednost evidencije i podataka koji su arhivirani,

Mogućnost čuvanja evidencija i podataka u isplativijim oblicima– npr. mikrofilmovanje, tehnologije skeniranja,


Potencijalni troškovi i rizici, ako originalnu dokumentaciju nije moguće preuzeti ili obezbijediti npr. u slučaju pravnih aktivnosti.

6.4. Informacije i komunikacije

Rukovodstvo treba da uspostavi odgovarajuće sisteme informisanja i da saopštava zaposlenima relevantne informacije.

Relevantne informacije se moraju identifikovati, zabilježiti i saopštiti u formi i rokovima koji omogućavaju zaposlenima da izvršavaju svoje dužnosti.

Informacioni sistemi prave izvještaje koji sadrže informacije vezane za poslovanje, finansije i usklađenost, koji omogućavaju vođenje i kontrolisanje poslovanja. Oni se bave ne samo podacima prikupljenim unutar subjekta, već i informacijama o spoljnim događanjima, aktivnostima i uslovima koji su neophodni za informisano donošenje odluka u poslovanju i spoljašnje izvještavanje.

Efektivna komunikacija mora obuhvatiti širi smisao, i teći prema gore i dolje, kroz cijeli subjekat. Svi zaposleni moraju dobiti jasnu poruku od strane rukovodstva na najvišem nivou da se odgovoronosti za kontrole moraju ozbiljno shvatiti.

Oni moraju razumjeti svoju ulogu u sistemu unutrašnje kontrole i kako njihove pojedinačne aktivnosti imaju uticaj na rad drugih. Oni moraju imati način da značajne informacije prenesu nadređenima. Takođe, mora da postoji i efektivna komunikacija sa spoljnim partnerima, kao što su klijenti, dobavljači i regulatori.

Informacije i komunikacije vezane za poslovanje subjekta stvoriće mogućnost procjene urednosti, etike, ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti poslovanja. Informacije i komunikacije su osnova za ispunjenje svih ciljeva unutrašnje kontrole.

Informacije

Preduslov za pouzdane i značajne informacije je brzo bilježenje i pravilna klasifikacija transakcija i događaja.

Važne informacije treba da se identifikuju, zabilježe i prenesu u obliku i rokovima koji omogućavaju zaposlenima da sprovode unutrašnje kontrole i druga zaduženja (blagovremeno saopštavanje pravim licima). Zbog toga, sistem unutrašnje kontrole, kao takav i sve transakcije i značajni događaji moraju biti u potpunosti dokumentovani.

Na primjer, jedan od ciljeva unutrašnje kontrole je ispunjenje odgovornosti prema javnosti. To se može postići razvijanjem i održavanjem pouzdanih i značajnih finansijskih i nefinansijskih informacija i njihovo saopštavanje u godišnjim izvještajima.

U mnogim slučajevima, određene informacije treba obezbijediti ili saopštiti radi usklađivanja sa zakonima i regulativom. Informacije su potrebne na svim nivoima subjekta kako bi se uspostavile efikasne unutrašnje kontrole i postigli ciljevi subjekta. Zbog toga je potrebno napraviti spisak značajnih, pouzdanih i odgovarajućih informacija koje je potrebno


identifikovati, zabilježiti i saopštiti u obliku i vremenskom okviru koji omogućava zaposlenima da sprovode unutrašnje kontrole i druge dužnosti.

Transakcije i događaji se moraju blagovremeno zabilježiti nakon njihovog nastanka, ukoliko su informacije relevantne i vrijedne rukovodstvu u kontrolisanju poslovanja i donošenju odluka. Ovo se odnosi na čitav proces ili ciklus transakcije ili događaja, uključujući iniciranje i odobrenja, sve faze u procesu i njihova završna klasifikacija u zbirnim izvještajima. Takođe, to se odnosi i na blagovremeno ažuriranje svih dokumenata kako bi se sačuvao njihov značaj.

Pravilna klasifikacija transakcija i događaja je potrebna kako bi se osiguralo da rukovodstvo posjeduje pouzdane informacije. To znači organizovanje, kategorizacija i oblikovanje informacija koje služe za pripremu izvještaja, planova i finansijskih izvještaja.

Na sposobnost rukovodstva da donese adekvatne odluke utiče kvalitet informacija koji podrazumijeva da su informacije:

adekvatne (sadrže li traženu informaciju?); blagovremene (da li su dostupne kada su potrebne?); važeće (najnovije dostupne informacije?); precizne (da li su tačne?); dostupne (mogu li ih relevantne strane lako pronaći?).

Da bi se pomoglo pri obezbjeđenju kvaliteta informisanja i izvještavanja, sprovođenju kontrolnih aktivnosti i odgovornosti, i da praćenje bude efikasnije i efektivnije, sistemi unutrašnjih kontrola kao takvi i sve transakcije i značajni događaji moraju biti u potpunosti i jasno dokumentovani (npr. dijagrami i opisi). Ova dokumentacija treba da bude lako dostupna za pregled.

Komunikacije

Informacija je osnova komunikacije, koja mora zadovoljiti potrebe grupe pojedinaca, omogućavajući im da efektivno sprovode svoje obaveze.

Jedan od najkritičnijih komunikacionih kanala je onaj između rukovodstva i zaposlenih. Rukovodstvo mora biti upoznato sa radnim učinkom, razvojem, rizicima i funkcionisanju unutrašnje kontrole i drugim značajnim događajima i pitanjima. Po istom principu, rukovodstvo bi trebalo da saopšti zaposlenima koje informacije su mu potrebne i da obezbijedi povratne informacije. Ovo uključuje jasnu izjavu o filozofiji i pristupu subjekta unutrašnjim kontrolama i delegiranju ovlašćenja.

Komunikacija treba da podigne svijesti o važnosti i značaju efektivne unutrašnje kontrole, saopšti apetit za rizikom subjekta i tolerisanje rizika i da zaposleni budu svjesni svojih uloga i odgovornosti u izvršavanju i podržavanju elemenata unutrašnje kontrole.

Pored unutrašnje komunikacije, rukovodstvo treba da obezbijedi postojanje adekvatnih načina komunikacije sa spoljnim stranama, kao i dobijanja informacija od istih, jer spoljne komunikacije mogu da obezbijede input koji može imati veoma značajan uticaj do kog obima subjekat postiže svoje ciljeve.


Na osnovu inputa od unutrašnjih i spoljnih komunikacija, rukovodstvo mora da preduzme neohodne aktivnosti i da ih blagovremeno prati.

Praćenje poslovanja i upravljanje informacijama

Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima moraju postaviti ili osigurati informacioni sistem koji daje jasne, tačne i blagovremene informacije o mogućim ostvarenjima ključnih ciljeva. Ove informacije treba da uključe bilo koje korektivne aktivnosti koje se smatraju neophodnim.

Praćenje poslovanja i informisanje rukovodstva može biti u obliku:

statistike, izvještaja budžetskih izdataka, izvještaja o zaposlenima i njihovom broju, analize troškova odjeljenja, produktivnosti ili analize vrijednosti za novac, računovodstvenih informacija,uključujući informaciju o upravljanju dugom, analize podataka, izvršenja ključnih indikatora, izvještaja, npr. izvještaj o zaštiti od incidenata, izvještaji o provjeri popisa imovine.

Upravljanje informacijom bi trebalo redovno pregledati, kako bi se osiguralo da ona ostaje relevantna i da se koristi onako kako je predviđeno.

Prevare i nepravilnosti

Procedure koje se bave prevarama i nepravilnostima treba da budu u skladu sa relevantnim zakonima. Rukovodilac subjekta treba da razvije izjavu o politici prevare koja se saopštava svim zaposlenima, a gdje je neophodno i izvan organizacije. Ova izjava (iskaz) treba jasno da promoviše kulturu anti-prevare i zalaganje za etičko ponašanje. Zaposlene treba podsticati ili obavezati da su dužni da prijave bilo koju sumnju na aktivnost prevare.

Politika prevare treba biti podržana planom odgovora na prevaru, koji bi trebao da navede aktivnosti koje će biti preduzete u slučaju da je prevara ili potencijalna prevara otkrivena. Zahtijevane aktivnosti treba da budu blagovremene i efikasno da pokušaju i osiguraju da su potencijalni gubici umanjeni i da su šanse za uspješnu istragu povećane. Planom je neophodno napraviti razliku između prevare počinjene unutar organizacije od spoljnih strana ili tamo gdje postoji tajni dogovor između unutrašnjih i spoljnih strana.

Planom bi trebalo odrediti obim i ograničenja ovlašćenja službenika da djeluju ukoliko je potencijalna prevara otkrivena. Plan bi takođe trebao da identifikuje državne organe koje bi trebalo kontaktirati ili uključiti.

Ukoliko se prevara počini, subjekti treba da urade analizu razloga zašto je došlo do prevare, ispitaju da li postoje bilo koji drugi slični slučajevi i treba li da naprave neophodne izmjene u sistemima i procedurama kako bi spriječili prevare slične prirode koje bi se desile u budućnosti.


Korektivne aktivnosti

Rukovodilac subjekta mora da usvoji formalne procedure za sve rukovodioce i zaposlene, kojima se utvrđuje odgovornost da izvještavaju o bilo kojim slabostima sistema finansijskog upravljanja i kontrola višim rukovodiocima ili licu zaduženom za FMC i da se bavi prigovorima i pitanjima klijenata ili drugih organa, kako bi se osiguralo da su sva pitanja koja se mogu odnositi na slabosti sistema finansijskog upravljanja i kontrola riješena i otklonjena.

6.5. Praćenje

Svrha praćenja je utvrđivanje da li su unutrašnje kontrole adekvatno uspostavljene, izvršene i efektivne. Unutrašnja kontrola je adekvatno uspostavljena i pravilno izvršena ukoliko svih pet elemenata unutrašnje kontrole (kontrolno okruženje, procjena rizika, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacije, i praćenje) postoje i funkcionišu kako je i osmišljeno. Potrebno je vršiti praćenje sistema unutrašnje kontrole – proces koji procjenjuje kvalitet učinka sistema tokom perioda. Ovo se postiže putem stalnog praćenja aktivnosti, odvojenih evaluacija ili kombinacije navedenog.

Stalno praćenje se odvije tokom operacija. Ono uključuje redovne aktivnosti upravljanja i nadgledanja i druge aktivnosti koje zaposleni preduzimaju u obavljanju dužnosti.

Obuhvat i učestalost odvojenih procjena prvenstveno zavise od procjene rizika i efektivnosti stalnih procedura praćenja. Potrebno je obavijestiti viši nivo o nedostacima unutrašnje kontrole i ozbiljna pitanja treba prenijeti višem rukovodstvu i odboru.

Ovdje unutrašnja revizija ima značajnu ulogu. Ona treba da vrši revzije nad sistemima koji su na osnovu procjene rizika identifikovani kao prioriteti.

Vrste praćenja

Redovan pregled registra rizika u odnosu na promjene ciljeva, unutrašnje i spoljašnje okruženje – unutrašnji akt o uspostavljanju i održavanju registra rizika treba da obezbijedi redovan pregled od strane rukovodioca subjekta. S obzirom da registar rizika oslikava sistematski pristup upravljanja rizikom, bilo koje promjene u unutrašnjem ili spoljašnjem okruženju i ciljevima mogu pružiti razlog za preduzimanje srazmjernih mjera koje će se pozabaviti promjenama u riziku. Rukovodilac subjekta je odgovoran za dostizanje ciljeva; rukovodilac postavlja prihvatljive rizike i usvaja adekvatne mjere za kontrolu.

Unutrašnji sistem informacija i komunikacija treba da obezbijedi rukovodiocu subjekta, redovne i tekuće informacije u pisanoj ili usmenoj formi vezano za dostizanje ciljeva, a koje će omogućiti blagovremeno reagovanje i preduzimanje korektivnih mjera.

Upitnici za samoprocjenu mogu se koristiti i obično ih priprema rukovodeći i viši kadar subjekta. Problem je što se oni sprovode jednom godišnje i tokom vremena, kontrole mogu oslabiti. Takođe rezultat možda ne odražava tačne okolnosti jer rukovodioci možda nisu objektivni u odgovorima.


Razgovori sa zaposlenima mogu otkriti slabosti unutrašnje kontrole i pružiti prijedloge o mogućim poboljšanjima. Ne može se dovoljno naglasiti koliko je značajna stavka uključenja zaposlenih u unutrašnju kontrolu.

Druge vrste praćenja su tekuće provjere i provjere na licu mjesta i drugi dokazi obavljanja unutrašnje kontrole, poređenja različitih baza podataka, postavljanje referentnih tačaka u obliku poređenja radnog učinka sa drugim subjektima, itd.

Rukovodilac subjekta treba da dobija izvještaje o neusklađenosti sa uspostavljenim pravilima i izvještajima o nepravilnostima.

Specifičan oblik praćenja rukovodiocu subjekta obezbeđuje unutrašnji revizor, koji u odnosu na njegov integritet i korišćenje stručnih smjernica, ocjenjuje prema sopstvenoj analizi rizika, efektivnost sistema unutrašnjih kontrola, identifikuje slabosti i daje preporuke za poboljšanje.

Rukovodilac subjekta treba da:

Održava sastanke sa unutrašnjim revizorima, kako bi raspravljao i prihvatio njihov godišnji plan revizije,

Pročita i složi se sa izvještajima revizora i Razmotri sve značajnije preporuke.


7. PREGLED UNUTRAŠNJE KONTROLE

Uvod Finansijsko upravljanje i kntrola (FMC) je najznačajniji dio unutrašnje kontrole, jer ono utiče na sve aktivnosti subjekta. U upravljanju finansijama javnog sektora velika pažnja posvećuje se konceptu i aktivnostima finansijske kontrole. Svi rukovodioci imaju obavezu i dužnost da finansijskom kontrolom obezbijede najbolje korišćenje resursa, kako bi umanjili gubitak, rasipanje i zloupotrebu imovine, krađu i korupciju.

Nema sumnje da Crna Gora već posjeduje određen nivo finansijske kontrole koja se sprovodi unutar subjekata javnog sektora, saglasno Zakonu o budžetu i Uputstvu o radu državnog trezora.

Usvajanje Zakona o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru, predstavlja prepoznavanje potrebe za promjenama, kako bi subjekti javnog sektora preuzeli veću ulogu u upravljanju finansijama, na način što će povećati decentralizaciju, poboljšati upravljačku odgovornost i uspostaviti unutrašnju reviziju da pregleda njihov sistem finansijske kontrole.

Efikasno upravljanje javnim finansijama je značajno radi stvaranja povjerenja, transparentosti i postizanja konsenzusa između Vlade i građana.

Da bi se poboljšao sistem unutrašnje kontrole, a saglasno Zakonu o sistemu unutrašnjih finasijskih kontrola u javnom sektoru i Pravilniku o načinu i postupku uspostavljanja i sprovođenja finansijskog upravljanja i kontrola, neophodno je da svi subjekti usvoje formalan FMC okvir koji uključuje detaljne procedure za sva glavna finansijska pitanja. Ova interna pravila i procedure biće radni dokument, koji treba redovno da se ažurira, kako bi zadovoljio potrebe subjekata.

Da bi se postiglo efektivno finansijsko upravljanje i kontrola u javnom sektoru, osnovno je da subjekti usmjere pažnju na razvoj slijedećih ključnih oblasti finansijskog upravljanja:

1 Finansijske regulative,

2 Finansijsko planiranje,

3 Finansijski pregled i praćenje,

4 Finansijska kontrola,

5 Finansijske informacije,

6 Finansijska svijest.

7.1. Trenutno stanje finansijskog upravljanja i kontrola - FMC

Da bi se poboljšao sistem FMC-a, a u skladu sa članom 4 Pravilnika o načinu i postupku uspostavljanja i sprovođenja finansijskog upravljanja i kontrola, potrebno je donijeti plan za


uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrola, koji će pružiti osnovu za promjenu i identifikovati ključne aktivnosti koje treba preduzeti., kako bi poboljšali FMC okvir da bi bio odgovarajući i usklađen sa najboljim praksama zemalja EU.

Da bi se identifikovalo trenutno stanje finansijskog upravljanja i kontrole (FMC) potrebno je da svaki subjekat izvrši samoprocjenu FMC procesa unutar subjekta. Samoprocjenom FMC procesa, subjekat treba da identifikuje da li ima adekvatan FMC okvir sa finansijskim procedurama i politikama kako bi obezbijedio da funkcionišu kao što je predviđeno i da pomažu subjektu u dostizanju njegovih ciljeva i zadataka. Primjeri finansijskih procedure i politika koje treba da postoje, uključuju finansijsko planiranje aktivnosti, upravljanje imovinom, pripremu i izvršenje budžeta, transakcije obračuna i isplate zarada, informacione računovodstvene sisteme, gotovinske aktivnosti, finansijsko izvještavanja i praćenje, i kapitalne programe. Sve ove procedure i okvir za FMC trebaju biti razvijeni u obliku internih pravila i procedura za FMC.

Nakon završetka samoprocjene FMC, potrebno je napisati izvještaj koji sadrži rezultate samoprocjene/pregleda unutrašnje kontrole. Izvještaj treba da sadrži spisak preporuka i akcioni plan za rješavanje utvrđenih nedostataka unutrašnjih kontrola. Preporuke će zahtijevati pripremu internih pravila i procedura za FMC koje uključuju različite finansijske procedure koje obuhvataju sva finansijska pitanja unutar subjekta. Ukoliko se preporuke prihvate, potrebno je dogovoriti rokove i lica zadužena za sprovođenje aktivnosti.

Rezultat pregleda će takođe činiti osnovu za godišnji izvještaj (upitnik o samoprocjeni) koji se priprema u skladu sa članom 15 Zakona o PIFC-u. Do kraja januara svi subjekti moraju podnositi izvještaj CHU o aktivnostima vezanim za uspostavljanje i razvoj finansijskog upravljanja i kontrole.

Ovaj pristup je samo vodič i može se mijenjati po potrebi kako bi zadovoljio karakteristike, okolnosti i zahtjeve subjekta.

Svaki subjekat treba da razvije sopstvena interna pravila i procedure za FMC kako bi se u iste uključile politike, procedure i smjernice. Ne postoji standardni model unutrašnje kontrole tako da je zadatak svakog subjekta da odluči šta je za njega odgovarajuće.

Interna pravila i procedure za FMC treba da uključe specifične informacije koje odražavaju stepen posvećenosti subjekta, kao što je osnivanje radne grupe, imenovanje rukovodioca za FMC, spisak glavnih finansijskih sistema i procesa, procedure za sve finansijske procese, izvještavanje, finansijski pregled i praćenje.

Nakon što unutrašnja revizija postane operativna, interna pravila i procedure za FMC mogu da se koriste u procesu revizije radi procjene efektivnosti unutrašnjih kontrola.

Unutašnje kontrole su dio svakodnevnog poslovanja. Kontrole koje su razvili rukovodioci i koji ih sprovode zajedno sa zaposlenima predstavljaju suštinu unutrašnje kontrole. Procedure pomažu da se obezbijedi pravilno dokumentovanje kontrola i da kontrole funkcionišu kako treba.

Cilj nije da svaka osoba postane stručnjak za unutrašnju kontrolu, već da se poveća svijest i razumijevanje unutrašnjih kontrola. U stvari, jedini najznačajniji faktor uspjeha u unutrašnjoj kontroli je viši nivo individualnog razumijevanja i shvatanja. Zbog toga, od ključnog je


značaja da je svaki rukovodilac u mogućnosti da identifikuje unutrašnje kontrole koje postoje u njihovim organizacionim jedinicama. Svi rukovodioci su odgovorni za poznavanje koje unutrašnje kontrole postoje i kako da ocijene njihovu efektivnost.

Uspješan sistem unutrašnje kontrole će pomoći protoku finansijskih procesa i poboljšati nivo i kvalitet naših usluga.

Cilj – Procjena stanja sistema finansijskog upravljanja i kontrole

Preporučen opšti pristup –samoprocjene/pregleda unutrašnje kontrole uključuje pet glavnih koraka koji slijede:

1. Organizovanje samoprocjene/pregleda unutrašnje kontrole,2. Odluku o obuhvatu samoprocjene/pregleda.3. Pripremu kontrolnih lista za samoprocjenu/pregled.4. Vršenje samoprocjene/pregleda.5. Pripremu izvještaja sa rezultatima i preporukama sa korektivnim aktivnostima.

Izvještaj će svakom subjektu pružiti procjenu trenutnog stanja njihovih FMC sistema i treba da im omogući da pripreme plan za poboljšanje radi otklanjanja nedostataka u sistemu FMC-a.

Takođe samoprocjena će omogućiti svakom subjektu da informiše CHU o napretku učinjenom za sprovođenje zdravog okvira FMC koji shodno članu 15 Zakona o PIFC-u predstavlja obavezu.

Imenovanje unutrašnjeg revizora će omogućiti redovno praćenje i ocjenu sistema unutrašnje kontrole.

Korak 1 – Organizovanje pregleda unutrašnje kontrole

Neophodno je imenovati osobu za upravljanje pregledom unutrašnje kontrole - lice zaduženo za FMC u subjektu i odrediti dva ili tri zaposlena da izvrše pregled.

Cilj pregleda je da se utvrdi trenutno stanje FMC-a i unutrašnje revizije u odnosu na ono što PIFC zahtijeva. Pregled bi trebao da se izvrši u decembru, a nakon toga da se pripremi izvještaj.

Za očekivati je, da će na kraju svaki subjekt imati u potpunosti dokumentovan FMC okvir u obliku internih pravila i procedura za FMC, koji je radni dokument koji se mijenja i informiše sve zaposlene o FMC procesima u subjektu.

Korak 2 – Odlučiti o obuhvatu pregleda

Postoji potreba da se utvrdi obuhvat pregleda koji je potrebno izvršiti. Ovo će zahtijevati pripremu liste kontrolnih aktivnosti, radi procjene trenutnog stanja FMC-a. Preporuka za obuhvat prvog pregleda je, da svi subjekti za prvi pregled obuhvate samo dvije oblasti:

Područje i obuhvat finansijskih pitanja.


Kontrolno okruženje – COSO model,

U budućnosti se preporučuje da pregledi budu detaljniji u vezi sa specifičnim finansijskim procesima, finansijskim izvještavanjem, upravljanjem rizikom, finansijskim pregledom i praćenjem.

Korak 3 – Pripremiti kontrolne liste za pregled

Kontrolna lista treba da uključi niz aktivnosti za dvije navedene oblasti iz drugog koraka. Kontrolna lista treba da ima izbor od pet nivoa odgovora.

Na primjer za oblast 1 – područje i obuhvati finansijskih pitanja u sklopu Ministarstva –

Spisak finansijskih pitanja koja se odnose na vaš subjekat – na primjer – priprema i izvršenje budžeta, naplata prihoda, platni sistem, plaćanja, i odlučite da li postoje odgovarajuće kontrole za svaki od navedenih sistema. Pokušajte da budete objektivni i obezbijedite dokaz koji bi potkrijepio vašu procjenu.

Kao vodič, glavni sistemi/procesi prema Uputstvu o radu državnog trezora, su područja koja je potrebno pregledati:

Izvršenje budžeta; Finansijska kontrola; Kontrola izdataka; Prikupljanje prihoda; Čuvanje novca; Neregularnosti u vezi državnog novca; Bankarstvo; Zarade; Izvještavanje; Pozajmice, zajmovi i investiranje državnog novca; Finansijska evidencija; Avansi; Programi finansirani od strane donatora.

Navedeni spisak obuhvata sve glavne finansijske procese kojima se moraju baviti svi subjekti radi primjene unutrašnjih kontrola, kako bi umanjili rizik od gubitka, rasipanja i pogrešnog upravljanja. Ovi sistemi/procesi trebaju biti osnova za sprovođenje unutrašnjih pregleda u svakom subjektu.

Potrebno je pripremiti kontrolnu listu radi procjene obima FMC-a i kao vodič treba uključiti pet pitanja koja moraju biti potkrijepljena dokazima:

1. Da li postoji set pisanih procedura za sva finansijska pitanja kojima upravlja subjekat? 2. Da li zaposleni imaju adekvatnu obuku za svaku finansijsku aktivnost?3. Da li subjekat ima tim rukovodilaca koji upravljaju budžetom i procesom planiranja? 4. Da li je finansijsko izvještavanje adekvatno za praćenje i kontrolu procesa izvršenja

budžeta?5. Da li se finansijsko praćenje i pregled vrše redovno kako bi se osiguralo da je viši

rukovodeći kadar svjesan trenutne finansijske situacije?


Ovaj spisak je samo vodič i treba da predstavlja minimum kao početnu tačku koju po potrebi treba povećati.

Ukoliko je odgovor NE ili je nezadovoljavajući za rukovodioca, onda je ovo područje slabosti koje se mora popraviti. Uvijek moraju postojati dokazi koji potkrepljuju odgovore DA.

Kontrolna lista 1- Područje i obuhvat finansijskih pitanja unutar subjekta

Uzmite u obzir finansijska pitanja koja se odnose na vaš subjekat – na primjer – priprema i izvršenje budžeta, naplata prihoda, platni sistem, plaćanja, i odlučite da li postoje odgovarajuće kontrole za svaki od navedenih sistema. Pokušajte da budete objektivni i obezbijedite dokaz koji bi potkrijepio vašu procjenu.

a) Da li postoji set pisanih procedura za sva finansijska pitanja kojima upravlja subjekat?

- DA, za sva finansijska pitanja,- DA, za većinu finansijskih pitanja,- DA, za neka finansijska pitanja,- NE, ali su aktivnosti započele, - NE.

Komentar:..........................................................................................................................................................

b) Da li zaposleni imaju adekvatnu obuku za svaku finansijsku aktivnost?

- DA, za sva finansijska pitanja,- DA, za većinu finansijskih pitanja, - DA, za neka finansijska pitanja,- NE, ali su aktivnosti započele,- NE.

Komentar:..........................................................................................................................................................

c) Da li subjekat ima tim rukovodilaca koji upravljaju budžetom i procesom planiranja? Navedite procjenu

- DA, sa svim osobljem iz svih operativnih oblasti,- DA, sa osobljem iz većine operativnih oblasti- DA, sa osobljem iz pojedinih operativnih oblasi- NE, samo osoblje za finansije- NE. samo ministar

Komentar:..........................................................................................................................................................

d) Da li je finansijsko izvještavanje adekvatno za praćenje i kontrolu procesa izvršenja budžeta?


- DA, sa svim osobljem iz svih operativnih oblasti,- DA, sa osobljem iz većine operativnih oblasti- DA, sa osobljem iz pojedinih operativnih oblasi- NE, samo osoblje za finansije- NE. samo ministar

Komentar:..........................................................................................................................................................

e) Da li se finansijsko praćenje i pregled vrše redovno kako bi se osiguralo da je viši rukovodeći kadar svjesan trenutne finansijske situacije?

- DA, sa svim osobljem iz svih operativnih oblasti,- DA, sa osobljem iz većine operativnih oblasti- DA, sa osobljem iz pojedinih operativnih oblasi- NE, samo osoblje za finansije- NE. Samo ministar

Komentar:..........................................................................................................................................................


Kontrolna lista 2 – Kontrolno okruženje

CHU je pripremio upitnik koji treba koristiti za procjenu. Vidjeti Anekse 1a i 1b za upitnik i uputstva. Imajte na umu da CHU u Ministarstvu finansija može da ovo promijeni.

Korak 4 – Vršenje pregleda

Koristeći kontrolnu listu, objektivno izvršiti pregled i odgovoriti na sva pitanja. Zapamtite da u slučaju da je odgovor pozitivan, mora da postoji dokaz kao što je set procedura.

Korak 5 – Priprema izvještaja sa rezultatima i preporukama sa korektivnim aktivnostima.

Potrebno je pripremiti izvještaj koji ne sadrži samo slabosti, već koji i pruža preporuke kako da se slabosti poprave.

Rukovodstvo treba da razmotri preporuke i donese odluku kako bi se napravili prioriteti šta treba uraditi i ko će za to biti nadležan. U svakom slučaju, odobrene korektivne aktivnosti treba započeti što prije.

Potrebno je pripremiti plan za otklanjanje nedostataka unutrašnjih kontrola radi unosa i praćenja identifikovanih slabosti, prioriteta i preduzetih aktivnosti. Ovaj plan treba da sadrži odgovorne osobe i rokove za sprovođenje aktivnosti. Na kraju, ali ne manje važno, plan za otklanjanje nedostataka unutrašnjih kontrola treba redovno pratiti kako bi se obezbijedilo njegovo blagovremeno sprovođenje.

Izvještaje rukovodstvu treba redovno pripremati kako bi izvijestili više rukovodstvo subjekta o stanju unutrašnje kontrole. Ovi izvještaji treba da uključe teme kao što su: područja sa nepostojećim ili neadekvatnim kontrolama, područja sa kontrolama koje ne funkcionišu pravilno, i područja gdje postoje prekomjerne kontrole, kao i planove i raspored za rješavanje identifikovanih nedostataka.

Subjekti treba da pripreme godišnji izvještaj o sprovođenju planiranih aktivnosti u uspostavljanju i razvoju sistema FMC-a i da ga dostave CHU Ministarstva finansija. Uopšteno, izvještaj treba da odrazi oblik i funkcionisanje sistema unutrašnje kontrole , kao i preduzete aktivnosti sa ciljem upućivanja na korektivne mjere koje su potrebne u svrhu jačanja sistema FMC.

CHU treba da koristi ove izvještaje radi:

• procjene opšteg stanja FMC,

• usmjeravanja pažnje na probleme i pomoći subjektima da poboljšaju svoju poziciju,

• razmatranja potrebe za izdavanjem novih opštih smjernica,

• izvještavanja Vlade.


Step 7:Assessment of the

5 Compone

nts of IC/CSA

Step 9:Action Plans for corrective actions

Step

10:Sum

mary Reports on IC

Step 11:Annual Report on FMC to the CHU

Step

12:Periodic Test of IC of

high

risk

areas

Unutrašnja revizija

Dobre unutrašnje kontrole nemaju uticaj ukoliko se ne sprovode u praksi. Programi testiranja pružaju uvjeravanje da kontrole funkcionišu kao što je predviđeno. Efektivan program testiranja ne mora da bude naporan, jer na kraju unutrašnja revizija će sprovoditi revizije glavnih finansijskih sistema. Programi revizije trebaju da budu adekvatni da informišu rukovodioce da li se procedure poštuju i da li kontrole funkcionišu kao što je i predviđeno. Periodično testiranje unutrašnjih kontrola treba sprovesti u svim oblastima koje su u procjeni rizika identifikovane kao visokorizične.

Efektivan program revizije sastoji se od sljedećeg:

identifikacije glavnih finansijskih procesa koje treba testirati, identifikacije ključnih kontrolnih ciljeva i ključnih kontrola za taj proces određivanje standarda koji se primjenjuju na funkciju i očekivani rezultat, razvoj plana testiranja.

Nakon dogovorenog programa revizor treba da:

procijeni sistem, sprovede testiranje, pripremi izvještaj sa preporukama, razgovara o nalazima i izvrši pregled napretka.


Step 9:Action Plans for corrective actions

P R I L O Z I

PRILOG 1

RJEČNIK POJMOVA/DEFINICIJA

Koji koristi Evropska komisija u okviru Unutrašnje finansijske kontrole javnog sektora (PIFC)

Verzija od 11. novembra 2005.

(Direkotrat za budžet EK (DG BUDG.D.6) je izradio ovaj rječnik u saradnji sa Direktoratom za proširenje EK (DG ELARG )

POJAM DEFINICIJACilj unutrašnje kontrole

Primarni ciljevi unutrašnje kontrole su da obezbijedi:1) pouzdanost i cjelovitost informacija.2) usaglašavanje sa politikama, planovima, postupcima i propisima.3) zaštitu imovine.4) ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje sredstava.Svaka organizacija treba da osmisli sopstveni sistem unutrašnje kontrole kako bi zadovoljila potrebe i okruženje organizacije.

Cilj revizije Jasna izjava o tome šta revizija namjerava da postigne i/ili pitanje na koja će revizija dati odgovore. Ovo može uključiti finansijska, regulatorna pitanja ili pitanja uspješnosti ( poslovanja ).

Državna revizorska institucija (DRI)

Državni organ u zemlji koji bez obzira na način kako je osnovan iliorganizovan, sprovodi po zakonu funkciju javne državne revizije nanajvišem nivou..

Dužna pažnja Odgovarajući element pažnje i vještine koju obučeni revizor treba daprimijeni uzimajući u obzir složenost revizijskog posla,što uključuje i pažnju prilikom planiranja, prikupljanja i ocjene dokaza, formiranja mišljenja i zaključaka i davanja preporuka.

Efektivnost Mjera u kojoj su ciljevi određene aktivnosti postignuti tj. odnos između planiranog i stvarnog uticaja određene aktivnosti.

Efikasnost Ostvarivanje maksimalnih rezultata (outputa) vezanih za određenu aktivnost u odnosu na inpute.

Ekonomičnost Svođenje na minimum troškova za resurse koji se koriste za ostvarivanje planiranih rezultata vezanih za određenu aktivnost (uzimanje u obzir I odgovarajući kvalitet rezultata).

Ex ante (predhodna)

Ex ante finansijska kontrola podrazumijeva niz kontrolnih aktivnosti prije donošenja finansijskih odluka vezanih za raspodjelu,


finansijska kontrola

obaveze, tendersku proceduru, ugovore (sekundarne obaveze), isplatu i povraćaj neopravdano plaćenih iznosa. Takve odluke se samo mogu donijeti nakon eksplicitnog odobrenja ex ante finansijskog kontrolora.Ex ante finansijska kontrola se ponekad takođe naziva “preventivnakontrola”. Ovo je uže značenje finansijske kontrole. Ukoliko se ona opisuje kao prethodna finansijska kontrola, neće biti dvosmislenosti.

Ex post (naknadana) unutrašnja revizija

Niz revizorskih aktivnosti koje se obavljaju naknadno. Odnosno, u ovom kontekstu, nakon što je rukovodstvo već donijelo finansijske odluke. Naknadnu unutrašnju reviziju mogu sprovoditi centralizovana vladina tijela za reviziju, koja su odgovorna i podnose izvještaje najvišim nivoima vlasti (Ministarstvu finansija ili Kabinetu ministara) ili decentralizovana revizorska tijela (jedinice za unutrašnju reviziju kod korisnika budžeta).

Ex-post-naknadno Kad se odnosi na reviziju, “naknadno” obično znači reviziju izvršenu nakon što je transakcija postala pravno obavezujuća. Kada se odnosi na ocjenu, “naknadno” često označava ocjenu nakon što je transakcija potpuno završena.

Finansijske kontrole

Ovaj izraz u nekim organizacijama ima šire a u nekim uže značenje.Šire značenje prati značenje interne kontrole osim što se odnosi na kontrole koje imaju konkretnu finansijsku komponentu. U praksi, u ovom kontekstu, postoji mali broj kontrola, koje nemaju finansijsku komponentu, tako da se izraz finansijska kontrola često koristi kao sinonim za unutrašnju kontrolu..Uže značenje odnosi se na uže shvatanje finansijskog kontrolora i odnosi se na konkretno ispitivanje usaglašenosti transakcija sa propisima i procedurama opisanim u prethodnoj finansijskoj kontroli.

Finansijski kontrolor

Funkcija finasijskog kontrolora može da podrazumijeva različite stvari u različitim organizacijama, npr:a) uloga kroz koju se daje prethodno odobrenje za pojedinačne transakcije da su u skladu sa propisima i procedurama; ilib) ista uloga kao i uloga revizora; ilic) rukovodeća uloga kroz koju se kombinuju odgovornosti za evidentiranje i obradu transakcija (finansijsko računovodstvo) uz pripremu i podnošenje izvještaja o budžetskim ciljevima (upravljačko računovodstvo).U Komisiji, finansijska kontrola je prvobitno definisana (1973) kaoprethodno odobravanje bilo koje vrste finansijskih odluka, a kasnije je funkcija interne revizije dodata funkciji finansijskog kontrolora. U novije vrijeme, postoji trend da se razdvoje ove dvije funkcije i termin “finansijska kontrola” se odnosi samo na prethodno odobravanje. U okviru politike Proširenja termin se koristi za funkciju prethodnog odobravanja.

Finansijske revizije

Pokrivaju ispitivanje i izvještavanje o finansijskim izvještajima i ispitivanje računovodstvenih izvještaja na osnovu kojih su pripremljeni finansijski izvještaji.

Finansijski sistemi

Postupci za pripremanje, evidentiranje i izvještavanje o pouzdanim informacijama koje se odnose na finansijske transakcije.

Finansijsko U okviru politike proširenja EU ovaj termin tumači se kao niz


upravljanje odgovornosti rukovodstva (koje je odgovorno za sprovođenje zadataka budžetskih korisnika ) za uspostavljanje i sprovođenje niza pravila koja imaju za cilj efikasnu, efektivnu i ekonomičnu upotrebu raspoloživih sredstava (koja obuhvataju prihode, rashode i imovinu). Odnosi se na planiranje, izradu budžeta, računovodstvo, izvještavanje i neki oblik prethodne finansijske kontrole. Finansijsko upravljanje podliježe unutrašnjoj i eksternoj reviziji.

Funkcionalna nezavisnost

Poseban status finansijskog kontrolora (u užem smislu) ili unutrašnjeg revizora (bilo centralizovanog ili decentralizovanog), koji mu omogućava da zadrži slobodno profesionalno rasuđivanje u odnosu na svog nadređenog u subjektu, po pitanjima kontrole i revizije. Ovaj koncept zahtijeva održavanje ravnoteže između onih koji su odgovorni za upravljanje organizacijom i onih koji vrše kontrolu⁄reviziju organizacije. Funkcionalna nezavisnost treba da bude obuhvaćena relevantnim zakonima. Drugi način da se osigura funkcionalna nezavisnost jeste, da centralni kontrolni⁄revizorski subjekat imenuje i delegira unutrašnjeg revizora u subjektu koji će da bude revidiran ili da dozvoli unutrašnjem revizoru (u slučaju konflikta interesa) da slobodno izvještava o njegovim nalazima centralno revizorsko tijelo.

Fundamentalno /ključno

Stvar postaje ključna (dovoljno značajna), za razliku od nečega što se smatra samo „značajnim”, onda kada je njen uticaj na finansijske izvještaje toliko velik da ih u potpunosti čini obmanjujućim. Takođe vidjeti Značajne slabosti kontrole.

Ishodi Učinci programa ili projekta koji se mjere na najvišem nivou u odnosu na program ili projekat (npr. broj otvorenih radnih mjesta). U praksi uvijek postoje najmanje nekoliko spoljnih elemenata koji se ne mogu kontrolisati, a koji utiču na to da li se postižu rezultati ili ne. Isto što i uticaji ili rezultati.

Izjava o misiji Vidjeti Povelju (Povelja unutrašnje revizije).

Izvještaj Pisano mišljenje revizora i druge napomene o nizu finansijskih izvještaja kao rezultat finansijske revizije ili revizije usaglašenosti/pravilnosti ili revizorskih nalaza po završetku revizijeuspješnosti/učinka.

Javna odgovornost

Obaveze lica ili subjekata, uključujući javna preduzeća i korporacije, kojima su povjerena javna sredstva, da odgovaraju za fiskalne, upravljačke i programske odgovornosti, koje su na njih prenijete, i da podnose izvještaje onima koji su im te odgovornosti prenijeli.

Kontrole Bilo koja vrsta kontrole subjekta ili korisnika javnih sredstava, uključujući unutrašnje kontrole i kontrole van subjekta.

Mandat revizije Revizijske odgovornosti, ovlašćenja, diskreciona prava i dužnosti povjerene određenom revizijskom organu (npr.vrhovnoj revizorskoj instituciji u skladu sa Ustavom ili drugim zakonskim ovlašćenjem određene države (kako je propisano nacionalnim zakonom i podzakonskim aktima).

Materijalnost i značaj

Generalno govoreći, neko pitanje može se ocijeniti kao materijalno ukoliko bi znanje o njemu vjerovatno moglo uticati na korisnika finansijskih izvještaja ili izvještaja revizije uspješnosti poslovanja


(revizije učinka). Materijalnost se često posmatra u pogledu vrijednosti, ali sama priroda ili karakteristike neke jedinice ili grupe jedinica, mogu se takođe tretirati kao materijalno pitanje; na primjer, kada zakon ili neki drugi propis zahtijeva da bude saopšten odvojeno bez obzira na iznose o kojima se radi. Osim materijalnosti prema vrijednosti i prirodi, pitanje može biti materijalno u odnosu na kontekst u kome se pojavljuje.Na primjer, razmatranje određene stavke u odnosu na opštu sliku koju daju računi, u odnosu na zbir u kojem predstavlja dio; u odnosu na povezane uslove ili odgovarajući iznos u prethodnim godinama.Revizorski dokaz ima važnu ulogu u odluci revizora koja se tiče odabira pitanja i oblasti za reviziju i prirodu, vrijeme i obim revizijskih testova i postupaka.

Međunarodna organizacija vrhovnih revizorskih institucija (INTOSAI)

Međunarodno i nezavisno tijelo koje ima za cilj promovisanje razmjene ideja i iskustava između vrhovnih revizorskih institucija u oblasti javne finansijske kontrole.

Mišljenje Pisani zaključci revizora o finansijskim izvještajima kao rezultat finansijske revizije ili revizije pravilnosti.

Nadzor Osnovni zahtjev u reviziji koji podrazumijeva pravilno vođenje,usmjeravanje i kontrolu u svim fazama, kako bi se osigurala dobra i efektna veza između aktivnosti, procesa i testova koji se sprovode i ciljeva koje treba ostvariti.

Nalazi, zaključci i preporuke

Nalazi su konkretni dokazi prikupljeni od strane revizora da bi se ispunili ciljevi revizije; zaključci su izjave izvedene od strane revizora iz tih nalaza; preporuke su aktivnosti koje predlaže revizor u vezi sa ciljevima revizije.

Nezavisnost Za eksternu reviziju označava slobodu vrhovnih revizorskih institucija ili sličnih institucija da u predmetima revidiranja postupaju u skladu sa svojim revizorskim mandatom bez spoljnjeg upućivanja ili uplitanja bilo kakve vrste.Sa stanovišta unutrašnje revizije to znači da bi služba unutrašnje revizije trebala biti organizovana tako da odgovara direktno najvišem rukovodstvu.Ipak, služba unutrašnje revizije trebalo bi da bude slobodna da sprovede reviziju bilo koje oblasti za koju smatra da nosi rizik od materijalnih grešaka, čak iako rukovodstvo ne dijeli to mišljenje (Pogledati funkcionalnu nezavisnost).

Obuhvat revizije Okvir ili ograničenja i subjekti revizije.Ocjena Može da znači:

a) Ocjenu ponuda kao dijela procesa ugovaranja; ilib) Konkretne preglede osmišljene da se ispita opšta uspješnost programa ili projekta. Djelokrug može da varira. Suština ocjene treba da bude pribavljanje, odnosno izračunavanje rezultata programa ili projekta i razmatranje njihove ekonomičnosti, efektivnosti i efikasnosti, iako često obuhvata i širok niz pitanja, uključujući i adekvatnost i ostvarivanje ciljeva. Može se vršiti prije, tokom ili nakon sprovođenja programa ili projekta (obično poznata


kao prethodna, tekuća ili naknadna). Ima karakteristike revizije uspješnosti.

Odgovornost rukovodstva

Predstavlja obavezu odgovornosti za povjereni zadatak. Odgovornost obuhvata pitanja kao što su podjela dužnosti (službenik za ovjeravanje, računovođa, finansijski kontrolor za prethodne kontrole); izrada priručnika za finansijsko upravljanje i kontrole (ovlašćenja, odgovornosti, izvještavanje i upravljanje rizikom), sve finansijske transakcije (obaveze, ugovori, isplate, povraćaj nepravilno isplaćenih iznosa), veze sa Centralnom harmonizacijskom jedinicom i ocjenu i izvještavanje o sistemimafinansijskog upravljanja i kontrole.

Opšti standardi Kvalifikacije i stručnost, neophodna nezavisnost i objektivnost, kao i dužna pažnja, koji se zahtijevaju od revizora kako bi bio u stanju da na stručan, efikasan i efektivan način.izvrši zadatke koji se odnose na različita područja i standarde u izvještavanju.

Outputi Direktno opipljivi rezultati programa ili projekta u onoj mjeri u kojoj su, u praktičnom smislu, potpuno pod kontrolom onih koji sprovode projekat.(npr. Izvršen seminar obuke)

Planiranje Definisanje ciljeva, uspostavljenje politika i određivanje prirode, opsega, raspona i određivanje vremena za postupke i testova koji su potrebni da bi se ostvarili ciljevi.

Povelja(Povelja unutrašnje revizije)

Takođe se naziva Izjava o misiji unutrašnje revizije. Povelja je formalni, pisani dokument koji određuje svrhu, obim i odgovornosti aktivnosti unutrašnje revizije, sa ciljem da osigura da se na unutrašnju reviziju gleda sa povjerenjem, osjećajem pouzdanosti i vjerodostojnosti.Povelja bi trebala da:-Osigura funkcionalnu nezavisnost, uključujući specifikaciju pozicije aktivnosti unutrašnje revizije unutar organizacije;-Omogući neograničen pristup evidencijama, zaposlenima i fizičkoj imovini relevantnoj za obavljanje poslovarevizije;-Definiše obim aktivnosti unutrašnje revizije;-Definiše zahtjeve vezane za podnošenje izvještaja revidiranim subjektima i po potrebi pravosudnim organima. i-Odredi i odnos sa vrhovnom revizorskom institucijom

Postulati Osnovne pretpostavke, stalne premise, logički principi i zahtjevi koji predstavljaju opšti okvir za razvoj revizorskih standarda.

Procjena rizika Sredstvo koje revizoru pomaže u identifikovanju revizija koje ćeorganizaciji obezbjediti najveću dodatu vrijednost. Procjena rizika jeidentifikovanje svih sistema finansijskog upravljanja i kontrole (FMC) i rizika koji su vezani uz njih prema broju faktora rizika (IIA)Pristup procjeni rizika koristi se na najmanje dva nivoa:A. za utvrđivanje godišnjeg plana revizije, uz izbor projekata koji će dati najveće rezultate.B. u fazama planiranja same pojedinačne revizije.Faktori rizika su sledeći: procjena obima, osjetljivosti i materijalnosti podataka i kontrolno okruženje, povjerenje u rukovodstvo, složenost aktivnosti i IT sistemi i saznanja iz ranijih revizija..


Radni standardi (Standardi

izvođenja)

Okvir za revizore pomoću kojeg treba da sistematično ispunjavaju ciljeve revizije, uključujući: a) planiranje i nadzor revizije, b) prikupljanje revizijskih dokaza koji su kompetentni, relevantni i opravdani i c) odgovarajuće ispitivanje i ocjena unutrašnjih kontrola.

Razumno uvjeravanje

Unutrašnja kontrola može, bez obzira na to koliko je dobro osmišljena i koliko se dobro sprovodi, može da obezbijedi samo razumno uvjeravanje upravi u pogledu ostvarivanja ciljeva subjekta. Na vjerovatnoću ostvarivanja ciljeva utiču ograničenja prisutna u svim sistemima unutrašnje kontrole. Ova ograničenja mogu da uključuju pogrešno donošenje odluka u pogledu uspostavljanja ili oblika kontrola, potrebu da se razmotre troškovi kao i koristi, nepoštovanje kontola od strane rukovodstva, izbjegavanje kontrolakroz tajne dogovore i jednostavne greške. Osim toga, kontrole se mogu zaobići tajnim dogovorom između dvoje ili više ljudi. Konačno, rukovodstvo može biti u stanju da poništi neke elemente sistema unutrašnje kontrole.Razumno uvjeravanje može se pružiti kada se preduzimaju ekonomične radnje sa ciljem da se odstupanja svedu na prihvatljiv nivo. Shodno tome, materijalne greške i neadekvatno ponašanje, odnosno nezakonske radnje biće spriječene ili uočene i ispravljene blagovremeno od strane zaposlenih pri uobičajenom toku izvršavanja svojih obaveza. Rukovodstvo u toku kreiranja sistema razmatra odnos troškova i koristi. Potencijalni gubitak koji je vezan za bilo koji rizik se mjeri u odnosu na trošak njegovog kontrolisanja.

Revizija U najopštijem smislu podrazumijeva naknadno ispitivanje transakcije, procedure ili izvještaja sa ciljem da se verifikuje njihov određeni aspekt - tačnost, efikasnost, itd.. Da bi bio koristan ovaj pojam obično treba kvalifikovati u užem smislu..

Revizija uspješnosti poslovanja (Učinka)

Revizija ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti u kojoj revidiranisubjekat koristi svoje resurse u izvršenju svojih odgovornosti. U praksi može biti poteškoća u razlikovanju revizije uspješnosti od ocjene. Nekad su revizije uspješnosti ograničene na razmatranje outputa (proizvoda) ali ovo umnogome ograničava vrijednost revizije. Takođe, kroz ocjenu se mogu kreirati podaci, naročito o ishodima, dok je revizija uspješnosti obično ograničena na pregled raspoloživih podataka (i po potrebi, identifikaciju podataka koji nedostaju). Revizija uspješnosti se obično bavi testiranjem učinka u odnosu na date standarde.

Revizija pravilnosti /regularnosti

Potvrda finansijske odgovornosti odgovornih subjekata, koja uključuje ispitivanje i ocjenjivanje finansijskih evidencija i pružanje mišljenja o finansijskim izvještajima; potvrda finansijske odgovornosti državne uprave u cjelini; revizija finansijskih sistema i transakcija, uključujući i ocjenu usaglašenostii sa primjenljivim zakonima i propisima; revizija funkcija unutrašnje kontrole i unutrašnje revizije; revizija integriteta i ispravnosti administrativnih odluka donijetih u revidiranom subjektu i izvještavanje o bilo kojim drugim pitanjima koja proizilaze iz ili su u vezi sa revizijom, a zakoje vrhovna revizorska institucija smatra da bi trebala biti otkrivena. Naravno, ovo se ne može primijeniti na službe unutrašnje revizije.


Revizija IT sistema

Bavi se ispitivanjem dovoljnosti i adekvatnosti zaštite bezbjednosti sistema informacionih aplikacija s ciljem da se obezbijedi povjerljivost, integritet i dostupnost informacija i informacionih sistema.

Revizija sistem/ Sistemski bazirana revizija

Revizija sistema odnosi se na detaljnu ocjenu sistema unutrašnje kontrole sa ciljem da se ocijeni do kojeg nivoa kontrole uspješno funkcionišu. Ona je osmišljena da bi se procijenila preciznost i potpunost finansijskih izvještaja, zakonitost i ispravnost osnovnih transakcija kao i ekonomičnost, efikasnost i efektivnost poslovanja.Revizija zasnovana na sistemu treba da bude propraćena stvarnimtestiranjem većeg broja transakcija, bilansa itd .kako bi se odredilo da li su finansijski izvještaji revidiranog subjekta tačni i potpuni, a transakcije na kojima se zasnivaju zakonite i ispravne i/ili da li su se ispunili kriterijumi ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti.

Revizije usaglašenosti

Vidjeti reviziju pravilnosti.

Revizijske procedure

Testovi, instrukcije i detalji uključeni u program revizije koji se sprovodi na sistematičan i razuman način..

Revizorski dokazi Podaci koji potkrjepljuju mišljenje, zaključke, odnosno izvještaje revizora, službe za unutrašnju reviziju ili vrhovne revizorske institucije.Treba da buduKompetentni: informacije koje su u kvantitativnom smislu dovoljnoadekvatne za ostvarivanje ciljeva revizije i u kvalitativnom smislnepristrasne tako da su pouzdane, odnosno da se u njih može imati povjerenj iRelevantni: informacije koje se odnose na ciljeve revizije.Razumni: informacije koje su ekonomične u smislu da su troškovi njihovog prikupljanja primjereni rezultatima koji revizor, služba unutrašnje revizije ili Državna revizorska institucija nastoji da ostvari.

Revizijski standardi

Revizijski standardi obezbjeđuju minimum smjernica za revizore koje im pomažu prilikom donošenja odluke o obimu revizijskih koraka i postupaka koje je potrebno primijeniti kako bi se ispunili ciljevi revizije. To su kriterijumi ili mjerila po kojima se procjenjuje kvalitet rezultata revizije.

Revizorski trag U opštoj upotrebi ovaj pojam ima prilično neprecizno opšte značenje kada se koristi u opštem revizorskom žargonu.Međutim, u aneksu 1 Uredbe Savjeta E2064/97 naveden je konkretan detaljan opis uslova koje je potrebno ispuniti da bi se nešto smatralo “ dovoljnom revizijskim tragom” u svrhu strukturalnih fondova kojima upravljaju države članice u ime Komisije.Ukratko, ovdje se govori o zahtjevu da se vodi evidencija koja obuhvata cjelokupnu dokumentaciju i pokazuje opravdanost transakcije u svim njenim fazama zajedno sa mogućnošću da se transakcija prati od sumiranih zbirova pa sve do pojedinačnih detalja i obratno.Najvažniji cilj “revizorskog traga” je da obezbijedi “zadovoljavajuću reviziju od zbirnih iznosa koji su predati Komisiji za sve


pojedinačne stavke troškova i prateću dokumentaciju kod krajnjeg korisnika.”Pojam “revizorski trag” u redovnim izvještajima i partnerstvu zapridruživanje EU treba tumačiti u svijetlu prethodne definicije koja se primijenjuje u kontekstu svih pretpristupnih fondova za zemlje kandidate.

Rezultati Isto kao ishodi i uticaji. Rizik Događaj koji može da rezultira neželjenim ili negativnim ishodom.

Karakteriše ga vjerovatnoća ili mogućnost nastanka događaja i uticaja ili posljedica ukoliko do njega dodje. Ova dva faktora u kombinaciji predstavljaju stepen izloženosti riziku.

Sistem administrativne kontrole

Niz aktivnosti koje su dio sistema unutrašnje kontrole, a odnose se na administrativne procedura koje su rukovodstvu neophodne za donošenje odluka, realizovanje najveće moguće ekonomske i administrativne efikasnosti i obezbjeđivanje sprovođenja administrativnih politika, kako onih koje su vezane za finansijske poslove tako i drugih..

Sistem računovodstvene kontrole

Niz aktivnosti koje su dio cjelokupne unutrašnje kontrole, sistem koji se bavi ostvarivanjem računovodstvenih ciljeva organizacije. To podrazumijeva poštovanje računovodstvenih i finansijskih politika i procedura, kojima se obezbjeđuje čuvanje sredstava organizacije i priprema pouzdanih finansijskih izvještaja.

Spoljna revizija Svaka revizija izvršena od strane revizora koji je nezavisan od uprave koja se revidira. U javnim finansijama, to znači da eksterne revizije finansijskog upravljanja vlade vrše državne vrhovne revizorske institucije (ili sl. institucije) koje treba objektivno da ocijene da su sistemi upravljanja i kontrola saglasni sa definicijom PIFC-a koja je navedena u ovom pojmovniku.

Standardi izvještavanja

Okvir u kojem revizor izvještava o rezultatima revizije, uključujući ismjernice vezane za formu i sadržaj revizorskog izvještaja.

Subjekat kod kojeg se vrši revizija

Organizacija, program, aktivnost ili funkcije koje podliježu reviziji koju obavlja vrhovna revizorska institucija, odnosno služba za unutrašnju reviziju.

Unutrašnja kontrola

Čitav sistem finansijskih i drugih kontrola, uključujući organizacionu strukturu, metode, procedure i unutrašnju reviziju, uspostavljen od strane rukovodstava u okviru korporativnih ciljeva, da bi pomogao u vođenju poslovanja subjekta koji je predmet revizije, na pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način.Unutrašnja kontrola obuhvata sveukupnost politika i procedura koje su uspostavljene od strane rukovodstva subjekta, kako bi se osiguralo ekonomično, efikasno i efektivno ostvarivanje ciljeva subjekta; poštovanje spoljnih pravila i politika i propisa vezanih za upravljanje; očuvanje imovine i informacija; sprječavanje i otkrivanje prevare ili greške, kao i kvalitet računovodstvenih evidencija i blagovremeno sačinjavanje pouzdanih finansijskih i upravljačkih informacija.Unutrašnje kontrole se odnose na sljedeće kategorije: kontrolno okruženje; procjena rizika; informacije i komunikacije; kontrolne aktivnosti i praćenje kontrola.

Unutrašnja Definicija Instituta Internih Revizora je:


revizija

Centralizovana unutrašnja revizija/CUR

Decentralizovana unutrašnja revizija

Unutrašnja revizija je nezavisno, objektivno uvjeravanje i savjetodavna aktivnost, koja ima za cilj da doda vrijednost i unaprijedi poslovanje subjekta i pomaže subjektu da ostvari svoje ciljeve obezbjeđujući sistematičan, discipliniran pristup ocijeni i poboljšanju efektivnosti postupaka upravljanja rizikom, kontrola i procesa upravljanja.Još konkretnije, to je funkcionalno sredstvo putem kojeg rukovodioci subjekta dobijaju stručno mišljenje iz internih izvora o tome da se unutrašnjim kontrolama ostvaruju njihovi unutrašnji kontrolni ciljevi. To, između ostalog, pokriva finansijske revizije, revizije zasnovane na sistemu, revizije uspješnosti poslovanja (učinka) i IT reviziju. Ona ima najviše karakteristika spoljne revizije, izuzev što konačne izvještaje podnosi rukovodstvu i stoga ne može nikada imati isti nivo nezavisnosti kao eksterna revizija.U javnim finansijama napravljena je razlika između centralizovane unutrašnje revizije i decentralizovane unutrašnje revizije kako slijedi:CUR je javna ex post unutrašnja revizija koju sprovodi centralizovano tijelo (npr. Ministarstvo finansija ili drugo unutrašnje revizorsko tijelo (npr. Vladina kancelarija za kontrolu u Mađarskoj ili Unutrašnje revizorsko tijelo na Malti)).

DUR je unutrašnja revizija koju sprovodi specijalizovana jedinica unutrašnje revizije smještena unutar vlade ili kod budžetskih korisnika (Ministarstva ili Agencije).

Unutrašnja finansijska kontrola javnog sektora (PIFC)

PIFC je sveobuhvatni sistem finansijske kontrole koji se obavlja interno od strane Vlade ili njenih institucija i koji ima za cilj da osigura da su finansijsko upravljanje i kontrola subjekata u javnom sektoru (uključujući i trošenje stranih sredstava) usklađeni sa relevantnim zakonodavstvom, opisom budžeta, principima dobrog finansijskog upravljanja, transparentnosti, efikasnosti, efektivnosti i ekonomičnosti. PIFC obuhvata sve mjere za kontrolu svih državnih prihoda, izdataka, imovine i obaveza. To je unutrašnja kontrola u širem smislu te riječi. Uključuje ali nije ograničena na prethodnu ex-ante finansijsku kontrolu i naknadnu ex-post unutrašnju reviziju

Unutrašnji revizor

Unutrašnji revizor odgovoran je za sprovođenje svih relevantnih vrsta naknadne unutrašnje revizije. U kontekstu javnih finansija, unutrašnji revizor trebao bi da bude predmet posebnog propisa (po mogućnosti definisanom u okviru Zakona o unutrašnjoj reviziji kojim se reguliše sistem PIFC u datoj zemlji), koji unutrašnjem revizoru omogućava adekvatan nivo funkcionalne nezavisnosti. Unutrašnji revizor podnosi izvještaj rukovodiocu subjekta.

Upravljačka kontrola

Kontrola od strane rukovodstva: isto što i unutrašnja kontrola, uključujući finansijsku kontrolu.

Upravljanje rizikom

Cjelokupan proces identifikovanja, procjene i praćenja rizika iimplementacije neophodnih kontrola, sa ciljem da se izloženost rizicima svede na prihvatljiv nivo. Najbolja praksa predlaže da bi to trebalo da bude sastavni dio procesa upravljanja a ne nešto što se dodaje u nekoj kasnijoj fazi.Upravljanje rizikom ima funkciju podizanja svijesti i služi za


razmjenu stavova na svim nivoima u subjektu; obavještava i obučava rukovodstvo i zaposlene i povećava vjerovatnoću uspjeha u dostizanju ciljeva.Rukovodstvo stvara uslove i uspostavlja sredstva neophodna za procjenu, određivanje prioriteta i odlučivanje prije nego što se neka aktivnost izvede, kako bi se omogućilo da dobiju razumno uvjeravanje da će se ostvariti ciljevi na način koji omogućava dobijanje “vrijednosti za novac” (value for manue). Ovakav sistem unutrašnje kontrole omogućava da se rukovodstvo zaštiti od neprihvatljivog rizika.Potrebno je razviti procese kako bi se prepoznali ti rizici i osmislio iimplementirao sistem za kontrolu najznačajnijih rizika. Faktor uspjeha za implementaciju sistema upravljanja rizikom u subjektu je opšti interes rukovodstva. Upravljanje rizikom treba da bude planirano radi razvoja sistema procjene rizika kojem je subjekat izložen.

Ustavno Nešto što je dopušteno ili odobreno Ustavom kao osnovnim zakonom države.

Uticaj Isto kao rezultat ili ishod. Značajni nedostaci kontrole

Značajno je nivo važnosti ili veličine koju unutrašnji revizor dodjeljuje određenoj stavci, događaju, podacima ili problemu. Značajni nalazi revizije su oni koji prema ocjeni rukovodioca unutrašnje revizije, mogu nepovoljno da utiče na organizaciju. Značajni nalazi u reviziji (kao i slabosti koje se navode iz drugih izvora) mogu da uključe situacije vezane za nepravilnosti, nezakonite radnje, pronevjere, greške, neefikasnost, štetu, sukob interesa i slabosti kontrole.


PRILOG 2

NORMATIVNI OKVIR

1. Zakon o o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru (“Sl.listCG”,br.73/08 i 20/11)

2. Pravilnik o načinu i postupku uspostavljanja i sprovođenja finansijskog upravljanja i kontrola u javnom sektoru (Sl.list CG,br.37 /10)

ZAKON O SISTEMU UNUTRAŠNJIH FINANSIJSKIH KONTROLA U JAVNOM SEKTORU

I. OPŠTE ODREDBE

Član 1

Ovim zakonom uređuje se sistem unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru Crne Gore (u daljem tekstu: javni sektor), koji obuhvata finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju, utvrđuje metodologija i standardi i druga pitanja od značaja za uspostavljanje, razvoj i sprovođenje sistema unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru.

Član 2

Javnim sektorom u smislu ovog zakona smatraju se: korisnici sredstava budžeta Crne Gore, budžeta opština, državni fondovi, nezavisna regulatorna tijela, akcionarska društva i druga pravna lica u kojima država ili opštine imaju većinski vlasnički udio (u daljem tekstu: subjekat).

Član 3

Sistem unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru čine:- finansijsko upravljanje i kontrola,- unutrašnja revizija i- centralna jedinica za harmonizaciju finansijskog upravljanja i kontrola i unutrašnje

revizije.

Sistem unutrašnjih kontrola u javnom sektoru iz stava 1 al. 1 i 2 ovog člana, dužan je da uspostavi starješina korisnika budžeta, odnosno rukovodilac pravnog lica iz člana 2 ovog zakona ( u daljem tekstu: rukovodilac subjekta).

Uspostavljanje i razvoj sistema unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru koordinira Ministarstvo finansija.


Član 4

Pojedini izrazi upotrijebljeni u ovom zakonu imaju sljedeće značenje:

1. sistem unutrašnjih kontrola u javnom sektoru je sistem finansijskih i drugih kontrola, koji obuhvata i organizacionu strukturu, metode i postupke rada i unutrašnju reviziju, utvrđen i implementiran od rukovodioca subjekta, sa ciljem uspješnog upravljanja i ostvarivanja zadataka subjekta na transparentan, pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način; 2. finansijsko upravljanje i kontrola je sistem unutrašnjih kontrola koji utvrđuje i za koji je odgovoran rukovodilac subjekta, a kojim se, upravljajući rizicima, obezbjeđuje razumna uvjerenost da će se u ostvarivanju ciljeva subjekta, budžetska i druga sredstva koristiti pravilno, ekonomično, efikasno i efektivno;3. razumna uvjerenost je zadovoljavajući stepen sigurnosti u odnosu na troškove, koristi i rizike u pogledu postavljenog cilja odnosno određenog pitanja;4. rizik je mogućnost nastanka događaja koji može nepovoljno uticati na ostvarenje postavljenih ciljeva subjekta;5. prethodne (ex ante) kontrole su preventivne kontrole koje uspostavlja rukovodilac subjekta koje su neophodne za odlučivanje, a odnose se na prikupljanje i korišćenje sredstava, preuzimanje obaveza, sprovođenje postupaka javnih nabavki, zaključivanje ugovora i sa njima povezanih isplata i povraćaj nepravilno uplaćenih sredstava;6. revizorski trag je dokumentovani tok finansijskih i drugih transakcija od njihovog početka do završetka i obrnuto, radi omogućavanja rekonstrukcije svih pojedinačnih aktivnosti i njihovog odobravanja; 7. unutrašnja revizija je nezavisno, objektivno uvjeravanje i savjetodavna aktivnost, koja ima za cilj da doda vrijednost i unaprijedi poslovanje subjekta i pomaže subjektu da ostvari svoje ciljeve obezbjeđujući sistematičan, disciplinaran pristup ocjeni i poboljšanju efikasnosti upravljanja rizikom, kontrolama i procesima upravljanja;8. povelja unutrašnje revizije je interni akt koji potpisuju rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju i rukovodilac subjekta, u kojem su navedeni cilj, ovlašćenja i odgovornosti unutrašnje revizije i rukovodioca subjekta u pogledu unutrašnje revizije;9. etički kodeks je Etički kodeks Instituta unutrašnjih revizora (IIA); 10. međunarodni standardi unutrašnje kontrole su standardi opredijeljeni Smjernicama za standarde unutrašnje kontrole u javnom sektoru Međunarodne organizacije vrhovnih revizorskih institucija (INTOSAI);11. međunarodni standardi unutrašnje revizije su međunarodni standardi Instituta za unutrašnju reviziju (IIA);12. indikacije prevare su izvršene materijalno značajne radnje, koje ukazuju na postojanje elemenata prekršaja, odnosno krivičnog djela, odnosno propusti na osnovu kojih se može izvesti zaključak da postoji namjerno odnosno pogrešno predstavljanje materijalnih ili finansijskih činjenica.


II. FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLA

1. Svrha finansijskog upravljanja i kontrole

Član 5

Finansijsko upravljanje i kontrola uvodi se radi unapređenja finansijskog upravljanja i odlučivanja u realizaciji postavljenih ciljeva subjekta, a naročito:

1) obavljanja poslovanja u skladu sa zakonima, podzakonskim i internim aktima, ugovorima i propisanim postupcima,

2) obezbjeđenja pouzdanog, potpunog i blagovremenog finansijskog i poslovnog izvještavanja,

3) pravilnog, ekonomičnog, efikasnog i efektivnog korišćenje sredstava,4) zaštite imovine, obaveza i drugih resursa od gubitaka koji mogu nastati

neodgovarajućim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korišćenjem, kao i od nepravilnosti i prevara.

Finansijsko upravljanje i kontrola obuhvata sve finansijske i nefinansijske procese i aktivnosti u poslovanju subjekta. Finansijsko upravljanje i kontrola sprovodi se u svim organizacionim jedinicama i na svim nivoima subjekta, a obuhvata sva sredstva subjekta, uključujući i sredstva dobijena od Evropske unije.

ELEMENTI FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE

Član 6

Finansijsko upravljanje i kontrola sprovodi se u skladu sa međunarodno prihvaćenim standardima za unutrašnju kontrolu, primjenom sljedećih međusobno povezanih elemenata, i to:

1) kontrolnog okruženja;2) upravljanja rizicima;3) kontrolnih aktivnosti;4) informacija i komunikacija;5) praćenja i procjene sistema.

Kontrolno okruženje

Član 7

Kontrolno okruženje iz člana 6 tačka 1 ovog zakona čini:

7) lični i profesionalni integritet i etičke vrijednosti rukovodioca i zaposlenih;8) način rukovođenja i upravljanja;9) određivanje misija i ciljeva;


10) organizaciona struktura, hijerarhija u pogledu ovlašćenja i odgovornosti, prava i obaveze i nivoi izvještavanja;

11) pisana pravila i praksa upravljanja ljudskim resursima;12) kompetentnost zaposlenih.

Upravljanje rizicima

Član 8

Upravljanje rizicima je postupak identifikovanja, procjene, praćenja i kontrole mogućih okolnosti, koje mogu nepovoljno uticati na ostvarivanje utvrđenih ciljeva subjekta i preduzimanje potrebnih mjera radi smanjenja rizika do nivoa razumne uvjerenosti da će ciljevi biti ostvareni.

Upravljanje rizicima iz stava 1 ovog člana, vrši se na osnovu strategije upravljanja rizicima koju godišnje utvrđuje rukovodilac subjekta.

Kontrolne aktivnosti

Član 9

Kontrolne aktivnosti uspostavljaju se radi ostvarivanja ciljeva subjekta svođenjem rizika na prihvatljiv nivo, primjenom pisanih pravila, principa i postupaka.

Kontrolne aktivnosti moraju biti primjerene poslovima odnosno djelatnostima subjekta, pravovremene, a troškovi njihovog uvođenja ne smiju preći očekivanu korist.

Kontrolne aktivnosti odnose se naročito na:

1) postupke ovlašćivanja i odobravanja;2) razdvajanje dužnosti kojom se sprječava da je jedno lice istovremeno odgovorno za

ovlašćivanje, izvršenje, evidentiranje i kontrolu;3) sistem dvojnog potpisa u kome nijedna obaveza ne može biti preuzeta ili izvršeno

plaćanje bez potpisa rukovodioca subjekta i rukovodioca finansijske službe ili drugog ovlašćenog lica;

4) pristup sredstvima i informacijama;5) prethodnu kontrolu pravilnosti koju sprovodi finansijski kontrolor ili drugo lice koje

odredi rukovodilac subjekta;6) postupke potpunog, tačnog, pravilnog i ažurnog evidentiranja svih poslovnh

transakcija;7) procjenu efektivnosti i efikasnosti transakcija;8) nadgledanje postupaka;9) postupke upravljanja ljudskim resursima i izvještavanje;10) dokumentovanje svih transakcija i poslova vezanih za aktivnost subjekta u skladu sa

utvrđenim pravilima.


Informacije i komunikacije

Član 10

Informacije u poslovanju subjekta moraju biti odgovarajuće, ažurne, tačne i dostupne radi:

1) efektivne komuninikacije na svim hijerarhijskim nivoima subjekta;2) omogućavanja zaposlenima jasnih i preciznih smjernica i instrukcija o njihovoj ulozi i

odgovornostima u vršenju finansijskog upravljanja i kontrole subjekta;3) dokumentovanja svih poslovnih procesa i transakcija, koje obuhvata opise sistema

putem dijagrama toka, računovodstvo i sistem arhiviranja sa ciljem izrade odgovarajućeg revizorskog traga;

4) razvoja efektivnog, blagovremenog i pouzdanog sistema izvještavanja, koji uključuje: nivoe i rokove za izvještavanje, vrste izvještaja i način izvještavanja u slučaju otkrivanja grešaka, nepravilnosti, pogrešne upotrebe sredstava i informacija, prevara ili nedozvoljenih radnji.

Praćenje i procjena sistema

Član 11

Rukovodilac subjekta odgovoran je za praćenje i procjenu sistema finansijskog upravljanja i kontrola radi procjenjivanja adekvatnosti njegovog funkcionisanja i obezbjeđenja pravovremenog ažuriranja.

Praćenje i procjena iz stava 1 ovog člana obavlja se stalnim praćenjem, samoprocjenom i unutrašnjom revizijom.

ODGOVORNOST RUKOVODIOCA SUBJEKTA

Član 12

Rukovodilac subjekta iz člana 2 ovog zakona odgovoran je da ciljeve subjekta ostvaruje, upravljanjem sredstvima subjekta na pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način.

Član 13

Rukovodilac subjekta odgovoran je za:1) uspostavljanje adekvatnog sistema finansijskog upravljanja i kontrola;2) određivanje ciljeva subjekta kojim rukovodi, izradu i sprovođenje strateških i drugih

planova, kao i programa za ostvarenje ciljeva;3) identifikaciju, procjenu i upravljanje rizicima koji mogu ugroziti ostvarivanje ciljeva

subjekta i uvođenje odgovarajućih kontrola za upravljanje rizicima, u skladu sa ovim zakonom i međunarodnim standardima unutrašnje kontrole;

4) zakonito, ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje raspoloživih sredstava;5) efektivno upravljanje ljudskim resursima i održavanje potrebnog nivoa stručnosti;6) čuvanje i zaštitu sredstava i informacija od gubitaka, otuđenja, neovlašćenog

korišćenja i pogrešne upotrebe;7) razdvajanje odgovornosti u odlučivanju, izvršavanju i kontroli odluka;8) potpuno, tačno i blagovremeno evidentiranje svih transakcija;


9) dokumentovanje svih transakcija i poslova unutar subjekta;10) praćenje i ažuriranje sistema za finansijsko upravljanje i kontrolu i preduzimanje

mjera za poboljšanje sistema u skladu sa preporukama unutrašnje revizije i ostalim procjenama;

11) izvještavanje o razvoju i adekvatnosti sistema za finansijsko upravljanje i kontrolu; 12) uvođenje internih pravila, postupaka i smjernica za sisteme finansijskog upravljanja i

kontrola;

Rukovodilac subjekta može pojedine poslove i zadatke odnosno ovlašćenja utvrđena aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji, prenijeti na druge zaposlene u subjektu kojim rukovodi.

Prenošenjem ovlašćenja i odgovornosti iz stava 2 ovog člana, ne isključuje se odgovornost rukovodioca subjekta.

Rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica odgovorni su rukovodiocu subjekta za aktivnosti finansijskog upravljanja i kontrola koje uspostavljaju u organizacionim jedinicama kojima rukovode.

Član 14

Rukovodilac subjekta određuje lice zaposleno kod subjekta koje je zaduženo za uspostavljanje, sprovođenje i razvoj finansijskog upravljanja i kontrola.

Uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrola vrši se na osnovu plana uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrola i metodologije za sprovođenje plana koje utvrđuje rukovodilac subjekta. Način i postupak uspostavljanja i sprovođenja sistema finansijskog upravljanja i kontrola utvrđuje se propisom Ministarstva finansija.

IZVJEŠTAVANJE O FINANSIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLAMA

Član 15

Rukovodilac subjekta dužan je da dostavi godišnji izvještaj o sprovođenju planiranih aktivnosti u uspostavljanju i razvoju sistema finansijskog upravljanja i kontrola Centralnoj jedinici za harmonizaciju Minstarstva finansija do kraja januara tekuće za prethodnu godinu.

Sadržaj izvještaja i način izvještavanja iz stava 1 ovog člana utvrđuje se propisom Ministarstva finansija.

Odredba stava 1 ovog člana ne odnosi se na Skupštinu Crne Gore, Ustavni sud Crne Gore, sudske organe i državna tužilaštva, Državnu revizorsku instituciju, Zaštitnika ljudskih prava i sloboda, nezavisna regulatorna tijela, akcionarska društva i druga pravna lica u kojima država ili opštine imaju većinski vlasnički udio.


III. UNUTRAŠNJA REVIZIJA

ULOGA I ZADACI UNUTRAŠNJE REVIZIJE

Član 16

Unutrašnja revizija se vrši radi davanja objektivnog stručnog mišljenja i savjeta o adekvatnosti sistema fimansijskog upravljanja i kontrola u cilju unaprjeđenja poslovanja subjekta. Unutrašnja revizija pomaže subjektu u ostvarivanju ciljeva subjekta uz primjenu sistematičnog i disciplinarnog pristupa u ocjenjivanju poslovanja subjekta:

1) planiranjem poslova revizije identifikovanjem i procjenom prirode i nivoa rizika u vezi sa svakom aktivnošću kod subjekta;

2) procjenom adekvatnosti i efikasnosti sistema finansijskog upravljanja i kontrole u odnosu na:

a) identifikovanje, procjenu i upravljanje rizikom od strane rukovodica subjekta;b) usaglašenost poslovanja sa zakonima i drugim propisima, uputstvima za rad,

internim aktima i ugovorima;c) tačnost, pouzdanost i potpunost finansijskih i drugih poslovnih informacija;d) efikasnost, efektivnost i ekonomičnost poslovanja;e) zaštitu sredstava i informacija;f) izvršavanje zadataka i postizanje ciljeva.

3) davanjem preporuka subjektu za poboljšavanje sistema finansijskog upravljanja i kontrole.

Unutrašnja revizija može pružati konsultantske usluge za posebne neplanirane zadatke inicirane od strane rukovodica subjekta, čiji je cilj stvaranje dodate vrijednosti i poboljšanje procesa upravljanja, upravljanja rizikom i kontrola, pri čemu unutrašnji revizori nijesu odgovorni za sprovođenje datih preporuka.

Cilj i obim konsultantskih usluga iz stava 3 ovog člana usaglašava se između rukovodioca subjekta i rukovodioca jedinice za unutrašnju reviziju.

Član 17

Poslovi unutrašnje revizije obuhvataju sljedeće faze:- procjenu rizika,- planiranje, - obavljanje revizije, - izvještavanje i - praćenje sprovođenja datih preporuka.

Vrste unutrašnje revizije su revizija sistema, revizija usklađenosti, revizija uspješnosti poslovanja (revizija učinka), finansijska revizija i revizija informacionih sistema.


Unutrašnja revizija vrši se objektivnom procjenom dokaza od strane unutrašnjeg revizora, s ciljem davanja objektivnog, nezavisnog mišljenja ili zaključka koji se odnosi na proces, sistem ili drugu oblast obuhvaćenu revizijom.

USPOSTAVLJANJE I NEZAVISNOST UNUTRAŠNJE REVIZIJE

Uspostavljanje unutrašnje revizije

Član 18

Unutrašnja revizija u subjektu uspostavlja se na jedan od sljedećih načina:

1) organizovanjem posebne organizacione jedinice za unutrašnju reviziju u okviru subjekta, koja je neposredno odgovorna rukovodiocu subjekta;

2) organizovanjem zajedničke jedinice za unutrašnju reviziju na predlog dva ili više subjekta, uz prethodnu saglasnost Ministarstva finansija;

3) obavljanjem unutrašnje revizije od strane jedinice unutrašnje revizije drugog subjekta, na osnovu sporazuma, uz prethodnu saglasnost Ministarstva finansija.

Jedinice za unutrašnju reviziju subjekata vrše unutrašnju reviziju kod jedinica koje su korisnici sredstva budžeta u okviru budžetskih sredstva subjekta, ukoliko nemaju obrazovane svoje jedinice za unutrašnju reviziju.

Jedinice za unutrašnju reviziju subjekata koordiniraju rad jedinica za unutrašnju reviziju korisnika iz stava 2 ovog člana koji imaju obrazovanu jedinicu za unutrašnju reviziju.

Način i kriterijumi za uspostavljanje unutrašnje revizije iz stava 1 ovog člana utvrđuju se propisom Vlade Crne Gore (u daljem tekstu: Vlada).

Jedinica za unutrašnju reviziju ne može imati manje od tri unutrašnja revizora sa rukovodiocem jedinice za unutrašnju reviziju.

Član 19

Rukovodilac subjekta odgovoran je za obezbjeđivanje uslova za funkcionisanje unutrašnje revizije a naročito za:

1) raspoređivanje rukovodioca jedinice za unutrašnju reviziju nakon izvršenih konsultacija sa Ministarstvom finansija;

2) potpisivanje povelje unutrašnje revizije; 3) obezbjeđenje sredstava za efektivno funkcionisanje unutrašnje revizije;4) odobravanje strateških i godišnjih planove unutrašnje revizije; 5) realizaciju prihvaćenih preporuka unutrašnje revizije; 6) evidentiranje preporuka za koje nije postignuta saglasnost po izvještaju unutrašnje

revizije;7) dostavljanje godišnjeg izvještaja o aktivnostima unutrašnje revizije Ministarstvu

finansija.


Rukovodilac subjekta, koji ima obrazovanu nezavisnu jedinicu za unutrašnju reviziju, može da obrazuje revizorski odbor u skladu sa Međunarodnim standardima unutrašnje revizije, kao savjetodavno tijelo o pitanjima unutrašnje kontrole i unutrašnje revizije.

Nezavisnost unutrašnje revizije

Član 20

Jedinica za unutrašnju reviziju mora biti funkcionalno i organizaciono odvojena od drugih organizacionih jedinica subjekta.

Funkcionalna nezavisnost ostvaruje se nezavisnim planiranjem, sprovođenjem i izvještavanjem o obavljenim unutrašnjim revizijama.

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnji revizor mogu obavljati samo poslove unutrašnje revizije.

Član 21

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju nezavisan je u svom radu i ne može biti raspoređen na drugo radno mjesto ili otpušten zbog navođenja određenih činjenica ili davanja preporuka u izvještaju o obavljenoj reviziji.

STANDARDI I METODOLOGIJA RADA UNUTRAŠNJE REVIZIJE

Član 22

Unutrašnja revizija vrši se u skladu sa propisima kojima je uređena unutrašnja revizija i Međunarodnim standardima unutrašnje revizije.

Unutrašnji revizori dužni su da se u svom radu pridržavaju povelje unutrašnje revizije, Etičkog kodeksa unutrašnjih revizora, metodologije rada unutrašnje revizije, uputstava i instrukcija.

Metodologija, uputstva i instrukcije iz stava 2 ovog člana utvrđuje se propisom Ministarstva finansija.

Jedinica za unutrašnju reviziju subjekta može, zbog složenosti poslova i zadataka subjekta, da izradi dodatno metodološko uputstvo za obavljanje unutrašnje revizije, kojim se detaljnije i bliže razrađuju metodi koji se koriste u postupku revizije.

Planiranje, obavljanje i izvještavanje unutrašnje revizije

Član 23

Unutrašnja revizija vrši se na osnovu:1) strateškog plana,2) godišnjeg plana i 3) plana pojedinačne revizije.


Strateški i godišnji plan vršenja unutrašnje revizije, izrađuje rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju na osnovu objektivne procjene rizika, a odobrava ih rukovodilac subjekta.

Strateški plan donosi se za period od tri godine. Starateški plan se najmanje jednom godišnje preispituje u odnosu na rizike i obuhvat revizije.

Godišnji plan unutrašnje revizije izrađuje se na osnovu strateškog plana i utvrđuje se do kraja tekuće za narednu godinu.

Pojedinačna revizija vrši se na osnovu plana pojedinačne revizije kojim se detaljno opisuju predmet, ciljevi, trajanje, raspodjela resursa, revizorski pristup, tehnike, vrste i obuhvat revizorskih provjera.

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju odobrava plan pojedinačne revizije i sa njim povezane programe, koji detaljno opisuju revizorske postupke.

Član 24

Revizija se vrši neposrednim uvidom u dokumentaciju, utvrđivanjem, analiziranjem, procjenjivanjem i dokumentovanjem podataka potrebnih za davanje stručnog mišljenja o postavljenim ciljevima subjekta.

Za svaku izvršenu reviziju sačinjava se nacrt revizorskog izvještaja koji sadrži rezime, ciljeve i obim revizije, nalaze, zaključke i preporuke.

Nacrt revizorskog izvještaja dostavlja se odgovornom licu subjekta kod kojeg je izvršena revizija radi izjašnjavanja na navode iz nacrta izvještaja.

Odgovorno lice iz stava 3 ovog člana ima pravo da iznese prigovore na navode iz nacrta izvještaja koji se uključuju u konačni izvještaj. Prigovor na na nacrt izvještaja i predlog plana aktivnosti za sprovođenje prihvaćenih preporuka dostavlja se rukovodicu jedinice za unutrašnju reviziju u roku od osam dana od dana prijema nacrta izvještaja.

Nakon obavljenih konsultacija sa odgovornim licem subjekta kod kojeg je izvršena revizija i izjašnjavanja na nacrt izvještaja, unutrašnji revizor izrađuje konačni revizorski izvještaj, koji sa predlogom plana aktivnosti za sprovođenje preporuka dostavlja rukovodiocu jedinice za unutrašnju reviziju i rukovodiocu subjekta.

Rukovodilac subjekta u pisanoj formi izvještava jedinicu za unutrašnju reviziju o usvajanju plana aktivnosti iz stava 5 ovog člana, u roku od trideset dana od dana prijema konačnog revizorskog izvještaja i o preduzetim radnjama za implementaciju preporuka. Bliži način i postupak rada unutrašnje revizije utvrđuje se propisom Ministarstva finansija.


PRAVA I ODGOVORNOSTI RUKOVODIOCA JEDINICE ZA UNUTRAŠNJU REVIZIJU

I UNUTRAŠNJIH REVIZORA

Prava rukovodioca jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnjih revizora

Član 25

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnji revizori imaju pravo:

1) na slobodan pristup rukovodiocima, zaposlenima i sredstvima subjekta koji su od značaja za sprovođenje revizije;

2) na slobodan pristup svim informacijama, kao i svim raspoloživim dokumentima i evidencijama, uključujući i elektronske, koje su potrebne za sprovođenje revizije;

3) da zahtijevaju od odgovornih lica stavljanje na uvid, odnosno davanje neophodnih podataka, izjava, mišljenja i dokumenata potrebnih za vršenje revizije.

Član 26

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju, pored prava iz člana 25 ovog zakona, ima pravo da:

1) izvještava rukovodioca subjekta o svim važnijim zapažanjima u vezi sprovođenja pojedinačne revizije;

2) predloži rukovodiocu subjekta angažovanje eksperata čija su posebna znanja i vještine potrebne u postupku sprovođenja revizije.

Odgovornosti rukovodioca jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnjih revizora

Član 27

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju odgovoran je za izvršavanje planiranih unutrašnjih revizija i drugih aktivnosti jedinice za unutrašnju reviziju, a naročito za:

1) pripremu i podnošenje na odobravanje rukovodiocu subjekta nacrta povelje unutrašnje revizije,

2) pripremu i podnošenje na odobravanje strateškog i godišnjeg plana unutrašnje revizije;3) organizovanje, koordinaciju i raspodjelu radnih zadataka unutrašnjim revizorima u

skladu sa njihovim znanjima i vještinama;4) odobravanje planova obavljanja pojedinačne revizije;5) praćenje sprovođenja godišnjeg plana unutrašnje revizije i primjenu metodologije

unutrašnje revizije na osnovu međunarodnih standarda unutrašnje revizije;6) praćenje sprovođenja datih preporuka unutrašnje revizije;7) profesionalno i kompetentno vršenje unutrašnje revizije;8) procjenu novih sistema za finansijsko upravljanje i kontrolnih sistema,9) pripremu i podnošenje na odobravanje rukovodiocu subjekta plana za kontinuiranu

profesionalnu obuku i stručno usavršavanje unutrašnjih revizora.

Član 28

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju dužan je da rukovodiocu subjekta dostavi:


1) godišnji izvještaj o radu unutrašnje revizije i procjenu adekvatnosti i efektivnosti sistema finansijskog upravljanja i kontrole;

2) izvještaj o rezultatima svake pojedinačne revizije sa svim važnim nalazima i preporukama za unapređenje poslovanja subjekta;

3) periodične izvještaje o sprovođenju godišnjeg plana unutrašnje revizije;4) izvještaje o ograničenjima postavljenim rukovodiocu jedinice za unutrašnju reviziju i

unutrašnjim revizorima u vršenju revizije;5) izvještaj o adekvatnosti resursa za obavljanje unutrašnje revizije.

Član 29

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnji revizori moraju da posjeduju odgovarajuće znanje za prepoznavanje indikacije prevare.

Unutrašnji revizori dužni su da kada identifikuju indikatore prevare prekinu postupak revizije i bez odlaganja obavijeste rukovodioca jedinice za unutrašnju reviziju, koji je dužan da bez odlaganja u pisanoj formi obavijestiti rukovodioca subjekta.

Nakon prijema obavještenja iz stava 2 ovog člana, rukovodilac subjekta dužan je da preduzme potrebne radnje i obavijesti nadležne državne organe.

Član 30

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnji revizor dužni su da čuvaju dokumentaciju i tajnost podataka i informacija do kojih su došli u vršenju revizije.

Član 31

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju i unutrašnji revizori dužni su da u vršenju aktivnosti ostvaruju saradnju sa Centralnom jedinicom za harmonizaciju Ministarstva finansija, radi dobijanja preporuka i smjernica potrebnih za njihov rad.

Član 32

Rukovodilac subjekta dužan je da dostavi godišnji izvještaj o radu unutrašnje revizije Centralnoj jedinici za harmonizaciju Ministarstva finansija do kraja januara tekuće za prethodnu godinu. Sadržaj izvještaja i način izvještavanja iz stava 1 ovog člana utvrđuje se propisom Ministarstva finansija.

Odredba stava 1 ovog člana ne odnosi se na Skupštinu Crne Gore, Ustavni sud Crne Gore, sudske organe i državna tužilaštva, Državnu revizorsku instituciju, Zaštitnika ljudskih prava i sloboda, nezavisna regulatorna tijela, akcionarska društva i druga pravna lica u kojima država ili opštine imaju većinski vlasnički udio.

Član 33

Unutrašnji revizor dužan je da obustavi sve aktivnosti u odnosu na određenu reviziju i bez odlaganja obavijesti rukovodica jedinice za unutrašnju reviziju o postojanju sukoba njegovih


ličnih i poslovnih interesa, kao i u pogledu poslova na kojima je bio angažovan tokom godine koja prethodi godini u kojoj se vrši revizija i u odnosu na predmet revizije.

USLOVI ZA OBAVLJANJE POSLOVA RUKOVODIOCA JEDINICE ZA

UNUTRAŠNJU REVIZIJU I UNUTRAŠNJEG REVIZORA

Član 34

Unutrašnji revizor, pored opštih uslova utvrđenih zakonom, mora ispunjavati i sljedeće uslove:

1) da ima visoku školsku spremu;2) da ima najmanje dvije godine radnog iskustva na poslovima revizije, finansijske

kontrole ili računovodstveno-finansijskim poslovima;3) da ima položen ispit za ovlašćenog unutrašnjeg revizora.

Ispit za ovlašćenog unutrašnjeg revizora iz stava 1 tačka 3 ovog člana polaže se na osnovu programa koji utvrđuje Ministarstvo finansija.

Ispit iz stava 2 ovog člana polaže se pred Komisijom koju obrazuje Ministarstvo finansija.

Način polaganja ispita za ovlašćenog unutrašnjeg revizora utvrđuje se propisom Ministarstva finansija.

Član 35

Rukovodilac jedinice za unutrašnju reviziju može biti samo lice, koje pored uslova iz člana 34 stav 1 tačka 1 i 3, ima i najmanje pet godina radnog iskustva, od čega dvije godine na poslovima revizije.

Član 36

Unutrašnji revizor obavlja poslove unutrašnje revizije u određenom zvanju.

Zvanja unutrašnjih revizora utvrđuje Vlada.

UNUTRAŠNJA REVIZIJA PROGRAMA I PROJEKATA KOJE FINANSIRA EVROPSKA UNIJA

Član 37

Subjekti iz člana 2 ovog zakona koji koriste sredstva Evropske unije, prilikom utvrđivanja aktivnosti finansijskog upravljanja i kontrole i unutrašnje revizije u odnosu na ta sredstva, dužni su da primijene i zahtijeve utvrđene od strane Evropske komisije.

Jedinice za unutrašnju reviziju subjekata iz člana 2 ovog zakona dužne su da sprovode unutrašnju reviziju kod subjekata i drugih korisnika koji sprovode programe i projekte koji se u cjelosti ili djelimično finansiraju iz sredstva fondova Evropske unije, uključujući i sve druge učesnike koji su primili sredstva za programe i projekte Evropske unije.


Revizija programa i fondova Evropske unije sprovodi se u skladu sa međunarodno prihvaćenim revizorskim standardima, odredbama međunarodnih ugovora za korišćenje sredstava i odgovarajućim propisima iz oblasti upravljanja i kontrole sredstava fondova Evropske unije.

IV. CENTRALNA JEDINICA ZA HARMONIZACIJU

Član 38

Centralna jedinica za harmonizaciju obrazuje se u Ministarstvu finansija radi obavljanja sljedećih poslova:

1) pipreme stručne osnove za izradu zakona i podzakonskih propisa iz oblasti finansijskog upravljanja i kontrola i unutrašnje revizije;

2) izrade metodologije i standarda rada finansijskog upravljanja i kontrola i unutrašnje revizije;

3) pripreme, organizovanja i sprovođenja programa obuke za polaganje ispita za ovlašćenog unutrašnjeg revizora;

4) kontinuiranog profesionalnog usavršavanja ovlašćenih unutrašnjih revizora; 5) pripreme, organizovanja i sprovođenja programa obuke lica odgovornih i uključenih u

finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju;6) koordinacije uspostavljanja i razvoja sistema finansijskog upravljanja i kontrola i

unutrašnje revizije;7) vođenja registra: jedinica za unutrašnju reviziju, povelja unutrašnjih revizora,

ovlašćenih unutrašnjih revizora i lica uključenih u finansijsko upravljanje i kontrole;8) praćenja primjene zakona, podzakonskih propisa i internih akata, standarda za

finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju, etičkog kodeksa unutrašnjih revizora, uputstava i metodologija za finansijsko upravljanje i kontrolu i unutrašnju reviziju;

9) sagledavanja kvaliteta sistema finansijskog upravljanja i kontrola i unutrašnje revizije kod subjekta, sa ciljem praćenja sprovođenja preporuka radi prikupljanja informacija za poboljšanje metodologija i standarda rada;

10) saradnje sa profesionalnim organizacijama i institucijama iz oblasti finansijskog upravljanja i kontrole i unutrašnje revizije.

Centralna jedinica za harmonizaciju priprema godišnji konsolidovani izvještaj o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola na osnovu izvještaja iz čl. 15 i 32 ovog zakona, koji se dostavlja Vladi do kraja marta tekuće za predhodnu godinu. Izvještaj iz stava 2 ovog člana sadrži podatke o finansijskom upravljanju i kontrolama, materijalno značajnije nalaze i preporuke unutrašnje revizije i značajnije aktivnosti koje je preduzeo rukovodilac subjekta u cilju poboljšanja sistema unutrašnjih kontrola.


V. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 39

Propisi za sprovođenje ovog zakona donijeće se u roku od devet mjeseci od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 40

Korisnici sredstava budžeta Crne Gore i Glavni grad dužni su da u skladu sa članom 18 ovog zakona, uspostave unutrašnju reviziju u roku od 12 mjeseci, a ostali subjekti iz člana 2 ovog zakona u roku od 24 mjeseca, od dana stupanja na snagu propisa iz člana 39 ovog zakona.

Član 41

Lica koja nemaju položen ispit za ovlašćenog unutrašnjeg revizora, a ispunjavaju uslove iz člana 34 ovog zakona, mogu obavljati poslove unutrašnje revizije bez položenog ispita za ovlašćenog unutrašnjeg revizora, najduže dvije godine od dana stupanja na snagu programa za polaganje ispita za ovlašćenog unutrašnjeg revizora.

Član 42

Odredbe člana 35 ovog zakona, primjenjivaće se od 1. januara 2012. godine.

Član 43

Danom stupanja na snagu ovog zakona prestaju da važe odredbe poglavlja: «IX. UNUTRAŠNJA REVIZIJA» čl. 56, 57 i 57a) Zakona o budžetu («Službeni list RCG», br. 40/01, 71/05 i «Službeni list CG», broj 12/07).

Član 44

Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u «Službenom listu Crne Gore».


PRAVILNIK O NAČINU I POSTUPKU USPOSTAVLJANJA I SPROVOĐENJA FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLA

Član 1

Ovim pravilnikom propisuje se način i postupak uspostavljanja i sprovođenja finansijskog upravljanja i kontrola.

Član 2

Finansijsko upravljanje i kontrola obuhvata aktivnosti, koje se naročito odnose na planiranje i izvršenje budžeta, sprovođenje postupka javnih nabavki, isplatu obaveza po zaključenim ugovorima i drugih obaveza, zaštitu imovine od gubitaka, nepravilnog korišćenja, nepravilnosti i prevara, i druge nefinansijske aktivnosti u poslovanju subjekta.

Član 3

Finansijsko upravljanje i kontrola uspostavlja se radi ostvarivanja ciljeva subjekta koji su konkretni, mjerljivi, ostvarljivi, realni i vremenski određeni, a koji se realizuju preko programa, aktivnosti i projekata.

Član 4

Uspostavljanje i sprovođenje finansijskog upravljanja i kontrola vrši se na osnovu plana za uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrola, koji naročito sadrži:

- aktivnosti za uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrola,- lica zadužena za sprovođenje aktivnosti i- rokove za sprovođenje aktivnosti.

Član 5

Lice zaduženo za uspostavljanje, sprovođenje i razvoj finansijskog upravljanja i kontrola u subjektu, obavlja poslove koji se naročito odnose na:

- pripremu i praćenje sprovođenja plana za uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrola;

- koordiniranje aktivnosti za uspostavljanje i razvoj finansijskog upravljanja i kontrola;- pomoć rukovodiocu subjekta u razvoju i utvrđivanju strategije upravljanja rizicima;- pripremu i praćenje sprovođenja plana za otklanjanje nedostataka unutrašnjih kontrola;- pripremu godišnjeg izvještaja o finansijskom upravljanju i kontrolama;- izvještavanje rukovodioca subjekta o stanju i razvoju finansijskog upravljanja i kontrola

i- saradnju sa Centralnom jedinicom za harmonizaciju Ministarstva finansija.

Član 6

Uspostavljanje i sprovođenje finansijskog upravljanja i kontrola vrši se:- određivanjem misije (razloga postojanja subjekta i djelatnosti subjekta) i ciljeva

subjekta;- donošenjem internih pisanih pravila i procedura na osnovu zakona i drugih propisa;


- procjenom elemenata finansijskog upravljanja i kontrola iz člana 6 Zakona o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru kojom se utvrđuje adekvatnost postojećih kontrola, nedostaci i aktivnosti koje treba preduzeti za otklanjanje utvrđenih nedostataka;

- popisom značajnijih poslovnih procesa i aktivnosti koji se sprovode u subjektu;- opisom značajnijih poslovnih procesa i aktivnosti koji obuhvata dokumentaciju o toku

finansijskih i drugih transakcija - revizorski trag od početka do završetka, lica odgovorna za sprovođenje, način i rokove sprovođenja pojedinih procesa i aktivnosti;

- identifikovanjem i procjenom rizika u odnosu na značajnije poslovne procese i aktivnosti;

- analizom postojećih i određivanjem potrebnih dodatnih ili nepotrebnih kontrola i- donošenjem i praćenjem sprovođenja plana za otklanjanje nedostataka unutrašnjih

kontrola.

Član 7

Rukovodilac subjekta u skladu sa zakonom i drugim proisima naročito daje uputstva i smjernice:

- licima koje je ovlastio za finansijsko upravljanje i kontrole;- za uspostavljanje kontrole prava pristupa sredstvima, evidencijama i njihovom

korišćenju;- za prijem, evidentiranje, dostavljanje u rad, obradu, arhiviranje i čuvanje

knjigovodstvene i ostale poslovne dokumentacije;- za obavljanje finansijskih poslova koji se odnose na prethodnu (ex-ante) finansijsku

kontrolu;- za provjeru i verifikaciju podataka u pomoćnim knjigama i usaglašavanje sa podacima u

glavnoj knjizi;- za korišćenje, sigurnost i zaštitu podataka informacionih sistema;- za trošenje sredstava po pojedinim vrstama izdataka;- za informisanje zaposlenih na svim nivoima o podacima od značaja za realizaciju

poslovnih aktivnosti subjekta radi postizanja efektivnosti, ažurnosti i zakonitosti rada svih zaposlenih.

Član 8

Za obavljanje finansijskih poslova prethodne ex-ante finansijske kontrole koja obuhvata: odobravanje, ovjeravanje dokumentacije, ovlašćivanje odnosno davanje saglasnosti na isplatu sredstava, kontrolu prihoda i blagajne, određuje se jedan ili više službenika.Poslove odobravanja finansijskih transakcija, ovjeravanja dokumentacije na osnovu koje se vrši finansijska transakcija i poslove ovlašćivanja, odnosno davanja saglasnosti za isplatu sredstava obavljaju različita lica.

Član 9

Identifikacija rizika vrši se u odnosu na ostvarivanje poslovnih ciljeva za značajnije poslovne procese.Rizik se identifikuje u procesu planiranja godišnjeg budžeta subjekta.Nakon identifikovanja rizika vrši se procjena uticaja rizika u odnosu na mogućnost nastanka i posljedice koje mogu nepovoljno uticati na ostvarivanje ciljeva subjekta.


Procijenjeni rizik se upisuje u registar rizika koji sadrži: poslovne ciljeve, identifikovane rizike, vjerovatnoću nastanka rizika i mogućih posljedica, mjere koje će se preduzeti za upravljanje rizicima i odgovorna lica za realizaciju predviđenih mjera.Na osnovu podataka iz registra rizika sačinjava se strategija upravljanja rizicima.

Član 10

Po izvršenoj procjeni rizika vrši se analiza postojećih kontrolnih aktivnosti u okviru poslovnog procesa, radi ocjene upravljanja rizicima ili svođenja rizika na prihvatljiv nivo i uvođenja efikasnijih kontrola ili otklanjanja nepotrebnih.Nakon izvršene analize iz stava 1 ovog člana sačinjava se plan za otklanjanje nedostataka koji sadrži mjere i aktivnosti neophodne za otklanjanje nedostataka unutrašnjih kontrola, rok i odgovorna lica.

Član 11

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Crne Gore".


Aneksi

Sledeći aneksi su primjeri i potrebno ih je prilagoditi potrebama subjekata.

Aneks 1a – Upitnik za samoprocjenu unutrašnje kontrole

Finansijska kontrola javnog sektora obuhvata sistem finansijskog upravljanja i kontrole uključujući unutrašnje revizije u subjektu, na osnovu univerzalnih standarda i stalnom procjenom sistema. Finansijska kontrola javnog sektora nije ograničena samo na finansijske ili računovodstvene aktivnosti već na sva poslovanja subjekta.

Finansijska kontrola javnog sektora zasniva se na pretpostavci da je dostizanje misije i ciljeva subjekta izloženo rizicima. Zbog toga rukovodilac subjekta ima odgovornost da jasno definiše misiju, opšte, posebne i operativne ciljeve na nivou subjekta kao i na nivou organizacionih jedinica, funkcija i procesa, identifikuje i analizira rizike, preduzme odgovarajuće mjere za njihovu kontrolu i stalno vrši procjenu njihove ekonomičnosti, efektivnosti i efikasnosti uz pomoć unutrašnje revizije.

Mjere koje subjekat preduzima radi sprječavanja rizika predstavlja unutrašnja kontrola, tj. sistem metoda i procedura koje rukovodiocu subjekta osiguravaju:

usklađenost poslovanja sa aktima i propisima, odgovorno i blagovremeno izvještavanje, ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje resursa, zaštitu imovinesprječavanje prevare i korupcije.

Okvir unutrašnje kontrole obuhvata pet međusobno povezanih komponenti kontrolno okruženje, analizu rizika, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacije, monitoring i superviziju.

1) Kontrolno okruženje

Kontrolno okruženje je cjelokupan integritet, odnos, svijest, orjentisan pristup ciljevima rukovodioca subjekta i rukovodstva na svim nivoima u vezi uspostavljanja i održavanja unutrašnjih kontrola, koje se odražava na sve zaposlene u subjektu. Svaki zaposleni, a posebno rukovodstvo, mora posjedovati znanje o unutrašnjoj kontroli i razumjeti svrhu i značenje toga. Kontrolno okruženje je efikasno, samo ako svi zaposleni razumiju odgovarajuća ovlašćenja i odgovornosti, poštuju etički kodeks, ispunjavaju zahtjeve radnih mjesta i subjekta u cjelini i imaju transparentne i efektivne procedure zapošljavanja.

2) Analiza rizika

Analiza rizika je sistematičan i disciplinaran proces definisanja misije i ciljeva subjekta, identifikovanja rizika koji može uticati na postizanje ciljeva, procjenu rizika vezano za


vjerovatnoću njihovog javljanja i uticaja i preduzimanje mjera za kontrolu rizika na prihvatljivom nivou, imajući u vidu troškove i prednosti.

Rezultat procesa je registar rizika, spisak ciljeva, rizika i sa njihovom vjerovatnoćom i uticajem, mjerama za njihovu kontrolu i nadležnim osobama. Registar rizika je proces koji se ne završava konačnim proizvodom već mora da se vrši kontiuiran pregled i ažuriranje.

3) Kontrolne aktivnosti

Da bi se rizici kontrolisali na prihvatljivom nivou rukovodilac subjekta preduzima mjere u obliku uputstava, procedura, procesa, aktivnosti. Unutrašnja kontrola se zasniva na pisanim procedurama, korišćenjuem kontrolnih spiskova, detaljnim opisom procedura i zadataka, prikladno raspoređenim radnim mjestima, kontinuitetom aktivnosti, dvostrukih potpisa, odvajanjem obaveza, identifikacijom i supervizijom kritičnih radnih mjesta, rotacijom osoblja, fizičkom zaštitom, delegacijom zaduženja u pisanom obliku, evidentiranjem i izvještavanjem o nestandardnim procedurama, itd.

4) Informacije i komunikacije

Javni subjekat mora imati uspostavljene procedure koje obezbjeđuju protok i razmjenu informacija i komunikacija u svim pravcima i na svim nivoima u obliku redovnih ili ad hoc sastanaka, izvještaja radnih grupa, pravac prijema informacija, „zviždače“, i ostale. Važno je da zaposleni imaju pristup nadređenima i da zasposleni raspolažu dovoljnim informacijama za rad.

5) Praćenje i nadgledanje

Rukovodilac subjekta mora obezbijediti stalnu procjenu unutrašnjih kontrola. Osnovni zadatak unutrašnjih revizora jeste procjena unutrašnje kontrole, izvještavanje o slabijim stranama i davanje preporuka za poboljšanje. Pored unutrašnje revizije, unutrašnja kontrola se procjenjuje putem samoprocjene, izvještavanja o nepravilnostima, procjena od strane drugih subjekata i institucija i drugih razmjena informacija.


1. UNUTRAŠNJE (KONTROLNO) OKRUŽENJE

Kontrolno okruženje je osnova za unutrašnju kontrolu. Njega predstavlja kultura kontrole, tipična za svaki subjekat, definišući čitav stav rukovodstva i svih zaposlenih u odnosu na utvrđivanje i ostvarivanje ciljeva, upravljanje rizikom, unutrašnju kontrolu i unutrašnju reviziju. Na kontrolno okruženje najviše utiču etičke vrijednosti, integritet, sposobnosti svih zaposlenih, ponašanje i metode rukovođenja (delegiranje ovlašćenja i odgovornosti, praksama ljudskih resursa), unutrašnja organizacija i dr.).

1.1 Integritet i etičke vrijednosi

a) Procedure su sprovedene kako bi se osiguralo da su svi zaposleni upoznati sa kodeksom ponašanja državnih službenika?

- DA, za sve operacije,- DA, za glavne operacije,- DA, za izvjesne operacije,- NE, započete aktivnosti,- NE.

Komentar:…...........................................................................................................................................

b) Poslovanje subjekta je prilagođeno usvojenom kodeksu ponašanja?

- DA, za sve operacije,- DA, za glavne operacije- DA, za izvjesne operacije,- NE, započete aktivnosti,- NE.

Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Zaposleni su potpisali da će se pridržavati opšteg kodeksa ponašanja državnih službenika i posebnog kodeksa ponašanja, ukoliko postoji.?


Komentar:.........................................................................................................................................................

d) Sankcije se predvidjaju u slučaju da se zaposleni nepridržavaju kodeksa ponašanja ili nepoštovanja zakona, propisa, smjernica i uputstava pretpostavljenih.


Komentar:.........................................................................................................................................................


e) Sankcije u slučaju nepridržavanja kodeksa ponašanja od strane zaposlenih ili nepoštovanja zakona, propisa, smjernica i uputstava pretpostavljenih strogo se primjenjuju.


Komentar:.........................................................................................................................................................

1.2 Politike i procedure upravljanja ljudskim resursima

a) Subjekat ima, za ostvarivanje misije i ciljeva, odgovarajuću i sa propisima usklađenu sistematizaciju, koja se stalno ažurira.


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Politika upravljanja ljudskim resursima postoji i osigurava zapošljavanje odgovarajućih kandidata.


Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Kriterijumi za procjenu efektivnosti ljudskih resursa/zapošljavanje postoje i redovno se koriste.


Komentar:.........................................................................................................................................................


d) Komisija za odabir kandidata je imenovana u skladu sa usvojenom unutrašnjom procedurom. Unaprijed priprema kriterijume selekcije zapošljavanja.


Komentar:.........................................................................................................................................................

e) Za svakog zaposlenog identifikovani su individualni rezultati i predstavljeni kriterijumi za ocjenjivanje njihovog rada i bonuse.


Komentar:.........................................................................................................................................................

f) Obavljanje radnih zadataka zaposlenih se redovno ocjenjuje.


Komentar:.........................................................................................................................................................

g) Zaposlenima je osigurana kontinuirana profesionalna obuka.


Komentar:.........................................................................................................................................................


h) Subjekat je usvojio plan za kontinuirani profesionalni razvoj zaposlenih i lice koje je zaduženo za koordinaciju pripreme, koordinacije potreba, efektivno i efikasno sprovođenje.


Komentar:.........................................................................................................................................................

1.3 Filozofija i način rukovođenja

a) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima su svjesni prednosti rukovođenja rizikom, unutrašnje kontrole i unutrašnje revizije radi ostvarivanja ciljeva i misije.


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima planiraju njihove aktivnosti za ostvarivanje ciljeva.


Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo sastaju se i razgovaraju o ostvarivanju ciljeva.


Komentar:.........................................................................................................................................................


1.4 Organizaciona struktura

a) Organizaciona struktura, ovlašćenja i odgovornosti zaposlenih su jasno definisani i uključeni u interna akta.


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Za ostvarivanje ciljeva zahtijevane aktivnosti, akcije i zadaci su utvrđeni i dodijeljeni odgovorajućim radnim mjestima.


Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Za svaki zadatak/aktivnost je identifikovan odgovorni zaposleni.


Komentar:.........................................................................................................................................................

d) Broj, obrazovanje i vještine zaposlenih zadovoljavaju potrebe za ostvarivanje ciljeva.


Komentar:.........................................................................................................................................................


1.5 Odgovornosti

a) Sistem izvještavanja, u odnosu na upravljanje rizikom, unutrašnju kontrolu i unutrašnju reviziju, do rukovodioca subjekta i rukovodstva na svim nivoima je uspostavljen.


Komentar:.........................................................................................................................................................

2. UPRAVLJANJE RIZIKOM

Subjekat mora da utvrdi jasne, međusobno povezane i mjerljive ciljeve, identifikuje rizike koji mogu imati uticaja na ostvarivanje ciljeva i sprovede mjere za kontrolu rizika na prihvatljiv nivo.

2.1 Ciljevi: Subjekat mora da utvrdi jasne, međusobno povezane ciljeve, podržane strategijom subjekta i budžetom. Ciljevi moraju biti odgovarajući, i rukovodstvo mora informisati zaposlene o njima.

a) Dugoročni ciljevi su utvrđeni i dokumentovani.


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Kratkoročni ciljevi su utvrđeni i dokumentovani.


Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Kratkoročni ciljevi podržavaju postizanje dugoročnih ciljeva.


Komentar:.........................................................................................................................................................


d) Zaposleni su svjesni i dugoročnih i kratkoročnih ciljeva.


Komentar:.........................................................................................................................................................

e) Kriterijumi za mjerenje ispunjavanja ciljeva su uspostavljeni.


Komentar:.........................................................................................................................................................

f) Subjekat nadgleda ostvarivanje ciljeva i analizira uzroke u slučaju neispunjenja.


Komentar:.........................................................................................................................................................

2.2 Rizici koji se odnose na ciljeve: Subjekat uspostavlja sistem za identifikaciju, analizu i kontrolu rizika.

a) Rizici su identifikovani?


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Rizici su analizirani.


Komentar:.........................................................................................................................................................


c) Odgovor na rizik se utvrđuje i unutrašnja kontrola je identifikovana.


Komentar:.........................................................................................................................................................

d) Subjekat identifikuje i nadgleda identifikovane rizike na sistematičan način.


Komentar:.........................................................................................................................................................

e) Registar rizika se redovno procjenjuje i ažurira.


Komentar:.........................................................................................................................................................

f) Efektivnost i efikasnost unutrašnje kontrole se procjenjuje.


Komentar:.........................................................................................................................................................

g) Sistem se uspostavlja tako da osigurava zaposlenima informacije o rizicima koji se na njih odnose.


Komentar:.........................................................................................................................................................


3. KONTROLNE AKTIVNOSTI

Kontrolne aktivnosti su smjernice i procedure koje uspostavlja rukovodilac subjekta u vezi kontrole rizika.

a) Procesi se detaljno dokumentuju sa opisom toka dokumentacije, nivoima odlučivanja i unutrašnjim kontrolama.


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Detaljni opisi procesa i operacija su dostupni zaposlenima.


Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Postoje pisana operativna uputstva za svako radno mjesto.


Komentar:.........................................................................................................................................................

d) Operativna uputstva obuhvataju unutrašnju kontrolu.


Komentar:.........................................................................................................................................................


e) Razdvajanje dužnosti: isti zaposleni ne može obavljati slijedeće zadatke: pokretanje, ovlašćivanje/odobravanje i evidentiranje izvršenja?


Komentar:.........................................................................................................................................................

f) Unutrašnja akta, opisi procesa, uputstva za rad, organizacione šeme se redovno ažuriraju.


Komentar:.........................................................................................................................................................

g) Sistem računovodstva obuhvata računovodstvene kontrole.


Komentar:.........................................................................................................................................................

h) Pristup podacima i evidenciji se kontroliše


Komentar:.........................................................................................................................................................

i) Nadzor: procedure nadzora rukovodstva se sprovode.


Komentar:.........................................................................................................................................................


4. INFORMACIJE I KOMUNIKACIJE

Informacije i komunikacije omogućavaju prikupljanje i razmjenu informacija, neophodnih za rukovođenje, izvršenje i nadzor poslovanja.

a) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima primaju pouzdane, relevantne, blagovremene i dovoljne informacije (kratke preglede, analize, izvještaje o izvršenju, specijalne informacije), kako bi donijeli neophodne odluke.


Komentar:.........................................................................................................................................................

b) Informacije omogućavaju rukovodiocu subjekta i rukovodstvu na svim nivoima da nadgledaju ostvarivanje zadataka i nadzor poslovanja.

- DA, za sve operacije,- DA, za glavne operacije- DA, za izvjesne operacije,- NE , započete aktivnosti ,- NE.

Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Sistem informacija i komunikacija prilagođava se promjenama u subjektu, ciljevima i strategiji.


Komentar:.........................................................................................................................................................

d) Efektivan i efikasan sistem komunikacija obezbjeđuje zaposlenima da primaju neophodne informacije u vezi posla koji obavljaju.


Komentar:.........................................................................................................................................................


e) Zaposleni osiguravaju konstruktivno praćenje pritužbi drugih organizacionih jedinica ili spoljnih klijenata.


Komentar:.........................................................................................................................................................

f) Rukovodillac subjekta i rukovodstvo se informišu o obimu i sadržaju pritužbi.

- DA, za sve operacije,- DA, za glavne operacije- DA, za izvjesne operacije,- NE , započete aktivnosti ,- NE.

Komentar:.........................................................................................................................................................

g) Zaposleni moraju izvještavati o nepravilnostima i problemima i dostavljati prijedloge za poboljšanje.


Komentar:.........................................................................................................................................................

5. PRAĆENJE I NADZOR

Proces upravljanja rizikom i unutrašnja kontrola se redovno procjenjuju, ocjenjuje se njihova efektivnost i efikasnost i unapređuje u odnosu na identifikovane slabosti, promjene u poslovanju, ciljevima ili okruženju.

a) Subjekat ima uspostavljen sistem za redovnu procjenu upravljanja rizikom i unutrašnje kontrole.


Komentar:.........................................................................................................................................................


b) Unutrašnja kontrola se prilagođava promjenama u subjektu i okruženju.


Komentar:.........................................................................................................................................................

c) Subjekat je obezbijedio unutrašnju reviziju.


Komentar:.........................................................................................................................................................

d) Adekvatno se reaguje na preporuke unutrašnje revizije.


Komentar:.........................................................................................................................................................

e) Nalazi Državne revizorske institucije se adekvatno prihvataju.


Komentar:.........................................................................................................................................................


Aneks 1b – Uputstva za upitnik za samoporocjenu unutrašnje kontrole

1. KONTROLNO OKRUŽENJE

1.1 Integritet i etičke vrijednosti

a) Procedure su sprovedene kako bi se osiguralo da su svi zaposleni upoznati sa kodeksom ponašanja državnih službenika?

Odgovor je DA ukoliko zaposleni potpiše ugovor o radu koji uključuje odredbe etičkog kodeksa ili se odnosi na postojeći obavezujući etički kodeks.

Dobra je praksa da zaposleni budu zvanično obaviješteni o etičkom kodeksu i etičkom ponašanju državnih službenika. Dobra praksa je preporučena ali ne vrši uticaj na odgovor.

b) Poslovanje subjekta je prilagođeno usvojenom kodeksu ponašanja?

To je dobra praksa i preporučuje se da subjekti sa specifičnim poslovanjem za koje opšti etički kodeks nije zadovoljavajući (policija, vojska, poreska ili carinska služba, …) ili ukoliko posebne grupe zaposlenih (sportisti...) imaju dodatan specifičan etički kodeks.

Ipak, ovo nije neophodno za veći broj subjekata. Subjekti koji imaju ovaj specifičan kodeks odgovaraju sa DA, ostali ne odgovaraju na pitanje. Posebni profesionalni etički kodeksi (revizori,…) se ne uzimaju u obzir jer se oni moraju poštovati u skladu sa posebnim zakonima.

Čak i najviši funkcioneri moraju biti podvrgnuti posebnim etičkim kodeksima (ministri, sekretari) koji potpisuju prilikom nominacije.

c) Zaposleni su potpisali da će da se pridržavaju opšteg kodeksa ponašanja državnih službenika i posebnog kodeksa ponašanja ukoliko postoji?

Nije dovoljno da zaposleni budu samo informisani o kodeksu ponašanja. Odgovor DA je moguć ukoliko zaposleni potpišu i potvrde pridržavanje kodeksa.

Dobra praksa se preporučuje ali ne utiče na odgovor.

d) Sankcije se predviđaju u slučaju da se zaposleni ne pridržavaju kodeksa ponašanja ili nepoštovanja zakona, propisa, smjernica i uputstava pretpostavljenih.

Takvi slučajevi su formalno regulisani zakonom. Praktično sprovođenje zakona i postupanje po takvim slučajevima većinom zavisi od rukovodioca subjekta. Važno je da rukovodilac subjekta usvoji unutrašnja akta vezana za slučaj nepoštovanja kodeksa ponašanja i da shodno tome djeluje ne pokazujući nimalo razumijevanja za neetičko ponašanje, prevaru ili korupciju.


Odgovor DA se može dati ukoliko subjekat ima takva unutrašnja akta ili instrukcije ili izvještaje sa sastanaka rukovodstva, sa odlukama.

e) Sankcije u slučaju nepridržavanja kodeksa ponašanja od strane zaposlenih ili nepoštovanja zakona, propisa, smjernica i uputstava pretpostavljenih strogo se primjenjuju.

Moguća su samo dva odgorova DA (za sve operacije) ili NE. Odgovor DA je moguć u slučaju praktičog primjera takvog slučaja sa uticajem (disciplinska mjera, prestanak radnog odnosa, dodatna obuka, i promjena organizacione strukture ili procesa) ukoliko nije bilo takvih slučajeva u prošloj godini, subjekat ne odgovara na pitanja.

1.2 Politike i procedure upravljanja ljudskim resursima

a) Subjekat ima, za ostvarivanje misije i ciljeva, odgovarajuću i sa propisima usklađenu sistematizaciju, koja se stalno ažurira.

Sistematizacija je adekvatna kad je u skladu sa zakonima, regulativama i potrebama subjekta koje mu omogućavaju da ispuni svoje ciljeve i misiju. (Navesti datum posljednjeg ažuriranja promjene u regulativama, promjena ciljeva ili procesa).

b) Politika upravljanja ljudskim resursima postoji i osigurava zapošljavanje odgovarajućih kandidata.

Odgovor DA je moguć kada postoje dokumenti (uputstva, plan i stragegija ljudskih resursa) kao dokaz politici.

c) Kriterijumi za procjenu efektivnosti ljudskih resursa/zapošljavanje postoje i redovno se koriste?

Za mjerenje ostvarenja ciljeva ljudskih resursa, moraju se razviti kriterijumi (ciljevi postignuća, dostignuće strategije za ljudske resurse, ili plan zapošljavanja)

d) Komisija za odabir kandidata je imenovana u skladu sa usvojenom unutrašnjom procedurom. Unaprijed priprema kriterijume selekcije zapošljavanja.

Odgovor DA je moguć kada se unutrašnje procedure strogo poštuju.

e) Za svakog zaposlenog identifikovani su individualni rezultati i predstavljeni kriterijumi za ocjenjivanje njihovog rada i bonusi.

Odgovor DA je moguć kada su individualni rezultati jasno identifikovani, a koji podržavaju ciljeve organizacione jedinice i subjekta. Individualno postignuće se mjeri u skladu sa individualnim ciljevima.

f) Obavljanje radnih zadataka zaposlenih se redovno ocjenjuje.

Odogovor DA je moguć kada se procjena radnih zadataka izvrši u skladu sa regulativama za sve zaposlene.

g) Zaposlenima je osigurana kontinuirana profesionalna obuka.

Odgovor DA je moguć kada je na osnovu potreba izvršena kontinuirana profesionalna obuka u skladu sa planom koji je usvojen od strane rukovodioca subjekta, a koja je finansijski procijenjena i uključena u budžet.

h) Subjekat je usvojio plan za kontinuirani profesionalni razvoj zaposlenih i lice koje je zaduženo za koordinaciju pripreme, koordinaciju potreba, efektivno i efikasno sprovođenje.


Odgovor DA je moguć kada je imenovana odgovorna osoba, zadužena za sprovođenje i praćenje kontinuiranog profesionalnog razvoja zaposlenih.

Dobra praksa je identifikacija i analiza protreba za stalan profesionalan razvoj na svim operativnim nivoima, identifikacija manje uspješnih oblasti, izražavanje potreba za poboljšanje, procjena mogućih profesionalnih razvoja i identifikacija najboljih mjera. Nedostatak identifikacije pravih potreba i njihova analiza ne pomažu u poboljšanju poslovanja već prestavljaju uzaludno trošenje resursa.

Često subjekat nema strategiju kontinuiranog profesionalnog razvoja, koja identifikuje standarde, želje, ciljeve. Rukovodstvo na svim nivoima nije u obavezi niti je uključeno u ovaj proces, ne postoji praćenje posebnih metoda obuka i njihov uticaj na bolje poslovanje subjekta.

1.3 Filozofija i način rukovođenja

a) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima su svjesni prednosti rukovođenja rizikom, unutrašnje kontrole i unutrašnje revizije radi ostvarivanja ciljeva i misije.

Odgovor je u potpunosti subjektivan.

b) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima planira njihove aktivnosti za ostvarivanje ciljeva

Odgovor DA je moguć kada su aktivnost za dostizanje ciljeva pretočeni u zadatke rukovodioca subjekta i rukovodilaca u obliku dokumenta (zapisnici, akcioni planovi, programi, ...)

c) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo sastaju se i razgovaraju o ostvarivanju ciljeva.

Odgovor DA je moguć ukoliko je ostvarenje ciljeva praćeno stalnim procesom planiranja (sastanci, izvještaji, izvještavanje rukovodstvu,…),

1.4 Organizaciona struktura

a) Organizaciona struktura, ovlašćenja i odgovornosti zaposlenih su jasno definisani i uključeni u interna akta.

Odgovor je u većoj mjeri subjektivan i zasnovan na procjeni rukovodioca subjekta vezano za svakodnevno upravljanje, tj. nejasne odgovornosti i ovlašćenja zaposlenih.

(Akta o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta, pisana zaduženja, uputstva, priručnici,…)

b) Za ostvarivanje ciljeva zahtijevane aktivnosti, akcije i zadaci su utvrđeni i dodijeljeni odgovorajućim radnim mjestima.

Ovo pitanje je detaljnije nego prethodno. Može se desiti da pojedini operativni zadaci nisu dovoljno jasno definisani ili nisu uključeni u opis radnog mjesta.

c) Za svaki zadatak/aktivnost je identifikovan odgovorni zaposleni.

Radno mjesto treba da popuni zaposleni sa prikladnim kvalifikacijama sa jasno definisanim ovlašćenjima i odgovornostima, ograničenjima.

d) Broj, obrazovanje i vještine zaposlenih zadovoljavaju potrebe za ostvarivanje ciljeva.


1.5 Odgovornosti

a) Sistem izvještavanja, u odnosu na upravljanje rizikom, unutrašnju kontrolu i unutrašnju reviziju, do rukovodioca subjekta i rukovodstva na svim nivoima je uspostavljen.

Redovno izbještavanje u pisanom obliku. Potrebno je napismeno definisati obaveze izvještavanja.

Obaveze izvještavanja nijesu validne samo za unutrašnju reviziji već i za sve imenovane rukovodioce subjekta unutar njihovih odgovornosti rukovođenja rizikom. (izvještaji unutrašnje revizije, izvještaji FMC rukovodioca, izvještaji o sprovođenju mjera, izvještaji o postignutim, ciljevima,…)

2. Upravljanje rizikom

2.1 Ciljevi: Subjekat mora da utvrdi jasne, međusobno povezane ciljeve, podržane strategijom subjekta i budžetom. Ciljevi moraju biti odgovarajući, i rukovodstvo mora informisati zaposlene o njima.

a) Dugoročni ciljevi su utvrđeni i dokumentovani.

Odgovor treba da se odnosi na dokumente, tj. Misiju, strategiju.

b) Kratkoročni ciljevi su utvrđeni i dokumentovani.

Odgovor treba da se odnosi na naznačene dokumenta. Ciljevi moraju biti jasni, mjerljivi, ostvarljivi, prikladni i vremenski definisani.

c) Kratkoročni ciljevi podržavaju postizanje dugoročnih ciljeva.

Potrebno je obezbijediti usklađenost sa dugoročnim ciljevima. Procedure utvrđivanja ciljeva treba da obezbijede takvo usklađivanje.

d) Zaposleni su svjesni i dugoročnih i kratkoročnih ciljeva.

Odgovor DA se odnosi na dokumenta koja ovo podržavaju, npr. zapisnici sa sastanka, godišnji sastanci, ...

e) Kriterijumi za mjerenje ispunjavanja ciljeva su uspostavljeni.

Sa identifikacijom ciljeva, potrebno je takođe obezbijediti kriterijume za postizanje dostignuća. Pri odgovaranju, odnose se na dokumente koji podržavaju odgovor.

f) Subjekat nadgleda ostvarivanje ciljeva i analizira uzroke u slučaju neispunjenja.

Redovno nadgledanje znači izvještavanje bar jednom mjesečno o napretku i sprovođenju korektivnih mjera.

2.2 Rizici koji se odnose na ciljeve: Subjekat uspostavlja sistem za identifikaciju, analizu i kontrolu rizika.

a) Rizici su identifikovani? Odnose se na dokumente koji podržavaju odgovor. Propratna dokumenta mogu biti

registar rizika, zapisnik sa sastanka i drugi dokumenti.

b) Rizici su analizirani.

Za svaki identifikovan rizik potrebno je dodijeliti mogućnost pojavljivanja i njegov uticaj. Odnose se na prikladna dokumenta.

c) Odgovor na rizik se utvrđuje i unutrašnja kontrola je identifikovana.


Za svaki identifikovani rizik potrebno je dodijeliti određenu kontrolnu mjeru koja uzima u obzir troškove i prednosti. Odnose se na prikladnu dokumentaciju. (Registar rizika, unutrašnja uputstva, opisi radnih mjesta, obuke)

d) Subjekat identifikuje i nadgleda identifikovane rizike na sistematičan način.

Kao što se ciljevi i rizici mijenjaju moraju da postoje odgovarajuće procedure za ažuriranje registra rizika i da se imenuju odgovorna lica.

e) Registar rizika se redovno procjenjuje i ažurira.

Postojeće procedure treba da obezbijede redovno ažuriranje registra rizika.

f) Efektivnost i efikasnost unutrašnjih kontrola se procjenjuju.

Unutrašnja kontrola ne pruža osiguranje redovne procjene. Sistematičnu procjenu mogu izvršiti unutrašnji revizori.

g) Sistem se uspostavlja tako da osigurava zaposlenima informacije o rizicima koji se na njih odnose.

Odgovor treba da se odnosi na dokumenta koji ovo podržavaju (zapisnici sastanaka, uputstva, i komunikacije)

3. Kontrolne aktivnosti

Kontrolne aktivnosti su smjernice i procedure koje uspostavlja rukovodilac subjekta u vezi kontrole rizika.

a) Procesi se detaljno dokumentuju sa opisom toka dokumentacije, nivoima odlučivanja i unutrašnjim kontrolama.

Osnovni procesi su:- izvršenje osnovnih zadataka,- javne nabavke, obaveze, grantovi, transferi, plaćanja,- planiranje, računovodstvo, izvještavanje,- informaciona tehnologija,- ljudski resursi, zarade..

Osnovni procesi subjekta trebaju biti zasnovani na unutrašnjim aktima, regulativama, uputstvima, standardima, ... i dostupni zaposlenima na koje se dokumenti odnose. Pisane procedure moraju biti ažurirane i zaposlenima se mora omogućiti pristup najnovijim verzijama.

b) Detaljni opisi procesa i operacija su dostupni zaposlenima.

Unutrašnja organizaciona šema sa opisom radnih mjesta nije dovoljna. Za svako radno mjesto potrebno je imati specifične opise zadataka koji su dio procesa, jasno identifikovani u organizacionoj šemi kao i prethodni i naredni zadaci i protok dokumenata.

c) Postoje pisana operativna uputstva za svako radno mjesto.

Dostupni opisi zaduženja za svako radno mjesto moraju zadovoljiti potrebe svih zaposlenih radi obavljanja posla.

d) Operativna uputstva obuhvataju unutrašnju kontrolu.

Operativna uputstva treba da uključe unutrašnje kontrole i opise procedura. Kontrolne procedure trebaju da uzmu u obzir kriterijume unutrašnje kontrole, npr. razdvajanje


dužnosti, dvostruki potpis ex post kontrole, dokazi o nestandardnim procedurama, nastavak izvršenja, rotacija zaposlenih, nadgledanje,…

e) Razdvajanje dužnosti: isti zaposleni ne može obavljati slijedeće zadatke: pokretanje, ovlašćivanje/odobravanje i evidentiranje izvršenja?

U slučaju da razdvajanje dužnosti nije moguće, ekonomično ili iz nekog drugog razloga, potrebno je sprovesti druge kontrole, npr. dvostruki potpis, ex post kontrole.

f) Unutrašnja akta, opisi procesa, uputstva za rad, organizacione šeme se redovno ažuriraju.

Procedure unutrašnje kontrole treba da postoje kako bi obezbijedili da se procedure stalno ažuriraju i da se zaposlenima dostavljaju ažurirane verzije. Potrebno je imenovati osobe koji će biti odgovorni za ažuriranje pisanih procedurea, procesa i organizacionih šema.

g) Sistem računovodstva obuhvata računovodstvene kontrole.

Računovodstvene kontrole su npr. usklađivanje sa različitim oblicima bilježenja iste informacije ili događaja, kontrole po rasporedu prvenstva, kontrole blagovremenog bilježenja, kontrole seta dokumenata,…

h) Pristup podacima i evidenciji se kontroliše.

Da bi se imao pristup informacionoj tehnologiji, potrebno je da postoje pisane procedure koje zahtijevaju lozinke, koje se moraju redovno mijenjati. Potrebno je postaviti ovlašćenja zaposlenih za pristup različitim dokumentima kao i praćenje pristupa dokumentima, čuvanju informacija i poštovanja povjerljivosti u skladu sa regulativama.

i) Nadzor: procedure nadzora rukovodstva se sprovode.

Kontrole rukovođenja i nadzora se sprovode od strane rukovodilaca i imenovanog zaposlenog lica kako bi se obezbijedilo da se uspostavljene kontrole sprovode kako je predviđeno. .

4. Informacije i komunikacije

Informacije i komunikacije omogućavaju prikupljanje i razmjenu informacija, neophodnih za rukovođenje, izvršenje i nadzor poslovanja.

a) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo na svim nivoima primaju pouzdane, relevantne, blagovremene i dovoljne informacije (kratke preglede, analize, izvještaje o izvršenju, specijalne informacije), kako bi donijeli neophodne odluke.

Odgovor je zanovan na mišljenju rukovodioca subjekta. .

b) Informacije omogućavaju rukovodiocu subjekta i rukovodstvu na svim nivoima da nadgledaju ostvarivanje zadataka i nadzor poslovanja.

Rukovodilac subjekta zasniva odgovor na metodama i načinima koji omogućavaju i njemu i rukovodstvu da prati sprovođenje ciljeva i kontrola nad poslovanjem subjekta.

c) Sistem informacija i komunikacija prilagođava se promjenama u subjektu, ciljevima i strategiji.

Odgovor je zasnovan na dokumentovanju u vezi sa promjenama i uputstvima za korektivne mjere.


d) Efektivan i efikasan sistem komunikacija obezbjeđuje zaposlenima da primaju neophodne informacije u vezi posla koji obavljaju.

Poteškoće vezane za poslovanje zbog nedostatka informacija treba uzeti u obzir. Rukovodstvo treba da konsultuje zaposlene.

e) Zaposleni osiguravaju konstruktivno praćenje pritužbi drugih organizacionih jedinica ili spoljnih klijenata.

Potrebno je uspostaviti procedure za praćenje pritužbi i načine za poboljšanje.

f) Rukovodilac subjekta i rukovodstvo se informišu o obimu i sadržaju pritužbi.

Procedure treba da obezbijede da su rukovodilac subjekta i rukovodioci informisani o pritužbama i daljim aktivnostima.

g) Zaposleni moraju izvještavati o nepravilnostima i problemima i dostavljati prijedloge za poboljšanje.

Procedure treba da omoguće zaposlenima da izvještavaju o nepravilnostima i problemima i dostavljaju prijedloge za poboljšanje.

5. Praćenje i nadzor

Proces upravljanja rizikom i unutrašnja kontrola se redovno procjenjuju, ocijenjuje se njihova efektivnost i efikasnost i unapređuje u odnosu na identifikovane slabosti, promjene u poslovanju, ciljevima ili okruženju.

a) Subjekat ima uspostavljen sistem za redovnu procjenu upravljanja rizikom i unutrašnje kontrole.

Potrebno je postaviti proceduru kojom se rukovodilac subjekta i rukovodeći kadar informišu o radu i slabostima unutrašnje kontrole. Procedura je sastavni dio upravljanja rizikom.

b) Unutrašnja kontrola se prilagođava promjenama u subjektu i okruženju.

Redovni sastanci se bave promjenama ciljeva, spoljašnjim i unutrašnjim okruženjem i shodno tome se registri rizika redovno ažuriraju.

c) Subjekat je obezbijedio unutrašnju reviziju.

Subjekat treba da obezbijedi redovnu unutrašnju reviziju. Spoljašnja revizija, inspekcije i pregledi od strane DRI ne mogu se smatrati unutrašnjom revizijom.

d) Adekvatno se reaguje na preporuke unutrašnje revizije.

Rukovodilac subjekta treba na prikladan način da se pozabavi preporukama unutrašnje revizije. Ukoliko to ne učine, unutrašnja revizija treba da ima mogućnost da o tome obavijesti nezavisno tijelo, na primjer CHU.

e) Nalazi Državne revizorske institucije se adekvatno prihvataju.

Odgovor DA je zasnovan na izvještaju Državne revizorske institucije da se subjekat na prikladan način odnosio prema svim preporukama.


Aneks 2a – Obrazac registra rizika

Subjekat Registar rizikaZadnji pregled:

Potpis:

Red. br.

Opis rizikaKategorija

rizikaAnaliza rizika

TretmanVlasnik rizika

Odlaganje-zadržavanje

NapomenaVjerovatnoća Uticaj Ukupno


Aneks 2b – Uputstva za uspostavljanje registra rizika i procedure za ažuriranje

1. Na osnovu Zakona o sistemu unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru, Pravilnika o načinu i postupku za uspostavljanje i sprovođenje finansijskog upravljanja i kontrola i Priručnika za finansijsko upravljanje i kontrole, rukovodilac subjekta usvaja ova pravila koja se odnose na uspostavljanje i održavanja registra riziika

2. Svaki subjekat ima svrhu da ispuni utvrđene ciljeve. Ciljevi se mogu podijeliti na posebne, vezano za isporuku robe i usluga, i opšte, vezano za poslovanje javnog subjekta, na primjer:

izvršavanje poslova na etički, ekonomičan, efikasan i efektivan način, izvršavanje obaveza koje prostiču iz odgovornosti, usklađenost sa važećim zakonima i propisima, zaštita resursa od gubitaka, pogrešnog korišćenja i štete.

Drugi opšti ciljevi su predstavljeni u opisu misije subjekta, čija realizacija zavisi od ostvarivanja posebnih i operativnih ciljeva predstavljenih u dugoročnim i kratkoročnim planovima na nivou subjekta, organizacionih jedinica, funkcija i radnih mjesta. Ciljevi moraju biti realni, mjerljivi i vremenski određeni. Za svaki cilj mora biti razvijen kriterijum za mjerenje njegovog ostvarenja.

Najvažniji ciljevi zajedno sa indikatorima za mjerenje njihovog ostvarenja moraju biti predstavljeni u budžetskim dokumentima.

3. Rizik je neizvjesnost nastanka i uticaja nekog događaja koji može imati uticaja na ostvarivanje nekog cilja. Rizici mogu biti kategorizovani po različitim kriterijumima tj:

opšti i posebni u odnosu na opšte i posebne ciljeve, spoljašni i unutrašnji u odnosu na njihov izvor izvan ili u subjektu, rizici koji se odnose na politiku, bezbjednost, ljudske resurse, ekonomiju,

finansije, i drugo.

Subjekat odlučuje o najadekvatnijoj kategorizaciji rizika koja omogućava transparentno i efektivno upravljanje rizicima, npr:

Spoljašnji: politički budžetski zakonski posebni.

Unutrašnji: poštovanje vremenskih rokova osiguranje kvaliteta IT opšti


4. Rizik se analizira i procjenjuje uzimajući u obzir vjerovatnoću nastanka i moguće posledice ili uticaj na subjekat. Rizik mora biti procijenjen bez razmatranja mjera koje su već usvojene za njegovu kontrolu na prihvatljivom nivou.

Za ocjenu rizika moguće su različite skale tj:

Vjerovatnoća nastanka rizika: neizvjestan moguć, veoma moguć, moguć u najvećoj mjeri.

Mogućnost rizika: neznatan, moguć veoma moguć moguć u velikoj mjeri.

Posljedice nastanka rizika: nisu važne, važne su, veoma važne, katastrofalne.

Uticaj rizika: neznatan, značajan, veoma značajan, katastrofalan.

Svi identifikovani rizici moraju biti ocijenjeni u odnosu na istu skalu i kriterijume.

5. Analiza rizika služi za određivanje prioriteta rizika od najvišeg do najmanje značajnog rizika i lista rizika predstavlja izloženost subjekta rizicima.

6. Odgovornost za kontrolu rizika je na rukovodioca subjekta. On odlučuje o prihvatljivom nivou za svaki rizik i usvaja mjere koje treba preduzeti za kontrolu rizika i imenuje vlasnike rizika.

7. Registar rizika predstavlja rizike, njihov opis, njihovu važnost u odnosu na vjerovatnoću nastanka i uticaja, vlasnike rizika i mjere za njihovu kontrolu. Kako se okruženje i ciljevi mijenjaju, sami rizici se mijenjaju, pa se tako i o registru rizika mora redovno diskutovati i shodno tome isti ažurirati.

8. Identifikacija i analiza rizika u subjektu vrši se na nivou subjekta i na nivou organizacionih jedinica pod odgovornošću rukovodioca organizacionih jedinica, uzimajući u obzir:

utvrđivanje ciljeva ostvarivanje ciljeva uključujući dugoročne i kratkoročne budžete zakonitost poslovanja ekonomičnost, efektivnosti i efikasnost


pouzdano i blagovremeno izvještavanje, zaštitu resursa u slučaju zloupotrebe, unutrašnje i spoljne informacije (unutrašnja revizija, revizorski sud, Evropska

komisija, Evropski revizorski sud) nastanak rizika i njihov uticaj i bilo koje druge informacije koje ukazuju na unutrašnji ili spoljašnji rizik.

9. Za svaki specifičan rizik rukovodilac organizacione jedinice popunjava opis rizika i isti šalje licu zaduženom za FMC, koji provjerava kompletnost opisa i priprema ga za dostavljanje rukovodiocu subjekta. Po odobrenju, rizik se unosi u registar rizika.

10. Registar rizika se provjerava najmanje dva puta godišnje od strane rukovodioca subjekta i najvišeg rukovodstva, ili na prijedlog rukovodioca organizacione jedinice, lica zaduženog za FMC ili internog revizora.


Opis rizika Organizaciona jedinca: Odgovoran⁄a: Posljednji pregled:

Cilj:Redni br: Kategorija rizika :

Opis rizika:

Analiza: Rezultat:(1-4)Vjerovatnoća: Uticaj: Ukupno: (Vjerovatnoća X uticaj)

Donijeta odluka:

Mjere:

Odlaganje:

Komentari:

Procjena kontrole rizika:

Potpis:


Kategorija rizika Kategorija rizika Opis rizika

Spoljašnji rizik: Subjekat ne može uticati na ove rizike, mogu se sprovesti kontrolne mjere

o politički Promjena prioriteta, ciljeva, podrške

o budžetsko – finansijski Raspoloživost resursa, zapošljavanje ...

o zakonodavni Usvajanje pravnih akata koji utiču na postojanost i rad subjekta, misije, zadataka

o posebni zadaci Preuzimanje dodatnog neplaniranog zadatka, koji prevazilazi kapacitete ili ovlašćenja subjekta

Unutrašnji rizik: Subjekat može uticati na rizike ili ih izbjeći utvrđivanjem ciljeva ili sprovođenjem kontrolnih mjera

o poštovanje rokova Određeni zadaci i rokovi su pravno odredjeni ili uključeni u ugovore

o osiguranje kvaliteta Subjekat mora osigurati kvalitet javnih usluga svojim korisnicima i zahtijevati isto od svojih dobavljača

o informacione tehnologije Pouzdanost funkcionisanja i zaštite informacija ima ključni značaj za rad subjekta

o opšti Usklađenost sa propisima, zaštita resursa, ekonomičnost, efektivnost, efikasnost, ugled


Skala procjene rizika

Vjerovatnoća pojavljivanja Rezultat

Nisu vjerovatni, veoma rijetki slučajevi 1

Moguće, rizik može nastati u srednjoročnom periodu 2

Veoma moguće, rizik može često nastati u srednjoročnom periodu 3

Visoka mogućnost nastanka, rizik može često nastati kratkoročno 4

Uticaj Rezultat

Nebitan, nema uticaja na ugled, nema pravnih posljedica, rad i misija nisu ugroženi, zanemariv finansijski gubitak

1

Bitan, kratkoročno ugrožen ugled, potrebna organizaciona promjena, značajni finansijski gubitak

2

Veoma bitan, dugoročno izgubljen ugled, potrebne promjene u planiranju, neophodna reorganizacija, značajan finansijski gubitak,

3

Katastrofalan, gubitak povjerenja u misiju i poslovanje, visok finansijski gubitak, ugroženost postojanja subjekta

4


Aneks 3a – Identifikacija rizika za ljudske resurse

Ciljevi Rizici Procesi Vlasnik rizikaZasnivanje radnog odnosa u skladu sa zakonom da bi se zadovoljile potrebe subjekta

Nedostatak adekvatnih ljudskih resursa da bi se postigli ciljevi subjekta;Zapošljavanje nije usklađeno sa potrebama subjekta;Netransparentno zapošljavanje;Prevara;Neusklađenost sa budžetom;Ugovor o radu nije usklađen sa propisima;

Identifikacija potrebnih ljudskih resursaPriprema plana zapošljavanjaOdobrenje plana zapošljavanjaOdređivanje procesa zapošljavanjaJavni oglasPrijem prijavaOdabir kandidataNacrt ugovora o raduPotpisivanje ugovora o raduUtvrđivanje visine zaradeOdlaganje ugovora o radu u personalni dosijeUnošenje podataka u platni spisak

Ocjenjivanje, izvještavanje i vrednovanje radnog učinka

Nedostatak motivacije;Konflikti; Prevara ;Loš radni učinak;Neispunjenje ciljeva;

Redovno ocjenjivanje radnog učinkaEx ante provjera radnog učinka u odnosu na sredstvaPotpisivanje ocjene radnog učinka Unošenje podataka u personalni dosijeUnošenje podataka u platni spisak

Zarade i doprinosi su pravilno obračunati i isplaćeni

Neusaglašenost sa ugovorom o radu;Nije uključena ocjena radnog učinka;Uplata na pogrešan račun;Porezi i doprinosi nisu uplaćeni;Prevara – nepostojeći zaposleni na platnom spisku

Procjena usaglašenosti Obračun plateObračun radnog učinka u odnosu na zaraduObračun naknadaObračun poreza i doprinosaProvjera odobrenih isplata

Prestanak važenja ugovora o radu i isplate po osnovu ugovora su stopirane

Produžetak ugovora o radu nije potpisan i ciljevi subjekta neće biti postignuti;Obaveza nije izvršen; Prestanak važenja ugovora o radu nije unijet u personalni dosije i platni spisak;Isplata zarade nije stopirana;

Prihvatanje kraja važenja ugovora o raduPotvrđivanje izvršenja obavezeUnošenje prestanka važenja ugovora o radu u personalni dosijeUnošenje prestanka važenja ugovora o radu u platni spisak


Aneks 3b – Identifikacija rizika kod javnih nabavki

Ciljevi Rizici Proces Vlasnik rizikaPriprema plana javnih nabavki u skladu sa ciljevima subjekta i propisima

Neusklađenost sa propisima;Neusklađenost sa budžetom;Neusklađenost sa potrebama subjekta.

Identifikacija potreba u odnosu na ciljeveSistematizovanje potreba i prioritetaPriprema plana javnih nabavkiUtvrđivanje plana nabavkiIzvještaj o realizaciji plana nabavki

Transparentan izbor dobavljača u skladu sa propisima

Neusklađenost sa propisima;Prevara i korupcija;Neostvarivanje ciljeva;Dodatni troškovi;Kašnjenja (odlaganja)

Pokretanje postupka javnih nabavkiPotvrđivanje postupka javnih nabavkiPriprema tenderske dokumentacijePoziv ponuđačimaPrijem ponudaIzbor dobavljačaPotpisivanje ugovora

Robe isporučne /usluge pružene u skladu sa ugovorom

Neusklađenost sa ugovorom;Neusklađenost sa budžetom;Konflikt sa dobavljačem;Prevara;Neostvarivanje ciljeva.

Priprema narudžbePotvrđivanje narudžbeKontrola isporučenih roba/uslugeKontrola isporuka sa narudžbomPotvrda prijema Komunikacija sa finansijskom službom

Dobavljači (ponuđači) su plaćeni, garancija osigurana.

Plaćanje nije u skladu sa ugovorom;Ista faktura je plaćena više puta;Skrivene greške.

Potvrda fakture u skladu sa ugovorom, narudžbenicom i prijemom.Priprema naloga za plaćanjePodnošenje plaćanjaAžuriranje plana javnih nabaki


fmc prirucnik mne jul 2011

Documents