Automazione dei processi di business per le Aree Industriale, Commerciale e

Amministrativa mediante soluzioni SharePoint integrate con SAP

Fabio El ArinyGroup IT Director Ferretti

Il Gruppo Ferretti è un'azienda italiana tra i leader mondiali nella progettazione, costruzione e commercializzazione di motor yacht, con un portafoglio unico di prestigiosi brand tra i più esclusivi della nautica mondiale: Ferretti Yachts, Pershing, Itama, Bertram, Riva, Mochi Craft, CRN e Custom Line

Il Gruppo Ferretti

Ferretti crowned world's leading builder: Italy's Ferretti Group has been ranked first in ShowBoats International's 2011 Global Order Book, making it the top producer of luxury yachts over 24m (80ft) worldwide

(fonte Superyacht Business - dicembre 2010)

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Nel 2009 il Gruppo Ferretti, con l’obiettivo di allineare la propria struttura ai nuovi scenari di mercato, modifica la propria struttura finanziaria e organizzativa, adottando una serie di azioni di tipo strategico ed operativo.

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La Trasformazione

Salvatore Basile è il nuovo amministratore delegato, Roberto Fabbri è uno dei dipendenti del gruppo da 22 anni. Non si conoscono ancora ma lavoreranno insieme al rilancio del Gruppo Ferretti. Il primo con un piano industriale triennale da realizzare, il secondo preparando i 15 nuovi modelli in legno grezzo per le barche che saranno prodotte nei 25 stabilimenti Ferretti e presentate ai prossimi saloni nautici.

(fonte IlSole24Ore.com- 23 luglio 2009)

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Nel corso del 2009 il Gruppo Ferretti ha avviato un percorso di riassetto societario ed organizzativo, con l’obiettivo di rivedere il proprio modello di business ponendo in essere tutte le possibili sinergie, includendo: la centralizzazione e semplificazione organizzativa e la conseguente integrazione del modello

operativo. il consolidamento delle attività di business in una unica legal entity.

Il percorso avviato, per divenire pienamente operativo, ha richiesto la revisione dei processi e dei sistemi informativi a supporto in coerenza con le caratteristiche ed i requisiti della nuova realtà organizzativa e con gli obiettivi del Piano Strategico.

Il passaggio da un gruppo di società di piccola-media entità con elevata autonomia e scarsa standardizzazione dei processi ad un’unica società di dimensione rilevante e dotata di processi comuni, richiede un forte cambiamento oltre che nell’approccio alla governance anche nella gestione integrata dei modelli e dei processi “end-to-end”.

Il Programma Synergy

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standardizzare e semplificare i processi aziendali al fine di superare le frammentazioni e inefficienze, progettandoli in funzione di una configurazione societaria unica;

misurare i risultati della gestione in coerenza con gli obiettivi del piano strategico;

adeguare l’azienda alle richieste di informativa esterna;

anticipare rispetto ad un cambiamento strutturale i benefici ottenibili nel breve con opportune azioni (quick win).

Macro Obiettivi del Programma

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Sintesi del Piano di Programma

BPR & Masterplan: durata di 10 settimane durante le quali si procederà, attraverso una serie di incontri mirati, a definire:

il macro-modello dei processi a tendere; il piano di realizzazione (approccio, tempi, costi

e impegni di risorse) necessario per il cambio strutturale dei processi;

le “quick wins” ottenibili nel breve termine.

BPR & Masterplan

RealizzazioneWave 1

Processo di Riassetto societario

Anno nautico 2010 Anni nautici 2011 - 2012

RealizzazioneQuick-Win

Realizzazione: durata di ca. 18-24 mesi, suddiviso in: “Wave” 1: primo rilascio per l’implementazione dei

processi necessari a supportare l’operatività primaria del business

“Wave” 2: implementazione dei processi necessari a supportare le funzionalità avanzate di supporto al business

Le “ondate” realizzative vedranno una serie di progetti strutturali che, opportunamente fasati, permetteranno di suddividere il raggiungimento degli obiettivi lungo tutto l’arco temporale del programma.

RealizzazioneWave 2

Real. Quick-Win

Sett. 2010Maggio. 2010

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Il progetto BPR & MP ha permesso di definire il nuovo modello dei processi di Ferretti Group ed un “Master plan” che identifica tempi e impegni relativi alle fase realizzativa;

L’obiettivo del programma Synergy – Wave 1 è di dotare Il Gruppo Ferretti di nuovi processi aziendali adeguati al nuovo assetto societario e di nuovi sistemi informativi a supporto degli stessi, attraverso : re-engineering del modello di controllo, del piano dei conti e di alcuni processi chiave in area

industriale (fattibilità e modifiche) e commerciale (Ordini di Vendita e Autorizzazioni); adozione di una soluzione uniforme per Ferretti Group basata sulla nuova piattaforma SAP ECC 6.0 e

su una piattaforma collaborativa e di gestione documentale, integrata con SAP, basata su Microsoft SharePoint 2010.

Programma Synergy – Wave 1

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Nell’ambito della Wave 1 di Pronti processi prioritari da automatizzare:

Area Industriale: Gestione della Fattibilità di personalizzazioni richieste del cliente, di aggiunte di

accessori dopo l’avvio dei lavori Gestione delle Modifiche ai prodotti e modelli base per esigenze marketing, re-

engineering, riduzioni costi.

Area Commerciale: Autorizzazioni delle Offerte commerciali fuori standard per valore barca, scontistica,

incassi, garanzia, credito, rischio tecnico

Ciclo Passivo: Lavorazione della Fattura Passiva per la smaterializzazione, verifica dei dati, raccolta

informazioni, registrazione automatizzata, approvazione al pagamento ed archiviazione storica

Wave 1 – Progetti collaborativi

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Gestione delle Modifiche: Overview1. Formalizzazione della Richiesta: viene compilata la richiesta di modifica di una linea di prodotto2. Smistamento Funz. Aziendali: Il PCM prende in carico la richiesta e la smista alle altre funzioni aziendali per

avere il loro parere (Tecnico/Regolamentare, Decor/Stile, Logistica, Produzione).Ogni funzione aziendale può inserire dati, note e documentazione allegata. Il PCM può sollecitare o richiamare una Pratica

3. Raccolta Output: la pratica torna al PCM che ne analizza gli output e può decidere per un approfondimento delle informazioni della Modifica o per la sua approvazione. Le maschere permettono di visualizzare l’anagrafica dei materiali e relativi costi (info record) da SAP per la definizione dell’importo della modifica e per la definizione dell’elenco dei materiali in aggiunta ed in diminuzione della distinta base

4. Avvio RAC SAP : Avvio del workflow SAP di richiesta apertura codice materiale (uno per ogni richiesta) per la Distinta base standard

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Preparazione FattureVengono aperte le buste, raccolte le fatture e separate l’una dall’altra con etichette barcode sino a formare lotti di 100 documenti.

1 Scansione MassivaI lotti vengono scansiti con speciali scanner da 20-50 pagine al minuto. Le fatture vengono separate automaticamente. Alla fine del processo vengono riposte in una scatola anch’essa tracciata

2Data-Entry Correzione

A valle della fase di OCR è possibile effettuare una fase di correzione dei dati non riconosciuti dall’OCR (circa il 20%). SAP valida i dati inseriti

4OCR Fatture

I principali cambi della fattura vengono riconosciuti da uno speciale “motore OCR” in grado di riconoscere i campi senza training.

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Pre-Booking WorkflowFase di workflow per la risoluzione dei problemi e per la raccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni propedeutiche alla registrazione contabile

5Registrazione Contabile

Registrazione contabile SAP automatizzata con inserimento automatico dei campi e collegamento all’immagine della fattura

6Post-Booking WorkflowFase di workflow successivo alla registrazione contabile per la raccolta delle autorizzazione allo sblocco del pagamento

7Conservazione SostitutivaGenerazione di CD/DVD conformi alle normative Italiane sulla Conservazione. Le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate

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SharePoint

Digital Invoice: Overview

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I punti di integrazione con SAP

1) Il processo di «Gestione della Fattibilità» si attiva in presenza di specifiche righe d’ordine su SAP che indicano una specifica «customizzazione»

2) Alla fine dei processi «Gestione della Fattibilità» e «Gestione delle Modifiche» vengono lanciati su SAP i processi di «Richiesta Apertura Codice Materiale»

3) Durante il processo di «Lavorazione delle Fatture Passive» viene mostrata una maschera che controlla automaticamente la correttezza e la quadratura della fattura

4) Sempre nel processo di «Lavorazione della Fattura Passiva» viene lanciato il processo di registrazione della fattura su SAP

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Architettura Fisica

1) Server di Capture Kofax2) Database Server SQLServer 20083) SharePoint 2010 Server4) Postazione di scansione dotata di

5) Etichettatrice Zebra6) Scanner Kodak

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Benefici Attesi dalla Wave 1

Area AFC Efficienza di processo, integrità e qualità delle informazioni

Riduzione tempi di predisposizione della reportistica Maggiore accuratezza nelle analisi del business con le nuove dimensioni di controllo Riduzione dei tempi del processo di chiusura periodica e miglioramento nel monitoraggio delle attività da svolgere Riduzione dei tempi di lavorazione delle fatture passive

Area Industriale Efficienza di processo e riduzione costi

Riduzione costi di gestione acquisto per maggior controllo (centralizzato) RdA/OdA non MR Riduzione costi mancata qualità realizzativa grazie a miglior gestione flusso richieste di modifica Riduzione extracosti di rilavorazione non riconosciuti grazie a gestione flusso fattibilità

Area Commerciale Efficienza di processo e riduzione costi

Riduzione costi processo nella gestione degli ordini di vendita Riduzione dei costi “occulti” dei contratti grazie a un maggior rigore nei processi di approvazione

Area Sistemi Informativi Efficienza di processo

Livello di servizio definito e monitorato Impiego delle risorse ICT nelle attività a valor aggiunto di supporto del Business e nell’innovazionel

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