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“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICÁ”
RICARDO ALBERTO SÁNCHEZ RODRÍGUEZ CÓDIGO 8414
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ D.C.
2008
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“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICÁ”
RICARDO ALBERTO SÁNCHEZ RODRÍGUEZ CODIGO 8414
INFORME FINA DE PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS REALIZADAS EN CUMPLIMIENTO DEL ÚLTIMO REQUISITO ACADÉMICO PARA OPTENER
EL TITULO DE ADMINISTRADOR PÚBLICO
ASESOR ACADÉMICO ESAP: LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTÍNEZ
ASESOR ADMINISTRATIVO: GERENCIA FINANCIERA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAJICÁ ANA PATRICIA JOYA LIZARAZO
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ D.C.
2008
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A mis Padres: Ricardo Orlando y María Cristina Por el gran apoyo que me brindaron durante el
Transcurso de mi carrera, Que hoy culmina.
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AGRADECIMIENTOS Agradezco muy especialmente la colaboración y orientación de mis asesores
Profesor LUIS ARGEMIRO MALAMBO , Administrador Público (Asesor
Académico) y la Doctora ANA PATRICIA JOYA Contador Público (Asesor
Administrativo) por haber depositado su confianza y respaldo en el desarrollo
de la práctica Administrativa, los cuales con su conocimiento y apoyo
permitieron la realización de este trabajo.
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TABLA DE CONTENIDO
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA INTRODUCCION………………………………………………….…………10
1. IDENTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA……………………………….……14
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA …………….…….16
2.1 OBJETIVO GENERAL………………………………………………………16
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………………………..16
3. RESULTADOS ESPERADOS……………………………………………..17
4. MARCO DE REFERENCIA…………………………………………………17
4.1 MARCO TEORICO..................................................................................17
4.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS………………….18
4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………………19
4.4 MARCO CONCEPTUAL……………………………………………………20
4.4.1 PROCESO ……………………………………………………………….20
4.4.2 PROCEDIMIENTO……………………………………………………….20
4.4.3 MANUAL…………………………………………………………………..20
4.4.4. CONTROL INTERNO…………………………………………………….21 4.4.5 AMBIENTE DE CONTROL………………………………….…………..22 4.4.6 EVALUACION DEL RIESGO………………………………………...…22
4.4.7 ACTIVIDADES DE CONTROL…………………………………………23
4.4.8 INFORMACION Y COMUNICACIÓN…………………………………23
4.4.9 SUPERVISION Y MONITOREO………………………………………24
4.4.10 PRODUCTO……………………………………………………………..24
6
4.4.11 SERVICIOS PÚBLICOS…………………………………………………24
4.4.12 SERVIDORES PÚBLICOS…………………………………………...…24 5 MARCO GEOGRAFICO Y CONTEXTUAL ………………………………..25
5.1 MISIÓN………………………………………………………………………..26
5.2 VISIÓN……………………………………………………………………..…27
5.3 LOCALIZACION……………………………………………………………..28
5.4 LIMITES………………………………………………………………………28
5.5. MARCO HISTORICO………………………………………………………29 5.6 MARCO NORMATIVO …………………………………………………….30
5.7 MARCO NORMATIVO NACIONAL………………………………………..30
5.8 MARCO NORMATIVO INTERNO………………………………………….33
6 METODOLOGÍA…………………………………………………………………33 6.1. TIPO DE ESTUDIO………………………………………………….......33
6.2. FASES O ETAPAS …………………………………………………………34
6.2.1. FASE I: ANALISIS DE INFORMACION……………………………......34 6.2.2. FASE II: DIAGNOSTICO ………………………………………………..34
6.2.3. FASE III: DISEÑO………………………………………………………...35 6.3. FUENTES DE INFORMACION……………………………………………35 6.3.1. FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS………………………….35 6.3.2. FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS……………………..36
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II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 7 DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA
Y LA ADMINISTRACION CENTRAL…………………………………………38
7.1. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA……………………………………………………………..……..38
7.2. PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA……..41
7.3. OBJETIVO DEL MANUAL ……………………………………………...41
7.4. DESTINATARIOS DEL MANUAL ……………………………………..42
7.5. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO
8. PRESENTACION DE LA ENTIDAD ………………………………………….43
8.1. RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD………………………………43
8.2. PROGRAMA DE GOBIERNO: CAJICA DE PIE, EL CAMBIO ES
CON TODOS …………………………………………………………….44
8.3. FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO……………….44
8.4. MISION……………………………………………………………….......45
8.5. VISION ……………………………………………………………………47
8.6. OBJETIVO………………………………………………………………...48
8.7. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL………………..49 8.7.1. Funciones Generales ……………………………………………….49
8.7.2. Funciones Específicas ……………………………………………...49
8.8. ESTRUCTURA ORGANICA…………………………………………….51
9. DESCRIPCION DEL AREA FINANCIERA …………………………………..52
9.1. MISION DE LA GERENCIA FINANCIERA……………………………52
9.2. OBJETIVOS GERENCIA FINANCIERA……………………………….53
9.3. ESTRUCTURA ORGANICA GERENCIA FINANCIERA …………....57
8
10. INVENTARIO DE PROCESOS………………………………………………...10
11. METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS …….59
12. CATÁLOGOS DE PROCEDIMIENTOS …………………………………...…61
12.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS…………………………………………62
12.2. PROCESOS MISIONALES……………………………………………..62
12.3. PROCESOS DE APOYO ……………………………………………….63
12.4. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL………………………..63
12.5. INVENTARIO DEPROCESO GERENCIA FINANCIERA……………63
13. METODOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS……………………………………………………………..65
13.1. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA PRESUPUESTO…………………….68
13.2. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA CONTABILIDAD……………………..79
13.3. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA TESORERIA………………………….90
14. METODOLOGÍA PARA LA IMPLENTACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ………………………………………...108
15. LOGROS ALCANZADOS…………………………………………………….109
16. DIFICULTADES OBSERVADAS ……………………………………………110
17. REFLEXIÓN TEORICO-DISCIPLINAR…………………………………...…111
18. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………113
BIBLIOGRAFÍA
9
ANEXOS…………………………………………………………………………….118 FIGURA No. 1……………………………………………………………………....119
FIGURA No. 2……………………………………………………………………….120
FIGURA No. 3……………………………………………………………………….121
FIGURA No. 4……………………………………………………………………….122
FIGURA No. 5……………………………………………………………………….123
FIGURA No. 6……………………………………………………………………….124
FIGURA No. 7……………………………………………………………………….125
CATALOGO DE PROCESOS…………………………………………………….126
10
INTRODUCCIÓN
La práctica administrativa es una estrategia para que el estudiante desarrolle
sus habilidades y concrete su conocimiento en temas específicos, hace
también que la entidad se vea apoyada con nuevos aportes e ideas, que entran
a reforzar su conjunto de técnicas y herramientas de gestión.
Los Manuales de Procesos y Procedimientos son un instrumento que facilitan
el manejo de las diferentes entidades y sirven de guía y soporte para el
desarrollo de actividades y funciones misionales con las que está
comprometida.
Todas las organizaciones se crean con un propósito específico para lo cual se
definen unos objetivos, se adopta una estructura administrativa y se determinan
las reglas para su organización y funcionamiento.
Cuando se consolida una organización, la estrategia institucional se desarrolla
a partir de la planeación estratégica la cual permite la formulación de visión,
misión, estrategia, políticas, metas y objetivos. Posteriormente se establece la
estructura interna que equivale a la determinación de la forma de organización
y funcionamiento requerida para el cumplimiento de los objetivos y
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señalamiento de las dependencias o unidades misionales y administrativas, sus
funciones e interrelaciones.
El propósito de este trabajo, es la elaboración del manual de Procesos y
Procedimientos ya que es un elemento del Sistema de Control Interno que
contiene información detallada e integral, ordenada y sistemática sobre:
responsabilidades, funciones, sistemas y reglamentos de las diferentes
operaciones que realiza una entidad en todas sus áreas, departamentos y
servicios. Por lo tanto es pertinente e imperioso para la Gerencia Financiera de
la Alcaldía Municipal de Cajicá, la elaboración de dicho manual.
La Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá no cuenta con un
Manual Específico de Procesos y Procedimientos, que permita a los
funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada
puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y
funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con las
de cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.
Para cualquier Entidad Pública es de gran importancia contar con instrumentos
que en forma unificada permitan el alcance de sus objetivos o propósitos, para
lograrlo, se requiere de herramientas de fácil acceso e interpretación.
Este modelo hace parte de una serie de instrumentos metodológicos
encaminados a facilitar a la alta dirección, los procesos de modernización de
las entidades y el mejoramiento de la gestión. Por tal motivo es importante
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contar con funcionarios que se desempeñen en concordancia con las políticas
de gobierno municipal, para que sean líderes en el campo de acción que les
corresponde y particularmente para el desempeño de actividades financieras
municipales.
Con la elaboración de este manual se espera que contribuya a incrementar la
calidad del servicio que se presta en el Municipio de Cajicá, para garantizar una
mejor gestión.
Aprovechando la vinculación laboral que tengo con la Alcaldía Municipal de
Cajicá, y la oportunidad que me brindan al permitir realizar mi práctica
administrativa, y teniendo en cuenta la inexistencia de Manuales de Procesos y
Procedimientos en esta entidad; presento el proyecto de práctica como opción
de Grado “ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE CAJICÁ”
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I PARTE:
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA
El tema a desarrollar en la práctica administrativa es la “ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA
FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICÁ” se busca realizar un
instrumento de trabajo que garantice la buena gestión en el desarrollo de todos
los procedimientos que realiza dicha gerencia.
Este trabajo realiza la revisión y análisis de los procedimientos adoptados y
aprobados actualmente, los cuales se han venido desarrollando sin ningún
instrumento que permita su verificación y evaluación.
Las evaluaciones y conceptos emitidos por los entes controladores han
evidenciado la necesidad de revisar los procesos y procedimientos, es de esta
manera que se hace necesario la elaboración de un instrumento que reflejen
las actuales realidades y exigencias tanto internas como externas que
aseguren la calidad de la gestión financiera en el municipio.
Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento del sistema de
control interno, que contiene información detallada, integral, de manera
ordenada y sistemática con respecto a responsabilidades, funciones, sistemas
y reglamentos de las diferentes operaciones que realiza una entidad en todas
sus áreas, departamentos y servicios, es el soporte técnico que justifica y da
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sentido a la existencia de los cargos en la organización, adicionalmente sirve
como medio de supervisión y capacitación para los nuevos empleados.
La Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá no cuenta con un
Manual Especifico de Proceso y Procedimientos, que permita a los
funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada
puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y
funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con las
de cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.
Por lo tanto, la práctica administrativa se inscribe en un conjunto de actividades
desarrolladas en el marco de procesos de asesoría y/o consultoría.
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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2.1 . OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos para la Gerencia Financiera
de la Alcaldía Municipal de Cajicá.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.2.1 Realizar un diagnostico para establecer la situación actual de la
Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá.
2.2.2 Establecer los procesos y procedimientos internos de la Gerencia
Financiera en relación con la misión, la visión y los objetivos
institucionales.
2.2.3 Realizar el inventario de los procedimientos de la Gerencia
Financiera.
2.2.4 Diseñar un modelo para cada uno de los procesos que se
desarrollan, y los diagramas para cada uno de los procedimientos de
la Gerencia Financiera.
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3 RESULTADOS ESPERADOS
Al finalizar el periodo de Práctica Administrativa, se entregará a la Alcaldía
Municipal de Cajicá, y a la Escuela Superior de Administración Pública ESAP,
un (1) documento, informe final en el que se evidencie las actividades
desarrolladas y los siguientes resultados:
• Un (1) diagnostico del estado actual de la Gerencia Financiera.
• Un (1) inventario de los procedimientos de la Gerencia Financiera.
• Un (1) Manual de Procesos y Procedimientos para la Gerencia
Financiera.
4 MARCO DE REFERENCIA
4.1 MARCO TEORICO
El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de
Control Interno, el cual es un documento instrumental detallado e integral, que
contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.
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Requiere identificar y señalar: ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿para
qué?, ¿por qué?, de cada uno de los pasos que integra cada uno de los
procedimientos
4.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Desarrollar y mantener una línea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de organización.
Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo
todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
Contar con un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización en el
conjunto.
Poseer un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables,
diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los
procedimientos.
Contar con un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis
efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y
corrupción.
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Tener un sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
Apoya en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada
puesto de trabajo.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Permite establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
Sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
Facilita las labores de auditoria y evaluación del control interno.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
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Proporcionan una base firme para el diseño de sistema de control
Interno de la entidad.
4.4 MARCO CONCEPTUAL
4.4.1 PROCESO
Serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados,
orientados a obtener un resultado específico y predeterminado, como
consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se
llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las
funciones de acuerdo con su estructura orgánica.
4.4.2 PROCEDIMIENTOS
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencial mente en relación con los responsables de la ejecución, que deben
cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de
documentos.
4.4.3 MANUAL
Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial
de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión. Orienta y
21
dirige a quien lo consulta en la realización o manejo. Los manuales deben
cumplir con ciertos requisitos, para que cumplan con sus objetivos y para que
lleguen a ser efectivos. Estos requisitos son:
Indicar el quién, cómo, cuándo, dónde y por qué, respecto a todos los
procesos y todos los participantes.
Producir información oportuna y utilizable para la administración en
forma completa, concisa, clara y real.
Ser panorámico o general para que pueda ser entendido por cualquier
persona de la compañía.
Ser flexible y rápidamente adaptable a cualquier cambio.
Ofrecer oportunidades para que todos los funcionarios puedan participar
en su realización, evaluación y mejoramiento.
Ser didáctico, es decir, que posea los medios para que el personal
pueda ampliar sus conocimientos y habilidades.
4.4.4 CONTROL INTERNO
Según la ley 87 de 1993, “se entiende por control interno el sistema Integrado
por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación
adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, así como la administración de la Información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
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vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control Interno debe consultar los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y
valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y
organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las
asignadas aquellas que tengan responsabilidad del mando
4.4.5 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control está soportado y afectado por la conciencia de su
personal, el cual es la esencia de cualquier entidad, este es el fundamento de
los demás componentes del control interno, pues proporciona disciplina,
integridad y la competencia de la gente, así como sus atributos individuales y
valores éticos en el ambiente en que opera la administración. El personal es el
motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todos los procesos
administrativos funcionan.
4.4.6 EVALUACION DEL RIESGO
Consiste en la identificación y análisis de riesgos relevantes que afectan el
cumplimiento de los objetivos y la base para determinar que tales riesgos
deben ser manejados. También se refiere a los mecanismos necesarios para
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identificar y manejar los riesgos específicos asociados con los cambios, tanto
los que influyen en el entorno de la organización como al interior de la misma.
La entidad se enfrenta a riesgos internos y externos que deben ser evaluados
tales como: riesgos de mercado, crédito, liquidez, tipo de interés, operacional,
legal, de fraude. El control de los riesgos requiere de identificación, medición,
cuantificación y seguimiento de los mismos.
4.4.7 ACTIVIDADES DE CONTROL
Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a
asegurar a las directivas administrativas que se estén aplicando efectivamente
las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar
los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad, a todas las
unidades de la organización, incluyendo autorizaciones, aprobaciones,
segregación de funciones, delegaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisiones de desempeño operacional, seguridad y protección de los bienes.
4.4.8 INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Contempla la necesidad de contar con sistemas de información y
comunicación eficientes interrelacionados entre sí, para que la información sea
debidamente identificada, capturada, procesada y comunicada al personal
dentro del tiempo indicado, de tal forma que le permita cumplir con sus
responsabilidades.
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4.4.9 SUPERVISION Y MONITOREO
Resalta la necesidad de que la gerencia coordine la revisión sistemática de los
componentes y elementos que forman parte de los sistemas. Teniendo en
cuenta que todo proceso de control interno debe ser vigilado de forma
continuada la supervisión debe llevarse a cabo por unidades internas o
externas de tal forma que pueda lograrse la retroalimentación en el Sistema de
Control Interno.
4.4.10 PRODUCTO
Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más
inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de
eficiencia, etc.
4.4.11 SERVICIOS PÚBLICOS:
Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir a la
comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes constitucionales.
4.4.12 SERVIDORES PÚBLICOS:
Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores
del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.
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5 MARCO GEOGRAFICO Y CONTEXTUAL -1.
El Municipio de Cajicá esta situado en el Departamento de Cundinamarca en la
Sabana centro al norte de la capital de la República. La economía del
departamento se basa en la agricultura, la ganadería y la industria. La dinámica
económica se encuentra determinada en gran medida por la amplia actividad
industrial, comercial y de servicios que se origina en Bogotá la cual condiciona
en un alto grado el desarrollo económico del departamento de Cundinamarca.
Cajicá hace parte de la Asociación de Municipios de Sabana centro junto con
Zipaquirá, Chía, Cogua, Gachancipá, Cota, Tenjo, Nemocón, Sopó, Tabio, y
Tocancipá con una extensión territorial aproximada de 52 Km2, la cual
equivale al 0.21% del total departamental, concentrando el 0.01% de la
población departamental.
La economía del municipio de Cajicá se soporta sobre la industria
manufacturera, el transporte, el comercio y agroindustria y el sector servicios
especialmente relacionados con el turismo. Estos sectores son los que más
aportan a los ingresos del municipio y los que generan el mayor número de
puestos de trabajo.
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-1. www.cajica.gov.com
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Su localización geográfica estratégica en Sabana Centro al norte de Bogotá,
así como sus fortalezas en la producción y sus tradiciones históricas, reflejadas
principalmente en su patrimonio cultural, histórico, natural y paisajístico y en la
prestación y la tradición de los servicios educativos, le han permitido
consolidarse como Municipio de importancia funcional para su provincia y en
general toda la región norte de Cundinamarca
5.1 MISIÓN
El Municipio de Cajicá, es un ente territorial descentralizado ubicado en el
Departamento de Cundinamarca, que hace parte de los 11 municipios de la
Provincia de Sabana Centro. Se destaca como un municipio Industrial,
Comercial y de Servicios y agropecuario. Cuenta con un territorio
mayoritariamente rural de gran vocación agropecuaria y forestal y un territorio
urbano donde se concentra la mayoría de la población municipal, con buenos
niveles de Desarrollo urbanos donde se concentra la industria, el comercio y la
prestación de servicios sobre todo Educativos y de Salud. Con esta perspectiva
de reconocimiento y enfoque Municipal, y teniendo en cuenta la Ley orgánica
de ordenamiento territorial y demás leyes que definen las competencias entre
la nación y las entidades territoriales.
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5.2 VISIÓN.
El municipio de Cajicá en el año 2020 será líder en la planificación y desarrollo
del sector industrial, Comercial y de servicios y agropecuario con sostenibilidad
ambiental, con modelo de desarrollo humano con inclusión social, donde las
capacidades y oportunidades de iniciativa particular y empresarial de sus
habitantes sean impulsadas y fortalecidas; contara con escenarios
democráticos, redes de tejido social, seguridad y una sana convivencia
ciudadana que permita la construcción de un municipio autónomo, equitativo,
justo, y solidario. Será reconocido regionalmente como un municipio con una
población organizada y participativa en todos los asuntos locales y regionales,
mediante capacitación y compromiso político; con líderes reconocidos y
respaldados por su comunidad dentro de procesos de formación cívica y de
liderazgo de la población civil.
Con un territorio urbano rural identificado, valorado y planificado por el
Gobierno con sostenibilidad ambiental y económica partiendo de un buen
diagnostico base; con una administración municipal que logra excelentes
niveles de gobernabilidad institucional local, mediante capacitación y
modernización permanente de las instituciones. La población urbana rural
reconocerá la gestión y la evolución positiva del desarrollo social económico
físico e institucional del gobierno municipal con principios de igualdad,
moralidad eficiencia, eficacia, economía imparcialidad y publicidad con un buen
diagnostico, formulación y ejecución de prioridades con participación y
compromiso de los líderes en los logros alcanzados en cada uno de los
indicadores sectoriales y programáticos.
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5.3 LOCALIZACION
Latitud Norte : 4 º55´11´´
Longitud Oeste : 74 º01´82´
Provincia : Sabana Centro
Tamaño del Territorio : 52 Km2
Altitud : 2.558
Clima : 14°C
Año de fundación : 1537
Distancia a Bogotá : 27 Km
La zona urbana se localiza en el centro del municipio y en el barrio la
Capellanía ubicado por fuera del perímetro urbano al norte del municipio.
La zona rural esta conformada por cuatro (4) veredas: 1. Canelón, 2.
Calahorra, 3. Chuntame y 4. Río Grande.
5.4 LIMITES
Norte : con el municipio de Zipaquirá
Sur : con el municipio de Chía
Oriente : con el municipio de Sopó
Occidente : con el municipio de Tabio
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5.5 MARCO HISTORICO -2
Cajicá que en lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra,
palabra compuesta de cercado, y Cajicá, piedra, advirtiéndose, dice Acosta
Ortegón, "que los escritores del idioma Cundinamarqués representan la J de
Cahicá por H" o sea que se escribe Cajicá. El pueblo aborigen estaba sobre el
camino de Tabio a Zipaquirá, que iba por el pie del cerro Busongote, más o
menos próximo a la vereda llamada hoy las manas, frente del cual tuvo lugar el
23 de marzo de 1537 el primer encuentro de estos indios con la Cajicá en
lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra, el camino de Tabio a
Zipaquirá que iba por el pie del cerro Busongote, más o menos próximo al sitio
hoy llamado Las Manas. No se precisa hasta cuando estuvo allí el poblado, que
pudo haber sido hasta antes de la visita de Ibarra en 1593, de la descripción
resultó que había 301 varones y 475 chusma para un total de 776.
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-2. www.cajica.gov.com
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Desde los primeros años de la conquista hubo iglesia doctrinera, que era un
simple bohío de bahareque, en cuyo contorno estaban los ranchos tratando de
formar pueblo.
En la visita del oidor Gabriel de Carvajal de 29 de septiembre de 1638 se hizo
la descripción de 688 indios; de la visita concluyó que los indios no estaban
poblados en torno a la iglesia sino dispersos por la escasez de agua. El
poblado indio se consolidó con la construcción de la iglesia de ladrillo, tapia y
teja, que hizo en 1598 el albañil Juan del Hoyo por mandado del Oidor Miguel
de Ibarra.
Al año siguiente de su construcción aparecieron graves defectos y fue
necesario avaluarla de nuevo y proyectar su reparación, su deterioro vino a
aumentarse por un temblor a finales de enero o el 2 de febrero de 1616. Su
reconstrucción se contrató por escritura de 26 agosto del mismo año. Cuando
se levantaba sufrió graves daños por causa de un temblor y fue necesario
reconocerlos para un nuevo avalúo, de la terminación se encargo el Cura Diego
Rojas cuyos gastos le fueron pagados en 1634.
El 28 de febrero de 1867 el arzobispo Antonio Sanz Lozano en su visita
pastoral dispuso la reconstrucción por estar muy deteriorada. Por el terremoto
de 12 de julio de 1785 otra vez quedó casi en ruinas. La actual iglesia iniciada a
finales del siglo pasado fue terminada en 1930 bajo la dirección de los
Arquitectos Juan de la Cruz Guerra y Julio Atehortúa siendo Párroco José del
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Carmen Castro. Son patronos de la parroquia San Roque y la Inmaculada
Concepción
5.6 MARCO NORMATIVO
5.7 MARCO NORMATIVO NACIONAL
• Constitución Política, Artículos 209-269
• Ley 87 de 1993; Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del
Estado y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 1826 de 1994; Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 87 de 1993.
• Decreto 2145 de 1999; Por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y
organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y
Territorial.
• Decreto 2539 de 2000; Por el cual se modifica parcialmente el
Decreto 2145 de 1999.
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• Decreto 2756 de 2003; Por el cual se modifica el Artículo 20 del
Decreto 2145 de 1999.
• Directiva Presidencial 02 de 1994; Desarrollo de la función de
Control Interno en las entidades y organizamos de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional.
• Directiva Presidencial 01 de 1997; Desarrollo del Sistema de
Control Interno.
• Ley 190 de 1994; estatuto anticorrupción
• Ley 872 de 2003: Es la norma que define, estructura y formaliza
el Sistema de Gestión de Calidad
• Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTCGP1000:2004: Esta norma documenta el desarrollo de la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las
entidades a que corresponde.
• Mediante Decreto 1599 del 20 de mayo 2005 el Gobierno
Nacional adopta el Modelo Estándar de Control Interno para las
Entidades del Estado Colombiano
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• LEY 909 DE 2004
• LEY 489 DE 1998
5.8 MARCO NORMATIVO INTERNO
• Resolución 147 de 2007- Por la cual se designa al Gerencia
Administrativo las funciones de Control Interno
• Manual de Funciones y Competencias
• Manual de riesgos
6 METODOLOGÍA
Para realizar la Práctica Administrativa referente a la elaboración del Manual de
Procesos y Procedimientos del área Financiera de la Alcaldía Municipal de
Cajicá se desarrollará en tres (3) fases comprendidas en Dieciséis (16)
semanas como son:
6.1 TIPO DE ESTUDIO:
La práctica administrativa se realizará mediante el tipo de estudio descriptivo, el
cual pretende analizar cuáles son y cómo se desarrollan los procesos y
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procedimientos internos de la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de
Cajicá
6.2 FASES O ETAPAS
6.2.1 FASE I: ANALISIS DE INFORMACION
Análisis de información existente respecto a la estructura de la
administración central y la gerencia Financiera.
Identificación de objetivos y funciones generales de la entidad.
6.2.2 FASE II: DIAGNOSTICO
Recolección de la Información e Identificación de los procesos básicos y de
soporte. Mediante el análisis y descripción de cargos se procede a la
recolección, ordenamiento, análisis y síntesis de la información detallada de
los procedimientos y características de los empleos, de los objetivos, de los
resultados esperados, así como las habilidades, conocimientos,
experiencia, responsabilidades, cualidades y demás exigencias requeridas
para su desempeño.
Levantamiento del inventario de los procedimientos de la gerencia
financiera.
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6.2.3 FASE III: DISEÑO
Elaboración del modelo para cada uno de los procesos que se desarrollan
en la gerencia financiera.
Diseño de diagramas de cada uno de los procedimientos desarrollados en
la gerencia financiera.
Determinación de conclusiones y recomendaciones.
6.3 FUENTES DE INFORMACION
El desarrollo de la práctica se hará través de la consulta de las siguientes
fuentes de informaciones primarias y secundarias.
6.3.1 FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS
Como fuentes de información primaria se consultarán los archivos, las bases
de datos y la normatividad interna de la Gerencia Financiera y de otras
dependencias de la Alcaldía Municipal de Cajicá que tienen relación con el
Manual de procesos y procedimiento de la misma. También se tendrá
encuentra la información recaudada de las entrevista informarles que se les
realizará a los funcionarios encargados de manejar dicho temas.
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6.3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS
Como fuentes de información secundaria se consultarán las normas
nacionales, documentos y libros especializado sobre la materia, que se
reseñaran en el Marco de Referencia y en la Fuentes Bibliográficas.
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II PARTE:
RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
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7 DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA Y LA ADMINISTRACION CENTRAL
7.1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA
FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICÁ El Manual de Procesos y Procedimientos de la Gerencia financiera, es producto
del interés de la actual administración, en cabeza de la Ingeniera Fabiola
Jácome Rincón, Alcaldesa Municipal y el Doctor Luis Hernán Vargas Forero,
Gerente Financiero; los cuales esperan con ésta implementación, iniciar un
proceso de racionalización que permita la identificación y formulación de los
procesos, que propendan a la oportuna, eficaz y eficiente prestación de los
servicios que presta dicha gerencia; de la misma forma con este instrumento se
busca tener una herramienta para poder realizar seguimiento y verificación del
efectivo cumplimiento de los procesos.
Este Manual se realiza dentro del proceso de mejoramiento continuo que está
realizando la alcaldía Municipal, con el fin de atender eficazmente los
requisitos, necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto
externos como internos, la identificación, estructuración y documentación de los
procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un
mecanismo de planificación idóneo y específico para orientar el rumbo hacia el
logro de los objetivos institucionales.
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Ordenar y documentar dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades,
permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar
trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinición,
evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en la excelente
prestación del servicio.
Este manual va direccionado y orientado con la implementación de un sistema
de gestión de la calidad, (norma NTCGP 1000:2004), el cual busca ser una
plataforma para desarrollar al interior de la entidad, una serie de actividades,
procesos y procedimientos, encaminados a lograr que se cumplan las
expectativas del cliente o usuario de la organización.
La ley 872 de 2003 sirve como guía para la elaboración de este manual ya que
especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad aplicable a
entidades, municipales, también se e constituye en una herramienta de gestión
que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad
y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades.
Este manual debe tener correspondencia entre el sistema de control interno,
sistema de gestión de calidad y aplicable a los manuales de Procesos y
Procedimientos de esta Gerencia.
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PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA
La propuesta de elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos para la
Gerencia Financiera, se realizó ante la evidencia de la falta de procesos y
procedimientos debidamente definidos, integrados y recopilados en un
instrumento que esté a disposición de los funcionarios responsables de dicha
gerencia, adicionalmente se detecta en el área la inexistencia de mecanismos
para controlar y verificar el desarrollo de las actividades, las responsabilidades
y su evaluación; con la elaboración de este manual se podrá orientar las
actividades en busca de eliminar una serie de pasos y tramites repetitivos y
complejos tanto para el funcionario como para el usuario.
Este manual pretende ser una fuente de información que oriente e indique de
manera más sencilla, lógica y secuencial, el cómo, cuándo y en qué momento
se realizan los procedimientos y quiénes son los que intervienen en ellos.
Por esta razón la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá,
requiere de un manual de procesos y procedimientos, actualizado que
responda a las normas que regulan la asignación y ejecución de los recursos y
consolide las actividades presupuestales, contables y de tesorería que se
desarrollan en esta Gerencia.
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7.2 OBJETIVO DEL MANUAL
El objetivo de este manual es definir los procesos y procedimientos,
precisar actividades, responsabilidades y autoridades relacionadas
con la organización y el desarrollo de las actividades de la Gerencia
Financiera, con el propósito de cumplir con las políticas, directrices y la
actividad misional de la institución.
7.3 DESTINATARIOS DEL MANUAL
Este manual de Procesos y Procedimientos está dirigido principalmente a los
funcionarios del área financiera, el cual debe ser guía de estricto cumplimiento
para el desarrollo de su labor.
Debe ser un instrumento de consulta permanente para aquellos funcionarios
que tienen responsabilidad de ejecutar, dirigir y controlar dichos procesos,
igualmente a quienes integran las otras áreas y participan de uno u otra
manera en dichos procedimientos.
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7.4 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO
Conocimiento detallado de la Entidad
Para comprender el comportamiento y la organización de la Gerencia
Financiera, es necesario entender el contexto dentro del cual se desempeña,
para ello se requiere la identificación de los siguientes aspectos:
La misión: Constituye la razón de ser o propósito para el cual fue creada
la organización.
La visión: Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de
referencia de lo que una organización es y quiere ser en el futuro, a
través de la proyección de la entidad o de su máxima aspiración.
Reseña Histórica de la entidad.
Explicación Programa de gobierno
Objetivos de la entidad
Conjuntamente es necesario tener un completo conocimiento de la estructura
organizacional de la entidad, específicamente del área o dependencia objeto de
estudio, es este caso se debe preparar un organigrama detallado que muestre
las principales divisiones y líneas de autoridad de la Gerencia Financiera.
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8 PRESENTACION DE LA ENTIDAD
8.1 RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD
Cajicá en lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra, palabra
compuesta de cercado, y jica, piedra, advirtiéndose, dice Acosta Ortegón, "que
los escritores del idioma Cundinamarqués representan la J de jica por H" o sea
que se escribe cahica. El pueblo aborigen estaba sobre el camino de Tabio a
Zipaquirá que iba por el pie del cerro Busongote, más o menos próximo al sitio
hoy llamado Las Manas, frente del cual tuvo lugar el 23 de marzo de 1537 el
primer encuentro de estos indios con la vanguardia de Jiménez de Quesada.
No se precisa hasta cuando estuvo allí el poblado, que pudo haber sido hasta
antes de la visita de Ibarra en 1593, de la descripción resultó que había 301
varones y 475 chusma para un total de 776. Desde los primeros años de la
conquista hubo iglesia doctrinera, que era un simple bohío de bahareque, en
cuyo contorno estaban los ranchos tratando de formar pueblo.
En la visita del oidor Gabriel de Carvajal de 29 de septiembre de 1638 se hizo
la descripción de 688 indios; de la visita concluyó que los indios no estaban
poblados en torno a la iglesia sino dispersos por la escasez de agua. El
poblado indio se consolidó con la construcción de la iglesia de ladrillo, tapia y
teja, que hizo en 1598 el albañil Juan del Hoyo por mandado del Oidor Miguel
de Ibarra.
Al año siguiente de su construcción aparecieron graves defectos y fue
necesario avaluarla de nuevo y proyectar su reparación, su deterioro vino a
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aumentarse por un temblor a finales de enero o el 2 de febrero de 1616. Su
reconstrucción se contrató por escritura de 26 agosto del mismo año. Cuando
se levantaba sufrió graves daños por causa de un temblor y fue necesario
reconocerlos para un nuevo avalúo, de la terminación se encargo el Cura Diego
Rojas cuyos gastos le fueron pagados en 1634.
El 28 de febrero de 1867 el arzobispo Antonio Sanz Lozano en su visita
pastoral dispuso la reconstrucción por estar muy deteriorada. Por el terremoto
de 12 de julio de 1785 otra vez quedó casi en ruinas. La actual iglesia iniciada a
finales del siglo pasado fue terminada en 1930 bajo la dirección de los
Arquitectos Juan de la Cruz Guerra y Julio Atehortúa siendo Párroco José del
Carmen Castro. Son patronos de la parroquia San Roque y la Inmaculada
Concepción.
8.2 PROGRAMA DE GOBIERNO: CAJICA DE PIE, EL CAMBIO ES CON
TODOS
Cajicá de pie, desarrollara un programa con planeación estratégica de cultura
ciudadana, que mejore la calidad de vida de los Cajiqueños, disminuir los
índices de pobreza y desigualdad social, mejorar la seguridad, modernizar y
transformar el Municipio en su malla vial, andenes y ciclo rutas, Apoyar todos
los sectores productivos para impulsar el EMPLEO.
8.3 FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO
El programa de Gobierno “ Cajicá de pie, el cambio es con todos” se
fundamenta en la construcción colectiva de las condiciones para el ejercicio
efectivo, progresivo Sostenible y moderno de un estado social de Derecho
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donde el Gobierno Municipal propiciara escenarios para que la inversión social
(principal objetivo administrativo) llegue a todos y a cada uno de los habitantes
del Municipio en forma justa y equitativa impulsando el aspecto turístico, social,
cultural, educativo y de salud, reconociendo el género y sus capacidades,
haciendo de la calidad de vida el punto referente de las acciones de Estado
donde la gestión pública actúe de una forma participativa y comprometida en
torno a un proyecto de cultura ciudadana que nos permita desarrollar en cada
Cajiqueño responsabilidad.
8.4 MISION
El Municipio de Cajicá, es un ente territorial del Departamento de
Cundinamarca, que hace parte de los 11 municipios de la Provincia de Sabana
Centro, se destaca como un municipio Industrial, Comercial y de Servicios y
agropecuario. Cuenta con un territorio mayoritariamente rural de gran vocación
agropecuaria y forestal y un territorio urbano donde se concentra la mayoría de
la población municipal, con buenos niveles de Desarrollo urbanos donde se
concentra la industria, el comercio y la prestación de servicios sobre todo
Educativos y de Salud. Con esta perspectiva de reconocimiento y enfoque
Municipal, y teniendo en cuenta la Ley orgánica de ordenamiento territorial y
demás leyes que definen las competencias entre la nación y las entidades
territoriales, cumple entre otras las funciones siguientes:
Facilitar los medios para el Desarrollo individual y colectivo de su población, el
libre desarrollo de su personalidad con enfoque de derechos, promover la
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participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes.
Mantener altos niveles de gobernabilidad, tanto de la población con seguridad
ciudadana como de su territorio urbano rural con normas de regulación, control
y evaluación.
Construir las obras que generan el desarrollo social y económico local con
sostenibilidad ambiental.
Garantizar la buena prestación de los servicios públicos como lo determina la
Ley.
Generar espacios y oportunidades de autorrealización individual y colectiva en
su población urbana y rural con calidad social y desarrollo sostenible del
municipio y la región.
Brindar atención integral a la familia, con el objetivo de disminuir la violencia
intrafamiliar prestando especial interés en la divulgación del código de la
Infancia y la Adolescencia (ley 1098 del 2006) en cada uno de los programas
sociales del Municipio.
Apoyar y fortalecer las diferentes organizaciones de la sociedad civil de apoyo
institucional como de interés particular .
Apoyar y fortalecer la iniciativa empresarial de los líderes del Municipio, tanto
rurales en los sectores agropecuarios, forestales y la agroindustria; como los
urbanos con empresas Comerciales y de Servicios.
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Planificar la ocupación y uso del territorio con principios de sostenibilidad
ambiental de largo plazo, para garantizar la vida del ser humano y de los
ecosistemas naturales.
8.5 VISION
El municipio de Cajicá en el año 2020 será líder en la planificación y desarrollo
del sector industrial, Comercial y de servicios y agropecuario con sostenibilidad
ambiental, con modelo de desarrollo humano con inclusión social, donde las
capacidades y oportunidades de iniciativa particular y empresarial de sus
habitantes sean impulsadas y fortalecidas; contara con escenarios
democráticos, redes de tejido social, seguridad y una sana convivencia
ciudadana que permita la construcción de un municipio autónomo, equitativo,
justo, y solidario. Será reconocido regionalmente como un municipio con una
población organizada y participativa en todos los asuntos locales y regionales,
mediante capacitación y compromiso político; con líderes reconocidos y
respaldados por su comunidad dentro de procesos de formación cívica y de
liderazgo de la población civil.
Con un territorio urbano rural identificado, valorado y planificado por el
Gobierno con sostenibilidad ambiental y económica partiendo de un buen
diagnostico base; con una administración municipal que logra excelentes
niveles de gobernabilidad institucional local, mediante capacitación y
modernización permanente de las instituciones. La población urbana rural
reconocerá la gestión y la evolución positiva del desarrollo social económico
físico e institucional del gobierno municipal con principios de igualdad,
moralidad eficiencia, eficacia, economía imparcialidad y publicidad con un buen
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diagnostico, formulación y ejecución de prioridades con participación y
compromiso de los líderes en los logros alcanzados en cada uno de los
indicadores sectoriales y programáticos.
8.6 OBJETIVOS
1. Generar condiciones, oportunidades y espacios para convertir a los
ciudadanos en actores de su propio Desarrollo, con capacidad de atender y
satisfacer sus necesidades particulares y las del colectivo social y erradicar la
pobreza extrema en el municipio.
2. Apoyar y fortalecer la iniciativa de organización y empresarial de los
ciudadanos y de la sociedad civil en general.
3. Organizar y comprometer las diferentes organizaciones de la sociedad civil
en el Desarrollo sectorial y general del municipio.
4. Apoyar a los Industriales, Comerciantes, Prestadores de servicios y
agropecuarios, en la legalidad y productividad de sus actividades.
5. Mantener buenos niveles de gobernabilidad en el municipio, tanto de la
población como del territorio.
6. Planificar el uso y la ocupación del territorio, Construir las obras civiles que
demanda el Desarrollo urbano, rural y regional del Municipio.
7. Ajustar el Plan básico de ordenamiento territorial del municipio, por cuanto la
circunstancia de Desarrollo Municipal lo amerita.
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8. Mejorar y construir vivienda de interés social, mejorar y optimizar los
espacios públicos y la malla ecológica urbana y rural.
9. Garantizar la protección de los derechos fundamentales a la vida y contribuir
a su mejoramiento.
10. Optimizar la capacidad de la administración local para enfrentar los nuevos
retos de la administración pública con tecnología y conocimientos competitivos.
11. Gestionar y optimizar los recursos financieros con las diferentes fuentes,
para la ejecución del Plan de Desarrollo.
12. Mejorar la calidad de vida de la población urbana y rural y generar el
bienestar individual y colectivo de Sociedad.
8.7 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL
8.7.1 Funciones Generales
Ejercer la administración pública en el municipio, ejecutar los acuerdos y las
funciones que la sean asignadas por el presidente de la República o el
Gobernador, además de ser jefe superior de la policía en el territorio de su
ejecución.
8.7.2 Funciones Específicas
1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del gobierno, las
Ordenanzas y los Acuerdos en el municipio.
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2. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la ley, las
instituciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del
Gobernador.
3. Presentar proyectos, planes y programas para la buena marcha del
Municipio.
4. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestación de servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente; Nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia
y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas
industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones
pertinentes.
5. Colaborar con buen desempeño de las funciones de los funcionarios del
municipio, presentar informes generales sobre su administración y convocarlo a
sesiones extraordinarias.
9. Garantizar la oportuna información a la ciudadanía del desarrollo de su
gestión.
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8.8. ESTRUCTURA ORGÁNICA
_________________ TOMADO: EQUIPO CONSULTOR OEI ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS CONSULTOR: CAROLINA FIGUEROA CONVENIO 001/2007
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9. DESCRIPCION DEL AREA FINANCIERA
La Gerencia Financiera dentro de la estructura orgánica de la administración
municipal central, depende de la Gerencia de Desarrollo Administrativo y ésta
directamente del Alcalde.
La Gerencia Financiera es la encargada de coordinar, controlar y vigilar los
recursos que percibe el municipio y sus transferencias, las cuales buscan dar
un cumplimiento efectivo y oportuno a las obligaciones adquiridas por la
Alcaldía y de esta manera medir el rendimiento de la gestión financiera, para el
cumplimiento de metas y objetivos, es por esta razón que se hace necesario
elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos, correspondiente al
Gerencia, que incluya el área de presupuesto, contabilidad y tesorería, ya que
son estas áreas las que recogen e integran el funcionamiento de esta
Gerencia.
9.1 MISION DE LA GERENCIA FINANCIERA
Planear, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar planes y programas para la
gestión y desarrollo de las competencias propias de la Gerencia a su cargo
para lograr el cumplimiento de la misión institucional, los planes y proyectos
planteados en el Plan de Desarrollo Municipal.
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9.2 OBJETIVOS GERENCIA FINANCIERA
1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de liquidación,
recaudo y registro de impuestos, rentas, tasas, contribuciones y
transferencias a favor del Municipio.
2. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de liquidación,
reconocimiento, registro y pago de manera oportuna los gastos,
obligaciones y transferencias a cargo de la Administración Municipal.
3. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de la política fiscal del
Municipio.
4. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de actualización y
sistematización de la información, relacionada con los censos de
contribuyentes, catastro, fondos, cuentas, títulos valores, boletines,
recaudos, pagos, transferencias, inversiones, pasivos prestacionales y
pensiónales y deudores.
5. Ejecutar y controlar los métodos, procedimientos, trámites y actuaciones
para la recepción, administración, conservación, manejo y custodia de
cuentas y fondos especiales, títulos y valores del municipio de
responsabilidad de la dependencia.
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6. Elaborar y viabilizar los informes de rendición de cuentas a los organismos
de control, presentación oportuna y sustentación de los mismos.
7. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar el sistema presupuestal municipal.
8. Organizar, dirigir, coordinar y controlar procesos tendientes a garantizar la
integración y funcionamiento del sistema presupuestal, contable y financiero
municipal en los términos que establece la normatividad respectiva.
9. Coordinar la ejecución de estudios y diagnósticos relacionados con el
área de informática y desarrollo de procesos de sistematización de la Hacienda
Municipal.
10. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión y relaciones fiscales y
parafiscales intergubernamentales.
11. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de procesos para la
formulación del Presupuesto General del Municipio, PAC, Plan de Inversiones y
Plan Financiero, Plan Táctico y Operativo, para el sistema presupuestal y
general del Municipio en coordinación con la Gerencia para el Desarrollo
Administrativo.
12. Participar en el diseño y formulación del plan general de compras del
Municipio.
13. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos, procedimientos
relacionados con la ejecución activa y pasiva del presupuesto.
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14. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los procesos de
certificación, registro y expedición de disponibilidades y reservas
presupuestales.
15. Organizar, dirigir, coordinar el desarrollo del sistema, los planes y procesos
de contabilidad pública municipal en los subsistemas financiero,
presupuestal, patrimonial y de costos de la Administración Municipal a nivel
central y descentralizado.
16. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de programas y
procesos relacionados con la jurisdicción coactiva por delegación del
despacho del Alcalde.
17. Organizar, dirigir, coordinar y controlar programas y procesos relacionados
con liquidación, recaudo, registro de impuestos, rentas, tasas,
contribuciones y transferencias a favor del municipio o de terceros que
deban ser canalizados por el área de Tesorería Municipal.
18. Organizar, dirigir, coordinar y controlar procesos relacionados con la
Inspección y Control fiscal que tiendan a minimizar los índices de evasión
por los particulares que sean sujetos de aplicación de impuestos, tasas y
contribuciones municipales.
19. Dirigir, planear, coordinar y supervisar la preparación del Presupuesto
Anual de Rentas y Gastos de cada vigencia fiscal.
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20. Contribuir en el diseño e implementación de políticas de endeudamiento;
administración de la deuda municipal, registrar y controlar su ejecución y
servicio.
21. Coordinar y supervisar la elaboración de los proyectos de traslados,
adiciones y reducciones presupuéstales, de conformidad con las normas
vigentes.
22. Asegurar que los procesos que ejecuta la Gerencia tengan implementado y
se aplique periódicamente un sistema efectivo de control interno.
23. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y presentación oportuna de los
informes requeridos por las diferentes Gerencias, organismos de control y
demás instituciones que los requieran de conformidad con los procedimientos
establecidos.
24. Responder por el cuidado, uso adecuado y conservación de los equipos,
programas tecnológicos, software, bienes y elementos asignados a su
dependencia para el desempeño de sus funciones.
25. Las demás competencias y funciones de carácter legal señaladas para los
municipios referentes al sistema presupuestal y de contabilidad pública.
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9.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA FINANCIERA
_________________ TOMADO: EQUIPO CONSULTOR OEI ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS CONSULTOR: CAROLINA FIGUEROA CONVENIO 001/2007
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10. INVENTARIO DE PROCESOS
En esta etapa se identificaron en forma clara y precisa las actividades que
realizaron todos los funcionarios del área objeto de estudio, para esto cada
funcionario diligenció un formulario de actividades, donde se describen las
tareas que realizan, la información que requieren para su ejecución, los
recursos que necesitan y el resultado obtenido (ver figuras 1). Los pasos a
seguir en esta etapa son los siguientes:
Se elaboró un memorando del jefe del área con las instrucciones para el
levantamiento del inventario de procedimientos (ver figura 2).
Se distribuyeron entre los funcionarios del área, los formularios de
descripción de actividades junto con la copia de la circular, y se les da
las instrucciones para su diligenciamiento.
Con los formularios completamente diligenciados se determina el posible
nombre de cada procedimiento, y se procede al inventario de los mismos
el cual se debe presentar a manera de catálogo, especificando el área y
funcionario responsable (ver figura 3).
El jefe de área de acuerdo con el inventario realizado, realizó un acta
donde aprueba los nombres y cantidad de procedimientos identificados
(ver figura 4).
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11. METODOLOGIA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
Partiendo del inventario, se procedió a realizar una descripción detallada de las
tareas que se llevan a cabo para cada procedimiento, los pasos a seguir son
los siguientes:
Identificar los cargos que intervienen en cada uno de los procedimientos.
Recopilar las circulares, resoluciones, decretos, memorandos u otros
documentos que regulen cada procedimiento.
Diligenciar el Formato de Descripción de Procedimientos, indicando en
forma detallada y “el porque?, cuando?, donde? Qué? y cómo? se hace
paso a paso cada trámite.
Entrevistar a cada funcionario que interviene en cada procedimiento y
escribir el detalle de los pasos en el Formato de Descripción de
Procedimientos.
Recopilar copias de las formas y los documentos que hacen parte del
procedimiento.
El Formato de Descripción de Procedimientos está integrado por las siguientes
casillas:
Dependencia: Nombre de la dependencia que tiene bajo su
responsabilidad la ejecución del procedimiento.
Nombre del Procedimiento: Denominación que permite al usuario
obtener una idea general de la naturaleza del procedimiento.
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Se define el orden lógico que ocupa cada actividad dentro de la
estructura del procedimiento.
Empleado Responsable: Cargo del empleado que tiene bajo su
responsabilidad la ejecución de una o varias actividades dentro del
procedimiento.
Dependencia: Unidad organizacional a la que pertenece el empleado
responsable de la ejecución de la actividad que conforma el
procedimiento.
Descripción de las Actividades: Acciones que agregan valor y que en su
conjunto conforman la estructura del procedimiento. La descripción del
paso debe comenzar con verbo en tercera persona del singular, ejemplo:
diligencia, verifica, archiva, etc.
Punto de Control: Actividad el procedimiento encaminado al logro de los
objetivos propuesto, mediante la verificación y evaluación del
cumplimiento de los requisitos establecidos por la autoridad competente,
y que generalmente deben ser mediante comprobación o verificación
automática.
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12. CATALOGOS DE PROCEDIMIENTOS
Este instrumento define un listado de intems organizados por códigos que
contienen la identificación y codificación de cada procedimiento de la Gerencia;
este catalogo se desarrollo de la siguiente manera:
• Se diseño estructura del catalogo de procedimientos de acuerdo a las
relaciones establecidas en el mapa de procesos.
• Se identifican los procedimientos que se adelantan en la Gerencia,
nominado cada uno con el nombre que defina una idea general de la
actividad personal que desarrolla.
• Se asigna código a cada uno de los procedimientos según la relación
establecida. (ANEXO CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS)
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12.1 PROCESOS ESTRATEGICOS
PROCESOS ESTRATEGICOS
PLANEACION DEL DESARROLLO PLANEACION ECONOMICA Y SOCIAL PLANEACION DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL
PLANEACION DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO -SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
COMUNICACIÓN PUBLICA ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES CONTRLADORES
MEJORA CONTINUA
CONTROL PRODUCTOATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS
ADMINISTRACION DEL RIESGO MEJORA CONTINUA
12.2 PROCESOS MISIONALES
PROCESOS MISIONALES
DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL
DESARROLLO EDUCATIVO
DESARROLLO DE SALUD PUBLICA
DESARRLLO DE CULTURA Y TURISMO
DESARROLLO DE DEPORTES Y RECREACION
DESARROLLO SOSTENIBLE DEL TERRITORIO
DESARROLLO CULTURA CIUDADANA
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12.3 PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE APOYO
ADMINISTRACION DE RECURSO HUMANO
GESTION DE SELECCIÓN DE PERSONAL
LIQUIDACION DE NÓMICA CAPACITACION GESTION DE BIENESTAR RETIRO DE SERVICIO EVALUACION DE DESEMPEÑO ENCARGO REUBICACION
GESTION FINANCIERA (HACIENDA PUBLICA )
GESTION DE TESORERIA GESTION DE PRESUPUESTO PROCESOS CONTABLES
SOPORTE INSTITUCIONAL GESTION DOCUMENTAL GESTION LEGAL Y JURIDICA GESTION LOGISTICA
CONTRATACION
12.4 PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL
PROCESOS EVALUACION Y CONTROL
EVALUACION INDEPENDIENTEAUDITORIAS INTERNAS EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO GESTION INSPETITUCIONAL
12.5 INVENTARIO DE PROCESOS GERENCIA FINANCIERA
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INVENTARIOS DE PROCESOS GERENCIA FINANCIERA
PRESUPUESTO
PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
MODIFICACION DEL PAC
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA APROPIACION PRESUPUESTAL
TESORERIA
PROCESO GLOBAL DE TESORERIA COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO
COMPROBANTES DE INGRESOS GIROS BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS
PAGO RETENCIONES
CONTABILIDAD
CONCILIACION BANCARIA CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR
INVENTARIOS DE ALMACEN
REVISION ESTADOS FIANCIEROS CUSACION CUENTAS POR PAGAR ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
AMORTIZACIONES
IMPRESIÓN DE OFICIALES CERTIFICADO DE RETEIVA
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13. METODOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Una vez recolectada la información se procedió a realizar el procesamiento y
análisis de la misma, con el fin de establecer las relaciones existentes entre los
diferentes procedimientos.
Una vez definida la información se realizó la elaboración de los diagramas de
flujo o flujograma, los cuales son la representación gráfica de un procedimiento,
este es un instrumento muy importante que direcciona su ejecución
ordenadamente; permite visualizar en forma dinámica y lógica la secuencia del
trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a
través de los elementos que lo integran como las actividades, las tareas, los
documentos, las unidades administrativas y los cargos que intervienen en él.
Para la diagramación de los procedimientos se utilizarán los símbolos
universales del diagrama de flujo (ver figura 5).
Los pasos a seguir durante la elaboración del diagrama de flujo son los
siguientes:
El encabezamiento de la hoja debe contener nombre y logotipo de la
empresa, dependencia, nombre del procedimiento, código y número de
páginas (ver figura 6).
Debe utilizarse una sola columna por cada cargo que interviene.
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El diagrama se elabora siguiendo la lógica del procedimiento, dibujando
de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
La descripción de cada uno de los pasos debe hacerse dentro del
símbolo correspondiente (ver figura 7).
Las líneas que cruzan de una columna a otra, deben dibujarse saliendo
por debajo del último paso y entrando por encima del primer paso de la
columna destino.
Se revisaron los diagramas de flujo con los funcionarios respectivos y el
jefe del área realizó las correcciones necesarias.
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DIAGRAMAS DE FLUJOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA GERENCIA FINANCIERA
PRESUPUESTO - CONTABILIDAD – TESORERIA
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13.1 DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA PRESUPUESTO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENOS
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ÁREA PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
MODIFICACION DEL PAC PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA APROPIACION PRESUPUESTAL
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ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
1. Se elabora presupuesto gastos de funcionamiento con base en directriz de Minihacienda, analizando la ejecución presupuestal de años anteriores y la envía a la Gerencia de Planeación e Infraestructura.
2. Gerencia de Planeación e Infraestructura consolida el anteproyecto de Presupuesto y Envía a el Alcalde Municipal a más tardar el día 5 de Marzo.
3. Evalúa el anteproyecto de Presupuesto y lo presenta a la Dirección
General de Presupuesto Nacional antes del 15 de Marzo de cada año, para la siguiente vigencia; acompañado de la justificación de los ingresos y gastos, así como las bases legales del cálculo y envía al Congreso de la República copia del anteproyecto a más tardar la primera semana de Abril.
4. Remite a la Dirección del Presupuesto Nacional el anteproyecto del
Presupuesto de Inversión antes del 20 de julio de la vigencia.
5. El Gobierno Nacional por conducto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, someterá a consideración del Congreso de la República, el proyecto de Presupuesto General de la Nación y su informe económico, dentro de los 10 primeros días de las sesiones ordinarias de ese cuerpo legislativo.
6. El Congreso de la República fija por partidas para la Corporación
mediante Ley de la República por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia Fiscal Siguiente.
7. El Presidente de la República a través del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público emite Decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación detalladas las apropiaciones, clasifica y define las cuantías.
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NOMBRE RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ ANA PATRICIA JOYA
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CARGO TECNICO
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IMPUESTOS GERENTE
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ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
8. El consejo Municipal mediante acuerdo adopta el Presupuesto, una vez conocido el Decreto de liquidación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
9. Aprobado por el Consejo Municipal procede a cargar en el sistema el
Presupuesto discriminado.
10. Prepara proceso de solicitud de PAC (Plan anual mensualizado de caja); si es presupuesto Nacional se envía a Minihacienda; si son recursos propios prepara resolución para aprobación y firma del Alcalde Municipal.
11. De acuerdo al comportamiento de los ingresos, inicia procedimiento para
la modificación del PAC.
12. Inicia procedimiento de traslados, cuando se detecten eventuales faltantes de apropiación por seguimiento realizado a la ejecución presupuestal.
13. Cuando se trate de apropiaciones que correspondan al presupuesto de
inversión, se requiere, el concepto previo del Departamento Nacional de Planeación, se envían las actas Administrativas a Minhacienda, Dirección General de Presupuesto para su aprobación.
14. Hace los ajustes y registra en los rubros presupuestales y Software
correspondientes una vez se comunique la aprobación por el Ministerio e inicie la ejecución presupuestal.
15. Expide Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registrando
compromisos contra las apropiaciones presupuestales aprobadas, los registros se actualizan en el programa contable en cada uno de sus rubros.
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ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
16. Afecta apropiación presupuestal con base en órdenes de compra, contratos, licitaciones.
17. Presenta a la Alcaldesa de Municipal, informes de ejecución del programa anual de caja, informe de ejecución de ingresos, gastos de reservas y de cuentas por pagar.
18. Hace el cierre presupuestal al final de la vigencia y adelanta los procesos de constitución de reservas de apropiación.
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ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN DEL PAC
1. Se estudia la necesidad de modificar o
reprogramar el PAC de acuerdo con la programación de pagos de sus proyectos.
2. Diligencia solicitud de modificación del PAC en formato diseñado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con la información suministrada por el área ejecutora, suscrita por el jefe de presupuesto y el Alcalde Municipal.
3. Envía solicitud de modificación a la
División del PAC- Dirección del Tesoro Nacional, soportada con un oficio donde se explican las razones de la modificación. La fecha máxima para presentar solicitud ante Minhacienda es la primera semana de cada mes.
4. División de PAC de Minhacienda, recibe
y revisa. Si aprueba la modificación, refrenda y envía a la corporación. Si no, la rechaza y devuelve.
5. Presupuesto digita la modificación del
PAC en el sistema y confirma al área ejecutora su disponibilidad para la ejecución. Si la modificación del PAC es de recursos propios, la realiza mediante Acuerdo del Consejo Municipal.
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ÁREA PRESUPUESTO – PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
1. Conocido el presupuesto de la vigencia y las cuentas por pagar financiadas con aportes del Gobierno Nacional, presenta ante la Dirección del Tesoro Nacional Minhacienda una propuesta de PAC para la ejecución de dicho presupuesto.
2. Recibe la propuesta, estudia y recomienda para aprobación CONFIS.
3. Aprueba el PAC, convirtiéndolo
en el tope máximo mensual de situación de fondos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional y de pago para la entidad.
4. Elabora el PAC de recursos propios con base en la autorización máxima de pago expedida por el CONFIS. Lo elabora por concepto de gasto mensualizados e incluye cuentas por pagar y vigencia
. 5. Proyecta acuerdo de PAC para
firma del Consejo Municipal.
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ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO TRASLADO
DE LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
1. Analiza ejecución presupuestal, justifica el traslado y en caso de que haya rubros deficitarios y otros con superavit, mira la opción de hacer el traslado de la asignación presupuestal de un rubro y/o proyecto a otro.
2. Proyecta acuerdo para aprobación del Consejo Municipal si se trata de traslados presupuestales de gastos de funcionamiento. Si las modificaciones corresponden a gastos de inversión , solicita concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación .
3. Obtenida la aprobación correspondiente elabora y envia oficio al Director General del Presupuesto Nacional suscrito por el Alcalde Municipal y adjunta los siguientes soportes.
– Certificado de disponibilidad Presupuestal de los rubros y/o proyectos que se van a contraqueditar debidamente firmados por el coordinador del área de Presupuesto y el Gerente Administrativo y Gerente Financiero.
– Justificación económica. – Acuerdo aprobado por el Concejo Municipal y/o concepto previo
favorable expedido por el Departamento Nacional de Planeación ( Para traslados de Inversión)
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ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN ALPRESUPUESTO TRANSLADO
DE LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
4. Direccion General de Presupuesto Nacional; revisa el acuerdo y/o concepto favorable y firma quedando aprobado el traslado presupuestal. Si no esta de acuerdo devuelve sin el trámite respectivo
5. Area de presupuesto: Si el acuerdo y/o concepto es aprobado, digita en el sistema el traslado correspondiente
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13.2 DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA CONTABILIDAD
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ÁREA CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
CONCILIACIÓN BANCARIA CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
INVENTARIOS DE ALMACEN
REVISIN ESTADOS FIANCIEROS CUSACION CUENTAS POR PAGAR ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
AMORTIZACIONES
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ÁREA CONTABILIDAD – CONCILIACIONES BANCARIAS
1. Entidades financieras hacen llegar a la Gerencia Finaniera los respectivos extractos de las cuentas.
2. De acuerdo con los extractos recibidos se elaboran las conciliaciones, haciendo un análisis comparativo de los extractos bancarios con los saldos y los registros hechos en el paquete contable.
3. Realiza cruces de saldos
con las conciliaciones bancarias efectuadas y verifica diferencias e inconsistencias llevando una relación de ellas.
4. Con relación de
inconsistencias o diferencias se realizan los respectivos Ajustes contables.
5. Archiva documentos:
Original en tesorería y copia en contabilidad.
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ÁREA CONTABILIDAD – CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
1. Clasifica las cuentas de bienes y/o servicios que se hayan recibido a satisfacción y de cuentas que recibieron anticipos a 31 de Diciembre de la Vigencia Fiscal.
2. Continua con el proceso de trámite de cuentas en tesorería haciendo una relación de todas las cuentas por pagar de la corporación y con dineros del P.G.N. Y envía a la Alcaldesa Municipal para su aprobación.
3. La Alcaldesa Municipal
devuelve aprobado a tesorería.
4. En el caso de que hubiere cuentas por pagar con recursos de la Nación, se enviará relación a la Dirección del Tesoro Nacional para los ajustes respectivos.
5. Archiva documentos.
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ÁREA CONTABILIDAD – INVENTARIOS DE ALMACEN
1. Envía memorando con documentos contables:
• Comprobante de entrega de elementos devolutivos ( C.E.D.)
• Comprobante de entrega elementos de consumo ( C. E.C.)
• Actas de baja • Notas aclaratorias • C.E D. Entrada elementos. • C.E D. Traslados internos • C. E. D. Reintegros
Hoja de análisis del movimiento por grupo de inventario con soporte.
2. Verifica que los documentos estén completos y bien elaborados
3. Legaja por tipo de documento en carpetas, mes por mes.
4. Revisa: cuenta, nit, valores, concepto y fecha.
5. Aclara diferencias, solicita corrección o corrige en el sistema si el error es contable; si no devuelve a almacén.
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ÁREA CONTABILIDAD – INVENTARIOS DE ALMACEN
6. Revisa y actualiza documento contable.
7. Autoriza el cierre contable de prueba.
8. Imprime movimiento mensual de prueba de almacén.
9. Revisa y aclara inconsistencias con almacén.
10. Autoriza el cierre contable definitivo.
11. Imprime movimiento definitivo
12. Archiva documento en carpetas.
13. Ejecuta seguimiento a las cuentas en los meses siguientes.
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ÁREA CONTABILIDAD – REVISIÓN ESTADOS FIANCIEROS
1. Investiga y responde glosas a la Contraloría General de la República u otra Entidad que lo requiera, pasa a firma del Gerente Financiero. Y remite cuentas del balance al Técnico Administrativo.
2. Analiza cuentas del balance para depurar los terceros. Verifica que los terceros concuerden con el saldo en el balance general.
3. Imprime balance general consolidado y estado de pérdidas y ganancias que se rinde al Contador General de la Nación u otras entidades que la corporación debe rendir Información Financiera.
4. El Contador revisa, aprueba, propone reclasificaciones a que haya lugar y Firma.
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ÁREA CONTABILIDAD – REVISIÓN ESTADOS FIANCIEROS
5. Efectúa correcciones de acuerdo con las instrucciones del Contador.
6. Genera balance definitivo y estado de Pérdidas y ganancias para la firma del contador, Gerente Financiero y Alcaldesa Municipal.
7. Elabora las notas a los Estados Financieros, con las explicaciones del comportamiento de las cuentas del balance, Ganancias y Perdidas
8. Entrega el balance consolidado a la Alcaldesa Municipal.
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ÁREA CONTABILIDAD – CAUSACION CUENTAS POR PAGAR
1. Jurídica remite a contabilidad los antecedentes y documentos soporte de los pagos, términos de referencia o pliegos de condiciones de los contratos, ordenes de trabajo, órdenes de compra y contratos suscritos por la corporación , C D P , facturas y cuentas de cobro, comprobantes de ingreso de elementos a almacén e informes de interventora.
2. El Técnico Administrativo verifica en documentos: soportes, forma de pago, devuelve los que no estén correctos y pasa a presupuestó y radica.
3. Presupuesto expide registro presupuestal y pasa a contabilidad.
4. Elabora orden de pago y efectúa liquidación de Retención en la Fuente, ICA e IVA, codifica afectando las cuentas correspondientes.
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ÁREA CONTABILIDAD – CUSACIÓN CUENTAS POR PAGAR
5. Imprime orden de pago para Visto bueno del Gerente Financiero.
6. El Gerente Financiero da Visto Bueno. Y devuelve a Contabilidad.
7. El Técnico Administrativo pasa a revisión y Visto Bueno del Alcalde Municipal..
8. Ordenador del gasto firma y ordena Giro.
9. Archiva copia de Orden de pago y pasa a tesorería para giro.
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ÁREA CONTABILIDAD – ELABORACIÓN ESTADOS FINANCIEROS
1. Imprimir Balance General y Estado de Resultados al final del periodo, una vez se hayan incorporado los asientos contables realizados.
2. Revisa el Balance General. En caso de no aprobación lo devuelve al contador con oficio de observaciones y se revisa de acuerdo con estas, igual para Estado de Resultados.
3. Firma Balance General
en caso de aprobación y envía al Alcalde Municipal, lo mismo que el Estado de Resultados.
4. Firma Estados Financieros y envía a la oficina de contabilidad
5. Archiva original y copia de los Estados Financieros.
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ÁREA CONTABILIDAD – AMORTIZACIONES
1. El Técnico Administrativo imprime el auxiliar De la cuenta 19 “amortizaciones “ del mes anterior y el vigente para saber que se compra en los primeros días para Amortizar.
2. Con la información anterior se alimenta el libro de Excel y se amortiza según el caso.
3. Se imprime cada uno de los cuadros de Excel y se registran en el paquete contable de sysman.
4. Se archivan los cuadros en la carpeta de amortizaciones.
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13.3 DIAGRAMA DE FLUJO AREA TESORERIA
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ÁREA TESORERÍA
TESORERÍA
PROCESO GLOBAL DE TESORERIA COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO
COMPROBANTES DE INGRESOS GIROS BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS
PAGO RETENCIONES
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ÁREA TESORERÍA – PROCESOS GLOBAL DE TESORERÍA
1. Atender la percepción de ingresos y por diferentes conceptos: Recursos del Presupuesto Nacional provenientes de la Tesorería General de la Nación, Recursos de capital provenientes del Sistema Financiero y de los usuarios de la Alcaldia, en general, al igual que dar oportuno cumplimiento a los pagos de las cuentas y sus correspondientes registros.
2. Llevar el boletín diario de tesorería con el fin de actualizar sus saldos diariamente.
3. Atender oportunamente el pago de nominas de personal de planta y relación de contratistas.
4. Cumplir con los descuentos de Retención en la fuente, Retención de ICA y su giro a favor de la DIAN y Municipio respectivmamente.
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ÁREA TESORERÍA – PROCESOS GLOBAL DE TESORERÍA
5. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas abiertas por la Alcaldia en las diferentes entidades financieras.
6. Al finalizar la vigencia fiscal clasificar las cuentas que quedaron pendientes de pago sacando la relación de cuentas por pagar.
7. Rendir mensualmente las informaciones requeridas
por el Ministrio del Medio Ambiente, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Tesorería General de la Nación, Departamento Nacional de Planeación y Contraloría General de la República. Relación de promedios y saldos en cuentas con recursos de la Nación y recursos Administrativos con destino a la Tesorería General de la Republica, conciliaciones bancarias, informes de las cuentas corrientes y de ahorros de la Alcaldia. Declaraciones mensuales de retención en la Fuente e impuesto de Timbre a la DIAN. Solicitud de fondos al Ministerio de Hacienda. Tramitaciones y Administración del PAC ante la Tesorería General de la Nación (T.G.N.) Informe Trimestral de operaciones efectivas a la Tesorería General de la Nación.
8. Archivo de informes presentados. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
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ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS
1. Envía Boletín de tesorería
• Relación comprobantes de Egreso • Comprobante de ingresos y egresos • Recibos de consignación
2. Verifica que los documentos estén
completos y bien elaboradas.
3. Legaja por tipo de documento en carpetas separadas por mes.
4. Imprime cada orden de pago
5. Verifica que la sumatoria del boletín de ingresos corresponda con las consignaciones.
6. Verifica que la sumatoria de egresos corresponda con los comprobantes de egreso.
7. Verifica en los comprobantes de ingreso y egreso; Fecha, Nit, concepto, valor en números y letras, forma de pago, valor girado y nombres.
8. Verifica que el IVA declarado corresponda a las ventas del periodo.
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ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS
9. Aclara inconsistencias con tesorería, si las hay, digita las correcciones si el error es contable.
10. Autoriza el cierre contable de prueba.
11. Imprime los auxiliares, después del cierre de Tesorería, concilia registros contables vs. Registros de Tesorería.
12. Digita comprobantes de ajuste en el sistema, si el error es contable.
13. Autoriza el cierre contable definitivo, y pasa al Técnico administrativo.
14. Archiva documentos en carpetas en orden cronológico.
15. Efectúa seguimiento en los meses subsiguientes.
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ÁREA TESORERÍA – INGRESOS POR NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO
1. El banco comunica la consignación
o la nota debito y/o crédito a tesorería de la Alcaldia para elaborar el comprobante de ingreso y/o egreso respectivamente.
2. Registra contablemente las notas debito y/o crédito abonadas o cargadas a la cuenta corriente de la corporación, asi su concepto o valor sean incorrectos, en este caso se hace seguimiento a la solicitud de corrección al banco.
3. Original y copia del comprobante con el extracto y la nota debito y/o crédito se archiva en tesorería y pasa al contador para su revisión diaria con la segunda copia del comprobante.
4. Contador revisa y devuelve a tesorería.
5. Tesorería espera para la revisión del contador.
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RODRIGUEZ ANA PATRICIA JOYA
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CARGO TECNICO
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IMPUESTOS GERENTE
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTES DE INGRESOS
1. Se realiza el comprobante verificando la consignación o nota crédito hecho por el contribuyente o expedido por el respectivo banco.
2. Archiva copia del comprobante de ingreso y consignación.
3. Entrega al usuario original y copia.
4. Usuario lleva original a dependencia respectiva para su tramite.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – GIROS
1. Hace llegar ordenes de pago junto con sus soportes a tesorería.
2. Recibe ordenes de pago, firma el control de entrega.
3. Revisa las ordenes de pago, en lo relacionado a la legalización de los soportes, la existencia de todos los requisitos y la exactitud de la liquidación.
4. Decide sobre banco a girar con base en información de saldos bancarios y los registros presupuestales.
5. Establece número de comprobantes consecutivo, anexa cheque para respectivo giro y pasa a el Técnico Administrativo.
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ÁREA TESORERÍA – GIROS
6. Elabora el cheque y pasa para firma del Gerente Financiero
7. Gerente Financiero firma cheque y hace llegar para la firma del Alcalde Municipal.
8. Firma cheque, presente el beneficiario verifica su identidad y los entrega.
9. Hace firmar comprobante de egreso del beneficiario.
10. Archiva comprobante de egreso.
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ÁREA TESORERÍA - BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA
1. Procesa en el sistema el boletín de tesorería en original y copia.
2. Anexa soportes archivados
en tesorería y pasa a revisión y firma de tesorero.
3. Tesorero: Revisa y firma,
pasa a contabilidad para su revisión.
4. Verifica el boletín si hay
correcciones informa a tesorería , si no hay pasa a el Gerente Financiero para firma.
5. Firma Gerente Financiero
6. Archivo documentos.
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ÁREA TESORERÍA - PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA
1. Hace novedades de empleados de planta y con base en ellos elabora la nomina y envía a Alcaldesa Municipal para su aprobación.
2. Aprueba y pasa a revisión contable y presupuestal
3. Revisa y codifica contable y
presupuestalmente, anexa certificado de disponibilidad presupuestal y envía a tesorería.
4. Elabora cheque, lo anexa ala nomina y envía a la Gerencia Financiera
5. Firma cheques, nómina y relación
para cuentas de nómina , devuelve a tesorería.
6. Firma cheque, envía relación a
bancos, comprobante de egreso y cheque para cargar en las cuentas de los empleados.
7. Con recibido de banco, archiva comprobante de egreso.
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ÁREA TESORERÍA – RELACIÓN PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1. Elabora planilla de novedades con relación de contratistas por O.P.S en la Alcaldia y pasa a contabilidad.
2. Elabora orden de pago para cada contratista, con visto bueno de contador, pasa a la Gerencia financiera, para revisión y visto bueno.
3. Revisado y firmado pasa a el Alcalde
para firma.
4. Firma ordenador de pago devuelve a tesorería.
5. Gira cheque con su respectivo
comprobante y pasa a la Gerencia Financiera para firma.
6. Firma cheque y pasa a tesorería.
.
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ÁREA TESORERÍA – RELACIÓN PAGO DE CONTRATISTAS POR
ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
7. El Tesorero firma cheque.
8. Identificado el beneficiario solicita documentos con visto bueno de Recursos Humanos para entrega de cheque.
9. Hace firmar del contratista comprobante de egreso con orden de pago.
10. Archiva comrpobante de egreso. .
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ÁREA TESORERÍA – PAGO RETENCIONES
1. Se procesa en el sistema la relación de retenciones realizadas por contabilidad en el mes anterior y pasa a la Gerencia Financiera .
2. Verifica información junto con tesorería de la relación con los de egreso.
3. Verificada la información se elabora la liquidación de la declaración. Se firma por tesorero y Revisor Fiscal.
4. Se elaboran los cheques con
los comprobantes de egreso respectivos, según cuenta bancaria con la cual se hubiera retenido.
5. Presenta declaración en
banco dentro de la fecha establecida para tal fin por la DIAN.
6. Recibida declaración, se archiva copia con recibo de comprobante de
pago.
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ÁREA TESORERÍA – INSCRIPCIÓN A INDUSTRIA Y COMERCIO
1. El usuario solicita en la Gerencia Financiera formulario de inscripcion de establecimiento comercia y/o industrial.
2. El usuario realiza solicitud de certificado de uso de suelo viable por parte de la Gerencia de Planeacion e Infraestructura.
3. Se realiza la cancelacion de los derechos de inscripcion en los respectivos bancos autorizados en el municipio, se diligencian los documentos requeridos y se radican en la Gerencia Financiera.
4. Se ingresa al sistema los datos del formulario y se realiza asiganaion de código.
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ÁREA TESORERÍA – RECAUDO INDUSTRIA Y COMERCIO
1. Se realiza la cancelacion del formulario de industria y comercio en los respectivos bancos autorizados en el municipio.
2. El usuario solicita en la Gerencia fianciera el formularo para su liquidacion.
3. El usuario liquida el formulario teniendo en cuenta las instrucciones dadas para tal fin.
4. Se realiza la cancelacion según liquidacion realizada en los respectivos bancos autorizados en el municipio.
5. La gerencia financiera ingresa al sistema los datos del formulario y lo sella.
6. Se archiva el formulario junto con la consignacion.
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ÁREA TESORERÍA – LIQUIDACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL
1. Se realiza pago del trámite en cualquiera de las entidades bancarias autorizadas en el Municipio.
2. Radica en la Gerencia Financiera con los documentos solicitados.
3. El técnico administrativo ingresa al sistema los datos necesarios para generar el Paz y Slavo.
4. El Gerente fianciero firma el Paz y Salvo.
5. Se entrega en la Gerencia Financiera el origina al usuario y la copia se archiva.
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ÁREA TESORERÍA – CERTIFICACIÓN DE PAZ Y SALVO DE IMPUESTO
PREDIAL
1. El usuario solicita en la Gerencia Financiera la liquidación del impuesto predial con el recibo anterior, cédula catastral o cédula de ciudadanía.
2. Realiza la cancelacion del impuesto en los banco autorizados, dentro de las fechas establecidas.
3. El banco sella el recibido y entrega
al contribuyente una de las copias. Las otras copias las archiva para control y para enviarla a la alcaldia.
4. El banco remite a la Gerencia Financiera los desprendibles de pago recibidos.
5. El funcionario encargado del impuesto predial organiza los desprendibles de pago por fecha y los ingresa al sistema.
6. El sistema automatica descarga
Los pagos de cada usuario.
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14. METODOLOGÍA PARA LA IMPLENTACIÓN DE LOS MANUALES DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Luego de la conformación del Manual de procesos y procedimientos, el
responsable de la implementación y el Gerente Financiero realizaron unas
reuniones con el personal que participa en cada procedimiento donde se
dieron las aclaraciones para cada una de las actividades establecidas.
Los funcionarios que participaron en cada procedimiento ejecutaron las
actividades a seguir para cada uno de estos, cumpliendo las normas
establecidas.
Se realizó entrega a cada uno de los funcionarios del área copia de los
procedimientos de los cuales ellos participan, con el fin de que se apropien e
implementen de manera inmediata, después de la fecha de su aprobación, la
cual se realizara mediante resolución.
109
15. LOGROS ALCANZADOS
Gracias al trabajo realizado durante el desarrollo de mi práctica administrativa,
obtuve significativos y valiosos beneficios, los cuales enuncio a continuación:
Crear valor agregado para la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal
de Cajicá, gracias a la elaboración e implementación del Manual de
Procesos y Procedimientos de dicha Gerencia.
Ampliar los conocimientos y experiencia correspondientes a la elaboración e
implementación de Manuales de Procesos y Procedimientos.
Conocer, ampliar y manejar términos empleados en la auditoría y control
interno.
Ampliar la capacidad de interpretación y conceptualización para poder
realizar reflexiones teóricas y metodológicas.
Adquirir una actitud crítica frente a la problemática planteada y proponer
mecanismos de solución.
Fomentar mi capacidad de liderazgo, organización y disciplina.
Interactuar con profesionales con mayor experiencia y así adquirir nuevos
conocimientos. De igual forma, transmitir a otros mis conocimientos
adquiridos en la academia.
110
16. DIFICULTADES OBSERVADAS
Durante la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos, de la
Gerencia Financiera, se presentaron algunas situaciones que dificultaron el
avance eficiente de la práctica administrativa, dichas situaciones fueron las
siguientes:
El personal carece de una cultura respecto a la implantación de los
manuales y el sistema de control interno, lo que se tradujo en poca
dedicación y colaboración en el suministro de la información necesaria,
retrasando la centralización de los datos.
Debido a la falta de definición específica sobre las tareas y actividades a
desarrollar, al igual que, la carencia de responsabilidades adquiridas de
acuerdo al área y cargo, se presentó una concentración de funciones, que
dificultó la unificación entre cargos para establecer o adquirir dichas
responsabilidades.
Falta de tiempo y dedicación por parte de los empleados para el
diligenciamiento del formatos establecidos.
Poca credibilidad sobre el funcionamiento e implementación de los
Manuales de Procesos y Procedimientos.
111
17. REFLEXION TEORICO-DISCIPLINAR
Actualmente cada vez es mayor la exigencia de profesionales de la
Administración Pública, en la entidades territoriales y nacionales; actualmente
las organizaciones no buscan funcionarios que se limiten a la teneduría de
libros, necesitan profesionales capaces de responder a las situaciones
cotidianas a las que se ven enfrentadas las entidades, cambios en el mercado,
nuevos competidores, nuevos impuestos, cambios en las necesidades de los
usuarios, cambios tecnológicos, etc.
Es por esto necesario que el Administrador Público posea conocimientos en
diversas áreas, como la contable, Auditoría, Economía, presupuesto, Sistemas
de información, Derecho, Finanzas, control interno, control de la gestión entre
otras. De esta manera debe ser una persona con gran capacidad de análisis,
abierta al cambio, y que se actualice permanentemente.
Observando la situación actual nos damos cuenta que el conocimiento
adquirido en la Universidad es tan sólo el comienzo de nuestra etapa
académica, como estudiantes tenemos la idea de que el fin último del estudio
es conseguir el título y comenzar a ganar dinero; pero que lejos estamos de la
realidad, el fin del estudio es aprender y a través de nuestra profesión servir a
los demás, realizar una labor en pro de los demás y ayudar al desarrollo de
nuestro país. Y la mejor forma de hacerlo es desde nuestro propio puesto de
trabajo, actuando con responsabilidad y honestidad, sin olvidarnos de la ética
112
que debe tener el Administrador Público y que le otorga la confianza para ser
un excelente trabajador al servicio del Estado.
El desarrollo de la práctica Administrativa como Opción de Grado es una gran
alternativa para aproximarse a la realidad laboral, ya que estos programas
incentivan al estudiante a adquirir responsabilidad a nivel personal y le da un
sentido de pertenencia con la Escuela Superior de Administración Pública al
procurar mantener su buen nombre a través de las labores realizadas
Los conocimientos adquiridos en nuestra institución son suficientes para
desarrollar una Práctica Administrativa de manera adecuada, fundamentos
administrativos, contables, de Auditoria y especialmente de Control Interno y
Gestión, fueron básicos para enfrentar éste reto académico-profesional.
Por todo lo anterior es conveniente que la Escuela Superior de Administración
Pública “ESAP” mantenga vigente la Opción de Grado “Práctica
Administrativa”, ya que esta proporciona al estudiante herramientas prácticas
para el buen ejercicio profesional de la Administración Pública en un futuro,
bien sea, de forma independiente o al interior de cualquier entidad..
113
18. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Los manuales de procesos y procedimientos son una herramienta de
vital importancia para el desarrollo de los objetivos de cualquier entidad,
ya que establecen directrices y determinan la manera de llevar a cabo
las actividades que desarrollan todos los funcionarios integrantes de
una entidad.
• La ausencia de procedimientos documentados y actualizados es un
gran problema para las entidades, pues al no existir memoria
institucional, se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la
posibilidad de que el desarrollo de los procesos sea susceptible de
diversas interpretaciones, además no se puede realizar un control del
desempeño de las actividades, pues estas no se encuentran
establecidas en ningún documento.
• Otro factor determinante de la necesidad de unos procedimientos
actualizados, es la importancia de tener claro como es desarrollado cada
proceso de la entidad, para el caso en que un funcionario necesite ser
reemplazado por otro, el funcionario entrante puede saber y conocer
exactamente las actividades que debe desarrollar y cómo debe
realizarlas.
• El modelo propuesto y aplicado en la Práctica administrativa, es una
buena herramienta para la realización de los manuales de
procedimientos y funciones, direccionando las entidades al
mejoramiento de su gestión.
114
• La elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos me permitió
aplicar los conocimientos adquiridos en la carrera ya que encierra en
conjunto, todos los elementos que cualquier entidad necesita para su
correcta organización y control, en todas las áreas que la conforman.
• La elaboración del manual permite recopilar de manera detallada y
organizativa las directrices que se deben seguir en el desarrollo de las
actividades y en la adquisición de responsabilidades, de esta manera,
poder alcanzar las metas propuestas para la entidad.
• Este trabajo permitió elaborar un modelo para la realización de
Manuales de Procesos y Procedimientos, el cual podrá ser
implementado en cualquier área de la entidad.
• La estructura orgánica de la entidad presenta una dificultad en la
organización y representación de sus unidades administrativas, ya que
presenta la oficina de control interno como unidad administrativa,
debiendo ser catalogada esta en el nivel asesor y representada como
unidad administrativa especial.
• Los manuales de Proceso y Procedimientos proporcionan a los
empleados una fuente de consulta de las actividades inherentes a sus
cargos, brindando una excelente guía sobre los métodos y actividades
presentadas en la consecución del objeto social de la compañía.
• Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento
fundamental para la reducción de tiempos improductivos, lo que trae
como mayores beneficios, puesto que, se ve incrementada la
115
productividad de cada funcionario y como consecuencia de esto la de la
entidad.
• El papel que cumplen los manuales de Procesos y Procedimientos es el
de formalizar y adecuar la estructura organizacional de la entidad,
siendo una herramienta para tener una visión global de la entidad.
• El trabajo realizado en la Práctica Administrativa brindó un gran aporte a
mi vida profesional, pues permitió vincular los conocimientos adquiridos
en la escuela con el desarrollo de un proyecto que se realizó en un
ambiente totalmente laboral, lo que de hecho significa adquirir una
experiencia que sin duda representa un punto a mi favor para
desenvolverme en la vida profesional.
• El hecho de elaborar los manuales de Procesos y Procedimientos de la
Gerencia Financiera, me permitió conocer todas las actividades que se
adelantan en esta Gerencia, lo cual facilita mi desempeño laboral ya
que hago parte de dicha Gerencia.
• El establecimiento de la Práctica Administrativa como Opción de Grado
en la Facultad de Ciencias Políticas y Administrativas proporciona una
herramienta muy útil para los estudiantes que optamos por ésta,
teniendo en cuenta que, nos presenta un acercamiento a la realidad, nos
permite pasar de un área teórica a un área práctica; abriéndonos
muchas puertas en el campo laboral.
Se recomienda que el Control Interno y los mecanismos para
implementarlo sean una parte prioritaria para que se eviten errores,
fraudes, confusiones y demoras en las actividades realizadas y en
general en la eficiencia y eficacia de la entidad.
116
Se debe crear una cultura de control y capacitar e inducir al personal
para que eso se lleve a cabo, así se optimizarían las labores y se
incurriría en menos costos.
Se debe aplicar, mejorar y actualizar el Manual, y establecer fechas
periódicas para la evaluación del proceso que se ha venido realizando, y
así hacer eficiente y eficaz cada una de las actividades, procedimientos
y de esta manera poder establecer que puntos de control se deben
fortalecer.
117
BIBLIOGRAFIA
LINARES VELEZ, Guillermo. Como Hacer Procedimientos
Editorial Filigrana EU
Bogotá D.C. 2002
BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Instructivo para la Elaboración de los
Manuales de Procedimientos y Funciones.
Universidad Nacional de Colombia
Bogotá D.C.
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Guía Para la Elaboración de Manuales de Procedimientos
Bogotá D.C. Agosto de 2001
Asociación Colombiana de Administradores Públicos – ACAP
Guía Para la Elaboración del Manual Específico de Funciones y
Requisitos
Bogotá D.C. Junio de 2000
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO). Traducing Samuel Alberto Mantilla Blanco
Bogotá D.C. Tercera Edición.1999.
BLANCO LUNA, Yanel. El Proceso de la Revisoría fiscal Como Auditoria
Integral.
Bogotá D.C.1999.
• Ley 87 de 1993, Art. 1°. Diario Oficial 29 de Noviembre de 1993.
• Norma NTCGP 1000:2004
118
ANEXOS
119
FIGURA No. 1
Formulario de Descripción de actividades
FORMULARIO DE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA FECHA__________________________________
AREA____________________________
DEPARTAMENTO__________________________
CARGO _________________________
No.
ACTIVIDAD
QUE PROCESOS Y/O INFORMACION REQUIERE PARA PARA INCIAR ESTA
ACTIVIDAD
QUE RECURSOS NECESITA PARA
REALIZAR LA ACTIVIDAD?
QUE SE OPTIENE AL REALIZAR
ESTA ACTIVIDAD
FIRMA DEL FUNCIONARIO________________________________________________
120
FIGURA 2
CAJICA, OCTUBRE 26 DE 2008
MEMORANDO No. 001
DE: LUIS HERNAN VARGAS FORERO GERENTE FINANCIERO PARA: FUNCIONARIOS GERENCIA FINANCIERO OBJETO: INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Con el fin de identificar con mayor claridad cuales son los procedimientos de la Gerencia Financiera, y poder definir las prioridades para el levantamiento y diagramación de dichos procedimientos, se han diseñado los formularios de descripción de actividades, los cuales deben ser diligenciados por cada uno de los funcionarios de la gerencia, con el fin de identificar el nombre de cada procedimiento y asi elaborar la lista de todos los tramites actualmente en uso del departamento. Los funcionarios deben ser diligenciados según las instrucciones y remitirse en el t{termino de cinco (5) días, hábiles a partir de la fecha de recibido de la presenta comunicación. Agradezco a todos los funcionarios su habitual colaboración para la realización de este inventario de procedimientos. Atentamente, LUIS HERNAN VARGAS FORERO GERENTE FINANCIERO
PROYECTO: RICARDO SANCHEZ
121
FIGURA No. 3
INVENTARIO DE PROCESOS
ALCALDIA MUNICIPAL
FECHA: octubre 26 de 2008 AREA: Contabilidad
No. NOMBRE DEL PROCEDIMIETO RESPONSABLE 1 Realizar conciliaciones bancarias Profesional universitario 2 Contabilizar translados bancarios Profesional universitario 3 4 5
|| |
122
FIGURA No. 4
CAJICA, NOVIEMBRE 10 DE 2008
ACTA No. 001
APROBACION DEL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS 1- Se reviso el primer borrador del inventario de procedimientos arrojados por el formulario de descripción de actividades, con el jefe responsable del área, a grapándose la información resultante del analisi efectuado para la conformación de procedimientos definitivos, excluyendo de la lista aquellos que hacen parte o se inician en otras áreas. 2- Se aprobó que la lista definitiva de procedimientos puede tener variación en la etapa del levantamiento y diagramación actual de la información. 3- Se aprobó la lista de ___________ procedimientos, los cuales se describen en el inventario. Atentamente, LUIS HERNAN VARGAS FORERO GERENTE FINANCIERO
PROYECTO: RICARDO SANCHEZ
123
FIGURA No. 5
SIMBOLO
NOMBRE DESCRIPCION
PRINCIPIO O FIN
Indica la iniciación o terminación del procedimiento.
OPERACION
Describe en forma literal la actividad o tarea a ejecutar.
DECISION
Indica una acción dentro del flujo con posibles caminos alternativos.
DOCUMENTO
Representa cualquier tipo de documento impreso usado, el nombre del documento debe aparecer en el símbolo. El documento solo se indica cuando aparece por primera vez en el procedimiento.
ARCHIVO
Se utiliza cuando existe una condición de almacenamiento controlado. Igualmente cuando se deben archivar los documentos.
COMUNICACIÓN
VERBAL
Indica que existe comunicación hablada.
FLUJO
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos. Define de esta manera la secuencia del proceso.
CONECTOR DE ACTIVIDADES
Representa una conexión o enlace de un paso del procedimiento con otro dentro de la misma página. El símbolo lleva inserto un número.
CONECTOR DE
PAGINA
Representa una conexión o enlace en un paso al final de la página con otro paso en el inicio de la página siguiente, donde continua el diagrama de flujo. El símbolo lleva inserta una letra mayúscula.
CINTA
MAGNETICA
Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).
REMISION
Lleva el código del procedimiento a seguir.
TIRA DE
SUMADORA
Información que genera una sumadora como parte de un proceso.
124
FIGURA No. 6
EJEMPLO EMCABEZADO DE PAGINA
MANUAL DE PROCESOS Y POCEDIMIENOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA GERENCIA FINANCIERA
AREA TESORERIA – PAGO RETENCIONES
PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO
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FINANCIERO
125
FIGURA No. 7
EJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO
MANUAL DE PROCESOS Y POCEDIMIENOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA GERENCIA FINANCIERA
AREA TESORERIA – COMPROBANTES DE INGRESOS
1. Se realiza el comprobante verificando la consignación o nota crédito hecho por el contribuyente o expedido por el respectivo banco.
2. Archiva copia del comprobante de ingreso y consignación.
3. Entrega al usuario original y copia.
4. Usuario lleva original a dependencia respectiva para su tramite.
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126
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS
127
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS PROCESOS GLOBAL DE TESORERIA
CODIGO
VERSION
1
Atender la percepción de ingresos por diferentes conceptos: Transferencias, Recursos de capital provenientes del Sistema Financiero y de los usuarios de la Alcaldia, en general, al igual que dar oportuno cumplimiento a los pagos de las cuentas y sus correspondientes registros.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 367 Grado 05 Recibo de ingreso
2 Llevar el boletín diario de tesorería con el fin de actualizar sus saldos diariamente.
GERENCIA FINANCIER
A Código 367 Grado 05
Impresión Boletín Diario
3 Atender oportunamente el pago de nominas de personal de planta y relación de contratistas.
GERENCIA FINANCIER
A Código 367 Grado 05
Disponibilidad y Registro
4 Cumplir con los descuentos de Retención en la fuente, Retención de ICA y su giro a favor de la DIAN y Municipio respectivmamente.
GERENCIA FINANCIER
A Código 219 Grado 05
Orden de Pago y Egreso
128
5 Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas abiertas por la Alcaldia en las diferentes entidades financieras.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Código 367 Grado 04
Codigo 219 Grado 03
Impresión Conciliaciones, soportes
6 Al finalizar la vigencia fiscal clasificar las cuentas que quedaron pendientes de pago sacando la relación de cuentas por pagar.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Documentos Interno
7
Rendir mensualmente las informaciones requeridas por el Departamento Nacional de Planeación y Contraloría . Relación de promedios y saldos en cuentas con recursos de la Nación y recursos Administrativos con destino a la contraloria, conciliaciones bancarias, informes de las cuentas corrientes y de ahorros de la Declaraciones mensuales de retención en la Fuente e impuesto de Timbre a la DIAN.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Código 219 Grado 3
Documentos soportes de envíos
8
Archivo de informes presentados
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Código 219 Grado 3
9 Aclara inconsistencias con tesorería, si las hay, digita las correcciones si el error es contable.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Comprobantes de contabilidad
10 Autoriza el cierre contable de prueba.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
11 Imprime los auxiliares, después del cierre de Tesorería, concilia registros contables vs. Registros de Tesorería.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Auxiliares
129
12 Digita comprobantes de ajuste en el sistema, si el error es contable.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
13 Realiza el cierre contable definitivo,
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
14 Archiva documentos en carpetas en orden cronológico.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
Auxiliares impresos
15 Efectúa seguimiento en los meses subsiguientes.
GERENCIA FINANCIER
A
Código 219 Grado 05
130
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO
CODIGO VERSION
1
El banco comunica la consignación o la nota debito y/o crédito a tesorería de lapara elaborar el comprobante de ingreso y/o egreso respectivamente.
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 05 y 03
Extracto bancario
2
Registra contablemente las notas debito y/o crédito abonadas o cargadas a la cuenta corriente de la Alcaldia, asi su concepto o valor sean incorrectos, en este caso se hace seguimiento a la solicitud de corrección al banco.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05 y 03
3 Original y copia del comprobante con el extracto y la nota debito y/o crédito se archiva comprobante.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05 y 03
Comprobante de nota bancaria
131
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS COMPROBANTES DE INGRESOS
CODIGO VERSION
1 El usuario trae la consignacion sellada por el Banco, con el valor que pago para el respetivo tramite
GERENCIA FINANCIERA Codigo 367 Grado 05
Consignación Banco
2 El funcionario de la ventanilla contabiliza dependiendo el pago en las cuentas correspondientes para contabilidad y presupuesto
GERENCIA FINANCIERA Codigo 367 Grado 05
3
El funcionario se queda con el original de la consignacion e imprime dos recibos de ingreso uno para que la persona que realiza la consignacion continue con su tramite en las otras dependencias y otro para el archivo de la alcaldia
GERENCIA FINANCIERA Codigo 367 Grado 05 Recibo de Ingreso
4 Al finalizar el dia o amas tardar el dia siguiente, se hace revision para luego archivar
GERENCIA FINANCIERA Codigo 219 Grado 05
132
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS GIROS
CODIGO
VERSION
1 Hace llegar ordenes de pago junto con sus soportes a tesorería.
GERENCIA FINANCIERA
Codigo 367 Grado 04 Comprobante de Pago
2 Recibe ordenes de pago, firma el control de entrega.
GERENCIA FINANCIERA
Codigo 219 Grado 03
3
Revisa las ordenes de pago, en lo relacionado a la legalización de los soportes, la existencia de todos los requisitos y la exactitud de la liquidación.
GERENCIA FINANCIERA
Codigo 219 Grado 03
4 Decide sobre banco a girar con base en información de saldos bancarios y los registros presupuestales.
GERENCIA FINANCIERA Codigo 219
Grado 03
Comprobante de Egreso
5 Establece número de comprobantes consecutivo, anexa cheque para respectivo giro .
GERENCIA FINANCIERA Codigo 219
Grado 03
133
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
CODIGO
VERSION
1 Procesa en el sistema el boletín de tesorería en original y copia.
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 grado 05
2 Anexa soportes archivados en tesorería y pasa a revisión .
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 grado 05
3 Revisa y se devuelve a la persona dueña del `proceso
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
6 Archivo documentos.
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 grado 05
134
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA
CODIGO
VERSION
1 Hace novedades de empleados de planta y con base en ellos elabora la nomina
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 05 Soportes de liquidación de nomina
2 Se hace llegar para dar disponibilidad y registro presupuestal
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Se expide la disponibilida y el registro
3 Se hace la interface de Nomina a contabilidad y se hace revision de esta
GERENCIA FINANCIERA Código 367 219
Grado 04 05 Comprobante de interface
4 Elabora comprobante de egreso, lo anexa ala nomina y envía al Gerente Financiero
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado03 Comprobante de Egreso
5 El Gerente hace la transferencia virtual
GERENCIA FINANCIERA
Codigo 039 grado 01
6 Se revisa que se halla cargado a la cuenta de cada empleado se archiva comprobantes de egreso
GERENCIA FINANCIERA
Codigo 039 grado 01
Codigo 219 Grado03 Comprobante de egreso
135
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE
PRESTACION DE SERVICIOS
CODIGO
VERSION
1 Se reciben las carpetas para el pago de C.P.S. en la Alcaldia
GERENCIA FINANCIERA Código 367
Grado 04
2 Elabora orden de pago para cada contratista, con visto bueno de contador, pasa a tesoreria , para su pago
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 Grado 04
Orden de Pago
3
Tesoreria Elabora El comprobante de egreso y cheque o se hace transferencia virtual afectando los recursos correspondientes para cada pago y girando del banco respectivo, lo envia al Gerente Financiero y la Alcaldesa para la firma
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 03
4 Firma el Gerente Financiero y el ordenador del gasto y devuelven a tesoreria
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 03
5 Tesoreria Entrega los cheques a los contratistas haciendoles firman los respectivos comrpobantes de pago.
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 03
6 Archiva comrpobante de egreso.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 03 Comprobante de Egreso
136
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS PAGO RETENCIONES
CODIGO VERSION
1 Se procesa en el sistema la relación de retenciones realizadas por contabilidad en el mes anterior
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 05
2 Verifica información En el sistema
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
3 Verificada la información se elabora la liquidación de la declaración en la pagina de la DIAN
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 05
4 El contador la comunica al al Gerente Financiero para la Firma Virtual
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Código 039 Grado 01
5 Se imprimen los respectivos formularios de retencion y se pasa a tesoreia para su pago
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Formularios de Retención
6 Se hace el comprobantre de egreso y se gira el valor de la retencion
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 03
7 Se archivan los respectivos egresos con sus soportes
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 03 Comprobante de Egreso
137
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS INSCRIPCION A INDUSTRIA Y COMERCIO
CODIGO VERSION
1 El usuario solicita en la Gerencia Financiera formulario de inscripcion de establecimiento comercia y/o industrial.
GERENCIA FINANCIERA Código 367
grado 05 Formulario de inscripción
2 El usuario realiza solicitud de certificado de uso de suelo viable por parte de la Gerencia de Planeacion e Infraestructura.
GERENCIA FINANCIERA
3
Se realiza la cancelacion de los derechos de inscripcion en los respectivos bancos autorizados en el municipio, se diligencian los documentos requeridos y se radican en la Gerencia Financiera.
GERENCIA FINANCIERA
Recibo de ingreso, uso de suelo, cámara de comercio, bomberos, rut
4 Se ingresa al sistema los datos del formulario y se realiza asiganaion de código.
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 grado 05 Formulario sellado por la tesorería
138
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS RECAUDO INDUSTRIA Y COMERCIO
CODIGO VERSION
1 Se realiza la cancelacion del formulario de industria y comercio en los respectivos bancos autorizados en el municipio.
GERENCIA FINANCIERA
consignación
2 El usuario solicita en la Gerencia fianciera el formularo para su liquidacion. (Formularin No.1)
GERENCIA FINANCIERA
formulario
3 El usuario liquida el formulario teniendo en cuenta las instrucciones dadas para tal fin.
GERENCIA FINANCIERA
4 Se realiza la cancelacion según liquidacion realizada en los respectivos bancos autorizados en el municipio.
GERENCIA FINANCIERA
5 La gerencia financiera ingresa al sistema los datos del formulario y lo sella.
GERENCIA FINANCIERA Código 367 grado 05
6 Se archiva el formulario junto con la consignacion.
GERENCIA FINANCIERA Código 367 grado 05
Formulario y Declaración
139
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS CERTIFICACION DE PAZ Y SALVO DE IMPUESTO
PREDIAL
CODIGO
VERSION
1 Se realiza pago del tramite en cualquiera de las entidades bancarias autorizadas en el Municipio.
GERENCIA FINANCIERA Recibo de ingreso o
consignacion
2 Radica en la Gerencia Financiera con los documentos solicitados.
GERENCIA FINANCIERA Código 367 grado 05
3 El técnico administrativo ingresa al sistema los datos necesarios para generar el Paz y Slavo.
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 grado 05
4 El Gerente fianciero firma el Paz y Salvo.
GERENCIA FINANCIERA
5 Se entrega un original al usuario y la copia se archiva en la Gerencia Financiera
GERENCIA FINANCIERA Código 367 grado 05 Paz y salvo impreso
140
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS LIQUIDACION Y PAGO IMPUESTO PREDIAL
CODIGO VERSION
1
El usuario solicita en la Gerencia Financiera la liquidacion del impuesto predial con el recibo anterior, cédula catastral o cédula deciudadania.
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 grado 05 Recibo de pago
2 Realiza la cancelacion del impuesto en los banco autorizados, dentro de las fechas establecidas.
GERENCIA FINANCIERA
3
El banco sella el recibido y entrega al contribuyente una de las copias. Las otras copias las archiva para control y para enviarla a la alcaldia.
GERENCIA FINANCIERA
4 El banco remite a la Gerencia Financiera los desprendibles de pago recibidos.
GERENCIA FINANCIERA
5 El funcionario encargado del impuesto predial organiza los desprendibles de pago por fecha y los ingresa al sistema.
GERENCIA FINANCIERA Código 367
grado 05 Desprendible del recibo de predial sellado por el banco
6 El sistema automatica descarga Los pagos de cada usuario.
GERENCIA FINANCIERA
141
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS CONCILIACIONES BANCARIAS
CODIGO
VERSION
1 Entidades financieras hacen llegar a la Gerencia Financiera los respectivos extractos de las cuentas.
GERENCIA FINANCIERA
Extractos bancarios impresos
2
De acuerdo con los extractos recibidos se elaboran las conciliaciones, haciendo un análisis comparativo de los extractos bancarios con los saldos y los registros hechos en el paquete contable.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05, 03 Código 367 Grado 04
3
Realiza cruces de saldos con las conciliaciones bancarias efectuadas y verifica diferencias e inconsistencias llevando una relación de ellas.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05, 03
4 Con relación de inconsistencias o diferencias se realizan los respectivos Ajustes contables.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05, 03
5
Archiva documentos en contabilidad.
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 Grado 04
Conciliación impresa
142
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR
CODIGO VERSION
1 Clasifica las cuentas de bienes y/o servicios que se hayan recibido a satisfacción y de cuentas que recibieron anticipos a 31 de Diciembre de la Vigencia Fiscal.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Relación de Cuentas por pagar impresa
2
Continua con el proceso de trámite de cuentas en LA Gerencia haciendo una relación de todas las cuentas por pagar Y envía a la Alcaldesa Municipal para su aprobación.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
3 Alcaldesa Municipal devuelve aprobado a la Gerencia
GERENCIA FINANCIERA
4 Se archivan los documentos soportes
GERENCIA FINANCIERA
Relación c x p firmada y aprobada
143
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS REVISION ESTADOS FIANCIEROS
CODIGO VERSION
1 Investiga y responde glosas a la Contraloría General de la República u otra Entidad que lo requiera, pasa a firma del Gerente Financiero.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
2 Analiza cuentas del balance para depurar los terceros. Verifica que los terceros concuerden con el saldo en el balance general.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
3
Imprime balance general consolidado y estado de pérdidas y ganancias hace la revisión correspondiente y sus respectivos ajustes
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Balance impreso
4 Genera balance definitivo y estado de Pérdidas y ganancias para la firma del Gerente Financiero y Alcaldesa Municipal.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Impresión notas para archivo fisico
5 Elabora las notas a los Estados Financieros, con las explicaciones del comportamiento de las cuentas del balance, Ganancias y Perdidas
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Impresión notas para archivo fisico
144
6 Entrega el balance consolidado al Gerente Financierol.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
145
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS CAUSACION CUENTAS POR PAGAR
CODIGO VERSION
1 Jurídica Remite a contabilidad las carpetas con todos los documentos incluyendo la disponibilidad y registro para su causación
GERENCIA FINANCIERA
2 el Técnico Administrativo verifica en documentos: soportes, forma de pago, devuelve los que no estén correctos a jurídica para la corrección
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 Grado 04
3 Elabora orden de pago y efectúa liquidación de Retención en la Fuente, ICA e IVA, codifica afectando las cuentas correspondientes.
GERENCIA FINANCIERA Código 367
Grado 04
4 Imprime orden de pago para Visto bueno del Contador
GERENCIA FINANCIERA
Código 367 Grado 04
Orden de pago
5 Contador revisa y coloca visto bueno y pasa a tesorería para su pago
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
146
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS
FINANCIEROS
CODIGO
VERSION
1 Mensualmente se hace una ultima revisión para generar los estados financieros
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
2 Se hacen los ajustes a que haya lugar, se realiza interface de presupuesto a contabilidad para generar cuentas cero.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
3 Se general el CHIP contable para su validación, para luego enviarlos a la Contaduría General.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
4 Cuanto están validados se imprimen para la firma del Gerente Financiera y la Alcaldesa
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05 Impresión balance
general
5 Archiva original y copia de los Estados Financieros.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
147
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS CERTIFICADO DE RETEIVA
CODIGO VERSION
1 La Gerencia Financiera recibe la solicitud del certificado de retención del interesado,
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
2 Basándose en auxiliares de soporte deretención elabora en el programa SYSMAN y pasa para la revisión y firma del Contador
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
3 El original se entrega al solicitante o se entrega vía fax según la solicitud, la copia se archiva en la carpeta de certificados.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Certificado de ingresos y retenciones
148
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTOS EXPEDICION CERIFICADO DE DISPONIBILIDAD y REGISTRO
CODIGO
VERSION
1
El funcionario interesado hace llegar una solicitud de certificado de disponibilidad al área de presupuesto donde especifique el objeto valor y rubro
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
2
Afecta apropiación presupuestal con base en las solicitudes dependiendo para lo que es como órdenes de compra, contratos, licitaciones.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
3
Después de verificar los saldos en el sistema Entrega a los funcionarios las solicitudes que le enviaron para registro o disponibilidad con su respectiva firma.
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Impresión de documentos
4
Se entrega un original para el funcionario solicitante y la copia queda archivada en la Gerencia con las firmas del recibido a satisfacción
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Archivo de documentos
5 Mensualmente se hace la depuración de saldos presupuestales
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
149
6
Después de la depuración, se envía al Gerente Financiero los saldos de la ejecución Activa y Pasiva, para la toma de decisiones
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
7
Bimensualmente esta información es enviada a los entes de control Contraloría , Planeación Nacional
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
8 Trimestralmente envía el FUT, a la contaduría General
GERENCIA FINANCIERA
Código 219 Grado 05
Impresión informe enviado a entes de control
150
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE PRESUPUESTO P
ROCEDIMIENTOS MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA
APROPIACION PRESUPUESTAL
CODIGO
VERSION
1
Según la solicitud de las gerencias cuando hay faltantes en un rubro presupuestal que son del mimso programa se puede hacer una modificacion a la desagregacion del presupuesto.
GERENCIA FINANCIERA
2 Se proyecta un Decreto de traslado entre rubros del mismo programa.
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 05
3
Cuando se requieren traslados de programas diferentes se deben presentar un proyecto de Acuerdo al concejo Municipal para su aprobación
GERENCIA FINANCIERA
4
Una Vez aprobado el acuerdo, pasa para sanción del ordenador del gasto y se procede a incorporarlo al Sistema
GERENCIA FINANCIERA Código 219
Grado 05 Impresión de los acuerdos
151
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTOS ELABORACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y
DISTRIBUCION DE LAS APROPIACIONES
CODIGO
VERSION
1
Proyectar el oficio solitando la informacion para consolidad el anteproyecto del presupuesto y remitir a la Alcaldesa con firma del Gerente Financiero
GERENCIA FINANCIERA
Código 039 Grado 01
Oficio
2
La Gerencia Financiera recibe el documento con la firma del Ordenador del Gasto y consolida la informacion de acuerdo a los parametros señalados por la Ley y el Ordenador del Gasto
GERENCIA FINANCIERA Código 039
Grado 01
3
La Gerencia Financiera hace la proyección del presupuesto (gastos de personal, seguridad social, etc)
GERENCIA FINANCIERA Código 039
Grado 01 Imprime proyección del presupuesto
4
El Gerente Financiero firma y hace llegar con oficio remisoria a la Oficina del Ordenador para la firma
GERENCIA FINANCIERA Codigo 367
Grado 04
5 Después de las firmas, se presenta al concejo Municipal para su aprobación
GERENCIA FINANCIERA Código 039
Grado 01 Presupuesto impreso
6
Una vez aprobado por parte del Concejo, el Gerente Financiero proyecta acto administrativo de liquidación del presupuesto donde se distribuyen las apropiaciones, con numero de Resolución consecutivo dado por la Gerencia
GERENCIA FINANCIERA
Código 039 Grado 01
152
Administrativa
7 Envía para la firma del Ordenador del Gasto GERENCIA
FINANCIERA Código 039 Grado 01 Acto Administrativo
8 Después de las firma se envía a la Gerencia Administrativa para su publicación
GERENCIA FINANCIERA Código 039
Grado 01 Acto Administrativo
9 LA Gerencia Financiera se Queda con copia de los actos administrativos
GERENCIA FINANCIERA Código 039
Grado 01 Impresión Acto Administrativo