EL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

FRANCISCO ALANDETE JIMENEZ

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOSADMINISTRACION DE EMPRESASBARRANQUILLA 2014EL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

INTRODUCCION

El control es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones y consiste en una verificacin del desempeo de distintas reas o funciones de la empresa para evaluar si se estn cumpliendo o no los objetivos planteados. En la actualidad, las empresas han estado tomando conciencia de la importancia de ejercer control, no slo porque existen ms regulaciones sino porque tambin han asumido la cultura del control como una herramienta que favorece sus actividades y mejora el rendimiento de la organizacin, ya que es una actividad de la que hacen parte todos los niveles de la empresa y participan todos los miembros de la misma, orientando a la empresa hacia la consecucin de los objetivos propuestos.

Ejercer control permite reducir costos y tiempos, mejorando la eficiencia y por supuesto la eficacia de la empresa porque un mecanismo que permite corregir aquellas fallas o desviaciones que se puedan presentar a travs de acciones correctivas y poder actuar de manera anticipada en un futuro.

EL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

El control es una herramienta indispensable en la administracin de una organizacin ya que si no existe un mecanismo que verifique e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos planteados, la empresa no podr verificar cul es la situacin actual de sus procesos. Este se define como aquella fase del proceso administrativo en el que se miden los resultados actuales en relacin con el plan establecido para verificar si se estn cumpliendo o alcanzando los resultados que se esperan. En caso de hallar errores se toman acciones correctivas para solucionarlos; y en caso de hallar debilidades se toman acciones preventivas para prevenir futuros errores, con el fin de asegurar que se logren los objetivos planeados.

Implementar el control en la organizacin mejora la calidad de los procesos, ayuda a enfrentar el cambio constante del mercado competitivo para responder ante amenazas y oportunidades que se presenten, minimiza los tiempos de entrega de productos y servicios, agrega valor a la empresa y facilita la delegacin y el trabajo en equipo. Sin embargo, su implementacin requiere de unas bases fundamentales que son planear y organizar, hacer, evaluar y mejorar. Planear y organizar consiste en definir qu se va a hacer y cmo; Hacer significa poner en prctica lo que se planific y organiz; Evaluar es comparar si lo que se ha obtenido es lo que se traz como objetivo inicialmente para tomar medidas en caso de que se requiera; Mejorar es ejecutar medidas que solucionarn los inconvenientes que se hayan presentado durante el Hacer.

Adems de ejecutar cada una de las bases del control, tambin es necesario establecer los estndares o criterios de evaluacin o comparacin (cantidad, calidad, tiempo, costos) que se van a utilizar, hacer una evaluacin del desempeo, comparar dicho desempeo con el o los estndares definidos y tomar acciones para corregir el desempeo de tal forma que se adecue a los criterios establecidos.Es importante aclarar control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Sin embargo existen ciertas reas principales como la de Produccin, donde se debe controlar la produccin, calidad, costos, tiempos, inventarios, desperdicios, mantenimiento y conservacin de las mquinas; en el rea Comercial se controlan las ventas, publicidad y costos; en el rea Financiera se controla el presupuesto y los costos; y en el rea de Recursos Humanos se controlan las asistencias y retrasos del personal, sus vacaciones y salarios.

Ejercer un control administrativo consiste en establecer inicialmente unas pautas de desempeo de acuerdo a unos objetivos especficos, para luego comparar los resultados reales con dichas pautas y poder determinar si hay errores y que tan significativos son para poder tomar medidas que garanticen que los recursos de la empresa se usen de forma eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos que se ha planteado. Para llevar a cabo este control, inicialmente se deben establecer normas y mtodos para medir el rendimiento, luego se miden los resultados, despus se toman medidas correctivas (en caso que se requiera) y finalmente se hace una retroalimentacin para que la informacin obtenida se ajuste al sistema administrativo al correr del tiempo. Adems de ejecutar cada una de estas fases, hay que tener presente ciertos principios como el equilibrio para que a cada grupo al que se le delegue una funcin tambin se le proporcione el grado de control que corresponda; otro principio es el de la oportunidad, es decir, que el control se debe aplicar antes del error, de manera anticipada para poder tomar medidas; existe otro principio que es el de los objetivos, en el que se afirma que el control no es un fin sino un medio para alcanzar objetivos planteados; tambin est el principio de las desviaciones que hace referencia a analizar cada una de las fluctuaciones que se presenten para conocer sus causas y tomar medidas para evitarlas a futuro; otro principio es el de la costeabilidad que menciona que se debe justificar el costo en tiempo y dinero que requiere establecer un sistema de control; adems est el principio de excepcin en el que el control solo debe aplicarse a actividades representativas para reducir costos y tiempo; y por ltimo est el principio de la funcin controladora en el que se afirma que la persona que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Para establecer controles hay que tener presente que deben reflejar, en la medida de lo posible la estructura de la organizacin; hay que aplicar el que sea ms til basndose en la naturaleza de los mismos y su funcin controladora; estos deben ser flexibles, reportar rpidamente las desviaciones, ser claros para todos y conducir por s mismos a la accin correctiva. Tambin hay que definir el tipo de control a usar de acuerdo a su periodicidad, por ejemplo, si se requiere un enfoque en prevenir las desviaciones en la calidad y cantidad de los recursos que se usan en la empresa, se debe emplear un control preliminar; si por el contrario, se desea vigilar las operaciones que estn en funcionamiento para asegurarse que se estn alcanzando los objetivos, se debe optar por un control concurrente; pero si lo que se quiere es centrarse en los resultados finales y tomar medidas correctivas orientadas hacia la mejora del proceso en cuanto a la adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s, entonces se debe elegir un control de retroalimentacin.

Existen diferentes tcnicas para el control, como la Contabilidad, Auditoria, Presupuestos, Reportes, Informes, Archivo, Grficas y diagramas, Procedimiento hombre maquina, Estudio de mtodos,tiempos y movimientos, etc., Investigacin de operaciones, Estadstica, Clculos probabilsticas, entre otros. En el caso de los Informes de Control, estos se utilizan para controlar directamente las operaciones; por su parte, los Reportes de informacin, presentan datos ms extensos para que la gerencia formule planes. Otro caso, es el de las auditoras externas en las que un miembro ajeno a la organizacin valida los activos, pasivos e informes financieros para verificar si estn completos y exactos; y otro es el de las auditoras internas en las que miembros de la empresa verifican que los activos estn debidamente protegidos y que los registros financieros se llevan correctamente.El control de gestin es un sistema indispensable para lograr las metas de la empresa que provienen, lgicamente del proceso de planeacin. Consiste en un conjunto de procesos que la empresa aplica para asegurarse de que las tareas que se realizan estn encaminadas a la consecucin de sus objetivos previamente establecidos. Sin embargo, no es suficiente tener claro a donde se quiere llegar sino tambin establecer cules son los factores crticos de xito para definir qu estrategias se van a desarrollar. Por otro lado, hay que elaborar un diagnstico institucional para identificar los posibles obstculos que se puedan presentar y establecer si se cuenta con las condiciones para ejecutar este sistema; se deben identificar los procesos claves para que el sistema opere sobre estos; y por ltimo se debe disear un sistema de indicadores para medir los atributos de los procesos claves y tomar las decisiones que sean necesarias para corregir errores o desviaciones.

Existen ciertas condiciones que pueden influir en este sistema como el entorno (estable o dinmico), los objetivos de la empresa (rentabilidad o crecimiento), la estructura organizacional (funcional o divisional), el tamao de la compaa (centralizada o descentralizada) y tambin su cultura (relaciones humanas). Una de las herramientas utilizadas en el control de gestin que est directamente relacionada con las condiciones mencionadas anteriormente, es el Cuadro de Mando, que no es ms que una herramienta en la que se fijan los objetivos de la empresa, se llevan a cabo a travs de unas variables definidas y se controlan a travs de indicadores.

Para elaborar un Cuadro de mando se debe hacer un anlisis de la situacin actual de la empresa, luego se analizan las funciones que la componen y se establecen cules son las prioridades informativas que se deben cubrir, despus se realiza un estudio de las necesidades segn las prioridades detectadas, acto seguido se sealan las variables crticas en cada rea funcional, luego se establece una correspondencia eficaz y eficiente entre las variables crticas y las medidas para su control y posteriormente se hace la configuracin del cuadro de mando. Hay que aclarar que dicho cuadro debe constituirse al menos por las variables ms destacables a controlar, los indicadores para cuantificar las variables, las desviaciones producidas y las soluciones a tomar.

Un cuadro de mando presenta solamente la informacin que sea imprescindible de forma sencilla y resumida, lo que quiere decir que lo que incorporemos en esta herramienta ser aquello que nos permita medir la gestin realizada, por lo que hay que establecer qu es lo que hay que controlar y cmo hacerlo. Dicha herramienta est orientada hacia la reduccin y sntesis de conceptos que puede y debe ofrecer una informacin sencilla, resumida y eficaz para la toma de decisiones.

Por otro lado, en la bsqueda constante e incesante de tcnicas que permitan mejorar sustancialmente los resultados operacionales y financieros de la empresa, se ha implementado un esquema llamado Balanced ScoreCard, como herramienta para integrar todos los aspectos de la gerencia estratgica y la evaluacin de desempeo al negocio. El BSC es una estructura que representa la estrategia del negocio mediante objetivos definidos y medidos con indicadores de desempeo. Esta herramienta permite analizar objetivamente el rendimiento de la empresa, teniendo en cuenta el impacto que ejercen los procesos y las funciones en el desempeo global del negocio.

El Balanced ScoreCard parte de la visin y estrategia de la organizacin para poder definir los objetivos para alcanzar dicha visin teniendo en cuenta varios enfoques, como las finanzas (objetivo de responder las expectativas de los accionistas), los clientes (objetivo de cumplir las expectativas de los clientes), los procesos internos (objetivo mejoramiento interno, productividad y satisfaccin del empleado) y el aprendizaje organizacional (objetivo de motivar y capacitar al empleado).

CONCLUSIONES

El control es importante porque establece medidas para poder corregir las actividades o procesos para que puedan cumplir los objetivos planteados.

El control mide y evala el desempeo para poder tomar acciones correctivas si as se requiere, lo que convierte al control en un proceso regulador.

Implementar un Sistema de Control ayuda a corregir fallas ya existentes o a prevenir futuros errores en las actividades o procesos.

El control es efectivo cuando se tienen claros los objetivos de la empresa, se establecen criterios de evaluacin adecuados, se realizan evaluaciones pertinentes y se toman acciones para corregir fallas.

El control es una herramienta que permite la mejora continua en la organizacin.

El control permite analizar rpidamente las causas que originan desviaciones para que sean corregidas y se puedan cumplir las metas trazadas.

El control ayuda a reducir costos y minimizar tiempos al evitar errores.