Download - Upravljanje projektima.pdf
PROJEKTNI PROJEKTNI MENADMENADŽŽMENTMENT
Dr Marko MihiDr Marko Mihićć
FakultetFakultet organizacionihorganizacionih naukanauka
•• projekatprojekat
•• programprogram
•• portfolioportfolio projekataprojekata
•• PM PM konceptkoncept
•• savremenesavremene discipline discipline projektnogprojektnog menadmenadžžmentamenta
Osnovni pojmoviOsnovni pojmovi
SavremeniSavremeni projektniprojektni menadmenadžžmentment
SavremeniSavremeni projektniprojektni menadmenadžžmentment
SavremeniSavremeni projektniprojektni menadmenadžžmentment
Koje aktivnosti i na koji način da organizujemo nakon završetka projekta?
Postprojektna podrška
Kako da efikasnije planiramo resurse? Neadekvatni resursi
Koje projektne šablone treba da koristimo? Neefikasna dokumentacija
Kako da integrišemo dizajn u metodologiju? Neprecizan dizajn
Kako da osiguramo kvalitet projekta? Sve veći i kompleksniji projekti
Šta treba da radimo da uskladimo potrebe projekta i klijenta?
Konstantni zahtevi za promenama
Kako da realizujemo projekte brže nego ranije?
Pojačana konkurencija
Pitanja sa kojima se susrePitanja sa kojima se susrećću projektni u projektni menadmenadžžerieriIZAZOVIZAZOV
ProjektniProjektni plan plan trebatreba dada sadrsadržžii::
•• KratakKratak opisopis projektaprojekta
•• CiljeviCiljevi projektaprojekta
•• DefinisanjeDefinisanje obuhvataobuhvata projektaprojekta
•• KritiKritiččni faktori uspehani faktori uspeha
•• Analiza Analiza stejkholderastejkholdera projektaprojekta
•• Struktura projektnog tima (ukljuStruktura projektnog tima (uključčujuujućći projektnog sponzora)i projektnog sponzora)
•• KlKljjuuččnnii iliili potrebnpotrebnii kadrovkadrovii i i njihovenjihove obavezeobaveze
•• Struktura projekta Struktura projekta -- WBS, PBS, OBS, RBS i dr.WBS, PBS, OBS, RBS i dr.
•• Matrica odgovornosti i osnovna dokumenata za komunikacijuMatrica odgovornosti i osnovna dokumenata za komunikaciju
ProjektniProjektni plan plan trebatreba dada sadrsadržžii -- nastavaknastavak::
•• Vremenski plan (Vremenski plan (gantogramigantogrami i mrei mrežžni dijagrami)ni dijagrami)
•• AAnalizanaliza vremenavremena i prorai proraččun kritiun kritiččnog puta projektanog puta projekta
•• KljuKljuččnnii događajdogađajii
•• Spisak resursa (radni i materijalni) potrebnih za realizaciju pSpisak resursa (radni i materijalni) potrebnih za realizaciju projektarojekta
•• OsnovuOsnovu zaza merenjemerenje izvrizvrššenjaenja projektaprojekta –– osnovni plan projektaosnovni plan projekta
•• Analizu rizika Analizu rizika -- kkljuljuččnene rizikerizike i i planiraneplanirane odgovoreodgovore
•• PomoPomoććnene planoveplanove
•• OtvoreneOtvorene stavkestavke, , nedostajunedostajuććee odlukeodluke i druge napomenei druge napomene
Organizacija za upravljanje projektimaOrganizacija za upravljanje projektima
•• osnovni tipoviosnovni tipovi
•• prednosti i prednosti i nedostacinedostaci
•• savremene organizacione formesavremene organizacione forme
UPRAVLJANJE RIZIKOM PROJEKTA
UNIVERZITET U BEOGRADUFAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA
Dr Marko Mihić
Predmet: Upravljanje projektima
Rizik je
•mogućnost da se cilj/ciljevi projekta ne postignu zbog toga što se nešto
nepredviđeno desi
Upravljanje rizikom je
•proces identifikacije mogućih rizika, procene njihovog potencijalnog uticaja na projekat, izrade i sprovođenja planova za smanjenje
negativnih posledica promene
• Pristup Noj
• Pristup Molitva
• Pristup Poricanje
Neuspešne tehnike upravljanja rizikom
• Planiranje upravljanja rizikom
• Identifikacija rizika
• Analiza i kvantifikacija rizika
• Planiranje odgovora na rizik
• Praćenje i kontrola rizika
Faze upravljanja rizikom
Ciklus upravljanja rizikom
Definišite okvir
Identifikujte rizike
Proceniterizike
Identifikujte odgovarajuće
reakcije
Izaberite odgovorekoje ćete primeniti
Analiza rizika Upravljanje rizikom
Praćenje i izveštavanje
Planiranje i sprovođenje
Identifikacija mogućih rizika
• pregledajte izveštaje o problemima koji su se pojavili u sličnim projektima
• razmotrite ih sa kolegama, ekspertima i profesionalcima sličnog iskustva
• pogledajte iskustva drugih zemalja vezana za iste ili slične projekte
• sprovedite dodatna istraživanja• budite precizni u opisivanju rizika
Identifikacija rizika
• Rizici tehnologije, kvaliteta ili izvršenja – pouzdanost složene tehnologije, nerealni zahtevi u vezi ciljnih performansi projekta, promene u korišćenjutehnologije ili industrijskim standardima.
• Rizici upravljanja projektom – loša alokacija vremena i resursa, nekvalitetan projektni plan, nedovoljno korišćenje discipline upravljanjaprojektom, nerealne ili nekompletne procene, problemi sa dobavljačima i podugovaračima, loša komunikaciona tehnika, nekvalitetno donošenjeodluka.
• Organizacioni rizici – interna nekonzistentnost troška, vremena i obuhvataciljeva, nedostatak prioriteta na projektu, neadekvatno ili nedovoljnofinansiranje, konflikti u vezi resursa.
• Eksterni rizici – institucionalni rizici, promene na tržištu, komercijalni rizici, pitanja radne snage, politički rizici, rizici više sile.
Analiza rizika
Procena mogućih rizika
• odredite verovatnoću pojave određenog rizika
• razmotrite obim posledica
KRITERIJUMI ZA PROCENU RIZIKAA-KRITERIJUMI ZA PROCENU VEROVATNOĆE POJAVE RIZIČNOG DOGAĐAJA
PROGNOZA MOGUĆEG NASTAJANJA RIZIČNOGDOGAĐAJA-VEROVATNOĆA POJAVE GREŠKE
Naziv Opis
VREDNOST FAKTORA RIZIKAk1
ZANEMARLJIVA - ne očekuje se - nije registrovana 1
MALA- može se očekivati veoma retko- u ranijim projektima nisuregistrovani problemi
2-3
SREDNJA
- realno se može očekivati pojavagreške- u ranijim projektima registrovanisu problenu ali ne u većem obimu
4-6
VELIKA
- realna je verovatnoća pojavegreške u većem obimu- u ranijim projektima pojava jeproblematična
7-8
KRITICNA- očekuje se skoro sigurno pojavagreške- proces ili postupak je nepouzdan
9-10
B-KRITERIJUMI ZA PROCENU UTICAJA NA REZULTAT PROJEKTA
UTICAJ NA REZULTAT PROJEKTA-TEŽINA GREŠKE
Naziv OpisVREDNOST FAKTORA RIZIKA
k2
ZANEMARLJIVA -greška koja ne utiče narealizaciju proiekta 1
MALA - greška koja ne utiče bitno narealizaciju projekta 2-3
SREDNJA
- greška utiče na sledeće faze-aktivnosti realizacije projekta(moguća izmena projekta) a možeali ne mora da ugrozi realizacijuprojekta
4-6
VELIKA - greška ugrožava realizacijuprojekta i zahteva izmenu projekta 7-8
KRITICNA
- greška ugrožava bezbednost -greška dovodi do narušavanjaobavezujućih propisa - greškauzrokuje velike štete
9-10
Verovatnoća – Matrica uticaja
SNNNN
SSNNN
VVSSN
VVSSN
VVVSS
Uticaj
Vero
vatn
oća
Veoma Nizak Srednji Visok Veomanizak visok
Veom
a
Mal
a S
redn
ja
Velik
a V
eom
am
ala
v
elik
a
Plan odgovora na rizik
• Ignorisanje rizika – ne preduzima se nikakva akcija
• Podnošenje rizika ‐ aktivno ili pasivno prihvatanje rizika
• Smanjivanje rizika ‐ preduzimaje određenih izmena u projektu(termin plan, resursi, budžet projekta, projektne specifikacije, nabavka) radi smanjenja ostvarenja rizičnog događaja i njegovoguticaja na projekat
• Prebacivanje rizika ‐ prebacivanje uticaja rizika na drugogpartnera zajedno sa odgovornošću za upravljanje rizikom
• Podela rizika – između partnera kroz odgovarajući ugovor
Planiranje reakcija (odgovora) na rizik
Praćenje i kontrola rizika
3Program B2,957%60%95%5Program H
3Program G2,023%45%50%9Program G
2Program H7,077%85%90%9Program F
2Program C6,032%70%45%19Program E
2Program A8,364%80%80%13Program D
1Program E3,426%75%35%13Program C
1Program F1,28%50%15%15Program B
1Program D5,314%70%20%38Program A
ukupnatržišnatehnološkaRizik x NSVRizik x NSV
Verovatnoća uspehaNSV
(u mil. $)Portfolio programa
Prioriteti
Rangiranje programaKRITERIJUMI ZA PRIORITETIZACIJU
Primena analize rizika
Analiza rizika – primer matrice
Usklađivanje sa novim zakonomVisokSrednjaPromena zakona ili drugih propisaEksterni4
Tvrde ugovorne obaveze - penali, alter. izvori snabdevanjaSrednjiSrednjaKašnjenje dobavljača
opremeEksterni3
Angažovanje novih radnika, modernizacija mašina i alataNizakSrednjaNedovoljni ljudski
potencijaliInterni2
Kratkoročni krediti, emisija HOV...SrednjiVisokProblemi likvidnostiInterni1
Opis šta treba uraditi kako bi seminimizirao uticaj rizičnog
događaja
Visok,Srednji,Nizak
Visoka,Srednja,Niska
Kratak opis rizičnog događaja
Interni,Eksterni
Plan reagovanjaUticajVerovatnoćanastupanjaOpis rizikaTip
rizika
Projekat: Projekat izgradnje novog pogona za proizvodnju vode
Plan upravljanja rizikom ‐ zadatak
4
3
2
1
Visok,Srednji,Nizak
Visoka,Srednja,Niska
Kratak opis rizičnog događaja
Interni,Eksterni
Plan reagovanjaUticajVerovatnoćanastupanjaOpis rizikaTip
rizika
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM NA PROJEKTU
UNIVERZITET U BEOGRADUFAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA
Dr Marko Mihić
Predmet: Upravljanje projektima
Model procesa komuniciranja
Pošiljalac PrimalacSignal
InterpretacijaPošiljalac Primalac
Upravljanje komunikacijama u projektu
• Učesnici
• ‐ rukovodilac projekta
• ‐ projektni tim
• ‐ klijent (investitor)
• ‐ vrhovni menadžment
• Način• ‐ ličnim kontaktima
• ‐ sastancima
• ‐ korespondencijom
• ‐ e‐mailom
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM NA PROJEKTU
Planiranje komunikacije
Distribucija informacija
Izveštavanje o realizaciji
Administrativno zatvaranje
Planiranje komunikacije
Planiranje komunikacije obuhvata određivanje komunikacionih potreba učesnikau projektu: KO treba KOJU informaciju, KADA je ona potrebna i KAKO će se doći do nje.
DISTRIBUCIJA INFORMACIJA
IZVEŠTAVANJE O REALIZACIJI
ADMINISTRATIVNO ZATVARANJE
Izveštaj o zatvaranju projekta
• Dostignutost projektnih ciljeva
• Kritični faktori uspeha
• Izvršenje u odnosu na planirano vreme i troškove
• Odobrene projektne promene
• Post projektna ocena
UPRAVLJANJE PROMENAMA U PROJEKTU
UNIVERZITET U BEOGRADUFAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA
Dr Marko Mihić
Predmet: Upravljanje projektima
Tri osnovne grupe promena (investicioni projekti)
1. Promene u projektnoj dokumentaciji (promene u projektu)
2. Promene u nabavci (materijal i oprema)
3. Promene u izgradnji i montaži.
Osnovne grupe promena vezane za projekati učesnike u projektu
1. Promene vezane za građevinski deo projekta
2. Promene vezane za instalacije
3. Promene vezane za tehnološku opremu
4. Promene vezane za materijale i delove koji se ugrađuju
5. Promene nastale usled želja klijenta
6. Promene vezane za izvođače
7. Promene vezane za kooperante
8. Promene vezane za ljude koji rade na izvođenju
9. Promene vezane za proces izgradnje
10. Promene vezane za proces montaže
11. Prekoračenja projektnog rasporeda...
Osnovne faze:
1. Planiranje i utvrđivanje promena (ključne aktivnosti –predviđanje promena, identifikacija promena, planiranjepromena)
2. Praćenje odvijanja već nastalih promena u projektu i okolini(ključne aktivnosti – praćenje promena, analiza uticajapromena, planiranje neophodnih odgovora)
3. Sprovođenje ili uvođenje promena
4. Kontrola uvođenja i odvijanja promena (ključne aktivnosti –praćenje i kontrola odvijanja promena, analiza rezultata, korektivne akcije)
Uvođenje promena
• jasno definisanje promena koje se uvode,
• lociranje mesta gde se promene uvode,
• planiranje rezultata koji se od promena očekuju,
• objašnjavanje promena i posledica promena zaposlenima, i
• termin plan uvođenja promena
Kontrola izmena u projektu
• Matrica koordinacije promene (CCM)
• Zahtev za promenu projekta (PCR)
• Protokol promene projekta (PCL)
Zahtev za promenu projekta (PCR)
Instrukcije odbora za analizu promene:Odobrio (za odbor za analizu promene): Datum:
Uticaj na troškove projektaDa li je finansira korisnik? Ako je odgovor da, navesti broj saglasnosti korisnika
Uticaj na raspored projekta:
Tip promene: Globalna (zahteva dodatno planiranje) MinornaTrošak investiranja u promenu
Razlog za ZahtevNeophodna hitna akcija (gde je potrebno):
Detalji zahtevane promene i njihov uticaj na obuhvat/kvalitetPromene zahtevana od strane: Datum
Zahtev za promenu projektaNaziv projekta: __________ Broj zahteva: ________
Protokol promene projektaNaziv projekta:
Protokol promene projekta (PCL)
$312.000/8/01/10
$1.846/nedeljno
Jos neda4/27/08Produženje aktivnosti 3.5.2.
PetarPetrović
10
Troškoviprojekta i datum završetka
Troškovi i pomeranjerokova zbogpromene
Završen?Odobren?Datum podnošenja
Kratak opiszahtevanepromene
PodnosilacZahtev zapromenuprojektabr.
PROGRAM PROGRAM MENADMENADŽŽMENTMENT
Dr Marko MihiDr Marko Mihićć
FakultetFakultet organizacionihorganizacionih naukanauka
Grupa Grupa povezanih projekata koja ima sledepovezanih projekata koja ima sledećće karakteristike:e karakteristike:
•• ZajedniZajedniččki cilj,ki cilj,
•• ZajedniZajedniččki budki budžžet,et,
•• Jedinstvenu strategiju,Jedinstvenu strategiju,
•• Vremensku dinamiku,Vremensku dinamiku,
•• Jedinstvenu organizacijuJedinstvenu organizaciju
ŠŠta je ta je programprogram u PM konceptu?u PM konceptu?
Uvodne napomeneUvodne napomene
Program menadžer Projektni
menadžer
Vođa tima
Član tima
HijerarhijaHijerarhija
Karakteristike konceptaKarakteristike koncepta
•• TerminoloTerminološško određenje ko određenje (PO, PMO, (PO, PMO, PMCoEPMCoE, PSO, PMCC, , PSO, PMCC, itd)itd)
•• Pozicija u organizacionoj hijerarhijiPozicija u organizacionoj hijerarhiji
•• Osnovne formeOsnovne forme
•• DefinisanjeDefinisanje ((organizacioniorganizacioni entitetentitet kojikoji trebatreba dada obezbediobezbediupravljaupravljaččkuku, , administrativnuadministrativnu, , edukativnuedukativnu, , konsultantskukonsultantsku i i tehnitehniččkuku podrpodršškuku u realizaciji projekata i programau realizaciji projekata i programa))
ŠŠta je ta je Projektni biroProjektni biro (Programski biro)(Programski biro)??
Projektni biroProjektni biro