proyecto sistemas
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Universidad Autónoma de San Luis Potosí
Facultad de Ingeniería
Laboratorio de Sistemas de producción
Ingeniería de métodos
Proyecto Final
Nombre del instructor
Pedro Antonio Ramos Olmos
Integrantes:
López Dimas Eiby Calais
Rodríguez Méndez Gustavo
Ascanio Rodríguez Andrea
Fecha de entrega 14 de Mayo del 2015
Proyecto Final
Sistema de producción
Introducción
Ingeniería de métodos es una de las más importantes
técnicas del análisis del trabajo, la cual fue desarrollada
en 1932 por H.B. Maynard y sus asociados. Ésta se basa en el
estudio y observación de la metodología para diferentes tipos
de procedimientos u operaciones utilizadas en empresas,
negocios y/o organizaciones, con el fin de aumentar la
producción y reducir costos mediante métodos más sencillos y
eficientes.
Análisis de operaciones, simplificación del trabajo,
entre otras son conceptos utilizados con frecuencia como
sinónimos ya que esta técnica se basa en el diseño,
formulación y selección de los mejores métodos, procesos,
herramientas, equipos y especialidades necesarias para la
elaboración del producto final, así eliminando todas las
actividades innecesarias o que no produzcan ningún valor, y
así no ocasionar más desperdicios entre los cuales se
encuentran:
- Esperas
- Movimientos innecesarios
- Rutas inadecuadas para el transporte de materiales
- Sobreproducción
- Exceso de inventarios, etc.
Es importante que al realizar este análisis sea
documentado todo el proceso, para así llegar a su completa
estandarización, y que las mejoras realizadas no se pierdan
con el tiempo. Una de las formas para realizar la
estandarización es la siguiente:
Paso 1: Definir los objetivos de mejora.
Paso 2: Observar el trabajo.
Paso 3: Mejorar el trabajo.
Paso 4: Estandarizar el trabajo.
Paso 5: Controlar que no haya desviaciones en los
estándares establecidos.
Para comenzar con este análisis de operaciones es
necesario identificar el sistema de producción sobre el
cual se estará trabajando, un sistema es aquello que toma
un insumo y lo transforma llegando así a un producto o una
salida con un valor agregado.
Existen dos clases de sistemas de producción:
1. De manufactura, en el cual los productos son tangibles
y se puede observar e identificar todo su proceso, ya
que en su mayoría son procesos lineales
2. Y de servicios, en los que el producto muchas veces
puede ser intangible, y sin un proceso lineal en el
cual es mucho más difícil seguir su ruta.
En este proyecto se trabajó con una constructora
llamada ArteArquitecturaStudio (AAS) que cuenta con un
sistema híbrido, ya que el producto final es la entrega de
un inmueble, pero donde también se realiza un servicio en
el trato con el cliente, al cual se le vende cierta calidad
esperada.
Antecedentes de la empresa y situación actual
Arteartquitecturastudio es una organización fundada hace
10 años, en el 2005 por los arquitectos: Patricia Rodríguez
Álvarez y Manuel Rodríguez Ávarez, con el objetivo de
implementar su gusto por el diseño y arte en inmuebles
residencias de la ciudad de San Luis Potosí, concebida hacia
la manifestación artística con un actual ejercicio en el
diseño arquitectónico, la construcción de inmuebles y con un
horizonte de visión en el que se contempla la adquisición de
modelos de operación que le permitan tener entre su quehacer
prestaciones relacionados con otras manifestaciones
artísticas entre la que se encuentra la restauración de
bienes muebles e inmuebles, literatura relacionada y otras.
Su despacho de oficinas se encuentra localizado en la
ciudad de San Luis Potosí, actualmente en él se desarrollan
doce personas con formación profesional relacionada con la
Arquitectura, restauración, ingeniería, construcción y
administración. Además se cuenta con aproximadamente 60
trabajadores los cuales se encuentran en obra.
En su actual actividad, la organización se ha enfrentado a
los retos propios de las empresas constructoras mexicanas en
lo que condiciones externas inciertas e impredecibles marcan
las condiciones del mercado de los productos que en la
organización se desarrollan, la calidad que se ha logrado en
sus productos y su actual visión enfocada a la satisfacción
de su cliente final ha permitido conservar a sus clientes y
en su caso incrementar sus ventas.
El incremento en el trabajo de la organización ha sido
un determinante de baja en la calidad del producto que se
elabora que ha significado una serie de acciones
correctivas que han desencadenado un empleo excesivo de
recursos que, en el enfoque de calidad y búsqueda por
convicción de la satisfacción del cliente, ha generado
sobrecosto y la han llevado a una etapa de desorden.
De acuerdo a lo analizado en la empresa y a los
conocimientos adquiridos en este semestre por parte del
laboratorio de Ingeniería de métodos se decidió trabajar en
4 áreas de oportunidad, las cuales son las siguientes:
5S’s en oficina y obra
Diagrama de flujo de la empresa
Kaizen y Jidoka para la realización de diferentes
políticas
Seguridad en obra (equipo de protección)
En este documento se irán mencionando estos cuatro
puntos, con la descripción del problema y con la solución
propuesta e implementada.
5S´s en oficina y obra
El método de las 5S, denominado así para designar en
japonés cada una de sus cinco etapas, es una técnica basada
en cinco simples principios. Fue iniciada en Toyota en los
años 1960, con el objetivo de lograr lugares de trabajo
mejores organizados, más ordenados y más limpios de forma
permanente para lograr mayor productividad y un mejor
entorno laboral.
Las 5S’s son las siguientes:
En la oficina y en obra se anunció de una manera
visual, en la cual todos los interesados estuvieran
enterados que se iba a llevar a cabo la implementación de
las 5S’s, se dio una capacitación de 15 minutos en la
oficina a todas las áreas sobre lo que es esta metodología
y la forma en la que se iba a llevar a cabo, así mismo se
dieron pláticas en obra los trabajadores sobre esta
metodología y la importancia de tener siempre limpio su
lugar de trabajo.
Las etapas fueron llevadas de la siguiente manera,
tanto en obra como en oficina:
1. Semana 1: Selección Se pidió a todo el personal que
seleccionaran de todo su espacio de trabajo las cosas
que utilizan por lo menos una vez a la semana, una vez
al mes y que no utilizan para nada.
a. Los artículos utilizados por lo menos una vez a
la semana fueron dejados donde estaban.
b. Los artículos utilizados una vez al mes pasaron a
bodega o a closets donde serían guardados ya que
no es necesario tenerlos a la mano.
c. Los artículos que no se utilizaban fueron
colocados en una mesa para que los demás pudieran
revisar si nada de eso les pertenecía, al final
de la semana lo que quedo en la mesa fue retirado
de la oficina y/u obra.
2. Semana 2 (parte 1): Orden Se establecieron los
lugares en los cuales sería puesto o guardado cada
artículo o material. Si su uso es seguido sería cerca
del lugar de trabajo, si su uso es poco sería en
bodega o en closets. Cada cosa en su lugar de una
manera eficaz y eficiente.
3. Semana 2 (parte 2): Limpieza En esta etapa se
delimito cada espacio previamente seleccionado para
que todo el equipo pueda observar de manera visual la
ubicación de cada cosa. Además se realizó una limpieza
a profundidad.
4. Semana 3 (parte 1): Estandarización Se revisó que
cada cosa estuviera marcada y delimitada en su
espacio. Además se realizaron algunos checklists en
los cuales era necesario mantener un orden más
específico. Además se especificaron los días los
cuales se haría limpieza y se revisaría que todos
estuviera en orden, y así prevenir la aparición de
suciedad y desorden.
5. Semana 3 (parte 2): Disciplina Como parte de esta
etapa se habló de la mejora continua y de la
importancia de siempre mantener limpio tu lugar de
trabajo, para convencer al personal y a los
trabajadores de tener limpio siempre su lugar, se
revisaron los siguientes conceptos.
a. Un lugar limpio mejora las condiciones de trabajo
y la moral del personal, ya que es más agradable
y seguro trabajar.
b. Se reducen gastos de tiempo y energía
c. Se reducen riesgos de tiempo y energía
d. Se mejora la calidad de la producción
e. Se mejora la seguridad en el trabajo.
En el anexo 1 se encuentran algunas evidencias de esta
etapa.
Diagrama de flujo de la empresa
Un diagrama de flujo o diagrama de actividades es la
representación gráfica del proceso u operación. Este
representa el flujo de trabajo paso a paso para así llegar
a un procedimiento completo para el control general. Estos
diagramas utilizan símbolos con significados definidos que
representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo
de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de
inicio y de fin de proceso.
Para entender el flujo no solo de algunos
procedimientos, sino el flujo completo de la empresa fue
necesaria la realización de uno de estos diagramas. Esto
para un mayor entendimiento tanto de los integrantes de
este proyecto, como de las personas trabajando en la
empresa las cuales tenían una confusión sobre el orden en
el cual se debía de llevar el proceso de una obra completa.
Debido a que la construcción de un inmueble no es un
proceso lineal, ya que muchas partes del proceso pueden
empezar antes o después, atrasarse o adelantarse, fue algo
complicado el realizar esta etapa.
Se estuvo platicando por una semana completa con las
12 personas que trabajan en oficinas, para así identificar
las áreas y su rol dentro de la construcción de una Obra.
Las áreas identificadas de la empresa son las
siguientes:
Dirección Administrativa Aprueba todos los procesos,
se forman muchos cuellos de botella debido a las altas
expectativas de esta área y al querer tener todo
controlado.
Dirección Técnica Encargado del proceso de
construcción en Obra, y del área de Supervisión.
Administración Encargado de la parte administrativa
y pagos. Trato con el cliente directo.
Supervisión Supervisores de obra, los cuales tienen
que supervisar todo el proceso en Obra y además llenar
sus respectivos reportes en oficina
Control Encargado de presupuestos y planeación de la
Obra
Diseño Diseño de proyecto ejecutivo y final de
acuerdo a las especificaciones del cliente pero bajo
los lineamientos de la empresa y su estilo
Desarrollo humano Todo lo relacionado con recurso
humanos, campañas preventivas, etc.
Relaciones públicas Encargado de ventas
Recepción
El diagrama de flujo hasta el momento se encuentra en
el anexo 2, a este todavía falta depurarlo, de lo cual se
encargará el área de Control, ya que el tiempo del proyecto
ha terminado.
Kaizen y Jidoka para la realización de ciertas políticas
Kaizen significa mejora continua, y su metodología es
su aplicación hasta la calidad total, a un proceso siempre
habrá una manera de mejorarlo u optimizarlo.
Jidoka es un sistema el cual permite un autocontrol de
calidad, si existe alguna anomalía durante el proceso, este
debe detenerse impidiendo que los defectos o errores pasen.
Al momento de la realización de encuestas y diagrama
de flujo se fueron detectando algunos de los procedimientos
donde había más dudas, errores y complicaciones, por lo que
se estableció que el personal de oficina junto con nosotros
realizaran diferentes políticas para seguir un orden, para
estar mejorando continuamente y para parar el proceso si se
detectaba que este no iba bien.
Algunas de las políticas realizadas fueron las
siguientes:
a) Política de Contratistas Se detectó una falta de
control con los contratistas los cuales son externos,
personas a las que se contrata para hacer un trabajo.
En la política se especifica el orden en el cual se
debe de llevar este control, y además la calidad que
se les pide en sus trabajos. Si sus trabajos son sin
calidad estos no pasan la revisión.
b) Política de Caja chica Se detectó que los
supervisores estaban gastando recursos innecesarios al
realizar compras de artículos y materiales los cuales
ya se tenían en bodega, por lo que se establece esta
política, y además la siguiente la cual tiene una
amplia relación.
c) Política de Almacén No había un orden con los
artículos, materiales y equipos propiedad de AAS,
debido a esto los supervisores no estaban enterados
del material con el que se contaba, es por esto que se
establece un formato especial para el control de
inventarios de obra y de oficina.
Las políticas implementadas (la de almacén no) se
encuentran en el anexo 3, sus propios anexos no pudieron
ser colocados como parte de los anexos de este trabajo
debido a políticas de confiabilidad de la empresa. Algunas
de estas políticas siguen en mejora continua.
Seguridad en obra (equipo de protección)
En el análisis en obra se detectó que los trabajadores
tenían muchos riesgos, sobre todo cuando se trabajaba en
alturas. Algunos de ellos contaban con el equipo se
seguridad correspondiente, pero no todos lo tenían y los
supervisores no revisaban constantemente que los
trabajadores portaran el equipo todos los días.
Con el apoyo de la empresa se compró el equipo
faltante, para así entregar a todos los trabajadores su
respectivo equipo de seguridad personal, y además se
mandaron a hacer carteles visuales los cuales deben de ser
colocados en todas las Obras que se estén llevando a cabo
donde se especifica el equipo que se debe utilizar.
Además se establece nuevo punto en el reglamento de
trabajo para personal en Obra, el cual indica que nadie
podrá entrar en obra sin portar lo siguiente:
- Botas con casquillo
- Chaleco de seguridad
- Lentes
- Casco
- Y en caso de trabajar en altura, arnés.
Algunas de las fotos tomadas como evidencia pueden ser
encontradas en el anexo 4.
Conclusión
En la realización de este proyecto se implementaron
algunas de las técnicas aprendidas en la materia y el
laboratorio, y al realizar esto se detectó como todo es más
entendible si, se lleva a la práctica. Aunque fueron
pequeños cambios, la empresa quedo agradecida ya que estos
cambios harán grandes modificaciones en sus procesos. Y
aunque como equipo ya no estaremos nosotros ahí, se
implanto la idea de aceptación al cambio a todo el
personal, por lo que ahora todos se encuentran motivados
para realizar cambios por el bien de la empresa, pero
también por su bien propio. Ya que todas estas etapas o
metodologías son para mejorar por completo la empresa en
beneficio a todos no solo a los dueños o algunos pocos.
Bibliografía
Para este proyecto se utilizó el Manual del
laboratorio de Ingeniería de Métodos, y nuestros propios
conocimientos adquiridos por la experiencia.
Anexos
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
POLÍTICA DE CONTROLDE CONTRATISTAS
AAS-CTR-PO-0001
Revisión 1
Fecha última revisión 28/04/15
Vigencia 28/04/15
Política de Control de Contratistas
Definición
Un contratista es la persona o empresa que es contratada por otraorganización para la construcción de un edificio, carretera,instalación o algún trabajo especial. Estos trabajos puedenrepresentar la totalidad de la obra, o bien partes de ella,divididas de acuerdo con su especialidad, territorialidad, horariou otras causas.
Objetivo
Establecer una política para el manejo y control de contratistas
AAS ArteArquitecturaStudio
Áreas involucradas
Dirección Administrativa, Dirección Técnica, Administración,Supervisión, Control, Control de Calidad.
Desarrollo
Creación de Agenda de contratistas de nueva contratación
Administración creará un documento en Excel “Agenda decontratistas”, con los siguientes campos:
o Área de trabajoo Empresao Nombre de contratistao Teléfonoso Direccióno Correo electrónico o Observacioneso Calificación
Esta agenda deberá conservarse actualizada y estar disponibleen la carpeta de Control/Consulta con el nombre AAS-CTR-CO-0001Agenda de Contratistas
Antes de seleccionar a un contratista para ser parte de laAgenda de contratistas, se deberán de seguir los siguientespasos:1. Control pedirá al candidato la siguiente información:
a. Tipo de trabajob. Tipo de obrasc. Cantidad de obras que está manejandod. Tiempos de entregae. Garantíasf. Referencias
2. Si es aprobado, Dirección Técnica y Supervisión deberánrealizar una visita al taller del candidato para conocersu trabajo y calidad manejada.
3. Si es aprobado, el contratista deberá realizar una visitaa cualquier obra donde se pueda observar los tipos detrabajos y calidad que maneja AAS.
4. Control deberá indicar al contratista aprobado el formatoque deberá llenar y la documentación que deberá traer paraentregar a Administración, utilizar formato AAS-CTR-FO-0001Documentación Contratistas Nuevo Reclutamiento
5. Cualquier área podrá actualizar la Agenda Se realizará una junta en Enero y en Julio de cada año con
todos los contratistas, dónde se les entregará y explicará la
La cotización deberá ser enviada vía electrónica a: administració[email protected]@artearquitectura.com.mx
*Favor de indicar siempre nombre de laobra en el correo electrónico
Fecha límite para entrega de cotización: ____/____/____
*Cualquier duda, observación o aclaración respecto al plano entregado, contactar a: __Encargado control__
información de los temas a tratar en la junta (revisión, puntos,presentación, actividades, motivación)
Proceso preliminar al arranque de la Obra
Diseño deberá entregar planos ejecutivos de la obra (avanceso actualizaciones) a Control vía electrónica para laplaneación de la obra y poder empezar a cotizar con loscontratistas.
Apoyándose con Administración, se seleccionarán 3contratistas de la Agenda, a los cuales Control entregará losplanos que se quieren cotizar en tamaño tabloide y elcatálogo de conceptos (sujeto a cambios). El plano siempredeberá incluir:
o Nombre de la obra, nombre del Arquitecto encargado,nombre del plano, escala , fecha y número de revisión
o Además grapada llevará la siguiente información AAS-CTR-FO-0006:
Nota: En la entrega de planos, Control podrá apoyarse con Diseñopara explicar los detalles a los tres contratistas.
En caso de que el área de Diseño realice cualquiermodificación a los planos ya entregados se deberá notificarvía electrónica inmediatamente a Supervisión para avisar alos Contratistas y a Control para la impresión en tamañotabloide de los planos modificados y la entrega de estos alos Contratistas.
Nota: Cualquier entrega de planos interna o externa, deberá serfirmada en la bitácora de entrega de planos.
Selección de contratista
Control deberá verificar que las tres cotizaciones esténcorrectas de acuerdo a planos, catálogo de conceptos ytiempos de entrega.
Administración deberá verificar costos. Control y Administración, incluyendo a Supervisión deberán
seleccionar la mejor opción, planear el anticipo que se daráal contratista seleccionado, de acuerdo con lo establecido enAAS-CTR-CO-0002 Paquete de pagos para Contratistas, y establecer lafecha de firma de Contrato (La firma de Contratos se realizalos Viernes), para que Control pueda programar el anticipo enel Reporte de Pagos que entregará a Administración los Juevesantes de las 9:00 horas.
Control deberá realizar el Contrato en base al formato AAS-CTR-FO-0002, especificando todos los detalles: cantidades,medidas, protección de su trabajo, calidad esperada, tiemposde entrega, fondo de garantía, horarios de trabajo.
Control agendará cita con el Contratista en la fechaestablecida para la firma del Contrato, pidiéndole una CartaResponsiva de sus trabajadores.
Durante la firma del Contrato se deberá revisar y firmar elChecklist AAS-CTR-FO-0002 Paquete para Contratistas, recibir la Carta
Responsiva del Contratista y explicar la forma de pago deacuerdo AAS-CTR-CO-0002 Paquete de pagos para Contratistas.
Supervisión deberá entregar el anticipo al Contratista dondecrea conveniente.
Nota: La firma del Contrato se deberá realizar únicamente enoficinas de AAS.
Después de la firma, Control deberá colocar una copia delContrato y la cotización en Consulta para el uso deSupervisión y Administración y aperturar el Estado de Cuentadel Contratista AAS-CTR-FO-0009, quedarse con copia de recibopara cualquier duda, comentario o reclamación.
Estimaciones
De acuerdo a la fecha establecida en el contrato o modificadapor Supervisión el Contratista deberá entrar a obra,cualquier cambio, ya sea avance o retraso en obra deberá serinformado por Supervisión a Dirección Técnica, Administracióny Control e informar al Contratista. Nota: Control deberá llevar este registro para no afectar alContratista en caso de no entregar a tiempo (fechaestablecida en el contrato), debido a una situación externaal contratista.
En caso de haber modificaciones en los planos, Diseño deberámandar vía electrónica a Control y Supervisión los planos,para que Supervisión notifiqué al Contratista y Controlimprima y entregue los planos en tamaño tabloide.
Todos los lunes antes de las 16:00 horas, los Contratistasdeberán entregar únicamente al Supervisor de Obra suEstimación (Carátula, Estimación, Generador de Campo, ReporteFotográfico y Croquis) con el avance de obra real, usando elformato AAS-CTR-FO-0004 Estimaciones Contratistas.Nota: La estimación puede ser recibida desde el sábadoanterior.
Supervisión deberá verificar en obra el mismo lunes que ladocumentación entregada esté correcta, sea real y que cumplacon las especificaciones de calidad establecidas en el
contrato, de acuerdo a planos y de acuerdo a su forma depago. Nota: Verificar daños a trabajos de otros Contratistas enObra, en caso de haberlos informar al contratista y llegar aun acuerdo sobre el pago del daño. Indicarlo en la Estimacióny realizar Reporte de Incidente para ser añadido a laEstimación.
Si no se cumple cualquiera de estas condiciones el supervisordeberá indicar al contratista para hacer las modificacionesnecesarias.
Cuando la estimación este correcta al 100% (sin ninguna fallade ningún tipo), el Supervisor de Obra deberá firmar ladocumentación y entregar a Control la estimación completa elLunes antes de las 18:00 horas.
Control deberá revisar que la Estimación Completa este deacuerdo a planos entregados, condiciones establecidas en elContrato (calidad, especificaciones de trabajo y tiempos deentrega) y forma de pago, además deberá añadir el pago alReporte de Pagos para entregar a Dirección Técnica junto conla Estimación completa de respaldo el día miércoles antes delas 12:00 horas.
Dirección Técnica deberá regresar el Reporte de pagosautorizado a Control el mismo miércoles antes de las 14:30horas.
Control deberá entregar el Reporte de pagos a DirecciónAdministrativa, quién deberá revisarlo, firmarlo y regresarloa Control, en caso de ser autorizado, el día miércoles antesde las 18:00 horas.
Control deberá agregar cantidades a pagar en el Estado deCuenta del Contratista, AAS-CTR-FO-0009.
Dirección Administrativa entregará a Administración el chequecorrespondiente a la cantidad autorizada en el Reporte dePagos antes de las 18:30 horas.
En caso de no ser aprobada en alguno de los pasos anteriores,la documentación con sus respectivos comentarios yobservaciones regresará a Control para avisar a Supervisión yal Contratista.
Control deberá realizar los Recibos de pago Interno yEjecutivo AAS-CTR-FO-0007, para los Contratistas y Destajistascon la información de la Estimación autorizada, y entregarlosa Administración el día Jueves antes de las 9:30 horas juntocon el Reporte de Pagos ya autorizado.
Administración preparará los pagos y los entregará aContratistas junto con los recibos (los cuales por ningúnmotivo podrán ser modificados) el día sábado.Nota: Para los pagos a destajistas, Administración entregaráel monto acordado junto con sus respectivos recibos aSupervisión para su entrega en obra el día sábado, losrecibos ya firmados deberán ser regresados a Administración amás tardar el día lunes de la siguiente semana antes de las9:00 horas.
Para la entrega del Fondo de garantía, Control de Calidaddeberá haber revisado y aprobado el trabajo realizadodirectamente en Obra.
CALENDARIO DE ESTIMACIONESDÍA/ÁREA SUPERINTENDENCI
A CONTROL DIRECCIÓNTÉCNICA
DIRECCIÓNADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN
LUNES
1. Recepción de Estimaciones de CONTRATISTAS2. Estimación Completa a CONTROL 6:00 pm*
MARTES
MIERCOLES
3. Reporte de Pagos aDIRECCIÓN TÉCNICA 12:00 pm*
4.Reporte autorizado a CONTROL 2:30 pm*
5. Reporte de pagos con DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 6:00 pm*
5. Firma Reporte de pagos con CONTROL 6:00 pm*
6. Cheque a ADMINISTRACIÓN 6:30pm*
JUEVES7. Recibos de Pago y Reporte de Pagos a ADMINISTRACIÓN 9:30 am*
VIERNES
8. Preparación de pagos y recibos para contratistas y destajistas. 12:00 pm*
SABADO 9. Pagos y Recibos aDestajistas antes de
10. Pagos a contratistas
la 1:00 pm* antes de la 1:00pm*
11. Recibos firmadosa ADMINISTRACIÓN (Lunes antes de las 9:00 am
* Horario límite
Estimaciones Extras
Se considerarán dos tipos de Estimaciones Extras: o Urgentes e inevitables: A criterio del Supervisor en
ObraTodos los Extras Urgentes e inevitables ocurridos durante la semana, deberán ser informados inmediatamentea Control y Administración y deberán seguir el mismo procedimiento que las Estimaciones, pero utilizando el formato AAS-CTR-FO-0005 Estimaciones Extras Contratistas (Carátula, Estimación, Generador de Campo, Reporte Fotográfico y Croquis)Nota: Reportar todos los trabajos extras estén completoso no, independientemente de lo establecido en AAS-CTR-CO-0002 Paquete de Pagos para Contratistas.En el Reporte de Pagos, Control deberá de indicar la causa del Extra. Y además añadir el Extra al PresupuestoGlobal.
o No Urgentes: Deberán ser planeados y establecidos en un nuevo Contrato y seguir el procedimiento de las Estimaciones Normales.
Nota: Tratar de dar cero tolerancias a los extras y siempre verificar que los Extras considerados no sean parte del primer Contrato.
POLÍTICA DE USO YMANEJO DE CAJA CHICA
AAS-SPV-PO-0001
Fecha última revisión 28/04/15
Vigencia 28/04/15
Política de uso y manejo de caja chica
La caja chica es una cantidad de dinero de reposición periódica,que se mantiene en efectivo para solventar gastos menores de algúnproceso en el cual los desembolsos por cheque son inconvenientesdebido al costo que implican.
Objetivo
Establecer una política para el control, uso, manejo y reposiciónde la caja chica de supervisión, con el propósito de no detenerobras en proceso, disminuyendo costos (tiempo) y facilitando laadquisición de materiales o artículos necesarios al resolvercualquier contingencia o urgencia ocurrida durante el proceso.
Desarrollo
Creación de caja chica
La creación de la caja chica se solicitará a la DirecciónAdministrativa, quien evaluará y autorizará la procedencia delmismo y determinará el monto a asignar a cada uno de lossupervisores, teniendo en cuenta el flujo de gastos.
Para que cualquier persona del área de Construcción pueda obtenersu caja chica para gastos menores, en un inicio, debe:
1. Solicitar su caja chica al encargado de Compras.2. Compras deberá tramitar la autorización con Dirección
Administrativa3. Se entregará la caja chica al supervisor, el cual deberá
firmar nota de recibido
Uso de caja chica
Ante cualquier compra asegurar que el material no seencuentre disponible en el Inventario de consulta de Almacén, si elsupervisor no está seguro de la compra, revisarlo conCompras.
No está permitido hacer compras con caja chica a proveedorescon los cuales se tenga crédito autorizado AAS-ADM-CO-0001, encaso de ser necesario comunicarlo a compras y seguir la políticade requisiciones.
Copias, papelería o impresiones deberán ser pedidasdirectamente a oficina, en caso de ser indispensable y haberrealizado esta compra, se deberá de entregar el recibo, notao factura directamente al encargado de oficina.
Para montos mayores de $100.00 exigir factura usando losdatos fiscales respectivos a la obra para la cual serádirigida la compra AAS-ADM-CO-0002.
La caja chica podrá ser utilizada para la compra decredenciales, casos o chalecos de personal de obra. No sedeberán pagar credenciales, cascos o chalecos a contratistas.
En todas las notas, recibos o facturas deberá escribirse enla esquina superior derecha con lápiz la obra a la cualpertenece. En caso de ser credenciales, cascos o chalecosescribir también el nombre del trabajador.
Si el artículo o material comprado no se utiliza al 100%,llevar a Almacén el sobrante para ser colocado en elinventario de almacén, indicando la obra a la cual pertenece.
Al momento de hacer cualquier compra de caja chica pedir unatarjeta o el sello del establecimiento.
Todos los gastos de caja chica que tengan una justificación ysean aprobados deberán ser reembolsados.
Reembolso de caja chica
En caso de haber realizado alguna compra de papelería, copias,impresiones o garantías, se deberá entregar la nota, recibo ofactura directamente al departamento de papelería deArteArquitecturaStudio, este reembolsará la caja chica (Copias,papelería, impresiones y garantías son gastos indirectos que secobran a las obras).
Para cualquier otro artículo o material se deberá llenar elformato de compras de caja chica AAS-SPV-FO-0001 con las comprasrealizadas semanalmente.
La reposición de caja chica deberá der solicitada cada viernes conAlmacén, con la documentación necesaria:
- Formato de caja chica - Notas, comprobantes o facturas respectivas, en el orden en el
que se llenó en el formato.- Mandar el formato de caja chica a los siguientes correos
[email protected]@artearquitectura.com.mx
Tanto Almacén, como Compras tienen la facultad de regresar estadocumentación si algo no es correcto o mandarla a autorización aDirección en caso de que la compra sea algo fuera de lo común.
El reembolso se realizará el segundo miércoles después de haberentregado el formato anterior, de 4:00 p.m. a 6:30 p.m.exclusivamente, después de sus previas autorizaciones.
Nota 1: Si algún material o artículo está marcado como pendientede devolución en el formato de compras de caja chica, Almacéndeberá estar pendiente de su devolución.
Nota 2: Todos los supervisores deberán cargar con un block denotas para casos especiales donde los establecimientos no cuentencon estas, ya que si no se presenta nota, recibo o factura la cajachica no será reembolsada.
Llenado del formato de compras de caja chica AAS-SPV-FO-0001
Indicar siempre el nombre del proveedor. Indicar siempre el número de semana y el periodo (Lunes a
sábado). Indicar nombre del supervisor en la parte inferior. En caso de ser recibo se debe indicar en el campo de NUMERO
DCTO. R: folio del recibo ó en caso de no tener folio R:
Fecha del recibo. En caso de ser factura se debe indicar F:Folio de factura.
En el campo de Inventario Resguardo anotar si el artículo omaterial es pendiente de devolución.
Ningún campo deberá quedar vacío.
Flujograma para supervisión
Anexo 4