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LA GERENCIA DE PROYECTOS EN PYMES QUE FUNCIONAN POR
PROYECTOS. ANÁLISIS DE CONTEXTO — BOGOTÁ — COLOMBIA
H. Mauricio Díez-Silva1
Maricela I. Montes-Guerra2
Luis Alfredo Novoa Buitrago3
Hernando Josué Peña Villamil4
Esteban Orlando Jackson5
(1) Profesor Titular de la Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias
Económicas de la Universidad EAN. PhD en Dirección de Proyectos, Universidad
Pública de Navarra. E-mail: [email protected]
(2) Profesora de Planta de la Escuela Internacional de Ciencias Económicas y
Administrativas de la Universidad de la Sabana. PhD en Dirección de Proyectos,
Universidad Pública de Navarra. E-mail: [email protected]
(3) Decano de la Facultad de Postgrados de la Universidad EAN. MSc in International
Management, Universidad de Ginebra. E-mail: [email protected]
(4) Profesor Asociado de la Facultad de Postgrados de la Universidad EAN. Magister
en Teleinformática, Universidad Distrital. E-mail: [email protected]
(5) Profesor Asociado de la Facultad de Postgrados de la Universidad EAN. Magister
en Administración, Universidad Simón Bolívar. E-mail: [email protected]
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Resumen ejecutivo
En este artículo se analiza la adopción e implementación de prácticas de gerencia de
proyectos en pequeñas y medianas empresas que tienen esa orientación, es decir, cuyo
objeto de negocio se concentra en prestar un servicio a otras empresas a través de la
identificación, estructuración o puesta en marcha de un proyecto en cualquier área
práctica. Para desarrollar el estudio se ha utilizado un grupo de Pymes de la ciudad de
Bogotá que pertenecen al sector de servicios, principalmente aquellas que desarrollan
proyectos externos, o proyectos para otros en los principales sectores, para lo cual se
ha aplicado un instrumento de recolección de información sobre las prácticas más
utilizadas en los servicios que prestan.
Se han podido corroborar algunas ideas teóricas relacionadas con la aplicación y uso,
en general, de prácticas de gerencia de proyectos, particularmente en las bajas tasas
de adopción. Así mismo, se ha evidenciado que no existe un consenso generalizado, y
cada empresa utiliza metodologías desarrolladas en casa, que son fruto de la actividad
y conocimiento del negocio, y en general no están alineadas con algún estándar, y
tampoco son vistas con utilidad las aproximaciones conceptuales actuales. En ese
sentido se requiere de programas de intervención y formación, públicos o privados, para
mejorar la práctica actual de la Gerencia Proyectos en las Pymes que tienen esa
orientación.
Palabras clave: Gerencia de Proyectos, PYMES, Buenas prácticas, Colombia.
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Introducción
La discusión sobre las prácticas de Gerencia de Proyectos en el ámbito organizacional
puede abordarse desde diferentes perspectivas, teniendo en cuenta que el proyecto, en
algunos casos, se puede considerar como un instrumento de apoyo al objeto del
negocio, o también, un elemento que determina su competencia distintiva. En tal
sentido es posible encontrar diferentes aproximaciones relacionadas con la orientación
al trabajo por proyectos en las organizaciones; según (Artto, K. et al, 1998) dicha
configuración puede matizarse desde dos escenarios, el proyecto desde el enfoque del
cliente (interno) ó el proyecto orientado como una compañía que vende proyectos a
otras entidades (externo).
Con respecto a lo descrito, se pueden encontrar diversas consideraciones relacionadas
con las organizaciones, o “compañías que están orientadas por proyectos”, es decir,
donde el proyecto forma parte de su razón de ser, de su actividad diaria, y a partir del
cual está configurada su estructura, su cultura, sus procesos y su tecnología. Es así
como se pueden encontrar intervenciones realizadas por una unidad externa,
subcontratada, que presta servicios a sectores público y privado, contribuyendo a
conseguir sus planes de desarrollo empresarial pero desde una visión externa a la
compañía contratante. Se considera que para ese tipo de organizaciones es muy
importante la adopción de buenas prácticas globales en Gerencia de Proyectos.
En principio, sobre ese tipo de organizaciones orientadas a proyectos, se podría
considerar que son aquellas que, en teoría, deberían tener el mayor grado de
maduración sobre la utilización de prácticas de Gerencia de proyectos, lo cual, en la
práctica, no resulta ser tan evidente. En ese contexto, también puede considerarse que
aquellas grandes compañías que funcionan por proyectos son aquellas que mayor uso
hacen de buenas prácticas, frente a la pequeña y mediana empresa (Pyme), la cual
presenta bajas tasas de adopción y uso (Diez-Silva et al., 2013). En consecuencia, los
resultados preliminares de este artículo, se enfocan en encontrar evidencia sobre el
comportamiento de la Pyme cuya orientación es totalmente dirigida hacia proyectos.
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La importancia de analizar el fenómeno desde el punto de vista de la Pyme, para el
contexto Colombiano, tiene que ver básicamente con la participación porcentual que
esta tiene dentro de la distribución empresarial nacional, lo cual determina también que
el impacto que puede generar una oportunidad de mejora sobre los proyectos que se
ejecutan, contribuiría con las mayorías, y con las posibilidades de mejora de la
competitividad (Diez-Silva et al., 2013). En tal sentido, se hace necesario establecer las
capacidades internas de la Pyme que está orientada a proyectos, diagnosticando su
situación, para con ello generar un plan de intervención, el cual pueda ser puesto en
marcha por medio de programas concretos en alianza Universidad-Empresa.
Con respecto a estudios sobre adopción de prácticas de Gerencia de Proyectos en
organizaciones que funcionan por proyectos, se puede encontrar alguna evidencia
general que permite identificar opciones de mejora en el nivel global. En ese caso se
pueden considerar la evidencia sobre la aplicación de prácticas en diversos sectores,
países y entornos geográficos (Abbasi y Al-Mharmah, 2000; Ahlemann y otros, 2009;
Bryde, 2003; Fortune et al., 2011; Ika et al., 2010; Montes-Guerra y otros., 2014; P. W.
G. Morris y otros, 2006). Muchos de esos estudios han generado inquietudes
conceptuales, debido a las bajas tasas de adopción de buenas prácticas de gerencia de
proyectos, alertando sobre la brecha actual entre teoría y práctica.
Por otra parte, en materia de evidencia empírica sobre prácticas de gerencia de
proyectos en Pymes, esta es bastante escasa, sobre todo para aquellas que funcionan
por proyectos. Diez-Silva y otros (2013), desarrollaron un estudio en Pymes no
orientadas a proyectos en Colombia, evidenciando la problemática de incorporar las
buenas prácticas, pero resaltando la influencia que puede tener en el desempeño de las
mismas. Del mismo modo otros trabajos desarrollados para otros sectores, como el
público, cooperación internacional, consultoría, y tecnologías de la información, se ha
puesto de manifiesto que su aplicación mejora los resultados en términos de criterios de
éxito de los proyectos (Díez-Silva y otros, 2012; Montes-Guerra y otros, 2015).
Según un estudio desarrollado por Rubiano & Cuadros (2012) las Pymes por lo general
no tienen procesos estandarizados de gerencia de proyectos, lo cual podría
considerarse como un hallazgo que evidencia que este tipo de organizaciones no tienen
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implementada una cultura de proyectos dentro de la actividad propia de gestión,
impidiendo el apoyo al ámbito estratégico. Precisamente, los bajos niveles de madurez,
determinan un componente de mejora para la operación de las pymes, si se tiene en
cuenta que para apoyar la estrategia organizacional es fundamental tener proyectos
alineados con los propósitos de la compañía. Ahora bien, para aquellas pymes que
funcionan por proyectos el reto es aún mayor, si se tiene en cuenta que se necesita un
trabajo homogéneo para los mismos, garantizando satisfacción en el cliente externo.
Según Verdugo & Salazar (2012), para poder generar una estructura eficaz en los
proyectos ejecutados se requiere una definición adecuada de procedimientos internos y
una figura de soporte a la gestión del portafolio, con lo cual se pueda hacer un mejor
uso de todos los recursos de que dispone la organización. En ese sentido, la postura
anterior es coincidente en cuanto a garantizar un apoyo estandarizado o procedimental
que permita que los proyectos que ejecuta la organización, sean internos o para otros
clientes, tengan unos métodos mínimos establecidos. Por otra parte, para el caso de las
Pymes de servicio, Verdugo & Salazar proponen la integración de herramientas como
plantillas y software de dirección de proyectos para mejorar el seguimiento al avance.
Como aproximación conceptual de cierre, Turner y otros (2012a; 2012b) consideran que
las prácticas de Gerencia de Proyectos que han resultado ser exitosas en entornos de
grandes empresas consultoras, y grandes corporaciones privadas, deberían ser
fácilmente adaptables al entorno de la Pyme, si se tiene en cuenta que el propósito es
el mismo y que solo se modifica el grado de complejidad de los proyectos y de las
estructuras orgánicas. Lo anterior pone de manifiesto el reto de determinar con claridad
la brecha en torno a la aplicación de dichas prácticas en el contexto de las Pymes, el
cual debe realizarse a partir de un diagnóstico pormenorizado de las necesidades de
cada sector y sub-sector, así como de los requerimientos concretos de los proyectos
que son ejecutados en dicha actividad.
Con el estudio presentado en este artículo, se pretende evidenciar el estado real de
aplicación de prácticas de Gerencia de Proyectos en las Pymes que tienen dicha
orientación, así como la forma en que dichas organizaciones están percibiendo la
cultura de proyectos dentro de su entorno de generación de valor. Se espera que las
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ilustraciones presentadas puedan ser utilizadas como insumo para establecer hipótesis
más robustas para estudios futuros, así como la posibilidad de emprender caminos de
mejora para que se tenga una mayor aplicabilidad de dichas prácticas, y a su vez, se
encuentren las acciones más eficaces para que sean implementadas en las
organizaciones que funcionan por proyectos.
Objetivos
En este trabajo de investigación se analiza el contexto general de aplicación de
prácticas de Gerencia de Proyectos en Pymes orientadas a proyectos de la ciudad de
Bogotá en Colombia. Con el desarrollo del estudio se pretende obtener evidencia
concluyente, o que permita establecer hipótesis más robustas, relacionadas con la
forma en que las Pymes orientadas a proyectos están percibiendo e implementando las
prácticas globales de Gerencia de Proyectos. Por otra parte se pretende generar un
macro proyecto de investigación, que desarrolle una intervención directa, a partir de las
oportunidades de mejora detectadas por los trabajos desarrollados por el Grupo de
Investigación en Dirección y Gestión de Proyectos de la Universidad EAN.
Son muchas las motivaciones que apoyan este trabajo de investigación, por una parte
el interés de la Universidad EAN, y sus investigadores, por generar soluciones reales y
aplicables de todas las áreas de conocimiento de su oferta formativa, en este caso de la
Gerencia de Proyectos, la cual conforma un campo aplicado que se complementa con
los programas de especialización, maestría y doctorado en el área. Por otra parte, la
fuerte tendencia que se ha comprobado en el área de conocimiento del Project
Management, o Gerencia de Proyectos, relacionada con el re-pensamiento, o re-
planteamiento, de sus estructuras conceptuales, a raíz de las fuertes brechas que
existen entre la teoría y práctica, lo cual ha dificultado su aplicación en entornos reales.
Metodología
El proceso de investigación se ha desarrollado bajo un enfoque de tipo cualitativo y
cuantitativo, con un alcance de carácter exploratorio y descriptivo, transversal no
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experimental. En la primera fase de la investigación se ha desarrollado un trabajo
riguroso de búsqueda para establecer, de forma cualitativa, los enfoques y variables
que podían ser útiles para establecer la forma en que las organizaciones orientadas a
proyectos están aplicando prácticas, o deberían hacerlo, o cual es la percepción frente
a las mismas. Aunque la evidencia es bastante escasa y poco concluyente, se han
referenciado los hallazgos más relevantes, con lo cuales se ha establecido en contexto
conceptual para la gerencia de proyectos y las pymes que tienen esa orientación.
En la segunda fase de la investigación se identificaron pequeñas y medianas empresas
de la ciudad de Bogotá en Colombia, cuya operación de negocio se realiza orientada a
proyectos. Una vez realizado el muestreo, se aplicó un instrumento de recolección de
información que contenía las principales variables del estudio, las cuales fueron
desarrolladas a partir de trabajo de la primera fase. El instrumento fue dividido en ocho
partes de acuerdo con las siguientes variables: datos de control, información general,
antecedentes, relación con proyectos, metodologías, expectativas de desempeño,
habilidades y métricas de desempeño en proyectos. Por razones de confidencialidad se
hizo la aplicación de forma anónima y utilizando sondeo tipo web.
Análisis y discusión
A partir de los resultados obtenidos con la aplicación del estudio, se han podido
establecer algunas consideraciones que suscriben mucha utilidad, de cara al propósito
general de la investigación, relacionado con determinar las causas centrales por las
cuales las organizaciones orientadas por proyectos tienen un bajo nivel de uso de
prácticas internacionales de Gerencia de Proyectos. En ese sentido, quizás el principal
hallazgo de la investigación se relaciona con la implementación de metodologías de
Gerencia de Proyectos, puesto que la gran mayoría de organizaciones participantes
expresan tener metodologías desarrolladas en casa, cuya estructura obedece al tipo de
negocio y al conocimiento adquirido, y no al alineamiento con un estándar reconocido.
En ese contexto, la información objeto de análisis en este trabajo fue recolectada en
Pymes orientadas por proyectos de la ciudad de Bogotá (Colombia), para lo cual se
aplicó una encuesta semi-estructurada a 155 directores de proyectos, propietarios o
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encargados de coordinación de los proyectos. Con las variables orientadoras se intentó
medir la percepción que tiene una empresa que funciona por proyectos sobre temas
muy sensibles para el área de conocimiento, como la percepción de su utilidad, la
implementación de metodologías, el uso de técnicas, la eficiencia en resultados a partir
de la adopción de instrumentos, y la facilidad de incorporar las prácticas dentro del
entorno laboral y cotidiano de cada una de las compañías.
Las organizaciones que hicieron parte del estudio pertenecen a varios sectores de la
economía, con la particularidad de que todas pertenecen a la tipología descrita por
Artto, K. et al (1998): “el proyecto orientado como una compañía que vende proyectos a
otras entidades (externo)”. En la figura 1 se puede apreciar una distribución de las
actividades de las empresas que hicieron parte del estudio, dentro de la cual se puede
destacar que la mayor representación se da en las actividades que mayor orientación
tienen hacia la ejecución de proyectos como construcción y TI. A partir de lo descrito se
puede considerar que la visión de las Pymes participantes posibilita la importancia de su
percepción, en la medida que representan la industria habitual orientada a paroyectos.
21%
18%
14%11%
9%
9%
8%
5%3%2%
Construcción
TI
Inv. de mercado
Comunicaciones
I+D
Automatización
Capacitación
Estrategía y Desarrollo org.
Gestión pública
Servicios jurídicos
Figura 1. Actividad principal desarrollada por la Pyme.
Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la investigación
Por otra parte resulta importante analizar, desde la perspectiva de las Pymes que
funcionan por proyectos, la apreciación que tienen sobre el fracaso de los mismos,
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para, de ser posible, realizar una tipificación para el caso de la orientación colombiana.
Se puede observar cómo, para quien es el gerente del proyecto, que las causas de
fracaso no están relacionadas con el uso de metodologías, si se tiene en cuenta como
se observara más adelante, que la mayor proporción de empresas tienen metodologías
propias. Las causas más representativas tienen que ver con la participación del capital
humano en el proyecto, casi el 62%, y los restantes son aspectos más técnicos de la
gestión del proyecto (ver figura 2).
En la misma perspectiva, es práctico analizar también la consideración de los aspectos
relacionados con el capital humano y el capital estructural en los proyectos, si se toma
en cuenta que, según los resultados de este estudio preliminar, el fracaso del proyecto
depende más del primero que del segundo. En consecuencia, existe una relación entre
los planteamientos teóricos sobre el re-pensar la Gerencia de Proyectos, enfocándola
sobre elementos más humanistas que procedimentales. En la figura 2 se pueden
apreciar los resultados más representativos sobre la percepción del fracaso en las
Pymes orientadas a proyectos, donde se resaltan las variables más influyentes desde la
perspectiva de quienes gerencian los proyectos.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
23% 22%
17%14%
9% 8% 7%
Figura 2. Causas del fracaso de los proyectos ejecutados Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la investigación
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Con respecto a la utilización de metodologías de gerencia de proyectos, los resultados
del estudio dejan ver que la gran mayoría de Pymes que están orientadas a proyectos,
y pese a los grandes esfuerzos de la profesionalización de la actividad, no utilizan
metodologías que estén desarrolladas a partir de ningún estándar conocido. Al
respecto, se aprecia cómo el 76% de las Pymes que hicieron parte del estudio tienen
una metodología que ha sido desarrollada al interior de la organización, probablemente
con el conocimiento adquirido dentro del negocio y de acuerdo con las particularidades
de su ciclo de vida. Así mismo se puede apreciar una proporcionalidad con los
estándares internacionales PMI y PRINCE2, pero con una tasa de adopción bastante
baja comparada con la expectativa internacional de la profesión (ver figura 3)
76%
6%
1%
5%
12%Desarrollada en casa
PMI
ISO 21500
ICB
PRINCE2
Otra
Figura 3. Utilización de metodologías para la Gerencia de los Proyectos Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la investigación
Por último, se documentan en este informa parcial de resultados, la percepción que
tienen las Pymes sobre el éxito de los proyectos que ejecuta, con el propósito de
determinar qué tan importante es la utilización de metodologías o estándares dentro de
ese éxito. En la figura 4 se pueden apreciar algunos de esos resultados, destacando
varias cosas; la participación de un escenario relacionado con el capital humano, muy
correlacionado con los resultados descritos anteriormente; la visión sobre la gestión del
conocimiento adquirido por la compañía, lo cual, según los participantes en el estudio,
resulta determinante dentro del éxito de los proyectos; la percepción sobre poca utilidad
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de las metodologías comerciales, lo cual tiene relación con la tendencia actual que
incorpora el re-pensamiento y re-planteamiento de las aproximaciones conceptuales de
gerencia de proyectos que se han comercializado hasta el momento; y el uso de
tecnología y capacidades internas para el éxito de los proyectos.
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
20%
19% 18% 18%15%
13% 13%
4%
Figura 4. Percepción del éxito en la Gerencia de los Proyectos Fuente: Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la investigación
Con los resultados descritos en apartados anteriores, se puede visualizar, de forma
preliminar, el contexto y apreciación de las organizaciones que se encuentran
orientadas a proyectos y pertenecen al sector de Pymes en Colombia, frente a lo cual
se puede considerar que la percepción que tienen de la Gerencia de Proyectos no está
muy alineada con la perspectiva que se tiene en la profesión. Con respecto a lo antes
planteado se requiere de análisis bastante pormenorizado sobre lo que podría
denominarse “una economía orientada por proyectos”, si lo que se pretende es
incorporar o mejorar las prácticas actuales desarrolladas por ese gremio para la
ejecución de sus proyectos, de cara a mejorar también el aporte que pueden prestar a
los procesos de competitividad y desarrollo regional y nacional. Por último es importante
considerar las oportunidades de mejora que pueden desprenderse de estudios como el
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que se ha presentado, puesto que permiten ofertar programas de consultoría más
adecuados con las necesidades reales en materia de Dirección, Gestión y Gerencia de
Proyectos.
Conclusiones
En este trabajo se ha analizado algunos elementos que determinan la forma como las
Pymes orientadas a proyectos están incorporando las prácticas de Gerencia de
Proyectos al interior de sus organizaciones. Para el desarrollo del estudio se ha
empelado una muestra de Pymes representativas, pertenecientes a diferentes sectores
que tienen la orientación descrita, buscando con ello tener una visión más generalizada.
Se han puesto en evidencia algunas de las preocupaciones de los encargados,
propietarios y gerentes de los proyectos que estas organizaciones ejecutan,
relacionados con los factores que influyen en el fracaso de los proyectos, al éxito, y a la
incorporación de metodologías actuales. Se ha procurado establecer relaciones
conceptuales que permitan, de forma cualitativa, determinar si existe una correlación
real entre la utilización de mejores prácticas y el desempeño de los proyectos.
Tomando como referencia todo lo descrito en este documento, se puede apreciar una
visión bastante particular de las Pymes que están orientadas a proyectos, sobre
algunos postulados que representan la posición del área de conocimiento de la
Gerencia de Proyectos. En ese contexto, y de acuerdo con algunas de las opiniones
encontradas en la aplicación del estudio, se requiere que las propuestas, planes de
intervención y mejora, nuevos proyectos académicos, sectoriales, gremiales, y
corporativos, tengan en cuenta las particularidades del sector, y su comportamiento,
para que así se pueda generar un impacto positivo sobre los parámetros de
competitividad y también sobre los resultados de los proyectos en concreto.
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