istruzioni per l'uso del software arcanamente - carte da legare

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1 Istruzioni per l’uso del software ArcanaMente a cura di Rossella Santolamazza e Leonardo Musci ottobre 2016

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Istruzioni  per  l’uso  del  software  ArcanaMente        

a  cura  di  Rossella  Santolamazza  e  Leonardo  Musci                                        

ottobre  2016  

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INDICE        

1. Introduzione    

pag.   3  

2. Accesso  al  software    

«   5  

3. Home    

«   6  

4. Complessi  archivistici   « 10  4.1. Inserimento   « 10  4.2. Visualizzazione   « 11  4.3. Ricerca  

 « 21  

5. Unità  archivistiche   « 23  5.1. Inserimento   « 23  5.2. Visualizzazione   « 25  5.3. Ricerca  

 « 31  

6. Persone   « 33  6.1. Inserimento   « 33  6.2. Visualizzazione   « 35  6.3. Ricerca  

 « 36  

7. Ricoveri   « 40  7.1. Inserimento   « 40  7.2. Visualizzazione   « 46  7.3. Ricerca  

 « 49  

Allegato.  Termini  per  la  schedatura  delle  diagnosi    

«   53  

 

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1.  Introduzione    ArcanaMente   è   il   nuovo   software   per   la   schedatura   delle   cartelle   cliniche   degli   ex   ospedali  psichiatrici  (e/o  di  altro  ente  che  produce  cartelle  cliniche  psichiatriche)  realizzato  con  il  contributo  della  Direzione  Generale  Archivi  e  disponibile  gratuitamente  per  le  Soprintendenze  archivistiche  e  bibliografiche,   per   gli   Archivi   di   Stato   e   per   gli   enti,   proprietari   e   conservatori   degli   archivi   in  questione,   che   ne   vogliano   fare   uso   nell’ambito   di   progetti   condivisi   ed   approvati   dalle  Soprintendenze.  È  stato  messo  a  punto  da  un  gruppo  di   lavoro  della  Scuola  Normale  Superiore  di  Pisa,  diretto  da  Umberto  Parrini,  e  costituito  da  Gianfranco  di  Tota,  Matteo  Gallo  e  Mirko  Delcaldo.  Per   il   Gruppo   di   coordinamento   nazionale   Carte   da   legare   hanno   collaborato   a   tale   attività  Leonardo  Musci  e  Rossella  Santolamazza.    Il   software,   web-­‐based,   è   il   risultato   della   reingegnerizzazione   del   precedente   programma,   già  utilizzato  per  schedare  le  cartelle  cliniche  appartenenti  agli  archivi  di  13  ospedali  psichiatrici,  per  gli  anni  indicati  nell’elenco  che  segue:  

-­‐ Ascoli  Piceno,  Ospedale  psichiatrico  provinciale  in  Fermo,  1854-­‐1902  -­‐ Bergamo,  Ospedale  neuropsichiatrico  provinciale,  1814-­‐1998  -­‐ Bisceglie,   Casa   della  Divina   Provvidenza.   Istituti   ospedalieri,   centri   di   riabilitazione,   1933-­‐

1946  (date  del  primo  ricovero)  con  dati  al  1997  -­‐ Bologna,  Ospedale  psichiatrico  provinciale  Francesco  Roncati,  1789-­‐1858  -­‐ Cuneo,  Ospedale  neuropsichiatrico  per  la  provincia  di  Cuneo  in  Racconigi,  1871-­‐1981  -­‐ L'Aquila,  Ospedale  neuropsichiatrico  provinciale  Collemaggio,  1896-­‐1976  -­‐ Milano,  Ospedale  psichiatrico  Paolo  Pini,  1944-­‐1952  -­‐ Napoli,  Ospedale  psichiatrico  Leonardo  Bianchi,  1930-­‐1935  -­‐ Perugia,  Ospedale  neuropsichiatrico  provinciale  Santa  Margherita,  1824-­‐1901,  con  dati  dal  

1783  -­‐ Roma,  Ospedale  psichiatrico  Santa  Maria  della  Pietà,  1853-­‐1910,  con  dati  dal  1803  -­‐ Rovigo,  Ospedale  psichiatrico  provinciale,  1930-­‐1992  -­‐ Teramo,  Ospedale  psichiatrico  Sant'Antonio  abate,  1881-­‐1950  -­‐ Venezia,  Ospedale  psichiatrico  provinciale  San  Servolo,  1842-­‐1871,  con  dati  dal  1806  (solo  

ricoverati  maschi).    I  dati   in  questione  sono  stati   riversati  nel  nuovo  software  e,   in   tale  occasione,   sono  state  anche  effettuate  generali  operazioni  di  revisione  delle  banche  dati,  introducendo  in  particolare  controlli  di  coerenza  e  correzione  di  refusi  e  normalizzazioni  ed  indicizzazioni  di  termini  a  scopo  di  ricerca.    Le   13   banche   dati   “storiche”   sono   già   ricercabili   nella   Sezione   Cartelle   cliniche   del   portale   del  progetto  Carte  da  legare,  secondo  le  modalità  in  esso  illustrate  e  nel  rispetto  della  normativa  sulla  privacy:  http://www.cartedalegare.san.beniculturali.it/index.php?id=search&navId=0    Il  nuovo  ArcanaMente  è  stato  licenziato  a  dicembre  2015  ed  è  in  uso  dall’inizio  del  2016;  alle  13  banche   dati   iniziali,   si   stanno   aggiungendo   ulteriori   schedature   frutto   di   progetti   di  completamento  o  di  nuovi  progetti  effettuati  sia  dalle  Soprintendenze  che  da  altri  enti.  Le  nuove  banche  dati  saranno  ricercabili  sul  sito  dopo  che  saranno  state  approvate  localmente  dal  referente   Carte   da   legare   della   Soprintendenza   e/o   Archivio   di   Stato   competente   e   a   livello  nazionale  dal  Gruppo  di  coordinamento  nazionale  del  progetto.    

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Nel  data  entry  sono  disponibili  ad  ogni  sezione  e/o  campo  Aiuti  contestuali  che  guidano  gli  utenti  nell’inserimento   dei   dati.   Con   le   seguenti   Istruzioni,   invece,   si   forniscono   informazioni   di   tipo  generale  sull’utilizzo  del  software.  

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2.  L’accesso  al  software    Il  software  è  disponibile  al  seguente  indirizzo  web:    http://www.cartedalegare.san.beniculturali.it/carte_de/      

   Il  login  avviene  inserendo  i  propri  dati  nella  maschera.    I   dati   di   accesso   (Username   e   Password)   vengono   assegnati   dal   Gruppo   di   coordinamento  nazionale  e  devono  essere   richiesti   dalla   Soprintendenza   archivistica   e   bibliografica   competente  e/o   dall’Archivio   di   Stato   con   mail   alla   dott.ssa   Rossella   Santolamazza  ([email protected]   ),   inviata   per   conoscenza   alla   dott.ssa   Elisabetta   Reale  ([email protected].  Questi  dati  sono  strettamente  personali  e  non  possono  essere  messi  a  disposizione  di  altri  utenti.  

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3.  Home      

   Dalla   parte   sinistra   della   Home   l’utente   accede   ai   serbatoi:   Complessi   archivistici,   Unità  archivistiche,  Persone,  Ricoveri.    Dalla  parte  destra  della  Home   l’utente  accede  ai  serbatoi:   Indicizzazione  delle  diagnosi,  Gruppi  di  lavoro,  Utenti,  Vocabolari,  Aiuti  contestuali.  Tali  serbatoi  sono  visualizzati  ed  utilizzati  in  modo  differenziato  a  seconda  del  tipo  di  utenza.    Le  attività  nel  software  avvengono  per  Gruppi  di   lavoro  che  corrispondono  ai  singoli  archivi;  ogni  Gruppo   di   lavoro   deve   avere   almeno   un   utente   Supervisore   locale,   nella   persona   del   referente  della  Soprintendenza  e/o  dell’Archivio  di  Stato,  e  può  avere  enne  utenti  Schedatori.  Ci  sono  poi  utenti  Supervisori  nazionali,  che  rappresentano  il  Gruppo  di  coordinamento  nazionale  Carte  da  legare.    Agli  utenti  vengono  assegnati  specifici  diritti:    

• il  Supervisore  nazionale  può  consultare,   inserire/modificare,  cancellare   le  schede  di  tutti   i  Gruppi  di  lavoro;  può  inoltre  inserire  nuovi  Gruppi  di  lavoro,  inserire/modificare/cancellare  gli  Utenti,  gestire  i  serbatoi  Indicizzazione  delle  diagnosi,  Vocabolari,  Aiuti  contestuali.  Può,  infine,   approvare   definitivamente   tutte   le   schede   utilizzando   la   voce   “approvata”   del  vocabolario  relativo  allo  Stato  della  scheda;  

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 • il  Supervisore  locale  può  consultare,  inserire/modificare,  cancellare  tutte  le  schede  inserite  

nel   suo  Gruppo   di   lavoro;   può   inoltre   consultare   le   schede   Persona   di   tutti   i  Gruppi   di  lavoro.  Può  infine  approvare  localmente  le  schede  del  suo  Gruppo  di   lavoro  utilizzando  la  voce  “approvata  localmente”  del  vocabolario  relativo  allo  Stato  della  scheda;    

• lo   Schedatore   può   consultare,   inserire/modificare,   cancellare   tutte   le   schede   di   sua  pertinenza;  può  inoltre  consultare  le  schede  Persona  di  tutti   i  Gruppi  di   lavoro.  Le  schede  da  lui  inserite  si  trovano  di  default  nello  stato  “in  via  di  compilazione”;  nel  corso  del  lavoro  di   schedatura   può   passare   nello   stato   “da   approvare”   quelle   che   ritiene   pronte   per   la  revisione  del  Supervisore  locale.  

 N.B.  I  Supervisori  nazionali  visualizzano  e  possono  accedere  a  tutti  i  serbatoi  (come  nella  figura  precedente).  I  Supervisori  locali  visualizzano  tutti  i  serbatoi  tranne  Aiuti  contestuali  (come  nella  prima  figura  che  segue),  ma  non  possono  accedere  ai  serbatoi  della  parte  destra  della  Home.  Gli  Schedatori,  nella  parte  destra  della  Home,  visualizzano  soltanto  i  serbatoi  Indicizzazione  delle  diagnosi  e  Vocabolari,  senza  peraltro  potervi  accedere  (come  nella  seconda  figura  che  segue).    

   

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   N.B.  Le  schede  Persona  sono  condivise  da  tutti  i  Gruppi  di  lavoro  e,  pertanto,  sono  consultabili  e  relazionabili  da  parte  di  ogni  utente,  indipendentemente  dal  Gruppo  di  lavoro  di  appartenenza.  Dal  momento  che  i  Supervisori  nazionali  possono  modificare  le  schede  Persona  di  tutti  i  Gruppi  di  lavoro  e  il  Supervisore  locale  può  modificare  soltanto  le  schede  Persona  del  proprio  Gruppo  di  lavoro,   quando   uno   Schedatore   intende   effettuare   una  modifica   in   una   scheda  Persona   deve  

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contattare   il   suo   Supervisore   locale;   se   la   scheda   appartiene   ad   un   altro  Gruppo   di   lavoro   il  Supervisore  locale  deve  inviare  una  segnalazione  in  tal  senso  al  Supervisore  nazionale.  Le  schede  Persona  sono  pubblicabili  soltanto  dai  Supervisori  nazionali.    N.B.   Il   serbatoio   Ricoveri   non   ha   una   sezione   autonoma   di   inserimento   (nella   Home   non  compare   infatti   la   funzione   Inserisci);   le   schede   Ricovero   possono   essere   inserite  indifferentemente  dalla  scheda  Unità  archivistica  o  dalla  scheda  Persona,  utilizzando  la  specifica  funzione   posta   nel   menù   della   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   di   Visualizzazione   di  

entrambe  le  schede  (rappresentata  da  questa  icona   ).    N.B.   Il   serbatoio   separato  delle  Diagnosi   non  esiste;   le  diagnosi   sono   infatti   una   sezione  della  scheda   Ricovero   e   si   inseriscono,   modificano,   cancellano   e   ricercano   all’interno   della   scheda  Ricovero  cui  si  riferiscono.    N.B.  Nel   serbatoio   Indicizzazione  delle  diagnosi   sono  state   indicizzate  tutte   le  diagnosi   interne  che  abbiano  almeno  una  frequenza  pari  a  4.    N.B.   I   serbatoi   Vocabolari   e   Aiuti   contestuali   sono   implementabili;   si   prega   di   rivolgere   ai  Supervisori  nazionali  qualsiasi  consiglio  o  richiesta  di  modifica  e/o  integrazione.    N.B.   Per   avviare   la   schedatura   è   necessario   innanzitutto   inserire   le   schede   Complesso  archivistico,   che   sono   quelle   che   determinano   la   struttura   dell’albero   dei   complessi.   Tale  inserimento  è  concordato  con  i  Supervisori  nazionali  all’avvio  delle  attività.  Successivamente  è  consigliabile  procedere  inserendo  la  scheda  Unità  archivistica,  poi  la  scheda  Persona,  poi   la  scheda  Ricovero.  Prima  di   inserire   la  scheda  Persona  è  obbligatorio  controllare  che  non  sia  già  presente  nella  banca  dati  nazionale.  

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4.  Complessi  archivistici    Nel  serbatoio  Complessi  archivistici  sono  presenti  le  due  funzioni  Cerca  e  Inserisci.    La  scheda  Complesso  archivistico  è  relativa  ai  diversi  livelli  in  cui  è  strutturata  la  serie  delle  Cartelle  cliniche  nell’archivio  del  singolo  ospedale  psichiatrico  e/o  altro  ente  che  produce  cartelle  cliniche,  che  costituisce  sempre  il  complesso  archivistico  di  primo  livello.  Contiene   dati   relativi   alla   Tipologia,   Denominazione,   Descrizione   e   Datazione   del   complesso  archivistico.      4.1.  Inserimento    In  modalità  Inserimento  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

   

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   I  campi  in  rosso  sono  obbligatori.    Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Salva  e  chiudi  la  scheda.    

Salva  e  continua  il  lavoro  nella  scheda.    

Annulla  le  operazioni  effettuate.    Le  regole  di  compilazione  si  trovano  negli  Aiuti  contestuali  presenti  ad  ogni  campo  o  sezione  della  scheda  di  inserimento.    N.B.   L’inserimento   delle   schede  Complesso   archivistico,   che   determina   la   struttura   dell’albero  dei  complessi,  è  concordato  con  i  Supervisori  nazionali  all’avvio  delle  attività  di  schedatura.    4.2.  Visualizzazione    In  modalità  Visualizzazione  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

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   Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Modifica  La  funzione  permette  di  entrare  nella  scheda  per  modificarla.    

 Elimina  La  funzione  permette  di  eliminare  la  scheda.  Prima  di  procedere  all’eliminazione  il  software  chiede  conferma  dell’operazione.    

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 Mostra/nascondi  albero  La  funzione  permette  di  nascondere  l’albero  che  viene  mostrato  di  default  nella  parte  destra  della  pagina  e  di  ripristinarlo.      

   

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 Sposta/annulla  La  funzione  permette  di  spostare  i  complessi  archivistici  nell’albero.  Dopo  che  lo  schedatore  abbia  selezionato  il  complesso  archivistico  da  spostare,  il  software  mostra  tutte   le   possibili   posizioni   in   cui   può   essere   spostato.   Selezionando   nell’albero   la   freccia  corrispondente   alla   posizione   scelta,   il   complesso   archivistico   viene   spostato.   L’operazione   può  essere  successivamente  annullata.    

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 Mostra  scheda  nell’albero  In  presenza  di  alberi  molto   lunghi,  che  non  sono   interamente  compresi  nella  pagina,   la   funzione  permette  di  visualizzare  la  scheda  selezionata.    

   

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 Inserisci  complesso  archivistico  figlio  A  partire  dal  Complesso  archivistico  selezionato,  la  funzione  permette  di  inserire  al  suo  interno  una  nuova   scheda  Complesso   archivistico.   Il   complesso   archivistico   viene   posto   in   fondo   alla   lista   di  quelli  già  appartenenti  al  nodo  dell’albero;  può  poi  essere  spostato  in  altra  posizione  utilizzando  la  funzione  Sposta.    

 

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 Inserisci  Unità  archivistica  figlia  A  partire  dal  Complesso  archivistico  selezionato,  la  funzione  permette  di  inserire  al  suo  interno  una  nuova   scheda  Unità   archivistica.   L’unità   archivistica   viene   posta   in   fondo   alla   lista   di   quelle   già  appartenenti  al  nodo  dell’albero;  può  poi  essere  spostata  in  altra  posizione  utilizzando  la  funzione  Sposta.    

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Cambia  stato  sottoalbero  A  partire  dal  Complesso  archivistico  selezionato,  la  funzione  permette  di  modificare  massivamente  lo  stato  delle  schede  che  appartengono  a  quel  nodo.  Può  essere  utilizzata  per  pubblicare  le  schede  di  un  intero  albero  o  di  una  sua  parte  dopo  che  siano  state  approvate.  

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N.B.  La  funzione  è  riservata  soltanto  al  Supervisore  locale  e  al  Supervisore  nazionale  e  pertanto  l’icona  non  è  visibile  allo  Schedatore.    

 Ordina  unità  figlie  per  numero  La   funzione   permette   di   ordinare   per   numero   progressivo   le   unità   archivistiche   figlie   che  appartengono  al  complesso  archivistico  selezionato.  N.B.   La   funzione   si   attiva   soltanto   in   modalità   Visualizzazione   dei   complessi   archivistici   che  contengono  più  di  una  unità  archivistica.    

Risultati  La  funzione  permette  di  ritornare  alla  pagina  dei  risultati  di  ricerca.      4.3.  Ricerca    La   ricerca   può   essere   effettuata   compilando   i   campi   presenti   nella  maschera   e   cliccando   poi   la  lente  posta  in  fondo  alla  pagina.  Tutti   i  campi  della  scheda  di  inserimento  sono  ricercabili  e  sono  ordinabili  per  Denominazione,  Data  crescente,  Data  decrescente,  Chiave  scheda.    

   Viene   restituita   una   lista   di   complessi   archivistici   costituita   dai   dati   dei   seguenti   campi:   chiave,  tipologia,  denominazione,  data,  gerarchia  del  complesso.    

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5.  Unità  archivistiche    Nel  serbatoio  Unità  archivistiche  sono  presenti  le  due  funzioni  Cerca  e  Inserisci.    La   scheda   Unità   archivistica   corrisponde   quasi   sempre   al   fascicolo/cartella   clinica   del   singolo  paziente.  Contiene  i  dati  relativi  alla  Segnatura,  Datazione,  Descrizione  e  Conservazione  dell’unità  archivistica.      5.1.  Inserimento    In  modalità  Inserimento  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

   

24

   

   I  campi  in  rosso  sono  obbligatori.    Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

25

Salva  e  chiudi  la  scheda.    

Salva  e  continua  il  lavoro  nella  scheda.    

Annulla  le  operazioni  effettuate.    Le  regole  di  compilazione  si  trovano  negli  Aiuti  contestuali  presenti  ad  ogni  campo  o  sezione  della  scheda.      5.2.  Visualizzazione    In  modalità  Visualizzazione  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

   

26

   Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Modifica  La  funzione  permette  di  entrare  nella  scheda  per  modificarla.    

 Elimina  La  funzione  permette  di  eliminare  la  scheda.  Prima  di  procedere  all’eliminazione  il  software  chiede  conferma  dell’operazione.    

27

   

 Mostra/nascondi  albero  La  funzione  permette  di  nascondere  l’albero  che  viene  mostrato  di  default  nella  parte  destra  della  pagina  e  di  ripristinarlo.      

   

28

   

 Sposta/annulla  La  funzione  permette  di  spostare  le  unità  archivistiche  nell’albero.  Dopo  che  lo  schedatore  abbia  selezionato  l’unità  archivistica  da  spostare,  il  software  mostra  tutte  le  possibili  posizioni  in  cui  può  essere  spostata.  Selezionando  nell’albero  la  freccia  corrispondente  alla  posizione  scelta,  l’unità  archivistica  viene  spostata.  L’operazione  può  essere  successivamente  annullata.    

 Mostra  scheda  nell’albero  In  presenza  di  alberi  molto   lunghi,  che  non  sono   interamente  compresi  nella  pagina,   la   funzione  permette  di  visualizzare  la  scheda  selezionata.    

29

   

   

 Inserisci  Unità  archivistica  figlia  A  partire  dal  Complesso  archivistico  selezionato,  la  funzione  permette  di  inserire  al  suo  interno  una  nuova   scheda  Unità   archivistica.   L’unità   archivistica   viene   posta   in   fondo   alla   lista   di   quelle   già  appartenenti  al  nodo  dell’albero;  può  poi  essere  spostata  in  altra  posizione  utilizzando  la  funzione  Sposta.  

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 Inserisci  ricovero  collegato  La   funzione   permette   di   aprire   una   scheda   Inserimento   ricovero.   Per   le   istruzioni   si   rimanda   al  paragrafo  7.1.    

31

 Cambia  stato  sottoalbero  A  partire  dal  Complesso  archivistico  selezionato,  la  funzione  permette  di  modificare  massivamente  lo  stato  delle  schede  che  appartengono  a  quel  nodo.  Può  essere  utilizzata  per  pubblicare  le  schede  di  un  intero  albero  o  di  una  sua  parte  dopo  che  siano  state  approvate.    N.B.  La  funzione  è  riservata  soltanto  al  Supervisore  locale  e  al  Supervisore  nazionale  e  pertanto  l’icona  non  è  visibile  allo  Schedatore.    

 Risultati  La  funzione  permette  di  ritornare  alla  pagina  dei  risultati  di  ricerca.      5.3.  Ricerca    La   ricerca   può   essere   effettuata   compilando   i   campi   presenti   nella  maschera   e   cliccando   poi   la  lente  posta  in  fondo  alla  pagina.  Tutti   i  campi  della  scheda  di  inserimento  sono  ricercabili  e  sono  ordinabili  per  Data  crescente,  Data  decrescente,  Paziente,  Chiave  scheda.    

   

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   Viene   restituita   una   lista   di   unità   archivistiche   costituita   dai   dati   dei   seguenti   campi:   chiave,  denominazione,  numero,  data,  gerarchia.    

   

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6.  Persone    Nel  serbatoio  Persone  sono  presenti  le  due  funzioni  Cerca  e  Inserisci.    La  scheda  Persona  corrisponde  al  singolo  paziente  e  contiene:  

• i  suoi  dati  identificativi:  Cognome,  Nome,  Patronimico,  Matronimico,  Sesso;  • i   dati   relativi   alla   sua   nascita:   Data,   Data   calcolata,   Nazionalità,   Stato   storico,   Comune  

storico,  Stato  attuale,  Provincia  attuale,  Comune  attuale,  Località  estera  per   i  non  nati   in  Italia;  

• eventuali  Varianti  del  nome.    N.B.   Il   serbatoio  Persone   è   condiviso   da   tutti   i  Gruppi   di   lavoro   e,   pertanto,   è   consultabile   e  relazionabile  da  parte  di  ogni  utente,  indipendentemente  dal  Gruppo  di  lavoro  di  appartenenza.      6.1.  Inserimento    In  modalità  Inserimento  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

   

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   I  campi  in  rosso  sono  obbligatori.    Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Salva  e  chiudi  la  scheda.    

Salva  e  continua  il  lavoro  nella  scheda.    

Annulla  le  operazioni  effettuate.    Le  regole  di  compilazione  si  trovano  negli  Aiuti  contestuali  presenti  ad  ogni  campo  o  sezione  della  scheda.    N.B.  Prima  di  inserire  una  scheda  Persona,  lo  Schedatore  deve  controllare  che  il  paziente  non  sia  già  presente  nella  banca  dati  nazionale  Persone.  Se  non  c’è,  può  procedere  con  l’inserimento;  se  c’è  deve  utilizzare  la  scheda  già  presente,  relazionando  ad  essa  i  dati  dei  nuovi  ricoveri.  Nel   caso   sia  necessario  aggiungere  o   rettificare   i  dati   anagrafici  presenti  nella   scheda  Persona  appartenente  ad  un  altro  Gruppo  di  lavoro  o  inserita  da  un  altro  Schedatore  del  proprio  Gruppo  di  lavoro,  lo  Schedatore  deve  contattare  il  Supervisore  locale  che,  se  si  tratta  di  una  scheda  del  suo  Gruppo  di  lavoro,  può  apportate  le  modifiche  richieste,  se  si  tratta  di  una  scheda  di  un  altro  Gruppo  di  lavoro,  deve  segnalare  le  modifiche  al  Supervisore  nazionale.        

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6.2.  Visualizzazione    In  modalità  Visualizzazione  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

   

   

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Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Modifica  La  funzione  permette  di  entrare  nella  scheda  per  modificarla.    

 Elimina  La  funzione  permette  di  eliminare  la  scheda.  Prima  di  procedere  all’eliminazione  il  software  chiede  conferma  dell’operazione.    

   

 Inserisci  ricovero  collegato  La   funzione   permette   di   aprire   una   scheda   Inserimento   ricovero.   Per   le   istruzioni   si   rimanda   al  paragrafo  7.1.    

 Risultati  La  funzione  permette  di  ritornare  alla  pagina  dei  risultati  di  ricerca.      6.3.  Ricerca    La   ricerca   può   essere   effettuata   compilando   i   campi   presenti   nella  maschera   e   cliccando   poi   la  lente  posta  in  fondo  alla  pagina.  Tutti   i  campi  della  scheda  di  inserimento  sono  ricercabili  e  sono  ordinabili   per   Cognome,  Nome,   Data   di   nascita   crescente,   Data   di   nascita   decrescente,   Chiave  scheda.  

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   Viene  restituita  una  lista  di  persone  costituita  dai  dati  dei  seguenti  campi:  chiave,  cognome,  nome,  varianti,  data  di  nascita,  comune  attuale/località  estera,  gruppo  di  lavoro.    

     

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N.B.   Nella   parte   superiore   della   pagina   di   visualizzazione   dei   risultati   della   ricerca,   per   il  Supervisore  nazionale,   è   attiva   la   funzione  Approva   tutte   le   schede   risultato  della   ricerca,   che  permette   di   approvare   definitivamente   e   rendere   quindi   pubblicabili   tutte   le   schede   presenti  nella  lista  prodotta  dai  parametri  di  ricerca  inseriti.    

 

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 7.  Ricoveri    Nel  serbatoio  Ricoveri  è  presente  soltanto  la  funzione  Cerca.    N.B.  L’inserimento  dei  ricoveri,  infatti,  si  effettua  indifferentemente  a  partire  dalla  scheda  Unità  archivistica  o  dalla  scheda  Persona,  utilizzando  la  specifica  funzione  posta  nel  menù  della  parte  superiore   e   inferiore   della   pagina   di  Visualizzazione   di   entrambe   le   schede   (rappresentata   da  

questa   icona   ).   Questo   avviene   anche   se   la   scheda   Persona   è   stata   inserita   da   un   altro  Schedatore.    La  scheda  Ricovero  contiene  i  dati  amministrativi  e  socio-­‐sanitari  dei  singoli  ricoveri:  

• dati  identificativi  del  ricovero:  Data  di  ammissione,  Data  di  dimissione;  • relazione  con  i  principali  dati  identificativi  della  Persona;  • relazione  con  l’Unità  archivistica  contenente  i  documenti  relativi  al  ricovero;  • dati  amministrativi  relativi  alla  Residenza/domicilio  del  paziente  al  momento  dello  specifico  

ricovero:  Stato   storico,  Comune  storico,  Stato  attuale,  Provincia  attuale,  Comune  attuale,  Località,  Via/Piazza,  Località  estera  per  i  non  residenti/domiciliati  in  Italia;  

• dati   anagrafici   del   paziente   al  momento   dello   specifico   ricovero:   Stato   civile,  Numero   di  figli,  Istruzione,  Professione,  Religione,  Condizione  economica,  Stato  parentale;  

• dati  amministrativi  relativi  al  ricovero:  Matricola,  Tipo  di  ricovero,  Età,  Condizione  di  tutela,  Provenienza,   Autorità   disponente   il   ricovero,   Destinazione,   Deposito   oggetti,   Autopsia,  Analisi  cliniche;  

• campo  Note;  • dati  relativi  ai  Reparti  in  cui  il  paziente  è  stato  ricoverato;  • dati  relativi  ai  Trattamenti  cui  è  stato  sottoposto.  

 N.B.  I  dati  delle  diagnosi  sono  riportati  nella  sezione  Diagnosi  della  scheda  Ricovero.      Si  riferiscono  alla:  

• Fonte,  cioè  al  tipo  di  documento  da  cui  si  rileva  la  diagnosi;  • Tipologia,  valore  che  permette  di  classificare  le  diagnosi  in  base  alla  fase  del  ricovero  e  al  

tipo  di  diagnosi;  • descrizione   della   Diagnosi,   che   avviene   per   auto   completamento   e   utilizzando   termini  

normalizzati  (vedi  allegato  1);  • Pericolosità  del  paziente;  • presenza  di  una  Diagnosi  negativa,  cioè  di  un  non  ricovero  dopo  il  periodo  di  osservazione.  

   7.1.  Inserimento    In  modalità  Inserimento  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

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   Nella   scheda   di   inserimento   delle   figure   precedenti   il   ricovero   è   stato   inserito   a   partire   dalla  scheda  Persona   ed   infatti   è   già   presente   la   relazione   con   i   dati   della   sezione  Paziente,   che   si   è  attivata   in  automatico;   la   relazione  con   i  dati  della  sezione  Unità  archivistica  deve   invece  essere  attivata  dallo  Schedatore.    Se  il  ricovero  viene  inserito  a  partire  dalla  scheda  Unità  archivistica,  è  la  relazione  con  i  dati  della  sezione  Unità  archivistica   ad  attivarsi   in   automatico;   al   contrario,  quella   con   i   dati   della   sezione  Paziente  deve  essere  attivata  dallo  Schedatore.    N.B.   Ad   ogni   singola  Persona   sono   relazionati   tutti   i   suoi   ricoveri,   in   qualsiasi   ospedale   siano  avvenuti.      I  campi  in  rosso  sono  obbligatori.    Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Salva  e  chiudi  la  scheda.    

Salva  e  continua  il  lavoro  nella  scheda.    

Annulla  le  operazioni  effettuate.    Le  regole  di  compilazione  si  trovano  negli  Aiuti  contestuali  presenti  ad  ogni  campo  o  sezione  della  scheda.  

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 N.B.   Per   inserire   le   diagnosi   collegate   al   ricovero   è   necessario   salvare   la   scheda  Ricovero.   La  sezione  Diagnosi  compare  infatti  nella  scheda  soltanto  dopo  il  salvataggio.    

   In  modalità  Inserimento  la  sezione  Diagnosi  si  presenta  nel  seguente  modo:    

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   I  campi  in  rosso  sono  obbligatori.    Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Salva  e  chiudi  la  scheda.    

Annulla  le  operazioni  effettuate.    Le  regole  di  compilazione  si  trovano  negli  Aiuti  contestuali  presenti  ad  ogni  campo  della  sezione  Diagnosi.  Si  precisa  che:  -­‐  La  tipologia  si  esprime  utilizzando  due  vocabolari  separati,  quello  relativo  alla  fase  del  ricovero  e  quello  relativo  al  tipo  di  diagnosi  per  fase  di  ricovero.  -­‐  Le  fasi  del  ricovero  sono  tre:    

• Ammissione  • Degenza  • Uscita.  

-­‐  Per  l’Ammissione  si  hanno  i  tipi:  • anamnesi  • anamnesi  con  nesso  causale  • anamnesi  recente  • anamnesi  remota  

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• diagnosi  esterna  • diagnosi  interna  • patologia  fisica  in  atto  • non  ricoverato/a  (per  i  pazienti  non  ricoverati  dopo  il  periodo  di  osservazione)    

-­‐  Per  la  Degenza  si  hanno  i  tipi:  • successiva  diagnosi  psichiatrica  • successiva  patologia  fisica    

-­‐  Per  l’Uscita  si  hanno  i  tipi:  • giudizio  medico  (diagnosi  di  uscita  vera  e  propria)  • ritiro  della  famiglia  • trasferimento  • causa  di  morte  • altre  cause  

N.B.   L’attribuzione   di   una   diagnosi   ad   una   fase   e   ad   un   tipo   è   obbligatoria.   Ė   inoltre  concettualmente   obbligatorio   inserire   almeno   una   diagnosi   di   ammissione   del   tipo   diagnosi  interna  o  non  ricoverato/a  ed  una  diagnosi  di  uscita  di  qualsiasi  tipo.      7.2.  Visualizzazione    In  modalità  Visualizzazione  la  scheda  si  presenta  nel  seguente  modo:    

   

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   N.B.  Nella  parte  finale  della  pagina  sono  visualizzate  le  diagnosi.    Le   icone   del   menù   posto   nella   parte   superiore   e   inferiore   della   pagina   attivano   le   seguenti  funzioni:    

Modifica  La  funzione  permette  di  entrare  nella  scheda  per  modificarla.    

 Elimina  La  funzione  permette  di  eliminare  la  scheda.  Prima  di  procedere  all’eliminazione  il  software  chiede  conferma  dell’operazione.    

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 Risultati  La  funzione  permette  di  ritornare  alla  pagina  dei  risultati  di  ricerca.      7.3.  Ricerca    La   ricerca   può   essere   effettuata   compilando   i   campi   presenti   nella  maschera   e   cliccando   poi   la  lente  posta  in  fondo  alla  pagina.  Tutti   i  campi  della  scheda  di  inserimento  sono  ricercabili  e  sono  ordinabili  per  Data  ricovero  crescente,  Data  ricovero  decrescente,  Data  dimissione  crescente,  Data  dimissione  decrescente,  Paziente,  Chiave  scheda.    N.B.  Le  diagnosi  si  ricercano  a  partire  da  questa  maschera.  

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   Viene  restituita  una  lista  di  ricoveri  costituita  dai  dati  dei  seguenti  campi:  chiave,  paziente,  data  ricovero,  data  dimissione,  unità  archivistica.    

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Allegato    

Termini  per  la  schedatura  delle  diagnosi    

In  questo  allegato  è  presente  un  elenco  di  termini  da  utilizzare  per  la  schedatura  delle  diagnosi.  Si   tratta   di   una   guida   alla   condivisione   delle   forme   grafiche   e   di   un   aiuto   alla   lettura   di   termini  scientifici,  talvolta  di  difficile  interpretazione.  A  achilico  acondroplasia/acondroplastico  acromegali/acromegalico  acusia  (no  acussia)  adeno-­‐carcinoma  adeno-­‐flemmone    adeno-­‐peritonite    adenoma    adenopatia    afasico    alcool  e  tutti  i  suoi  derivati  tranne  alcolizzato    allucinativo    alveolico    amente    amenza/amentia    amimia    amitrofico    angioluetico    anisocoria    antisociale    antitifico    aortomiocardite    apicite    apoplessia/apoplexia    aprassia    arteriosclerosi    arteriospinale    asmo-­‐bronchiale    atarrea?    atassia    ateromasia/ateromatoso    atrepsia    atresia    audimuto    auto  seguito  da  parola  attaccata    autoaccusa    autoaggressive    autocolpa    autointossicazione    

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autolesionismo    autonocumento    autosoppressione    autotossico      B  balbuzie  (no  balbuzia)    basedowiano/basedoniano    bi  senza  trattino  tranne  bi-­‐inguinale  biocerebropatico    biopatico    bradicardia    bradifrenia/bradifrenico    bradi  psichismo  broncoalveolite  broncopneumonite  broncopolmonite    bulbo-­‐spinale      C  ca  esofageo    ca  gastrico    ca  mammario    ca  uterino    cancrena  (non  cangrena)    caratteropatico    caotico/cahotico    cardioaortico    cardiocircolatorio    cardionefrosi    cardionefrosclerosi    cardiopaziente    cardiorenale    cerebrite    cerebroastenia    cerebrocardio    cerebro-­‐cerebellare    cerebroleso    cerebromalacico    cerebromeningeo    cerebropatico/cerebropatia    cerebroplegico    cerebrosclerotico    cerebrospinale    cisticercosi    coleciste  (no  coliciste)    colecistite  (no  colicistite)    colecistopatico    

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corea/chorea    corea  maggiore/chorea  maior/corea  maior    corea  minor/corea  minore    coreoatetosi    coreomania    coxa  vara    coxartrite    coxartrosi    cranioencefalitico    cranio-­‐facciale    cranioleso    craniotraumatico    craniotraumatizzato    craniotraumatismo    cripto-­‐genetico      D  demenza/dementia    demenza  paralitica/dementia  paraljtica    demonomania    demonopatia/demonopatico    dermo-­‐celtico    diatesico    diencefalo-­‐ipofisario    diparesi    disaffettività/disaffettivo    disendocrinia/disendocronico    disgenia    disglandulare/disglandularismo    disovarico  distiroide/distiroideo    distrofia/dystrophia    dolantina    dolantinomania/dolantinico      E  ebetudine    eboidofrenia    eclampsia    ectasia    ectima/ecthima    ematomielia    emi-­‐ipoalgesia    emi-­‐iposmia    emiparesi    emisindrome    encefalomalacia/encephalomalacia    encefalia    

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encefalomeningite    encefalomielite    encefalopatia/encefalopatico    encefalosi    endoarterite    endocardite    endocrinopatico    endoreattivo    endotossico    entero-­‐gastromeningite    epatointestinale    epatopaziente    epatopatico    epigastrica    epilessifrenia    epilettiforme    epitrocleare    eredoalcoolismo    eredoatassia    eredodegenerato    eredolue/eredolues  eredoluetico  eredomentale    eredosifilitico    eretistico    erisipela/erisipelatoso  (non  risipola)    eroinomania    erotoisterismo    erpete  furfuracea    esaltamento    esotossicosi    eteroaggressività    eteromorfia    extrapiramidale    F  familiare  (non  famigliare)    fisio-­‐cerebropatica    frenitide      G  gastroduodenale    gastroenterite/gastroenterico  gastroenteromeningite    gastroenterometrite    gastroepatalgia    gastroepatite    gastrointestinale  

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gastromeningite    gastroresecato    gastroreumatico    genestopatico    ghiandola  (no  glandula,  tranne  rari  casi)    glicero-­‐fosfato    glossoplegia    gono-­‐artrosi      H  herpes  (no  erpes)      I  idrocefalo/idrocefalico/idrocefalea    idromania    ileotifo    imbecillità/imbecillitas    impetigine    intossicazione/intossicamento    intracranico    intrapsichica    ipereccitazione/ipereccitamento/ipereccitabilità    iperacuto    iperastenia    iperazotemia/iperazotemico    ipereccitazione/ipereccitato    iperemia    iperemotività/iperemotivo    iperestesia/iperestetico    iperfrenico    iperisteria    ipermaniaco/ipermaniacale    iperpiressia    ipertensione/iperteso    ipertimico    ipertiroidismo    ipertonia    ipoacusia    ipoalgesia    ipocardia    ipocondria    ipocritica    ipocromico    ipodotato    ipodurale    ipoeccitamento    ipoestesia    ipoevolutismo/ipoevoluzione/ipoevoluto    

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ipofonesi    ipogenitalismo    ipomania/ipomaniacale/ipomaniaco    ipomelancolia    iposistolia    iposmia    ipostasia    ipotermia    ipoteso    ipotimico    irite    iscuria    istero  con  trattino  tranne  isteriforme  isteropatico    L  labio-­‐dorsale  labio-­‐glosso-­‐laringea  laboparalitico  lacero-­‐contuso/a    leptomeningite    linfocitosi    linfosarcoma    lomboartrite    lue/lues    M  malacomeningite    maniaco-­‐depressiva    marantico  (non  marastico)    medio-­‐grave    mefedina    meningocerebrite    meningoencefalite    meningoencefalitico    meningomielite    meningoperiencefalite    meningotifo    mesencefalite/mesencefalico    mesenterico/mesenteritico    metalue/metalues  metaluetico    miastenia    microcefalia    microencefalite    mieloencefalite    mielomacia    miocardiopatia/miocardiopatico    miocardiosclerosi    

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miocardite    mioclonoepilessia    miosi    mixedema/mixedematoso    monodelirio    monomania    monoparesi    monotristimania    monotristireligioso    monoamenomania    monodemonomania    morfinomania      N  nefroangiosclerosi    neo-­‐encefalico    nervo  ischiatico/nervo  sciatico    neurastenia/neurastenico  (no  neuroastenia)    neurasteniforme    neurobrucellosi    neurodegenerativo    neurodelirio/neurodelirante    neurodepressione/neurodepressivo    neurodislettico    neurodistonia    neuroeretismo/neuroeretistico    neurofrenastenico    neuroisterico    neurolue/neuroluetico    neuromiosite    neuromotoleso    neuropatia/neuropatico  ed  anche  nevropatia/nevropatico  neuropaziente    neuropsichico    neuropsicoanemico    neuro  psicastenia/neuropsicastenico    neuropsicasteniforme    neuropsicolabilità/neuropsicolabile    neuropsicopatia/neuropsicopatico    neuropsicosi/neuropsichico  ed  anche  nevropsicosi    neuroretinite    neurosi/nevrosi    neurotossico/neurotossicosi    neurovegetativo    nevrassite    nevrastenia/nevrastenico/nevrasteniforme    nevrite    nevroeretistico    

60

nevrosico  e  neurosico  corretti  sempre  in  nevrotico      O  oligoemia    oligofrenia/oligofrenico    omolaterale    osteoartrite    osteocondrite    osteomalacia      P  pachimeningite    panencefalite    pan-­‐iniziale    pan-­‐nevrosi    panofobia/panofobico    paralisi  al  posto  di  paralisia    paralitiforme    paraepilessia    parafobia    parafrenia/parafrenico    paramioclonoepilessia    paramaniacale    paranoico/paranoide/paranoideo/paranoidale/paranoicale    paranoidismo    paranoia/paranoja    paraparesi/paraparetico    paraplegia    parastenia    paratifo/paratifico    Parkinson-­‐simile    parkin-­‐meningite    patematico    periacuto    pericapsulare    periencefalite    periempatite    periepilessia    periostite    piretoterapia    pirofobia    pitiatismo    plagioprosopia    pleuro-­‐glandolare    pluridegenerato    plurifocalità    pluripara  plurisensoriale    

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pneumotifo    pneumonite    pneumoenterite    poliallucinosi    poliartrite/poliartritico    poliencefalite    polimania/polimaniaco    polinfettivo    polineurite/polinevrite    poliradicoloneurite    polisarcia    polioencefalite    poliomeningite    poliomielite    polioparalisi    poliotismo    porriggine    post  seguito  da  trattino  tranne  nelle  forme  in  latino:  es.  post  partum,  post  abortum  pre  seguito  da  trattino  tranne  pre  delirium  tremens    presbiofrenico    primo,  secondo,  terzo  grado/stadio  =  1°  2°  3°  grado  /stadio    promaniacale    pseudo  seguito  da  parola  attaccata,  tranne  pseudo  delirium  tremens    psichico-­‐epilettico  psichico-­‐motoria  (per  la  regola  generale)    psico  seguito  da  parola  attaccata,  tranne  psico-­‐organico    psicastenico/psicastenia/psicastenietà      Q  querulomania/querulo  maniaco    R  rosolia  (non  rosalia)      S  schizofrenastenia    schizofreniforme    schizofrenosimile    schizoaffettivo    schizoparanoide    schizosimile    schizotipico    sclerocalcifico    sclerodermia    semi  seguito  da  parola  attaccata  ma  semi-­‐imbecille  semi-­‐imbecillità  semi-­‐infermità  semi-­‐idiozia  shock    simil-­‐cardiopatico    siringomielia    

62

socio-­‐caratteropatico    sociopsicopatia    sopraeccitazione/sovraeccitazione    soprasellare    sottinfettivo    sottoccipitale  sottodurale    sotto  forma    spasmofilia    spinite/spinitico    sovra  occipitale  sovraorbitale    sub  seguito  da  parola  attaccata    subiettivo    superetilismo      T  tabe/tabes/post  tabem    taboparalisi/taboparalitico    taboebefrenia    tachimeningite    tbc  (no  t.b.c.)    teomania    termofrenosi    tetraparalisi    tetraparesi    tetraplegia    tibio-­‐tarsico/a    tifo-­‐pellagroso/a    tifobacillosi    timoschizoidismo    tireo-­‐tossicosi    tossi  seguito  da  parola  attaccata    tossicismo/tossicista    tossiemia/tossiemico    tossinfettivo    tracoma  (no  traucoma)    transcorticale    traumatossicosi    tristimania      U  ulcere  (non  ulceri)    ultraesaltamento    uretro-­‐cervicite      V  vaiolo  (non  vaiuolo)    

63

verbigenerazione    verbomotoria      Z  zoopatia