automatización de bibliotecas con el uso de software libre: breve introducción
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Automatización de bibliotecascon el uso de software libre:
breve introducción
Preparado por. Luis M. Peña. 2010
Por que automatizar?
Permite mejorar la eficacia del proceso técnico y la gestión interna.
Facilita la presentación de nuevos servicios. Facilita la cooperación con otros centros. Ayuda a maximizar los esfuerzos en la administración
de la biblioteca.(Bilal, 1997)
En el plano educativo, la automatización:
Permite cumplir más eficazmente los objetivos de la biblioteca.
o Permitiendo al bibliotecario dedicarse fundamentalmente a las tareas de índole pedagógica.
Aumenta la motivación de los alumnos hacia la investigación y la búsqueda de información.
Algunos conceptos generales
Para entender la automatización de una biblioteca, se hacenecesario familiarizase con su lenguaje. Para este fin seusarán términos que recitamos definir mejor:
Automatización:
La automatización es un sistema donde se trasfieren tareasde producción, realizadas habitualmente por operadoreshumanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Base de datos:
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardargrandes cantidades de información de forma organizada paraque luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.
Campo:
Un campo es un espacio de almacenamiento para un dato enparticular. En las bases de datos, un campo es la mínimaunidad de información a la que se puede acceder; un campo oun conjunto de ellos forman un registro, donde puedenexistir campos en blanco, siendo éste un error del sistema.
Registro:
Un registro (también llamado fila o tupla) representa unítem único de datos implícitamente estructurados en unatabla. En términos simples, una tabla de una base de datospuede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cadafila de una tabla representa un conjunto de datosrelacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen lamisma estructura.
Tabla:
En las bases de datos, se refiere al tipo de modelamiento de datos, donde se guardan los datos recolectados por un programa. Las tablas se componen de dos estructuras:
Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser único y además de tener un tipo de dato asociado.
Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla. Allí se componen los datos y los registros. Eventualmente pueden ser nulos en su almacenamiento.
Ejemplo de una base de datos.
Formulario de captura de datos
Una tabla de una base de datos
Que programa elegir?
A la hora de automatizar su biblioteca, debe pensar en unprograma que le permita gestionar de manera eficaz todaslas tareas necesarias en su biblioteca: la catalogación, laexportación para el intercambio de información, el formato,etc.
No todos los programas de catalogación de biblioteca usanopciones de gestión. En los últimos años la tendencia es lade diseñar programas capaces de gestionar, Además de losprocesos normales de catalogación, gestionan:
Préstamos y circulación. Inventarios. Estadísticas Administración, etc.
Ejemplos de este tipo de programas gestores son:
SIABUC Voyager Open Marco Polo Espabiblio (Open Biblio, versión en Inglés) Milenium Koha Php my bibli (PMB) Ex Libris Aleph Alexandria, etc. etc.
En el ambiente de biblioteca se han diseñado muchosprogramas que gestionan su biblioteca y que a la vezson gratuitos. El programador se reserva el derecho decobrar por la instalación, adaptación y entrenamiento.
En la sección siguiente le presente una serie deprogramas para bibliotecas gratuitos y que le permitenorganizar su biblioteca.
Programas de catalogación electrónica usada en bibliotecas, gratuita y de código abierto.
Micros Isis.
Muy poderoso y que tuvo su auge hasta los años 90. Correbajo el antiguo sistema operativo MSDOS. Fue liberado porBIREME. Sigue usandose en algunas bibliotecas de AméricaLatina, pero hoy en se ha emigrado a otros programas bajoambiente Windows y web.
Fue luego superado por su versión bajo Windows.
El Win Isis en bastante ventajoso ya que además de sergratuito, corre bajo un ambiente Windows. Posee las mismasfuncionalidades que su antecesor Micro Isis:
Gestiona la catalogación, importación y exportación deregistros, imprimir listados a voluntad, mantenimiento,etc. Estos dos primeros usan en su estructura de campos elformato CEPAL.
Isis Marc.
En bien sencillo de manipular, ya trae incorpora unaplantilla con todos los campos necesarios para ladescripción bibliográfica de cualquier documento. Loscampos líderes solo se cambian si es necesario y se escogende un campo selectivo. Ver imagen de abajo.
Camposlíderes
Plantilladesde los 0XXhasta los 8XX
Tiene la desventaja de que no es flexible a la hora deentrar nuevos campos. Pero se supone que los que trae pordefecto son suficientes.
Espabiblio.
Sistema para gestión de Bibliotecas desarrollado en PHP yMySQL por Dave Stevens (Código Libre y gratuito) de EE.UU.llamado OpenBiblio, específicamente de la versión o Relace0.5.1, proyecto que ya lleva más de 4 años. En Estosmomentos la distribución del software sigue regida por laGNU Public Licence, es decir sigue siendo libre por lo cualtoda persona podrá descargarlo del Web "Gratuitamente"después de llenar un formulario para tener un control deuso del programa. El uso y problemas que se puedan generarno serán de responsabilidad del o los creadores. Trabaja enambiente web, se requiere Apache, MySQL y PHP.
Trae integrado un módulo de catalogación, gestión depréstamo, administración y reportes. Incluye también unaOPAC de búsqueda.
Entrada de datos – Catalogación.
Modulo de búsqueda interno.
OPAC. Para la búsqueda externa por parte de los usuarios.
Es bien fácil de manejar y se configura flexiblemente. Esbueno para bibliotecas pequeñas, escolares, municipales,etc.
Desventaja: no permite la inserción de nuevos campos.
Catalis
Catalis surgió en la Biblioteca Dr. Antonio Monteiro delInstituto de Matemática de Bahía Blanca, dependiente delCONICET y de la Universidad Nacional del Sur, en Argentina.Deseamos que en el futuro pueda seguir desarrollándose enbase a los aportes de otras personas o institucionesinteresadas en mejorarlo. Para facilitar esto, Catalis esdistribuido como software de código abierto. Es tecnologíaIsis. Se monta en ambiente cliente servidor. Se encuentraen desarrollo y tiene la desventaja de que no permite laimportación y exportación de registros, solo de uno en uno.
Weblis
Sistema desrrollado por el Institute for Computer andInformation Engineering (ICIE), Polonia, basado en suexperiencia en la construcción de sistemas bibliotecariospara organizaciones internacionales tales como FAO, IFAD yGTZ. WEBLIS corre a través del motor WWW-ISIS, tambiéndesarrollado por el ICIE. Tecnología Isis. Se monta enambiente cliente servidor.
ABDC.
Es la última versión de la familia Isis. Utilizan latecnología del lenguaje IsisScript, PHP, HTML y diversosformatos como Marc21, CEPAL, BIBUN, Lilacs, etc.
Tiene una agradable y moderna internas. Esta bienestructurado y continúa en evaluación y cambios. Es decódigo abierto y libre de distribución.
Permite todas las funciones posibles: exportar, importar,crear nuevas bases, etc. Se monta en ambiente clienteservidor.
Open Marcopolo.
Agradable y rápida aplicación de la familia Isis. Estadiseñado especialmente para circulación y préstamos. Laentrada de datos se hace a través de Win Isis o Isis Marc.Tiene un módulo de circulación, uno de administración, unaOPAC para la consulta al público y un módulo deestadísticas. Se monta en ambiente cliente servidor.
SIABUC.(Extraído de la página oficial del SIABUC:http://siabuc.ucol.mx/)
Este sistema no es gratuito, sino propietario, pero loincluí en este manual porque no dejar de ser una muy buenaopción a la hora de elegir un programa informático para labibliteca.
SIABUC es un software auxiliar en las labores cotidianas deun centro de información o biblioteca, ya seauniversitaria, pública o particular, sin importar que seapequeña o grande. El funcionamiento de SIABUC está basadoen módulos, cada módulo corresponde a una tarea específicadentro de la biblioteca, los módulos principales de SIABUCson:
Adquisiciones
Nos lleva un control de las compras y las donaciones,pudiéndose capturar desde la solicitud de compra,imprimir las listas de pedidos, registrar la recepciónde material y llevar un catálogo de los proveedores.Este módulo genera otros productos impresos como son:Listas de pedidos por fecha, Lista de donaciones,Lista de material ingresado, etc.
Análisis
En este módulo se realiza la catalogación o procesostécnicos al material adquirido. Dicha catalogaciónestá basada en el formato MARC. Se realiza tambien eletiquetado del material y, de ser necesario, laimpresión de la ficha o juego de fichascatalográficas. Algunos de los productos que nosgenera este módulo son: Impresiones de etiquetas conclasificación y/o códigos de barras, impresión detarjetas de préstamos, listados, consultas simples,control de productividad de los capturistas, etc.
Consultas
Este módulo está orientado hacia el usuario.Generalmente se coloca una o varias terminales adisposición de los usuarios de la bibliotecasustituyendo de esta manera al tradicional catálogofísico de fichas catalográficas.
Publicaciones periódicas
Este módulo tiene funciones parecidas al módulo deAnálisis pero orientado a revistas. Nos permite además
manejar un catálogo de fichas analíticas (artículos ointeriores de la revista)
Inventario
El proceso de realizar un inventario se agilizabastante con este módulo que nos permite, además, laidentificación exacta del material faltante y suposterior descarte. Se recomienda utilizar el códigode barras para aprovechar al 100% este módulo.
Préstamos
En este módulo se lleva un estricto control de lospréstamos de material, incluye las siguientesfunciones: Catálogo de Usuarios, el cual puedeincluso, importarse desde otro sistema; Préstamo adomicilio o en sala, Bloqueos de libros y de usuariosconflictivos, Reportes de usuarios morosos, Reportesde préstamos, Constancias de no adeudo, etc.
Estadísticas
Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadasen los diferentes módulos de SIABUC. Algunas de lasestadísticas incluyen: Préstamos, Consultas,Productividad, Compras, Donaciones, etc.
Publicaciones en WEB
Permite poner los catálogos de SIABUC disponibles através de una página WEB (sólo para servidores basadosen Windows)
Módulo de los utilitarios del SIABUC
CaMPI
Campi es una fusión de Catalis y OpenMarcopolo. Aun esta endesarrollo. Es muy bueno, versátil, sencillo y ágil, peroaun le faltan algunas funcionalidades importantes.
PMB (PHP my Bibli)
Es un tremendo software para gestionar una biblioteca. Esde distribución gratuita, diseñado en Alemania y corre bajoplataforma web. Diseñado en PHP.
Otros:
KohaMileniumEl DoradoDocumanger
Formatos.
Cuando se pensó en automatizar los servicios en labiblioteca, aparecieron los programas informáticos y conlos programas los formatos. Los formatos son una estructurade números en los cuales se colocan los campos de datos enla descripción bibliográfica. En la actualidad existenvarios formatos, los cuales nombro a continuación:
CEPAL, BIBUM, BIBES, LILACS y MARC21, siendo este último elque ha ido ganando ventajas.
Como dijera arriba, los formatos son una estructura denúmeros en donde van los datos bibliográficos. CEPAL,bibun, bibes y lilacs obedecen a una misma familia, peroMarc21 escogió su propio camino, siendo este formato el másutilizado hoy.
Estructura CEPAL:
Campo 01 Nombre del archivo Campo 03 Ubicación Campo 04 Tipo de literatura Campo 06 Nivel de registro Campo 10 Autor personal – Nivel analítico Campo 11 Autor institucional – Nivel analítico Campo 12 Título – Nivel analítico Campo 14 Páginas – Nivel analítico Campo 16 Autor personal – Nivel monográfico Campo 17 Autor institucional – Nivel monográfico Campo 18 Título – Nivel monográfico Campo 20 Páginas – Nivel monográfico Campo 23 Autor personal – Nivel colección Campo 24 Autor institucional – Nivel colección Campo 25 Título – Nivel colección Campo 27 Número de volúmenes – Nivel colección Campo 29 Editor institucional de publicación seriada Campo 30 Título de publicación seriada
Etc., etc.
Estructura BIBUM:
01 Número de Acceso 03 Fech de alta, modif, o baja 04 Estado del registo 07 Tipo de documento 08 Soporte no convencional 15 ISSN 17 CODEN 18 Rel. Vert.con doc. Ncluido 19 Rel. Ver.con doc.mayor 35 Título clave 36 Título 37 Título clave abreviado 39 Responsable 45 Fecha de publicación 46 Frecuencia 47 Editor, lugar de edición 48 País de edición 50 Idioma del documento 57 Rel.horiz.cronol.anterior 58 Rel.horiz.cronol.posterior 59 Notas 60 Clasificación temática 61 Encabezamiento de materia
Etc., etc.
Estructura Marc21
100 - ASIENTO PRINCIPAL--NOMBRE PERSONAL (NR)110 - ASIENTO PRINCIPAL--NOMBRE CORPORATIVO (NR)111 - ASIENTO PRINCIPAL--NOMBRE DE REUNION (NR)130 - ASIENTO PRINCIPAL--TITULO UNIFORME (NR)
Ejemplos de registros:
La imagen de arriba muestra un registro Marc21 en Catalis
Esta imagen muestra la hoja de captura del Win Isis en el formatoCEPAL
Conclusión.
Este manual no está completo, pues es solo una introduccióna la catalogación electrónica de bibliotecas, pues nosfalta aun, quedarnos con uno de ellos y explicarlo másacabadamente. Pero debido al poco tiempo disponible, no noshe posible explicar la funcionalidad de uno de estosprogramas informáticos para biblioteca. De todos modosespero que este manual, hecho directamente con mis manos,les sea útil en su preparación bibliotecaria.
Contacto: [email protected]; [email protected]