36 bab iii pelaksanaan kerja magang 3.1 kedudukan

36

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Berikut merupakan gambaran struktur bidang Human Resource Department

di Sagara Technology.

Gambar 3. 1 Struktur Koordinasi Human Resource Department.

Sumber: Data Perusahaan, 2021.

Berdasarkan gambar 3.1 tersebut, selama melaksanakan kerja magang

penulis memiliki berada di bagian human resource department dengan jumlah

anggota 8 orang, diantaranya Karena Manuela Bianca sebagai Head of Human

Resource Department, Erika Sharifa dan Arini Dhiyaa Fediani sebagai Staff of

Recruiter, Penulis, Victoria Elfanda Pasande, Resky Aulia, Raisya Khaleeda Surur,

Arlinia Nanda Yulis Daniar sebagai Staff of Recruiter Intern. Penulis bertanggung

jawab pada proses sourcing kandidat, screening CV melalui beberapa job portal

seperti indeed, linkedin, tech in asia dan lainnya, membuat daftar kandidat untuk

dinilai lagi oleh manajer, kemudian setelah mendapatkan konfirmasi dan

persetujuan manager dilanjutkan dengan mengundang kandidat untuk melakukan

interview serta melakukan interview kandidat yang dinilai memiliki potensial.

37

Dalam menjalankan peran sebagai staff of recruiter intern, penulis di kontrol oleh

Ka Karen Manuela sebagai atasan langsung dari Human Resource Department.

3.2 Tugas yang Dilakukan

Penerapan kegiatan magang penulis selama 3 bulan di Sagara Technology,

dimulai dari 20 April 2021 sampai dengan 20 Juli 2021 adapun tugas yang menjadi

tanggung jawab penulis yang dipercayakan kepada penulis oleh Head of Human

Resource Department. Tugas yang dipercayakan kepada penulis diberikan setiap

minggu berupa weekly task.

Table 3. 1 Tugas Utama yang dilakukan oleh Penulis.

No. Pekerjaan yang dilakukan Penasihat atau koordinasi

1. Berdiskusi dengan HR Manager terkait

analisis perencanaan (analysis planning) di

beberapa departemen yang membutuhkan

penambahan jumlah posisi dalam

mendukung kinerja departemen

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

2. Follow up ke user departemen terkait jumlah

posisi yang dibutuhkan, job description dan

requirement

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

3. Mengumumkan lowongan yang dibutuhkan

melalui job portal (Indeed, Tech in Asia,

Teknologi ID, LinkedIn)

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

4. Melaksanakan CV screening kandidat

melalui job portal (Indeed, Tech in Asia,

Teknologi ID, LinkedIn)

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

5. Melakukan request verification kepada HR Manager (Karen

38

Manajer HR terkait kandidat yang lolos pada

tahap CV screening

Manuela Bianca)

6. Mengirimkan email invitation kepada

kandidat yang di approve oleh HR Manajer

untuk melakukan proses online interview

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

7. Melakukan tahapan onilne interview dengan

kandidat yang dinilai memenuhi kualifikasi

pada posisi yang dibutuhkan

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

8. Melakukan diskusi dan pengambilan

keputusan dengan HR Manager untuk

kandidat yang dinilai cocok pada posisi yang

ditawarkan

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

9. Melakukan proses input data untuk kandidat

yang masuk list online interview dan

kandidat yang lolos pada tahap online

interview

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

10. Membuat offering letter untuk kandidat yang

diterima bekerja

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

11. Menghubungi kandidat yang diterima

bekerja dan mengirimkan offering letter

melalui email perusahaan

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

12. Melakukan proses pendataan untuk

karyawan baru

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

13. Mengirimkan form penilaian kinerja kepada

user departement terkait kinerja karyawan

dan membuat daftar karyawan yang

HR Manager (Karen

Manuela) dan User

Department

39

memperoleh benefit berdasarkan hasil

penilaian kinerja oleh user department

14. Membuat certificate untuk karyawan

magang yang telah menyelesaikan periode

magang

HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

15. Melakukan update weekly report HR Manager (Karen

Manuela Bianca)

16. Menjadi koordinator salah satu karyawan

magang baru Human Resource Department

untuk menjalankan proses rekrutmen dan

monitor di beberapa departemen

HR Manager (Karen

Manuela Bianca) dan

Staff of Recruiter Intern

(Raisya Khaleeda Surur)

Table 3. 2 Tugas Tambahan yang Dilakukan Penulis.

No. Pekerjaan yang dilakukan Koordinasi

1. Membuat measurement (KPI) pada form penilaian

kinerja karyawan perusahaan

HR Manager

(Karen Manuela

Bianca)

2. Membantu untuk menggantikan beberapa jadwal

HR Manager dalam proses interview kandidat

HR Manager

(Karen Manuela

Bianca)

3. Membantu karyawan Human Resource Department

yang mengalami kesulitan dalam melaksanakan

pekerjaan

Human Resource

Department

4. Membantu Human Resource Department

perusahaan Teknologi ID yang merupakan anak

perusahaan dari Sagara Technology untuk

HR Manager

(Karen Manuela

Bianca) - Head

40

melakukan proses online interview Office

5. Membantu Human Resource Department

perusahaan Teknologi ID yang merupakan anak

perusahaan dari Sagara Technology untuk membuat

offering letter dan input database karyawan baru

HR Manager

(Karen Manuela

Bianca) - Head

Office

6. Membantu Human Resource Department cabang

perusahaan Sagara Technology di Bandung untuk

menjalankan project headhunter untuk perusahaan

client

HR Manager

(Karen Manuela)

dan User

Headhunting

(Rio)

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

3.3.1 Pelaksanaan Kerja Magang

1) Berdiskusi dengan HR Manager terkait analisis perencanaan (analysis

planning) di beberapa departemen yang membutuhkan penambahan jumlah

posisi dalam mendukung kinerja departemen

Gambar 3. 2 Hasil Analysis Planning.

Sumber: Data Penulis, 2021.

41

Gambar 3.2 tersebut merupakan bentuk analisis perencanaan (analysis

planning) yang menjadi kegiatan pertama penulis, dimana penulis

melakukan diskusi terkait perencanaan (analysis planning) dengan Karen

Manuela Bianca sebagai HR Manager dan Erika Shafira sebagai Staff of

Recruiter. Hal ini menjadi tahap penting bagi Human Resource Department

melakukan analisis kebutuhan jumlah posisi untuk setiap departemen serta

penting bagi penulis sebagai Staff of Recruiter Intern mengetahui target

Human Resource Department selama periode magang penulis di

perusahaan. Selain itu HR Manager juga membagi beberapa departemen

untuk menjadi tanggung jawab penulis serta untuk berkoordinasi dengan

masing-masing user department sehingga dapat memastikan bahwa setiap

posisi sesuai dengan target dan kualifikasi yang diharapkan oleh user

department.

2) Follow-up ke user departement terkait dengan konfirmasi jumlah posisi

yang dibutuhkan, job description, dan requirement.

Gambar 3. 3 Koordinasi Job Description dan Requirement Melalui Whatsapp

Chat.


42

Setelah melakukan diskusi dan perencanaan dengan Human Resource

Department, penulis menghubungi beberapa user department yang menjadi

tanggung jawab penulis diantaranya Business Development Department,

Business Analyst Department, Finance/Accounting Department, dan

Project Management Department. Hal ini untuk mengkoordinasikan terkait

job description dan requirement yang diharapkan serta sesuai dengan

kebutuhan user di masing-masing departemen. Setelah berdiskusi dengan

user di masing-masing departemen penulis akan merangkum dan membuat

setiap job description dan requirement tersusun jelas serta terlihat menjadi

kapabel. Berikut merupakan job description dan requirement salah satu

departemen yang disusun kembali oleh penulis setelah berdiskusi dengan

user department serta hasil dokumen nantinya di input dalam folder Human

Resource Departement untuk di review kembali oleh HR Manager sebelum

mempublikasikan lowongan yang dibutuhkan.

Gambar 3. 4 Job Description Yang Disusun Penulis.


43

3) Mengumumkan lowongan yang dibutuhkan melalui job portal (Indeed,

Tech in Asia, Teknologi ID, LinkedIn)

Gambar 3. 5 Job Posting di Teknologi ID.

Sumber: Akun Job Portal Perusahaan, 2021.

Gambar 3. 6 Job Posting di Indeed.

Sumber: Akun Job Portal Perusahaan, 2021.

Setelah berdiskusi dengan user department dan mendapatkan konfirmasi

dari HR Manager, penulis akan melakukan job posting untuk posisi yang

ditawarkan perusahaan melalui beberapa job portal yang menjadi langganan

perusahaan diantaranya Indeed, Tech in Asia, Teknologi ID, Loker

44

Indonesia, LinkedIn. Mempublikasikan lowongan melalui beberapa job

portal dinilai memiliki peluang lebih banyak untuk meraih lebih banyak

kandidat dan cukup membantu untuk mendapatkan kandidat yang

diharapkan. Selain menggunakan job portal perusahaan, penulis juga

menggunakan akun Linkedin pribadi untuk melakukan job posting.

Gambar 3. 7 Job Posting di LinkedIn.

Sumber: Akun Linkedin Penulis, 2021.

4) Melaksanakan CV Screening kandidat melalui job portal (Indeed, Tech in

Asia, Teknologi ID, Linkedin)

Gambar 3. 8 Contoh Salah Satu Kandidat Yang Mengirim Lamaran.


45

Setelah melakukan job posting, penulis bertanggung jawab untuk

melakukan screening CV kandidat melalui job portal. Proses screening ini

dilakukan bertujuan untuk melihat dan membandingkan bahwa latar

belakang kandidat memiliki kesesuaian dengan kualifikasi pada posisi yang

di apply dari beberapa lamaran yang diterima. Hasil screening CV nantinya

akan di input dalam folder perusahaan kemudian di review kembali oleh HR

Manager terkait kandidat yang akan diundang untuk melakukan tahap

selanjutnya yaitu tahap interview.

Gambar 3. 9 Screening CV di Tech in Asia.


Hal yang menjadi concern bagi penulis untuk menentukan apakah kandidat

dinilai layak untuk lanjut ke tahap interview yaitu melihat latar belakang

pendidikan, kemampuan, dan pengalaman kerja dari kandidat sehingga

dapat dipastikan bahwa kandidat tidak unqualified maupun overqualified

pada posisi yang dibutuhkan. Misalnya, kandidat apply untuk posisi

Business Analyst, maka latar belakang pendidikan setidaknya berada di

lingkup jurusan manajemen, akuntansi, teknik industri, maupun ekonomi

serta semacamnya. Jika kandidat memiliki latar belakang berbeda dengan

kualifikasi yang diharapkan, maka setidaknya kandidat memiliki

pengalaman bekerja langsung di bidang analyst untuk mendukung peluang

CV kandidat qualified.

46

Gambar 3. 10 Screening CV di Indeed.


5) Melakukan request verification kepada Manajer HR terkait kandidat yang

lolos pada tahap CV screening

Gambar 3. 11 Hasil Screening CV Yang Dilakukan Penulis.


Setelah melakukan proses CV screening melalui job portal, penulis akan

membuat CV yang dinilai penulis memiliki kualifikasi ke dalam folder

perusahaan untuk nantinya di review kembali oleh HR Manager. Hal ini

untuk melihat apakah hasil screening CV yang ditentukan oleh penulis dapat

dilanjutkan ke tahap interview.

47

6) Mengirimkan email invitation kepada kandidat yang di approve oleh HR

Manajer untuk melakukan proses online interview

Gambar 3. 12 Penentuan Jadwal Online Interview dengan Google Calendar.


Gambar 3. 13 Invitation Interview di Email.


Setelah mendapatkan konfirmasi dari HR Manager, penulis melakukan

tahapan interview dengan kandidat. Umumnya penulis menghubungi

kandidat yang masuk list interview melalui email atau whatsapp mengenai

jadwal interview serta untuk menanyakan ketersedian kandidat dalam

48

melaksanakan tahapan interview. Penulis menentukan jadwal interview

dengan menggunakan tools dari akun google calendar milik Human

Resource Department perusahan untuk input tanggal pelaksanaan interview,

link google meet dan menambahkan koneksi dengan kandidat kedalam

daftar jadwal online interview. Berikut salah satu contoh cara penulis

menghubungi kandidat yang masuk list interview.

Gambar 3. 14 Invitation Interview.


7) Melakukan tahapan online interview dengan kandidat yang dinilai

memenuhi kualifikasi pada posisi yang dibutuhkan

Gambar 3. 15 Online Interview.


49

Selain melakukan screening CV penulis sebagai Staff of Recruiter Intern

juga dipercaya HR Manager untuk memiliki peran sebagai interviewer pada

proses interview kandidat. Kandidat yang diundang interview melaksanakan

proses interview secara online dengan memanfaatkan media platform dari

google meet. Behavioral Job Interview (BJI) dan Experience Based

Interview (EBI) dari Alison Doyle (2020) dan Competency Based Interview

(CBI) dari Rachel Swain (2021) digunakan oleh penulis sebagai metode

interview dengan harapan dapat menilai pengalaman dan kompetensi

kandidat yang di interview memiliki nilai unggul dan etika kerja yang baik.

Selain itu juga dalam melakukan proses interview kandidat, penulis

memiliki partner yang juga membantu penulis untuk menyiapkan data

kandidat seperti CV dan konfirmasi link google meet yaitu Raisya Khaleeda

Surur sebagai Assist for Process Interview.

8) Melakukan diskusi dan pengambilan keputusan dengan HR Manager untuk

kandidat yang dinilai cocok pada posisi yang ditawarkan

Gambar 3. 16 Meeting Membahas Laporan Hasil Online Interview &

Pengambilan Keputusan Kandidat Yang Lolos.


50

Selanjutnya ketika penulis telah melaksanakan proses interview, penulis

akan membuat rekap penilaian dan pendapat penulis dari kandidat yang di

interview kemudian berdiskusi dengan HR Manager menggunakan media

google meet untuk proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan

mengenai kandidat yang diterima bekerja dan tidak sepenuhnya

dipercayakan kepada Human Resource Department sehingga tidak ada

campur tangan dari user department lain. Hal ini bertujuan untuk

mempercepat proses pengambilan keputusan dan konfirmasi dari HR

Manager terkait kandidat yang telah melakukan proses interview. Biasanya

diskusi pengambilan keputusan ini dilakukan setelah satu hari jadwal

interview selesai.

Gambar 3. 17 Diskusi Penulis Untuk Menentukan Kandidat Terpilih

Dengan HR Manager Melalui Chat WhatsApp.


51

9) Melakukan proses input data untuk kandidat yang masuk list online

interview dan kandidat yang lolos pada tahap online interview

Gambar 3. 18 Database Kandidat.


Setelah meeting untuk membahas kandidat yang lolos atau tidak dengan HR

Manager dan HR Team, penulis akan melakukan pendataan pada database

Human Resource Departement perusahaan sebagai bentuk data dan

dokumentasi pelaksanaan interview yang dilakukan oleh penulis. Hal ini

bertujuan juga untuk mengintegrasikan dengan HR Team sehingga tidak ada

kandidat yang diundang online interview dua kali pada posisi yang sama.

10) Membuat offering letter untuk kandidat yang diterima bekerja

Gambar 3. 19 Offering Letter.


52

Bagi kandidat yang dinilai memiliki kualifikasi baik dibandingkan dengan

para pelamar lainnya berdasarkan hasil meeting dengan HR Manager, maka

selanjutnya penulis akan membuat offering letter bagi kandidat yang

diterima bekerja di perusahaan. Dalam offering letter penulis menginput

periode kerja kandidat dan posisi yang ditawarkan kepada kandidat serta

waktu kerja kandidat. Offering letter yang menjadi tanggung jawab penulis

hanya untuk karyawan intern, maka tidak ada pembuatan kontrak karyawan

dan sebagainya.

11) Menghubungi kandidat yang diterima bekerja dan mengirimkan offering

letter melalui email perusahaan

Gambar 3. 20 Menghubungi Kandidat & Mengirimkan Offering Letter.


Setelah membuat offering letter untuk kandidat yang dinilai cocok pada

posisi yang dibutuhkan perusahaan, penulis selanjutnya menghubungi

kandidat untuk menginformasikan bahwa kandidat telah lolos pada proses

seleksi dan diterima untuk posisi yang ditawarkan oleh perusahaan melalui

offering letter. Biasanya penulis menghubungi kandidat melalui email

Human Resource Department perusahaan untuk proses yang lebih formal

dan tetap menjadikan HR Manager sebagai pengirim offering letter sesuai

dengan arahan dari HR Manager serta meminta kandidat untuk dapat

melampirkan beberapa dokumen seperti KTP untuk pendataan karyawan.

53

12) Melakukan proses pendataan untuk karyawan baru

Gambar 3. 21 Proses Input Database Karyawan Magang.


Bagi kandidat yang telah menandatangani offering letter dan telah

melampirkan beberapa dokumen persyaratan seperti KTP dan tanda tangan

pada offering letter, penulis melakukan input data karyawan baru ke dalam

database Human Resource Departement perusahaan.

13) Mengirimkan form penilaian kinerja kepada user department terkait kinerja

karyawan dan membuat daftar karyawan yang memperoleh benefit

berdasarkan hasil penilaian kinerja oleh user department

Gambar 3. 22 Form Penilaian Kinerja Karyawan.


54

Setiap 3 bulan umumnya user department dan HR Team berkoordinasi

untuk menentukan karyawan mana yang tepat dan sesuai untuk

mendapatkan benefit dari perusahaan. Selain sebagai Staff of Recruiter

Intern penulis juga melakukan proses koordinasi dengan user department

dari Project Management dan Finance untuk menyediakan form penilaian

kinerja selama 3 bulan yang kemudian hasil penilaian tersebut nantinya akan

didaftarkan ke dalam data Human Resource Departement sebagai bentuk

laporan ke Finance Department terkait jumlah dana yang akan diberikan

kepada karyawan dengan kinerja baik.

14) Membuat certificate untuk karyawan magang yang telah menyelesaikan

periode magang

Gambar 3. 23 Proses Pembuatan Sertifikat Karyawan Magang.


Penulis juga diberikan tanggung jawab oleh HR Manager untuk membuat

sertifikat bagi karyawan magang yang telah menyelesaikan masa magang

nya di perusahaan. Untuk sertifikat yang telah dibuat, penulis akan meminta

bantuan HR Team yang lain untuk membantu mengirimkan sertifikat

tersebut ke masing-masing karyawan magang sesuai dengan department

yang menjadi tanggung jawab masing-masing HR Staff. Selama proses

55

pembuatan sertifikat penulis di pantau oleh HR Manager untuk memastikan

bahwa pendataan dan sertifikat diberikan pada karyawan yang tepat dan

untuk meminimalisir adanya kesalahan dokumen.

15) Melakukan update weekly report

Gambar 3. 24 Weekly Report Human Resource Department.


Setiap minggunya penulis sebagai Staff of Recruiter Intern juga memiliki

kewajiban memberikan laporan mengenai weekly target dengan HR

Manager. Laporan dibuat dalam folder Human Resource Department dan

dipantau oleh HR Manager. Selain membuat laporan untuk target mingguan

dan progress penulis dan HR Team yang lain juga melakukan meeting di

setiap minggu kedua atau minggu ke tiga untuk membahas kinerja dan target

dari Human Resource Department.

56

16) Menjadi koordinator salah satu karyawan magang baru Human Resource

Departement untuk menjalankan proses rekrutmen dan monitor di beberapa

departemen

Gambar 3. 25 Data Koordinasi Human Resource Department.


Penulis diberikan kepercayaan dan tanggung jawab oleh HR Manager untuk

menjadi koordinator salah satu Staff of Recruiter Intern baru yaitu Raisya

Khaleeda Surur. Dimana ketika penulis menjalankan proses interview maka

Raisya Khaleeda Surur selaku Staff of Recruiter Intern juga akan berperan

untuk menjadi partner penulis dan untuk assist proses recruitment, seperti

penyiapan data interviewee dan beberapa proses administrasi awal. Selain

itu juga karena penulis memiliki tanggung jawab untuk 4 departemen

diantaranya Project Management, Business Analyst, Finance & Accounting,

Business Development, maka penulis juga dibantu oleh Raisya Khaleeda

Surur sebagai Staff of Recruiter Intern untuk menyediakan data dan

berkoordinasi dengan user department.

57

17) Membuat measurement (KPI) pada form penilaian kinerja karyawan

Gambar 3. 26 Form Penilaian Kinerja Karyawan Yang Dibuat Penulis.


Penulis diminta bantuan oleh HR Manager untuk membuat form penilaian

kinerja karyawan magang dimana nantinya form tersebut akan digunakan

sebagai acuan utama oleh HR Manager dalam Human Resource

Departement untuk mengukur kinerja karyawan namun untuk measurement

nya akan berbeda dengan measurement yang telah penulis buat,

measurement nantinya akan dibuat oleh HR Manager bagi karyawan tetap

namun untuk karyawan magang measurement dibuat oleh penulis.

18) Membantu untuk menggantikan beberapa jadwal HR Manager dalam proses

interview kandidat

Gambar 3. 27 Data Kandidat Untuk Interview.


58

Selain bertanggung jawab untuk ke-empat department yaitu Business

Analyst, Project Management, Finance and Accounting, dan Business

Development, penulis juga dipercaya oleh HR Manager untuk membantu

menggantikan HR Manager melakukan proses interview di luar dari

departemen yang menjadi tanggung jawab penulis.

19) Membantu karyawan Human Resource Departement yang mengalami

kesulitan dalam melaksanakan pekerjaan

Gambar 3. 28 Contoh Chat WhatsApp Penulis dengan Staff of Recruiter

Intern.


HR Manager juga meminta bantuan kepada penulis untuk membantu Staff

of Recruiter di Human Resource Department jika mengalami kendala atau

kurang paham dalam menjalankan tugas maka penulis akan mencoba untuk

memberikan arahan kepada Staff of Recruiter dalam menjalankan tugas nya.

Salah satu contoh kegiatan yang penulis bantu arahkan yaitu ketika proses

pembuatan job posting melalui job portal perusahaan seperti pengisian

informasi perusahaan pada job portal kemudian prosedur melaksanakan

proses interview kandidat.

59

20) Membantu Human Resource Department perusahaan Teknologi ID yang

merupakan anak perusahaan dari Sagara Technology untuk melakukan

proses online interview

Gambar 3. 29 Daftar Kandidat Tahap Interview.


Selain sebagai Staff of Recruiter Intern di Sagara Technology, penulis juga

dipercayakan oleh HR Manager Head Office untuk membantu proses online

interview di Department Human Resource bagi anak perusahaan Sagara

Technology yaitu Teknologi ID.

21) Membantu Human Resource Department perusahaan Teknologi ID yang

merupakan anak perusahaan Sagara Technology untuk membuat offering

letter dan input database karyawan baru

Gambar 3. 30 Contoh Offering Letter Yang Dibuat Penulis.


60

Selain membantu proses online interview di Department Human Resource

Teknologi ID, penulis juga membantu HR Team Teknologi ID untuk

melakukan proses pembuatan offering letter dan organize database

karyawan baru di Teknologi ID.

22) Membantu Human Resource Department cabang perusahaan Sagara

Technology di Bandung untuk menjalankan project Head Hunter dengan

perusahaan klien

Gambar 3. 31 Meeting Head Hunter.


Selain sebagai Staff of Recruiter Intern di head office Sagara Technology

Jakarta, penulis juga dipercaya oleh HR Manager untuk membantu

melakukan proses Head Hunter dengan Head Hunter Team di Bandung.

3.3.2 Kendala yang ditemukan oleh penulis selama magang

1) Akun job portal milik perusahaan tidak dapat digunakan

Selama masa magang sebagai Staff of Recruiter Intern, penulis menemukan

kendala pada tahapan rekrutmen yaitu saat penulis melakukan publikasi

lowongan yang sedang dibutuhkan oleh beberapa departemen perusahaan

61

ke akun job portal milik perusahaan. Dimana kendala tersebut disebabkan

karena tidak adanya koordinasi yang jelas dengan Human Resource

Department dan Finance Department terkait dana yang dibutuhkan Human

Resource Department dalam melakukan proses rekrutmen. Akibatnya HR

staff tidak dapat melakukan publikasi lowongan yang dibutuhkan oleh

perusahaan melalui akun job portal milik perusahaan karena akun tersebut

perlu melakukan update subscription.

2) Proses diskusi dan konfirmasi dengan user department membutuhkan waktu

yang cukup lama

Sebelum mempublikasikan lowongan pekerjaan melalui akun job portal

milik perusahaan, HR staff perlu untuk menerima konfirmasi terkait hasil

diskusi pembuatan requirement dan job description yang dibuat oleh HR

staff dan user sebelumnya. Namun beberapa user terkadang tidak

memberikan konfirmasi dari requirement dan job description yang telah

direkap dan dimodifikasi secara profesional oleh HR staff atau terkadang

membutuhkan waktu yang lama hanya untuk menunggu konfirmasi dengan

user department. Akibatnya proses rekrutmen menjadi lambat sementara

setiap minggu nya ada target yang harus dipenuhi.

3) Penyesuaian tanggal interview kandidat dengan HR Manager

Sulitnya untuk menetapkan waktu interview kandidat dengan HR Manager

menjadi salah satu kendala bagi Human Resource Departement untuk

memenuhi target mingguan yang telah ditetapkan sebelumnya, dikarenakan

tidak ada sistem yang dapat mendukung penyusunan jadwal interview.

Akibatnya HR staff terkadang menjadi kesusahan harus berkomunikasi

dengan HR staff lain yang juga bertanggung jawab dengan beberapa

departemen lain untuk menentukan waktu interview dan hal tersebut

membutuhkan waktu yang lama bagi HR staff untuk menetapkan waktu

interview kandidat dengan HR Manager.

62

4) Belum ada prosedur untuk follow up kandidat potensial

Pada proses seleksi kandidat Human Resource Department tidak melakukan

follow up dengan kandidat yang dinilai cukup memiliki potensial bagi

perusahaan, sehingga banyak kandidat akhirnya memutuskan untuk tidak

lanjut ke tahap selanjutnya ataupun menerima undangan kerja dari

perusahaan walaupun kandidat tersebut telah melalui tahapan interview.

Terkadang butuh waktu bagi HR Manager untuk mempertimbangkan

kandidat diterima atau tidak yang disebabkan oleh beberapa pertimbangan

lain dan keputusan lebih lanjut dengan atasan. Akibatnya menjadikan proses

konfirmasi penerimaan kandidat membutuhkan waktu lama, sementara HR

Staff tidak melakukan follow up dengan kandidat sehingga kandidat

akhirnya memilih untuk tidak melanjutkan proses interview dikarenakan

telah diterima oleh perusahaan lain.

3.3.3 Solusi atas kendala yang ditemukan

1) Menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP)

Dengan menerapkan enterprise resource planning (ERP) akan membantu

Human Resource Department untuk melakukan integrasi dengan

department yang bersangkutan dalam perusahaan. Sehingga ketika Human

Resource Department membutuhkan dana untuk melakukan update

subscription pada akun job portal milik perusahaan, department

bersangkutan yaitu Finance Department dapat langsung melakukan

pembayaran akun job portal dan mengurangi adanya kelambatan proses

operasional di Human Resource Department karena akun job portal belum

di update dan tidak dapat mempublikasi lowongan disaat perusahaan

membutuhkan penambahan karyawan baru.

2) Melakukan follow up dengan HR Manager

Jika pada proses untuk mendapatkan konfirmasi terkait requirement yang

diharapkan oleh departemen yang membutuhkan penambahan karyawan

ternyata memerlukan waktu yang cukup lama, maka dari HR team perlu

63

melakukan follow up dengan HR Manager langsung atau melakukan follow

up secara rutin setiap hari nya dengan user department untuk menghindari

adanya user yang lama bahkan tidak memberikan konfirmasi terkait

requirement. Namun jika masih belum mendapatkan konfirmasi dari user

department, HR team dapat langsung meminta follow up dengan HR

Manager untuk melakukan review pada job description dan requirement

yang telah dibuat. Sehingga dapat memangkas proses pengambilan

keputusan yang lama dan HR team dapat segera memproses ke tahapan

rekrutmen selanjutnya yaitu mempublikasikan lowongan melalui job portal

perusahan.

3) Menggunakan Aplikasi Penjadwalan untuk proses integrasi waktu interview

Untuk mengatasi adanya miskomunikasi waktu interview dengan HR

Manager, maka HR staff dapat memanfaatkan Google Calendar untuk

menetapkan waktu interview kandidat dengan HR Manager. Setiap hasil

konfirmasi dari HR Manager terkait kandidat yang masuk daftar interview,

HR staff dapat melakukan pencarian tanggal dan waktu yang sesuai dengan

jadwal HR Manager melalui akun Google Calendar perusahaan. Sehingga

dengan memanfaatkan Google Calendar baik HR Manager dan HR staff

dapat memaksimalkan proses rekrutmen dengan efisien dan efektif serta

mengurangi kemungkinan adanya kesalahan jadwal interview kandidat

dengan HR Manager.

4) Melakukan follow up dengan kandidat potensial melalui email

Dikarenakan sebelumnya HR Staff tidak melakukan follow up dengan

kandidat yang dinilai cukup potensial bagi perusahaan, banyak kandidat

akhirnya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses seleksi dikarenakan

beberapa kandidat telah diterima diperusahaan lain. Sehingga menjadikan

perusahaan kehilangan kandidat potensial. Maka perlu untuk HR staff

melakukan follow up melalui email dengan kandidat untuk menjaga

komunikasi tetap berlanjut dan mengurangi kemungkinan kandidat pergi

64

dikarenakan tidak adanya informasi dari perusahaan mengenai tahapan

seleksi kandidat berada, baik di tahap pertimbangan atau kandidat telah

dinyatakan tidak diterima oleh perusahaan.

36 bab iii pelaksanaan kerja magang 3.1 kedudukan

Documents