UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

POTEK UVOZNEGA POSLA NA PRIMERU PODJETJA LEK

Kandidatka: Irena Hrovatič Študentka izrednega študija Številka indeksa: 81496228 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: Zunanja trgovina Mentor: dr. Vladimir Kenda

Ljubljana, november 2006

2

PREDGOVOR Prehajanje iz samoupravnega socialističnega gospodarstva v tržno gospodarstvo po letu 1990 je sprožilo globoke strukturne spremembe. Ob naraščajoči konkurenci na domačem trgu, se podjetja vse bolj vključujejo v mednarodno menjavo. Mednarodno poslovanje mora biti za podjetje izziv, ki je v interesu rasti in razvoja podjetja, kot tudi celotnega gospodarstva. V času, ko konkurenca vse huje pritiska na podjetja, je potreba po drugačnih načinih in oblikah poslovanja in predvsem drugačnih načelih v obvladovanju odnosov med podjetji vse večja. Menjava med narodnimi gospodarstvi omogoča delitev dela, ekonomijo obsega, specializacijo, večjo zaposlitev obilnega produkcijskega faktorja in izboljšanje ponudbe za dano gospodarstvo. V želji po povečanju pozitivnih učinkov mednarodne menjave, lahko države medsebojno znižajo ali odpravijo omejitve medsebojne menjave in tako ustvarijo večjo ali manjšo stopnjo gospodarske integracije – najvišjo stopnjo takšne integracije predstavlja ekonomska in politična unija, kakršna je EU, kateri se je Slovenija priključila 1. maja 2004. Poslovno okolje se zelo hitro spreminja. Z vsemi temi dejavniki pa se spreminja tudi razvoj nabave in strateški pomen nabave za podjetje, sodelovanje med nabavno službo in dobavitelji pa se spreminja iz preprostega prodajno nabavnega odnosa, v zrel partnerski odnos, kar pa se posledično odraža tudi v poteku nabavnega procesa. V moji diplomski nalogi bom na kratko opisala procese, ki potekajo v mednarodni menjavi in predstavila nabavno funkcijo v podjetju Lek. V nadaljevanju bom opisala potek uvoznega posla na primeru Lek in naloge nabavnega referenta. Namen mojega diplomskega dela je prikazati, da se z internacionalizacijo podjetja, spreminja tudi potek uvoznega posla in naloge nabavnega referenta.

3

KAZALO VSEBINE

1.UVOD................................................................................................................................. 5

1.1 Opredelitev področja in opis problema ........................................................................ 5

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve .................................................................................... 5

1.3 Predpostavke in omejitve raziskovanja ........................................................................ 5

1.4 Predvidene metode raziskovanja.................................................................................. 6

2. INTERNACIONALIZACIJA POSLOVANJA................................................................. 7

3. KRATKA PREDSTAVITEV PODJETJA LEK ............................................................... 9

3.1 Opis in zgodovina ....................................................................................................... 9

3.2 Internacionalizacija podjetja Lek ............................................................................... 10

4. NABAVNA FUNKCIJA................................................................................................. 13

4.1 Cilji in naloge............................................................................................................. 13

4.2 Organiziranost nabave................................................................................................ 16

4.3 Sodelovanje nabavne funkcije z drugimi funkcijami v podjetju................................ 18

4.4 Nabavni proces........................................................................................................... 18

5. KRATKA PREDSTAVITEV INFORMACIJSKEGA SISTEMA SAP/R 3 .................. 21

6. SPREMEMBE Z VSTOPOM RS V EU, KI VPLIVAJO NA POTEK UVOZNEGA POSLA ................................................................................................................................ 23

6.1 Davčni vidik ............................................................................................................... 23

6.2 Statistika blagovne menjave med državami članicami EU-Intrastat.......................... 24

7. POTEK UVOZNEGA POSLA V PODJETJU LEK...................................................... 25

7.1 Ugotavljanje potreb.................................................................................................... 25

7.2 Povpraševanje ............................................................................................................ 26

7.3 Izbor dobavitelja......................................................................................................... 26

7.4 Sklenitev pogodbe...................................................................................................... 27 7.4.1 Opredelitev carinske tarife in režima uvoza ........................................................ 27 7.4.2 Izbira načina prevoza, prevoznika in špediterja.................................................. 29

7.5 Sprejem in carinjenje blaga ........................................................................................ 29

7.6 Prevzem blaga ............................................................................................................ 30

7.7 Plačilo blaga ............................................................................................................... 30

7.8 Reklamacije................................................................................................................ 32

7.9 Zaključek uvoznega posla .......................................................................................... 32

8. POSEBNI POSLI ............................................................................................................ 34

8.1 Postopek pasivnega oplemenitenja ............................................................................ 34

4

8.2 Postopek uvoza v carinsko skladišče ......................................................................... 35

8.3 Verižni posli ............................................................................................................... 36

9. SKLEP............................................................................................................................. 37

10. POVZETEK .................................................................................................................. 39

SPISEK UPORABLJENE LITERATURE ......................................................................... 40

SPISEK UPORABLJENIH VIROV ................................................................................... 40

5

1.UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema V moji diplomski nalogi sem opisala osnovne definicije internacionalizacije podjetja, nabavne funkcije in nabavnega procesa na primeru podjetja Lek in opisala potek uvoznega posla. Da bi podjetje lahko širilo svoje tržišče in s tem nadaljevalo svojo rast, mora v nekem trenutku prestopiti meje domačega trga. Glede na razpoložljiva sredstva, izkušnje in znanja je odvisno na kakšen način podjetje vstopa na nov trg. Z vstopom podjetja na tuje trge se pojavijo nove dimenzije nabavnega procesa. Tudi na uvozni strani se pokažejo potrebe po stalni raziskavi tržišča in s tem iskanje in spoznavanje dejavnikov, ki lahko pripomorejo k boljšem položaju podjetja na tem trgu. S temi spremembami pa se spreminjajo tudi naloge nabave, položaj nabave v podjetju in organizacija nabave. Prav tako se spreminja potek uvoznega posla – pojavljaje so nove oblike sodelovanja z dobavitelji. Ključna sposobnosti zaposlenih v nabavi je sposobnost komuniciranja, obvladovanja medsebojnih odnosov, sposobnost hitrega odzivanja na spremembe in želja po stalnem izobraževanjem.

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomske naloge je na osnovi literature in lastnih izkušenj ter spoznanj prikazati potek uvoznega posla in pojasniti spremembe v tem poteku, ki nastanejo z vstopanjem na tuje trge. Cilji diplomske naloge je prikazati, da se naloge nabavnega referenta in postopek nabave razlikujeta, glede na obseg mednarodnega poslovanja podjetja in fazo v kateri se podjetje nahaja. Osnovno trditev, ki sem jo skušala dokazati je, da vsebinski potek nabavnega posla poteka skladno s strokovno literaturo. Formalni potek pa se intenzivno spreminja z rastjo podjetja in širjenjem njegovega poslovanja preko državnih meja. Istočasno s tem pa se spreminjata tako organizacija nabave kot nabavne naloge. Skladno z rastjo pa mora podjetje razmišljati tudi o uvedbi informacijskega sistema, ki lahko nudi osnovo za pridobivanje pravih informacij ob pravem času in omogoča pravilne odločitve.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskovanja V diplomskem delu sem se omejila le na spremembe, ki se dogajajo v nabavnem oddelku pri spreminjanju podjetja v mednarodno podjetje in posledično na spremembe v poteku

6

uvoznega posla. Pri tem sem ugotovila, da obstaja zelo malo literature, ki bi v celoti opisala potek uvoznega posla. Literatura, ki je na razpolago, pa je starejšega datuma in ne zadostuje v popolnosti realnemu stanju. Možen razlog za to dejstvo je, da podjetja sama organizirajo seminarje (na katere povabijo predavatelje - strokovnjake na posameznem področju), na katerih izobražujejo svoje delavce o spremembah na področju mednarodne menjave, in tako na trgu ni potrebe po izdaji priročnika o poteku uvoznega posla.

1.4 Predvidene metode raziskovanja Z iskanjem, zbiranjem in študijem razpoložljive literature bom opisala internacionalizacijo poslovanja, nabavno funkcijo in potek uvoznega posla na primeru Lek. Raziskava je poslovna saj obravnavam uvozni posel na primeru podjetja Lek. Za opis nabavne funkcije in potek uvoznega posla sem uporabila deskriptivni pristop – opis dejanskega stanja v podjetju Lek. Nabavni proces bom opisala s pomočjo strokovne literature.

7

2. INTERNACIONALIZACIJA POSLOVANJA Podjetja se zavedajo, kako pomembno je mednarodno delovanje za njihovo prihodnost, zato se na različne načine povezujejo z ekonomskimi osebki izven meja. Posebej v majhni državi kot je Slovenija, kjer je brez širjenja preko nacionalnih meja težko dosegati ekonomijo obsega in ohranjati konkurenčnost, je internacionalizacija nujno potrebna. Med dejavnike, ki podjetja spodbujajo da svoje delovanje internacionalizira štejemo (Hrastelj 1995,19):

- ofenzivni dejavniki – povečevanje dobička, izjemni izdelki, tehnološka prednost, izključna informacija, zahteve vodstva, davčne prednosti

- defenzivni dejavniki: pritisk tekmecev, presežki proizvodnje, padajoča domača prodaja, čezmerne zmogljivosti, zasičen domači trg, bližina strank in prometnih vozlišč

Po Hrastelju so ofenzivni dejavniki spodbuda za strateške spremembe, defenzivni dejavniki pa odziv na spremembe okolja in potrebe po spremembah v podjetjih. Podjetje povečuje stopnjo vključenosti v mednarodno menjavo s spreminjanjem ter dopolnjevanjem metod oziroma načinov nastopanja na tujih trgih. Z vidika smeri in poteka procesov in transakcij ločimo: (Makovec-Brenčič 2006, 18): - vhodno internacionalizacijo - mednarodno poslovanje v določeni državi je posledica

vpliva tujih konkurentov na njenem trgu in sili v domači trg usmerjena podjetja k sodelovanju s tujimi podjetji

- izhodno internacionalizacijo - domača podjetja razširjajo svojo dejavnost preko nacionalnih meja

- kooperativna internacionalizacija – oblika nekapitalskih povezav (strateških povezav, sporazumov o sodelovanju, partnerstvu), ki je v porastu

Glavne odločitve v mednarodnem trženju, ki jih mora podjetje sprejeti pred vključevanjem na mednaroden trge so (Kotler 2004, 384): - odločitev ali iti v tujino - odločitev na katere trge vstopiti - odločitev kako vstopiti na določen trg - odločitev o programu trženja - odločitev o organizaciji trženja Od načina vstopa je odvisna stopnja tveganja in nadzora. Načini in oblike mednarodnega poslovanja - vstopa na tuje trge ( Makovec-Brenčič 2006, 51): - izvozni (posredni in neposredni izvoz) - pogodbeni (strategije sodelovanja - licenčno poslovanje, franšizing, pogodbena

proizvodnja, skupna vlaganja ter strateške zveze)

8

- investicijski (lastna prodajna in proizvodna enota, skladišča, regionalni centri prevzemi in investicije)

Podjetja ne vstopijo na vse morebitne trge naenkrat, ampak pridobijo izkušnje na enem tujem trgu in le-te uporabijo pri vstopu na naslednji trg. Običajno najprej vstopijo na geografsko in kulturno najbližje - bolj poznane trge, nato pa tudi na bolj oddaljene trge. Najprej na tuje trge ponudijo blago, nato storitev, sisteme in znanje. Mnoga podjetja dajo prednost določenim načinom izhodne internacionalizacije (ena izvažajo, ker to zmanjšuje tveganje, druga raje prodajo licenco, ker to pomeni enostaven zaslužek, tretja imajo raje neposredne naložbe, ker želijo imeti popoln nadzor). Običajno podjetja določeno obdobje poslujejo samo na domačem trgu, nato pričnejo izvažati, temu sledijo prodajne podružnice. Vmesna faza je licenčno poslovanje, sledi mednarodna proizvodnja in strateško poslovne zveze. Internacionalizacija naj bi bila proces učenja rasti in geografske različnosti podjetja. Podjetja pridobivajo informacije, spoznavajo jezik, kulturo, poslovno prakso in zakonodajo ter tako premagujejo »psihološko razdaljo«. Proces internacionalizacije zahteva stalno učenje in dinamično spreminjanje ali dopolnjevanje oblik sodelovanja s tujimi trgi. V času, ko globalizacija konkurence in tehnološke spremembe opredeljujejo uspeh podjetja tako, da je vse manj odvisen od razpoložljivosti tradicionalnih produkcijskih faktorjev, stopajo človeški dejavniki vse bolj v ospredje. Medpodjetniška kooperacija in ostali tipi sodelovanja, ki temeljijo na enakopravnosti partnerjev vodijo k racionalizaciji poslovanja in zaradi izkoriščanja sinergij povečujejo ekonomsko učinkovitost podjetja ter povečujejo konkurenčnost glede na tujo konkurenco, tako na domačem in na tujih trgih. Globalizacija trgov in stalna konkurenca silita podjetje k stalnim optimizacijam. Dolgotrajno organsko rast podjetja je težko vzdrževati, predvsem ko podjetje preide iz začetne hitre rasti (značilno za mala podjetja) v zrelejšo fazo in postane veliko. Velikokrat se v tej fazi podjetja odločijo za prevzeme, združevanja in druge oblike sodelovanja s tekmeci v obliki strateških zavezništev, kjer vidijo določene prednosti v sodelovanju.

9

3. KRATKA PREDSTAVITEV PODJETJA LEK

3.1 Opis in zgodovina Strategija podjetja Lek, tovarne farmacevtskih izdelkov je že od petdesetih let dalje temeljila na usmerjenosti na svetovno tržišče, zato je Lek vedno upošteval najstrožje svetovne standarde za proizvodnjo zdravil ter temu prilagodil razvojno raziskovalno aktivnost ter skrbel za stalno izboljšanje kakovosti na vseh področjih. Sprva je podjetje delovalo samo na domačem trgu, ki je takrat obsegal še jugoslovansko ozemlje. V 70 letih je svoje poslovanje razširil na tako imenovane vzhodne trge. V 80 letih pa je svojo dejavnost razširil še na ostale trge – v začetku manj zahtevne in na koncu v 90 letih še ZDA. Leta 2002 je Lek s prijateljskim prevzemom postal del poslovne skupine Novartis. Lek je danes pomemben člen generičnega proizvajalca zdravil Sandoza, z nalogami razvoja, proizvodnje in trženja farmacevtskih izdelkov. Lek je danes (Lek 2006): - eden najpomembnejših razvojnih in proizvodnih centrov za končne izdelke in

učinkovine, namenjene globalnemu trgu - kompetenčni center za razvoj vertikalno integriranih izdelkov - kompetenčni center Sandoza na področju razvoja in proizvodnje biofarmacevtskih

izdelkov - center oskrbe za trge SVE (srednja in vzhodna Evropa), JVE (jugovzhodna Evropa) in

SND (skupnost neodvisnih držav) prodaje Slovenije ter prodajnih storitev za globalne Sandozove trge

Poleg močne organske rasti v zadnjih letih je Sandoz izvršil tudi vrsto združitev, vključno z družbami Lek (Slovenija), Sabex (Kanada), Hexal (Nemčija) in EonLabs (ZDA), V zadnjem letu Lek deluje tudi kot center oskrbe za trge SVE, JVE in SND, prodaje Slovenije ter prodajnih storitev za globalne Sandozove trge. Lekova strategija temelji na veliki izbiri sodobnih in kakovostnih zdravil, ki jih svojim kupcem ponujajo po dostopnih cenah. Pri tem imajo glavno vlogo usposobljeni ter motivirani strokovni sodelavci ter razvejena mreža predstavništev ter podjetij, kar vse skupaj omogoča stalno prisotnost na trgih in s tem hitrejše zaznavanje in prilagajanje spremembam v poslovnem okolju (Lek 2005). Industrija generičnih zdravil postaja pomemben konkurent izdelovalcem originalnih zdravil, zato se poslovno okolje nanjo odziva z novimi ovirami, ki povzročajo visoko stopnjo negotovosti na področju razvojne dejavnosti. In to je bil tudi eden izmed glavnih razlogov Lekovega iskanja strateškega partnerja. Področje intelektualne lastnine dobiva popolnoma nove dimenzije, registracijske zahteve in omejitve so vse večje. Lek podpira delovanje Sandoza na njegovi poti postati prva generična farmacevtska družba na svetu V skladu s smernicam Evropske unije in ISO standardi uvaja Lek v svoje poslovanje sistem ekološke presoje. Zakonodajno zahtevane meritve in analize opravljamo sami, in sicer v lastnem laboratoriju oddelka Varstvo okolja oziroma v sodelovanju s pooblaščenimi organizacijami. Tako

10

ugotavljamo oziroma vrednotimo usklajenost z okoljevarstveno zakonodajo. V proizvodnjo uvajamo varčne tehnologije, za katere je potrebno vedno manj naravnih virov. Za odstranjevanje industrijskih odpadkov poskrbimo sam v svoji sežigni napravi. Pri ravnanju z odpadki kot prvi ukrep postopno zmanjšujemo količine odpadnih surovin oziroma jih recikliramo ter ponovno snovno izrabimo v največji možni meri. Z uvedeno biofiltracijo zraka zmanjšujemo neprijetne vonjave emisij v zrak, posebno pozornost namenjamo zmanjševanju hrupa, ki bi lahko bil moteč za okoliško prebivalstvo (Lek 2006).

3.2 Internacionalizacija podjetja Lek V začetku svojega delovanja je Lek deloval samo na domačem trgu. V 60 – 70 letih je širil svoje proizvodnje zmogljivosti in sklenil prve licenčne pogodbe s svetovno znanimi licenčnimi proizvajalci. Svoje izvozno delovanje je razširil predvsem na vzhodne trge, v 80 letih pa je vstopil še na druge, bolj zahtevne trge. Večja prelomnica v poslovanju je bila osamosvojitev Slovenije, ko je Lek izgubil jugoslovanski trg z 22 mio prebivalcev in tranzicija držav Srednje in Vzhodne Evrope, kamor je v tem času prodajal 50 % izdelkov. Uravnoteženo izbiro ključnih trgov, ki naj bi zagotavljala dolgoročen stabilen razvoj družbe in zmanjševala nevarnost negativnih učinkov, je skušal zagotoviti z uspešnim prodorom na razvite generične trge. Preusmeritev na zahodno evropske trge je bila nujna, za nadomestilo izpada dohodka. Lek je tako kot vsako podjetje počasi vstopal na tuje trge in nabiral izkušnje in potrebna znanja in s tem povečeval tveganja. Kasneje je razvijal svoje trge s predstavništvi, z ustanavljanjem lastnih in z nakupom tujih firm. Na ameriški trg je vstopil najprej s prodajo surovin, kasneje se je povezoval z vodilnimi generičnimi družbami, ki so na ameriškem trgu tržile izdelke, ki jih je Lek predhodno registriral in leta 2001 ustanovil svojo družbo Lek Pharmaceuticals, Inc., z lastno prodajno službo in marketinškim oddelkom. Poleg te je ustanovil še družbo Lek Services, Inc., katere temeljna naloga je podpora poslovanju Lek Pharmaceuticals, Inc., in Lek d.d. (Lek 2006). Istočasno pa je spreminjal tudi notranjo organizacijo podjetja. Leta 2002 se je vključil v novo imenovano poslovno skupino podjetij Novartisa Sandoz (Novartis Generics),

11

Pomembnejši dejavniku v razvoju poslovanja družbe LEK (Lek 2006): 1946 - Uradno je bila ustanovljena tovarna zdravil Lek. Obogatitev izbora izdelkov ter povečanje količine doma izdelanih zdravil je bila prva naloga, ki smo si jo zadali kot mlado podjetje. 1965 - Z novimi vlaganji se je začela naša hitra rast, naraščalo je število zaposlenih, dvigovala se je stopnja izobrazbene strukture. Osemdeseta leta - Lekovo poslovanje je zaznamoval začetek razvoja in proizvodnje klavulanske kisline, pomembne sestavine našega vodilnega izdelka Amoksiklava. 1991/1992 - Preoblikovali smo se v delniško družbo. Leta 1992 so Lekove delnice začele kotirati na Ljubljanski borzi vrednostnih papirjev. 1995 - Kot prva srednjeevropska farmacevtska družba smo na ameriški trg vstopili s končnim izdelkom. 1998 - Ustanovili smo razvojni in polindustrijski laboratorij za klasično biotehnologijo in rekombinantne produkte. Na Prevaljah smo odprli nov proizvodni obrat za proizvodnjo penicilinskih izdelkov. 2000 - Položili smo temeljni kamen za Razvojni center, ki je ena ključnih investicij v tem obdobju. Odprli smo nov poslovni center za Jugovzhodno Evropo v Skopju (Makedonija) ter predstavništvo v Rigi (Latvija). 2001 - Zaključili smo nakup romunske farmacevtske družbe Pharma Tech in se uvrstili med vodilne antibiotične hiše v regiji. Sledil je prevzem poljske družbe Argon S.A. iz Lodža, s čimer se je Lek utrdil na poljskem trgu. Na ameriškem trgu smo ustanovili lastno družbo Lek Pharmaceuticals, Inc. in postali distributer končnih farmacevtskih izdelkov. Odprli smo predstavništvo na Kitajskem in pridobili certifikat za ravnanje z okoljem po standardu ISO 14001. 2002 - Leto 2002 je bilo za Lek prelomno. V novembru se je uspešno zaključil prijateljski prevzem, s katerim je Lek postal del poslovne skupine Novartis. V Ljubljani smo odprli nov Lekov Razvojni center, ki omogoča še tesnejše sodelovanje Lekovih raziskovalnih enot z raziskovalno dejavnostjo znanstvenih ustanov in fakultet doma in v tujini. V Romuniji smo položili temeljni kamen novega obrata za proizvodnjo antibiotikov, na Poljskem pa temeljni kamen ene največjih Lekovih investicij - Centra za farmacevtsko proizvodnjo in logistiko v Strykowu. 2003 - Pomemben poslovni korak je pomenila pridobitev dovoljenja za vstop na trg ZDA z izdelkom co-amoksiklav v letu 2003. Po uspešnosti poslovanja se je Lek uvrstil na prvo mesto med slovenskimi podjetji, po rasti je prehitel regionalne tekmece in dosegel vodilno mesto po prodaji med primerljivimi farmacevtskimi družbami v Srednji in Vzhodni Evropi. Maja 2003 je več nacionalnih blagovnih znamk v okviru Novartis Generics oblikovalo močno globalno blagovno znamko: Sandoz. 2004 - V Mengšu smo odprli nov obrat za proizvodnjo biofarmacevtikov, prvi te vrste v Srednji in Vzhodni Evropi. Z njim smo okrepili lastne raziskave in razvoj ter prispevali k doseganju vodilne vloge Sandoza na področju biofarmacevtikov. Delovati sta začela nova farmacevtska obrata v Romuniji in na Poljskem, ki bosta zagotavljala proizvodnjo zdravil za naraščajoče potrebe evropskega tržišča in utrjevala Novartisovo zavezo s trgi razširjene Evropske unije.

12

Lek d.d., član skupine Sandoz, generičnega dela Novartisa, je leta 2005 ustvaril za 656,5 mio USD prodaje, kar je za 0,4-odstotne točke več kot v letu 2004. Delež Lekove prodaje v prodaji Sandoza predstavlja 14 %. Največ svoje prodaje je ustvaril s farmacevtskimi izdelki (zdravila na recept), in sicer v višini 529 mio USD, zdravila brez recepta pa so dosegla 75,2 mio USD. Med prodajnimi področji je znašala prodaja v Sloveniji 10,8 %, v Srednji in Vzhodni Evropi 53,1 %, v Zahodni Evropi, ZDA in v prekomorskih državah pa 36,1 % celotne prodaje. Tako so ZDA tudi v lanskem letu ostale vodilni Lekov trg. Največjo rast prodaje pa smo zabeležili na trgu Ruske federacije, in sicer 40,8-odstotno. Obseg vlaganja za Lek d.d. v razvojno – raziskovalne aktivnosti raste in je dosegel v letu 2005 71,8 mio USD, kar predstavlja 10,6 % prihodkov od prodaje. Obseg investicijskih vlaganja za Lek d.d. je dosegel 59,7 mio USD in predstavlja 8,8% prihodkov iz prodaje. Večino predstavljajo vlaganja v Sloveniji, delno pa tudi v proizvodni center na Poljskem.

13

4. NABAVNA FUNKCIJA

4.1 Cilji in naloge Nabava je ena izmed najpomembnejših funkcij v podjetju. V preteklosti nabavi niso priznali pomembnosti, saj so jo imeli le za porabnika finančnih sredstev. Velika konkurenca na svetovnem trgu, sili podjetja k vse večjemu zniževanju prodajnih cen, kar se posledično odraža s pritiskom na nabavo, da znižuje stroške. S tem pa nabavna funkcija pridobiva na pomembnosti. Z gospodarno in učinkovito nabavo lahko podjetje zniža nabavno vrednost materiala in s tem direktno poveča dobiček. Najpomembnejše naloge nabave ( Potočnik 2002, 29): - določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu za

prodajo - izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskav nabavnega trga - načrtovanje nabave - pripravljalna dela: iskanje ponudbe, analiza ponudb, nabavne kalkulacije - pogajanje in sklenitev pogodbe za nabavo materiala - naročanje - prevzem materiala - kontrola in reklamacija - izdaja naloga za plačilo - evidenca nabave Z izvrševanjem teh nalog pa mora nabava zagotoviti: - trajno in pravočasno oskrbovanje podjetja z materialom - stalno proučevanje tržne situacije glede materiala - vzpostavljanje korektnih poslovnih odnosov z dobavitelji - vzdrževanje optimalne zaloge - doseganje najugodnejših nabavnih pogojev - zniževanje stroškov na enoto nabavljenega materiala Razlikujemo tri ravni nabavnih nalog, odgovornosti in pristojnosti (Weele 1998, 258):

- strateško - taktično - izvedbeno

V Leku je Strateško-taktična raven nabave odgovorna za načrtovanje nabave, raziskovanje nabavnega trga, oblikovanje nabavne politike, izbiro dobavitelja, sklepanje letnih pogodb z dobavitelji, gradnjo partnerskih odnosov z dobaviteljem in sodeluje pri preverjanju dobaviteljev (sistem kakovosti izdelka in procesa).

14

Izvedbena raven nabave pa obsega naročanje materialov, spremljanje poteka realizacije nabave, reševanje reklamacij, vodenje evidence o nabavi. Z raziskavo trga se ukvarja strateško - taktična nabava, ki pridobi informacije, ki so pomembne za nabavno politiko. Podatki, ki so zanimivi za Lek (Zdolšek 2005, 68) so predvsem: - število ter velikost ponudnikov - kakovost ponujenega materiala - maksimalne proizvodne kapacitete ponudnika - cena materiala - odzivni čas ter elastičnost ponudbe - splošni podatki o dobavitelju ( promet, program, zaposleni, strategije) - kultura dobavitelja - finančno stanje dobavitelja Podatke zbira na več načinov – z razgovori s strankami in strokovnjaki, z obiski in ogledi, z obiski sejmov, z elektronskimi bazami. Pridobitvi navedenih podatkov sledi obdelava in predstavitev podatkov, tej fazi pa izvajanje aktivnosti pri uvajanju novega dobavitelja, skladno s splošnim postopkom. Ker je Lek farmacevtska firma, vsako spremembo dobavitelja spremlja vrsta dodatnih testiranj (stabilitetne ter validacijske študije). Zato se pred začetkom uvedbe novega dobavitelja sestanejo vse odgovorne osebe iz razvoja proizvodnje, kakovosti, registracije zdravil ter nabave in skupaj na osnovi zbranih podatkov, dokončno potrdijo uvajanje novega dobavitelja. Ena izmed nalog nabave je njen prispevek k razvoju izdelka in izdelavnega procesa. Nabava naj bi se v ta proces vključila že v zgodnjih fazah (že pri izdelavi same specifikacije). Nabava mora zagotoviti, da bo dobavitelj specifikacijo prejel in potrdil, da se bo strinjal z drugimi pogoji (dobavni rok, dobavna količina ter cena) in tako nabava prispeva k celovitemu obvladovanju kakovosti. Eden izmed ciljev nabave je ohranitev in/ali izboljšanje kakovosti surovine ali storitev, ki jih kupuje podjetje, zato mora izbrati dobavitelja, ki zagotavlja ustrezno raven kakovosti . Zato je zelo pomembna naloga zaposlenih v nabavi razvijati partnerski odnos z dobaviteljem, ki bo dolgoročno zadovoljeval naše potrebe.

15

TABELA 1: MOŽNOSTI RAZVOJA ODNOSOV MED PROIZVAJALCEM TER DOBAVITELJEM Vidiki Dobavitelji Prednostni

dobavitelj Dobavno partnerstvo Izdelavno

partnerstvo Značilnosti odnosa:

• operativni • operativni • taktični • strateški

Časovno obdobje:

• od naročila do naročila

• eno leto • od enega leta do treh let

• od enega leta do pet let

Kakovost: • kot jo zahteva proizvajalec

• kontrola kakovosti pri proizvajalcu

• kot jo zahteva proizvajalec

• kontrola kakovosti pri proizvajalcu in dobavitelju

• zagotovi jo dobavitelj

• kakovost ugotavlja dobavitelj (kakovost izdelavnega procesa)

• zagotovi jo dobavitelj

• zgodja vključitev dobavitelja v projekt

• kakovost ugotavlja dobavitelj (kakovost oblikovanja)

Logistika: • po naročilih • letna pogodba in naročila na odpoklic

• periodični razpored potreb materiala daje proizvajalec

• elektronska izmenjava dokumenta-cije

Dogovor: • od naročila do naročila

• letna pogodba (eno leto)

• letna pogodba (eno leto)

• dogovor glede kakovosti

• pogodbe za oblikovanje

• rok odgovornosti (obvezna dobava izdelkov)

Cene/ Stroški: • cena • cena in popusti • cena in ciljno znižanje stroškov

• cena na podlagi odprte kalkulacije

• stalno izpopolnje-vanje (oblikovanje, kakovost, časovni cikel)

Vir: Weele (1998, 202). Z rastjo podjetja se spreminjajo tudi naloge nabavne funkcije. Za obvladovanje nalog je potrebno vse več znanja in sposobnosti. Danes dobiva nabava kot organizacija vedno pomembnejšo strateško vlogo. Obstaja več razlogov za takšno spremembo v pomembnosti in priznanju nabavne funkcije, glavne pa so naslednje ( Baily P. in drugi 1998, 4): - koncept odločilne moči – v nabavi se zaposlujejo takšni kadri, ki poizkušajo vpeljati

pomen odločilnosti in pomembnosti v prakso nabave preko idej, ki se opirajo na strateško ter integracijsko vlogo nabave

- napredek v tehnologiji - zadnje čase je vedno več poudarka na tehnologiji, kar pomeni,

da se vedno več podjetij specializira v ožja področja. Zato je nabava velikokrat primorana kupovati pri tistih, ki imajo strokovno znanje in so lastniki patentov ter intelektualne lastnine ( oz. vse kar je povezano z napredkom v tehnologiji)

16

- vlada ter politika evropske unije – nabavna politika in mednarodno menjava je vedno

manj svobodna, odvisna od okolja. Evropski urad je predpisal veliko obveznosti nabavnemu sektorju – upoštevanje vseh zahtev in predpisov pa zahteva veliko strokovnega znanja, zato se določene naloge prenašajo na pogodbene firme, medtem ko se nabava lahko ukvarja z osnovno funkcijo

- omejena sredstva - ker so naravni viri omejeni in mora biti njihova poraba in potrošnja

planirana imajo omejena sredstva globok učinek na vlogo nabavne funkcije - povečevanje deleža dohodka, ki se porablja izven podjetja – direktni stroški se v

strukturi zmanjšujejo, zaradi povečanja deleža izdatkov, ki se porabijo zunaj podjetja, se povečuje tudi vloga nabavne funkcije

V preprostem smislu so lahko nabavne aktivnosti usmerjene predvsem na nakup blaga ali storitev. V zadnjem času pa, ko nabava pridobiva pozicijo strateške poslovne funkcije, so nabavne aktivnosti usmerjene tudi na proučevanje nabavnega trga ( Nabavni marketing) in iskanje novih virov.

4.2 Organiziranost nabave Nabava mora biti dobro organizirana, ker samo tako lahko zagotovi učinkovito delo – raziskovanje, načrtovanje, izvedbo in kontrolo. Vsako podjetje izbere pristop, ki mu najbolj odgovarja, potem pa ga s pridobivanjem izkušenj, prilagaj svojim potrebam. Med najpomembnejšimi dejavniki, ki vplivajo na organiziranost nabave, spadajo (Weel 1998, 271) - naraščajoče povezovanje skupnih materialnih potreb - podjetja z več proizvodnimi

programi na splošno težijo k povezovanju ter centralizaciji svoje nabavne službe, da bi znižala materialne stroške

- povezovanje nabave z vodenjem logistike - s širjenjem računalniške obdelave ter

uvajanjem dobave ravno ob pravem času, se čedalje bolj širi povezovanje nabavne funkcije z vodenjem logistike

- zgodnja vključitev v razvijanju izdelka in procesa – zgodnja vključitev lahko zaradi

poenostavitve oblikovanja izdelka in iskanja novih materialov in dobaviteljev pripomore k občutnemu znižanju stroškov

- čedalje višja stopnja zavesti o kakovosti – poudarek, ki ga dajejo številna podjetja

kakovosti izdelkov in proizvodnih procesov, pomembno vpliva na vodenje nabave in oskrbe. V ta namen so številni veliki proizvajalci oblikovali posebne referate za zagotavljanje kakovosti dobaviteljev v sklopu svojih nabavnih oddelkov. Pri teh pomagajo nabavnim referentom, pri njihovih prizadevanjih za izboljšanje kakovosti dobaviteljev, strokovnjaki za kakovost

17

- organizacijska ločitev funkcije dogovarjanja od funkcije naročanja in prevzema – računalniško naročanje omogoča prenos izvajalnih nabavnih dejavnosti na porabnike nabavljenega materiala, to je notranje oddelke

Struktura in položaj nabave sta odvisni predvsem od poslovnih značilnosti ter dejavnikov okolja. Organizacija nabave pa je odvisna od značilnosti podjetja in materialov, ki jih mora nabavljati. Razvoj bo zahteval večje organizacijske spremembe, ki se bodo kazale v večji strokovnosti in specializaciji. V Lek-u trenutno obstajata dva programa, ki izhajata iz globalne organizacije Sandoza Farmacevtika in Biofarmacija. V globalnem sistemu Sandoza obstaja še tretji program Antiinfektivi, katerega nosilec je Sandoz, Avstrija. Nabava v Leku je organizirana kot samostojna enota, ki je direktno odgovorna vodstvu Leka in globalnemu vodji nabavne funkcije Sandoza. Lekova nabava ima naslednje oddelke: - Strateško nabavo - Nabava za področje farmacevtski izdelki - Nabava za farmacevtske učinkovine in Biofarmacevtiko - Nabava laboratorijskih materialov in medicinskih pripomočkov - Nabava ovojnine Glede na način vodenja lahko nabavno poslovanje organiziramo kot (Potočnik 2002, 43): - centralizirano nabavno poslovanje (skupni nabavni oddelek oskrbuje vse proizvodne

enote podjetja - decentralizirano nabavno poslovanje (več nabavnih oddelkov) - kombinirano nabavno poslovanje Notranja organiziranost nabave lahko poteka po vsebinskih merilih (Potočnik 2001, 48): - merilo predmetov ( po fizikalnih in kemičnih lastnostih, po uporabi v proizvodnji) - funkcijsko merilo ( temelji na nabavnih funkcijah) - merilo dobaviteljev - teritorialno merilo - merilo usklajevanja (kombinirana oblike prej naštetih meril, v katerih je eno merilo

osnovno, dopolnjujejo pa ga z ostalimi) Lek deli svojo nabavo na direktno nabavo (oskrba proizvodnje) in indirektno nabavo (tehnični materiali in ostalo). Lekova direktna nabava je organizirana decentralizirano, po merilu usklajevanja pri čemer je glavno merilo predmetov.

18

4.3 Sodelovanje nabavne funkcije z drugimi funkcijami v podjetju Zaposleni v nabavi morajo poleg obvladovanja zunanjega komuniciranja dobro obvladati tudi notranje komuniciranje, saj mora Nabava sodelovati z vsemi poslovnimi funkcijami v podjetju. Nabavni oddelek ima vlogo posrednika , zato je odločilna sposobnost vsakega zaposlenega v Nabavi sposobnost komuniciranja. Komunikacija pa poteka tako navznoter (z ostalimi funkcijami kot navzven ( z dobavitelji , inštitucijami…). Pomembno je : - sodelovanje z Oskrbo (v usklajevanju naročil, rokov in pridobivanju napovedi naročil) - sodelovanje z registracijskem oddelkom (urejanje potrebne dokumentacije) - sodelovanje s proizvodno funkcijo in razvojnim oddelkom ( pri razvoju novih izdelkov

in tehnoloških postopkov, pri zagotavljanju materiala za nemoteno proizvodnjo in uresničevanju plana proizvodnje)

- sodelovanje s prodajno funkcijo (prodajni plan je osnova za načrtovanje nabave, obveščanje o spremembah – pomanjkanje materiala na trgu, zvišanje cene – pa nujnost)

- sodelovanje s finančno funkcijo (obsega planiranje finančnih sredstev za nabavne plane, pravočasno obveščanje o spremembah)

- in drugimi službami v podjetju

4.4 Nabavni proces Potek nabavnega procesa bi lahko razdelili v naslednje faze: - ugotavljanje potreb - iskanje ponudb - izbira dobavitelja - naročilo (sklenitev pogodbe) - spremljanje naročila - prevzem - likvidacija računa - evidenca Kontinuirana proizvodnja zahteva, da je potrebni material stalno na razpolago. Pri tem se pojavlja vprašanje kdaj in koliko naročiti. Odločitev o tem je odvisna od razvrstitve materiala glede na način naročanja. Lek uporablja naslednje načine naročanja: - nakupi na podlagi strateških odločitev vodstva družbe ali enote, ki so posledica:

- premajhnega števila kvalitetnih virov - predvidevanja z veliko verjetnostjo, da se bodo dogodki na nabavnem trgu

odvijali v škodo družbe - pri pričakovanih političnih ali monetarnih spremembah

- nakupi na podlagi prodajnega plana - nakupi na podlagi mini-maxa in upoštevanja ekonomične količine naročanja

19

- kombinacija nakupov na podlagi prodajnega plana in na podlagi mini-maxa V Lek-u se pretežno uporablja kombinacija naročanja na podlagi plana prodaje in mini-maxa. Poudariti je potrebno, da so v farmacevtski industriji nabavni stroški naročila zelo visoki, kajti poleg fiksnih transportnih stroškov ter stroškov špediterja, so prisotni še visoki stroški vstopne analize (dragi referenčni standardi, ostale kemikalije in aparature), na drugi strani, pa so zelo visoki stroški vzdrževanja zaloge, saj visoka vrednost poveča stroške zavarovanja zalog. Z uvedbo informacijskega sistema SAP/R3 je ugotavljanje potreb avtomatizirano v modulu MM z orodjem MRP. Vhod v MRP je naročilo kupca. MRP namesto planerja izračuna: - koliko materiala in kdaj moramo nabaviti - kdaj mora biti material kakovostno pregledan in sproščen - kdaj mora biti končana proizvodnja da bo izdelek pravočasno pri kupcu. Pri tem izračunu upošteva: - zalogo materiala - način naročanja - dobavni čas materiala ( lead time) - čas prevzema blaga - čas analize - čas potreben za proizvodnjo Sistem tvori neodvisne potrebe po končnem izdelku . Te neodvisne potrebe tvorijo odvisne potrebe po materialu (surovine, ovojnina…) in rezervacije, ki preprečijo, da bi ta material porabil kdo drug. Za pokritje odvisnih potrebe sistem tvori planske naloge, v katerem so količine povečane za izmete in prilagojene standardni velikosti serije. MRP planer ima možnost spreminjati planski nalog. Planski nalog se spremeni: - v procesni nalog (nalog za proizvodnjo) - nabavni zahtevek (nalog za nabavo materiala) Tako kreiran nabavni zahtevek je osnova za naročilo. V fazi iskanja ponudbe mora podjetje razpolagati s podatki o možnih dobaviteljih. Podjetja pridobijo informacijo o možnih dobaviteljih že v fazi razvoja izdelka. Nabavni referent je moral v preteklosti ob naročilu iskati vse možne dobavitelje, preverjati kvaliteto materiala in se pri tem istočasno pogajati za ceno in dobavni rok. Z razvojem nabavne funkcije, uvedbe raziskave trga in nabavnega marketinga je ta faza postopka za nabavnega referenta veliko manj obsežna. Glede na specifičnost farmacevstke proizvodnje je v Leku kvaliteta materiala že definirana - določena s specifikacijo materiala, ki je izdelana že predhodno, v fazi razvoja izdelka,

20

izbira dobavitelja pa je vezana na že izbrane dobavitelje - ocenjene dobavitelje. V Leku smo uvedli sistem ocenjevanja dobaviteljev, ki ga vodi oddelek Kakovost, po njihovem splošnem postopku. Na osnovi pridobljenih ocen (ocenjevanje poteka po različnih metodah in v različnih oddelkih), se v oddelku Kakovost odločijo za status dobavitelja, ki je lahko: - neodobreni dobavitelj - odobreni dobavitelj - potrjeni dobavitelj Najvišji status je potrjeni dobavitelj, ki ga dobavitelj pridobi iz ocene zanesljivosti sistema kakovosti in po opravljeni presoji sistema kakovosti pri dobavitelju. Status dobavitelja ni stalen in je podvržen preverjanjem (presojam). Konkreten izbor med možnimi dobavitelji se opravi na osnovi najboljše ponudbe, kjer se primerja cena, dobavni čas in plačilo. Naročilo mora biti sklenjeno v pisni obliki in ima ves elemente kupoprodajne pogodbe. Jasno morajo biti navedene sestavine pogodbe: kakovost materiala, količina, cena, transportna klavzula, dobavni rok, plačilni pogoj. Pogodba je sklenjena, ko jo potrdita obe stranki. S spremljanjem naročila razumemo predvsem skrb za pravočasno dobavo blaga. Nabavni referent mora preveriti ali poteka dobava skladno z dogovorom in v primeru odstopanja, ukrepati. Prevzem materiala se običajno izvrši v skladišču prejemnika materiala, kjer je potrebno kontrolirati prejeto količino materiala. Vsa odstopanja je potrebno sporočiti v nabavo, kjer se izvedejo nadaljnji ukrepi. Kupec mora po prejemu blaga plačati račun v dogovorjenem plačilnem roku. Ves čas nabavnega procesa, mora biti zagotovljena evidenca podatkov, ki je potrebna za analizo in kontrolo nabavnega procesa.

21

5. KRATKA PREDSTAVITEV INFORMACIJSKEGA SISTEMA SAP/R 3 Vse spremembe v poslovanju Leka – sprememba lastninske strukture, rast podjetja, spremembe tržišča - so zahtevale nov, učinkovit informacijski sistem, ki mora zagotavljati pravočasne in kakovostne informacije. Leta 2003 je Lek uvedel nov sistem SAP/R3. Informacijski sistem SAP pokriva vse poslovne funkcije v podjetju, kar je tudi ena od bistvenih prednosti tega sistema –integriranost podatkov. Celoviti oz. integrirani informacijski sistem (Enterprise resource Planning – ERP) temelji na enotni bazi podatkov – kar med drugim predstavlja on line vnos vseh sprememb in s tem takojšen vpogled v trenutno stanje in možnosti ažurnih poročil. Sistem omogoča tudi obdelavo podatkov različnih podjetij v poslovni skupini Lek, kar je pomembna prednost za družbo Lek. Sistem SAP zahteva predhodno polnjenje baze podatkov, kar nam olajša kasnejše delo - materiali, kosovnice, pretočni časi, dobavitelji, cene, dobavni roki, čas predviden za prevzem blaga, čas predviden za analizo blaga…). Eden izmed modulov SAP-a , ki nas zanima na tem mestu je modul materialno poslovanje (Material management, v nadaljevanju MM), ki vključuje vse logične procese v nabavi in skladiščno poslovanje – od ustvarjanja potreb, obdelave dobaviteljev in materialov, kreiranje naročil, prevzemov, knjiženja računov, upravljanja zalog in skladišč ter informacijski sistem nabave. V modulu MM je orodje načrtovanje potreb po materialu - MRP (Material requirement planing, v nadaljevanju MRP), ki omogoča obdelavo in preračunavanja potreb, na podlagi kosovnic in znanih pretočnih časov posameznih aktivnosti, s katerimi se posamezni izdelek proizvede, zalog in dobavnih rokov materiala. MRP vsebuje vse potrebne funkcije za avtomatizacijo procesov v zvezi s planiranjem potreb, nabavo, vodenjem zalog in skladiščnim poslovanjem. Od uporabnika pa je odvisna odločitev, do kakšne mere uporablja ta avtomatizem. Tako kot je nabavna funkcija tesno povezana z ostalimi funkcijami v podjetju, je tudi modul MM povezan z ostalimi moduli: - prodajni modul (Sales and distribution – SD) - management kakovosti ( Quality managment – QM) - planiranje in vodenje proizvodnje ( Production planing _ PP) - finančno poslovanje (Financial Accounting –FI) - kontroling ( Controlling – CO) Nabava s svojim delom posega v ostale module. Vsaka aktivnost v MM modulu lahko izraža spremembo v drugem modulu. Uvedba sistema SAP je v veliki mere olajšala delo nabavnega oddelka na področju: - vodenja evidenc o cenah, dobaviteljih, materialih - spremljanja in analize reklamacij blaga - ocenjevanja dobavitelja ( z vidika pravočasne in zadostne dobave ter reklamacij) - dostopa do podatkov ostalih modulih, ki so potrebne za izvedbo nabavnih nalog

22

- hitrejše analize nabavnega poslovanja Za vsako podjetje, ki širi svoje poslovanje na nove trge, je izrednega pomena pravočasna in pravilna informacija. Samo informacijski sistem, ki podpira vse funkcije v podjetju lahko vodstvu zagotavlja kakovostne informacije, ki so pomembne za prave odločitve.

23

6. SPREMEMBE Z VSTOPOM RS V EU, KI VPLIVAJO NA POTEK UVOZNEGA POSLA

6.1 Davčni vidik Z vstopom v EU je prišlo do bistvenih sprememb na področju obdavčitev prometa blaga in storitev znotraj enotnega trga Evropski Skupnosti (v nadaljevanju Skupnost). Ker na državnih mejah znotraj Skupnosti ni več carinskih organov, ki bi zagotavljali kontrolo nad vnosom in iznosom blaga v posamezno državo članico, moramo potrebno dokumentacijo in poročanje zagotavljati sami. Na tem mestu bom omenila samo pojme, ki so nujni za razumevanje in tiste, ki vplivajo na potek nabavnega posla: - pridobitev in dobava blaga znotraj Skupnosti

Za nekdanji termin uvoz iz držav članic Skupnosti se uporablja izraz intrakomunitarna pridobitev, za nekdanji izvoz is Slovenije v države članice Skupnosti pa intrakomunitarna dobava blaga znotraj Skupnosti.

- skupnostno in neskupnostno blago Izraz domače blago in carinsko blago sta nadomeščena. Skupnostno blago zajema vse blago, ki je bilo v Skupnosti v celoti pridobljeno, uvoženo v skupnost in sproščeno v prost promet ali proizvedeno v skupnosti . Neskupnostno blago je carinsko blago, ki bo uvoženo v ali izvoženo iz carinskega skladišča.

- indentifikacija davčnih zavezancev Tako dobavitelj kot kupec si morata izmenjati indentifikacijske številke za DDV (v nadaljevanju ID), ki jih dodeli davčna uprava.

- nastanek davčne obveznosti in samoobdavčitev Dobava blaga v drugo državo članico je neobdavčljiva, zato mora prejemnik blaga izvesti samoobdavčitev – obračunati vstopni davek. Ko je blago znotraj skupnosti pridobljeno, nastane obdavčljiv dogodek. Obveznost samoobdavčitve nastane 15. dan v mesecu, ki sledi mesecu v katerem nastane obdavčljiv dogodek. V primeru, da je račun izdan pred tem terminom, nastane obveznost za obračun , ko je izdan račun.

- kraj dobave blaga – načelo obdavčitve v namembni državi Obdavčitev se izvede v državi, kamor je blago namenjeno. Za davčni vidik je pomemben fizičen pretok blaga.

- račun kot davčna listina Na računu morajo biti, poleg vseh do sedaj predpisanih podatkov navedena ID številka prodajalca in kupca in klavzula – zakonska določba, ki določa oprostitev davka

- prevozna listina Transportni dokument mora dokazovati kraj začetka prevoza v eni državi članici in kraj konca prevoza in prevzem blaga v namembni državi članici Skupnosti. Na listini mora biti navedena oznaka, ki nedvoumno povezuje transportni dokument z računom oz. dobavnico.

- davčne evidence Zakon določa vodenje posebne knjige o prejetih računih in ustrezne knjigovodske evidence, s katerimi dokazujemo plačila DDV in odbitek vstopnega DDV

- poročanja

24

Obračun DDV mora davčni zavezanec predložiti Davčni upravi do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca po davčnem obdobju. Kvartalno pa mora poslati Davčni upravi rekapitulacijsko poročilo (kvartalno) za vse dobave v Skupnost.

Odgovornost za obdavčitev podjetja z DDV se je prenesla tudi na nabavo. Nabavni referent mora poznati sistem DDV do te mere, da se ob vsaki poslovni odločitvi zaveda njenih eventualnih posledic in vplivov na obdavčitev. To pomeni, da v primeru nejasne situacije, takoj obvesti odgovorne osebe in pridobi ustrezna navodila. Tako mora poznati (proučiti) vsebino predvidenega posla in poznati njegov učinek na obdavčitev. Informacije, ki jih za ta namen potrebuje: - od kje blago prihaja (kraj odpreme) - kdo je izstavitelj računa ( in njegova ID, ki pove v kateri državi se bo identificiral kot

davčni zavezanec) - status blaga Z vstopom v EU in ukinitvijo carinskih meja, je bilo potrebno preveriti vse modele poslovanja z vidika sprememb davčne in ostale zakonodaje. V prihodnje, pa je potrebno že ob iskanju dobavitelja oz. najkasneje pred sklenitvijo pogodbe preveriti vse zgoraj navedeno.

6.2 Statistika blagovne menjave med državami članicami EU-Intrastat Statistika zunanje trgovine je za vsako državo pomemben vir podatkov. V skladu s statistiko trgovanja v EU se prejem in odprema blaga beležita v vsaki državi članici. »Intrastat je statistika blagovne menjave med državami članicami Evropske unije (EU), pri kateri se podatki mesečno zbirajo s statističnimi obrazci neposredno od poročevalskih enot. Za Intrastat odgovoren Statistični urad Republike Slovenije (SURS). Po vzoru organizacije Intrastat-a v nekaterih državah članicah je SURS sklenil sporazum o sodelovanju oz. delitvi dela v zvezi z Intrastatom s Carinsko upravo Republike Slovenije (CURS). V skladu z omenjenim sporazumom je CURS odgovoren za zbiranje in kontrolo podatkov, sodelovanje s podjetji in odpravljanje morebitnih napak v poročanju. SURS je odgovoren za nadzor sistema, statistično metodologijo in zajetje, ocene podatkov.« (Carinska Uprava 2006, 2). Nabavni referent mora poznati osnovna pravila, kaj se poroča in kateri podatki morajo biti v sistemu, da lahko oddelek zadolžen za poročanje, pravilno izvede poročanje. Prednosti informacijskega sistema SAP je tudi ta, da ob pravilnih nastavitvah na materialih in dobaviteljih, iz baze podatkov o naročilih in likvidiranih računih, sam pripravi poročilo.

25

7. POTEK UVOZNEGA POSLA V PODJETJU LEK V tem poglavju bom opisala potek uvoznega posla. S tem pojmom mislim tako blago kupljeno na trgu EU (pridobitev) kot blago kupljeno iz tretjih držav. Opredelitev namena uvoza (repromaterial, blago za široko potrošnjo, oprema, nadomestni deli) je prva odločitev, ki mora biti sprejeta. Vendar na tem mestu se osredotočimo na potrebe po materialu ( surovine, ovojnina ) za reprodukcijo. Uvozni posel poteka v naslednjem zaporedju (Kenda, 2001, stran 327): - ugotavljanje potreb - povpraševanje - izbor dobavitelja - sklenitev pogodbe - plačilo blaga - evidenca - dispozicija za odpoklic - carinjenje in sprejem - obračun uvoza Obstaja več definicij različnih avtorjev, vendar so si vsebinsko enake. Prav tako v podjetju Lek uvozni posel skoraj sledi navedenim fazam, čeprav faza evidence poteka vse od začetka posla, do konca – vsi podatki se takoj po nastanku beležijo v sistemu.

7.1 Ugotavljanje potreb

V začetku poslovanja, so se potrebe po materialu preračunavale ročno – z upoštevanje zalog in novih potreb. S povečanjem obsega poslovanja in uvedbo informacijskega sistema je nabavni - uvozni referent dnevno pregledal nova prodajna naročila, ki so bila predhodna vnesena v računalniški program v oddelku priprava proizvodnje (z upoštevanjem normativne porabe materiala) oz. spremembe že danih naročil in se na osnovi plana prodaje, zaloge materiala in novih potreb, odločil za količino novega nakupa. Pri tem je moral upoštevati optimalno količino glede na stroške in s strani dobavitelja predpisano minimalno oz. maksimalno pakiranje. Z uvedbo informacijskega sistema SAP je ugotavljanje potreb avtomatizirano in se izvaja v enoti Oskrba. Ko je kreiran nabavni zahtevek, nabava začne s postopkom naročanja. Nabavni referent samo po potrebi uskladi količino z dobaviteljevimi minimalnimi količinami. Sprememba količine in roka dobave je vedno mogoča. Na vsako spremembo pa sistem opozori MRP planerja, katerega dolžnost je spremljati te spremembe in z odgovornimi iz ostalih poslovnih funkcij skoordinirati nastale spremembe.

26

7.2 Povpraševanje Na osnovi nabavnega zahtevka, nabavni referent v pisni obliki posreduje povpraševanje (oz. naročilo, v primeru, ko ima z dobaviteljem predhodno sklenjeno pogodbo) na možne dobavitelje. Pri tem mu je v pomoč informacijski sistem, ki mu na osnovi baze podatkov (v tako imenovanih info zapisih, kjer je zabeležena vsa zgodovina naročanja) pri kreiranju povpraševanja ponudi vse možne dobavitelje.

7.3 Izbor dobavitelja Pri izbiri ponudbe, ki mora vsebovati vse podatke pomembne za sklenitev pogodbe se nabavni referent odloča na osnovi naslednjih kriterijev (ki pa si po pomembnosti ne sledijo v tem zaporedju): - cena in njena pariteta - ustreznost dobavnih možnosti - plačilni pogoji Pomemben kriterij za izbiro dobavitelja je tudi poreklo blaga – ali dobavitelj lahko izstavi potrdilo o preferencialnem poreklu blaga. Kadar moramo izbirati dobavitelja po tem kriteriju, je pomemben podatek Oskrbe, za katere prodajne trge je namenjen naročen material. Kriterij izbire dobavitelja glede na prodajni trg izdelka je pomemben tudi kadar izbiramo med dobavitelji, od tega je eden primeren za regulatorne trge, drugi pa ni. (Na regulatornih trgih je registracijska dokumentacija bolj obsežna in zahteva tudi podatke o proizvodnih mestih vstopnih surovin, na neregulatornih pa ne). Nabavni referent mora imeti informacijo za katere materiale je to pomembno in ob naročilu preveriti z Oskrbo prodajni trg izdelka. Informacijski sistem SAP omogoča referentu tudi izračun najbolj ugodne ponudbe. Po analizi ponudb sledi izbor dobavitelja. Pri analizi moramo upoštevati, da so se za nabavo iz Skupnosti, z ukinitvijo carinskih postopkov skrajšali: - čas dostave – ni več zamudnih carinskih postopkov - zmanjšali so se stroški, povezani s skladiščenjem blaga v carinskem skladišču in

stroški špediterja. V primeru, da nihče od možnih dobaviteljev ne more dobaviti blaga v želeni količini ali želenem času, mora nabavni referent obvestiti MRP planerja, ki dobljeno informacijo preveri s proizvodnjo in prodajo in odločitev sporoči nabavnemu referentu. Do takih primerov prihaja takrat, kadar material ni pravočasno naročen ( kadar se na prodajni strani pokaže potreba imenovana »rush order«- nepravočasno naročilo). V farmacevtski proizvodnji ni možno iskati alternativnega dobavitelja, brez predhodne raziskave in postopka. Kot že predhodno omenjeno se izbor dobavitelja ( za nov izdelek)

27

vrši po splošnem postopku in ga vodi razvojni oddelek, izbiro alternativnega dobavitelja (za izdelek, ki ga že proizvajamo) pa vodi nabava. Tako v primeru, ko nabava ne more realizirati naročila preko odobrenih dobaviteljev, lahko pride do zastoja v proizvodnji in s tem do nepravočasne realizacije prodajnega naročila.

7.4 Sklenitev pogodbe Potrditev naročila in s tem sklenitev pogodbe mora biti v pisni obliki (lahko v ustni, vendar mora slediti še pisna oblika). Oblika naročila je v Lek-u predpisana in vsebuje vse potrebne elemente pogodbe (tudi iz pravnega vidika). Prav tako je predpisana matrika podpisovanja (lansiranja) naročil skladno z odgovornostmi določenim s sklepom Uprave.

7.4.1 Opredelitev carinske tarife in režima uvoza V formalnem toku priprave nabavnega posla je pomembna tudi določitev carinske tarife. Za uvrščanje proizvodov v carinsko tarifo obstajajo posebna pravila. Navodila za uvrščanje so del Kombinirane nomenklature carinske tarife. V Leku pri razvrstitvi sodelujeta kemik in farmacevt, ki s svojim strokovnim znanjem pripomoreta k pravilni uvrstitvi. V primeru da sami ne znamo določiti carinske tarife, lahko zaprosimo Carinarnico za uradno razvrstitev, ki blago uvrsti v ustrezno tarifo na podlagi vzorca oz. tehnične dokumentacije. Z uvrstitvijo v pravilno carinsko tarifo: - zagotovimo pravilno zaračunavanje dajatev - ugotovimo ali potrebujemo za uvoz materiala določeno dovoljenje oz. ustrezen

dokument, ki ga izda pristojni upravni organ - zagotovimo pravilno poročanje v Intrastat in Ekstrastat - omogočimo prave podatke za izračunavanje upravičenosti do preferencialnega porekla Z uvedbo informacijskega sistema SAP smo uvrstitev materiala v CT uvedli že v fazi raziskave trga, ko kreiramo interne šifro materiala ( klasifikacije materiala) in je vnos CT obvezen podatek za vse materiale. Razlog, da zahtevamo CT tudi na materialih, ki jih kupujemo na domačem trgu, je izračun preferencialnega porekla za naše izdelke. Kadar izdelki niso v celoti pridobljeni v določeni državi ter se v proizvodnji uporabljajo tudi materiali brez porekla, se poreklo končnega izdelka ugotavlja po metodah, predpisanih v seznamu obdelav ali predelav, ki je sestavni del vsakega protokola o poreklu blaga. V informacijskem sistemu SAP imamo modul ZT, kjer imamo orodja za izračunavanje upravičenosti preferencialnega porekla na prodajni strani. Osnova za izračun so podatki vnešeni na strani nabave. Novost z vstopom v EU je Skupna carinska tarifa. Za sledenje sprememb in veljavne zakonodaje je potrebna uporaba sistema TARIC (Integrirana tarifa Skupnosti) – elektronska zbirka zakonodaje, ki združuje tarifne in trgovinske predpise. Tu je navedena vsa carinska in zunanjetrgovinska zakonodaja EU. Poleg zakonodaje EU, pa so upoštevani tudi nacionalni ukrepi ( DDV, trošarina)

28

Poleg poznavanja Kombinirane nomenklature carinske tarife mora referent poznati tudi Carinski zakon, Zakon o trošarinah, Zakon o carinski službi, Zakon o zdravilih, Zakon o nevarnih snoveh in druge veljavne predpise, ki določajo katera dovoljenja so potrebna za transport in nabavo blaga. Z vstopom v EU pa mora nabavni referent poznati tudi pravne vire, ki tvorijo pravni sistem EU - uredbe, direktive. Glede na material, ki ga nabavni referent nabavlja, je odvisno tudi njegovo poznavanje zakonodaje – specialist za svoje področje. Bistvenega pomena je da se nabavni referent zaveda, da mora ob vsaki spremembi preveriti zakonodajo in s tem pridobiti novo znanje oz. vedenje. Za proizvodnjo zdravil in kemikalij ter proizvodnjo in skladiščenje prekurzorjev, psihotropnih substanc in opojnih drog , mora podjetje predhodno pridobiti dovoljenja za opravljanje prometa . Za nabavo zdravil pa je zahtevan predhoden postopek registracije zdravila. V primeru, da zdravilo ni registrirano – nima dovoljenja za promet v RS, moramo pridobiti dovoljenje za enkraten uvoz, ki ga izdaja Ministrstvo za zdravstvo –Agencija za zdravila. Za nabavo vseh farmacevtskih učinkovin so s strani Ministrstva za zdravstvo zahtevana posebna dovoljenja. Za uvoz kmetijskih izdelkov (za Lek sta pomembna področja mleko in mlečni izdelki, sladkor in etilni alkohol) moramo pridobiti posebno uvozno dovoljenje AGRIM, ki služi spremljanju trgovine med Skupnostjo in tretjim svetom in ga izda Agencija RS za kmetijske trge in razvoj podeželja (ARSKTRP). Čeprav so bile z vstopom v EU ukinjene meje med članicami Skupnosti, se na področju izdaje dovoljenj za uvoz in pridobitev zdravil in farmacevtskih učinkovin zakonodaja ni spremenila - za pridobitev iz Skupnosti potrebujemo enaka dovoljenja kot za uvoz. Za vlogo za izdajo dovoljenja so predpisani obrazci, ki zahtevajo navedbo naslednjih podatkov: - o kupcu (uvozniku) - o prodajalcu in eventualno proizvajalcu, če to ni ena in ista oseba - nazivu, količini in vrednosti blaga, ki ga nabavljamo - carinski tarifi - namen nabave oz. uvoza - rok v katerem bo nabava/uvoz opravljena Po realizaciji nabave mora nabavni referent poročati o dejanski realizacija. Obrazec za poročanje je predpisan, s strani ustreznega organa, ki izdaja dovoljenja.

29

7.4.2 Izbira načina prevoza, prevoznika in špediterja Nabavni referent mora na osnovi izbrane prevozne klavzule v pogodbi, določiti način in vrsto prevoza. Pri tem mora upoštevati hitrost transporta, ceno transportne storitve, točnost, rednost, varnost in dostopnost transporta. Prav tako je pomembna kompleksnost ter razdalja in trajanje transporta, klimatske spremembe in zahteve glede dokumentacije po različnih državah. Odločitev uporabnika transportne usluge je v tehtanju vseh teh dejavnikov, ki se v glavnem izraža z razmerjem med varnostjo, hitrostjo in stroški. Pri izvedbi nabavnega posla, je zelo pomembna postavka tudi zavarovanje pošiljk. Vendar imamo v Leku sklenjen poseben dogovor z zavarovalnico, da nabavnih pošiljk ne zavarujemo (dogovor temelji na Novartisovi politiki, s katerim dosegamo nižje premije za zavarovanje na strani prodaje). Organizacijo prevoza Lek prepušča pogodbenim špediterjem oz podjetjem, ki se ukvarjajo s prevozi. V primeru uvoza, nabavni referent z uvozno dispozicijo posreduje vse potrebne podatke špediterju. V dispoziciji so poleg podatkov o pošiljki in natančni opredelitvi lastnosti surovine in eventualne posebne pogoje transporta, tudi navodila za carinjenje pošiljke. Špediter posreduje navodila za odpremo v tujino direktno ali preko svojega pogodbenega partnerja v tujini in poskrbi za pravočasno dobavo blaga. Za pridobitev iz EU in je naročilo sklenjeno na osnovi prevozne klavzule EX WORKS, referent izda nalog za prevzem in prevoz blaga, z natančnimi navodili, izbranemu prevozniku. Za naročila sklenjena na osnovi drugih prevoznih klavzul, pa je organizacijo transporta v domeni dobavitelja.

7.5 Sprejem in carinjenje blaga Z vstopom v RS v EU so v tem delu nabavnega posla nastale razlike. - uvoz blaga Špediter obvesti referenta o prispetju blaga, z navedbo natančne količine in vrednosti pošiljke, ter o priloženih dokumentih. Referent preveri in dopolni manjkajočo dokumentacijo. Če se blago uvaža iz držav, kjer velja uporaba preferencialne carinske stopnje, mora biti pošiljki priložen ustrezen dokument o preferencialnem poreklu blaga. Natančno je potrebno pregledati pravilnost dokumentov, ki dokazujejo poreklo, saj napaka lahko pomeni veliko gospodarsko škodo za podjetje. Kot dokazilo o preferencialnem poreklu se lahko uporablja: - EUR 1 - Izjava izvoznika na fakturi (do vrednosti EUR 6.000,00) - Izjava pooblaščenega izvoznika - FORM A

30

Ko je dokumentacija popolna (račun dobavitelja, navodila za carinski postopek, dokazilo o poreklu blaga in eventualna potrebna dovoljenja), referent izda špediterju dokončna navodila za carinjenje. Pogodbeni špediter ima pooblastilo za izpolnjevanje enotne upravne listine – EUL in izpeljavo carinskega postopka v našem imenu. - pridobitev blaga iz EU V primeru, da prispe blago na špedicijo, le-ta obvesti referenta, ki izda samo navodila, kam se pošiljka dostavi. V večini primerov je pridobitev opravljena z dostavo blaga direktno v skladišče. Z vstopom v EU je Lek na segmentu svojih dobaviteljev uvedel spremembe pri sklepanju poslov na osnovi prevozne klavzule DDP skladišče Lek ali če to ni bilo mogoče na klavzulo EX WORKS. S tem je lahko ukinil zavarovanje svojih nabavnih pošiljk, ker je pri klavzuli DDP prenesel vse odgovornosti na dobavitelja, pri EX WORKS pa na prevoznika. Odgovorna oseba za fizičen prevzem blaga, mora od prevoznika zahtevati transportni dokument, ki mora nedvoumno izkazovati vrsto blaga, državo iz katere je bila pošiljka odpremljena in navedbo datuma.

7.6 Prevzem blaga Količinski prevzem blaga se izvrši ob prihodu blaga v naše skladišče. Nabavni referent mora biti takoj obveščen o eventualnih napakah na pošiljki (količinski manjko ali poškodba pošiljke), da lahko pravočasno obvesti dobavitelja oz. prevoznika. V primeru odstopanj mora biti sestavljen komisijski zapisnik. Ker nabavne pošiljke niso zavarovane, je izrednega pomena natančen pregled pošiljke. Delavec mora biti pozoren na vse vidne napake, saj le ob prevzemu blaga na prevozni dokument lahko zapiše opombe glede napak in poškodb. To nam omogoča, kasnejše uveljavljanje škode do prevoznikov ali dobaviteljev (odvisno od dogovorjene prevozne klavzule). Po fizičnem pregledu se material vzorčuje, vzorci pa se dostavijo v enoto Kakovost v analizo. Kakovostni prevzem se izvrši po opravljeni kemični in mikrobiološki analizi blaga.

7.7 Plačilo blaga Lek ima z večino svojih dobaviteljev dogovorjeno plačilo po prejemu blaga - nakazilo v 30, 60 ali 90 dneh. Pri svojem poslovanju pa se srečuje tudi z naslednjimi plačilnimi pogoji: - predplačilo (v tem primeru mora referent izdati zahtevek za plačilo takoj ob sklenitvi

pogodbe. Datum zapadlosti mora biti usklajen z rokom dobave)

31

- D/A 90 dni (dobavitelj posreduje dokumente banki, ki jih preda Leku ob podpisu menice)

Ob prihodu računa v Lek, se le-ta dostavi v oddelek likvidatura, kjer ga pregledajo (na računu morajo biti vsi podatki, kot jih predpisuje zakon), opremijo z interno številko in pošljejo v skeniranje. Skeniran račun pride po posebnem programu (Lotus notes) do nabave. Ob prejemu računa mora nabavni referent preveriti pravilnost računa tako po vsebinski strani (ujemanje z naročilom) kot po formalni strani. Posebej pozorni pa moramo biti na račune za blago pridobljeno iz EU. Pomembna je indentifikacijska številka (ID) –tako kupca, kot dobavitelja, ki morata biti obvezno navedeni na računu in klavzula, po kateri je blago oproščeno plačila davka v državi odpreme. V Leku obdelujemo račun v sistemu SAP, kar pomeni, da se z obdelavo – likvidacijo računa (povezavo računa in prevzemom blaga): - avtomatično izvede knjiženje - se evidentirajo podatki za vodenje davčne evidence - se evidentirajo podatki za poročanje v Intrastat - se v sistemu SAP vzpostavi obveznost do dobavitelja (zahtevek za plačilo) Pri likvidaciji računa mora biti referent pozoren, da se podatki na računu ujemajo s podatki v sistemu, zato mora preveriti: - bančne podatke prejemnika plačila (bančni podatki morajo bit vnešeni v sistem

istočasno z dobaviteljem, vsaka sprememba pa mora biti takoj ob nastanku posredovana v oddelek Zakladništvo, ki skrbi za bazo dobaviteljev)

- pravilno oznako davka (različni davki za uvoz ali za pridobitev iz Skupnosti oz. za blago ali storitev)

- v primeru, da gre za dobavitelja iz Skupnosti , pravilna indentifikacijska številka V primeru, da je surovina kakovostno ustrezna, se zahtevek za plačilo sprosti in finančni oddelek realizira plačilo ob zapadlosti. V primeru, da je surovina neustrezna, sistem sam zablokira plačilo in istočasno se sproži reklamacijski postopek. Referent obvesti dobavitelja o neustreznosti blaga, plačilo pa se začasno (ali dokončno) ustavi, do rešitve reklamacije. Za blago pridobljeno iz Skupnosti, se po knjiženju računa dopolnijo tudi podatki o poreklu blaga. Za trgovanje z blagom s poreklom na notranjem trgu EU se kot dokazilo o poreklu uporablja: - izjava dobavitelja za izdelke, ki imajo status preferencialnega porekla na fakturi ali

dobavnici (velja enkratno, za blago navedeno na tem dokumentu) - dolgoročna izjava dobavitelja za izdelke, ki imajo status preferencialnega porekla in

velja 1 leto od datuma ko je začela veljati

32

Ob vstopu v EU je Lek sprejel odločitev, da za nabavljene materiale iz Skupnosti ne bo zahteval (razen izjem) od svojih dobaviteljev dokazila o preferencialnem poreklu. Razloga za tako odločitev sta: - verodostojnost izjave – na strani kupca je dolžnost, da preveri verodostojnost izjave

dobavitelja in s tem je odgovornost na strani kupca - s procesom proizvodnje in dodane vrednosti naši končni izdelki večinoma pridobijo

status preferencialnega porekla Izjema je nabava trgovskega blaga, ki je namenjeno nadaljnji prodaji. Za te materiale zahtevamo izjave dobaviteljev.

7.8 Reklamacije V primeru količinske ali kakovostne reklamacije, mora nabavni referent pripraviti poročilo dobavitelju in skrbeti za čim hitrejšo rešitev reklamacije. Kot rešitev lahko dobavitelj predlaga vračilo neustreznega blaga ali uničenje neustreznega blaga v Leku, na njegove stroške. Nabavni referent mora zahtevati od dobavitelja dobropis za vrednost neustreznega blaga (in eventualno povračilo nastalih stroškov) in čim prej dobaviti nadomestno pošiljko. Od dogovorjene rešitve, je odvisno nadaljnjo delo nabavnega referenta.

7.9 Zaključek uvoznega posla Z obdelavo računa, se izvede tudi avtomatično knjiženje in s tem tudi obračun nabave. Pri uvoznem poslu, mora nabavni referent v sistem vnesti tudi podatke z EULa: - številko in datum EUL - vhodno carinsko izpostavo - statistično vrednost - vrsto carinskega postopka - poreklo - dokazilo o preferencialnem poreklu Referent mora skladno s carinskim zakonom pridobiti in arhivirati za dobo 10 let naslednje dokumente: - pogodbo o sklenjenem nabavnem poslu - račun dobavitelja - transporten dokument (za pošiljke iz ES) - enotno upravno listino (za pošiljke iz uvoza) - potrdilo o preferencialnem poreklu blaga - in ostalo dokumentacijo, ki je bila priložena enotni upravni listini in je vplivala na vrsto

carinskega postopka (za pošiljke iz uvoza) oz. je zahtevana za pridobitev iz Skupnosti (dovoljenja)

33

Po internih predpisih, pa mora urediti celotno naročilo in pridobiti: - račun prevoznika in špediterja - in ostale račune - dokumente, ki dokazujejo ustrezno kvaliteto blaga in prevzem blaga Ko so zbrani vsi potrebni dokumenti, je nabavni posel zaključen. Po končanem nabavnem poslu oz. določenem obdobju se na osnovi evidenc v Nabavi izdelajo poročila o odstopih: - cen (mesečno poročilo o razlikah med ceno na naročilu in ceno na fakturi, kvartalno

poročilo o razlikah med planirano in realizirano ceno) - količine nabavljenega materiala (mesečno spremljanje realizacije nabavnega plana) - kvalitete materiala (mesečno poročilo o številu reklamacij) ki so pomembni dokumenti za sprejemanje ukrepov v zvezi z nabavno politiko. Podjetja so o svojem mednarodnem trgovanju dolžna poročati in sicer - Banki Slovenije - Dolžnost vsakega podjetja je, da skladno z Zakonom o deviznem

poslovanju do 20. v mesecu za pretekli mesec, na predpisanem obrazcu poroča Banki Slovenije obveznosti in terjatve (stanje na računih) (Banka Slovenije, 2006). Banka Slovenije na osnovi poročil, ki jih pošiljajo podjetja in poročil, ki jih pošilja Carinska Uprava (ektrastat) preverja usklajenost podatkov (vrednostno). V primeru večjih odstopov, pozovejo podjetja, da predložijo obrazložitev za te odstope. (EKSTRASTAT je statistika blagovne menjave držav članic s tretjimi državami - nečlanicami. Najpomembnejši vir podatkov je enotna upravna listina, ki zajame vse blago, vse vrednosti in vse udeležence v postopku).

- Davčni Upravi – Davčni zavezanec je dolžen predložiti Davčni upravi do zadnjega

delovnega dne naslednjega meseca po davčnem obdobju obračun DDV. Kvartalno pa mora poslati Davčni upravi rekapitulacijsko poročilo, kjer pa poroča samo o dobavah v Skupnost, ne pa pridobitvah iz Skupnosti - desetega dne drugega meseca, ki sledi obdobju poročila.

- Na osnovi Uredbe Sveta (EGS) je vsako podjetje, ki se ukvarja z blagovno menjavo

med državami članicami dolžno zagotavljati podatke za Intrastat. Poročilo mora biti oddano najkasneje deseti delovni dan v tekoče mesecu za pretekli mesec oz. najkasneje en mesec po datumu odpreme. (Izjema so podjetja , ki niso davčni zavezanci in tista, ki ne presegajo nacionalni vključitveni prag).

Podatke o zunanjetrgovinskem poslovanju podjetij vsaka država potrebuje za svoje normalno delovanje. Najpomembnejši primeri uporabe podatkov statistike zunanje trgovine so: kazalniki gospodarske uspešnosti, podpora pri vodenju nacionalne in evropske gospodarske in denarne politike, podpora trgovinskim pogajanjem, izvajanje trgovinske politike, podlaga za tržne, sektorske in druge analize, vir podatkov za druge statistike -plačilna bilanca, nacionalni računi. (Carinska Uprava 2006)

34

8. POSEBNI POSLI Z rastjo podjetja in njegovo globalizacijo so se v nabavi pojavile potrebe po obvladovanju posebnih poslov, kamor štejemo: - postopek pasivnega oplemenitenja (začasen izvoz v predelavo) - postopek uvoza trgovskega blaga v carinsko skladišče, z namenom nadaljnje prodaje - postopek verižnih poslov Za te posle so bistvenega pomena pravilne nastavitev v informacijskem sistemu SAP , tako na materialih kot na partnerjih, da se lahko izvede pravilno likvidiranje faktur in poročanje.

8.1 Postopek pasivnega oplemenitenja Pri našem poslovanju prihaja do situacije, ko iz določenih razlogov ne moremo izpolniti zahteve trga po določenemu izdelku. Razlogi za to so lahko različni: - prezasedenost lastnih proizvodnih kapacitet - večji planirani posegi na proizvodni liniji - nekonkurenčna lastna proizvodnja V takih primerih se odločimo za pogodbeno sodelovanje. V ta namen poiščemo partnerja, ki lahko izpolni naše zahteve in z njim sklenemo pogodbo o sodelovanju, ki opredeljuje vse točke sodelovanja. Za izbiro kooperanta je odgovoren oddelek Razvoj proizvodnje. Sem ne štejemo primere pogodbene izdelave s prodajo znanja (po našem tehnološkem postopku) . Postopek izvedbe pasivnega oplemenitenja zahteva drugačen pristop, kot redni uvozni posli. Pogodbena izdelava se lahko izvaja na več načinov: - kooperantu dostavimo potrebni material za izdelavo - kooperant delno sam nabavi surovine in ovojnino, delno jih dostavimo mi Za opravljanje te aktivnosti na območju Skupnosti ne potrebujemo posebnih dovoljenj. Če se pogodbena izdelava izvaja na ozemlju tretje države, pa potrebujemo predhodno dovoljenje carinskih organov. Podatki, ki jih moramo posredovati ob vlogi za izdajo tega dovoljenja so: - proizvod, ki bo izdelan v tem procesu ( količina, vrednost storitve, normativi porabe) - obrazložitev postopka – podatki o planiranih aktivnostih - izvajalec predelave - rok v katerem bo zaključen proces predelave - razlog predelave – gospodarski pogoji - način vodenja evidence

35

V primeru, ko material dostavimo mi, poteka postopek začasnega izvoza/uvoza po naslednjem zaporedju: - MRP planer kreira nabavni zahtevek za končni izdelek - sistem na osnovi predhodno vnešenih sestavnic (normativov porabe) izračuna količine

materiala, ki jih potrebujemo za izdelavo končnega izdelka - nabavni referent posreduje naročilo v proizvodnjo, da pripravijo ustrezne materiale,

rezervira transportno sredstvo in uskladi termin dostave s kooperantom - v primeru, da se izdelava vrši na ozemlju Skupnosti, ni potreben postopek izvoznega

carinjenja, ampak se material direktno dostavi h kooperantu (z dobavnico). V primeru, da gre za izdelavo na ozemlju tretje države, moramo material izvozno ( začasni izvoz) cariniti (s predložitvijo proforma fakture in dovoljenja za pasivno oplemenitenje)

- po končani proizvodnji, nabavni referent organizira prevzem pošiljke - sledi dostava v Lekovo skladišče (v primeru izdelave v Skupnosti) oz. uvozno

carinjenje (v primeru izdelave v tretji državi) Za izvedbo takega posla, mora nabavni referent imeti dodatna znanja, ker z začasnim izvozom materiala h kooperantu posega na področje prodaje, znana mu mora biti carinske zakonodaje, ki opredeljuje to področje in način poročanja v Intrastat.

8.2 Postopek uvoza v carinsko skladišče S tem ko je Lek postal center oskrbe za trge SVE, JVE in SND, prodaje Slovenije ter prodajnih storitev za globalne Sandozove trge se je pojavila potreba odprtja carinskega skladišča. V carinskem skladišču se lahko skladišči (Carinska Uprava 2006): - neskupnostno blago, ne da bi bilo to blago zavezano plačilu uvoznih dajatev ali

ukrepom trgovinske politike - skupnostno blago, kadar Zakonodaja Skupnosti ureja posebna področja Lek nabavi trgovsko blago od matične družbe Sandoz, Kundl z namenom nadaljnje prodaje tako na področje Skupnosti kot na tretje ozemlje. Ker bi za vse te izdelke (zdravila) potrebovali dovoljenje za uvoz ali pa predhodno registracijo zdravila in bi ob nabavi morali obračunati davek in plačati druge dajatve, smo se odločili za odprtje carinskega skladišča, kjer skladiščimo te izdelke do prodaje. Nabava je odgovorna za izvedbo posla do Carinskega skladišča. Vsa evidenca in postopki izdaje materiala iz carinskega skladišča pa so v pristojnosti prodajnega oddelka v enoti Oskrba. Potek nabavnega/uvoznega posla v tem primeru ne poteka po fazah , ki jih poznamo iz literature. Izpuščene so naslednje faze: - iskanje dobavitelja (dobavitelj je vedno matična družba Sandoz) - dogovarjanje o ceni (uporabljajo se transferne cene, ki se dogovorijo na globalnem

nivoju) - dogovarjanje o dobavnem roku (na osnovi letnih planov in prodajnih poročil o

realizaciji prodaje na trgih, se v enoti Oskrba, enkrat mesečno dogovorijo količine, ki bodo dobavljene in se na osnovi takega dogovora ročno kreira nabavni zahtevek)

36

8.3 Verižni posli Z Lekovo integracijo v SANDOZ in vstopom v EU, smo v Leku začeli izvajati tudi tako imenovane verižne posle, ki zajemajo tiste transakcije blaga, v katerih aktivno sodelujejo vsaj tri podjetja iz dveh ali treh različnih držav – od tega sta vsaj dve podjetji iz držav Skupnosti. Postopek izvedbe takega posla se razlikuje od rednega uvoznega posla predvsem v tem, da naročen material ni dostavljen v Lek, ampak direktno k neki tretji stranki (fiktiven prevzem). Po knjiženju fakture in zapisu v evidenco, je posel zaključen. Nadaljnja izvedba takega posla (fakturiranje tretji stranki) je v pristojnosti enote Oskrba. Posebno pozornost pri tem poslu je potrebno posvetiti davčnim vidikom takega poslovanja.

37

9. SKLEP Internacionalizacija – vključevanje podjetja v mednarodno menjavo je izrednega pomena za prihodnost podjetja. Skladno s spremembami v mednarodnem poslovanju - težnja podjetij po kooperativnem sodelovanju in odločitve o delitvi rizika in dobička in s tem običajno povezana rast podjetja in širjenje poslovanja, se spreminjata tudi vloga in organizacija nabavnega oddelka ter nabavni proces, posledično pa vse to vpliva na potek uvoznega posla. Dela in odgovornosti nabave se prenašajo na oddelke, ki opravljajo predhodne raziskave trga (lahko v okviru nabavnega oddelka, posebnega oddelka, lahko v podjetje v tujini – odvisno od organiziranosti podjetja). Nabavni marketing postaja vedno bolj pomemben, saj podjetje le z obširnimi raziskavami pridobi potrebne informacije . V Lek-u je to strateško-taktična nabava, ki opravi večino raziskovalnega dela, vezanega na kakovost materiala in tujega partnerja in predvsem izbiro dobavitelja. Pri tem se povezuje z lastnimi podjetji v tujini, in pri svojih raziskavah uporablja tudi izsledke le-teh. Vse to olajša delo nabavnega referenta, ki ima sedaj več časa za pogajanja o dobavnih pogojih, spremljanje carinske in trgovinske zakonodaje, ki se v zadnjem času hitro spreminja in za izbiro stroškovno najugodnejše možnosti nabave. S tem postaja nabavni referent specialist, kar po eni strani pomeni večjo strokovnost, po drugi strani pa zmanjšanje odgovornosti pri izbiri »pravega dobavitelja oz. materiala«. Ker se odločitve o mednarodnem sodelovanju in nabavni politiki podjetja sprejemajo na strateški ravni vodenja, prav tako nabavni referent izgublja odgovornost popolnega odločanja o nadaljnjem povezovanju s tujimi dobavitelji. Po drugi strani pa raste njegova odgovornost za pravočasnost nabave, stroškovno stran nabavnega posla in pravilno izvedbo poteka posla. Z znanjem in usposabljanjem in s tem obvladovanjem procesa, sledimo cilju zmanjšati negotovost in tveganje. Z vstopom v EU in nastankom novega, enotnega trga Skupnosti, so kljub pričakovanju poenostavljenega poslovanja (ukinitev meja, carinskega postopka, enotna zakonodaja) nastale spremembe, ki zahtevajo vedno več znanja in stalnega usposabljanja. Z novimi priložnostmi se pojavi tudi potreba po obvladovanju novih modelov poslovanja - tako področje poslovanja je tudi obdavčitev, v katerem nekateri vidijo možnost prihodnjega iskanja prihrankov. Brez ustreznega informacijskega sistema si danes ne znamo predstavljati uspešnega podjetje. Podjetje Lek je pravočasno zaznal potrebo po novem integriranem informacijskem sistemu, ki je povezal vse poslovne funkcije v podjetju. Iz navedenega lahko sklepam, da spremembe v mednarodnem poslovanju podjetja, pripeljejo do sprememb v organiziranosti podjetja in s tem tudi nabavnega oddelka. Posledično se spreminjajo dela in odgovornosti nabavnega referenta. Formalni in vsebinski potek nabavnega posla (domači trg) poteka sicer po enakih fazah, kot uvozni posel (tuji trg), vendar je obseg potrebnih opravil za izvedbo na domačem trgu

38

manjši, kot je tudi možnost napake in drugih rizikov manjša. S širjenjem poslovanja podjetja preko nacionalnih meja, pa se pojavi potreba po večjem znanju - spoznavanje zakonodaje, kulturnega in političnega okolja, transportnih poti na novih tržiščih. S spremembami v okolju in stalnim iskanjem konkurenčnih prednosti, se določene faze uvoznega posla začnejo prepletati med seboj (iskanje ponudbe in izbira dobavitelja se izvedejo že v fazi razvoja izdelka) in se izvedejo že veliko prej kot se pojavi dejanska potreba po materialu. Z rastjo podjetja in s prehodom v fazo internacionalizacije z večjim tveganjem oz. z združitvijo več podjetij, pa se pokaže potreba po različni izvedbi poslov, ki zagotovi podjetju prihranek. V takem primeru potek uvoznega posla ne poteka po fazah, opisanih v strokovni literaturi, saj so nekatere faze izpuščene (predvsem iskanje dobavitelja in pogajanje o ceni), dodajo pa se nove, ki se lahko izvajajo v nabavnem oddelku ali pa se prenesejo v drug oddelek ( v primeru Lek je to Oskrba).

39

10. POVZETEK Vsako podjetje pride v nekem trenutku do odločitve, da razširi svoje poslovanje izven nacionalnih meja. Pred tem mora sprejeti vrsto odločitev, da bo ta vstop v proces internacionalizacije uspešen. S tem pa vstopa v proces stalnega spreminjanja oblike sodelovanja s tujimi trgi. Vse te spremembe pa vplivajo tudi na nabavno funkcijo, njene naloge in odgovornosti ter njeno organiziranje in posledično na potek uvoznega posla. V teoretičnem delu sem predstavila osnovne pojme procesa internacionalizacije podjetja in nabavno funkcijo z namenom, da na primeru podjetja Lek prikažem njegovo vključevanje v mednarodno menjavo, organizacijo nabavne funkcije in prikaz poteka uvoznega posla. V praktičnem delu sem opisala potek uvoznega posla na primeru Lek. Ključne besede: internacionalizacija, nabavna funkcija, organizacija nabave, Lek, potek uvoznega posla ABSTRACT At a given moment each company reaches the decision to expand its business outside the national borders. Several resolutions have to be made by companies before taking the final step in order to enable the process of internationalization to be as successful as possible. Faced with international challenge, firms engage in the process of constantly changing forms of coopeartion with foreign markets. All the involved changes have an impact also on the purchasing function, its organization as well as tasks and responsibilities, which have a joint effect on the course of the import procedure. The theoretical chapter indicates the basic concepts involved in the internationalization of any company and in particular the purchasing function with the intention to present the incorporation into international trade on the specific case of Lek, its organization of purchasing function and survey of the import procedure. The practical part deals with the description of the import procedure on the case of Lek . Key words: internationalization, purchasing function, organization of purchase, Lek, import procedure

40

SPISEK UPORABLJENE LITERATURE Baily, Peter, Farmer David, Jessop David in Jones David. 1998. Purchasing principles & management. London: Financial times management Hrastelj, Tone. 1995. Podjetniški izzivi mednarodnega poslovanja. Ljubljana: Gospodarski vestnik Kenda, Vladimir. 2001. Mednarodno poslovanje. Maribor: Ekonomska poslovna fakulteta Kotler, Philip. 2004 . Management trženja. Ljubljana: Gospodarski vestnik Makovec-Brenčič, Maja, Lisjak Monika, Pfajfar Gregor in Ekar Aleš. 2006. Mednarodno poslovanje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta Potočnik, Vekoslav. 2002. Nabavno poslovanje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta Weele, Arjan.J. 1998. Nabavni management. Ljubljana: Gospodarski vestnik Zdolšek, Jelica. 2005. Strateška vloga nabave s konkretno analizo nabavne funkcije v podjetju Lek d.d.. Magistrsko delo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta

SPISEK UPORABLJENIH VIROV Banka Slovenije. Poročanje Banki Slovenije [on line]. Dostopno na: http://www.bsi.si/poslovanje-bank-in-podjetij.asp?MapaId=165 [07.11.2006.] CURS. Navodila za poročevalske enote [on line]. Dostopno na: http://www.stat.si/doc/intrastat/Navodila_za_PE_2006.doc [04.11.2006.] Lek. 2001. Splošni postopek: Odobritev ter potrditev proizvajalcev in dobaviteljev vstopnih materialov. Ljubljana: Lek Lek. 2005. Splošni postopek: Obvladovanje nabave. Ljubljana: Lek Lek. 2006. Splošni postopek: Reševanje reklamacij. Ljubljana: Lek Lek. Lek predstavitev-zgodovina. [on line]. Dostopno na: http://www.lek.si/slo/predstavitev/zgodovina/ [13.09.2006] Lek. Varstvo okolja. [on line]. Dostopno na: http://www.lek.si/slo/varstvo-okolja/ [16.09.2006]