corex ms-excel(エクセル)研修

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MS-Excel(エクセル)研修目次

1.はじめに

2.基礎操作のおさらい

3.スピーディな操作方法

4.計算/参照/関数

5.よく使う機能～21選～

6.他者への見せ方送り方

7.応用編のご紹介

8.おわりに

0


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1

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2

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MS-Excel(エクセル)研修



本資料の前提

本資料は、Microsoft Excel (エクセル) 2007以降 (Windows版) のスキル向上の

ために作成されている。

4

対象となる環境

OS

Microsoft Excel のバージョン

Windows

2007以降 ※本資料は、2007をもとに作成されているが

ほぼ全て2010にも対応


これ、やってみてください。

5

別途配布しているExcel Workbookの『#1 表を作成する』を実施し、所要時間を計ってください。


【重要】スキル向上のモデル

Excelに限らず全てのスキルは、知識を得た後に『反復』することでしか、業務で

使いものになるレベルまで到達することはできない。

6

業務で使いものにな

るレベル

実践知識習得

反復 (+レビュー&フィードバック)

基礎知識習得

研修や書籍での知識習得だけでは、スキルレベル

として全く不充分

レビュー&フィードバックを受けつつ、本人が反復を

行って初めて、充分なレベルに到達できる

スキルレベル

時間

反復時の成長曲線の角度は、反復の頻度・フィードバックの質・モチベーション・地頭

等により定まる


本プログラムで得られるもの

本プログラムは、Excelにおける”基礎知識”は取得済みの参加者に、”実践知識”

を理解してもらうことを目的に作成している。

7

基礎知識

実践知識

Excelの基本的な使い方 (例) 起動方法・簡単なデータ入力・簡単なセル修飾・保存など

Excelを業務で使用する際の効率的な使い方 (例) 本プログラムに記載

書籍・研修・e-Learning など

研修・上位者(上司/先輩等)からの指導など

前ページ記載の通り、研修参加後に自身で『反復』しないと、スキルは伸びないので注意

定義・例一般的な習得方法

本プログラムの対象


本プログラムのねらい

8

目的

目的達成の

ステップ

Excel操作の効率を上げるための

知識を得ること

効率の良い操作方法をスピーディに行う方法を

理解していること

計算や関数の使用方法を理解していること

効率を上げる機能の「できること」と「使用方法」を

理解していること


本プログラムで使用する基本的な用語

本プログラムでは、太字下線の用語は、特に断りなく使用する。

9

行数字で指定

(1行2行など)

リボンメニュー

列アルファベット

で指定 (A列B列など)

セル 1つの四角領域列+行で指定

(A1セル, B5セルなど)

カーソル選択されているセル(アクティブセル)を指す

シート 1枚のセル集合

を指す

ブック(=ファイル) 複数シートの集合を指す

1つのExcelファイルが1ブック



1.はじめに







8.おわりに

10



1.はじめに







8.おわりに

11

セル操作

セルの移動・入力・改行

セルの修飾

セルの結合

コピー・貼り付け

シート操作


セル操作(1/5): セルの移動

カーソルは、マウスクリックや矢印キーで移動できるが、Ctrlキーを押しなが

ら矢印キーを押すことで、連続データの終点まで一気に移動ができる。

12

【セルの移動】この状態から、矢印キー(右)を押すと、C4セルにカーソル

が移る。 Ctrl+矢印キー(右)を押すと、連続データの終点(E4)まで

カーソルが一気に移動する。その後、もう一度Ctrl+矢印キー(右)を押すと、次のデー

タがあるセル(J4)までカーソルが一気に移動する。

要マスター： Ctrl + 矢印キー


セル操作(2/5): セルへの文字入力

セルへの文字入力方法は、いくつかのやり方があるが、F2キーを用いる方法を

覚えておくと汎用性が高い。

13

【セルへのデータ入力方法】カーソルがあたっている状態で、そのまま文字キーを打つ。

→ 今までの文字が消え、1文字目から入力される F2キーを押す。

→ 今までの文字の最後から入力が開始できるようになるマウスでダブルクリックをする。

→ ダブルクリックした位置から入力が開始できるようになる

セル内カーソルこの縦棒(点滅している)は、文字入力が開始される位置を

表している

※参考 F2キーを押すと、ここのステータスが変わる要マスター： F2


セル操作(3/5): セル内改行

セルが「折り返して全体を表示」モードになっていれば、セルの右端で自動的

に改行される。明示的に改行したい場合は、Alt+Enterを押す。

14

セルの途中でAltキー+Enterキーを押すと、改行される。

セル内改行を行うと、自動的に「折り返して全体を表示」

の設定になる。

「折り返して全体を表示」になっていない場合、セルをはみ出して文字が続く

要マスター： Alt + Enter


セル操作(4/5): セルの修飾

セルの修飾は、概ねリボンで行えるが、詳細まで行いたい場合は、「セルの書式

設定」画面から行う。

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【セルの書式設定画面の表示方法】

セルを右クリック→「セルの書式設定(F)」

もしくは Ctrl + 1 を押す

「ホーム」のこの部分で、だいたいの修飾は可能

タブの切り替えは、 Ctrl + Tab で行える

(Ctrl + Shift + Tab で逆順に切り替え)

要マスター： Ctrl + 1 / Ctrl + Tab


セル操作(5/5): セルの結合

複数セルを結合させることもできるが、入っているデータが消えることもあるの

で、使用には注意が必要。

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複数セルを選択して、ここをクリックすると、セルが

結合される

結合された

(注意) 選択セル領域の中に、文字が入っているセルが複数ある場合、最も左上にあるセルのデータのみが残り、他は消える

※本当に結合して良いかの確認画面が出る


セル操作: コピー・貼り付け (1/3)

コピー・貼り付けは、できること、やり方が何種類か存在するので、場合に

よって使い分ける。

17

◆ 通常のコピー・貼り付け (セルのデータ/書式をまとめてコピー・貼り付け)

コピーしたいセルにカーソルを合わせ、

Ctrl + C を押す。

貼り付けたいセルにカーソルを合わせ、

Ctrl + V を押す。

要マスター： Ctrl + C / Ctrl + V


＜参考＞隣接セルへの貼り付け

下もしくは右の隣接セルへ貼り付ける場合は、わざわざコピーしなくても、

Ctrl + D (Down)、Ctrl + R (Right) で貼り付けが可能。

18

貼り付けたいセルを選択し、Ctrl + D を押す。

1つ上のセルが貼り付けられた。

複数セルを選択し、 Ctrl + D を押す。

選択領域の一番上のセルが貼り付けられた。

※Ctrl + R は、これの「右」バージョン

要マスター： Ctrl + D / Ctrl + R


リボンの「貼り付け」の中の「形式を選択して貼り付け」を選び、「書式」だけを貼り付

けるようにする。




19

◆ 書式のみ貼り付け (セルの書式のみをコピー・貼り付け)

コピーしたいセルにカーソルを合わせ、

Ctrl + C を押す。 (普通にコピーする)

※「形式を選択して貼り付け」は、Alt → E → S や、Alt → H → V → S でも表示される。





20

◆ データのみコピー (セルのデータのみをコピー)

任意のキー(Backspaceでも可)を押したあと、Ctrl + Z を押すと、元々入力されていた文字が全て選択された形になる。

→ この状態でCtrl + C を押すと、文字のみをコピーできる。

コピーされたのは単なる文字データなので、その後様々なアプリケー

ションで使用できる。


<参考> 行列を入れ替えて貼り付け

表データの行と列を入れ替えて貼り付けることもできる。

21

このような表をコピーして

リボンから「ホーム」→「貼り付け」→「行列を入れ替える」をクリック

行と列が入れ替わって貼り付けられた


シート操作

シートの移動は、マウスで行うのではなく、キー操作で行う方が速い。

シート操作の使用頻度は高いので、その他の操作もキーを覚えておくこと。

22

シートの移動は、 Ctrl + PageUp (右に移動)

Ctrl + PageDown (左に移動) で行う。

これらのメニューで、シートの挿入・削除・名前/色の変更が

行える。

要マスター： Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown



1.はじめに







8.おわりに

23

ショートカットキー

アクセラレータキー

マウス操作


スピーディな操作方法: キー操作(1/2)

キー操作は、大きくショートカットキーとアクセラレータキーに分類できるが、

一般的にはどちらも「ショートカットキー」と呼ばれることが多い。

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ショートカットキーアクセラレータキー

リボンからメニューを辿ると複数ステップかかるものを、1つのキー操作で行える

リボンからメニューを辿る行為を、マウスではなくキー操作で行う

何もないところで、Altキーを押すと、リボンにアルファベットが表示される

表示されているキーを押すと、どんどん下の階層が選択できるようになり、最終的に目当てのメニューをキー操作のみで選択できる。(マウスを合わせる必要がない)

貼り付けたいセルを選択し、Ctrl + D を押す。

1つ上のセルが貼り付けられた。


スピーディな操作方法: キー操作(2/2)

本資料では、「押しながら」を「+」、「押して離したあと」を「→」で表現する。

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Ctrl + Shift + C

Ctrlを押しながら Shiftも押しながら Cを押す

Ctrl、Shiftキーを押しっぱなしにしておいて、その状態でCを押す

Alt → H → F → S

1. Altキーを押して離す 2. Hを押して離す 3. Fを押して離す 4. Sを押す

押しっぱなしのキーはなく、都度離す

「＋」の例「→」の例


ショートカットキーの活用：Office共通（1/2）

メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。

ショートカットキーが設定されているものは、アクセラレータキーではなく、積極

的にショートカットを使用した方が速い

26

【ファイル操作】

Ctrl + S

F12

Ctrl + P

Ctrl + N

Ctrl + O

ファイルを上書き保存する

名前を付けてファイルを保存

ファイルを印刷する

ファイルを新規作成する

ファイルを開く

【コピー・貼り付け】

Ctrl + C

Ctrl + V

Ctrl + X

コピー

貼り付け

切り取り

【文字修飾】

Ctrl + B

Ctrl + I

Ctrl + U

太字にする

斜体にする

下線をひく

Ctrl + F1 リボン表示/非表示の切替


F4 直前の動作を繰り返す

Ctrl + A 領域内の全てのセルを選択

ショートカットキーの活用：Office共通（2/2）

メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。

ショートカットキーが設定されているものは、アクセラレータキーではなく、積極

的にショートカットを使用した方が速い

27

【操作の前後】

Ctrl + Z

Ctrl + Y

操作を1つ前に戻す

操作を1つ先に進める

【その他】

【文字の検索・置換】

Ctrl + F

Ctrl + H

文字の検索

文字の置換

※Excelにおいては、複数セルを選択している場合、選択しているセル領域内のみ検索や置換が行われる。

現在のセルが、Excel内で「領域」として扱われている範囲内にある場合、Ctrl + Aを押すことで領域全体が選択される。

現在のセルが「領域」内とみなされていない場合、全セルが選択される。


ショートカットキーの活用：Excel固有(1/3)

Excel固有のショートカットキーも多数あるので、必ず覚える。

28

Ctrl + PgUp

Ctrl + 矢印

Shift + 矢印

左のシートに移動

カーソルを端まで移動

カーソルの移動範囲を選択

Ctrl + Home カーソルをA1セル*1

に移動

Ctrl + PgDn 右のシートに移動

【移動】【セルの修飾】

Ctrl + End カーソルをデータの最右下セルに移動

Ctrl + . 選択範囲のアクティブセルを四隅に移動

Ctrl + 1

Ctrl + #*2

Ctrl + $*3

セルの書式設定を開く

表示形式を日付に変更

表示形式を通貨に変更

Ctrl + %*4 表示形式をパーセンテージに変更

Ctrl + 5 取り消し線をひく

Ctrl + ^ 表示形式を標準に変更

Ctrl + _*5 罫線を全て削除

*1: ウィンドウ枠が固定されている場合は、可動セルの最左上 *2: Shift + 3 *3: Shift + 4 *4: Shift + 5 *5: Shift + ¥




29

Ctrl + Space 列全体を選択

Shift + Space 行全体を選択*1

【行・列の選択】【コピー・貼り付け】

Ctrl + D 上のセルを貼り付け

Ctrl + R 左のセルを貼り付け

Ctrl + ; 本日日付を入力

Ctrl + : 現在時刻を入力

【日付・時刻の入力】【挿入・削除】

Ctrl + +*2 セル・行・列の挿入

Ctrl + - セル・行・列の削除

*1: 「行全体を選択」は、「日本語入力」がオフの場合のみ使用可能 *2: Shift + ;

Shift + F11 シートの挿入

Ctrl + Shift + L オートフィルタ設定/解除

【表示】

Ctrl + F2 印刷プレビュー表示 Shift + F2 コメントの挿入




30

【行・列の表示/非表示】

Ctrl + 0

Ctrl + Shift + 0

Ctrl + Shift + 9

列を非表示

列を再表示

行を再表示

Ctrl + 9 行を非表示

【Ctrl + Shift + 0 / 9 が効かない場合は…】

1. コントロールパネル → 「時計、言語、および地域」 → 「キーボードまたは入力方法の変更」

2. 「地域と言語」ダイアログ「キーボードと言語」タブ「キーボードの変更」ボタンをクリック

3. 「テキストサービスと入力言語」ダイアログ「詳細なキー設定」タブ「キーシーケンスの変更」ボタンをクリック

4. 「キーシーケンスの変更」ダイアログ「キーボードレイアウトの切り替え」エリア「割り当てなし」→ OKボタン


アクセラレータキーの活用（1/3）

リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、アクセラレータ

キーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。

31

【シート操作】

Alt → H →

D → S

O → R

O → M

O → T

シート削除

シート名変更

シートの移動/コピー

シート色変更

Alt → H → B →

A

S

T

格子

外枠

外枠太罫線

【罫線の設定】

Alt → H →

W

F → S

折り返して全体を表示

フォントサイズ変更

【セルの修飾】



リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、アクセラレータ

キーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。

32

【その他の機能】

Alt → H → L → R

条件付き書式の管理

Alt → N → S → H

図形の挿入

Alt → P → S → P

ページ設定画面を開く

Alt → W →

L

I

F → F

標準モードで表示

改ページプレビュー

ウィンドウ枠の固定/解除

【表示】

【コピー・貼り付け】

Alt → E → S 形式を選択して貼り付け

※Excel2003までのアクセラレータキーなので、将来的にはなくなる可能性もある (Excel2010現在では使用可能)

Alt → A → S

並べ替え


＜補足＞Windows共通のアクセラレータキー

アクセラレータキーの表記方法は、Excelのみではなく、Windows(OS)や、他の

アプリケーションでも共通である。

33

カッコの中に、下線がひかれたアルファベットがある場合、Altを押しながらそのアルファベットを押すと、その部分にカーソルが移動する。(マウスでクリックしたときと同じ状態になる)

ボタンの場合は、そのボタンが押された状態になる(=マウスでクリックしたときと同じ状態)

※上記は「ページ設定」画面

＜補足＞ Tabキーを押すと、次の入力可能項目にカーソルが移動する



特に行と列の挿入と削除は、Ctrl + “+”(プラス)と”-”(マイナス)から、対象を指定

して行うと格段に速い。

34

【削除】

Ctrl + + →

I

D

R

セルを挿入して右にシフト

セルを挿入して下にシフト

行を挿入

【挿入】

Ctrl + - →

C 列を挿入

L

U

R

セルを削除して左にシフト

セルを削除して上にシフト

行を削除

C 列を削除


その他の操作(1/2)

その他、有用性が高いものがあるので、覚えておくこと。

35

Ctrl + シート名をドラッグアンドドロップ

シートのコピー

【マウスを使用した操作】【選択】

Ctrl + Shift + 矢印

データを一気に選択

行・列の境界線をダブルクリック

最適な高さや幅に自動設定 (最大データの長さに設定される)

複数行・列のをまとめて選択し、高さ・幅を変更

選択している全ての行・列が、同じ高さ・幅になる


その他の操作(2/2)

Ctrl + Shift + 矢印や、Ctrl + A、Ctrl + *などを使用すると、範囲データを簡単

に選択することができる。マウスよりも速く正確なので、できる限り使用すること。

36

カーソルがB2セルにある状態で、この表全体を選択したい場合…

Ctrl + Shift + →

Ctrl + Shift + ↓

Ctrl + A Ctrl + * (Shift + : )

Shiftキーを押しながら矢印キーを押すと、選択範囲が1行(列)広がる

ShiftキーとCtrlキーを押しながら矢印キーを押すと、選択範囲がいっきに広がる


<参考> Ctrl + . (ピリオド)

Ctrl + . (ピリオド) というショートカットキーは、選択しているセル範囲を、素早

く柔軟に広げたり狭めたりできるため、覚えておく。

37

このような選択状態で、Shift + → を押すと…

これは、選択範囲の中に1つだけある白い背景のセルが基点になっているから

D列までだった範囲がE列までになった (選択範囲が右に1列広がる)

Ctrl + . (ピリオド)を押すと、

基点のセルが四隅(時計回り)に移動する


スピードアップの阻害要因(1/2) - 言い訳 -

キー操作は、慣れるまでは「マウス操作の方が速い」と言い訳しがちだが、

絶対にそんなことはないので、繰り返し使用して慣れること。

38

操作スピード (=効率)

慣れ (習熟度)

マウス操作

キー操作

必要なキーを覚えきるまでは、キーを毎回探すので、操作ス

ピードは一時的に落ちる

慣れてしまえば、マウス操作に比べて圧倒的に速いスピードで操作ができるようになる


徐々にスピードアップする

いつまでたってもスピードアップしない

時間が経つにつれ、両者のスピードの差がどんどん

大きくなる

スピードアップの阻害要因(2/2) - 変化を恐れる心 -

新しく知ったキー操作でできる、と頭の片隅でなんとなく思いながらも、今までの

慣れている「遅い」やり方を続けると、いつまでたってもスピードアップしない。

39

この間習ったけど、忙しいから*1、今はいつもの

方法でやろう

この間習ったやり方でとにかくやってみよう

*1: 「忙しいから」以外にも「疲れてるから」「この仕事はミスできなから」など、バリエーションは多数

繰り返す

繰り返す



1.はじめに







8.おわりに

40

式

参照

関数


式とは

Excelでは、セルの1文字目に”=“を入力することにより、式として認識される。

41

=(イコール)で始まるセルは「式」として認識される。

四則演算*1を行わせたり、他のセル(ここではB2セル)のデー

タを使用したりできる。

たす: + ひく: - かける: * わる: / 累乗: ^

＜補足＞表示形式が「文字列」の場合は、=から始まっていても、

式として認識されない (計算も行われない)

*1: 計算の順序は、通常の算数と同じ。(掛け算割り算が先で、足し算引き算はが後)


参照(1/5): 参照とは

参照とは、式の中で他のセルを指定する(=他のセルの値を見に行く)ことを指し、

他のセルの値を計算に使用することもできる。

42

A5セルを参照する。結果は「4」と表示される。

セルの参照参照を利用した計算

C2、C3、C4の値を使用して計算できる。結果は(1+2)×3なので「9」と表示される。


参照(2/5): 参照セルの貼り付け

参照しているセルをコピーし、別のセルに貼り付けると、参照先のセルも自動的に

変更される。

43

現在C2セルは、A2セルを参照している。

これをコピーしてC4セルに貼り付けると…

参照しているセルのコピー参照しているセルの貼り付け

自動的に参照しているセルが、A4になっている。

このような参照を「相対参照」と呼ぶ。


参照(3/5): 相対参照とは

相対参照とは、「自分のセルの位置から見て、どのくらい離れているか」を記憶し

ているもので、貼り付けるなどして「自分のセル」が変われば、参照先も変わる。

44

C2セルがA2セルを参照(相対参照)している ↓

「自分のセルから見て、左に2列分離れているセル」というようにExcel内部には記憶される。

左に2列分 C2セルをコピーしてC4セルに貼り付けると…

「自分のセル(C4)から見て、左に2列分離れているセル」すなわち、「=A4」となる。

※D8セルに貼り付けると、自分のセル(D8)から見て、左に2列分離れているセル → 「=B8」となる

『自分のセル』を基準に参照するので『相対』参照


参照(4/5): 絶対参照とは

相対参照が「自分のセルの位置」を基準にしているのに対し、絶対参照では自分

のセルの位置とは関係なく、指定したセルを参照する。

45

絶対参照しているセルのコピー絶対参照しているセルの貼り付け

現在C2セルは、A2セルを絶対参照している。

行列指定の前に「$」がついている=絶対参照

貼り付けると…

自分のセルの位置とは関係なく、A2を参照したまま。


参照(5/5): 行・列のみの絶対参照

相対参照・絶対参照は、行・列それぞれに指定することができる。

46

列のみ絶対参照(=行は相対参照)の場合列のみ絶対参照しているセルの貼り付け

$A2 ← 列(A)は絶対参照、行(2)は相対参照

貼り付けると…

列: 自分のセルの列はCからDに変わったが、絶対参照

なので、Aのまま。行: 自分のセルの行が2から4に変わり、相対参照なの

で、4になる。

A2: 行も列も相対参照 $A$2: 行も列も絶対参照 A$2: 行のみ絶対参照 $A2: 列のみ絶対参照

F4キーで切り替えられる

要マスター： F4


結果

関数の基本(1/2): 関数とは

関数とは、Excelに多数存在する機能で、入力値(「引数(ひきすう)」と読む)を与え

ると、様々な結果(出力値)を返してくれるものである。

47

◆ 関数の書き方例:SUM関数

= SUM ( A2, A3, A4 )

関数も「式」なので、= で開始

SUMという名前の関数を使う SUMは、引数の値を合計してくれる関数

入力値=引数(ひきすう、と読む)は、複数ある場合はカンマ(,)で区切る。この例では3つのセルを指定

※引数を指定する場合は、( ) でくくる。


関数の基本(2/2): 関数の入力方法

関数は、よく使うものは名前と使い方(引数の与え方や結果など)を覚えておき、

直に入力することが多い。

48

関数名を入力すると、引数に何を与えるかのガイドが

表示される。

関数を直に入力する場合ガイドを使用する場合

数式メニューからは用途に応じて関数を選ぶことができる。

やりたいことを文章で書くと、適切な関数を提案してくれるダイアログもある。

あまり使わない


＜参考＞セルの指定方法いろいろ

複数セル領域の指定や、他のシート・ブックのセルを指定する方法がある。

49

A1:C7

左上のセルと右下のセルを”:”(コロン)で区切ると、その領域を表すことができる。

◆ 複数セル領域を指定する方法

◆ 別シートのセルを指定する方法

Sheet2!B2

シート名の後に”!”を記載し、その後セル番号・セル領域を指定する

◆ 別ブックのセルを指定する方法

[Book2.xlsx]Sheet1!$A$1 ブック名を[ ]で囲い、その後シートとセル番号・セル領域を指定する


使用頻度の高い関数(1/13)

下記の関数は使用頻度が高いので、関数名と機能は覚えておくこと。

50

Concatenate 文字列を結合する

Left

【文字列操作】【セル個数計算】

Count 数値が入っているセルの個数を計算する

Counta

Right 文字列を右から切り取る

Mid 文字列を切り取る

Countif 条件を満たすセルの個数を計算する

Countifs 条件を満たすセルの個数を計算する(複数条件)

Len 文字列の長さを測る

Find 文字列の中から特定文字列を検索する

文字列を左から切り取るデータが入っているセルの個数を計算する

詳細に解説する関数


使用頻度の高い関数(2/13)

下記の関数は使用頻度が高いので、関数名と機能は覚えておくこと。

51

Sum 数値を合計する

【数値計算】【論理】

If 条件を満たす場合と満たさない場合でセルへの表示を変える

And

Sumif 条件を満たすセルの数値を合計する

Sumifs

Or どれか1つの条件を満たす場合に「条件を満たす」とする

Averageif

Averageifs

全ての条件を満たす場合のみ「条件を満たす」とする複数条件を満たすセル

の数値を合計する

条件を満たすセルの数値の平均をとる

複数条件を満たすセルの数値の平均をとる

【その他】

Iferror エラーの場合、セルへの表示を変える

Vlookup セル領域の中から値を探し出して表示する

詳細に解説する関数

Average 数値の平均をとる


使用頻度の高い関数(3/13): Concatenate

Concatenate関数は複数の文字列を連結する関数。

52

= CONCATENATE ( A4, B4, C4 )

, で列挙されたセルのデータを全て連結する

この場合、A4 = “加藤”、B4=“二郎”、C4=“君” というデータが入っているため、A4,B4,C4のデータを連結すると、D4セルの表示は「加藤二郎君」となる。 ※セルを指定する代わりに、文字列を直接入力してもよい。例: =Concatenate(“苗字: ” , A4, “ 名前: ”, B4) ※ &記号でも同様の効果が得られる。例: =A4 & B4 & C4

データ例

記述例

機能

イメージ・留意点


使用頻度の高い関数(4/13): Left

Left関数はセルに入っている文字列を左から切り取る関数。

53

= LEFT ( A5, 4 )

第1引数で指定された文字列を、第2引数で指定された文字数だけ左から切り取る

この場合、第1引数のA5セルに入っている文字列である「後藤三郎様」から、第2引数の4文字を左から切り取るため、B5セルの表示は「後藤三郎」となる。 ※Right関数は、左ではなく右から切り取る関数。

データ例

記述例

機能



使用頻度の高い関数(5/13): Count

Count関数はセル領域に「数値が入っているセルがいくつあるか」を計算する関数。

54

= COUNT ( A3:A10 )

引数で指定されたセル領域の中に、数値が入っているセルがいくつあるかを計算する

この場合、A3セルからA10セルの中には、数値が4つ含まれている(A4, A5, A8, A9*1)ため、C3セルの表示は「4」となる。 *1: Excelでは、「日付」も数値データとみなされる。

データ例

記述例

機能



使用頻度の高い関数(6/13): Counta

Counta関数は、セル領域内のデータが入っているセルの個数を計算する関数。

55

= COUNTA ( A3:A10 )

引数で指定されたセル領域の中に、データが入っているセルがいくつあるかを計算する

データが入っている = 空白セルではないという意味なので、この場合、A3セルからA10セルの中にある空白ではないセルの個数である「7」がC3セルには表示される。

データ例

記述例

機能



使用頻度の高い関数(7/13): Countif

Countif関数は、セル領域内の「引数で指定した値」が入っているセルの個数を計

算する関数。

56

= COUNTIF ( A3:A10, 1 )

第1引数で指定されたセル領域の中に、第2引数で指定したデータが入っているセルがいくつあるかを計算する

データ例

記述例

機能

この場合、第1引数のA3セルからA10セルの中に、第2引数である「1」というセルがいくつあるかを計算するので、C3セルには「3」が表示される。 ※数字ではなく文字列で指定する場合は、ダブルクォーテーション(“)で囲む。



使用頻度の高い関数(8/13): Sum

Sum関数は、セル領域内の数値を合計する関数。

57

= SUM ( A3:A10 )

セル領域の中の数値データを合計する。

データ例

記述例

機能

この場合、A3セルからA10セルに入っている数値の合計は368なので、C3セルには「368」が表示される。 ※セル領域の中に、数値以外のデータが入っている場合は無視されるが、通常はあまりそのような状況では使用しない。(数値と文字列が混合している領域でSUMを使うことがない)


= SUM ( A3, A4, …, A10 ) または


使用頻度の高い関数(9/13): Sumif

Sumif関数は、条件を満たすセルの数値を合計する関数。

58

= SUMIF ( A3:A10, “お茶”, B3:B10 )

データ例

記述例

この場合、A3セルからA10セルの中のA3, A6, A8, A10セルの値は、”お茶”という文字列になっている。その対応するB3, B6, B8, B10セルの値が合計されるため、D3セルには「500」が表示される。

第1引数で指定されたセル領域の中から、第2引数で指定された値を探索し、それに対応する、第3引数で指定されたセル領域の値を合計する。機能



使用頻度の高い関数(10/13): If

If関数は、条件を満たす場合と満たさない場合でセルへの表示を変える関数。

59

= IF ( A3= “お茶”, “お茶です”, “お茶じゃない” )

データ例

記述例

この場合、条件式は「A3セルの値は”お茶”という文字列かどうか」となる。 A3セルに入っている値は”お茶”なので、D3セルには「お茶です」が表示される。 ※A4セルの値は”お菓子”なので、「A4=“お茶”」という条件はFalseとなり、D4セルには「お茶じゃない」が表示されている。

第1引数でTrue(真:正しい)かFalse(偽:誤り)かを判別する条件式を入れておき、Trueの場合は第2引数が表示され、Falseの場合は第3引数が表示される。機能




使用頻度の高い関数(10/13): If

If関数の条件式は、数値の条件も使用できる。

60

= IF ( A3 >= 3, “3個以上”, “2個以下” )

データ例

記述例

数値の条件を作る場合、= (イコール)の他に、<> (ノットイコール)や、>、< (より大きい、より小さい)、>=、<= (以上、以下)を使用することもできる。 ※Excelでは、≠を<>、≧を>=、≦を<=で表す。


使用頻度の高い関数(11/13): And

And関数は、複数の条件をまとめるための関数。

(※参考: Or関数は、どれか1つがTrueならTrueになる関数 )

61

AND ( A3= 1, B3 <= 100 )

データ例

記述例

この場合、第1引数はA3=1であり、A3は1なのでTrue。第2引数は B3<=100となっており、B3は100なので、True。両方Trueなので、式全体もTrueとなる。 ※4行目は、B4は50なのでB4<=100はTrueだが、A4が3であり、A4=1はFalseとなるので、式全体もFalseとなる。

第1引数の条件式と、第2引数の条件式の両方を満たす(True)の場合、式全体がTrueとなる。どれか1つでもFalseになれば、式全体もFalseになる。機能



使用頻度の高い関数(12/13): Iferror

Iferror関数は、エラーが出てしまった場合に、セルへの表示を別のものに変える

関数。

62

= IFERROR ( D3, “エラーです” )

データ例

記述例

この場合、第1引数であるD3セルはエラー(#DIV/0!) なので、第2引数である「エラーです」がE3セルには表示される。 #DIV/0! は、0で割り算した場合のエラー。

第1引数のセルがエラー(#で始まるエラー)であった場合、第2引数の値をセルに表示する。機能



使用頻度の高い関数(13/13): Vlookup

Vlookup関数は、セル領域の中から値を探し出して表示する関数。

63

データ例

= VLOOKUP ( C2, $B$6:$E$13, 4, FALSE ) 記述例

機能

※詳細は次ページ参照。・第2引数で指定されたセル領域の一番左の列から、第1引数の値を探す。・値が見つかった場合、その行の、第3引数で指定された列の値を表示する。・第4引数は、慣れるまでは常に「FALSE」と書いておけばよい。


使用頻度の高い関数(13/13): Vlookup

Vlookup関数は、セル領域の中から値を探し出して表示する関数。

64

◆対象となるセル領域第2引数で指定された $B$6:$E$13 ※慣れるまでは必ず絶対参照で指定した方がよい

流れ② 一致する値が見つかった場合

流れ③ セル領域の一番左から、第3引数で指定された数だけ右に移動した列の値をセルに表示する ※この場合は、第3引数が4なので、「32」

流れ① セル領域の一番左の列から、第1引数で指定された後を探す。

PPT形式版では、本スライド

はアニメーションを使用して

います。



1.はじめに







8.おわりに

65


よく使う機能

業務上、使用頻度の高いExcelの機能として、21種類を紹介する。

66

1. 条件付き書式

2. フィル

3. 検索と置換

4. 図 (画像の挿入)

5. 図形

6. グラフ

7. ハイパーリンク

8. ページ設定

9. トレース

10.計算方法

11.並べ替え

12.フィルタ

13.重複の削除

14.入力規則

15.グループ化

16.シート/ブックの保護

17.ブックの共有

18.改ページプレビュー

19.ウィンドウ枠の固定

20.アドイン

21.印刷プレビュー

ホーム

挿入

ページレイアウト

数式

データ

校閲

表示

アドイン

その他


よく使う機能: 1. 条件付き書式(1/3)

条件付き書式を使うことで、入力された値に従って書式 (文字色や背景色など)

を自動的に変更させることができる。

67

ホーム

エリアランク企業名取引実績

東京都 SS (株)あいうえおなし

神奈川県 S (株)かきくけこあり

千葉県 S (株)さしすせそあり

東京都 A (株)たちつてとあり

東京都 A (株)なにぬねのなし

埼玉県 A (株)はひふへほなし

東京都 A (株)まみむめもあり

神奈川県 A (株)やゆよあり

埼玉県 B (株)らりるれろなし

東京都 B (株)わをんあり

このような表があり、取引実績が「なし」のところを目立たせたい場合は…

◆ Step1: 条件付き書式の設定画面を表示させる領域を選択し、リボンから「ホーム」→「条件付き書式」→ 「新しいルール」





68

ホーム

◆ Step2: 条件を設定する上部で「指定の値を含む～」を選ぶと、下部が変わるので、「セルの値が次の値に等しい」という条件にし、値を「なし」と入力する。

◆ Step3: 書式を設定する「書式」ボタンをクリックして、Step2で入力した条件に合致した場合の書式を設定する。

フォントや塗りつぶしなど、色々な書式が選べる





69

ホーム

◆ 結果

取引実績が「なし」の部分だけ、塗りつぶしがオレンジになった！

取引実績が「あり」のセルに、「なし」と入力すると、入力完了後、自動的に塗りつぶしがオレンジになる

「セルの値がXXと等しい」以外にも、様々な条件パターンを作成することが

可能なので、慣れてきたら色々と試してみること。

※特に「数式を使用して、書式設定するセルを決定」は強力


よく使う機能: 2. フィル(1/2)

フィル(オートフィル)を使うと、データを簡単に入力することが可能。

70

ホーム

◆ Step1: データの選択データを選択し、右下の黒四角にマウスカーソルを合わせる

ここにマウスカーソルを合わせる

マウスカーソルの形が変わる

通常フィル

◆ Step2: オートフィル実行データを埋めたい部分まで、ドラッグアンドドロップする

ドラッグ中に「今ドロップすると、どの値が入力されるか」がガイドされる

◆ 結果


よく使う機能: 2. フィル(2/2)

フィル(オートフィル)を使うと、データを簡単に入力することが可能。

71

ホーム

連続データ

数値データだけでなく、日付や曜日、干支なども「連続データ」として扱われる

固定データ

固定データの場合は、単にドラッグした方向にデータがコピーされる

リボンからは、「ホーム」→「フィル」

にて実行が可能


よく使う機能: 3. 検索と置換(1/3)

Excelの場合、検索と置換は「現在選択しているセル領域」に限って行うことが可能。

72

ホーム

Ctrl + F (検索)

Ctrl + H (置換)

または

このような表があり、「元データ」というデータを「新データ」に一気に変えたい場合は…

◆ Step1: 検索/置換条件画面の表示リボンから「ホーム」→「検索と選択」→ 「置換」

通常はこちらを使用すること!!




73

ホーム

◆ Step2: 検索/置換条件の入力「検索する文字列」に置換する前の文字列を「置換後の文字列」に置換した後の文字列を入力し、「すべて置換」をクリック

「置換」ボタンは、左上から右下に向かって、見つかった「検索する文字列」を1つずつ置換していく。

「すべて置換」ボタンは、一気に全てを置換する。

◆ 結果

全て「新データ」になった！




74

ホーム

領域を選択して置換すると… その領域内でのみ置換が行われる

文字列の一部だけを置換することもできる


よく使う機能: 4. 図(画像)

PCに保存されている画像データを、シート内に貼り付けることもできる。

75

挿入

◆ Step1: 画像選択画面の表示リボンから「挿入」→「図」をクリック

◆ Step2: 画像を選択 PCに保存されている画像から、挿入したい画像を選ぶ

◆ 結果

画像は、アクティブセルの位置(カーソルの位置)を基点として貼り付く


よく使う機能: 5. 図形

Powerpointで使用するような、図形(オートシェイプ)を挿入することもできる。

76

挿入

◆ Step1: 図形の選択リボンから「挿入」→「図形」をクリック

◆ Step2: 図形の挿入ドラッグアンドドロップで好きな位置に図形を挿入する

ドラッグアンドドロップで図形を選択したい場合

は、リボンから「ホーム」→「検索と選択」→

「オブジェクトの選択」をクリックすると可能に

なる。

※通常、ドラッグアンドドロップをすると、図形ではなく

セルを選択してしまう。


よく使う機能: 6. グラフ(1/4)

入力したデータを用いて、様々なグラフを作成することができ、作成したグラフは

他のOfficeファイルに貼り付けて使用することもできる。

77

挿入

このデータをグラフで表したい

◆ Step1: 領域の選択グラフを作成したいデータ領域を選択する

◆ Step2: グラフ種類の選択リボンから「挿入」→「作成したいグラフ種類」をクリック



入力したデータを用いて、様々なグラフを作成することができ、作成したグラフは

他のOfficeファイルに貼り付けて使用することもできる。

78

挿入

◆ Step3: グラフの決定さらに細かいグラフ種類を選択する ◆ 結果

グラフが作成された!!



グラフは、数多くのカスタマイズが可能なため、時間があるときに色々試してみて

おくこと。

79

挿入

データラベルの追加第2軸の設定

グラフのデータ部分を右クリック → 「データラベルの追加」をクリック

データラベル(数値表示)が追加された!!

グラフのデータ部分を右クリック → 「データ系列の書式設定」をクリック

利益は「第2軸」を選択

<第1軸> 売上はこの数字でグラフが作成されれている

<第2軸> 利益はこの数字でグラフが作成されれるようになった



グラフは、数多くのカスタマイズが可能なため、時間があるときに色々試してみて

おくこと。

80

挿入

データの選択

グラフのデータ部分を右クリック → 「データの選択」をクリック

グラフに表示するデータをどこから持ってくるか、を設定できる

ここで横軸の値を設定

「売上」という名前のデータをどこから持ってくるかを設定。

「,」で区切れば、飛び地でも可能。


よく使う機能: 7. ハイパーリンク

セルにリンクを設定し、セルをクリックしたときに他のシートを表示したり、PC

に保存されている他のファイルを開いたりすることができる。

81

挿入

このセルをクリックすると、別のシートのある部分を表示させるようにしたい。

◆ Step1: リンク設定画面を表示リボンから「挿入」→「ハイパーリンク」をクリック

◆ Step2: リンクの設定どのドキュメントのどのシートのどのセルに飛ばすかを設定

飛ばす先のドキュメント(ファイル)

飛ばす先のシート (or 定義されたセルの名前)

飛ばす先のセル

◆ 結果

クリックすると、設定したセルに飛ぶリンクが作成された!!


よく使う機能: 8. ページ設定(1/3)

ページ設定では、印刷の向きや印刷時の拡大率、用紙サイズ、余白など、印刷に関

する様々な設定をすることができ、適切に設定することできれいに印刷ができる。

82


◆ Step1: ページ設定画面を表示リボンから「ページレイアウト」→右下の矢印をクリック

◆ Step2: ページの設定印刷の向きや拡大率など、必要なものを設定

様々な設定項目がある





83


「ページ」タブ「余白」タブ

◆印刷の向き縦か横か

◆拡大率改ページプレビューで印刷範囲を変更すると、拡大率も自動で変更される

◆用紙サイズ変更すると、用紙サイズに合わせた印刷範囲が設定される

◆余白上下左右の印刷時の余白の大きさを設定

◆ページ中央水平: 紙の左右中央に印刷範囲が印刷される垂直: 紙の上下中央に印刷範囲が印刷される → 両方設定することも可能





84


「ヘッダー/フッター」タブ「シート」タブ

◆編集ボタンヘッダーやフッターの編集画面を表示する

例えばフッターを設定しておくと、印刷時に全てのページの一番下に設定した値が印刷される。通常、コピーライトや日付、ページ数、ページ番号などを設定することが多い。

◆印刷タイトル印刷が複数ページになる場合に、どのページにも必ず印刷するタイトルとなる行や列を指定できる

◆セルのエラーエラー(#で始まるもの)を、どのように印刷するか、もしくは印刷しないかを設定できる


よく使う機能: 9. トレース

トレース機能を使うと、どのセルがどのセルから参照されているかが、矢印で見や

すく表現される。

85

数式

アクティブセル(B17)は B4とC5の値を参照している

◆ Step1: トレース実行リボンから「数式」→「参照元のトレース」をクリック

◆ 結果

どこのセルを参照しているか(B17セルにとっての参照元)を表す矢印が現れた!!

トレースの矢印を消すには、リボ

ンから「数式」→「トレース矢印

の削除」をクリック


よく使う機能: 10. 計算方法(1/2)

Excelでは、式(参照や関数)を自動計算するか手動計算するかを選択可能。多くの

式がある場合、自動計算だと非常に時間がかかるので手動に切り替える。

86

数式

Excelの初期設定では、セルの編集が完了した時点で、全てのセルの式を再計算する

例えば、B3セルの値を「20」に変更し、他のセルにカーソルを移す(=セルの編集完了)と、D3セルの式も自動的に再計算され、値が「35」に変わる

もし、シートの中に膨大な数の式が存在したら…? (例えば、30列×1000行 = 30000個の式があったら)

どこか1つのセルを編集するたびに、30000回も再計算が行われる

→ 1編集ごとに、とても時間がかかる!!

これらの全てのセルに式が入っている場合…


よく使う機能: 10. 計算方法(2/2)

Excelでは、式(参照や関数)を自動計算するか手動計算するかを選択可能。多くの

式がある場合、自動計算だと非常に時間がかかるので手動に切り替える。

87

数式

◆ Step1: 計算方法の変更(自動→手動) リボンから「数式」→「計算方法の設定」→「手動」をクリックすることで、計算するタイミングを自動(セル編集完了時)から、手動に変更できる

◆ Step2: 手動で再計算リボンから「数式」→「シート再計算」をクリックすることで、そのシートにある式が全て再計算される (シート再計算のショートカットは、Shift + F9)

セルの値を変更しても、式は自動で更新されない

※「再計算実行」は、開いている全てのブックの式が再計算され、

「シート再計算」は当該シートの式のみが再計算される


よく使う機能: 11. 並べ替え(1/4)

Excelでは、列を指定し、その値の大小で表の並べ替えを行うことができる。

88

データ

この表を、就任日が早い順に並べ替えたい。 ※就任日が同じ場合は、入省年次が遅い順にする。




89

データ

◆ Step1: 並べ替えの範囲を選択並べ替えたい範囲を、列のタイトル(下図では3行目)も含めて選択する

◆ Step2: 並べ替え設定画面の表示リボンから「データ」→「並べ替え」をクリック

◆ Step3: 並べ替えの設定並べ替えのルールを設定する




90

データ

ここにチェックを入れておくと、並べ替えの列を選ぶ際にタイトルで選べる (チェックが入っていないと「列 A」のようになる)

どの列の値を見て並べ替えを行うかを選ぶ

昇順: 小さいもの→大きいものの順降順: 大きいもの→小さいものの順

ここをクリックすると、並べ替え時に見える列を追加できる(最大64個)

■ チェックなし ■ チェックあり




91

データ

◆ 結果

就任日が小さい順、就任日が同じ場合は、入省年次が大きい順に並べ替えられた!!

文字列が入っている列で並べ替える場合、裏で文字に割り当てられているコードの順番に並べ替えらる。

(漢字は「音読み」の順番)

同じ文字列なのに、位置がバラバラになってしまう場合、並べ替え設定画面の

「オプション」→「ふりがなを使わない」を選択すると、正しくなる場合がある。


よく使う機能: 12. フィルタ(1/2)

ある列に対して、指定した値のみを表示させるようなフィルタを設定することが

可能。

92

データ

◆ Step1: フィルタ範囲を選択フィルタをかける範囲を、列のタイトル(下図では3行目)も含めて選択する

◆ Step2: フィルタの設定リボンから「データ」→「フィルタ」をクリック

◆ 結果フィルタがかかった!! 列タイトルの右側に▼ボタンが出現


よく使う機能: 12. フィルタ(2/2)

ある列に対して、指定した値のみを表示させるようなフィルタを設定することが

可能。

93

データ

▼ボタンをクリックすると入力されているデータの一覧が表示される

チェックを入れた行だけが表示され、チェックを外した行は非表示になる

チェックをつける/外す以外にも、特定の色のついているセルのみ表示、などが可能

最初に選択した領域からはみ出してデータを新たに入力した場合、フィルタをかける領域は自動で広がら

ないので、再度フィルタを設定し直す必要がある


よく使う機能: 13. 重複の削除(1/2)

ある列に対して、同じデータ(重複)を削除して、異なるデータのみを切り出すこ

ともできる。

94

データ

出身大学が何種類あるのか知りたいため、同じデータは削除したい

◆ Step1: 重複を削除する範囲を選択重複を検索して削除したい範囲を、列のタイトル(下図では2行目)も含めて選択する

◆ Step2: 重複削除の設定画面を表示リボンから「データ」→「重複の削除」をクリック


よく使う機能: 13. 重複の削除(2/2)

ある列に対して、同じデータ(重複)を削除して、異なるデータのみを切り出すこ

ともできる。

95

データ

◆ Step3: 重複を削除する列を選択重複を削除したい列にチェックを入れ、OKボタンを押す

◆ 結果

データの重複が削除され、全てバラバラの(一意の)値になった!!


よく使う機能: 14. 入力規則(1/2)

セルに入力規則を設定すると、そのセルには指定した種類の値しか入力できない

ようになる。

96

データ

得点欄(C列)には、1,2,3,4,5のどれかしか入力できないようにしたい

◆ Step1: 同じ規則を設定したい範囲を選択規則を設定したい範囲を、列のタイトル(下図では4行目)は含めず選択する

◆ Step2: 入力規則設定画面の表示リボンから「データ」→「データの入力規則」→「データの入力規則」をクリック


よく使う機能: 14. 入力規則(2/2)

セルに入力規則を設定すると、そのセルには指定した種類の値しか入力できない

ようになる。

97

データ

◆ Step3: 入力規則を設定「入力値の種類」で規則の種類を選択し、入力可能な値を「元の値」に設定する

◆元の値直接入力してもいいし、右側のボタンをクリックし、セル範囲を選択してもよい

◆入力値の種類規則の種類を選ぶ

◆ 結果

入力規則が設定された!!

試しにリストにない値を直接入力してみると、エラーが表示されるようになった


よく使う機能: 15. グループ化(1/3)

グループ化を行うと、グループ化した行もしくは列の表示/非表示を切り替えるこ

とができるようになり、多くのデータがある場合、見た目がすっきりする。

98

データ

◆ Step1: まとめたい列(もしくは行)を選択グループ化してまとめたい列もしくは行を選択する

◆ Step2: グループ化実行ホームから「データ」→「グループ化」→「グループ化」をクリック ※上部の「グループ化」ボタンをクリックしてもOK





99

データ

◆ 結果

左上の「-」ボタンをクリックすることで、この部分が表示されたり非表示になったりする





100

データ

-, + ボタンを左側に表示する

か右側に表示するかを選べる

(行でグループ化している場合

は、上か下)


よく使う機能: 16. シート/ブックの保護(1/4)

シートやブックの保護を行うと、ロックをかけたセルにはデータが入力できなく

なるなど、シート/ブックの操作に制限をかけることができる。

101

校閲

通常は、セルをダブルクリックするとデータを編集できるが…

リボンから「校閲」→「シートの保護」をクリックして…

保護状態の挙動を設定すると…

ダブルクリックしても編集できなくなる (エラーがでる)





102

校閲

保護を解除する場合は、リボンから「校閲」→「シート保護の解除」をクリック ※保護状態になると、「シートの保護」ボタンが「シート保護の解除」ボタンに変わる

◆ 保護を解除するためのパスワードを設定することもできる

パスワードは2回入力 ※忘れると解除できなくなるので注意

「シート保護の解除」ボタンをクリックすると、パスワード入力を求められる





103

校閲

保護する前に、「セルの書式設定」の「保護」タブで「ロック」のチェックを外しておくと、保護してもそのセルは編集可能 (ロックされない) ※初期状態は、チェックが入っている

チェックを外しておくと、保護状態でもセルの編集ができる





104

校閲

ブックの保護は、リボンから「校閲」→「ブックの保護」をクリックして行える

保護対象とパスワードの有無を設定する

シート構成にチェックが入った状態で、シート名を変更しようとするとエラーが表示される

「シート構成」で禁止される処理

シートの追加/削除シート名の変更シート位置の移動シート色の変更など

「ウィンドウ」で禁止される処理

ファイルを閉じる ( Excelアプリケーション自体を終了させることは可能 )

子画面のサイズ変更、移動など


通常は、ブック(ファイル)をユーザーが開いていて、その状態で他のユーザーが同じブックを開こうとすると、「読み取り専用」でしか開けない

よく使う機能: 17. ブックの共有(1/2)

ブックの共有を行うと、複数人で同時に同ブックを操作することができるように

なるが、ファイルが壊れることもあるので、定期的にバックアップはとっておく。

105

校閲

共有フォルダなどに置かれているブック (Excelファイル)


よく使う機能: 17. ブックの共有(2/2)

ブックの共有を行うと、複数人で同時に同ブックを操作することができるように

なるが、ファイルが壊れることもあるので、定期的にバックアップはとっておく。

106

校閲

◆ Step1: 共有の実行リボンから「校閲」→「ブックの共有」をクリック

◆ Step2: 共有設定「複数ユーザーによる同時編集～」にチェックを入れる

◆ Step3: 現時点のブックの保存ダイアログに従っていったん保存

[共有]状態になった

共有したブックは、とても壊れやすい (データが消えたり開けなくなったりしやすい) ため

必ず定期的・頻繁にバックアップをとっておくこと


よく使う機能: 18. 改ページプレビュー(1/2)

改ページプレビュー機能を使うと、印刷時にどこでページが切り替わるかを確認、

変更することができる。

107

表示

「通常」「改ページプレビュー」

通常はこの状態で表示されているリボンから「表示」→「改ページプレビュー」をクリックすると改ページをプレビューできる


よく使う機能: 18. 改ページプレビュー(2/2)

改ページプレビュー機能を使うと、印刷時にどこでページが切り替わるかを確認、

変更することができる。

108

表示

青い点線は、印刷した際にページが分かれるところを表している

青い実線は、印刷範囲の端を表している

青い実線の外側の灰色の部分は、印刷範囲ではないので、印刷されない

「1ページ」「2ページ」という文字は印刷されるときの枚目を表しており、これらの文字は印刷されない。

点線、実線ともに、マウスのドラッグアンドドロップで移動させることができる (その場合、印刷の拡大率が自動的に変更される)


よく使う機能: 19. ウィンドウ枠の固定(1/3)

ウィンドウ枠を固定すると、固定された行・列は画面に常に表示された状態になる。

見やすくするために、タイトル行・タイトル列がある場合は設定しておくこと。

109

表示

このような表で下にスクロールすると… こうなってしまう

どの列がなんのデータなのか分からない





110

表示

B6セルにカーソルを合わせた状態で、リボンから「表示」→「ウィンドウ枠の固定」→「ウィンドウ枠の固定」をクリックすることで、列はB6セルの左(A列)、行はB6セルの上(5行目)で、固定される





111

表示

このような表で下にスクロールしても… どの列が何のデータなのか分かる

B6セルの上(5行目)までは表示が固定されている

列も同様に表示が固定されている


よく使う機能: 20. アドイン

アドインをインストールすると、他者が作った便利機能の集合体を、自分のExcel

アプリケーションに取り込むことができるが、ウィルス等には充分注意すること。

112

アドイン

通常、このような「.xlam 形式」のファイルで配布される

アドインとは? インストールすることでExcelの機能を増やしてくれるツール

追加される機能は、アドインによって異なる

1つ以上、メニューを増やすアドインをインストールすると、リボンに「アドイン」が表示される

コレックスのWebサイトから、便利なショートカットキーや、機能を追加する

アドイン「Proc」が無料でダウンロード可能

http://corex.co.jp/download/


よく使う機能: 21. 印刷プレビュー

印刷プレビューでは、印刷時の見た目を確認することができる。印刷する前に、

意図通りに印刷されるかを必ず一度は確認すること。

113

その他

画面左上の「Officeボタン」→「印刷」→「印刷プレビュー」をクリックすると印刷のイメージが表示される ※ただし、ショートカットキー Ctrl + F2 で行った方が速い

印刷が意図通り行われるかを確認する元の画面に戻るときは、リボンから「印刷プレビュー」→「印刷プレビューを閉じる」をクリック

注)Excel2010では、印刷画面と印

刷プレビュー画面が同一となった

(メニューをカスタマイズすること

で、2007以前の印刷プレビュー画

面を表示させることも可能)



1.はじめに







8.おわりに

114

キレイなExcelの作り方

送るときのマナー

パスワードの設定


他者への送り方: キレイなExcelの作り方

シート左上にはタイトルを記載し、見やすいように色や罫線を設定すること。

115

このシートに、何の情報が入っているか、一見して分かるように、左上にはタイトル

をつける

「表」形式でまとめる場合、表の一番上は、列の説明を色をつけたセルにし、全体

に罫線をつける

表形式レポート形式

「レポート」形式でまとめる場合、意味のあるまとまりを罫線で区切り、まとまりのタイトルを記載し色をつ

ける


他者への送り方: 送るときのマナー

他者へファイルを送るときは、「作業中の状態」の痕跡を残さないこと。

116

Check!! シート名は適切なタイトルをつけ、中身がないシート

は削除しておく

Check!! 全てのシートで、カーソルはA1セルに合わせておく

(Ctrl + Home : P.28 参照)

Check!! 改ページプレビュー(P.107

参照)のままにしない

Check!! 無駄な範囲が印刷されてしまう状態のままに

しない

Check!! 機密情報が入っている場合、ブックにパスワードを設定

する(次ページ参照)

Check!! フィルタがかかっている場合、特別な事情が

ない限りはずす (P.92 参照)


他者への送り方: パスワードの設定

業務上の機密情報(個人情報など)が入ったExcelファイルを他者に送る場合、メール

の誤送信のリスクを考慮し、必ずファイルを開く際のパスワードを設定しておく。

117

「名前を付けて保存」画面

「ツール」→「全般オプション」をクリック

読み取りパスワードパスワードを入力しないと開けない

2回入力



1.はじめに







8.おわりに

118


応用として伸ばすべきこと

本プログラムに書かれた内容を反復を通じて概ね習得した後は、ピボットテーブル

を用いた複雑なレポートの作成や、マクロなどを学習することで、さらに高い効率

で業務を行うことができる。

119

マクロ

ピボットテーブル

大量データを用いる複雑なレポートの作成

利用

さらなるステップ

基本的な機能

キー操作

計算式・参照・関数

機能

本プログラムで学んだ事項応用編で学べる事項


応用編のご紹介: ピボットテーブル

ピボットテーブルは、数多くのデータを、ユーザの好きな切り口で手軽に集計・分

析できるツールである。慣れるまではとっつきにくいが、慣れると極めて便利。

120

このようなデータの羅列もピボットテーブルを使うと

簡単にクロス集計ができる (しかも軽い)


応用編のご紹介: 複雑なレポートの作成

多くのファイルに元データがあり、それらをまとめて1つのレポートとして集計す

る場合は、ロジカルにデータのつながりを設計した後、ピボットテーブルや関数を

駆使して行う。

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Step1 作成したいレポートの内容/まとめ方/見せ方を決める

Step2 どのデータをどう集計/加工すれば、作成したい内容になるのかを考える

Step3 元データを加工する

Step4 大量の加工済み元データからピボットテーブルを作成し、必要な切り口で集計する

Step5 関数を使用してピボットテーブルから集計済みデータを取得する

※大量のデータを関数のみで集計すると、極めて重くなるので、ピボットテーブルを使用する。


応用編のご紹介: マクロ

マクロでは、いくつかの手順をまとめて登録しておき、それを呼び出すことでその

手順を自動的に行うことができる。VBA(Visual Basic for Application)という言語

のプログラムで作成できるが、簡単なものであればプログラミングは不要。

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Excelに標準搭載されている、プログラムエディタ

この部分に、処理手順をまとめて記述しておく

Excelの操作手順を記録させることもできる



1.はじめに







8.おわりに

123


おわりに： Excel上達の秘訣

124

1. 可能な限りマウスは使用しないこと

2. キー操作を体で覚えるまでの一時的な効率ダウンを

恐れないこと

3. 応用できるレベルになるまで、積極的に関数を試し

てみること

4. 自分が知らなかった機能は積極的に使ってみること

5. 他者に提出するものは、細かいところまで気を配り、

体裁を整えること


MS-Excel研修


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有用なWebサイト

インストラクターのネタ帳

http://www.relief.jp/itnote/

Microsoft Excel のショートカットキーとファンクションキーについて

http://office.microsoft.com/ja-jp/excel-help/HP010073848.aspx

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corex ms-excel(エクセル)研修

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