Actualidad Empresarial

IXÁrea Negocios Internacionales

IX-1N° 282 Primera Quincena - Julio 2013

Info

rme

Espe

cial

IX

C o n t e n i d o

Informe especIal Distribución física y logística internacional de mercancías IX-1

GlosarIo neGocIosInTernacIonales IX-4

Distribución física y logística internacional de mercancías

Autora : Mercedes Álvarez Isla

Título : Distribución física y logística internacional de mercancías

Fuente : Actualidad Empresarial N° 282 - Primera Quincena de Julio 2013

Ficha Técnica

1. Introducción Si bien es cierto, el crecimiento del co-mercio exterior ha ido evolucionando considerablemente, y conforme se ha ido desarrollando, se han desarrollado tecnologías y estrategias que permiten a las empresas tener un buen desempeño en cuanto al manejo de sus mercancías. Pero ¿qué sucede cuando se decide expor-tar e importar? Aquí entran a tallar otros aspectos que son relevantes para realizar una buena actividad comercial y descu-brir la manera más satisfactoria de llevar productos al lugar adecuado en la forma y cantidad correcta, a tiempo necesario y al mínimo costo posible, cuyo fin último es lograr la satisfacción total del cliente.La distribución y el traslado de las mer-cancías desde el lugar de origen al lugar de destino es un tema que todo productor, dueño o exportador debe considerar al momento de realizar una actividad co-mercial; hoy en día la logística juega un papel importante en cuanto a la DFI. Es de esta manera que el objetivo del siguiente informe es poder brindarles información y explicarles respecto al proceso de las acti-vidades de exportación e importación, en cuanto al manejo óptimo de mercancías, formas de transporte, costos del manejo físico y traslado de mercancías, etc.

2. Distribución física internacio-nal - DFI

Se denomina así a aquel proceso logístico que se desarrolla con el fin de situar un producto en el mercado internacional, cum-

pliendo con los términos negociados entre vendedor y comprador1, cuyo objetivo es realizarlo en el menor tiempo posible, reduciendo los costos y riesgos que se pueden generar desde el punto de origen hasta el punto de destino.Podemos decir entonces que la DFI inclu-ye un conjunto de operaciones a realizar para trasladar bienes, materia prima, insumos desde el lugar de origen del exportador hasta el lugar de venta o de destino. No obstante, cabe recalcar que el éxito de un producto dependerá no solo de sus características físicas y de su calidad, sino de encontrarse en el lugar y en el momento adecuando, es aquí de la importancia de la distribución física cuya función es darle equilibrio a las activida-des a realizar en función de los canales de distribución, precios, tiempo, cumpliendo siempre con los términos contractuales pactados entre vendedor y comprador.

2.1. Funciones de la DFI • Darle prioridad al tiempo y lugar, es

decir, un producto es útil cuando este se encuentra en un lugar dado y en el momento en que se necesita.

• Cumple las funciones de abasteci-miento en lo que refiere al movimien-to del producto desde el vendedor hasta el cliente, en donde incluye el transporte, almacenamiento, locales del consumidor, capacidad de trans-formar y elaborar la mercancía.

• Comunica y controla, se basa en co-municaciones y registros en cuanto a pedidos y traslado de materiales, su eficiencia es indispensable para una buena distribución.

• Se relaciona con otras funciones direc-tas, como por ejemplo las compras, producción, costos, comercialización.

1 Información obtenida de: <http://andresmarketing.blogspot.com/2012/03/cadena-de-la-distribucion-fisica.html>.

2.2. Principales servicios que intervie-nen en la DFI

Cuando se llevan a cabo las operaciones que serán necesarias para el traslado físico de un producto desde el local del exporta-dor hasta el local del importador, siempre se va a requerir de la contratación de un servicio que formará parte del costo, entre estos servicios tenemos:

• Transporte• Almacenamiento • Unitarización (paletización y contene-

dorización)• Servicio de protección de la carga• Manipuleo• Seguro de carga• Trámites, contratos y otros documen-

tos vinculados al DFI• Agentes y corredores

2.3. Actores de la cadena de DFILos sujetos que intervienen en la DFI se encuentran clasificados según su ámbito de aplicación, es así que tenemos según la propiedad de las mercancías al expor-tador, importador o también el consigna-tario2 o destinatario. Cuando se habla del transporte intervienen aquí el armador, agente naviero, agente marítimo, com-pañías aéreas, empresas de transporte terrestre, lacustre o fluvial.

En lo que corresponde a la carga y descarga, tenemos la autoridad portuaria, aduanera, sanitaria, estibadores, tarjadores, operarios portuarios como responsables de las operaciones a realizar para cargar o descargar las mercancías de los medios de transporte. En cuanto al almacenamiento de las mismas tenemos a los almacenes fiscales, terminales de almacenamiento, depósitos simples,

2 Entiéndase como aquella persona natural o jurídica a cuyo nombre viene manifestada la mercancía o que la adquiere por endoso.

Instituto Pacífico

IX

IX-2

Informe Especial

N° 282 Primera Quincena - Julio 2013

operación, con un solo flete, asumiendo la responsabilidad de su cumplimiento. Brinda diversos servicios tanto como el transporte en sí, y el servicio de unitariza-ción de carga, almacenaje, manipulación o entrega al destinatario.

3.4. Costos y sus componentes En este punto es importante definir quiénes asumirán los costos, pues suele suceder que la mayoría de ellos corren por cuenta del vendedor; sin embargo; en ocasiones el vendedor solo se dedica a dejar la mercade-ría a disposición del comprador, asumiendo este último todos los costos incurridos. Para fijar las responsabilidades que tendrá cada parte y que no haya inconveniente a la hora de pagar los costos que se necesitan cubrir para el traslado de la mercancía en el lugar de destino, se deberá hacer uso de los Incoterms, término comercial en donde se definen las obligaciones tanto del vendedor como del comprador, y estos deberán ser pactados en la negociación que realicen, detallando el término de Incoterms a utilizar en el contrato de compra y venta.

Actualmente existen 11 términos co-merciales (Incoterms) cada uno de ellos clasificados según el modo de transporte que se utiliza, pues existen Incoterms que se utilizan solo para transporte marítimo (FAS, FOB, CFR, CIF) y otros que se utili-zan para cualquier medio de transporte y transportes multimodales (EXW, FCA, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP).

Los componentes del costo de la DFI se clasifican en directos e indirectos:

3.4.1. Costos directos Corresponde a aquellos que tienen una incidencia directa en la cadena del Trans-porte Internacional de mercancías en las siguientes fases:

Forman parte de estos el empaque, el embalaje, la unitarización, documenta-ción, manipuleos, transporte, seguros, almacenamientos, aduaneros, bancarios y agentes. A continuación, detallaremos cada uno de estos:

Costos directos en el país exportador- Embalaje y empaque: la estimación

del costo del empaque y embalaje varían según cada producto y del medio de transporte a utilizar, sin embargo siempre se incurrirá en el costo del material y de la mano de obra requerida.

- Marcado: costo, identificación, unida-des embaladas, manipuleo, símbolos pictóricos ISO, carga peligrosa.

almacenes aduaneros autorizados. Finalmente, los actores encargados del destino aduanero de la mercancía son los Agentes de aduana, despachadores aduaneros, etc.

3. Gestión logística de la DFIPara llevar a cabo un buen proceso de DFI, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos importantes a considerar:

3.1. Análisis de la mercancía a exportar En este punto es indispensable que se analice todos los aspectos la mercancía que se exportará, es decir sus caracte-rísticas, forma, cantidades de envío y naturaleza de la misma; por ejemplo, si es frágil, perecederos, peligroso y ¿por qué será importante manejar estos concep-tos? Porque de acuerdo al tipo de carga, podremos analizar, evaluar, comparar y definir los operaciones del tipo de acondicionamiento, embalaje, rotulado y servicios, además de esto depende del manipuleo que se le dará y el medio de transporte más adecuado en el que se deberá enviar, con el fin de evitar acci-dentes o deterioros en el producto, que perjudiquen el proceso de distribución.

Para exportar es necesario conocer a profundidad el producto, en donde no solo será suficiente conocer el proceso productivo y su forma, sino también la presentación de la misma para determi-nar el tipo de envase, embalaje proceso logístico, etc., el exportador deberá estar consciente de la relación que debe existir entre los que intervienen en el proceso de la distribución física del producto hasta que llegue al lugar de destino.

3.2. Empaque y embalaje (prepara-ción, unitarización y manipuleo)

Cuando hablamos de empaque, nos re-ferimos a cualquier elemento fabricado de diversos materiales (madera, vidrio, cartón, plástico, etc.) y cuya finalidad es mantener, conservar y proteger al producto permitiendo tener una mejor manipulación y distribución del mismo, dándole también una buena imagen y presentación al producto.

Por el contrario, al hablar del embalaje, se le define como aquel material que envuel-ve a los productos o mercancías cuyo fin es protegerla, contribuyendo a que esta resista ante las diversas operaciones de transporte, como la carga y descarga, manejo, distri-bución e incluso permitiendo que estas se conserven en los almacenes o depósitos aduaneros, evitando así posibles daños en la manipulación y en el traslado desde el lugar de origen hasta el lugar de destino.

Entonces podemos decir que en este punto será indispensable que el expor-tador tome en cuenta, de acuerdo a la naturaleza de su producto, qué empaque y qué embalaje será el más adecuado

para mantener el producto en buenas condiciones, que permitan su distribu-ción internacional, siendo un punto muy importante dentro del proceso DFI que sin lugar a dudas permitirá el éxito en las operaciones de exportación.

Un buen envase y embalaje nos permite:

• Preparar la carga para el transporte. • Una correcta unitarización (paletiza-

ción y contenedorización).- Cuando hablamos de paletización

consiste en colocar la mercancía sobre una paleta o pallets (estiba) debida-mente asegurado con zunchos, gra-pas, esquineros para su almacenaje y transporte, consiguiendo uniformidad y facilidad en la manipulación.

- La contenedorización consiste en colo-car la carga en unidades de transporte llamadas contenedor, que va a permitir mantenerla como una unidad segura e inviolable y que se llena y vacía en los lugares de origen y de destino. Es un buen método para llevar a cabo el DFI de manera eficaz y segura.

• Un buen manipuleo en los terminales y almacenamientos.

3.3. Selección del transporte Este es un punto muy importante dentro del proceso de DFI, pues permitirá movili-zar la mercaderías hacia el país de destino. En esta etapa es relevante seleccionar el mejor y más adecuado medio de trans-porte para nuestro producto, ya que de esto dependerá la duración del producto a destino; además será un factor importante que formará parte de nuestros costo, esto debido a que por ejemplo realizar un envío por transporte aéreo suele ser más costoso que un envío por medio marítimo o terrestre.

Sin embargo, hay que considerar que cuando hablamos de transporte de mer-cancías se hace referencia no solo a los medios que hacen posible el movimiento o traslado de los bienes, sino también de los servicios de recepción, entrega y manipulación que contribuyen en el envío de las mercancías. Los modos de transporte más conocidos son el acuá-tico (marítimo, lacustre, fluvial), aéreo y terrestre (ferrocarril, carretera). Los cuales pueden clasificarse en transporte unimodal, bimodal o multimodal.

• TransportemultimodalEste tipo de transporte se realiza en virtud de un contrato de transporte multimodal, en donde se utiliza como mínimo dos modos diferentes de transporte (acuático, aéreo, terrestre), su finalidad es hacer más rápida y eficaz el transporte de mercancías. Es realizado por un operador en donde se emite un documento único de contrato de transporte para toda la

País exportador

Tránsito internacional

País importador

Actualidad Empresarial

IXÁrea Negocios Internacionales

IX-3N° 282 Primera Quincena - Julio 2013

- Documentos de exportación: incluye facturas, certificado de origen, docu-mentos aduaneros, documentos de transporte dependiendo de Incoterms elegido, permisos, licencias, certifica-ciones, etc.

- Unitarización: paletización, contene-dorización.

- Transporte y seguro: desde el local del exportador hasta el lugar de embar-que internacional. El primer flete que se costea corresponde al transporte desde la zona de producción hacia el puerto de embarque, el segundo es el flete del transporte internacional, en donde se debe analizar el medio de transporte más adecuado, de la misma manera analizar a las empresas transportadoras en cuanto al tiempo y tipo de carga que transportan. Dentro de los aspectos a tener en cuenta para la cotización de fletes marítimos están el cargue y descargue del buque. Existen 4 alternativas3:

• LT: Términos en línea, en donde el armador es responsable de los costos de cargar y descargar la mercancía.

• FIO: Libre a bordo, en donde el car-gue y descargue corre por cuenta del exportador o importador.

• FI: Libre a bordo, el porteador realiza el descargue en el puerto de destino y el cargue del producto debe realizarlo el exportador.

• FO: Libre en muelle, en donde el des-cargue del producto queda en manos del exportador.

- Almacenamiento en puerto de origen/ destino: es probable que se presenten situaciones que obliguen a almace-nar la mercancía como por ejemplo cuando hay demoras en el cargue del buque o trámites adiciones a realizar.

- Manipuleo en el lugar de embarque: carga, descarga, depósito, en el país exportador se presenta manipuleo en el cargue del vehículo desde la fábrica hasta el lugar de embarque.

- Aduaneros: costo trámite de Aduana (servicios y derechos aduaneros).

- Bancarios: lo constituyen los honorarios, comisiones, trámites y formularios.

- Agentes: intervienen los operadores de tránsito multimodal, agentes de carga aérea, marítima, comisionistas de transporte, agentes de seguro y operadores logísticos, cada uno cobra su respectiva comisión.

Costos directos en el transporte in-ternacional- Manipuleo: en el lugar de embarque

internacional (mano de obra, equi-pos) y en los transbordos.

3 Transporte marítimo y los servicios portuarios <http://www.mono-grafias.com/trabajos78/transporte-maritimo-servicios-portuarios/transporte-maritimo-servicios-portuarios2.shtml>.

- Transporte y seguro, entre el lugar de embarque y desembarque.

- Almacenamiento: depósito fiscal, de-pósito probado (zona franca); incluye costo de descarga, carga.

- Agentes: por servicio de tramitación, comisiones de agente de aduana, agentes de carga.

3.4.2. Costos indirectosCorresponde aquellos costos que tienen que ver con la gestión de la DFI de las mercancías, entre estos tenemos:

- Administrativos: corresponde al costo de los tiempos empleados en la gestión de exportación, realizado por el propio personal encargado de la exportación y también encargados del área finan-ciera y administrativa, recolección de información, salarios, comunicaciones.

- Tiempo ocioso: costo del tiempo requerido en la línea de producción hasta el cargado en el vehículo de despacho en el local del exportador, tiempo transcurrido entre el local del exportador y lugar de embarque internacional.

3.5. Documentación En este punto es importante analizar qué documentación deberá ser presentada para llevar a cabo el proceso DFI de ma-nera efectiva. Actualmente, el comercio de productos fuera del país se encuentra muy regulado y normado, por lo que se hace indispensable la presentación de la documentación necesaria para el trans-porte de las mercancías, generalmente exigidos por los clientes importadores. Entre estos documentos tenemos:

Para el transporte internacional4

• Aéreo (Guía Aérea o Air Way Bill)• Marítimo (Conocimiento de Embar-

que o Bill of Lading - B/L)• Terrestre (Carta de Porte terrestre)Adicionalmente a ello tenemos la factura comercial, la lista de empaque, póliza de seguro, certificado de origen y la docu-mentación que se deberán presentar ante las aduanas para hacer la verificación de la mercancía que se lleva.

4. Consecuencias de una inade-cuada gestión en la DFI

Si bien es cierto, cuando se va a realizar un proceso de exportación se requiere que las mercancías lleguen en óptimas condiciones, reduciendo en la medida de lo posible los costos, riesgos y el tiempo, en donde es necesario realizar una buena gestión en la distribución de las mercan-cías; pero ¿qué sucede si no se realiza una buena planificación en la DFI? De ser así; pues, habrá un incremento de los costos de servicios, debido a una mala utilización

4 <http://www.copemex.com/documentacion.htm>.

de los recursos disponibles, pudiendo originar pérdida de mercancías, pérdida de clientes y pérdidas de mercado.

Finalmente la regla general para una buena DFI se resume en 3 condiciones: selección óptima de la cadena de distri-bución, oportunidad en la entrega de la mercancías al cliente y establecer precios competitivos. Una buena gestión de la DFI es producto de una buena negociación entre el vendedor y el comprador.

5. Logística internacional Se le define como parte del proceso de la cadena de abastecimiento que planea, implementa y controla eficiente y efecti-vamente el flujo y el almacenamiento de bienes, servicios e información desde el punto de origen hasta el punto de consumo, para satisfacer las necesidades del cliente5. Administra todas las variables que inter-vienen en dicha cadena cuidando que cada elemento cumpla con su función específica y aporte valor a dicha cadena.

En pocas palabras la logística consiste en transportar el producto adecuado en la cantidad requerida, al lugar adecuado y al menor costo para satisfacer las necesidades del consumidor en el mercado internacio-nal, asegurarnos que esta llegue a tiempo y se tenga los trámites y medios de transporte listos para la entrega de la mercancía.

¿Qué abarca la logística dentro del comercio internacional?

Este proceso integra las funciones de pro-ducción, comercialización y distribución física para la gestión del abastecimiento, movimiento y almacenamiento de in-ventario de los productos dentro de la operación Internacional.

¿Cuál es el objetivo de la logística dentro del proceso de DFI?

Su finalidad es optimizar las operaciones de comercio exterior en términos de costo, tiempo y calidad de servicio, es decir justo a tiempo y con la calidad total, con el fin de facilitar las operaciones de comercio exterior tanto para el exportador, importa-dor y prestadores de los diversos servicios.

5.1. Componentes de la logística Dentro de estos componentes tenemos al transporte, la manipulación de la mercan-cía (acondicionamiento), la distribución física y el almacenamiento, el cual conocer-los genera una gran ventaja al exportador, porque permitirá analizar y evaluar los po-sibles riesgos por los que puede atravesar sus mercancías desde que sale de la fábrica hasta que llega al cliente final.

El conocimiento de donde será alma-cenado, el medio de transporte y la distribución del producto contribuirán a la optimización de sus procesos en cuanto a tiempos, cantidades correctas 5 Según Douglas Long. Logística Internacional. Abastecimiento Global.

Instituto Pacífico

IX

IX-4

Informe Especial

N° 282 Primera Quincena - Julio 2013

y la disminución de costos en la cadena logística del transporte.

Toda esta información es necesaria para brindar un buen servicio y evitar proble-mas logísticos, faltas, multas y sanciones, que por desconocimiento no solo afecta la seguridad física del producto exportado, sino también, a la cadena de costos de la empresa.

5.2. Proceso de logística internacional Hoy en día no solo es necesario concen-trarse en obtener un producto de calidad en un tiempo determinado, sino también es importante analizar la forma de cómo hacerlo llegar al consumidor final en el tiempo que el cliente lo requiere, logran-do ser más competitivo, evitando costos y riesgos innecesarios , para ello se requiere seguir con los siguientes pasos:

• Identificar las necesidades de consumo • Identificar métodos para almacenar

las mercancías.• Identificar el momento justo en que

deben etiquetarse, empacarse y em-balarse las mercancías a fin de cumplir con las normativas comerciales a nivel mundial.

• Identificar medios de transporte que ayuden a reducir manejos de carga y descarga.

• Ubicar puntos de redistribución de las mercancías.

• Tomar en cuenta el tipo de documen-tación que se requiere tanto aduane-ros como comerciales, a fin de evitar retrasos innecesarios y costos.

• Tomar en cuenta los costos de manejo y almacenaje en las aduana.

• Integrar en el proceso de logística internacional a los participantes de las cadenas productivas y comerciales.

5.3. ¿Cómo eliminar los riesgos en el proceso logístico?

Se sugiere que el exportador o los res-ponsables del proceso de producción, logística, compras y marketing tengan una lista que sirva de instrumento de seguimiento y control en las diferentes actividades que se debe desarrollar. Por lo general, cuando se habla de riesgos logísticos y de transporte se hace re-ferencia a la pérdida o deterioro de la mercancía.

En lo relativo al transporte, existen se-guros específicos para cubrir todos estos problemas, hay diversos tipos de pólizas que se emplean en donde el costo de-penderá del tipo de mercancía, del viaje y del medio de transporte a utilizar. Para determinar quién se hará responsable de asumir estos riesgos, se emplean los términos Incoterms, en donde se define quién de las partes, tanto el vendedor o el comprador, asumirá el riesgo que se puede generar durante el traslado de la mercancía al lugar de destino.

· Seguro de transporte de la cargaEl seguro de transporte es aquel contrato por medio del cual el asegurador asume los daños y pérdidas materiales sobre-venidos a los objetos transportados, en caso de traslado o viaje por vía marítima, fluvial, aérea o terrestre. Entre algunas terminologías que intervienen durante la contratación del seguro con la empresa aseguradora tenemos:

- Riesgo: probabilidad de pérdida o daño.

- Siniestro: avería/pérdida, daño mate-rial.

- Prima: El costo del seguro…/prima neta – prima a “valor de venta” – prima total o de factura (IGV).

- Indemnización: el pago de la pérdida.- Reaseguro: es una mecánica de “dis-

persión” de riesgos, a cargo estricta-mente de la aseguradora.

Sujetos que intervienen para la contrata-ción del seguro6:

- El contratante del seguro y el ase-gurado: es el cliente o tomador de la póliza de seguro de transporte de mercaderías.

- El corredor de seguros (agente): quien asesora, intermedia e inter-viene para obtención de las mejores coberturas aplicables al ramo de transportes.

- La aseguradora o compañía de segu-ros: con capacidad técnica financiera para suscribir (asumir) los riesgos vin-culados al transporte y oficialmente autorizada para operar en el ramo de transportes, por la Superintendencia de Banca y Seguros.

6. Conclusión Podemos concluir entonces que la distri-bución física es un proceso importante que nos permite realizar en forma adecua-da y eficaz todos los pasos para comercia-lizar un producto, además busca que esta comercialización se haga en forma rápida, precisa, con la mejor calidad posible y al menor costo y tiempo posible desde que la mercancía se encuentra con el produc-tor hasta que llega al cliente, cumpliendo siempre con las normas y regulaciones que presentan los mercados exteriores, tomando en cuenta la documentación, política de costos, cadena de distribución, gestión operativa, transporte adecuado para la distribución, etc.

Finalmente, la logística dentro del proceso de distribución también juega un papel importante. Actualmente, los clientes soli-citan precio, calidad y entrega oportuna a un menor costo posible; sin embargo, una buena logística acarrea mayores costos en cuanto a empaque, almacenaje control de inventarios, manejo de carga y descarga, transporte, aduanas y distribución, convir-tiéndose así en un generador de ventajas, de utilidades de tiempo y lugar, optimiza recursos, reduce costos, inventarios y tiempos de entrega.

6 <http://www.siicex.gob.pe/siicex/resources/capacitacion/9d926ed8-c391-4e77-8a14-17910fff94fc.pdf>.

Logística

Transporte

Manipulación (acondicionamiento)

Distribución física

Almacenamiento