circular informativa de la cumbre extraordinaria de las américas
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Distribución: General Fecha: 5 de enero, 2004
Original: Español
CUMBRE EXTRAORDINARIA DE LAS AMÉRICASMonterrey, Nuevo León, México
12 y 13 de enero de 2004
Circular Informativa No. 3
LOGO DE LA CUMBRE
Enero de 2004
INDICE
1. Propósito
2. Sede de reuniones
3. Facilidades de ingreso al país
4. Facilidades en Aeropuerto
5. Acreditación
6. Hospedaje
7. Transporte
8. Acceso a reuniones
9. Protocolo para la Cumbre
10. Facilidades para la Cumbre
11. Telecomunicaciones
12. Oficiales de Enlace (OE)
13. Sociedad Civil
14. Medios de Comunicación
15. Seguridad
16. Servicio Médico
17. Información General
18. Sesión Informativa para los Coordinadores de Delegación
Anexos
A) Programa de Actividades Preliminar de los Jefes de Estado y/o Gobierno
B) Programa de Actividades Preliminar de las Primeras Damas
C) Mapa del Parque Fundidora
D) Mapa de Arena Monterrey
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1. Propósito
La presente circular tiene como finalidad proporcionar la información logística detallada de la Cumbre Extraordinaria de las Américas, considerando los ajustes realizados a partir de la Visita de Avanzada realizada con las delegaciones a principios del mes de diciembre.
2. Sede de reuniones
a) Centro de las Artes.
Los edificios sedes de la Cumbre Extraordinaria de las Américas son el edificio de la Pinacoteca y el edificio de la Cineteca del Centro de las Artes, ubicado en:
PARQUE FUNDIDORAInt. Parque Fundidora, Col. Obrera
Monterrey N.L., México
b) Arena Monterrey
Para el desarrollo de las actividades de los delegados, se habilitará a partir del día 10 de enero en la Arena Monterrey, áreas generales de apoyo para la Cumbre, tales como:
Oficinas de las Delegaciones Área de Servicios Generales Centro Internacional de Prensa
La Arena Monterrey se encuentra ubicada en:
PARQUE FUNDIDORAAv. Madero No. 2550, Col. Obrera
Monterrey N.L. México
Oficinas para las Delegaciones
Se otorgará un espacio de oficinas a las delegaciones, el cuál contará con una computadora con impresora y una línea telefónica para llamadas locales.
Las oficinas se entregarán al Coordinador de Delegación el día 10 de enero, en la siguiente dirección y horario:
Oficina del Comité Organizador Mexicano (COM)Arena Monterrey
Av. Madero No. 2550, Col. ObreraMonterrey N.L. México
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País / Entidad Horario País / Entidad HorarioAntigua y Barbuda 10:00 Nicaragua 15:30
Argentina 10:00 Panamá 15:30
Bahamas 10:30 Paraguay 16:00
Barbados 10:30 Perú 16:00
Belice 11:00 República Dominicana 16:30
Bolivia 11:00 San Kitts y Nevis 16:30
Brasil 11:30 San Vicente y las Granadinas 17:00
Canadá 11:30 Santa Lucía 17:00
Chile 12:00 Surinam 17:30
Colombia 12:00 Trinidad y Tobago 17:30
Costa Rica 12:30 Uruguay 18:00
Dominica 12:30 Venezuela 18:00
Ecuador 13:00 BID 18:30
El Salvador 13:00 OPS 18:30
Estados Unidos de América 13:30 OEA 19:00
Granada 13:30 CEPAL 19:00
Guatemala 14:00 BM 19:30
Guyana 14:00 IICA 19:30
Haití 14:30 CAF 20:00
Honduras 14:30 BCD 20:00
Jamaica 15:00 BCIE 20:30
México 15:00
En caso de que las delegaciones deseen contratar más servicios para las oficinas, podrán realizarlo directamente con los proveedores del servicio ubicados en la Arena Monterrey.
Área de Servicios Generales
Con el propósito de atender todas las necesidades logísticas de los participantes en la Cumbre, se instalará un área de prestación de servicios que contará con casa de cambio, oficina postal y mensajería, agencia de viajes, arrendadora de autos, cajero automático, venta y renta de telefonía celular, telefonía fija, venta de “souvenirs”, y centro de información para los participantes.
Módulo de Información
Con el propósito de atender exclusivamente a los asistentes a la Cumbre Extraordinaria de las Américas, proporcionándoles asistencia general e información detallada del evento, se establecerán módulos especializados de información referente a los servicios que se proporcionarán, horarios de reuniones, transporte y atención general. Estos módulos estarán ubicados en el Centro de Acreditación y en el Área de Servicios de la Arena Monterrey.
De igual forma, en los Hoteles oficiales y recomendados, se podrá consultar información general con los “concierges” y en la recepción de los mismos.
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Centros de consumo de alimentos
Se dará servicio continuo de alimentos y bebidas tanto en centros de comida rápida como en restaurantes. Los alimentos han sido seleccionados para satisfacer las necesidades de los participantes de la Cumbre, ofreciendo una amplia variedad de productos a precios razonables.
Cajeros automáticos
El servicio de cajero automático estará disponible las 24 horas y se podrán realizar operaciones de disposición de efectivo, consulta de saldos e impresión de movimientos y estados de cuenta. Las tarjetas aceptadas son:
- RED de todos los bancos - MasterCard/ Cirrus- Visa/ Plus/ Electron
Casa de Cambio
Se ofrecerá el servicio de compra y venta de divisas, cheques de viajero en divisa extranjera, (dólar americano, dólar canadiense y euro) así como compra-venta de transferencias.
Para las operaciones de compra y venta de divisas iguales o mayores a $10,000 USD o su equivalente en Moneda Nacional, se deberá contar con documentación específica del cliente como: identificación oficial, pasaporte y comprobante de domicilio o forma migratoria.
Servicio Postal y Mensajería
Se instalará el servicio de mensajería nacional e internacional para realizar envíos de documentos y paquetería; así como venta de estampillas postales y buzón postal con cargo al cliente.
Agencia de viajes
Se contará con una Agencia de Viajes que cuenta con los procedimientos necesarios para cambios o consultas en general.
Se manejará el sistema SABRE con el cual se podrá realizar todo lo concerniente a boletos de avión. Ofrecerá tours representativos en la ciudad y en la periferia.
Arrendadora de autos
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Este módulo ofrecerá el servicio de alquiler de automóviles de diferentes características.
Venta y Renta de Telefonía Celular
Se brindará durante el evento los servicios de renta y venta de equipo celular, así como venta de tarjetas de prepago.
Telefonía Fija
Los participantes podrán contratar líneas telefónicas, accesos a Internet de banda corta o ancha, aparatos telefónicos, tarjetas de prepago, así como la renta o venta de tarjetas para Internet móvil.
3. Facilidades de ingreso al país
Todos los delegados y participantes a la Cumbre Extraordinaria de las Américas deberán contar con pasaporte válido y con la documentación migratoria correspondiente para internarse a México.
Por lo que respecta a los delegados y participantes oficiales (las disposiciones para los representantes de los medios de comunicación y de organismos no gubernamentales son diferentes) no necesitarán contar con la visa estampada en el pasaporte. Sin embargo, deberán realizar los trámites necesarios con la debida antelación ante las misiones diplomáticas o representaciones consulares de México.
El directorio de estas misiones diplomáticas o representaciones consulares podrá consultarse en la página de Internet del Comité Organizador Mexicano. Las misiones diplomáticas y representaciones consulares de México ya han recibido instrucciones para documentar a los extranjeros de diversas nacionalidades observando, para el caso de los participantes oficiales, los siguientes lineamientos:
1. Deberá mediar una nota emitida por el gobierno que corresponda, en donde conste la solicitud y la relación del personal extranjero a documentar, que participará en la Cumbre Extraordinaria de las Américas.
2. A los delegados y participantes en la Cumbre se les otorgará la calidad migratoria de “visitante distinguido”.
3. La documentación migratoria, que será gratuita, tendrá una duración de 20 días con entradas y salidas múltiples durante la temporalidad concedida.
4. Facilidades en el aeropuerto
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a) Recibimiento y despedida de los Jefes de Estado y/o de Gobierno
Todos los Jefes de Estado y/o de Gobierno de los países miembros de la OEA, participantes en la Cumbre Extraordinaria de las Américas serán recibidos en el Aeropuerto Internacional Mariano Escobedo de la ciudad de Monterrey.
Para coordinar los recibimientos y salidas, aquellas delegaciones que aún no lo hayan hecho deberán informar a la brevedad a la Coordinación de Protocolo y Dignatarios del Comité Organizador Mexicano (COM) los itinerarios de vuelo correspondientes, incluyendo la información sobre el uso de aeronaves especiales o el arribo en vuelos comerciales, así como el número de personas que acompañan al Jefe de Estado y/o de Gobierno. Estas comunicaciones deberán dirigirse a:
Emb. Lorenzo VignalCoordinador de Protocolo y Dignatarios
[email protected] +52 (55) 54-88-28-58
b) Aeronaves especiales
Las delegaciones serán responsables de realizar los arreglos y cubrir los costos relacionados con el uso de aeronaves especiales de sus Jefes de Estado y/o de Gobierno, tales como servicios de apoyo en tierra, comisariato y combustible, entre otros.
Aquellas delegaciones que aún no lo han hecho, deberán tramitar a la brevedad los permisos para el sobrevuelo y aterrizaje de las aeronaves, a través de los canales diplomáticos correspondientes con la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE), e informar a la Coordinación de Protocolo y Dignatarios del Comité Organizador sobre los mismos.
Las aeronaves pernoctarán en el Aeropuerto Internacional Mariano Escobedo o en el aeropuerto del norte, dependiendo de las características de dichas aeronaves y la fecha en que confirmen los horarios de arribo y salida. Aquellas delegaciones que aún no han tramitado sus permisos de sobrevuelo, deberán realizarlo a la brevedad para poderles confirmar el lugar de pernocta de sus aeronaves.
La despedida de los Jefes de Estado y/o de Gobierno será desde el aeropuerto del norte, en caso de que sus aeronaves se encuentren pernoctando en dicho lugar. El resto, será desde el aeropuerto Mariano Escobedo.
c) Comitivas de recepción y despedida
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Las facilidades para el acceso de las comitivas de recepción y despedida deberán solicitarse a la coordinación de protocolo y dignatarios del comité organizador, quien en coordinación con las autoridades del propio aeropuerto y la coordinación de seguridad, facilitarán el acceso.
Las comitivas de recepción y despedida para Jefes de Estado y/o de Gobierno se compondrán de un máximo de seis personas, incluyendo al jefe de misión acreditado ante el gobierno mexicano.
Además de las comitivas de recepción y despedida arriba señaladas, participará un funcionario del gobierno mexicano de nivel federal o estatal.
5. Acreditación
Cada persona que participe en el evento deberá portar una acreditación (gafete) personalizada, la cual será intransferible. Dicha acreditación deberá ser portada en todo momento en un lugar visible.
Existen dos formas de registro al evento:
Registro en línea Registro en sitio
Con el fin de acelerar el proceso de acreditación se ha desarrollado una aplicación Web para el registro en línea de los delegados. Este registro se ha realizado a través del Coordinador de Delegación (CD). Para aquellas personas que no hayan hecho su registro en línea, o bien tengan errores u omisiones en su información, existirá un Centro de Acreditación donde podrán realizar su registro.
a) Centro de Acreditación
El Centro de Acreditación estará ubicado en el ala Noroeste de la Arena Monterrey, localizada en:
PARQUE FUNDIDORAAv. Madero No. 2550, Col. Obrera
Monterrey N.L. México
Estará abierto partir del día 6 al 13 de enero de 2004, con un horario de atención de 08:00 a 19:00 hrs.
b) Registro en línea
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El proceso de registro en línea es una herramienta que se utiliza únicamente para el registro de los delegados y no otorga facultades especiales a los inscritos por dicho medio.
El Comité Organizador Mexicano (COM) ha informado al CD de cada delegación la dirección electrónica, clave de usuario y contraseña necesarios para registrar en línea a los participantes de su delegación.
Se recomienda a los CD que al realizar el registro en línea de los delegados adjunten la fotografía digitalizada en formato JPG y con un peso menor a 50KB (en donde únicamente se enmarque el rostro) de la persona a la cual corresponda el registro.
Los gafetes de los participantes que fueron previamente registrados en línea y que cuenten con fotografía, serán entregados únicamente al CD en el Centro de Acreditación. Esta entrega se realizará en una sola exhibición donde el CD deberá firmar como responsable por cada una de las acreditaciones que reciba.
c) Proceso de entrega de gafetes
El CD deberá acudir al Centro de Acreditación e identificarse plenamente ante el personal del COM, pudiendo presentar su pasaporte vigente o una identificación oficial.
El COM entregará las acreditaciones impresas al CD y los paquetes informativos para los delegados acreditados. (Se recomienda llevar un vehículo para la transportación del material).
El CD firmará de conformidad en cada uno de los registros de las acreditaciones que recibe.
Es responsabilidad del CD entregar las acreditaciones y los paquetes informativos a los delegados.
d) Proceso de registro de delegados en sitio y/o actualización o modificación de información registrada en línea
El CD deberá presentarse en el Centro de Acreditación con aquellos delegados que deseen acreditarse en sitio, o bien, aquellos cuya información esté errónea o incompleta.
El delegado deberá llenar el formato de registro correspondiente.
El CD deberá firmar el formato de registro, autorizando la acreditación del delegado.
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El delegado pasará al área de captura y toma de fotografía, identificándose con su pasaporte o una identificación oficial.
El personal del Centro de Acreditación entregará el gafete impreso al delegado.
Cualquier duda relativa al registro de delegados favor de remitir la comunicación a la siguiente dirección:
d) Acreditación de vehículos
Debido a que el acceso de los vehículos a las áreas donde se desarrollarán los actos protocolarios estará sujeto a restricciones de seguridad, todos los vehículos de las delegaciones que sean utilizados en las actividades relacionadas con la Cumbre Extraordinaria de las Américas, deberán estar debidamente acreditados ante la coordinación de seguridad del COM.
El Coordinador de Delegación es la persona responsable de realizar este trámite en el Centro de Acreditación.
Estos vehículos solo tendrán acceso al estacionamiento de Arena Monterrey.
6. Hospedaje
La reservación de habitaciones para la Cumbre Extraordinaria de las Américas tendrá que hacerse directamente con los hoteles participantes a través del apartado de hospedaje de la página de internet del Comité Organizador Mexicano (COM):
www.comormex.org/ceamexico
Este proceso tiene como única finalidad garantizar la seguridad de los asistentes y el alojamiento de los mismos durante la Cumbre. Cabe mencionar que el Comité Organizador no tiene injerencia en las políticas de cada uno de los hoteles participantes, por lo que los asistentes al evento tendrán que negociar los términos y condiciones más adecuadas a sus necesidades.
El Comité Organizador Mexicano ha creado la siguiente cuenta de correo electrónico para atender a los asistentes en caso de tener alguna duda referente a hospedaje:
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a) Hoteles oficiales y recomendados
Los hoteles que alojarán a los participantes de la Cumbre Extraordinaria de las Américas se clasifican en dos grupos:
1. Hoteles OficialesEste grupo está conformado por ocho hoteles que fueron seleccionados para alojar a los Jefes de Estado y/o de Gobierno de los países miembros de la OEA que asistirán a la Cumbre, así como organismos internacionales que participan de manera activa durante este evento.
2. Hoteles Recomendados
Se tienen 41 hoteles recomendados que estarán ofreciendo habitaciones para los demás asistentes al evento con tarifas máximas para habitaciones estándar en base a la siguiente clasificación:
Categoría Tarifa *Habitación estándar
5 Estrellas 99.45 USD.
4 Estrellas 87.75 USD
3 Estrellas 52.65 USD* Tarifa por habitación sencilla o doble por noche No incluye propinas a botones y camaristas
Es importante mencionar que el hospedaje y todos los gastos incidentales (alimentos y bebidas, lavandería, llamadas telefónicas, uso del Centro de Negocios, etc.) deberán ser cubiertos por cada participante.
b) Directorio de hoteles
HOTELES OFICIALESCrowne Plaza Monterrey5 EstrellasDirección: Av. Constitución No. 300 OteTeléfono: +52 (818) 319-60-00
DoubleTree Hotel Rio5 EstrellasDirección: Padre Mier No. 194 y GaribaldiTeléfono: +52 (818) 625-40-00
Fiesta Americana Centro5 EstrellasDirección: Corregidora No. 519 Ote. Zona CentroTeléfono: +52 (818) 319-09-00
Holiday Inn Parque Fundidora5 EstrellasDirección: Retorno Fundidora No. 100Teléfono: +52 (818) 369-60-00
Presidente Intercontinental Quinta Real Monterrey
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Gran TurismoDirección: Av. Vasconcelos No. 300 OteTeléfono: +52 (818) 368-60-00
Categoría EspecialDirección: Diego Rivera No. 500. Fracc Valle OrienteTeléfono: +52 (818) 368-10-00
Radisson Plaza Gran Hotel Ancira5 EstrellasDirección: Av. Ocampo No. 443 OteTeléfono: +52 (818) 150-70-00
Sheraton Ambassador Hotel & TowersGran TurismoDirección: Av. Hidalgo No. 310 OteTeléfono: +52 (818) 380-70-00
HOTELES RECOMENDADOSAntarisuite Cintermex5 EstrellasDirección: Av. Fundidora No. 500Teléfono: +52 (818) 318-04-44
Antarisuite Galerías5 EstrellasDirección: Av. Constitución 1707 Pte.Teléfono: +52 (818) 130-18-18
Antarisuite Valle5 EstrellasDirección: Río Danubio No. 400 OteTeléfono: +52 (818) 378-00-66
Best Western Centro4 EstrellasDirección: Av. Juárez 359 Nte Teléfono: +52 (818) 344-24-64
Best Western Plaza4 EstrellasDirección: Av. Madero 250 OteTeléfono: +52 (818) 375-77-00
Best Western Valle Real4 EstrellasDirección: Blvd. Antonio L. Rodríguez No. 3062Teléfono: +52 (818) 173-80-00
Bahía Escondida5 EstrellasDirección: Faldas del Cerro de la Ermita s/nTeléfono: +52 (818) 359-74-00
Chipinque5 EstrellasDirección: Meseta de Chipinique No. 1000 Garza GarcíaTeléfono: +52 (818) 378-11-00
Colonial3 EstrellasDirección: Av. Hidalgo No. 475 OteTeléfono: +52 (818) 380-68-00
Days Inn Alameda4 EstrellasDirección: Pino Suárez No. 343 Sur. CentroTeléfono: +52 (818) 150-71-00
Days Inn Patricia3 EstrellasDirección: Av. Madero No. 123 OteTeléfono: +52 (818) 125-43-00
Days Inn Zaragoza3 EstrellasDirección: Av. Zaragoza No. 769 NteTeléfono: +52 (818) 125-49-00
El Gran Paso Inn3 EstrellasDirección: Zaragoza 130 NteTeléfono: +52 (818) 340-06-90
Fastos4 EstrellasDirección: Av. Colón No. 956 Pte. Esq. con Villagran
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Teléfono: +52 (818) 372-32-50Favorita Inn3 EstrellasDirección: Av. Madero 309 PteTeléfono: +52 (818) 372-40-50
Fiesta Inn Monterrey Centro4 EstrellasDirección: Av. Pino Suárez No. 1001 esq. OcampoTeléfono: +52 (818) 150-22-00
Fiesta Inn Monterrey La Fe4 EstrellasDirección: Carr. Miguel Alemán 105Teléfono: +52 (818) 319-75-00
Fiesta Inn Monterrey Norte4 EstrellasDirección: Av. Fidel Velásquez 3000Teléfono: +52 (818) 389-89-89
Fiesta Inn Monterrey Valle4 EstrellasDirección: Av. Lázaro Cárdenas No. 327 Ote.Teléfono: +52 (818) 399-15-00
Fiesta Versalles3 EstrellasDirección: Juan. I. Ramón No. 360 PteTeléfono: +52 (818) 340-22-81
Four Points Sheraton Galerías Monterrey5 EstrellasDirección: Av. Insurgentes No. 3961 Col. Vista HermosaTeléfono: +52 (818) 389-16-00
Golden Inn & Suites5 EstrellasDirección: Av. San Francisco No. 330Teléfono: +52 (818) 346-33-44
Hacienda Cola de Caballo5 EstrellasDirección: Carr. A Cola de Caballo Km 6, La CieneguillaTeléfono: +52 (827) 285-06-60
Hampton Inn Monterrey Galerías Obispado4 EstrellasDirección: Av. Gonzalitos Sur No. 415Teléfono: +52 (818) 625-24-50
Hilton Garden Inn Monterrey4 EstrellasDirección: Blvd. Antonio L. Rodríguez No. 1880 PteTeléfono: +52 (818) 122-80-00
Holiday Inn Express Colón4 EstrellasDirección: Av. Colón No. 1768 Pte. Zona CentroTeléfono: +52 (818) 125-46-00
Holiday Inn Express Galerías San Jerónimo4 EstrellasDirección: Av. San Jerónimo No. 1082 Col. San JerónimoTeléfono: +52 (818) 389-60-00
Holiday Inn Express Monterrey La Fe4 EstrellasDirección: Carr. Miguel Alemán 238 esq. Olimpia Col. Nueva Linda Vista, Guadalupe, N.L.Teléfono: +52 (818) 331-10-00
Holiday Inn Express Tecnológico Monterrey4 EstrellasDirección: Av. Eugenio Garza Sada No. 3680 Sur. Col. Villa los Pinos
Howard Johnson Macroplaza5 EstrellasDirección: Morelos No. 574 OteTeléfono: +52 (818) 380-60-30
Ibis Valle3 Estrellas
Jollet4 Estrellas
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Dirección: Av. Lázaro Cárdenas No. 3000Teléfono: +52 (818) 133-81-35
Dirección: Padre Mier No. 201 PteTeléfono: +52 (818) 340-55-00
Novotel Monterrey Valle4 EstrellasDirección: Av. Lázaro Cárdenas No. 3000Teléfono: +52 (818) 133-81-35
Plaza de Oro5 EstrellasDirección: Av. Hidalgo No. 461Teléfono: +52 (818) 345-11-44
Plaza del Arco3 EstrellasDirección: José María Pino Suárez No. 935 NteTeléfono: +52 (818) 372-40-50
Plaza Las Américas3 EstrellasDirección: Zaragoza No. 215Teléfono: +52 (818) 345-14-93
Royalty4 EstrellasDirección: Av. Hidalgo No. 402 Ote. Esq. con Emilio CarranzaTeléfono: +52 (818) 840-28-00
Safi Royal Luxury5 EstrellasDirección: Pino Suárez No. 444 SurTeléfono: +52 (818) 399-70-00
San Pedro Suites5 EstrellasDirección: Calz. San Pedro No. 103. Colonia del ValleTeléfono: +52 (818) 173-10-00
Santa Rosa Suites5 EstrellasDirección: Escobedo No. 930 SurTeléfono: +52 (818) 342-42-00
Son Mar5 EstrellasDirección: Alfonso Reyes No. 1211 NteTeléfono: +52 (818) 125-13-00
c) Habitaciones
El Gobierno Mexicano otorgará una suite en cortesía para cada Jefe de Estado y/o de Gobierno hasta por 3 noches. Para el Ministro de Relaciones Exteriores se otorgarán hasta 5 noches en cortesía en habitación de lujo. En el caso de los Organismos Internacionales invitados a participar en la Cumbre, se les otorgará una habitación en cortesía hasta por 3 noches.
La reservación de estas habitaciones estará a cargo del Comité Organizador Mexicano en base al itinerario que reciba la Coordinación de Protocolo y Dignatarios.
Una vez realizada la reservación, el Comité Organizador Mexicano le entregará al Coordinador de Delegación la clave de confirmación de estas habitaciones.
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d) Asignación de Hoteles
HOTEL DELEGACIÓN
Crowne Plaza
BahamasBarbados
BeliceEl Salvador
GuyanaNicaraguaVenezuela
Fiesta Americana Centro
GuatemalaHondurasEcuadorJamaicaUruguay
Presidente Intercontinental
Estados UnidosColombiaParaguay
Santa LucíaSurinam
Quinta Real
ArgentinaBrasilChile
Costa RicaMéxicoPanamá
República DominicanaPerú
Radisson Plaza Gran Hotel Ancira
CanadaAntigua y Barbuda
BoliviaDominicaGranada
San Kitts y NevisSn. Vicente y las Granadinas
Sheraton AmbassadorHaití
Trinidad y Tobago
e) Proceso de Check In / Check Out
En la mayoría de los hoteles, el registro (check in) es a las 15:00 hrs. y la salida (check out) es a las 12:00 hrs. Si algún huésped requiere utilizar por más
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tiempo la habitación, deberá solicitarlo directamente en la recepción del hotel, cuya respuesta dependerá de la disponibilidad del mismo y de acuerdo a las políticas de cada hotel.
7. Transporte
El Comité Organizador Mexicano (COM) proporcionará a los Jefes de Estado y/o de Gobierno, Primera Dama, Ministro de Relaciones Exteriores y Organismos Internacionales (OEA, BM, CEPAL, IICA, OPS, BCIE, BID, CAF, BCD), un vehículo oficial por un máximo de 5 días en base a su itinerario remitido a la Coordinación de Protocolo y Dignatarios.
Los delegados, prensa y sociedad civil acreditados al evento, podrán utilizar los circuitos de transporte gratuito que recorrerán los trayectos desde los hoteles oficiales a la Arena Monterrey.
El servicio gratuito de transporte con autobuses para los participantes funcionará del 10 al 14 de enero, de las 7 a las 23 horas.
8. Acceso a reuniones
El acceso a los lugares sede de los actos programados en el marco de la Cumbre Extraordinaria de las Américas, estará sujeto a restricciones de seguridad, al igual que en los hoteles destinados al alojamiento de las diferentes delegaciones.
Dentro de los mecanismos de control, el Comité Organizador Mexicano (COM) llevará un registro que permita la acreditación y expedición de distintivos e identificaciones para todas aquellas personas que participen en la Cumbre.
En base a lo anterior, todas las delegaciones participantes deberán acreditar a sus funcionarios de acuerdo a los lineamientos establecidos en el proceso de acreditación.Es importante mencionar que para poder accesar a los eventos o reuniones, es indispensable portar el gafete de acreditación y pase o invitación correspondiente.
CUADRO DE ACCESOS POR REUNIÓN
Fecha Reunión / Evento Sede Participantes
Inauguración de la Cumbre Extraordinaria de las Américas
CinetecaCentro de las Artes Parque Fundidora
Delegación: - Jefe de Estado y/o de Gobierno más 4 pases- Primera Dama más 1 pase
Organismo Internacional: 4 pases
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12 de enero
I Sesión de Trabajo
PinacotecaCentro de las Artes Parque Fundidora
Delegación: Jefe de Estado y/o de Gobierno más 5 pases
Organismo Internacional: 4 pases
Sala de espera Delegación: 2 pasesOrganismo Internacional: 2 pases
Cena Oficial Patio CentralPalacio de Gobierno
Delegación: - Jefe de Estado y/o de Gobierno más 4 invitaciones- Primera Dama más 1 invitación
Organismo Internacional: 2 invitaciones
Fecha Reunión / Evento Sede Participantes
13 de enero
II Sesión de Trabajo
PinacotecaCentro de las Artes Parque Fundidora
Delegación: Jefe de Estado y/o de Gobierno más 5 pases
Organismo Internacional: 4 pases
Sala de esperaDelegación: 2 pasesOrganismo Internacional: 2 pases
III Sesión de Trabajo
PinacotecaCentro de las Artes Parque Fundidora
Delegación: Jefe de Estado y/o de Gobierno más 5 pases
Organismo Internacional: 4 pases
Sala de esperaDelegación: 2 pasesOrganismo Internacional: 2 pases
Clausura de la Cumbre Extraordinaria de las Américas
PinacotecaCentro de las Artes Parque Fundidora
Delegación: Jefe de Estado y/o de Gobierno más 5 pases
Organismo internacional más 4 pases
Almuerzo ofrecido por el Canciller de México y el Gobernador del Estado de Nuevo León
Parque Fundidora
Delegación: 4 invitacionesOrganismos Internacionales: 3 invitaciones
Los circuitos de autobuses de los hoteles oficiales arribarán al estacionamiento de Arena Monterrey.
Los delegados con pase de acceso a las reuniones tendrán que abordar un vehículo que los trasladará al estacionamiento del Centro de las Artes.
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Los vehículos oficiales de Ministros y Primeras Damas tendrá acceso al estacionamiento del Centro de las Artes.
9. Protocolo para la Cumbre
En las reuniones oficiales de la Cumbre, se utilizará el orden alfabético en español para asignar los lugares de los países miembros, con la excepción de la troika. Tendrán precedencia los jefes de Estado, seguidos por jefes de gobierno y si los hubiere, representantes de los jefes de Estado.
Para la secuencia en las llegadas de los Jefes de Estado y/o de Gobierno a todos los eventos contemplados en el Programa Oficial, se buscará que los arribos sean efectuados de acuerdo al protocolo (en orden alfabético en español) siempre y cuando las actividades de los propios Jefes de Estado y/o de Gobierno lo permitan.
El orden de precedencia no aplicará para las llegadas y salidas de avión desde Monterrey, o para las actividades de Ministros.
A fin de facilitar el acceso de los Jefes de Estado y/o de Gobierno a las distintas actividades, no habrá posibilidad de realizar discursos durante los arribos a los eventos de la Cumbre.
a. Llegadas a los Eventos Oficiales
Los jefes de Estado y/o de gobierno serán transportados a los lugares de los eventos. En el caso de la ceremonia de inauguración, serán saludados por el Presidente de México, Lic. Vicente Fox Quesada y su esposa, Sra. Marta Sahagún de Fox.
b. Salidas de los Eventos Oficiales
Se buscará que las salidas sean efectuadas de acuerdo al protocolo (en orden alfabético en español) siempre y cuando las actividades de los propios Jefes de Estado y/o de Gobierno lo permitan.
c. Código de vestir
El código de vestir para los caballeros será el traje de calle (business suit), tanto para las recepciones oficiales como para las reuniones de trabajo. Para las damas, será el traje sastre.
10. Facilidades para la Cumbre
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a) Interpretación
Para las reuniones de trabajo de los Jefes de Estado y/o de Gobierno del Programa Oficial de la Cumbre, se contará con interpretación simultánea en los idiomas oficiales de la OEA (Español, Inglés, Portugués y Francés)
b) Área de espera para ingreso de delegados a la Sesión Plenaria
Se otorgarán dos pases transferibles a cada delegación para el salón de espera de los delegados susceptibles a ingresar al salón plenario, el cuál estará habilitado en:
Sala 2, Segundo NivelCineteca, Centro de las Artes
Parque Fundidora
11. Telecomunicaciones
El proveedor de telefonía ofrecerá varios servicios para cubrir las necesidades de los participantes, incluyendo servicios de comunicación, acceso a Internet y soluciones integrales.
Productos y servicios
a) Líneas directas comerciales
Tres tipos de líneas directas comerciales estarán disponibles para las Delegaciones:
1. Línea directa comercial con cargo a Cuenta Maestra
Para los clientes con facturación recurrente mensual con la Compañía de Teléfonos de México (TELMEX), los gastos de contratación, renta, servicio medido y larga distancia por los servicios contratados durante este evento se cobrarán a través de la factura mensual. Las tarifas de larga distancia son de acuerdo al plan de descuento que tengan contratado.
2. Línea directa comercial con cargo a tarjeta de crédito
Para clientes que no tienen facturación mensual con Telmex, incluye:
Línea comercialCableado interiorRenta del servicio durante el evento
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Aparato telefónico
Precio * $2,906.05 pesos, incluye impuestos
Nota: Las llamadas de larga distancia, así como de servicio medido, se cobrarán de acuerdo al consumo y con cargo a la tarjeta de crédito.
3. Línea directa comercial pública
Tarjeta MULTIFON y LADATEL
Son tarjetas de prepago con las que se puede hacer llamadas locales y de larga distancia en México y a cualquier parte del mundo desde cualquier teléfono público.
Estas tarjetas se podrán adquirir en el área de servicios que estará ubicada en la Planta Baja de la Arena Monterrey.
b) Internet dial up (Prodigy Internet)
Es un servicio de acceso a Internet a través de la línea directa comercial, por medio de un código personal asignado al momento de su contratación.
Precio * $217.35 pesos, por cuenta; incluye impuestos.
c) Internet ADSL (Prodigy Infinitum)
Prodigy Infinitum es un servicio de acceso a Internet que provee una conexión directa y permanente de alta velocidad. Utiliza como medio de acceso la línea telefónica. Mantiene la comunicación de voz y acceso a Internet al mismo tiempo, sin que una conversación telefónica modifique la velocidad de acceso. Está basado en la tecnología ADSL (Asymetric Digital Suscriber Line) que convierte la línea telefónica convencional en un canal de acceso de banda ancha, permitiendo el uso de servicios de voz y datos simultáneamente.
Solamente estará disponible para su comercialización el Infinitum de 2 Mbps.
Prodigy Infinitum
Computadoras en red al
mismo tiempo
Habilitación (pago único)
Renta durante el evento IP
dinámica
Renta durante el evento IP Fija
o estática2000 47 $ 3,449 pesos $ 5,174 pesos $ 6,324 pesos
*Precio incluye impuesto
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*Precio: Si se requiere ruteador, los cargos de habilitación son de $5,173.85 pesos y la renta varía dependiendo de si la IP es estática o dinámica. A estos precios se debe sumar el precio de la línea comercial antes mencionada.
Para contratar este servicio el cliente deberá tener una línea directa comercial.
Este servicio ofrece:
Conexión permanente a Internet sin necesidad de marcar. No genera cobro por conexión a Internet, únicamente por llamada de voz.
Navega y habla simultáneamente en la línea telefónica sin alterar la calidad de la voz o variar la velocidad de navegación.
Con un solo acceso se puede tener una conexión directa a una computadora o a una red de área local (varias computadoras simultáneamente).
d) Internet directo empresarial
El servicio Internet directo empresarial ofrece un acceso directo y dedicado a la Red Mundial de la Información. La conexión se realiza desde el sitio que el cliente define para recibir el servicio de Internet directo empresarial y hasta el punto de presencia de la red de acceso a Internet más cercano dentro de la ciudad.
Las capacidades de acuerdo al ancho de banda, son: 64 Kbps, 128 Kbps, 192 Kbps, 256 Kbps, 384 Kbps, 512 Kbps, 768 Kbps, 1024 Kbps, 2048 Kbps, 34 Mbps (E3) y 155 Mbps (STM1).
Este servicio ofrece:
Acceso seguro y confiable a Internet. Enlace. Puerto de acceso. Servicio Internet de transmisión. Paquete con 14 direcciones IP fijas. Asesoría técnica en equipos por el proveedor.
KBPS Contratación Renta evento Total
64 $ 14,844 $ 4,723 $ 19,567128 $ 22,266 $ 8,608 $ 30,874192 $ 29,688 $ 11,291 $ 40,979256 $ 37,111 $ 13,698 $ 50,808384 $ 44,533 $ 17,824 $ 62,356
21
512 $ 51,955 $ 21,214 $ 73,169768 $ 59,377 $ 27,919 $ 87,295
1,024 $ 66,799 $ 34,484 $ 101,283*Precio en pesos, incluye impuesto
e) Enlaces digitales
Los enlaces digitales permiten enlazar sitios del mismo cliente, por medio de un acceso digital y pueden utilizarse para la transmisión de voz, datos y video.
Los enlaces digitales se clasifican en:
Enlace digital NX64 Kbps Enlace digital 2 Mbps Enlace digital de banda ancha
64 Kbps 128 Kbps192 Kbps 256 Kbps384 Kbps 512 Kbps768 Kbps 1,024 Kbps
2 Mbps punto a punto2 Mbps punto-multipunto
34 Mbps155 Mbps622 Mbps
*Precio: Para los enlaces nacionales, el precio dependerá de la distancia en kilómetros. En el caso de los enlaces internacionales, el precio dependerá del o los proveedores telefónicos extranjeros (carrier) que terminen el enlace. Si se requiere este tipo de servicio, se cotizará según sea el caso.
f) Video conferencia conmutada (ISDN)
Es un servicio para videoconferencia que trabaja en la plataforma tecnológica de ISDN (Red Digital de Servicios Integrados).
Se proporciona mediante la instalación de una línea digital que utiliza como medio de transmisión el denominado Acceso Básico o Acceso BRI de la Red Digital de Servicios Integrados (ISDN).
El acceso básico (BRI) está compuesto por tres canales de comunicación: 2 canales B (64 Kbps) para transporte de voz, datos o video y 1 canal D para la señalización de la llamada.
Este servicio ofrece:
Capacidad para establecer conexión telefónica hacia dos sitios remotos de manera simultanea sobre una sola línea digital conmutada.
Transmisión aplicaciones en Audio de Alta Calidad a 3.1 Khz e imágenes a 64 Kbps.
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Acceso a dos conversaciones o servicios de manera simultánea sobre una misma línea al utilizar sus dos canales “B” de 64 Kbps de manera independiente.
Videoconferencia a 128 Kbps.
Nota: El servicio no incluye equipo de videoconferencia y sólo funciona con protocolo europeo.
*Precio: $5,747.70 pesos por cada acceso BRI de 128 kbps. Para contratar cualquiera de los servicios mencionados anteriormente, favor de contactar a:
Javier BarredaTel: (52) (81) 8363-8500
(52) (81) 8080-9150E-mail: [email protected]
NOTA: Los acuerdos comerciales entre cualquier proveedor de telefonía y las delegaciones son responsabilidad directa entre ambas partes.
g) Telefonía móvil
Durante la Cumbre Extraordinaria de las Américas, se ofrecerán los servicios de renta y venta de equipo, así como venta de tiempo aire con sistema de prepago.
Para la compra de tiempo aire en el sistema prepago, la empresa de Telefonía Celular (TELCEL) ofrece dos opciones para su adquisición:
Tarjetas de prepago.
Existen distintas denominaciones de las tarjetas de prepago: $100, $200 y $500 pesos mexicanos.
Costo de tarjeta(pesos
mexicanos)Promoción
(válida hasta nuevo aviso)Tiempo
aire(minutos)
Precio por minuto(pesos mexicanos)
100 25 4.00
200 Se abonan $40 pesos más
72 3.34
500 Se abonan $300 pesos 321 2.50
Compra en cajeros automáticos.
La compra de tiempo aire puede realizarse en cajeros automáticos a cualquier hora del día, los 365 días del año y el cargo de tiempo aire es automático al
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teléfono y con cargo a la tarjeta de crédito o débito por $100, $200 o $500 pesos mexicanos.
Los bancos en los que se puede comprar tiempo aire para teléfono móvil son los siguientes: Bancrecer, Bancomer, BITAL, Inbursa, Banamex, Banorte y Scotiabank.
Para la utilización de equipo GSM en México deben considerarse las siguientes especificaciones:
Debe existir convenio de roaming internacional entre Telcel y su operador.
La banda en la que opera Telcel es de 1900 Mhz., por lo que el equipo deberá tener este tipo de banda o bien ser un teléfono tribanda. Dependiendo de cada equipo, la banda se cambia manual o automáticamente, por lo que se recomienda consultar con su compañía celular local el proceso de cambio de banda al ingresar a México.
Los teléfonos que se tengan activados fuera de México con sistema de prepago no funcionan con el servicio de roaming internacional, es necesario tener contratado un plan de renta (post-pago) con su compañía de telefonía celular local.
Durante la Cumbre, se tendrán a la venta tarjetas sims (chips) para teléfonos propios, así como un modelo de teléfono en especial para quienes no requieran del chip y sólo necesiten el aparato compatible con la banda de Telcel.
En caso de tener algún problema o consulta respecto a la telefonía móvil con roaming internacional, se pone a disposición de los usuarios el siguiente número:
01800 147 64 76.
(Este número sólo opera en México)
12. Oficiales de enlace
Como apoyo al desarrollo de las actividades de la Cumbre, el Comité Organizador Mexicano (COM) asignará a una persona con el fin de facilitar la comunicación entre la delegación participante y el gobierno anfitrión, a través del COM.
El vínculo directo entre el Oficial de Enlace y la delegación asignada será a través del Coordinador de Delegación. Este último es el funcionario que nombraron las delegaciones de los países participantes para ser el canal oficial de comunicación entre la delegación y el COM.
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Debido a la importancia de la reunión, se asignará tres Oficiales de Enlace por delegación, de acuerdo al siguiente esquema:
1 Oficial de Enlace para Delegación 1 Oficial de Enlace para Jefe de Estado o de Gobierno 1 Oficial de Enlace para la Primera Dama
El COM reclutará, capacitará y asignará a 102 Oficiales de Enlace.
a) Descripción de Funciones.
Apoyar a las delegaciones participantes en la reunión, principalmente en aspectos logísticos y de organización.
Proporcionar a las delegaciones la información relativa a las reuniones, sedes, hoteles, horarios, ajustes de tiempo, transporte, itinerarios de vuelos, aspectos de seguridad, proceso de acreditación, eventos sociales y culturales, entre otros.
Facilitar y apoyar la comunicación entre la delegación y el COM.
Fungir como canal de enlace y vínculo entre la delegación y el COM.
Proporcionar información turística y cultural de la ciudad de Monterrey y de México.
b) Inicio y horario de actividades.
El nombre del Oficial de Enlace asignado a la Delegación, al Jefe de Estado y/o de Gobierno y Acompañante se dará a conocer a través del Coordinador de Delegación, el día 5 de enero.
Los Oficiales de Enlace estarán a disposición de la delegación asignada a partir del día 9 y hasta el día 14 de enero.
c) Operación y Control.
A fin de garantizar la mejor comunicación entre los Oficiales de Enlace, las delegaciones y el COM, se instalará un Centro de Control y Operación en Arena Monterrey el cual iniciará sus operaciones el día jueves 8 de enero y concluirá el día miércoles 14 de enero, en un horario de 8:00 a 21:00 hrs.
El COM establecerá el uso de teléfonos celulares como medio de comunicación con los Oficiales de Enlace para recibir llamadas únicamente.
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Para cualquier información o duda respecto del funcionamiento de los Oficiales de Enlace, favor de ponerse en contacto con:
Lic. Carmen Pérez de las Heras PrattGerente de Oficiales de Enlace
01 55 54 07 59 73 (celular)
13. Sociedad Civil
a) Programa de Actividades
El pasado 13 de diciembre, en reunión celebrada en la ciudad de Washington, D.C., los delegados integrantes del Grupo de Revisión e Implementación de Cumbres (GRIC), definieron el mecanismo de participación de la sociedad civil en el marco de la Cumbre Extraordinaria de las Américas. Durante la Cumbre Extraordinaria se hará un reconocimiento por la participación constructiva de la sociedad civil durante el proceso de consultas.
Por esta razón el Gobierno de México, la Secretaría de Cumbres de las Américas de la OEA, en conjunto con la Universidad de Tulane, la Corporación Participa, Alianza Cívica, la Red Interamericana para la Democracia, la Coordinadora Regional de Investigaciones Económicas y Sociales (CRIES), Compañeros de las Américas, la Fundación Canadiense para las Américas (FOCAL), y la Asociación Latinoamericana de Organizaciones de Promoción (ALOP), extendieron la invitación para participar en la Reunión de Dialogo con Delegados Plenipotenciarios, miembros del Grupo de Revisión e Implementación de Cumbres de la OEA (GRIC), donde se presentarán las conclusiones y recomendaciones derivadas del trabajo realizado en el Foro Regional “La Sociedad Civil en los Procesos de Integración Hemisférica en el marco de la Cumbre Extraordinaria de las Américas”, así como del foro académico vinculado al tema.
Esta reunión se llevará a cabo el domingo 11 de enero de 2004, de 10:00 a 12:00 horas, en el Gran Salón del Hotel Quinta Real.
Para enriquecer el Dialogo con Delegados, se ha contemplado la realización de una reunión general de trabajo entre las organizaciones de la sociedad civil participantes, el día sábado 10 de enero, de 9:00 a 17:00 horas, en las instalaciones de la Arena Monterrey.
Al término de la reunión con organizaciones de la sociedad civil y académicos, los Delegados Plenipotenciarios sostendrán una reunión con representantes del Sector Privado el domingo 11 de enero, de 12:00 a 13:30 horas, en el Gran Salón del Hotel Quinta Real.
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b) Información General Adicional
Hospedaje: Se brindará asistencia en el proceso de reservaciones de hotel en Monterrey para los representantes de las organizaciones de la sociedad civil. Para tal efecto, el Comité Organizador Mexicano mantiene el bloqueo de un número determinado de habitaciones para facilitar el hospedaje de los participantes. El proceso de reservación de hospedaje será en línea (www.comormex.org/ceamexico), mediante la asignación de una clave de acceso especial para cada organización, misma que será otorgada una vez que así lo solicite. Nuevamente y para garantizar la mejor logística posible, le solicitamos considerar que cada organización podrá reservar hasta un máximo de dos habitaciones, sujeto a la disponibilidad de habitaciones en los hoteles considerados por el Comité Organizador Mexicano.
Página de Internet: Los representantes de la Sociedad Civil que así lo deseen, podrán enviar una copia de las conclusiones y recomendaciones consideradas en sus trabajos previos, relacionados con los temas de la Cumbre Extraordinaria de las Américas, para ser difundidos en nuestra página pública de Internet (www.comormex.org/ceamexico/web/ong.php), como aportaciones de las organizaciones sociales.
La Coordinación de Organizaciones de Sociedad Civil del COM y la Unidad de Atención a Organizaciones Sociales de la Secretaría de Relaciones Exteriores, tendrán a su cargo todos los asuntos relacionados con la logística. A fin de dar seguimiento a las solicitudes de información y requerimientos de las organizaciones sociales, mucho se agradecerá dirigirse a:
Coordinación de ONG’s – Comité Organizador MexicanoWTC, Montecito 38, Piso 32, Oficina 1. México, D.F.
Tel: (52 55) 5488- 2860 Ext. 2105, 2110 y 2115Fax: (52 55) 5488- 2861
E-mail: [email protected]
14. Medios de comunicación
El Centro Internacional de Prensa para la Cumbre Extraordinaria de las Américas estará localizado en:
Arena MonterreyAv. Madero No. 2550, Col. Obrera
Monterrey N.L. México
Los servicios para los Medios de Comunicación estarán disponibles las 24 horas del día y contarán con:
a. Sala de prensab. Espacios de trabajo con computadorac. Conexiones de dial up (lap top)d. Conexiones de red (lap top)
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e. Impresoras f. Aparatos de faxg. Fotocopiadoh. Circuito cerradoi. Salones de briefingj. Espacios privados de trabajok. Distribuidor de señalesl. Espacios para unidades móviles y equipos de transmisión
Para los medios de comunicación que realicen la cobertura del evento y requieran de espacio de trabajo (booths), podrán solicitarlo al COM a través del formato SM-1 el cual deberá ser llenado y remitido a la dirección indicada en dicho formato. Además se contará con los siguientes servicios:
Vanda Base In ( conducción de señal internacional al booth) Copiado Edición
En caso de requerir un espacio para unidad móvil ó equipo de transmisión se deberá llenar el formato SM-2 para el control de entrada y salida del equipo al Centro Internacional de Prensa mismo que deberá ser enviado a la dirección indicada en dicho formato.
Ambos formatos se encuentran disponible en el sitio de Internet del COM, www.comormex.org/ceamexico/web/home.php
Es importante mencionar que todos los servicios arriba mencionados tienen un costo, el cuál deberá ser liquidado antes de hacer uso de los mismos. En caso de requerir información adicional sobre los servicios para los medios de comunicación, favor de dirigirse a:
Karina Maciel BernalJefe de Servicios a Medios
Comité Organizador [email protected]
Tel: + 52 (55) 54-88-28-60 ext. 2506Fax: + 52 (55) 54-88-28-55
a) Acreditación para Medios de Comunicación
El Centro de Acreditación de Prensa estará situado en la Arena Monterrey. La fecha de atención a los Medios de Comunicación será del día 6 al 13 de enero en un horario de 8:00 a las 19:00 hrs.
Los medios de comunicación interesados en cubrir la Cumbre Extraordinaria de las Américas y que realizaron su acreditación antes del 26 de Diciembre, deberán realizar los siguientes procedimientos para obtener su acreditación:
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Procedimiento de entrega de acreditaciones para los registros realizados vía electrónica.
1. Localizar el Centro de Acreditación de Medios de Comunicación en la Arena Monterrey
2. Dirigirse al área de entrega de gafetes para prensa.3. Presentar al personal del Centro de Acreditación pasaporte oficial y
proporcionar clave de autorización (se recomienda imprimir el correo en el que se confirma el registro y donde se indica la clave de autorización).
4. Presentar el pasaporte oficial vigente.5. Recibir gafete de acreditación y su Kit de prensa.6. Firmar acuse de recibo de acreditación.
Procedimiento de registro en sitio para miembros de la Prensa.
Aquellos participantes que no lograron enviar la solicitud de su registro vía electrónica antes de la fecha límite, podrán realizar su registro en sitio de acuerdo al siguiente procedimiento:
1. Ingresar al Centro de Acreditación de Prensa en la Arena Monterrey y dirigirse al módulo de recepción.
2. Identificarse con pasaporte oficial vigente y carta de asignación original del medio al que representa, firmada por el Jefe de Información con atención a:
Jonathan CrespiAcreditación y Hospedaje de Prensa
Comité Organizador Mexicano
3. Solicitar formato de registro y llenarlo completamente.4. Validación por el COM de los documentos mostrados por el miembro de
la Prensa y autorización de la acreditación.5. Ingresar al módulo de captura y toma de fotografía. 6. Ingresar a la sala de espera para recibir el gafete impreso. 7. Firma de acuse de recibo.
Los gafetes entregados a los medios de comunicación son intransferibles y deberán ser portados en todo momento para ingresar a las áreas asignadas para prensa.
b) Hoteles para prensa
Los medios de comunicación que no realizaron el trámite de reservación de hoteles antes del día 2 de diciembre, deberán contactar directamente al hotel de su preferencia. El COM no se hace responsable de la disponibilidad ni de las tarifas de las habitaciones.
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c) Transporte para medios de comunicación
Durante el desarrollo de la Cumbre, el COM pondrá a disposición autobuses sin costo para el transporte de la prensa acreditada al evento, en los horarios anteriormente mencionados en el apartado de transporte.
d) Accesos
Únicamente se permitirá el acceso a los eventos de la Cumbre a los “Pool’s” Oficiales, integrados por un fotógrafo y un camarógrafo de cada delegación, a los cuales se les entregará un accesorio distintivo (gorra, chaqueta, tarjeta o brazalete). Dos días antes del evento, el Coordinador de Comunicación del COM entregará estos accesorios al Jefe del Departamento de Comunicación o Prensa de cada delegación (mismo que deberá estar debidamente acreditado) o bien al Coordinador de Delegación, quienes a su vez los repartirán entre los integrantes del Pool Oficial.
e) Traslados a los eventos
Todos los integrantes de “Pool’s” deberán presentarse en el punto de reunión señalado en el Centro Internacional de Prensa. En este punto, se realizará un control de seguridad y posteriormente serán trasladados en vehículos que proporcionará el COM. Al término del evento todo el transporte regresara a su punto de partida. Ningún integrante podrá ingresar a las reuniones por su propia cuenta ni abandonar el evento que esté cubriendo.
f) Canal de las Américas
La transmisión del Canal de las Américas será el 12 y 13 de enero, a partir de las 07:00 hrs.
La programación será en base a las actividades de la Cumbre con cápsulas informativas de México y del evento.
15. Seguridad
La seguridad de las delegaciones que participan en la Cumbre Extraordinaria de las Américas estará a cargo del Estado Mayor Presidencial (EMP). Este organismo proporcionará seguridad (escolta) a los Jefes de Estado y/o de Gobierno y realizará las previsiones de seguridad necesarias en cada uno de los actos protocolarios, aeropuerto, hoteles, rutas y otras actividades que se programen de último momento.
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Se permitirá el ingreso al personal de seguridad de las delegaciones participantes con armamento individual, equipo de comunicaciones, equipo de detección y otros instrumentos de protección autorizados por el Gobierno Mexicano a los edificios sede de la Cumbre.
Como una medida de seguridad se sugiere a los Coordinadores de Delegación del COM que informen, con la debida antelación, los movimientos y visitas fuera del programa oficial que deseen realizar sus respectivos Jefes de Estado y/o de Gobierno a efecto de que se tomen las medidas pertinentes.
En cada uno de los hoteles asignados a las delegaciones participantes, el Estado Mayor Presidencial (EPM) establecerá un dispositivo de seguridad permanente, con la misión de otorgar protección a los integrantes de cada delegación.
El acceso a los hoteles y pisos designados al hospedaje de las delegaciones, estará sujeto a las normas que establezca el propio dispositivo de seguridad.
Aunque la seguridad de los Jefes de Estado y/o de Gobierno estará a cargo del personal que para tal efecto designe el EMP, se autoriza que un elemento de seguridad de las delegaciones, permanezca en el pasillo o puerta de la habitación destinada a los mandatarios.
f) Registro de aeronaves
Las delegaciones que se transporten en aeronaves oficiales o privadas deberán notificarlo, llenando el formato correspondiente, a efecto de que se tomen las medidas pertinentes para su recepción, estacionamiento y seguridad, así como para la tramitación de la autorización de sobrevuelo y aterrizaje necesario.De igual forma y para brindarles las facilidades necesarias, deberán acreditarse los servicios de apoyo en tierra que cada delegación contrate de manera individual, llenando para ello el formulario de acreditación correspondiente.
La seguridad de las aeronaves que transporten a las delegaciones participantes, estará a cargo del EMP durante su estancia en el aeropuerto designado.
Se autoriza a las delegaciones participantes para que, elementos de seguridad o de la propia tripulación, permanezcan a bordo de las aeronaves estacionadas, debiendo sujetarse a las restricciones de seguridad que se establezcan.
b) Seguridad en actos protocolarios
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No se permitirá el acceso a personas que no se encuentren debidamente acreditadas o invitadas a los actos oficiales del programa de la Cumbre Extraordinaria de las Américas.
En los lugares donde se desarrollen las sesiones de Jefes de Estado y/o de Gobierno, no se autorizará el acceso de personal armado. Sólo se autorizará que 3 (tres) altos funcionarios, incluyendo un médico, ingresen a la sala de apoyo anexa al edificio sede.
Los elementos de las escoltas personales serán ubicados en las inmediaciones del recinto (se autorizará un máximo de dos elementos de escolta).
Para cualquier información respecto a temas de seguridad, favor de remitir su comunicación a la siguiente dirección electrónica:
16. Servicios Médico
Los hospitales designados por la Coordinación de Seguridad cuentan con servicio médico de alta calidad, quirófanos y los recursos para cubrir cualquier emergencia.
Se dará servicio médico general únicamente a los participantes que muestren su acreditación al evento.
Asimismo, se contará con servicio médico en los hoteles sede y hoteles oficiales, que podrán atender situaciones críticas o enfermedades graves para posteriormente trasladarán al paciente a alguno de los hospitales designados.
Durante la Cumbre Extraordinaria de las Américas, las unidades del servicio médico en hoteles y puntos establecidos brindarán servicio a los participantes acreditados sin costo.
HOSPITALES RECOMENDADOSHospital de Especialidades No. 4 Dirección: P.Familiar y Av. Lincoln
Tel: 8381-4813 y 8399-4300Hospital de Traumatología No. 21 Dirección: Pino Suarez y 15 de Mayo S/N
Tel: 8340-2680 y 8342-7371Hospital de Especialidades No. 33 Feliz u Gómez y Ezequiel E. Chavez S/N
Tel: 8340-4010 y 8342-1323
Hospital O.C.A. de Monterrey Pino Suarez No. 645 NorteTel: 8375-7405 y 8372-7271
17. Información general
a) Huso horario
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Durante el desarrollo de la Cumbre, el huso horario oficial en Monterrey será de -6 GMT
b) Corriente EléctricaLa corriente eléctrica es de 110 voltios (60 Hertz).
c) ClimaEl clima de Monterrey es extremoso. La temperatura promedio durante el mes de enero es 14°C, con máximas de 12°C y mínimas de 4°C.
18. Sesión Informativa para los Coordinadores de Delegación
El día 9 de enero a las 12:00 hrs., se llevará a cabo la sesión informativa para los Coordinadores de Delegación (CD) en la que se presentará a los Oficiales de Enlace correspondientes a la delegación, y se hará entrega de los pases e invitaciones a los eventos oficiales. Es importante mencionar que esta información será entregada únicamente al CD. La sesión informativa se realizará en la siguiente dirección:
Arena MonterreyAv. Madero No. 2550, Col. Obrera
Monterrey N.L. MéxicoNivel G3
Para mayor información acerca de la contratación de servicios o información general, el COM pone a su disposición la siguiente dirección electrónica:
www.comormex.org/ceamexico
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ANEXO APROGRAMA PRELIMINAR
CUMBRE EXTRAORDINARIA DE LAS AMÉRICAS12-13 de enero, 2004
AGENDA DE TRABAJOJEFES DE ESTADO Y/O DE GOBIERNO
Lunes, 12 de enero
Mañana
Arribo de Jefes de Estado y/o de Gobierno
Tarde17:30 - 18:00 Inauguración de la Cumbre Extraordinaria de las Américas
Cineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
18:15 - 20:15 I Sesión de TrabajoPinacoteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
Noche20:20 - 20:30 Traslado al lugar de la cena
20:30 - 20:50 Arribo de Jefes de Estado y/o de Gobierno
21:00 – 22:30 Cena ofrecida por el Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, Vicente Fox Quesada y la Sra. Marta Sahagún de Fox Palacio de Gobierno
Martes, 13 de enero
Mañana9:00 - 11:00 II Sesión de Trabajo
Pinacoteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
11:00 - 11:15 Ajuste de tiempo
11:15 - 13:15 III Sesión de TrabajoPinacoteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
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13:15 – 13:30 Clausura de la Cumbre Extraordinaria de las AméricasPinacoteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
Tarde13:30 - 13:40 Traslado al lugar de la Fotografía Oficial
13:45 - 13:55 Fotografía OficialParque Fundidora
13:55 - 14:00 Traslado al lugar del almuerzo
14:00 - 15:30 Almuerzo de Jefes de Estado y/o GobiernoNave Sopladores, Parque Fundidora
Almuerzo ofrecido el Gobernador del Estado de Nuevo León, Lic. José Natividad González Parás y el Secretario de Relaciones Exteriores de México, Dr. Luis Ernesto Derbez BautistaParque Fundidora
16:00 - 16:30 Conferencia de Prensa ConjuntaPinacoteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
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ANEXO BPROGRAMA PRELIMINAR
CUMBRE EXTRAORDINARIA DE LAS AMÉRICAS12-13 de enero, 2004
AGENDA DE TRABAJOPRIMERAS DAMAS
Lunes, 12 de enero
Mañana
Arribo de Jefes de Estado y/o de Gobierno y de sus esposas
Tarde17:30 - 18:00 Inauguración de la Cumbre Extraordinaria de las Américas
Cineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
18:15 - 20:00 Actividades privadas
Noche20:00 - 20:15 Traslado al lugar de la cena
20:15 - 20:35 Arribo de las Primeras Damas
21:00 – 22:30 Cena ofrecida por el Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, Vicente Fox Quesada y la Sra. Marta Sahagún de Fox Palacio de Gobierno
Martes, 13 de enero
MañanaDesayuno privado
09:00 – 10:00 Conferencia Magistral impartida por la señora Noeleen Heyzer, Directora Ejecutiva de UNIFEM. Tema: “Mujer y Gobernabilidad Democrática”Cineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
10:00 - 10:15 Ajuste de tiempo
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10:15 - 11:45 Taller: “Mujer y Liderazgo”Cineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
11:45 - 12:00 Ajuste de tiempo
12:00 - 12:10 Foto Primeras DamasCineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
12:10 - 12:30 Sesión informativa por la Emb. Carmen Moreno, Directora del Instituto Internacional de Investigaciones y Capacitación para la Promoción de la Mujer (Instraw) ONUCineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
12:30 - 13:05 Entrevistas a la prensa o proyección de video (opcional).Cineteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
Tarde13:05 - 13:10 Traslado a la Clausura de la Cumbre
13:15 - 13:30 Clausura de la Cumbre Extraordinaria de las AméricasPinacoteca, Centro de las ArtesParque Fundidora
14:00 - 15:30 Comida ofrecida por la señora Marta Sahagún de Fox, esposa del Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, en honor de las Primeras Damas, Esposas y Representantes de los Jefes de Estado y/o de Gobierno de las Américas.
Plática a cargo de Blanca Heredia Rubio, Doctora en Ciencia Política por la Universidad de Columbia EEUU y actual Secretaria Académica del Centro de Investigación y Docencia Económicas, AC (CIDE)
Gran SalónHotel Quinta Real
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