bab v - r u d i | lecturer, universitas negeri … · web viewunsur-unsur administrasi unsur adalah...
TRANSCRIPT
BAB VII
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Unsur adalah bahagian dari pada sesuatu, sedangkan
keseluruhan unsur yang merupakan satu kasatuan yang bulat
menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula Administrasi ada,
karena adanya unsur-unsur atau bahagian-bahagian yang
menjadikannya.
Pada uraian di muka telah dikemukakan bahwa unsur-unsur
mutlak administrasi adalah :
1. Sekelompok Orang
2. Kerja sama
3. Tujuan tertentu.
Apabila salah satu dari ketiga unsur tersebut tidak ada maka kegiatan
tersebut tidak dapat dikatakan kegiatan administrasi. Oleh karena itu,
unsur-unsur tersebut dikatakan sebagai unsur-unsur mutlak.
Sehubungan dengan unsur-unsur administrasi ini dan untuk
menjadi studi perbandingan bagi kita, maka di bawah ini dikemukakan
pendapat dari dua orang ahli yang telah memberikan pembagian
unsur-unsur administrasi :
69
S.P Siagian memberikan pembagian unsur-unsur Administrasi
atas 4 unsur, yaitu :
1. Dua orang manusia atau lebih.
2. Tujuan .
3. Tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Peralatan dan perlengkapan.
Keempat unsur dari administrasi diatas dikatakan beliau sebagai
bagian yang mutlak dari Administrasi.
The Liang Gie membagi Administrasi atas 8 unsur yaitu :
1. Organisasi.
2. Manajemen
3. Komunikasi.
4. Kepegawaian.
5. Keuangan.
6. Perbekalan.
7. Ketatausahaan.
8. Hubungan Masyarakat.
Setelah diperoleh gambaran umum tentang unsur-unsur
Administrasi, maka selanjutnya akan diuraikan unsur-unsur
Administrasi sesuai pendapat yang dikemukakan oleh The Liang Gie,
karena pembagian ini lebih terperinci dan penting diketahui untuk
dapat menerapkan administrasi dengan baik pada setiap usaha kerja
sama.
Untuk itu akan dibahas satu persatu sebagai berikut :
70
1. Organisasi Organisasi adalah unsur pertama dari administrasi dan
merupakan wadah di mana kegiatan-kegiatan administrasi
dijalankan.
Dengan organisasi maka semua orang-orang yang tergolong
dalam usaha kerja sama dapat dihimpun sebagai suatu kesatuan
kerja untuk tujuan bersama.
Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama orang-orang
untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif
dan efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas,
tanggung jawab, wewenang, serta penetapan hubungan kerja
diantara orang-orang yang tergabuntg di dalam kerja sama tersebut,
sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat mengetahui
dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggung
jawab serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian,
tidak akan terjadi adanya kesimpang siuran, kesalah pahaman dan
duplikasi tugas-tugas serta pemborosan waktu, biaya, tenaga,
dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
Sebenarnya istilah organisasi berasal dari perkataan Yunani
yaitu Organon yang maksudnya alat/perkakas. Mengenai
perumusan pengertiannya terdapat berbagai pendapat, yang antara
lain dapat dikemukakan di sini adalah: : James D Mooney dalam
bukunya “The Principles of organization” mengemukakan sebagai
berikut : “Organization is the form of every human associations for
the attainment of a common purpose” jadi organisasi adalah setiap
bentuk persekutuan manusia untuk mencapai maksud bersama.
71
SP Siagian, mendefinisikan organisasi sebagai sertiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama serta
secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang
telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang/beberapa
orang yang disebut atasan dan seseorang/sekelompok orang yang
disebut bawahan.
Yang penting di dalam organisasi ialah mempersatukan
orang-orang yang ikut serta didalam kerjasama antara mereka
sebagai hubungan kerjasama dan kesatuan usaha bersama dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
2. ManagementManagement sebagai unsur kedua dari administrasi
merupakan proses penggerakan orang-orang dan pengerahan
segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Apabila disimak beberapa rumusan manajemen dan begitu
pula bila dilihat hakekat pengertiannya, maka ada beberapa hal
dasar yang terkandung dalam pengertian manajemen yaitu :
Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan
dicapai.
Bahwa di dalam manajemen, untuk mencapai tujuan ada satu
pihak yang menggerakkan pihak yang lain untuk melakukan
pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam
suatu usaha kerja sama menuju tercapainya tujuan yang telah
dilakukan.
Dengan demikian, dapat di pahami bahwa manajemen tidak
melaksanakan sendiri kegiatan-kegiatan yang sifatnya operasional, 72
melainkan hanya mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan para
bawahan.
Pihak pengatur, penggerak, lazimnya di istilahkan sebagai
pemimpin, atasan, kepala, atau manajer, sedangkan pihak yang
digerakkan lazimnya di sebut bawahan, tenaga operasional, atau
pelaksana.
Manajemen merupakan inti dari pada administrasi karena
management merupakan alat pelaksanaan utama dari pada
administrasi. Manajemen inilah merupakan pengendali dan
menggerakkan segala macam kegiatan usaha kerja sama yang
bersangkutan sehingga dapat mencapai tujuannya. Penggerak atau
pemimpin, atasan, kepala, atau manejer sebagai mana disebutkan
diatas adalah orang yang melaksanakan fungsi manajer ini.
Dalam setiap usaha kerja sama manusia atau dalam setiap
organisasii terdapat tiga tingkatan kelompok pemimpin yang sesuai
dengan tingkat manajemen, yaitu:
a. Top management atau administrative management.
b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).
c. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan
istilah “lower management”, “Supervisory management”, “Gang
Leader”, “mandur” atau “operasional management”.
perlu diketahui bahwa sukses tidaknya suatu organisasi
mencapai tujuan yang telah ditentukan tergantung atas
kepemimpinan yang dipraktekkan oleh orang-orang dari kelompok
pemimpin itu. Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan
untuk mempengaruhi , menggerakkan dan mengarahkan tingkah
laku orang-orang lain kesuatu tujuan yang telah ditentukan.73
Kepemimpinan ini merupakan inti dari pada manajemen
karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-
sumber dan alat-alat, manusia, dan alat lainnya dalam suatu usaha
kerja sama. Tanpa adanya kepemimpian yang baik, maka
manajemen pun tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
Pemimpin mempunyai tugas-tugas yang pada pokoknya
sudah umum dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen. Namun,
para ahli masih terdapat perbedaan pendapat mengenai jenis-jenis
serta banyaknya fungsi-fungsi manajemen. Untuk sekedar menjadi
bahan perbandingan, akan dikemukakan beberapa pendapat
mengenai fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh
Manulang (1996) dengan perubahan susunan seperlunya, sebagai
berikut:
1. Henry Fayol, membagi fungsi-fungsi manajemen sebagai
berikut:
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Commanding ( Pemberian komando ).
Coordinating ( Pengkordinasian ).
Controlling ( Pengawasan ).
2. Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel, mengemukakan pula
fungs-fungsi manajemen, yaitu :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Staffing ( Pengadaan Tenaga Kerja ).
Directing ( Pemberian Bimbingan ).
Controlling ( Pengawasan ).74
3. Menurut Louis A. Allen, fungsi-fungsi manajemen, yaitu :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian )
Leading (pembimbingan).
Controlling ( Pengawasan ).
4. John F. Mee, seorang guru besar dalam Ilmu Manajemen di
Universitas Indiana mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen
ialah :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Motivating ( Pemberi motivasi ).
Controlling ( Pengawasan ).
5. George R. Terry menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas
empat juga, yaitu :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Actuating ( Penggerakan ).
Controlling ( Pengawasan ).
6. DR. SP. Siagian, MPA, mengatakan pula bahwa fungsi-fungsi
organic manajemen adalah :
Perencanaan.
Pengorganisasian.
Pemberi motivasi.
Pengawasan.
Penilaian.
7. Drs. The Liang Gie, berpendapat bahwa fungsi-fungsi
manajemen dapat dibedakan dalam 6 fungsi yaitu :75
Perencanaan.
Pembuatan keputusan.
Pembinaan.
Pengkordinasian.
Pengendalian.
Penyempurnaan
8. Luther Gullich menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas 7
fungsi sebagai berikut:
Planning
Organizing
Staffing
Dirrecting
Coodinating
Reporting
Budgeting
9. Lyndak F. Urwick membagi fungsi manajemen sebagai berikut :
Forecasting
Organizing
Commanding
Coordinating
Controlling
Perlu dikemukakan bahwa pada umumnya ahli diatas
memasukkan organizing sebagai salah satu fungsi manajemen
kecuali The Liang Gie.Adapun alasan mengapa The Liang Gie tidak memasukkan
organizing sebagai fungsi manajemen ialah bahwa dalam setiap
usaha kerjasama pasti terdapat struktur yang merupakan wadah 76
usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan
kerja sama tadi. Wadah yang dimaksud disini ialah organisasi
sedangkan proses penggerak adalah manajemen. Penjelasan tiap-
tiap fungsi manajemen akan dibahas pada bab tersendiri dari buku
ini.
3. KomunikasiKomunikasi biasanya disebut “tata hubungan” adalah
merupakan proses penyampaian warta dari seseorang kepihak lain
dalam usaha kerja sama manusia. Komunikasi merupakan urat nadi
yang memberikan kemungkinan orang-orang dalam suatu usaha
kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan
masing-masing.
Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran, uraian
suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan
suatu perintah, permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan
lainnya. Sistem-sistem penglihatan misalnya surat, gambar, dapat
pula dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya penggunaan
video dan televisi. Istilah “communication” kadang-kadang diartikan
sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang
menghubungkan tempat-tempat, misalnya jalan-jalan kereta api,,
telegrap.
Komunikasi yang dilakukan dalam setiap usaha kerjasama
dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :
a. komunikasi keluar yaitu komunikasi yang dijalankan suatu
organisasi terhadap pihak lain.
b. Komunikasi kedalam yaitu komunikasi yang terjadi didalam
lingkungan organisasi itu sendiri.77
Yang penting diperhatikan didalam melaksanakan komunikasi
ialah bagaimana agar warta itu dapat sampai ke pada penerima
pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat atau dengan kata
lain bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi
yang tidak mencapai hasil yang memuaskan atau yang diharapkan
merupakan penghamburan tenaga, pikiran, waktu, dan uang. Hal
yang demikian ini merugikan organisasi. Komunikasi yang demikian
ini dinamakan dengan istilah “communication break down” atau
kegagalan komunikasi.
Untuk menghindari terjadinya hal yang demikian, maka
pemberian berita perlu memiliki syarat-syarat sebagai berikut:
a. kemampuan untuk menggunakan pikirannya dengan baik.
b. Semangat kerja yang baik .
c. Bahasa yang digunakan harus jelas, sehingga dapat
mempengaruhi perasaan penerima berita.
4. Kepegawaian.Kepegawaian adalah suatu proses yang berhubungan dengan
masalah penggunaan tenaga kerja di dalam suatu usaha kerjasama.
Tanpa tenaga kerja atau pegawai, administrasi tidak berjalan.
Segenap proses yang berkenaan dengan tenaga kerja
manusia, mulai dari penerimaannya, penempatannya,
pendayagunaanya sampai pada pemberhentiannya merupakan
fungsi kepegawaian.
Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang perlu
mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah
bagaimana memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia
secara tepat dan bagaimana mengembangkan dan membina 78
kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan menggantikan tenaga
kerja itu.
Sehubungan dengan masalah pokok kepegawaian tersebut,
kiranya perlu dijelaskan tentang hal-hal sebagai berikut:
a. Penerimaan dan penempatan pegawai .
Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan.
Oeh karena itu, terlebih dahulu perlu diketahui formasi yang
lowong, serta kemampuan organisasi membiayai pegawai yang
kelak akan diterima. Penerimaan pegawai dapat dilakukan
apabila didasarkan pada syarat sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan organisasi.
b. Pendayagunaan pegawai.
Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar
supaya orang yang telah ditempatkan pada jabatan tertentu
dapat bekerja dengan baik, penuh rasa pengabdian yang
mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini merupakan
tugas utama bagi pemimpin. Untuk memenuhi maksud ini dapat
dilaksanakan dengan berbagai usaha seperti, pendidikan dan
latihan pegawai, mempromosikan pegawai, memindahkan
pegawai, memberikan motivasi dan sebagainya.
c. Pemberhentian pegawai.
Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja
dengan pegawai. Hal ini dapat terjadi karena kemauan pegawai,
karena kemauan pemimpin, karena pegawai meninggal dunia,
karena menepati penetapan perjanjian kerja antara perusahaan
dengan buruh. Masalah pemberhentian ini perlu ditangani secara
79
seksama dan bijaksana, mengingat masalah pemberhentian
menyangkut masalah hidup seseorang.
5. Keuangankeuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut
paut tentang masalah pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama,
yaitu yang berkenaan dengan penataan pengelolaan segi-segi
pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya, cara
memperoleh serta mempertanggungjawabkannya. Kesemuanya itu
merupakan fungsi keuangan.
Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagii
setiap usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasii
selalu memerlukan pembiayaan.
Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu
organisasi. Kemampuan suatu organisasi untuk hidup dan
berkembang tergantung dari keuangan yang dimilliki untuk
membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan dengan kegiatan
organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, masalah keuangan
harus mendapat perhatian yang besar agar penggunaan keuangan
yang ada betul-betul bermanfaat pada organisasi.
Adapun masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam
hubungannya dengan unsur keuangan ialah bagaimana melakukan
kegiatan-kegiatan penyediaan penggunaan uang secara sah dan
efisien.
Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan berdasarkan
peraturan yang berlaku .
Secara efisien berarti kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan
dengan peraturan yang teliti sehingga apa yang di korbankan 80
dan apa yang di peroleh itu merupakan imbangan yang wajar,
pantas dan terbaik.
6. PerbekalanPerbekalan adalah salah satu unsur administrasi ysng
merupakan aktifitas yang menyangkut paut tentang peralatan yang
dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama atau organisasi, yang
meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada
penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi.
Dengan tersedianya fasilitas yang terbentuk barang-barang
peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat
memperlancar pencapaiaan tujuan, tetapi sebaliknya apabila
peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat
memperlancar pencapaian tujuan, tetapi sebaliknya apabila
peralatan dan perlengkapan tidak sesuai dengan kebutuhan kerja,
maka menghambat kelancaran kerja bahkan dapat memacetkan
proses kerja. Begitu juga walaupun peralatan cukup tersedia tetapii
kurang pemeliharaan, akan mengakibatkan peralatan cepat rusak
dan kalau demikian berarti memerlukan lagi pembiayaan perbaikan
atau pembiayaan penggantian. Hal ini merupakan penghamburan
yang sebenarnya tidak perlu terjadi. Adapun aktivitas yang
dilakukan sehubungan dengan perbekalan yaitu :
a. Perencanaan barang-barang peralatan.
Dengan dasar perencanaan barang-barang peralatan maka
disusunlah anggaran peralatan. Anggaran peralatan hendaknya
meliputi biaya pembelian, atau pemeliharaan, perbaikannya,
penyimpanannya dan penyalurannya serta lain-lainnya yang
berhubungan dengan peralatan.81
b. Pengadaan
Pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, penyewaan,
peminjaman, pemikiran, pembuatan dan perbaikan. Yang penting
dalam hal pengadaan ialah bahwa barang-barang yang diadakan
harus betul-betul berguna dan diperlukan dalam usaha
kerjasama yang bersangkutan.
c. Inventarisasi
Yaitu pencatatan dari semua barang-barang peralatan milik
usaha kerjasama
d. Penyimpanan dan pempeliharaan
Adalah persoalan perbekalan yang tidak kalah pentingnya
namun sering diabaikan. Penyimpanan barang sering dilakukan
berkali-kali, misalnya pada waktu kedatangan, pada waktu
barang-barang itu dibutuhkan dan pada waktu tidak dipakai lagi.
Kesemuanya itu harus dijaga sebaik-baiknya agar aman dan
tidak mengalami kerusakan.
Pemeliharaan barang-barang dapat dilakukan dengan jalan
pencegahan terhadap kerusakan, misalnya perawatan, peralatan
secara berkala, perbaikan barang-barang peralatan atau reparasi
dan sebagainya.
e. Penyingkiran/penghapusan barang-barang peralatan
Penyingkiran atau penghapusan dapat dilakukan dengan
penjualan atau di transfer ke instansi lain atau dengan jalan
pemusnahan barang-barang yang sama sekali tidak dapat
dipakai lagi. Penyingkiran atau penghapusan paling sedikit akan
mengurangi tanggung jawab pengawasan terhadap peralatan,
82
penambahan pemakaian ruangan, kebersihan, bahkan
penghematan biaya untuk penyimpanannya.
7. KetatausahaanTata usaha sebaga salah satu unsur dari administrasi
merupakan kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha
kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan
penyimpanan bahan keterangan.
Wujud dari pada keterangan-keterangan yang merupakan
sasaran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-surat,
formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda
lainnya yang dapat memberi keterangan.
Keterangan-keterangan ini sangat berguna bagi setiap usaha
kerjasama apapun, sebagai bahan peringatan, bahan perhitungan,
dasar untuk berbuat atau melakukan tindakan untuk mengadakan
kegiatan operasional suatu organisasi dalam rangka pengembangan
dan pencapaian tujuan.
Pada umumnya kegiatan tata usaha itu dilaksanakan di dalam
kantor, sehingga sering pula tata usaha itu diistilahkan sebagai
“office work”.
Pelaksanaan kegiatan tata usaha pada suatu kantor dapat
berupa bermacam-macam pekerjaan misalnya mengetik,
menghitung, memeriksa, menyimpan warkat, menelpon, menstensil,
mengirim surat dan sebagainya.
Kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok mempunyai
sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum dikenal yaitu:
83
a. Pekerjaan korespondensi, yaitu kegiatan yang mulai dari
pembuatan konsep surat, pengetikannya sampai selesai
ditandatangani dan siap untuk dikirim
b. Kearsipan, yaitu kegiatan penyimpanan warkat-warkat pada
tempat yang aman menurut sistem tertentu sehingga mudah
diambilkembali bila diperlukan
c. Peyetensilan, yaitu kegiatan menggandakan warkat dengan
menggunakan sheet dan mesin stensil.
d. Ekspedisi yaitu kegiatan megirim surat.
Bagi setiap usaha kerja sama yang ingin maju dan
berkembang, maka pekerjaan tata usaha merupakan keharusan
baginya dan pengelolaannya harus pula dilakukan dengan tertib
dan teratur pada setiap kantor yang telah dimilikinya.
8. Hubungan MasyarakatHubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “ Public
Relation “ merupakan kegiatan usaha kerja sama untuk
menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di
sekitarnya agar mendapatkan dukungan secara sadar dan suka
rela.
Tentu saja hubungan yang demikian harus bertumpuh pada
keuntungan dari kedua belah pihak, yakni usaha kerja sama yang
menghendaki dukungan dan bantuan dari pihak lain atau
masyarakat, harus pula dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh
pihak luar dari padanya.
Kegiatan-kegiatan hubungan masyarakat atau “ Public Relation “
dalam suatu organisasi dapat digolongkan kepada 2 golongan besar
yaitu :84
a. Kegiatan-kegiatan Public relation yang bersifat formal.
Public relation yang formal, yaitu kegiatasn-kegiatan yang
dijalankan oleh pimpinan suatu organisasi yang biasanya
pelaksanaannya di tugaskan kepada biro/ bagian/seksi yang di
sebut biro/seksi public relation.
b. Kegiatan-kegiatan public relation yangbersifat informal.
Kegiatan public relation yang informal, ini memegang peranan
yang sangat penting. Bentuk utamanya seperti tindak tanduk,
sikapdan tingkah laku anggota-anggota organisasi di luar
lingkungan organisasi yang bersifat menjunjung tinggi nama baik
organisasi.
Menurut Sutarto, bahwa kedelapan unsur-unsur administrasi
tersebut di atas, ada empat unsur yang merupakan proses kegiatan
penataan yang terluas, yaitu organisasi, manajemen, komunikasi dan
tata keterangan (tata usaha). Keempat-empatnya memasuki setiap
segi dan kegiatan dari suatu kerja sama.
Sedangkan keempat unsur lainnya yaitu, kepegawaian,
keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat sebagai suatu
proses, sifatnya kurang luas jika dibandingkan dengan keempat unsur
yang telah dikemukakan diatas. Atau dengan kata lain, bahwa masing-
masing dari keempat unsur administrasi yang disebut belakangan ini
hanya berhubungan dari sebagian saja dari kegiatan-kegiatan dalam
kerja sama. Inilah bedanya dengan keempat unsur organisasi,
manajemen, komunikasi dan tata usaha yang merupakan rangkaian
kegiatan penataan yang luas, yang terdapat pada semua kegiatan
dalam kerja sama.85
Kedelapan unsur administrasi tersebut di muka tentu terdapat
pada setiap kerja sama sekelompok orang, terlepas dari tujuan, sifat,
waktu, dan tempat kerja sama itu berlangsung. Kedelapan unsur
administrasi itu merupakan kebulatan rangkaian kegiatan penataan
yang terbentang diantara titik di tentukannya tujuan hingga tercapainya
tujuan. Pada urutan kedelapan unsur atau susunannya dalam gambar
lingkaran tidaklah terkandung arti mengenai urutan-urutan
pelaksanaan, ataupun pentingnya suatu unsur.
Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang dinamis,
karena itu semua unsur-unsur sering berlangsung secara bersamaan,
juga urutan-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat
berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerja
sama, peranan yang dititik beratkan pada sesuatu unsur dapat
berbeda-beda dalam suatu kerja sama tertentu. Secara sederhana
dapat digambarkan bagan unsur-unsur administrasi sebagai berikut
Dari gambar tersebut ternyata bahwa kedelapan unsur
administrasi saling bertautan secara erat. Apabila lingkaran itu
berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang berlangsung,
maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan yang tidak mungkin
dipisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas.
Memang dalam prakteknya sering terjadi tumpangsuh antar
unsur-unsur tersebut. Sesuatu kegiatan sering dapat dianggap tergo-
86
Gambar 7.1 Unsur-Unsur Administrasi
long lenbih dari satu unsur, bahkan dapat juga mengandung kedelapan
unsur.
Dalam pengembangan lebih lanjut penelaahan terhadap unsur-
unsur administrasi di atas melahirkan cabang-cabang ilmu
pengetahuan administrasi yang dapat dipelajari secara sendiri-sendirii
yaitu Ilmu Organisasi, Ilmu Manajemen, Ilmu Komunikasi, Administrasi
Kepegawaian, Administrasi Keuangan, Administrasi Perkantoran dan
Ilmu Hubungan Masyarakat.
87