bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id file24 bab iii analisa sistem berjalan 3.1....
TRANSCRIPT
24
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya merupakan salah satu Badan
Usaha Milik Daerah yang bergerak di bidang pelayanan air minum. Setiap
perusahaan tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan operasional yang mengakibatkan
terjadinya pengeluaran kas. Sistem pengeluaran kas yang berjalan diperusahaan
ini masih menggunakan microsoft excel dimana setiap pengeluaran kas harus
mengajukan permintaan pengeluaran kas, kemudian menunggu persetujuan dari
pihak yang bertanggungjawab untuk melakukan pengeluaran kas. Setelah
permintaan disetujui maka akan dibuatkan voucher pengeluaran kas sebagai dasar
permintaan pengeluaran kas ke direktur. Hal ini pastinya membutuhkan waktu
yang lumayan lama karena menunggu dokumen pengajuan di setujui oleh banyak
pihak. Sistem yang berjalan ini perlu diadakannya pembenahan sistem
pengeluaran kas agar pencatatan pengeluaran kas bisa lebih baik, efektif dan
efisien.
Pada analisa sistem berjalan ini membahas tinjauan perusahaan yang berisi
sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi serta proses sistem berjalan,
spesifikasi dokumen, permasalahan dan pemecahan masalah.
.
25
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini membahas sejarah perusahaan, struktur
organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian. Adapun sejarah perusahaan,
struktur organisasi dan fungsi dapat dilihat dihalaman berikut ini.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM ) Tirta Raya Kabupaten Kubu
Raya merupakan pemekaran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)
Kabupaten Pontianak Cabang Sungai Raya. Penyerahan pengelolaan eks PDAM
Kabupaten Pontianak Cabang Sungai Raya dilakukan dengan berpedoman pada
kesepakatan antara Bupati Pontianak dengan pejabat Bupati Kubu Raya pada
tanggal 19 Juni 2008 mengenai Penyerahan PDAM Kabupaten Pontianak Cabang
Sungai Raya. Dalam Berita Acara Kesepakatan disebutkan bahwa demi menjaga
kelangsungan dan kontinuitas pelayanan air bersih kepada masyarakat/pelanggan
yang berada di wilayah operasional PDAM Cabang Sungai Raya maka
pemerintah Kabupaten Pontianak dan pemerintah Kabupaten Kubu Raya sepakat
terhitung sejak tanggal 1 Juli 2008, Pengelolaan PDAM Cabang Sungai Raya baik
manajemen, Operasional, Pengelolaan Keuangan dan Tagihan diberikan
sepenuhnya dan menjadi tanggungjawab Pemerintah Kabupaten Kubu Raya.
Sejak penyerahan tersebut, pengelolaan PDAM Tirta Raya Kabupaten
Kubu Raya masih mengacu pada Peraturan Daerah Kabupaten Pontianak Nomor 8
Tahun 2003 tentang Pengelolaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)
Kabupaten Pontianak. Hal tersebut dikukuhkan dalam Peraturan Bupati Nomor
Nomor 37 Tahun 2008 pada tanggal 20 Juni 2008. Pengukuhan PDAM Tirta Raya
26
Kabupaten Kubu Raya terjadi pada tahun 2011 melalui Peraturan Daerah
Kabupaten Kubu Raya Nomor 5 Tahun 2011 tanggal 18 April 2011.
Lapangan Usaha PDAM Tirta Raya meliputi Penyediaan Air Minum bagi
masyarakat di daerah Kabupaten Kubu Raya dan pengembangan jenis usaha lain
yang menyangkut pengelolaan air dalam rangka menjunjung pembangun
ekonomi daerah. Usaha-Usaha tersebut diwujudkan dalam bentuk kegiatan
sebagai berikut:
1. Mendapatkan air baku yang merupakan bahan pokok untuk produksi air.
2. Mengelola air baku tersebut menjadi air yang siap digunakan.
3. Mendistribusikan air yang siap diolah kepada pelanggan baik masyarakat
umum maupun instansi Pemerintah/Swasta/TNI-POLRI
3.2.2. Visi dan Misi Perusahaan
1. Visi PDAM
Mewujudkan pelayanan air bersih yang baik dan terpenuhinya 4K
(Kuantitas, Kualitas, Kontinuitas dan Keterjangkauan harga air).\
2. Misi PDAM
a) Membangun system produksi, distribusi dengan tingkat gangguan
yang minim.
b) Meningkatkan kinerja perusahaan yang sehat untuk mewujudkan
pelayanan air bersih yang baik yang mencakup kualitas, kuantitas,
kontinuitas serta keterjangkauan harga air.
c) Melakukan pembenahan manajemen internal (Man, Money, Material,
Machine, Methode, Market) secara profesisonal dengan Good
Coorporate Government.
27
d) Meningkatkan penerimaan untuk menghasilkan laba secara optimal
sehingga dapat memenuhi kewajiban, mengembangkan perusahaan,
meningkatkan kesejahteraan pegawai dan dapat memberikan
konstribusi positif kepada Pemerintah Kabupaten Kubu Raya.
e) Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pelayanan air
bersih yang berkesinambungan dengan menjaga kelestarian sumber air
baku.
f) Mobilitas dana dari berbagai sumber antara lain dana dari Pemerintah
Pusat, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten dan Perusahaan
Daerah Air Minum (PDAM) sendiri serta pihak swasta untuk
pengembangan sarana dan prasarana penyedia air bersih.
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dapat
dilihat pada gambar dibawah:
Sumber: Peraturan Bupati Kubu Raya Nomor 38 Tahun 2008
Gambar III.1 Struktur Organisasi PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya
28
Tugas pokok dan wewenang struktur organisasi yang ada di Perusahaan
Daerah Air Minum berdasarkan Peraturan Bupati Kubu Raya Nomor 38 Tahun
2008 Tentang Ssusunan Organisasi dan Tata Kerja PDAM Kubu Raya adalah
sebagai berikut:
1. Direktur
Direktur mempunyai tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal- pasal yang
terdapat dalam Peraturan Daerah Kabupaten Pontianak Nomor 08 Tahun 2003
tentang Pembentuk Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Pontianak.
Dalam menjalankan tugasnya Direktur bertanggungjawab kepada Kepala
Daerah.
2. Dewan Pengawas
Dewan Pengawas mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan pengawasan terhadap pengurusan Perusahaan yang
dilakukan oleh Direksi;
b. Memberi nasehat kepada Direksi dalam melaksanakan kegiatan
kepengurusan Perusahaan;
c. Melakukan Pengawasan terhadap pelaksanaan rencana kerja perusahaan
dan anggaran perusahaan serta melaporkan hasil penilaian kepada Kepala
Daerah;
d. Melakukan Pengawasan terhadap ketentuan – ketentuan dan perundang –
undangan yang berlaku.
Dewan Pengawas dalam melaksanakan tugas Dewan Pengawas mempunyai
kewajiban sebagai berikut:
a. Memberikan pendapat dan saran;
29
b. Mengikuti perkembangan kegiatan perusahaan;
c. Melaporkan dengan segera kepada Kepala Daerah apabila terjadi gejala
menurunnya kinerja Perusahaan;
d. Memberikan nasehat dan saran kepada Direksi dalam melaksanakan
pengurusan Perusahaan.
Dalam menjalankan tugas dan kewajibannya Dewan Pengawas mempunyai
wewenang sebagai berikut:
a. Melihat buku-buku, surat-surat serta dokumen-dokumen lainnya,
memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan memeriksa kekayaan
perusahaan;
b. Meminta penjelasan dari Direksi dan / staf lainnya mengenai segala
persoalan yang menyangkut pengurusan perusahaan;
c. Meminta Direksi dan/ atau lainnya dengan sepengetahuan Direksi untuk
menghadiri rapat dengan Badan Pengawas;
d. Menghdiri rapat Direksi dan memberikan saran pendapat terhadap hal– hal
yang dibicarakan;
e. Memberikan persetujuan atas bantuan kepada Direksi dalam melakukan
perbuatan hukum tertentu.
3. Kepala Bagian Umum dan Keuangan
Kepala Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengendalikan kegiatan – kegiatan dibidang administrasi dan keuangan;
b. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran biaya dengan mengacu
kepada prinsip – prinsip ekonomi perusahaan;
c. Melaksanakan tertib dan disiplin anggaran;
30
d. Mengendalikan dan merencanakan Peningkatan sumber daya manusia
serta pemberdayaannya untuk kemajuan perusahaan;
e. Merencanakan dan melaksanakan analisis jabatan, promosi dan mutasi.
f. Menyampaikan laporan bulanan dalam melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh Direktur yang ada hubungannya dengan perusahaan.
Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya Kepala Bagian Umum dan
Keuangan mempunyai wewenang sebagai berikut:
a. Mengkoordinir semua kegiatan yang berhubungan dengan penambahan,
pengurangan dan keamanan aktiva maupun pasiva perushaan;
b. Mengkoordinir kegiatan di Seksi Keuangan dan Akuntansi, Seksi
Kepegawaian dan Administrasi Umum, serta Seksi Hubungan Langganan;
c. Memberikan solusi untuk penyelesaian persoalan prinsipil yang
berhubungan dengan administrasi dan keuangan;
d. Membina pegawai yang ada di lingkungan administrasi dan keuangan.
Kepala Bagian Umum dan Keuangan membawahi bidang sebagai berikut:
a. Kepala Seksi Umum dan Kepegawaian
1) Menyelenggarakan administrasi surat masuk dan keluar, personalia
berdasarkan data dan keterangan yang mencakup lamaran kerja,
pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat, pendidikan gaji, cuti,
absensi dan sebagainya;
2) Mengurus daftar gaji, lembur dan tunjangan pegawai serta menghitung
pendapatan bersih masing- masing pegawai berdasarkan ketentuan;
3) Mempersiapkan surat panggilan jawaban terhadap lamaran pekerjaan,
perjanjian kerja, rencana orientasi, latihan dan sebagainya.
31
4) Mengawasi penyelesaian/ perhitungan terhadap pelunasan dan
angsuran pinjaman pegawai serta melakukan administrasi mengenai
hal – hal tersebut;
5) Merencanakan dan mengusulkan cara – cara yang sistematis dan
efisiensi terhadap pembuatan struktur dan golongan gaji, pengawasan
terhadap lembur absensi, cuti, pelunasan pinjaman pegawai dan lain -
lain sebagainya.
b. Kepala Seksi Keuangan
1) Mengkoordinir dan mengawasi Staf yang dibawahnya;
2) Membukukan semua transaksi keuangan dan unsur biaya pengolahan;
3) Memeriksa dan menyesuaikan pembukuan pada Buku Pembantu
dengan Buku Besar;
4) Merencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan serta
pembelanaan dan kekayaan perusahaan;
5) Merencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan serta
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan;
6) Mengkoordinir dan mengawasi pembukuan dari setiap transaksi dan
biaya operasional baik biaya langsung maupun tidak langsung pada
buku jurnal, buku pembantu dan lain- lain;
7) Meneliti daftar gaji, uang lembur, tunjangan – tunjangan dan laporan-
laporan operasional yang diterima terutama yang menyangkut
keuangan dan biaya serta mengeceknya dengan pos – pos pembukuan;
4. Kepala Seksi Hubungan Langganan
Kepala seksi hubungan langganan mempunyai tugas:
32
a. Mengkoordinir, mengawasi dan mengevaluasi kegiatan pemasangan dan
melayani langganan, pencatatan meter dan administrasi pelayanan
langganan;
b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh proses pekerjaan yang meliputi
kalkulasi tarif air dan meter;
c. Membina pegawai yang ada di lingkungan Bagian Langganan;
d. Menyampaikan laporan bulanan dan melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh Direktur yang ada hubungannya dengan perusahaan;
Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Hubungan Langganan mempunyai
wewenang:
a. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pemasangan baru dna
mengatur pembuatan rekening dan rekapitulasinya;
b. Mengatur dan menetapkan jadwal dan pembagian wilaya kerja para
pembaca meter menurut jumlah petugas serta mencatat dan menghitung
kubikan pemakaian air pelanggan;
c. Bertanggung jawab tersedianya data pemakaian air oleh pelanggan untuk
penertiban rekening.
5. Kepala Bagian Tekhnik
Bagian tekhnik mempunyai tugas:
a. Mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan – kegiatan dibidang
perencanaan, penawaran tekhnik produksi, transmisi / distribusi dan
peralatan tekhnik;
b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan, sumber mata air
dan sumber mata air tanah;
33
c. Menyampaikan laporan bulanna dan melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh Direktur yang ada hubungannya dengan perusahaan.
Dalam tugasnya bagian tekhnik mempunyai wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan di seksi produksi dan perawatan, seksi
transmisi dan distribusi serta seksi perencanaan;
b. Menyetujui rencana kerja masing – masing seksi yang dibawahinya dan
menetapkan kegiatan dalam bidangnya;
c. Memberikan solusi untuk menyelesaikan soal prinsipal dalam bidangnya.
6. Kepala Seksi Perencanaan
Kepala Seksi perencanaan mempunyai tugas:
a. Mengidentifikasi perencanaaan berdasarkan rencana kegiatan perusahaan;
b. Mengkoordinir kegiatan proses sambungan baru, perencanaan jaringan
bangunan sipil, mekanikal/ elektrikal maupun pekerjaan pemetaan jaringan
pipa transmisi/ distribusi;
c. Mengkoordinir dan menyiapkan gambar rencana serta perhitungan biaya
pekerjaan pengembangan jaringan, bangunan sipil, mekanikal/ elektrikal
guna menunjang proses pelelangan/ pemilihan langsung pengadaan jasa
barang, konstruksi dan jasa konsultasi sampai dengan proses penyusunan
kontrak.
Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Perencanaan mempunyai wewenang
sebagai berikut:
a. mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perencanaan meliputi
kegiatan sambungan baru, perencanaan bangunan sipil maupun kegiatan
pemetaan jaringan pipa transmisi distribusi;
34
b. mengkoordinir pengawasan pekerjaan pembangunan, rehabilitasi rutin,
swakelola, swadaya maupun bantuan dari instansi terkait;
c. mengkoordinir tersedianya gambar – gambar rencana maupun berkas–
berkas kontrak dan saran pndukungnya.
7. Kepala Seksi Produksi dan Perawatan
Seksi produksi dan perawatan mempunyai tugas:
a. Menyelenggarakan pengendalian atas kwalitas dan kwantitas serta
kontinuitas produksi air, termasuk penyusunan rencana kera kebutuhan
material produksi;
b. Mengatur, menyelenggarakan fungsi mekanik, mesin, ketenagaan,
kwalitas alat laboratorium;
c. Mengurus pembentukan material dan peralatan tekhnik;
d. Mengetes, meneliti dan menilai peralatan tekhnik sesuai dengan
kebutuhan;
e. Membuat laporan bulanan dan melakukan tugas – tugas lain dalam
bidangnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Tekhnik maupun Direktur.
Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Produksi dan Perawatan mempunyai
wewenang sebagai berikut:
a. Mengatur pengolahan pembubuhan bahan – bahan kimia, operasi pompa-
pompa, unit listrik dan peralatan lainnya;
b. Merawat/ memelihara serta memperbaiki mesin – mesin pompa/
diesel/peralatan mekanikal dan elektrik guna kelancaran proses produksi.
8. Kepala Seksi Transmisi dan Distribusi
Kepala Seksi Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas:
35
a. Mengawasi pemasangan pipa- pipa distribusi dalam rangka pembagian
secara merata dan berkesinambungan serta melayani terjadinya gangguan;
b. Mengatur penyelenggaraan fungsi pipa / jaringan, pipa pompa tekanan dan
pelayanan gangguan;
c. Mengumpulkan data pokok mengenai kesulitan air sekarang dan potensi
dimasa mendatang dan merencanakan untuk memenuhi kebutuhan air
dimasa yang akan datang ;
d. Membuat laporan bulanan dan melakukan tugas – tugas lain dalam bidang
yang diberikan oleh Kepala bagian Tekhnik maupun Direktur.
Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Transmisi dan Dstribusi mempunyai
wewenang sebagai berikut:
a. Mengatur pengolahan pembubuhan bahan - bahan kimia, operasi pompa-
pompa, unit listrik dan peraltan lainnya;
b. Merawat/memelihara serta memperbaiki mesin- mesin pompa/ diesel/
peralatan mekanikal dan elektrik guna kelancaran proses produksi.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses Bisnis Sistem Berjalan di PDAM Tirta Raya Kab. Kubu Raya
yaitu:
1. Prosedur Pengajuan Pengeluran Kas
Kepala Bagian/Staf menyerahkan dokumen permintaan pengeluaran kas Bon
Permintaan Barang (BPB) atau Order Pembelian(OP) atau Kwitansi Biaya atau
Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan
menerima pengajuan pengeluaran kas tersebut dan memverifikasinya, jika
36
dokumen pengajuan pengeluaran kas salah maka akan dikembalikan ke Kepala
Bagian/ Staf yang mengajukan dan akan diperbaiki, jika dokumen sudah benar
dan lengkap maka dokumen tersebut diserahkan ke direktur untuk menunggu
ACC dan tanda tangan Direktur. Setelah dokumen di ACC oleh Direktur, Bagian
Keuangan menerima dan membuatkan voucher pengeluaran kas kemudian Bagian
Keuangan menyerahkan voucher ke Kepala Bagian/ Staf dan meminta tanda
tangan voucher. Setelah voucher diterima dan ditanda tangan, Kepala Bagian/ Staf
menyerahkan voucher ke Bagian Keuangan, voucher diterima oleh Bagian
Keuangan kemudian Bagian Keuangan memilih voucher yang sudah di ACC dan
ditanda tangan kemudian Bagian Keuangan memilih voucher yang akan dicairkan
uangnya.
2. Prosedur Rekap Pengeluaran Kas
Voucher - voucher yang akan dicairkan uangnya dikumpulkan kemudian
Bagian Keuangan membuat rekap pengeluaran kas dan menuliskan nominal cek
yang akan dicairkan berdasarkan rekap tersebut. Cek dan rekap pengeluaran kas
diserahkan ke Direktur, Direktur melakukan pengecekan terhadap rekap
pengeluaran kas lalu menandatangani cek sesuai rekap. Setelah ditanda tangani,
cek dikembalikan ke Bagian Keuangan agar segera dicairkan ke bank.
3. Prosedur Pengeluaran Kas
Berdasarkan voucher yang sudah di ACC, Bagian Keuangan menyiapkan
tanda terima atau kwitansi lalu menyerahkan tanda terima atau kwitansi tersebut
ke Kepala Bagian/ Staf yang mengajukan, setelah itu tanda terima ditanda
tangani dan diserahkan lagi ke Bagian Keuangan kemudian Bagian Keuangan
mengarsipkan tanda terima atau kwitansi yang sudah ditanda tangani setelah
37
tanda terima diarsipkan, Bagian Keuangan menyiapkan dan menyerahkan uang
tersebut ke Kepala Bagian/ Staf yang mengajukan.
4. Prosedur Pembuatan Laporan Pengeluaran Kas
Bagian Keuangan mengumpulkan rekap pengeluaran kas untuk membuat
laporan pengeluaran kas (Jurnal Bayar Kas/ Bank) setelah laporan pengeluaran
kas dibuat, Bagian Keuangan menyimpan atau mengarsipkan laporan pengeluaran
kas dan menyerahkan salinan laporan pengeluaran kas tersebut ke Direktur.
3.4. Activity Diagram
Activity Diagram sistem pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten
Kubu Raya sebagai berikut:
38
1. Activity Diagram Pengajuan Pengeluaran Kas
Activity Diagram prosedur pengajuan pengeluaran kas dapat dilihat pada
gambar dibawah ini:
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.2. Activity Diagram Pengajuan Pengeluaran Kas
39
Activity Diagram diatas merupakan sistem berjalan prosedur pengajuan
pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dari Kepala Bagian/
Staf yang mengajukan sampai pengajuan di acc oleh Direktur dan telah dibuatkan
voucher pengeluaran kas oleh Bagian Keuangan yang harus ditandatangani oleh
Kepala Bagian/ Staf yang mengajukan.
2. Activity Diagram Rekap Pengeluaran Kas
Activity Diagram prosedur pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.3. Activity Diagram Rekap Pengeluaran Kas
40
Activity diagram diatas merupakan sistem berjalan prosedur rekap
pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya.
3. Activity Diagram Pengeluaran Kas
Activity Diagram prosedur pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.4. Activity Diagram Prosedur Pengeluaran Kas
Activity diagram diatas merupakan sistem berjalan prosedur pengeluaran kas
di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dari bagian keuangan menyiapkan
tanda terima atau kwitansi sampai Kepala Bagian/ Staf menerima uang
41
4. Activity Diagram Laporan Pengeluaran Kas
Activity Diagram prosedur membuat laporan pengeluaran kas dapat dilihat
pada gambar dibawah ini:
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.5. Activity Diagram Laporan Pengeluaran Kas
Activity diagram diatas merupakan sistem berjalan membuat laporan
pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dari bagian
42
keuangan mengumpulkan rekap pengeluaran kas sampai bagian direktur
menerima laporan pngeluaran kas.
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Setiap sistem berjalan memiliki spesifikasi bentuk dokumen masukan dan
dokumen keluaran sebagai berikut:
3.5.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang diperlukan dalam
sistem yang digunakan oleh PDAM Kabupaten Kubu Raya:
1. Bon Permintaan Barang (BPB)
Fungsi : Untuk pengajuan pengadaan barang
Sumber : Kepala bagian/staf
Tujuan : Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan permintaan barang
Bentuk : Lampiran III.1.
2. Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi : Untuk perintah membayar gaji
Sumber : Kepala bagian/staf
Tujuan : Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
43
Bentuk : Lampiran III.2.
3. Order Pembelian(OP)
Fungsi : Untuk pemesanan barang
Sumber : Kepala Bagian/ Staf
Tujuan : Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan Pembelian Barang
Bentuk : Lampiran III.3.
4. Kwitansi Biaya
Fungsi : Untuk mengajukan pengeluaran kas
Sumber : Kepala Bagian/ Staf
Tujuan : Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pengeluaran kas
Bentuk : Lampiran III.4.
3.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk keluaran yang diperlukan dalam
sistem yang digunakan oleh Perusahaan Daerah Air Minum(PDAM) Kabupaten
Kubu Raya:
1. Voucher
Fungsi : Untuk mengajukan pengeluaran kas
Sumber : Keuangan
44
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : 3 lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pengeluaran kas
Bentuk : Lampiran III.5.
2. Rekap Pengeluaran Kas
Fungsi : Untuk merekap seluruh pengeluaran kas
Sumber : Keuangan
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Rata-rata 1 lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pengeluaran kas
Bentuk : Lampiran III.6.
3. Laporan (Jurnal Bayar Kas/Bank)
Fungsi : Untuk laporan pengeluaran kas
Sumber : Keuangan
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Rata-rata 7 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk :Lampiran III.7.
45
3.6. Permasalahan
Dari hasil penelitian yang kami lakukan, ditemui permasalahan yang dihadapi
oleh Perusahaaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kubu Raya., masalah
tersebut yaitu :
1. Sistem pengeluaran kas yang masih menggunakan microsoft excel membuat
sistem pengeluaran kas membutuhkan waktu yang lama karena harus melalui
proses yang panjang dari sistem pengajuan sampai pengeluaran kas, hal ini
juga seringkali membuat terjadinya kesalahan-kesalahan yang disebabkan
human error.
2. Tidak efektif dan efisien dalam menghasilkan informasi atau laporan.
3. Tidak adanya back-up dalam penyimpanan data-data atau dokumen.
3.7. Pemecahan Masalah
1. Perlu adanya perubahan sistem pengeluaran kas yang lebih baik dari yang
menggunakan microsoft excel menjadi sistem yang terkomputerisasi atau
sudah tersistem.
2. Membuat rancangan usulan sistem yang sudah terkomputerisasi yaitu aplikasi
berbasis dekstop dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan
database MySQL, sehingga memudahkan proses sistem pengeluaran kas yang
berjalan dan menghasilkan informasi atau laporan lebih efektif dan efisien.
3. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat memback-up data atau dokumen
yang sudah dibuat.