bab iii analisa sistem berjalan · 28 bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan perusahaan...
TRANSCRIPT
-
28
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Pengadilan Negeri Karawang kelas 1B merupakan instansi yang bergerak
dalam bidang hukum. Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan,
struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada didalam
perusahaan tersebut, berikut ini adalah tinjauan yang berdasarkan penelitian.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pengadilan Negeri Karawang pada tahun 1955 sampai dengan tahun 1962
merupakan Pengadilan wilayah Purwakarta dengan Ketua M. Roechjani Soeded,
kemudian tahun 1962 di Kabupaten Karawang terbentuk Pengadilan Negeri
Karawang kelas III dengan Ketua W.A. Mokalu,SmHk dan pada tahun 1970
dinaikkan statusnya menjadi Pengadilan Negeri Kelas II. Gedung Pengadilan
Negeri yang saat ini terletak di Jalan A. Yani By Pass Karawang dibangun di atas
tanah seluas 3520 m2 dengan luas bangunan 2519 m2 dan diresmikan pada tanggal
3 Februari 1982 oleh Bapak R. Soeroto, SH., selaku Dirjen Badilum Departemen
Kehakiman. Pada tanggal 22 Januari 2000 Pengadilan Negeri Karawang telah
ditingkatkan statusnya menjadi Pengadilan Negeri Kelas I.B. sampai
sekarang.Pembangunan Pengadilan Negeri Karawang untuk penyesuaian protype
Pengadilan telah dilaksanakan pada tahun 2012 sebagaimana keadaan bangunan
saat ini. Pejabat Ketua Pengadilan yang dapat dilaporkan hanya terhitung sejak
tahun 1982 sampai dengan sekarang, yakni :
-
29
1. Sunuhadi, SH.
2. Sunardi,SH.
3. Eko Wardono,SH.
4. P.S. Simanjuntak,SH.
5. Aropi Abdul kadir,SH.
6. Katar Kuna, SH.
7. Rata Kembaren,SH.
8. Maulida, SH.
9. Usman Wahab, SH.
10. Soltoni Mohdally, SH.,MH.
11. Suhadi,SH.,MH.
12. Samsul Bahri Borut, SH.,MH.
13. Sutjahjo Padmo Waksono,SH.,MH.
14. H.Mulyatno,SH.
15. Multining dyah Elly Mariani,SH.,M.Hum.
16. Torowa Daeli,SH.,MH.
17. Dr.Marsudin Nainggolan,SH.,MH
18. Dr. Marsudin Nainggolan, SH., MH.
19. Syamsul Edy, SH., MHum
20. John Effreddy, SH.MH
21. Sutio Jumagi Akhirno, SH.MHum
-
30
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap
sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam
bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana terpenting untuk menjalankan
fungsinya.
Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu
kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan
peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki
Pengadilan Negeri Karawang Kelas 1B sebagai berikut :
KETUA
HAKIM
SEKRETARISPANITERA
PANITERA
MUDA
PIDANA
PANITERA
MUDA
HUKUM
WAKIL KETUA
PANITERA
MUDA
PERDATA
KASUB
BAG.PERENCANA
AN TEKNOLOGI
INFORMASI DAN
LAPORAN
KASUB BAG.
KEPEGAWAIAN,
ORGANISASI
DAN TATA
LAKSANA
KASUB
BAG.UMUM
DAN
KEUANGAN
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
1. FUNGSIONAL ARSIPARIS
2. FUNGSIONAL PUSTAKAWAN
3. FUNGSIONALPRANATA
KOMPUTER
4. FUNGSIONAL BENDAHARA
KELOMPOK FUNGSIONAL
KEPANITERAAN
1. PANITERA PENGGANTI
2. JURUSITA/JURUSITA
PENGGANTI
3. PRANATA PERADILAN
GARIS KORDINASI
GARIS TANGGUNG JAWAB
Sumber : Pengadilan Negeri Karawang Kelas 1B (2015)
Gambar III.1. Struktur Organisasi
-
31
Ada pun beberapa deskripsi tugas (fungsi) dari struktur organisasi perusahaan,
yaitu:
1. Ketua, yaitu :
a. Ketua Pengadilan sebagai pimpinan Pengadilan bertanggung jawab atas
terselenggaranya administrasi perkara pada Pengadilan.
b. Ketua Pengadilan melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan
peradilan di Peradilan Tingkat Banding dan Peradilan Tingkat Pertama
yang dibantu oleh Wakil Ketua Pengadilan.
c. Ketua Pengadilan menunjuk hakim sebagai juru bicara pengadilan untuk
memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan
pengadilan.
d. Sebagai pelaksana administrasi perkara, Ketua Pengadilan menyerahkan
kepada Panitera Pengadilan.
2. Wakil Ketua, yaitu :
a. Melaksanakan tugas-tugas ketua apabila ketua berhalangan.
b. Membantu ketua dalam menyusun program kerja jangka pendek dan
jangka panjang, pelaksanaan dan pengorganisasian.
c. Melaksanakan tugas kepemimpinan yang di delegasikan ketua kepadanya
dalam hal melakukan pengawasan interen untuk mengawasi apakah
pelaksanan tugas telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja dan
ketentuan yang berlaku terutama jalannya tugas peradilan yang dilakukan
oleh hakim, panitera, panitera pengganti dengan juru sita/jurusita
pengganti maupun tugas-tugas administrasi umum yang dilaksanakan oleh
-
32
wakil sekretaris, kepala sub bagian kepegawaian, kepala sub bagian
keuangan & kepala sub bagian umum yang dilaporkan kepada ketua.
d. Mengkoordinir pelaksanaan pengawasan peningkatan disiplin kerja.
e. Memeriksa, mengadili dan memutus perkara yang diberikan ketua untuk
diselesaikan secara sederhana, cepat dengan biaya ringan.
f. Memimpin sidang-sidang dan meneliti perkara yang ditanganinya sebelum
perkara disidangkan serta memasukannya dalam buku kalender
persidangan.
g. Membuat penetapan atau keputusan atas perkara yang ditanganinya dan
menelitinya secermat mungkin sebelum penetapan atau putusan tersebut
ditanda tanganinya.
h. Menandatangani berita acara persidangan dengan bertanggung jawab atas
kebenarannya.
i. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Ketua.
j. Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan pengaduan dan pelaporannya
serta melaksanakan pemeriksaan pengaduan atas perintah dari pimpinan
pengadilan (ketua) atau pimpinan Mahkamah Agung R.I. sesuai dengan
KMA 076/SK/VI/2009 tanggal 4 Juni 2009 tentang pedoman pelaksanaan
pengaduan lembaga peradilan.
3. Hakim, yaitu :
a. Menerima berkas perkara.
b. Memeriksa perkara yang diajukan kepadanya.
c. Memutus perkara yang diajukan kepadanya.
-
33
d. Melakukan tugas-tugas pengawasan sebagai Pengawas Bidang dengan
memberi petunjuk dan bimbingan yang diperlukan bagi para Pejabat
struktural maupun Fungsional.
4. Panitera, yaitu :
a. Kedudukan Panitera merupakan unsur pembantu pimpinan.
b. Bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen,
akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat bkti
dan surat-surat bukti dan surat-surat lainnya yang disimpan di
Kepaniteraan.
c. Membuat salinan putusan.
d. Menerima dan mengirimkan berkas perkara.
e. Melaksanakan eksekusi putusan perkara perdata yang diperintahkan oleh
Ketua Pengadilan dalam jangka waktu yang ditentukan.
5. Sekretaris, yaitu :
a. Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas 1B adalah Aparatur tata usaha
negara yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Ketua Pengadilan Negeri Kelas 1B.
b. Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas 1B mempunyai tugas
melaksanakan pemberian dukungan di bidang administrasi, organisasi,
keuangan, sumber daya manusia serta sarana dan prasarana di lingkungan
Pengadilan Negeri kelas 1B.
6. Panitera Muda Perdata, yaitu :
a. Panitera Muda Perdata mempunyai tugas melaksanakan administrasi
perkara di bidang perdata.
-
34
b. Pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas perkara
perdata.
c. Pelaksanaan registrasi perkara gugatan dan permohonan.
d. Pelaksanaan distribusi perkara yang telah diregister untuk diteruskan
kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan Penunjukan Majelis
Hakim dari Ketua Pengadilan.
7. Panitera Muda Pidana, yaitu :
a. Panitera Muda Pidana mempunyai tugas melaksanakan administrasi
perkara di bidang pidana.
b. Pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas perkara
pidana.
c. Pelaksanaan penerimaan permohonan praperadilan dan pemberitahuan
kepada termohon.
d. Pelaksanaan distribusi perkara yang telah di register untuk diteruskan
kepada Ketua majelis hakim berdasarkan Penetapan penunjukan Majelis
Hakim dari Ketua Pengadilan.
e. Pelaksanaan penghitungan, penyiapan dan pengiriman penetapan
penahanan, perpanjangan penahanan dan penangguhan penahanan.
8. Jurusita, yaitu :
a. Melaksanakan semua perintah yang diberikan oleh Ketua/Hakim Ketua
majelis untuk menyampaikan pengumuman-pengumuman, teguran-
teguran protes-protes dan pemberitahuan putusan Pengadilan menurut
cara-cara berdasarkan ketentuan undang-undang.
b. Membuat relaas panggilan sidang.
-
35
c. Membuat relaas Pemberitahuan Putusan Pengadilan Negeri, Pengadilan
Tinggi dan Mahkamah Agung.
d. Membuat relaas pemberitahuan-pemberitahuan yang berkaitan dengan
banding, kasasi, PK dan Eksekusi.
9. Panitera Pengganti, yaitu :
a. Membantu Hakim dalam persidangan perkara perdata maupun pidana
serta melaporkan kegiatan persidangan.
10. Kasub bagian Umum dan Keuangan, yaitu :
a. Memeriksa ketersediaan Dana Anggaran dalam DIPA.
b. Menyusun Rencana Pengguna Anggaran Belanja rutin setiap tahun.
c. Melaksanakan realisasi anggaran sesuai DIPA.
d. Tugas dan Kewajiban pejabat penguji SPP dan penanda tangan SPM.
e. Memeriksa kelengkapan berkas SPP yang selanjutnya dilaporkan ke
KPPN untuk penerbitan SP2D.
f. Mengikutkan Pejaba/Pegawai Keuangan dalam setiap kegiatan aplikasi
mengenai mekanisme pembayaran gaji dari laporan keuangan.
11. Kasub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana, yaitu :
a. Melengkapi box file hakim, pegawai, honorer dalam lemari file.
b. Membuat Surat keputusan untuk diajukan kepada KPN untuk ditanda
tangani.
c. Mencatat data hakim, pegawai dan honorer dalam register buku induk,
buku bantu kepegawaian.
d. Memperbaharui papan DUK, DUS struktur organisasi.
e. Membuat usul jabatan dan usul pensiun hakim/pegawai.
-
36
f. Membuat SKP Hakim dan Pegawai.
g. Melaksanakan pengawasan administrasi kepegawaian meliputi
kelengkapan sarana tata usaha kepegawaian, SKP, DUK, KP, KGB, CUTI,
absensi dll.
h. Membuat data profil hakim dan pegawai yang ditampilkan pada website.
12. Kasub Bagian Perencanaan, IT dan Pelaporan, yaitu :
a. Membantu Sekretaris dalam melakukan pengumpulan, identifikasi,
analisa, pengolahan dan penyajian data/informasi untuk penyiapan bahan
penyusunan perencanaan dan melakukan penyiapan bahan monitoring,
evaluasi dan pelaporan.
b. Membantu Sekretaris dalam melaksanakan pengembangan sistem dan
teknologi informasi.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis
akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1. Pengolahan Surat Masuk
Pengirim menyerahkan surat masuk kepada bagian Umum untuk diperiksa dan
dibuatkan disposisi dan dicatat ke dalam buku besar register. Kemudian surat
masuk yang sudah ditulis disposisi diserahkan kepada Ketua. Setelah surat
masuk yang sudah disposisi ACC oleh Ketua diserahkan kembali ke Pansek
(Panitera/Sekretaris) untuk di ACC kembali dan agar diarahkan ke bagian Sub
Pansek surat mana akan diteruskan. Lalu bagian Umum akan menyerahkan
surat masuk ke Sub Pansek sesuai arahan Pansek (panitera/sekretaris). Surat
-
37
masuk yang sudah disposisi ACC sesuai arahan Pansek yang telah di tanda
tangan Ketua diteruskan dan diarsipkan kebagian sub pansek.
2. Pengolahan Surat Keluar
Dari Sub Pansek mengajukan pembuatan Surat keluar ke Pansek. Pansek akan
menandatangani surat keluar. Setelah surat keluar di ACC oleh Pansek akan
diserahkan kembali ke Ketua untuk meminta persetujuan surat keluar. Ketua
memberikan surat keluar yang telah di ACC kembali ke bagian Umum untuk
diberi nomor surat keluar. Bagian Umum menyerahkan surat keluar ACC ke
Pengirim. Kemudian pengirim menyebarkan surat keluar yang telah di ACC ke
instansi terkait dan umum juga mengarsipkan nya di arsip Surat Keluar Acc.
3. Proses Pelaporan
Bagian Umum setiap bulannya menyerahkan laporan data surat masuk
disposisi dan laporan data surat keluar ke ketua dan juga mengarsipkannya ke
Arsip Laporan data surat masuk disposisi dan Arsip Laporan data surat keluar.
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, penulis mencoba
menggunakan Diagram Alir Data (DAD) yang fungsinya untuk mempermudah
pemahaman tentang sistem yang berjalan. Adapun DAD dari Diagram Alir Data
sistem berjalan, Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan,
sebagai berikut:
-
38
SISTEM
PENGELOLAAN
SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA
PENGADILAN NEGERI
KELAS 1B
0
PENGIRIM UMUM
KETUA PANSEK
SUB PANSEK
SM
SM
SMD
SMD
SMD ACC
SMD ACC
SMD ACC 2
SMD ACC 2
SK
SK
SK ACC
SK ACC
SK ACC 3
SK ACC 2
SK ACC 2
LDSMD
LDSMD
LDSKD
LDSKD
Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
SM : Surat Masuk
SMD : Surat Masuk Disposisi
SMD Acc : Surat Masuk Disposisi ACC
SMD Acc 2 : Surat Masuk Disposisi ACC ke 2
LDSMD : Laporan Data Surat Masuk Disposisi
Arsip SM : Arsip Surat Masuk
SK ACC : Surat Keluar ACC
SK ACC 2 : Surat Keluar ACC ke 2
SK ACC 3 : Surat Keluar ACC ke 3
Arsip SK : Arsip Surat Keluar
LDSKD : Laporan Data Surat Keluar Disposisi
SK : Surat Keluar
-
39
PENGIRIM
KETUA
UMUM
SUB PANSEK
PANSEK
SM
SM
SMD
SMD
SMD ACC
SMD ACC 2
SMD ACC
SMD ACC 2
LDSMD
LDSKD
LDSMD
LDSKD
SK
SK ACC
SK
SK ACC
SK ACC 2
ARSIP SKARSIP SK
SK ACC 3
SK ACC 2
ARSIP SM
ARSIP SM
SK ACC 3
ARSIP SURAT
MASUK
ARSIP SURAT
KEUAR
D1
D2
1
PENGOLAHAN SURAT
MASUK
2
PENGOLAHAN SURAT
KELUAR
3
PROSES PELAPORAN
ARSIP SK
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
-
40
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen
yang di gunakan dalam proses penerimaan dan pembuatan surat pada Bagian
Umum di Pengadilan Negeri Karawang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan
menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Spesifikasi
dari dokumen-dokumen tersebut adalah:
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah data atau file masukan yang diolah dan
diarsipkan oleh Fungsional Umum. Bentuk-bentuk dokumen masukan adalah :
1. Spesifikasi Dokumen Masukan
a. Surat Masuk
Nama dokumen : Surat Masuk
Fungsinya : Sebagai alat menyampaikan Pengajuan/ Perintah/
Undangan dan Informasi lainnya
Sumber : Pengirim
Jumlah : Disesuaikan
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Umum
Frekuensi : Setiap ada pengajuan/ perintah/ undangan dan
informasi lainnya
b. Lembar Disposisi
Nama dokumen : Lembar Disposisi
Fungsinya :Sebagai alat menyimpulkan isi surat dan menuliskan
intruksi/informasi
-
41
Sumber : Bagian Umum
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Ketua dan Pansek
Frekuensi :Setiap surat dinas yang masuk
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa
dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan
dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran
tersebut sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
a. Surat Keluar
Nama dokumen : Surat Keluar
Fungsinya :Sebagai alat menyampaikan pengajuan/ Perintah/
Undangan dan Informasi lainnya.
Sumber : Bagian Umum
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : -
Frekuensi : Sebagai alat menyampaikan pengajuan/ Perintah/
Undangan dan Informasi lainnya.
-
42
3.5. Permasalahan
Dari hasil analisa dan pengamatan pada Pengadilan Negeri Karawang Kelas
1B maka penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang
khususnya terjadi pada sistem pengolahan surat yang sedang berjalan, antara lain:
1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan cara
manual serta lama menyebabkan pekerjaan tidak dilakukan secara efektif
dan efisien. Sehingga jika data-data surat tersebut diperlukan kembali
dikemudian hari, maka harus mencarinya dalam buku register surat yang
tebal sebelum mencari ke lemari pengarsipan surat.
2. Masih sering terjadinya keterlambatan waktu dalam penyelesaian atau tindak
lanjut dokumen surat masuk.
3. Sering terjadi kesalahan penomoran surat.
4. Sering terjadinya kekeliruan dalam penyusunan laporan karena masih
dihitung secara manual dibuku register dan arsip.
3.6. Pemecahan Masalah
1. Untuk memperlancar penyelesaian pekerjaan diadakan informasi pengelolaan
data surat masuk dan surat keluar yang berbasis komputer agar pengelolaan
surat masuk dan surat keluar mudah dicari dan surat masuk dan keluar
tersistematis.
2. Agar tidak terjadinya keterlambatan waktu datang dokumen surat. Diperlukan
untuk men-scan surat.
3. Dibuatkan penomoran otomatis untuk surat masuk dan surat keluar.
4. Dalam penyusunan laporan sebaiknya dibuatkan juga aplikasi untuk
menyusun laporan tersebut baik pertanggal dan perbulan.