bab iii analisa sistem berjalan file28 bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan perusahaan...
TRANSCRIPT
28
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Muhammadiyah Pontianak terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal
ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan
perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.
Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis
mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Tugas Akhir ini sebagai berikut:
3.1.1. Sejarah Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah
Pontianak
Berdirinya Fakultas Ilmu Kesehatan diprakarsai dan dikembangkan
Universitas Muhammadiyah Pontianak, berdasarkan surat persetujuan Mendiknas
No: 1621 tanggal 31 Juli 2003 tentang berdirinya Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Muhammadiyah Pontianak di Pontianak. Hal ini merupakan
pengembangan fakultas oleh Majelis Pembina Kesehatan (MPK) wilayah
Muhammadiyah bekerjasama dengan Universitas Muhammadiyah Pontianak.
Kemudian pada tahun 2006, mendapatkan perpanjangan ijin
penyelenggaraan berdasarkan surat Dikti nomor 2140/D/T/2006 TANGGAL 23
Junio 2006. Pengajuan tersebut berhasil mengantar program studi ini meraih
akreditasi pertama kalinya pada januari 2007 melalui surat keputusan Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan sertefikat Akreditasi No.
001/BAN-PT/Ak-X/S1/I/2007 yang menyatakan bahwa Program Studi Kesehatan
Masyarakat Universitas Muhammadiyah Pontianak, terakreditasi dengan
29
peringkat Akreditasi C. Status akreditasi tersebut berlaku sejak tanggal 13 Januari
2007 sampai dengan tanggal 13 Januari 2012.
Pada tahun 2015 Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah
Pontianak mengajukan akreditasi ulang. Hasilnya berdasarkan keputusan BAN-PT
Nomor: 324/SK/BAN-PT/Akred/S/V/2015, menyatakan bahwa Program Studi
Kesehatan Masyarkat Universitas Muhammadiyah Pontianak terakreditasi dengan
peringkat Akreditasi B. Sertefikat akreditasi tersebut berlaku sejak tanggal 2 Mei
2015 sampai dengan 2 Mei 2020.
Dinamika pendirian, ijin penyelenggaraan dan pengajuan akreditasi di atas
merupakan upaya program studi ini meningkatkan kualitas demi mencapai tujuan
memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan masyarakat di Kalimantan Barat. Selain
itu, keberadaan lembaga ini diharapkan mampu memberikan solusi peningkatan
drajat kesehatan masyarakat melalui peningkatan SDM Kesehatan (utamanya
tenaga kesehatan masyarakat), diseminasi hasil penelitian dan kegiatan
pengabdian masyarakat di Kalimantan Barat.
A. Visi
Adapun visi Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah
Pontianak adalah mengembangkan tenaga kesehatan masyarakat professional dan
memiliki kepribadian luhur yang didasarkan pada keimanan dan ketakwaan
terhadap Tuhan Yang Maha Esa.
B. Misi
Untuk menyelenggarakan visi diatas maka sebagai misi institusi Fakultas
Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak adalah:
30
1. Menghasilkan tenaga professional yang memiliki pengetahuan dan
keterampilan dalam melakukan pengelolaan upaya kesehatan masyarakat,
identitas masalah, pengawasan bidang kesehatan, dan mengembangkan
pendidikan.
2. Menyediakan prasarana yang memadai untuk mendukung proses belajar
mengajar, serta mengembangkan diri peserta didik dengan memberikan
materi pendidikan secara teori dan praktek yang tepat.
3. Mempertahankan mutu pendidikan pada taraf yang tinggi dengan
kerjasama dan memanfaatkan fasilitas serta sumber-sumber pendidikan
dari perguruan tinggi yang lain, serta lembaga pemerintah daerah setempat
maupun lembaga internasional.
4. Mengembangkan fakultas dengan melakukan penelitian atau uji coba
untuk dapat memenuhi kebutuhan pengembangan teknologi tepat guna
dibidang kesehatan masyarakat sesui perkembangan masyarakat.
5. Mengembangkan fakultas sebagai informasi dan inovasi bagi
pengembangan program kesehatan masyarakat.
6. Melakukan upaya prngembangan staf akademik melalui program
pendidikan doctoral.
7. Meningkatkan kualitas pendidikan mental dan sepiritual berupa agama
islam serta materi Al-islam dan Kemuhammadiyahan.
31
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Adapun struktur organisasi Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak adalah sebagai berikut:
----------
---------------------------------
Sumber: Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak
Adapun tugas dan fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Dekan:
a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan, pengajaran, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat (penanggung jawab umum)
b. Menyusun rancangan pengembangan program studi
c. Merencanakan dan melaksanakan program kerjasama dengan berbagai
pihak di bidang pendidikan dan pengajaran serta kemahasiswaan dan
mengkoordinasikannya dengan pimpinan universitas.
d. Mengkoordinasi penyusunan kurikulum, silabus, dan SAP
e. Menetapkan/menunjuk dosen pengampu mata kuliah sesuai dengan
profesionalitas / keahliannya.
f. Menetapkan / menunjuk dosen pembimbing akademik bagi mahasiswa.
g. Menetapkan / menunjuk dosen pembimbing penulisan skripsi.
DEKAN
WAKIL DEKAN
KETUA
PROGRAM STUDI
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN KAKADEMIK
SENAT FAKULTAS
DADAN
PENJAMINAN MUTU
GUGUS PENJAMINAN MUTU
Gambar III. 1. Stuktur Organisasi
32
h. Menetapkan kelayakan proposal/rancangan penelitian yang diajukan
mahasiswa dalam rangka penyusunan skripsi.
i. Membina dosen dalam melaksanakan pendidikan dan pengajaran,
penelitian serta pengabdian masyarakat.
j. Mengefektifkan pelaksanaan standarisasi prestasi kerja
2. Wakil Dekan:
a. Mengkoordinasikan pengelolahan administrasi fakultas yang
mencakup:
1). Menata dan mengadministrasikan arsip fakultas
2). Mengadministrasikan data nilai, mata kuliah mahasiswa sesuai
dengan angkatan dan program studinya, dan
3). Menata, menyimpan dan mengamankan arsip KRS (Kartu
Rencana Studi) dan KHS (Kartu Hasil Studi) mahasiswa berdasarkan
angkatan program studi.
b. Memimpin evaluasi penyelenggaraan dan akreditasi program studi.
c. Mengkoordinasikan pemeriksaan KRS (Kartu Rencana Studi)
mahasiswa berdasarkan jumlah SKS yang boleh diprogramkannya.
d. Membuat jadwal kuliah
e. Memantau pelaksanaan perkuliahan.
f. Mengelola administrasi keuangan meliputi :
1). Penyusunan anggaran
2). Proses realisasi anggaran dan
3.) Penyusunan laporan / SPJ
33
g. Menata, mengelola harta benda yang ditempatkan di fakultas dan
menjadi tanggung jawab fakultas.
h. Merencanakan dan mengkoordinasikan program pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengawasi pelaksanaan tata tertib dan etika pergaulan mahasiswa.
j. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas staf tata usaha.
3. Senat Fakultas:
a. Merumuskan kebijakan akademik, penjaminan mutu, pengembangan
fakultas, penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian
civitas akademika sesuai dengan tuntunan islam.
b. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan fakultas.
c. Memberikan pendapat atas Rancangan Anggaran Pendapatan dan
Belanja sebelum diajukan ke Majelis Dikti Pimpinan Pusat
Muhammadiyah.
d. Menilai pertanggungjawaban Pimpinan fakultas atas pelaksanaan
kebijakan yang telah ditetapkan.
e. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan
mimbar akademik, dan otonomi keilmuan fakultas.
f. Memberikan pertimbangan kepada penyelenggara fakultas berkenaan
dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi pimpinan
fakultas.
g. Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika.
34
4. Unit Penjaminan mutu:
a. Menyusun kebijakan mutu di tingkat fakultas, dan program studi,
serta unit – unit lainnya.
b. Menetapkan standar mutu di tingkat fakultas, dan program studi, serta
unit-unit lainnya.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan mutu di tingkat fakultas dan program
studi, serta unit-unit lainnya.
d. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di tingkat fakultas,
dan program studi, serta unit-unit lainnya.
e. Melakukan pengendalian atas pelaksanaan mutu di tingkat fakultas
dan program studi, serta unit - unit lainnya.
f. Merancang tindak lanjut pelaksanaan mutu di tingkat fakultas, dan
program studi, serta unit-unit lainnya.
g. Menyiapkan evaluasi mutu eksternal termasuk akreditasi.
5. Bagian Akademik:
a. Membantu menyusun dan merencanakan program kerja yang
berhubungan dengan kegiatan pengelolaan akademik.
b. Membantu menjabarkan kalender akademik dari Universitas
Muhammadiyah setiap semester.
c. Membantu mensosialisasikan kalender dan jadwal perkuliahan kepada
dosen dan mahasiswa.
d. Membantu membuat surat kepada dosen tentang permohonan untuk
memberikan perkuliahan.
e. Membantu mengumpulkan dan merapikan sistem penilaian mahasiswa.
35
f. Membantu membenahi arsip KRS, menerima dan mengarsipkan KRS.
g. Membantu membuat dan mencetak serta memberikan KHS kepada
mahasiswa pada setiap semester.
h. Membantu mengarsipkan surat keluar dan masuk, serta menyampaikan
kepada dekan / wakil dekan untuk ditindaklanjuti.
i. Membantu melayani surat keterangan mahasiswa (izin, sakit,
pengembalian, dll)
j. Membantu mengentri KRS untuk dilaporkan setiap semester.
k. Membuat dan mencetak serta memberikan KHS kepada mahasiswa
pada setiap semester.
l. Membantu merencanakan kegiatan rapat internal dan eksternal.
m. Membantu memberikan pelayanan administrasi fakultas.
6. Ketua Program Studi:
a. Bersama para dosen menyusun dan melaksanakan strategi
pengelolaan/pengembangan program studi baik jangka pendek,
menengah dan panjang dengan prinsip efisiensi, akuntabilitas dan
transparan.
b. Melakukan sosialisasi program kerja yang akan dilaksanakan oleh
dosen serta mendeseminasikan hasil pengelolaan secara transparan pada
forum rapat Program Studi Kesehatan Masyarakat.
c. Membuat perencanaan, pelaksanaan, pengembangan serta proses
pembelajaran pada program studi kesehatan masyarakat secara
berkelanjutan.
36
d. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan proses belajar mengajar
guna mendapatkan feedback yang hasilnya untuk kebijakan pembinaan
kepada para dosen.
e. Menegakkan kaidah-kaidah atau peraturan yang ada untuk
meningkatkan mutu lulusan.
f. Melakukan pembinaan, merencanakan, melaksanakan pengembangan
tenaga pengajar dan tenaga peneliti di bidang kesehatan masyarakat
secara berkelanjutan.
g. Membuat dan melaksanakan program unggulan yang dapat memperkuat
eksistensi Program Studi Kesehatan Masyarakat.
h. Menyusun Program, membina himpunan mahasiswa dalam
pengembangan bakat, minat dan daya penalaran mahasiswa.
i. Mengevaluasi data berbasis Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi
Diri (EPSBED) yang menyangkut akademik, pendidikan, penelitian,
dan pengabdian pada masyarakat di bidang kesehatan masyarakat.
j. Melakukan penelitian dan pengabdian masyarakat bersama para dosen
guna pengembangkan dan penerapan kurikulum bidang kesehatan
masyarakat.
k. Merencanakan dan melakukan kerjasama pendidikan dan penelitian,
baik secara internal maupun eksternal di lingkungan Universitas
Muhammadiyah Pontianak.
l. Melakukan PDCA (Plan, Do, Check, Action) dalam rangka penjaminan
mutu di Program Studi Kesehatan Masyarakat.
m. Meningkatkan kesejahteraan baik dosen maupun mahasiswa.
37
n. Melakukan dan mempertanggungjawabkan semua kegiatan program
kerja dan hasil kinerja pada forum rapat Program Studi Kesehatan
Masyarakat.
7. Bagian Keuangan:
a. Menyusun dan menyelenggarakan rencana dan program kerja yang
berhubungan dengan urusan keuangan atau Subbagian di bawahnya.
b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana anggaran pendapatan dan
belanja fakulas.
c. Menyosialisasikan anggaran pendapatan dan belanja ke setiap unit kerja
yang ada di fakultas.
d. Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan anggaran
pendapatan dan belanja yang telah disahkan.
e. Mengelola dan menyajikan data keuangan
f. Menyiapkan laporan keuangan secara priodik
g. Mengefektifkan pelaksanaan standarisasi prestasi kerja.
8. Gugus Penjaminan Mutu
a. Membantu pimpinan fakultas dan program studi dalam mewujudkan
arah kebijakan akademik untuk meningkatkan mutu pendidikan yang
merupakan proses penetapan pemenuhan standar mutu pengelolaan
secara konsisten, berkelanjutan sehingga para pengguna (stakeholder)
dan para pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.
b. Mewujudkan suatu sistem penjaminan mutu yang berorientasi pada
kualitas berkelanjutan dan yang dipakai sebagai pedoman bagi
38
penyelenggaraan kehidupan akademik di tingkat fakultas dan program
studi.
c. Dalam melaksanakan tugas unit dan gugus penjamin mutu fakultas
berada di bawah koordinasi dekan dan lembaga penjamin mutu
universitas.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis
akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan pada sistem informasi
sarana dan prasarana laboratorium pada Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak yang meliputi:
1. Proses Pengadaan Alat Praktik
Pada proses ini ketua Program studi mengusulkan penambahan alat praktik di
laboratorium kepada dekan Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak melalui saran dan masukan dari badan penjaminan
mutu Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak.
2. Proses Peminjaman Alat Praktik
Pada proses ini, peminjam harus membawa persyaratan, seperti kartu tanda
mahasiswa (KTM) untuk diserahkan kebagian akademik, selanjutnya bagian
akademik akan memproses peminjaman dengan melakukan pemberian
formulir peminjaman kepada mahasiswa yang selanjutnya akan diisi oleh
mahasiswa sebagai peminjam, setelah itu bagian akademik akan mengisi
formulir sebagai admin yang menyerahkan alat kepada peminjam.
3. Proses Pengembalian Alat Praktik
39
Pada proses ini mahasiswa mengembalikan alat praktik yang dipinjam
kepada bagian akademik dan admin mencatat tanggal pengembalian pada
form peminjaman.
4. Proses Perawatan Alat Praktik
Proses ini dilakukan oleh bagian akademik yang merekap data kondisi alat
praktik, apabila menemukan alat dalam kondisi rusak maka admin menandai
pada daftar alat yang tersedia bahwa alat tersebut dalam keadaan rusak dan
membuat surat permohonan untuk dilakukannya perawatan.
5. Proses Pembuatan Laporan
Proses ini dilakukan oleh bagian akademik yang merekap data dan
mengelolah data menjadi laporan yang harus dilaporkan ke dekan.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Dari hasil analisis yang telah dilakukan pada Laboratorium Fakultas Ilmu
Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak, maka dapat diketahui bentuk
sistem informasi laboratorium secara garis besar yang sedang berjalan di dalam
laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak saat
ini. Bentuk besarnya dapat dilihat dalam diagram konteks sebagai berikut:
0.0
Sistem
Informasi
Sarana dan
Prasarana
Laboratorium
FP, KTM, DAP, SPAP,
LAP
KTM,
FPT, APK
FP, KTM,
DAP
SPPAP,
SPAP, LAP
SPPAP_ACC
, SPAP_ACC
Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Sumber. Hasil Penelitian (2017)
DAP,KTM, FPT, DAPK
Bagian
Akademik
Mahasiswa
Ketua
Program
Studi
Badan Penjaminan
Mutu
Dekan
SDKAP
SDKAP, SPPAP_ACC
SPPAP SPPAP_ACC
40
SPPAP : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik
SPPAP_ACC : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik disetujui
SDKAP : Surat Daftar Keperluan Alat Praktik
KTM : Kartu Tanda Mahasiswa
FP : Formulir Peminjaman
AP : Alat Praktik
FPT : Formulir Peminjaman Terisi
APK : Alat Praktik Kembali
SPAP : Surat Perawatan Alat Praktik
SPAP_ACC : Surat Perawatan Alat Praktik disetujui
LAP : Laporan
KTM, FPT
KTM, FPT
FP, DAP
DAPK DAPK
KTM
SPAP SPAP
SPAP_AC
C SPAP_AC
C
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
Sumber. Hasil Penelitian (2017)
1.1
Proses
Pengadaan
Alat Praktik
1.2
Proses
Peminjaman
Alat Praktik
1.3
Proses
Pengembalian
Alat Praktik
1.4
Proses
Perawatan
Alat Praktik
1.5
Proses
Pembuatan
Laporan
Ketua
Program Studi
Badan
Penjaminan
Mutu
Dekan
SDKAP
FP, DAP
KTM
LAP_ACC
LAP_ACC
LAP LAP
Mahasiswa
SDKAP, SPPAP_ACC
SPPAP SPPAP_ACC
Bagian
Akademik
SPPAP SPPAP_ACC
Berkas SPPAP
Berkas KTM, FPT
Berkas KTM
Berkas SPAP
Berkas LAP
41
SPPAP : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik
SPPAP_ACC : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik disetujui
SDKAP : Surat Daftar Keperluan Alat Praktik
KTM : Kartu Tanda Mahasiswa
FP : Formulir Peminjaman
AP : Aalat Praktik
FPT : Formulir Peminjaman Terisi
APK : Alat Praktik Kembali
SPAP : Surat Perawatan Alat Praktik
SPAP_ACC : Surat Perawatan Alat Praktik disetujui
LAP : Laporan
1.1
Proses
Pendataan
Alat Praktik
Ketua
Program Studi
Dekan
Sumber. Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan Pengadaan Alat Praktik
Badan
Penjaminan
Mutu
SDKAP SDKAP
SPPAP
SPPAP_ACC
SPPAP_ACC
SDKAP
Arsip SDKAP
1.2
Proses
Perdsetujuan
Pengadaan
Arsip SPPAP
SPPAP
42
Keteangan:
SDKAP : Surat Daftar Keperluan Alat Praktik
SPPAP : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik
SPPAP_ACC : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik disetujui
Keteangan:
KTM : Kartu Tanda Mahasiswa
FP : Formulir Peminjaman
FPT : Formulir Peminjaman Terisi
AP : Alat Praktik
Mahasiswa
Bagian
Akademik
2.1
Proses
Penyerahan
KTM dan
Pengisian
Formulir
Peminjaman
KTM, FPT
KTM, FPT
FP
Sumber. Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.5. Diagram Detail Sistem Berjalan Peminjaman Alat Praktik
2.2
Proses
Penyerahan
Alat Praktik
DAP
DAP
FP
Arsip KTM, FPT
Arsip DAP
43
Keteangan:
KTM : Kartu Tanda Mahasiswa
FP E : Formulir Pengembalian
FPT : Formulir Pengembalian Terisi
AP : Alat Praktik
Arsip_KTM : Arsip Kartu Tanda Mahasiswa
FPE
Sumber. Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.6. Diagram Detail Sistem Berjalan Pengembalian Alat Praktik
3.2
Proses
Pengembalian
atau Penyerahan
Alat Praktik ke
Administrasi
DAP
DAP
FPE
Bagian
Akademik
Mahasiswa
3.1
Proses
Pengisian
Formulir
Pengembalian
Alat Praktik
KTM
KTM
FPET
FPET
Arsip FPE
Arsip KTM
44
Keteangan:
SPP : Surat Permohonan Perbaikan
SPP_ACC : Surat Permohonan Perbaikan disetujui
Sumber. Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.7. Diagram Detail Sistem Berjalan Perawatan Alat Praktik
4.2
Proses
Permohonan
Perawatan Alat
Praktik
disetujui
Bagian
Akademik
4.1
Proses
Permohonan
Perawatan Alat
Praktik
Dekan
SPAP SPAP
SPAP_ACC
SPAP_ACC
Arsip SPAP
Arsip SPAP_ACC
45
3.4. Kamus Data
Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara
lebih rinci, karena kamus data memberikan kererangan yang jelas tentang data
yang dicari. Yang akan dijelaskan adalah dokumen masukan dan dokumen
keluaran yang berhubungan dengan proses sistem informasi sarana dan prasarana
yang sedang berjalan di Laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak.
3.4.1. Kamus Data Masukan
1. Nama Dokumen : Kartu Tanda Mahasiswa
Alias : KTM
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Mahasiswa
Penjelasan : Sebagai bukti yang bersangkutan mahasiswa
Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak
Periode : Setiap kali pengajuan peminjaman alat praktik
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : npm+nama+tempat_tanggal_lahir+jenis_kelamin
+berlaku hingga
2. Nama Dokumen : Formulir Peminjaman Alat Praktik Terisi
Alias : FPAPT
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Mahasiswa
46
Penjelasan : Sebagai bukti yang bersangkutan meggunakan alat
praktik pada laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Muhammadiyah Pontianak
Periode : Setiap kali pengajuan peminjaman alat praktik
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : npm+nama+nomor_telpon+nama_alat
+jumlah_alat+lama_pemakaian
3. Nama Dokumen : Surat Daftar Keperluan Alat Praktik
Alias : SDKAP
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Arus Data : Badan Penjaminan Mutu
Penjelasan : Sebagai data atau catatan untuk memberikan saran
atau masukan kepada ketua program studi mengenai
pengadaan alat praktik yang ada di laboratorium
Periode : Setiap kali pengadaan alat praktik
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : no_surat+hal_suratt+kalimat_pembuka+
data_alat+jumlah_alat+kalimat_penutup
4. Nama Dokumen : Surat Permohonan Perbaikan disetujui
Alias : SPP_ACC
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Arus Data : Dekan
47
Penjelasan : Sebagai persetujuan untuk melakukan perawatan
alat praktik pada laboratorium Fakultas Ilmu
Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak
Periode : Setiap kali Persetujuan Pengajuan Perbaikan
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : nama_alat+kode_alat+kondisi_alat+baris_acc
3.4.2. Kamus Data Keluaran
1. Nama Dokumen : Formulir Peminjaman Aalat Praktik
Alias : FPAP
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Administrasi
Penjelasan : Sebagai bukti untuk mendata pengguna dan jumlah
alat praktik yang digunakan pada laboratorium
Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak
Periode : Setiap kali peminjaman alat praktik
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : npm+nama+nomor_telpon+nama_alat
+jumlah_alat+lama_pemakaian
2. Nama Dokumen : Kartu Tanda Mahasiswa
Alias : KTM
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
48
Arus Data : Mahasiswa
Penjelasan : Sebagai bukti yang bersangkutan mahasiswa
Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Pontianak
Periode : Setiap kali Pengembalian alat
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : npm+nama+tempat_tanggal_lahir+jenis_kelamin
+berlaku hingga
3. Nama Dokumen : Surat Permohonan Perbaikan
Alias : SPP
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Bgaian Akademik
Penjelasan : Sebagai Pengajuan untuk melakukan perawatan
alat praktik pada laboratorium Fakultas Ilmu
Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak
Periode : Setiap kali Pengajuan Perbaikan
Struktur Data : Header dan isi
Header : nama_isntitusi
Isi : nama_alat+kode_alat+kondisi_alat+baris_acc
3.5. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi dokumen sistem berjalan ini menjelaskan tentang
dokumen-dokumen yang digunakan berupa spesifikasi file. Bentuk dokumen
49
sistem berjalan ini terdiri dari spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi
dokumen keluaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama dokumen : Kartu Tanda Mahasiswa
Fungsi : Syarat untuk peminjaman alat praktik
Sumber : Mahasiswa
Tujuan : Administrasi
Frekuensi : Setiap kali mahasiswa melakukan peminjaman
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama dokumen : Formulir Peminjaman Alat Praktik Terisi
Fungsi : Sebagai bukti peminjaman alat praktik
Sumber : Mahasiswa
Tujuan : Administrasi
Frekuensi : Setiap kali mahasiswa melakukan peminjaman
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama dokumen : Formulir Pendataan Alat Praktik Terisi
Fungsi : Sebagai catatan untuk mengetahui kondisi alat
Sumber : Administrasi
Tujuan : arsip
Frekuensi : Setiap kali melakukan pengecekan kondisi alat
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-3
50
4. Nama dokumen : Surat Permohonan Perbaikan Disetujui
Fungsi : Sebagai tanda disetujuinya perbaikan alat
Sumber : Dekan
Tujuan : Administrasi
Frekuensi : Setiap kali Persetujuan Perbaikan Alat
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-4
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama dokumen : Formulir Peminjaman Aalat Praktik
Fungsi : Sebagai bukti peminjaman alat praktik
Sumber : Administrasi
Tujuan : Mahasiswa
Frekuensi : Setiap kali mahasiswa melakukan peminjaman
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama dokumen : Formulir Pendataan Alat Praktik
Fungsi : Untuk mencatat kondisi alat
Sumber : Administrasi
Tujuan : Arsip
Frekuensi : Setiap kali melakukan pengecekan kondisi alat
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama dokumen : Surat Permohonan Perbaikan
51
Fungsi : Untuk mendapatkan persetujuan perbaikan alat
Sumber : Administrasi
Tujuan : Dekan
Frekuensi : Setiap kali Meminta Persetujuan Perbaikan Alat
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-3
3.6. Permasalahan Pokok
Laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah
Pontianak adalah salah satu fasilitas penunjang pendidikan yang diberikan kepada
mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak.
Laboratorium tersebut menyediakan alat praktik yang dibutuhkan oleh mahasiswa
yaitu alat praktikum pendidikan Program Srudi kesehatan masyarakat yang terdiri
dari enam jurusan diantaranya jurusan S1 Kesehatan Masyarakat peminatan
Promosi Kesehatan dan Ilmu Prilaku (PKIP), Kesehatan Lingkungan (KESLING),
Kesehatan Reproduksi (KESPRO), Epidemiologi Kesehatan, Gizi Kesehatan
Masyarakat, dan Keselamatan Kerja (K3). Dari banyaknya jurusan yang ada pada
Fakultas Ilmu Kesehatan Masyarakat makan berdampak juga pada banyaknya
macam atau jenis peralatan praktikum yang disediakan untuk menunjang proses
pendidikan, apabila laboraorium berisi dengan peralatan dan perlengkapan
sebanyak itu maka akan tidak mungkin mengalami kesulitan dalam proses
transaksi dan perawatan sarana dan prasarana yang ada di laboratorium Fakultas
Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak. Adapun masalah tersebut
akan diuraikan sebagai berikut:
1. Semua data alat praktik dicatat secara manual diformulir pendataan
52
2. Proses peminjaman alat praktik menggunakan formulir cetak manual
sehingga proses peminjaman tidak evektif dan membutuhkan waktu yang
cukup lama.
3. Proses pengembalian alat praktik menggunakan formulir manual dan sistem
yang manual, sehingga menyulitkan dalam pendataan alat kembali.
4. Proses Perawatan yang membutuhkan persetujuan yang manual serta data
kondisi alat yang terarsip manual.
3.7. Pemecahan Masalah
Permasalahan yang terjadi pada laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Muhammadiyah Pontianak terletak pada sumber daya manusia atau
pegawai administrasi laboratorium dan sistem yang telah digunakan atau
dijalankan tersebut, sehingga harus dilakukan tindakan atau solusi yang lebih
efektif dan efisien terhadap permaslahan yang muncul serta mengambil langkah-
langkah yang sesuai dengan tujuan instansi pada Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Muhammadiyah Pontianak. Adapun pilihan atau alternative dari
pemecahan masalah yang penulis sarankan adalah;
1. Menggunakan Aplikasi yang tersedia agar lebih efektif dan efisien, serta
meminimalisir dari berbagai resiko, seperti formulir yang mudah rusak atau
sobek akibat cairan atau benda tajam dan api.
2. Memperbanyak petugas administrasi di Fakultas Ilmu Kesehtan khususnya
di bagian laboratorium agar proses pelayanan terhadap mahasiswa menjadi
lebih baik dan cepat.