bab iii analisa sistem berjalan
DESCRIPTION
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN3.1. Umum Dalam membuat suatu program, kita tidak mungkin bisa lepas dari bagian analisis dan perancangan program tersebut. Karena dengan menganalisis program yang kita buat, kita dapat mengetahui alur dari arus informasi yang dikelola oleh program kita. Dan dengan merancang program terlebih dahulu, kita dapat mengetahui gambaran kasar dari program yang kita buat itu akan mudah atau menyulitkan user yang akan menggunakan program kita. Koperasi Primkopad Zeni KostTRANSCRIPT
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Dalam membuat suatu program, kita tidak mungkin bisa lepas dari bagian
analisis dan perancangan program tersebut. Karena dengan menganalisis program
yang kita buat, kita dapat mengetahui alur dari arus informasi yang dikelola oleh
program kita. Dan dengan merancang program terlebih dahulu, kita dapat
mengetahui gambaran kasar dari program yang kita buat itu akan mudah atau
menyulitkan user yang akan menggunakan program kita. Koperasi Primkopad
Zeni Kostrad dalam pengolahan persediaannya masih menggunakan sistem
manual.
Berdasarkan dari alasan di atas salah satu penyelesaiannya adalah dengan
menggunakan sistem komputerisasi. Karena dengan sistem ini memberikan
kemudahan serta efisien kerja dalam melaksanakan proses-proses yang ada, yang
artinya dapat memperlancar jalannya proses persediaan.
36
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem atau. Proses yang terjadi dalam Persediaan pada Koperasi
Primkopad Zeni Kostrad adalah :
a. Proses Pengadaan Barang.
Proses pengadaan barang dilakukan oleh bagian pengadaan barang dengan
melakukan pemesanan kepada distributor, dimana melampirkan atau
mengirimkan surat pemesanan barang, proses ini juga dilakukan jika stock
barang sudah menipis.
b. Proses Pengecekan Barang.
Pengecekan barang dilakukan agar ada kesesuai antara barang yang dipesan
dan barang yang diterima, proroses ini dilakukan setelah pengadaan barang
yang dilakukan oleh administrasi gudang, dan pada proses ini dibaut sebuah
laporan barang masuk yang diberikan kepada pengawas koperasi.
c. Proses Pengeluaran Barang
Pengeluaran barang, barang keluar jika ada konsumen atau anggota koperasi
yang memesan atau membeli sebuah barang, dimana pada transaksinya
barang yang akan dibeli ditulis dahulu dalam permintaan barang atau
mengambil langsung kemudian kasir akan memebrikan bukti pembelian yang
kemudian bukti pembelian akan dibuat laporan barang keluar yang akan
diberikan kepada pengawas koperasi
d. Proses Pembuatan Laporan
Dari laporan barang masuk dan barang keluar didapat laporan persediaan
yang dibuat oleh pengawas koperasa yang akan diberikan kepada kepala
koperasi.
37
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Gambar III. 1Digram Konteks Sistem Berjalan
38
Gambar III. 2Diagram Nol Sistem Berjalan
39
3.4. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus Data di buat berdasarkan arus data yang ada di diagram akhir data
(DAD) sistem berjalan, keterangan lebih lanjut adalah sebagai berikut :
a. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus data : Permintaan Barang
Alias : Permintaan
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Konsumen - Proses 3.0 - Kasir
Penjelasan : Sebagai bentuk permintaan barang
Periode : Tiap kali terjadi permintaan
Volume : Rata-rata perhari = 20
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + No + Tgl_Pesan + Nama_Konsumen
Keterangan :
Judul * judul dokumen *
No * nomor permintaan *
Tgl_Pesan = hari + bulan + tahun
Nama_Konsumen * nama konsumen *
Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }
Keterangan :
No * nomor urut barang *
Nama_Barang * nama barang *
Qty * jumlah pemesanan *
Satuan * satuan barang *
40
b. Kamus Data Dukumen Keluaran
1. Nama Arus data : Surat Pemesanan Barang
Alias : Pemesanan
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0 - Distributor
Penjelasan : Surat Pemesanan Barang
Periode : Tiap kali terjadi pemesanan
Volume : Rata-rata perhari = 15
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + No + Tgl_Pesan + Kepada
Keterangan :
Judul * judul dokumen *
No * nomor pemesanan *
Tgl_Pesan = hari + bulan + tahun
Kepada * tujuan pemesanan *
Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }
Keterangan :
No * nomor urut barang *
Nama_Barang * nama barang *
Qty * jumlah pemesanan *
Satuan * satuan dari barang *
41
2. Nama Arus data : Nota
Alias : Bon
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Kasir - Proses 3.0 - Konsumen
Penjelasan : Sebagai bukti atas permintaan barang
Periode : Tiap kali terjadi pemesanan
Volume : Rata-rata perhari = 15
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + Tgl_Transaksi + Kepada
Keterangan :
Judul * judul dokumen *
Tgl_Transaksi = hari + bulan + tahun
Kepada * tujuan pemesanan *
Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }
Keterangan :
No * nomor urut barang *
Nama_Barang * nama barang *
Qty * jumlah pemesanan *
Satuan * satuan dari barang *
42
3. Nama Arus data : Laporan Barang Masuk
Alias : Masuk
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : ADM Gudanng - Proses 4.0 – Pengawas Koperasi
Penjelasan : Sebagai bukti atas penerimaan barang
Periode : Tiap bulan
Volume : Rata-rata perhari = 15
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + Priode
Keterangan :
Judul * judul dokumen *
Priode * priode transaksi *
Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }
Keterangan :
No * nomor urut barang *
Nama_Barang * nama barang *
Qty * jumlah pemesanan *
Satuan * satuan dari barang *
43
4. Nama Arus data : Laporan Barang Keluar
Alias : Keluar
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Kasir - Proses 4.0 – Pengawas Koperasi
Penjelasan : Sebagai bukti atas pengeluaran barang
Periode : Tiap hari
Volume : Rata-rata perhari = 15
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + Priode
Keterangan :
Judul * judul dokumen *
Priode * priode transaksi *
Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }
Keterangan :
No * nomor urut barang *
Nama_Barang * nama barang *
Qty * jumlah pemesanan *
Satuan * satuan dari barang *
44
5. Nama Arus data : Laporan Persediaan Barang
Alias : Persediaan
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Pengawas Koperasi - Proses 4.0 – Kepala Koperasi
Penjelasan : Sebagai catatan transaki masuk dan keluar barang
Periode : Tiap bulan
Volume : Rata-rata perhari = 15
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + Priode
Keterangan :
Judul * judul dokumen *
Priode * priode transaksi *
Isi = {No + Nama_Barang + Qty_Msk + Qty_Keluar +
Stock + Satuan }
Keterangan :
No * nomor urut barang *
Nama_Barang * nama barang *
Qty_Masuk * jumlah pemesanan masuk*
Qty_Keluar * jumlah pemesanan keluar*
Satuan * satuan dari barang *
45
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Adapun spesifikasi sistem berjalan terdiri dari dokumen masukan yang di
gunakan sebagai bahan masukan dan dokumen keluaran sebagai hasilnya.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Permintaan Barang
Fungsi Dokumen : Sebagai data permintaan
Sumber : Konsumen
Tujuan Dokumen : Kasie
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap terjadi permintaan barang
Format : Lampiran A-1
3.5.2. Spesifikasi bentuk Dokumen Keluaran
a. Surat Pemesanan Barang
Fungsi Dokumen : Sebagai Bukti pemesanan
Sumber : Bagian Pengadaan
Tujuan Dokumen : Distributor
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Format : lampiran A-2
46
b. Nota
Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengeluaran barang
Sumber : Kasir
Tujuan : Konsumen
Media : kertas
Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : lampiran A-3
c. Laporan Barang Masuk
Fungsi Dokumen : Catatan penerimaan barang masuk
Sumber : ADM Gudang
Tujuan : Pengawas Koperasi
Media : Kertas
Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-4
d. Laporan Barang Keluar
Fungsi Dokumen : Catatan pengeluaran barang keluar
Sumber : Kasir
Tujuan : Pengawas Koperasi
Media : Kertas
Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-4
47
e. Laporan Persediaan
Fungsi Dokumen : Catatan penerimaan dan pengeluaran masuk
Sumber : Pengawas Koperasi
Tujuan : Kepala Gudang
Media : Kertas
Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-5
48
3.6. Permasalahan Pokok
Masalah yang ada pada sistem persediaan barang dagang di koperasi
Primkopad Zeni Kostrad adalah :
a. Sering terjadinya pemasukan data yang kurang cermat, sehingga sering
terjadinya kerangkapan data permintaan barang dagang yang dikirim.
b. Sering terjadinya gangguan pada computer, sehingga program kasir sering
bermasalah
c. Sering terjadi keterlambatan info dari persediaan.
3.7. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang sering terjadi ada beberapa alternatif,
adalah sebagai berikut :
a. Harus lebih ditingkatkan masalah ketelitian khususnya untuk bagian data
entry.
b. Dengan memperbaiki secara berkala untuk sistem komputerisasi dari
koperasi Primkopad Zeni Kostrad.
c. Lebih meningkatkan cara kerja, khususnya untuk informasi persediaan.
49