BAB 3

MANAJEMEN PELAYANAN MEDIS

3.1 Manajemen Program Puskesmas

Manajemen kesehatan merupakan salah satu subsistem di dalam Sistem

Kesehatan Nasional (SKN). Menurut SKN 2004, subsistem manajemen kesehatan

adalah tatanan yang menghimpun berbagai upaya administrasi kesehatan yang

ditopang oleh pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan penerapan ilmu

pengetahuan dan teknologi, serta pengaturan hukum kesehatan secara terpadu dan

saling mendukung, guna menjamin tercapainya derajat kesehatan yang setinggi –

tingginya. Tujuan dari subsistem manajemen kesehatan adalah terselenggaranya

fungsi administrasi kesehatan yang berhasil guna dan berdaya guna didukung oleh

sistem informasi, IPTEK dan hukum kesehatan untuk menjamin terselenggaranya

pembangunan kesehatan guna meningkatkan derajat kesehatan setinggi –

tingginya.

Manajemen Puskesmas adalah suatu rangkaian kegiatan yang bekerja

secara sinergik antara komponen - komponen dalam sistem yankes puskesmas,

sehingga menghasilkan keluaran yang efektif dan efisien dengan menggunakan

fungsi-fungsi atau instrumen manajemen. Manajemen program puskesmas terdiri

dari:

a. Perencanaan (P1)

b. Penggerakan dan Pelaksanaan (P2)

c. Pengawasan, Pengendalian dan Penilaian (P3)

14

15

3.1.1 Perencanaan (P1)

Perencanaan merupakan salah satu kegiatan dari manajemen Puskesmas

sebagai suatu organisasi kesehatan. Perencanaan meliputi kegiatan program dan

kegiatan rutin puskesmas yang berdasarkan visi dan misi puskesmas sebagai

sarana pelayanan kesehatan primer dimana visi dan misi digunakan sebagia acuan

dalam melakukan setiap kegiatan pokok puskesmas. Selain itu, kebijakan sistem

puskesmas perlu ditinjau setiap akan melakukan perencanaan program, kebijakan

tersebut meliputi kebijakan mandiri dari puskesmas serta adanya fungsi dan upaya

puskesmas yang berlandaskan pada UUD 1945 pasal 28, UU No.22 tahun 1999

dan UU No.25 tahun 1999, PP No.25 tahun 2000 serta PP No.48 tahun 2000

dimana tujuan dari kebijakan tersebut adalah untuk mewujudkan puskesmas yang

kuat dari segi kemitraan, unit kesehatan mandiri, akontabilitas dan teknologi tepat

guna.

Perencanaan dilakukan setiap tahun sekali setiap awal tahun, yang

didasarkan permasalahan yang ada dan sumber daya pendukung yang ada. Berupa

Rencana Usulan Kegiatan (RUK) tahun yang akan datang dan Rencana

Pelaksanaan Kegiatan (RPK) tahun berjalan selama tahun berjalan setelah dana

alokasi kegiatan Puskesmas turun dari Dinas Kabupaten atau Kota. Perencanaan

Puskesmas disusun oleh tim Puskesmas dengan memperhatikan masukan dari

lintas sektoral dan Badan Penyuluhan Puskesmas (BPP) atau badan sejenis

sebagai perwakilan masyarakat.

Perencanaan (P1) tidak lepas dari kegiatan penyusunan rencana yang

berupa Planning of Action (POA). Sistem POA mencakup:

16

Analisis situasi

Identifikasi masalah

Prioritas masalah

Identifikasi penyebab masalah (Fish Bone)

Menentukan penyebab masalah yang paling mungkin

Alternatif pemecahan masalah

Keputusan pemecahan masalah terpilih.

Rencana penerapan (Gant Chart)

Monitoring dan evaluasi

Kesimpulan

Penutup

POA di Puskesmas Campurejo dibuat satu tahun sekali, yaitu pada awal

tahun oleh Kepala Puskesmas bersama staf. Setelah itu dilakukan penentuan target

bulanan yang selanjutnya dievaluasi.

3.1.2 Penggerakan dan pelaksanaan (P2)

Penggerakan pelaksanaan merupakan penjabaran terinci dari RPK untuk

mewujudkan visi Puskesmas, yang dilaksanakan melalui Lokakarya Mini

(LokMin); bulanan bersifat bulanan Puskesmas dan tiga bulanan bersifat lintas

sektoral.

Sebagai pedoman P2 maka dibuatlah lokakarya mini yang terdiri dari dua

macam yaitu:

1. Interna : Lokakarya dilakukan di lingkungan Puskesmas setiap

bulan.

17

2. Eksterna : Lokakarya yang dilakukan di kecamatan setiap tiga bulan atau

sesuai keperluan dan melibatkan lintas sektor yang lain.

Lokakarya mini terdiri dari tiga komponen, yaitu:

1. Penggalangan kerja sama dalam tim Puskesmas

2. Penggalangan kerja sama lintas sektoral

3. Rapat kerja bulanan Puskesmas

Tujuan dilakukan lokakarya mini antara lain:

Tujuan Umum:

Meningkatkan fungsi Puskesmas melalui peningkatan tenaga Puskesmas

untuk bekerja sama dalam tim dan membina lintas program dan lintas

sektoral.

Tujuan Khusus:

a. Menggalang kerja sama antar tim lintas program dalam rangka

pengembangan manajemen sederhana terutama dalam pembagian dan

pembuatan rencana harian.

b. Terlaksananya penggalangan kerja sama lintas sektoral dalam rangka

membina peran serta masyarakat.

c. Terlaksananya rapat kerja bulanan sebagai tindak lanjut penggalangan

kerja sama tim Puskesmas.

d. Terlaksananya rapat kerja triwulan lintas sektoral sebagai tindak lanjut

penggalangan lintas sektoral.

3.1.3 Pengawasan, Pengendalian Dan Penilaian (P3)

Pengawasan, Pengendalian dan Penilaian Puskesmas dilakukan untuk

menilai keseluruhan proses, adakah kesesuaian dengan yang telah direncanakan

18

ataukah tidak, untuk kepentingan perencanaan selanjutnya atau perbaikan -

perbaikan kebijakan lainnya yang menunjang keberhasilan program Puskesmas

secara optimal dalam mempertahankan derajat kesehatan masyarakat diwilayah

kerjanya.

Pengendalian dalam manajemen Puskesmas merupakan indikator

keberhasilan Puskesmas yang meliputi 2 faktor yaitu menjadi indikator

pencapaian sehat meliputi lingkungan, perilaku masyarakat, layanan kesehatan

dan status kesehatan meliputi KEP balita, insiden penyakit yang berbasis

lingkungan dan kesehatan ibu dan anak. Selain itu juga merupakan indikator

penggerak pembangunan berwawasan kesehatan, pemberdayaan masyarakat dan

keluarga, pelayanan kesehatan tingkat I meliputi:

a. Evaluasi

Salah satu ukuran pengawasan yang digunakan oleh manajer guna

mencapai hasil organisasi adalah sistem penilaian kerja karyawan. Melalui

evaluasi regular dari setiap pelaksanaan kerja pegawai manajer dapat

mencapai beberapa tujuan. Prinsip – prinsip evaluasi :

1. Evaluasi pekerja sebaiknya didasarkan pada standar

pelaksanaan kerja, orientasi tingkah laku untuk posisi yang ditempati.

2. Sampel tingkah laku perawat yang cukup representatif

3. Perawat sebaiknya diberi salinan deskripsi kerja, standar

pelaksanaan kejadian bentuk evaluasi untuk peninjauan ulang.

4. Terdapat strategi pelaksanaan kerja yang memuaskan dan

strategi perbaikan yang diperlukan.

5. Manajer menjelaskan area mana yang dijadikan prioritas

19

6. Pertemuan evaluasi antara perawat dan menajer sebaiknya

dilakukan dalam waktu yang tepat.

7. Laporan evaluasi maupun pertemuan tersusun secara rapih

sehingga membantu dalam pelaksanaan kerja.

Alat evaluasi :

1. Laporan tanggapan bebas

2. Pengurutan yang sederhana

3. Checklist pelaksanaan kerja

4. Penilian grafik (Henderson, 1984)

b. Kontrol kualitas

Merupakan suatu upaya organisasi dalam menyediakan pelayanan yang

memenuhi standar professional dan dapat diterima oleh klien.

Pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelayanan kesehatan

yang dapat memuaskan setiap pemakaian jasa pelayanan kesehatan sesuai

dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk, serta yang

penyelenggaraannya sesuai dengan standar atau kode etik profesi yang

telah ditetapkan (Azwar, 2006)

Kriteria mutu pelayanan kesehatan

1. Struktur

2. Proses

Fungsi, proses interpersonal, metode pengorganisasian, perspektif

keperawatan proesional, praktek keperawatan professional.

3. Tujuan

20

Tingkat kesehatan atau kesejahteraan, kemampuan fungsional,

kepuasan pasien, sumberpenggunaan/ pengeluaran efektif dan efisien,

kejadian dan proses yang tidak menyenangkan.

Syarat pelayanan berkualitas

a) Efficacy (kamanjuran)

b) Appropriatennes (kepantasan)

c) Accebility (mudah dicapai)

d) Accepbility (diterima)

e) Effectiveness (keberhasilan)

f) Efficiency (ketepatan)

g) Continuity (terus - menerus)

Pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu

a. Menetapkan

masalah mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan

b. Menetapkan

penyebab masalah mutu pelayanan kesehatan yang

diselenggarakan

c. Menetapkan cara

penyelesaian masalah mutu pelayanan kesehatan yang

diselenggarakan

d. Menetapkan cara

penyelesaian masalah mutu pelayanan kesehatanan.

21

e. Menyusun sasaran

tudak lanjut untuk lebih memantapkan serta meningkatkan

mutu pelayanan.

3.2 Manajemen Upaya Pelayanan Masyarakat

Salah satu fungsi Puskesmas dalam rangka meningkatkan kesehatan

masyarakat adalah menyediakan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan

terpadu. Fungsi tersebut dapat diwujudkan melalui 14 Upaya Pokok Kesehatan

(UPK).

3.3 Pencatatan Dan Pelaporan

3.3.1 Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

SIMPUS adalah suatu tatanan manusia / peralatan yang menyediakan

informasi untuk membantu proses menuju Puskesmas mencapai sasaran kegiatan

3.3.2 Tujuan umum

Meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan

berdaya guna melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain

yang menunjang melalui teknologi informasi.

3.3.3 Tujuan khusus

Sebagai dasar tersedianya informasi yang akurat dalam penyusunan

Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) yang memuat unsur penyusunan rencana

pelaksanaan kegiatan pokok Puskesmas pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan

kegiatan pokok Puskesmas (PWS dan Stratifikasi Puskesmas).

Tersedianya informasi secara cepat dalam rangka menyelesaikan masalah yang

terjadi termasuk adanya keluhan dari pelanggan. Meningkatkan kepuasan

22

terhadap pelanggan dengan cara mempercepat dan mempermudah proses

pelayanan.

Berikut adalah laporan-laporan Puskemas Campurejo yang akan disetorkan ke

dinas kesehatan Tk.II, antara lain:

a. Rekapitulasi cakupan peserta, kunjungan dan rujukan, data ini mencakup

laporan semua pasien, baik yang subsidi maupun yang non-subsidi, dihitung

berdasarkan jumlah kunjungan tiap bulannya.

b. Laporan bulanan data kesakitan (LB-1), merupakan laporan utama yang

berisikan data jumlah pasien yang sudah diklasifikasikan berdasar kelompok

usia dan jenis penyakit yang dating ke puskesmas dan puskesmas pembantu

tiap bulannya.

c. Laporan bulanan obat-obatan, berupa laporan jumlah obat yang disimpan dan

yang digunakan, kemudian direkapitulasi dalam laporan tiap bulannya.

d. Laporan bahan kegiatan puskesmas, laporan bulanan kegiatan-kegiatan

puskesmas yang dilakukan baik di internal puskesmas maupun eksternal

puskesmas.

e. Laporan gizi dan KIA (LB-3), laporan bulanan berisikan data pasien yang

berkunjung di poli gizi dan KIA serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

f. Laporan pemberantasan penyakit menular, laporan bulanan yang berisikan

daftar penyakit menular pada daerah yang dicakup puskesmas beserta

kegiatan-kegiatan yang akan dan sudah dilakukan.

g. Laporan kematian puskesmas (LB-2), merupakan laporan kematian penduduk

di wilaya yang dicakup puskesmas tiap bulannya.

23

h. Laporan bulanan kesehatan reproduksi, laporan kegiatan pelayanan KB yang

dilakukan baik oleh unit pemerintah maupun unit swasta setiap bulannya.

i. Laporan kegiatan kesehatan usia lanjut, laporan bulanan yang berisikan data

jumlah lansia yang berkunjung, kegiatan lansia, dan 10 penyakit terbanyak

yang dialami lansia.

j. Laporan kegiatan jiwa puskesmas, meliputi jumlah pasien jiwa di daerah

balowerti dan kegiatan kesehatan yang dilakukan puskesmas tiap bulannya.

k. Laporan bulanan kesehatan pekerja (LBKP-1 PKM)

l. Surveilans terpadu penyakit berbasis puskesmas (kasus baru).

m. Laporan kegiatan kesehatan remaja, meliputi jumlah remaja, remaja yang

mendapatkan pelayanan, jumlah kasus pada pasien remaja, dan rujukan yang

disusun tiap bulannya.

n. Laporan bulanan kegiatan kesehatan gigi dan mulut.

3.4 Sistem Rujukan Puskesmas

Sistem rujukan merupakan sistem penyelenggaraan kesehatan dengan

pelimpahan tanggung jawab timbal balik terhadap suatu kasus penyakit secara

vertikal dan horisontal. Vertikal dalam arti dirujuk ke unit kesehatan yang lebih

mampu, sedang secara horisontal dirujuk ke unit yang setingkat kemampuannya.

Dua sistem rujukan yang dianut, yaitu:

1. Rujukan Kesehatan

Rujukan kesehatan adalah rujukan yang menyangkut masalah kesehatan

masyarakat, bersifat preventif dan promotif yang meliputi:

- Survei epidemiologi dan pemberantasan penyakit kejadian luar

biasa, atau terjangkitnya penyakit menular

24

- Pemberian pangan untuk kelaparan di suatu daerah

- Penyelidikan sebab keracunan, bantuan teknologi, bantuan

penanggulangan, dan bantuan obat-obatan

- Sarana dan teknologi untuk penyediaan air bersih

- Pemeriksaan spesimen air ke laboratorium kesehatan, dan

sebagainya.

Rujukan kesehatan melalui Dinas Kesehatan Dati II ke Dinas Kesehatan

Dati I, dan selanjutnya ke Departemen Kesehatan.

2. Rujukan Medis

Rujukan medis meliputi:

- Konsultasi penderita untuk keperluan

diagnostik, pengobatan, tindakan operatif dan lain-lain

Rujukan medis dari Puskesmas ke RS (Rumah Sakit) tipe C, RS tipe B, dan

terakhir ke RS tipe A. Skema jalur rujukan yang diterapkan di Puskesmas

Campurejo dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 3.1 Skema Sistem Rujukan Puskesmas

3.5 Proses Pencatatan dan Pelaporan Penerimaan Pasien

Proses pencatatan pasien dilakukan sejak pasien datang ke loket

pendaftaran hingga mendapatkan perawatan. Setiap pasien yang datang ke

puskesmas membeli karcis dan kemudian mendaftar ke petugas loket, pasien yang

PUSKESMAS

RS KLAS A

RS KLAS B DINKES DATI I

DEPKES

25

dipanggil ke loket dibedakan menjadi 2, yaitu pasien dengan subsidi dan tidak

tersubsidi atau umum. Pasien subsidi adalah pasien yang memiliki kartu BPJS,

ASKES, Jamkesmas, Jamkesda, maupun KTP, dimana pasien tidak akan

dikenakan biaya retribusi puskesmas. Sedangkan pasien non-subsidi adalah pasien

umum yang datang dan wajib membayar biaya retribusi puskesmas. Kemudian

pasien-pasien ini dicatat registernya dan dipilah berdasarkan subsidi atau non-

subsidi dan poli yang dituju.

Gambar 3.2 Bagan Alur Penerimaan Pasien

Setelah dicatat dalam dokumen pencatatan pasien, pasien menuju poli

yang dituju untuk mendapatkan pelayanan. Kemudian diputuskan apakah pasien

harus menjalani rawat jalan atau dirujuk ke rumah sakit. Pasien yang menjalani

rawat jalan, rekam mediknya dikembalikan ke bagian administrasi dan disimpan

di lemari rekam medik.

3.6 Proses Pelaporan Pencatatan Pasien dan Penyimpanan Dokumen Medik

26

Dokumen pencatatan pasien harian akan dijumlah dan direkapitulasi dalam

penyusunan laporan bulanan puskesmas. Dokumen medik yang direkapitulasi

mencakup data pasien poli umum, poli KIA, poli gizi, dan poli gigi. Setelah

pasien mendapatkan pelayanan puskesmas, dokumen medik disimpan khusus di

lemari dokumen medik diurutkan berdasarkan nomor register.

Gambar 3.3 Bagan Alur Pencatatan Pasien Rawat Jalan

3.7 Sistim Pelaporan Dokumen Pencatatan Medik

Setiap bulan, puskesmas akan melakukan rekapitulasi dan penyusunan

laporan yang nantinya akan diserahkan ke Dinas KesehatanTk.II. yang kemudian

oleh Dinas Kesehatan Tk.II disusun dan kemudian menindak lanjuti target-target

27

puskesmas yang belum tercapai, maupun terhadap masalah-masalah baru yang

muncul di puskesmas.

Gambar 3.4 Bagan Alur Dokumen Pencatatan Medik