1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Pembangunan kesehatan merupakan bagian integral dari

pembangunan nasional, yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran,

kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud

kesehatan masyarakat yang optimal. Untuk mencapai derajat kesehatan yang

optimal, maka harus adanya pelayanan kesehatan yang baik. Salah satu

tempat mendapatkan pelayanan kesehatan adalah rumah sakit. Rumah sakit

salah satu pusat kesehatan yang di tuntut untuk meningkatkan mutu di

segala bidang. (Edna K. Huffman, 2003).

Terwujudnya derajat kesehatan masyarakat yang optimal tidak lepas

dari adanya peningkatan mutu pelayanan kesehatan, untuk itu perlu adanya

sarana penunjang yang memadai antara lain melalui penyelenggaraan sistem

rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan. Hal ini sesuai dengan

peraturan pemerintah No.10 Tahun 1966 tentang wajib simpan rahasia

kedokteran/lembaran negara tahun 1966 No.21 tambahan lembaran negara

No.2803, sebagai dasar menjamin terlaksananya rekam medis di rumah

sakit.(Depkes,1997)

1

2

Pesaatnya perkembangan intansi saat ini membuat persainggan setiap

intansi semakin meningkat demikian juga dengan intansi bidang kesehatan.

Hal tersebut merupakan tantangan bagi tenaga kesehatan terutama tenaga

rekam medis sebagai pelayanan terdepan bagi rumah sakit. Oleh karena itu

untuk meningkatkan pelayanan bagi rumah sakit, haruslah disertai dengan

keterampilan dan pengatahuan petugas rekam medis dalam pemberian

layanan serta sarana dan prasarana yang memadai untuk melaksanakan

pelayanan kesehatan terhadap masyarakat.

Agar dapat memberikan pelayanan yang bermutu maka diperlukan

sebuah sistem penyimpanan berkas rekam medis yang terorganisir dengan

baik diman segala informasi, kelengkapan dan kerahsiaannya dapat terjaga

serta dapat memberikan pelayanan secara cepat dan tepat.

Tujuan pengolahan rekam medis di rumah sakit adalah untuk

menunjang tercapainya tertib admistrasi dalam rangka upaya mencapai

tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Pedoman atau petunjuk teknisi pengelolaan rekam medis pada suatu

rumah sakit pada dasarnya mengatur peroses kegiatan yang di mulai pada

saat diterimanya pasien di tempat penerimaan pasien, pencatatan data medis

pasien selama pasien tersebut mendapat pelayanan medis, sampai pada

penanganan berkas rekam medis pasien yang meliputi kegiatan

penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk

melayani peminjaman bila pasien berobat ulang atau keperluan lain .

3

Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada

didalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pun

pemalsuan data yang ada didalam rekam medis atau dipergunakan oleh

orang yang semestinya tidak di beri izin, dan dalam hal petugas rekam

medis membantu dokter yang merawat dalam mempelajari rekam medis.

(Depkes, 1997:112).

Permintaan rutin akan rekam medis baik dari unit rawat jalan maupun

nit gawat darurat sering mengalami keterlambatan dalam pendistribusian

berkas rekam medis yang disebabkan tidak ditemkanya berkas rekam medis

didalam rak penyimpanan, hal ini terjadi karena adanya salah letak atau

salah simpan dalam melakukan penyimpanan berkas rekam medis, dan

lamanya pengambilan berkas rekam medis dari bagian lain keruangan

penyimpanan berkas rekam medis. Jika petugas petugas rekam medis secara

periodik melakukan pengecekan terhadap pengembalian berkas rekam

medis maka berkas rekam medis tidak terkontrol dengan baik sehingga

keamanan informasi yang ada didalam berkas rekam medis yang bersifat

rahasia tidak dapat dijaga dengan baik

Dari latar belakang masalah di atas, penulis merasa tertarik untuk

melakukan penelitian dengan topik masalah “SISTEM PENYIMPANAN

DAN KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD SELASIH

PANGKALAN KERINCI 2013”

4

B. Rumusan Masalah

Bagaimana sistem penyimpanan berkas rekam medis dan keaman data

berkas rekam medis di RSUD Selasih .

C. Tujuan Proposal Karya Tulis Lmiah

1. Tujuan Umum

bagaimanakah sistem penyimpanan berkas rekam medis dan

keaman berkas rekam medis di RSUD Selasih Pangkalan Kerinci Tahun

2013

2. Tujuan Khusus

a. mengetahui sistem penyimpanan berkas rekam medis yang di

gunakan di ruang rekam medis di RSUD Selasih.

b. mengatahui sitem pengambilan berkas rekam medis di RSUD

Selasih.

c. mengetahui pendistribusian berkas rekam medis di RSUD Selasih.

d. Mengatahui sumber daya manusia (SDM) di ruangan penyimpanan

berkas rekam medis di RSUD Selasih.

e. mengetahui keamanan berkas rekam medis di RSUD Selasih.

5

D. Manfaat Penulisan Peroposal Karya Tulis Ilmiah

1. Bagi Penulis

Sebagai perbandingan dari hasil studi yang di pelajari, dengan

observasi langsung kelapangan tentang penyimpanan dan keamanan

rekam medis, serta menambah wawasan untuk membuat suatu proposal

yang baik dan benar.

2. Bagi STIKes Hang Tuah Pekanbaru

Sebagi referensi dan perbandingan antara teori yang didapat selama

mengikuti perkuliahan dengan kenyataan yang ada di lapangan dan

sebagai sumbangn pikiran yang kiranya berguna sebagai data dan

informasi dan bahan bacaan bagi mahasiswa dalam melakukan penelitian

lanjutan yang relevan.

3. Bagi RSUD Selasih Pkl.kerinci

Dari hasil penelitian yang dilakukan dapat menjadi evaluasi dan

masukan bagi RSUD Selasih Pangkalan Kerinci untuk menyusun

kebijakan dalam meningkatkan mutu pelayanan rekam medis sesuai

dengan pedoman rekam medis yang telah ditetapkan.

6

E. Sistem Penulisan Peroposal KTI

1. BAB I PENDAHULUAN

a. Latar Belakang Masalah

b. Rumusan Masalah

c. tujuan penulisan proposal krya tulis ilmiah

d manfaaat penulisan proposal karya tulis ilmiah

e. sistem penulisan peroposal karya ilmiah

2. BAB II TINJAUAN PUSTAKA

a. landasan tiori

b.kerangka konsep.

3. BAB III METODOLOGI

a. jenis penelitian

b. lokasi dan waktu penelitian

c. informasi penelitian

d. difinisi oprasional

e. teknik pengumpulan data

1) instrumen pengumpulan data

2) ruang lingkup penelitian

3) metode pengumpulan data

7

4) sumber data

f. teknik pengolahan dan analisi data

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Landasan tiori

1. pengertian rekam medis

Pengertian rekam medis sangat luas karena merupakan suatu

sistem. Sistem penyelenggaraan rekam medis di mulai dari pendaftaran

pasien sampai rekam medis tersebut menjadi sbuah informasi.

Catatan medis adalah kumpulan fakta-fakta sejarah kehidupan dan

kesehatan manusia, termasuk penyakit lama dan sekarang, serta

pengobatannya, ditulis oleh propesional kesehatan yang ikut mengasuh

pasien tersebut. Catatan medis harus selesai pada waktunya dan berisi

data yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, menkong diaknosa atau

alasan dengan asuhan kesehatan,membenarkan pengobatan,dan

mendokumentasikan hasil. (Enda K Huffman,2011 : 18)

Rekama medis adalah keterangan baik yang tertukis maupun yang

terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboraturium,

diagnosa serta segala pelayanan dan indakan medis yang diberikan

kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan

maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat. (Depkes RI. 2006:11)

8

9

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan

dirumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis

yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit

sebagai mana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan

kesehatan dirumah sakit. (Depkes,RI 2006 : 13)

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan Rekam Medis terdiri dari beberapa aspek, yaitu :

a. Aspek Medical (Medis)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan

atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

b. Aspek Administration

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab

sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan

pelayanan kesehatan.

10

c. Aspek Hukum (Legal)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan , dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyedian

hukum tanda bukti untuk menegakan keadilan.

d. Aspek Keuangan (Financial)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek keuangan.

e. Aspek Penelitian (Riset)

Suatu berkas rekam medis mempunayai nilai penelitian karena isinya

menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang

kesehatan.

f. Aspek Pendidikan (Education)

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan karena

isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau

referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.

11

g. Aspek Dokumentasi (Dokumentation)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

4. Nilai Guna Rekam Medis

Menurut rustiyanto (2009) nilai guna rekam medis terdiri atas tiga bagian

yaitu :

a. Bagi pasien

1) menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang

diterima oleh pasien.

2) menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk kedua kali

dan seterusnya.

3) menyediakan data yang dapat mellindungi kepentingan hukum

pasien dalam kasus-kasus kopensasi pekerja kecelakan peribadi

atau mal praktek.

b. Bagi Fasilitas Layanan Kesehatan

1) memiliki data yang dipakai unntuk pekerjaan prefisional kesehatan

2) sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien

3) mengevaluasi penggunaan sumberdaya

12

c. Bagi Pemberi Pelayanan

1) menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga

perefisional dalam merawat pasien

2) membantu doktor dalam menyediakan data perawatan yang bersifat

berkesinambungan pada berbagai tigkat pelayanan kesehatan.

3) menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan

5. Sistem Penyimpanan

Cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis

yaitu :

a. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun

catatan selama seorang pasien dirawat.

Kebaikannya :

1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan rekam medis.

2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan

ruangan

3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis

mudah di standarisasikan.

4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

5) Mudah menerapkan sistem unit record.

13

Kekurangannya :

1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat

jalan dan unit rawat inap.

2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahaan antara rekam

medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis

disimpan disatu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis

penderita dirawat disimpan dibagian pencatatan medis.

Kebaikannya :

1) Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat

2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Kekurangannya :

1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis

2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak

Secara teori cara disentralisasi lebih baik dari pada

desentralisasi, tetapi pada pelaksaannya tergantung pada situasi dan

kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi

yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain :

14

a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang

menangani pengelolaan rekam medis.

b. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola

oleh pemerintah daerah.

Sistem penyimpanan menurut nomor yang sering

dipraktekkan yaitu :

1. Sistem Nomor Langsung ( Straight Numeral Filling System)

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

3. Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filling System)

1. Sistem Nomor Langsung ( Straight Numeral Filling System)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung ( Straight

Numeral Filling System) adalah penyimpanan rekam medis dalam

rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya.

Keuntungan :

a. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan

pekerjaan penyimpanan tersebut

b. Memudahkan di dalam pengambilan kembali rekam medis

untuk keperluan riset dan memilih rekam medis in-aktif

15

Kelemahan :

a. Pada saat penyimpanan rekam medis, petugas harus

memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis,

sehingga mudah terjadi salah penyimpanan

b. Makin besar angka yang diperhatikan makin besar

kemungkinan membuat kesalahan, hal yang menyebabkan

kesalahan tersebut adalah tertukarnya urutan nomor, misalnya

rekam medis nomor 547623 tersimpan pada tempat

penyimpanan nomor 547723.

c. Hambatan yang lebih serius dalam sistem ini adalah terjadinya

pekerjaan paling sibuk terkonsentrasi pada rak penyimpanan

untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.

d. Beberapa orang petugas penyimpanan yang bekerja bersamaan

kemungkinan akan saling menghalangi (berhimpitan) satu

sama lainnya secara tidak sengaja.

e. Pengawasan kerapian sangat sukar dilakukan, karna tidak

memungkinkan memberikan tugas bagi seorang staf untuk

bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

Penyimpanan dengan sistem akhir lazim disebut terminal

digit filliing system. Disini di gunakan nomor-nomor dengan 6

angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing

terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang

16

terletak paling kanan, angka kedua adalah angka yang ditengah dan

angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.

00 77 96

Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

(Tertiary digits) (Secondary digits) (Primary digiits)

Dalam penyimpanan dengan sistem akhir adalah kelompok angka

pertama yaitu 00 sampai 99

Contoh :

46-

52-

02

47-

52-

02

48-

52-

02

49-

52-

02

98-05-26

99-05-26

00-06-26

01-06-26

98-99-30

99-99-30

00-00-31

01-00-31

Sistem penyimpanan angka akhir lebih dianjurkan untuk dipilih

karna umum dipakai, lebih mudah, efisien, dan efektif.

Keuntungan:

a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar merata ke 100

section didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas

penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak disatu tempat ,

dimana rekam medis harus disimpan dirak.

17

b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah

section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing

diserahi : section 00-24, section 25-49, section 50-74, section

75-79.

c. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata

mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap

harinya untuk setiap section.

d. Setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru

disection tersebut.

e. Jumlah rekam medis untuk tiap- tiap section terkontrol dan bisa

dihindarkan timbulnya rak- rak kosong.

f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu

memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

g. Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena

petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja

dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang

terjadi kekeliruan membaca angka.

3. Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filling System)

Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem

angka tengah (Midle Digit Filling System). Disini penyimpanan

rekam medis diurut dengan pasangan angka-angka, sama halnya

dengan sistem angka akhir. Namun angka pertama, angka kedua,

18

angka ketiga, berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam

hal ini angka yang terletak ditengah- tengah menjadi angka

pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka

kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.

Lihatlah contoh dibawah ini :

58-78-96 99-78-96

58-78-97 99-78-96

58-78-98 99-78-96

58-78-99 99-78-96

59-78-00 99-78-96

59-78-01 99-78-96

Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis

(58-78-00 sampai dengan 58-78-99) berada dalam urutan langsung.

Keuntungan :

a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang

nomornya berurutan

b. Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka

tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem nomor

langsung ke sistem angka akhir

c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya

berurutan,pada sistem nomor langsung adalah sama persis

19

dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka

tengah

d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih

merata dalam rak penyimpanan jika dibandingkan dengan

sistem nomor langsung tetapi tidak menyamai sistem angka

akhir

e. Petugas-petugas penyimpanan dapat dibagi untuk bertugas

pada section penyimpanan tertentu dengan demikian

kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.

Kekurangan :

a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama

b. Terjadi rak-rak lowongan pada beberapa section apabila rekam

medis dialihkan ketempat penyimpanan tidak aktif

c. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik

untuk nomor-nomor yang lebih dari angka.

5. Tata Cara Pengabilan Kembali Rekam Medis

a. Pengeluaran Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus di taati ditempat penyimpanan, adalah:

1) tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis,

tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya

20

berlaku bagi orang-orang di luar rekam medis, tetapi juga bagi

petugas-petugas rekam medis sendiri.

2) seorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban

untuk mengembalikannya dalam keadan baik dan tepat waktunya.

Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam

medis diperboleh tidak berada dirak penyimpanan. Seharusnya

setiap rekam medis kembali keraknya pada setiap akhir hari kerja,

sehinga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari

informasi yang diperlukan.

3) rekam mesdis tidak hanya di benarkan diambil dari rumah sakit,

kecuali atas perintah keadilan

dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan

dapat meminjam rekam medis untuk dibawa keruang kerjanya selama

jam kerja, tetapi semua rekam medis yang di pinjam harus di

kembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. Jika rekam

medis diguakan dalam waktu beberapa hari , maka harus disimpan

dalam tempat sementara di ruang rekam medis. Bila rekam medis di

gunakan oleh beberapa orang. Perpindahan berkas dari satu orang

kelainya harus mengisi kartu pindah tangan. Kartu ini berisi : tanggal,

pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa, dan

digunakan oleh dokter siapa. Kartu ini diletakan sebagai petunjuk

keluar di tempat rekam medis disimpan di dalam rak. (Depkes, 1997,

hal 85).

21

b. Ketentuan Dan Perosdur Penyimpanan Rekam Medis

Ketentuan dasar yang membantu melancarkan pekerjan

pengelolaan rekam medis:

1) saaat berkas rekam medis dikembalikan ke unit rekam medis

harus disortil sebelum di simpan. Hal ini berguna untuk

membantu menemukan kembali berkas rekam medis yang di

perlukan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.

2) Haya petugas rekam medis yang di benarkan menangani berkas

rekam medis.

3) Berkas rekam medis yang sampulnya rusak atau lembaran lepas

maka harus segera diperbaiki, untuk mencegah kerusakan lebih

lanjut dan untuk menghindari hilangnya informasi yang bernilai

pada berkas rekam medis itu sendiri.

4) Pengamaan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara teratur,

untuk menemukan berkas rekam medis yang salah simpan dan

mengecek buku pinjaman berkas rekam medis. Yang akan

memberi petunjuk di mana berkas berkas rekam medis yang

belum dikembalikan.

5) Berkas rekam medis yang berkenaan dengan peroses hukum

jangan di simpan di tempat penyimpanan biasanya, tapi harus di

simpan diruag pimpinan yaitu kepala rekam medis.

6) Petugas penyimpanan harus bertanggung jawab memelihara

kerapatan ketepatan dan keakuratan rak rak penyimpanan.

22

7) Berkas rekam medis yang sedang di peroses atau di pakai oleh

petugas bagian rekam medis harus di letakkan di atas meja atau

rak dengan maksut berkas tersebut bisa di gunakan setia saat apa

bila di perlukan.

8) Adanya perosedur tertulis untuk petugas penyimpanan yang berisi

tentang petunjuk pelaksanaan dan peningkatan pengadilan

terhadap berkas rekam medis.

c. Outguides Atau Petunjuk Keluar

Outguides merupakan salah satu alat yang penting untk

mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya

“petunjuk ke luar “ ini diletakan sebagai penganti tempat map-map

rekam medis yang di ambil (di keluarkan) dari rak penyimpanan

petunjuk keluar tetap berada di luar rak tersebut. Sampai map rekam

medis yang di ambil (dipinjam) kembali (Depkes RI,1997:85).

d. Distribusi Rekam Medis

Ada beberapa cara untuk mendistribusikan rekam medis. Pada

sebagian rumah sakit pendistribusian dilakukan dengan menual yakni

dengan menggunakan tangan dari suatu tempat ke tempat yang

lainya.Selain itu distribusi berkas rekam medis bisa di lakukan dengan

sistem tabung pneumetic yang dengan cepat mengirimkan rekam

medis ke berbagai bagian. Dumbwaiter (meja atau rak berjalan),atau

23

juga elvalator yang membawa rekam medis naik atau turun dari

berbagai lantai, atau turu dari berbagi lantai, atau conveyer horizontal

(Depkes,1997:87)

e. Keamanan Berkas Rekam Medis

Pengaman berkas rekam medis adalah suatu usaha yang mana

dokumen atau arsip tidak hilang agar isi atau informasinya tidak

sampai diketahui oleh orang lain yang tidak berhak mengatahui.

Petugas harus mengatahui persis dokumen atau arsip yang sangat vital

bagi organisasinya, mana saja yang tidak terlalu penting, mana arsip

yang sangat rahasia, dan sebagainya. Pada dasarnya arsip dinamis

sangat rahasia. Adapun usaha pengamanan berkas atau arsip rekam

medis adalah sebagai berikut:

1) Petugas harus betul-betul orang yang dapat menyimpan

kerahasiaan atau orang yang didasari pendidikan rekam medis.

2) Harus di lakukan pengendalian dalam meminjam arsip atau

dokumen misalnya dapat ditetapkan bahwa pememinjaman

dokumen atau arsip hanya boleh di lakukan oleh petugas atau unit

kerja yang bersangkutan.

3) Diberi larangan bagi semua orang, selain petugas penyimpanan

mengambil arsip atau dokumen dari tempat penyimpanan.

4) Arsip atau dokumen di letak di dalam ruagan yang aman sehingga

terhindar dari tangan orang yang tidak bertanggung jawab.

24

Upaya pengamanan dan pemeliharaan arsip atau dokumen pada

dasarnya menyangkut dua aspek.

1) Pemeliharaan terhadap arsip atau dokumen yang secara langsung

bersentuhan dengan berbagai faktor perusak

2) Pemeliharaan dan pengamanan terhadap arsip atau dokumen

terhadap lingkungan penyimpanan .

Jadi adapun tujuan dari perlindungan arsip atau dokumen ialah

penjagaan agar arsip tersebut :

1) Tidak hilang

2) Tidak jatuh ketangan orang yang tidak berkepentingan

3) Tidak disalah gunakan oleh orang atau pihak-pihak untuk mencari

keuntungan atau kepentingan peribadi.

4) Tidak cepat mudah rusak (Sugiarto,a,wahyono,T,2005;87)

f. Sumber Daya Manusia

sumber adalah segala sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak

berwujud, yang di gunakan untuk mencapai hasil, misalnya peralatan,

persediaan, waktu, dan tenaga (http://www.artikata.com).

Daya adalah kemampuan melakukan sesuatu atau kemampuan

bertindak. Daya manusia adalah potensi manusia yang dapat di

kembang untuk proses produksi (http://www.artikata.com)

25

Manusia dapat diartikan sebagai sebuah konsep atau sebuah

fakta, sebuah gagasan atau sebuah raalitas, kelompok atau induvidu.

Sumber daya manusia (SDM) kesehatan adalah tenaga

kesehatan profesi termasuk tenaga kesehatan yang setra tegis dan

tenaga kesehatan non profesi serta tenaga pendukung/penunjang

kesehatan yang terlibat dan bekerja serta mengabdikan dirinya seperti

dalam upaya dan manejemen kesehatan (Depkes RI, 2009)

Adapun jenis jenis dari tenaga kesehatan terdiri dari :

1) Tenaga medis : dokter dan dokter gigi

2) Tenaga keperawatan : bidan dan perawat

3) Tenaga kefarmasiaan : apoterker analisis farmasi dan asisten

apoteker

4) Tenaga kesehatan masyarakat : penyuluhan kesehatan, sanitasi

5) Tenaga gizi : nutrisionis dan dietisien

6) Tenaga teknisi medis : perekam informasi kesehatan

B. Kerangka Konsep

Untuk menciptakan suatu penyimpanan berkas rekam medis yang

baik, benar dan aman di perlukan berbagai penunjang yaitu : adanya

prosedur atau pedoman yang di jadikan patokan atau acuan dalam

melaksanakan kegiatan, dan peroses pelaksanaan kegiatan apakah telasesuai

denag prosedur dan pedoman yang berlaku, adanya SDM yang berkualitas

dan adanya sarana dan prasarana yang memadai.

26

Gambar 1

Kerangka Konsep

Keterangan Diteliti

Tidak Di Teliti

BAB III

METOD PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian kulitatif, yaitu

mengatahui persetase dan gambaran lebih jelas tentang sistem

penyimpanan berkas rekam medis dan keamanan berkas rekam medis di

rumah sakit RSUD Selasih Pangkalan Kerinci tahun 2013

Keamanan berkas rekam medis

Berkas rekam medis

SDM SOP

Input

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis

Pendistribusian Pengambilan

kembali

Output Proses

27

B. Lokasi Dan Waktu Penelitian

Penelitian ini di laksanakan di RSUD Selasih Pangkalan Kerinci

pada bagian rekam medis. Penelitian ini di mulai pada bulan juli /agustus.

C. Informasi penelitian

Informasi penelitian di dapat dari

1. Kepala Intalasi Rekam Medis RSUD Selasih Pangkalan Kerinci.

2. Petugas Atau Staf Rekam Medis RSUD selasih Pangkalsn Kerinci.

D. Definisi Operasional

definisi operasional adalah suatu definisi mengenai variabel yang

dirumuskan bedasarkan karakteristik variabel tersebut yang dapat diamati

1. Petugas penyimpanan merupakan seorang yang di beri tugas oleh

pejabat yang berwenang untuk melakukan pelayanan dibagian

penyimpanan rekam medis

2. Pengambilan berkas rekam medis merupakaan proses penerimaan

berkas rekam medis pasien yang sudah mendapat pelayanan rawat

jalan

26

28

3. Pendistribusian berkas rekam medis merupakaan proses

pengambilan dan pendistribusian berkas rekam medis pasien yang

berobat pada unit rawat jalan

4. Sistem penyimpanan berkas rekam medis

a. sistem pengolahan berkas rekam medis adalah cara

penyimpanan/pengolahan berkas rekam medis secara sentralisasi

atau desentralisasi

b. sistem penjajaran adalah cara menempatkan serta menata rekam

medis pada rak penyimpanan .yaitu dengan cara sistem

penjajaran penyimpanan nomor langsung, sistem penyimpanan

angka akhir , sistem penyimpanan angka tengah

5. keamanan berkas rekam medis merupakan suatu usaha untuk

melindungi dan menjaga agar berkas rekam medis tidak rusak atau

hilang dan menjaga supaya isi atau informasi tidak sampai diketahui

oleh orang yang tidak berhak .

E. Teknik Pengumpulan Data

1. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian yang dipakai untuk membantu pengumpulan

data adalah :

a. Lembar Pedoman Wawancara (Interview)

b. Lembar Pedoman Pengamatan (Observasi)

c. Alat Perekam

29

d. Alat Tulis

e. Komputer

2. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini di khususkan di ruanagan penyimpanan rekam

medis di RSUD Selasih Pangkalan Kerinci.

3. Metode Pengumpulan Data

a. Wawancara Mendalam (depth Interview)

melakukan wawan cara mendalam kepada informen

bedasarkan pedoman wawancara yang telah di persiapkan unntuk

mengatahui Sistem Penyimpanan Dan Keamanan Berkas Rekam

Medis.

b. Pengamatan (observasi)

pengamatan langsung di lapangan tentang penyimpanan dan

keaman berkas rekam medis di RSUD Selasih Pangkalan Kerinci

dengan menggunakan pedoman observasI.

4. Sumber Data

a. Data Primer

data perimer dikumpulkan dari informan penelitian

bedasarkan wawancara mendalam dan observasi melalui

30

pengamatan langsung di lapangan dengan menggunakan pedoman

wawancara dan panduan pengamatan.

b. Data Sekunder

data sekunder diperoleh dari data-data yang tersedia di rumah

sakit RSUD Selasih Pangkalan Kerinci seperti gambaran umum

RSUD Selasih Pangkalan Kerinci, struktur organisasi,sarana dan

prasasrana yang ada di RSUD Selasih Pangkalan Kerinci.

F. Teknik Pengolahan Dan Analisis Data

1. Teknik Pengolahan Data

Data yang di peroleh dari hasil wawancara dan observasi

dikumpulkan dan diolah secara menual, kemudian dianalisa.

Penelitian deskriptif kualitatif ini mengambarkan sistem penyimpanan

dan keamanan berkas rekam medis di RSUD Selasih Pangkalan

Kerinci.

2. Teknik Analisa Data

Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

teknik analisis kulitatif, dalam teknik ini di gunakan proses berfikir

yang induktif di mulai dari keputusan-keputusan khusus (data yang

terkumpul) kemudian diambil kesimpulan secara umnum

(notoatmodjo,2005) teknik ini biasa nya di gunakan untuk

menganalisa data yang di peroleh dari metode wawancara dan

31

observasi. Oleh karena itu data yang akan di sajikan pada penelitian

bentuk kesimpulan deskriptif kualitatif mengenai sistem

penyimpanan dan kaamanan berkas rekam medis di RSUD Selasih

Pangkalan Kerinci.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI, 1997. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Medis

Rumah Sakit Indonesia Revisi I, Jakarta: Ditjen YanMedik

32

Depkes RI, 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Medis

Rumah Sakit Indonesia Revisi II, Jakarta: Ditjen YanMedik

Huffman, E. K, 2001

Healt information manajemen i. Terjemahan oleh erkadius.

Padang.

Notoamojo,S,2005

Metodologi penelitian kesehatan, jakarta

Sugiarto, A, Wahyono,T,2005

Manejemen kearsipan moderen, yogykarta:gava media.

33