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Escuela Tcnica Superiorde Ingenieros IndustrialesUniversidad Politcnica de Madrid

Javier Garca de Jaln Daniel Fernndez Caballero Carolina Garca Martos

Aprenda Excel 2000como si estuviera en primero

NDICE

1. INTRODUCCIN A EXCEL 2000.................................................................................................................1 2. DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2000 ................................................................................2

2.1 BARRA DE TTULO........................................................................................................................................3 2.2 BARRA DE MENS ........................................................................................................................................3 2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS ...........................................................................................................................6 2.4 BARRA DE REFERENCIA ................................................................................................................................7 2.5 BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO..............................................................................................8 2.6 BARRA DE ESTADO.......................................................................................................................................8

3. UTILIZACIN BSICA DE UNA HOJA DE CLCULO ...........................................................................9 3.1 HOJAS DE CLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO ...............................................................................................9 3.2 SELECCIN Y ACTIVACIN DE CELDAS.........................................................................................................10 3.3 INTRODUCCIN DE DATOS ..........................................................................................................................11

3.3.1 Introduccin de datos en una celda...............................................................................................11 3.3.2 Introduccin de datos en un rango de celdas ................................................................................11 3.3.3 Insercin de filas, columnas y bloques de celdas...........................................................................11 3.3.4 Borrado de celdas.........................................................................................................................12 3.3.5 Mover y copiar celdas...................................................................................................................13

3.4 REFERENCIAS Y NOMBRES ..........................................................................................................................15 3.4.1 Referencias absolutas, relativas y mixtas ......................................................................................15 3.4.2 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas .................................................................................16

3.5 FRMULAS Y FUNCIONES............................................................................................................................17 3.5.1 Introduccin de frmulas ..............................................................................................................18 3.5.2 Asistente de Funciones..................................................................................................................18 3.5.3 Edicin de funciones.....................................................................................................................20

3.6 INTERNET EN EXCEL 2000 ..........................................................................................................................21 4. PROTECCIN DE CELDAS Y HOJAS DE CLCULO............................................................................22 5. FORMATOS EN HOJAS DE CLCULO....................................................................................................24

5.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS ..............................................................................................24 5.2 BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATO .....................................................................................................24

6. DEFINICIN DE ESQUEMAS Y VISTAS..................................................................................................26 6.1 CREACIN Y BORRADO DE UN ESQUEMA ......................................................................................................27 6.2 VISUALIZACIN DE UN ESQUEMA ................................................................................................................28 6.3 CREACIN Y GESTIN DE VISTAS.................................................................................................................28 6.4 FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE.....................................................................................................29

7. CREACIN DE DIAGRAMAS Y DE GRFICOS.....................................................................................30 7.1 ASISTENTE PARA GRFICOS ........................................................................................................................30 7.2 SELECCIN DE OBJETOS GRFICOS ..............................................................................................................32 7.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRFICA............................................................................................................33 7.4 GRFICOS COMBINADOS.............................................................................................................................33

8. LISTAS Y BASES DE DATOS .....................................................................................................................35 8.1 INTRODUCCIN DE DATOS EN UNA LISTA .....................................................................................................35 8.2 ORDENACIN DE DATOS.............................................................................................................................36 8.3 BSQUEDA DE REGISTROS ..........................................................................................................................37

8.3.1 Ficha de datos ..............................................................................................................................37 8.3.2 Filtros automticos .......................................................................................................................37

9. IMPRESIN DE HOJAS DE CLCULO CON EXCEL 2000 ...................................................................39 9.1 OPCIONES GENERALES DE LA PGINA: .........................................................................................................39 9.2 MRGENES DE LA PGINA: .........................................................................................................................40 9.3 ENCABEZAMIENTO / PIE DE PGINA.............................................................................................................40 9.4 IMPRESIN DE LOS DATOS: .........................................................................................................................41

10. EVITAR PROBLEMAS: AUDITORIA................................................................................................42 11. UTILIZACIN DE LA AYUDA DE EXCEL 2000: HELP.................................................................43

Captulo 1: Introduccin a Excel 2000 pgina 1

1. INTRODUCCIN A EXCEL 2000

Excel 2000 es una aplicacin del tipo hoja de clculo, integrada en el entorno Windows y desarro-llada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo son, junto a los pro-cesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendido. La versin que se va a presentar a continuacin es la versin Excel 2000 aparecida a mediados de 1999 como mejora a Excel 97. En este documento se utilizar la versin espaola del programa.

Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: texto valores numricos, fechas y datos horarios frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de

los valores de otras celdas.

Adems, un programa como Excel 2000 contiene un gran nmero de utilidades para introdu-cir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo.

Excel 2000 puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de clculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 colum-nas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante nmeros (1, 2, 3, ..., 65536). Una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)1.

Como se ha apuntado, con Excel 2000 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas; dicho programa permite adems presentar rpidamente todos estos da-tos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de lneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones. Depen-diendo de las necesidades del usuario. Excel 2000 permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar anlisis de sensibilidad de forma rpida, recalculando toda la hoja al mnimo cambio que se efecte en alguna de las celdas relacionadas. Cuenta con un lenguaje propio de programacin (Excel Visual Basic).

La utilizacin de Excel 2000 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratn (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las fle-chas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt. + la letra subrayada de cada men o comando para seleccionar, etc.

1 Obsrvese que esta forma de referirse a una celda es diferente de la que se usa en lgebra para referirse a los ele-

mentos de una matriz, en la que primero se indica el subndice de fila y luego el de columna.

ETSIIM: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero pgina 2

2. DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2000

Para arrancar Excel 2000 en Windows 95/98/ME/NT/2000/XP se puede utilizar el men Inicio o Inicio / Programas, del modo habitual. Se puede tambin buscar con el Explorer la ventana del grupo de programas en el que est Excel y luego hacer doble clic sobre el icono mostrado al margen. Tambin se puede arrancar haciendo doble clic sobre cualquier fichero producido con Excel (extensiones *.xls o -ms en general- *.xl*)

Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuracin instalada, aparecer una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 1.

Figura 1. Forma inicial de Excel 2000 al arrancar.

Barras de Herramientas

Barra de Referencia

Barra de Documento

Barra de Estado

Hojas de Clculo del Libro de Trabajo

Celda Activa

Captulo 2: Descripcin de la Pantalla de Excel 2000 pgina 3

Lo que Excel 2000 muestra en pantalla tiene una estructura similar a cualquier ventana del entor-no Windows (ver figura 2) y consta de las siguientes barras o componentes:

1. Barra de Ttulo 2. Barra de Mens 3. Barra o barras de Herramientas 4. Barra de Referencia 5. Barra de Nombre del Documento.

Cuando la ventana del docu-mento est maximizada, el nombre del documento (Libro1) aparece en la Barra de Ttulo a continuacin del nombre de la aplicacin (Microsoft Excel), tal como puede verse en la figura 2. Seguidamente se describen cada una de las barras, citadas, as como sus funciones ms importantes.

Es necesario recalcar que las barras de herramientas son configu-rables por el usuario y por lo tanto su distribucin, nmero o tipo de barras puede coincidir o no con la distribu-cin mostrada en las figuras.

2.1 BARRA DE TTULO

La Barra de Ttulo contiene los siguientes elementos:

- Men de control, que contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o ce-rrar una ventana cualquiera en Windows (ver figura 3).

- Nombre de la aplicacin; en este caso Microsoft Excel.

- Botn de minimizacin o iconizacin; convierte la aplicacin a forma de icono.

- Botn de restauracin; restaura el tamao de la ventana al ta-mao estndar. Cuando la ventana no esta maximizada, en lugar de este botn aparece el botn de maximizar.

Como estos elementos son comunes a todas las aplicaciones de Windows 95/98/NT, aqu no se va a insistir ms en su descripcin.

2.2 BARRA DE MENS

La Barra de Mens (ver figura 1 y figura 2) contiene la lista de mens propios de Excel 2000. Cada men contiene una lista de diversos comandos que se utilizarn para una accion determinada. Por ejemplo, seleccionando con el ratn el men Archivo, se despliega un men mostrando algunos co-mandos (ver figura 4), entre los que estn los siguientes:

Nuevo: Permite seleccionar el tipo de documento que bajo Excel se va a desarrollar (puede ser un libro de clculo normal, una hoja de clculo preparada para un

Figura 2. Excel 2000 con la ventana del documento maximizada.

Figura 3. Men de control.


uso especfico, etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre.

Abrir: Abre ficheros que han sido creados previamente, cargndolos directamente desde es disco duro o desde algn disquete. Se ofrece la posibilidad de abrir el documento en modo Solo Lectura, de forma que se evita la posibilidad de modificar accidentalmente el fichero original.

Cerrar: Cierra un fichero o documento abier-to. Antes de cerrar un fichero, si el usuario ha realizado algn tipo de modificacin en l, Excel abre una ventana de dilogo y le pregunta si desea guardar dichos cambios; de es-ta forma se evita perder informacin de forma involuntaria.

Guardar: Actualiza en el disco la informacin del documento en el que se est tra-bajando, sin opcin a modificar el nombre o a cambiar el directorio.

Guardar como: Guarda en el disco el documento en que se est trabajando, con opcin a crear un nuevo fichero con otro nom-bre o en otro directorio, cambiar el nombre del mismo y/o a elegir un formato diferente.

Guardar pgina web: Esta opcin puede no estar activa en todos los programas, su utilidad radica en la creacin de una pgina web a partir de un documento de Excel 2000.Excel 2000 exporta la hoja de calculo a formato HTML-XML, tratando de conservar al mximo su aspecto original.

Configurar pagina: Este comando abre un cuadro de dilogo mltiple en el que se pueden fijar las principales caractersticas del documento de cara a su impresin posterior: ta-mao y orientacin del papel, mrgenes, factor de zoom de impresin, caracte-rsticas de la impresora, encabezamientos y pies de pgina, posibilidad de dibu-jar o no las lneas que separan unas celdas de otras (gridlines), etc.

rea de impresin: Es muy frecuente que slo se desee imprimir una parte de la hoja de clculo con la que se est trabajando. Con este comando se pueden especificar con to-do detalle las celdas que se desea imprimir (ver Figura 4. Men Archivo.) La forma de anular el rea de impresin seleccionada previamente. Para determi-nar un rea de impresin basta seleccionar dicha rea en la forma que luego se ver y elegir el comando Archivo / rea de impresin / Establecer rea de impresin.

Si se desea desactivar dicha rea de impresin se seleccionar y se elegir el comando Archivo / rea de impresin / Borrar rea de impresin.

Vista preliminar: Este comando, similar al de Word 2000 y de otras muchas aplicaciones, permi-te ver en la pantalla cmo quedar el documento Excel 2000 cuando se enve a la impresora. En este modo aparecen en la pantalla algunos botones tiles para proceder a imprimir el documento (Imprimir), para modificar los Saltos de pgina, para configurar este men (escala, notas al pie de pgina, encabe-

Figura 4. Men Archivo.


zamientos, tamao del papel, calidad del mismo,..), o para hacer aparecer los mrgenes de la pgina y de las celdas (Mrgenes). Esta ltima posibilidad es muy til para modificar interactivamente con el ratn dichos mrgenes, colo-cando el cursor sobre las lneas de trazos que aparecen y arrastrando.

Imprimir Con este comando se pro-cede a la impresin de una parte del documento o del documento completo. Pre-viamente aparece en panta-lla el cuadro de dilogo mostrado en la figura 5. En este cuadro de dilogo se puede elegir la impresora; decidir si se quiere imprimir toda la hoja o slo la parte que est seleccionada en ese momento (aunque no coin-cida con lo establecido en rea de impresin); las pginas concretas que se desea imprimir, etc.

Enviar a: Permite enviar por correo electrnico el documento creado con extensin *.xls o *.xl*. Esta opcin slo podra ser usada si el usuario dispone de co-nexin a la red.

Figura 5. Men Imprimir.


2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS

La barra de herramientas es la barra o barras que se encuentran debajo de la barra de mens, y mues-tran algunos botones para realizar diversas funcio-nes. Estas barras de herramientas pueden ser modi-ficadas por el usuario, por lo que no hay que sor-prenderse de que lo que se vea al abrir el programa no coincida exactamente con lo que se muestra en las figuras 1 y figura 2.

En la figura 6 se muestra el men contextual que se abre al clicar con el botn derecho sobre las barras de herramientas. Dicho men muestra las barras de herramientas disponibles y, marcadas en el margen izquierdo, las barras de herramientas ac-tivas. Es posible y fcil modificar las barras de herra-mientas aadiendo o quitando botones en cualquie-ra de ellas. Para ello, basta elegir Personalizar en el men contextual de la figura 6, abrindose el cuadro de dilogo de la figura 7. Dentro de la op-cin Comandos se muestran a la izquierda todas las categoras de botones que existen: seleccionan-do una de ellas aparecen a la derecha todos los bo-tones de esa categora. Clicando sobre el botn Descripcin aparece una pequea descripcin de su funcin. Para aadir un botn a una barra de herramientas basta seleccionarlo en el cuadro de dilogo y arrastrarlo hasta la barra correspondien-te; para eliminarlo basta seleccionarlo sobre la ba-rra y arrastrarlo a cualquier lugar fuera de ella. Se recomienda para un mejor trabajo que slo estn visibles las barras de herramientas Estndar y Formato (tener otras barras visibles de modo inne-cesario resta espacio de pantalla para la hoja de clculo y da mayor complejidad al mismo). Con el men contextual de la figura 7 puede hacerse visible cualquier otra barra que se vaya a utilizar. Con ese mismo men se podr hacer desaparecer cuando ya no sea necesaria.

Colocando el puntero sobre cualquier botn de las barras de herramientas, en unas dcimas de segundo se obtiene una descripcin breve del uso de dicho botn; clicando sobre l y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, se obtiene una descripcin mas deta-llada en la Barra de Estado, en la parte inferior de la pan-talla. Para una descripcin an ms detallada, se puede acudir al Ayuda, clicando primero sobre el botn y luego sobre el botn del que se desea obtener informacin.

Los principales botones de las barras de herramientas Estndar y Formato son los siguientes (por brevedad se

Figura 6. Men contextual de barra de herramien-

tas.

Figura 7. Modificar las barras de herramientas.

Figura 8. Auto suma.


omiten referencias a los botones Nuevo, Abrir, Guardar..., comunes con otras aplicaciones Win-dows y cuyo significado se supone ya conocido):

- Botones de modelos de formato: Permiten controlar formatos de uso habitual, tales como los smbolos para unidades monetarias (Excel 2000 ya contempla el euro incorporando el manejo de esta nueva moneda), el formato de porcentaje (%), la coma como decimal en lugar del punto, o el aumento o disminucin de cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo con sus necesidades.

- Botn de auto-suma: Suma automticamente una fila o una columna de nme-ros, introduciendo en la celda activa la funcin SUM con el rango de nmeros correspondiente que Excel trata de adivinar. Si se quiere modificar ese rango basta editarlo en la barra de referencia o, ms fcil an, indicarlo arrastrando con el ratn sobre las celdas co-rrespondientes de la hoja de clculo. As por ejemplo si se desea sumar los nmeros de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 (3*4 elementos) se deber editar la celda en la barra de referencia indicando dicho rango de la forma =SUM (C4:F6) (mediante el teclado o directa-mente con el ratn).

- Botones de negrita, itlica y subrayado: Permiten cambiar el formato de textos y nmeros en la forma habitual de estas opciones.

- Botones de alineacin: Permiten centrar o alinear textos y nmeros por la izquierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel 2000 alinea el texto por la izquierda y los nmeros por la derecha. El cuarto botn se llama Centrar,

- y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una seleccin de celdas.

- Botn Asistente de Grficos: Permite arrancar el Asistente de Grficos con objeto de preparar un grfico de uno de los numerosos tipos disponibles en Excel 2000, a partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de clculo (esta seleccin es el punto ms importante en el proceso de crear un grfico). El grfico se ubicar sobre la propia hoja, con la posicin y tamao que se determine arrastrando con el ratn una vez determinadas las ca-ractersticas del mismo.

- Botn de Bordes: Permite generar cuadros con las celdas del programa, para ello se seleccionan las celdas a recuadrar y se selecciona la opcin de este botn deseada pudienda recuadrarse toda o solo uno de los laterales con lnea simple, doble o regruesada.

- -Botn de Relleno: Permite rellenar las celdas con color, con ello se puede lograr destacar ciertas casillas que se consideren ms importantes.

- Color de fuente: Permite la eleccin del color con el que se va a escribir entre una gran gama cromtica.

2.4 BARRA DE REFERENCIA

- La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las barras de herramien-tas, presenta los tres sectores siguientes:

- El sector de la izquierda muestra la ubicacin de la celda activa indicando la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra. Ms adelante se vern otras posibles aplicaciones de este sector.

- El sector central indica que se est en modo de edicin (es decir, introduciendo nombres, fun-ciones, nmeros, etc.). El botn permite anular el cambio que se est realizando en el con-

-


tenido de la celda, el botn equivale a pulsar la tecla Intro, y el botn igual es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel 2000 no permite ejecutar ningn comando mientras este sector est activo.

- El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa (en este caso 123.45). La edi-cin de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.

2.5 BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO

- La Barra de Nombre del Documento (ver figura 1) es similar a la Barra de Ttulo, y contiene el nombre del fichero sobre el cual se est trabajando (en este caso Libro1). Esta barra presen-ta en la parte derecha los tres botones tpicos de cualquier aplicacin de Windows 95, que permiten minimizar, maximizar y cerrar el documento sobre el que se trabaja. Si se maximiza esta ventana, el nombre del documento aparecer en la Barra de Ttulos, a continuacin del nombre de la aplicacin.

- En la parte inferior derecha de la ventana de aplicacin se encuentran las Barras de Despla-zamiento (ver figura 1) vertical y horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la hoja y en la izquierda se puede entrar en otra hoja del libro de trabajo.

2.6 BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de la hoja de clculo aparece la Barra de Estado, en la que se presenta una breve informacin acerca del comando que ha sido seleccionado o del es-tado actual del espacio de trabajo.

Tambin en la figura 9 pueden verse los controles que permi-ten moverse entre las diversas hojas de clculo que constituyen el libro de trabajo en el que se est trabajando. Estos controles se ex-plicarn en el apartado siguiente.

Figura 9. Parte izquierda de la Barra de Estado.

Captulo 3: Utilizacin Bsica de una Hoja de Clculo pgina 9

3. UTILIZACIN BSICA DE UNA HOJA DE CLCULO

En este captulo se van a explicar los fundamentos necesarios para la utilizacin bsica de una hoja de clculo como Excel 2000. Si el lector ha utilizado previamente (o ha visto utilizar) el programa, los siguientes apartados le resultarn ya familiares (aunque no por ello menos tiles), ya que consti-tuyen las operaciones ms habituales con Excel 2000.

3.1 HOJAS DE CLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO

Cuando se abre Excel 2000 en el men Inicio o clicando sobre su icono, cuando se ejecuta el comando Nuevo del men Archivo o cuando se clica sobre el icono en la barra de herramientas Estndar, se abre un nuevo libro de trabajo , que por defecto tiene 3 hojas de clculo, llamadas tambin por defecto Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En la figura 10 puede verse la parte inferior de un libro de trabajo con las pes-taas correspondientes a algunas de las hojas de clculo. Clicando en los controles adyacentes (a la izquierda) pueden llegar a verse las pestaas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la ltima con una sola operacin. En todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de clculo activa (aquella cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla).

Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede activarse una hoja u otra sin ms que clicar con el ratn en la pestaa correspondiente. Tambin pueden mantener-se activas varias hojas de clculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestaas de otras hojas (s la hoja esta activada, al clicar sobre su pestaa con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva, y viceversa). Cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tambin en las dems hojas activas, en las posiciones correspon-dientes.

Si se presiona el botn derecho del ratn sobre alguna de las pestaas, se despliega un men contextual como el de la figu-ra 11, en el que le permite insertar una nueva hoja de clculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla, copiarla o como es el caso de la figura 11.

La forma ms sencilla de cambiar el nombre a una hoja de clculo es clicar dos veces sobre la pestaa que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo da la pestaa pasa a ser negro, pudiendo escribir directamente el nuevo nombre.

Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que apa-recen las hojas de clculo sin ms que clicar sobre la pestaa de una de ellas y arrastrarla con el ratn hasta la nueva posicin que se desea que ocupe.

Figura 10. Hojas de clculo de un libro de trabajo.

Figura 11. Men contextual para trabajar con las distintas hojas de

clculo de un libro de trabajo.

Figura 12. Men Mover o copiar.


3.2 SELECCIN Y ACTIVACIN DE CELDAS

En la hoja de clculo hay en todo momento una celda activa (y slo una). La celda activa se distingue claramente de las dems, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente (normalmente en color ms oscuro, como en la figura 13 o s pertenece a un conjunto de celdas seleccio-nadas, en color ms claro, como en la figura 14).

La celda activa es la nica celda que puede recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. As pues, an-tes de introducir -o borrar- algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa clicando sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede tambin avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AvPg y RePg del teclado.

El contenido de la celda activa aparece en la parte de-recha de la Barra de Referencia, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efecti-vas al pulsar la tecla Intro o al clicar sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado.

Un concepto muy importante en Excel 2000 es el concepto de celdas seleccionadas. Si se se-lecciona un rectngulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorrindola por columnas. Cuando se llega a la ltima celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es til para introducir texto o nmeros en un rango de celdas, despla-zndose automticamente al pulsar Intro.

A parte de la introduccin de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar si-multneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro (como se muestra en la figura 14). A continuacin se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:

1. Para seleccionar toda la hoja de clculo basta con clicar con el ra-tn en la esquina superior izquierda de la hoja, (interseccin de la fi-la con los nombres de columnas y la columna con la numeracin de filas).Ver figura 15.

2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastar clicar una sola vez sobre la etiqueta -el nmero o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente-. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta clicar sobre la primera (o ltima) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botn del ratn hasta la ltima (primera) etiqueta del rango deseado.

3. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectngulo-, hay que clicar con el ratn en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Tambin se puede seleccionar un rectngulo clicando primero sobre la celda de una esquina y luego -manteniendo pulsada la tecla Maysculas- volviendo a clicar

Figura 13. Celda activa aislada.

Figura 14. Celda activa dentro de una seleccin de celdas.

Figura 15. Todas las cel-das seleccionadas.


sobre la celda en la esquina opuesta; esta operacin selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic.

4. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el proce-dimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva seleccin no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta tcnica puede utilizarse en combinacin con la indicada en 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas. Como se ver ms adelante, la seleccin de celdas tiene muchos campos de aplicacin en la uti-

lizacin normal de Excel 2000.

3.3 INTRODUCCIN DE DATOS

3.3.1 Introduccin de datos en una celda

La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se con-vierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos -texto, nmeros, frmulas,...- mediante el teclado o haciendo Pegar de una seleccin previamente almacenada en la Barra de Do-cumentos.

Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia (figu-ra 16). Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Pa-ra desplazarse sobre el texto introducido puede uti-lizarse el ratn o las flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir cli-cando sobre el botn de validar en la Barra de Referencia, pulsando Intro, o simplemente cam-biando de celda activa.

Recurdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas to-das ellas al mismo tiempo.

3.3.2 Introduccin de datos en un rango de celdas

Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona de la hoja est seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente de la seleccin. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

3.3.3 Insercin de filas, columnas y bloques de celdas

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cules se quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando Filas del men Insertar.

Figura 16. Celda activa con caracteres de texto


De modo anlogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante de las cules se quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando Columnas del men Inser-tar.

Otra forma de introducir datos consiste en utilizar el men Edicin / Rellenar en el que apare-cen varias formas de rellenar las celdas:

Hacia la Derecha: Insercin por la derecha de los datos, tambin puede ser activada con el cdigo ctrl.+D. Esta opcin no estar activa si nos encontramos en la parte de-recha de la hoja.

Hacia Abajo: Insercin de datos de arriba a abajo, tambin puede ser activada con el cdigo ctrl.+J. Esta opcin no estar activa si nos encontramos en la parte ms baja de la hoja.

Hacia Arriba: Insercin de datos de abajo a arriba. Esta opcin no estar activa si nos encontramos en la primera lnea de la hoja.

Hacia la izquierda: In-sercin por la izquierda de los datos. Esta opcin no estar activa si nos encontramos en la parte izquierda de la hoja.

Series: Al activar esta opcin aparece un cuadro de dilogo como el de la figura en el que podemos elegir: serie en filas o en columnas; geomtrica, aritmtica, cronolgica y auto rellenar; la unidad de tiempo (fecha, mes, da laboral, ao); incremento y lmite.

Para insertar un bloque de celdas rectangular,

basta seleccionar un bloque de las mismas dimen-siones delante del cual se quiere realizar la inser-cin. A continuacin se elige el comando Celdas del men Insertar, y se abre un cuadro de dilogo (fi-gura 17) que pregunta si, para realizar la insercin, se quieren desplazar las otras celdas hacia la dere-cha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna).

En el cuadro de dilogo de la figura 16 tam-bin se ofrece la posibilidad de insertar filas o co-lumnas completas, de acuerdo con la seleccin realizada.

3.3.4 Borrado de celdas

El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:

Figura 17. Introduccin de datos por series.

Figura 18. Insercin de celdas.


1. Borrado de las celdas con todo su contenido. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Deshacer / Borrar del men Edicin. Se abre una caja de dilogo que pregunta qu celdas se quiere desplazar -las de la derecha o las de debajo- para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas.

2. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con el comando Borrar del men Edicin. Se abre un submen en el que hay que especificar qu elementos de las celdas sobre todo, formatos, contenidos o comentarios- se quieren borrar. Tambin se pueden borrar los contenidos de toda una seleccin de celdas por medio de la tecla Supr.

Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligindola como celda activa y operando sobre ella en la barra de frmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta que se pulsa Intro.

3. Borrado del formato pero no del contenido: Se realiza con el comando Edicin / Borrar / Formatos con lo que eliminan todos los formatos impuestos por Formato / Celda as por ejemplo si tenemos una fecha o una moneda se transforman en nmeros 7-1 pasa a 7 y 6 PTA pasa a 6

4. Borrado de los comentarios pero no del contenido: Los comentarios son anotaciones o aclara-ciones que se insertan al seleccionar Insertar / Comentario y se identifican en la hoja por te-ner dicha celda en su esquina su-perior derecha un reborde rojo. Hay que destacar que esto no im-pide escribir normalmente en la casilla.

5. Eliminar Hoja: Se activa en Edi-cin / Eliminar Hoja y sirve para borrar todas las hojas del libro que estn seleccionadas.

6. Eliminacin de filas o columnas: Esta opcin es distinta a las anteriores, se ejecuta en Edicin / Eliminar y al ejecutarla aparece una ventana con las siguientes posibilidades:

Todas las filas: Se elimina la totalidad de las filas seleccionadas. As por ejemplo si hemos seleccionado las filas 2,3 y 4 la numeracin nueva de las filas de la hoja de cl-culo ser 1, 5, 6... con la eliminacin del contenido de las seleccionadas.

Todas las columnas: Se eliminan las columnas seleccionadas anlogamente a las filas. Desplazar las celdas hacia arriba: Las filas seleccionadas se van a desplazar hacia arriba

con la consecuente variacin de los datos en la hoja. Desplazar las celdas hacia la izquierda: Anlogo al anterior pero ahora hacia la izquierda.

3.3.5 Mover y copiar celdas

Para trasladar (o copiar) el contenido de una seleccin de celdas a otra hoja de clculo (o a otra par-te de la misma hoja de clculo), puede procederse de los modos siguientes:

Figura 19. Insercin de un comentario.


1. Despus de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar (o Copiar) del men Edicin. Tal como indica la figura 15, la seleccin que-da rodeada por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenido est dispuesto para ser pegado en otro sitio. A con-tinuacin, se elige el comando Pegar o Pegado especial, del men Edicin. Con el comando Pegado especial puede controlarse exactamen-te lo que se quiere copiar: datos, frmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utili-zarse tambin los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno circulante se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar sobre otra seleccin.

2. Los comandos Pegar y Pegado especial superponen la seleccin sobre las celdas correspon-dientes a partir de la posicin de la celda activa.

3. Muchas veces la forma ms sencilla de trasladar o copiar una seleccin de cel-das es por medio del ratn. Una vez que se ha realizado la seleccin, se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se clica y se arrastra la seleccin hasta la posicin deseada. Arrastrando simplemente, la seleccin se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se est copiando).

4. Con lo indicado en el prrafo anterior, la seleccin de celdas se superpone sobre las otras cel-das ya existentes. Si se desea insertar la seleccin, hay que mantener apretada la tecla Mays-culas. En la hoja de clculo aparecen contornos y marcas que indican cmo se va a realizar la insercin.

Es muy conveniente practicar con estas posibilidades de Excel para copiar y trasladar datos, que se encuentran entre las ms utilizadas.

Figura 20. Seleccin preparada para ser copiada o trasladada a otra parte de la hoja de clculo.


3.4 REFERENCIAS Y NOMBRES

Las referencias a celdas se utilizan para refe-rirse al contenido de una celda o grupo de cel-das. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados cl-culos.

Una celda se referencia siempre por su identificador de columna -una letra o conjunto de 2 letras- y de fila -un nmero-. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la inter-seccin de la fila 21 con la columna A. La re-ferencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.

Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda. Por ejemplo, en la figura 19 se muestra una seleccin rectangular cuya re-ferencia es (B3:F3).

Las referencias mltiples consisten en re-ferencias sencillas separadas por el carcter punto y coma (;). En la figura 21 se muestra una seleccin doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6). Se pueden introducir tambin referencias a celdas de otra hoja de clculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el signo de admiracin (!), por ejem-plo: (Hoja1!B5:C6).

Es importante saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel 2000 no distin-gue entre letras maysculas y minsculas.

3.4.1 Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarn de modo acorde tras copiar la frmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado.

El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn para apun-tar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una frmula, basta clicar en dicha celda. De esta forma, se minimizan tambin los errores en la in-sercin de referencias a celdas.

Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula. 2. Teclear un signo igual ( ).

3. Sealar con el ratn la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La direccin de la celda apuntada aparece en la posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas.

Figura 21. Seleccin B3:F3.

Figura 22. Seleccin doble.


4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+). 5. Si se desea introducir ms referencias a celdas en la frmula, basta repetir los pasos anteriores

cuantas veces sea necesario. Para dar la frmula por terminada se pulsa Intro o el signo correc-to de la barra de frmulas.

6. Si la frmula no es correcta, se anular o borrar clicando en el signo error ( ) o se confir-mar con . En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula

a una nueva posicin. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el ndice de filas ni de columnas, hay que poner el carcter dlar ($) delante de cada uno de los dos ndices.

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:

1. Segn se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del ndice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante.

2. Colocando el punto de insercin en la barra de referencias de manera que est dentro de la re-ferencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cclicamente por referencias relativas, absolu-tas y por los dos casos mixtos. En los casos en los que se pretende que slo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la frmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

3.4.2 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente refe-rencias tales como B2:B4 B2:D3;C5:D6 en una hoja de clculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Ex-cel 2000 resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las frmulas ,crear nombres compuestos, e incluso asignar un nombre ms signi-ficativo a las constantes de uso ms frecuente.

El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con ma-yor facilidad las referencias a celdas.

A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas:

1- Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carcter subrayado (_); tras es-te primer carcter, se puede usar cualquier conjunto de letras, nmeros y caracteres especia-les.

2- No se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carcter de subrayado o un punto.

3- Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos. Puesto que las frmulas estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos

Figura 23. Nombres de celdas y de ran-gos o grupos de celdas.


espacio para operadores y funciones. Adems, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas.

Por ejemplo, no son vlidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y %Compras. En cam-bio, s son vlidos VENTAS _ ANUALES, Ao1993, PorcentajeCompras, como nocin general no se van a poder usar nombres que contengan identificadores de opciones especficas de Excel2000, como puede ser el de tanto por ciento (%) o el de dlar ($).

La forma ms simple de definir nombres es mediante el comando Insertar / Nombre / Definir. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda, el rango o el rango mltiple al que desee asignar el nombre.

2. Elegir el comando Insertar / Nombre / Definir, con lo cual se abre un cuadro de dilogo tal co-mo el mostrado en la figura 24.

3. Teclear el nombre que desee -en este caso con-cepto- en el cuadro Nombres en Libro de Tra-bajo.

4. Hacer clic en Aadir o en Aceptar. Otra posibilidad -ms sencilla- es seleccionar la

celda o rangos de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego clicar sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan registra-das con el nombre tecleado.

Si lo que se desea es cambiar un nombre a unas celdas se debe proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que desee cambiar el nombre.

2. Activar el cuadro de nombres en la barra de referencia.

3. Cambiar el nombre y pulsar Intro.

Para borrar un nombre se puede utilizar el botn Eliminar del cuadro de dilogo de la figura 24.

3.5 FRMULAS Y FUNCIONES

Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel 2000. Median-te frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmu-las se pueden utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos.

Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin MEDIA (A1:A8) para realizar la misma ta-rea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas. Las fun-ciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la posibilidad de errores tipogrficos.

Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la mis-ma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el resultado es un

Figura 24. Definicin de nombres.


valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, ma-trices o informacin sobre la hoja de clculo.

3.5.1 Introduccin de frmulas

La introduccin de una frmula en Excel 2000 se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nom-bres. Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los si-guientes pasos:

1. Seleccionar con el ratn la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.

2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel 2000 sabe que lo que se va a in-troducir en la celda activa es una frmula.

3. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).

4. Terminar la introduccin de la frmula pulsando Intro.

3.5.2 Asistente de Funciones

La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin contiene ms de un ar-gumento, stos han de ir separados por el carcter punto y coma (;). Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espa-cios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensin del significado de palabras separadas, se puede incluir un guin o subrayado, como por ejemplo en num_caract.

A primera vista el uso de funciones puede pare-cer difcil, especialmente por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones facilita este trabajo y sirve de gua a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona una breve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumen-tos.

Para insertar una funcin con sus argumentos en una hoja de clculo se puede seguir el si-guiente proceso:

1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa).

2. Hacer clic sobre el botn Asistente de Funciones para mostrar el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 25. En este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que se des-ea utilizar. En cuadros de dilogo posteriores se podrn elegir los argumentos.

3. El cuadro de dilogo de la figura 25 muestra las distintas categoras de funciones disponibles en Excel 2000. Estas categoras clasifican el gran nmero de funciones disponibles en grupos ms reducidos. Excel 2000 muestra tambin una lista de las funciones utilizadas recientemente. Si la funcin deseada no aparece entre las recientemente utilizadas y no se est seguro de la ca-

Figura 25. Asistente de Funciones.


Figura 26. Paleta de frmulas.

tegora a la que pertenece, se selecciona la categora Todas y se busca en el conjunto de todas las funciones que estn disponibles. En la parte inferior del cuadro de dilogo aparece una bre-ve descripcin de la funcin seleccionada, as como de sus argumentos. Si se desea ms infor-macin sobre esa funcin se puede hacer clic en el botn Ayuda obtenindose una breve des-cripcin de la misma como de los argumentos que la definen.

4. Despus de seleccionar la funcin deseada se clica en el botn Aceptar y se siguen las instruc-ciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de dilogo que aparece, que permite definir los argumentos.

5. Al completar este cuadro se clica en el botn Aceptar para completar la funcin e insertarla en la celda activa. Se puede, anlogamente, introducir funciones desde la barra de referencia, clicando sobre el

botn. Aparece la paleta de frmulas de la figura 26, que permite elegir la funcin a utilizar, consultar su sintaxis y muestra el resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos requeridos. Tambin se puede hace sustituyendo uno de los argumentos de la funcin principal por una llamada a otra funcin, al estilo habitual en matemticas y en muchos lenguajes de programacin.

Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:

Funciones ms recientemente utilizadas (Usadas recientemente)

Coleccin de usadas con anterioridad, para llamar a una de estas no es necesa-rio clicar en el botn de la derecha, es suficiente seleccionar la casilla, pulsar el smbolo igual ( ) y obtenemos un desplegable a la izquierda de la barra de referen-cia con estas funciones.

Todas las funciones disponibles (Todas) Coleccin de todas las funciones disponibles por el programa que son un total de 207 ordenadas por orden alfabtico.

Funciones Financieras (Financieras) Funciones cuya principal aplicacin son las finanzas, contabilidad, balances... dentro de estas destacamos el pago, tasa de intereses, depreciacin de un bien...

Funciones para manejo de fechas y horas (Fecha & hora) Funciones tales como da, mes, ao... cuyo manejo facilita la introduccin de fechas en la hoja de clculo.

Funciones matemticas y trigonomtricas (Matemticas & Trigonomtricas) Funciones de uso matemtico, cientfico e ingenieril tales como seno, coseno, loga-ritmos, exponenciales...

Funciones estadsticas (Estadsticas) Clculo de desviaciones, densidad de probabilidad, nmero de elementos en la hoja...operaciones que facilitan los clculos estadsticos una vez introducidas los da-tos a la hoja de trabajo.

Funciones de bsqueda y referencia (Bsqueda y referencia)


Operaciones que nos facilitan el movernos sobre una lista (explicada en la seccin 8) o una matriz creada.

Funciones para usar bases de datos (Base de datos) Funciones para manipulacin de texto (Texto)

Operaciones con caracteres alfanumricos tales como conversin de letras a nmeros o viceversa, longitud de la cadena, formato de moneda...

Funciones lgicas (Lgicas) Funciones lgicas o Booleanas que son los operadores lgicos falso, verdadero, o, y, si, no.

Funciones para obtener informacin (Informacin) Funciones que nos informan sobre el contenido de las celdas algunas de las cuales de-vuelve un valor booleano (verdadero o falso) sobre la celda tales como estexto, es-numero, esnotexto...

Funciones definidas por el usuario (Definidas Usuario) Tales funciones deben ser definidas aunque generalmente no es necesario ya que las necesidades generales son cubiertas por las anteriores.

Si la funcin tiene varios parmetros de definicin estas pueden ser introducidos va teclado pero muchas veces los datos vienen dados a partir de otras celdas para lo cual se debe pulsar que aparece al seleccionar una funcin, como consecuencia surge en rectngulo debajo de la barra de estado para introducir los argumento, este proceso se debe repetir hasta tener todos los argumentos de la funcin.

El Asistente de Funciones ayuda a introducir funciones en una hoja de clculo. Los usuarios expertos, que conocen los argumentos de definicin de las funciones ms usadas por ellas, pueden encontrar ms fcil el teclear directamente la funcin con sus argumentos en la frmula correspon-diente. Por supuesto, es tambin posible que el usuario cree sus propias funciones en Excel 2000.

3.5.3 Edicin de funciones Despus de haber introducido funciones en una frmula, existe la posibilidad de modificarlas o

editarlas. Se puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o bien se puede editarlas ma-nualmente.

Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes pa-sos:

1. Seleccionar la celda que contiene la funcin.

2. Hacer clic en el botn Pega Funcin. Aparecer el Asistente de Funciones mostrando la pri-mera funcin que aparezca en la frmula contenida en la celda activa.

3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera funcin de la frmula.

4. Cuando se acaben de realizar los cambios, clicar en Aceptar. Si hay alguna otra funcin que se desee editar en la misma frmula, clicar en Prxima.

5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada funcin que se desee editar.

Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda que contiene la frmula (celda activa).

2. Pulsar F2 para editar en la barra de frmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado.

3. Elegir el argumento o trmino de la frmula que se desee modificar.


4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una funcin.

5. Terminar haciendo clic en OK

3.6 INTERNET EN EXCEL 2000

La implantacin de Internet a producido la adaptacin de Excel 2000 a las nuevas tecnologas y muestra de ello son ciertas aplicaciones que atrs versiones anteriores no disponan y esta lo incor-pora. Algunas de ellas son:

Correo Electrnico: Podemos mandar un e-mail en el que incorporemos un archivo Excel 2000 al incorporndose al correo un archivo con extensin , como se cit en la descrip-cin, .xl o .xls. Para mandarlo ejecutaramos Archivo / Enviar a / Destinatario de Correo o tambin la tecla .

Vista previa de la pgina Web: Un documento de Excel 2000 puede formar parte de una pgina en Internet para ver como sera su apariencia tenemos la opcin Archivo / Vista previa de la pgina Web.

Guardar como pgina Web: Consiste en generar la extensin necesaria para que forme parte de una pgina web para ello Archivo / Guardar como pgina Web....

Figura 27. Guardar como pgina Web.


4. PROTECCIN DE CELDAS Y HOJAS DE CLCULO

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de clculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible el borrar o cambiar accidentalmente la informacin de di-chas celdas. En otras ocasiones puede interesar ocultar las frmulas con las que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas. Excel 2000 dispone de varias formas de proteger la infor-macin contenida en un libro de trabajo.

Una primera forma de prote-ger un documento es declararlo co-mo Solo lectura. Un documento Solo lectura puede leerse pero no modificarse. Si voluntaria o acciden-talmente se ejecuta el comando Guardar, el ordenador pide un nombre diferente para almacenar el archivo, pues el archivo original no puede ser modificado. El carcter Solo lectura de un documento se establece a nivel del sistema opera-tivo (Windows 95, 98 o NT). Para establecer o quitar este carcter de un archivo, se utiliza el comando Archivo / Propiedades en la aplicacin Explorador o Mi PC (teniendo el correspondiente archivo previamente seleccionado). Tambin puede abrirse un determinado fichero como Solo lectura (sin estar previamente declarado como tal) utilizando la opcin Abrir solo lectura del men contextual que se abre al clicar con el botn derecho del ratn sobre el fichero a abrir, como se indica en la figu-ra 28, que muestra el resultado del comando Archivo / Abrir de Excel 2000.

Excel 2000 dispone de dos niveles de proteccin: a nivel de hoja de clculo y a nivel de celda. Para que la proteccin surta efecto, ambos niveles de proteccin tienen que estar activados. Por de-fecto, todas las celdas estn protegidas, pero no las hojas de clculo o el libro de trabajo.

Las celdas de una hoja de clculo pueden tener dos tipos de proteccin:

bloqueada: No se puede modificar el contenido de la celda

ocultar la barra de frmulas se ve el valor, pero no la frmula que hay en la celda

Las celdas se declaran bloqueado o ocultar con el cuadro de dilogo Proteger al que se acce-de con el comando Formato / Celdas (figura 29). La proteccin surgir efecto cuando se active tambin la proteccin en el mbito de la hoja de clculo o libro de trabajo. Esta proteccin en el m-bito de hoja o libro se activa con el comando Herramientas / Proteger / Proteger Hoja. Como se ha dicho, por defecto todas las celdas estn bloqueadas; por tanto si se activa el comando anterior no se podr modificar ninguna celda.

Para modificar de modo selectivo la proteccin de algunas celdas se puede proceder del si-guiente modo:

Figura 28. Apertura de un fichero como Solo Lectura.

Captulo 4: Proteccin de celdas y hojas de clculo pgina 23

1. Si el documento est protegido, elegir Herramientas / Proteger / Desproteger Hoja.

2. Seleccionar todas las celdas del docu-mento. Elegir el cuadro de dilogo Pro-teccin en el men Formato / Celdas y desactivar la proteccin de las celdas. Pulsar OK.

3. Seleccionar las celdas que se desea prote-ger.

4. Activar la proteccin de las celdas en el cuadro de dilogo Proteccin (Blo-quear), que se abre con el comando ya ci-tado Formato / Celdas.

5. Activar de nuevo la proteccin del docu-mento por medio del comando Herra-mientas / Proteger / Proteger Hoja. (fi-gura 30). El cuadro de dilogo que se abre con el

comando Herramientas / Proteger / Proteger Hoja permite proteger el documento con una contrasea (password) o palabra clave, defini-da por el usuario, que impida al acceso a dicho documento a todas aquellas personas que no conozcan dicho password. Conviene resaltar el hecho de que si el usuario olvida dicho password, ni siquiera l mismo podr acceder al documento: es como si se hubiera borrado.

Figura 29. Proteccin en el mbito de celdas.

Figura 30. Proteccin en el mbito de hoja de clculo.


5. FORMATOS EN HOJAS DE CLCULO

Excel 2000 ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenidos en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades.

5.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS

Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias mane-ras:

1. Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna (la modificacin afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado). Sobre el cursor aparece la dimensin de la fila o columna que se est modificando.

2. Tambin con el ratn, con eleccin au-tomtica de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, clicando dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna.

3. Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modi-ficar, y eligiendo los comandos Altura de Fila y/o Altura de columna el men Formato. En el cuadro de dilogo que se abre se te-clea la dimensin deseada.

4. El cuadro de dilogo Alineacin, que se abre con el comando Formato / Celdas (ver figura 31), ofrece la posibilidad de posicionar el texto en horizontal y/o vertical, as como repartir el texto en varias lneas dentro de la misma celda . Igualmente se puede determinar la orientacin del texto, introduciendo la inclinacin deseada en grados.

5. Tambin en el cuadro de dilogo Alineacin, existen unos controladores de texto que nos permiten ajustar el texto, reducir hasta ajustar y combinar celdas que permite centrar el texto contenido en una celda, a lo ancho de varias celdas horizontales previamente se-leccionadas. El botn mostrado a la derecha realiza esta misma funcin.

5.2 BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATO

Excel 2000 dispone de varias barras de herra-mientas que pueden utilizarse para fines diver-sos. Las barras de herramientas disponibles aparecen con el comando Ver / Barra de Herramientas o bien con el men contextual que aparece al clicar con el botn derecho del ratn en una de las barras de herramientas visi-bles. Eligiendo Formato aparece en la pantalla la barra de herramientas de formato

Esta barra puede arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de la pantalla.

Figura 31. Cuadro de dilogo Formato / Celdas / Alinea-cin.

Figura 32. Barra de herramientas Formato

Captulo 5: Formatos en Hojas de Clculo pgina 25

La figura 32 representa la barra de herramientas Formato. Dicha barra tiene tres campos de se-leccin (fondos, estilos y tamaos de letra) y diversos botones con opciones de formato. Para saber para qu sirve cada botn, basta colocar el cursor sobre l y esperar un par de segundos. La descripcin de para qu sirve el botn aparece en la parte inferior del mismo. Tambin puede uti-lizarse el botn de Ayuda.

Como ya se ha dicho, otra forma de hacer aparecer la barra de herramientas es utilizando el men contextual. Cuando se seleccionan una serie de celdas y se cli-ca con el botn derecho del cursor sobre la hoja de clculo, el men contextual que se abre es el que aparece en la figura 33. Este men est orientado a cambiar los formatos y a hacer operaciones de edicin (cortar, pegar, copiar, insertar, eliminar, formato, hipervnculo). Por el contrario, cuando se clica con el botn derecho del ratn con el cursor sobre la barra de herramientas aparece el men contextual de la figura 34, que est orien-tado a abrir o cerrar distintas barras de herramientas (cuando se elige una barra que ya est abierta, sta se cierra). Con este segundo men contextual puede hacerse aparecer la ba-rra de Formato.

Figura 33. Men contextual sobre celdas seleccionadas.

Figura 34. Men contextual sobre barras de herramien-

tas.


6. DEFINICIN DE ESQUEMAS Y VISTAS

En Excel 2000, el uso de esquemas permite expandir o contraer la apa-riencia de una hoja de clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. En la figura 35 se muestra un ejemplo de tabla con totales absolutos y por meses. En la figura 36 se muestra la misma tabla, con dos niveles de es-quema por columnas y uno por fi-las. En la figura 37 se ha contra-do el nivel de esquema correspon-diente a los trimestres.

Excel 2000 puede crear un esquema de modo automtico. Para ello busca celdas con frmulas que sean un resumen de las filas por en-cima o bien de las columnas a la iz-quierda. El esquema de la figura 37 ha sido obtenido de este modo por medio del comando Datos / Agru-par y Esquema / Autoesquema (figura 37).

Un esquema en Excel 2000 puede contener hasta ocho niveles de filas y columnas y se puede co-locar en cualquier parte de la hoja de clculo.

Cuando se muestra un es-quema, los smbolos necesarios pa-ra contraer o expandir (pequeos botones con nmeros y con signos ms (+) y menos(-)) se presentan en unas barras especiales situadas en la parte superior e izquierda de la hoja de clculo que contiene dicho esquema (figura 36). Estos smbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes niveles del esquema, para poder mostrar ms o menos informacin.

Con estos botones se contrae o expande la informacin del esquema. Para comprender bien como funcionan estos esquemas lo mejor es practicar con ejemplos sencillos.

Figura 35. Ejemplo de tabla sin esquemas.

Figura 36. Esquemas en la tabla de la figura 35.

Figura 37. Contraccin de un nivel de columnas en el esquema de la figu-ra 36.

Captulo 6: Definicin de Esquemas y Vistas pgina 27

6.1 CREACIN Y BORRADO DE UN ESQUEMA

Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creacin automtica por parte de Excel 2000 y otra la creacin manual por parte del usuario.

La creacin automtica de esquemas funciona bien en la mayora de los casos y es la forma ms simple de crear es-quemas. La creacin manual es necesaria en el caso de que los datos estn organizados en una forma tal que Excel 2000 no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se tiene experiencia anterior en la creacin de esquemas, la creacin manual permite tambin una mayor flexibilidad a la hora de definir el esquema.

Antes de usar la capacidad de Excel 2000 para crear esquemas automticamente, hay que comprobar cmo se de-finen las celdas que contienen el resumen con respecto al re-sto de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen en filas se deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de columnas de-ben referirse a celdas con detalles situadas por encima. Esta condicin puede cambiarse con el co-mando Datos / Agrupar y Esquema / Configurar, que abre el cuadro de dilogo de la figura 38.

Para crear de modo automtico un esquema en una hoja de clculo, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere gene-rar el esquema. Si se trata de la hoja de clculo al com-pleto, basta seleccionar nicamente una celda.

2. Seleccionar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema. Para eliminar un esquema de modo automtico basta

seleccionar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Borrar Esquema. Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a continua-

cin. Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay que dar los pasos siguientes:

1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o columna re-sumen. No se deben incluir en la seleccin las filas o columnas que contienen las frmulas de resumen.

2. Elegir el comando Datos / Agrupar y Esquema / Agrupar. Esto mismo se puede conseguir clicando en el botn Agrupar ( ).

Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas o columnas con la informacin detallada y se elige el comando Datos / Agrupar y Esquema / Des-agrupar o se clica sobre el botn Desagrupar ( ). Es posible que los botones Agrupar y Des-agrupar no se encuentren en la barra de herramientas Estndar y que haya que aadirlos; esto se hace por medio del comando Insertar del men contextual de barras de herramientas. Los botones Agrupar y Desagrupar estn en la categora de botones Dato.

Figura 38. Comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema.

Figura 39. Formas de orientar la crea-cin de lneas-resumen en Esquema...


6.2 VISUALIZACIN DE UN ESQUEMA

La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle que sea necesa-rio.

Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuacin se indican:

1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar.

2. Ejecutar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Ocultar o Mostrar Detalles. Esto mismo puede hacerse por medio de los pequeos botones con nmeros o con signos (+) o (-) que apa-recen en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de clculo. Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de clculo sigue conteniendo la

misma informacin, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear grficos de slo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel 2000 que use slo los da-tos visibles o bien todos los datos -incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un grfico.

Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos si-guientes:

1. Crear un grfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre l, de forma que los mens de grfi-cos correspondientes estn accesibles.

2. Elegir el comando Formato/ Opciones.

3. Seleccionar o deseleccionar la opcin Solo celdas visibles. En la mayora de los casos, esta op-cin estar ya seleccionada

4. Hacer clic en OK. Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe mos-

trar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean ne-cesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el coman-do Edicin / Ir a... / Especial; en el cuadro de dilogo resultante seleccionar la opcin Solo celdas visibles y hacer clic en OK para concluir.

6.3 CREACIN Y GESTIN DE VISTAS

Las Vistas son distintas formas que tiene Excel 2000 de ver o presentar una nica informacin con-tenida en una hoja de clculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener un outline con distintas filas y/o columnas expandidas u ocultas.

Las vistas de Excel 2000 se crean y se gestionan con el comando Vistas personalizadas o vis-ta previa, en el men Ver. Este generador de vistas (View Manager) es un aadido de Excel 2000, lo cual quiere decir que no se instala por defecto, sino que hay que instalarlo cuando se desee utilizar. Para ms informacin sobre las Vistas, consultar el Ayuda.

Captulo 6: Definicin de Esquemas y Vistas pgina 29

6.4 FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE

En muchas ocasiones, el conteni-do de una hoja de clculo no cabe en una pantalla y se deben utilizar las barras de desplazamiento para que aparezca la informacin que de otro modo quedara oculta. No es extrao en estos casos que la primera fila y/o la primera colum-na contengan informacin sobre el significado de las restantes celdas de la tabla. En estos casos intere-sara desplazar la hoja en la panta-lla pero de modo que las filas y/o columnas que definen el significa-do de las dems filas y columnas estn siempre a la vista (figura 40).

Esto se consigue colocando el cursor en la celda que delimite por la izquierda y por arriba las filas y columnas que van a estar siempre a la vista y eligiendo la opcin Mostrar en el men Venta-na. Para desactivar esta opcin basta elegir la opcin Ocultar en el mismo men.

Figura 40. Se pueden ocultar ciertas filas o columnas manteniendo las

primeras fijas.


7. CREACIN DE DIAGRAMAS Y DE GRFICOS

Excel 2000 puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica.

Los grficos de Excel 2000 contienen muchos objetos -ttulos, etiquetas en los ejes...- que pueden ser seleccionados y modificados individualmente segn las necesidades del usuario. En las figuras 41,42 y 43 se muestran algunos de ellos.

7.1 ASISTENTE PARA GRFICOS

La manera ms simple de introducir un grfico en Ex-cel 2000 es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos (ChartWizard) . Antes de presionar es-te botn, deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante refe-rencias los datos a representar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza antes de llamar al Asistente para Grficos.

Para crear un grfico con el Asistente para Gr-ficos, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Seleccionar los datos a representar.

2. Ejecutar el comando Insertar / Grfico o clicar en el botn de Asistente para Grficos ( ).

A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cu-yas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado.

El primer cuadro de dilogo mostrado por el Asistente (figura 44) permite elegir el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifi-can los grficos en estndar y normalizados. Al clicar sobre cada posibilidad aparece una breve explicacin de la informacin que cada grfico proporciona. Ade-ms da acceso a una vista preliminar de la aplicacin del grfico elegido a los datos seleccionados, clicando sobre el botn Presionar para ver Muestra. Una vez realizada la seleccin se puede optar por pasar al si-guiente cuadro de dilogo clicando sobre el botn Si-guiente, o por insertar el grfico tal como aparece en la vista preliminar clicando sobre el botn Finalizar. Adems, desde cualquier cuadro se puede acceder directamente a la ayuda, clicando sobre el botn de sta, que aparece en la parte inferior izquierda.

Evolucin de Gastos

0

1000000

2000000

3000000

Ene Feb Mar Abr May Jun

Figura 41. Grfico bidimensional x-y.

Figura 42. Grfico en forma de tarta.

Ene

May

Per

sona

l

Via

jes

Gen

eral

es

Tota

l

0

1000000

2000000

3000000

Distribucin de Gastos

Figura 43. Grfico de barras tridimensional.

Captulo 7: Creacin de Diagramas y de Grficos pgina 31

El segundo cuadro de dilogo (figura 45) permi-te comprobar o corregir, mediante sus referencias, la seleccin de datos realizada. sta aparece representa-da del mismo modo que en la barra de frmulas. As, los rangos de datos no continuos estn separados en el cuadro Rango de Datos por un carcter punto y coma (;). Si se quiere modificar el rango caben dos posibili-dades:

1) Cambiar las referencias de las celdas seleccio-nadas directamente sobre el cuadro o 2) Clicar sobre el botn que aparece en la parte derecha de ste. Con esta opcin, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante, adems de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que cambia la seleccin.

Clicando de nuevo sobre la parte derecha de la venta-na se vuelve al cuadro de dilogo del Asistente. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la seleccin se lee por filas (Filas) o por columnas (Columnas), as como las series que se estn considerando para la representacin grfica y para los rtulos de los ejes. stas vienen dadas por sus referencias en cuadros se-mejantes al anterior, siendo anlogo el proceso a se-guir para modificar cualquiera de las series. Desde este cuadro de dilogo se puede dar por terminado el grfi-co (Finalizar), pasar al siguiente cuadro de dilogo (Siguiente) o volver al anterior (Atrs).

El tercer cuadro de dilogo (figura 46) permite configurar todos los aspectos que conciernen a la pre-sentacin del grfico, aportando una vista preliminar del mismo. As, se determinan el ttulo, las inscripcio-nes de los ejes, la apariencia de stos, la leyenda, la aparicin o no de tabla de datos y los rtulos. Las op-ciones de y Finalizar son las mismas que en los otros cuadros.

El cuarto y ltimo cuadro de dilogo (figura 48) se refiere a la ubicacin del grfico. As se puede colo-car en la hoja en que se esta trabajando o en otra nue-va. Clicando sobre el botn Finalizar, el grfico apa-rece ya en el lugar seleccionado (figura 49). Si se quie-re desplazar a algn otro lugar sobre la propia hoja en que se encuentra basta seleccionar todo el grfico y arrastrarlo con el ratn (cuando el cursor tome forma

Figura 44. Eleccin del tipo de grfico.

Figura 45. Verificacin de la seleccin de da-tos realizada.

Figura 46. Configuracin del grfico


de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el grfico est alineado con el borde de las celdas pues no est contenido sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el grfico ya es parte de la hoja de clculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo.

Si los valores de un grfico se componen de nmeros grandes, puede reducirse el texto del eje y hacerlo ms legible. Por ejemplo, si los valores oscilan entre 1.000.000 y 50.000.000, puede mos-trar los nmeros 1 a 50 con en el eje con una etiqueta que indique que las unidades son millones. Pa-ra ello debemos seguir los siguientes pasos:

Creacin de un grfico con los pasos explicados con anterioridad.

Seleccionar con el botn derecho del ratn el eje de valores que esta consti-tuida por nmeros de gran magnitud.

Seleccione la opcin Formato de ejes, apareciendo el men de la figura 47.

Elija la unidad de visualizacin ms apropiada a los datos con el desplega-ble y d a Aceptar.

7.2 SELECCIN DE OBJETOS GRFICOS

Los grficos de Excel 2000 estn compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto y la propia rea de grfico. El usuario puede configurar los grficos, puede aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto grfico, es necesario seleccionarlo.

Para editar un objeto grfico concreto, hay que clicar sobre el objeto grfico que engloba el que se desea modificar y luego volver a clicar sobre el objeto particular que se desee seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que clicar dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos de los da-tos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuacin clicar en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer clic en un rtulo de datos selecciona todos los rtulos de la serie y el segundo selecciona un rtulo individual. Si hace

Figura 47. Formato de los ejes.

Figura 48. Adicin del grfico al lugar seleccio-nado.

Figura 49.Grfico.

Captulo 7: Creacin de Diagramas y de Grficos pgina 33

doble clic en un objeto, se abrir un cuadro de dilogo que presenta las opciones para formatearlo. Si solamente se desea seleccionar el objeto se clica una vez sobre l.

Otra forma de modificar los elementos de un grfico es clicar sobre el objeto que interesa en cada caso con el botn derecho, apareciendo un men contextual que permite cambiar las caracters-ticas del mismo.

Cuando un grfico est abierto y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los mens de Excel 2000, como Insertar y Formato, muestran posibilidades especficas para di-cho grfico y para sus elementos (leyenda, ejes, color, forma...). Por ejemplo, si se ha construido un grfico tridimensional, el comando Vista en 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el grfico.

7.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRFICA

Excel 2000 dispone de una barra de herramientas grfica, denominada Grfi-co, que puede visualizarse en la pantalla por medio del men contextual. En esta barra est el botn Tipo de Grfico, que da paso al men desplegable de la figura 50 donde es posible elegir el tipo de gr-fico deseado. Adems, Excel 2000 tiene una barra de herramientas de dibujo, de-nominada Dibujo, que se muestra en la figura 51. Con esta barra se pueden reali-zar dibujos geomtricos sencillos sobre la propia hoja de clculo.

7.4 GRFICOS COMBINADOS

Los grficos combinados o grficos de combinacin utilizan dos o ms tipos de grficos para destacar que contienen dis-tintos tipos de informacin. Para este se va a crear una escala especial que se dispondr al lado contrario que la habitual. Por ejemplo se pue-de dibujar sobre un mismo grfico dos series usando columnas para representar una serie y lneas pa-ra la otra. Un grfico combinado tambin puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de orde-nadas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy distintos.

Para crear uno de estos grficos se deben seguir los siguientes pasos:

Crear un grfico o trabajar con uno creado con anterioridad uno de cuyos registros va a ser el combinado.

Seleccionar la serie de datos del grfico que desea trazar en un eje de valores secundarios.

Haga clic en el men Formato / Serie de datos seleccionada / Eje.

Haga clic en Eje secundario.

Figura 50. Barra de herramientas Grfico y botn Grfico circular 3D.

Figura 51. Barra Dibujo


Figura 53. Grfico sin combinar.

Figura 54. Grfico combinado

Figura 52. Ventana para trazar un eje secundario.

Captulo 8: Listas y Bases de Datos pgina 35

8. LISTAS Y BASES DE DATOS

Unas de las capacidades de Excel 2000 es la de trabajar con listas o tablas2 de informacin: nom-bres, direcciones, telfonos, etc. Excel 2000 puede trabajar con listas de informacin sencillas o puede trabajar con listas ms complejas, tambin conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel 2000 no es ms que una lista o una tabla que contiene una o ms columnas.

Con la capacidad que ofrece Excel 2000 la informacin de la lista se puede ordenar segn di-versos criterios, se pueden buscar datos especficos, y se puede incluso extraer copias de informacin de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de Microsoft Access, Excel en general y Excel 2000 en particular no permite trabajar con bases de datos relacionales3.

8.1 INTRODUCCIN DE DATOS EN UNA LISTA

Aunque Excel 2000 es fundamentalmente una hoja de clculo, tambin ofrece capacidades de ges-tin de listas, que pueden ser muy tiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mer-cado, para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La combinacin de funciones de lista, junto con las capacidades de anlisis de hoja de clculo y de grficos, hace de Excel 2000 una gran herramienta para el anlisis de negocios y sis-temas de gestin que no sean excesivamente complicados.

Toda lista debe contener nombres de campo (field names) en una fila situada en su parte superior (llamados encabezamien-tos o headers), si se quiere usar las capaci-dades de filtrado de datos. La lista deber tener por lo menos una fila de datos direc-tamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura 55 se muestra la nica parte obligato-ria de una lista: la fila de headers.

Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos siguientes:

1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea

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