Apostila SAP Workflow 2008

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<p>SAP Business Workflow</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 1</p> <p>ndiceIntroduo SAP Business Workplace Configuraes bsicas Business objects Estrutura organizacional Workflow e Tarefas Containers Programao de objetos Ampliao / Delegao de objetos Roles: Regras para definio de responsveis Monitoramento de prazos Monitoramento de workflow (log) Ferramentas teis para trabalhar com WorkFlow Dicas e prticas facilitadoras na interao WorkFlow / ABAP 02 05 06 08 13 17 25 28 31 34 37 38 42 46</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 2</p> <p>IntroduoSAP Business Workflow uma ferramenta utilizada para integrar as funcionalidades e complementar o entendimento dos processos do sistema R/3. Isso concebido atravs da juno de processos com os usurios envolvidos em conjunto com as informaes referentes ao processo. A utilizao do workflow facilita o gerenciamento de processos eletrnicos, pois, abrange um srie de atividades que geralmente ocorrem de forma idntica, envolvendo vrias pessoas ou departamentos, onde necessrio um alto grau de coordenao. Os usurios so beneficiados com o acesso mais simples e rpido das informaes, menos esforo com atividades administrativas e tambm devido facilidade com aprendizado e entendimento dos processos. Do ponto de vista gerencial, existe um ganho no controle das informaes, prazos, nveis de servios e custos do processo, devido ao controle que a ferramenta possibilita, monitorando processos que anteriormente necessitavam de um controle fora do sistema R/3. O workflow pode ser utilizado para auxiliar no andamento de processos, devido a possibilidade de combinar atividades de diferentes aplicaes dentro de um mesmo processo, onde todas as informaes necessrias so encaminhadas diretamente para o usurio final facilitando a execuo de suas tarefas. A seguir sero apresentados os principais elementos utilizados no desenvolvimento e na manuteno de processos de workflow: Business Objects (Objeto): Cada processo dentro do R/3, possui um elemento central que por sua vez, tem suas caractersticas. Dentro do workflow, estes elementos so representados atravs de objetos, onde os objetos podem representar um material, um pedido de compra, uma fatura ou outros elementos chave dentro de um processo. Tarefas: Geralmente os processos so compostos de vrias atividades a serem executadas em uma determinada ordem. Estas atividades so interpretadas como tarefas dentro de um processo de workflow. Estas tarefas podem ser utilizadas para acessar uma transao, executar um programa em background, obter informaes a serem utilizadas durante o processo e outras funcionalidades. Mtodos: Este um dos elementos dos que compe os objetos, cada objeto possui seus prprios mtodos. O mtodo composto de um cdigo ABAP que acionado atravs das tarefas dos workflow. Todas as tarefas necessitam de um mtodo para que seja identificado o cdigo de programa ABAP a ser executado, ou seja, o mtodo identifica a ao a ser tomada em uma determinada tarefa, como por exemplo, a liberao de um pedido de compra.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 3</p> <p>Atributos: Este mais um dos elementos que compe os objetos e como os mtodos, cada objeto possui seus atributos. Os atributos so caractersticas dos objetos, que podem ser acessadas pelo workflow em tempo de execuo para obter, por exemplo, a unidade de medida de um material ou os centros de custo de um pedido. Estrutura Organizacional: Para que as tarefas sejam encaminhadas para os usurios, necessrio identificar os possveis agentes para a tarefa. Estes possveis agentes podem ser separados por organizao, centro, departamento de acordo com a necessidade do processo. Esta separao efetuada atravs da utilizao de estruturas organizacionais, onde podemos separar os grupos de usurios, e assim utilizar estes grupos em conjunto com as tarefas. Containers: Desde o incio at o termino do processamento de um workflow, as informaes utilizadas pelas tarefas do workflow ficam armazenadas em reas de memria denominadas containers. Estas reas so necessrias para que seja possvel efetuar troca de informaes entre as tarefas e tambm para armazenar o resultado de processamentos efetuados em background.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 4</p> <p>SAP Business WorkplaceO SAP Business Workplace a ferramenta de comunicao utilizada dentro do sistema R/3 para enviar e visualizar mensagens ou executar tarefas de workflow. Esta ferramenta pode ser acessada atravs da transao SBWP e possui caractersticas muito parecidas com programas de correio eletrnico conforme pode se observar na figura abaixo:</p> <p>A Caixa de Entrada onde se encontram todos os documentos e tarefas de workflow. Existem sub-pastas que permitem dividir os itens entre documentos (mensagens no executveis) e workflow (mensagens executveis). Dentro da pasta de workflow existem outras pastas que so utilizadas para separar as mensagens de workflow, onde podem ser facilmente identificadas as mensagens agrupadas por tarefa, mensagens que esto com sua execuo atrasada e demais pastas. Para visualizar uma mensagem, basta seleciona-la e suas informaes aparecero no quadro direito inferior. Para os documentos recebidos, estes podem ser eliminados da caixa de entrada, onde aps selecionar o documento, basta clicar no boto de lixeira. Para as mensagens de workflow, estas somente sero eliminadas da caixa de entrada aps a sua execuo. Estas mensagens podem ser executadas atravs de um duplo clique, ou selecionado a mensagem desejada pressionando o boto executar.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 5</p> <p>Configuraes BsicasPara que o workflow possa ser utilizado corretamente, necessrio executar o customizing do workflow para que sejam configuradas as interfaces de comunicao e algumas caractersticas referentes novos workflows criados e jobs utilizados. Este customizing efetuado atravs da transao SWU3 e deve ser feito para todos os clients que necessitarem da utilizao do workflow. Segue abaixo a tela da transao de customizing do workflow:</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 6</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 7</p> <p>Quando a transao acessada pela primeira vez, muito provavelmente todos os itens referentes ao Sistema Tempo Execuo Workflow e Ambiente Desenvolvimento Workflow no estaro customizados. Para agilizar o processo, pode ser utilizado o boto Customizing Automtico, assim 80% da customizao necessria efetuada automaticamente, restando apenas alguns itens a serem customizados. Caso ocorram problemas com o customizing automtico ser exibido um log com as mensagens de erro encontradas durante a customizao.</p> <p>Para verificar se o workflow j pode ser utilizado, executar um primeiro teste, atravs do boto Testar Destino RFC. Ao executar este teste, dever aparecer a seguinte mensagem:</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 8</p> <p>Caso seja apresentada a mensagem acima, poder ser efetuado outro teste atravs do boto Executar Workflow Verificao, onde ser encaminhada uma mensagem para a caixa de entrada do seu SAP Business Workplace. Aps a clicar no boto, aparecer uma tela informando que est disponvel na caixa de entrada uma tarefa de deciso do usurio e algumas informaes sobre o resultado do teste e como proceder para finaliza-lo. Basta clicar no smbolo para que seja acessada a sua caixa de entrada no SAP Business Workplace. Se os testes efetuados no apresentarem problemas, o ambiente j estar pronto para executar workflows e encaminhar suas tarefas para os responsveis envolvidos no processo. Caso contrrio, verifique as mensagens do customizing automtico e verifique quais itens no tiveram sucesso, tentando assim configurar separadamente os itens que apresentaram problemas.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 9</p> <p>Business Objects (Objetos)O principal elemento dentro de um workflow o Business object (objetos), pois, atravs dele podemos obter informaes sobre o principal elemento tratado dentro de um processo. Objetos so compostos de informaes que podem ser acessadas atravs de uma chave nica que identifica sua instncia. As caractersticas dos objetos so preenchidas em tempo de execuo a partir do momento que elas recebem a instncia a ser tratada, ou seja, informada a identificao do objeto para que as informaes possam ser acessadas. Os objetos so visualizados e editados atravs da transao SWO1, conforme tela abaixo:</p> <p>Os objetos podem ser pesquisados (F4) de acordo com sua descrio ou tambm de acordo com a aplicao, pressionando o boto Aplicaes SAP, onde poder ser selecionado o mdulo desejado e assim localizar o objeto desejado conforme a figura a seguir.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 10</p> <p>Encontrado o objeto desejado, basta exibi-lo para que possam ser visualizados os seus elementos. Dentro de cada objeto encontramos os seguintes elementos: Interfaces, Campos-Chave, Atributos, Mtodos e Eventos, conforme figura abaixo.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 11</p> <p>Observando a figura anterior, podemos identificar que o campo chave do objeto exibido o nmero do material e abaixo encontram-se seus atributos. Com um clique duplo sobre o campo chave ou atributo, podemos exibir a sua definio (figuras abaixo), e com isso pode-se observar que feita uma referencia ao dicionrio de dados para identificar a origem das informaes. O mesmo ocorre com os atributos, pois eles esto relacionados com o campo chave e tambm so associados ao dicionrio de dados.</p> <p>Os mtodos contm as funcionalidades necessrias para executar as tarefas do workflow durante o processo. Selecionando um dos mtodos e clicando no boto ser exibido o cdigo ABAP que ser executado ao utilizar o mtodo em uma tarefa. Todo objeto possui um programa onde esto definidos seus mtodos. Os mtodos so declarados atravs dos comandos BEGIN_METHOD e END_METHOD, sendo assim, comum quando estamos visualizando ou editando um mtodo que sejam encontradas as declaraes de outros mtodos. Os eventos so declaraes de avisos que o sistema envia de acordo com alteraes no status do objeto, ou seja, um evento pode avisar que um material foi modificado ou que um pedido de compra foi liberado. Os eventos so utilizados como gatilhos para acionar o workflow e com isso executar uma seqncia de tarefas sempre que um evento ocorrer no sistema. Eventos podem ser utilizados tambm para encerrar um workflow, pois uma determinada ao no sistema pode significar o cancelamento de um processo, como por exemplo, a eliminao de um pedido de compras que est em processo de aprovao atravs do workflow. No caso do objeto exibido no exemplo anterior, podemos observar o evento Created que disparado pelo sistema sempre que um material criado.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 12</p> <p>Para detectar os eventos ocorridos no sistema e saber qual evento dever ser utilizado para acionar um workflow, existem transaes que permitem rastrear os eventos ocorridos ao executar uma determinada transao. Antes de tentar detectar o evento, deve ser identificada a transao onde deseja-se iniciar o workflow e ento inicia-se o rastreamento. Segue abaixo o procedimento para verificar eventos no sistema R/3. 1- Atravs da transao SWELS ativa-se o rastreamento de eventos. 2- Entrar na transao MM01 (por exemplo) e executa-la at o fim, da mesma forma que o usurio faria trabalhando normalmente no sistema. 3- Aps finalizada a transao MM01 (por exemplo) deve ser desativado o rastreamento de eventos atravs da transao SWELS. 4- Para verificar os eventos ocorridos no sistema utilizar a transao SWEL. Se algum evento ocorreu durante a execuo da transao MM01 (por exemplo) ser exibida uma lista conforme tela abaixo:</p> <p>Na tela acima pode-se observar que durante a criao do material foram disparados dois eventos, ViewCreated e Created. Juntamente com o evento, podemos observar tambm o objeto BUS1001006 que dever ser utilizado na definio do workflow.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 13</p> <p>Os objetos podem ser testados para que sejam verificados seus mtodos e atributos, assim evitando erros posteriores no momento de sua utilizao em conjunto com o workflow. Para testar um objeto, necessrio informar o seu cdigo e clicar no boto Testar. Ser exibida uma tela com alguns mtodos e atributos que podem estar disponveis mesmo que o objeto no esteja instanciado, mas para efetuarmos testes mais completos, preciso informar a instncia do objeto clicando no boto Instncia e informando os dados para o campo chave do objeto. Assim que informada uma instncia vlida para o objeto, seus atributos so preenchidos e os mtodos passam a estar disponveis para execuo, conforme exibido na tela abaixo.</p> <p>Para testar os mtodos existentes em um objeto, necessrio entrar no cdigo ABAP e colocar um break-point no incio do mtodo para possam ser passadas informaes que so fornecidas pelo workflow e ento em modo de debug, o mtodo poder ser depurado e assim identificar possveis erros.</p> <p>Curso WorkFlow - Vagner Gomes</p> <p>Pg. 14</p> <p>Estrutura OrganizacionalEstruturas organizacionais so utilizadas para auxiliar no gerenciamento de cargos e responsabilidades atribudas todos usurios da empresa ou para um grupo de usurios de uma determinada rea da empresa. Em conjunto com o workflow, as estruturas organizacionais so fundamentais para a distribuio de tarefas de acordo com cargos atribudos aos usurios, onde pode ser utilizada uma estrutura organizacional j definida pelo departamento de RH ou utilizam-se estruturas criadas especificamente para atender aos processos do workflow. Estruturas organizacionais so divididas em: Unidades Organizacionais e Sub-Unidades Organizacionais Unidades Organizacionais so utilizadas no nvel mais alto dentro de uma estrutura organizacional. Geralmente atribuda a uma unidade organizacional algo que identifique o nvel mais alto, seja a empresa ou o nome do processo que utilizar a estrutura. Subunidades so utilizadas para definir departamentos dentro das unidades organizacionais, ou seja, uma sub diviso para grandes estruturas organizacionais.</p> <p>Posies Posies so utilizadas para criar divises dentro das unidades organizacionais, e s posies so associados os usurios respectivamente de acordo com suas responsabilidades. Por exemplo, dentro da unidade organizacional de vendas, podemos criar vrias posies, para cada regional de vendas, e a cada posio associar os usurios. Cargos Cargos so utilizados como uma caracterstica atribuda s posies, ou seja, conforme citado no exemplo de posies, podemos ter uma posio para a regional de vendas de SP, uma posio para a regional de vendas de SC e uma posio para a regional de vendas do PR. Apesar de serem posies distintas, onde cada uma tem seus usurios responsveis atribudos, podemos atribuir a todas elas o cargo Vendedores. Havendo a necessidade de encaminhar alguma mensagem para uma regional especfica, devemos informar no workflow para qual posio deve ser encaminhada a mensagem. Com isso o workflow ir encaminhar a mensagem para a caixa de entrada de todos os usurios que estiverem associados posio indicada. Se for preciso encaminhar uma mensagem para todas as regionais de vendas, devemos indicar no workflow o...</p>