sap bussiness workflow

SAP Bussiness Workflow

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Leccin 1 IntroduccinSAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementacin tcnica de procesos de negocio. Permite dar soporte y agilizar el proceso de negocio ahorrando tiempo y costes. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar. El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye el monitorizacin de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento. En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a travs del Business Objects Repository (BOR). Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integracin con la gestin organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.

Cuando tiene sentido usar Workflow. El uso de un workflow simplifica los procesos: Que consisten en una secuenciacin de actividades. Tpicamente los workflows se utilizan para automatizar procesos de autorizacin donde una determinada informacin va pasando por distintos responsables para su autorizacin. En el que hay ms de una persona implicada. Si todas las tareas del proceso son responsabilidad dela misma persona no tiene sentido disear un workflow. Que se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo. Obviamente no es aplicable a procesos espordicos o nicos. Que requiere un alto grado de coordinacin entre los distintos pasos. Cuanto ms vital y complejo sea el conseguir transmitir actualmente la informacin de un paso a otro ms beneficios nos aportar utilizar un workflow.SAP Bussiness Workflow 2-24

Ventajas de la utilizacin de Workflow El workflow ha sido desarrollado con el objetivo de: Reducir los tiempos entre pasos en los procesos de negocio Automatizar los procesos de negocio Reducir costes Facilitar la transmisin de responsabilidades de una persona a otra. Acelerar el flujo de informacin En la fase de diseo y construccin permite detectar los puntos dbiles de los procesos para su modificacin Es flexible y permite adaptar fcilmente un workflow existente a cambios en el proceso que soporta Permite monitorizar los tiempos de ejecucin y calcular tiempos de respuesta pro tarea, responsable, y otros parmetros.

Como ayuda a los empleados? Tan pronto como una tarea aparezca se le enviar electrnicamente a su inbox La informacin, explicaciones e instrucciones se envan todas juntas en un mismo documento El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transaccin Permite escalar trabajos automticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa

Como ayuda al management? Aumenta la productividad Agiliza los procesos


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Aumenta la satisfaccin de los afectados pro el proceso (mejores flujos de informacin, mayor rapidez en responder)

Los procesos de negocio pueden monitorizados y controlados Se generan notificaciones automticamente si se producen retrasos en alguno de los pasos de un proceso

Permite generar analticas de los procesos implementados.

Workflow no es: Un sistema de gestin de documentos (trabaja con ellos) Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos) Un sistema de distribucin de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.) Una transaccin para secuenciar pantallas Administracin de datos temporales Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la funcin manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo har)


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Leccin 2 TerminologaSAP Bussiness Workflow utilizan una terminologa propia que es interesante conocer. Cada elemento tiene asociado un icono que lo representa en todas las herramientas de workflow del sistema SAP.

SAP Bussiness Workflow: principales elementos utilizados.

En la definicin de procesos de negocio con SAP Bussiness Workflow hay cinco preguntas que es necesario realizarse:

En Que Orden? El Workflow controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este . Para poder lanzar la secuencia de pasos generan su activacin.

flujo de proceso se compone de pasos

definida en el workflow es necesario definir que eventos

Como hemos visto, la definicin del workflow describe el proceso de negocio a implementar


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Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados Cada paso tiene un tipo y un smbolo propio para que sea mas fcil de leer. Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de paso a paso a travs de contenedores (containers).

Un workflow se activa mediante uno o mas eventos. El evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a l. El lanzamiento de estos eventos los realizan las transacciones de SAP R/3 en los puntos que se considera necesario. As en le caso de un workflow para la autorizacin de viajes la transaccin en la que se graban los gastos de viaje tiene dentro del cdigo de grabacin de los datos del viaje el lanzamiento del evento trip approved que lanza el workflow de autorizacin de viajes.

El workflow se crean inicialmente mediante el Workflow Builder (SWDD).

Qu? En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una Actividad o Tarea. Existen distintos tipos de tarea y actividad. Una actividad puede ser: Ejecutar una transaccin, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc. Generacin y envo de documentos Toma de decisiones Control de flujo


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Cada tipo de actividad/paso se representa en los grficos del flujo del workflow con un icono distinto:

Por razones prcticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lgica implementada, las actividades siempre utilizan tecnologa orientada a objetos. Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto ultimo requerir de la tcnica de determinacin de agentes). En tiempo de ejecucin la actividad o tarea se denomina workitem, y le indica al responsable lo que debe hacer, as como tambin la informacin necesaria para ejecutar la actividad.


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Con que objeto? La tareas interactan con el sistema mediante mtodos asociados aun Bussiness Object .

Los objetos consisten en un conjunto de informacin relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves Los objetos se crean en tiempo de ejecucin y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores Los componentes de un objeto son: Atributos (son los campos que identifican el objeto) Mtodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto) Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.)

En el workflow se utilizan los mtodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow. Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder (SWO1)

Quin? Los distintos participantes en los pasos de un workflow reciben el nombre de agentes .

Todas las tareas requieren la definicin de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirn. Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.


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Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibir la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible. Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles. En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencias, por funcin, por estructura organizativa o por atributos organizativos. En la determinacin de agentes juega un papel muy importante la estructura organizativa de la empresa

Cundo? El lanzamiento de un workflow se produce al generarse sistema. Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relacin entre ambos esta activada. Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows. Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes. Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por: Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow) Mediante documentos de cambio (Change Documents) Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)9-24

un evento

en el


Mediante la gestin de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.) Mediante el sistema de informacin logstica (alertas) Mediante documentos de cambio del modulo RH


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Leccin 3 Tratar un modelo de workflowPara definir un modelo de workflow es necesario definir: Pasos Disparadores de eventos La interface de datos (definida en el container del workflow)

Es habitual usar un workflow ya existente en el sistema, copiarlo y a partir de l comenzar a definir nuestro propio workflow. Es mucho ms sencillo y rpido primero buscar un workflow en el sistema similar al que queremos definir y usarlo como base. El desarrollo desde cero de un workflow, si bien es posible, requiere un esfuerzo importante de desarrollo.

Sap Easy Menu: acceso a la definicin de un modelo de workflow


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Usaremos como modelo el workflow de demostracin del sistema Workflow de presentacin para notificacin de absentismo. Para acceder a l usaremos la transaccin PFTC_DIS- Visualizar.

Acceso al un modelo de workflow.

Esta transaccin permite tratar cualquier tipo de objeto del entorno workflow , en particular un modelo de workflow. Cada objeto se distingue por un cdigo, si no lo conoceos podemos buscar los workflows clasificados por componentes de aplicacin.


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3.1 Atributos de un modelo de workflow.

Entre sus informacin ms relevantes estn la documentacin del mismo, la definicin del container del workflow y los eventos desencadenates.

Atributos de un modelo de workflow

Container del workflow. El container de un tiempo de ejecucin. Un elemento del contenedor tiene estructura de datos de tablas utilizada por los componentes definidos en el workflow. A su vez puede ser definido con una estructura de Business Object. El container se subdivide en otros de ms especficos: El contenedor de eventos: Contiene un elemento que puede obtener una referencia al objeto(s) a ser procesados en el workflow. Siempre contiene un elemento que pueda obtener el nombre de usuario iniciador del workflow actual (_WF_Initiator) El contenedor de workflow: Puede tomar al iniciador del workflow desde el contenedor de eventos (_WF_Initiator). El contenedor de tareas: Siempre contiene un elemento que puede obtener la referencia al objeto a ser procesado en la tarea de un solo paso respectiva (_WI_Object_ID). Tambin puede contener un elemento queSAP Bussiness Workflow 13-24

workflow esta compuesto por el grupo de variables que se

utilizan como interfases para llevar los datos de un paso a otro del workflow en

pueda obtener el resultado de un mtodo de un objeto subyacente (_WI_Result). El contenedor de mtodos El contenedor de roles (papeles)

Acceso al Workflow Builder. El Workflow Builder es la herramienta utilizada para crear y editar la definicin de un workflow. El Workflow Builder permite definir entre otras cosas: Pasos Disparadores de eventos La interface de datos (definida en el container del workflow)

Para la definicin de los pasos y su secuenciacin accederemos al Workflow Builder desde el botn correspondiente.

Acceso a Workflow Builder desde un botn


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La pantalla principal de Workflow Builder se subdivide en un lado izquierdo con un resumen de los pasos definidos en el modelo y un lado derecho donde tenemos la represtacin grfica de los pasos y sus interconexiones.

Workflow Builder: Aspecto

El rea de navegacin permite: Usar el drag-and-drop para mover y cambiar el orden de los pasos. Con doble-click sobre un paso accedemos a la pantalla para la definicin del paso. Aadir nuevos pasos, seleccionando de la lista de tipos de paso el adecuado y arrastrndolo al punto del modelo donde sea necesario introducirlo.

3.2 Definicin un paso.

La definicin de un workflow est compuesta por pasos individuales. Al crear un paso, primero se debe especificar el tipo de paso. Estos pueden ser: Pasos que hacen referencia a las actividades de negocio: actividad, decisin de usuario, documento desde plantilla.SAP Bussiness Workflow 15-24

Pasos que son usados para el monitoreo y control de procesos internos: condicin, condicin mltiple, loop, bucle, operacin de contenedor, evento creador, espera de evento.

Cada paso es el elemento determinante de su bloque. Las operaciones en pasos individuales siempre conciernen a la totalidad del bloque al que pertenece. La secuencia de procesamiento de los pasos depende del resultado del paso precedente.

Workflow Builder: definicin de un paso del workflow

Definir que tarea a ejecutar.

Asignar tarea al paso

Un paso habitualmente hace referencia a una tarea, la cual hace referencia a un mtodo de un Business Object. Por lo tanto todas las caractersticas del todo del Business Object pasaran a la tarea y luego al paso.SAP Bussiness Workflow 16-24

Con doble clic sobre el cdigo de la tarea se accede a la definicin de la misma.

Vista de Tarea: Se define el tipo de objeto y mtodo que ejecuta.

Definicin del paso de parmetros a la tarea (Container). Una vez seleccionada una tarea, automticamente el sistema generar o propondr los bindings entre el container del workflow y el container de la tarea (no obstante siempre conviene revisar lo que el sistema propone).


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Propuesta pasos de parmetros entre el modelo workflow y la tarea del paso (siempre variables del container)

Definir responsable El siguiente paso es definir como se ha de determinar el responsable en tiempo de ejecucin.

Asignacin de responsable. Modos de determinacin de responsables.


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Para determinar el responsable se pueden usar distintos mtodos: Papel: Rol definido en el sistema SAP. El papel tiene definida un mdulo de funcin los parmetros del cual se asignan desde el container. Elementos organizativos del organigrama de recursos humanos: Unidad organizativa, funcin, posicin, puesto de trabajo. Usuario del sistema SAP Expresin. Una variable del container. Pro ejemplo WF_INITIATOR hace

referencia al usuario que ha origina el workflow.

Definir salidas del paso. En el caso que el mtodo que ejecutemos genere distintos resultados estos aparecern en el cuadro de salidas y podremos colocar un texto para que queden documentados en el workflow. Cuantas mas salidas tenga el paso mas lneas de workflow se abrirn.

Salidas de un paso


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Definir el texto de la notificacin Tambin el paso puede configurarse para que cuando se termine de ejecutar el paso enve una notificacin a alguien en forma de correo electrnico. Esto se configura en el rea notificacin

Notificacin de un paso

Definir control de tiempo Luego y en el caso que corresponda podremos configurar los tiempos del paso. Es decir que al crearse un workitem los tiempos de ejecucin de ese workitem podrn controlarse y tomar determinadas acciones:

Gestin de plazos


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Configurar un plazo. Es decir que si se cumple un plazo determinado desde que el usuario responsable recibe el workitem y no toma ninguna accin, se podr tomar una decisin automticamente. El plazo se configura teniendo en cuenta: la fecha de creacin del workflow, la fecha de creacin del workitem o una fecha que se agregue como una variable en el contenedor del workflow. Luego se coloca el tiempo a alcanzar (el plazo) Y Finalmente se define que accin tomar. O bien se enva un correo electrnico a alguien (por ejemplo un superior del responsable) o bien se puede modelar un subworkflow para actuar en caso de llegar al plazo. Configurar fecha de inicio Luego se podr configurar una fecha de inicio mas tardo y una fecha de fin deseado.

Hemos visto las caractersticas principales de un paso tomando como modelo un o de tipo actividad, segn el tipo de paso, algunas de las propiedades del mismo son distintas.

Ejemplo de paso de bifurcacin por toma de decisin de usuario.


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Leccin 4 Ejemplo de workflowPara realizar un ejemplo usaremos la transaccin SWUI_DEMO que nos permite lanzar en modo test un proceso de workflow.

Acceso al iniciador de workflows para su evaluacin

Simularemos el workflow Proceso presentacin absentismo, este workflow presenta a partir de un formulario una parte de las funciones del SAP Business Workflow. Entre otros se visualiza un desglose de papel dinmico mediante la gestin de organizacin.

Seleccin del Workflow de prueba y lanzamiento


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La herramienta tambin permite acceder directamente al Bussiness WorkPlace para el seguimiento de los workitem del workflow lanzado.

1.er paso Crear una notificacin de absentismo mediante el iniciador del workflow Trate los campos nombre, centro de coste y absentismo de la notificacin de absentismo y seleccione grabar.

Lanzar una peticin de vacaciones

2. paso La notificacin de absentismo se presenta al superior del iniciador para que la autorice. Si la autoriza, el iniciador recibe un e-mail en su Business Workplace. En el caso de rechazo, el iniciador puede revisar o retirar la notificacin.

El papel utilizado en este workflow de presentacin para la determinacin de responsable editar siempre el iniciador como resultado. De esta forma el papel utilizado en este caso dar un resultado si en la gestin de organizacin para el iniciador de workflow no se ha introducido ningn superior.SAP Bussiness Workflow 23-24

Bussiness Workplace: Bandeja de entrada de workitems

Ejecucin del workitem para decidir si Autorizar o No autorizar.


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