analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan bagian administrasi
TRANSCRIPT
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN
(STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
ABSTRAK
WINDRY NOVERA. H24061402. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor). Di bawah bimbingan ANGGRAINI SUKMAWATI dan UTAMI DYAH SYAFITRI
Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan tangguh. Persaingan yang sehat menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan sebagai penggerak utama dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya. Perencanaan sumber daya manusia yang baik adalah hal yang penting untuk dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan.
Adapun tujuan penelitian ini yaitu : 1) Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan, 2) Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan, dan 3) Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata usaha. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh langsung melalui pengamatan terhadap aktifitas karyawan selama bekerja dan wawancara. Data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi. Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha selama jam kerja. Pengambilan sampel unit tata usaha dilakukan dengan cara sampling acak berlapis tak proporsional.
Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta pengarsipan. Hasil pengamatan terhadap penggunaan waktu kerja menunjukkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan.
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN (STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)
Nama : Windry Novera NIM : H24061402
Menyetujui :
Pembimbing I Pembimbing II
(Ir. Anggraini Sukmawati, MM) (Utami Dyah Syafitri, M.Si)
NIP : 196710201994032001 NIP : 197709172005012001
Mengetahui :
Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc) NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus :
iii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Pangkalpinang, Bangka Belitung pada tanggal 7
November 1988. Penulis yang bernama lengkap Windry Novera, merupakan anak
kedua dari tiga bersaudara dengan orang tua bernama Rusdy dan Ria Wulandari.
Pada tahun 1994 hingga tahun 2000, penulis menyelesaikan pendidikan dasar di
SDN 44 Tanjungpandan kemudian pindah ke SDN 5 Pangkalpinang. Pada tahun
2000 penulis melanjutkan pendidikannya di SMP Negeri 2 Pangkalpinang dan
lulus pada tahun 2003 serta pada tahun yang sama hingga tahun 2006, penulis
menyelesaikan pendidikan di SMA Negeri 1 Pangkalpinang. Pada tahun 2006,
penulis diterima menjadi mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama di Institut
Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI),
kemudian diterima pada mayor Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan
Manajemen, dengan program minor Ilmu Konsumen.
Selama berada dalam masa perkuliahan, penulis aktif di unit kegiatan
kemahasiswaan di IPB yaitu Paduan Suara Mahasiswa (PSM) IPB Agria Swara.
Pada tahun 2007, penulis menjadi ketua pembinaan calon anggota baru PSM IPB
Agria Swara. Kemudian, pada periode kepengurusan Agria Swara tahun 2008-
2009 penulis menjabat sebagai Ketua Divisi Pengembangan Sumber Daya
Manusia (PSDM) dan tahun 2009-2010 menjadi anggota Divisi PSDM. Penulis
juga aktif sebagai penyanyi di berbagai acara yang diikuti oleh Agria Swara dan
aktif menjadi panitia dalam berbagai kegiatan yang diadakan oleh Agria Swara
yaitu sebagai anggota Divisi Latihan dalam empat event besar berturut-turut dari
tahun 2008 hingga 2011. Selain itu, penulis juga aktif menjadi penyanyi di
berbagai konser maupun perlombaan paduan suara bersama Agria Swara. Konser
yang pernah diikuti yaitu bertajuk “Le Baylere” tahun 2007 dan “Rhine-Danubian
Cruise” tahun 2008. Perlombaan paduan suara yang diikuti bersama Agria Swara
antara lain : “Lomba Paduan Suara Mahasiswa Antar-Perguruan Tinggi Tingkat
Nasional Tahun 2009” dan berhasil meraih juara ke-3, kemudian “The 1st ITB
International Choir Competition 2010” dan berhasil meraih juara ke-2 serta
memperoleh penghargaan The Outstanding Programme, dan perlombaan lainnya.
iv
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas segala limpahan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Beban
Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut
Pertanian Bogor)” dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat
untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor. Skripsi ini bertujuan mengetahui berapakah jumlah kebutuhan karyawan
yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan
berdasarkan besarnya nilai beban kerja.
Tak ada gading yang tak retak. Penulis menyadari bahwa dalam
penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan
saran sangat diperlukan untuk kemajuan yang lebih baik. Penulis berharap semoga
skripsi ini dapat bermanfaat dan bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amin.
Bogor, Januari 2011
Penulis
v
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis telah dibantu oleh banyak pihak dalam hal penyusunan skripsi ini.
Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1. Allah SWT Yang Maha Agung atas semua nikmat, kasih sayang, dan berkah
yang Dia berikan, yang tak kan cukup waktu untuk menguraikannya.
2. Ir. Anggraini Sukmawati, MM dan Utami Dyah Syafitri, M.Si sebagai dosen
pembimbing skripsi, atas segala bimbingan dan arahan yang luar biasa kepada
penulis hingga menjadikan penulis mampu menyelesaikan skripsi dengan
baik.
3. Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai dosen penguji skripsi, atas masukan-
masukan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi menjadi lebih berkualitas.
4. Seluruh kepala tata usaha beserta karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan dari unit tata usaha ITSL, ARL, FKH, ITK, IPT, MNH, TEP,
TIN, MAT, BIK, MAN, GM, dan IKK yang telah banyak membantu penulis
memperoleh data serta atas kesediaan berbagi pengalaman seputar pekerjaan
dengan penulis.
5. Seluruh dosen dan staf di lingkup Fakultas Ekonomi dan Manajemen
terutama pada Departemen Manajemen yang telah banyak membantu penulis
dalam menyelesaikan kuliah dan tugas akhir dengan baik.
6. Papa dan Mama tercinta. Terima kasih Pa atas perjuangan dan kerja keras
untuk menafkahi keluarga, dan terima kasih Ma karena selalu tiada henti
mendoakan anak-anaknya. Kakak tersayang Winda, dan adik tersayang
Randy, yang selalu menjadi tempat berkeluh kesah yang asyik dan
menenangkan bagi penulis. Semoga kita tetap bisa menjadi anak-anak yang
membanggakan Papa dan Mama.
7. Keluarga besar penulis, Paduan Suara Mahasiswa IPB Agria Swara, dari
semua adik-adik angkatan 46, 45, 44, teman-teman angkatan 43, hingga
kakak-kakak angkatan 42 beserta kakak-kakak alumni, pelatih, dan pembina
yang tak mampu penulis sebutkan satu per satu namanya. Terima kasih atas
segala kesempatan berharga yang telah diberikan kepada penulis untuk
vi
memaksimalkan peranan sebagai seorang anggota organisasi paduan suara,
teman, sahabat, kakak, maupun adik bagi kalian. Be with you is one of the
greatest life I have ever had.
8. Sahabat-sahabat terbaik sepanjang masa yang sudah seperti saudara kandung
bagi penulis, Widya Ameryna, Wahyu Adi Setyaningsih, dan Indah Nurlita.
Terima kasih banyak atas segala nasehat, dukungan, kasih sayang,
pengalaman, suka duka, dan pengorbanan yang telah kalian berikan. Semoga
Allah SWT selalu memberkahi kehidupan kalian.
9. Teman-teman terbaik sepanjang masa di Manajemen 43, Irwan, Heni, Yani,
Mba Nurul, Iis, Nenny, Santi, Irma, dan Alin. Terima kasih banyak karena
telah memberikan warna tersendiri bagi penulis selama kuliah di jurusan
Manajemen dan atas kesempatan indah untuk menjadi bagian dari kalian.
Semoga kalian sukses, bahagia dan selalu dilindungi oleh Allah SWT.
10. Teman-teman yang sama-sama berjuang dengan penulis ketika
menyelesaikan skripsi, Ani, Windarti, Mas Wahyu, Fifin, Kak Nisa, dan Kak
Bagus serta teman-teman Manajemen angkatan 43 lainnya yang tidak bisa
penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas semangat yang kalian
berikan, semuanya memang sudah dan akan indah pada waktunya.
11. Semua pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
skripsi. Semoga kalian semua selalu diberkahi oleh Allah SWT.
Bogor, Januari 2011
Penulis,
vii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP ....................................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ........................................................................ v
DAFTAR ISI .................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ..................................................................................... .... ix
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xi
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .................................................................................. 1 1.2. Rumusan Masalah .............................................................................. 2 1.3. Tujuan Penelitian ................................................................................ 5 1.4. Manfaat Penelitian .............................................................................. 5 1.5. Ruang Lingkup Penelitian .................................................................. 6
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................. 7 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................. 7 2.3. Analisis Pekerjaan ............................................................................. 8
2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan .................................. 9 2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan ............... 10 2.3.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................. 12 2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan ............................................................... 13
2.4. Beban Kerja ....................................................................................... 13 2.4.1 Work Sampling ......................................................................... 14
2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja .............................................. 15 2.6. Tinjauan Studi Terdahulu ................................................................... 17
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran 3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual ............................................. 20 3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional ........................................... 23
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 26 3.3. Jenis dan Sumber Data ....................................................................... 26 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian ......................................................... 26 3.5. Metode Pengumpulan Data ................................................................ 28
viii
3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1 Pengolahan Data ...................................................................... 28 3.6.2 Analisis Data ........................................................................... 29
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Institut Pertanian Bogor ...................................... 32 4.1.1 Sejarah IPB ............................................................................. 32 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan IPB ...................................................... 34 4.2. Sekilas tantang Unit Tata Usaha Departemen di IPB ....................... 35
4.3. Tugas-tugas Pokok Pekerjaan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan .................................................................................. 36
4.4. Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan ..................................... 38 4.5. Penggunaan Waktu Kerja ................................................................. 38 4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan ....................................................... 43 4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi
Aktual ................................................................................................. 46 4.8. Faktor-faktor Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ................................... 49 4.9. Implikasi Manajerial ......................................................................... 49
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan ............................................................................................... 51 2. Saran ......................................................................................................... 52
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….. 53
LAMPIRAN …………………………………………………………………. 55
ix
DAFTAR TABEL
No Halaman
1. Pemilihan sampel unit tata usaha .............................................................. 27 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas ........................................ 31 3. Uraian tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.......................................................................................... 37 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.......................................................................................... 39 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan ......................................................................................... 45 6. Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual
karyawan .................................................................................................. 47
x
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
1. Alur kerangka pemikiran konseptual ......................................................... 22 2. Alur kerangka pemikiran operasional ........................................................ 25 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja ................................................. 41
xi
DAFTAR LAMPIRAN
No Halaman
1. Formulir work sampling ............................................................................ 55
2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL ................................................ 57
3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL ................................................. 58
4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH ................................................. 59
5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK .................................................. 60
6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT ................................................... 61
7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH ................................................ 62
8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP .................................................. 63
9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN .................................................. 64
10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT ................................................ 65
11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK .................................................. 66
12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN ................................................ 67
13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM .................................................. 68
14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK .................................................. 69
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap organisasi baik perusahaan maupun institusi, baik yang bersifat
profit maupun non-profit saat ini dihadapkan pada kondisi globalisasi yang
mengarah pada peningkatan pembangunan di segala bidang. Organisasi atau
perusahaan baik yang bertujuan laba maupun nirlaba dituntut agar berperan serta
dalam peningkatan pembangunan terutama yang bertujuan untuk kesejahteraan
umat.
Era pembangunan yang bertujuan untuk kemakmuran masyarakat juga
dihadapi tidak terkecuali oleh organisasi nirlaba seperti Institut Pertanian Bogor.
Berdasarkan PP Nomor 154 tahun 2000, IPB merupakan badan hukum milik
negara yang menyelengarakan dan bertanggung jawab atas pendidikan tinggi
dalam berbagai disiplin ilmu terutama ilmu pertanian secara luas. Institut
Pertanian Bogor juga telah diberi mandat sebagai perguruan tinggi pelopor
pembangunan pertanian dalam arti yang luas. Mandat ini dicanangkan oleh
Presiden Pertama RI ketika meletakkan batu pertama pembangunan kampus IPB
pada tahun 1954 (dikutip dari Rencana Strategi IPB, 2008-2013). Institut
Pertanian Bogor dalam hal ini merupakan lembaga pendidikan yang bertujuan
menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan menerapkan
ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan baik dalam rangka menghadapi
tuntutan pembangunan baik nasional maupun global.
Institut Pertanian Bogor sebagai badan hukum milik negara yang bersifat
nirlaba, mendayagunakan seluruh keuntungan yang diperoleh dari usaha bisnisnya
untuk kepentingan peningkatan kualitas pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan
di IPB dalam rangka pencapaian tujuannya menghasilkan lulusan yang berkualitas
juga tidak terlepas dari peran serta tenaga pendidik dan tenaga kependidikan
sebagai sumber daya penunjang.
Upaya IPB dalam rangka mencapai tujuan menghasilkan lulusan yang
berkualitas untuk menghadapi tuntutan pembangunan dapat dilakukan melalui
suatu pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Pengelolaan organisasi yang
efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh bidang termasuk bidang
2
pengembangan sumber daya manusia (SDM). SDM organisasi di lingkup IPB
(dalam hal ini karyawan) merupakan salah satu aset perusahaan yang juga harus
dikelola dengan baik. Usaha yang efektif dan efisien mengandung arti bahwa
output yang dihasilkan oleh setiap karyawan memenuhi apa yang ditargetkan oleh
organisasi. Berdasarkan jumlah output atau hasil kerja yang mampu dihasilkan
oleh setiap karyawan, dapat diketahui berapa jumlah karyawan yang
sesungguhnya diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai target. Hal tersebut
dapat dilakukan melalui suatu pengukuran beban kerja, sehingga karyawan dapat
bekerja optimal sesuai kemampuannya.
Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja
perusahaan menurut jenis pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja
yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama,
beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity).
Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu
berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja yang
terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini menyebabkan
organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak dengan produktifitas
yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan
tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang
dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi
karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.
Institut Pertanian Bogor yang merupakan lembaga pendidikan tinggi
negeri memiliki tugas mulia mencerdaskan bangsa. Demi mendukung tugas mulia
tersebut, efisiensi dan efektifitas organisasi mutlak harus diwujudkan dan
dipelihara. Hal ini dikarenakan ketidakefisienan akan menyebabkan turunnya
produktivitas organisasi dan mengancam pelaksanaan pencapaian tujuan mulia
IPB. Hal inilah yang kemudian melatarbelakangi pentingnya melakukan analisis
beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan di lingkungan kerja Institut Pertanian
Bogor.
1.2. Rumusan Masalah
Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan
teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga
3
pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut
peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan
tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan
tangguh. Persaingan yang tinggi menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja
organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan
melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak
terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan. Peranan sumber daya
manusia dalam hal ini adalah sebagai penggerak utama dalam membantu
perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya.
Saat ini terdapat pergeseran cara pandang terhadap sumber daya manusia
perusahaan. Sumber daya manusia tidak lagi dipandang hanya sebagai karyawan
tetapi juga sebagai rekan atau partner perusahaan, sehingga sumber daya manusia
harus diperlakukan dan dikelola dengan baik. Selain itu, penting untuk diketahui
bahwa masing-masing sumber daya manusia perusahaan memiliki karakter yang
sangat beragam dan berbeda antara satu dengan yang lainnya, sehingga
dibutuhkan penanganan yang tepat.
Perencanaan tenaga kerja yang baik adalah hal yang penting untuk
dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara
keseluruhan. Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode
yang biasa digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang
diperlukan. Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat
mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja karena karyawan merasa beban
kerja yang dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 154 Tahun 2000 tentang
Penetapan Institut Pertanian Bogor sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN)
dan Ketetapan MWA Nomor 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah
Tangga IPB, melalui Ketetapan MWA Nomor 77/MWAIPB/2008, organisasi IPB
terdiri atas beberapa organ. Organ tersebut yaitu : (1) Penentu yang terdiri atas
Majelis Wali Amanat (MWA) dan Senat Akademik, (2) Pengelola yaitu Rektor
dan Wakil Rektor, (3) Pelaksana akademik terdiri atas fakultas, lembaga
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, departemen dan pusat, (4)
Pelaksana administrasi yaitu direktorat dan kantor, dan (5) Penunjang yang
4
meliputi perpustakaan, bagian/lab, bengkel, rumah sakit hewan, kebun universitas
(university farm), satuan usaha, satuan keamanan dan ketertiban, dan bentuk
lainnya.
Seluruh bagian organisasi Institut Pertanian Bogor memiliki peranan
masing-masing dalam mencapai tujuan organisasi baik secara langsung maupun
tidak langsung. Pelaksana akademik pada Institut Pertanian Bogor terutama
fakultas dan departemen merupakan bagian dari institusi yang berperan dalam
pengadaan pelaksanaan akademik bagi para mahasiswa. Unit tata usaha juga
merupakan bagian penting dari fakultas dan departemen terutama dalam hal
menangani masalah administrasi perkuliahan mahasiswa. Kenyamanan dan
kelancaran mahasiswa dalam hal pelayanan administrasi sangat penting agar
mahasiswa dapat berkonsentrasi penuh terhadap perkuliahannya.
Sumber daya manusia pada unit tata usaha harus dapat dikelola dengan
baik terutama agar beban kerja yang ditanggung oleh masing-masing pekerja
sesuai dengan kapasitas yang dimiliki. Jika terjadi kelebihan beban kerja, maka
para karyawan akan merasa kelelahan dalam melayani kebutuhan administrasi
mahasiswa dan dapat berakibat menurunnya kualitas pelayanan. Sebaliknya jika
terjadi kekurangan beban kerja, maka institusi menggaji karyawan dengan jumlah
yang lebih banyak untuk hasil kerja yang sama atau terjadi inefisiensi biaya.
Karyawan yang tidak dapat bekerja optimal sesuai kapasitasnya dapat berakibat
terganggunya proses pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan data tentang jumlah karyawan pada unit tata usaha setiap
departemen di IPB, diketahui bahwa terdapat perbedaan jumlah tenaga kerja yang
mengerjakan jenis pekerjaan yang sama, salah satunya pekerjaan administrasi dan
akademik. Perbedaan tersebut disebabkan belum terdapatnya ketetapan standar
jumlah tenaga kerja yang mengerjakan tugas tertentu. Oleh karena itu,
pengukuran beban kerja perlu dilakukan kembali untuk mengetahui jumlah
kebutuhan karyawan yang sesungguhnya .
Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang
ingin dikaji, yaitu sebagai berikut :
5
1. Apa saja tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan di lingkup unit tata usaha departemen Institut Pertanian
Bogor?
2. Bagaimana gambaran penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan?
3. Berapakah jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan berdasarkan pengukuran beban kerja pada unit tata usaha?
4. Bagaimanakah alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat
ditawarkan?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang terdapat pada uraian sebelumnya,
maka tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah :
1. Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
2. Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik
dan kemahasiswaan.
3. Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit
tata usaha.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat diantaranya :
1. Bagi peneliti yaitu dapat menambah wawasan tentang permasalahan
manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.
2. Bagi peneliti lain yaitu sebagai bahan acuan untuk melakukan penelitian
tentang beban kerja secara lebih lanjut.
3. Bagi institusi yaitu memberikan gambaran kepada organisasi dalam hal
peningkatan kinerja dan kualitas sumber daya manusia.
4. Bagi masyarakat secara umum yaitu menambah wawasan dan ilmu
pengetahuan.
6
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini terfokus pada kajian masalah sumber daya manusia yaitu
mengenai pengukuran beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan pada bagian organisasi IPB yaitu Pelaksana
Akademik khususnya departemen. Sasaran penelitian yaitu karyawan yang
bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di masing-masing
unit tata usaha departemen. Adapun objek penelitian adalah beban kerja yang
dihasilkan karyawan bagian administrasi ketika menyelesaikan pekerjaannya.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia (MSDM) menurut Rivai dan Sagala
(2009), merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-
segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Proses ini
terdapat dalam fungsi atau bidang produksi, pemasaran, keuangan, maupun
kepegawaian. Berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM
dikumpulkan secara sistematis dalam suatu manajemen sumber daya manusia.
Istilah “manajemen” memiliki arti sebagai kumpulan pengetahuan tentang
bagaimana seharusnya mengelola sumber daya manusia.
Karyawan dalam manajemen sumber daya manusia merupakan kekayaan
(asset) utama perusahaan atau organisasi, sehingga harus dipelihara dengan baik.
Faktor yang menjadi perhatian dalam manajemen sumber daya manusia adalah
manusia itu sendiri.
Manajemen sebagai ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui
kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang
atau lebih. Sementara itu, manajemen sumber daya manusia sebagai suatu bidang
manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam suatu
perusahaan. Unsur dalam manajemen adalah tenaga kerja pada suatu perusahaan.
Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa sumber daya manusia
merupakan masalah perusahaan yang paling penting. Hal ini dikarenakan melalui
sumber daya manusia, sumber daya yang lain dalam perusahaan dapat berfungsi
atau dijalankan. Selain itu, sumber daya manusia dapat menciptakan efisiensi dan
efektivitas perusahaan.
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pengambilan
keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan
(Mangkuprawira, 2003). Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam
menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan
efektifitas kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
8
Salah satu definisi klasik tentang perencanaan yaitu perencanaan pada
dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan
dilaksanakan di masa depan. Perencanaan SDM dengan demikian memiliki fokus
perhatian pada langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna
menjamin tersedianya SDM yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Hal tersebut
dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan
akan ditetapkan (Rivai dan Sagala, 2009).
Berdasarkan informasi dari analisis pekerjaan dan desainnya, maka
perencanaan SDM perusahaan dalam hal permintaan dan persediaan karyawan
atau tenaga kerja untuk masa yang akan datang dapat diramal secara sistematis.
Hal ini memungkinkan para manajer dan departemen SDM untuk
mengembangkan perencanaan penyusunan staf, didukung oleh strategi organisasi
yang memberikan kesempatan untuk bertindak secara proaktif daripada reaktif
(Rivai dan Sagala, 2009).
Suatu perusahaan tanpa didukung karyawan yang sesuai baik segi
kuantitatif, kualitatif, strategi, operasional, dan fungsional maka perusahaan itu
tidak akan mampu mempertahankan keberadaan, mengembangkan, dan
memajukannya di masa mendatang. Menurut Rivai (2006), ada beberapa
keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan perencanaan SDM, yaitu :
1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada.
2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara tepat guna.
4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unit
organisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akan
terpenuhi.
7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.
2.3. Analisis Pekerjaan
Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu pekerjaan
dan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
9
tersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan untuk
melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan serta
keterampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal proses
pelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah karyawan.
Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukan
tanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja untuk posisi
tersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan salah
satunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan
menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-
tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk
mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006).
Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui bahwa
analisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapat
digunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk menulis
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan
Menurut Moekijat (2008), analisis pekerjaan atau job analysis terdiri
atas dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan atau
jabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to analyze
yang berarti memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagian
atau unsur-unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas).
Istilah-istilah yang berhubungan dengan pekerjaan atau job diantaranya
adalah element (unsur), dan task (tugas). Istilah-istilah dalam analisis pekerjaan
perlu untuk dibedakan agar analisis pekerjaan dapat dibicarakan secara jelas
(Moekijat, 2008).
a. Element (unsur)
Kesatuan paling kecil yang digunakan dalam kebanyakan analisis
pekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu disebut unsur atau
elemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja adalah unsur
dari tugas mempersiapkan suatu kuliah.
10
b. Task (tugas)
Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan.
Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) atau
lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugas
untuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar mata
kuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian.
2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang
pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk
berbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakai
untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala,
2009).
Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalam
analisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu,
biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapat
digunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatan
harian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008).
a. Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yang
paling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik ini
dipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggi
dimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul informasi memiliki
deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi. Kedua, dalam tanya
jawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja selalu terbuka
kesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsi
pekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turut
diwawancari memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atas
analisis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalah
memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal prosesnya.
b. Pandangan pejabat senior
Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam
organisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompok
11
organisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang
dianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasi
yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandangan
mengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanya
anggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas.
c. Kuesioner
Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlah
responden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapat
berlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yang
kurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikan
kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih.
d. Catatan harian pegawai
Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila para
pegawai diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakan
dan catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang. Kelemahan
teknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi buku catatan harian
karena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya.
e. Observasi
Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu dengan
mengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang
sedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik ini
yaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yang
terkumpul melalui penggunaan teknik lainnya.
f. Penggabungan berbagai teknik
Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya mengunakan
gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan ini
dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus
mengurangi beban pembiayaan.
12
2.3.3 Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung
jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan
beragam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira, 2003).
Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan
oleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatu
uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi
pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi
pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang
biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak
membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan,
fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban,
tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.
Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya mengemukakan
tentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu sebagai
berikut :
a. Nama pekerjaan
Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah dan
klasifikasi keuntungan;
b. Ringkasan
Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan
penggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yang
melaksanakan;
c. Peralatan
Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasi
yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif;
d. Lingkungan
Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan karakteristik
lingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan.
e. Aktivitas
Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilaku
dalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan
13
dengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja, tingkat
kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).
2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti
pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk
melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk
melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian
pekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan
kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, termasuk pendidikan,
pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain
itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk
kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang
dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik diatas secara
ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan
yang memenuhi persyaratan tersebut (Mangkuprawira, 2003).
2.4. Beban Kerja
Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja
perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerja
sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika
karyawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban berlebih.
Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti estimasi standar
yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. Kebutuhan
SDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa banyak output
perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal itu
diterjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang diperlukan
untuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apa
saja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban kerja sangat
erat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa perusahaan
sekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi permintaan
pasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu,
perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan
14
dengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin banyak
(Mangkuprawira, 2003).
Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untuk
menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan
menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat
menunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Rata-
rata tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga kerja.
2.4.1 Work Sampling
Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnes
dalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk
mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk
bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja
mereka, kemudian disajikan dalm bentuk persentase. Metode work sampling
mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan
dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya
bukan siapa yang melakukan kegiatan.
Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utama
dari work sampling diantaranya adalah :
1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan
penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan
mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak
bekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan
untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan
Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei
pekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah :
a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti
b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel
sebagai subjek personal yang akan diamati
c. Membuat formulir daftar kegiatan
15
d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan
menggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya mempunyai
latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati
untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana
peneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja.
e. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit tergantung
karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang
diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak
pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat
diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin
akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga
yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan
sepanjang hari.
2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan
menentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan
jabatan. Waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian
langkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan
untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagi
organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan
pribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh
jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlah
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi jumlah waktu yang
disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan
dengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.
Penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan
menambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu
atau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukkan besarnya kelonggaran
yang dapat diterima akibat ketidakhadiran pegawai karena alasan sakit,
meninggal, dan alasan-alasan lainnya.
16
Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga
kerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja
seperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai
Negeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda umum yaitu
perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang
belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan
kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data
pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang
dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang
tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban
kerja melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja,
tugas per tugas jabatan.
a. Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan
hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari
hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya
fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.
Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan
yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam
menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban
kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar
kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
b. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh,
Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien.
Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.
Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja
17
dan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus
dilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
c. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini
digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan
operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yang
diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan
untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio
jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan
pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung
dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas,
waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
2.6. Tinjauan Studi Terdahulu
Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan
Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional
Jakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan
PT. Lerindo Internasional antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukup
untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales,
dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja,
kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik
serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi Operation,
Sales, dan HR).
Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut,
terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. divisi
support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan
divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisi
lainnya. Kemudian, berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang
18
efisien pada Head Office PT. Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38
orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh
orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi Operation sebesar sepuluh orang,
divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima orang.
Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil
analisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi
: cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan
standar dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran
keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi.
Setyawan (2008) menjelaskan dalam skripsinya yang berjudul Analisis
Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF
Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), bahwa berdasarkan analisis
persepsi karyawan dapat diketahui persepsi karyawan terhadap analisis pekerjaan
dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu
jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain
dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen
terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah
teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel.
Berdasarkan Penilaian Beban Kerja I, II, dan III pada diperoleh beban
kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut
adalah 117 persen dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut
mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Beban
kerja yang berlebihan menyebabkan karyawan mengalami keletihan fisik dan
psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah karyawan
untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan yang efektif
dan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang.
Berdasarkan penelitian Saragih (2004) dalam skripsinya yang berjudul
Analisis Beban Kerja, Kompensasi, dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas
(Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur) menyatakan bahwa beban kerja karyawan
dilihat dari waktu standar hariannya secara keseluruhan untuk seluruh karyawan
melebihi waktu kerja Puskesmas, dan adanya karyawan yang bertanggung jawab
19
terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga beban waktu standar hariannya
bertambah.
Penerapan kompensasi di Puskesmas berdasarkan beban kerja pada tiap
karyawan. Penerapan kompensasi berasal dari dana hasil tindakan di Puskesmas
yang sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap karyawan.
Rangking jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang
diperoleh dari hasil tindakan tersebut, sedangkan hubungan antara beban kerja dan
kompensasi tergolong sedang. Hubungan beban kerja dengan kepuasan kerja
tergolong rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan untuk hubungan antara
kompensasi terhadap kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berhubungan
nyata.
Robot (2009) dalam tesisnya yang berjudul Analisis Beban Kerja Perawat
Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap
Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado, menyatakan bahwa
berdasarkan hasil pengamatan tentang penggunaan waktu dari kegiatan perawat
sesuai shift dinas diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh shift yaitu 2518
menit dan sampel total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi
sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan shift malam sebesar 37,3
persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan
perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen,
kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya
sebesar 33,94 persen.
Adapun kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang
dihitung berdasarkan hasil pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan
pasien, yaitu terdapat kekurangan perawat sebanayak empat orang. Berdasarkan
hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja
perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr. R. D. Kandou
Manado. Faktor-faktor tersebut yaitu persentase tingkat hunian tempat tidur,
jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu perguruan tinggi
negeri di Indonesia, telah memiliki lulusan yang tersebar di berbagai profesi
baik yang bekerja di dalam maupun di luar negeri. IPB telah dipercaya oleh
masyarakat sebagai perguruan tinggi negeri yang mampu menghasilkan lulusan
yang kompeten baik dari segi pengetahuan maupun keterampilannya. IPB juga
tidak terlepas dari adanya kondisi persaingan antar perguruan tinggi negeri
dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas. Kondisi tersebut menyebabkan
perguruan tinggi negeri seperti IPB dituntut untuk terus meningkatkan
kepuasan bagi konsumen (mahasiswa) melalui pelayanan akademik yang baik
serta tetap berusaha kompetitif dalam mencapai setiap tujuannya. Institut
Pertanian Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dalam rangka
melaksanakan kegiatan organisasinya. Penjabaran dari visi dan misi sangat
diperlukan dalam pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Hal ini terutama
agar terjadi keseragaman tujuan dalam seluruh tingkat dan unit kerja dalam
organisasi.
Sejalan dengan penjabaran visi dan misi yang dimiliki sebuah
organisasi, maka salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan perencanaan terhadap sumber daya manusia (SDM). Perencanaan
SDM merupakan faktor terpenting yang dapat mendukung keberhasilan
pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan SDM yang baik juga akan
menghasilkan karyawan yang baik. Karyawan yang baik yaitu apabila bekerja
sesuai dengan kemampuan yang dimiliki menurut kebutuhan perusahaan.
Menurut Siagian (2008) melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas
kerja dari tenaga yang sudah ada dapat pula ditingkatkan.
Jumlah kebutuhan SDM untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha departemen di IPB selama ini belum
memiliki suatu keseragaman. Adapun perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang
didasarkan pada beban kerja dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan
21
dan pencatatan terhadap aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan
adminstrasi dalam selang waktu tertentu. Berdasarkan hasil pengamatan
terhadap aktifitas yang dilakukan karyawan, dapat diketahui seberapa besar
alokasi penggunaan waktu oleh karyawan untuk bekerja maupun tidak bekerja.
Pencatatan terhadap aktifitas dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
aktifitas berguna untuk mengetahui beban kerja seorang karyawan yang
kemudian digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja atau
sumber daya manusia.
Perencanaan SDM yang tepat akan menghasilkan efisiensi dan
efektivitas kerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Tujuan
institusi dapat tercapai apabila produktivitas organisasi semakin meningkat.
Adapun alur kerangka pemikiran konseptual berdasarkan uraian di atas dapat
dilihat pada Gambar 1.
22
Gambar 1. Alur kerangka pemikiran konseptual
Visi, Misi dan Tujuan Institut Pertanian Bogor
Efisiensi Tenaga Kerja
Pengukuran Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja
Aktifitas Karyawan Administrasi dalam
Waktu Tertentu
Penentuan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Perencanaan SDM
Tujuan Unit Tata Usaha
Tujuan Departemen IPB
Beban Kerja Karyawan Adminstrasi
Input
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan pada Unit Administrasi
Output
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja
berdasarkan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Proses
Analisis Perhitungan
Kebutuhan Tenaga Kerja
23
3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional
Setiap organisasi yang bergerak dalam bidang apapun akan menghadapi
suatu kondisi ketidakpastian di masa yang akan datang. Bagi Institut Pertanian
Bogor yang merupakan institusi pendidikan juga tidak terlepas dari kondisi
tersebut. Rencana strategis IPB (2008-2013) memuat beberapa isu strategis
yang kemungkinan akan dihadapi oleh Institut Pertanian Bogor di masa yang
akan datang diantaranya yaitu arah pembangunan Indonesia, khususnya di
bidang ekonomi, pangan, bioenergi, kesehatan, manajemen sumberdaya alam
dan lingkungan. Selain itu, terdapat pula isu kecenderungan persaingan global
pendidikan tinggi yang mengharuskan perguruan tinggi di dalam negeri untuk
meningkatkan daya saingnya, baik dalam penyelenggaraan maupun mutu
lulusan yang kompetitif bertaraf internasional. Isu atau faktor-faktor
ketidakpastian tersebut tentunya berada diluar kemampuan kendali organisasi
IPB. Menurut Siagian (2008), situasi ketidakpastian di masa yang akan datang
dapat berpengaruh pada perencanaan sumber daya manusia. Oleh karena itu,
setiap organisasi dituntut untuk bersikap proaktif dan antisipatif tidak hanya di
bidang fungsional seperti perencanaan produksi dan strategi pemasaran tetapi
juga yang menyangkut perencanaan sumber daya manusia.
Sikap proaktif dan antisipatif organisasi dalam perencanaan SDM dapat
dilakukan dengan mendefinisikan atau menguraikan secara jelas tugas-tugas
dan tanggung jawab yang akan dilaksanakan oleh karyawan. Hal ini penting
dilakukan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab itu
dengan baik sehingga tujuan organisasi keseluruhan dapat tercapai. Beban
kerja untuk setiap karyawan harus sesuai dengan standar beban yang telah
ditetapkan. Apabila pada kenyataannya terjadi kekurangan atau kelebihan
beban, maka organisasi harus mengkaji ulang beban kerja standar yang
ditetapkan untuk suatu pekerjaan tertentu. Hal ini dikarenakan penetapan beban
kerja memiliki dampak terhadap hasil pekerjaan. Beban kerja pada setiap unit
pekerjaan juga mencerminkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu. Ketidaksesuaian antara beban pekerjaan
dengan jumlah tenaga yang mengerjakannya, membutuhkan penyesuaian
melalui pengurangan dan penambahan jumlah karyawan.
24
Uraian aktifitas atau tugas pokok yang dilakukan karyawan perlu
diketahui sebelum melakukan penelitian. Pengamatan terhadap aktifitas yang
dilakukan oleh karyawan melalui metode work sampling dalam interval waktu
tertentu berguna untuk mengetahui gambaran penggunaan waktu kerja oleh
karyawan. Selanjutnya dilakukan pencatatan terhadap frekuensi serta waktu
untuk menyelesaikan aktifitas. Frekuensi dan waktu untuk menyelesaikan
aktifitas mencerminkan nilai beban kerja yang selanjutnya digunakan untuk
menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja melalui analisis perhitungan
kebutuhan tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan kemudian dapat
dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja riil yang ada di unit tata usaha. Hasil
perbandingan kemudian dapat dijadikan rekomendasi bagi perencanaan SDM
organisasi. Alur pemikiran operasional penelitian dapat dilihat pada Gambar 2.
25
Gambar 2. Alur kerangka pemikiran operasional
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja
Frekuensi dan Waktu Aktivitas
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
Perhitungan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Analisis Beban Kerja
Unit Tata Usaha Departemen IPB
Perencanaan SDM
Evaluasi
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
Jumlah Tenaga Kerja Riil
Rekomendasi
Analisis Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
26
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di unit tata usaha lingkup departemen pada Institut
Pertanian Bogor. Lokasi penelitian beralamat di Jalan Raya Darmaga Kampus IPB
Darmaga Bogor, Jawa Barat. Penelitian dilaksanakan pada bulan Juli sampai
dengan Agustus 2010.
3.3. Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data yang bersifat
kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif misalnya berupa angka penggunaan
waktu kerja, waktu kerja efektif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok
(standar kemampuan rata-rata) dan kuantitas atau beban tugas pokok selama
setahun, sedangkan data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok
pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Adapun sumber data berasal dari data primer dan data sekunder. Data
primer diperoleh secara langsung melalui kegiatan pengamatan terhadap aktifitas
yang dilakukan oleh karyawan selama waktu kerja dan hasil kegiatan wawancara.
Data sekunder diperoleh dari data kepegawaian di lingkup Direktorat SDM IPB
khususnya pada unit tata usaha terutama mengenai beban kerja dan yang berkaitan
dengan beban kerja.
3.4. Populasi dan Sampel Penelitian
Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi
akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel
pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang
dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha selama jam kerja.
Adapun cara pengambilan sampel unit tata usaha departemen dilakukan
dengan stratified sampling atau sampling acak berlapis. Sampling berlapis yaitu
bentuk sampling random dimana populasi (elemen populasi) dibagi dalam
kelompok-kelompok yang disebut strata (Hasan, 2002).
Terdapat 35 unit tata usaha departemen yang ada di Institut Pertanian
Bogor (IPB). Unit-unit tata usaha tersebut terlebih dahulu dikelompokkan
berdasarkan strata fakultas. Terdapat sembilan strata fakultas di IPB yaitu
27
Fakultas Pertanian, Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Perikanan, Fakultas
Peternakan, Fakultas Kehutanan, Fakultas Teknologi Pertanian, Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dan
Fakultas Ekologi Manusia. Selanjutnya, dari tiap strata fakultas dilakukan
pengambilan sampel unit tata usaha secara random. Jumlah keseluruhan sampel
yang diinginkan yaitu sebanyak 13 unit tata usaha. Banyaknya unit tata usaha
yang dipilih dalam setiap strata fakultas ditentukan secara tidak sebanding atau
tidak proposional disebut sampling acak berlapis tidak proposional (Tabel 1).
Tabel 1. Pemilihan sampel unit tata usaha
Fakultas Jumlah Unit Tata Usaha Sampel Pertanian 4 2 Kedokteran Hewan 1 1 Perikanan 5 1 Peternakan 2 1 Kehutanan 4 1 Teknologi Pertanian 4 1 Matematika dan IPA 8 2 Ekonomi dan Manajemen 4 1 Ekologi Manusia 3 2
Jumlah 35 13
Jumlah sampel yang diambil dari setiap strata dilakukan secara tidak
proporsional dikarenakan rata-rata jumlah sampel unit tata usaha pada setiap
fakultas yang kecil (Tabel 1) sehingga penentuan jumlah sampel unit tata usaha
yang diambil didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan sesuai kebutuhan
penelitian (Nasution, 2003). Pertimbangan memilih sampel unit tata usaha
departemen dalam suatu fakultas yaitu dari setiap fakultas agar dapat terwakilkan
hendaknya dipilih minimal satu unit tata usaha.
Hasil pemilihan sampel menghasilkan sebanyak 13 unit tata usaha yaitu
unit tata usaha pada Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (ITSL), Arsitektur
Lanskap (ARL), Fakultas Kedokteran Hewan (FKH), Ilmu dan Teknologi
Kelautan (ITK), Ilmu dan Produksi Ternak (IPT), Manajemen Hutan (MNH),
Teknik Pertanian (TEP), Teknologi Industri Pertanian (TIN), Matematika (MAT),
Biokimia (BIK), Manajemen (MAN), Gizi Masyarakat (GM), serta Ilmu Keluarga
dan Konsumen (IKK). Khusus untuk Kedokteran Hewan, seluruh kegiatan
administrasi akademik dan kemahasiswaan terpusat pada satu unit tata usaha yang
terdapat pada fakultas tersebut.
28
3.5. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer mengenai karyawan diperoleh melalui metode
work sampling yaitu pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan
selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit.
Pengamatan dilakukan selama 8.5 jam waktu kerja selama dua hari untuk masing-
masing unit tata usaha departemen.
Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling
dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi.
Menurut Ilyas (2004) pengelompokkan kegiatan dapat disesuaikan dengan tujuan
dan kebutuhan penelitian.
Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan
penyelesaian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan seperti yang
terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap unit tata usaha. Kegiatan tidak
produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi
pekerjaan seperti terlambat, bermalas-malasan, mengobrol, dan sebagainya.
Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk
menghilangkan kelelahan. Hasil pengamatan kemudian dicatat dalam formulir
work sampling.
Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu
penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan selama setahun dilakukan melalui metode
wawancara terhadap karyawan. Selain itu, pengumpulan data untuk tujuan
mengidentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan dilakukan dengan metode gabungan wawancara dan observasi.
Adapun data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan
dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs
internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi.
3.6. Pengolahan dan Analisis Data
3.6.1 Pengolahan Data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu
melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar
pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau
29
jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan
yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak
produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya.
Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam
komputer untuk diolah.
Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai standar kemampuan
rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha serta kuantitas beban
tugas selama setahun ke dalam rumus perhitungan kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan beban kerja. Perhitungan dilakukan menggunakan bantuan
Microsoft Excel.
3.6.2 Analisis Data
Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat
diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan
demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk
menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun
dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi
melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja.
Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan
perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu
perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan
pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan
tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas
jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri
Sipil yaitu sebagai berikut :
30
a. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu
kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri
atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari
libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Hari Kerja Efektif =
…………………………(1) Keterangan : A = Jumlah hari menurut kalender B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun D = Jumlah cuti tahunan
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan. Oleh
karena itu, bagi tiap-tiap daerah dapat menghitung sendiri hari libur
kedaerahannya.
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan
waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air,
melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-
rata sekitar 30 persen dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam
kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban
suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian
tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada
Tabel 1.
31
Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)
1.
2.
3.
4.
5.
dst.
∑ WPT
Keterangan : BT = jumlah beban tugas dalam waktu tertentu SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas
Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar
kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok.
Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan
sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah
waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan
pegawai yaitu :
Kebutuhan Pegawai = ∑ Waktu Penyelesaian Tugas∑ Waktu Kerja Efektif x 1 orang
..……….(2)
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Institut Pertanian Bogor
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu perguruan tinggi
negeri di Indonesia. IPB adalah institusi yang memiliki mandat dalam
penyelenggaraan pendidikan pertanian. Gambaran umum mengenai sejarah, visi,
misi dan tujuan IPB dapat dilihat pada penjelasan sub bab berikut.
4.1.1 Sejarah IPB
Sejarah berdirinya Institut Pertanian Bogor terbagi ke dalam empat
tahap yaitu tahap embrional (1941-1963), tahap pelahiran dan pertumbuhan
(1963-1975), tahap pendewasaan (1975-2000), dan tahap otonomi. Tahap
embrional merupakan tahap awal terbentuknya Institut Pertanian Bogor. Tahap
ini diawali dengan didirikannya Lembaga Pendidikan Tinggi Pertanian oleh
pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1940 di Bogor. Pada masa pendudukan
Jepang, lembaga ini kemudian ditutup, tetapi sekolah Kedokteran Hewan tetap
berjalan dan berubah nama menjadi Sekolah Dokter Hewan Bogor. Sejalan
dengan masa kemerdekaan Republik Indonesia, Sekolah Kedokteran Hewan di
Bogor ditingkatkan menjadi Perguruan Tinggi Kedokteran Hewan oleh
Kementerian Kemakmuran RI pada tahun 1946.
Pada tahun 1947, Lembaga Pendidikan Tinggi Pertanian dibuka
kembali. Lembaga ini kemudian mempunyai jurusan Pertanian dan Kehutanan.
Lembaga Pendidikan Tinggi Pertanian kemudian berubah nama menjadi
Fakultas Pertanian Universitas Indonesia pada tahun 1950. Fakultas ini
memiliki jurusan yaitu Sosial Ekonomi, Pengetahuan Alam dan Kehutanan,
serta pada tahun 1957 memiliki jurusan Perikanan Darat, sedangkan Perguruan
Tinggi Kedokteran Hewan berubah nama menjadi Fakultas Kedokteran
Hewan. Universitas Indonesia yang pada tahun 1960 berubah nama menjadi
Fakultas Kedokteran Hewan dan Peternakan selanjutnya pada tahun 1962
menjadi Fakultas Kedokteran Hewan, Peternakan Universitas Indonesia.
Adapun tonggak sejarah yang penting pada tahap embrional adalah: (1)
penerapan sistem studi terbimbing yang menggantikan sistem studi bebas, (2)
gagasan pembangunan kampus baru Fakultas Pertanian UI di Darmaga, dan (3)
33
penerapan falsafah Tridharma Perguruan Tinggi yang semula berlaku di
Fakultas Pertanian dan Fakultas Kedokteran Hewan dan Peternakan UI, oleh
Prof.Dr.Ir. Toyib Hadiwidjaja. Nasionalisasi perusahaan-perusahaan Belanda
di Indonesia pada tahun 1960, memberi peluang bagi IPB untuk menambah
lahan kampus, sehingga selain Kampus Barangangsiang, Kampus Taman
Kencana, Kampus Gunung Gede dan Kampus Cilibende, IPB juga memiliki
Kampus Darmaga, Kebun Pasir Sarongge, Kebun Sukamantri dan Kebun
Jonggol.
Institut Pertanian Bogor secara resmi didirikan pada tanggal 1
September 1963. Saat itu, dua fakultas di bawah naungan UI yang berada di
Bogor berkembang menjadi lima fakultas, yaitu Fakultas Pertanian, Fakultas
Kedokteran Hewan, Fakultas Perikanan, Fakultas Peternakan dan Fakultas
Kehutanan. Pada tahun 1964, lahir Fakultas Teknologi dan Mekanisasi
Pertanian. Berkembangnya fakultas-fakultas tersebut menandai tahap pelahiran
dan pertumbuhan IPB.
Selama tahap pelahiran dan pertumbuhannya, IPB telah melakukan
suatu terobosan penting yaitu tercetusnya gagasan atau inovasi pengelolaan
sarana produksi guna meningkatkan produktivitas usaha tani padi. Gagasan ini
selanjutnya dialih-kelola oleh pemerintah yang pada tahun 1966-1967 yang
diwujudkan dalam bentuk panca usaha-tani. Kegiatan ini telah menghantarkan
Indonesia kepada swasembada beras. Semasa tahap ini juga terdapat beberapa
peristiwa penting lain, yaitu lahirnya fakultas pascasarjana IPB yang pertama
di Indonesia, berkembangnya sistem kurikulum ilmu dan teknologi serta
program pendidikan 4 tahun untuk S-1, disusul dengan program S-2 Magister
Sains dan Program S-3 Doktor yang kemudian menjadi pola nasional,
tersusunnya rencana induk pengembangan IPB tahap I (1971-1979), dan
berkembangnya sistem Penerimaan Mahasiswa Baru S-1 yang sekarang
dikenal dengan Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI).
Tahap pendewasaan IPB ditandai dengan adanya kerjasama tahap
pertama (1979-1983) dengan University Wiscouncin di bidang peningkatan
kemampuan tenaga pengajar, khususnya di bidang ilmu-ilmu lingkungan dan
ilmu gizi, sehingga pada tahun 1981 lahir Fakultas Politeknik Pertanian.
34
Langkah yang ditempuh oleh IPB selama tahap pendewasaannya yaitu
menyusun rencana pengembangan akademik dan pengembangan fisik kampus
Dramaga berdasarkan proyeksi permasalahan yang dihadapi tahun 2000.
Pemahaman terhadap permasalahan yang akan dihadapi pada masa yang akan
datang telah menempa IPB untuk memperkuat kompetensinya di bidang
pertanian dalam arti yang seluas-luasnya dan menjadi lembaga pendidikan
tinggi pertanian terkemuka di Indonesia. Kemudian, guna melanjutkan
implementasi rencana induk pengembangan IPB tahun 2000 yang akan
berakhir, disusunlah rencana strategis IPB menjadi Universitas Tahun 2020.
Sejak tahun 2000, Institut Pertanian Bogor telah memulai tahap
otonominya. Pada tahun 2000, IPB membuka Fakultas Ekonomi dan
Manajemen, kemudian pada tahun 2005 membentuk fakultas baru dengan
nama Fakultas Ekologi Manusia. Program kerja yang dilaksanakan selama
tahap ini diharapkan mampu menghantarkan IPB sebagai universitas riset yang
secara embrional terwujud pada tahun 2007. Saat ini, IPB memiliki program
kerja utama yaitu untuk menyelaraskan mosaik transformasi IPB menuju
Research based Entrepreneurial University kelas dunia dengan kepemimpinan
yang melayani dan terpercaya.
4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan IPB
Institut Pertanian Bogor adalah salah satu perguruan tinggi negeri di
Indonesia. IPB memiliki visi jangka panjang yang telah dirumuskan mulai
tahun 2003 dan ditetapkan sebagai Visi IPB 2025, yaitu ”Menjadikan IPB
sebagai perguruan tinggi bertaraf internasional dalam pengembangan
sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi utama di bidang
pertanian.” Berdasarkan visi jangka panjang tersebut maka di dalam Rencana
Strategi (Renstra) IPB 2008-2013 yang merupakan bagian dari Rencana
Pengembangan IPB 2025, disusun visi IPB 2008-2013 dengan memberikan
penekanan pada biosains sebagai ilmu dasar dan jiwa kewirausahaan, sebagai
berikut: “Menjadi perguruan tinggi berbasis riset kelas dunia dengan
kompetensi utama pertanian tropika dan biosains serta berkarakter
kewirausahaan.”
35
Adapun Misi IPB untuk pengembangan IPB lima tahun ke depan
(2013) adalah :
1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan
kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya
saing bangsa.
2. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai kebutuhan
masyarakat agraris dan bahari pada masa sekarang dan kecenderungan
pada masa yang akan datang yang semakin kompetitif.
3. Membangun sistem manajemen perguruan tinggi yang berkarakter
kewirausahaan, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
4. Mendorong terbentuknya masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan
hak azasi manusia.
Demi penyelenggaraan misi dan mencapai visi IPB, dirumuskanlah
tujuan yang harus dicapai IPB, yaitu :
1. Menghasilkan lulusan yang bermutu yang mampu mengembangkan dan
menerapkan IPTEKS serta mempunyai jiwa kewirausahaan.
2. Memberikan inovasi IPTEKS ramah lingkungan untuk mendukung
pembangunan nasional melalui perwujudan negara agraris dan bahari dan
memperbaiki kesejahteraan umat manusia.
3. Menjadikan IPB sebagai lembaga pendidikan tinggi yang siap
menghadapi tuntutan masyarakat dan tantangan pembangunan yang
berubah dengan cepat secara nasional dan global.
4. Menjadikan IPB sebagai kekuatan moral dalam masyarakat madani
Indonesia.
4.2. Sekilas tentang Unit Tata Usaha Departemen di IPB
Institut Pertanian Bogor saat ini telah memiliki sembilan fakultas dan 37
jurusan atau yang sering disebut dengan departemen. Masing-masing departemen
memiliki unit tata usaha kecuali di Fakultas Kedokteran Hewan yang memiliki
tiga departemen namun hanya diwakili satu unit tata usaha, sehingga total unit tata
usaha yaitu sebanyak 35 unit. Adapun standar pekerjaan yang terdapat pada unit
tata usaha yaitu :
36
1. Kepala Tata Usaha
2. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
3. Bendahara Petty Cash
4. Administrasi Kepegawaian
5. Pelayanan Sistem Informasi (operator komputer)
6. Teknisi atau Laboran
7. Pelayanan Umum (OB)
8. Caraka
Skripsi ini khusus membahas mengenai analisis beban kerja dan kebutuhan
karyawan untuk jenis pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit
tata usaha departemen. Hasil pemilihan sampel menghasilkan sebanyak 13 unit
tata usaha yaitu unit tata usaha pada Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (ITSL),
Arsitektur Lanskap (ARL), Fakultas Kedokteran Hewan (FKH), Ilmu dan
Teknologi Kelautan (ITK), Ilmu dan Produksi Ternak (IPT), Manajemen Hutan
(MNH), Teknik Pertanian (TEP), Teknologi Industri Pertanian (TIN), Matematika
(MAT), Biokimia (BIK), Manajemen (MAN), Gizi Masyarakat (GM), serta Ilmu
Keluarga dan Konsumen (IKK). Khusus untuk Kedokteran Hewan, seluruh
kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan terpusat pada satu unit tata
usaha yang terdapat pada fakultas tersebut.
4.3. Tugas-tugas Pokok Pekerjaan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
Berdasarkan informasi mengenai pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan yang dikumpulkan melalui teknik gabungan wawancara dan
observasi, maka tugas-tugas pokok pekerjaan beserta unsur-unsur tugas
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha dapat disimpulkan
seperti pada Tabel 3. Unsur tugas pokok merupakan bagian terkecil dari tugas-
tugas pokok. Uraian tugas pokok pada Tabel 3 selanjutnya digunakan untuk
menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan di unit tata usaha sampel.
37
Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan
Tugas-tugas pokok Unsur tugas pokok
Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
Adapun uraian tugas pokok pada Fakultas Kedokteran Hewan (FKH)
memiliki sedikit perbedaan dengan uraian tugas pada Tabel 3. Perbedaan tersebut
yaitu terletak pada jumlah unsur dari tugas pokok pelayanan akademik
mahasiswa. Pada unit tata usaha FKH, unsur-unsur tugas pelayanan akademik dan
kemahasiswaan terdiri dari :
1. Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan
kemahasiswaan
2. Pendistribusian transkrip nilai per semester
3. Legalisasi ijazah
4. Membuat rekapitulasi IPK mahasiswa
Perbedaan unsur tugas tersebut dikarenakan pekerjaan pelayanan akademik
mahasiswa di unit tata usaha FKH tidak hanya menangani pekerjaan di lingkup
departemen, melainkan juga di lingkup fakultas.
38
4.4. Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan
Hari kerja menunjukkan jumlah hari yang tersedia untuk bekerja bagi
karyawan. Waktu kerja adalah satuan waktu tertentu yang tersedia untuk bekerja,
misal dalam jam per tahun atau menit per tahun. Hari kerja dan waktu kerja
merupakan hal yang penting untuk diketahui dalam melakukan analisis beban
kerja. Berdasarkan hari kerja dan waktu kerja, dapat diketahui bagaimana
gambaran penggunaan waktu yang tersedia untuk bekerja oleh karyawan.
Berdasarkan hasil observasi, karyawan-karyawan yang bekerja pada unit
tata usaha seluruh departemen di IPB bekerja lima hari dalam seminggu dari hari
Senin hingga Jumat atau sebanyak 261 hari kerja dalam setahun. Adapun jam
kerja karyawan per hari yaitu sejak pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.00.
4.5. Penggunaan Waktu Kerja
Pengamatan tentang penggunaan waktu kerja dilakukan dengan metode
work sampling. Pengamatan dilakukan selama dua hari berturut-turut sesuai jam
kerja di setiap unit tata usaha yang telah ditentukan. Penggunaan metode work
sampling, seperti yang dinyatakan oleh Barnes (1980) yang dikutip dari Indriana
(2009), bertujuan untuk mengetahui persentase seorang karyawan menggunakan
jam kerja mereka untuk bekerja dan tidak bekerja. Formulir work sampling
dipersiapkan sebelum melakukan pengamatan. Contoh formulir work sampling
dapat dilihat pada Lampiran 1. Hal-hal yang dilakukan dalam penggunaan metode
work sampling yaitu :
a. Mengamati kegiatan yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja dan
membagi kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam kategori produktif, tidak
produktif, dan pribadi.
b. Kegiatan pengamatan dilakukan setiap sepuluh menit per pengamatan.
Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh, karena lamanya
pengamatan dilakukan selama sepuluh menit, sehingga diperoleh jumlah
penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif,
tidak produktif, maupun pribadi.
Kegiatan produktif yang diamati di setiap unit tata usaha yaitu semua
kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan administrasi akademik
39
dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap
unit tata usaha. Jenis-jenis kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati dan
hampir didapati di seluruh unit tata usaha yaitu mengobrol sesama karyawan,
membaca koran atau majalah, menggunakan sambungan internet untuk hal-hal
yang tidak perlu, terlambat datang kerja, dan pulang kerja lebih awal. Adapun
kegiatan pribadi yang dilakukan oleh karyawan untuk menghilangkan penat atau
kelelahan, yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, tidur,
mendengarkan musik dan olahraga ringan. Hasil pengamatan penggunaan waktu
kerja dengan metode work sampling selama dua hari terhadap karyawan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha,
dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
Unit Tata Usaha
Total Waktu (menit) Jumlah Persentase (%) Total Persentase 1 2 3 1 2 3
ITSL 660 250 110 1020 64,71 24,51 10,78 100 ARL 540 280 200 1020 52,94 27,45 19,61 100 FKH 570 320 130 1020 55,88 31,37 12,75 100 ITK 480 320 220 1020 47,06 31,37 21,57 100 IPT 390 510 120 1020 38,24 50,00 11,76 100
MNH 610 290 120 1020 59,80 28,43 11,76 100 TEP 380 510 140 1030 36,89 49,51 13,59 100 TIN 370 520 130 1020 36,27 50,98 12,75 100
MAT 210 740 120 1070 19,63 69,16 11,21 100 BIK 490 490 110 1090 44,95 44,95 10,09 100
MAN 650 530 190 1370 47,45 38,69 13,87 100 GM 510 410 100 1020 50,00 40,20 9,80 100 IKK 510 450 60 1020 50,00 44,12 5,88 100
Rata-rata 490 432,31 134,62 1056,92 46,45 40,83 12,72 100 Rata-rata perhari 245 216,15 67,31 528,46 - - - -
Jam perhari 4,08 3,60 1,12 8,81 - - - -
Keterangan : 1 = jenis kegiatan produktif 2 = jenis kegiatan tidak produktif 3 = jenis kegiatan pribadi
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui untuk jenis kegiatan yang bersifat
produktif, jumlah penggunaan waktu dari seluruh unit tata usaha berkisar antara
19,63 persen hingga 64,71 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh karyawan
untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 24,51 persen hingga
40
69,16 persen dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 5,88 persen
hingga 21,57 persen.
Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif seperti yang terlihat pada
Gambar 3, yang paling tinggi terletak pada unit tata usaha departemen ITSL yaitu
sebesar 64,71 persen atau 660 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada
unit tata usaha departemen MAT yaitu sebesar 19,63 persen atau 210 menit.
Berdasarkan hasil pengamatan, tingginya angka penggunaan waktu untuk kegiatan
produktif pada unit tata usaha ITSL dikarenakan aktivitas sehari-hari karyawan
untuk kegiatan yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan dapat
dikatakan cukup padat. Sebaliknya, rendahnya angka penggunaan waktu produktif
pada unit tata usaha Matematika disebabkan oleh jumlah aktivitas sehari-hari
karyawan untuk jenis kegiatan produktif yang sedikit dan karyawan sering tidak
berada di tempat kerja.
Unit tata usaha departemen MNH memiliki angka penggunaan waktu
produktif sebesar 610 menit atau 59,80 persen atau tertinggi kedua setelah
departemen ITSL. Hal ini disebabkan aktifitas yang bersifat produktif yang
dilakukan oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan unit tata
usaha MNH pada hari pengamatan juga cukup padat dan beragam.
Urutan tertinggi penggunaan waktu produktif berikutnya setelah
departemen MNH adalah unit tata usaha pada FKH yaitu sebesar 55,88 persen
dari keseluruhan waktu yang tersedia untuk bekerja. Berdasarkan hasil
pengamatan, angka penggunaan waktu produktif oleh karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha FKH dipengaruhi oleh tugas-
tugas akademik dan kemahasiswaan di lingkup fakultas yang cukup beragam. Hal
ini menyebabkan jumlah kegiatan produktif yang dilakukan karyawan selama
pengamatan cukup banyak.
Berdasarkan hasil pengamatan baik di departemen TIN dan TEP, dapat
diketahui bahwa selama pengamatan berlangsung karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan sering melakukan urusan pribadi mereka pada saat
jam kerja. Hal ini menyebabkan unit tata usaha departemen TIN dan TEP
memiliki urutan masing-masing kedua dan ketiga terendah dalam penggunaan
41
waktu untuk kegiatan produktif yaitu masing-masing dengan angka penggunaan
waktu sebesar 370 dan 380 menit atau 36,27 persen dan 36,89 persen.
Angka penggunaan waktu produktif karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT yaitu sebesar 390 menit atau 38,24
persen. Angka penggunaan waktu produktif tersebut masih terbilang rendah.
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan dikerjakan oleh bagian lain pada unit tata usaha
IPT. Hal tersebut menyebabkan angka penggunaan waktu produktif rendah.
Gambar 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja
Jika dilihat secara keseluruhan, maka penggunaan waktu produktif oleh
karyawan di setiap sampel unit tata usaha rata-rata kurang dari 70 persen (Gambar
3). Ilyas (2004) menyatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang
optimum mencapai 80 persen. Mengacu pada pernyataan Ilyas (2004) tersebut,
maka dapat disimpulkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan
kemahasiswaan di setiap unit tata usaha yang diteliti belum optimal dalam
menggunakan waktu kerja produktif. Hal lainnya yaitu hasil penelitian Indriana
(2009) menunjukkan bahwa penggunaan waktu untuk kegiatan produktif oleh
karyawan di bagian HRD Rumah Sakit Karya Bhakti Bogor mencapai 77,08
0
10
20
30
40
50
60
70
Pers
enta
se P
engg
unaa
n W
aktu
Unit Tata Usaha
Penggunaan Waktu Produktif
42
persen. Jika dibandingkan dengan hasil penggunaan waktu kerja oleh karyawan
HRD, maka karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di setiap unit
tata usaha yang diamati kurang optimal dalam menggunakan waktu kerja
produktif daripada karyawan HRD.
Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu untuk setiap jenis
kegiatan pada Tabel 4 dapat diketahui bahwa rata-rata persentase penggunaan
waktu untuk jenis kegiatan produktif yaitu sebesar 46,45 persen, hampir
mendekati nilai persentase untuk kegiatan tidak produktif yaitu 40,83 persen.
Waktu produktif optimal adalah mencapai 80 persen. Berdasarkan hal ini, dapat
disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan
kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan penggunaan waktu kerja
untuk kegiatan yang produktif tidak optimal.
Menurut hasil pengamatan secara umum, karyawan yang lebih banyak
melakukan kegiatan tidak produktif dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut :
1. Kurangnya supervisi dari atasan langsung dikarenakan ruangan atasan pada
beberapa unit tata usaha terletak jauh dari ruangan tempat karyawan bekerja.
Hal ini menyebabkan karyawan bebas mengobrol, membaca koran atau
majalah, menggunakan koneksi internet untuk hal-hal yang tidak perlu dan
sebagainya.
2. Sulitnya beradaptasi di lingkungan baru bagi atasan yang baru ditempatkan di
unit tata usaha tertentu, menyebabkan kekurangtegasan atasan dalam
menegakkan aturan-aturan yang ada.
3. Karyawan yang mengerjakan urusan rumah atau pribadi pada waktu jam
kerja, sehingga menyebabkan karyawan terlambat datang kerja atau pulang
kerja lebih awal.
4. Pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang bersifat fluktuatif,
artinya ada waktu-waktu tertentu karyawan sangat sibuk bekerja dan ada pula
waktu tertentu dimana pekerjaan sangat sedikit.
Karyawan menggunakan waktu sebesar 12,72 persen atau sebesar 134,62
menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka karyawan rata-
43
rata menghabiskan sebanyak 67,31 menit atau 1,12 jam untuk kegiatan pribadi.
Hal ini sesuai dengan jam untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan
sebagainya, yang ditetapkan bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu
jam.
4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
Analisis mengenai jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan dilakukan dengan menggunakan
metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan memiliki hasil kerja yang beragam
misalnya hasil kerja melayani mahasiswa berbeda dengan hasil kerja membuat
surat. Oleh karena itu, pendekatan perhitungan jumlah kebutuhan karyawan
menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per
tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004 yaitu sebagai berikut :
a. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri terdiri dari
hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di
seluruh unit tata usaha.
Hari kerja efektif dapat dihitung dengan langkah-langkah berikut ini.
Diketahui jumlah hari berdasarkan kalender 2010 adalah sebanyak 365 hari.
Jumlah hari sabtu dan minggu adalah sebanyak 104 hari dalam setahun.
Kemudian hari libur nasional pada tahun 2010 adalah sejumlah 14 hari dan cuti
tahunan berdasarkan informasi dari Direktorat Sumberdaya Manusia IPB yaitu 11
hari. Total hari libur diperoleh dengan menjumlahkan hari sabtu dan minggu,
dengan hari libur nasional dan cuti tahunan yaitu sebesar 129 hari. Terakhir, hari
kerja efektif diperoleh dengan mengurangi jumlah hari pada kalender 2010
dengan total hari libur sehingga diperoleh hari kerja efektif yaitu sebanyak 236
hari.
Karyawan IPB bekerja selama 8,5 jam per hari atau sebanyak 2550 menit
per minggu (8,5 jam dikalikan dengan lima hari kerja). Jam kerja efektif adalah
44
jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan
sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam
kerja. Dengan demikian, jam kerja efektif karyawan IPB setelah dikurangi
allowance menjadi 1785 menit per minggu atau 92820 menit per tahun.
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa
banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu.
Misalnya pada unit tata usaha MNH (Lampiran 7) untuk tugas pelayanan
akademik mahasiswa salah satunya adalah membuat surat-surat yang
berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan. Beban tugas membuat surat
selama setahun adalah 2000 surat. Standar kemampuan rata-rata menunjukkan
berapa lama waktu yang diperlukan oleh seseorang untuk menyelesaikan
pengetikan satu lembar surat, yaitu dalam hal ini 5 menit per surat. Waktu
penyelesaian tugas (WPT) untuk kegiatan membuat surat yang berhubungan
dengan akademik dihitung dengan mengalikan beban tugas selama setahun
dengan standar kemampuan rata-rata yaitu 2000 lembar x 5 menit per lembar
sama dengan 10000 menit per tahun dan seterusnya.
Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu
penyelesaian setiap elemen tugas pokok diperoleh dari hasil wawancara terhadap
karyawan di masing-masing unit tata usaha. Contoh hasil pengukuran waktu
penyelesaian tugas dapat dilihat misalnya pada unit tata usaha yaitu MNH
(Lampiran 7). Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan rata-
rata untuk setiap tugas pokok kemudian dijumlahkan seperti yang terlihat pada
Lampiran 7, sehingga total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT) adalah 57025
menit per tahun.
Perlu untuk diketahui bahwa seluruh beban tugas (BT) pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha sampel
yang diteliti adalah beban tugas yang dihitung selama setahun dan standar
kemampuan rata-rata penyelesaian tugas (SKR) dikonversikan ke dalam satuan
menit sehingga satuan untuk waktu penyelesaian tugas (WPT) adalah menit per
tahun. Adapun perhitungan waktu penyelesaian tugas administrasi akademik dan
45
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha secara lengkap dapat dilihat pada
Lampiran 2-14.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan karyawan dengan demikian dapat dihitung berdasarkan
data yang diperoleh dari tahapan sebelumnya. Misalnya diketahui pada langkah b,
total waktu penyelesaian tugas administrasi dan akademik pada unit tata usaha
MNH adalah 57025 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per
tahun. Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada unit tata usaha MNH dapat dihitung dengan membagi jumlah total waktu
penyelesaian tugas dengan jam kerja efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan
dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan karyawan yaitu sebesar
0,61 orang dan dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Adapun perhitungan jumlah
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada seluruh unit
tata usaha yang diteliti dapat dilihat pada Lampiran 2-14.
Tabel 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
No. Unit Tata Usaha Kebutuhan Karyawan (orang)
Pembulatan (orang)
1. ITSL 0,71 1 2. ARL 0,69 1 3. FKH 0,60 1 4. ITK 0,41 1 5. IPT 0,10 1 6. MNH 0,61 1 7. TEP 0,57 1 8. TIN 0,54 1 9. MAT 0,15 1 10. BIK 0,31 1 11. MAN 0,42 1 12. GM 0,58 1 13. IKK 0,35 1
Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada masing-masing unit tata usaha secara ringkas dapat dilihat pada Tabel 5.
Angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan seluruh
unit tata usaha berdasarkan uraian tugas pada Tabel 3, berkisar antara 0,10 hingga
1,29 orang. Meskipun pada akhirnya akan dilakukan pembulatan, perbedaaan
46
angka kebutuhan karyawan pada Tabel 5 dapat menunjukkan bagaimana
gambaran beban kerja pada masing-masing unit tata usaha.
Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di
unit tata usaha IPT paling kecil diantara jumlah kebutuhan karyawan pada unit
yang lainnya. Berbeda dengan jumlah kebutuhan karyawan pada unit lain, angka
0,10 juga cukup jauh dari angka pembulatan 1. Meskipun demikian, bukan berarti
bahwa unit tata usaha di departemen IPT tidak memerlukan karyawan untuk
pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Hal ini dikarenakan
pekerjaan membutuhkan tenaga manusia untuk mengerjakannya. Berdasarkan
informasi yang diperoleh dari unit tata usaha IPT dan berdasarkan hasil
pengamatan, diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan dikerjakan pada bagian lain di unit tata usaha IPT. Hal ini
menyebabkan berkurangnya beban kerja serta kecilnya angka kebutuhan
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan dengan
jumlah terkecil kedua setelah unit tata usaha IPT adalah jumlah kebutuhan
karyawan yang terdapat pada unit tata usaha MAT yaitu sebesar 0,15. Menurut
informasi yang diperoleh dari unit tata usaha departemen MAT dan berdasarkan
hasil pengamatan, kecilnya angka jumlah kebutuhan karyawan disebabkan oleh
sedikitnya jumlah unsur atau aktivitas dari tugas pokok administrasi akademik dan
kemahasiswaan yang dibebankan kepada karyawan (Lampiran 11).
Angka kebutuhan karyawan pada unit tata usaha departemen ITSL adalah
yang paling tinggi dibandingkan unit tata usaha yang lain yaitu sebesar 0,71.
Adapun kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha
MNH yang memiliki angka beban kerja yang tinggi dibandingkan tugas-tugas
yang lain berdasarkan perhitungan waktu penyelesaian tugas yaitu meliputi : 1)
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan
seminar mahasiswa, 2) Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa (Lampiran 2).
4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual
Berdasarkan hasil pembahasan pada subbab 4.6, dapat disimpulkan bahwa
analisis kebutuhan sumberdaya manusia dengan pendekatan tugas per tugas
47
jabatan memberikan gambaran mengenai jumlah karyawan administrasi akademik
dan kemahasiswaan yang dibutuhkan pada setiap unit tata usaha sesuai dengan
uraian tugas yang ada pada Tabel 3. Adapun jumlah karyawan yang saat ini
terdapat pada unit tata usaha dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dapat dilihat
pada Tabel 6.
Tabel 6. Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual karyawan
No. Unit Tata Usaha Jumlah Kebutuhan Karyawan
Jumlah Aktual Karyawan
1. ITSL 1 1 2. ARL 1 2 3. FKH 1 5 4. ITK 1 3 5. IPT 1 2 6. MNH 1 2 7. TEP 1 2 8. TIN 1 2 9. MAT 1 1 10. BIK 1 2 11. MAN 1 2 12. GM 1 2 13. IKK 1 2
Berdasarkan hasil perbandingan jumlah karyawan yang dibutuhkan terhadap
jumlah riil atau aktual karyawan, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata
usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan (Tabel 6).
Jumlah kebutuhan karyawan pada unit tata usaha ITSL sama dengan
jumlah aktualnya. Hal ini disebabkan rincian tugas administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL sudah cukup jelas sehingga hanya
dibutuhkan satu orang untuk mengerjakan pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan angka kebutuhan karyawan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL sebelum
pembulatan yaitu 0,71 yang hampir mendekati angka kebutuhan karyawan satu
orang. Berbeda halnya dengan unit tata usaha departemen MAT, meskipun jumlah
kebutuhan karyawan dengan jumlah aktualnya sama namun hal tersebut
disebabkan oleh aktivitas yang dibebankan kepada karyawan tidak terlalu banyak,
sehingga lebih banyak waktu menganggur. Hal ini tampak pada angka kebutuhan
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha
48
Matematika sebelum pembulatan yang kecil diantara unit tata usaha lain yaitu
0,15.
Kelebihan jumlah karyawan terdapat di sebelas unit tata usaha yaitu
kecuali unit tata usaha ITSL dan MAT. Salah satunya yaitu unit tata usaha pada
FKH yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak lima orang. Berdasarkan
hasil pengamatan diketahui bahwa kelima karyawan memiliki uraian tugas yang
telah ditetapkan masing-masing. Akan tetapi, jika seluruh uraian tugas tersebut
digabungkan dan dihitung beban kerjanya, maka pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan sesungguhnya dapat dikerjakan oleh satu orang. Kemudian
pada unit tata usaha ITK, jumlah karyawan aktual adalah sebanyak tiga orang.
Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa terdapat pembagian tugas yang
tidak sama rata pada unit tata usaha tersebut. Perhitungan kebutuhan jumlah
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha ITK juga
menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan sebanyak satu orang (Tabel 6).
Hal lainnya pada Tabel 6 yaitu terdapat sembilan unit tata usaha yang
memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak dua orang, padahal perhitungan
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit-unit
tata usaha tersebut menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan rata-rata sebanyak
satu orang. Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa rata-rata karyawan
merasakan beban kerja yang mereka emban berlebih sehingga mereka merasa
perlu tambahan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
Mangkuprawira (2003) menyatakan jika karyawan bekerja di bawah
standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih tinggi dibanding
kapasitas karyawan itu sendiri sehingga beban kerja yang diemban terasa berlebih.
Kelebihan jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada
sebelas unit tata usaha mengindikasikan bahwa dibutuhkan karyawan dengan
kapasitas yang lebih tinggi untuk mengerjakan beban kerja yang ada sehingga
dapat dikerjakan oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari institusi menggaji
karyawan lebih banyak dari yang seharusnya atau dengan kata lain untuk
menghindari inefisiensi biaya.
49
4.8. Faktor-Faktor Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
Angka beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada setiap unit tata usaha yang tercermin dalam total waktu penyelesaian tugas
(WPT) adalah berbeda-beda. Faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan
besarnya beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada
masing-masing unit tata usaha, menurut hasil pengamatan adalah sebagai berikut:
1. Jumlah mahasiswa pada setiap jurusan atau departemen. Semakin besar
jumlah mahasiswa, semakin banyak pula jumlah kegiatan pelayanan
akademik yang dilakukan karyawan terhadap mahasiswa, sehingga beban
kerja yang diemban semakin tinggi
2. Jumlah mata kuliah yang terdapat pada setiap departemen. Semakin banyak
jumlah mata kuliah, maka semakin besar beban kerja untuk pekerjaan yang
berhubungan dengan penyelenggaraan perkuliahan.
3. Perbedaan karakter setiap jurusan atau departemen. Misalnya, ada beberapa
departemen yang menerapkan praktek lapang bagi mahasiswa dan ada pula
yang tidak. Penerapan praktek lapang akan menambah pekerjaan bagian
administrasi akademik dan kemahasiswaan, sehingga beban kerja akan
bertambah.
4. Kebijakan pada setiap departemen yang berbeda dalam hal langkah-langkah
kerja untuk suatu tugas pokok atau unsur tugas tertentu, sehingga lamanya
waktu penyelesaian untuk tugas pokok yang sama dapat berbeda-beda di
setiap unit tata usaha. Hal ini mengakibatkan beban kerja yang diemban
akan berbeda pula.
4.9. Implikasi Manajerial
Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha merupakan dasar
bagi perencanaan sumberdaya manusia pada Institut Pertanian Bogor.
Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003). Kelebihan
50
jumlah SDM dapat memicu terjadinya inefisiensi organisasi, terutama
menyangkut pembiayaan tenaga kerja.
Institut Pertanian Bogor perlu mengkaji ulang mengenai analisis pekerjaan
di unit-unit tata usaha lingkup departemen. Hal-hal yang perlu dikaji ulang
misalnya mengenai uraian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan. Unsur dari suatu tugas yang lebih rinci dan sama di setiap
unit tata usaha diperlukan agar beban kerja lebih terstandar sehingga jumlah
karyawan di seluruh unit tata usaha dapat seragam dan sesuai dengan beban kerja
yang telah ditetapkan. Selain itu, diperlukan pelatihan bagi karyawan untuk
meningkatkan kapasitas sesuai dengan uraian tugas yang dikerjakan.
Kelebihan jumlah tenaga kerja dapat diatasi dengan cara memperluas
pekerjaan dan memperkaya pekerjaan. Perluasan pekerjaan berarti memberikan
tambahan aktivitas dengan level yang sama kepada pekerja sehingga
meningkatkan jumlah aktivitas yang mereka kerjakan misalnya pekerja yang
awalnya hanya mengetik surat dapat membuat konsep surat. Memperkaya
pekerjaan berarti merencanakan kembali pekerjaan dengan cara meningkatkan
kesempatan pekerja untuk mengalami perasaan tanggung jawab, pencapaian,
pertumbuhan dan pengakuan. Perluasan pekerjaan dan pemerkayaan pekerjaan
juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah penggunaan waktu yang tidak
produktif oleh karyawan.
Analisis mengenai jumlah kebutuhan tenaga kerja dapat pula berimplikasi
pada sumber daya lainnya seperti keuangan organisasi IPB. Bagian keuangan
organisasi perlu menetapkan anggaran biaya tenaga kerja yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi saat ini. Untuk itu, informasi mengenai jumlah tenaga kerja
yang tepat sangat diperlukan. Adanya kelebihan jumlah tenaga kerja akan
menyebabkan pengeluaran biaya yang tidak efisien.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit
tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas
akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta
pengarsipan. Masing-masing tugas memiliki unsur-unsur atau bagian terkecil dari
tugas-tugas pokok. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa karyawan-
karyawan yang bekerja pada unit tata usaha seluruh departemen di IPB bekerja
lima hari dalam seminggu dari hari Senin hingga Jumat atau sebanyak 261 hari
kerja dalam setahun. Adapun jam kerja karyawan per hari yaitu sejak pukul 07.30
sampai dengan pukul 16.00.
Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu oleh karyawan
administrasi dan akademik secara keseluruhan unit tata usaha untuk setiap jenis
kegiatan, dapat disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk
mengerjakan kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan
penggunaan waktu kerja untuk kegiatan yang produktif tidak optimal. Sedangkan
untuk jenis kegiatan pribadi, rata-rata karyawan menghabiskan sebanyak 67,31
menit atau 1,12 jam per hari untuk kegiatan pribadi. Hal ini sesuai dengan jam
untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan sebagainya, yang ditetapkan
bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu jam.
Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di
setiap unit tata usaha. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan
terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui
bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan besarnya beban kerja
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit
tata usaha yaitu jumlah mahasiswa pada setiap jurusan atau departemen, dan
jumlah mata kuliah di setiap departemen serta perbedaan karakter setiap jurusan
atau departemen. Selain itu, kebijakan pada setiap departemen yang berbeda
52
dalam hal langkah-langkah kerja untuk suatu tugas pokok tertentu juga dapat
mempengaruhi perbedaan nilai beban kerja.
2. Saran
Adapun beberapa saran yang diajukan dari skripsi dan diharapkan dapat
bermanfaat yaitu :
a. Institut Pertanian Bogor sebaiknya mengkaji ulang mengenai analisis
pekerjaan di unit tata usaha lingkup departemen. Hal-hal yang perlu dikaji
ulang misalnya mengenai uraian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan. Unsur tugas yang lebih rinci dan sama di
setiap unit tata usaha diperlukan agar beban kerja lebih terstandar sehingga
jumlah karyawan di seluruh unit tata usaha dapat seragam dan sesuai dengan
beban kerja yang ditetapkan.
b. Mengadakan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kapasitas sesuai
dengan uraian tugas yang dikerjakan.
c. Kelebihan jumlah tenaga kerja sebaiknya dapat diatasi misalnya dengan
memperluas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan. Perluasan dan
pemerkayaan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah
penggunaan waktu yang tidak produktif oleh karyawan.
d. Supervisi dari atasan terhadap bawahan perlu ditingkatkan.
e. Studi banding antar departemen mengenai pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan untuk memberi gambaran sekaligus membandingkan
langkah-langkah penyelesaian kerja dan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
f. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan agar menelaah mengenai
bagaimana pembuatan standar beban kerja untuk pekerjaan-pekerjaan lain di
unit tata usaha.
53
DAFTAR PUSTAKA
Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta.
Hasan, M. I. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya. Ghalia Indonesia, Jakarta.
Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula. Fakultas Kesehatan Mayarakat, Universitas Indonesia, Depok.
Indriana, N. 2009. Analisis Kebutuhan Tenaga berdasarkan Beban Kerja di Bagian Human Resource Departement (HRD) Rumah Sakit Karya Bhakti Bogor. Skripsi pada Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Lituhayu, R. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. PT. Ghalia Indonesia, Jakarta.
Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. CV. Mandar Maju, Bandung.
Nasution, S. 2003. Metode Research (Penelitian Ilmiah). Bumi Aksara, Jakarta.
Rencana Strategis IPB 2008-2013. http://www.ipb.ac.id. [25 Februari 2010]
Rivai, H. V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari Teori ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.
Rivai, H. V. dan E. J. Sagala. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Rajawali Pers, Jakarta.
Robot, F. J. M. 2009. Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Tesis pada Fakultas Ilmu Keperawatan, Universitas Indonesia.
Saragih, A. 2004. Analisis Beban Kerja, Kompensasi dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur Kota Bogor). Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
54
Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor). Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Siagian, S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.
55
LAMPIRAN
56
Lampiran 1. Formulir work sampling
Bagian : Tanggal : Tempat :
Waktu Kegiatan yang dilakukan pegawai
Produktif Tidak Produktif Pribadi Keterangan 07:00 07:10 07:20 07:30 07:40 07:50 08:00 08:10 08:20 08:30 08:40 08:50 09:00 09:10 09:20 09:30 09:40 09:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00
55
57
Lanjutan Lampiran 1.
Waktu
Kegiatan yang dilakukan pegawai
Produktif Tidak Produktif Pribadi Keterangan 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50 14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30 15:40 15:50 16:00
56
Lampiran 2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 2360 surat 3 menit/surat 7080
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 90 mahasiswa 300 menit/mahasiswa 27000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 90 mahasiswa 300 menit/mahasiswa 27000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 23 mata kuliah 20 menit/mata kuliah 460
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah 23 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 345
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 23 mata kuliah 90 menit/mata kuliah 2070 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas - - -
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
∑ WPT 66315 Kebutuhan Pegawai 0,71
57
Lampiran 3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 2360 surat 10 menit/surat 23600
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa 20 hari kerja 180 menit/hari 3600
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 65 mahasiswa 240 menit/mahasiswa 15600
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 65 mahasiswa 240 menit/mahasiswa 15600
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 19 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 285
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah 19 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 285
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang 65 mahasiswa 15 menit/mahasiswa 975
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 19 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 570
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
∑ WPT 64055 Kebutuhan Pegawai 0,69
58
Lampiran 4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun (thn) SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit) WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 1500 surat 10 menit/surat 15000
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20 Legalisasi ijazah 160 ijazah 3 menit/ijazah 480 Membuat rekapitulasi IPK mahasiswa 2 semester 2160 menit/semester 4320
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 160 mahasiswa 100
menit/mahasiswa 16000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 160 mahasiswa 100
menit/mahasiswa 16000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 43 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 645
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - - Memeriksa berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas - - -
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
∑ WPT 56005 Kebutuhan Pegawai 0,60
59
Lampiran 5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 500 surat 10 menit/surat 5000
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 65 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 13000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 65 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 13000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 21 mata kuliah 5 menit/mata kuliah 105
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah 21 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 315
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang 65 mahasiswa 15 menit/mahasiswa 975
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum 21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 19 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 570
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
∑ WPT 37785 Kebutuhan Pegawai 0,41
60
Lampiran 6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 132 surat 10 menit/surat 1320
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
115 mahasiswa 10 menit/mahasiswa 1150
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
115 mahasiswa 10 menit/mahasiswa 1150
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 21 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 315
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah 21 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 315
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 180 menit/mata kuliah 3780 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum 21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
∑ WPT 9310 Kebutuhan Pegawai 0,10
61
Lampiran 7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 2000 surat 5 menit/surat 10000
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
100 mahasiswa 180 menit/mahasiswa 18000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
100 mahasiswa 180 menit/mahasiswa 18000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 240 menit/mata kuliah 5040 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang
100 mahasiswa 10 menit/mahasiswa 1000
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum 21 mata kuliah 5 menit/mata kuliah 105
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
∑ WPT 57025 Kebutuhan Pegawai 0,61
62
Lampiran 8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 237 surat 10 menit/surat 2370
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 15 menit/semester 30
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
100 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 20000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
100 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 20000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 36 mata kuliah 20 menit/mata kuliah 720
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 36 mata kuliah 200 menit/mata kuliah 7200 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum 36 mata kuliah 10 menit/mata kuliah 360
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 36 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 2160
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
∑ WPT 52840 Kebutuhan Pegawai 0,57
63
Lampiran 9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 500 surat 5 menit/surat 2500
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 15 menit/semester 30
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
110 mahasiswa 180 menit/mahasiswa 19800
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
110 mahasiswa 180 menit/mahasiswa 19800
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 35 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 2100
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - - Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang
110 mahasiswa 30 menit/mahasiswa 3300
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum 35 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 525
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 35 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 2100
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
∑ WPT 50155 Kebutuhan Pegawai 0,54
64
Lampiran 10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit) WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 232 surat 5 menit/surat 1160
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
100 mahasiswa 60 menit/mahasiswa 6000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
100 mahasiswa 60 menit/mahasiswa 6000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 31 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 465
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - - Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas - - -
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
∑ WPT 13625 Kebutuhan Pegawai 0,15
65
Lampiran 11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 150 surat 10 menit/surat 1500
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa 70 mahasiswa 100 menit/mahasiswa 7000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 70 mahasiswa 100 menit/mahasiswa 7000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 70 mahasiswa 100 menit/mahasiswa 7000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 18 mata kuliah 20 menit/mata kuliah 360
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - - Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang 70 mahasiswa 30 menit/mahasiswa 2100
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 18 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1080
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
∑ WPT 28420 Kebutuhan Pegawai 0,31
66
Lampiran 12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 1000 surat 5 menit/surat 5000
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
120 mahasiswa 120 menit/mahasiswa 14400
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
120 mahasiswa 120 menit/mahasiswa 14400
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 25 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1500
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - - Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 25 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1500
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
∑ WPT 39160 Kebutuhan Pegawai 0,42
67
Lampiran 13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 600 surat 5 menit/surat 3000
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 90 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 18000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 90 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 18000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 28 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 840
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah 28 mata kuliah 10 menit/mata kuliah 280
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 28 mata kuliah 150 menit/mata kuliah 4200 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang 90 mahasiswa 15 menit/mahasiswa 1350
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum - - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 28 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 840
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 30 menit/hari 7080
∑ WPT 53590 Kebutuhan Pegawai 0,58
68
Lampiran 14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR) Pelayanan akademik mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan 100 surat 15 menit/surat 1500
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa - - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa 50 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 10000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa 50 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 10000
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah 21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah - - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 240 menit/mata kuliah 5040 Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang - - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum 21 mata kuliah 5 menit/mata kuliah 105
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas 21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
∑ WPT 32725 Kebutuhan Pegawai 0,35
69