uitleg module vrijwilligersmanagement vragen en antwoorden

Uitleg module VrijwilligersmanagementUitleg module Vrijwilligersmanagement

Vragen en antwoorden

Inhoud moduleInhoud module

Theorie uitleg

maken van een rapport voor een organisatie die werkt

met vrijwilligers aan de hand van vragen

tijdens consulten feedback

aan het eind korte presentatie met eigen bevindingen

Les 1 t/m 3Les 1 t/m 3

1 (17 november)

module schetsen, testjes over vrijwilligerswerk, kader van het

vrijwilligerswerk

Maak de testjes in de les, lees de theorie, zoek een organisatie

2 + 3 (24 november en 1 december)

Uitleg van het 7 stappenplan en de bedoeling van de opdracht.

Richten, verrichten en inrichten

Hoofdstuk 5 t/m 10 uit het boek

Les 3 Start van de caseLes 3 Start van de case

Hoe verzamel je informatie?

Hoe formuleer je een visie?

Ook hier staan antwoorden op de gestelde vragen op

de website vrijwilligersmanagement.nl centraal.

Les 4,5,6,7Les 4,5,6,7

Consulten + maatwerk bij uitleg theorie

Instructies bij consulten

Niet verplicht alle consulten te gebruiken, minimaal 1.

Aanvragen per mail, uiterlijk maandag 17.00 uur, met de concepttekst

bijgevoegd. Je krijgt dan antwoord met de tijd waarop je verwacht wordt.

Bereid het consult voor, stel vooraf de vragen vast die je wil stellen aan de hand

van hetgeen je opgesteld hebt.

Maak korte notulen van de feedback en verwerk dit in je definitieve versie van

je rapport.

Les 8 en 9Les 8 en 9

Presentaties en feedback

presentatie van 5 minuten zonder powerpoint over conclusies

Discussie over conclusies.

Les 9 inleveren rapport hardcopy,

uiterlijk 26 januari 17 uur postvak.

Elementen die we besprekenElementen die we bespreken

Verschil tussen betaald/onbetaald en informele/

georganiseerde arbeid.

Maatschappij en vrijwilligerswerk: mythes en

werkelijkheid

Organisatie en vrijwilligers

Issues…..Issues…..

Onze beleving van vrijwilligerswerk / vrijwillige inzet

De manier waarop we programma’s (bijvoorbeeld maatschappelijke stages of werknemersvrijwilligerswerk) inrichten

De noodzaak om allemaal te investeren en het lange termijn rendement in het oog te hebben

Gevolgen voor modern vrijwilligersmanagementGevolgen voor modern vrijwilligersmanagement

Flexiblisering

professionalisering en kwaliteit: belangrijkste redenen

organisatieverandering

ProfessionaliseringProfessionalisering

= als organisatie doelmatiger en effectiever gaan

werken

= beter omgaan met vrijwilligers

= voldoen aan de eisen die het vak stelt

1 en 2 van belang voor vrijwilligersmanagement

VrijwilligersmanagementVrijwilligersmanagement

Daarom is management voor het vrijwilligerswerk van

belang.

Richten, inrichten, verrichten zijn de uitgangspunten

van dit keuzevak.

Wat en waarom vrijwilligersmanagement?Wat en waarom vrijwilligersmanagement?

Gestructureerde manier om werken met vrijwilligers in beeld te krijgen

Stappenplan zodat je niets vergeet

Manier om aan vraag van calculerende burger te voldoen

Voorbeeld van ‘professionalisering’ vrijwilligerswerk

Maar vooral: hulpmiddel om je missie te verwezenlijken

Stand vrijwillige inzetStand vrijwillige inzet

Geringe terugloop (scp, tbs) maar middel

lange termijn (tot 2015) stabiel

40% organisaties heeft tekort, maar daarvan heeft 60% geen vacatures (monitor vrijwilligersbeleid)

Druk op organisaties – regelgeving – toename vraag– nieuwe soorten vrijwilligers

Soort mopperende ‘paniek’ en ‘Gevoel’ dat vrijwilligerswerk fundamenteel verandert

Veel aandacht van ‘derden’ (scholen, overheden, bedrijven) met allerlei initiatieven.

Tussen 30 tot 40% van 18+ doet vrijwilligerswerk, met een gemiddelde van tussen de 4 en 5 uur per week, per vrijwilliger, ongeveer even veel mannen als vrouwen, gemiddeld ouder, hoger opgeleid, blanker, drukker, ´rijker´ en meer in dorpen.

Uitdagingen in vrijwilligersmanagementUitdagingen in vrijwilligersmanagement

PROBLEMEN

Generatiekloof

Moeder maffia

Drukke agenda’s

Kritische vrijwilligers

Verdwijnen ‘automatisme’

Geen nut

OPLOSSINGEN

Bespreken en splitsen

Omzeilen

Opnemen in leven

Goed organiseren

Roosters maken en ‘free

riders’ tegengaan

Toegevoegde waarde ipv

KostenBesparing

Is er een toekomst voor vrijwilligerswerk?Is er een toekomst voor vrijwilligerswerk?

Misvattingen

– Mensen willen niet meer (%

vrijwilligers is nu hoger dan in

jaren zeventig)

– Mensen willen tegenwoordig

alleen nog maar als ze wat terug

krijgen (gaat nog steeds om de

doelgroep, rest is tijdelijk voor

kleine groepen)

Correctere verklaringen

– De bekende vindplaatsen en

automatismen zijn verdwenen (van

kerk naar werk, schoolplein,

sportclub)

– Tijd is schaars (goed management

en combineren van tijd)

– Identiteit en imago van veel huidig

vrijwilligerswerk (veranderen

identiteit)

Zwarte conclusie van lopend onderzoek…..Zwarte conclusie van lopend onderzoek…..

Als we niet snel ingrijpen dan sterft het vrijwilligerswerk

uit door

– overbenutting

– niet duurzaam gebruik.

De oplossing ligt bij en in de vrijwilligers-sector zelf!

Andere ‘spelers’ kunnen daarbij helpen.

‘uitputbaarheid in het algemeen’‘uitputbaarheid in het algemeen’

Vrijwilligerswerk – is gelukkig geen olie, d.w.z. het is vernieuwbaar

– lijkt op vissen, bomen etc, d.w.z. het kan groeien en vernieuwd worden maar menselijk handelen kan dat beïnvloeden…….

– lijkt ook wel op de zon, water, d.w.z. het komt in een voortdurende stroom, helaas niet altijd wanneer we het nodig hebben….

Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

‘vernieuwbaarheid zoals bij vis en hout’‘vernieuwbaarheid zoals bij vis en hout’

Zijn het opeenvolgende generaties?– Ja, want als ouders vrijwilligerswerk doen, doen kinderen

dat later vaak ook– Nee, want er zijn ook genoeg mensen waarvan de ouders

geen vrijwilligerswerk doen / deden

Vrijwilligerswerk is zelfs ‘groeibaar’, d.w.z. dat vrijwilligersorganisatie zich moeten ontwikkelen van verzamelaar / jager / visser naar boer

Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

Schaarste zoals bij olie en vissen?Schaarste zoals bij olie en vissen?

Schaarser dus dieper boren, verder varen…. – Huidige reserve

• Makkelijk te werven traditionele vrijwilliger– Potentiële reserve

• Met wat meer moeite te werven, wordt dus aantrekkelijk bij schaarste

– Totale reserve• 7 * 24 is onmogelijk• Hoeveel uur is redelijk? Per jaar of per leven?

Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

Hoeveel vrijwilligerswerk is OK in NL Hoeveel vrijwilligerswerk is OK in NL

Call to service 4.000 uur in je leven levensverwachting 78 52 uur per jaar per

inwoner 52 * 16.000.000 832.000.000 uren jaar

520.000 fte

Huidig vrijwilligerswerk

50 weeks * 4 uur * 60 jaar =

12.000 per leven

~30% mensen boven 18

~20% van iedereen

200 * 0.20 * 16.000.000

640.000.000 uren per jaar

400.000 fte

Het huidige vrijwilligerswerk is ongeveer 7% van het beroepsmatige werk.

Wat kunnen we doen met 400.000 tot 520.000 fte per jaar?Wat kunnen we doen met 400.000 tot 520.000 fte per jaar?

Beroepsmatige inzet in

– Overheid 502.550

– Onderwijs 367.690

– Gezondheidszorg en welzijn 815.500

– Cultuur en recreatie 256.410

Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

Les 2 Onderdelen vrijwilligersmanagementLes 2 Onderdelen vrijwilligersmanagement

Missie/visie Waarom bestaat uw organisatie, wat wilt

u veranderen of verbeteren?

Doelen Hoe gaat u dat bereiken?

Visie op vrijwilligerswerk Waarom wilt u met

vrijwilligers werken, wat is hun meerwaarde?

Doel vrijwilligersbeleid Wat wilt u bereiken

met dit beleid?

Onderdelen vrijwilligersmanagementOnderdelen vrijwilligersmanagement

Stand van zaken Hoeveel vrijwilligers zijn

actief, wat doen ze, wat willen ze, hoe waarderen ze de

organisatie

Positie van vrijwilligers Waar zitten

vrijwilligers, wie stuurt ze aan en hoe, hoe hebben ze

inspraak?

Taken en taakafbakening Wat wilt u dat

vrijwilligers doen, zijn er takenpakketten, werkt u met

projecten?

Werving en selectie Wie heeft u nodig, wat zijn

de vereisten, hoe werft u

Onderdelen vrijwilligersmanagementOnderdelen vrijwilligersmanagement

Begeleiding en scholing Hoe begeleidt u vrijwilligers (inwerken, voortgang, vragen en problemen) en hoe schoolt u ze?

FaciliteitenWaar werken vrijwilligers en waar kunnen ze gebruik van makenWaardering en beloning Wat krijgen vrijwilligers terug voor hun inzet?

Evaluatie Hoe kijkt u of dit beleid werkt en wanneer past u het aan?

Wie zijn mijn vrijwilligers?Wie zijn mijn vrijwilligers?

Het MOVISIE vrijwilligerskwadrantHet MOVISIE vrijwilligerskwadrant

Uitdaging

Veilighei

d

Omgeving

sgerichtZelfgericht

Het MOVISIE vrijwilligerskwadrantHet MOVISIE vrijwilligerskwadrant

Uitdaging

Veiligheid

Omgevings

gerichtZelfgericht

Ondernemers Stimulatoren

Regelaars Dienstverleners

Veiligheid vrijwilligersVeiligheid vrijwilligers

Regelaars

regelen allerlei zaken

trekken veel naar zich toe

regulerende functie met

overzicht

volhardend, krijgen veel

gedaan

wijken niet snel af van

gebaande wegen en

paden

Dienstverleners

zichtbaar ‘goed’ werk

past bij sociale omgeving

geen centrale plaats

in uitvoering, zonder

eindverantwoordelijkheid

duidelijke, afgebakende

taken

bevestiging en

waardering belangrijk

Uitdaging vrijwilligersUitdaging vrijwilligers

Ondernemers

leren, ondernemen,

ontmoeten, besturen

en coördineren

de touwtjes in handen

grenzen verleggen:

nieuwe mogelijkheden

en kansen

groeien snel

flexibele organisatie.

Stimulatoren

samenwerken, ook als

leidinggevende;

anderen iets leren goed doen voor anderen niet persé uitdaging overleg en inspraak

trouw

op alle niveaus

eerst groei, dan hogerop.

Aanbevelingen voor werven ondernemers

Werving• vragen op expertise• uitdaging bieden, iets te verbeteren of veranderen

Plaats in de organisatie• uitdagende functie• lobbyist, beleidsmaker, bestuurder, planner

Motivering• doorgroeimogelijkheden• status, inspraak, sociale contacten• samenwerken met beroepskrachten

• informele contacten.

Aanbevelingen voor werven stimulatorenWerving

• gericht werven, link met organisatie• samen doelen bereiken, evt. leidinggeven• aangeven dat gemotiveerde, open mensen nodig zijn

Plaats in de organisatie• beginnerfunctie, daarna doorgroeien, bijvoorbeeld, uitvoerend bestuurslid• beroepskracht dient als ondersteuner

Motivering • doorgroeimogelijkheden

• overleg, sociaal contact

• erkenning van ervaring en expertise

Aanbevelingen voor werven dienstverleners

Werving • inspelen op sociale norm ‘goed doen voor

anderen’

Plaats in de organisatie• geen centrale plek, liever niet te grote

verantwoordelijkheden• functie voor vaststaand aantal uren• mensen kennen, herkend worden

Motivering • herkenbare en gewaardeerde functie• duidelijk afgebakende taken, • heldere en bereikbare doelen

Aanbevelingen voor werven regelaarsWerving

• iets om zich in vast te bijten• aanspreken op belangrijkheid van functie• heldere en zakelijke doelen

Plaats in de organisatie• spilfunctie/voorzitter• goed geïnformeerd zijn, betrokken worden bij

‘alles’

Motivering • herkenbare en gewaardeerde functie• onmisbaarheid, status• veel taken• inspraak en beslissingsbevoegdheid

Begeleiden, Belonen en BehoudenBegeleiden, Belonen en Behouden

BegeleidenBegeleiden

• Welke oefenruimte bied ik mijn nieuwe

vrijwilliger? (inwerken, proeftijd)

• Bij wie kan de vrijwilliger terecht?

• Hoe zorg ik ervoor dat vrijwilligers zich aan

afspraken houden?

• Hoe houd ik de vrijwilligers op de hoogte

zonder dat het hen veel tijd kost?

BelonenBelonen

• Wat wil de vrijwilliger halen uit het

vrijwilligerswerk?

• Wat heb ik te bieden?

• Wie is verantwoordelijk voor erkennen,

waarderen, belonen?

• Hoe zit het met onkosten, vergoedingen en

verzekeringen?

• Wanneer is de vrijwilliger tevreden?

BehoudenBehouden

• Zijn het werk en de organisatie nog interessant genoeg voor de vrijwilliger?

• Past de organisatie zich aan als omstandigheden vrijwilliger veranderen?

• Welke persoonlijke ontwikkelmogelijkheden kan ik bieden?

• Wat mist de vrijwilliger?• Denkt de organisatie mee over de next step

van de vrijwilliger?

BegeleidenBegeleiden

Krijg inzicht in motieven en kwaliteiten Zorg voor een taak- en functieomschrijvingLeg afspraken vast, b.v. in een

vrijwilligersovereenkomstZorg voor een begeleider,

vrijwilligerscoördinator of mentorHeb voortgangsgesprekken, individueel of met

een groep vrijwilligers Informeer vrijwilligers d.m.v. een nieuwsbrief,

internet, werkoverleg

Belonen 1: ErkennenBelonen 1: Erkennen

Zorg voor een vorm van vrijwilligersbeleid

Heb aandacht voor kwaliteiten (gericht werven,

de juiste plek)

Zorg voor een goede werkplek en faciliteiten

Biedt ruimte voor inspraak

Erken opgedane ervaringen

Belonen 2: WaarderenBelonen 2: Waarderen

Geef complimenten en schouderklopjes

Biedt deskundigheidsbevordering aan

Geef een attentie

Draag vrijwilligers voor voor een onderscheiding

Organiseer een vrijwilligersuitje/feest

Zet vrijwilligers publiekelijk in het zonnetje

Belonen 3: BelonenBelonen 3: Belonen

Geef een cadeau

Regel een onkostenvergoeding

Sta vrijwilligers speciale privileges toe

Zorg voor korting op diensten en producten

BehoudenBehouden

Let op veranderde motieven bij vrijwilliger:

voortgangsgesprekken

Biedt flexibele opties aan (thuis werken,

wisselende tijden, functies in taken opsplitsen)

Biedt nieuwe uitdagingen aan

Vraag vrijwilligers regelmatig naar suggesties

en verbeterpunten