bài giảng môn nghiệp vụ văn thư (chương 4)

CH NG 4ƯƠ

T CH C QU N LÝ VÀ GI I Ổ Ứ Ả ẢQUY T VĂN B N N I B Ế Ả Ộ Ộ

VÀ VĂN B N M TẢ Ậ

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN

NỘI BỘ

II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN

GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN

NỘI BỘ

1 . Khái niệm

2. Các loại văn bản nội bộ

3. Đặc điểm

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ

Văn bản nội bộ là các văn bản do

chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan

ban hành, gửi cho các đơn vị trong

nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông

tin nội bộ và để trao đổi công việc

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ

- Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ

thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn

bản…

- Yêu cầu: giải quyết nhanh chóng,

đúng thủ tục.

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ

- Thủ tục ban hành như đối với văn

bản đi.

II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN

GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

1. Thủ tục ban hành

2. Thủ tục chuyển giao và quản lí văn

bản nội bộ

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ

II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO

VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

- Bộ phận chuyên môn soạn thảo, lãnh

đạo cơ quan kí.

- Văn thư làm thủ tục ban hành.

II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO

VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:

+ Khi tiếp nhận, văn thư kiểm tra tình

trạng văn bản, địa chỉ và kí nhận vào sổ

chuyển giao văn bản.

+ Đăng kí văn bản nội bộ vào sổ đăng kí

nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ

quan và tra cứu nhanh chóng.

II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO

VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

- Khi đăng kí cần ghi đầy đủ các thông tin

cần thiết theo mẫu có sẵn trong sổ.

- Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ:

thư kí hoặc cán bộ văn thư đơn vị theo

dõi sổ đăng kí và đôn đốc thủ trưởng giải

quyết văn bản đúng thời hạn.

II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO

VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

Ngày Số Tên

lo i ạvà

trích y uế

N i ộdung

Th i ờh nạ

Đ n ơvị

Ký nh nậ

Ghi chú

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT

I. KHÁI NIỆM CHUNG

II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI

QUYẾT VĂN BẢN MẬT

I. KHÁI NIỆM CHUNG

1. Khái niệm

2. Phạm vi nội dung bí mật của nhà

nước

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT

Là các văn bản mang tính bí mật

không thể tiết lộ.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

• Những thông tin thuộc mức độ “tuyệt

mật”: Chính phủ, bộ, cơ quan cấp trung

ương, chủ tịch nước

- Kế hoạch chiến lược phòng thủ đất nước.

- Kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh

và các phương tiện chiến tranh.

- Chủ trương, chính sách đối nội, đối ngoại

của đất nước chưa hoặc không công bố.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

- Những tin tức của nước ngoài chuyển giao

cho Việt Nam mà theo yêu cầu của bên giao

hoặc Chính phủ xác định ở mức độ “tuyệt

mật”.

-Thông tin về các tổ chức và hoạt động tình

báo, phản gián.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

- Các mật mã của quốc gia về kho tiền, hàng,

phòng thủ. Dự trữ chiến lược quốc gia, các

số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà

nước.

- Kế hoạch phát hành tiền tệ.

- Thông tin về các khu vực cấm được Chính

phủ xác định ở mức độ “tuyệt mật”.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

- Tổ chức, trang bị, phương tiện tác chiến của

các đơn vị vũ trang, phương tiện vận chuyển

và cất giữ vũ khí, công trình quan trọng phòng

thủ biên giới, vùng trời, vùng biển, hải đảo.

- Tài liệu về đường biên giới chưa công bố, bản

đồ quân sự, tọa độ, vị trí và tỉ số cao độ các

mốc chính của trạm khí tượng thủy văn, hải

văn.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

• Những thông tin thuộc mức độ “tối

mật”:

- Các cuộc đàm phán về chính trị, quốc

phòng, an ninh quốc gia, kinh tế, khoa học,

công nghệ và các lĩnh vực khác giữa nước ta

với nước ngoài.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

- Số liệu tuyệt đối về thu chi ngân sách Nhà

nước chưa công bố; số lượng tiền in, phát

hành, tiền dự trữ, số liệu về bội chi, lạm phát

tiền tệ và phương án giá chưa công bố.

- Nơi lưu giữ kim loại quý hiếm, ngoại hối và

vật quý hiếm khác của Nhà nước; địa điểm,

trữ lượng các mỏ kim loại, phi kim loại, chất

phóng xạ.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

- Phát minh, sáng chế, giải pháp đặc biệt quan

trọng của quốc gia chưa công bố.

- Kế hoạch xuất nhập khẩu các mặt hàng giữ

vị trí trọng yếu trong sự phát triển của đất

nước.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

• Những thông tin thuộc mức độ “mật”:

- Các bí mật Nhà nước trong lĩnh vực công

tác của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực

lượng vũ trang, các đoàn thể nhân dân, tổ

chức xã hội, kinh tế ngoài phạm vi “tuyệt mật,

tối mật”.

I. KHÁI NIỆM CHUNG

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

1.Quy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn,

sao chụp văn bản mật

2.Vận chuyển, chuyển giao tài liệu mật

3. Nhận và phân phối tài liệu mật

4. Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu mật

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Người soạn thảo phải đề xuất và người ký

văn bản có trách nhiệm xác định mức độ mật

và nơi nhận đối với tài liệu mật. Khi thay đổi

mức độ mật phải báo cáo thủ trưởng.

- Đánh máy: người được đánh máy chính là

người soạn thảo hoặc do văn thư thực hiện.

+ Yêu cầu: có trách nhiệm bảo vệ, giữ gìn bí

mật thông tin.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- In ấn: Tài liệu in ấn sao chụp được quy định

chặt chẽ, bản thảo của văn bản mật được in

ra không sử dụng phải nhanh chóng tiêu hủy

ngay sau khi chỉnh sửa xong.

- Đối với VB sao chụp phải chụp đúng số

lượng, không được chụp thừa. Mọi tài liệu

liên quan tới văn bản mật không được lưu tại

cơ quan (chỉ lưu bản gốc).

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

Các loại dấu do Bộ công an quy định, gồm:

- Dấu chỉ mức độ mật:

+ Đóng trong văn bản: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT.

▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, tên loại văn bản

(đối với VB có tên loại)

▪ Đóng dưới trích yếu nội dung đối với VB không

có tên loại.

▪ Khi vừa có mức độ khẩn và mật thì đóng MẬT

trên KHẨN dưới.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

+ Đóng ngoài bì văn bản: gồm 3 dấu: A, B, C

▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, giữa bì thư

chếch về bên trái; nếu văn bản vừa có mức

độ khẩn và mật thì đóng MẬT trên KHẨN

dưới.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Nhóm về phạm vi sử dụng

+ Dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC

BÌ ”: đóng ngoài bì thư, ở góc bên phải.

+ “TÀI LIỆU THU HỒI”, “THỜI HẠN” và “ĐỌC

XONG TIÊU HỦY”: đóng trong văn bản,

ngay dưới dấu chỉ mức độ mật.

+ Dấu niêm phong: đóng ở mép dán của bì

thư văn bản mật.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Mọi văn bản mật phải do văn phòng quản lí

và việc chuyển giao được tổ chức tại văn

phòng theo đúng quy định về thủ tục.

- Đăng kí văn bản mật:

+ Đăng kí vào sổ văn bản mật đi riêng.

+ Mẫu sổ giống văn bản đi, khác tên và thêm

cột chỉ mức độ mật sau cột trích yếu nội

dung.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Lập phiếu gửi: chỉ lập phiếu gửi mà không

dùng sổ chuyển giao văn bản đi.

- Vào bì:

+ Bì ngoài: trình bày giống văn bản thường. Khi

chuyển giao qua đường bưu điện không được

đóng dấu, chỉ đóng khi chuyển giao trực tiếp.

+ Bì trong: thêm một số chi tiết, không có tem,

thay vào dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC

BÓC BÌ”.

9 1

2

3

4

5

6 7

8

Tên cơ quan gửi

Địa chỉ

Số điện thoại, số fax

Địa chỉ email, website

Tên CQ nhận

Địa chỉSố, kí hiệu

Dấu mật…

Biểu tượng

CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

+ Lưu ý:

▪ Bì trong được dán bằng hồ hoặc niêm

phong bằng chỉ, giấy niêm phong.

▪ Bì ngoài cũng được niêm phong nhưng đơn

giản hơn bì trong.

VD: dùng chỉ xi dán với lớp keo hoặc giấy

niêm phong.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

▪ Phải có chữ kí lên tờ giấy niêm phong. Nếu

không dùng chữ kí có thể dùng giấy niêm

phong.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Chuyển giao: có thể dùng nhiều cách khác

nhau.

+ Chuyển giao trực tiếp

+ Chuyển qua đường bưu điện: ít sử dụng

+ Chuyển qua thư điện tử

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT- Lưu ý:

+ Khi vân chuyển tài liệu mật cần có các phương

tiện bảo mật, bảo vệ như: hòm sắt, cặp có

khóa và nhiều phương tiện khác.

+ Không được buộc sau xe.

+ Giao văn bản đến đúng địa chỉ nơi nhận, không

được nhờ người khác thực hiện.

+ Khi chuyển giao phải kí xác nhận giữa hai bên

để lưu giữ chứng cứ.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT- Lưu ý:

+ Văn bản đến bằng cách chuyển giao nào

vẫn phải qua văn thư để nhận.

+ Văn thư chỉ được bóc bì ngoài, nếu ghi rõ

chức danh thì không được bóc.

+ Xem xét bì ngoài để xác định nhiệm vụ của

mình.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Đăng kí văn bản mật: chỉ được sử dụng

một sổ đăng kí, có thể dùng cho nhiều năm.

- Phân phối văn bản mật: lập sổ chuyển giao

văn bản mật phải gọi người liên quan tới

tận nơi nhận và kí tên xác nhận.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN MẬT

- Văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản mật vào

kho lưu trữ trong tủ kín, hòm sắt… và bảo

đảm an toàn về độ mật.