giới thiệu về hệ thống thư điện tử công vụ · web viewubnd thành phố đã ban...

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCMĐịa chỉ: 59 Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí MinhĐiện thoại: (84-8)35202727 / 35 202323 / 38 223651 /38 223653 / 38 224875 Fax: (84-8) 35 202424Website: http://www.ict-hcm.gov.vn/ Email: [email protected]

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

CỦA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

(Bộ phận kỹ thuật)

***

TPHCM, 01/2015

MỤC LỤC

1. Giới thiệu về hệ thống thư điện tử công vụ...............................................................3

2. Sử dụng thư.................................................................................................................3

2.1. Tìm kiếm thư...........................................................................................................3

2.2. Quản lý thư mục.....................................................................................................4

3. Thiết lập hệ thống.......................................................................................................5

3.1. Thiết lập thư trả lời tự động khi nhận một thư mới................................................6

3.2. Cập nhật thông tin cá nhân....................................................................................7

3.3. Thiết lập chữ ký kèm theo khi gửi thư....................................................................8

3.4. Thiết lập ngôn ngữ và thời gian.............................................................................9

3.5. Kiểm tra dung lượng đã sử dụng của hộp thư.......................................................9

3.6. Thiết lập quy tắc hộp thư đến...............................................................................10

4. Quản lý lịch................................................................................................................14

5. Cấu hình hệ thống thư điện tử và Lịch công tác của Ủy ban nhân dân Thành phố trên điện thoại di động.............................................................................................14

5.1. Các thông số thiết lập lưu ý.................................................................................14

5.2. Các bước thực hiện cấu hình hệ thống thư điện tử và lịch công tác....................14

5.3. Sử dụng Lịch công tác và thư điện tử trên Iphone...............................................20

PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH NGÔN NGỮ CỦA IPHONE.......................21

HDSD_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Thư điện tử công vụ của TP. HCM

1. Giới thiệu về hệ thống thư điện tử công vụHệ thống thư điện tử công vụ (hay mail công vụ) là hệ thống hộp thư điện tử chính

thức của chính quyền thành phố trong giao dịch công việc thực hiện công vụ. UBND Thành phố đã ban hành quy chế sử dụng thư điện tử công vụ tại Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 17/6/2011 về Quy chế, quản lý sử dụng thư điện tử;

Hệ thống thư điện tử thành phố được quản lý đảm bảo an toàn an ninh thông tin trong giao dịch trong hoạt động chỉ đạo điều hành và trao đổi công việc:

- Hệ thống do Sở Thông tin và Truyền thông TPHCM quản lý trực tiếp;- Toàn bộ dữ liệu được đặt tại Trung tâm dữ liệu thành phố; có hệ thống giám sát

đảm bảo an toàn an ninh cao nhất và có đội ngũ nhân sự bảo vệ thường trực hệ thống;

- Toàn bộ thông tin dữ liệu được mã hóa trên đường truyền;- UBND TP đã ban hành quy chế quản lý mật khẩu bắt buộc người dùng thay

đổi 3 tháng đổi một lần và các quy định yêu cầu mật khẩu khó. Hệ thống mật khẩu này cũng là định danh chung của cán bộ, viên chức khi truy cập vào các phần mềm ứng dụng thuộc Hệ thống chính quyền điện tử thành phố.

- Hệ thống thư điện tử thành phố đã được triển khai hệ thống bảo vệ phòng chống các thư điện tử nặc danh có ý đồ chống phá, tuyên truyền hoặc phá hoại hoạt động cơ quan nhà nước.

2. Sử dụng thư

2.1. Tìm kiếm thưĐề tìm kiếm thư cũ, thực hiện thao tác như các hình dưới.

Lưu ý: Để tìm chính xác với cụm từ cần tìm, tại mục nhập từ khóa người dùng nhập cụm từ trong dấu kép “”, trường hợp nhập cụm từ không nằm trong dấu “” hệ thống sẽ tìm tất cả những thư có chứa một từ hoặc một cụm từ thuộc cụm từ đã nhập.

Ví dụ: cần tìm các thư có cụm từ “Văn phòng điện tử”, người dùng có thể nhập từ khóa như sau:

- Cách 1: nhập từ khóa (Văn phòng điện tử), kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị các thư có chứa từ “Văn”, “phòng”, “điện”, “tử”, “Văn phòng”, “điện tử”, “Văn phòng điện tử”, …

- Cách 2: nhập từ khóa (“Văn phòng điện tử”), kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị các thư có chứa cụm từ “Văn phòng điện tử”.


Hình 2-1: Giao diện Tìm kiếm thư

Hình 2-2: Giao diện Tìm kiếm thư

2.2. Quản lý thư mụcThư mục được dùng để gom nhóm các thư có liên quan, chức năng sẽ giúp cho

người dùng quản lý thư được dễ dàng hơn. Tạo thư mục

Để tạo thư mục mới người dùng cần xác định thư mục cần tạo nằm trong thư mục nào đã có, tại cây thư mục bên trái màn hình, người dùng nhấp chuột phải vào thư mục đã có và chọn “tạo thư mục mới” và nhập tên thư mục:HDSD_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Thư điện tử công vụ của TP. HCM

2. Chọn phạm vi thư mục cần tìm (nếu cần)

1.Nhập từ khóa liên quan đến thư cần tìm

Kết quả tìm kiếm - tìm kiếm tương đối: tô vàng các thư có chứa các từ

trong cụm từ cần tìm

2. Chọn phạm vi thư mục cần tìm (nếu cần)

1.Nhập từ khóa liên quan đến thư cần tìm trong dấu

ngoặc kép

Kết quả tìm kiếm - tìm kiếm chính xác: tô vàng những thư có chứa đúng

cụm từ cần tìm

Hình 2-3: Tạo thư mục

Lưu thư vào thư mục

Để lưu thư vào thư mục, bạn thực hiện thao tác kéo thư vào thư mục đã tạo sẵn.

Hình 2-4: Thao tác để lưu thư vào thư mục

Ngoài thao tác trên, để thao tác nhanh, người dùng có thể thực hiện thao tác nhấn giữ chuột trái và kéo thư vào thư mục cần lưu, khi thư đã di chuyển vào thư mục thì mới thả chuột trái.

3. Thiết lập hệ thốngHệ thống thư điện tử Thành phố cho người dùng tự thiết lập các thông tin của mình

như đặt lại mật khẩu (đã hướng dẫn ở phần trên), thay đổi hình nền giao diện, thay đổi HDSD_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Thư điện tử công vụ của TP. HCM

1 – Nhấp chuột phải vào thư

2- Rê chuột đến mục “di chuyển”

3 – và chọn thư mục cần lưu thư

cách hiển thị thông tin danh sách hộp thư, chức năng trả lời thư tự động khi nhận một thư mới, …

Để thực hiện các chức năng này, từ màn hình giao diện bạn nhấn nút lệnh trên góc phải màn hình, và chọn chức năng cần thiết lập:

Hình 3-5: Thao tác chọn thiết lập hệ thống

3.1. Thiết lập thư trả lời tự động khi nhận một thư mớiTừ biểu tượng thiết lập ở góc phải bên trên màn hình, chọn “Đặt trả lời tự động”,

tiếp theo người dùng thực hiện thao tác như hình sau:


Nhấp vào biểu tượng thiết lập

Chọn chức năng cần thiết lập

Hình 3-6: Màn hình thiết lập trả lời thư tự động

3.2. Cập nhật thông tin cá nhân

- Từ màn hình giao diện hộp thư, nhấn nút lệnh thiết lập ở góc phải trên

màn hình, và nhấn chọn , bạn nhấn chọn tiếp “Sửa thông tin”.

Hình 3-7: Màn hình Tùy chọn

- Nhập các thông tin cần chỉnh sửa và nhấn Lưu.HDSD_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Thư điện tử công vụ của TP. HCM

1. Check chọn

2. Chọn khoảng thời gian áp dụng

3. Nhập nội dung thư trả lời

4. Nhấn nút Lưu

3.3. Thiết lập chữ ký kèm theo khi gửi thưChữ ký kèm khi gửi thư là phần nội dung mặc định ở phần dưới nội dung thư khi

bạn soạn một thư mới. Hình sau là một ví dụ về một chữ ký khi soạn thư mới.

Hình 3-8: Giao diện SoạnThư mới

Để thiết lập chữ ký này, người dùng thực hiện thao tác như sau:

- Từ màn hình giao diện hộp thư, nhấn nút lệnh thiết lập ở góc phải trên màn

hình, và nhấn chọn , thực hiện thao tác như hình:

Hình 3-9: Màn hình Thiết lập Chữ ký


Nhập thông tin chữ ký

Chữ ký kèm khi gửi thư

Định dạng thêm các thông tin khácNhấn Lưu

3.4. Thiết lập ngôn ngữ và thời gianĐể thiết lập ngôn ngữ tiếng Việt hay các ngôn ngữ khác, múi giờ, … bạn vào chức

năng sau: Từ màn hình giao diện hộp thư, nhấn nút lệnh thiết lập ở góc phải trên

màn hình, và nhấn chọn , thực hiện thao tác như hình:

Hình 3-10: Màn hình thiết lập ngôn ngữ và thời gian

3.5. Kiểm tra dung lượng đã sử dụng của hộp thư- Đối với mỗi tài khoản thư điện tử, hệ thống cho phép mỗi tài khoản có dung

lượng lưu trữ dữ liệu đến 2GB. Khi vượt quá mức giới hạn này, người dùng sẽ không nhận được thư mới cũng như không soạn thảo thư mới để gửi đi.

- Để kiểm tra dung lượng tài khoản của mình đã sử dụng bao nhiêu, bạn thực hiện thao tác như sau:

- Từ màn hình giao diện hộp thư, nhấn nút lệnh thiết lập ở góc phải trên

màn hình, và nhấn chọn .Giao diện thiết lập tùy chọn hiển thị như sau, mục thông tin về Mức sử dụng hộp

thư như hình dưới:


Chọn ngôn ngữ

Chọn ngôn ngữ

Hình 3-11: Màn hình Tùy chọn

3.6. Thiết lập quy tắc hộp thư đếnLà một chức năng nâng cao rất hữu ích trong việc giúp người dùng tạo ra những

quy tắc để tự động sắp xếp các thư điện tử.Để tạo quy tắc hộp thư đến, thực hiện các bước sau:

Bước 1: Từ màn hình giao diện Hộp thư điện tử, rê chuột vào biểu tượng Thiết lập ở góc phải bên trên màn hình và chọn “Quản lý ứng dụng”

Hình 3-12: Thao tác vào chức năng quản lý ứng dụng

Bước 2: Màn hình quản lý ứng dụng hiển thị, chọn “Tổ chức email” và tab “quy tắc hộp thư đến”;


Bước 3: Trên màn hình Quy tắc hộp thư đến, nhấn nút để tạo quy tắc mới. Đến đây tùy quy tắc bạn muốn tạo mà chọn quy tắc tương ứng. Trong phần hướng dẫn này, sẽ lấy ví dụ mẫu về tạo quy tắc mới cho thư đến, cụ thể sẽ thiết lập những thư của một người vào đến hộp thư của mình, sẽ tự động chuyển vào một thư mục đã được tạo sẵn.

Hình 3-13: Thêm mới quy tắc hộp thư đến

Bước 4: Màn hình tạo mới quy tắc hộp thư đến hiển thị,

Hình 3-14: Màn hình tạo quy tắc hộp thư đến

Trong phần hướng dẫn này, tác giả sẽ lấy một ví dụ về một quy tắc để minh họa: thiết lập sao cho các thư do người gửi Ngô Lê Phương Đài gửi đến sẽ tự động đẩy vào thư mục 2.UBND TP:HDSD_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Thư điện tử công vụ của TP. HCM

Tùy quy tắc bạn muốn tạo mà chọn thiết lập tương ứng

Nhấn nút Thêm mới

Chọn điều kiện áp dụng quy tắc: Thư nhận được từ người nào?

Chọn lệnh thực hiện

Tại mục “Khi thư đến, và:”

Bạn nhấn nút “Thêm người”, màn hình sau hiển thị, thực hiện thao tác như hình dưới để chọn người

Hình 3-15: Màn hình chọn người gửi thư đến

Tại mục “Thực hiện những điều sau”:

Chọn quy tắc cần thiết lập, chọn “Di chuyển đến thư mục” / chọn thư mục tương ứng (2.UBND TP) và nhấn OK.


1 – Nhập tên người cần thiết lập

2 – Nhấn nút thêm

3 – Nhấn nút OK

Hình 3-16: Giao diện tạo quy tắc Hộp thư đến

Bước 5: Sau khi thiết lập xong nhấn nút Lưu.Kết quả quy tắc đã được tạo hiển thị như hình dưới:

Hình 3-17: Quy tắc sau khi tạo hoàn tất

Sau khi hoàn tất quy tắc trên, những thư đến do người dùng Ngô Lê Phương Đài sẽ tự động được hệ thống chuyển vào thư mục 2.UBND TP.

Tóm lại, tùy mục đích người dùng muốn tạo quy tắc mà chọn các thông tin thiết lập tương ứng.


2 – Chọn thư mục chứa thư chuyển đến

1 – Chọn lệnh thực hiện

3–Nhấn OK

Nhấn Lưu

4. Quản lý lịchChức năng này bao gồm các lịch do người dùng tự thêm mới và các lịch được đồng

bộ từ hệ thống lịch công tác của Ủy ban nhân dân Thành phố:

Hình 4-18: Giao diện màn hình quản lý lịch

Để tạo mới lịch họp, bạn nhấp vào nút lệnh và nhập các thông tin lịch.

5. Cấu hình hệ thống thư điện tử và Lịch công tác của Ủy ban nhân dân Thành phố trên điện thoại di động

5.1. Các thông số thiết lập lưu ý1 – Địa chỉ Mail của người dùng: …@tphcm.gov.vn2 – Tên đăng nhập (UserName): tên truy cập mail của người dùng3 – Mật Khẩu (Password): mật khẩu truy cập mail4 – Máy chủ Mail: mail.tphcm.gov.vn5 – Miền (Domain): hcm

5.2. Các bước thực hiện cấu hình hệ thống thư điện tử và lịch công tác * Đầu tiên, kiểm tra máy có kết nối Wifi hoặc 3G (xem hướng dẫn phần phụ lục)* Nên thay đổi ngôn ngữ tiếng Việt cho Iphone (xem hướng dẫn phần phụ lục)Bước 1: Tại màn hình Home Screen Chọn Setting (Cài đặt)


1 - Vào menu Lịch

2 – Nhấp chuột vào lịch theo ngày

3 – Thông tin chi tiết lịch hiển thị

Hình 5-19: Giao diện Iphone – các ứng dụng

Bước 2: Tại giao diện Setting (Cài đặt) chọn Mail, Contact (Danh bạ),Calendars (Lịch)

hoặc

Hình 5-20: Giao diện cài đặt trên điện thoại

Bước 3: Thêm tài khoản mail thành phố Ngay vị trí mục Account (Tài khoản) click Add Acount (Thêm tài khoản)


Hình 5-21: Giao diện cài đặt trên điện thoại

Bước 4: Chọn Microsoft Exchange

hoặc


Sau khi chọn Mail Exchange, nhập thông số mail của bạnEmail: <địa chỉ mail của bạn>@tphcm.gov.vnPassword: mật khẩu địa chỉ email đăng nhập.

Chọn Next (Tiếp) sau khi điền thông tin xong.

Ví dụ: hình mẫu phía dưới

Bước 5: Ở giao diện này bạn điền các thông tin cần đăng nhập vào hệ thống máy chủ. Iphone sẽ xác minh tài khoản mới. Nếu thông tin không có lỗi được trả lại, tài khoản được tạo thành công.


[email protected]

********

Hình 5-22: Giao diện thiết lập tài khoản trên điện thoại

Server (Máy chủ): mail.tphcm.gov.vnDomain (Miền): hcmUser (Tên người dùng): nhập tên người dùng đăng nhập (username)Password (Mật khẩu): *********Description (Mô tả):

Sau khi điền các thông tin chọn Finish (Xong)Ví dụ: tiếp theo bước 4


mail.tphcm.gov.vn

hcm

Username đăng nhập

Hình 5-23: Ví dụ thiết lập tài khoản trên điện thoại

Bước 6: Chọn dịch vụ mà bạn muốn đồng bộ hóa, nên chọn tất cả: Mail, Danh bạ, Lịch, Lời nhắc. Sau đó Save (Lưu). Ở đây ta chọn Mail Save (Lưu).

Đến đây bạn đã hoàn tất cài đặt Hệ thống Mail và Lịch công tác của bạn lên Iphone (bạn có thể cấu hình trên IPAD tương tự).


5.3. Sử dụng Lịch công tác và thư điện tử trên IphoneBạn vào chức năng Lịch và Mail để trải nghiệm.

- Kiểm tra mail: vào biểu tượng có tên MAIL - Kiểm tra lịch công tác hoặc lịch từ thư mời từ UBND thành phố: vào biểu

tượng Lịch.

Hình 5-24: Giao diện màn hình điện thoại - ứng dụng Lịch và Email


PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH NGÔN NGỮ CỦA IPHONE

Bước 1: Tại màn hình Home Screen Chọn Setting (Cài đặt)

Hình 5-25: Màn hình điện thoại Iphone, biểu tượng cài đặt

Bước 2: Vào mục International -> vào Language -> Chọn VietnameseSetting (Cài đặt)-> General -> International -> Language -> Vietnamese

***

THÔNG TIN HỖ TRỢ:

Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông TPHCMSố điện thoại: (08) 38.23.3717- Số nội bộ 221 hoặc 111

Email: [email protected]ổng thông tin tiếp nhận yêu cầu: http://hotro.tphcm.gov.vn


http://hotro.tphcm.gov.vn/

mailto:[email protected]

giới thiệu về hệ thống thư điện tử công vụ · web viewubnd thành phố đã ban...

Documents