NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ

NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNGVÀ NGHỀ THƯ KÝ

Tác giả: ThS. LÊ VĂN IN

PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC

LỜI NHÀ XUẤT BẢN

Thời đại tự động hoá ở trình độ cao đẳng thúc đẩy sự bùng nổ thông

tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa, đặt các quốc gia nói chung, các tổ

chức - doanh nghiệp nói riêng, trước nhiều thời cơ và nhiều thách thức mới.

Những thách thức ấy càng gay gắt hơn ở các nước chậm phát triển.

Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà

quản lý, lãnh đạo, công tác văn phòng phải nhanh chóng vươn lên ở trình độ

cao. Nghiệp vụ văn phòng phải khoa học và hiện đại, vận dụng có hiệu quả

khoa học quản trị, năng lực xử lý thông tin yểm trợ hành chính, cung cấp kịp

thời nhiều chọn lựa cho cấp quản lý ra quyết định tối ưu.

Với mục đích đó, các tác giả, là các cán bộ quản lý và giảng dạy tại

Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh, đã biển soạn cuốn “NGHIỆP VỤ

VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ”. Nội dung sách gồm 6 phần chính, vừa

nhấn mạnh đến khoa học quản trị hành chính văn phòng, vừa đi sâu vào

nghiệp vụ của người thư ký, thúc đẩy ba mặt cấu trúc cơ bản của một văn

phòng hiện đại, phối hợp chặt chẽ, phát huy hiệu quả cao nhất cho công tác

lãnh đạo, quản lý, điều hành.

Chúng tôi mong rằng cuốn sách sẽ là tài liệu bổ ích cho mọi văn phòng

của các cơ quan hành chính, các công ty, các doanh nghiệp và học sinh đang

nghiên cứu về môn học này.

Xin giới thiệu cuốn sách với bạn đọc.

Tháng 7-2001

NHÀ XUẤT BẢN TP. HỒ CHÍ MINH

Phần 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ

Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

I. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ

1. Khái quát chung

- Quản trị được định nghĩa bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ: quản trị

là quá trình hoàn thành công việc thông qua con người và với con người.

- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát

công việc và những nỗ lực của con người nhằm đạt các mục tiêu đã vạch ra,

v.v…

2. Định nghĩa một cách tổng hợp

Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và

kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một

cách có hiệu quả mọi tài nguyên để hoàn thành mục tiêu đã định.

II. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Các chức năng của quản trị được thực hiện trong một tiến trình hoạt

động phối hợp các việc hoạch định (kế hoạch), tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh

đạo hoặc điều khiển, chỉ huy và kiểm tra một cách có hệ thống nhằm hoàn

thành mục tiêu chung của tổ chức (công ty, xí nghiệp, các đơn vị, ban ngành).

Các chức năng cụ thể của quản trị:

1. Chức năng hoạch định

- Hoạch định (làm kế hoạch) là tiến trình nghiên cứu đề ra các quyết

định về những việc phải làm trong tương lai nhằm hoàn thành các mục tiêu đã

định.

- Muốn thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải nghiên cứu, phân

tích tình hình hoạt động đã qua, kết hợp với những điều kiện môi trường bên

ngoài để đề ra những việc phải làm nhằm đạt mục đích và chương trình đã

định.

2. Chức năng tổ chức

- Chức năng tổ chức hay còn gọi là công việc tổ chức là một tiến trình

xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực của đơn vị với

các yếu tố bên ngoài.

- Cơ cấu tổ chức là quan hệ bố trí, sắp xếp các thành phần, các bộ

phận và các cương vị trong một đơn vị. Do đó cơ cấu tổ chức bao gồm các

cấp quản trị, các khâu quản trị và các quan hệ quyền hành trong hệ thống

quản trị.

3. Chức năng bố trí nhân sự

- Bố trí nhân sự còn gọi là xác định biên chế nhằm đặt đúng người vào

đúng chỗ và đúng lúc.

- Yếu tố con người trong tổ chức có vai trò rất quan trọng, nhất là trong

quan hệ sản xuất công nghiệp.

4. Chức năng lãnh đạo (điều khiển, chỉ huy)

- Lãnh đạo (điều khiển, chỉ huy) là chức năng hướng dẫn và tác động

lên người khác để thúc đẩy họ làm tốt công việc được giao hoặc do họ tự

nguyện nhằm hoàn thành mục tiêu đã định.

- Muốn lãnh đạo có hiệu quả phải gắn liền với việc nghiên cứu các

động cơ thúc đẩy trong lao động và vai trò của việc truyền đạt trong quản trị

nói chung.

5. Chức năng kiểm tra

- Kiểm tra là nhằm đảm bảo các hoạt động hiện tại và tương lai của đơn

vị phù hợp với kế hoạch đề ra.

- Công việc kiểm tra được tiến hành ngay cả trước khi hoạt động, đang

hoạt động và sau khi kết thúc hoạt động.

III. VAI TRÒ CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ

1. Các cấp quản trị

a) Quản trị viên cấp cao:

Chủ tịch hội đồng, các ủy viên, các Tổng giám đốc và Giám đốc - là

những người chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tố chức.

Quản trị viên cấp cao thường có nhiệm vụ quyết định về chiến lược của

công ty.

b) Quản trị viên cấp trung gian:

Trưởng phòng, trưởng ban, quản đốc phân xưởng và các chức vụ phó -

là người thực hiện các kế hoạch, chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp

các công việc cần được thực hiện nhằm hoàn thành các mục tiêu chung.

Quản trị viên cấp trung gian thường đưa ra các quyết định mang tính

chiến thuật trong công việc mà mình đảm nhiệm.

c) Quản trị viên cấp cơ sở:

Là những quản trị viên ở bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị

trong cùng một tổ chức. Họ là những người tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng

ca, đốc công,…

- Nhiệm vụ của quản trị viên cấp cơ sở là hướng dẫn, đôn đốc, điều

khiển công nhân hoặc nhân viên trong các công việc thường ngày để đưa đến

sự hoàn thành mục tiêu chung của các tổ chức.

- Quản trị viên cấp cơ sở thường trực tiếp tham gia làm việc như những

người cấp dưới của họ.

- Quản trị viên cấp cơ sở có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp

tại hiện trường và trong công tác hàng ngày, hàng tuần.

Sơ đồ cấp bậc quản trị trong một tổ chức

2. Các kỹ năng quản trị

a) Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn):

Kỹ năng kỹ thuật hoặc còn gọi là chuyên môn nghiệp vụ bao gồm các

việc như: lập trình, soạn thảo hợp đồng pháp lý, kinh tế (kỹ năng này rất cần

đối với các quản trị viên cơ sở).

b) Kỹ năng nhân sự:

Kỹ năng này liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều

khiển nhân sự. Một số kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ cấp quản trị nào

như: biết cách truyền đạt có hiệu quả với đối tượng quản lý, quan tâm tích

cực đến các người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết

cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu.

c) Kỹ năng nhận thức (tư duy):

Kỹ năng nhận thức có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các

nhà quản trị cấp cao, cần có tư duy chiến lược để giải quyết các vấn đề chính

sách, hoạch định chiến lược và đối phó với những tình huống bất trắc có thể

tác động mạnh đến sự tồn tại của một tổ chức.

Sơ đồ các kỹ năng quản trị

3. Vai trò chính của nhà quản trị

Vai trò chính của nhà quản trị thể hiện trên 10 vấn đề (điểm) và được

tập hợp thành 3 nhóm chính:

Nhóm 1: Nhóm các vai trò quan hệ với con người

- Vai trò đại diện cho tổ chức, cho tập thể trong việc thực hiện các nghi

lễ, các cuộc tiếp xúc xã giao.

- Vai trò tác động đối với các thành viên trong việc thực hiện các nhiệm

vụ.

- Vai trò liên lạc, giao dịch với bên ngoài để thu thập, nắm thông tin về

những cơ hội và nguy cơ tác động đến sản xuất - kinh doanh của công ty.

Nhóm 2: Vai trò thông tin

- Vai trò cung cấp thông tin ra bên ngoài giúp các đối tác nắm vững tình

hình trong quan hệ giao dịch phù hợp với mục tiêu của tổ chức (công ty).

- Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin đến các đối tượng quản lý trong

tổ chức (công ty) và cả đối với cấp trên, ngang cấp và cấp dưới.

- Vai trò thu thập, xử lý thông tin để tìm ra những tin tức, những hoạt

dộng tạo thuận lợi cho việc điều hành tốt hơn (vai trò này thể hiện qua đọc

sách, báo, văn bản, tiếp xúc, hỏi ý kiến mọi người).

Nhóm 3: Vai trò quyết định

- Quyết định áp dụng kỹ thuật mới, nâng cấp; điều chỉnh kỹ thuật đang

áp dụng để cải tiến hoạt động sán xuất - kinh doanh.

- Giải quyết các xáo trộn đối với những sự cố bất ngờ xảy ra nhằm sớm

ổn định trở lại (Ví dụ: bãi công, đối tác hợp đồng bị phá sản, vi phạm hợp

đồng, sự cố xảy ra).

- Quyết định trong việc phân phối tài nguyên (nguồn lực) cho các đối

tượng nào, vào thời gian nào (tài nguyên bao gồm tiền bạc, trang thiết bị, thời

gian).

- Thương thuyết, đàm phán trong quan hệ với các đối tác để có hợp

đồng kinh tế, tạo công việc làm cho công ty.

Chương 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

I. KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Mỗi cơ quan, đơn vị đều có văn phòng. Song văn phòng trong thực tế

hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội,

các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp lại được gọi với các tên

khác nhau và có các chức năng, nhiệm vụ, cách tổ chức hoạt động khác

nhau.

A. ĐỊNH NGHĨA VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, giúp giải quyết công việc

thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; là địa điểm

giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; nơi

làm việc trực tiếp của các nhà chức trách, các nghị sĩ, các luật sư, các giám

đốc (Văn phòng giám đốc, Văn phòng luật sư).

B. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG NÓI CHUNG

1. Chức năng

Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị, có chức năng phục

vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ

thuật cho mọi hoạt động theo chức năng, thẩm quyền.

2. Nhiệm vụ

a) Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, tháng, tuần.

b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định

quản lý theo sự giao phó của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

c) Biên tập văn bản và quản lý văn bản.

d) Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, Thủ trưởng cơ

quan, giữ vị trí chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan,cấp trên, cấp dưới,

ngang cấp, các cơ quan, đơn vị hữu quan và công dân.

đ) Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của cơ quan về mặt kinh phí,

cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, dơn vị.

3. Vị trí

a) Giúp lãnh dạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh những

công việc mang tính vụ việc.

b) Giúp lãnh đạo trong công việc điều hòa, phối hợp công việc chung

của cơ quan, đơn vị bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.

c) Văn phòng bảo dảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan,

đơn vị được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN (UBND) CÁC CẤP

Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn

phòng UBND các cấp chính là chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của

UBND các cấp do luật định.

A. CHỬC NĂNG

Văn phòng UBND các cấp là cơ quan chuyên môn làm việc của ủy ban,

có chức năng giúp ủy ban trong việc tổ chức thực hiện các hoạt dộng chung

của ủy ban, tham mưu giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong việc lãnh đạo,

chỉ đạo điều hành bảo đảm tính thống nhất, liên tục, đúng pháp luật và có

hiệu lực trong hoạt động của ủy ban.

B. NHIỆM VỤ

1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, giúp ủy ban theo dõi việc

thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của các cơ quan, đơn vị trực

thuộc.

2. Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc các cơ Quan chuyên môn của ủy ban,

ủy ban nhân dân cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia góp ý kiến

trong quá trình xây dựng các đề án trình ủy ban duyệt.

3. Tổ chức truyền đạt các quyết định của ủy ban và kiến nghị với ủy

ban những biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực hiện các quyết định của ủy

ban.

4. Đề xuất với Chủ tịch những vấn đề về chủ trương, chính sách, biện

pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu trình Chủ tịch

UBND ký. Nghiên cứu đề xuất với UBND, Chủ tịch UBND những ý kiến về xử

lý công việc thuộc về điều hành.

5. Tổ chức phục vụ các cuộc họp của ủy ban, Chủ tịch UBND.

6. Quản lý thông nhất việc ban hành văn bản của ủy ban và Chủ tịch ủy

ban.

7. Trình Chủ tịch UBND ban hành các quy định về thủ tục hành chính

trong việc xử lý các công việc và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan,

ban ngành chuyên môn và UBND cấp dưới.

8. Bảo đảm thông tin kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của

UBND.

9. Tố chức thực hiện các mối quan hệ làm việc giữa UBND với các ban

của HĐND, Mặt trận Tổ quốc và với Ban chấp hành các đoàn thể quần chúng.

10. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn văn phòng cho văn phòng các

ban ngành chuyên môn của UBND và UBND cấp dưới.

11. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND,

quản lý tổ chức, biên chế, tài khoản, tài sản được giao.

C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND

Đối với văn phòng của các cơ quan làm chức năng quản lý hành chính

Nhà nước (thuộc loại thẩm quyền chung), thì cách tổ chức phổ biến nhất, hay

nói theo "truyền thống", thường có 3 bộ phận cấu thành:

1. Bộ phận nghiên cứu tổng hợp;

2. Bộ phận hành chính;

3. Bộ phận quản trị.

1. Nhiệm vụ của bộ phận nghiên cứu tổng hợp

a) Theo dõi nắm tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị thuộc

phạm vi quản lý của UBND, tổng hợp tình hình và đề xuất ý kiến giải quyết

các vấn đề để báo cáo với Chánh văn phòng và lãnh đạo cơ quan.

b) Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác, giúp Chánh văn

phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà

soát, chỉnh lý, sửa đổi bảo đảm tính pháp lý của dự thảo văn bản do các cơ

quan chuyên môn và UBND cấp dưới thuộc UBND đưa lên.

c) Cán bộ tổng hợp được dự các cuộc họp của lãnh đạo UB và các

cuộc họp với các ngành, các cấp, các UBND cấp dưới khi: bàn đến các vấn

đề thuộc phạm vi được phân công theo dõi; được cung cấp có hệ thống các

văn bản pháp quy trong phạm vi công tác được phân công.

2. Bộ phận hành chính - văn thư lưu trữ

a) Tiếp nhận và phát hành công văn, giấy tờ, các loại đơn từ, tư liệu;

giữ gìn, bảo quản con dấu.

b) Lưu trữ công văn, giấy tờ.

c) Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, công lệnh; xác nhận các

giấy tờ thuộc thẩm quyền được giao.

d) Nhân văn bản bằng các phương tiện kỹ thuật được trang bị như máy

đánh chữ, in ronéo, photocopy, máy vi tính, v.v…

đ) Tổ chức bảo vệ cơ quan, phòng cháy, chữa cháy theo đúng quy định

của Nhà nước.

e) Công tác thủ quỹ.

g) Giúp Chánh văn phòng theo dõi công tác nhân sự, nội bộ ủy ban.

h) Tham mưu cho Chánh văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp

vụ hành chính đối với văn phòng của các cơ quan trực thuộc và văn phòng

UBND cấp dưới.

3. Bộ phận quản trị

a) Thực hiện công tác tài vụ, kế toán.

b) Bảo đảm phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo và các bộ phận

chức năng của ủy ban về mặt vật chất, kỹ thuật khi cần thiết (phục vụ các

cuộc họp, các cuộc hội nghị, tiếp khách, đi công tác, v.v…).

c) Quản lý thường xuyên và sửa chữa kịp thời để các phương tiện

thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài được liên tục, thông suốt.

d) Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, đồ dùng cần thiết; bảo

quản các phương tiện, dụng cụ,nhà cửa phục vụ cho các nhu cầu làm việc,

sinh hoạt của cán bộ, nhân viên.

đ) Tổ chức công tác giao tế của cơ quan.

III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH (PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ)

Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của phòng

hành chính (Phòng hành chính - quản trị) là chức năng nhiệm vụ của cơ

quan, đơn vị mà nó phục vụ. Các cơ quan, đơn vị mà phòng hành chính phục

vụ thường là những đơn vị sự nghiệp, hay những cơ quan có chức năng

quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền riêng, có phạm vi quản lý hẹp.

Ngoài ra, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính vốn được xác

định bởi việc hiểu khái niệm hành chính là sự vụ giấy tờ.

A. CHỨC NĂNG

Phòng hành chính là bộ phận giúp việc của cơ quan, đơn vị, có chức

năng giải quyết những vấn đề sự vụ và giấy tờ phục vụ cho hoạt động của cơ

quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của mình.

B. NHIỆM VỤ

1. Lập chương trình công tác (năm, 6 tháng, tháng, tuần).

2. Biên tập các văn bản tổng hợp (báo cáo sơ kết, tổng kết) và một số

công văn, giấy tờ có tính giao dịch hoặc những văn bản hành chính khác trên

cơ sơ chức năng, nhiệm vụ được phân công.

3. Phục vụ cho các hội nghị, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh

đạo.

4. Tổ chức việc giao tế, tiếp khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo,

với các bộ phận trong cơ quan, đơn vị.

5. Quản lý công văn, giấy tờ (tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ)

và tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ của cả cơ quan, đơn vị.

6. Giúp lãnh đạo quản lý kinh phí và tài sản.

7. Bảo vệ cơ quan, đơn vị.

8. Phục vụ những yêu cầu khác trong hoạt động của cơ quan, đơn vị,

của lãnh đạo.

C. TỔ CHÚC HOẠT ĐỘNG

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu, phòng hành chính thường

có 2 bộ phận tương ứng với 2 loại chức năng và nhiệm vụ.

1. Bộ phận hành chính làm các nhiệm vụ:

a) Công tác văn thư - đánh máy.

b) Tiếp khách, giao dịch qua phương tiện thông tin liên lạc.

c) Lưu trữ hồ sơ.

d) Thủ quỹ.

đ) Bảo vệ.

e) Y tế.

g) Tạp dịch.

2. Bộ phận quản trị:

a) Kế toán.

b) Thủ kho.

c) Điện, nước.

d) Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất, trang thiết bị.

đ) Quản lý phương tiện giao thông.

(Tùy theo phạm vi, quy mô hoạt động, việc tổ chức các bộ phận công

tác trong phòng hành chính - quản trị có thể có phương thức khác nhau cho

phù hợp).

IV. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn

phòng doanh nghiệp chính là chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp.

A. CHỨC NĂNG

Chức năng - cơ bản của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm

trợ hành chính.

Chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính góp phần vào việc điều

hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản trị. Chức năng

này còn gọi là chức năng tư vấn - tham mưu…

B. NHIỆM VỤ

Để thực hiện được chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính, văn

phòng của doanh nghiệp phải làm các nhiệm vụ sau đây:

1. Công tác kế toán.

2. Công tác tài chính.

3. Công tác kế hoạch - thống kê.

4. Công tác viễn thông.

5. Công tác in ấn.

6. Công tác quản trị hành chính.

7. Công tác xử lý văn bản.

8. Công tác xử lý các dữ liệu.

9. Công tác quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ tài liệu.

10. Công tác tổng hợp.

11. Công tác quản lý nhân sự.

Các nhiệm vụ trên thường được chia làm 3 nhóm:

Nhóm thứ nhất: Nhóm các nhiệm vụ có tính chuyên môn như: công tác

kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch - thống kê.

Nhóm thứ hai: Nhóm các nhiệm vụ thuộc về quy trình xử lý thông tin

như: xử lý văn bản, viễn thông, in ấn tài liệu.

Nhóm thứ ba: Nhóm các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp - hành

chính - nhân sự.

C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

Căn cứ vào chức năng yểm trợ hành chính - xử lý thông tin và những

nhiệm vụ, công việc phải làm của văn phòng để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình có thể có các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác

nhau phù hợp với quy mô của mỗi doanh nghiệp.

1. Mô hình văn phòng

Tùy theo qui mô xí nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có 3 kiểu mô

hình khác nhau.

2. Các kiểu mô hình văn phòng

a) Mô hình kiểu tập trung:

- Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ phải làm theo chức

năng xử lý thông tin yểm trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các

bộ phận, các phòng ban của văn phòng được phân công phụ trách từng

nhiệm vụ theo 11 nhiệm vụ đã được thống kê hay theo từng nhóm nhiệm vụ.

- Mô hình này thường áp dụng cho các hãng, các công ty, các tập đoàn

lớn.

b) Mô hình kiểu phân tán:

- Đặc trưng của mô hình kiểu này là tất cả các nhiệm vụ thuộc chức

năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các phòng, ban, khối đơn vị trực thuộc

hãng, xí nghiệp, công ty, thực hiện.

- Kiểu tổ chức phân tán này hiện đang được áp dụng phổ biến trong

các doanh nghiệp.

c) Mô hình kiểu bán phân tán, bán tập trung:

- Đặc trưng của mô hình này là các nhiệm vụ có tính chuyên đề được

tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như: Phòng kế toán - tài vụ,

Phòng kế hoạch - thống kê, Phòng tổ chức - nhân sự.

Các nhiệm vụ còn lại như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài

liệu, giấy tờ tổng hợp - quản trị làm thành Phòng hành chính - quản trị.

- Loại mô hình này thường được áp dụng cho các xí nghiệp, các công

ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. Còn Phòng

hành chính - quản trị chỉ giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính - công văn

giấy tờ.

V. VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

A. NHỮNG BIẾN Đổi CƠ BẢN TẠO NÊN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

Có 3 biến đổi cơ bản:

1. Tính mục đích:

Hiện đại hóa văn phòng nhằm 3 vấn đề có ý nghĩa mục đích gắn bó với

nhau:

- Góp phần tăng năng suất của đơn vị.

- Chấp nhận thách thức cạnh tranh kinh tế - xã hội.

- Hội nhập cộng đồng quốc tế.

2. Chức năng cơ bản:

Chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính, kịp thời cung cấp cho các

nhà quản lý những thông tin mới (hoặc mới bổ sung) về nội dung, nhanh

chóng, kịp thời về thời gian, chắt lọc, dễ hiểu về hình thức.

Chức năng xử lý thông tin của văn phòng hiện đại được thực hiện qua

bốn loại nhiệm vụ cơ bản sau đây:

a) Thực hiện chu trình xử lý thông tin 5 giai đoạn kết nối vào nhau:

- Trước đây, chu trình xử lý thông tin 5 giai đoạn diễn ra theo đường

thẳng, giai đoạn trước làm xong mới qua giai đoạn sau:

+ Nhập dữ liệu ở đầu vào.

+ Xử lý.

+ Đầu ra.

+ In ấn phát hành - truyền thông.

+ Lưu trữ.

- Nay, bằng máy vi tính và các phương tiện điện tử khác chu trình 5 giai

đoạn đan kết vào nhau, nhập dữ liệu ở đầu vào làm luôn khâu lưu trữ thông

tin, nhanh chóng hơn, chính xác hơn, khả năng phương án chọn lựa nhiều

hơn.

b) Soạn thảo văn bản: kết hợp sự sáng tạo của người biên tập với các

ưu thế của máy vi tính và các phuơng tiện điện tử khác.

c) Làm các báo cáo kế toán quản trị và kế toán tài chính.

d) Quản lý hồ sơ theo vòng đời của tài liệu qua 3 giai đoạn:

- Giai đoạn I: Tạo thành tài liệu.

- Giai đoạn II: Khai thác sử dụng.

- Giai đoạn III: Lưu trữ hồ sơ tài liệu.

3. Ba mặt cấu trúc cơ bản

a) Trang thiết bị kỹ thuật ở trình độ điện tử hiện đại, được coi là nhân tố

cách mạng nhất.

b) Con người làm văn phòng - chủ thể sáng tạo của văn phòng hiện

đại:

- Phải được đào tạo có hệ thống, đa năng, gắn bó chặt chẽ thành ê kíp.

- Đáp ứng 3 mặt yêu cầu:

+ Bản chất mới.

+ Năng lực chuyên môn mới.

+ Phẩm chất mới (nhấn mạnh hoài bão nghề nghiệp).

c) Các nghiệp vụ văn phòng phát triển tương ứng, được coi là điều kiện

quyết định biến tiềm năng ở 2 nhân tố trên thành hiệu quả thực tế.

Các mặt cấu trúc cơ bản vừa vận động và phát triển nhanh chóng, vừa

phải kết hợp chặt chẽ với nhau.

B. TỔ CHÚC BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

1. Mười một phân hệ yểm trợ hành chính:

- Kế toán

- Tài chính

- Kế hoạch - Thống kê

- Xử lý văn bản

- Xử lý dữ liệu

- Quản lý hồ sơ tài liệu

- In ấn

- Viễn thông

- Quản trị - Hành chính

- Tổng hợp

- Nhân sự.

2. Ba kiểu tổ chức:

- Tổ chức phân tán, mỗi phòng, ban, khối đều có bộ máy văn phòng khá

hoàn chỉnh (Xem hình 1).

- Tổ chức tập trung tại văn phòng đầu não, mỗi phân hệ yểm trợ hành

chính lập thành một bộ phận tách riêng.

- Tổ chức phối hợp giữa phân tán với tập trung (Xem hình 2).

3. Hệ thống yểm trợ hành chính

Với vai trò quán xuyến của các phụ tá hành chính, các quản trị viên văn

phòng các thư ký giám đốc và thư ký điều hành (xem hình 3 và hình 4).

C. NHỮNG LĨNH VỰC KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT PHỤC VỤ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

1. Phải đáp ứng 3 yêu cầu:

a) Làm cho mỗi nhiệm vụ, mỗi phần việc đều có sự hỗ trợ của một loạt

các vật dụng và trang thiết bị hiện đại phù hợp, có hiệu quả.

b) Tạo nên quá trình hiện đại hóa văn phòng trong tổng thể, nhất quán,

đạt hiệu quả cao nhất.

c) Cân đối high-tech với high-touch, có nghĩa là cân đối:

- Một mặt là các trang thiết bị kỹ thuật cao, con ngươi làm việc với máy

móc.

- Một mặt là quan hệ con người với con người, nhấn mạnh các quan hệ

giao tiếp - ứng xử.

2. Huy động 5 lĩnh vực khoa học-kỹ thuật:

a) Trước hết là vận dụng các khoa học - công nghệ, chuyên sâu vào tin

học và các máy tính văn phòng (phần cứng và phần mềm, máy đơn và nối

mạng), thiết bị truyền thông, các vật dụng hiện đại.

b) Vận dụng các khoa học giao tiếp - ứng xử, tạo nên ý thức sâu sắc về

cá thể người và chính mình, phát huy các động cơ thúc đẩy, xây dựng các tập

thể văn phòng vững mạnh.

c) Vận dụng các khoa kinh tế, phân tích hiệu quả kinh tế của các kỹ

thuật và nghiệp vụ văn phòng.

d) Vận dụng công thái học (ergonomics) nhằm tạo nên sự thích ứng

giữa con người và công việc, tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường làm việc

và quy tắc nghiệp vụ sao cho người lao động cảm thấy thoải mái và cả kíp lao

động đạt hiệu năng cao (Xem hình 1).

đ) Từ thực tiễn hiện đại hóa văn phòng mà xây dựng, hoàn thiện và

phát triển quản trị học văn phòng.

D. KHÍA CẠNH KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ TRONG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

Đây là nhân tố đang biến đổi rất nhanh, kéo theo sự biến đổi nhanh

chóng của cả 3 mặt cấu trúc cơ bản, mà sự hài hòa chỉ đạt được trong sự

thường xuyên mất cân đối.

1. Trang bị các thiết bị điện tử

Có hai loại:

- Các hệ thống máy tính và thiết bị xử lý thông tin yểm trợ hành chính.

- Các phương tiện truyền thông.

a) Các hệ thống máy tính:

- Dàn máy chủ (Main-Franme) được trang bị tại các trạm xử lý thông tin

cỡ lớn. Loại Super-Computer có khả năng xử lý thông tin nhanh nhất, mạnh

nhất.

- Dàn máy mini (Mini-Computer).

- Máy vi tính cá nhân (CPC).

b) Cấu tạo trạm làm việc:

- Máy tính đơn.

- Nối mạng nội bộ.

- Mạng LAN (Local Area Network).

- Mạng WAN (Wide Area Network).

c) Các bộ phận khác:

- Hệ thống đọc - ghi âm - bóc dịch và các thiết bị điện tử nhập dữ liệu

khác.

- Các hệ thống in ấn.

- Các phương tiện truyền thông.

- Các máy đánh chữ điện tử.

- Các máy tính cầm tay.

2. Các phần mềm máy tính

a) Có 3 loại:

- Phần mềm lập trình.

- Phần mềm điều hành.

- Phần mềm ứng dụng.

Có tới 5 loại trình ứng dụng:

+ Trình tiện ích.

+ Các công cụ năng suất: xử lý văn bản, dữ liệu, xử lý bảng số, biểu

đồ…

+ Các công cụ kế hoạch.

+ Các công cụ thông tin.

+ Các công cụ đặc biệt.

b) Nắm vững các phần mềm như thế nào?

Có 5 cách học: học ở các lớp tin học; học theo đĩa Tutoriall; sử dụng

các bảng hướng dẫn; các Help-Facilities; tìm sự giúp đỡ của các nhà chế tạo

và nhà cung cấp phần mềm.

VI. MẤY VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ HỌC VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

Chỉ mới qua 14 năm hình thành và từng bước phát triển, quản trị văn

phòng và văn phòng hiện đại đã đạt những thành tựu to lớn làm biến đổi cơ

bản vai trò và hoạt động của các văn phòng. Tuy nhiên, quá trình chưa dài,

nhiều mặt được tổng kết ở trình độ cao; hơn nữa các cấu trúc cơ bản đang

biến đổi nhanh chóng, thực tế đó càng buộc chúng ta, là nước đi sau, phải ra

sức học tập và vận dụng sáng tạo, phù hợp và nghiêm túc quản trị học văn

phòng hiện đại.

Nhấn mạnh bốn vấn đề:

A. Quản trị việc xây dựng, phát triển và phối hợp ba mặt cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại

1. Để đi nhanh, đi tắt, đuổi kịp, phải tập trung trước hết cho mặt cấu

trúc có tính cách mạng nhất, là trang thiết bị kỹ thuật ở trình độ hiện đại. Tạo

ra những bước đột phá thích hợp vào thời điểm nhất định.

2. Đồng thời nhanh chóng khắc phục những yếu kém về tổ chức nhân

sự, phấn đấu tiêu chuẩn hóa từng chức danh, đạt cơ cấu đồng bộ.

3. Trong đó, tiêu chuẩn nghiệp vụ người thư ký phải trở thành tiêu

chuẩn bảo đảm ý nghĩa thực tiễn trực tiếp, không thể nhân nhượng, nhưng

không thể nóng vội, mà phải có kế hoạch dài hạn, kết hợp với ngắn hạn.

4. Quản trị quá trình xây dựng, phát triển và phối hợp ba mặt cấu trúc

cơ bản của văn phòng hiện đại đòi hỏi sự phấn đấu toàn diện của cả tập thể

quản trị viên, thư ký và nhân viên văn phòng hiện đại nhằm khắc phục có hiệu

quả tình trạng mất cân đối, mất đồng bộ thường xuyên giữa ba mặt cấu trúc

cơ bản.

B. Quản trị hành chính văn phòng hướng tới yêu cầu tạo thêm giá trị mới

1. Chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng nhằm

"bôi trơn" hoạt động tác nghiệp vốn không tạo thêm giá trị mới.

2. Nhưng văn phòng hiện đại trong điều kiện bùng nổ thông tin, nhờ

giúp lãnh đạo chọn lựa phương án tác nghiệp tối đa lại tạo thêm giá trị mới,

mà không có từ ngữ kinh tế nào diễn đạt chính xác được.

3. Cái mới ấy được các nhà quản trị doanh nghiệp, các nhà khoa học

kinh tế tận dụng, nâng quản trị hành chính văn phòng thành một trọng tâm

của quản trị doanh nghiệp.

4. Ở nước ta, một số ngành, một số cơ sở cũng đã đạt trình độ điện tử

hóa cao, cần vươn lên tầm mức đó, chăm lo hơn nữa quản trị văn phòng hiện

đại.

C. Đẩy mạnh việc quản trị ra quyết định đúng thời điểm

1. Hàng ngày, các thành viên văn phòng phải xúc tiến công việc bằng

nhiều quyết định theo chuẩn mực ổn định mà cái khó là quan hệ phối hợp thời

điểm, hiệu quả cao, trên cơ sở không ngừng ra sức nâng cao năng lực

nghiệp vụ của mỗi người.

2. Đồng thời, phải linh hoạt, khẩn trương đề ra các quyết định chính xác

cho những tình huống đột xuất nảy sinh, và triển khai thực hiện tốt nhất.

3. Vận dụng các kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định.

D. Nâng cao vai trò và trách nhiệm của người thư ký được đào tạo có hệ thống

1. Do nguồn nhân lực các văn phòng ở nhiều cơ sở còn nhiều yếu kém,

nên người thư ký được đào tạo có hệ thống phải ra sức phát huy vai trò xung

kích của mình, kể cả việc tham gia đào tạo, bồi dưỡng một tập thể thư ký theo

tiêu chuẩn văn phòng hiện đại. 

2. Mặt khác, phải phấn đấu học thêm nữa, sáng tạo hơn nữa, tự tin hơn

nữa.

3. Phấn đấu vươn lên đảm nhiệm chức vụ thư ký - trợ lý giám đốc –

phụ tá hành chính.

HÌNH 1 - Cách bố trí một văn phòng mãi vụ (Văn phòng mặt bằng mở)

1. Vách ngăn

2. Ô kéo đựng hồ sơ theo kiểu treo

3. Hồ sơ xếp kiểu treo

4. Tại ria hồ sơ

5. Cặp hồ sơ gáy rộng

6. Nhân viên phòng lưu trữ hồ sơ

7. Phụ tá phòng lưu trữ hồ sơ

8. Danh mục hồ sơ

9. Máy điện thoại

10. Các kệ hồ sơ

11. Bàn làm việc của phụ tá phòng lưu trữ hồ sơ

12. Tủ lớn văn phòng

13. Chậu dài trồng cây xanh

14. Cây xanh trồng trong nhà

15. Lập trình viên

16. Màn hình nhánh cuối

17. Đại diện dịch vụ khách hàng

18. Khách hàng

19. Đổ hình do máy tính lập

20. Vách hấp thụ âm

21. Thư ký đánh máy chữ

22. Máy đánh chữ

23. Ô kéo hồ sơ

24. Phiếu tra cứu khách hàng

25. Ghế xoay

26. Bàn đánh máy

27. Hộc phiếu tra cứu

28. Ngăn kệ nhiều công dụng

29. Giám đốc

30. Thư giao dịch thương mại

31. Thư ký giám đốc

32. Sổ ghi tốc ký

33. Thư ký đánh máy theo băng ghi âm

34. Máy ghi âm văn phòng

35. Ống nghe áp vào tai

36. Biểu đồ thống kê

37. Hộc chân bàn có ô kéo

38. Tủ ngang cửa lùa

39. Tủ văn phòng xếp làm vách ngăn

40. Kệ gắn vào vách

41. Khay đựng bưu tín

42. Lịch tường

43. Trung tâm dữ liệu

44. Truy xuất thông tin trên màn hình nhánh cuối

45. Giỏ giấy loại

46. Biểu đồ thống kê bán hàng

47. Tập tài liệu do máy xử lý dữ liệu in ra

48. Phần tử ghép nối

HÌNH 2 - Sơ đồ tổ chức một công ty ở Mỹ

(Chú ý xem cách tổ chức văn phòng, các quan hệ làm việc và vai trò

của phụ tá hành chính)

Ghi chú:

1. Chủ tịch

2. Phó chủ tịch

3. Giám đốc nghiên cứu và phát triển

4. Phụ tá hành chính (bạn)

5. Giám đốc nhân sự

6. PCT tiếp thị - mãi vụ

7. PCT sản xuất

8. PCT tài chính

9. QTV quảng cáo.

10. QTV bán hàng.

11. QTV kho vận.

12. QTV xưởng sản xuất

13. QTV tiếp liệu.

14. Kế toán trưởng.

15. Tổ trưởng (TT) xuất nhập.

16. TT vận tải.

17. TT tín dụng.

18. TT kiểm toán.

19. TT tiền lương.

20. TT văn phòng (bạn phụ trách).

21. Xử lý văn bản (3 PC đầu nhánh).

22. Nhập dữ liệu (3 NV – 3 PC đầu nhánh).

23. Tiếp tân, viễn thông, trực đài điện thoại.

24. Bưu tín, hồ sơ, in ấn (3 PC đầu nhánh).

HÌNH 3. Hệ thống yểm trợ hành chính ở một số doanh nghiệp lớn

- Phụ tá hành chính và thư ký điều hành giúp việc cho các quản trị viên

cấp cao, cho tổng giám đốc.

- Thư ký hạng trung làm biên tập viên, xử lý văn bản giúp các quản trị

viên trung cấp, các kiểm soát viên, các tổ trưởng.

- Phụ tá hành chính và thư ký điều hành được sử dụng các thư ký hạng

trung giúp biên tập văn bản.

- Phụ tá hành chính và thư ký điều hành đều được coi là quản trị viên

văn phòng.

HÌNH 4. Hệ thống yểm trợ hành chính ở một doanh nghiệp nhỏ

Ở một doanh nghiệp nhỏ hơn, cỡ vài trăm lao động, có một phụ tá hành

chính giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc điều hành để

quán xuyến các chức năng hành chính yểm trợ.

Chương 3. NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

I. VAI TRÒ CỦA NHỮNG NGƯỜI THƯ KÝ

1. Ở nước ta trong quá trình đổi mới, chức danh thư ký đang dần dần

được hình thành. Nề nếp thời bao cấp vẫn còn sót lại ở một số văn phòng, chi

phối việc bố trí, sử dụng thư ký.

Ở nhiều nước, thư ký đã thành một nghề có lịch sử cả trăm năm, thuật

ngữ "secretary" bao gồm cả trưởng phòng hành chính, chánh phó văn phòng.

Thuật ngữ "Company secretary" dành cho vị ủy viên ban điều hành chịu trách

nhiệm về bộ số và quản lý sổ sách cổ phần chứng khoán của công ty.

2. Các nhiệm vụ chính của kíp thư ký có thể bao gồm mười bốn mặt

sau đây:

- Xử lý bưu tín (văn thư đến - đi);

- Nhận và nói điện thoại;

- Biên tập các văn thư thông thường;

- Biên tập các thư tín, bản ghi nhớ, các báo cáo;

- Sắp xếp các cuộc hẹn gặp;

- Ghi tốc ký, ghi âm và dịch ra;

- Thu thập dữ liệu trong và ngoài công ty và nhập vào máy tính;

- Đánh máy, sao in các tài liệu và chuẩn bị phát hành;

- Chuyển giao công việc và chuyển thông tin cho người khác;

- Lập hồ sơ lưu và tra cứu hồ sơ;

- Lập lịch làm việc và thu xếp các cuộc họp, các chuyến đi làm việc xa;

- Chuẩn bị chương trình làm việc cho cuộc họp, làm biên bản, lập các

khoản chi cho các hội nghị;

- Làm việc với ngân hàng, với công ty bảo hiểm, với luật sư và tòa án,

lập các bản thu chi tài chính;

- Hỗ trợ công tác quản lý và điều hành.

3. Phần việc giao cho mỗi thư ký thường khác nhau, mặc dù họ được

đào tạo cơ bản giống nhau, có những năng lực nghiệp vụ thư ký giống nhau,

với những hiểu biết về hoạt động hành chính sự nghiệp và doanh thương

giống nhau.

4. Vị trí cụ thể của mỗi thư ký thường rất khác nhau:

- Nhân viên phòng hồ sơ - lưu trữ;

- Thư ký - tiếp viên;

- Thư ký đánh máy;

- Thư ký xử lý văn bản;

- Thư ký kế toán;

- Trợ lý giám đốc;

- Thư ký điều hành.

Nhưng họ đều cùng nhau thực hiện chức năng xử lý thông tin, góp

phần tham mưu cho cấp quản lý, có quan hệ giao tiếp ứng xử với nhiều

người.

5. Hơn mười năm trở lại đây, các nghiệp vụ thư ký được đổi mới về cơ

bản:

a) Cùng với các nghiệp vụ truyền thống như: đánh máy, tốc ký, văn thư

đi - đến, kế toán…, ngày nay, mỗi công việc thư ký thường được hỗ trợ bằng

nhiều thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy xử lý từ ngữ, máy ghi âm, máy

photocopy, máy fax, máy điện thoại di động, trung tâm dữ liệu,…

Sắp tới, nhịp độ hiện đại hóa thiết bị càng tăng nhanh, với nhiều đổi

mới không lường trước được.

b) Cùng với trang thiết bị hiện đại, ngành công thái học (ergonomics)

được vận dụng vào văn phòng nhằm thích nghi tối ưu công việc và chỗ làm

việc với người lao động, sao cho công việc đạt hiệu quả cao hơn, người lao

động thoải mái hơn.

Ngày nay, các văn phòng hiện đại thường được bố trí, sắp xếp theo

mặt bằng mở (open plan office), có vách ngăn (partitions).

6. Trong văn phòng hiện đại, cũng như trong nền sản xuất hiện đại nói

chung, con người được coi là nhân tố trung tâm, nhằm phát huy cao tính chủ

động và năng lực sáng tạo của họ.

a) Việc nhấn mạnh tính chủ động sáng tạo ấy được bắt đầu trước hết

từ ý thức làm chủ chính mình, hiểu sâu sắc về chính mình, không ngừng phấn

đấu nâng cao vị trí nghề nghiệp và nhân cách lao động của chính mình.

b) Đồng thời, văn phòng hiện đại rất chú trọng các phẩm chất giao tiếp -

ứng xử của người thư ký trong quan hệ làm việc với mọi người.

c) Bắt kịp xu hướng hiện đại đó, mười năm lại đây, nhóm ngành khoa

học có tên gọi chung là "Khoa học giao tiếp - ứng xử" (behavioral sciences)

đã cung cấp cho các tổ chức doanh thương và sự nghiệp nhiều công trình

nghiên cứu nhiều kết luận thực tiễn rất có ích.

Cốt lõi của nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử bao gồm:

- Tâm lý học

- Xã hội học

- Văn hóa - tập tục xã hội học (Social anthropology)

- Khoa học chính trị

II. NHỮNG NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN CÓ Ở NGƯỜI THƯ KÝ

1. Người thư ký phải được đào tạo có hệ thống

a) Không còn thời kỳ chỉ cần biết đọc, biết viết là làm được thư ký. Một

số anh chị em từ thời kỳ đó còn lưu lại, nay cần qua các lớp bồi dưỡng thích

hợp.

b) Ngày nay, thư ký là một nghề - phải được đào tạo có hệ thống, vừa

bảo đảm làm tốt công việc được giao, vừa có điều kiện hỗ trợ đồng sự khi

cần thiết, vừa có khả năng thích nghi với những đổi mới sắp tới, vừa có cao

vọng phát triển theo các nấc thang nghề nghiệp về sau.

2. Các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và cấp quản lý đòi hỏi người thư ký những gì?

a) Các kỹ năng cơ bản (basic skills)

Cùng với kiến thức phổ thông vững chắc, người thư ký phải có các kỳ

năng cơ bản: nói, nghe, đọc, viết, tính toán. Đây là những kỹ năng thu nhận

từ những năm học phổ thông nay cần được tinh luyện và nâng cao lên nhiều

nữa.

b) Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký (secretarial skills)

Bao quát 14 nhiệm vụ nói trên, trong đó nhấn mạnh:

- Đánh máy, đạt tốc độ 60-70 chữ/phút (Tiếng Anh, 50 wpm).

- Tốc ký, đạt tốc độ 100 - 120 chữ/phút (Tiếng Anh, 80 wpm).

- Tin học văn phòng.

- Trình bày (bản đánh máy, bản viết) hấp dẫn, đẹp.

- Sử dụng thành thạo điện thoại, telex, fax…

- Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu hồ sơ.

- Biết và sử dụng ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký (đối với văn phòng

đại diện cơ quan nước ngoài thì đây là kỹ năng cơ bản cần đạt mức thành

thạo).

Chú ý: Tất cả những kỹ năng ấy phải được cập nhật hóa theo kịp

những đổi mới không ngừng diễn ra.

c) Các hiểu biết và năng lực về kinh tế (business knowledge)

- Có kiến thức kinh tế cơ sở, có tầm nhìn về: kinh tế, thương mại, kế

toán,tài chính, luật kinh tế.

- Nhanh chong nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt

động kinh tế của công ty tiếp nhận.

d) Các phẩm chất cá nhân (personal qualities)

Đây là mặt mà các cơ quan hành chính, các tổ chức doanh thương và

sự nghiệp quan tâm đặc biệt, nhưng rất khó nắm bắt chính xác. Vị trí người

thư ký càng cao trong nấc thang nghề nghiệp, các đòi hỏi về phẩm chất cá

nhân càng cao. Đồng thời, có xu hướng các đòi hỏi về phẩm chất cá nhân ở

các vị trí thư ký thấp hơn cũng được nâng cao lên dần.

Những phẩm chất cá nhân ấy được xem xét ở 2 mức:

- Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người lao động bình

thường:

+ Thẳng thắn, chân thành, trung thực.

+ Nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, chu đáo.

+ Thấu hiểu công việc được giao một cách chính xác, có mức độ linh

hoạt khi được giao thêm việc.

+ Có ý thức kỷ luật, ý thức hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

+ Dễ làm quen, dễ kết bạn, tương trợ, giúp đỡ nhau.

+ Biết giữ gìn sức khỏe, bảo đảm sức làm việc.

+ Ăn mặc, đi đứng đúng mức.

- Rèn luyện những tình cách và phẩm chất của người thư ký trong văn

phòng hiện đại:

+ Cao vọng nghề nghiệp (ambition), phấn đấu vươn lên không ngừng.

+ Ý thức tôn trọng và hợp tác với nhau (cooperativeness) tạo thành ý

thức đồng đội, ê kíp (teamwork).

+ Ý thức phát huy các giá trị truyền thống dân tộc.

+ Tạo được sự tin cậy nhau, dựa vào nhau (dependability).

+ Ý thức làm việc cật lực, cần cù, hiệu quả (indus- triousness).

+ Ý thức giữ kín loại tin tức bí mật (ability to distinguish beween

information that must remain confidential and that which may be shared).

+ Sự chín chắn (maturity).

+ Sự tư trọng (self-respect).

+ Sự phấn đấu bền bỉ (tenacity).

+ Năng lực quản lý thời giờ (time management).

3. Khi người thư ký phấn đấu vươn lên cao hơn trên nấc thang nghề nghiệp

Muốn vậy, người thư ký càng phải nuôi dưỡng, rèn luyện nhiều hơn

nữa về mặt phẩm chất cá nhân theo những đòi hỏi của các doanh nghiệp.

Sau đây là những khả năng, tính cách và phẩm chất của người thư ký cấp

cao (high - level secretarial competencies) mà các doanh nghiệp tìm chọn:

a) Ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực (self -

discipline and motivation).

b) Tạo được lòng tin, có ý thức trách nhiệm và ý thức hoàn thành công

việc (Reliability, responsibility, and follow - through).

c) Kỹ năng tổ chức trong xây dựng chương trình, làm việc, bảo đảm

tính thời gian (organizational skills over time, work and schedules).

d) Năng lực thích nghi nhanh chóng và vững chắc với những biến đổi

(adaptability: the ability to adapt, readily to change).

đ) Chủ động và sáng tạo (Creativity and initiative).

e) Tự tin, cân đối, khéo ngoại giao, khéo léo trong ứng xử (self -

confidence, poice, tact, diplomacy).

g) Năng lực diễn đạt tốt cả trong thông tin nói và viết (articulateness in

both verbal and written communications).

h) Tài phân tích, dự báo và suy tưởng (analitical and visionary talents).

i) Năng lực quan hệ làm việc tốt với mọi người - cả với đồng cấp và cấp

trên, cả với cấp dưới, cả với khách hàng và khách đến công ty (ability to get

along with others - at your level and above, with your subordinates, and with

customers or clients and visitors).

k) Năng lực sử dụng tính khôi hài (sense of humour) trong giao tiếp ứng

xử.

4. Người học viên thư ký tương lai đáp ứng những đòi hỏi ấy như thế nào?

a) Mục tiêu, nội dung và chất lượng đào tạo của các trường lớp đào

tạo, bồi dưỡng thư ký văn phòng cần phản ánh các yêu cầu đó và luôn luôn

cập nhật hóa.

Học viên hỗ trợ nhau trong học tập và rèn luyện. Đặc biệt chú trọng

giúp nhau vận dụng khoa học giao tiếp - ứng xử.

b) Tổ chức tuyển dụng tốt có tác dụng thúc đẩy người thư ký tương lai

phấn đấu vươn lên theo hướng càng sát hợp với yêu cầu tuyển dụng và bảng

mô tả nghề nghiệp càng tốt.

c) Mỗi người nuôi dưỡng cao vọng nghề nghiệp, không ngừng nâng

cao trình độ chung cũng như cập nhật hóa về chuyên môn, phấn đấu vươn

lên qua các nấc thang nghề nghiệp.

- Ở nước ta có thang lương cán sự và chuyên viên cho công tác văn

phòng.

- Ở nhiều nước, thang lương thư ký có 4 bậc:

+ Bậc khởi điểm (entry level) thường dành cho nhân viên văn phòng

(office clerks);

+ Bậc B (level B);

+ Bậc A (level A);

+ Bậc nhất dành cho thư ký điều hành. Sau đó người thư ký giàu kinh

nghiệm có thế vươn lên các nấc thang quản lý cao hơn.

d) Tổ chức doanh thương, sự nghiệp và hành chính cần định kỳ đánh

giá công việc của thư ký và có chính sách hỗ trợ cho thư ký tiếp tục được bồi

dưỡng cơ bản và chuyên sâu theo yêu cầu của công việc.

Phần 2. QUAN HỆ GIAO TIẾP - ỨNG XỬ

Chương 4. HIỂU CÁ THỂ NGƯỜI VÀ HIỂU CHÍNH MÌNH

- Kết hợp với các kiến thức tâm lý học, xã hội học, khoa học giao tiếp -

ứng xử cung cấp nhiều cách nhìn mới, nhiều vận dụng mới đối với quan hệ

giao tiếp - ứng xử của thư ký nói riêng, ở các lĩnh vực khác nói chung.

- Trước hết, phải hiểu cá thể người - mặt bên trong - ứng xử ra sao. Có

thể nêu ra 6 mặt chính - từ bên trong - như vậy.

I. NHÂN CÁCH CÁ THỂ NGƯỜI

1. Nhân cách cá thể người là một tổng hợp phong phú của những giá

trị, những thái độ, những nhu cầu, những động cơ, những phản ứng xúc cảm,

những tự hình dung, những ứng xử, trí thông minh và cả cấu trúc bẩm sinh;

tổng hợp ấy chi phối các cảm nhận, suy nghĩ, ý chí và hành động của cá thể

người; tạo ra bản sắc riêng, vừa có tính đơn nhất, vừa có mức độ ổn định

nhất định.

2. Mức độ phong phú, phức tạp và bản sắc đơn nhất của nhân cách cá

thể còn do những tác động từ gia đình và xã hội, sự hòa lẫn và đấu tranh giữa

3 phần của nhân cách (cái nó, cái tôi và cái siêu ngã) mà nhà phân tâm học

Freud (1856 - 1939) đã phát hiện. Trong sự phân tích này, Freud còn chỉ ra

sự tác động của vô thức.

II. CÁC THÁI ĐỘ VÀ HỆ GIÁ TRỊ CÁ NHÂN

1. Giá trị cá nhân là những tiêu chuẩn mà cá thể sử dụng để đánh giá

cái tốt, cái đẹp, cái có giá trị. Các giá trị cá nhân được hình thành dần dần từ

thời thơ ấu, trong quan hệ với gia đình, nhà trường, bạn bè và có xu hướng

hòa nhập với kinh nghiệm sống khi lớn lên, tạo thành bản sắc đơn nhất.

2. Thái độ là một tập hợp khá ổn định của những cảm nhận, những

niềm tin, những xu hướng ứng xử đối với một người hay nhóm người cụ thể,

những vật, những ý kiến cụ thể. Trong hành vi đối xử, thái độ có dạng bộc lộ

ra ngoài.

3. Hệ giá trị cá nhân (ổn định hơn thái độ) cũng chịu những điều chỉnh,

những thay đổi trong tương quan với bên ngoài, với xã hội không ngừng thay

đổi.

4. Mỗi người cần tự ý thức một cách khách quan mình là ai, thế nào,

xét về mặt nhân cách, xét về hệ giá trị cá nhân, để có sự tự điều chỉnh thích

hợp, nhằm đạt quan hệ giao tiếp - ứng xử có hiệu quả hơn. Thực ra, sự tự ý

thức như vậy là một quá trình, vì ta vốn chưa quen với việc đó, vì ở ta còn

nhiều tàn dư phong kiến hạn chế tầm nhìn cá thể người và chính mình trong

bản sắc đơn nhất. Trong quá trình tự ý thức ấy, phải coi trọng vận dụng các

giá trị đạo đức truyền thống, phát huy vốn văn hóa dân tộc.

III. CÁC CƠ CHẾ PHÒNG VỆ (DEFENSE MECHANISMS)

1. Khi con người chịu sức ép của một sự đe dọa, các cơ chế phòng vệ

xuất hiện, thường ở dạng vô thức, để tránh né hay dập tắt đe dọa. Phòng vệ

ở đây được hiểu từ góc độ tâm lý ứng xử, không xét ở dạng tự vệ bằng vũ

khí, vũ lực.

2. Có nhiều dạng cơ chế phòng vệ. Sau đây là 5 dạng thường gặp

nhất, ít nhiều mang tính chất tuần tự:

- Sự dẹp bỏ (repression): Có điều gì đó không hay, nay loại bỏ ra khỏi

suy nghĩ. Ví dụ: "Tôi có nói như vậy bao giờ đâu".

- Sự phản ứng đối nghịch (reaction formation), ví dụ: ghét bỏ một người

thân (thường tình là không thể chấp nhận), nhưng cứ khẳng định là yêu quý

người ấy.

- Sự quy chụp cho người khác (projection), ví dụ: mình không thích

nhóm A, nhưng lại chụp cho nhóm A là không thích mình.

- Sự lý giải giả tạo (rationalization), ví dụ: "Thầy đánh hỏng mình vì thầy

không thích con gái để tóc kiểu lù xù như thế này".

- Sự chuyển dịch (displacement), gần như là "giận cá chém thớt",

chuyển dịch phản ứng vào một đối tượng khác, vì không thể đụng đến đối

tượng chính.

3. Các cơ chế phòng vệ giúp cho đương sự tạo ra cảm giác là mình

không đến nỗi xấu như vậy, trông mình khá hơn, mình tìm được cái thế an

toàn hơn.

IV. CÁC ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY (MOTIVATION)

1. Cá thể chịu tác động của nhiều loại động cơ thúc đẩy: bên trong, bên

ngoài; sinh lý, tâm lý, xã hội; đạo lý, chính trị - chi phối nhân cách ứng xử.

2. Có nhiều học thuyết về động cơ thúc đẩy, trong số đó, bản phân tích

cấp bậc các nhu cầu của A.H. Maslow được vận dụng nhiều nhất. Động cơ

thúc đẩy thường xuất phát từ sự xem xét các nhu cầu (needs), các vật làm

thỏa mãn (satisíìers), và các giá trị. Bản phân tích của Maslow chia các nhu

cầu theo 5 bậc, từ thấp đến cao.

- Nhu cầu cơ bản nhất của con người về vật chất: thức ăn, nước uống,

chỗ ở, không khí… Các nhu cầu này được đặt ở cái nền của cấp bậc nhu

cầu, vì đó là nhu cầu cơ bản nhất, phải được thỏa mãn trước khi tính tới thỏa

mãn nhu cầu cao hơn.

- Nhu cầu an toàn: tránh được các sự đe dọa (mất việc làm, bệnh tật,

công ty bị phá sản…) và giữ được nhịp hoạt động thường ngày.

- Nhu cầu về tình thương và hội nhập xã hội.

- Nhu cầu tự đánh giá cao (self - esteem), trong quan hệ tôn trọng lẫn

nhau.

- Nhu cầu tự thể hiện cao nhất (self - actualization needs), đặt cá thể

người vào khả năng phát huy được toàn bộ tiềm lực của mình.

Một khi một loại nhu cầu thuộc bậc thấp hơn đã được thỏa mãn, cá thể

lại vươn lên loại nhu cầu cao.

3. Người lao động thuộc gia đình kinh tế hạn hẹp, khi đi tìm việc thường

chịu sức ép trước hết của những nhu cầu cơ bản. Một khi trúng tuyển, có chỗ

làm, lại sợ mất chỗ làm sợ bệnh tật, sợ doanh nghiệp phá sản…, tức là đứng

trước áp lực của nhu cầu được an toàn. Áp lực của loại nhu cầu này hầu như

không loại trừ người lao động làm thuê ở bất kỳ vị trí nào.

Trong điều kiện khủng hoảng kinh tế - xã hội, mức sống thấp, số người

thất nghiệp cao, sức ép nói trên càng đòi hỏi người lao động vừa phải cố nén

chịu trước những áp đặt của cấp chủ, vừa phải bươn chải, xoay xở, vá víu

cho tạm đủ sống, gác lại một số nhu cầu cao hơn.

4. Để phát huy tính sáng tạo ở người lao động, cấp quản lý thường áp

dụng nhiều biện pháp động cơ như tiền thưởng, chế độ nghỉ bệnh, chế độ

nghỉ phép…

V. XÚC CẢM

1. Xúc cảm là gì? Xúc cảm là một sự vận động nảy sinh từ bên trong

hướng ra bên ngoài, nhằm thể hiện chính mình trong quan hệ với thế giới

xung quanh. Xúc cảm thường phát sinh từ một sự kiện bên ngoài, một hồi

tưởng, một suy nghĩ. Nó giúp ta cảm nhận thế giới xung quanh nhanh hơn sự

suy diễn lôgic.

2. Xúc cảm tạo ra những phản ứng sinh học và cảm nhận tâm lý ở các

cộng đồng khác nhau dưới những dạng giống như nhau, không phân biệt

theo màu da, văn hóa, sắc tộc. Cho nên, sự chia xẻ các xúc cảm, sự đông

cảm tạo ra quan hệ gần gũi nhau giữa người với người.

3. Ngày nay, với 5 nhân tố thời đại, xúc cảm cùng có vai trò to lớn hơn

trong quan hệ giao tiếp - ứng xử.

4. Xúc cảm có cấu trúc sơ cấp tạo thành từng cặp: vui-buồn; yêu-ghét,

tức giận-sợ hãi… từ đó lại có cấu trúc thứ cấp.

5. Có 4 xúc cảm gắn với động cơ thúc đẩy thường được các tập thể

văn phòng vận dụng là:

- Sự chín muồi về xúc cảm;

- Nhiệt tình và phấn khởi trong công việc;

- Đồng cảm với đồng sự;

- Hoài bão nghề nghiệp.

VI. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM TRÍ TUỆ, TÍNH CÁCH, NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT

1. Ở mỗi cá thể có cả một loạt những đặc điểm trí tuệ, tính cách, năng

lực và phẩm chất khác nhau do từ đặc điểm cấu tạo sinh lý và kinh nghiệm

sống. Những đặc điểm này chi phối quan hệ giao tiếp ứng xử, chí phối chất

lượng và thái độ lao động.

Do đó, mỗi cá thể cần ý thức được về những đặc điểm ấy để có sự

kiểm soát và rèn luyện cần thiết, phù hợp với quan hệ giao tiếp - ứng xử và

đòi hỏi của công việc.

2. Ngày nay, thuyết "hai bán cầu đại não đối ngẫu" (dual-brain theory)

cho rằng các đặc điểm trí tuệ, tính cách, năng lực và phẩm chất khu trú trong

2 bán cầu đại não được phân bố đối ngẫu theo kiểu bù trừ cho nhau như

sau: 

- Bán cầu trái chịu trách nhiệm về phân tích logic và suy lý, trật tự và sự

chính xác, nắm bắt các sự kiện và con số, phát xuất và lưu giữ ngôn ngữ và

năng lực toán học.

- Bán cầu phải có khả năng truy cứu dữ kiện, tạo thành sự mạch lạc,

sáng tạo, hình thành các xúc động, các niềm tin, sự linh hoạt.

Còn việc giải quyết vấn đề lại huy động cả hai bán cầu đại não.

Các nhà khoa học cho rằng mỗi bán cầu đại não là nơi khu trú trội hơn

của 21 đặc điểm khác nhau.

BÁN CẦU TRÁI trội hơn BÁN CẦU PHẢI trội hơn

- Tính chính xác - Cuốn hút, hấp dẫn

- Năng lực phân tích - Chăm chú

- Năng lực diễn đạt, phát âm rõ - Sạch sẽ

- Tháo vát - Dễ tương hợp

- Đáng tin cậy - Vững tin

- Có hiệu quả - Biết giữ kín

- Có năng lực - Ý thức hợp tác

- Làm việc cần cù - Lịch sự, nhã nhặn

- Thông minh, nhanh trí - Sáng tạo

- Năng lực tiếp nhận kiến thức - Có tài ngoại giao

- Dễ khép vào tổ chức - Cương nghị

- Làm việc năng suất - Sôi nổi, nhiệt tình

- Khẩn trương - Linh hoạt, mềm dẻo

- Dám chịu trách nhiệm - Dễ kết bạn

- Tự định hướng - Hạnh phúc

- Tự tạo động lực - Thật thà

- Kỹ năng khéo léo - Trung thành

- Tốc độ - Cân bằng

- Ý thức thời gian - Lễ phép

- Dễ đào tạo - Khéo léo, tế nhị

- Ý thức đạo lý lao động - Thiện ý, tự nguyện.

VII. HIỂU CÁ THỂ NGƯỜI VÀ HLỂU CHÍNH MÌNH LÀ MỘT QUÁ TRÌNH

- Trước hết, vì chính khoa học giao tiếp - ứng xử còn rất non trẻ, mới đi

những bước đi đầu tiên.

- Tiếp đó, vì chúng ta mới làm quen với khoa học non trẻ ấy.

1. Từ một xã hội còn nhiều di sản tư tưởng phong kiến, trong quá trình

đổi mới toàn diện, việc hiểu cá thể người và hiểu chính mình là một quá trình:

- Phải tìm nội dung từ thực tiễn cho hàng loạt khái niệm mới, lý thuyết

mới, có sự vận dụng phù hợp.

- Phải luôn luôn chú trọng các giá trị văn hóa truyền thống.

- Phải đấu tranh chống những di sản tư tưởng phong kiến như: bè phái,

cục bộ, tác phong lề mề…

- Phải dần dần xác định hình mẫu cá thể người lao động trong điều kiện

đổi mới. 

2. Phải lấy sự tự ý thức về chính mình làm chính, luôn luôn rút kinh

nghiệm từ thực tiễn, kết hợp với sự hỗ trợ của tập thể.

3. Cần gắn chặt sự phát triển và hoàn chỉnh nhân cách cá nhân trong

quan hệ với các giá trị xã hội cơ bản, trong dó có những giá trị truyền thống

và những giá trị xã hội đang đổi mới.

VIII. TÌM HIỂU LÝ THUYẾT ÂM DƯƠNG - KHÍ CÔNG - DƯỠNG SINH

1. Tập trung tư tưởng, lấy ý dẫn khí, cân bằng âm dương (tĩnh công).

2. Dưỡng sinh thái cực quyền (động công).

Chương 5. VẬN DỤNG CÁC GIÁ TRỊ XÃ HỘI CƠ BẢN

- Các giá trị xã hội điều hòa ý nghĩ, hành vi và quan hệ của con người.

- Có nhiều giá trị xã hội, lớn có, nhỏ có, thuộc cấp tập đoàn, giai cấp

hay của cả xã hội.

- Chương này tập trung vào 5 giá trị xã hội cơ bản vận dụng phổ biến

trong cả xã hội, điều hòa sự ứng xử của mỗi con người; đồng thời đi sâu vào

phần vận dụng ở văn phòng.

+ Sự tôn trọng con người

+ Sự trọng thị

+ Các giá trị đạo đức

+ Lẽ công bằng

+ Nghiêm khắc với mình, rộng lượng với người.

I. SỰ TÔN TRỌNG CON NGƯỜI

1. Tôn trọng con người là giá trị xã hội lớn nhất, bao trùm nhất, vì:

- Con người là vốn quý nhất, là chủ thể sáng tạo xã hội, là chủ thể thực

hiện đổi mới.

- Nghị quyết Đại hội VI của Đảng: "Thực hiện quyền làm chủ tập thể

của nhân dân lao động thực chất là tôn trọng con người, phát huy sức sáng

tạo của mọi tầng lớp nhân dân…".

2. Sự tôn trọng nhau và lòng tự trọng (self - respect)

- Tôn trọng nhau và lòng tự trọng gắn liền với truyền thống tự hào dân

tộc.

- Tự trọng là một nhu cầu cá nhân, mang ý nghĩa động lực bền vững,

làm cho cá nhân phấn đấu cho những hoài bão lớn, gắn mình với sự nghiệp

chung của đất nước.

3. Thực hiện tôn trọng con người, tôn trọng nhau và tự trọng là một

cuộc đấu tranh vạch đường đi lên chống lại những di sản tư tưởng đẳng cấp

phong kiến.

4. Vận dụng vào quan hệ giao tiếp - ứng xử ở văn phòng:

- Lắng nghe để biết ý kiến của người khác, không cắt ngang.

- Khẩn trương giải quyết việc cho khách, không bắt chờ lâu.

- Cả trong cái bắt tay: nhìn vào mắt người đó.

- Quan hệ ứng xử với trên, dưới:

+ Không nịnh trên, không nạt dưới.

+ Không gây áp lực trước sự nén chịu của cấp dưới.

II. SỰ TRỌNG THỊ (CONSIDERATION)

1. Sự trọng thị đòi hỏi:

- Ý thức được tầm quan trọng của mỗi công việc, mỗi sản phẩm lao

động.

- Đặt lòng tin vào sự hợp tác có hiệu quả.

- Sâu sát công việc, phát hiện tài năng và cống hiến của các đồng sự,

phát hiện khó khăn và hạn chế, nhất là trong khủng hoảng kinh tế - xã hội.

2. Sự trọng thị tạo ra chất keo gắn bó con người trong quan hệ hợp tác,

trong lao động tập thể.

3. Việc nên làm, việc nên tránh:

- Giữ trật tự nơi làm việc, không gây tiếng ồn, ảnh hưởng đến người

khác.

- Coi trọng mọi sự phân công, coi trọng mọi quan hệ làm việc, giúp

nhau trong công việc.

- Luôn tìm mặt tích cực, mặt hiệu quả, mặt mạnh của đồng nghiệp,

ngay cả khi đồng nghiệp va vấp, sai sót.

III. CÁC GIÁ TRỊ ĐẠO ĐỨC

1. Các giá trị đạo đức là hệ giá trị xã hội dành cho việc phân biệt đúng -

sai: quý trọng người già, trả lại của rơi…

- Đạo đức hình thành lâu đời, bền vững được gọi là đạo đức truyền

thống: tôn sư trọng đạo, bênh vực người cô, thế yếu, lá lành đùm lá rách.

- Đạo đức cách mạng: suốt đời phân đấu cho lý tưởng cách mạng.

2. Hệ giá trị đạo đức cá nhân: hình thành ở cá thể gắn với sự lý giải giá

trị đạo đức xã hội, trong sự phán xét cái đúng - sai thường ngày gặp phải:

- Có dùng điện thoại cơ quan gọi việc rịêng không, có lợi dụng xe công

vào việc tư không, có lấy giấy văn phòng làm giấy viết thư không.

- Thường thì sự lý giải ở mỗi cá thể có khác nhau, lằn ranh đúng - sai

thường được xân xiu, châm chước, thông cảm.

3. Thử vận dụng lằn ranh đạo đức đúng - sai trong các sự việc thường

gặp ở văn phòng:

- Đến chậm vài phút, về sớm vài phút.

- Lấy vật dụng của cơ quan dùng vào việc riêng.

- Bàn tán lời đồn đại tiêu cực.

- Để lộ thông tin loại không được tiết lộ.

- Thấy cộng sự làm các việc trên, xử lý thế nào?

- Thủ trưởng ở ngay trong phòng, nhưng lại yêu cầu mình nói với khách

là ông ấy hay bà ấy đi vắng.

IV. LẼ CÔNG BẰNG

1. Câu nói của Bác Hồ: "Không sợ thiếu, chỉ sợ không công bằng".

- Trong xã hội ta, công bằng là cốt lõi xuyên suốt lối sông xã hội chủ

nghĩa, có ý nghĩa động lực.

- Thực hiện lẽ công bằng là cả một quá trình đấu tranh.

2. Công bằng ngày nay còn chịu sự chi phối của cạnh tranh thị trường,

theo sự chấp thuận của thị trường.

3. Vận dụng lẽ công bằng trong văn phòng:

- Thực hiện công bằng trong phân công phân việc, xếp lương, khen

thưởng, đánh giá, đề bạt là một động lực.

- Thử vận dụng lằn ranh công bằng - không công bằng trong nhiều vấn

đề cụ thể ở văn phòng.

V. NGHIÊM KHẮC VỚI MÌNH, RỘNG LƯỢNG VỚI NGƯỜI

1. Nghiêm khắc với mình là một đòi hỏi của người có tự trọng cao.

Rộng lượng với người là một đòi hỏi của sự trọng thị. Hai mặt ấy cần được

hòa nhập, thống nhất với nhau, với ý nghĩa là một phương pháp luận hữu

hiệu trong giao tiếp ứng xử.

2. Thử vận dụng sự thống nhất hai mặt ấy trong nhiều vấn đề cụ thể ở

văn phòng.

Chương 6. NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO TIẾP - THÔNG TIN

- Chương này xem xét mặt thông tin trong giao tiêp - ứng xử.

- Hoạt động giao tiếp - thông tin là một trong 5 hoạt động cơ bản của xã

hội.

- Các tổ chức doanh thương, sự nghiệp và hành chính đều gắn bó sống

còn với giao tiếp - thông tin.

I. VĂN PHÒNG: ĐẦU MỐI GIAO TIẾP THÔNG TIN

1. Văn phòng là đầu mối của cả một mạng lưới giao tiếp - thông tin dầy đặc:

a) Dạng thông tin:

+ Nói: trực tiếp, qua điện thoại, hội họp, chỉ dẫn…

+ Viết: bưu tín, fax, telex, bản tin, bản ghi nhớ, biên bản, báo cáo…

b) Tuyến thông tin:

+ Đi lên, đi xuống, đi ngang;

+ Tin truyền miệng.

2. Yêu cầu đối với thông tin:

- Nhanh chóng, kịp thời, ăn khớp, chính xác.

- Phản ánh được chất lượng trong quan hệ con người: sự tôn trọng con

người, sự trọng thị…

- Tạo thành dấu ấn riêng, cuốn hút: xưng hô, ăn mặc, phong cách làm

việc, phong cách bài trí chỗ làm việc, tiếp khách, mẫu giấy có tiêu đề, bì thư…

Có ý nghĩa nâng cao sự gắn bó với đơn vị, tính kỷ luật và tính hiệu quả.

3. Văn phòng phấn đấu nâng cao hiệu quả chu chuyển của thông tin qua sáu khâu (sẽ trình bày kỹ ở phần sau):

- Đầu vào (công văn đến, bản ghi các loại…);

- Xử lý (biên tập, xử lý từ ngữ…);

- Đầu ra (văn bản hoàn chỉnh để sử dụng…);

- In ấn, phát hành;

- Lưu hồ sơ và tra cứu hồ sơ;

- Tiêu hủy hay tồn giữ lâu dài.

II. BẢN CHẤT GIAO TIẾP - THÔNG TIN

Muốn luôn luôn cải tiến, nâng cao không ngừng tính hiệu quả như nói ở

trên, phải đặt cơ sở trên sự hiểu biết sâu sắc bản chất của giao tiếp - thông

tin.

1. Bên phát, bên nhận và bản tin (The sender, the receiver and the message):

- Giao tiếp - thông tin trong một quan hệ cụ thể nào đó đều là một quá

trình. Nhằm mục đích phân tích, ta tách ra để làm rõ vai trò của bên phát, bên

nhận và bản tin.

- Có mấy quy tắc cơ bản:

+ Khi bên phát phát đi bản tin của mình, phải xem bên nhận có hiểu

được bản tin không. Tức là xem bên nhận là quan trọng nhất.

+ Một khi bản tin đạt chất lượng, để cho bên nhận hiểu hết bản tin, thì

lúc này phải coi trọng hình thức và thời điểm phát bản tin.

2. Các loại yếu tố cấu thành chất lượng bản tin:

- Trình độ am hiểu vấn đề đặt ra trong bản tin;

- Các niềm tin và giá trị văn hóa mà người phát đặt vào bản tin;

- Thái độ đối với chính mình, đối với người đối tác và đối với vấn đề

thảo luận;

- Sự phản ánh vai trò cụ thể trong quan hệ xã hội gắn với vấn đề thảo

luận;

- Các kỹ năng giao tiếp - thông tin.

III. XEM XÉT MẶT QUAN HỆ CON NGƯỜI TRONG GIAO TIẾP - THÔNG TIN

Hai mục trên đều đã đề cập, hay đi sâu hơn.

1. Thông tin - giao tiếp tốt chuyển tải cá nhân cách:

Lấy vài ví dụ cụ thể:

+ Khi nói điện thoại;

+ Khi trả lời phỏng vấn tuyển dụng;

+ Khi nhận xét một lỗi lầm của đồng nghiệp.

2. Xây dựng sự đồng cảm:

Cùng với sự vận dụng các giá trị xã hội cơ bản đã đề cập ở phần trên

(sự tôn trọng lẫn nhau, sự trọng thị…), nay trong quan hệ giao tiếp - ứng xử

cụ thể, cần tạo được sự đồng cảm, tức là năng lực chia sẻ các cảm nghĩ và

kinh nghiệm, tạo ra sự cảm thông sâu sắc, còn gọi là sự thấu cảm.

3. Rèn luyện các kỹ năng giao tiếp - thông tin, gồm 5 mặt: nói, viết,

nghe, ngôn ngữ không lời, kỹ năng lập luận.

a) Nói

- Đây là một kỹ năng sớm được hình thành và tập luyện từ nhỏ, suốt

tuổi học trò. Nay phải nắm bắt được mặt mạnh, mặt yếu để nâng lên nhiều

nữa.

- Nhân cách ứng xử của người nói thể hiện trước hết qua giọng nói: khi

vui, khi buồn, khi giận dữ, giọng nói đều chuyển tải rõ nét tới người nghe.

- Như vậy khi nói về công việc, phải gạt sang một bên mọi sự ưu phiền

riêng tư, tập trung chú ý tới:

+ Chuyển tải nội dung có hiệu quả;

+ Chuyển tải một nhân cách ứng xử gây ấn tượng tốt.

- Nhiều người có giọng nói rất diễn cảm, cuốn hút; ngược lại, ở một số

người, giọng nói chưa đạt được như vậy. Nay phải tập, tập nhiều để kiểm

soát được giọng nói, nhất là mặt chuyển tải nhiệt tình, sự chăm chú, đạt

cường độ giọng nói vừa phải.

- Cùng với giọng nói, phải luyện phát âm chính xác, chọn tốc độ nói vừa

phải, có âm điệu lên xuống với độ diễn cảm sâu sắc.

(Người thư ký thường ngày dành nhiều thì giờ cho "nói", nhất là điện

thoại. Công việc này đòi hỏi vận dụng nhiều kỹ thuật, nhiều điều chỉ dẫn,

nhiều bài mẫu, sẽ được nêu kỹ hơn trong một phần sau).

b) Viết

- Viết càng đòi hỏi chặt chẽ hơn nói. Một số giáo trình nước ngoài có sự

phân biệt: nếu nói cần tuân theo 5 chữ c, thì viết cần tuân theo 7 chữ c và trật

tự các chữ c trên dưới có khác:

Nói điện thoại Viết văn bản

Courteous (lịch sự, nhã nhặn) + Clear (rõ)

Correct (chính xác, không sai sót) + Concise (súc tích, ngắn gọn)

Clear (rõ) + Correct (chính xác, không sai sót)

Complete (đầy đủ, hoàn chỉnh) + complete (đầy đủ, hoàn chỉnh)

Concise (súc tích, ngắn gọn) + Courteous (lịch sự, nhã nhặn)

+ Consistent (nhất quán, các phần phù

hợp nhau)

+ Cautious (cẩn thận)

- Viết còn cần tuân theo một điều hướng dẫn thứ tám: neat, có nghĩa là

rành mạch.

- Viết, do chữ "bút sa gà chết", không những phải cẩn thận, cân nhắc kỹ

càng, mà còn phải thể hiện sự chín chắn, đạt tiêu chuẩn văn bản pháp lý.

- Còn các thư tín chào hỏi, xã giao, giọng viết càng có bản sắc cá nhân,

tin cậy nhau, càng tốt.

(Sẽ có một phần dành riêng cho soạn thảo văn bản, thư từ giao dịch).

c) Nghe

- Ta ít chú ý luyện cách nghe, mặc dù, có nhà khoa học cho rằng trong

ba hoạt động: nói, viết, nghe, thì nghe chiếm nhiều thì giờ nhất, tới 53%

lượng thời gian mà người thư ký dành cho ba hoạt động ấy.

- Phải học cách nghe chăm chú, không bỏ sót ý, tránh hiểu sai. Chỗ

nào nghe không rõ, hay ý nắm chưa chắc thì hỏi lại, nhờ khách nói lại cho rõ.

Phát triển thành kỹ năng "hỏi kỹ" (feedback).

- Luyện cách nghe chiều sâu, từ bên trong: hiểu nội dung; hiểu tình

cảm, quan hệ mà người nói quan tâm; hiểu phần nào nhân cách ứng xử mà

người nói chuyển tải, dù muốn hay không muốn.

- Tuy nhịp độ: nghe - nói - nghe - nói trong giao tiếp diễn ra không dừng

lại bất chợt, nhưng không được phản ứng vội vàng, thiếu cân nhắc. Nếu có

chỗ do vội vàng, đưa tới sơ hở, sai lệch (có khi do vô thức khống chế), phải

tìm cách nói lại một cách chân thành.

- Phải kiểm soát được thái độ của mình đối với người nghe, đề phòng

định kiến, hiểu sai.

- Tập trung vào nghe đòi hỏi hạn chế và loại bỏ nhiễu nội:

+ Bị phân tán do một tác nhân tâm lý bất chợt xuất hiện.

+ Bị luồng suy nghĩ nội (với tốc độ 400 - 450 chữ/phút, cao hơn 3 lần

tốc độ nói) gây ảnh hưởng tới sự chăm chú nghe.

d) Kỹ năng lập luận

- Kỹ năng lập luận sớm hình thành cùng với các kỹ năng cơ bản: nói,

nghe, viết. Tuy vậy, kỹ năng lập luận so với các kỹ năng khác thường yếu

kém hơn. Chính vì vậy, nó kéo theo sự yếu kém của nói và viết. Nay phải

chọn lọc, nâng cao lên nhiều nữa làm cho nói và viết mạch lạc, chặt chẽ, nhất

quán, dễ hiểu, người nghe dễ tiếp thu, nhờ đó bảo đảm tính hiệu quả giao

tiếp - thông tin.

- Cùng với yêu cầu chuyển tải nhân cách, kỹ năng lập luận được xây

dựng chặt chẽ dựa trên một môn học dành riêng (lô-gích học), nhưng điều

quyết định là sự vận dụng nhuần nhuyễn, gần như một bản năng tự vệ.

e) Ngôn ngữ không lời

Đây là loại kỹ năng mà gần đây khoa học giao tiếp - ứng xử chú trọng

đi sâu nghiên cứu cặn kẽ hơn. Ta dành riêng mục IV tiếp theo đây để có đủ

phạm vi cần thiết cho vấn đề này.

IV. NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI

1. Trong giao tiếp - thông tin, một số kết quả nghiên cứu cho thấy có tới

93% thời gian đều có kèm theo thông tin không lời, có lúc còn gọi là ngôn ngữ

không lời.

- Việc kèm theo ngôn ngữ không lời thường diễn ra ngoài sự kiểm soát

có ý thức của con người.

- Thông tin không lời là một tập hợp nhiều loại tín hiệu của cơ thể; có

khi cả thời điểm cũng được coi là tín hiệu của thông tin không lời.

- Tập hợp tín hiệu ấy có khác nhau theo từng cảm nghĩ, thái độ cần

biểu hiện. Cùng một cảm nghĩ, thái độ lại được biểu hiện bằng nhiều tập hợp

tín hiệu khác nhau. Và sự khác nhau ấy còn tùy thuộc vào nhiều điều kiện

khác nhau, ví dụ: khi mới quen và khi đã quen thân…

2. Thông tin không lời khác với thông tin dùng lời ở mấy điểm:

- Thông tin không lời có tính liên tục, trong khi thông tin dùng lời gói gọn

trong thời gian đang nói.

- Thông tin dùng lời thường chỉ truyền đạt qua một kênh mà thôi: lời nói,

trong khi thông tin không lời là một tập hợp tín hiệu với nhiều kênh khác nhau.

Ví dụ: một bà mẹ đưa con đi khám bệnh, cùng một lúc, thái độ, điệu bộ của

bà mẹ:

+ Vừa có tư thế ngồi chờ căng thẳng;

+ Vừa có nét mặt lo âu;

+ Vừa thể hiện sự âu yếm con, động viên con.

- Thông tin dùng lời diễn ra theo một cấu trúc có kiểm soát, sắp xếp;

còn thông tin không lời thường diễn ra một cách vô thức, không có cấu trúc

xếp đặt sẵn cái gì trước, cái gì sau.

3. Thông tin không lời thể hiện qua nhiều dạng:

- Dạng kèm theo tiếng nói (paralanguage): giọng nói, âm điệu cao

thấp…

- Dạng tín hiệu qua nét mặt, trong đó nổi bật nhất là đôi mắt.

- Dạng tín hiệu qua thân mình, tay chân. Khó quản lý nhất và cũng diễn

cảm thật thà, nhất là đôi chân.

- Dạng tín hiệu qua khoảng cách:

+ Vào phòng họp, chọn chỗ ngồi gần bàn chủ tọa hay ngồi cuối phòng,

hay gần cửa sổ?

+ Khoảng cách giữa hai người có khác nhau: khi mới quen, khi còn giữ

kẽ và khi quen thân. Khoảng cách thân mật, cỡ 60cm trở lại, thường được cá

thể kiểm soát chủ động.

+ Chạm vào nhau.

- Dạng tín hiệu qua thời điểm: đến sớm, đến muộn, không đến…

4. Thông tin không lời có tác dụng gì:

- Bổ sung nghĩa cho bản tin nói;

- Thay thế cho bản tin nói: vẫy tay, thay vì gọi "đi vào đây";

- Nhấn mạnh bản tin nói;

- Điều hòa cuộc nói, ví dụ: nhìn đồng hồ.

5. Quy tắc giao tiếp qua thông tin không lời.

- Ta học thông tin không lời từ nhỏ, qua kinh nghiệm làm theo.

- Thông tin không lời rất quan trọng khi thể hiện thái độ và cảm nghĩ.

- Có khi thông tin không lời không ăn khớp với lời nói, lúc đó, thông tin

không lời thường đáng tin cậy hơn.

Ví dụ: Bác sĩ nhổ răng hỏi:

"Có đau không"?

"Không đau".

Thực ra, miệng nói giọng rên rỉ, còn hai chân quặp cứng vào chân bàn.

6. Thay đổi một số tín hiệu thông tin không lời nhằm đạt hiệu quả giao

tiếp - thông tin cao hơn.

- Điều này không dễ, vì đã quen nếp, đi vào vô thức.

- Quan sát các liên hệ ngược của người nghe: nếu họ không vừa ý,

không thích, bực mình thì phải tự kiểm tra lại và thay đổi.

- Nhờ bạn quen thân hay người thân phát hiện, nhắc nhở khi mình

quen nếp với một số tật xấu, như: gõ nhịp, rung đùi…

- Bắt chước làm theo điệu bộ của một số thủ trưởng mà mình cho là

chuẩn.

- Thử tập làm trước gương, nhằm kiểm tra tín hiệu không lời.

- Điều quan trọng nhất là quan tâm tới thông tin không lời, dần dần kiểm

soát được nó, điều chỉnh nó nếu cần thiết.

V. CHÍNH SÁCH GIAO TIẾP - THÔNG TIN CỦA DOANH NGHIỆP

1. Dây chuyền chỉ huy (the chain of command):

- Dây chuyền chỉ huy có nhiều dạng khác nhau:

+ Có khi vài cấp;

+ Có khi cả chục cấp.

- Xu hướng hiện nay là thu ngắn dây chuyền chỉ huy.

2. Hệ thống kiểm soát qua tổ trưởng:

Một số tổ trưởng kiểm soát, nơi ít là 5 - 7 người, nơi nhiều là 20 - 30

người.

Xu hướng hiện nay là rộng, tùy vào mục tiêu và nhiệm vụ được giao mà

coi trọng mặt chủ động của người lao động hơn.

3. Mạng lưới giao tiếp - thông tin:

- Có 2 dạng:

+ Dạng tập trung, hướng thông tin về một điểm trung tâm;

+ Dạng phân tán, hướng thông tin phân tán ra các góc.

- Xu hướng hiện nay là dạng phân tán, linh hoạt hơn.

4. Ba luồng thông tin: đi lên, đi xuống, đi ngang.

- Ở xí nghiệp nhỏ, kỹ thuật cao, ba luồng thông tin diễn ra theo lối trao

đổi, bàn bạc với nhau, có tính chất phi chính thức (informal) đem lại hiệu quả

cao hơn.

- Ở xí nghiệp lớn, cỡ 1.000 người trở lên, cơ sở phải báo cáo số liệu

gốc, bằng bản viết, theo dạng chính thức (formal) nên “Cấp cao khó sát với

cấp cơ sở, giải quyết công việc chậm.

5. Luồng thông tin truyền miệng phát triển khắp các doanh nghiệp, do:

+ Nhu cầu thông tin nóng hổi;

+ Tiếp xúc bạn bè thân quen;

+ Tạo thành một cách nghỉ ngơi thoải mái;

+ Hy vọng qua truyền miệng mà tạo được mức độ kiểm soát nhất định,

tác động như một van an toàn, xả bớt nỗi lo âu nào đó.

- Tuy vậy, thường thông tin truyền miệng chỉ đúng 80%, 20% còn lại

gây thành vấn đề. Ví dụ: nghe nói anh A sắp được đề bạt, trong khi nhiều

người giỏi hơn chưa được xét đến.

- Xen vào thông tin truyền miệng còn có một số tin đồn đại (rumor)

thường không có cơ sở, có khi có kẻ lợi dụng tung ra. Cần chặn đứng các tin

đồn đại, kịp thời đưa ra tin chính xác ở mức phù hợp.

6. Có chính sách tổ chức bồi dưỡng cho những thư ký văn phòng, các

chuyên viên nghiên cứu tổng hợp nhằm nâng cao chất lượng giao tiếp - thông

tin.

7. Cấp quản lý dành thì giờ tiếp người lao động, trực tiếp nghe và giải

quyết một số thắc mắc còn đọng lại.

8. Tạo thành dấu ấn riêng trong phong cách giao tiếp - ứng xử của

doanh nghiệp và không ngừng kiểm tra, nâng cao tính hiệu quả của dấu ấn

đó.

Chương 7. XÂY DỰNG TẬP THỂ LAO ĐỘNG VÀ XỬ LÝ NHỮNG TÌNH HUỐNG CĂNG THẲNG

I. TỔ CHỨC TẬP THỂ LAO ĐỘNG LÀ MỘT BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ QUẢN LÝ XÃ HỘI

1. Người lao động trong một doanh nghiệp hợp thành một tập thể lao

động, với hai mặt của chức năng quản lý xã hội:

- Qua lao động tại đơn vị mà bảo đảm tuân theo các chính sách kinh tế

- xã hội của Đảng và Nhà nước.

- Qua hoạt động trong tập thể lao động có tổ chức mà thể hiện ý thức

làm chủ.

2. Việc tổ chức tập thể lao động, dưới hình thức nghiệp đoàn, hội

những người lao động hay công đoàn, đều theo nguyên tắc vận động tự

nguyện.

3. Một nội dung hoạt động chủ yếu của tập thể lao động là xây dựng

thỏa ước lao động tập thể, thể hiện sự thỏa thuận bằng văn bản giữa đại diện

tập thể người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, nghĩa vụ và

trách nhiệm của hai bên trong quan hệ lao động.

4. Thỏa ước lao động tập thể được đại diện 2 bên bàn bạc công khai,

bình đẳng, phù hợp với các quy định của pháp luật, phù hợp với lợi ích của

tập thể và lợi ích của xã hội.

5. Phê phán thái độ thờ ơ với tổ chức tập thể lao động. Đoàn thanh

niên cộng sản, tổ chức Đảng tại cơ sở đẩy mạnh việc lãnh đạo tổ chức lao

động tập thể nơi đó.

II. MẤY NHÂN TỐ GIAO TIÊP - ỨNG XỬ TRONG VIỆC XÂY DỰNG TẬP THỂ LAO ĐỘNG

1. Xây dựng sự an tâm công tác.

- An tâm công tác là một nhân tố hàng dầu trong thái độ lao động. Thiếu

an tâm công tác làm giảm hiệu năng lao động, giảm sự gắn bó với doanh

nghiệp, với tập thể lao động.

- An tâm công tác tùy thuộc trước hết ở sự chọn ngành nghề có phù

hợp không, có mức lương khá không, chỗ làm việc có được lâu dài không.

Chiến lược con người của Nhật Bản nhằm gắn bó lâu dài người lao động với

doanh nghiệp, đã tạo cho người lao động vượt qua nấc thang thứ hai trong

bảng cấp bậc nhu cầu của Maslow, nhờ đó mà năng suất lao động tăng hẳn

lên. Khoảng cách đi lại không thuận tiện, mà thiếu phương tiện đưa đón của

doanh nghiệp cũng làm nảy sinh thái độ không an tâm.

- An tâm công tác còn tùy thuộc sự phân công, giao việc, mức độ chủ

quan thực hiện sự phân công, giao việc đó. Một số yếu tố khác, như các phần

trước đã nói: khen thưởng, cất nhắc… cũng tác động tới thái độ an tâm công

tác.

2. Sự cảm nhận nhân cách trong tổ đội lao động.

Quan hệ này trừu tượng hơn, nhưng ta rất dễ nhận ra một tập thể có

sự cảm nhận nhân cách được xây dựng tốt: họ thân ái với nhau, không phải

hời hợt bên ngoài, mà là thấu hiểu nhau, trước hết do hiểu nhau về mặt giá trị

nhân cách.

3. Sự lôi cuốn lẫn nhau.

- Có dáng vẻ gây ấn tượng ban đầu. Tiếp sau đó, dễ tiếp xúc, dễ cảm

nhận nhân cách.

- Thích nhau, muốn gần nhau.

- Tìm được sự giống nhau về thái độ; ví dụ: làm cho xong việc mới về,

dù về trễ.

4. Xây dựng thái độ cởi mở thích hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau;

giảm bớt mức độ đối phó nhau. Có mấy cách:

- Nói cảm nghĩ của mình, mô tả mà không đánh giá cộc lốc.

- Nên định hướng, mà không kiểm soát.

- Bình đẳng trong lao động và xử sự, không tỏ vẻ kẻ cả.

- Năng động, khẩn trương, trung thực chứ không thủ đoạn, giả dối.

- Đồng cảm mà không ba phải.

III. KẾT BẠN THÂN

1. Tìm bạn, kết bạn thân:

- Dựa trên cơ sở tình cảm là chính.

- Có chiều sâu cảm nhận nhân cách: hệ giá trị, thái độ.

- Tìm thấy ở bạn những điều giúp mình học hỏi được một vài mặt nào

đó.

2. Vai trò bạn thân:

- Vai trò gương mẫu trong giao tiếp - ứng xử.

- Vai trò đồng minh đáng tin cậy (đương nhiên, trong quan hệ lành

mạnh).

- Vai trò người góp ý, tâm tình; có khi là người dẫn dắt, bảo trợ.

IV. QUAN HỆ Ê KÍP GIỮA THƯ KÝ RIÊNG VỚI THỦ TRƯỞNG

1. Hiểu cặn kẽ về tác phong làm việc của thủ trưởng, cái gì chưa nắm

chắc thì xin ý kiến.

2. Nắm bắt được các phẩm chất lãnh đạo của thủ trưởng.

3. Hiểu cặn kẽ về hoàn cảnh gia đình riêng và một số vấn đề riêng tư

cần thiết của thủ trưởng.

4. Khi gặp một số tình huống phức tạp:

- Thủ trưởng giao thêm việc không thuộc nhiệm vụ của thư ký riêng. Ví

dụ: đánh máy gấp tập bút ký của thủ trưởng. Thái độ của thư ký: ráng đáp

ứng, trừ khi kẹt việc khác.

- Thủ trưởng giao quản lý một số tài liệu mật ngoài quy chế. Thái độ

của thư ký: đáp ứng trước mắt, rồi tìm cách "buộc" thủ trưởng bảo đảm quy

chế, tránh tùy tiện.

V. XỬ LÝ NHỮNG TÌNH HUỐNG CĂNG THẲNG

1. Nhận rõ tình huống căng thẳng

a) Khi tình hình công việc hay đời sống riêng chứa đựng những thách

thức vượt quá khả năng và các nguồn lực của con người, để đối phó lại, khi

đó xảy ra tình huống căng thẳng.

- Trong tình huống căng thẳng, thường có 2 mặt:

+ Tác nhân gây căng thẳng từ bên ngoài.

+ Gây nên phản ứng khó chịu, căng thẳng ở bên trong người đó. Phản

ứng bên trong này còn được gọi với một cái tên: stress.

- Stress xảy ra tới mức nào ở con người là do mức độ của tác nhân gây

căng thẳng, vừa do phản ứng riêng biệt rất khác nhau ở mỗi người. Ví dụ: có

phụ nữ gặp vấn đề gì đó là khóc được ngay.

b) Trong tổ chức nói chung, văn phòng nói riêng, việc thường xảy ra

tình huống căng thẳng là điều tất yếu, vì:

- Nhịp độ công việc không đều, nhiều lúc quá tải, gây mệt mỏi, căng

thẳng.

- Đông người, thường xảy ra va chạm do khác nhau về ý kiến, về mức

độ đánh giá, về kết quả và hưởng thụ, về nhân cách cá nhân, giá trị và thái

độ.

- Lại còn những khó khăn, đau buồn trong đời sống riêng tư.

Văn phòng càng gặp nhiều tình huống căng thẳng vì là đầu mối thu

thập và xử lý thông tin từ một mạng lưới giao tiếp - thông tin rất phức tạp,

chằng chịt, không dễ điều hòa trôi chảy đầu vào với đầu ra, nên thường gặp

ách tắc, ùn ứ, phải cần tới các biện pháp vận động làm ngoài giờ, quá tải.

c) Stress gây ra những rối loạn gì nơi người bị stress? Phản ứng rất

khác nhau, chung quy có 3 dạng chính:

- Về mặt sinh lý: tim đập dồn dập, huyết áp và nhịp thở tăng lên. Thật ra

trước những biến đổi sinh lý như vậy, thường thì cơ thể tự điều chỉnh chống

lại sự thách thức và đe dọa.

- Về mặt tâm lý: lo âu, sợ hãi, tâm trạng căng thẳng. Có xu hướng đi

vào đánh giá tình huống căng thẳng, xác định mức độ thách thức và nguy

hiểm.

- Về mặt giao tiếp - ứng xử: người bị stress triển khai nhiều phản ứng

để đối phó với stress: cau có, lầm lì, la lối.

d) Stress kéo dài gây rối loạn sinh lý, cảm xúc và ý thức, kết quả đưa

đến tình trạng kiệt sức, suy sụp. Có khi gây bệnh: loét dạ dày, cao huyết áp,

suy nhược toàn thân, yếu sinh lý, đái đường.

2. Những nguyên nhân gây ra stress

a) Stress trong công việc là điều phổ biến. Nó là một căn bệnh thời đại.

Thường có mấy nguyên nhân từ tổ chức làm việc như sau:

- Công việc vào lúc dồn dập, lại thiếu sắp xếp khoa học. Hoặc ngược

lại, ít việc, ngồi chơi trong khi mọi người làm việc cật lực.

- Bản chất công việc đòi hỏi sự tập trung căng thẳng kéo dài, như các

nghề: cứu hỏa, thư ký - tiếp viên, phi công…

- Cùng một người làm vài ba vai trò xung khắc nhau. Ví dụ: một cô giáo

kiêm bán kẹo bánh; một nữ thư ký đi nước ngoài nhiều, bỏ mặc con nhỏ cho

chồng.

- Chỗ làm việc, vừa thiếu điều kiện cần thiết, lại thiếu quan tâm sấp xếp

bố trí cho hợp lý.

- Phân công giao việc không rõ ràng. Nhiều thắc mắc về cách ghi công,

chấm điểm, đánh giá, khen thưởng chưa được giải quyết.

- Gánh vác nhiều trách nhiệm quản lý nặng nề, thường phải cư xử với

con người, ra nhiều quyết định dồn dập.

- Những xung khắc cá nhân với nhau: kèn cựa địa vị, đề bạt, cất nhắc.

b) Những nguyên nhân từ bản thân người lao động:

- Những sự kiện tang tóc, đau buồn trong gia đình: vợ chồng cãi cọ, ly

dị, mẹ con chia ly, chết chóc…

- Nặng gánh gia đình, phải bươn chải chân trong chân ngoài cho đủ

sống.

- Trong khủng hoảng kinh tế, đồng lương thấp, cuộc sống thường ngày

khá vất vả.

- Gây gổ, va chạm với chòm xóm.

3. Các tác hại của stress

a) Stress kéo dài trở thành kẻ giết người âm thầm:

- Làm tổn hại sức khỏe, dẫn đến bệnh tật.

- Làm mất ý chí phấn đấu, bi quan, suy sụp.

- Đẩy đời sống tình cảm gia đình vào chỗ tan nát, làm hủy hoại hạnh

phúc gia đình.

b) Stress làm hại công việc:

- Không làm tròn công việc được giao, chất lượng thấp, hiệu quả giảm

sút.

- Stress kéo dài gây suy sụp.

- Khi bệnh tật, phải bỏ việc.

c) Stress thường còn đưa tới nhậu rượu, xài ma túy.

4. Cách xử lý các tình huống căng thẳng

a) Trách nhiệm từ tổ chức:

- Định kỳ kiểm điểm, điều chỉnh việc phân công, giao việc, cất nhắc và

đề bạt, trách nhiệm và quyền lợi cho rõ, đến từng người.

- Điều chỉnh cấu trúc và chức năng các bộ phận, các mạng lưới, để

tăng mức phân tán, giúp người lao động tham gia vào các quyết định.

- Tăng cường hoạt động giao tiếp - thông tin cho thông suốt, kịp thời,

hiệu quả.

- Xem xét cách phân công theo các nguyên tắc của tổ chức lao động

khoa học:

+ Một người biết nhiều việc, bảo giúp cho nhau khi cần.

+ Giao cho người lao động được tự chọn lựa một số quy trình nghiệp

vụ phù hợp.

- Cải tiến điều kiện làm việc, sắp xếp chỗ làm việc trên cơ sở áp dụng

khoa công thái học (ergonomics).

b) Vai trò của tổ chức công đoàn:

- Sớm phát hiện vấn đề nhờ đi sâu, đi sát hoàn cảnh gia đình từng

người, kịp thời giúp đỡ, an ủi, động viên.

- Bàn bạc với tổ chức hướng giải quyết một số trường hợp cần thiết.

c) Vai trò của cá nhân:

- Khó mà loại bỏ hết stress, mà phải tìm cách thư dãn thích hợp, ví dụ:

tập luyện thể dục, vui chơi cho khuây khỏa.

- Tạo nghỉ ngơi cho hệ thần kinh, giảm bớt tiêu hao oxy, như tập dưỡng

sinh, tập thể dục nhẹ, nghe nhạc êm dịu.

- Học cách đề kháng stress:

+ Xác định: không sợ stress, mà phải dám thách thức nó, kiểm soát nó,

khống chế nó, vượt qua nó.

+ Chủ động thu xếp công việc để giảm bớt mức độ khẩn trương, trải

các công việc lao động trí óc nặng nhọc ra trong ngày, trong tuần.

Phần 3. NHỮNG NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Chương 8. NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA MỘT NGÀY LÀM VIỆC

I. VẬN DỤNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀO CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

1. Quản trị thời gian là một vấn đề bức xúc nhất của quản trị văn phòng

hiện đại.

2. Quản trị thời gian từ góc nhìn toàn diện.

3. Quản trị thời gian sát hợp với vai trò, nhiệm vụ và nhân cách cá

nhân.

4. Vận dụng quản trị thời gian vào việc sắp xếp lịch làm việc theo 4 cấp

độ: ngày-tuần-tháng-dài hạn.

5. Vận dụng các kỹ năng lên lịch một ngày làm việc.

II. MƯỜI MỘT CÔNG VIỆC CỦA MỘT NGÀY LÀM VIỆC

1. Khởi đầu ngày làm việc

a) Các thư ký, các nhân viên văn phòng đSều phải đến đúng giờ, đặc

biệt Trưởng phòng hành chính và Thư ký giám đốc phải đến sớm vài phút,

để:

- Mở khóa các bàn làm việc, các tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại.

- Kiểm tra phòng làm việc của lãnh đạo: nhiệt độ, máy quạt, máy lạnh,

đèn, đồng hồ; sắp xếp bàn làm việc, xé tấm lịch ngày hôm qua, mở tấm lịch

ngày cho phù hợp.

- Đúng giờ, giám đốc đến, làm việc được ngay.

b) Tiếp đó, thư ký văn thư khẩn trương giải quyết công văn đi - đến.

Thường thì khối lượng công văn, tài liệu, sách báo đến bàn thư ký giám đốc

khá lớn, tức khắc, thư ký giám đốc phải: Thu nhận các công văn, giấy tờ, thư

từ mới đưa đến, mở bì, phân loại, hoàn trả lại các công văn, thư từ gởi lạc,

đọc kỹ các đề mục công văn, xem xét tài liệu gởi kèm theo có đầy đủ không?

Phân loại công văn, thư từ theo độ khẩn, loại cần xử lý ngay, loại có thể giải

quyết sau (để vào ô chờ giải quyết), loại chỉ cần đọc để nắm tình hình, một số

loại thì thư ký tự giải quyết. Đọc qua các sách báo, gạch dưới làm nổi rõ

những đoạn mà giám đốc cần xem.

c) Khi lãnh đạo xem và cho ý kiến giải quyết các công văn, thư từ đến,

thư ký chuyển giao cho các cá nhân, cho các đơn vị có trách nhiệm thi hành,

đồng thời phải ghi luôn vào sổ tay của mình những công việc mới được giao

để theo dõi việc thực hiện tiếp theo trong ngày.

2. Lập lịch làm việc ngày

a) Lập lịch làm việc ngày:

Người thư ký thường phải ứng phó với 3 loại lịch làm việc ngày:

- Lịch làm việc ngày của người thư ký.

- Lịch làm việc ngày để trên bàn lãnh đạo.

- Lịch bỏ túi của người lãnh đạo.

Người thư ký phải khéo léo sắp xếp 3 loại lịch ngày sao cho thật thống

nhất nhau.

Công việc được bắt đầu ngay từ chiều hôm trước, thư ký xem lại các

lịch tuần, lịch tháng, sổ tay, nhất là ô kéo nhắc nhớ (reminder) để lập lịch ngày

hôm sau và để lên bàn giám đốc. Công việc trước tiên của buổi sáng là dò lại

3 lịch, kịp thời bổ sung những điều chỉnh, làm cho 3 lịch ngày được thống

nhất để triển khai ngay.

Mẫu lịch ngày được bán sẵn thành bloc, trang bên trái in lịch ngày xếp

cách nhau 15 phút, trang bên phải chừa trắng để ghi các chi tiết cần thiết liên

quan đến công việc phải làm.

b) Mẫu lịch tiếp khách hàng ngày:

Cùng với lịch làm việc ngày, có nơi thư ký còn làm lịch tiếp khách ngày.

Ngày …… tháng …… năm …… và các sự kiện đặc biệt nếu có:

Thời gian

trong ngày

Tên họ khách Địa chỉ khách Mục đích GHI CHÚ

(1) (2) (3) (4) (5)

c) Các cuộc họp mang tính chất hoạt động xã hội hoặc doanh thương

cần ghi chính xác ngày giờ họp, các chi tiết và trang phục, đính kèm giấy mời

họp, tờ ghi chương trình cuộc họp.

d) Khéo léo xếp lịch trong một ngày: tránh tổ chức vào đầu giờ, để dành

cho lãnh dạo thời gian đọc văn bản và ký các giấy tờ. xếp một cuộc họp kém

quan trọng sau một cuộc họp quan trọng đề phòng cuộc họp đầu bị kéo dài.

đ) Nếu địa điềm họp ở một nơi khác, thư ký phải tính cả thời gian tương

đối rộng rãi, để người lãnh đạo đến địa điểm cuộc họp có thời gian nghỉ ngơi,

đọc qua tài liệu.

e) Khi có cuộc hẹn gặp báo qua điện thoại, thư ký phải ghi ngay ngày

hẹn gặp vào tập lịch làm việc.

g) Cuối cùng, vào lúc thích hợp trong ngày, thư ký so sánh lịch của

mình với lịch của thủ trưởng để cập nhật hóa cả hai.

3. Các cuộc hội họp trong ngày

a) Gửi chương trình cuộc họp cho những người có liên quan.

- Chuẩn bị sẵn một số chương trình cho những người lỡ quên.

- Chuẩn bị một số tài liệu cần thiết kèm theo chương trình như các báo

cáo, đề án, các tài liệu tham khảo nếu có.

b) Mở hồ sơ (là 1 tờ bìa, 1 bìa kẹp) dành cho mỗi cuộc họp. Thu đầy đủ

các tài liệu có liên quan và bổ sung những tài liệu mới phát sinh. Tập hồ sơ

các cuộc họp này phải được đặt trên bàn lãnh đạo vào đầu giờ làm việc mỗi

ngày.

4. Thực hiện vai trò trợ lý tham gia quá trình ra quyết định của lãnh đạo

a) Trong thời đại bùng nổ thông tin, thư ký - trợ lý giám đốc phải khẩn

trương thu thập, chọn lựa, xử lý thông tin kịp thời, chính xác, cung cấp nhiều

chọn lựa để thủ trưởng ra quyết định tối ưu.

b) Một khi đã có quyết định của thủ trưởng, thì thư ký - trợ lý hỗ trợ việc

truyền đạt, tổ chức thực hiện, lập hồ sơ theo dõi.

5. Tổ chức soạn thảo văn bản

Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu thường ngày của thư ký (có phần

dành riêng cho chủ đề này).

6. Các tình huống đột xuất xảy ra

a) Các tình huống đột xuất xảy ra là lẽ thường trong một ngày làm việc.

Thí dụ: Sự ẩu đả dữ dội của một nhóm nhân viên trẻ, cái chết do tai nạn lao

động của một đồng nghiệp, thông tin về một sự rắc rối sắp xảy ra…

b) Người thư ký có vai trò quan trọng trong việc xem xét các vấn đề và

có cách ứng xử khéo léo bằng sự tế nhị, sức truyền cảm để báo cáo với giám

đốc có biện pháp xử lý, kịp thời làm xoay chuyển tình hình, hoặc khắc phục

hậu quả.

7. Sắp xếp ưu tiên

a) Công việc dồn dập đến và tiếp tục dồn đến, vượt khỏi tầm quản lý

theo lịch ngày. Vấn đề sắp xếp ưu tiên đặt ra và hầu như thường xuyên ngày

nào cũng phải điều chỉnh lịch làm việc ngày cho phù hợp với loại ưu tiên A.

b) Việc xem xét xác định ưu tiên được căn cứ trước hết vào ý kiến chỉ

đạo của giám đốc, vào sự tham gia điều hành lịch tuần, lịch ngày của chánh

văn phòng và có cả ý kiến của thư ký giám đốc.

c) Sự xem xét ưu tiên theo A, B, C không có nghĩa là hôm nay chỉ làm

A, mà làm xong A phải phấn đấu làm B, làm C cho kịp trong ngày, có leo qua

ngày hôm sau chút ít cũng được.

d) Nếu khi cấp trên thúc một báo cáo theo hạn định sát nút thì đó là ưu

tiên 1, cả văn phòng dồn sức làm sao cho kịp hạn định.

8. Bắt tay vào công việc quản lý hồ sơ, xây dựng bộ nhớ

Các thư ký nói chung, một khi công văn đi - đến được đặt lên bàn mình,

là tức khắc triển khai một bước công việc quản lý hồ sơ, tài liệu, xây dựng "bộ

nhớ". Đối với thư ký giám đốc, công việc ấy càng nặng hơn:

a) Căn cứ sự phân loại tài liệu mà ghi lên mé trên tài liệu, góc phải,

những ký hiệu phân loại để lập hồ sơ tiếp sau đó được dễ dàng.

b) Đối với một số tài liệu mà công việc đòi hỏi lập ngay thành hồ sơ

"chờ giải quyết" thì ghi số hồ sơ vào số đăng ký hồ sơ chờ giải quyết, tìm đặt

vào hồ sơ các tài liệu liên quan lấy từ các tủ hồ sơ và nhớ đặt các thẻ "lấy ra"

(charge out) vào ngay các chỗ trống ấy.

Công việc phải khẩn trương để kịp thời đặt lên bàn thủ trưởng theo trật

tự quan trọng, trước ngày giờ phải họp bàn giải quyết.

9. Tranh thủ tiết kiệm thời gian

Một người thư ký năng động hiểu rằng muốn có chút thời gian thoát

khỏi công việc dồn dập hàng ngày, phải lập kế hoạch cá nhân thật chặt và

biết tranh thủ tiết kiệm thời gian sao cho dành được 5 - 3 phút trong 1 giờ, sao

cho dành được cỡ 1 - 2 giờ trong 1 ngày và sử dụng quãng thời gian đó cho

thật có ích. Sử dụng vào mấy việc:

a) Tìm hiểu kỹ hơn, sâu hơn về chính công ty của mình, qua xem hồ sơ

lưu, qua trao đổi với các thư ký khác, với những người am hiểu, qua suy nghĩ

hệ thống hóa lại.

b) Làm ngay những việc thường gây ùn tắc vào giờ cao điểm.

c) Tính toán sao cho công việc mình làm được nhanh hơn, chất lượng

hơn, trôi chảy hơn.

d) Thu dọn mặt bàn làm việc, chỉ để lại những thứ thật cần thiết.

5. Giúp đỡ các bạn đồng nghiệp đang bị ùn tắc, dù phải làm thêm ngoài

giờ chút ít.

10. Trách nhiệm của thư ký đối với những hoạt động mang tính chất xã hội của người lãnh đạo

a) Người lãnh đạo đôi khi còn tham gia vào các hoạt động xã hội.

Người thư ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo nhằm bảo đảm cho công việc của

hãng, công ty, cơ quan bên ngoài được ăn khớp.

b) Hoạt động bên ngoài có thể làm thay đổi nhịp độ hoạt động hàng

ngày nhưng nó giúp cho người thư ký có điều kiện mở rộng quan hệ giao tiếp,

có được những kinh nghiệm bổ ích.

11. Kết thúc ngày làm việc

Khi một ngày làm việc sắp kết thúc, đòi hỏi người thư ký phải tiến hành

một số hoạt động tiếp theo như sau:

a) Hoàn chỉnh các thư từ và đưa cho lãnh đạo ký, kiểm tra các tài liệu

kèm theo có đúng và đầy đủ không, xác định độ khẩn của từng loại thư từ,

nhắc văn phòng (bộ phận văn thư) chuyển gấp ngay vào giờ chót. Loại có thể

trễ hơn, thư ký tự mình thu xếp đi bỏ vào thùng thư bưu điện hoặc nhờ một

người khác giúp đỡ.

b) Lập danh sách các khách hẹn gặp vào ngày hôm sau, thông báo

danh sách ấy đến các nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ ở các phòng

khách.

- Đánh máy danh mục các cuộc họp và hẹn gặp ngày hôm sau và đặt

lên bàn giám đốc, (lưu ý: một số người lãnh đạo có sở thích đem lịch họp,

hẹn gặp, hồ sơ công việc về nhà nghiên cứu, suy nghĩ để chủ động trong

công việc ngày hôm sau).

- Khi người lãnh đạo có cuộc họp ở ngoài công sở vào ngày hôm sau,

cần bảo đảm cho họ những thứ cần thiết (tài liệu, các bản báo cáo, bản chỉ

dẫn đường đi, địa điểm nếu thấy cần, v.v...

c) Tính toán sớm những công việc của ngày hôm sau như chuẩn bị hồ

sơ giấy tờ, ghi ra giấy những yêu cầu của lãnh đạo đối với các bộ phận.

Kiểm tra lại công văn giấy tờ chờ giải quyết ngày hôm sau để trình lãnh

đạo ngay đầu giờ.

d) Thu xếp các mặt bàn, sắp xếp ngăn nắp hồ sơ tài liệu và ra về với

niềm tin mọi việc đã sẵn sàng cho ngày làm việc hôm sau.

Chương 9. TIẾN HÀNH CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI

I. CÁC CUỘC HỌP

1. Các cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính và sự nghiệp

a) Họp để thông qua quyết định quản lý.

b) Họp để bàn việc tổ chức thực hiện một quyết định, một chủ trương,

chính sách của cấp trên.

c) Họp để truyền đạt, thông tin, thông báo về một chủ trương, chính

sách, một vấn đề nảy sinh trong hoạt động quản lý.

d) Họp kiểm điểm, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, chương trình

công tác hoặc thực hiện một quyết định, một dự án, v.v…

2. Các cuộc họp của hãng, công ty, xí nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh

a) Họp kiểm điểm, đánh giá tất cả các mặt có liên quan đến việc thành

lập một hãng, một công ty, một xí nghiệp khi đưa chúng vào hoạt động hoặc

chúng đã hoạt động được một thời gian nhất định.

b) Họp với tính chất là một đại hội thường kỳ hàng năm nhằm đánh giá

hoạt động của một hãng, một công ty sau một năm.

c) Họp bất thường khi có đại diện của các cổ đông có quyền bầu cử đòi

hỏi nhằm giải quyết những vấn đề mới nảy sinh.

d) Họp hội đồng quản trị.

đ) Các cuộc họp của ủy ban được thành lập để thực hiện một nhiệm vụ

riêng.

e) Các cuộc họp của các bộ phận để triển khai quyết định của lãnh đạo,

để truyền đạt thông tin từ cấp lãnh đạo xuống cơ sở.

3. Các hoạt động của thư ký trước các cuộc họp

a) Chuẩn bị phòng họp.

b) Lập danh sách những người dự họp.

c) Lập chương trình nghị sự trình chủ tọa thông qua.

d) Liên hệ với các cá nhân, các đơn vị có liên quan đến những vấn đề

đưa ra cuộc họp bàn để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu đưa ra trình bày ở cuộc

họp.

đ) Mỗi vấn đề được đưa ra bàn trong cuộc họp nên có một bản báo

cáo, thuyết trình riêng.

e) Gửi các tài liệu thuộc chương trình cuộc họp cho các thành viên

được mời dự họp để cho họ có thì giờ nghiên cứu trước, chuẩn bị phát biểu ở

cuộc họp.

g) Xem phần chuẩn bị trà nước, tiếp tân của các bộ phận phục vụ.

4. Các hoạt động vào ngày họp

a) Kiểm tra địa điểm họp vào trước giờ khai mạc (trước giờ họp).

b) Xem xét lại việc chuẩn bị trà nước, định giờ nghỉ thích hợp.

c) Chuẩn bị sẵn các tờ chương trình, các tài liệu khác phòng khi cần

thiêt (có đại biểu yêu cầu được cung cấp vì lý do bỏ quên).

d) Ghi lại những lời báo, lời nhắn qua điện thoại về việc xin phép không

tới dự họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp.

đ) Gọi điện thoại hoặc liên hệ trực tiếp với chủ tọa cuộc họp xem việc

chuẩn bị đã sẵn sàng chưa. Nếu vì lý do khẩn cấp nào đó mà chủ tọa không

thể đến được thì ủy quyền cho ai thay thế ngồi ghế chủ tọa.

e) Chuẩn bị sẵn sàng giấy viết để ghi biên bản và chọn chỗ ngồi có thể

nghe được đầy đủ ý kiến phát biểu của các thành viên và thuận tiện cho việc

ra vào khi cần thiết.

g) Treo một tấm bảng nhỏ trước phòng họp để báo cho người mời biết

địa điểm nơi họp, đồng thời cũng tránh cho những người khác không vào lầm

phòng họp.

h) Chuẩn bị cho chủ tọa mọi tài liệu cần thiết khi có yêu cầu.

i) Ghi biên bản cuộc họp (ghi nguyên văn, ghi tóm tắt, ghi các kết luận

của chủ tọa):

- Thư ký phải hỏi ý kiến chủ tọa về hình thức ghi biên bản.

- Ghi một cách chính xác, chân thật, các quyết định đã được thông qua.

- Ghi đầy đủ tên người đưa ra các kiến nghị và tên của những người

ủng hộ đề nghị mới.

5. Các nhiệm vụ của người thư ký sau cuộc họp

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm.

b) Thảo một số công văn, thư từ theo lệnh của lãnh đạo gửi cho các cá

nhân, cơ quan có liên quan.

c) Gửi lời cám ơn tới một số người tham dự cuộc họp đã có những

tham luận, báo cáo bổ ích.

d) Lập hồ sơ cuộc họp.

II. HỘI THẢO

1. Mục đích

Thông qua hội thảo, các bản thuyết trình và các cuộc tiếp xúc nhằm

tăng cường sự hiểu biết về các mục tiêu hoạt động của các cơ quan, đơn vị,

các hãng, các công ty và qua đó nắm thông tin cần thiết phục vụ cho việc xây

dựng mục tiêu kế hoạch hoạt động của đơn vị, cơ quan, hãng, công ty mình.

2. Công việc chuẩn bị cho một cuộc hội thảo

a) Mở hồ sơ hội thảo (bao gồm những công việc cho một cuộc hội thảo,

các công việc này lại có thể được lập thành một số hồ sơ riêng), thí dụ: hồ sơ

báo cáo, thuyết trình, hồ sơ đón tiếp khách, hồ sơ kinh phí, hồ sơ cơ sở vật

chất, in ấn tài liệu.

b) Lập danh mục chi tiết các công việc và ứng với mỗi mục đó là một ô

trống để khi kiểm tra lại những công việc đã chuẩn bị xong sẽ đánh dấu ghi

nhận, đồng thời phải dành một số ô trống chưa có danh mục để khi phát hiện

có thể bổ sung kịp thời.

Nhìn chung việc chuẩn bị cho hội thảo thường bao gồm mấy việc sau:

- Cùng với người lãnh đạo được giao nhiệm vụ chủ trì hội thảo viết ra

các chương trình chi tiết.

- Tiếp xúc với diễn giả hay các nhân vật nổi tiếng và bảo đảm là họ sẵn

sàng vui lòng đến dự. Nếu cần thiết, thư ký có thể phải ký hợp đồng với họ

(hoặc đại diện của họ).

- Chuẩn bị sẵn sàng các băng ghi âm, vidéo và các thiết bị nghe nhìn

khác. Nếu cần, thư ký phải đề xuất mua, hoặc đi thuê.

- Đăng ký chỗ ăn, ở tại khách sạn và phải có giấy xác nhận. Có thể

đăng ký các điều kiện phục vụ ở các hội trường, các phòng hội thảo, các chỗ

nghỉ đêm, một nơi làm văn phòng hội thảo, nhà ăn, căng tin, giải khát, bãi đậu

xe, các phòng vệ sinh, tắm rửa. Tất cả đều được kiểm tra chu đáo. Nếu có

điểm nào chưa đạt thì phải hợp đồng bảo đảm đạt yêu cầu đề ra.

- Tổ chức một kíp phục vụ đủ khả năng bảo đảm cho hội thảo tiến triển

tốt:

+ Người phụ trách các vật tư, thiết bị.

+ Các nhân viên bảo vệ.

+ Các nhân viên tạp dịch.

+ Kỹ thuật viên về điện.

+ Tiếp viên, đưa thư, phục vụ bàn ăn, uống.

+ Thư ký đánh máy.

- Chuẩn bị các giấy mời và chương trình bảo đảm ghi chính xác và đầy

đủ các chi tiết.

- Rà soát lại một số mặt như sự chú ý của dư luận báo chí địa phương,

trung ương, có nên họp báo không. Nếu có thì nên công bố đề mục nào? Các

báo có đòi hỏi bài phát biểu trước của lãnh đạo hay không, có cần ghi nguyên

văn các bài phát biểu hay văn bản góp ý kiến không? Nếu có phải bố trí sẵn

một người làm thư ký. Có bản góp kiến nào bằng tiếng nước ngoài không? Ai

dịch? Phòng họp phải có chỗ cho các chuyên viên dịch thuật làm việc nêu

cần.

- Cung cấp cho mỗi đại biểu đến dự hội thảo 1 cặp hồ sơ có chứa các

tài liệu liên quan (ghi rõ họ và tên người nhận, các tài liệu, mẫu hàng giới

thiệu (nếu có), các bản dịch lời phát biểu của khách nước ngoài, sổ tay và viết

cây, danh sách các thành viên dự họp và địa chỉ của họ).

- Lập văn phòng hội thảo dành cho ban tổ chức hội thảo, kinh phí cho

hoạt động của văn phòng hội thảo.

- Sắp xếp phương tiện giao thông theo yêu cầu của hội thảo (xe đón và

xe đưa các đại biểu tham dự hội thảo về nơi ăn, nghỉ, các cuộc tham quan có

tổ chức, các nghi thức đón đưa các vị khách cao cấp).

- Tính toán tổng kinh phí cho cuộc hội thảo so với dự kiến ban đầu.

3. Các hoạt động của thư ký khi hội thảo được tiến hành

a) Thư ký phải sẵn sàng tiếp nhận và xử lý mọi tình huống xảy ra.

b) Giữ tư cách là một người "chủ nhà đón khách".

c) Chuẩn bị một bộ phận người am hiểu công việc đứng ra tiếp đón và

xử lý (vì ngày giờ đầu của cuộc hội thảo dễ xảy ra việc lộn xộn, nhiều câu hỏi

dồn dập xoay quanh bàn đón tiếp như nội dung hội thảo, tài liệu, nơi ăn,

nghỉ).

d) Ghi chép lại những xử lý khi có khó khăn diễn ra để rút kinh nghiệm

sau này.

đ) Lập bảng danh mục những công việc cần phục vụ trong ngày.

e) Tặng hoa cho các đại biểu.

g) Thu dọn khu hội thảo:

- Khéo nhắc nhở để tránh việc lơ là, bỏ bê công việc.

- Tránh việc thất lạc tài sản, hoặc bị phân tán.

- Thư ký là một trong những người ra về sau cùng để thể hiện trách

nhiệm của mình và có lời cám ơn kíp lao động đang thu dọn.

4. Các hoạt động tiếp theo khi hội thảo đã kết thúc

a) Viết thư cám ơn các diễn giả, khách mời đặc biệt.

b) Cám ơn kíp phục vụ.

c) Chuyển trả các thiết bị và lấy giấy xác nhận đã trả đủ.

d) Hoàn chỉnh hồ sơ hội thảo.

đ) Thanh toán các khoản tiền.

e) Đối chiếu tổng kinh phí đã chi với dự toán.

g) Gửi bản sao kết toán cho phòng kế toán, chủ tọa hội thảo, các bên

có liên quan.

III. CÁC LỄ HỘI

1. Các dạng chính của lễ hội

- Các tiệc liên hoan vào buổi trưa, buổi tối.

- Các buổi dạ hội, khiêu vũ.

- Tiệc cốc-tai…

2. Những công việc chính để hình thành hồ sơ các công việc một lễ hội

- Xác định hình thức lễ hội, ngày giờ khai mạc.

- Danh sách khách mời (để tránh việc lỡ sót).

- Đăng ký chỗ ăn, nghỉ (đối với lễ hội tổ chức nhiều ngày).

- Xác định khách danh dự, người phát ngôn chính và bảo đảm họ đến

dự.

- Viết thư mời và đưa thông qua (kèm theo danh sách).

- Dự trù kinh phí, bảo đảm một ngân khoản cần thiết.

- In phát hành giấy mời, tiếp nhận thư trả lời và chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi

nếu thấy cần thiết.

- Những công việc cần có sự quan tâm chi tiết:

+ Tiếp đón khách.

+ Chuẩn bị thức uống.

+ Chuẩn bị chỗ đậu xe, chỗ ăn cho tài xế.

+ Đăng tin báo chí, chụp hình.

+ Liên lạc với địa phương, bảo đảm cho lễ hội được liên tục.

+ Quyết định xem có nên gửi tặng phẩm hay phân thưởng cho những

người tham gia lễ hội hoặc cho các diễn giả, khi lễ hội kết thúc hay mới khai

mạc.

3. Các nhiệm vụ của người thư ký (đóng vai chủ nhà)

a) Đối với những lễ hội có quy mô lớn, người thư ký ít có trách nhiệm

chung.

b) Đối với các lễ hội nhỏ hơn, kể cả các cuộc họp, thăm viếng, của

khách hàng, các đoàn đại biểu chính thức từ nước ngoài đến, các thành viên

của các hội quần chúng, nhóm thư ký có vai trò như người "chủ nhà".

c) Những công việc của nhóm thư ký với tư cách là người "chủ nhà" đối

với những lễ hội nhỏ.

- Công việc chuẩn bị:

+ Chuẩn bị kíp phục vụ: lái xe, tiếp viên, chỗ đậu xe, nước uống, v.v…

+ Tiếp một vị khách quan trọng tại văn phòng của thủ trưởng: Thư ký

phải lo sắp xếp văn phòng cho gọn gàng, hồ sơ giấy tờ đưa vào giá tủ, kiểm

tra hệ thống đèn quạt, điều hòa nhiệt độ, ghế ngồi, bàn đặt ly tách, và để một

lẵng hoa trong phòng.

+ Nếu lễ hội là dạng bữa tiệc ăn trưa hoặc tối thì thư ký cần xem xét có

vị nào ăn kiêng không, có món ăn nào không hợp khẩu vị với khách không?

+ Chuẩn bị bài phát biểu của lãnh đạo phổi thật kỹ, viết rõ ràng và nên

photocopy một số bản đề phòng người lãnh đạo bỏ quên.

+ Kiểm tra lại phòng họp lần cuối trước khi lễ hội bắt đầu.

- Các nhiệm vụ khi khách đến:

+ Nếu công việc được chuẩn bị chu đáo thì người thư ký sẽ vững tin khi

bắt tay vào công việc của mình và trở nên năng nổ, hoạt bát, tự tin.

+ Tiếp đón một vị khách quan trọng: mời uống cà phê, nước trà hoặc

nước giải khát trước khi gặp lãnh đạo.

+ Sẵn sàng ứng phó với những câu hỏi và xử lý những tình huống bất

ngờ không được chuẩn bị trước.

- Các nhiệm vụ khi lễ hội kết thúc:

+ Kết thúc lễ hội cũng có một vị trí quan trọng như mở đầu vì lẽ ấn

tượng tốt về một lễ hội hoàn hảo còn bao gồm cả lời chào ra về lịch sự và thu

xếp xe cộ một cách chu đáo.

+ Gặp gỡ cám ơn kíp phục vụ đã giúp cho lễ hội được diễn ra tốt đẹp.

Chương 10. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC, ĐI KHẢO SÁT CỦA LÃNH ĐẠO

I. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC, ĐI KHẢO SÁT Ở TRONG NƯỚC

1. Mục đích các chuyến đi công tác, đi khảo sát

a) Tổ chức các chuyến đi công tác, đi khảo sát của lãnh đạo và một số

cán bộ giúp việc là nhằm áp dụng các biện pháp cần thiết khác để tiếp tục giải

quyết công việc của mình ở cơ quan, công ty, xí nghiệp.

b) Thời gian đi công tác, đi khảo sát của người lãnh đạo thường chiếm

tỷ lệ khá lớn trong toàn bộ thời gian làm việc của họ. Do đó, sự giúp đỡ của

người thư ký trong các việc sự vụ, phục vụ cho chuyến đi công tác có ý nghĩa

nhất định trong việc tiết kiệm thời gian.

2. Lên kế hoạch các chuyến đi công tác, đi khảo sát

a) Đối với các chuyến đi công tác có tính thường kỳ, lên cơ quan cấp

trên hoặc xuống cơ sở, thì người lãnh đạo tự quy định ngày nào trong tuần,

tháng và người thư ký không phải làm kế hoạch.

b) Đối với những chuyến đi không định trước thì phải lên kế hoạch cụ

thể ở một số đơn vị lớn có nhiều cơ sở trực thuộc thì văn phòng hoặc thư ký

của lãnh đạo các cơ sở ấy phải lập kế hoạch đi công tác của cơ sở mình và

gửi về đơn vị quản lý.

TUẦN TỪ ………… ĐẾN ………… ĐƠN VỊ ……………………

Ngày Tên cán bộ Chức Nơi Mục đích Phương Tiền tạm GHI CHÚ

đi công tác vụ đến chuyến đi tiện ứng

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Thư ký giúp lãnh đạo tổng hợp làm thành kế hoạch chung công bố trên

bảng thông báo hoặc đánh máy thành nhiều bản gửi trở lại các cơ sở (mục

đích tạo sự phối hợp trong việc chuẩn bị phương tiện, chi phí và nội dung,

tránh chồng chéo, lãng phí).

3. Chuẩn bị các chuyến đi công tác, đi khảo sát

a) Liên hệ với nơi sẽ đến

- Nơi có hợp đồng hoặc được mời trước, thư ký không phải liên hệ

nhưng trước khi đi cần gọi điện thoại hay điện báo để đơn vị tiếp đón chủ

động chuẩn bị việc ăn ở và nơi làm việc.

- Đối với nơi không có hợp đồng và mời trước thì phải có sự liên hệ và

phải được sự đồng ý của họ.

+ Nội dung liên hệ: mục đích đến, nội dung làm việc, thời gian làm việc.

+ Phương pháp liên hệ: bằng điện thoại, xuống tận cơ sở, trao đổi bằng

công văn.

- Trong trường hợp đi công tác, khảo sát ở một số nơi đặc biệt thì trước

khi liên hệ công tác phải hỏi ý kiến cấp trên.

b) Chuẩn bị các phương tiện đi lại

- Phương tiện của cơ quan.

- Phương tiện công cộng.

- Đi tàu hỏa, máy bay phải nắm lịch tàu chạy và lịch bay, độ dài quãng

đường, giá vé.

c) Chuẩn bị điều kiện ăn ở

- Ăn ở tại nhà khách cơ quan, đơn vị đến công tác.

- Ăn ở tại khách sạn.

- Trường hợp phải tự túc nếu đến những nơi đặc biệt.

d) Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và các phương tiện khác

- Tài liệu chuyên môn

- Giấy công lệnh, giấy đi đường.

- Giấy tờ tùy thân.

- Các phương tiện cần thiết khác như: tiền, những vật phục vụ cho sinh

hoạt, thuốc men…

đ) Lên lịch đi đường:

Lịch đi công tác từ đâu… đến đâu…

từ ngày nào… đến ngày nào…

Ngày Nơi đến Giờ đến Giờ đi Phương tiện

giao thông

Nghỉ

đêm

GHI

CHÚ

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

4. Hoạt động của người thư ký trong thời gian lãnh đạo đi vắng

- Trước khi lãnh đạo đi công tác, thư ký có nhiệm vụ hỏi và đề nghị lãnh

đạo cho biết:

+ Những nhiệm vụ cần thực hiện trong thời gian lãnh đạo đi vắng.

- Trong khi đi:

+ Trong thời gian lãnh đạo đi vắng, người thư ký phải duy trì công việc

thường xuyên của mình đúng theo quy định.

+ Giúp đỡ người phó thay thế người lãnh đạo giải quyết tất cả những

công việc cần thiết.

+ Ghi lại cho lãnh đạo tất cả những lời nhắn, những cuộc nói chuyện

điện thoại, những lần thăm viếng.

+ Để giúp lãnh đạo khi đi công tác về có thể nhanh chóng nắm được

tình hình diễn ra hàng ngày trong văn phòng lãnh đạo, thư ký ghi chép hàng

ngày vào cuốn sổ (mảnh giấy):

* Các cuộc nói chuyện điện thoại quan trọng.

* Các cuộc viếng thăm.

* Các công văn gửi lãnh đạo.

* Các báo cáo thực hiện nhiệm vụ.

* Các thông báo.

Người thư ký có thể đọc để máy ghi âm ghi lại những thông báo cần

thiết, những nội dung điện thoại quan trọng. Người lãnh đạo khi trở về chỉ cần

mở máy là có thể nắm được khái quát tình hình.

Thời

gian

- Các cuộc viếng thăm

- Nói chuyện điện thoại

- Trao đổi giấy tờ

Đã giải quyết

như thế nào

Ý kiến lãnh

đạo

7g4

5

9g1

5

…………………………………………

….

…………………………………………

….

…………………

…

…………………

…

……………

…

……………

…

II. CÁC CHUYẾN ĐI NƯỚC NGOÀI CỦA LÃNH ĐẠO

1. Mục tiêu của chuyến đi

a) Tầm quan trọng của một chuyến đi nước ngoài là ở chỗ sự chi phí

lớn để đạt được một cơ may làm ăn có hiệu quả. Cho nên phải chuẩn bị hết

sức chu đáo và chặt chẽ.

b) Mục tiêu của chuyến đi có thể tập trung ở mấy điểm:

- Khuếch trương hơn nữa hoạt động của công ty trên các mặt: thương

mại, sản xuất, nghiên cứu, v.v…

- Khắc phục những điểm yếu khi đã được phát hiện trong hoạt động

của mình.

- Nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, hợp tác.

c) Những biện pháp cần được áp dụng để đạt mục tiêu:

- Thu thập thông tin về thực trạng vấn đề mà mình dự định đạt được ở

nơi sẽ đến.

- Lập kế hoạch cho chuyến đi, tìm hiểu, dự đoán cặn kẽ những vấn đề

có thể nảy sinh trong quá trình tổ chức chuyến đi.

- Dự tính chi phí bỏ ra và lợi ích có được để tăng thêm phần quyết tâm

tiến hành công việc.

2. Hành trình chuyến đi

a) Hành trình chuyến đi phụ thuộc vào mục tiêu đã được xác định.

b) Hành trình chuyến đi có thể bao gồm các địa điểm phải đến thăm,

các thành phố (địa phương) cần lưu lại coi như một trung tâm hoạt động tạm

thời.

c) Lập một bảng phân phối thời gian cho hoạt động ở các "trung tâm"

và kế hoạch cụ thể cho từng cuộc viếng thăm, họp, hội nghị theo dự tính,

v.v…

d) Xem xét kỹ lịch làm việc, tránh trùng với những ngày nghỉ lễ, ngày

nghỉ công cộng của nước sở tại.

đ) Một khi chương trình, kế hoạch đã được phác thảo cơ bản, thư ký

nên chuyển việc xem xét chi tiết từng việc cho các chuyên gia của từng lãnh

vực (tài chính, kinh doanh, vận chuyển, nghiên cứu, ăn ở đi lại, v.v…) đi sâu

giải quyết.

e) Thư ký tập trung lo những việc có tính chi tiết trong hành trình:

- Đăng ký hẹn gặp với bạn (cơ quan, đơn vị Nhà nước).

- Thu xếp các cuộc họp với cơ quan đại diện của nước ta ở nước

ngoài, nơi đoàn sẽ đến (nêu có) để giúp nắm tình hình được sát và làm việc

gọn.

- Xem xét chi phí đã được phân bổ nhằm không vượt ngoài kinh phí đã

được dự trù.

- Chuẩn bị danh thiếp.

- Tập hợp những thông tin về khách hàng hoặc đối tác.

- Chuẩn bị những tài liệu dự đoán khách hàng, đối tác sẽ quan tâm để

có thể chủ động trong giao tiếp.

- Chuẩn bị các bài phát biểu tại các cuộc tiếp xúc đã được dự tính

trước (nói rõ mục đích của chuyến đi, mục đích các cuộc họp, tiếp xúc, các

cuộc trưng bày).

- Nắm danh sách các địa chỉ và điện thoại của những khách hàng hoặc

đối tác sẽ làm việc.

f) Các chi tiết thực tế của chuyến đi và các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết

khác mà người thư ký phải chuẩn bị cho lãnh đạo:

- Hộ chiếu (ghi lại số hộ chiếu) và một số tấm hình chụp làm hộ chiếu.

- Giấy bảo hiểm.

- Thẻ tín dụng.

- Đổi ngoại tệ.

- Dự trù một số thuốc cần thiết, chuẩn bị một số loại quần áo thay đổi

theo thời tiết trong ngày.

- Nếu người thư ký đi cùng lãnh đạo thì phải chuẩn bị những vật dụng

cần thiết cho cá nhân mình.

3. Những công việc ở nhà khi người lãnh đạo đi vắng

a) Duy trì những công việc bình thường của người thư ký khi lãnh đạo

đi vắng.

b) Dự kiến những khó khăn trong công việc có thể gặp thể báo cáo cho

người được cử ra đảm trách công việc ở nhà biết.

c) Mở các bì công văn giấy tờ gởi cho lãnh đạo (trừ loại mật) và trả lời

điện thoại gọi đến.

d) Thông báo cho lãnh đạo biết tình hình gia quyến của lãnh đạo để họ

an tâm công tác ở nước ngoài và chuyển ngay thư, điện của lãnh đạo gởi về

cho gia đình.

4. Nếu thư ký cùng đi với lãnh đạo

Phải đề nghị bố trí một người thay thế công việc ở nhà và người đó

phải giúp người được cử đảm trách công việc hay lãnh đạo.

Chương 11. TIẾP KHÁCH, NÓI CHUYỆN ĐIỆN THOẠI - HAI PHƯƠNG TIỆN GIAO TẾ VÀ LÀM VIỆC HÀNG ĐẦU CỦA NGƯỜI THƯ KÝ

I. TIẾP KHÁCH

1. Mục đích yêu cầu của việc tiếp khách

a) Tiếp khách là nội dung chủ yếu của công tác giao tế nhân sự, nhằm

mục đích đáp ứng những yêu cầu giao tiếp - thông tin của khách, qua những

thông tin đó, mà thiết thực phục vụ cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, đơn vị giúp vào việc tổ chức công việc thường ngày.

b) Yêu cầu

- Ăn mặc:

+ Đơn giản: không lòe loẹt, chạy theo mốt.

+ Gọn sạch: không mặc quần áo quá rộng hoặc quá chật, quần áo quá

cũ, phai màu.

+ Thanh lịch, trang nhã.

- Cách đi đứng:

+ Nhẹ nhàng: tránh nện gót giày, kéo lê dép, không đi mạnh, tỏ vẻ bực

mình, khó chịu.

+ Không đi quá nhanh, không hấp tấp, vội vã, nhưng cũng tránh uể oải,

lề mề.

+ Mời khách đi trước, nhường lối cho khách.

+ Đi trước nếu phải dẫn lối cho khách nhưng phải có lời xin lỗi khách.

+ Nếu khách cần gặp lãnh đạo (thủ trưởng hoặc giám đốc), thì phải báo

trước rồi mới đưa vào.

+ Khi mở cửa, nên đứng sang một bên để nhường lối cho khách.

- Thái độ:

+ Đối với khách ngoài:

* Ân cần, vui vẻ.

* Tránh có thái độ không hài lòng vì chuyện nội bộ hoặc vì chuyện có

liên quan tới khách.

+ Đối với nhân viên trong cơ quan, đơn vị, xí nghiệp, công ty:

* Ân cần, vui vẻ.

* Khiêm tốn.

* Luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người, tránh thái độ thờ ơ, lạnh nhạt.

- Lời nói:

+ Nguyên tắc nói:

Nói chuyện trong các cuộc giao tế cần phải tôn trọng các nguyên tắc

sau đây:

* Nói với ai (đối tượng),

* Nói ở đâu, nói lúc nào (thời gian, địa điểm).

* Nói những gì (nội dung, mục đích)?

* Nói như thế nào (cách nói).

+ Giọng nói:

Nói nhã nhặn, mềm mỏng, tự nhiên, tránh giọng nói điệu bộ có vẻ trịch

thượng, hách dịch mặc dù người nghe có cương vị thấp.

+ Cách nói:

* Nói những câu ngắn gọn, dùng nhiều từ dễ hiểu, tránh dùng từ

chuyên môn, kỹ thuật, tránh dùng từ nhiều nghĩa, mơ hồ.

* Nói mạch lạc, chặt chẽ, rành mạch, nhất quán.

* Chọn những ví dụ thích hợp, chính xác, phù hợp chủ đề câu chuyện,

tránh lạc đề, không thiết thực làm loãng nội dung câu chuyện và mất thời

gian.

2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp khách

a) Lên lịch tiếp khách đối với khách có báo trước:

- Thư ký nắm họ, tên, địa chỉ, mục đích tiếp xúc, gặp gỡ lãnh đạo.

- Xin ý kiến lãnh đạo về việc chấp thuận tiếp khách.

- Lên lịch và thông báo cho khách biết ngày, giờ, địa điểm (việc liên hệ

này có thể bằng điện thoại, thư hoặc bàn bạc trực tiếp với khách tại văn

phòng). Theo thông lệ thì việc sắp xếp lịch tiếp khách phải theo quy định

chung.

b) Tiếp và sắp xếp việc tiếp khách không có báo trước:

- Nắm họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác, mục đích tiếp xúc.

- Đối với khách đến chỉ để nắm những thông tin ngắn về một vấn đề họ

quan tâm, thư ký có thể trực tiếp giải quyết, không cần cho gặp lãnh đạo.

- Đối với khách có yêu cầu thuộc lĩnh vực, nhiệm vụ của những người

phụ trách cấp dưới hoặc chuyên viên, cần sự giải quyết, thư ký có nhiệm vụ

giúp đỡ, chỉ dẫn họ.

c) Đối với khách cần được làm việc trực tiếp với lãnh đạo, thư ký phải:

- Nắm được mục đích cụ thể, chức vụ, tên cơ quan, đơn vị hoặc địa chỉ

của họ (nếu là cá nhân).

- Thông báo với lãnh đạo và xin ý kiến chấp thuận.

- Mời khách vào phòng làm việc của lãnh đạo hay vào phòng tiếp khách

nếu lãnh đạo đồng ý tiếp.

- Trong khi tiếp khách, nếu lãnh đạo yêu cầu thì thư ký phải ghi chép

nội dung cuộc trao đổi, nói chuyện. Trong trường hợp cần thiết phải lập thành

biên bản, bản ghi nhớ hoặc ghi lại ý kiến giải quyết và đề nghị khách ký xác

nhận.

- Trường hợp lãnh đạo không có yêu cầu ghi chép, thư ký phải ở phòng

làm việc của mình, tiếp tục giải quyết công việc và sẵn sàng đáp ứng những

yêu cầu của lãnh đạo nảy sinh trong khi làm việc với khách.

d) Nếu khách là cấp trên, thư ký đề nghị khách ngồi đợi ở phòng

khách một lát và vào ngay phòng làm việc báo tin cho lãnh đạo là có ai đến và

đang đợi ở phòng khách, trở ra mời khách vào hoặc lãnh đạo trực tiếp ra đón

khách.

Trường hợp lãnh đạo không có ở nhà hoặc không thể tiếp khách ngay

được, thư ký phải báo cho khách lịch hẹn.

đ) Tiếp khách nước ngoài:

Trong trường hợp này, người thư ký phải rất tự tin vào khả năng ngoại

ngữ của mình. Để cho việc tiếp khách có hiệu quả, người thư ký phải dành

nhiều thời gian cho việc nghiên cứu hiểu biết về cách xử thế có tính chất xã

hội và quan hệ với nước ngoài, những phong tục tập quán của họ, nhất là

phong tục tập quán của người nước ngoài thường xuyên có quan hệ công

việc với cơ quan, đơn vị, hãng, công ty mà mình đang làm.

Nét đặc trưng của việc tiếp khách nước ngoài:

+ Tiếp khách nước ngoài, hay đúng hơn là làm việc với người nước

ngoài, mang nội dung là sự tiếp xúc và tương tác của hai nền văn hóa khác

nhau, với nhiều nhân tố không dễ xâm nhập vào nhau trọn vẹn.

Các nhân tố thường gặp là:

* Sự phát triển kinh tế, chế độ chính trị - xã hội.

* Ngôn ngữ (cả nói, viết) và ngôn ngữ không lời.

* Các giá trị và thái độ đối với của cải vật chất, thời gian, công việc, ăn

mặc, sự đổi thay…

* Các tôn giáo: lễ nghi, vật thiêng, các đức tin, các điều cấm kỵ.

* Luật pháp: dân sự, hình sự, thương mại.

* Xã hội: gia đình, dân tộc, giai cấp, nội lực, vận động, nền giáo dục,

các thể chế.

Nếu làm việc với khách có nhiều quốc tịch khác nhau, yêu cầu hiểu biết

và vận dụng càng rộng.

+ Làm sao đồng cảm với nhau?

- Ngày nay ngôn ngữ giao tế quan trọng nhất, dễ học nhất là sự tôn

trọng lẫn nhau, sự trọng thị nhau và sự đồng cảm với nhau.

- Tôn trọng lẫn nhau, trọng thị nhau, phải được nâng lên cấp độ đồng

cảm, với 3 nội dung cơ bản:

* Người giỏi đồng cảm là người biết nhận dạng các cảm nhận và trạng

thái xúc cảm của đối tác.

* Biết hồi âm lại trạng thái đó một cách có hiệu quả nhờ sự nhận dạng

chính xác.

Có thể bổ sung một nội dung thứ ba nữa xét về mặt giao tiếp - thông

tin, là:

* Ý thức được một số nhân tố văn hóa (đã nói ở điểm a) giữ vai trò thúc

đẩy hay cản trở quan hệ giao tiếp - thông tin.

Thực ra, rất khó đạt sự đồng cảm hoàn toàn, cũng như rất khó vận

dụng nhuần nhuyễn các nhân tố văn hóa - tập tục của một dân tộc khác.

Vì lỗ hổng khó lấp về khả năng đồng cảm, các đối tác thường tỏ ra

chân thật hơn, cởi mở hơn để qua đó tăng cường đồng cảm và trở thành bạn

của nhau.

Tổ chức buổi làm việc

+ Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp:

Hai bên qua điện thoại, hoặc qua fax, telex, xác định giờ giấc buổi làm

việc cho phù hợp, trước hết với khách. Ví dụ: khách phương Tây không quen

bắt đầu buổi làm việc sáng từ 7 giờ 30 phút mà phải 8 giờ 30 phút hay 9 giờ;

tránh các ngày nghỉ cuối tuần thứ bảy và chủ nhật, trừ khi khách chấp nhận

làm việc vào các ngày đó. Chú ý phân biệt giờ quốc tế với giờ địa phương.

+ Chuẩn bị chu đáo về nội dung:

Đơn vị cần huy động các phòng, ban có liên quan đến nội dung vấn đề

khẩn trương chuẩn bị theo một kế hoạch do văn phòng và bạn phối hợp

chuẩn bị đã được giám đốc cho ý kiến và thông qua.

Gặp trường hợp khách là khách mời của đơn vị thì kế hoạch bao gồm

nhiều mặt hơn và vai trò của bạn cũng đa dạng hơn, như:

* Đón tại sân bay.

* Đưa về khách sạn.

* Chỉ dẫn cho khách biết cách đi đây đó.

* Hướng dẫn khách tham quan đơn vị.

* Đưa khách đi mua hàng.

* Tiễn khách ra sân bay.

* …

Bạn phải mở một hồ sơ riêng về từng đoàn khách lưu giữ tại phòng

giám đốc, có bản lưu cho các đơn vị liên quan.

Cần chọn phiên dịch giỏi, nếu bạn không đủ sức đảm đương, nhất là

khi soạn thảo các hợp đồng. Nếu đơn vị không có phiên dịch đủ tiêu chuẩn,

nên nhờ đến các công ty dịch vụ phiên dịch.

+ Triển khai cho chuẩn xác:

* Các khách nước ngoài đặc biệt coi trọng giờ giấc theo lịch quy định.

Phải chính xác, có trở ngại gì phải báo ngay.

Thường thì giờ máy bay đến có khi bị trễ, phải thay đổi lịch cho nhanh

chóng và thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.

* Vào buổi đón khách, ở nhiều cơ quan, đơn vị đã đủ bề thế, thì không

phải trang trí gì thêm. Tuy vậy, ở nhiều đơn vị, nếu bố trí thêm cây cảnh ở

hành lang, hoa ở phòng họp cũng tốt.

* Ở nhiều nước, không có thông tục ăn uống khi bước vào cuộc họp.

Người Nhật đến họp là họp ngay. Tuy vậy, khách đến nước ta, họ biết về giao

tế tại Việt Nam, nên họ vui lòng ăn uống chút ít, trang trọng trước lòng mến

khách của chủ nhà.

* Khi gặp nhau, khách nước ngoài thường câu nệ về cách xưng hô

chính thức. Bạn phải nắm chắc điều đó. Hơn nữa, những câu chào mừng có

tính chất nghi thức phải được thực hiện "tự nhiên".

Ví dụ:

- Hoan nghênh các bạn đã đến với công ty chúng tôi!

Welcome to our company

- Rất hân hạnh được gặp bạn!

Its a great pleasure to meet you

- Tôi hân hoan mong đợi được gặp bạn.

I’ve been looking forward to meeting you.

+ Vai trò ghi và lập biên bản của thư ký giám đốc:

Đây là một công việc rất nặng nề. Bạn phải tập trung vào việc ghi tốc ký

và nhờ một bạn khác sử dụng máy ghi âm. Không được ỷ lại vào máy ghi âm.

Mà nhất thiết phải bóc dịch bản ghi tốc ký cho khẩn trương, kịp lập xong bản

ghi nhớ hay biên bản cuộc họp càng nhanh càng tốt.

Thường thì khách đưa thư ký giỏi tốc ký đi theo. Hơn nữa, còn bản ghi

và sự góp sức của phiên dịch.

Đáng lưu ý:

Bạn ghi tốc ký tiếng Việt phần nói và dịch ra tiếng Việt. Người thư ký

nước ngoài ghi tốc ký tiếng Anh phần nói và dịch ra tiếng Anh. Nếu làm việc

khẩn trương và phối hợp tốt giữa hai bên thì có thể nâng cao chất lượng bản

ghi nhớ và biên bản cuộc họp.

II. NÓI CHUYỆN ĐIỆN THOẠI

1. Điện thoại và mục đích sử dụng

a) Điện thoại là phương tiện kỹ thuật thông tin dùng để liên lạc giữa 2

cơ quan, đơn vị, giữa 2 người một cách nhanh chóng, khẩn trương mà không

cần gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng những công văn, thư từ. Điện thoại là một

phương tiện tổ chức hàng đầu.

b) Mục đích sử dụng:

Mục đích chung của điện thoại là thông tin, liên lạc với nhau về những

nội dung cụ thể, yêu cầu cụ thể với một thời gian nhất định. Những mục đích

khá phổ biến trong giao dịch bằng điện thoại là:

- Thông báo gấp những tin tức quan trọng, những kết quả hoạt động

của một mặt công tác.

- Xin ý kiến, thỉnh thị cấp trên.

- Trả lời yêu cầu, đề nghị của cơ quan, đơn vị, cá nhân về những vấn

dề mà họ quan tâm.

- Đăng ký, hẹn giờ tiếp xúc, làm việc.

- Mời hội họp đột xuất, v.v…

c) Cách sử dụng điện thoại:

Trong cơ quan, đơn vị có thể được đặt nhiều máy điện thoại do nhiều

nước khác nhau sản xuất. Mỗi loại có thể có những nét riêng trong sử dụng

kèm theo chỉ dẫn. Cần phải biết và nhớ những đặc điểm này. Ngoài ra, người

thư ký còn phải thông thạo các công việc sau đây:

- Sử dụng tốt các danh bạ điện thoại.

- Biết cách đăng ký nói chuyện điện thoại đường dài.

- Nhớ các số điện thoại công cộng quan trọng: cứu hỏa, cấp cứu, bảo

vệ trật tự trị an, điện thoại nhà riêng của lãnh đạo.

2. Nói chuyện qua điện thoại

a) Khái lược về việc nói chuyện qua điện thoại:

Nói chuyện qua điện thoại thực chất là một cuộc giao tiếp hoặc tiếp

khách gián tiếp. Người gọi điện thoại là khách. Người nghe điện thoại là

người tiếp khách. Vì vậy, về mặt thái độ, lời nói, giọng nói cũng phải rất hòa

nhã, lịch thiệp như là nói chuyện trực tiếp. Nói một cách khác, tất cả các nghệ

thuật xử thế trong giao tế thể hiện trong tiếp khách trực tiếp như thế nào thì

nó cũng được thể hiện như thế trong tiếp khách qua điện thoại. Chỉ khác một

điểm là thời gian nói chuyện qua điện thoại không cho phép kéo dài như trong

tiếp khách trực tiếp. Việc diễn đạt nội dung một vấn đề gì đó trong điện thoại

phải hết sức ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Người nghe không thể hiểu lầm ý

nghĩa của nó. Nhưng cũng không vì thế mà người gọi điện thoại nói năng cộc

lốc, dễ trở thành khô khan, thô thiển.

Tính lịch sự, lễ phép trong nói chuyện qua điện thoại thường được thể

hiện qua việc sử dụng các từ ngữ lặp đi lặp lại thường xuyên không thể nào

quên được là:

- Chào hỏi.

- Vâng, dạ, dạ thưa…

- Xin lỗi.

- Cảm ơn.

b) Cách nói chuyện khi tiếp nhận điện thoại:

Khi có tín hiệu điện thoại, người nghe nói chung chưa biết ai gọi, gọi từ

đâu đến. Ngược lại người gọi cũng không biết mình gọi có trúng địa chỉ hay

không (có trường hợp bị chập dây), nếu cả hai thường có những câu trao đổi

tuy không phải là thừa nhưng lại không cần thiết, làm mất thời gian, không

phù hợp với yêu cầu tiết kiệm thời gian, hay yêu cầu về tính khẩn trương,

"cấp bách" cần liên lạc bằng điện thoại. Thí dụ: Người ta thường có những

câu như thế này:

- A lô, từ đâu gọi đến đấy?

- Dạ, tôi ở công ty Y đây.

- Anh (chị) cần gặp ai?

- Xin lỗi, phải công ty X đấy không?

- Thưa đúng ạ!

- Anh (chị) làm ơn cho tôi nói chuyện với ông A.

- Dạ, anh cầm máy nhé!

Thay vì phải mất đến 7 câu hỏi và đáp, ta rút xuống còn:

- A lô, công ty X nghe đây (để người gọi không phải hỏi lại).

- Chị (anh) làm ơn cho tồi nói chuyện với ông A.

- Dạ, anh chờ máy nhé!

Những người có kinh nghiệm nói chuyện điện thoại, khi nhấc ống nghe

lên, người ta không bao giờ hỏi lại: "Từ đâu gọi đến" hay "Ai gọi đấy" mà bao

giờ cũng nói rõ tên cơ quan, đơn vị, hay tên mình ngay từ đầu.

Thí dụ:

- A lô, Công ty X đây.

- Xí nghiệp Y đây.

Nói rõ như vậy, người gọi biết được họ đã gọi đúng hay sai địa chỉ. Nếu

đúng thì không cần hỏi cơ quan nào, còn không đúng thì xin lỗi đã gọi nhầm

và bỏ ống nghe xuống ngay.

Cũng như tiếp khách trực tiếp, trong nói chuyện điện thoại, cần phải

tránh lối trả lời cộc lốc, thiếu lịch sự. Thí dụ như trường hợp sau đây:

Người nghe: - A lô, nghe đây.

Người gọi: - A lô, tôi ở Công ty A, chị làm ơn cho tôi nói chuyện với ông

Y.

Người nghe: - Ông ấy đang họp.

Người gọi: - Chị làm ơn nói dùm với ông ấy tôi có việc gấp chỉ xin gặp

một chút thôi.

Người nghe: - Tôi đã nói ông ấy đang bận họp, lúc khác.

Người gọi: - Vâng, xin chị cảm phiền làm ơn cho tôi biết số máy của

ông Y.

Người nghe: - Ông ấy không có máy riêng. (Bỏ máy).

Rõ ràng người gọi điện thoại sau vài phút đàm thoại không thể có ấn

tượng tốt đối với người nghe. Không phải vì không gặp được ông Y mà vì

người nghe đã trả lời thiếu văn hóa, tế nhị và lễ độ.

Chỉ cần thay đổi cách nói của người nghe một chút, thì việc đàm thoại

giữa 2 người trở thành thân mật, giữ được ấn tượng tốt đẹp.

Người nghe: - A lô, tôi nghe đây.

Người gọi: - A lô, tôi ở Công ty A, chị làm ơn cho tôi nói chuyện với ông

Y.

Người nghe: - Xin anh thông cảm, ông ấy đang bận họp.

Người gọi: - Chị làm ơn nói dùm với ông ấy, tôi là N, trưởng phòng kế

hoạch Công ty A, muốn gặp ông ấy chừng một phút thôi.

Người nghe: - Dạ, vậy thì xin anh chờ một chút.

Người gọi: - Xin cám ơn chị, tôi đợi.

Người nghe: - A lô, ông Y nói 10 phút nữa sẽ điện lại cho anh.

Người gọi: - Được, xin cám ơn chị nhiều, chào chị.

Người nghe: - Không có chi, chào anh.

c) Cách nói khi gọi điện thoại:

Thực ra không cần thiết phải phân biệt "người gọi" và "người nghe"

điện thoại, vi giữa hai khái niệm đó chỉ khác nhau một thời điểm rất nhỏ để

xem ai là người chủ động, ai là người bị động. Còn trong quá trình nói chuyện

thì vai trò hai bên như nhau: người gọi cũng đồng thời là người nghe, vì phải

trả lời; người nghe cũng là người gọi, vì cũng phải chủ động đặt ra những câu

hỏi để phía bên kia trả lời lại.

Có một thực tế không hay, cần lưu ý: Người gọi dễ ở thế chủ động hơn

cả khi họ là người có cương vị, thường yêu cầu người nghe trả lời, không đáp

ứng được yêu cầu của phép xử thế là lịch sự, văn hóa, tế nhị.

Thí dụ sau đây là một kiểu nói chuyện điện thoại thể hiện tính mệnh

lệch, hách dịch:

Người nghe: - A lô, Sở X nghe đây.

Người gọi: - Phải phòng Y đó không?

Người nghe: - Dạ phải, xin lỗi ông muốn gặp ai?

Người gọi:- Chị gọi anh Ba đến cho tôi gặp.

Người nghe:- Thưa, ông Ba vừa đi công tác ạ!

Người gọi: - Đi đâu, bao giờ về?

Người nghe:- Thưa ông, tôi không được rõ ạ!

Người gọi:- Ai có thể thay thế anh Ba nói chuyện với tôi?

Người nghe: - Xin lỗi, ông vui lòng cho biết quý danh và ông nói về việc

gì để tôi tìm người trả lời.

Người gọi: - Không cần, cứ gọi một người có trách nhiệm đến đây,

khắc biết.

Người nghe: - Thưa ông, ở đây ai cũng có trách nhiệm cả, tôi không

biết gọi ai đến gặp ông bây giờ, xin ông thông cảm.

Người gọi: - Thật quái quỷ! (Đập máy).

d) Một số điểm cần lưu ý khi nói chuyện qua điện thoại;

- Dù người nghe điện thoại là người thân quen cũng không nên hỏi: "Có

biết tôi là ai không?". Câu hỏi này làm người nghe rất khó trả lời.

+ Nếu trả lời không biết thì người thân sẽ giận.

+ Nhưng nói biết thì không được vì không nhớ ra. Việc thách đố này

làm cho người nghe dễ bực vì mất thời gian suy nghĩ mà tính chất của điện

thoại lại không cho phép.

- Nói chuyện điện thoại không nên kéo dài quá, nhất điện thoại đường

dài. Có tín hiệu trả lời là phải nói gay những điểm chính cần thông tin.

- Khi chuông điện thoại reo, nếu có mặt trong phòng thì không nên để

chuông reo quá 3 hồi, mà phải nhấc náy lên ngay để khách khỏi phải chờ (có

người vì ngại đi gọi người khác, nên cứ để máy reo mãi mà không chịu cầm

ống nghe).

- Không nên đập máy xuống khi khách đang nói (dù mình không muốn

nghe nữa). Nếu thấy cần thì xin lỗi khách rồi ngắt máy.

- Khi mình gọi đi, không được nóng vội bỏ máy xuống khi chuông reo

đã 3 hồi. Phải chờ tới hồi thứ sáu, hoăc thứ bảy mới được đặt máy xuống.

- Khi kết thúc cuộc nói chuyện nên có lời chào: "Chào tạm biệt", "chào

anh", "chào chị" hoặc nói "cám ơn" "không có chi" tùy theo câu nói của đầu

dây bên kia.

3. Cách sử dụng điện thoại của người thư ký

a) Cách bố trí điện thoại của người thư ký và của lãnh đạo:

Máy điện thoại của người thư ký và máy điện thoại của lãnh đạo được

nối với nhau. Tất cả các nơi khác gọi đến văn phòng lãnh đạo đều phải qua

máy của thư ký. Khi nào thư ký đồng ý và nối máy của lãnh đạo thì lãnh đạo

có thể liên hệ với người ở máy bên kia và thư ký không được theo dõi cuộc

nói chuyện.

b) Nhận điện thoại;

- Nhấc ống nghe khi có tiếng chuông reo (tốt nhất là ngay sau tiếng

chuông reo thứ nhất) và trả lời ngay. Tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút

và phiếu nhắn tin (message blank) để ghi những lời nhắn khi cần.

- Tự xưng:

+ Trường hợp ở nqoài gọi trực tiếp vào máy không qua tổng đài cơ

quan thì người thư ký phải biết giới thiệu tên cơ quan và tên mình.

Thí dụ: - Trường Cán bộ thành phố, tôi là NT đang nghe đây!

+ Trường hợp ở ngoài gọi qua tổng đài, thì việc giới thiệu tên cơ quan,

đơn vị, người trực tổng đài đã giới thiệu rồi, người thư ký chỉ giới thiệu tên

văn phòng mình đang làm và tên mình là đủ.

Thí dụ: - Đây là văn phòng giám đốc, tôi là thư ký Phương Lan đang

nghe!

- Trả lời của thư ký trong các trường hợp khác nhau:

+ Trường hợp lãnh đạo bận công việc:

Thư ký có nhiệm vụ trả lời những người gọi điện khi lãnh đạo bận (có

khách hoặc vắng mặt trong văn phòng). Thư ký phải giải thích thật khéo léo

cho người gọi tới là tại sao lãnh đạo không thể trả lời được và đề nghị một vài

giải pháp.

Thí dụ:

- Thưa ông, ông giám đốc đang bận họp. Tôi có thể giúp ông được

không?

- Thưa ông, ông giám đốc không có mặt tại văn phòng, ông có thể nói

chuyện với ông phó giám đốc được không?

+ Trường hợp cho người gọi biết những thông tin cần thiết:

Khi người lãnh đạo đi vắng, thư ký có thể cho người gọi biết một số tin

tức cần thiết nhưng phải rất thận trọng. Thư ký chỉ được phép làm điều này

khi biết chắc lãnh đạo có thể cho người gọi biết những tin tức quan trọng, cần

thiết ấy. Ngoài ra, thư ký không được phép cho khách biết những tin tức quan

trọng của cơ quan.

Một số trường hợp thư ký cần phải biết:

* Nên nói: "Ông giám đốc hiện không có ở văn phòng, tôi có thể thưa lại

để ông giám đốc gọi điện cho ông được không?". Hoặc "Ồng giám đốc không

có mặt tại văn phòng, ông có điều gì có thể nhắn lại không?".

* Không nên nói: "Ông giám đốc đi Hà Nội ký hợp đồng" hoặc "Ông

giám đốc đang họp bàn vấn đề mở rộng sản xuất", hoặc "Ông giám đốc vừa

đi với mấy người bạn".

* Không được nói: "Ông giám đốc có chuyện gia đình không vui, nên

hôm nay ông không đến công ty" hoặc "Ông giám đốc đang họp với bộ phận

kỹ thuật bàn việc cải tiến chế tạo sản phẩm theo đơn đặt hàng của Pháp".

+ Trường hợp người gọi không cho biết tên và lý do gọi đến:

Trong trường hợp này, thư ký phải cố gắng hỏi cho đủ chi tiết nhưng

thật khéo léo tránh để người gọi phật ý.

Thí dụ: "Ông giám đốc đang bận họp, nếu ông cho biết quý danh và số

điện thoại, tôi sẽ thưa để ông giám đốc gọi lại cho ông ngay khi cuộc họp kết

thúc". Hoặc "Ông giám đốc không có mặt tại đây, ông có điều gì cần nhắn lại

không? Xin ông vui lòng cho biết quý danh để tôi thưa lại với ông giám đốc".

Hoặc "Ông giám đốc đang bận, xin cho biết quý danh và liệu tôi có thể giúp

được gì?".

+ Trường hợp phải ghi lại lời nhắn:

Người thư ký phải có một tập phiếu nhắn tin đặt canh máy điện thoại để

ghi những điều cần thiết khi trả lời điện thoại trong trường hợp lãnh đạo đi

vắng. Khi trở về, lãnh đạo có thể xem và trả lời người gọi. Người thư ký phải

ghi chính xác và đầy đủ để lãnh đạo nắm được nội dung một cách rõ ràng,

giải quyết vấn đề nhanh chóng, thuận tiện. Khi ghi vào phiếu nhắn tin, nếu

chỗ nào chưa rõ phải hỏi lại, đối với các vấn đề quan trọng phải đọc lại cho

người nhắn nghe xác nhận.

+ Trường hợp chuyển số máy:

Việc chuyển số máy trong các trường hợp:

* Người gọi gọi nhầm số của bộ phận khác cùng cơ quan, đơn vị.

* Người gọi muốn hỏi một việc gì đó liên quan đến cơ quan, đơn vị

mình, nhưng không biết ai để hỏi, hoặc những điều nào đó mà một người

khác có thể trả lời rõ ràng hơn.

Khi chuyển số máy phải giải thích rõ lý do vì sao và phải biết chắc là

chuyển đúng số máy và chuyển đúng người am hiểu vấn đề.

Thí dụ: "Tôi lấy làm tiếc là ông đã gọi lầm số, ông hãy gọi cho số máy

của bộ phận (hoặc của ông X) là…".

- Thư ký phổi biết chấm dứt các cuộc nói chuyện điện thoại một cách

lịch thiệp và thân mật. Khi người gọi muốn kết thúc, thư ký phải cám ơn người

gọi trước khi có lời chào.

Thí dụ: "Cảm ơn đã gọi điện thoại cho chúng tôi, xin chào ông". Hoặc

"Cảm ơn ông đã có lời nhắn lại, tôi sẽ báo với ông giám đốc ngay khi ông có

mặt ở công ty, xin chào ông". Hoặc "Cảm ơn ông đã cho chúng tôi biết đầy đủ

tin tức cần thiết, tôi sẽ báo lại với ông giám đốc và sẽ gọi điện thoại lại trả lời

ông".

Sau khi đã nói lời "chào ông" hoặc "xin chào ông", thư ký để ống nghe

xuống một cách nhẹ nhàng. Nếu thư ký là người nhận thì phải chờ người gọi

đặt ống nghe trước và mình đặt ống nghe sau. Làm như vậy để tỏ ra là mình

quan tâm đến cuộc nói chuyện này.

Người thư ký biết chấm dứt cuộc nói chuyện điện thoại một cách lịch

sự sẽ để lại cho người nghe một ấn tượng tốt về cơ quan, đơn vị mình và bản

thân người thư ký.

c) Gọi điện thoại:

- Sử dụng danh bạ điện thoại:

Mỗi thư ký phải có một cuốn danh bạ điện thoại và biết tra danh bạ.

Danh bạ để ngay cạnh máy điện thoại.

Ngoài cuốn danh bạ điện thoại, mỗi thư ký phải có cuốn sổ hoặc thẻ để

ghi chép số điện thoại của những cơ quan, đơn vị, hoặc các cá nhân thường

hay có quan hệ giao dịch để khi cần có thể sử dụng nhanh. Khi có sự thay đổi

số điện thoại của những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân này thì phải bổ sung

kịp thời.

- Các thao tác khi gọi điện thoại:

+ Chọn số.

+ Nhấc ống nghe, bắt tín hiệu, quay số.

+ Nhận lời đáp, tự xưng danh, nói tên người cần gặp và công việc cần

gặp.

+ Trường hợp phải gọi qua tổng đài và có số phụ thì khi nhận được lời

đáp phải xin số phụ cần thiết, khi nhận được trả lời số phụ thì xưng danh và

cho biết tên người cần gặp.

+ Nếu gọi nhầm máy phải xin lỗi người nghe máy, đặt ống nghe xuống

và gọi lại.

+ Khi kết thúc cuộc nói chuyện, chờ cho người nghe đặt máy xuống

xong, thư ký mới đặt ống nghe xuống để biểu thị sự tôn trọng người nghe.

d) Những điểu cần ghi nhớ đối với người thư ký khi sử dụng điện thoại:

- Không lạm dụng điện thoại công vào việc riêng.

- Không nói những điều bí mật trong điện thoại.

- Khi chưa chọn được số máy thì không được nhấc ống nghe lên.

- Những điều cần nói trong điện thoại phải được chuẩn bị kỹ càng, nếu

thấy cần phải ghi ra giấy để khỏi quên, không nhầm lẫn thứ tự.

- Khi cầm máy phải có thói quen cầm theo bút và phiếu nhắn tin.

- Giọng nói:

+ Nói rõ ràng.

+ Nói bình thường (không to quá và ngược lại).

+ Nói với tốc độ vừa phải. Nói chậm hơn một chút so với những cuộc

nói chuyện thông thường. Trong trường hợp người nghe cần phải ghi chép

những điều mình nói thì cần nhắc lại.

+ Không nên hạ thấp giọng làm người nghe cảm thấy khó chịu.

+ Giọng nói cần có âm điệu lên hoặc xuống một chút để người nghe

khỏi bị nhàm chán.

Phần 4. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI

- Tổ chức lao động khoa học và sử dụng trang thiết bị hiện đại là hai

phần việc rất đặc trưng trong 20 năm trở lại đây, làm cho việc tổ chức văn

phòng và nghiệp vụ thư ký thay đổi về cơ bản.

- Tổ chức lao động khoa học là một thuật ngữ đã được sử dụng rộng

rãi từ lâu nhằm đáp ứng yêu cầu của tổ chức lao động, bao gồm từ phân

công, phân việc, cấu trúc tuyến quản lý và tuyến thông tin cũng như việc bố

trí, chế tạo các trang thiết bị, bàn ghế, chỗ giải trí, ánh sáng… sao cho phù

hợp nhất với người lao động. Ngày nay, một môn khoa học mới với tên gọi là

Công thái học (ergonomics) được tách ra khỏi tổ chức lao động khoa học, tập

trung vào lĩnh vực môi trường lao động, các điều kiện lao động và cả việc xây

dựng các quan hệ nghiệp vụ, được sắp xếp sao cho phù hợp nhất với người

lao động, vừa làm cho công việc lao động thoải mái hơn, vừa phát huy cao

hơn năng suất của cả nhóm lao động.

- Gắn với Công thái học, phần IV giới thiệu tính năng và cách sử dụng

một số trang thiết bị hiện đại kết hợp với các nghiệp vụ truyền thống. Một số

nhiệm vụ này đã được tách thành phần riêng, nên không được trình bày trong

phần IV này, cụ thể là:

+ Môn tin học văn phòng.

+ Môn tốc ký.

+ Môn đánh máy chữ.

+ Môn kế toán.

+ Môn thông tin và thư viện.

Trong phần IV này, các môn học nói trên chỉ được đề cập đến một số

điểm cần thiết để bảo đảm tính nhất quán trong các phần và tính hoàn chỉnh

của cả giáo trình.

Chương 12. BỐ TRÍ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC TRONG VĂN PHONG HIỆN ĐẠI

I. BỐ TRÍ VĂN PHÒNG THEO MẶT BẰNG MỞ (OPEN PLAN OFFICE)

1. Ngày nay, kiểu bố trí văn phòng lối cổ điển, tách thành từng phòng,

có tường xây vách ngăn, cửa ra vào có thể đóng kín và khóa lại, đang biến

mất nhanh chóng. Thay vào đó, trên thế giới, từ 20 năm nay, là sự phát triển

ào ạt của kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở. Ở ta, mấy năm nay, kiểu

bố trí văn phòng theo mặt bằng mở cũng đang tăng tốc, nhiều cao ốc xây

dựng văn phòng cho thuê đã thiết kế các phòng lớn, cỡ 60 – 80m2, có đủ chỗ

cho cỡ 20 người làm việc.

2. Với kiểu mặt bằng mở, các chỗ làm việc, các phòng ban được ngăn

cách bởi các vách ngăn bằng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, có mối lắp

ghép, bằng các khung ô vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm

bằng kính hay vật liệu trong suốt. Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm

vách ngăn.

Cách bố trí các vách ngăn rất linh hoạt, đa dạng, không có cửa tách

hẳn các phòng, với nhiều lối qua lại từ phòng này qua phòng khác, vừa cho

phép tận dụng hết mặt bằng, vừa dễ thích nghi, điều chỉnh khi có đổi thay,

phát triển, vừa tạo được các luồng đi lại và chuyển vận tài liệu tiện lợi nhất,

ngắn nhất.

3. Người lao động làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở tỏ ra

thích kiểu bố trí này, vì mấy lẽ:

a) Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách

ngăn khi cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián

đoạn công việc đến mức tối thiểu.

b) Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải

thích ứng với không gian trong phòng có tường ngăn, mà trái lại, vách được

điều chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt

nhất.

c) Năng suất: Do không có cánh cửa cản trở lối đi, các nhóm lao động

liên hệ với nhau nhiều nay được xếp cạnh nhau, nhờ đó mà đi lại, quan hệ và

luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn.

d) Bảo trì: Khi cần sắp xếp lại, khỏi tốn tiền bố trí lại các bóng đèn, quạt

gió, máy điều hòa nhiệt độ và hệ thống sưởi ấm. Cả việc lau chùi các vách

ngăn, các phòng cũng ít tốn hơn.

đ) Vốn đầu tư: Tuy vách tường tốn hơn, nhưng sau 15 năm mới bỏ tiền

làm lại. Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được khoảng 5 năm, nên phải bỏ

tiền đầu tư lại trong thời gian ngắn hơn, nhưng lại có dịp dùng mẫu mã mới

hơn.

e) Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng

hơn kiểu cũ, thư ký các cấp gắn bó với nhau hơn.

4. Để bạn đọc hình dung kiểu mặt bằng mở, xin xem ở Office IV, được

trích từ Từ điển bằng hình Oxford tiếng Pháp và tiếng Anh (Oxford Duden

pictorial French and English dictionary, Oxford University Prees, 1988). (Trong

sách này là Hình 1, trang 35).

Trong Office IV (Hình 1) dành mô tả văn phòng kiểu mặt bằng mở, có

48 vị trí, mỗi vị trí có một con số để tra cứu tên gọi hay thuật ngữ chuyên môn

ở phần chú thích phía dưới, ghi bằng từ tiếng Pháp và từ tiếng Anh (trong

quyển gốc tiếng Pháp và tiếng Anh).

Ví dụ:

Số 31:

- La Secretaire de direction.

- Proprietors secretary.

Tiếng Việt là: Thư ký giám đốc.

Số 43:

- La centre de transmission de données.

- Data center.

Tiếng Việt là: Trung tâm dữ liệu.

Chú ý, số 43 có vòng tròn bao quanh, để chỉ cả phòng trung tâm dữ

liệu, tính từ số 39 đến số 47.

a) Cứ như vậy, bạn tự tìm hiểu từng số vị trí, bằng từ tiếng Pháp, tiếng

Anh và tiếng Việt. Có một số vị trí, do hình vẽ quá bé, ta chỉ hình dung nó qua

từ chú thích.

Ví dụ:

Số 34:

- La machine a dicter.

- Dictating machine.

Tiếng Việt là: Máy ghi lời đọc.

Ở số 34 chỉ cho thấy một hình hộp chữ nhật bé tí, có lẽ kích cỡ thật

bằng cuốn sách. Thật ra, đó là một máy ghi âm chuyên dùng trong văn phòng

hiện đại (không phải ghi âm thường dùng), mà các bạn có dịp hiểu rõ hơn ở

các chương sau.

b) Điều khó hơn là hình dung công việc của mỗi người (Hình 1):

+ Có bao nhiêu người?

+ Bố trí thành mấy nhóm?

+ Nhiệm vụ và tên gọi mỗi nhóm, mỗi phòng?

Để trả lời các câu hỏi này, bây giờ bạn có thể tạm có đáp án nào đó,

nhưng phải tìm hiểu hết phần IV này mới có đáp án đúng hơn.

c) Thử đi sâu vào công việc của từng nhóm:

Ví dụ: Cùng ngồi với cô thư ký số 31 là ai?

Chính là ông Giám đốc quản lý cả văn phòng, số 29:

- La directeur.

- Proprietor.

Tiếng Việt là: Ông Giám đốc

Câu hỏi: Ông Giám đốc và cô thư ký đang cùng ngồi làm gì?

Trả lời: Ông Giám đốc có trước mặt một lá thư giao dịch thương mại

(số 30 - business letter), ông đang căn cứ bức thư thương mại ấy mà đọc cho

cô thư ký riêng của mình lá thư trả lời. Cô thư ký đang dùng tốc ký ghi lời đọc

của thủ trưởng. Ngay tầm tay cô thư ký là số 32:

- Le bloc sténo.

- Steno pad.

Tiếng Việt là: - Tập ghi tốc ký.

d) Có một số câu hỏi nữa xoay quanh việc vận dụng công thái học:

- Vì sao bố trí ông Giám đốc vào phần giữa khu văn phòng?

- Bạn có nhận thấy có 3 loại ghế ngồi. Vì sao vậy? Mỗi loại dành cho

những ai? Cái tiện lợi của mỗi loại là ở chỗ nào?

- Vì sao có nhiều tủ hồ sơ đến vậy?

đ) Cuối cùng, thử nói xem: Giám đốc (số 29) khối nào vậy?

- Giám đốc nhân sự?

- Giám đốc mãi vụ?

- Giám đốc sản xuất?

- Hay Giám đốc tiếp thị?

II. PHÒNG LÀM VIỆC RIÊNG CỦA VỊ QUẢN TRỊ CẤP CAO

1. Trong Office IV (Hình 1) ta đã thấy một ông Giám đốc (số 29) cùng

với văn phòng của ông. Đó là trường hợp cấp quản trị hạng trung.

- Còn mỗi quản trị cấp cao (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc,

Phó Tổng Giám đốc) đều có phòng làm việc riêng với tiện nghi cao cấp.

- Trong các phòng riêng tiếp theo, còn có phòng của thư ký điều hành

(executive secretary) và phòng của thư ký tiếp viên (receiving secretary) với

mức độ tiện nghi tương ứng.

- Tách riêng còn một phòng họp với diện tích lớn hơn.

2. Office II (Hình 5) giới thiệu phòng làm việc riêng của một vị quản trị

cấp pao, một thành viên Ban điều hành, gồm có 36 vị trí với 36 số để tra cứu

ở phần chú thích thuật ngữ chuyên môn ở dưới.

Trong hình này, ta gặp một số trang thiết bị cấp cao:

+ Số 1 - ghế bành xoay bọc đệm (Swivel chair).

+ Số 2 - bàn làm việc của thủ trưởng.

Chú ý: Các thiết bị điện tử như: máy nói intercom, máy tính nhỏ, cơ cấu

điện thoại dành riêng thủ trưởng thư ký, một máy ghi âm lời đọc, đều đặt mé

trái bàn thủ trưởng, kể cả ở bàn nhỏ xếp vuông góc. Vì sao vậy?

+ Số 22 - két sắt (safe).

+ Số 29 - tủ thức uống (drinks cabinet).

+ Và một khu vực tiếp khách nhỏ có bàn họp (conference table), máy

ghi âm loại nhỏ (pocket-sized dictating machine), các ghế đệm.

HÌNH 5

3. Office I (Hình 6) giới thiệu phòng làm việc riêng của thư ký tiếp viên

với 7 cụm thiết bị:

HÌNH 6

- Máy fax (số 1)

- Tủ hồ sơ (số 4)

- Máy in địa chỉ (số 7)

- Tổng đài điện thoại nội bộ (số 13)

- Bàn làm việc của thư ký tiếp viên.

* Trên mặt bàn có máy nói intercom gắn với máy của thủ trưởng, bì kẹp

trình ký, ô phiếu chỉ dẫn (23), chồng các tờ mẫu in sẵn có chừa chỗ điền vào

(24).

- Bàn máy đánh chữ (số 26), trên mặt bàn có tập ghi tốc ký (29).

- Bàn dài ở mé phải đặt máy tính văn phòng, trên đó có máy in các

bảng số liệu (số 31 và 32).

Câu hỏi:

- Vì sao có tới 2 ghế ngồi?

- Có mấy người làm việc trong phòng?

- Bàn làm việc của thư ký tiếp viên đặt ở chỗ nào? Vì sao vậy?

III. BÀN VÀ GHẾ NGỒI

1. Bàn và ghế ngồi được thiết kế trong tương quan với nhau. Hiện nay,

các cửa hiệu bán trang thiết bị văn phòng có nhiều loại bàn, ghế với mẫu mã

đa dạng, bạn có thể tìm chọn được các bộ bàn ghế ngồi phù hợp.

2. Ghế ngồi có loại trụ xoay được thiết kế 3 nấc điều chỉnh để bạn điều

chỉnh cho thật phù hợp với mình:

- Nấc a, điều chỉnh chiều cao của mặt ghế.

- Nấc b, điều chỉnh chiều cao của tấm dựa lưng.

- Nấc c, điều chỉnh độ nghiêng của tấm dựa lưng.

Ghế ngồi của thư ký thường không có chỗ dựa tay (arms).

HÌNH 7

- Lại có loại ghế ngồi trụ xoay có thể tự động điều chỉnh theo tư thế ngồi

ưỡn ra trước hay ngả ra sau… Loại ghế ngồi thích hợp với kỹ thuật viên tin

học. Nếu cần cố định theo một tư thế nào đó thì có chốt tương ứng dùng vào

yêu cầu ấy.

3. Thư ký đánh máy thường dùng loại bàn hình chữ L và ghế có trụ

xoay.

Bàn hình chữ L được thiết kế chỗ đặt bàn máy chữ ở góc trái (hoặc ở

góc phải) bàn làm việc, thấp hơn một ít và có thể đẩy vào dưới bàn làm việc

khi không cần đánh máy nữa để tiết kiệm điện tích.

HÌNH 8

Nếu thư ký thường phải làm việc nhiều, thường phải rời bàn làm việc

và bàn đánh máy đi lại dây đó, thì bố trí hai bàn rời, có hai ghế ngồi.

IV. ÁNH SÁNG, MÀU SẮC, TIẾNG ỒN

1. Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, đau đầu, giảm sai sót

và tăng cao hiệu năng.

Không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt. Ánh sáng nơi làm việc phải

đạt độ đồng đều. Ngoài các đèn chung, có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc.

2. Màu sắc có tác dụng tâm lý tới người lao động trong văn phòng, và

cả với khách đến cơ quan.

Ở vùng nắng ấm, nên dùng màu xanh nhạt, xanh da trời. Còn ở vùng

phía bắc giá lạnh, nên dùng loại màu vàng, hồng hoặc nâu nhạt.

Lại còn tùy theo chức năng, nhiệm vụ chung của một văn phòng cụ thể

mà chọn màu thích hợp.

3. Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng tới hiệu

năng của văn phòng. Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lý căng thẳng, khó tập

trung cho công việc thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh.

Chú ý sử dụng các vách ngăn cách âm đặt phía trên máy đánh chữ và

một số trang thiết bị khác để giảm tiếng ồn.

Tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt kính vì

chúng phản hồi mạnh các sóng âm.

4. Bảo đảm các điều kiện an toàn khi dùng thiết bị điện. Mặt nền nhà

phải sạch, đủ sáng, không có các vật ngăn có thể vấp ngã. Cất các vật sắc

bén như lưỡi dao bào, kéo, dao rọc giấy vào một cái hộp, chỉ lấy ra khi cần

thiết, dùng xong lại cất ngay vào hộp.

Cất giữ các loại nhiên liệu vào chỗ quy định. Có biện pháp phòng cháy

theo đúng điều lệnh phòng cháy chữa cháy.

Khi khiêng vật nặng, phải gọi người tới giúp.

Huấn luyện biện pháp cần thiết khi gặp hỏa hoạn, xoáy lốc và các tai

họa khác.

Chương 13. ĐIỆN THOẠI VÀ CÁC PHƯƠNG TIỆN LIÊN LẠC VIỄN THÔNG

I. CÁC LOẠI ĐIỆN THOẠI

1. Các loại điện thoại hiện nay rất đa dạng

Cùng với loại điện thoại quay số hay ấn nút thường dùng, ngày nay có

thêm điện thoại cầm tay (handy-phone), điện thoại xe hơi (earphone), điện

thoại di động (mobile-phone), máy nhắn tin (pagers), điện thoại công cộng

dùng thẻ (uniphone card)… với những ứng dụng ngày càng tinh vi của kỹ

thuật điện tử, làm cho khả năng thông tin điện thoại tăng vọt, rất tiện dụng.

2. Tổng đài điện thoại nội bộ (internal telephone exchange)

- Kỹ thuật ngày nay cho phép bỏ dần loại tổng đài điện thoại nội bộ xử

lý bằng tay, dùng phích cắm hay ấn nút (private manual branch exchange -

PMBX) mà chuyển qua dùng tổng đài điện thoại tự động nội bộ (private

automatic branch exchange - PABX). Loại tổng đài điện thoại tự động nội bộ

được vi tính hóa và có nhiều tiện lợi mới.

+ Tín hiệu chuông reo có phân biệt liên lạc điện thoại nội bộ, hay từ

ngoài gọi đến.

+ Chuyển điện thoại gọi đến cho một số ở nhánh khác.

+ Khi đang nói điện thoại mà bạn cần đi qua phòng khác thì chuyển

cuộc nói qua số bên đó.

+ Số điện thoại thường dùng được cho vào một bộ nhớ, chỉ ấn một nút

quy định là gọi được ngay.

+ Nút chờ, báo cho người gọi đến chờ một lát, vì đường dây bận.

+ Có bộ phận tự động ghi số điện thoại gọi đi, gọi đến và thời gian nói

điện thoại.

+ Gắn với một số điện thoại của nhiều người nhằm tổ chức cuộc họp

qua điện thoại, trong đó, một số máy điện thoại là ngoài đến.

- Cùng với loại PABX nhiều số, nhiều tính năng, được xử lý vi tính hóa,

còn có loại nhỏ, ít số, ít tính năng hơn, hiện nay được lắp đặt khá phổ biến ở

nhiều công ty, cơ quan, trường học, bệnh viện.

3. Máy interphone đàm thoại qua loa, không dùng ống nghe. Máy

thường có ít số, bắt vào các phòng làm việc riêng, không gây tiếng ồn ảnh

hưởng tới người khác. Dùng interphone, bạn vẫn sử dụng hai tay vào công

việc bình thường, không phải ngừng lại.

- Liên lạc giữa thủ trưởng và thư ký thường dùng cả intercom và một cơ

cấu điện thoại dành riêng cho thủ trưởng - thư ký.

- Một số công ty, xí nghiệp còn sử dụng máy terryphone, nhằm xử lý

tình huống có tới 80% các đàm thoại nội bộ chỉ cần tối đa 5 giây, để hỏi và trả

lời một công việc cụ thể nào đó. Nút ấn terryphone được gắn vào ống nghe.

Khi thư ký cần gọi vị phó giám đốc sản xuất đang ở tại một phân xưởng nào

đó, có nhấc ống nghe, ấn nút terryphone, gọi: "Xin mời Phó Giám đốc sản

xuất, có terryphone". Vị Phó Giám đốc nghe terryphone gọi liền đến điện thoại

có terryphone gần đó để đàm thoại. Chú ý là lắp đặt hệ thống terryphone khá

đắt tiền.

- Một số máy điện thoại còn gắn máy trả lời tự động (telephone

answering sets) cho phép người gọi đến có một thời lượng 20 giây để nghe

máy báo cho biết cô thư ký hiện ở đâu, có thể hỏi công việc qua số máy của

người tạm thay cô thư ký khi cô đi vắng.

Có loại máy trả lời tự động với thời lượng dài hơn, tới 2 phút, cho phép

người gọi nhắn tin; tin được ghi âm vào máy, khi trở về, cô thư ký bật máy để

nghe lại hoặc chuyển cho thủ trưởng nghe lại những đoạn cần thiết.

- Hiện đã có bán loại điện thoại 2 chức năng: telephone - interphone,

không có dây (cordless), nên Không liên quan gì đến hệ thống điện thoại

thường. Một văn phòng, một tổ chức chỉ cần mua đủ số máy điện thoại không

dây này theo số lượng cần thiết là đã có thể dùng liên lạc nội bộ được ngay.

4. Sử dụng niên giám điện thoại

- Cùng với cơ cấu điện thoại dành cho thư ký, người thư ký còn phải

tạo ra đầy đủ các công cụ hỗ trợ quan trọng sau đây:

+ Danh mục các địa chỉ và số điện thoại thương dùng.

+ Một tập lịch để bàn có ghi lịch hẹn gặp.

+ Tập niên giám điện thoại.

+ Tập danh mục điện thoại nội bộ có đầy đủ số điện thoại các máy nội

bộ và các đài nhánh lắp đặt nội bộ.

+ Có cây viết tốt và tập mẫu dùng ghi các lời nhắn.

- Tập niên giám điện thoại là một công cụ tham khảo đặc biệt cần cho

thư ký để tra cứu các tên gọi, địa chỉ và số điện thoại của. tư nhân và tổ chức,

được sắp XGP theo các quy tắc lập hồ sơ được quốc tế thống nhất là:

+ Sắp xếp theo chữ cái.

+ Sắp xếp theo chủ đề (nghề nghiệp).

- Bưu điện TP. Hồ Chí Minh, với mục đích nâng cao chất lượng cuốn

Niên giám điện thoại, tiến tới đạt trình độ quốc tế cả về nội dung lẫn hình

thức, đã hợp tác với một công ty nước ngoài xuất bản cuốn Niên giám điện

thoại và những trang vàng TP. Hồ Chí Minh, gồm 2 phần chính:

+ Những trang trắng là danh sách thuê bao xếp theo chữ cái.

+ Những trang vàng là danh sách thuê bao xếp theo nghề nghiệp.

II. CÁC PHƯƠNG TIỆN LIÊN LẠC VIỄN THÔNG

Hiện nay cùng với điện thoại, còn có 3 loại phương tiện và dịch vụ liên

lạc viễn thông được dùng nhiều là: máy telex, máy fax, và điện báo.

1. Máy telex

Cho đến nay, máy telex đã trải qua nhiều cải tiến nên kết cấu, tính năng

và mẫu mã thay đổi nhiều. Đây đó, ta vẫn còn thấy loại máy telex cơ điện

gồm một máy đánh chữ viễn thông (teletypewriter), có bàn phím như máy

đánh chữ thường, nhưng khi đánh chữ, tín hiệu chữ chuyển vào một băng

đục lỗ, chờ cho đánh hết bản tin telex mới ấn nút chuyển bản tin đi, qua

đường dây điện thoại, với tốc độ cao hơn tốc độ đánh chữ thường.

- Bên nhận bản tin telex cũng là một máy teletypewriter cùng tính năng

tương hợp, nhận tín hiệu từ băng đục lỗ, đưa qua một máy in (teleprinter) cài

ngay trong máy telex để in ra bản tin telex. Bản tin máy in ra đồng thời ở cả 2

đầu phát và nhận, 2 bản giống nhau hoàn toàn.

- Ngày nay, một số đầu nhánh (terminal) của telex được gắn với máy vi

tính qua một giao diện (interface), khỏi cần dùng băng đục lỗ nữa, bản tin

được thư ký đánh máy xử lý từ ngữ chu đáo, rồi cho in ra giấy ở cả 2 đầu

nhận và phát telex. Khi bản tin telex xử lý qua máy vi tính chuyển cho nhiều

người nhận thì bản tin được chuyển đi cùng một lúc cho các người nhận ấy,

với họ tên, địa chỉ phù hợp từng người.

- Để tiết kiệm chi phí, nhiều bản telex sử dụng chữ viết tắt kết hợp với

hành văn cô đọng. Tuy vậy, phải thật chắc chắn bên nhận nhận đúng chữ viết

tắt mới được dùng, nếu không, tốt nhất cứ viết đủ cả chữ.

- Telex được dùng có hiệu quả nhất đối với các hãng vận tải, các công

ty bảo hiểm, các ngân hàng, các hãng thông tấn. Khi bản tin phát đi thường

theo một số mẫu có sẵn, nay chỉ thay đổi một số dữ kiện cần thiết và khi 2

múi giờ chênh lệch nhau, không thuận tiện dùng các phương tiện khác, thì

dùng telex là có hiệu quả cao. Telex có thể nhận bản tin suốt 24/24, cả khi

không có người điều khiển.

2. Máy fax

- Fax là chữ viết tắt Facsimile. Thuật ngữ Fax vừa dùng để chỉ một

phương pháp, vừa chỉ một phương tiện cụ thể.

- Fax là loại phương tiện liên lạc viễn thông được dùng nhiều nhất hiện

nay, vì sự tiện dụng của nó:

+ Gửi y đúc bản sao một cách nhanh chóng tới mọi nơi cần thiết, còn

bản chính được giữ lại. Bản chính không chỉ là tài liệu đánh máy, mà viết tay

hay bản vẽ, sơ đồ, biểu kế toán đều được. Chỉ cần chuẩn bị trước, kiểm tra kỹ

độ chính xác, rồi cho vào máy.

+ Một khi máy nhận bắt tín hiệu, có thể gửi bản tin mà không cần bên

nhận có người coi máy.

+ Bản chính có thể được sao chụp lại y đúc nhau ở cả 2 đầu phát và

nhận theo cỡ phóng to hay thu nhỏ.

Để chuyển bản tin bằng máy Fax, ta đặt tài liệu vào bộ phận nạp tài liệu

tự động (automatic document feeder), đặt ống nghe điện thoại vào giá đỡ của

modem (xem hình 9), quay số máy Fax bên nhận ở bảng nút trên panel điều

khiển, rồi nhấn nút start.

Máy Fax sẽ quét hình bản tài liệu, chuyển thành hàng dãy điểm đen -

trắng được các tế bào quang điện chuyển thành tín hiệu số; các tín hiệu số

này lại được một bộ điều biến (modem) chuyển thành tín hiệu analog để

truyền qua hệ đường dây điện thoại tới máy nhận. Lúc này sẽ diễn ra quá

trình ngược lại: tín hiệu analog được modem trả về dạng tín hiệu số để tái

hiện lại một bản sao giống hệt bản gốc.

Chú ỷ: Cả hai bên phát và nhận đều in ra bản sao giống hệt nhau cùng

một lúc.

Bên phát và bên nhận phải tương hợp cả về phần cứng, phần mềm và

hệ thống truyền thông.

Máy Fax kiểu RICON 500 có chế độ tự động tiếp nhận bản tin suốt

24/24 và có chế độ nạp tài liệu tự động mỗi lần tới 30 trang.

- Hình 9 là mẫu máy Fax thường thấy. Cạnh máy, ta thấy ống nghe

được đặt vào giá đỡ, một bộ phận cấu thành của modem lắp đặt trong máy.

HÌNH 9

3. Điện báo (telegram)

- Thông tin điện báo là loại thông tin sử dụng rộng rãi cho mọi người và

mọi tổ chức.

- Điện báo là một bản tin viết do người gửi gửi cho người nhận qua

máy điện báo của bưu điện; bản tin được bỏ phong bì và do nhân viên bưu

điện đem đến cho người nhận. Thường thì bản tin điện báo được người nhận

đón nhận với mức độ quan tâm cao.

- Điện báo gồm có điện báo trong nước và điện báo nước ngoài. Điện

báo trong nước hiện có nhiều loại nghiệp vụ như:

+ Điện báo cùng nội dung mà gửi cho nhiều người khác nhau ở nhiều

địa chỉ khác nhau.

+ Điện báo chia buồn, chúc mừng.

+ Điện hoa.

+ Điện báo mà sau khi phát xong, bưu điện báo lại cho người gửi biết

ngày đã phát.

Chương 14. KẾT HỢP NGHIỆP VỤ TRUYỀN THÔNG VỚI THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI TRONG GHI LỜI NÓI

I. ĐẦU VÀO CHO KHÂU XỬ LÝ VĂN BẢN

- Do tác động của nhiều phương tiện hiện đại, như máy ghi âm, một số

nghiệp vụ văn phòng truyền thống như tốc ký ghi biên bản, nay được kết hợp

lại trong một thuật ngữ mới: đầu vào cho khâu xử lý văn bản. Xu hướng xuất

hiện từ ngữ mới từ những kết hợp như vậy cũng là một xu hướng phổ biến ở

nhiều lĩnh vực khác nhau.

- Đầu vào cho khâu xử lý văn bản khi đến với người thư ký bao gồm:

+ Ghi bằng chữ viết thường (có rút gọn);

+ Ghi tốc ký;

+ Dùng thiết bị ghi lời đọc;

+ Đầu vào được truy xuất từ máy vi tính ra.

1. Bản ghi bằng chữ viết thường (nguyên dạng hay dạng rút gọn) có cái

lợi là dễ đọc, dễ sửa, dễ sắp xếp lại, nhưng tốc độ chậm, không ghi kịp lời

nói. Chữ Việt, ghi bằng chữ thường chỉ đạt 30 chữ/phút, ghi dạng rút gọn có

thể đạt tốc độ 60 chữ/phút.

2. Sử dụng tốc ký bảo đảm ghi kịp lời nói:

- Tiếng Việt nói tương đối chậm rãi, phát âm rõ từng âm tiết, coi trọng

thanh điệu, mỗi phút nói cỡ 120 đên 150 chữ. Phương pháp tốc ký của Phạm

Hưng, được dạy trong nhiều trường hiện nay, là phương pháp tốc ký được

cấu tạo dựa trên sự phân tích sâu sắc các đặc điểm tiếng Việt nên vừa tương

đối dễ học, học nhanh, vừa bảo đảm ghi kịp tiếng nói.

- Tốc ký tiếng Anh, phổ biến hiện nay theo phương pháp Gregg, có

phần khó học hơn, khó đạt tốc độ cao. Thư ký giám đốc thường phải thành

thạo kỹ năng tốc ký, với tốc độ 120 từ tiếng Anh/phút (120 wpm), tính ra âm

tiết là 165 âm tiết/phút.

3. Dùng thiết bị ghi lời đọc:

- Thường dùng nhất là máy ghi lời đọc để bàn (desktop dictation

machine), sử dụng băng cassette tiêu chuẩn. Máy có nhiều ổ cắm, thủ trưởng

đi đâu đó vẫn có thể gọi điện thoại về đấu vào máy để đọc cho máy thu âm

bài nói của mình.

Cùng với cơ cấu ghi âm, máy còn có một băng giấy chia nhiều vạch,

trên đó có một con chạy di động, cho thấy bản ghi ước chừng khởi đầu từ

đâu, bao nhiêu phút, kết thúc tại đâu. Khi lấy băng cassette ra để bóc, người

thư ký lấy luôn băng giấy ấy ra (ở dưới lại có sẵn tờ khác). Khi bóc dịch người

thư ký căn cứ băng giấy mà ước chừng bài dài bao nhiêu, bố trí trang đánh

máy thế nào.

- Khi đọc vào máy, thủ trưởng cần nói rõ họ tên của mình và họ tên

người hay đơn vị nhận bản văn, đánh vần (spelling) nếu cần, nói rõ đánh mấy

bản, khổ giấy. Khi gặp chữ khó, phải giải thích, ghi vào máy. Đọc tốc độ vừa

phải, rõ, dễ nghe.

- Nhiều thủ trưởng thích làm việc với thư ký riêng giỏi tốc ký, vì chính

thư ký giỏi là cả một kho tư liệu và ý kiến, giúp rất nhiều cho thủ trưởng khi

đọc bản văn. Hơn nữa, thư ký còn mang theo hồ sơ, khi cần thì tra cứu. Khi

bóc ra, lại nhanh hơn so với bóc bằng chữ thường phải qua 4 thao tác: ấn nút

cho máy chạy, nghe, tắt máy, ghi ra (hay đánh máy ra).

- Ngoài ra nhiều thủ trưởng còn sử dụng loại máy ghi âm xách tay, tiện

xách về nhà hay mang theo khi đi công tác.

- Ở nhiều doanh nghiệp lớn, có cả một trung tâm ghi lời đọc nhiều băng

(multi-band system), dùng chung cho các cấp quản lý. Các thủ trưởng đọc

qua máy điện thoại nơi làm việc của mình, tín hiệu âm thoại được chuyển qua

đường dây điện thoại về trung tâm.

- Cái khó của thư ký khi dịch các băng ghi âm là có khi nghe không rõ,

không hiểu một số từ, không biết hỏi ai. Trừ trường hợp thư ký riêng quen

tiếng nói thủ trưởng, còn thì thư ký phải nghe qua băng một lượt rồi mới bắt

đầu bóc ra theo từng đoạn ngắn hoặc dùng tốc ký ghi lại, rồi bóc ra càng tốt.

- Có nơi sử dụng loại máy ghi tốc ký, băng ghi được đưa vào máy vi

tính để xử lý sơ bộ.

4. Một số văn bản lưu giữ trong máy điện toán nay được truy xuất và

cập nhật hóa. Ví dụ một bản kết toán hay một bản kê thu nhập được truy xuất

ra, nay chỉ cần thay đổi hay bổ sung một số số liệu cập nhật hóa, việc này do

thư ký dùng máy vi tính thực hiện nhanh chóng theo chương trình soạn sẵn.

II. CÁC NGHIỆP VỤ XỬ LÝ ĐẦU VÀO THÀNH VĂN BẢN

Xử lý các đầu vào cho đến khi thành văn bản đạt yêu cầu lưu hành bao

giờ cũng là khâu phức tạp nhất, đòi hỏi nhiều kỹ năng liên quan: bóc ra một

cách chính xác, sử dụng thành thạo các công cụ tham khảo và hỗ trợ, như

các từ điển, các dữ liệu rút ra từ máy vi tính, đánh máy cho đẹp, đọc dò lại

thật chính xác.

1. Xử lý bản ghi tốc ký

- Trước hết, phải tạo được sự tập trung tư tưởng cao độ vào công việc.

- Bóc dịch bản tốc ký càng "nóng" càng tốt, đừng để bản ghi "bị nguội"

(get cold) do để lâu, khó dịch. Đòi hỏi này trong tốc ký tiếng Anh là bắt buộc,

vì tiếng Anh khó ghi, khó bóc dịch. Đối với tốc ký tiếng Việt, có thể để nguội

cũng không gây mấy khó khăn.

- Các văn bản cần bóc dịch ưu tiên thì bóc dịch trước. Ngay khi ghi tốc

ký, bản văn nào sẽ được bóc dịch ưu tiên cần đánh dấu ngay. Bóc dịch xong,

gạch chéo trang giấy, nhưng không bỏ đi. Cả tập bóc dịch xong, cho vào hồ

sơ lưu bản ghi tốc ký.

2. Bóc từ máy ghi âm:

Thường gặp một số khó khăn, do nhiều vấn đề nảy sinh nay phải đi hỏi

lại. Do đó, công việc thường kéo dài do phải liên hệ đây đó hỏi cho ra.

Bóc dịch từ các thiết bị điện tử ghi âm lời nói (dạng điện tử của cơ cấu

ghi âm thông thường) thường có một số ưu thế hơn:

+ Bản thảo bóc ra khỏi đánh máy lại mà xử lý ở đầu vào máy vi tính.

+ Việc xử lý văn bản thực hiện trên máy vi tính có chất lượng cao hơn,

do có thể thêm bớt, xếp lại trật tự các đoạn dễ dàng hơn và khi in ra, trông hệt

một bản văn hoàn chỉnh do chính người đọc biên tập.

3. In ra và dò lại

- Khi dò lại bản in từ máy xử lý từ ngữ, cần chú trọng phát hiện và sửa

chữa các lỗi về đánh vần, các lỗi do ấn phím sai.

- Đọc và dò kỹ mặt văn phạm, chấm ngắt câu.

- Đọc và dò kỹ các dữ liệu sử dụng, chú ý các con số.

4. Những trục trặc kỹ thuật khi sử dụng các thiết bị điện tử

- Đó là chuyện thường ngày, do:

+ Máy móc có sự cố;

+ Lắp đặt sai các tư liệu;

+ Thiếu phụ kiện, vật tư chuyên dùng khi cần đến;

+ Bị đứt quãng do pin yếu, điện yếu hay do kỹ thuật viên dừng lại để nói

chuyện, tiếp bạn bè, đồng nghiệp.

- Cách tốt nhất là bạn phải luyện thật thành thạo các kỹ năng truyền

thống kết hợp với các kỹ năng mới do thiết bị hiện đại đem lại. Quá ỷ lại vào

thiết bị hiện đại có khi chịu thất bại và hỏng việc.

Chương 15. SAO IN VÀ PHÁT HÀNH

- Sau khi tiếp nhận ở đầu vào, xử lý, ra tới đầu ra, thì bản văn thường

được sao in thành nhiều bản và phát hành đến tay người nhận.

- Việc phát hành chia ra hai nhánh:

+ Dùng giấy tờ, thường gây nên nạn "bùng nổ giấy tờ"

+ Không dùng giấy tờ, mà dùng các thiết bị điện tử - chuyển tải.

I. SỰ ĐAN KẾT GIỮA KHÂU XỬ LÝ VÀ KHÂU PHÁT HÀNH

1. Nếu về khái niệm, ta phân biệt 5 khâu của quá trình xử lý văn bản,

gồm:

- Đầu nhập;

- Xử lý;

- Đầu ra;

- Sao in và phát hành;

- Lưu giữ và tra tìm.

Thì thực tiễn hiện đại hóa thiết bị văn phòng lại đan kết một số khâu ấy

lại. Ví dụ: Khi nhập tài liệu vào máy vi tính, ta đã làm luôn khâu lưu giữ. Khi tài

liệu xử lý xong, ta dễ dàng dùng máy vi tính in ra đủ số bản cần thiết.

2. Cho nên, từ việc nhập đầu vào, xử lý, sao in và phát hành, thực tiễn

nghiệp vụ thư ký đứng trước những vận dụng rất đa dạng:

- Có tài liệu bóc từ bản tốc ký, dùng máy đánh chữ thường, với số bản

sao dùng giấy than, dò lại, trình thủ trưởng ký, rồi gửi qua bưu điện.

- Có tài liệu, như bản báo cáo tài chính, từ bản gốc, nay phải tra cứu dữ

liệu lưu trong máy vi tính, dùng kỹ thuật xử lý văn bản để đan xen vào bản

gốc, in ra một bản, rồi chuyển thủ trưởng xem, sửa chữa và quyết định khâu

tiếp theo.

- Có văn bản cần phụ lục tham khảo, các phụ lục này nằm ở văn phòng

khác, nay cần gọi điện thoại đặt yêu cầu họ sao cho một bản photocopy và

chuyển gấp qua.

- Có bản memo lưu hành nội bộ, cần sao in chữ to ra 25 bản, bỏ phong

bì ghi theo địa chỉ 25 bộ phận, rồi chuyển cho bộ phận phát hành bưu tín nội

bộ.

- Có bản văn cần gửi fax thì thư ký sử dụng máy fax, quay số, đặt ống

nghe vào giá đỡ của modem và bấm nút "gửi". Chỉ chốc lát, văn bản đươc gửi

tới 12 địa chỉ khác nhau.

- Một số thí dụ trên cho thấy:

+ Có nhiều kiểu sao in khác nhau.

+ Có nhiều kiểu phát hành khác nhau, được sử dụng kết hợp với nhau.

3. Sao in bản gốc ra bản sao số lượng lớn:

- Dùng bả gốc, được gọi là "bản mạng" (matrix letter), khi bản mạng này

được gửi cho cả một mạng nhiều chỗ nhận, nội dung như nhau, chỉ khác ở

một biến đổi nhỏ do máy vi tính cài vào.

- Các biến đổi này thường là: tên, chức vụ, công ty, địa chỉ, mã số vùng

và một số biến đổi khác về con số ở bảng cân đối kế toán, chẳng hạn.

- Một khi các biến đổi này được phần mềm phù hợp đưa vào máy vi

tính, máy sẽ tự động trộn lẫn vào bản mạng, để in ra đủ số bản cần thiết với

đủ các chi tiết tương ứng.

II. CÁC MẪU MÁY IN SAO, PHÁT HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ SỬ DỤNG

1. Sử dụng máy vi tính, kể cả loại mini

Nhiều công ty, xí nghiệp, cơ quan sử dụng máy tính để sao in và phát

hành nội bộ, theo hệ bưu tín điện tử (Email).

Ví dụ: Một văn phòng Tổng Công ty đặt tại Hà Nội đòi Chi nhánh ở TP.

Hồ Chí Minh gửi ngay ra một đoạn nói về Chi nhánh ấy để cài vào bản báo

cáo tổng kết của TCT. Chi nhánh cho xử lý đoạn báo cáo qua máy vi tính rồi

chuyển Email ra TCT, nhập vào máy điện toán chính của TCT.

2. Sử dụng máy photocopy

Loại photocopy khô có thể sao chụp lần lượt các trang lẻ hay các trang

của cả một cuốn sách, có thể phóng to, thu nhỏ ở mức độ nhất định (từ 64%

đến 156%) khi được trang bị hệ thấu kính quét nhanh.

Sử dụng máy photocopy không có gì khó, chỉ qua chỉ dẫn và thực tập

vài lần là đạt.

3. Sử dụng máy fax

Các phần trên đã giới thiệu. Cái lợi của fax là giá cước rẻ, nhanh, tiện

lợi. Cái không lợi là:

+ Chữ ký qua máy fax không có hiệu lực pháp lý.

+ So với Email dùng máy vi tính, máy fax chậm hơn và khả năng tương

hợp thường bị hạn chế.

4. Các mẫu máy sao in khác

- Máy OCR (Optical character reader - máy đọc quang chuyển tín hiệu

vào máy vi tính). Cái lợi của OCR là không cần bàn phím, mà chỉ cần bản viết

được đánh máy sẵn hay in sẵn, là OCR đọc được và nhập tín hiệu vào máy vi

tính.

- Máy in Offset, máy in ronéo, mà ta đã quen dùng.

- Hướng về tương lai, người ta tính tới giảm dần sự bùng nổ giấy tờ,

chuyền dần qua sử dụng kỹ thuật xử lý ảnh tư liệu (document image

processing - DIP), lưu tư liệu trên vật tải quang học (optical media), kết xuất

ra máy in, thiết bị cuối hiện hình, hoặc ra fax. Tuy còn xa mới là hiện thực, các

nhà nghiên cứu vẫn đang khẩn trương bắt tay xây dựng một kiểu văn phòng

hầu như không dùng đến giấy tờ (an almost-paperless office).

PHỤ CHƯƠNG. LÀM HỒ SƠ DỰ TUYỂN VÀ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN

I. TÌM CHỖ LÀM LÀ MỘT QUÁ TRÌNH

1. Tìm chỗ làm là điều hệ trọng cả đời người, vì:

- Chỗ làm phải đáp ứng được nguyện vọng nghề nghiệp và phù hợp với

năng lực cá nhân.

- Chỗ làm phải cung cấp các khoản thù lao để lo trang trải cuộc sống.

2. Về bản chât xã hội, chỗ làm là nhịp nối cá thể với đời sống xã hội; là

phương thức cơ bản cho mỗi cá thể tự khẳng định mình trong xã hội.

3. Dù nhìn từ góc độ nào, về mặt kiếm sống, nguyện vọng nghề nghiệp

hay bản chất xã hội, tìm chọn chỗ làm, nhìn chung, bao giờ cũng là kết quả

của một quá trình, qua đó, sự phấn đấu nỗ lực cá nhân đúng hướng càng

cao, thì kết quả cá nhân giành được càng cao, xét tương đối trong một khung

cảnh xã hội nhất định. Dù có sự may rủi nào đó, thì may rủi cũng không quyết

định chiều hướng cơ bản của sự cân bằng ấy.

4. Cho nên, tìm chọn chỗ làm không phải chỉ diễn ra khi rời ghế nhà

trường đào tạo, mà cơ hội của việc ấy nhiều hay ít, cao hay thấp, tùy thuộc

trước hết cả quá trình đầu tư nỗ lực đúng hướng của cá nhân.

5. Một khi sự việc phải đến đã đến, bây giờ càng phải nỗ lực gấp bội.

- Săn đọc các tin tức, các thông báo tuyển dụng, tìm hiểu các yêu cầu

đề ra cho ngành nghề của mình.

- Tìm hiểu về những tổ chức doanh nghiệp, sự nghiệp và hành chính

đang có nhu cầu, xem mình đi vào đâu là phù hợp nhất, có cơ hội cao nhất?

Ví dụ, mình nên đi vào một công ty quốc doanh vốn có nhiều uy tín, hay cơ

hội của mình là đầu quân cho một tổ chức tư nhân mới xây dựng? Đi vào văn

phòng một công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại hay vào văn phòng một

xí nghiệp chế biến thực phẩm? Và vì sao mình tìm chọn theo hướng ấy?

- Thực ra, lúc đầu bạn chưa quen với những sự lựa chọn này, nhưng

chỉ một thời gian đầu tư tìm tòi, học hỏi, bạn hiểu ra hơn. Nhất là sau một vài

lần tìm chọn sai hướng, dẫn đến thất bại, bạn khôn ra nhiều và bạn lại quyết

định tìm chọn việc làm lần nữa.

II. TƯ ĐÁNH GIÁ MÌNH

- Trước hết, rà lại theo 14 nhiệm vụ của thư ký đã trình bày ở chương

2, xem đơn vị mình chọn nộp đơn đòi hỏi những gì, mức độ kỹ năng nghiệp

vụ đã đạt có phù hợp không?

- Tiếp đó, dành nhiều thì giờ cho bước tự ý thức về mình.

1. Tự ý thức về mình, tự đánh giá mình được coi là khâu then chốt

trong quan hệ giao tiếp ứng xử. Bây giờ việc tự đánh giá mình càng quan

trọng để hiểu sâu về những năng lực và phẩm chất cá nhân mà văn phòng

hiện đại đòi hỏi, cả đối với vị trí thư ký ở bậc khởi điểm, cả đối với vị trí thư ký

cấp cao.

- Đó là một loạt đòi hỏi xuất phát từ những khái niệm tâm lý bên trong

khá trừu tượng, khó nắm bắt, nhất là đối với người Việt Nam ta chưa có quá

trình đi sâu vào cá thể hóa con người. Ta có nhiều từ rất hay, rất quen thuộc,

ví dụ dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, thể hiện một bản lĩnh cá

nhân xông xáo, nhưng nhiều từ khác dùng nắm bắt cái bên trong như vậy

chưa mấy quen thuộc, nhưng nay cứ đi vào rồi sẽ quen.

- Từ những kết quả nghe giảng, trao đổi, thảo luận, và từ đánh giá

bước đầu đối với các đòi hỏi ấy, để đi đến phỏng vấn ở thế mạnh hơn, càng

phải tự đánh giá mình sâu sắc hơn nữa.

2. Sự tự đánh giá lần này đòi hỏi đi sâu hơn, thể hiện ở 3 mặt:

- Phân chia các năng lực và phẩm chất cá nhân thành 5 nhóm, gồm 40

điểm.

- Sắp xếp các đặc điểm phẩm chất ấy theo ý nghĩa tầm quan trọng,

không phải theo vần chữ cái.

- Đòi hỏi sự tự đánh giá cụ thể hơn, phân biệt mặt nào đã đạt được,

mặt nào yếu, mặt nào mạnh.

Sự đi sâu như vậy giúp bạn hiểu mình hơn, tự tin hơn, bước vào phỏng

vấn với mức độ tâm lý ổn định hơn.

Những năng lực và phẩm chất cá nhân nêu sau đây được coi là những

đòi hỏi của văn phòng hiện đại đối với một thư ký đã vượt qua bậc khởi điểm,

tiến lên bậc trung.

a) Những năng lực giao tiếp - ứng xử:

- Thể hiện sự thăng bằng và tự tin.

- Thể hiện lòng tự trọng, thái độ tôn trọng người khác và có quan hệ

trọng thị.

- Xử sự khéo léo, lịch thiệp.

- Quan hệ hợp tác làm việc với mọi người.

- Tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích và gợi ý.

- Nói đúng văn phạm và phát âm rõ.

- Sử dụng thành thạo ngôn ngữ.

- Thể hiện sự chín chắn về cảm xúc.

- Thể hiện tình bạn thân hữu và lịch thiệp.

- Thể hiện lòng trung thành.

- Gây ấn tượng thuận lợi.

- Kết bạn dễ dàng.

- Có khiếu hài hước.

b) Những năng lực trí tuệ:

- Vận dụng lẽ phải thông thường khi giải quyết công việc.

- Nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt.

- Xác định các ưu tiên.

- Phân tích khách quan một tình huống gặp phải.

- Nắm nhanh chóng các chỉ dẫn.

- Suy nghĩ có hệ thống, một cách lô-gíc.

- Nhận diện được các nhân tố liên quan của một tình huống gay cấn.

- Giải quyết vấn đề bằng những luận lý, sáng rõ, có tính quyết định.

c) Động cơ thúc đẩy và đầu óc sáng kiến:

- Ước muốn hoàn thành mục tiêu.

- Phản ánh nhiệt tình sôi nổi.

- Thể hiện cao vọng - tức là ước muốn cao độ, đòi hỏi nỗ lực lớn.

- Làm tốt phần việc một cách chủ động, chỉ cần được hướng dẫn chút

ít.

- Xác định đúng những việc cần làm và hoàn thành các công việc đó

mà không cần ai thôi thúc.

d) Phẩm chất lãnh đạo:

- Nhận làm một nhiệm vụ lãnh đạo trong hoạt động nhóm.

- Hoàn thành công việc với sự phối hợp của người khác.

- Chân thật và lương thiện.

- Quyết làm tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp.

- Thường có người đến nhờ giúp đỡ, xin lời khuyên.

- Tổ chức công việc có hiệu quả.

- Dám làm, dám chịu trách nhiệm.

- Làm nhiều công việc hơn mức quy định.

đ) Phẩm chất cá nhân:

- Tư thế tươm tất.

- Ăn mặc thích hợp.

- Thể hiện một thái độ đầy nghị lực.

- Thể hiện những phẩm chất cá nhân làm người chung quanh muốn

gần gũi.

Bạn hãy tự đánh giá mình theo 40 đòi hỏi trên đây, xem xét từng đòi hỏi

một, xem đã đạt đến đâu, mặt nào mạnh, mặt nào yếu.

Và đem so với những lần tự đánh giá trước, xem mình đã có những

bước tiến theo hướng nào.

Thật ra, công việc này sẽ thuận tiện hơn nếu bạn đã trải qua một thời

gian công tác thực tiễn, có dịp nhìn con người mình trong thử thách được rõ

hơn.

III. LÀM HỒ SƠ DỰ TUYỂN

Một khi cơ hội đã được cân nhắc, tìm hiểu, bạn chuyển qua bước làm

hồ sơ dự tuyển gồm:

- Bản sơ yếu lý lịch;

- Đơn đăng ký dự tuyển.

Cần làm bản sơ yếu lý lịch trước, vì nó cung cấp các dữ kiện cần thiết

cho đơn đăng ký dự tuyển.

1. Bản sơ yếu lý lịch

- Điều quan trọng có tính nguyên tắc là bản sơ yếu lý lịch phải do chính

mình viết ra (hoặc đánh máy chữ), chứ không nhờ ai làm hộ, và phải thật

chính xác, không thể tùy tiện thêm bớt. Từ ngữ sử dụng phải được cân nhắc

cẩn trọng.

- Các đơn vị tuyển dụng thường có mẫu riêng cho đơn vị mình, cho mỗi

đợt tuyển dụng, qua đó, theo một trật tự quy định chặt chẽ, người dự tuyển

cung cấp những thông tin về chính cá nhân mình, cho đơn vị tuyển dụng xem

xét có phù hợp với các yêu cầu công việc không?

- Trước hết, tiếp theo đầu đề Bản sơ yếu lý lịch, ngay mấy dòng đầu ghi

thật rõ:

+ Họ tên;

+ Địa chỉ;

+ Số điện thoại (nếu nhà bạn không có điện thoại riêng thì ghi số điện

thoại công cộng hoặc số điện thoại nhà gần đó, nhờ nhắn qua).

- Tiếp đó, nói rõ phần nhiệm vụ thư ký mà bạn muốn đảm nhận, ví dụ:

+ Một nhiệm vụ thư ký ở bậc khởi điểm, có triển vọng tiến lên về sau

theo thang bậc nghề nghiệp.

+ Hoặc: một vị trí thư ký sử dụng nhiều các kỹ năng ghi tốc ký và dịch

thành bản vân.

+ Hoặc: muốn đảm nhận chức vụ thư ký riêng cho một quan chức điều

hành.

+ Hoặc: một vị trí thư ký như quý công ty đã xác định trong thông báo

tuyển dụng.

- Qua tới phần trình bày trình độ học vấn:

+ Nói rõ những bằng cấp, học vị, khóa đào tạo đã học, địa điểm ở đâu,

nói rõ thời khóa, trình độ tốt nghiệp loại ưu hay khá hay trung bình.

+ Nên nổi tập trung những khóa đào tạo liên quan tới vị trí ứng tuyển,

nói khóa cao nhất, mới nhất lên trên hết.

- Bản sơ yếu lý lịch dành cho mục hỏi về kinh nghiệm công tác nếu bạn

đã có thời gian làm việc trước đây:

+ Làm ở đơn vị nào, cơ quan nào, nhiệm vụ được giao là gì, từ thời

gian nào đến thời gian nào?

+ Cần ghi tên vị thủ trưởng, tổ trưởng và số điện thoại của họ, để khi

cần, đơn vị tuyển dụng hiện nay tiện liên hệ hỏi lại.

Chú ý: Ghi công việc mới gần đây nhất lên trên, xếp các công việc đã

làm trước đó xuống dưới.

Ví dụ: 1993 - trợ lý giám đốc mãi vụ Công ty ABC.

+ Thu thập và phân tích dữ kiện của các lực lượng bán hàng; lập đơn

đặt hàng.

+ Quan hệ làm việc với các lực lượng bán hàng và nhân viên cơ quan.

+ Lập và vận hành cơ sở dữ liệu.

+ Hỗ trợ giám đốc xây dựng một số đề án.

+ Nhận xét mới nhất của giám đốc: tuyệt hảo.

1992 - 1993: Thư ký ở bậc khởi điểm 3 tháng rồi làm thư ký tiếp viên ở

trường Cao đẳng OPQ.

- Bản sơ yếu lý lịch có cần ghi rõ một số đặc điểm cá nhân không?

+ Ở nhiều mức, để đảm bảo cơ hội bình đẳng cho mọi ứng tuyển, có

những đạo luật cấm đơn vị tuyển dụng hỏi về một số đặc điểm cá nhân, như

theo tôn giáo nào, nam hay nữ, đã lập gia đình chưa, mấy con…

+ Ở ta, chưa có những đạo luật này, có đơn vị đưa một số đặc điểm ấy

vào điều kiện tuyển dụng, xét theo góc độ nghiệp vụ chuyên môn, như: nữ

tuổi 20 đến 28, chưa lập gia đình, ngoại hình đẹp.

+ Vì vậy, trong mẫu sơ yếu, nếu không hỏi thì bạn khỏi ghi, mà chỉ tuân

theo các điều kiện tuyển dụng.

- Như trên đã nói, bạn cần ghi tên, chức vụ, địa chỉ và số điện thoại của

một số người mà đơn vị tuyển dụng cần liên hệ để hỏi rõ hơn về bạn. Bạn ghi

các đòi hỏi đó vào cuối bản sơ yếu, ở mục tham chiếu (references). Tuy

nhiên, gần dây nhiều đơn vị tuyển dụng đã bỏ đòi hỏi này, và mẫu sơ yếu chỉ

ghi:

+ Sẽ cung cấp khi cần hỏi đến (available upon request).

+ Hoặc: tham khảo hồ sơ lưu tại trường Cao đẳng OPQ (lấy lại ví dụ ở

trên).

- Bạn cần nhớ rằng, nhiều đơn vị tuyển dụng loại bớt một số dự tuyển

qua bước phân tích các hồ sơ. Cho nên, mẫu sơ yếu lý lịch phải được nghiên

cứu kỹ, chọn câu chữ chặt chẽ, viết đẹp sao cho ngay bản sơ yếu lý lịch cũng

có mức độ phản ánh trình độ của bạn, gây ấn tượng tốt và là một cơ sở phân

loại mà bạn phải tận dụng.

2. Đơn đăng ký dự tuyển

- Đơn đăng ký thường có mẫu do đơn vị tuyển dụng soạn ra, để người

ứng tuyển điền vào. Cũng có khi, họ để cho ứng viên tự viết đơn, không có

mẫu soạn sẵn. Khi xem xét hồ sơ, đơn vị tuyển dụng xem đơn đăng ký trước,

sau đó mới xem bản sơ yếu. Còn khi viết đơn đăng ký, ứng viên lấy bản sơ

yếu làm chuẩn đế rút ra các điều kiện cần thiết đưa vào đơn đăng ký.

- Do hồ sơ dự tuyển là cơ sở xem xét phân loại ở bước 1, nên ứng viên

phải thể hiện được chính mình vào 2 bản văn này, để đơn vị tuyển dụng tìm

thấy ở hồ sơ của mình nhiều điều đáng chú ý, nhiều điểm sắc sảo, nhiều chỗ

cần khơi sâu hơn khi phỏng vấn.

- Chớ nên dùng đơn đăng ký để viết dài dòng về các năng lực nghiệp

vụ và phẩm chất con người của mình, mà chỉ nên tập trung giới thiệu ngắn

gọn những năng lực và phẩm chất mà bạn tin là có sức cạnh tranh lớn, mà

bạn đoán chắc là đơn vị tuyển dụng rất coi trọng. Chính phần tự đánh giá

mình sâu sắc hơn nữa mà bạn đã thực hiện trước một bước sẽ giúp bạn tìm

ra những phẩm chất và năng lực của bạn cần được nhấn mạnh.

Ví dụ: Thay vì tự giới thiệu: "Quan hệ tốt với người xung quanh, dễ kết

bạn, trung thực, chịu khó", bạn có thể cân nhắc mấy mặt mạnh sau đây một

cách ngắn gọn:

+ Luôn luôn thể hiện sự cân bằng, chín chắn và tự tin.

+ Năng động, dám làm, dám chịu trách nhiệm.

- Ở cuối đơn, nên đề ra "mong muốn được đến trả lời phỏng vấn để

quý công ty có thêm điều kiện đánh giá đầy đủ hơn năng lực và phẩm chất

của tôi".

- Nếu đơn vị tuyển dụng cho phép đánh máy chữ cả 2 văn bản nói trên,

thì phải gia công nhiều, bảo đảm đánh máy chữ thật chuẩn, đẹp. Nếu đơn vị

tuyển dụng đòi hỏi ứng viên viết và nộp hồ sơ tại văn phòng đơn vị luôn thì

lấy các mẫu soạn sẵn ra, dò theo mẫu do đơn vị tuyển dụng cung cấp mà viết

vào cho sáng sủa, đẹp, chuẩn xác.

V. BỘ CÂU HỎI DÙNG TRONG PHỎNG VẤN

Phần lớn các câu hỏi phỏng vấn đều có thể đoán trước được, vì lẽ

chúng tuân theo một định hướng nhất định. Một khi hồ sơ dự tuyển đã cung

cấp những thông tin cơ bản về bạn, nay cuộc phỏng vấn sẽ tìm hiểu trực tiếp

ở bạn:

+ Họ muốn biết cảm nghĩ về nghề nghiệp của bạn, về công việc bạn

chọn ra sao?

+ Họ muốn biết bạn đã biết những gì về tổ chức của họ, làm ra sản

phẩm gì, thực hiện và đánh giá qua những dịch vụ gì?

+ Họ cố tìm hiểu và đánh giá xem những đặc điểm tính cách và phẩm

chất con người của bạn thích hợp với các công việc của họ đến mức nào.

* Sau đây là bộ câu hỏi mà bạn có khả năng được hỏi khi đến trả lời

phỏng vấn. Do có nhiều bạn muốn biết các câu hỏi tương ứng bằng tiếng

Anh, nên mục này được biên soạn song ngữ.

MỞ ĐẦU

- Xin cho biết địa chỉ của bạn? - What is your address?

- Xin cho biết số điện thoại của bạn? - What is your phone number?

- Khi nào bạn sẵn sàng đến làm việc? - When will you be available for

employment?

NHÓM 1

1. Vì sao bạn chọn nghề thư ký? - Why did you choose a secretarial career?

2. Điều gì là quan trọng khi bạn nhận một

công việc?

- What is important to you in a job?

3. Bạn đặt yêu cầu phục vụ lên trên hay tiền

là động cơ thúc đẩy trước nhất?

- Are you interested in serving mankind or is

money your primary motivation?

4. Đối với bạn, cái gì được coi là quan trọng

hơn: địa vị hay đồng tiền?

- Which is more important to you: status or

money?

NHÓM 2

5. Khi còn đi học, bạn thích những môn học

nào nhất? (Môn nào không thích nhất?) Vì

sao?

- In school, what subjects did you enjoy

much? (Least?) Why?

6. Cuốn sách bạn đọc gần đây nhất là gì? - What was the last bcoK you read?

7. Bạn có đọc đều đặn một tờ báo hằng

ngày nào không? Một tạp chí tin tức nào

không?

- Do you regularly read a daily newspaper? A

news magazine?

8. Bạn thích loại thể thao nào? - What types of sports do you enjoy?

9. Bạn làm gì để giữ được sức khỏe? - What do you do to stay in good physical

condition?

NHÓM 3

10. Bạn biết gì về Công ty chúng tôi? - What do you know about our company?

11. Vì sao bạn muốn làm việc ở chỗ chúng

tôi?

- Why do you want to work for us?

12. Vì sao bạn nghĩ là bạn sẽ thích thú khi

làm việc cho Công ty chúng tôi?

- Why did you think you might enjoy working

for our company?

13. Các thái độ của bạn đối với tổ chức này

là gì? Đối với các sản phẩm (các dịch vụ)

của nó là gì? Đối với các chính sách của nó

là gì?

- What are your attitudes toward this

organization? Its products (or services)? Its

policies?

NHÓM 4

14. Chúng tôi có nhiều ứng viên cho công

việc này, vì sao chúng tôi lại có thể chọn

bạn?

- We have a lot of applicants for this job, why

should we appoint you?

15. Điều gì làm bạn tin rằng bạn thực sự phù

hợp với công việc

này?

- What do you believe to be your real

qualifications for this job?

16. Vì sao chúng tôi có thể nhận bạn vào

làm việc?

- Why should we hire yoụ?

NHÓM 5

17. Hãy nói tôi rõ về chính cá nhân bạn? - Tell me about yourself?

18. Những gì bạn nghĩ là những mặt mạnh

và mặt yếu của bạn?

- What do you think are your strengthes and

weaknesses?

19. Bạn mô tả nhân cách của mình ra sao? - How do you describe your personality?

20. Bạn có ý kiến gì khi thỉnh thoảng phải

làm thêm ngoài giờ?

- Do you object to working overtime

occasionally?

21. Bạn có phải là người có nhiều cao vọng? - Are you an ambitious person?

NHÓM 6

22. Bạn định sẽ thích làm gì mười năm sau? - What should you like to be doing ten

years from now?

23. Mục tiêu dài hạn của bạn là gì? - What are your long-range goals?

24. Bạn có dự định học thêm các lớp bổ túc? - Do you plan to take additional courses?

25. Có những vấn để cá nhân hay gia đình

nào cản trở bạn làm tốt công việc?

- Are there any home or personal problems

that might interfere with your job

performance?

NHÓM 7

26. Bạn yêu cầu mức lương cơ bản bao

nhiêu?

- What are your basic salary requirements?

27. Bạn trông chờ được trả lương cỡ nào

hiện nay? Sau đây năm năm?

- What kind of salary do you expect now?

Five years from now?

NHÓM 8

28. Vì sao bạn thôi không làm công việc sau

chót vừa rồi?

- Why did you leave your last job?

29. Những nét nổi bật nào trong công việc

sau chót vừa rồi bạn thích? Không thích?

- What features of your last job have you

liked? Disliked?

30. Những gì xung quanh công việc đang

làm hiện nay làm bạn phấn chấn?

Những gì xung quanh công việc đang làm

hiện nay làm bạn buồn phiền?

- What excites you about the job youre doing

now?

- What worries you about the job youre doing

now?

* Gần đây, một số công ty còn phát cho người dự tuyển thêm một bản 30 câu hỏi nữa, tập

trung vào việc phat hiện các đặc điểm tính cách và phẩm chất của người ứng tuyển.

1. Bạn mất bình tĩnh khi nào? Thử mô tả

xem sự việc diễn ra như thế nào?

- When did you lose your temper? Describe

what happened.

2. Bạn có sáng tạo không? Cho một ví dụ. - Are you creative? Give an example.

3. Mô tả người chủ lý tưởng của bạn? - Describe your ideal boss?

4. Quan điểm của bạn đối với nghiệp đoàn?

Bạn cảm nhận thấy có những vấn đề gì nảy

sinh khi trong tổ chức này có nghiệp đoàn

hay không có nghiệp đoàn?

- What are you attitudes toward unions?

What problems do you perceive from the

presence or absence of unions in this

organization?

5. Bạn xử lý một vụ va chạm giữa bạn và

một người dưới quyền như thế nào? Giữa

bạn và người giám sát? Giữa hai người có

địa vị như nhau ở sở của bạn?

- How would you handle a conflict

between yourself and a subordinate?

Between you and a supervisor? Between two

people of equal status in your department?

6. Bạn cảm nhận như thế nào về sự ý thức

giữ đúng giờ? về sự vắng mặt không có lý

do?

- How do you feel about punctuality?

Absenteeism?

7. Những cơ hội nào trong đời mà bạn bỏ

qua mất?

- What chances have you missed in life?

8. Bạn nghĩ như thế nào về nội dung người

khác tìm cách mô tả bạn?

- Người chủ của bạn

- How do you think other people would

describe you?

- Your boss

- Người dưới quyền bạn - Subordinate staff

9. Vấn đề lớn nhất bạn đã có lúc phải vượt

qua là gì? (cấp độ cá nhân/định hướng công

việc).

- What was the biggest problem you had to

overcome? (personal level/work oriented)

10. Cái gì được đặt lên hàng đầu: sự thỏa

mãn nghề nghiệp hay lương bổng?

- Which comes first job satisfaction or

salary?

11. Bạn có thường khi cảm thấy nghi ngờ

các khả năng của mình?

- How often do you doubt your own

capabilities?

12. Bạn làm gì khi bạn và chủ của bạn không

nhất trí với nhau?

- What do you do when you and your boss

disagree?

13. Bạn có năng khiếu hài hước không? - Do you have a sense of humour?

14. Những đặc điểm cá nhân nào của bạn

gây tác động tới cung cách bạn làm việc?

- What personal characteristics do you have

that affect the way you work?

15. Bạn đã phạm những sai lầm gì trong hai,

ba năm lại đây?

- What mistakes have you made in the last 2-

3 years?

16. Người (việc) gần đây nhất làm bạn rất

bực mình là ai? Vì sao?

- What was the most recent person/thing to

make you very annoyed? Why?

17. Bạn xử sự như thế nào trong một cuộc

khủng hoảng?

- How do you behave in a crisis?

18. Bạn không thích làm việc với loại ông

chủ gì?

- What sort of boss would you not like to

work for?

19. Bạn hãy nói về đời sống xã hội của bạn? - Tell me about your social life?

20. Bạn có thể nói bạn là một người không

khoan dung không?

- Would you say you were an intoler ant

person?

21. Bạn dự đoán xem bạn gặp những khó

khăn gì khi bắt đầu công việc mới?

- What difficulties do you anticipate in

starting a new job?

22. Điều bạn sợ nhất là gì? - What do you fear the most?

23. Bạn có dám nhận trách nhiệm: khi được

giao phụ trách một số người?

- Do you enjoy responsibility: being in charge

of people?

24. Bạn có tắt điện khi rời cơ sở? - Do you swicth off when you leave the

office?

25. Mô tả con người xấu nhất mà bạn từng

làm việc dưới quyền?

- Describe the worst person you ever worked

for?

26. Bạn có thể chấp nhận sự chỉ trích? - Can you accept criticism?

27. Các loại chương trình ti-vi bạn ưa thích

là những gì?

- Which are your favorite television

programmes?

28. Bạn phát triển các kỹ năng

quản lý của bạn như thế nào?

- How have you developed your

management skills?

29. Bạn thích làm việc một mình hay cùng

làm việc với những người khác?

- Do you prefer working alone or with others?

30. Bạn có thể làm việc dưới sự thôi thúc và

đạt thời hạn chót quy định?

- Can you work underpressure and meet

deadlines?

Sử dụng 30 câu hỏi bổ sung này như thế nào?

+ Người phỏng vấn nên tránh sử dụng nhiều câu hỏi ở bảng này, vì làm

như vậy sẽ làm mất cân đối giữa những câu hỏi sự kiện với những câu hỏi về

nhân cách, làm cho cuộc phỏng vấn trở nên quá nặng nề.

+ Người phỏng vấn, sau khi đọc kỹ hồ sơ đăng ký dự tuyển của các

ứng viên (ví dụ, ứng viên A), trong đó, có điểm tự giới thiệu: "Cân bằng, chín

chắn", thì đi vào phỏng vấn, vị ấy có thể hỏi một vài câu dưới đây:

* Đã có lần anh (hay chị) bỏ lỡ một cơ hội tốt trong đời. Hãy nói rõ tình

huống ấy như thế nào?

* Anh (hay chị) có thường nghi ngờ các khả năng của mình?

* Anh (hay chị) xử lý một vụ va chạm giữa anh (chị) và người dưới

quyền như thế nào?

+ Người ứng tuyển nên đọc kỹ 30 câu hỏi này và chuẩn bị trả lời thành

thật dựa trên đặc điểm nhân cách và kinh nghiệp sống của mình. Những gợi ý

của ai đó, kể cả những hướng dẫn của thầy, cô giáo cũng không bao giờ

được vượt quá ý nghĩa tham khảo, vì nếu không, điều đó sẽ làm thui chột bản

sắc nhân cách đơn nhất của mình.

+ Thực ra, suy nghĩ, nghiền ngẫm để trả lời mạch lạc với đầy đủ bản

sắc cá nhân, 2 bản (30 X 2 = 60) câu hỏi này là cả một công phu, và kết quả

đối với sự tự đánh giá mình và nâng cao năng lực giao tiếp ứng xử sẽ có một

bước phát triển đáng kể, làm bạn hài lòng.

Bạn có thể hỏi lại người phỏng vấn một số câu, cân nhắc trong số

những câu hỏi sau đây:

1. Tôi có thể xem 1 bản sao mô tả

nghề nghiệp không?

- May I see acopyofthe job

description?

2. Tôi có thể xem bản sơ đồ hệ thống

tổ chức?

- May I see an organization chart?

3. Những trách nhiệm chính của tôi là

gì?

- What would be my main

responsibilities?

4. Công ty có thường làm các đánh

giá chính thức không?

- How often are formal evaluations

given?

5. Hiện trong tổ chức ở đây có những

loại nghiệp đoàn nào?

- What kinds of unionsarethere in the

organization?

VI. CHUẨN BỊ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN

1. Một khi có bộ câu hỏi, phải gấp rút chuẩn bị trả lời. Thực ra, ngay từ

đầu khóa học, học viên đã được trang bị kiến thức cơ bản cho bước trả lời

phỏng vấn này, mà nội dung then chốt bao gồm:

- Những năng lực và phẩm chất cần có ở người thư ký.

- Hiểu cá thể người và hiểu chính mình.

Học viên cũng đã trải qua thảo luận để hiểu sâu vấn đề, đã lên kế

hoạch phấn đấu khắc phục những mặt yếu kém, phát huy các mặt mạnh, hơn

nữa đã thành kế hoạch hành động cho cả khóa.

2. Nhờ như vậy, nay mỗi bạn có thể tự mình tìm hiểu ý đồ của câu hỏi

và tự mình trả lời câu hỏi.

- Ý đồ chung của các câu hỏi đều nhằm phát hiện cách nhìn của các

bạn về nghề nghiệp, về cách tìm chọn chỗ làm, và nhất là về con người bạn,

xem có phù hợp với các vị trí do tổ chức tuyển dụng đề ra không.

- Tuy nhiên, mỗi nhóm câu hỏi, hơn nữa, mỗi câu hỏi đều có cách thể

hiện ý đồ chung khác nhau, mà việc tìm hiểu có khi trở nên phức tạp hơn,

nhất là khi xét nó theo cách nhìn tương quan và nhất quán trong cả bộ câu

hỏi.

Ví dụ: Câu 11, nhóm 3, "Vì sao bạn muốn làm việc ở chỗ chúng tôi?", ý

đồ của câu hỏi là gì? Trở lại với ứng viên A, ứng viên này đã qua 2 nơi làm

việc trước đó, nay muốn chuyển qua đơn vị mới này với hy vọng chỗ làm mới

có mức lương khá hơn. Ứng viên A có thể trả lời thẳng như vậy không? Các

bạn cho ý kiến xem. Hay là: "Qua tìm hiểu một bước về quý Công ty, tôi cho

rằng tôi sẽ có dịp phát huy cao hơn năng lực của mình khi làm việc với quý

vị". Có đạt không?

- Thực tế ấy cho thấy, khi A được phỏng vấn, chỉ có một mình A có thể

cân nhắc tìm ra câu trả lời đúng đắn nhất, sao cho mỗi câu trả lời đặt trong sự

kết hợp với các câu trả lời khác phản ánh đúng đặc điểm nhân cách của A.

Các ý kiến khác, kể cả ý kiến hướng dẫn của giáo viên, chỉ có thể là tham

khảo.

3. Điều đáng chú ý là một số câu hỏi trong cùng một nhóm vừa có mặt

giống nhau, vừa có mặt khác nhau. Trả lời sao cho mặt khác nhau vẫn được

phản ánh và mặt giống nhau cũng được phản ánh. Chính sự phân biệt đó

giúp bạn hiểu sâu hơn câu hỏi và có câu trả lời sát hợp hơn.

4. Một số câu hỏi hầu như chỉ cần trả lời "Có" hay "Không". Ví dụ, câu

21: "Bạn có phải là người có nhiều cao vọng không?" Trả lời: "Vâng". Cách trả

lời cộc lốc như vậy có lẽ không phù hợp trong một cuộc phỏng vấn, vì mỗi

đặc điểm nhân cách đều có một quá trình, điều quan trọng là nói được những

nét chính của quá trình ấy, làm nổi rõ bản sắc của mình, chứ không nên đưa

ra một đánh giá cuối cùng theo kiểu cộc lốc.

5. Một số câu hỏi có cách tiếp cận tâm lý riêng của nó, khi trả lời, cũng

phải từ cách tiếp cận tâm lý ấy mà trả lời.

Ví dụ: Câu 15: “Bạn nghĩ như thế nào…" Khi trả lời cũng dùng một cách

tiếp cận tâm lý như vậy: "Tôi nghĩ là…". Có câu lại dùng cách tiếp cận: "Bạn

cảm nhận thấy như thế nào…" Khi trả lời: "Tôi cảm nhận thấy…".

Đó là sự phân biệt giữa một bên là suy nghĩ (thought) và một bên là

cảm nhận (feeling).

VII. THỰC TẬP TRẢ LỜI PHỎNG VẤN

1. Thực tập trả lời phỏng vấn là khâu rất quan trọng, dù trước đó, mỗi

bạn đã làm hết sức mình để thâm nhập các câu hỏi và tìm chọn câu trả lời

vừa ý nhất. Vì sao?

- Một nhóm 4 - 5 bạn cùng thực tập với nhau, đem đến cho mọi thành

viên của nhóm những cách hiểu và trả lời rất đa dạng, những cách tiếp cận

khác nhau, những cách trả lời mô tả một quá trình chứ không cộc lốc, thực

tập nhóm không được nhằm mục đích sao chép nội dung, dù mỗi nội dung nói

ra đều có ý nghĩa tham khảo rất đáng trân trọng.

- Thực tập nhóm còn rút kinh nghiệm với nhau về tư thế, về mức độ ổn

định tâm trạng, làm chủ được ngôn ngữ và cử chỉ không lời.

2. Thực tập nhóm cố làm giống như thật: có người phỏng vấn, do nhóm

cử ra, thay phiên nhau, ăn mặc tương đối thích hợp; xác định một xí nghiệp,

công ty, đơn vị, cơ quan sự nghiệp cụ thể - thực tế hay giả định.

Ngay bước chân đi vào phòng phỏng vấn, cách bắt tay, tìm chọn ghế

ngồi theo lời mời của người phỏng vấn đều phải cố làm gần như thật càng tốt.

3. Lúc đầu, nên lần lượt thực tập theo nhóm câu hỏi, hết mỗi nhóm câu

hỏi, lại rút kinh nghiệm, góp ý kiến, chân thật nhưng nhẹ nhàng, thoải mái.

Tránh nói dèm nhau, dùng lời gay gắt, làm hỏng chất lượng thực tập. Sau đó,

mới thực tập toàn bộ trong 30 phút. Dành nhiều thời giờ rút kinh nghiệm hơn.

4. Thầy, cô giáo tới dự thực tập chỉ nên phát huy vai trò của mình bằng

tác dụng hướng dẫn có ý nghĩa tham khảo, không được áp đặt, không được

cho điểm gây thắc mắc.

VIII. NHỮNG ĐIỂM CẦN NẮM VỮNG KHI ĐẾN PHỎNG VẤN

1. Biết chắc ngày giờ hẹn đến. Đến sớm vài phút. Nếu bị kẹt xe, phải

gọi điện thoại báo ngay.

2. Nắm lại quãng thời gian làm việc ở đơn vị cũ, có sẵn bản sơ yếu lý

lịch để giải trình khi cần.

3. Ăn mặc thích hợp. Không nên quá trau chuốt, hoặc mặc bộ com-lê,

làm mình lúng túng.

4. Cần nắm được tên của nhóm làm phỏng vấn, tiện khi cần đến. Hỏi

tên các vị ấy ở thư ký tiếp viên.

5. Hãy để người phỏng vấn chủ động có tác động đầu tiên. Chờ người

phỏng vấn giơ tay trước, bạn mới chìa tay ra bắt, bắt tay chặt, biểu thị sự trân

trọng đối với cuộc gặp. Và ngồi cũng vậy, chờ người phỏng vấn mời ngồi, chỉ

ghế ngồi, mới ngồi xuống, tư thế ngay ngắn, hơi ưỡn ra trước chút ít.

6. Phải gây được ấn tượng tốt ngay ở những phút đầu tiên, chủ yếu là

thông qua các ngôn ngữ không lời. Có thể cười mỉm chút ít.

7. Nhìn vào người phỏng vấn, thể hiện sự tập trung chú ý. Nghe kỹ, trả

lời đầy đủ, nhưng ngắn gọn, tránh đưa ra những thông tin không cần thiết.

8. Không được hút thuốc, rung đùi hay gõ nhẹ ngón tay xuống bàn.

Loại bỏ mọi tật xấu tương tự thường gặp khi tâm trạng có phần căng thẳng.

9. Khi nghe không rõ thì xin hỏi lại cho rõ, không được theo đoán ý mà

trả lời.

10. Khi cuộc phỏng vấn kết thúc, bạn cần nói lời cám ơn và bày tỏ hy

vọng sớm nhận được ý kiến quyết định.

Phần 5. SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương 16. VĂN BẢN QUẢN LÝ VÀ ĐlỀU HÀNH

I. KHÁI QUÁT CHUNG

1. Văn bản

Là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay

ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời

sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với nội dung và hình thức khác

nhau.

2. Văn bản quản lý

Là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản

lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động quản lý. Vì vậy nó

có chức năng cơ bản là thông tin, pháp lý, quản lý điều hành và cả chức năng

về mặt văn hóa, xã hội, giáo dục. Đồng thời văn bản quản lý cũng thể hiện

tính pháp lý, tính mệnh lệnh, chỉ huy, tính thống nhất về hình thức và nội dung

của từng loại và phản ánh kết quả hoạt động quản lý trên các lĩnh vực.

3. Văn bản quy phạm pháp luật

Là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ

tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước

bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng

XHCN.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước ta

ban hành bao gồm:

- Quốc hội: Luật, Nghị quyết.

- Ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, Nghị quyết.

- Chủ tịch nước: Lệnh, Quyết định.

- Chính phủ: Nghị quyết, Nghị định.

- Thủ tướng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị.

- Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan thuộc

Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.

- Tòa án tối cao: Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán tối cao.

- Viện kiểm sát tối cao: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.

- Giữa các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, các cơ quan Nhà nước

với các tổ chức chính trị xã hội: Nghị quyết liên tịch, Thông tư liên tịch.

- Hội đồng nhân dân các cấp: Nghị quyết.

- Ủy ban nhân dân các cấp: Quyết định và Chỉ thị.

II. CÁC LOẠI VĂN BẢN

A. VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN QUYỀN LỰC NHÀ NƯỚC

1. Văn bản của Quốc hội

- Hiến pháp: Hiến pháp là đạo luật gốc do Quốc hội ban hành, là cơ sở

pháp lý của việc ban hành mọi văn bản quy phạm pháp luật.

- Luật: Luật quy định các vấn đề cơ bản, quan trọng thuộc các lĩnh vực

về đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh của đất

nước, những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà

nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân.

- Nghị quyết của Quốc hội: Nghị quyết của Quốc hội được ban hành để

quyết định kế hoạch kinh tế - xã hội, chính sách chính trị, tiền tệ quốc gia,

chính sách dân tộc, tôn giáo, đối ngoại, quốc phòng, an ninh, dự toán ngân

sách Nhà nước và phân bổ ngân sách Nhà nước, điều chỉnh ngân sách Nhà

nước, phê chuẩn quyết toán ngân sách Nhà nước, phê chuẩn điều ước quốc

tế, quyết định chế độ làm việc của Quôc hội, UBTV Quốc hội, Đại biểu Quốc

hội và quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.

2. Văn bản của ủy ban Thường vụ Quốc hội

- Pháp lệnh: Pháp lệnh quy định về những vấn đề được Quốc hội giao,

sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét quyết định ban hành thành

Luật.

- Nghị quyết của UBTV Quốc hội: Nghị quyết của UBTV Quốc hội được

ban hành để giải thích hiến pháp, luật, pháp lệnh, giám sát việc thi hành hiến

pháp, văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội. Uy ban Thường vụ Quốc

hội giám sát hoạt động của Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, giám sát và

hướng dẫn hoạt động của HĐND, quyết định tuyên bố tình trạng chiến tranh,

tổng động viên hoặc động viên cục bộ, ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả

nước hoặc từng địa phương và quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm

quyền của UBTV Quốc hội.

3. Văn bản của Chủ tịch nước

- Lệnh: Lệnh là hình thức văn bản của Chủ tịch nước dùng để công bố

Hiến pháp, luật, pháp lệnh, để tổng động viên hoặc động viên cục bộ, để ban

bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương.

- Quyết định của Chủ tịch nước: Quyết định của Chủ tịch nước dùng để

giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của mình như: bổ nhiệm,

miễn nhiệm, cách chức Phó Thủ tướng, Bộ trưởng và các thành viên khác

của Chính phủ, Phó Chánh án, Thẩm phán Tòa án tối cao, Phó Viện trưởng,

Kiểm sát viên Viện kiểm sát nhân dân tối cao, phong hàm, phong cấp cho sĩ

quan cao cấp trong các lực lượng vũ trang nhân dân, v.v…

B. VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1. Văn bản của Chính phủ

- Nghị quyết của Chính phủ: Nghị quyết của Chính phủ được ban hành

để quyết định chính sách cụ thể về xây dựng và kiện toàn bộ máy hành chính

Nhà nước từ trung ương đến cơ sở, hướng dẫn, kiểm tra HĐND thực hiện

các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, báo đảm thực hiện Hiến pháp

và pháp luật trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang

nhân dân và công dân, thực hiện chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo; quyết

định chủ trương, chính sách cụ thể về ngân sách Nhà nước, tiền tệ, phát triển

văn hóa giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, bảo vệ môi trường, củng cố và

tăng cường quốc phòng, an ninh, thống nhất quản lý công tác đối ngoại của

Nhà nước, các biện pháp chống quan liêu, tham nhũng trong bộ máy Nhà

nước; phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ.

- Nghị định của Chính phủ: Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi

hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của UBTV Quốc

hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ

chức bộ máy của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành

lập, các biện pháp cụ thể để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ.

Nghị định của Chính phủ còn quy định những vấn đề hết sức cấp thiết

nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu

cầu quản lý Nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội. Việc ban hành nghị

định này phải được sự đồng ý của UBTV Quốc hội.

2. Văn bản của Thủ tướng Chính phủ

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ: Quyết định của Thủ tướng

Chính phủ được ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo,

điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính của Nhà nước từ

trung ương đến cơ sở, quy định chế độ làm việc với các thành viên Chính

phủ, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các vấn đề

khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.

- Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ: Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ

quy định các biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính

phủ; đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan

thuộc Chính phủ, UBND các cấp trong việc thực hiện các chủ trương, chính

sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định của Chính phủ.

3. Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ

- Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan,

đơn vị trực thuộc, quy định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định

mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn

đề thuộc Chính phủ giao.

- Chỉ thị của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ

quan thuộc Chính phủ quy định các biện pháp để chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp

và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành, lĩnh vực do mình

phụ trách trong việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà

nước cấp trên và của mình.

- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ được ban hành để hướng dẫn thực hiện những quy

định được luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của UBTV

Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị quyết, nghị định, chỉ thị

của Thủ tướng Chính phủ giao thuộc phạm vi quản lý ngành, lĩnh vực do

mình phụ trách.

4. Hội đồng nhân dân (HĐND) và ủy ban nhân dân (UBND)

- Nghị quyết của HĐND: Nghị quyết của HĐND các cấp nhằm đưa ra

các chủ trương, biện pháp thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của các cơ

quan Nhà nước cấp trên ở địa phương theo sự hướng dẫn của Chính phủ;

trong một số trường hợp, HĐND được quy định những vấn đề cấp bách của

địa phương khi văn bản cấp trên chưa quy định như: quy định về những hành

vi vi phạm hành chính mà các cơ quan Nhà nước cấp trên chưa quy định.

Nghị quyết của HĐND còn dùng để giải quyết những công việc cụ thể thuộc

thẩm quyền của HĐND như hủy bỏ những quyết định sai trái của HĐND cấp

dưới, phê chuẩn kế hoạch hoạt động của UBND cấp mình.

- Quyết định của UBND: Quyết định của UBND dùng để quy định

những chủ trương, biện pháp cụ thể thực hiện các văn bản của các cơ quan

Nhà nước cấp trên và nghi quyết của HĐND cấp mình; Quyết định của UBND

còn được dùng để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của

UBND như: tổ chức thực hiện và kiểm tra đối với các cơ quan, tổ chức, công

dân trong việc chấp hành pháp luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, viên chức

giữ các chức vụ thuộc thẩm quyền của UBND.

- Chỉ thị của UBND: Chỉ thị của UBND dùng để truyền đạt và chỉ đạo

thực hiện các chủ trương, chỉnh sách của cấp trên, nghị quyết của HĐND và

quyết định của UBND cấp mình.

5. Chủ tịch UBND

- Quyết định của Chủ tịch UBND: Quyết định của Chủ tịch UBND dùng

để đặt ra các nội quy, quy chế thực hiện trong cơ quan, để giải quyết công

việc cụ thể thuộc thẩm quyền của Chủ tịch như: hủy bỏ quyết định sai trái của

UBND cấp dưới, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác đối với cán bộ

thuộc thẩm quyền, xử phạt hành vi vi phạm hành chính, v.v…

- Chỉ thị của Chủ tịch UBND: Chỉ thị của Chủ tịch UBND các cấp dùng

để truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, văn bản quy phạm

pháp luật của cấp trên, nghị quyết của HĐND, quyết định của UBND cấp mình

đối với đối tượng quản lý thuộc quyền; giao nhiệm vụ, nhắc nhở cấp dưới

thực hiện nhiệm vụ được giao.

C. VĂN BẢN CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO

- Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán tối cao: Nghị quyết của Hội đồng

thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn các Tòa

án áp dụng thống nhất pháp luật, tổng kết kinh nghiệm xét xử.

- Quyết định của Tòa án nhân dân các cấp: Quyết định của Tòa án

nhân dân các cấp được sử dụng để quản lý hành chính đối với những công

việc mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân như xử

phạt hành chính đối với những hành vi cản trở xét xử hoặc hoạt động thi hành

án, v.v…

- Quyết định đưa vụ án hình sự ra xét xử: Quyết định đưa vụ án hình sự

ra xét xử là văn bản áp dụng pháp luật do Thẩm phán được phân công chủ

tọa phiên tòa ban hành trong thời gian 15 ngày đối với tội ít nghiêm trọng, ba

tháng đối với tội nghiêm trọng kể từ ngày nhận hồ sơ vụ án, khi có đầy đủ

chứng cứ cần thiết đế xét xử đối với các bị cáo nhất định về tội trạng mà họ

thực hiện.

- Bản án hình sự: Bản án hình sự là văn bản áp dụng pháp luật được

Tòa án sử dụng để quyết định việc bị cáo có phạm tội hay không phạm tội,

hình phạt và các biện pháp tư pháp khác áp dụng đối với bị cáo.

- Bản án dân sự: Bản án dân sự là văn bản áp dụng pháp luật được

Tòa án sử dụng đế giải quyết những tranh chấp giữa các bên tham gia quan

hệ pháp luật dân sự, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp về tài sản cũng như

nhân thân phi tài sản của các chủ thể đó.

D. VĂN BẢN CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

- Quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân

tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân

tối cao quy định các biện pháp để bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ, quyền

hạn của Viện kiểm sát nhân dân các cấp; quy định những vấn đề khác thuộc

thẩm quyền của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

- Cáo trạng: Cáo trạng là hình thức văn bản áp dụng pháp luật được

Viện kiểm sát nhân dân ban hành để truy tố bị can trước Tòa án về hành vi

phạm tội của bị can, làm kết thúc giai đoạn điều tra sơ bộ về vụ án về hình

sự.

- Kháng nghị: Kháng nghị là hình thức văn bản áp dụng pháp luật được

Viện kiểm sát có thẩm quyền dùng để chống đối lại toàn bộ hay một bộ phận

bản án hoặc quyết định của Tòa án nhân dân sơ thẩm, đề nghị cơ quan Nhà

nước, cơ quan thẩm quyền xem xét giải quyết toàn bộ hay một phần vụ án

theo các thủ tục phúc thẩm, giám đốc thẩm hay tái thẩm.

E. VĂN BẢN LIÊN TỊCH VÀ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT PHỤ (PHÁP QUY PHỤ)

1. Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch giữa các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: Thông tư liên tịch giữa các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ được ban hành để hướng dẫn thi hành luật,

nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của UBTV Quốc hội, lệnh,

quyết định của Chủ tịch nước, nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết

định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của các cơ quan đó.

2. Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch của Tòa án nhân dân tối cao

với Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm

sát nhân dân tối cao với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính

phủ: Thông tư liên tịch giữa Tòa án nhân dân tối cao với Viện kiểm sát nhân

dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ với Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân đân tối cao được

ban hành để hướng dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tố

tụng và những vấn đề khác có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của cơ

quan đó.

3. Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch giữa cơ quan Nhà nước có

thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội: Nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch

giữa cơ quan Nhà nước có thẩm quyền với cơ quan trung ương của tổ chức

chính trị, xã hội được ban hành để hướng dẫn thi hành những vấn đề khi

pháp luật quy định về việc tổ chức chính trị, xã hội đó tham gia quản lý Nhà

nước.

4. Văn bản quy phạm pháp luật (pháp quy) phụ: Văn bản quy phạm

pháp luật phụ (pháp quy phụ) là hình thức văn bản do thực tiễn xây dựng

pháp luật đặt ra, được Nhà nước thừa nhận, có nội dung là các quy phạm

pháp luật, không tồn tại độc lập, hiệu lực pháp lý lệ thuộc vào văn bản quy

phạm pháp luật ban hành ra chúng.

- Quy định, bản quy định: là hình thức văn bản quy phạm pháp luật phụ

(pháp quy phụ) được dùng để đặt ra các quy phạm pháp luật về quản lý hành

chính Nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội; về quyền và nghĩa vụ

của cá nhân công dân người nước ngoài, người không quốc tịch, của các cơ

quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị kinh tế; về cách thức tổ chức, hoạt

động, quan hệ công tác của các cơ quan Nhà nước.

- Điều lệ: được dùng để đặt ra các quy phạm pháp luật phụ (pháp quy

phụ) về cơ cấu tổ chức, hoạt động của các đơn vị kinh tế. Các quy phạm đó

chủ yếu điều chỉnh quan hệ nội bộ của đơn vị, phát sinh giữa các bộ phận cấu

thành của đơn vị kinh tế.

- Quy chế: là hình thức văn bản được dùng để đặt ra các quy phạm

pháp luật phụ (pháp quy phụ) quy định về quyền và nghĩa vụ pháp lý cho từng

đối tượng trong một lĩnh vực nhất định như: trong quản lý, trong tuyển sinh

đối với học sinh v.v…; quy định về thể lệ làm việc, quan hệ công tác của các

cơ quan trong bộ máy Nhà nước.

- Nội quy: là hình thức văn bản được dùng để Thủ trưởng cơ quan, đơn

vị của Nhà nước cụ thể hóa pháp luật về kỷ luật lao động, bảo hộ lao động, kỷ

luật an toàn và vệ sinh công nghiệp, để thực hiện trong cơ quan, đơn vị. Nội

quy chỉ có hiệu lực trong phạm vi cơ quan mà người ban hành quản lý.

- Chính sách, chế độ: thường được dùng để đặt ra các quy định về

quyền lợi vật chất hoặc tinh thần của một đối tượng nhất định như: chính

sách đối với người hồi hương, chế dộ trợ cấp khó khăn đối với CNVC Nhà

nước, v.v…

- Thể lệ: thường được sử dụng để đặt ra các quy định về thủ tục, trình

tự cần thiết cho việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của những chủ thể nhất

định như: thể lệ bầu cử, thể lệ thi, v.v…

G. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG

Trong quá trình hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành, để thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan Nhà nước ngoài việc ban hành

các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng (áp dụng quy phạm

pháp luật) theo luật định, còn dùng các văn bản hành chính thông thường để

báo cáo, thông báo, chỉ đạo, giao dịch, liên hệ công việc. Những loại văn bản

hành chính thông thường này được dùng phổ biến ở tất cả các cơ quan Nhà

nước, các tổ chức kinh tế, tố chức xã hội.

1. Công văn (thư công)

- Công văn: công văn hành chính (thư công) để giải quyết công việc

giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức xã

hội và công dân; trình với cấp trên một dự thảo văn bản, đề án hoặc đề nghị

một vấn đề để cấp trên giải quyết; v.v…

- Công điện: công điện là hình thức đặc biệt của công văn được sử

dụng trong trường hợp khẩn cấp, cần thông tin nhanh một mệnh lệnh (chỉ thị),

một quyết định đến một đối tượng thực hiện.

2. Các loại văn bản thuộc loại trình báo (đề án, tờ trình, thông cáo, báo cáo, thông báo…)

- Đề án: đề án (kế hoạch) công tác là văn bản trình bày một dự kiến,

một kế hoạch thực hiện, một nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị trong

một thời gian nhất định.

- Tờ trình: là một văn bản đề xuất với cấp trên về một vấn đề mới, xin

cấp trên phê duyệt; cái mới này có thể là một chủ trương, một phương án

công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức hoặc

một đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, một quy định lỗi thời

không còn phù hợp.

- Thông cáo: dùng để công bố với nhân dân, với các đối tượng quản lý

của Nhà nước những quyết định, những sự kiện quan trọng thuộc các lĩnh

vực đối ngoại, đối nội.

- Báo cáo: dùng để tường thuật, kể lại, thông tin lại một sự việc, một

vấn đề hoặc về một người. Báo cáo có các loại như: báo cáo định kỳ, báo cáo

đột xuất, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo hội nghị, báo cáo chuyên

đề.

- Thông báo: dùng để thông tin các quyết định của các cơ quan, đơn vị,

các kết quả hoạt động - của các cơ quan, đơn vị và các tin tức mà các đối

tượng quản lý cần biết.

- Biên bản: dùng để ghi lại các sự việc xảy ra, các ý kiến kết luận tại các

hội nghị, cuộc họp, ghi chép các việc xử lý hoặc bàn giao công việc, chức

trách.

3. Các loại văn bản hành chính khác như: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, v.v…

4. Đơn từ

- Đơn từ là một loại thư riêng, người viết trình bày ý kiến của mình gửi

đến cơ quan Nhà nước, tổ chức Nhà nước, tổ chức xã hội đề nghị giải quyết

một công việc nào đó mà họ quan tâm.

- Các loại đơn từ: Tùy theo vấn đề được nêu và mục đích, yêu cầu của

người viết, đơn từ có thể được phân thành một số loại:

+ Đơn đề đạt nguyện vọng.

+ Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nước, quản lý xã

hội.

+ Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi của bản thân,

gia đình, tập thể, đơn vị mình.

+ Đơn tố giác (tố cáo) những việc làm sai trái của các cơ quan, tổ chức

Nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, cán bộ, nhân viên Nhà nước.

5. Văn bản hợp đồng

Hợp đồng là sự thỏa thuận, giao ước giữa hai hay nhiều bên quy định

các quyền lợi, nghĩa vụ của các bên tham gia, thường được viết thành văn

bản.

Các loại hợp đồng:

+ Hợp đồng lao động.

+ Hợp đồng dân sự: Hợp đồng khoán việc, hợp đồng đại lý, hợp đồng

cho vay, hợp đồng phục vụ, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng bảo hiểm, hợp

đồng cho mượn tài sản, hợp đồng mua bán, chuyển dịch nhà ở, hợp đồng

thuê nhà ở.

+ Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng giao nhận

thầu trong xây dựng, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng kinh tế dịch

vụ, hợp đồng trong liên kết kinh tế, hợp đồng gia công đặt hàng, hợp đồng

nghiên cứu khoa học và triển khai kĩ thuật.

+ Hợp đồng thương mại quốc tế: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế,

hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, hợp đồng chuyển giao công nghệ, v.v…

III. THỂ THỨC VĂN BẢN (CƠ CẤU HÌNH THỨC VĂN BẢN) HÀNH CHÍNH

Theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban

hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ và

tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 văn bản quản lý Nhà nước - Mẫu trình

bày thì thể thức văn bản hanh chính bao gồm các yếu tố sau:

1. Quốc hiệu.

2. Tên cơ quan ban hành văn bản.

3. Số và ký hiệu của văn bản.

4. Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản.

5. Trích yếu nội dung.

6. Tên loại văn bản.

7. Nội dung văn bản.

8. Chữ ký và con dấu.

9. Nơi nhận văn bản.

Ngoài ra còn có các dấu hiệu khác chỉ độ mật, khẩn và mức độ chính

xác của văn bản (bản chính, bản sao).

1. Quốc hiệu

Viết trên cùng bên phải văn bản. Dòng trên viết:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM bằng chữ in hoa.

Dòng dưới viết:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc bằng chữ thường có gạch nối ở giữa, phía

dưới có gạch ngang.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(Theo Công văn số 1053/VP ngày 12-8-1976 của Thủ tướng Chính phủ

về việc dùng tiêu đề công văn và việc sử dụng con dấu mới).

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Viết ngang hàng Quốc hiệu, góc trái của văn bản. Đối với văn bản của

các cơ quan quyền lực Nhà nước (Quốc hội, UBTV Quốc hội, Chủ tịch nước,

Hội đồng nhân dân các cấp), cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền

chung (Chính phủ, ủy ban nhân dân các cấp), cơ quan đứng đầu ngành (Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ) và cơ quan kiểm sát, xét xử

(Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân) thì chỉ ghi tên cơ quan ban lành

văn bản. Đối với văn bản của các cơ quan lệ thuộc vào cơ quan khác trong tổ

chức và hoạt động như các cơ quan hành chính có thẩm quyền chuyên môn

ở địa phương (sở, phòng, ban), các đơn vị cơ sở thuộc bộ máy hành chính

(trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu, v.v…) thì phía trên tên cơ quan ban

hành văn bản phải ghi tên cơ quan chủ quản mà nó trực thuộc.

Ví dụ:

Ủy ban nhân dân

Thành phố Hồ Chí Minh

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

(Tên cơ quan cấp trên trực tiếp viết bằng chữ thường ở dòng trên, tên

cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa)

3. Số và ký hiệu của văn bản

Số và ký hiệu ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản.

- Về số của văn bản

Các văn bản ban hành được đánh số theo số thứ tự từ số 01 đối với

văn bản được ban hành đầu tiên vào ngày đầu năm và kết thúc là văn bản

được ban hành cuối cùng của ngày 31 tháng 12 của năm (đánh theo năm

hành chính).

Mỗi cơ quan Nhà nước, tùy theo số lượng văn bản ban hành trong năm

nhiều hay ít, có cách thức đánh số riêng cho phù hợp. Có mấy cách đánh số

như sau:

+ Đánh số tổng hợp chung:

Cơ quan ban hành văn bản đánh số chung cho tất cả các văn bản

được ban hành trong năm theo thứ tự thời gian (mở đầu vào ngày 01-01 và

kết thúc vào ngày 31-12 mỗi năm). Cách đánh số này được áp dụng cho

những cơ quan, đơn vị có số lượng văn bản ban hành trong năm không lớn.

+ Đánh số theo tính chất công việc:

Cơ quan ban hành văn bản xác định tính chất của từng loại công việc

để đánh số riêng cho các văn bản ban hành về loại công việc đó. Cách đánh

số này gắn với việc phân loại, quản lý, bảo quản vặn bản và thuận lợi cho

việc tra tìm.

Văn bản quy phạm pháp luật thì sau số còn có năm ban hành văn bản

(Số 30/1998/QĐ-ƯB).

Ví dụ: Cơ quan ban hành có thể chia văn bản do mình ban hành thành

3 loại: loại quan trọng như quyết định đề án, tờ trình, báo cáo, kế hoạch,

v.v…; loại công văn giấy tờ liên quan đến giải quyết công việc; loại có tính

chất xã giao.

+ Đánh số theo loại công việc cụ thể:

Cơ quan ban hành có thể chọn một số loại công việc cụ thể, mang tính

chất tác nghiệp riêng để đánh số riêng cho các văn bản ban hành về công

việc đó.

Ví dụ: Công việc tổ chức, cán bộ; về xử phạt hành chính.

+ Đánh số theo hình thức văn bản:

Cơ quan ban hành có thể đánh số cho từng loại văn bản có cùng tên

gọi, như: quyết định, hợp đồng.

- Về ký hiệu của văn bản

Ký hiệu được trình bày liền với số văn bản, bao gồm chữ viết tắt của

mỗi loại văn bản và tên tắt chữ đầu của cơ quan ban hành ra loại văn bản đó.

Ví dụ: Số 30/QĐ-UB; Số 50/TCB-TC

Đối với các văn bản áp dụng pháp luật, thì ngoài chữ viết tắt tên loại

văn bản, tên của cơ quan ban hành, người ta còn bổ sung ký hiệu - tên công

việc, vấn đề được đề cập đến.

Ví dụ: Số 36/QĐ-UB, Số 20/QĐ-UB

4. Địa danh, ngày tháng ra văn bản

Ghi dưới Quốc hiệu (hơi lệch về phía bên phải). Trừ một số loại văn

bản như: Hiến pháp, luật, hợp đồng, biên bản, v.v… thì địa danh và ngày

tháng ghi ở cuối văn bản.

- Địa danh:

Ghi tên địa phương mà cơ quan, đơn vị ban hành đóng trụ sở và phù

hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan. Đối với các cơ quan trung ương hay

cơ quan của địa phương khác trú đóng ở một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc

trung ương, thành phố thuộc tỉnh thì ghi địa danh là tên tỉnh, thành đó.

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm…

Sở Công nghiệp thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh thì ghi Thành

phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm…

- Thời gian:

Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản (ngày ký). Đối với những văn

bản yêu cầu tính chính xác cao, những ngày dưới 10 và những tháng dưới 3

phải viết thêm số không phía trước.

Ví dụ: Ngày 08 tháng 01 năm 1996.

5. Trích yếu nội dung (T/Y)

Đối với công văn (thư công) dùng để giao dịch liên hệ, giải quyết công

việc, v.v… trong hoạt động quản lý điều hành - thường gọi là văn bản không

tên - thì phải có trích yếu nội dung. Trích yếu nội dung là phần ghi tóm tắt

chính xác nội dung văn bản (phần cốt yếu của văn bản) thường chỉ gồm một

số từ rõ nghĩa là đủ. Trích yếu được ghi ở góc trái phía trên dưới số và ký

hiệu.

Ví dụ: T/y: Thực hiện chương trình cải cách hành chính 1996.

6. Tên loại văn bản

- Tên loại văn bản do pháp luật hoặc văn bản quy phạm pháp luật (văn

bản pháp quy) quy định. Tên loại văn bản hiện nay được quy định đầy đủ

trong Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm

theo Nghị định 142/CP ra ngày 28-9-1963 và Thông tư 33/BT hướng dẫn về

hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của cơ quan hành chính Nhà

nước.

- Tên loại văn bản đều phải ghi đúng và rõ trên đầu văn bản, dưới địa

danh và ngày tháng. Cùng với tên loại văn bản là tóm tắt nội dung của văn

bản với ký hiệu: v/v…

Ví dụ:

THÔNG BÁO

v/u Cuộc họp của Ban chỉ đạo

cải cách hành chính Thành phố

- Thông thường pháp luật chỉ quy định tên loại văn bản cho từng cơ

quan Nhà nước, như: quyết định, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị,

thông tư của Bộ trưởng, quyết định, chỉ thị của UBND, v.v… Trong trường

hợp này, có thể hình thành văn bản bằng cách ghép tên loại văn bản với tên

cơ quan ban hành và có phần trích yếu nội dung.

Ví dụ:

NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ

Về tổ chức và hoạt động của Công chứng Nhà nước

7. Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là phần chủ yếu của bất cứ một văn bản nào. Tùy

theo vấn đề, mục đích, hình thức văn bản khác nhau mà người soạn thảo văn

bản lựa chọn các kết cấu nội dung, hình thức, văn phong cho phù hợp nhằm

bảo đảm cho văn bản có hiệu lực và hiệu quả.

8. Chữ ký và con dấu

Chữ ký và con dấu của cơ quan trên văn bản thể hiện giá trị pháp lý

của văn bản. Điều 5 của "Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác

lưu trữ" đã quy định chỉ thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền mới

được ký công văn. Bên trên và dưới chữ ký phải ghi rõ chức vụ và tên họ của

người ký. Để tránh lặp lại thông tin không cần thiết, ở phần thẩm quyền ký

không cần phải nhắc lại tên cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ: Văn bản của Sở Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh thì chỉ cần

ghi ở phần thẩm quyền:

GIÁM ĐỐC

Chữ ký

NGUYỄN VĂN A

K/T GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc

Chữ ký

TRẦN VĂN Y

Không cần ghi:

GIÁM ĐỐC

SỞ CÔNG NGHIỆP TP

Chữ ký

NGUYỄN VĂN A

K/T GIÁM ĐỐC

SỞ CÔNG NGHIỆP TP

Phó Giám đốc

Chữ ký

TRẦN VĂN Y

9. Nơi nhận

Nơi nhận văn bản được trình bày ở cuối văn bản, ngang với thẩm

quyền ký. Đối tượng nhận văn bản được chia mấy nhóm như sau:

- Nhóm có trách nhiệm thi hành văn bản.

- Nhóm để báo cáo.

- Nhóm để biết phối hợp.

- Nhóm có trách nhiệm lưu văn bản.

Đối với các công văn, phải ghi nơi nhận ở trên đầu công văn, dưới chỗ

ghi ngày, tháng. Đồng thời ghi thêm vào góc dưới phía trái của công văn

những nhóm cần thiết khác: để báo cáo, để phối hợp, lưu văn phòng.

Đối với các công văn gởi đi có văn bản gởi kèm theo, thì số lượng văn

bản kèm theo này phải được ghi rõ ở trong công văn cùng với tên của mỗi

văn bản (ghi tóm tắt có mấy văn bản, số ký hiệu, tên văn bản) ở ngay dưới

chỗ ghi trích yếu của công văn.

Ngoài 9 yếu tố trên đây, còn có các dấu hiệu khác như mức độ mật và

khẩn cẩp của văn bản. Các dấu hiệu "mật" và "khẩn cấp" của văn bản được

đóng ở góc bên trái dưới chỗ ghi trích yếu của công văn hoặc dưới số và ký

hiệu của văn bản.

Dấu hiệu bí mật gồm có: "MẬT", "TỐI MẬT", "TUYỆT MẬT"

Dấu hiệu về mức độ khẩn cấp gồm có: "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN",

"HỎA TỐC".

(Mức độ "mật" và "khẩn cấp" của văn bản do người ký có thẩm quyền

quyết định).

MẪU CƠ CẤU HÌNH THỨC CỦA MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN

M1. Trình bày một công văn

Tên cơ quan

Số ký hiệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

T/Y (Địa danh),ngày… thảng… năm..

Kính gởi: ……………………………

Nội dung công văn

Nơi nhận:

- nt

- LưuVT

Thẩm quyền ký

Chức vụ

Họ và tên

M2 – Mẫu của một công văn cụ thể

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Số: ……/UB-VX

T/y: Báo cáo triển khai ứng

dụng công nghệ thông tin

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm ……

Kính gởi: Giám đốc các Sở, Ban, Ngành thành phố

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

Nơi nhận:

- Như trên

- UBND: PCT/CN

- VPUB: PVP/CN

- Lưu

T/M UBND THÀNH PHỐ

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

M3 – Mẫu của một văn bản có tên gọi cụ thể

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Số: ……/UB-VX

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm ……

THÔNG BÁO

V/v Chuẩn bị sơ kết đạt 2 thực hiện Nghị định 87-

88/CP và Chỉ thị 814ITTg

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

Nơi nhận:

- BCD 814/TW-VPCPKT

T/M ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

KT. CHỦ TỊCH

- Bộ trưởng Trần Hoàn

- Lưu

PHÓ CHỦ TỊCH

M4 – Mẫu của một văn bản nghị quyết cụ thể

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

XÃ: ………………………

Số: ……/ NQ-HĐND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(Địa danh), ngày …… tháng …… Năm ……

NGHỊ QUYẾT

Hội đồng nhân dân xã ……

Khóa …… kỳ họp thứ ………

Hội đồng nhân dân xã khóa … đã họp kỳ thứ … ngày … tháng … năm

tại …………

Sau khi nghe báo cáo của UBND xã về ………………………………

Sau khi nghe tổng hợp các ý kiến của cử tri: ………………………

Sau khi nghe ý kiến thảo luận của các đại biểu về: ………… ………

Hội đồng nhân dân đã nhất trí:

QUYẾT NGHỊ

I. Thống nhất với những nội dung báo cáo của UBND xã, Hội đồng

nhân dân xã nhận thấy

………………………………………………………………………

II. Thông qua phương hướng, nhiệm vụ công tác quý năm của UBND

xã. Hội đồng nhân dân xã thấy cần lưu ý một số trọng tâm công tác và các

biện pháp cần áp dụng sau:

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

Hội đồng nhân dân xã…khóa…kỳ họp thứ… nhiệt liệt hoan nghênh các

ý kiến đóng góp và sự tham gia thực hiện tốt nghị quyết HĐND của cán bộ và

nhân dân toàn xã, đồng thời tin tưởng rằng

………………………………………………………………………

Nghị quyết đã được thông qua với …… số phiếu thuận.

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

M5 – Mẫu của một văn bản quyết định cụ thể

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Số: ……/QĐ-UB

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm ……

QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TP

V/v Sắp xếp lại tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn

thuộc ủy ban nhân dân quận, huyện.

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

- Căn cứ …………………………………………………………

- Căn cứ …………………………………………………………

- Theo đề nghị ……………………………………………………

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ………………………………………………………

…………………………………………………………

Điều 2: ……………………………………………………………

Điều 3: Chánh văn phòng ……có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận:

- Như điều 3

- Lưu

T/M ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

CHỦ TỊCH

VI. QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ CHỮ KÝ, CON DẤU VÀ NGUYÊN TẮC RA VĂN BẢN, THỦ TỤC RA VĂN BẢN

Quy chế pháp lý về chữ ký, con dấu và nguyên tắc ra văn bản, thủ tục

ra văn bản được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật:

- Nghị định 142/CP ra ngày 28 – 9 - 1963 ban hành "Điều lệ về công tác

công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ".

- Nghị định 62/CP ngày 22-9-1993 quy định về việc quản lý và sử dụng

con dấu.

- Thông tư 33/BT ngày 10 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Chủ

nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban

hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước.

- Dựa trên những văn bản, các cơ quan Nhà nước từ Trung ương tới

địa phương đã đề ra những quy định cụ thể trong các văn bản hướng dẫn,

trong các quy chế tổ chức hoạt động về thẩm quyền ký, sử dụng con dấu ra

văn bản.

A. CHỮ KÝ

1. Quy chế pháp lý chung

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản mình đã ký. Thủ

trưởng, phó thủ trưởng phải ký các văn bản nói đến những vấn đề quan trọng

như: phương châm, chính sách, chương trình, chủ trương, kế hoạch công

tác, những báo cáo, những công văn xin chỉ thị cấp trên, những nghị quyết,

thông tư, chỉ thị về công tác gởi cấp dưới, các giấy tờ giới thiệu, công lệnh

cấp cho cán bộ, nhân viên đi làm những công tác quan trọng.

- Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho

cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp ký những văn bản mà

theo luật lệ phải do thủ trưởng cơ quan ký, việc ủy quyền này phải được hạn

định trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền ký văn bản không

được ủy quyền lại.

- Đối với những văn bản, ngoài những văn bản nói ở trên đây, thì cán

bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy nhiệm ký thừa

lệnh.

- Văn bản do người không có thẩm quyền ký thì không có giá trị. Cơ

quan nhận được văn bản này phải gởi trả lại ngay cơ quan đã gởi và nói rõ

không có giá trị.

- Cán bộ hoặc nhân viên ký văn bản trái phép sẽ bị thi hành kỷ luật

nặng hay nhẹ tùy theo trường hợp.

- Chánh văn phòng (Theo Nghị định 156/HĐBT ngày 17 tháng 12 năm

1981 ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ

công tác của văn phòng UBND cấp tỉnh) được thừa lệnh ủy ban nhân dân ký

các công văn thường, giấy triệu tập họp, thông báo của UBND gửi các ngành,

các cấp trong tỉnh, bản tin hàng ngày gửi lên cấp trên, các văn bản sao lục và

giấy công tác cho thủ trưởng các ngành đi công tác ngoài tỉnh.

2. Hình thức ký

Hình thức ký thể hiện thẩm quyền của người ký. Có các hình thức sau

đây:

- T/M (thay mặt): áp dụng cho cơ quan làm việc theo chế độ tập thể.

Ví dụ:

T/M Ủy ban nhân dân quận 5

Chủ tịch

- K/T (ký thay): áp dụng cho cấp phó khi được cấp trưởng ủy quyền giải

quyết một hoặc một số công việc của cơ quan, đơn vị.

Ví dụ:

K/T Giámđốc

Phó Giám đốc

T/M UBND huyện

K/T Chủ tịch

Phó Chủ tịch

- Q (ký quyền): áp dụng trong trường hợp một cấp phó được cơ quan

có thẩm quyền giao cho thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ trưởng cơ

quan khi thủ trưởng cơ quan phải vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó

đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyêt thủ trưởng.

Ví dụ:

Q. Giám đốc

T/M UBND tỉnh

Q. Chủ tịch

- TUQ (thừa ủy quyền): áp dụng trong trường hợp đặc biệt khi Thủ

trưởng cơ quan ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những

văn bản theo luật lệ Thủ trưởng cơ quan phải ký.

Ví dụ:

TUQ. Giám đốc

Trưởng phòng kinh doanh

- T/L (thừa lệnh): áp dụng trong trường hợp ngoài những văn bản thec

luật lệ Thủ trưởng phải ký, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một

cấp có thể được ủy nhiệm ký thừa lệnh

Ví dụ:

T/L HIỆU TRƯỞNG

Trưởng phòng đào tạo

T/L GIÁM ĐỐC

Trưởng phòng hành chính

3. Thủ tục ký

- Điểm 3 mục III của Thông tư 33/BT quy định quá trình soạn thảo văn

bản cần phải có sự tham gia của cán bộ chuyên môn, pháp luật và trước khi

trình ký, các cán bộ này phải thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, pháp

lý và hình thức văn bản. Chánh văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan

thuộc Chính, phu, Ủy ban nhân dân - tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

phải ký tắt và chịu trách nhiệm về văn bản trình lãnh đạo ký.

- Điểm 18 Nghị định 142/CP cũng quy định người đưa kỳ văn bản phải

soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.

B. CON DẤU

1. Quy chế pháp lý chung về việc quản lý và sử dụng con dấu

- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý việc sử

dụng con dấu. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng 1 con dấu cùng loại giống

nhau. Con dấu chỉ đựợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký

của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc câp dưới trực tiếp được ủy

quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó). Khi đóng dấu lên các văn bản,

giấy tờ phải rõ nét, phải đóng con dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của

cấp có thẩm quyền hoặc đóng vào tờ chưa ghi nội dung), không được tùy tiện

mang con dấu theo người. Con dấu của các cơ quan, tổ chức phải giao lại

cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản

và phải có trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. Nghiêm cấm

việc làm con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. Khi con dấu bị

mất phải báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất, đồng thời phải báo cho

cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu phối hợp truy tìm và thông báo hủy

bỏ con dấu đã bị mất.

2. Hình thức con dấu

- Dấu có hình Quốc huy

Các cơ quan quyền lực Nhà nước, Tòa án, Viện kiểm sát, Chính phủ,

các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước

thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân và URND các cấp, cơ quan công chứng

cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan ngoại giao được sử

dụng con dấu có hình Quốc huy.

- Dấu tròn không có hình Quốc huy

Các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác thuộc

Chính phủ; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND từ cấp huyện trở lên; các

tổ chức sự nghiệp, các tổ chức quần chúng, các tổ chức kinh tế, v.v… được

sử dụng con dấu không có hình Quốc huy.

Ngoài ra, tùy theo yêu cầu công tác, các cơ quan, đơn vị có thể khắc

thêm con dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ nhưng phải giống về mặt nội dung

so với con dấu chính thức của cơ quan, đơn vị mình. Việc khắc các con dấu

có kích thước khác nhau, dấu chìm, dấu nổi phục vụ cho công việc có tính

chuyên dụng phải được phép của cơ quan công an đã cấp giấy phép khắc

dấu cho cơ quan, đơn vị.

C. NGUYÊN TẮC RA VĂN BẢN

1. Cơ quan ra văn bản phải theo đúng thẩm quyền do luật định.

2. Văn bản do các cơ quan ban hành không được trái với luật lệ, chính

sách, trái với văn bản của cơ quan cấp trên,

3. Hình thức văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật về thể

thức, thủ tục, quy chế, từ ngữ, cách viết của văn bản Nhà nước.

4. Văn bản do Thủ trưởng các ngành ở trung ương quy định các vấn đề

thuộc quyền quản lý thống nhất của ngành, có hiệu lực bắt buộc thi hành đối

với tất cả các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở trong cả nước. Các văn bản

của UBND địa phương quy định các vấn đề thuộc quyền quản lý hành chính

của chính quyền địa phương có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với mọi cơ

quan, tổ chức cán bộ, viên chức thuộc Trung ương đóng trên địa bàn.

D. THỬ TỰC BAN HÀNH VĂN BẢN

1. Thủ tục trình ký

Văn bản trình ký phải kèm đủ hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký

xem xét quyết định. Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp

trình bày với người ký văn bản. Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành

chính) phải ký tắt và chịu trách nhiệm về văn bản trình lãnh đạo cơ quan ký.

2. Thủ tục ký văn bản

Người ký văn bản là người chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về văn

bản mà mình ký. Do đó, người ký văn bản phải xem xét kỹ về mặt nội dung,

hình thức của văn bản rồi mới ký. Chánh văn phòng hoặc chuyên viên, cố vấn

pháp luật chỉ chịu trách nhiệm trực tiêp trước người ký văn bản.

3. Thủ tục gởi văn bản

Văn bản phải được gởi dúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng người có trách

nhiệm thi hành, không được chuyển vượt cấp, chuyển không đúng người có

thẩm quyền giải quyết.

Người ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và

theo đúng những quy định, quyển hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng

cơ quan mà quyết định việc gởi và sao gởi công văn.

4. Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ hoặc hủy bỏ văn bản sai trái

Cần sửa đổi, bãi bỏ, hủy bỏ ngay những văn bản có khuyết điểm, lỗi

thời, sai lầm… Phải dùng văn bản quyết định để sửa đổi, bãi bỏ hoặc hủy bỏ

văn bản, không được dùng văn bản hành chính thông thường để sửa đổi văn

bản pháp quy. 

M1 – Mẫu sao y bản chính

TÊN CƠ QUAN

SỐ: ……… /KH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày … tháng … năm……

TÊN VĂN BẢN

V/v: ……………………………………

NỘI DUNG

Thẩm quyền ký

Chức vụ

Đã ký

Họ và tên

Nơi nhận

-

-

- Lưu

Sao y bản chính

Chánh văn phòng

Chữ ký

Họ và tên

Trường hợp phải sửa đổi, bãi bỏ hoặc hủy bỏ văn bản khi việc ban

hành văn bản không theo đúng nguyên tắc; văn bản ban hành gây thiệt hại

đến quyền lợi của nhân dân, của cán bộ, viên chức Nhà nước.

Nguyên tắc ai ban hành văn bản sai thì người đó phải sửa đổi hoặc hủy

bỏ văn bản. Cấp trên một cấp có thẩm quyền sửa đổi hoặc hủy bỏ văn bản

của cấp dưới. Văn bản phải sửa đổi là văn bản có khuyết điểm. Văn bản phải

bãi bỏ là văn bản hết hiệu lực, lỗi thời, không phù hợp. Văn bản phải hủy bỏ

là văn bản sai lầm, trái pháp luật, trái với quy định của cấp trên.

5. Thủ tục sao văn bản

Phải phân biệt ranh giới giữa sao y bản chính, sao lục và trích sao.

Phía dưới văn bản được sao phải có gạch ngang. Đối với sao y bản chính

phải có các thành phần: Nơi sao, tên bản sao (sao y bản chính), thẩm quyền

ký sao y bản chính. Đối với sao lục (sao y) phải có: tên cơ quan sao, số ký

hiệu (số…/SL hoặc SỐ…/SY), nơi nhận, ngày tháng sao, thẩm quyền ký sao

lục (sao y).

M2 - Bản sao (Bản sao lục)

TÊN CƠ QUAN

SỐ: ……… /KH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày … tháng … năm……

TÊN VĂN BẢN

V/v: ……………………………………

NỘI DUNG

Nơi nhận

-

-

- Lưu

Thẩm quyền ký

Chức vụ

Đã ký

Họ và tên

Tên cơ quan

Số: …/SY(1)

Sao y gửi:

-

-

- Lưu

(1) SỐ…/SY hoặc SỐ…/SL

(2) Bản sao hoặc sao lục

Địa danh, ngày … tháng … năm …

Chánh văn phòng

Họ và tên

M2a - Bản sao một văn bản cụ thể

CHÍNH PHỦ

SỐ: …/NĐ-CP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày … tháng … năm……

NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ

Về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước

CHÍNH PHỦ

- Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

- Để tăng cường công tác hành chính - tư pháp và quản lý xã hội bằng

pháp luật;

- Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,

NGHỊ ĐỊNH

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

T/M CHÍNH PHỦ

K/T THỦ TƯỚNG

PHÓ THỦ TƯỚNG

Đã ký

PHAN VĂN KHẢI

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

VĂN PHÒNG

Số: …/SY

Sao y gửi:

- TT/TU, TT/HĐND, UBND/TP

- Các Sở, Ban, Ngành TP

- …

- Lưu

TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG

(Ký tên, đóng dấu)

Chương 17. CÁCH THỨC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

I. NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Nắm vững những yêu cầu có tính nguyên tắc đối với việc soạn thảo văn bản hành chính

a) Thể chế hóa và cụ thể hóa được luật lệ, chính sách của Nhà nước và văn bản của cấp trên

Nội dung văn bản phải phản ánh đúng đường lối, chủ trương, chính

sách của Đảng, Nhà nước, Nghị quyết của HĐND, phải phù hợp với pháp

luật, với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân.

Yêu cầu của việc thể chế hóa và cụ thể hóa văn bản cấp trên thường

được thể hiện ở bốn điểm sau đây: phạm vi đối tượng và hành vi cần điều

chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm nhất định; áp dụng đúng chế tài,

hiệu lực pháp lý về mặt thời gian, không gian và nhân cách.

b) Bảo đảm tính khoa học

Tính khoa học của văn bản được thể hiện ở ba điểm:

- Nội dung, ý tưởng ghi trong văn bản phải rõ ràng, chính xác, không

làm người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.

- Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở của ý sau,

ý sau nhằm minh họa, giải thích ý trước.

- Câu văn phải súc tích, ngắn gọn, không có ý trùng, thừa hoặc lạc đề.

Súc tích là với số lượng từ giữ ít nhất nhưng lại chứa đựng thông tin nhiều

nhất.

c) Tính đại chúng

Tính đại chúng được thể hiện ở hai điểm:

- Văn bản viết ra phù hợp với người đọc (đối tượng quản lý của mình),

phù hợp với trình độ dân trí.

- Nội dung thiết thực, rõ ràng, lời lẽ giản đơn, dễ hiểu, dễ nhớ.

d) Tính khả thi

Nội dung văn bản phải vừa trình độ người thực thi. Những quy phạm

pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý phải cụ thể, có những điều kiện

bảo đảm cho việc thực hiện.

Người viết phải hiểu đối tượng, tự đặt mình vào hoàn cảnh, địa vị người

thi hành văn bản, làm cho các quyết định được đề ra dễ đi vào cuộc sống,

biến thành hiện thực.

2. Những kiến thức cần được trang bị đối với người soạn thảo văn bản

Muốn cho văn bản viết ra thể hiện được những yêu cầu có tính nguyên

tắc trên đây, người soạn thảo văn bản phải có những kiến thức cơ bản và sự

hiểu biết về các mặt sau đây:

a) Hệ thống tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, tổ chức xã

hội, tổ chức kinh tế.

b) Hệ thống luật lệ, chính sách, quy định của Nhà nước, của các cơ

quan chủ quản ngành, địa phương có liên quan đến hoạt động của ngành, cơ

quan, địa phương mình.

c) Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, nội dung hoạt động của

cơ quan, đơn vị mình và của các cơ quan, đơn vị có liên quan, nhất là các cơ

quan, đơn vị trực thuộc.

d) Nắm luật lệ, quy định của Nhà nước, của ngành, của địa phương,

của cơ quan cấp trên về công tác công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ (về việc ra

văn bản, ký văn bản, chuyển giao và quản lý văn bản, v.v…).

đ) Có trình độ chuyên môn, văn hóa phù hợp với hoạt động của cơ

quan, đơn vị mình công tác. Ngoài ra, phải có những kiến thức hỗ trợ khác

như: ngôn ngữ, giao tiếp - ứng xử, kinh tế, chính trị, xã hội, kiến thức quản lý,

lãnh đạo, kiến thức tâm lý, v.v…

Tóm lại, văn bản được viết ra không phải chỉ chứa đựng những quy

định, những yêu cầu, mệnh lệnh, cách thức giải quyết công việc, sự giao dịch

liên hệ mà còn thể hiện cả quan điểm, trình độ nhận thức và phẩm chất của

người viết, người ký văn bản. Cho nên, những kiến thức cần có trên đây là

bắt buộc, không thể thiếu được đối với người soạn thảo văn bản, nhất là soạn

thảo văn bản hanh chính quan trọng như các quyết định, chỉ thị, các quy định,

các đề án, tờ trình, v.v…

Ngoài ra cũng cần phải lưu ý rằng trong đổi mới quan lý hành chính, cả

năm mặt trên đây đều trải qua nhiều cải cách, sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung,

hoàn chỉnh, mà người soạn thảo văn bản phải kịp thời cập nhật. Tốt nhất là

các tài liệu cập nhật về từng mặt đó phải được tập hợp thành các hồ sơ

nguyên tắc, sắp xếp ở chỗ thuận tiện nhất cho việc tra cứu, sử dụng.

II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (LOẠI QUAN TRỌNG)

Thảo văn bản là một công việc quan trọng trong hoạt động hành chính.

Để văn bản được soạn thảo ra có chất lượng, đạt yêu cầu của mục tiêu

đề ra, việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành theo một quy trình nhất

định.

1. Công tác chuẩn bị

a) Xác định vấn đề định viết và mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản

Mục đích có tính phổ biến trong việc soạn thảo và ban hành văn bản

của các cơ quan là đưa ra một quyết định về một chủ trương, về một biện

pháp cần thực hiện: hướng dẫn, giải thích một văn bản của cấp trên hoặc của

bản thân cơ quan mình; thông tin cho đối tượng quản lý về một tình hình; để

báo cáo một kết quả hoạt động; đề xuất một vấn đề mới xin ý kiến cấp trên;

chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra; góp ý kiến, yêu cầu, đề nghị về một vấn đề; giao

dịch, liên hệ, trao đổi công tác, v.v…

Xác định vấn đề, mục đích của việc ban hành văn bản làm cơ sở cho

việc giới hạn khuôn khổ vấn đề định giải quyết, cách viết, cách trình bày và

kiểm tra những thông tin tư liệu phục vụ cho việc soạn thảo văn bản.

b) Xác định đối tượng nhận văn bản

Đối tượng nhận văn bản là cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp hay

công dân, cán bộ, nhân viên thuộc đối tượng quản lý.

Xác định rõ đối tượng nhận văn bản làm cơ sở trước hết cho việc xác

định nội dung thông tin của văn bản. Những nội dung thông tin được đề cập

trong văn bản phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của đối

tượng nhận văn bản. Họ có đủ thẩm quyền giải quyêt, xử lý vấn đề không và

giải quyết tới mức nào thì mới nêu ra đến mức ấy.

Xác định đối tượng nhận văn bản còn giúp cho người soạn thảo chọn

cách viết cho phù hợp cả về hình thức, văn phòng, làm cho văn bản có sức

thuyết phục.

c) Xác định nội dung cần trình bày (cần thông tin)

Căn cứ vào vấn đề, mục đích yêu cầu và đối tượng đã được xác định

để xác định nội dung cần trình bày, cần thông tin trong văn bản. Vấn đề được

trình bày rộng lớn hay giới hạn trong phạm vi nhất định đều tùy thuộc vào

mục đích, yêu cầu và đối tượng nhận văn bản. Cùng một vấn đề nhưng với

mục đích khác nhau, nội dung được xác định khác nhau. Thí dụ cùng vấn đề

lương nhưng đối tượng nhận văn bản là Phòng Tài chính, Sở Tài chính,

UBND cấp tỉnh, thành, Bộ Tài chính, Bộ Lao động Thương binh - Xã hội thì

nội dung lại được thể hiện khác nhau.

Xác định rõ nội dung cần trình bày (thông tin) trong văn bản làm cơ sở

cho việc xây dựng đề cương, thu thập tài liệu, thông tin; bổ sung, chỉnh lý tài

liệu, tư liệu. Văn bản dược soạn thảo sẽ có cơ sở vững chắc hơn.

2. Xây dựng kết cấu, làm dàn ý chi tiết

Một văn bản thường có ba phần:

a) Phần mở đầu

Phần mở đầu là phần đặt vấn đề, giới thiệu vấn đề hoặc nói rõ lý do,

mục đích của vấn đề được đặt ra. Có hai cách mở đầu: cách thứ nhất là giới

thiệu vấn đề, nói rõ mục đích, lý do mà vấn đề được đặt ra. Cách thứ hai là

trực tiếp nêu rõ lý do, mục đích của vấn đề. Tùy hoàn cảnh, đối tượng mà

người soạn thảo có thể chọn cách mở đầu này hoặc cách mở đầu khác.

b) Phần nội dung (phần giải quyết vấn đề)

Căn cứ vào mục đích, lý do đã nêu ở phần mở đầu mà xác định những

ý chính cần nêu ra ở phần nội dung. Mỗi ý chính được làm thành một đoạn

của văn bản. Văn bản có nhiều ý chính hay ít ý chính là tùy thuộc vào mục

đích, phạm vi, tính chất phức tạp hay đơn giản của vấn đề được đặt ra.

Xin ý kiến lãnh đạo về những ý chính được xác định nhằm làm cho văn

bản dự thảo phù hợp với ý kiến của lãnh đạo.

Sau khi xin ý kiến của lãnh đạo, nếu còn thấy vấn đề gì chưa, rõ, chưa

thật chắc chắn, chưa yên tâm, nhất là những vấn đề liên quan đến các ngành

chức năng, các cơ quan chuyên môn thì cần phải làm việc với các ngành, các

cơ quan ấy bằng cách gặp gỡ, bàn luận trực tiếp, bằng văn bản hoặc thông

qua diện thoại. Khi những công việc trao đổi đã hoàn tất, người soạn thảo văn

bản cần suy luận lại một lần nữa với những câu hỏi: Vấn đề đặt ra giải quyết

như vậy có đúng thẩm quyền không? Nên chọn hình thức văn bản nào cho

thích hợp? Có vi phạm pháp luật, văn bản của cấp trên không? Có làm thiệt

hại, ảnh hưởng không tốt đến quyền lợi của nhân dân, của cán bộ công nhân

viên không? Mục đích của những câu hỏi này là nhằm tránh sự độc đoán,

thiếu khách quan vì xuất phát từ những ý tưởng mang tính cá nhân.

c) Phần kết thúc

Nếu phần giải quyết vấn đề đã nêu đầy đủ những ý chính thì không cần

phải kết thúc. Trường hợp nội dung chưa nêu bật được ý chính thì có kết thúc

và phải nhấn mạnh ý chính cần được quan tâm.

3. Phác thảo văn bản

Trên cơ sở kết cấu và những ý chính dược xác định, việc phác thảo

phải làm sao cho lời văn (câu chữ) thể hiện được một cách chính xác những

ý tưởng đã nêu ra. Người soạn thảo chưa cần chú ý đến việc viết xuôi, viết

hay, viết đẹp. Việc tự chỉnh lại văn bản sẽ làm ở giai đoạn kế tiếp: biên tập

hoàn chỉnh (xem chương 5 tiếp theo).

4. Sửa chữa và kiểm tra lại bản thảo, trình duyệt ký ban hành

Việc sửa chữa và kiểm tra phải luôn đứng trên cương vị của người

nhận văn bản mà xem xét, sửa chữa. Phải đối chiếu lại với mục đích đã đặt

ra, kiểm tra lại thể thức của văn bản. Đối với những văn bản có ý nghĩa quan

trọng, liên quan đến nhiều ngành, cơ quan, địa phương, nhiều đối tượng khác

nhau, nhất thiết phải tổ chức thảo luận, thu thập ý kiến đóng góp của tập thể,

của các chuyên gia và những người giàu kinh nghiệm thực tiễn.

III. NHỮNG BIỆN PHÁP KỸ THUẬT LÀM CHO VĂN BẢN ĐƯỢC SOẠN THẢO CÓ CHẤT LƯỢNG, CÓ HIỆU QUẢ

Soạn thảo văn bản là một việc làm quan trọng trong hoạt động quản lý

Nhà nước cũng như trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác.

Văn bản tốt hay kém, có chất lượng hay không đều có ảnh hưởng đến hiệu

lực và hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Bởi vậy, muốn làm

cho văn bản được soạn thảo có chất lượng tốt, có hiệu quả, cần phải áp dụng

một số biện pháp mang tính kỹ thuật, tác nghiệp cụ thể.

1. Xây dựng kết cấu chặt chẽ, diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học, lý lẽ sắc bén

a) Xây dựng kết cấu chặt chẽ

Một văn bản có kết cấu chặt chẽ là văn bản có các phần, các ý, các câu

liên kết với nhau theo một chủ đề, theo một trình tự phát triển của sự vật, hiện

tượng, theo một thời gian nhất định, tạo thành một thể thống nhất. Thí dụ: một

công văn đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện một chủ trương, một kế hoạch đã

triển khai phải có các phần: kiểm điểm việc đã làm (việc làm được, chưa làm

được), ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, những biện pháp, phương

hướng khắc phục, phân công thực hiện và quy định thời gian hoàn thành.

b) Diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học, lý lẽ sắc bén

Luận cứ khoa học phải bao gồm sự việc với những số liệu cụ thể có so

sánh, làm cho người đọc dễ tin hơn vào vấn đề nêu ra. Luận cứ càng đầy đủ,

súc tích, lý lẽ càng sắc bén thì văn bản càng có hiệu quả. Thí dụ: Chỉ thị

406/TTg ngày 8 tháng 8 năm 1994 của Thủ tướng Võ Văn Kiệt về việc sản

xuất, buôn bán, đốt pháo có sức thuyết phục, được nhân dân đồng tình ủng

hộ vì qua những sự việc, số liệu cụ thể như: việc đốt pháo đã gây ra hàng

ngàn vụ tai nạn, cháy nhà, chết người hoặc gây thương tật suốt đời, ảnh

hưởng đến trật tự, an ninh, tổn thất kinh tế, ô nhiễm môi trường rất lớn, không

thống kê được. Đêm giao thừa ở Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh,

pháo đốt kéo dài liên tục 30 - 40 phút, 45/53 địa phương trong dịp Tết Nguyên

đán Giáp Tuất (1994) đã có 728 vụ tai nạn do pháo gây ra làm chết 71 người,

765 người bị thương, tiêu tốn 20 - 30 tỷ đồng.

2. Viết rõ ràng, sáng sủa

Văn bản viết ra làm sao phải dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện. Muốn vậy

cần phải chú ý đến những yếu tố sau đây:

a) Phải thể hiện sự nhạy cảm với người đọc

Người viết trong cả quá trình từ khi nghiên cứu khảo sát, xây dựng kết

câu, phác thảo, sửa chữa văn bản đều phải luôn luôn hướng vào người đọc,

hướng vào đối tượng nhận văn bản, thi hành văn bản, dựa vào họ để thông

tin những nội dung cần thiết với văn phong phù hợp.

Người viết chỉ đưa vào văn bản những lượng thông tin vừa phải, tránh

cả hai khuynh hướng đối nghịch nhau. Nhiều tin, người đọc bị nhiễu, bị rối.

Ngược lại ít tin quá cô đọng quá, làm cho người đọc khó hiểu, khó thực hiện.

Ngoài ra, người viết còn phải chọn các thí dụ điển hình để minh họa, làm cho

các nhận định khái quát, các kết luận có sức thuyết phục, cảm hóa.

b) Chú trọng kỹ thuật trình bày

Văn bản phải được phân chia thành từng đoạn. Nếu văn bản quan

trọng, có nhiều chủ trương, quy định, biện pháp chỉ đạo thực hiện thì cần có

tiêu đề nêu rõ nội dung từng đoạn, từng phần. Trong mỗi đoạn, phần hoặc

toàn bộ văn bản còn được sử dụng con số và con chữ để thể hiện các vấn

đề, các ý tưởng khác nhau. Kỹ thuật trình bày còn được thể hiện bởi các

khoảng trống trên văn bản tránh cho văn bản nhìn bị tối, không rõ ràng.

c) Phân đoạn rõ ràng

Các phân đoạn của một văn bản được phân chia rõ ràng hay không là

tùy thuộc vào một số yếu tố cơ bản:

- Độ dài của đoạn:

Về mặt nguyên tắc một đoạn chỉ nên chứa đựng một ý chính và ý chính

được thể hiện bằng một số câu nhất định. Số câu nhiều hay ít là tùy theo ý

chính cần được diễn giải nhiều hay ít để người đọc có thể nắm, hiểu và thực

hiện đúng những ý tưởng mà người viết quy định. Ý chính đơn giản có thể chỉ

dùng một câu hoặc vài ba câu là đủ. Ý chính phức tạp chứa các nguyên tắc,

quan điểm, chủ trương, biện pháp lớn thì phải thể hiện bằng nhiều câu khác

nhau. Bắt đầu sang một ý mới là phải chuyển đoạn. Khi viết một văn bản mà

nhìn lại thấy văn bản tối, rậm rạp, có nghĩa là văn bản đã không được ngắt

đoạn, hoặc viết với những đoạn quá dài.

- Cấu trúc của một đoạn:

Trong một đoạn thì ý quan trọng nhất được chứa đựng trong câu mở

đầu hoặc kết thúc là tùy thuộc cách lập luận của mỗi đoạn. Kinh nghiệm thực

tiễn cho thấy người đọc có thể hiểu một cách rõ ràng một đoạn nếu đoạn đó

được bắt đầu bằng một câu mang các ý chính. Ý chính đó có thể là một

nguyên tắc, một quan điểm, một chủ trương hoặc một sự khái quát nào đó.

Sau ý chính là những ý phụ minh họa làm sáng tỏ ý chính.

- Quan hệ giữa các đoạn:

Đối với nghị quyết, báo cáo, tờ trình, đề án hoặc những văn bản chỉ

đạo khác có nhiều vấn đề thì cần phải chỉ rõ quan hệ giữa các đoạn, giữa

đoạn trước và doạn sau. Khi kết thúc một đoạn thì phải có ý mở cho đoạn sau

hoặc mở đầu mỗi đoạn nhỏ bằng một từ ngữ báo hiệu quan hệ giữa các đoạn

như: Tuy vậy, tuy nhiên, nhưng mà, ngược lại, mặc dù, mặt khác, bởi thế cho

nện, kết quả là, hậu quả là…

- Đặt câu ngắn gọn:

Một trong những yếu tố quan trọng nhất làm cho văn bản viết được

sáng sủa và rõ là cách thức đặt câu và sắp xếp câu. Câu văn muốn rõ ràng

thì tư tưởng phải được trình bày ngắn gọn, mạch lạc, dễ hiểu, không có sắc

thái cảm xúc. Trật tự các thành phần chủ yếu trong câu được sắp xếp theo

thứ tự: Chủ ngữ - vị ngữ - bổ ngữ. Ba thành phần này làm thành hạt nhân của

câu. Chúng phải được sắp xếp gần nhau để giúp người đọc nắm bắt ngay sự

việc. Trên cơ sở hạt nhân cơ bản người ta mới xem xét phải thêm những

thành phần phụ khác như trạng ngữ, tính ngữ góp phần làm sáng tỏ ý gì của

sự việc.

- Dùng từ ngữ chính xác:

Từ ngữ không chỉ thuật lại các sự kiện, thông báo các chủ trương,

chính sách mà còn thể hiện quan hệ giữa người viết và người đọc, thể hiện

tính chính xác, văn hóa, lịch sự trong giao tiếp. Do đó cần thận trọng trong

việc sử dụng từ ngữ trong các văn bản hành chính, nhất là các văn bản hành

chính quan trong chứa đựng các quy phạm, đưa ra các chủ trương, chính

sách, chỉ đạo giải quyết những công việc hệ trọng, v.v… Để tránh cho người

đọc hiểu lầm hoặc hiểu khác nhau, người viết cần sử dụng những từ ngữ

thông thường, quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, quen thuộc với người

đọc; không dùng những từ ngữ nước ngoài nếu thấy không cần thiết; không

dùng từ Hán Việt liệu có thể thay thế được bằng từ Việt; không dùng những

từ có tính chất tu từ như thường dùng trong các thể loại văn khác.

3. Viết đúng, viết phù hợp

a) Viết đúng thường bao gồm những nội dung sau đây:

Đúng chính tả, đặt câu đúng, sử dụng các dấu chấm câu, chấm phẩy,

dấu hỏi, dấu hai chấm, v.v… đúng. Viết sai lỗi chính tả, đặt câu không đủ

thành phần, sử dụng các dấu chấm câu sai làm sai lệch ý tưởng của văn bản,

làm cho người đọc khó hiểu, dẫn đến việc thực hiện không đúng, làm cho văn

bản kèm chất lượng, kém hiệu quả.

b) Viết phù hợp

Đặc điểm của văn bản hành chính là mang tính khách quan, vô tư,

trang trọng, uy nghiêm, khuôn mẫu, lịch sự, văn hóa. Muốn viết văn bản hành

chính thể hiện những đặc điểm trên, điều cơ bản là phải phân tích rõ đối

tượng nhận văn bản. Nhận rõ đối tượng nhận văn bản không phải chỉ để xác

định lượng thông tin cần có trong văn bản mà còn là cơ sở cho người viết viết

phù hợp. Nếu chọn một cơ quan Nhà nước làm nơi xuất phát ra văn bản thì

đối tượng nhận văn bản có thể là cơ quan cấp trên, cơ quan cấp dưới, cơ

quan ngang cấp, một bộ phận dân cư, trong nội bộ cơ quan, một công dân

hoặc một cán bộ nhân viên, một tổ chức kinh tế, một tập thể lao động một tổ

chức xã hội hay một tổ chức quốc tế. Viết văn bản cho phù hợp với từng đối

tượng đã nêu đòi hỏi phải nắm được đặc điểm của mỗi loại về các mặt như:

những vấn đề họ quan tâm, mức độ họ quan tâm đến vấn đề đặt ra trong văn

bản, những phản ứng có thể có (lưu ý những quy luật về tâm lý con người

trước những yếu tố kích thích như đời sống khó khăn lại ra văn bản tăng giá;

dân đói, mất, mùa lại ra văn bản cho xuất khẩu lúa gạo; hàng hóa khan hiếm

lại ra lệnh cấm nhập khẩu…), quan hệ giữa các đối tượng nhận văn bản với

cơ quan phát hành văn bản, ký văn bản. Ngoài ra còn có thể xét dối tượng

nhận văn bản về mặt trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, những sở thích

riêng muốn văn bản ngắn gọn, lý luận hay đi thẳng vào vấn đề.

Một khi nắm được những đặc điểm cần biết như trên, người viết mới

chọn cách viết cho phù hợp. Nếu trình độ văn hóa của đối tượng nhận văn

bản có hạn thì nên dùng những câu ngắn gọn, dễ hiểu. Nếu đối tượng là

những người cần đọc và thực hiện văn bản thì phải nêu vấn đề ta muốn đối

tượng thực hiện cho rõ, cho chuẩn xác, cần nhấn mạnh điểm nào, chỉ dẫn cụ

thể điểm nào? Trường hợp đối tượng chỉ cần nắm thông tin để biết thì trình

bày tóm lược. Văn bản gởi cho cấp trên phải thể hiện tính khách quan, tôn

trọng nhưng không khúm núm, sợ sệt, không dùng lối văn xã giao. Văn bản

gởi cho cấp dưới phải thể hiện sự trang trọng, uy nghiêm, khách quan, chính

xác, rõ ràng, tránh cách hiểu và giải thích khác nhau. Văn bản viết cho cá

nhân công dân, cho cá nhân cán bộ nhân viên phải gọn gàng, dễ hiểu, chú

trọng đặc tính lịch sự, văn hóa, nhiều trường hợp phải dùng lối văn xã giao.

Chương 18. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG

I. SOẠN THẢO CÔNG VĂN

1. Định nghĩa:

Công văn là loại văn bản hành chính dùng phổ biến hàng ngày trong

các cơ quan Nhà nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ

quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.

2. Các loại công văn:

Công văn mời họp, công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị,

công văn trả lời, công văn hướng dẫn, giải thích, công văn đôn đốc.

3. Yêu cầu khi viết một công văn:

Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng; mỗi công văn chỉ nên đề cập đến một vấn

đề, một sự việc, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết; có tính thuyết

phục, làm cho người đọc dễ tin vào những diều đã viết; trình bày dúng quy

định của Nhà nước (Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Thủ tướng

Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ,

Thông tư 33/BT ngày 10 - 12 - 1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng

Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản của các cơ quan hành chính Nhà

nước). Công văn chỉ dùng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ

chức xã hội, cho nên không dùng lời lẽ tình cảm cá nhân hoặc trao đổi có tính

cách cá nhân trong công văn.

4. Kết cấu và cách trình bày một công văn

Một công văn thường có 3 phần: phần đặt vấn đề, phần phát triển (giải

quyết) vấn đề và phần kết thúc.

5. Cách viết một số loại công văn

a) Công văn mời họp

- Phần mở dầu nói rõ lý do, mục đích của cuộc họp, của hội nghị.

- Phần nội dung bao gồm phần tóm tắt nội dung chính của cuộc họp,

hội nghị, thành phần tham dự, ngày, giờ, địa điểm.

- Phần kết thúc là lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ,

đúng thành phần hoặc lời mong sự có mặt của quý đại biểu.

M.1 - Công văn mời dự hội nghị sơ kết học kỳ I và bàn phương hướng học kỳ II của sở Giáo dục

Kính gởi: ………………………

Để rút kinh nghiệm các mặt hoạt động, nhất là phong trào thi đua "Hai

tốt" trong học kỳ I và bàn phương hướng công tác trong học kỳ II, từ đó có cơ

sở hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học 19… - 19…, Sở Giáo dục tổ chức hội

nghị bàn về các nội dung trên.

Thành phần:

+ Trưởng Phòng Giáo dục các huyện, thị.

+ Hiệu trưởng các trường phổ thông cơ sở và phổ thông trung học.

Thời gian: Hội nghị làm việc trong 2 ngày, bắt đầu từ 8h00 sáng Thứ

hai ngày … tháng … năm 199…

Địa điểm: Tại Hội trường của Sở Giáo dục, số… đường…

GHI CHÚ: Các đại biểu mang theo bản báo cáo sơ kết học kỳ I của đơn

vị mình và bản dự thảo báo cáo sơ kết của Sở đã gởi.

Vì tính chất quan trọng của hội nghị, yêu cầu các đại biểu về dự hội

nghị đúng thành phần và đúng ngày, giờ quy định.

GIÁM ĐỐC

M.2 - Công văn mời nghe thuyết trình về quản lý hành chính

Kính gởi: ……………………

Kính mời đại diện của các cơ quan đến nghe Giáo sư Akio Kamiko,

Chủ nhiệm Ban quản trị trường Đại học tự trị Nhật Bản, chuyên gia của chính

phủ Nhật Bản được cử sang Việt Nam công tác ngắn ngày, thuyết trình về

quản lý hành chính địa phương và chế độ tự trị.

Trong thuyết trình có dành thời gian cho thính giả nêu câu hỏi để giáo

sư kết hợp trình bày cho phù hợp với tình hình và yêu cầu của ta

- Chủ trì: Ông Trang Văn Quí, Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố.

- Thời gian: 1 buổi, bắt đầu từ 9h sáng Thứ hai, ngày 29 tháng 11 năm

1993.

- Địa điểm: Trụ sở ủy ban nhân dân Thành phố, 86 Lê Thánh Tôn -

Quận 1.

Mỗi cơ quan có thể cử từ 1 đến 2 người tới dự.

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG

M.3 – Mẫu công văn mời dự hội nghị

Kính gởi: ………………………

Thực hiện chương trình của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

quản lý và công chức Nhà nước năm 1994, Ban Tổ chức và cán bộ Chính

phủ quyết định tổ chức Hội nghị bàn về: công tác đào tạo cán bộ quản lý và

công chức Nhà nước năm 1994.

Mục đích của Hội nghị là:

- Đánh giá tình hình, phân tích mặt mạnh, mặt yếu, rút kinh nghiệm về

công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và công chức Nhà nước trong

những năm qua.

- Xác định mục tiêu, phương hướng và bàn những biện pháp cụ thể

nhằm tăng cường hiệu quả quản lý, nâng cao chất lượng của công tác đào

tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và công chức Nhà nước.

- Thống nhất hệ thống tổ chức quản lý, phân công trách nhiệm đào tạo,

bồi dưỡng cán bộ quản lý và công chức Nhà nước.

- Hướng dẫn và thống nhất về chương trình, nội dung, quy trình đào

tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước,

- Phổ biến kế hoạch, thông báo chỉ tiêu đào tạo, bồi dưỡng đối với cán

bộ quản lý và công chức Nhà nước năm 1994.

Thành phần tham dự Hội nghị:

- Trưởng Ban và một chuyên viên theo dõi công tác đào tạo, bồi dưỡng

của Ban Tổ chức chính quyền tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Vụ trưởng và một chuyên viên theo dõi công tác đào tạo, bồi dưỡng

của các Vụ Tổ chức - cán bộ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ.

- Hiệu trưởng và Trưởng Phòng Giáo dục các trường bồi dưỡng cán bộ

quản lý, các Trường Hành chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,

các Trường bồi dưỡng cán bộ quản lý các Bộ, ngành Trung ương.

Thời gian và địa điểm hội nghị:

Hội nghị họp tại hai nơi với thời gian và địa điểm như sau:

- Đại biểu các Bộ, các Tỉnh, Thành phố phía Bắc từ Thừa Thiên - Huế

trở ra, họp tại

- Đại biểu các Tỉnh, Thành phố phía Nam từ Quảng Nam - Đà Nẵng trở

vào, họp tại

Các đại biểu đi họp cần mang theo:

- Báo cáo tình hình và kết quả đào tạo,bồi dưỡng về quản lý Nhà nước

từ năm 1990 đến nay.

- Những kiến nghị về đào tạo, bồi dưỡng các ngạch công chức hành

chính Nhà nước.

- Tiền ăn ở (nếu nội trú) trong 3 ngày.

Nhận được công văn này, đề nghị các cơ quan tham dự Hội nghị báo

danh sách đại biểu về Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ, 37A Nguyễn Bỉnh

Khiêm, Hà Nội, điện thoại Fax trước ngày… tháng… năm… để kịp chuẩn bị

cho Hội nghị.

BỘ TRƯỞNG, TRƯỞNG BAN

TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÍNH PHỦ

b) Công văn chất vấn, yêu cầu, đề nghị, kiến nghị

+ Phần mở đầu: nói rõ mục đích, lý do của chất vấn, yêu cầu, đề nghị,

kiến nghị.

+ Phần nội dung: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc đề xuất, việc

chất vấn, việc yêu cầu; nêu rõ nội dung cụ thể của việc chất vấn, yêu cầu; nêu

thời hạn cần dđược xem xét giải quyết vấn đề nêu ra,

+ Phần kết thúc: là sự mong mỏi quan tâm giải quyết vấn đề nêu ra và

lời cám ơn.

M.1 - Công văn đề nghị đặt thêm số điện thoại mới

Kính gởi: Ông Giám đốc Công ty Điện thoại TP. Hồ Chí Minh

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh với 2.000

sinh viên và 450 cán bộ, nhân viên, đóng tại địa bàn Thủ Đức - một huyện

ngoại thành xa Thành phố. Vì thế, mọi sự chỉ đạo của Bộ chủ quản cũng như

sự liên hệ với các cơ quan, đơn vị hữu quan đều phải qua điện thoại.

Hiện nay, vì yêu cầu công tác và giao dịch, Trường đã nâng tầng khu

vực làm việc để phát triển thêm 10 phòng, ban khác. Do đó, số máy điện thoại

đang sử dụng không đáp ứng được mọi thông tin liên lạc hàng ngày và không

thuận tiện cho các phòng ban mới vì chúng được đặt ở tầng trệt. Điều này đã

làm ảnh hưởng rất nhiều đến công tác và thời gian của người trực khi có điện

thoại bên ngoài gọi đến.

Vì lý do trên đây, Trường chúng tôi đề nghị quý Công ty chấp thuận cho

đặt thêm số máy nữa tại khu vực mới nâng tầng. Nếu được giải quyết,

Trường sẽ cử cán bộ đến làm việc cụ thể và đáp ứng mọi quy định, yêu cầu

của quý Công ty.

Rất mong sự giúp đỡ và tạo mọi diều kiện cho Trường chúng tôi hoàn

thành tốt nhiệm vụ đào tạo.

Xin chân thành cảm ơn.

HIỆU TRƯỞNG

M.2 - Công văn để nghị sửa chữa đường ống nước bị nghẹt

Kính gởi: Ông Giám đốc Công ty Cấp nước Thành phố

Công ty tư doanh chúng tôi là công ty vốn nước ngoài 100%, có chức

năng sản suất nước tinh lọc, nên nước chính là vấn đề thiết yếu đối với Công

ty chúng tôi.

Thế nhưng, kể từ ngày 25 – 5 - 1992 đến nay, lưu lượng nước tại Công

ty chúng tôi chảy rất yếu, làm ảnh hưởng đến sản xuất, đến hoạt động và sinh

hoạt của cán bộ, công nhân viên, nhất là đối với các nhân viên người nước

ngoài hiện đang làm việc và sinh hoạt tại Công ty chúng tôi.

Chúng tôi cho rằng đoạn đường ống trước đồng hồ nước của văn

phòng Công ty chúng tôi bị nghẹt. Tình trạng này nếu còn kéo dài trên một

tuần lễ nữa thì văn phòng Công ty chúng tôi phải tạm ngưng hoạt động cho

đến khi lưu lượng nước trở lại bình thường.

Vậy đề nghị quý Công ty Cấp nước vui lòng cử nhân viên đến văn

phòng Công ty chúng tôi tại số đường Bùi Thị Xuân, quận 1, Thành phố Hồ

Chí Minh để xem xét giải quyết.

Rất mong quý Công ty sớm xem xét giúp đỡ. Mọi phí tổn theo hợp đồng

sửa chữa chúng tôi sẽ thanh toán đầy đủ.

Xin chân thành cảm ơn.

GIÁM ĐỐC

c) Công văn trả lời

+ Phần mở đầu ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn (văn bản) số… ký

hiệu… ngày… tháng… năm… của ai về vấn đề gì.

+ Phần nội dung nêu những trả lời trực tiếp về từng vấn đề mà đương

sự yêu cầu. Nếu phần nào, vấn đề gì chưa trả lời được phải giải thích rõ lý do

vì sao.

+ Phần kết thúc thường bằng một câu mang tính xã giao lịch sự, thể

hiện quan tâm của người trả lời đối với người hỏi: Nếu còn vấn đề gì chưa rõ,

xin đề nghị quý cơ quan (đơn vị) cho biết, cơ quan (đơn vị) chúng tôi sẵn

sàng nghiên cứu trả lời.

M.1 - Công văn trả lời của Ban Tổ chức chính quyền Thành phố cho ủy ban nhân dân Quận 10 về việc xin kinh phí tập huấn tổ trưởng, tổ phó dân phố

Kính gởi: Ủy ban nhân dân Quận 10

Ban Tổ chức chính quyền Thành phố có nhận được văn bản số

201/CV-UB ngày 28 tháng 8 năm 1992 của ủy ban nhân dân Quận 10 về việc

xin kinh phí tập huấn cho Tổ dân phố trong toàn Quận.

Sau khi trao đổi với Sở Tài chính, ủy ban Kế hoạch và Trường Hành

chính Thành phố, Ban Tổ chức chính quyền Thành phố trả lời ủy ban nhân

dân Quận 10 như sau:

Trường Hành chính Thành phố đã có dự trù kinh phí tập huấn cho tổ

dân phố trong toàn thành phố năm 1992 và Sở Tài chính đã cấp tiền để

trường Hành chính Thành phố tổ chức các lớp bồi dưỡng chung trong quý 4 -

1992. Trường tiếp tục mở các lớp cho các đối tượng chưa tham dự, đề nghị

ủy ban nhân dân Quận 10 thông báo và tạo điều kiện cho các tổ trưởng, tổ

phó tổ dân phố ở trong quận cùng tham dự (khi có chiêu sinh của Trường

Hành chính thành phố).

Nhận được văn bản này, nếu quý cơ quan còn điều gì chưa rõ, xin cho

biết, chúng tôi sẽ sẵn sàng phúc đáp.

K/T TRƯỞNG BAN

PHÓ BAN

M.2 - Công văn trả lời về việc gây ô nhiễm môi sinh

Kính gởi: Ủy ban nhân dân Quận…

Chúng tôi vừa nhận được công văn số 29/CV-UB ngày 28 – 8 -1992

của ủy ban nhân dân Quận, về việc nhà máy chúng tôi đã không có biện pháp

xử lý chất thải và khí độc, làm ô nhiễm môi sinh, ảnh hưởng đến sức khỏe

của đồng bào chung quanh cũng như vệ sinh, mỹ quan thành phố. Nay,

chúng tôi xin trả lời như sau:

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do ống dẫn chất thải và khí độc

đã quá lâu năm bị nứt, bể. Nhưng nhân viên có trách nhiệm về khâu này

không báo cáo lên cấp trên kịp thời, để xảy ra sự việc đáng tiếc nói trên.

Hiện nay chúng tôi đã cho thợ đến sửa chữa, đồng thời cũng đôn đốc

công nhân hoàn thành sớm để tránh gây phiền hà cho đồng bào ở khu vực

chung quanh. Chúng tôi xin bảo đảm chậm nhất là vào ngày 25 - 8, hiện

tượng đáng tiếc nói trên sẽ không còn.

Trong quá trình sửa chữa, nếu có vấn đề gì chưa đồng ý, xin vui lòng

báo cho chúng tôi được rõ. Chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.

Xin chân thành cám ơn.

GIÁM ĐỐC

d) Công văn đôn đốc nhắc nhở

+ Phần mở đầu nhắc lại một chủ trương, một kế hoạch, một quyết định

hoặc một văn bản đã được chỉ đạo thực hiện.

+ Phần nội dung bao gồm việc tóm tắt tình hình thực hiện (công việc đã

làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân); đề ra biện pháp tiếp tục thực

hiện những tồn tại; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị tiếp tục tổ chức thực

hiện và thời gian thực hiện.

+ Phần kết thúc yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn trương triển khai và báo

cáo kết quả cho ban chỉ đạo, cho cấp trên.

M.1 - Công văn về việc phòng cháy, chữa cháy

Kính gởi: Các Chi nhánh kho bạc Nhà nước huyện, thị

Chi cục đã có công văn số 30/CV-KB ngày 10-10-1993 gởi các chi

nhánh kho bạc Nhà nước huyện hướng dẫn về việc phòng cháy, chữa cháy ở

cơ sở.

Việc phòng cháy, chữa cháy trong thời gian vừa qua tại các chi nhánh

kho bạc tuy đã có triển khai thực hiện và có một số chi nhánh đã làm tốt công

tác này, nhưng nhìn chung tiến độ vẫn còn chậm. Một số chi nhánh đôi lúc

còn buông lỏng công tác này, nên đã có trường hợp đáng tiếc xảy ra gây thiệt

hại đáng kể về tài sản của Nhà nước do các chi nhánh quản lý.

Nay Chi cục kho bạc nhắc nhở các chi nhánh kho bạc Nhà nước huyện

cần quán triệt nghiêm túc tinh thần công văn nói trên và phổ biến đến toàn thể

cán bộ nhân viên của mình, đặc biệt là bộ phận bảo vệ, cần có biện pháp và

phương án rõ ràng trong việc phòng cháy, chữa cháy, chuẩn bị đầy đủ các

phương tiện phòng cháy, chữa cháy như đã hướng dẫn tại công văn số

30/CV-KB ngày 10 – 10 - 1993.

Từ nay trở đi, công tác phòng cháy, chữa cháy ở các Chi nhánh phải

được tổ chức thực hiện một cách thường xuyên và chu đáo. Hàng tháng,

Trưởng Chi nhánh phải báo cáo đầy đủ về việc phòng cháy, chữa cháy ở đơn

vị mình về Chi cục (đề nghị báo cáo bằng văn bản cụ thể, chi tiết).

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn gì cần phản ánh, đề xuất ý

kiến trực tiếp cho Chi cục trưởng để có hướng chỉ đạo giải quyết kịp thời.

CHI CỤC TRƯỞNG

M.2 - Công văn đôn đốc xây dựng nhà tình nghĩa

Kính gởi: Các đơn vị trực thuộc Công ty

Thành ủy, ủy ban nhân dân và ủy ban Mặt trận Tổ quốc thành phố Hồ

Chí Minh đã có nghị quyết liên tịch về việc mở cuộc vận động nhân dân

Thành phố đóng góp tiền xây dựng nhà tình nghĩa cho các gia đình có công

với cách mạng, gia đình thương binh, liệt sĩ nghèo khó, neo đơn.

Theo tinh thần nghị quyết trên, Công ty đã có công văn số 20/CV-CT

ngày 18-5-199… gởi các đơn vị trực thuộc đề nghị mở cuộc vận động cán bộ,

công nhân viên đóng góp tiền về Công ty để xây dựng 02 căn nhà tình nghĩa

cho hai gia đình liệt sĩ ở huyện Củ Chi với số tiền trị giá 20 triệu đồng.

Song cho đến nay, mới có một số đơn vị gởi tiền về Công ty. Số tiền

Công ty thu được mới chỉ đủ xây dựng một căn nhà. Như vậy còn lại một căn

trị giá 10 triệu đồng chưa thực hiện dược.

Nay, Công ty yêu cầu các đơn vị tiếp tục vận động cán bộ, công nhân

viên và tổ chức các hoạt động khác để quyên góp tiền gởi về Công ty theo kế

hoạch đã đề ra nhằm xây tiếp một căn nhà còn lại vào quý 4 năm 199… cùng

với kế hoạch chung của Thành phố.

Trong tình hình hiện nay, tuy chúng ta còn gặp nhiều khó khăn về sản

xuất, kinh doanh, về chăm lo đời sống cho cán bộ, công nhân viên, nhưng với

tinh thần uống nước nhớ nguồn, để đền bù phần nào sự hy sinh và mất mát

của các gia đình có công với cách mạng và gia đình thương binh, liệt sĩ

nghèo khó, neo đơn, đề nghị các đơn vị hãy cố gắng khắc phục khó khăn

nhằm hoàn thành kế hoạch mà Công ty đã đăng ký với Ban vận động xây

dựng nhà tình nghĩa của Thành phố.

GIÁM ĐỐC

đ) Công văn giải thích, hướng dẫn

+ Yêu cầu công văn giải thích, hướng dẫn là phải phân tích nguồn gốc,

xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định được hướng dẫn, giải thích

trong công văn.

+ Nội dung phải phân tích ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương, chính

sách đó về mặt kinh tế - xã hội, chính trị; mục đích của chủ trương, chính

sách đó là gì, cách tổ chức thực hiện, v.v…

M.1 - Công văn giải thích về việc người lao động đã thôi việc hưởng trợ cấp một lần

Kính gởi: - Các Bộ, ngành Trung ương

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố

trực thuộc Trung ương

Trong thời gian gần đây Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhận

được nhiều đơn, thư hỏi về việc người lao động thôi việc đã hưởng trợ cấp

một lần, nay có nguyện vọng hưởng chế độ khác có được không? về vấn đề

này, sau khi trao đổi ý kiến với Bộ Tài chính và Tổng Liên đoàn Lao động Việt

Nam, Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã họi nói rõ chủ trương của

Nhà nước như sau:

1. Những người đã nghỉ theo chế độ thôi việc hưởng trợ cấp một lần đã

được giải quyết đúng chính sách, chế độ thì không được trả lại số tiền trợ cấp

đã nhận để chuyển sang hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động; đơn vị nào

giải quyết sai chế độ, chính sách thì đơn vị ấy phải chịu trách nhiệm giải quyết

đúng chính sách, chế độ của Nhà nước đối với người lao động.

2. Trường hợp đơn vị có nhu cầu tuyển thêm lao động mà bố trí được

việc làm cho những người lao động đã thôi việc hưởng trợ cấp một lần thì:

- Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh phải giao kết hợp đồng lao động,

thời gian công tác để tính chế độ đối với người được tuyển dụng lại, chỉ được

tính từ ngày giao kết hợp đồng lao động này.

- Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp thì áp dụng các quy định như

trường hợp tuyển dụng lao động mới, thời gian công tác để tính các chế độ

đối với người lao động chỉ được tính từ ngày tuyển dụng lại.

Để tạo điều kiện cho các đơn vị trả lời cho người lao động về chủ

trương này, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đề nghị các Bộ, ngành

Trung ương, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố có công văn gởi các đơn vị

trực thuộc thực hiện.

K/T BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

M.2 - Công văn hướng dẫn thi hành Công văn số 4949/UB-TM của Uy ban nhân dân Thành phố v/v điều chỉnh 4 khoản chi hành chính sự nghiệp của Thành phố và Quận, Huyện

Kính gởi: - Các Sở, Ban, Ngành Thành phố

- Phòng Tài chính 18 Quận, Huyện

Trong khi chờ Chính phủ sửa đổi một số chỉ tiêu cho phù hợp, Ủy ban

nhân dân Thành phố đã có công văn số 4949/UB-TM ngày 10-9-1993 điều

chỉnh 4 khoản chi hành chính sự nghiệp của Thành phố và Quận, Huyện.

Nay Sở Tài chính xin hướng dẫn thêm như sau:

I. VỀ VIỆC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ

1. Về việc phụ cấp hao mòn xe hai bánh: Mức khoán chi phụ cấp hao

mòn xe được vận dụng bình quân 20.000 đ/người/tháng cho CBCNV hành

chính sự nghiệp thuộc Thành phố và Quận, Huyện quản lý (mức tối thiểu

12.000 đ, tối đa 30.0000 đ) trong đó có cả khoản tiền gởi xe và xăng xe (nếu

có xe gắn máy) cho cá nhân đi công tác hàng tháng.

Riêng đối với những cán bộ, công nhân viên đi công tác xa ngoài thành

phố, di tỉnh, v.v… vẫn áp dụng chế độ công tác phí, được quy định tại Thông

tư số 09/TC-HCVX ngày 26-02-1991 của Bộ Tài chính.

2. Tiền bồi dưỡng cho cán bộ, công nhân viên tham gia trong các đoàn

công tác như: Uy ban Thanh tra Thành phố, Quản lý Thị trường TP, Ban Cải

tạo, Tài chính, Thuế, các đoàn công tác đặc biệt được thành lập theo quyết

định của ủy ban nhân dân Thành phô:

Mức bồi dưỡng 5.000 đ/người/ngày cho những ngày thực tế mà

CBCNV có tham gia công tác.

3. Về chế độ chi tiêu hội nghị: Mức chi về hội nghị được quy định như

sau:

- Hội nghị sơ kết (2 lần/năm), chuyên đề, tập huấn về chuyên môn

nghiệp vụ: 5.000 đ/người/ngày.

- Hội nghị tổng kết ngành, tổng kết năm: 15.000 đ/ người/ ngày.

- Hội nghị thường kỳ hay bất thường của Hội đồng nhân dân Thành

phố, ủy ban nhân dân Thành phố, chi: 15.000 đ/người/ngày.

Ngoài ra các khoản chi khác được quy định tại phần 2 Điều 3 của

Thông tư số 10/TC-HCVX ngày 26-02-1991 của Bộ Tài chính như: Tài liệu

phục vụ hội nghị, trang trí, thuê hội trường, v.v… cơ quan tài chính sẽ xem xét

giải quyết cụ thể theo dự toán của đơn vị.

4. Trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên được cử đi học các lớp huấn

luyện, bồi dưỡng ngắn hạn từ 4 tháng trở xuống: Mức chi là 4.000

đ/người/ngày.

Các quy định tại điều I và II về đối tượng đi học, điều kiện và thời gian

hưởng trợ cấp vẫn thực hiện đúng như Thông tư số 21/TT-HCVX ngày 20-4-

1991 của Bộ Tài chính.

II. TỔ CHÚC THỰC HIỆN

Sở Tài chính, Phòng Tài chính Quận, Huyện sẽ cấp phát cho các đơn vị

dự toán của Thành phố và Quận, Huyện theo phân cấp quản lý ngân sách

hiện hành.

Bắt đầu thực hiện từ 01-9-1993 cho đến khi có quy định mới của Nhà

nước.

K/T GIÁM ĐỐC SỞ TÀI CHÍNH

PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC

e) Công điện

- Công điện là một hình thức đặc biệt của công văn được sử dụng trong

những trường hợp khẩn cấp, cần thông tin nhanh một mệnh lệnh (Chỉ thị),

một quyết định đến một đối tượng thực hiện.

- Yêu cầu của công điện:

Rất gọn, vắn tắt, văn thức không cần lối xã giao (nếu có chỉ ở mức độ

tối thiểu, không có câu thưa, câu chào), văn phạm không cần phải có đủ yếu

tố cấu thành, cơ quan gởi công điện phải gởi tiếp đến nơi nhận bản thứ hai có

nội dung như bản công điện bằng con đường công văn thông thường. Văn

bản này được gọi là "Văn bản xác nhận".

- Thể thức của một công điện:

+ Số và ký hiệu (có thể dùng chung với số của công văn đi của cơ

quan).

+ Địa danh, ngày… tháng… năm…

+ Chữ ký của Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền.

+ Dấu của cơ quan.

+ Tên của cơ quan hoặc người điện.

+ Tên cơ quan hoặc người nhận điện.

Mẫu công điện:

CÔNG ĐIỆN

Số: ………/CĐ. Địa danh ngày… tháng… năm…

Tên cơ quan hoặc người điện ……………………………………

………………………………………………………………………

ĐIỆN

Tên cơ quan hoặc người nhận điện ………………………………

…………………………………………………………………………

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

KÝ TÊN

II. SOẠN THẢO THÔNG BÁO

Là loại văn bản để thông tin về hoạt động của các cơ quan Nhà nước,

các tổ chức xã hội, thông tin nhanh những quyết định của các cơ quan Nhà

nước, các tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành, thông

tin những tin tức khác mà những người có liên quan cần biết.

M.1 - Thông báo về ý kiến kết luận của Thủ tướng Chính phủ về mẫu lễ phục Nhà nước

Sau khi xem xét các ý kiến, kiến nghị của Bộ Ngoại giao, Bộ Văn hóa -

Thông tin và một số cơ quan về vấn đề lễ phục Nhà nước, ngày 16-10-1993

Thủ tướng Chính phủ đã có kết luận như sau:

1. Lễ phục là trang phục chính thức là các quan chức Nhà nước ở các

cấp sử dụng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước

ngoài. Không đặt vấn đề có lễ phục riêng của một số đồng chí lãnh đạo cao

cấp nhất của Nhà nước và của các đại sứ ta ở nước ngoài.

2. Lễ phục của ta vừa phải phù hợp với trang phục đã thành quen

thuộc, phổ biến ở nhiều nước, vừa phù hợp với tập quán và phong cách của

ta. Lễ phục được xác định theo mùa (nóng, lạnh) thuộc các vùng khác nhau

đối với nam, nữ.

- Đối với nam:

+ Mùa nóng mặc bộ com-lê màu nhạt, vải mỏng hoặc không mặc áo vét

(chỉ mặc áo sơ mi tay dài hoặc ngắn tay, có thắt cra-vát hoặc không thắt cra-

vát).

+ Mùa lạnh mặc com-lê màu sẫm, vải dày.

- Đối với nữ;

+ Mùa nắng mặc áo dài truyền thông.

+ Mùa lạnh mặc bộ com-lê nữ màu sẫm, vải dày hoặc áo dài có khoác

măng tô với thân dài hơn áo.

- Đối với các dân tộc thiểu số: những bộ quần áo ngày hội dân tộc cũng

coi là lễ phục.

- Có quy định thống nhất (thông báo trước cho các người được mời dự)

lễ phục trong từng buổi lễ, từng cuộc họp trọng thể, v.v… về màu sắc và kiểu

cách (com-lê hay sơ mi dài tay hoặc ngắn taj có thắt cra-vát).

3. Căn cứ các kết luận trên, Bộ Văn hóa - Thông tin chủ trì cùng Bộ

Ngoại giao soạn thảo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về lễ phục (màu lễ

phục, các quy định về lễ tân) và trình Thủ tướng Chính phủ trong tháng 11

năm 1993.

Văn phòng Chính phủ xin thông báo để các cơ quan biết và thực hiện.

K/T BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VPCP

PHÓ CHỦ NHIỆM

M.2 - Thông báo giới thiệu chữ ký của ông…

Giám đốc Công ty: …………………………

Thi hành Quyết định SỐ…/QĐ-UB ngày… tháng… năm 19… của ủy

ban nhân dân thành phố bổ nhiệm ông… làm Giám đốc Công ty… thay bà…

được nghỉ theo chế độ.

Ủy ban nhân dân thành phố giới thiệu chữ ký của ông… để các nơi tiện

liên hệ làm việc.

T/L UBND THÀNH PHỐ

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG

III. SOẠN THẢO BÁO CÁO

1. Định nghĩa:

Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề cho

một đối tượng nhất định.

2. Đặc điểm báo cáo:

Thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc, từ đó đề ra phương hướng, biện

pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

3. Các loại báo cáo:

Báo cáo thường kỳ, báo cáo bất thường, đột xuất, báo cáo sơ kết, báo

cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề.

4. Yêu cầu chung của một báo cáo:

Trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời.

5. Cách viết một báo cáo tổng kết, sơ kết

a) Công tác chuẩn bị:

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu của từng báo cáo.

+ Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc đã làm được, ưu điểm, khuyết điểm,

nguyên nhân, những biện pháp cần tiếp tục thực hiện, những nhiệm vụ còn

lại.

+ Báo cáo tổng kết: yêu cầu cũng như báo cáo sơ kết nhưng chi tiết

hơn, cụ thể hơn và tổng hợp toàn bộ sự việc, nhiệm vụ đã hoàn thành. Trên

cơ sở đó đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho công việc sắp tới.

- Xây dựng đề cương khái quát làm thành một cái sườn để thu thập tài

liệu, sắp xếp, phân tích, tổng hợp và đánh giá tình hình thông qua tài liệu thu

thập được. Đề xuất ý kiến với cấp trên.

b) Xây dựng dàn ý chi tiết:

Một bản bạo cáo sơ kết, tổng kết thường gồm ba phần:

- Phần mở đầu nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về

nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi có

ảnh hưởng, chi phối kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao).

- Phần nội dung bao gồm việc kiểm diểm những việc đã làm được,

những tồn tại, nguyên nhân, đánh giá kết quả.

- Phần kết luận bao gồm những mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực

hiện nhiệm vụ mới, kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên.

c) Dự thảo báo cáo:

Dựa trên dàn bài chi tiết, dùng lời văn thể hiện nội dung đã được xác

định.

d) Tổ chức góp ý kiến:

Những bản báo cáo sơ kết, tổng kết quan trọng, có ý nghĩa nhất định

phải tổ chức hội nghị, cuộc họp hoặc dự thảo thành văn bản gởi cho những

cơ quan, cá nhân có liên quan góp ý kiến.

Tu sửa lại lần sau cùng, trình lãnh đạo duyệt (trình người sẽ ký hoặc

thuyết trình báo cáo).

6. Đối với những công việc đơn giản thì chỉ cần cơ cấu đơn giản khi viết báo cáo về công việc đó

+ Phần mở đầu chỉ cần nêu nhiệm vụ được giao, khó khăn, thuận lợi.

+ Phần nội dung bao gồm thống kê công việc đã làm, nêu ưu điểm,

khuyết điểm, nhận xét rút kinh nghiệm, những tồn tại, đề nghị.

7. Nội dung cụ thể của một số loại báo cáo của cấp dưới đối với cơ quan quản lý cấp trên

a) Báo cáo tuần:

Nêu những vấn đề cấp bách, cần giải quyết trong lĩnh vực quản lý và

tình hình đời sống kinh tế, xã hội của địa phương (nếu là cơ quan có thẩm

quyền chung), đề xuất với cấp trên cách giải quyết vấn đề nêu ra.

b) Báo cáo tháng:

Kiểm điểm việc thực hiện các nhiệm vụ được giao của cơ quan, của

ngành, của địa phương, kết quả việc thực hiện các quyết định của cấp trên,

tình hình thực hiện các đề án (nếu có).

c) Bảo cáo sáu tháng:

Đánh giá các kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, ngành, địa

phương, dự kiến việc thực hiện những nhiệm vụ trong 6 tháng tới và nêu

những biện pháp chỉ đạo thực hiện.

d) Báo cáo năm:

Nội dung cũng giống như báo cáo sáu tháng nhưng chi tiết hơn, tổng

hợp tình hình cả năm, nêu phương hướng nhiệm vụ cho năm sau (trên cơ sở

những gợi ý phương hướng nhiệm vụ năm tới của cấp trên).

đ) Báo cáo đột xuất:

Tóm tắt tình hình xảy ra sự việc, nguyên nhân phát sinh, biện pháp xử

ký, kiến nghị giải quyết.

Tên cơ quan

Số:…/BC-(CQ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tựdo – Hạnh phúc

Địa danh, ngày… tháng… năm

BÁO CÁO

V/v: ……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Nơi nhận:

-

-

- Lưu VP.

Thẩm quyền ký

M.1 - Báo cáo đột xuất về việc chảo chiên phân xưởng mì ăn liền bị bốc cháy

Kính gởi: Ông Tổng Giám đốc Công ty…

Vào lúc 19h ngày 05-11-1993, công nhân vận hành lò chảo chiên số 1

phát hiện có ngọn lửa bốc lên ngay đầu chảo chiên, chưa kịp xử lý thì lửa đã

bắt cháy lên chảo chiên, lực lượng phòng cháy, chữa cháy của phân xưởng

và nhà máy đã kịp thời cứu chữa cho đến 19h15 thì ngọn lửa được dập tắt.

Nguyên nhân là do chảo chiên bị rò rỉ nên dầu chiên rỉ xuống lò tạo

thêm chất cháy cho ngọn lửa, do đó ngọn lửa đã luồn qua khe hở của lò bắt

cháy lên dầu trong chảo tạo ra đám cháy lớn vì lượng dầu trong chảo còn

khoảng 1.000 kg nóng ở 180°c.

Hậu quả không ảnh hưởng gì đến tính mạng CBCNV nhưng về tài sản

thì bị thiệt hại đáng kể:

- 1.000 kg dầu trong chảo không sử dụng được.

- Đã sử dụng hết 20 bình chữa cháy C02 và 15 bình bọt AB ước tính

thiệt hại khoảng 10.000.000 đ.

Ban lãnh đạo nhà máy đã chỉ đạo phòng tổ chức - bảo vệ cùng phân

xưởng mì ăn liền tiến hành lập biên bản vụ việc xảy ra và cho thu dọn khu

vực cháy; tạm ngưng hoạt động đối với dây chuyền sản xuất mì số 1 và

nhanh chóng sửa chữa để sớm đi vào sản xuất. Sau đó Ban lãnh đạo nhà

máy đã tiến hành họp rút kinh nghiệm qua vụ cháy trên và chỉ đạo bộ phận

chức năng thường xuyên kiểm tra các thiết bị máy móc nhất là các lò chảo

chiên mì nhằm tránh những trường hợp đáng tiếc có thể xảy ra như vừa qua.

Nay nhà máy báo cáo lại tình hình vụ cháy để ông Tổng Giám đốc

được rõ và có ý kiến chỉ đạo.

GIÁM ĐỐC

M.2 - Báo cáo chuyên đề (Báo cáo kết quả cuộc thu gom các đối tượng thuộc tệ nạn xã hội)

BÁO CÁO

V/v Kết quả thu gom các đối tượng thuộc tệ nạn xã hội

Nhằm làm trong sạch địa bàn trong Quận nhân kỷ niệm 30-4 và 1-5

theo sự chỉ đạo của Ban chỉ huy thống nhất, tổ chống tệ nạn xã hội đã tiến

hành đợt thu gom tất cả các đối tượng thuộc tệ nạn xã hội như: người ăn xin,

xì ke, gái lỡ lầm, v.v…

Sau hai ngày công tác, tổ công tác cùng các cơ quan, đơn vị hữu quan

đã làm tốt nhiệm vụ với kết quả cụ thể sau:

- Đưa 8 trẻ chưa ngoan vào Trường Giáo dưỡng;

- Đưa 7 gái lỡ lầm vào Trường Giáo dục lao động Phụ nữ;

- Giúp đỡ 18 hộ sống lề đường đi lập nghiệp ở nông trường kinh tế mới

Tân Hiệp;

- Giao 3 chủ chứa cho công an xử lý theo pháp luật.

Tuy nhiên, trong công tác thu gom đợt này không giải quyết số bệnh xã

hội khác vì tổ công tác chưa kết hợp tốt với phòng y tế.

Đợt thu gom này đã góp phần làm sạch đẹp các lề đường, chợ, quán

ăn… giảm bớt các hiện tượng tiêu cực, tệ nạn xã hội.

Đây là công tác rất quan trọng, cần làm liên tục, vì vậy đòi hỏi các cơ

quan có liên quan phải làm thường xuyên và nhất là phải phối hợp chặt chẽ.

Đồng thời kiến nghị với Sở Y tế cần chỉ đạo cho Phòng Y tế các quận, huyện

phải cùng có trách nhiệm trong công tác này.

TRƯỞNG PHÒNG LĐ-TBXH

IV. SOẠN THẢO ĐỀ ÁN CÔNG TÁC

1. Định nghĩa:

Đề án (kế hoạch) công tác là văn bản trình bày một dự kiến, kế hoạch

về một nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định.

2. Yêu cầu:

Đề án công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của cơ

quan, đơn vị, lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục người

duyệt. Muốn vậy, nội dung công việc phải cụ thể, phải nêu thuận lợi, khó khăn

để có những biện pháp tổ chức thực hiện có hiệu quả. Biện pháp phải cụ thể,

quy định rõ ràng thời gian thực hiện từng khâu, từng bước.

3. Kết cấu của đề án:

Đề án thường có ba phần:

a) Phần mở đầu là phần nhận định tình hình.

b) Phần nội dung nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tổ chức thực

hiện.

c) Phần kết luận nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của đề án, khó khăn,

thuận lợi và triển vọng đạt được về các mặt kinh tế, chính trị, quản lý.

M.1 – Mẫu trình bày để án

Tên cơ quan

Số:…/ĐA-(CQ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tựdo – Hạnh phúc

Địa danh, ngày… tháng… năm

ĐỀ ÁN

V/v: ……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Thẩm quyền ký

M.2 – Đề án về việc chuyển đổi Công ty quốc doanh ăn uống Quận sang Công ty cổ phần

Phần 1: Mục đích, yêu cầu chuyển đổi Công ty

Công ty Ăn uống Quận Y là một đơn vị quốc doanh được thành lập

nhằm quản lý thống nhất hệ thống kinh doanh ăn uống quốc doanh trên địa

bàn Quận. Hệ thống này bao gồm 10 nhà hàng và cửa hàng lớn nhỏ với số

công nhân viên khoảng 250 người. Các năm trước đây do kinh doanh theo cơ

chế bao cấp nên hiệu quả kinh tế không cao.

Trong các năm gần đây, dưới sự chỉ đạo của UBND Quận, Công ty đã

từng bước sắp xếp lại mạng lưới kinh doanh theo hướng tinh gọn, chỉ còn ba

nhà hàng lớn, 1 cửa hàng và 1 văn phòng Công ty; đồng thời đầu tư xây

dựng, nâng cấp và tăng thêm trang thiết bị cho các nhà hàng. Đến nay, nhìn

chung hoạt động của Công ty đã đạt được hiệu quả nhất định, tăng thêm cơ

sở vật chất, tăng vốn lưu động và có lãi. Tuy nhiên, trước yêu cầu cạnh tranh

gay gắt của ngành ăn uống, hiệu quả của Công ty chưa tương ứng với cơ sở

vật chất Công ty đang quản lý. Mặt khác có nhà hàng hoạt động tốt phải bao

gánh cho nhà hàng kinh doanh kém hiệu quả dẫn tới việc phân phối thu nhập

bất hợp lý.

Xuất phát từ tình hình thực tế trên, việc chuyển đổi hình thức sang

dạng Công ty cổ phần là yêu cầu cấp thiết vì:

1. Bổ sung được nhiều nguồn vốn qua việc bán cổ phần, tăng thêm quy

mô, chất lượng mặt hàng… đủ sức cạnh tranh với thị trường.

2. Khai thác được hết nàng lực kinh doanh từ cơ sở vật chất đến kinh

nghiệm, tay nghề của người lao động. Qua việc gắn trách nhiệm và quyền lợi

của các cổ đông với hoạt động kinh doanh của Công ty, xóa bao cấp và phân

phối lại thu nhập một cách hợp lý hơn.

3. Do là hình thức Công ty nên gắn được trách nhiệm và quyền hạn của

từng thành viên trong quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty, buộc

Công ty phải tính toán đầy đủ, hiệu quả các khoản doanh thu, lợi tức, thu

nhập, các khoản thuế theo quy định, từ đó nâng cao được hiệu quả cho Công

ty và tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước.

Phần 2: Nội dung kinh doanh (Tóm tắt ý chính)

1. Hình thức pháp lý:

Hình thức Công ty là Công ty cổ phần, vốn điều lệ hoạt động theo luật

Công ty và NĐ 222/HĐBT năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng.

2. Tên hiệu:

- Công ty Ăn uống và Thương mại Quận Y.

- Tên viết tắt:

- Tên giao dịch:

3. Trụ sở và địa điểm kinh doanh:

- Trụ sở giao dịch: Số…đường…quận…ĐT…FAX…

- Địa điểm kinh doanh:

4. Chuyển ngành kinh doanh:

- Kinh doanh ăn uống.

- Chế biến các loại thực phẩm.

- Mua bán các loại mặt hàng thực phẩm.

Phần 3: Quy mô kinh doanh

1. Tổ chức bộ máy và lực lượng lao động.

2. Tổng vốn đầu tư bao gồm:

- Vốn cố định.

- Vốn lưu động.

3. Cơ cấu mặt hàng kinh doanh:

- Kinh doanh ăn uống.

- Chế biến các loại thực phẩm.

- Mua bán các mặt hàng.

4. Phương thức thanh toán.

5. Phạm vi hoạt động.

Phần 4: Nguồn vốn và hiệu quả kinh tế

1. Tổng vốn đầu tư.

2. Dự kiến các chỉ tiêu kinh doanh/năm.

3. Các chỉ tiêu hiệu quả/năm.

4. Phân phối lợi nhuận.

Phần 5: Kết luận

Qua nội dung đề án trình bày trên, cùng với việc phân tích hiệu quả

kinh doanh, chúng tôi nhận thấy với số vốn là 1 tỷ dồng, trong đó vốn lưu

động là 160 triệu đồng, bằng cách quay vòng vốn nhanh, Công ty chúng tôi có

thể đạt được doanh số 4 tỷ đồng, trong đó lợi nhuận thu đươc là 103 triệu

đồng, đóng thuế 377 triệu đồng.

So với thực tế, con số này sẽ cao hơn nếu từng nhà hàng phát huy vai

trò tự chủ kinh doanh của mình.

Với những lý do trình bày trên, đề nghị UBND Quận, các ngành chức

năng của Quận và Thành phố xem xét để Công ty được chuyển đổi và sớm đi

vào hoạt động.

GIÁM ĐỐC

V. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

1. Định nghĩa

Tờ trình là một văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp

trên phê chuẩn. Cái mới này có thể là một chủ trương, một phương án công

tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức hoặc đề nghị

thay đổi, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, một quy định đã lỗi thời, không phù

hợp.

2. Yêu cầu của một tờ trình

a) Phân tích được mặt tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ cho

việc đề xuất cái mới.

b) Dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh

đề nghị mới.

c) Phân tích khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới, dề ra

những biện pháp khắc phục.

3. Kết cấu của một tờ trình

a) Phần mở đầu là phần nhận định tình hình, làm cơ sở cho việc đề

xuất cái mới.

b) Phần nội dung bao gồm việc nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới,

của ý tưởng mới; phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề

nghị mới nếu áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi thực hiện, những biện

pháp khắc phục.

c) Phần kết luận phải phần tích được ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới

đối với sản xuất, đời sống xã hội, đối với công tác lãnh đạo, quản lý. Những

kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất đã nêu để sớm được

triển khai thực hiện.

M.1 - Mẩu trình bày tờ trình

Tên cơ quan

Số:…/ĐA-(CQ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tựdo – Hạnh phúc

Địa danh, ngày… tháng… năm

TỜ TRÌNH

V/v: ………………………………………

Kính gởi: ……………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Nơi nhận: Thẩm quyền ký

21cm X 27cm hoặc 19cm X 31cm

M.2 – Tờ trình v/v xin chủ trương đầu tư xây dựng Trung tâm Thể dục thể thao Quận X

Kính gởi: ủy ban nhân dân Thành phố

Quận X là một quận vốn có số dân khoảng 270.000 người, trong đó có

hơn 70% ở độ tuổi thanh thiếu niên. Mật độ dân số là 1.500 người/km2. Vì là

vùng ven nửa nông thôn, nửa thành thị nên cơ sở hạ tầng rất thiếu thốn và

thấp kém, trong đó cơ sở phục vụ hoạt động thể dục thể thao hầu như không

có.

Toàn quận chỉ có một câu lạc bộ thể dục thể thao đã xuống cấp trầm

trọng, gồm một dãy nhà cấp 3 (tường gạch bloc, mái tôn), 2 dãy nhà cấp 4

(gỗ, tôn), diện tích xây dựng 390m2 cùng một sân xi măng và một bãi đất

trống… sức chứa không đủ phục vụ cho nhu cầu của thanh thiếu niên và

nhân dân trong quận.

Với những lý do trên, ủy ban nhân dân Quận kết hợp với các ngành có

liên quan chủ động phát huy các điều kiện thuận lợi trên địa bàn Quận, cải tạo

và xây dựng Câu lạc bộ Thể dục thể thao hiện có của Quận theo mô hình

mới, hình thành Trung tâm Thể dục thể thao Quận, ủy ban nhân dân Quận đã

chọn công trình xây dựng Trung tâm Thể dục thể thao Quận là một công trình

trọng điểm về văn hóa, xã hội để thiết thực chào mừng 20 năm giải phóng

Thành phố.

Khu Trung tâm này sẽ được xây dựng tại Câu lạc bộ thể dục thể thao

hiện tại với diện tích khuôn viên 34.000 m2, gồm các hạng mục:

- Sân vận động (bóng đá, chạy điền kinh). Khán đài A chứa khoảng

2.200 người.

- Một nhà thi đấu đa môn (bóng ném, bóng rổ, bóng chuyền, cầu lông,

bóng bàn…). Khán đài có sức chứa 1.200 người.

- Các công trình phụ (bãi đỗ xe, sân vườn…).

Kèm theo văn bản này là luận chứng kinh tế kỹ thuật xây dựng Trung

tâm Thể dục thể thao Quận, trong đó:

- Kinh phí dự trù: 6.530.000.000 đ

+ Ngân sách TP cấp 5.130.000.000 đ

+ Vốn tự cân đối của Quận 1.400.000.000 đ

(do các doanh nghiệp và nhân dân trong Quận đóng góp).

- Thời gian khởi công xây dựng từ năm 1994 và kết thúc vào năm 1997.

Vì nhu cầu thiết thực của nhân dân trong Quận và yêu cầu phát triển

phong trào thể dục thể thao của Quận nói riêng cũng như của Thành phố nói

chung, ủy ban nhân dân Quận kính trình ủy ban nhân dân Thành phố phê

duyệt phương án trình bày trên đây của Quận để kịp triển khai các bước tiếp

theo.

Xin chân thành cảm ơn.

T/M ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN X

CHỦ TỊCH

VI. SOẠN THẢO BIÊN BẢN

1. Định nghĩa

Biên bản là một loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang

xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

2. Yêu cầu ghi biên bản:

Trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ.

3. Các loại biên bản:

Biên bản hội nghị, biên bản xảy ra sự việc, biên bản xử lý, biên bản bàn

giao (bàn giao công việc, bàn giao chức vụ).

4. Kết cấu của một số loại biên bản

a) Biên bản về một vụ việc xảy ra

Nội dung chính bao gồm các điểm: thời gian và địa điểm lập biên bản,

thành phần tham dự, diễn biến vụ việc xảy ra, kết luận bước đầu về: nguyên

nhân xảy ra sự việc, sự việc xảy ra đúng sai như thế nào, ai là người chịu

trách nhiệm chính. Đây là những điểm chính của một biên bản về một vụ việc

xảy ra. Tùy theo hoàn cảnh khác nhau, biên bản có thể thêm bớt phần này

hay phần khác.

b) Biên bản xử lý

Nội dung chính bao gồm các điểm: thành phần tham gia xử lý, ý kiến

giải quyết (xử lý), ý kiến tán thành hay không tán thành, ý kiến kết luận, biên

bản làm vào lúc mấy giờ, ngày tháng năm, tại đâu, các bên tham gia cùng ký.

c) Biên bản bàn giao (công việc)

Nội dung gồm những vấn đề chính sau đây: Căn cứ vào quyết định

(chủ trương, ý kiến chỉ đạo) số mấy, của ai, về vấn đề gì; ngày tháng năm tiến

hành bàn giao; ai bàn giao cho ai, nội dung bàn giao chính (về mặt tổ chức,

nhân sự, cơ sở vật chất, về công việc đang triển khai, về hồ sơ tài liệu lưu

trữ). Những công việc linh tinh có liên quan khác cần được đề cập trong nội

dung bàn giao. Biên bản lập thành mấy bản, gởi cho các bên có liên quan.

Bên giao ký, bên nhận ký và trình lên cấp trên xác nhận việc bàn giao.

d) Biên bản hội nghị

Nội dung bao gồm hai phần: Phần mở đầu bao gồm việc giới thiệu mục

đích hội nghị, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự,

chủ tọa, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự hội nghị. Phần nội dung bao gồm:

người đọc diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết

(nếu có), phát biểu ý kiến của cấp trên, bế mạc.

- Cách ghi phần nội dung biên bản một hội nghị:

+ Khai mạc: Hội nghị do ai khai mạc.

+ Phần báo cáo:

* Ghi tên, chức vụ người trình bày báo cáo.

* Ghi tóm tắt nội dung báo cáo (nếu không có văn bản).

* Báo cáo viết thành văn (ghi xem báo cáo kèm theo).

+ Phần thảo luận:

* Ghi những vấn đề mà Chủ tọa hội nghị nêu ra thảo luận.

* Tóm tắt đề tài, nội dung tham luận (nếu có).

* Ghi ý kiến phát biểu tại hội nghị.

Tùy theo mục đích và tính chất của hội nghị mà chọn hình thức ghi

thích hợp: ghi chi tiết, ghi tổng hợp, hay ghi hỗn hợp vừa chi tiết vừa tổng

hợp. Việc ghi theo hình thức nào thư ký phải xin ý kiến của chủ tọa điều khiển

hội nghị.

+ Phần quyết nghị: Đây là phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ và chính

xác những ý kiến của các đại biểu xoay quanh vấn đề đưa ra quyết nghị, ghi

số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng.

+ Phần kết thúc:

* Ghi tóm tắt báo cáo tổng kết hội nghị (nếu có).

* Ý kiến phát biểu của đại biểu cấp trên, của khách tới dự.

* Tóm tắt ý kiến phê bình đóng góp của các đại biểu về tổ chức hội

nghị.

* Ghi ngày giờ kết thúc hội nghị.

* Đọc lại biên bản cho chủ tọa đoàn nghe.

* Chủ tọa, thư ký ký vào biên bản.

M.1 - Kết cấu của biên bản về một vụ việc xảy ra

BIÊN BẢN

V/v: ……………………………………………

- Thời gian và địa điểm lập biên bản: ………………………………

- Thành phần tham gia lập biên bản (ghi đầy đủ, rõ ràng những người

tham gia lập biên bản. Họ đại diện cho cơ quan, đơn vị, tổ chức nào). Nếu

biên bản cần có nhân chứng thì phải ghi rõ họ tên, địa chỉ công tác của người

làm chứng đó.

- Diễn biến của vụ việc xảy ra (ghi tất cả những cứ liệu có liên quan đến

vụ việc nêu trong biên bản, từ đặc điểm nơi xảy ra sự việc đến những lời nói

của những người có mặt trong lúc sự việc diễn ra).

- Kết luận: Ghi những kết luận bước đầu của những người tham gia lập

biên bản về 3 điểm cơ bản:

1. Nguyên nhân gây ra sự việc.

2. Sự việc đó đúng sai như thế nào.

3. Ai là người chịu trách nhiệm chính về việc xảy ra.

Ba điểm trên là nội dung cơ bản của một biên bản về một vụ việc xảy

ra, trong thực tế, do tính chất của từng việc, từng vụ mà biên bản có thêm nội

dung này hoặc nội dung khác.

M.2 - Kết cấu biên bản xử lý vi phạm

BIÊN BẢN

V/v: ………………………………………………

- Thành phần tham dự gồm các bên:

+ Bên đại diện (chủ thể xử lý).

+ Bên vi phạm (khách thể bị xử lý).

- Họp lập biên bản giải quyết việc vi phạm…

…………………………………………………………………………

+ Ý kiến đồng ý (nhất trí):

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

+ Ý kiến không đồng ý:

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

+ Ý kiến kết luận:

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

- Biên bản lập vào lúc mấy giờ, ngày, tháng, năm, tại đâu.

Các bên tham gia cùng ký.

M.3 - Kết cấu biên bản bàn giao công việc

BIÊN BẢN

V/v: ………………………………………………

- Căn cứ Quyết định số… ký hiệu… ngày… tháng… năm… của ai…

về…

Hôm nay, ngày… tháng… năm…, lúc… giờ, cơ quan, đợn vị… chính

thức bàn giao cho cơ quan, đơn vị…

I. Nội dung chính gồm các mục sau:

1. Về chức năng, nhiệm vụ.

2. Về tổ chức.

3. Về nhân sự.

4. Về cơ sở vật chất.

5. Về hồ sơ tài liệu lưu trữ.

II. Những phần việc linh tinh khác:

1. ………………………………………………………………………

2. ………………………………………………………………………

Biên bản này được lập thành… bản để gởi đến các nơi có liên quan

như sau:

1. ………………………………………………………………………

2. ………………………………………………………………………

Biên bản lập tại… ngày… giờ nói trên.

Đại diện bên giao

Ký tên

Đại diện bên nhận

Ký tên

Chứng thực (xác nhận)

của cơ quan, của cấp ra quyết định bàn giao

Địa danh, ngày… tháng… năm 199…

Chức vụ

Ký tên

M.4 - Kết cấu biên bản bàn giao chức vụ

BIÊN BẢN

V/v: ………………………………………………

- Căn cứ vào Quyết định số-.../KH ngày…tháng…năm… của ai v/v…

- Căn cứ vào biên bản cuộc họp về kết quả bầu cử của…ngày…

tháng… năm… tại

- Cơ quan (đơn vị, tổ chức kinh tế, sự nghiệp, đoàn thể) đã họp vào

lúc… giờ… ngày… tháng… năm… tại để tiến hành việc bàn giao chức vụ

giữa hai ông (bà) (cũ và mới).

- Hiện diện buổi bàn giao gồm có:

+ Đại diện

+ Các thành viên có liên quan

- Buổi bàn giao chức vụ… kết thúc vào hồi mấy giờ, ngày… tháng…

năm…

Biên bản bàn giao lập thành… bản gởi cho các nơi có liên quan.

Bên giao ký tên Bên nhận ký tên

M.5 - Mầu biên bản kiểm điểm người vi phạm kỷ luật lao động ở hội nghị tổ sản xuất hoặc phòng, đơn vị công tác

BIÊN BẢN KIỂM ĐIỂM NGƯỜI VI PHẠM KỶ LUẬT

LAO DỘNG Ở HỘI NGHỊ TỔ SẢN XUẤT

HOẶC PHÒNG (ĐƠN VỊ) CÔNG TÁC

Hôm nay, ngày… tháng… năm… vào hồi… giờ…, tổ sản xuất, phòng

công tác, xí nghiệp, cơ quan… đã họp kiểm điểm Ông (Bà)…

Cuộc họp có mặt… người, vắng mặt… người (trong số có mặt hoặc

vắng mặt, nếu là tổ trưởng, tổ phó sản xuất, tổ trưởng, tổ phó công đoàn,

trưởng, phó phòng trở lên thì cần ghi rõ tên từng người vào biên bản).

Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng phòng công tác chủ trì cuộc họp (ghi

họ, tên, chức vụ).

Thư ký cuộc họp (ghi họ, tên, chức vụ).

1. Người chủ trì tuyên bố lý do cuộc họp.

2. Đương sự trình bày bản tự kiểm điểm.

3. Mọi người chất vấn đương sự vấn đề chưa rõ và đương sự trả lời.

4. Người dự họp phát biểu ý kiến phân tích sai lầm khuyết điểm của

đương sự, đề nghị hình thức kỷ luật.

5. Chủ trì cuộc họp kết luận ý kiến.

6. Ý kiến tiếp thu của đương sự và đương sự tự đề nghị hình thức kỷ

luật.

Hội nghị bế mạc vào hồi… giờ, ngày… tháng… năm…

Đương sự ký tên Thư ký hội nghị

Ký tên

Chủ trì cuộc họp

Ký tên

M.6 – Mẫu biên bản xét kỷ luật lao động đối với công nhân viên chức đang làm việc

BIÊN BẢN XÉT KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Hội đồng kỷ luật đơn vị ……………………………………… gồm có:

1. Ông (Bà) ……………………… Chủ tịch Hội đồng

2. Ông (Bà) ……………………… Đại diện BCH Công đoàn

3. Ông (Bà) ……………………… Đại diện CNVC

Họp xét kỷ luật Ông (Bà): ……………………………………………

Sinh ngày …… tháng …… năm …………

Quê quán: …………………Trú quán: ………………………………

Nghề nghiệp: ……………………… bậc lương: ……………………

Mức lương: ……………………………………………………………

đã vi phạm kỷ luật lao động, nhất trí đề nghị thủ trưởng cơ quan, xí nghiệp thi

hành kỷ luật ông (Bà) ………………………………… bằng hình thức kỷ luật

Ủy viên

Đại diện CNVC

ký tên

Ủy viên

Đại diện BCH

Công đoàn cơ sở

ký tên

Chủ tịch

Hội đồng kỷ luật

ký tên

Ý kiến của đương sự (ký tên)

Nếu vắng mặt hoặc đến họp mà không chịu ký tên thì ghi rõ lý do. 

M.7 – Mẫu biên bản xét kỷ luật công nhân viên chức bỏ việc

BIÊN BẢN XÉT KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Hội đồng kỷ luật đơn vị …………………………………………… gồm có:

1. Ông (Bà) ……………………………… Chủ tịch Hội đồng

2. Ông (Bà) ……………………………… Đại diện BCH Công đoàn

3. Ông (Bà) ……………………………… Đại diện CNVC

Họp xét kỷ luật Ông (Bà): ………………………………………………

Sinh ngày …… tháng …… năm …………

Quê quán: ……………………………… trú quán: ……………………

Nghề nghiệp: …………………………… bậc lương: ………………

Mức lương: ……………………………………………………………

Ông (Bà) đã tự ý bỏ việc, bỏ đơn vị. Đơn vị đã hai lần gởi giấy báo gọi

đương sự trở lại tiếp tục công tác.

Lần thứ nhất: số giấy ………… ngày… tháng… năm…

Lần thứ hai: số giấy …………… ngày… tháng… năm…

Đến nay đã quá ngày quy định, Hội đồng kỷ luật lao động nhất trí đề

nghị thủ trưởng đơn vị, xí nghiệp, cơ quan thi hành kỷ luật buộc thôi việc vắng

mặt Ông (Bà).

Ủy viên

Đại diện CNVC

ký tên

Ủy viên

Đại diện BCH

Công đoàn cơ sở

ký tên

Chủ tịch

Hội đồng kỷ luật

ký tên

M.8 – Mẫu biên bản xét kỷ luật lao động đối với công nhân viên chức bị bắt giam

BIÊN BẢN XÉT KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Hội đồng kỷ luật đơn vị …………………………………………… gồm có:

1. Ông (Bà) ……………………………… Chủ tịch Hội đồng

2. Ông (Bà) ……………………………… Đại diện BCH Công đoàn

3. Ông (Bà) ……………………………… Đại diện CNVC

Họp xét kỷ luật Ông (Bà): ……………………………………………

Sinh ngày …… tháng …… năm …………

Quê quán: ……………………………… trú quán: …………………

Nghề nghiệp: …………………………… bậc lương: ………………

Mức lương: ……………………………………………………………

Ông (Bà): ………… đã bị bắt giam kể từ ……… giờ ……… ngày ………

tháng ……… năm ……

Lý do bị bắt: …………………………………………………………

…………………………………………………………………………

Ông (Bà) đã bị kỷ luật mấy lần, hình thức kỷ luật ……………… bị bắt

giam về tội gì …………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

Hội đồng kỷ luật lao động nhất trí đề nghị thủ trưởng cơ quan, đơn vị thi

hành kỷ luật vắng mặt Ông (Bà) …………………………………

Ủy viên

Đại diện CNVC

ký tên

Ủy viên

Đại diện BCH

Công đoàn cơ sở

ký tên

Chủ tịch

Hội đồng kỷ luật

ký tên

VII. SOẠN THẢO ĐƠN TỪ

1. Định nghĩa:

Đơn từ là một loại thư riêng, người viết trình bày ý kiến của mình gởi

đến cơ quan Nhà nước, tổ chức Nhà nước, tổ chức xã hội đề nghị xem xét

giải quyết một công việc nào đó mà mình yêu cầu.

2. Các loại đơn từ:

Tùy theo vấn đề được nêu và mục đích, yêu cầu của người viết, đơn từ

có thể phân thành một số loại sau đây:

a) Đơn đề đạt nguyện vọng.

b) Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nước, quản lý

xã hội.

c) Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi của bản thân,

gia đình, tập thể, đơn vị mình.

d) Đơn tố giác những việc làm sai trái của các cơ quan, xí nghiệp, của

cán bộ, nhân viên Nhà nước.

3. Yêu cầu khi viết một lá đơn

a) Nội dung phải cụ thể, rõ ràng, trung thực.

b) Gọn, tránh dài dòng.

c) Từ ngữ dùng chính xác, dễ hiểu, tránh hiểu lầm, hiểu nhiều nghĩa

khác nhau.

d) Đơn viết trên giấy sạch, khổ rộng, chỉ nên viết một loại mực.

đ) Gởi đúng cơ quan có thẩm quyền.

e) Tự tay người làm đơn viết vào lá đơn của mình.

4. Cách trình bày

a) Do yêu cầu công tác quản lý, giải quyết công việc, một số cơ quan

Nhà nước đã mẫu hóa một số loại đơn. Trong trường hợp này, người viết

đơn chỉ cần ghi rõ nội dung từng điểm, từng mục nêu trong mẫu đơn theo yêu

cầu của cơ quan chủ quản.

b) Đối với các trường hợp không có mẫu hướng dẫn thì một lá đơn

thông thường có những phần chính sau đây:

- Phần mở đầu: Phần này ghi những điểm có tính thủ tục khi viết một lá

đơn, cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(Địa danh), ngày… tháng… năm…

Đơn ……………………………………………………

Kính gởi: ……………………………………………

- Phần tự giới thiệu: Phần này ghi rõ họ và tên, nghề nghiệp, nơi công

tác (nếu là cán bộ công chức Nhà nước, công nhân, nhân viên các công sở),

nơi cư trú (nếu người làm đơn là công dân).

- Phần chính của lá đơn: Tùy theo từng loại đơn mà nội dung phần

chính được thể hiện khác nhau:

Trường hợp: Đơn đề đạt nguyện vọng, thì nội dung chính bao gồm:

+ Nguyện vọng của người viết đơn.

+ Cơ sở nguyện vọng nêu trong đơn.

+ Các đề nghị cụ thể.

Trường hợp: Đơn khiếu nại, thì nội dung chính bao gồm:

+ Nội dung khiếu nại.

+ Đối tượng khiếu nại.

+ Trình bày tóm tắt diễn biến của vụ việc xảy ra dẫn đến việc làm đơn

yêu cầu giải quyết. Sau khi cấp có thẩm quyền giải quyết, đương sự thấy có

điểm nào chưa chấp thuận thì đề nghị, kiến nghị xin được xem xét quyết định

lại cho phù hợp với nguyện vọng của mình.

Trường hợp: Đơn tố cáo, thì nội dung chính bao gồm:

+ Tố cáo ai, tố cáo cơ quan, đơn vị nào?

+ Tố cáo về việc gì?

+ Trình bày ngắn gọn hiện tượng, sự việc xảy ra dẫn đến việc làm đơn

tố cáo.

+ Phân tích hậu quả về mặt chính trị, kinh tế, xã hội, nếu sự việc xảy ra

và cần có biện pháp xử lý kịp thời.

+ Những kiến nghị, đề nghị cụ thể của người làm đơn.

M.1 - Đơn xin việc làm

Kính gởi: Ông Giám đốc Công ty Xuất nhập khẩu

- Tôi tên là: Nguyễn Thị Thanh Hoa, sinh năm 1963.

- Nghề nghiệp: Tốt nghiệp Trung học Hành chính (chuyên ngành thư

ký).

- Địa chỉ: số…đường Trần Hưng Đạo - Q5.

Tôi làm đơn này để ông cứu xét cho tôi một nguyện vọng như sau:

Tôi vừa tốt nghiệp loại giỏi khóa đào tạo trung cấp Hành chính - Ngạch

thư ký của Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh. Tôi muốn có việc làm để

đem kiến thức đã học hỏi được ở nhà trường góp phần nhỏ bé của mình cho

sự nghiệp phát triển của quý Công ty mà tôi hằng mong muốn. Đồng thời qua

thực tế công việc tôi có dịp rèn luyện, nâng cao thêm kiến thức thực tiễn của

mình, mong trở thành người thư ký đa năng, tạo lập được cuộc sống riêng và

phụ giúp gia đình cha mẹ khi tuổi già sức yếu.

Tôi xin hứa với Ông rằng, nếu được Ông cứu xét chấp nhận, tôi sẽ đem

hết sức mình phục vụ Công ty một cách tận tụy và không phụ lòng tốt của quý

ông.

Một lần nữa rất mong được quý Công ty chấp thuận.

Xin chân thành cảm ơn.

Người làm đơn

Ký tên

Nguyễn Thị Thanh Hoa

M.2 - Đơn khiếu nại

Kính gởi: Tòa án nhân dân tỉnh X.

- Tôi tên là: Phan Văn Đang, sinh năm 1959.

- Nơi cư ngụ hiện nay: 14 Phan Đình Phùng, P.5, Thị xã X.

Nay tôi làm đơn này kính trình lên quý Tòa xem xét lại bản án xử vụ

tranh chấp nhà số 05 Phù Đổng Thiên Vương mà Tòa đã xử hôm 25 tháng 02

năm 19…

Nguyên trước đây, năm 1975, cha mẹ tôi có 2 căn nhà, sau giải phóng

cha mẹ tôi cho ông Nguyễn Huy Thành là tài xế của gia đình ở. Đến nay, cha

mẹ tôi đã lần lượt qua đời. Các anh chị em tôi đã lần lượt trưởng thành và lập

gia đình riêng. Chúng tôi có nhu cầu muốn xin lại căn nhà số 05 Phù Đổng

Thiên Vương để ở nhưng ông Thành không trả với lý do "Ông đã ở đó suốt

17 năm thì giờ nó thuộc quyền sở hữu của ông, vì căn nhà đó trước giải

phóng là vô chủ".

Qua kết luận giải quyết của quý Tòa, gia đình tôi thấy không hợp lý.

Giấy tờ mua nhà trước năm 1975 do chinh quyền cũ cấp, gia đình tôi vẫn còn

giữ. Như vậy, căn nhà có đầy đủ chứng cứ chứng minh là thuộc quyền sở

hữu của gia đình tôi chứ không phải là nhà vô chủ.

Đây là lần thứ 3, tôi làm đơn này khiếu nại gởi lên quý Tòa với lòng

mong muốn chân thành được quý Tòa phán xét lại sự việc và có hướng giải

quyết đúng đắn theo luật pháp của Nhà nước để gia đình tôi khỏi thiệt thòi,

anh chị em tôi có nơi cư ngụ, không phải sống chật hẹp trong một căn nhà

như hiện nay.

Kính mong được quý Tòa cứu xét.

Xin chân thành biết ơn.

Kính đơn

Ký tên

Phan Văn Đang

M.3 - Đơn tố cáo

Kính gởi: - Ban Thanh tra Thành phố

- Liên đoàn Lao động Thành phố

Tôi tên là Lê Hoàng Văn, nhân viên Cửa hàng Ăn uống số 6 thuộc

Công ty Dịch vụ Du lịch.

Nay tôi làm đơn này tố giác Ông Trần Thanh Cương, Giám đốc Công ty

Dịch vụ Du lịch về việc lạm dụng quyền hạn để hành hung nhân viên trong giờ

làm việc.

Sự việc xảy ra như sau: Vào lúc 8h30 sáng ngày 12-5-1992, Ông Trần

Thanh Cương xuống kiểm tra sổ sách của Cửa hàng số 6. Sau khi phát hiện

một số sai sót của thủ quỹ là chị Hồng Yến, ông Cương đã không nhắc nhở,

chỉ bảo mà còn chửi mắng thậm tệ chị Hồng Yến. Chị Yến có xin lỗi và hứa sẽ

khắc phục khuyết điểm, nhưng ông Cương không nghe mà còn cho chị Yến là

nhiều lời, và Ông đã nóng nảy giơ tay tát thẳng vào mặt chị Yến. Chị Yến chỉ

biết gục mặt xuống bàn khóc nức nở, chứ không dám phản ứng gì. Sự việc

trên có tôi và một số anh chị em nhân viên của Cửa hàng chứng kiến.

Hành động trên của Ông Cương gây ảnh hưởng không tốt cho cán bộ

nhân viên của Công ty, đã xâm phạm đến thân thể và nhân phẩm của chị

Yến. Ngoài ra, nó còn làm giảm uy tín của lãnh đạo, giảm lòng tin của cán bộ

nhân viên đối với lãnh đạo, điểm này rất bất lợi cho hoạt động của Công ty.

Vậy qua sự việc trên, với lương tâm, trách nhiệm của một người công

dân, người công đoàn viên, tôi đề nghị Ban Thanh tra Thành phố, Liên đoàn

Lao động Thành phố xem xét và có biện pháp xử lý thỏa đáng vụ việc trên,

yêu cầu Ông Cương phải có trách nhiệm khôi phục về mặt danh dự cho chị

Yến, để lấy lại lòng tin của cán bộ, nhân viên trong Công ty.

Kính đơn

Ký tên

Lê Hoàng Văn

VIII. SOẠN THẢO VĂN BẢN HỢP ĐỒNG

1. Khái niệm hợp đồng

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, Trong

đó hai bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi hay nghĩa vụ.

Thí dụ: Hợp đồng về mua bán nhà:

- Bên A bán nhà:

+ Quyền lợi của bên A là được tiền.

+ Nghĩa vụ là phải giao nhà,

- Bên B mua nhà:

+ Quyền lợi của bên B là được nhà.

+ Nghĩa vụ của bên B là phải trả tiền.

Nếu bên nào không thực hiện hợp đồng thì sẽ bị xử lý theo luật pháp.

2. Điều kiện hợp đồng

Hợp đồng phải có 4 điều kiện:

a) Sự ưng thuận: Sự đồng ý, bằng lòng một cách tự nguyện, không có

ép buộc.

b) Năng lực: Người ký hợp đồng phải có đầy đủ năng lực pháp lý.

c) Đối tượng: Cam kết điều gì, việc gì để làm hoặc bàn giao.

d) Nguyên do: Hợp đồng phải dựa trên những nguyên do hợp pháp.

3. Hiệu lực của hợp đồng.

a) Hợp đồng là sự mong muốn của hai bên giao ước, ràng buộc hai

bên cho đến khi nào hai bên thấy không còn mong muốn tiếp tục duy trì hoặc

hợp đồng đã được thực hiện xong.

b) Hợp đồng là quy ước của hai bên, nó là "luật" của hai bên. Do dó

nếu có tranh chấp thì phải dựa theo các điều khoản của hợp đồng hoặc theo

luật lệ mà xử lý.

4. Các loại hợp đồng

a) Hợp đồng nguyên tắc (gọi là hợp đồng sơ bộ):

Hai bên ký ấn định với nhau về những vấn đề có tính nguyên tắc chính,

cơ bản, sau đó có phụ bản tiếp theo. Phụ bản có thể là bản hợp đồng chi tiết

nhằm thực hiện các nguyên tắc chính.

b) Hợp đồng chi tiết là hợp đồng triển khai các nguyên tắc nói ở hợp

dồng chính nhằm thực hiện ý muốn của hai bên.

c) Hợp đồng thuê mướn:

Thông thường, người ta ký các hợp đồng thuê mướn bất động sản và

động sản, khi ký cần lưu ý các điểm sau đây:

- Xác định vật thuê là của người cho thuê.

- Nghĩa vụ của người cho thuê.

- Nghĩa vụ của người thuê.

- Chấm dứt hợp đồng.

M.1 – Hợp đồng cho thuê sử dụng mặt bằng

Số: ……/HĐ Địa điểm, ngày… tháng… năm…

HỢP ĐỒNG CHO THUÊ SỬ DỤNG MẶT BẰNG

Hôm nay, ngày… tháng… năm…, chúng tôi gồm đại diện:

- Bên A (Bên cho thuê sử dụng mặt bằng)

+ Ông:

+ Chức vụ: ………………………… Đại diện: …………………………

+ Địa chỉ:

+ Điện thoại:

+ Số tài khoản:

- Bên B (Bên thuê sử dụng mặt bằng)

+ Ông:

+ Chức vụ: ………………………… Đại diện: …………………………

+ Địa chỉ:

+ Điện thoại:

+ Số tài khoản:

Sau khi thảo luận, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng về việc cho thuê

sử dụng mặt bằng gồm các điều khoản sau đây:

ĐlỀU 1. Phạm vi giới hạn và diện tích mặt bằng cho thuê sử dụng.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

ĐlỀU 2. Số tiền và thời hạn cho thuê mặt bằng.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

ĐlỀU 3. Sử dụng điện, nước.

1. Điện: Bên A cho Bên B sử dụng chung điện kế chính, nhưng bên B

phải có điện kế phụ, điện kế phụ phải gắn ở bên A. Bên B phải làm thủ tục với

chi nhánh điện xin đăng ký định mức điện riêng cho phần sử dụng của bên B

và thanh toán tiền điện theo giá của Nhà nước quy dịnh.

2. Nước: Bên A cho bên B sử dụng đồng hồ nước riêng hiện có. Bên B

có trách nhiệm đăng ký và thanh toán với Công ty Cấp nước Thành phố.

ĐIỀU 4. Phần sửa chữa, xây dựng nhà cửa, kho tàng.

- Để tách riêng khuôn viên mặt bằng bên B thuê sử dụng, bên B cần

làm tường rào ngăn giữa bên A và bên B.

- Bên B được quyền cải tạo và sửa chữa lại nhà cửa, Kho tàng, mặt

bằng, cửa ra vào cho phù hợp với yêu cầu sử dụng của mình, nhưng không

được thay đổi kết cấu cơ bản đã có. Nếu có thay đổi phải được sự thỏa thuận

của bên A và được phép của cơ quan chức năng quản lý Nhà nước về quy

hoạch và xây dựng.

- Khi hết thời hạn hợp đồng, bên B được quyền tháo gỡ các trang thiết

bị đã đặt, kể cả phần nhà kho xây cất thêm. Nếu bên A có nhu cầu sử dụng

phần nhà kho do bên B xây dựng mới thì hai bên sẽ bàn bạc các phương án

giải quyết cho thỏa đáng.

ĐIỀU 5. Chấp hành nội quy bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa

cháy, bảo vệ môi trường.

1. Thực hiện đúng nội quy bảo vệ, an ninh trật tự của bên B nói riêng và

của bên A nói chung. Người bảo vệ của bên B phải làm thủ tục đăng ký với

cơ quan công an tại địa phương về sô người tạm trú tại cơ sở và thông báo

danh sách cho bên A biết (để tiện liên hệ).

2. Xây dựng nội quy phòng cháy theo quy định của Đội cảnh sát PCCC

của địa phương.

3. Giữ gìn và bảo vệ tốt vệ sinh môi trường, không gây tiếng ồn, ô

nhiễm xung quanh phần mặt bằng thuê sử dụng, đặc biệt đảm bảo giữ vệ

sinh chung quanh theo quy định của Thành phố.

4. Công nhân viên của bên B không xâm phạm đến trật tự và tài sản

của bên A và ngược lại.

5. Bên A không chịu trách nhiệm về mọi sự mất mát tài sản của bên B

và ngược lại.

ĐlỀU 6. Điều khoản thi hành.

Hai bên cam kết thi hành nghiêm chỉnh các điều khoản trên đây. Nếu

gặp những vấn đề gì phát sinh ngoài hợp đồng (kể cả tình huống không triển

khai được hợp đồng do nguyên nhân khách quan) thì hai bên cùng nhau bàn

bạc giải quyết trên tinh thần hợp tác hỗ trợ.

Hợp đồng này được lập thành 4 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ

2 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A

M.2 - Hợp đồng cho thuê sử dụng phương tiện

Số: ……/HĐ Địa điểm, ngày… tháng… năm…

HỢP ĐỒNG CHO THUÊ SỬ DỤNG XE MÁY

Hôm nay, ngày… tháng… năm…, chúng tôi gồm có:

- Bên A (Bên cho thuê sử dụng phương tiện)

+ Ông:

+ Chức vụ: ………………………… Đại diện: …………………………

+ Địa chỉ:

+ Điện thoại:

+ Số tài khoản:

- Bên B (Bên thuê sử dụng phương tiện)

+ Ông:

+ Chức vụ: ………………………… Đại diện: …………………………

+ Địa chỉ:

+ Điện thoại:

+ Số tài khoản:

Cùng nhau thỏa thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau đây:

ĐIÊU 1: Bên A chủ phương tiện đồng ý cho bên B thuê sử dụng

phương tiện xe tải biển số… theo giấy phép lưu hành xe số… ngày… tháng…

năm… do tài xế… trực tiếp lái xe và quản lý xe.

ĐIÊU 2. Bên B nhận và sử dụng xe nói trên kể từ ngày… tháng…

năm… để thực hiện các dịch vụ vận tải chuyên chở hàng hóa.

ĐIEU 3. Hiện trạng xe khi giao nhận: máy còn tốt, các phụ tùng và khả

năng kỹ thuật vận tải đảm bảo. Riêng phần thùng xe có 8 đà ngang đã hư,

bên B phối hợp với bên A đầu tư sửa chữa. Các vỏ ruột xe đã hư, bên B sẽ

đầu tư mới để đảm bảo yêu cầu vận tải (chi tiết có biên bản kiểm tra và giao

nhận xe kèm theo).

ĐIÊU 4. Bên B có trách nhiệm:

- Chạy xe đúng tuyến và thời gian theo lệnh điều xe.

- Không chuyên chở hàng hóa bất hợp pháp và hàng hóa quốc cấm.

- Tự lo về thủ tục và thuế đăng ký phương tiện vận tải và các chi phí

khác về vận tải.

- Mọi vi phạm các quy định về vận tải hàng hóa do bên B chịu trách

nhiệm cả về tiền phạt và các vấn đề pháp lý khác;

ĐIEU 5. Trong thời gian sử dụng xe, bên B tự lo liệu về việc đầu tư vào

sửa chữa thay thế các hư hỏng của xe và khi chấm dứt hợp đồng không có

khiếu nại về các giá trị đầu tư đó.

ĐIÊU 6. Bên B và lái xe phải đảm bảo an toàn giao thông cho người và

xe. Để xảy ra tai nạn, bên B và lái xe phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Nếu để hư hỏng, thất thoát tài sản về xe thì phải sửa chữa, thay thế

hoặc bồi thường cho bên A.

ĐIÊU 7. Hàng tháng đưa xe về cho bên A một lần đế kiểm tra tình hình

kỹ thuật và nhận lệnh điều xe mới.

ĐlỂU 8. Thời gian hợp đồng xe là… kể từ ngày… tháng… năm…

Tuyến xe hoạt động từ địa điểm… đến địa điểm…

ĐIÊU 9. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán.

- Bên B trả tiền thuê xe cho bên A là… đồng/một tháng và số tiền…

đồng trực tiếp cho lái xe. Các khoản chi phí khác cho lái xe do bên B và lái xe

thỏa thuận.

- Thời gian trả tiền vào đầu kỳ thuê xe hàng tháng.

- Giá thuê xe trên thực hiện trong 6 tháng đầu. Sau 6 tháng, hai bên sẽ

họp đánh giá và thỏa thuận lại cho phù hợp với thị trường.

ĐIỀU 10. Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của hợp

đồng. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, hai bên cùng nhau bàn

bạc để thống nhất giải quyết. Nếu bên nào vi phạm, thì bên đó phải hoàn toàn

chịu trách nhiệm.

Hợp đồng được lập thành 5 bản có giá trị như nhau: 2 bản cho bên A, 2

bản cho bên B và 1 bản cho lái xe.

ĐẠI DIỆN BÊN B LÁI XE ĐẠI DIỆN BÊN A

Chương 19. SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN DIỄN THUYẾT

I. KHÁI NIỆM CHUNG

1. Những bản văn diễn thuyết do cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã

hội làm ra không nhằm mục đích là một văn bản hành chính chính thức gởi

cho các nơi nhận mà mục đích chủ yêu là đọc nhân dịp hội nghị, các ngày lễ

long trọng (kể cả khánh thành các công trình xây dựng có ý nghĩa văn hóa,

kinh tế, chính trị v.v…).

2. Những văn bản diễn thuyết không có tính lập quy, lập pháp, điều

hành mà chỉ có tính chất nghi thức, xã giao trong hoạt động hành chính.

3. Các loại:

a) Diễn văn;

b) Đáp từ;

c) Điếu văn.

II. CÁCH SOẠN THẢO MỘT SÔ LOẠI

A. SOẠN THẢO DIỄN VĂN

1. Diễn văn

Là loại văn diễn thuyết được sử dụng nhiều trong các cuộc hội nghị,

các ngày lễ quan trọng.

2. Các Loại văn diễn thuyết:

a) Diễn văn khai mạc;

b) Diễn văn bế mạc;

c) Diễn văn khánh thành;

d) Diễn văn chào mừng;

3. Đặc tính của diễn văn:

a) Tự nhiên:

Diễn giả đọc trước thính giả. Do đó lời lẽ trong diễn văn cần tự nhiên,

tránh lối văn cầu kỳ, uyên bác, trừu tượng. Mặt khác cũng tránh lối văn bay

bướm, màu mè, khoa trương.

b) Rõ ràng:

Diễn giả đọc trước thính giả và chỉ đọc có một lần. Diễn giả không lặp

đi lặp lại mỗi câu và cũng không đọc quá chậm như đọc chính tả. Do đó diễn

văn cần phải viết rõ ràng và dễ hiểu.

c) Thành thật:

Diễn giả đọc không phải để thính giả nghe mà còn để thính giả cảm xúc

vì nội dung của diễn văn. Như vậy lời văn cần phải thành thật, không dược

quá trịnh trọng đến khách sáo, xa vời.

d) Xác thực:

Trong trường hợp diễn văn có trình bày những chi tiết về những sự

kiện, diễn tiến hay kết quả sự việc được ghi bằng số lượng thì những chi tiết

này cần phải xác thực diễn văn mới có tính thuyết phục. Điều cần tránh nhất

khi đọc trước thính giả về những điều mà họ là người chứng kiến nhưng lại

sai sự thật.

đ) Mạch lạc, thứ tự:

Trong trường hợp diễn văn viết khá dài, sự trình bày trong diễn văn

phải mạch lạc, thứ tự phân chia thành phần mục rõ ràng, tránh cho thính giả

khỏi phải nhàm tai khi phải nghe suốt một thời gian dài những sự việc, ý

tưởng không rõ ràng.

e) Khiêm tốn.

g) Hùng hồn, hấp dẫn:

Diễn văn phải được trình bày một cách hùng hồn, hấp dẫn để tạo sự

hào hùng, lôi cuốn người nghe từ đầu đến cuối: Hai đặc tính này phụ thuộc

vào cả lời văn, ý tứ và phụ thuộc vào giọng nói, điệu bộ của diễn giả.

4. Trường hợp sử dụng diễn văn:

Diễn văn thường được sử dụng trong hội nghị, trong buổi lễ. Diễn văn

có khi chỉ có giá trị về phương diện nghi thức, có khi lại có giá trị về mặt

chuyên môn. Người soạn thảo văn bản căn cứ vào yêu cầu của từng trường

hợp cụ thể để viết cho phù hợp.

a) Trường hợp thứ nhất là diễn văn đươc sử dung với tính chất thông

lệ.

Diễn văn trong trường hợp này chủ yếu mang tính nghi thức, nội dung

đơn giản, độ dài vừa phải (thường được đọc trong vòng từ 5 - 10 phút).

b) Trường hợp thứ hai là diễn văn đọc trong các buổi lễ lớn, long trọng

(về lịch sử, khoa học, chính trị v.v…), người nghe là thính giả có trình độ

chuyên môn, có tri thức.

Diễn văn trong trường hợp này cần phải tùy thuộc vào chương trình tổ

chức, vào đối tượng tham dự mà viết cho phù hợp. Nhưng, ít nhất phải đọc

và trình bày trong vòng nửa giờ trở lên.

5. Kết cấu và hành văn:

Diễn văn được soạn thảo tùy theo từng vấn đề được trình bày, không

thể có quy tắc ấn định về phương diện bố cục.

Thông thường một diễn văn có 3 phần chính:

a) Phần mở đầu:

- Lời chào mừng thính giả (đại biểu).

- Nêu lý do của hội nghị, buổi lễ hoặc giới thiệu đề tài chuyên môn sẽ

bàn luận.

b) Phần nội dung:

- Trường hợp 1: Diễn văn trong các trường hợp mang tính thông lệ (các

cuộc hội nghị v.v…).

+ Nội dung đơn giản, có tính nghi thức, chỉ cần nêu một số chi tiết.

+ Diễn giả nên sắp xếp các chi tiết thành hai hoặc ba đoạn.

- Trường hợp 2: Diễn văn trong các trường hợp mang tính phức tạp

(các hội nghị chuyên đề, các ngày lễ long trọng…).

+ Nội dung phức tạp, có tính chuyên môn, chính trị, khoa học v.v…

+ Diễn văn nên cắt bớt chi tiết, rườm rà, đủ độ dài cần thiết, phù hợp

với chương trình và thời gian dành cho buổi lễ, hội nghị.

+ Phân đoạn và trích yếu tên của các đoạn để tập trung sự chú ý của

người nghe, giúp họ nắm bắt vấn đề dễ dàng.

c) Kết thúc:

- Lời cảm ơn thính giả (đại biểu).

- Đề nghị đại biểu tham dự nêu những thắc mắc, yêu cầu, những vấn

đề đặt ra trong diễn văn để cùng nhau thảo luận.

Thí dụ:

KẾT CẤU CỦA DIỄN VĂN KHAI MẠC

TẠI HỘI NGHỊ TỔNG KẾT

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1. Lời chào mừng.

2. Nêu lý do, mục đích của việc tổ chức hội nghị, cuộc họp.

PHẦN II: NỘI DUNG

1. Khó khăn, thuận lợi khi tiến hành những nhiệm vụ được giao.

2. Quyết tâm của lãnh đạo, của cán bộ, công nhân viên vượt khó khăn

đề ra những biện pháp thực hiện.

3. Sự hỗ trợ của cấp trên, ban, ngành, đoàn thể.

4. Những thành tích đạt được, đề nghị biểu dương, những nguyên

nhân tồn tại cần khắc phục.

5. Nêu tóm tắt những nhiệm vụ trong thời gian sắp tới.

6. Nêu sự tin tưởng sẽ làm tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao.

7. Đề nghị các đại biểu tập trung nghiên cứu đóng góp để đánh giá

đúng kết quả, thiếu sót, khuyết điểm.

PHẦN III: KẾT THÚC

- Lời cám ơn các đại biểu.

B. SOẠN THẢO DIỄN VĂN ĐÁP TỪ

1. Diễn văn đáp từ dùng để đáp lễ một bài phát biểu của một vị khách

tại hội nghị, tại buổi lễ tiếp tân hoặc một cuộc viếng thăm.

2. Về đặc điểm, kết cấu, diễn văn đáp từ cũng tương tự như diễn văn

khai mạc, chào mừng, bế mạc. Nhưng người viết cần chú ý mấy điểm sau

dây:

a) Sự xưng hô trong diễn văn chào mừng và đáp từ cần tương xứng

với nghi lễ xã giao cần thiết.

b) Đáp từ chỉ viết trong độ dài giới hạn và khi đọc phải ngắn hơn thời

gian của diễn văn chào mừng đã được đọc.

c) Đáp từ không được nhắc lại những ý kiến đã trình bày ở diễn văn

chào mừng. Nếu có nhắc lại thì phải ở khía cạnh khác với một quan điểm hay

cương vị khác.

C. SOẠN THẢO ĐIẾU VĂN (LỜI ĐIẾU)

1. Điếu văn cũng là hình thức diễn văn nhưng chỉ dùng để đọc trong

buổi lễ truy diệu một người quá cố, người có vị trí nhất định trong các lĩnh vực

hoạt động của đời sống xã hội.

2. Nội dung của điếu văn thường bao gồm mấy điểm chính sau đây:

+ Tiểu sử (thân thế sự nghiệp).

+ Những thành tích, công lao đóng góp với cơ quan, địa phương, với

ngành.

+ Lời hứa.

+ Lời tiễn biệt.

D. MỘT SỐ VÍ DỤ

M.1 - Diễn văn khai mạc Hội nghị Đại biểu Đảng bộ thành phố giữa nhiệm kỳ (khóa 5)

Thưa đồng chí: ……………………………………

……………………………………

Sau thời gian chuẩn bị công phu, với trách nhiệm của Ban chấp hành

Đảng bộ Thành phố, hôm nay Hội nghị Đại biểu Đảng bộ Thành phố Hồ Chí

Minh giữa nhiệm kỳ (khóa 5) chính thức khai mạc.

Hội nghị có nhiệm vụ thảo luận, đánh giá đúng thành tựu và tồn tại,

phân tích, chỉ ra nguyên nhân, bài học thực tiễn trong công cuộc đổi mới ở

một thành phô có vị trí trung tâm về nhiều mặt, nhận rõ thời cơ và thách thức;

xác định những nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu trong thời gian tới để phấn đấu

hoàn thành và hoàn thành vượt mức Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Thành phố

lần thứ 5 góp phần đưa đất nước chuyển sang một thời kỳ phát triển mới -

thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Hội nghị cũng sẽ bầu bổ sung một số

đồng chí ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ Thành phố theo đúng điều lệ của

Đảng.

Do kết quả của Hội nghị có tầm quan trọng quyết định đối với phương

hướng phát triển Thành phố trong những năm tới, đối với mục tiêu, biện pháp

và chương trình hành động cách mạng cụ thể của toàn Đảng bộ và các tầng

lớp đồng bào Thành phố, nên đòi hỏi mỗi đại biểu phát huy cao độ tinh thần

dân chủ trong sinh hoạt Đảng, thảo luận sôi nổi nhiệt tình, bổ sung hoàn chỉnh

báo cáo chính trị; cân nhắc lựa chọn những đồng chí xứng đáng để bầu bổ

sung vào Ban chấp hành Đảng bộ Thành phố, tăng thêm sức mạnh cho cơ

quan đầu não của Đảng bộ.

Thưa các đồng chí,

Hội nghị của chúng ta nhất định sẽ thể hiện cao nhất tinh thần đoàn kết,

trí tuệ, ý chí phấn đấu và quyết tâm vượt khó khăn, thử thách để không

ngừng tiến lên của Đảng bộ và các tầng lớp đồng bào là công dân của Thành

phố được vinh dự mang tên Bác Hồ.

Xin chúc các đồng chí khách quý và các đồng chí đại biểu sức khỏe.

Chúc Hội nghị thành công tốt đẹp.

M.2 - Diễn văn khai mạc Hội nghị tổng kết công tác năm 1993 của UBND Phường…

Kính thưa quý đại biểu,

Hôm nay trong không khí vui tươi phấn khởi chuẩn bị bước vào một

năm mới, cho phép chúng tôi thay mặt UBND Phường gởi đến quý đại biểu

lời chào nồng nhiệt nhất.

Năm qua Phường chúng ta hoạt động trong điều kiện có nhiều thuận lợi

như: được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát, kịp thời của UBND Quận, sự đoàn

kết thống nhất cao trong Đảng ủy - ủy ban nhân dân và các ban, ngành, đoàn

thể Phường, cộng với sự nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ nhân viên thuộc

UBND và toàn thể nhân dân trong Phường. Đồng thời các công trình phúc lợi

được tu sửa nhiều hơn. Thêm vào đó việc xóa đói giảm nghèo đã dần tạo

được niềm tin trong nhân dân. Song, bên cạnh những thành tích đạt được,

chúng ta còn gặp một số khó khăn nhất định như: tình hình an ninh chính trị,

trật tự an toàn xã hội trong năm có những diễn biến khá phức tạp nhất là tình

hình tôn giáo, chủ trương giải tỏa kênh Nhiêu Lộc đã làm ảnh hưởng không ít

đến đời sống nhân dân trong khu vực này.

Với một quyết tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ trên giao, dưới sự lãnh đạo

của Đảng ủy, sự hỗ trợ đắc lực của các ban ngành, đoàn thể, ban điều hành

tổ dân phố, UBND Phường đã đề ra nhiều biện pháp nhằm thực hiện công tác

một cách có hiệu quả và đã hoàn thành các chỉ tiêu do Quận đề ra.

Thưa các đại biểu,

Phường chúng ta năm qua đã hoàn thành các chỉ tiêu về giá trị tổng

sản lượng, thu thuế công thương nghiệp, công tác tuyển quân và đặc biệt là

việc thu tiền lao động công ích mà từ nhiều năm qua chúng ta không đạt

được. Nhưng đến nay, chúng ta đã đạt được 120% so với chỉ tiêu đề ra. Đây

là một cố gắng rất lớn của chính quyền trong công tác quản lý. Đạt được

thành tích trên, tôi xin thay mặt UBND Phường nhiệt liệt hoan nghênh sự nỗ

lực của các ban ngành, đoàn thể, của ban điều hành 70 tổ dân phố trong

Phường và của CBCNV Phường đã giúp cho chính quyền Phường nhà đạt

được các kết quả đáng khích lệ này. Tuy nhiên, chúng ta vẫn còn một số mặt

tồn tại cần khắc phục và nỗ lực hơn nữa như công tác giải quyết việc làm cho

người lao động cũng như về việc giải quyết tình hình an ninh trật tự tại địa

phương.

Kết quả đạt được năm nay, đòi hỏi năm tới Phường cần phải nỗ lực giải

quyết tốt hơn nữa tình hình an ninh trật tự xã hội, nhất là việc sắp xếp trật tự

lòng lề đường, thực hiện tốt công tác giới thiệu việc làm cho người lao động,

nhất là số thanh niên hoàn thành nghĩa vụ quân sự, tiếp tục thực hiện nâng

cấp và tu sửa các công trình công cộng trong dịa bàn Phường, đẩy mạnh

chương trình xóa đói giảm nghèo nhằm giúp cho người dân từng bước ổn

định cuộc sống của mình.

Chúng tôi tin tưởng rằng, với những thành tích dã đạt được trong năm

nay và những kinh nghiệm thực tế tích ũy được, năm tới chắc chắn chúng ta

sẽ đạt được nhiều thành tích hơn nữa trong việc hoàn thành nhiệm vụ trên

giao. Chúng tôi mong rằng qua Hội nghị tổng kết hôm nay, quý đại biểu sẽ

đóng góp cho UBND Phường nhiều ý kiến hay để phát huy những thành tích

đã đạt được, khắc phục các thiếu sót tồn tại trong năm vừa qua.

Một lần nữa, thay mặt ƯBND Phường, chúng tôi xin cám ơn quý đại

biểu đã đến tham dự hội nghị đông đủ. Kính chúc sức khỏe của quý vị đại

biểu và xin gởi đến gia đình các vị đại biểu lời chúc mừng tốt đẹp nhất trong

năm mới.

Xin chân thành cảm ơn.

M.3 - Diễn văn khai mạc Đại hội Chữ thập đỏ

Kính thưa: - Các đại biểu

Trên khắp thế giới ngày nay đâu đâu ta cũng thấy bóng dáng của chữ

thập đỏ trên nền trắng, nhất là những nơi nào có đau khổ chết chóc, có hỏa

hoạn, có thiên tai, lụt lội, chiến tranh. Hội Chữ thập đỏ đã có cố gắng phi

thường trong lĩnh vực một quốc gia cũng như trong phạm vi quốc tế. Tuy sự

cố gắng này không chặn đứng, không ngăn hẳn đau thương, máu lửa đang

tiếp diễn, song dù vô tâm đến mấy, người ta cũng phải công nhận rằng Hội

Chữ thập đỏ đã và đang an ủi, giúp dỡ, tìm đủ mọi cách làm giảm thiểu

những đau thương của loài người.

Vì vậy, dù là người khó tính đến đâu, hoài nghi đến đâu, khô khan tình

cảm đến đâu cũng dành cho Chữ thập đỏ chút ít cảm tình.

Trong số hiếm hoi ân nhân của loài người, người ta phải kể đến Henri

Dunant, ông là công dân Thụy Sĩ, sinh ngày 8-5-1828 tại Genève là người có

sáng kiến thành lập Hội Chữ thập đỏ, người đã khổ công suốt đời tìm kiếm

giải pháp hữu hiệu nhất cứu nhân loại đau khổ và không phải lý thuyết suông,

ông đã tận tâm giúp kẻ bất hạnh bằng phương tiện riêng của mình, bắt tay

vào công việc đó ngay khi thấy cảnh thương tâm, không quản ngại khó khăn,

không đắn đo suy tính ngay khi tổ chức Chữ thập đỏ chưa hình thành, hay nói

cho đúng chỉ mới hình thành trong con tim giàu tình thương đồng loại của con

người phi thường đó. Một người dù bị chống đối vẫn mang một kỳ vọng vô

biên vào một thế giới tốt đẹp hơn, hoàn hảo hơn, trong đó mọi người coi nhau

như anh em ruột thịt, không có tranh chấp hận thù, không phân chia đẳng

cấp, chủng tộc, quốc gia. Một thế giới trong đó con người không bị bạc đãi, tủi

nhục, một thế giới không bao giờ người ta còn phải sống phập phồng trong

viễn cảnh chiến tranh, không phải chứng kiến và chịu đựng những hậu quả

khốc liệt do chiến tranh gây ra, loài người không khống chế nhau bằng bạo

lực mà là một thế giới chan hòa hy vọng, sáng ngời niềm tin, người người

sống trong một tình thương bao dung rộng rãi.

Tại Việt Nam, nơi Hội Chữ thập đỏ được thành lập ngày 23-11-1946 và

được Chính phủ công nhận ngày 31-5-1957. Tại Đại hội Chữ thập đỏ quốc tế

họp ở New Deli (Ấn Độ) ngày 4-11-1957 Hội Chữ thập đỏ Việt Nam được

công nhận là thành viên của Chữ thập đỏ quốc tế. Từ khi thành lập Hội Chữ

thập đỏ Việt Nam, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã luôn luôn quan tâm chăm sóc Hội.

Bác nhận làm Chủ tịch danh dự của Hội cho đến khi Bác mất và đặt tên Hội

Chữ thập đỏ Việt Nam. Người đã dạy cho Hội "phải xuất phát từ lòng thương

nhân dân tha thiết mà góp phần bảo vệ sức khỏe nhân dân và làm mọi việc

có thể làm được để giảm bớt đau thương cho họ. Hội viên Chữ thập đỏ phải

thật sự vì lợi ích của nhân dân mà phục vụ, không nên thiên về hình thức,

tránh thái độ ban ơn… "Hội Chữ thập đỏ Việt Nam vừa mang tính chất quần

chúng rộng rãi, vừa mang tính chất xã hội sâu sắc, vừa mang tính nhân dạo

XHCN. Ban Bí thư Trung ương Đảng đã có chỉ thị về việc củng cố tổ chức và

phát huy vai trò tích cực của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, xác định nhiệm vụ

của Hội trong giai đoạn mới.

Trước tình hình đó, trong hai năm qua Chi hội Chữ thập đỏ chúng ta đã

từng bước được củng cố và vươn lên, nhiều phong trào và công tác đã tạo

được niềm tin yêu trong nhân dân. Sự gắn bó giữa các chi hội với các ban

ngành, đoàn thể và quần chúng đã tạo thành một sức mạnh tổng hợp, giúp

cho chi hội hoàn thành tốt các mặt công tác trong thời gian qua.

Đại hội Chi hội Chữ thập đỏ… hôm nay nhằm khẳng định sự vững

mạnh đi lên đó. Qua Đại hội này, Chi hội rút ra được những bài học kinh

nghiệm quý báu, trong đó việc đề ra phương pháp hoạt động trong thời gian

tới là một việc hết sức cần thiết. Đại hội cũng sẽ sáng suốt lựa chọn vào BCH

mới những đại biểu thật sự có năng lực và trình độ để có đủ sức đưa phong

trào đi lên trong thời gian tới, nhằm thúc đẩy xây dựng Chi hội Chữ thập đỏ…

thật sự là một tổ chức quần chúng rộng rãi.

Với ý nghĩa và lý do trên, thay mặt BCH tôi xin tuyên bố khai mạc Đại

hội Đại biểu Chi hội Chữ thập đỏ… nhiệm kỳ 3.

- Kính chúc các đại biểu dồi dào sức khỏe.

- Kính chúc Đại hội thành công tốt đẹp.

M.4 - Lời đáp từ (diễn văn đáp từ)

Lời đáp từ của đồng chí NGUYÊN VĂN TƯ

Kính thưa đồng chí ĐỖ MƯỜI,

Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt

Nam

Thay mặt Đại hội, chúng tôi xin chân thành cám ơn đồng chí đã đến dự

và phát biểu ý kiến chỉ đạo Đại hội. Toàn thể dại biểu Đại hội đều biết rằng Bộ

Chính trị, Ban Bí thư và cá nhân đồng chí đã rất quan tâm theo dõi, có nhiều ý

kiến chỉ đạo trong suốt quá trình chuẩn bị Đại hội.

Hôm nay, Đại hội vô cùng xúc động trước sự khẳng định vị trí, vai trò

của giai cấp công nhân và tổ chức công đoàn trong công cuộc đổi mới quan

hệ của công, nông, trí thức.

Tiếp thu ý kiến của đồng chí Tổng Bí thư, Đại hội sẽ biến thành những

Nghị quyết nhằm tiếp tục đổi mới hoạt động công đoàn, góp phần xây dựng

và bảo vệ đất nước; chăm lo bảo vệ lợi ích của công nhân, lao động. Đại hội

xin hứa với đồng chí Tổng Bí thư, với Ban Chấp hành Trung ương Đảng là cả

hệ thống tổ chức công đoàn sẽ cùng với Nhà nước xây dựng và hoàn chỉnh

chính sách, tạo động lực mà đồng chí Tổng Bí thư đã xác định hôm nay, thúc

đẩy công nhân lao động hăng hái lao động sản xuất, đấu tranh chống tiêu

cực, tham nhũng, tích cực góp phần xây dựng Đảng vững mạnh và là chỗ

dựa vững chắc, đáng tin cậy của Nhà nước và Chính phủ.

Một lần nữa, Đại hội xin bày tỏ với đồng chí Tổng Bí thư niềm tin tưởng

tuyệt đối của giai cấp công nhân và tổ chức công đoàn đối với sự lãnh đạo

của Đảng Cộng sản Việt Nam. Trong bất kỳ tình huống nào, giai cấp công

nhân, tổ chức công đoàn cũng quyết tâm đi đầu trong công cuộc xây dựng và

bảo vệ tổ quốc, để cho nhân dân ta mọi người ai cũng có cơm ăn, áo mặc, ai

cũng được học hành như mong muốn của Bác Hồ vĩ đại.

Cho phép tôi cám ơn và xin chúc sức khỏe đồng chí Tổng Bí thư, các

đồng chí Cố vấn, các đồng chí trong Bộ Chính trị và Ban Bí thư trung ương

Đảng ta.

M.5 - Điếu văn

Điếu văn tiễn biệt đồng chí Bảy Việt

Hiệu trưởng Trường Đào tạo Cán bộ

Thế là đồng chí Bảy Việt - Hiệu trưởng của chúng ta không còn nữa.

Đồng chí Bảy Việt sinh ngày 24 tháng 2 năm 1926 tại An Phú, tỉnh Hậu

Giang.

Xuất thân từ gia đình lao động, từ một học sinh đồng chí đã sớm giác

ngộ cách mạng, tham gia lực lượng Thanh niên Cứu quốc, tự vệ chiến đấu

bảo vệ thành quả cách mạng chống thực dân Pháp xâm lược. Năm 1947

đồng chí được vinh dự đứng vào hàng ngũ của Đảng Cộng sản Việt Nam.

Liên tục trong quá trình tham gia cách mạng cho đến năm 1954, đồng

chí đã kinh qua các chức vụ trong Đảng từ Chi ủy đến Bí thư Đảng ủy; các

chức vụ chính quyền như: Thư ký ủy ban nhân dân xã, Trưởng đoàn văn hóa

Kháng chiến Tỉnh, ủy viên Ban chấp hành Hội Liên Việt, cán bộ Tuyên huấn

Trung ương cục miền Nam, Hiệu phó Trường Chính trị liên tỉnh.

Tập kết ra Bắc năm 1954, đồng chí được tiếp tục đảm nhiệm chức vụ

chuyên viên Ban Tuyên huấn Trung ương, Bí thư thứ hai cơ quan Mặt trận

Dân tộc Giải phóng miền Nam tại một số nước.

Sau ngày giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước, đồng chí trở về

quê nhà nhận nhiệm vụ xây dựng Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chính

quyền cơ sở để góp phần xây dựng và củng cố hệ thống chính quyền vững

mạnh của cách mạng.

Giữ chức vụ Hiệu phó, rồi Hiệu trưởng từ năm 1977 cho đến nay, đồng

chí là người có công lớn trong việc xây dựng nhà trường về mọi mặt từ nội

dung chương trình, tài liệu giảng dạy, đội ngũ cán bộ giảng dạy, cán bộ nhân

viên quản lý, phục vụ cho đến cơ sở vật chất. Đồng chí cùng tập thể cán bộ

công nhân viên nhà trường vượt qua biết bao trở ngại, khó khăn ban đầu sau

ngày giải phóng, từ chỗ phải mượn lớp học của các trường lúc học sinh nghỉ

hè, văn phòng nhà trường cũng phải mượn nhờ nhà của cán bộ công nhân

viên Trường, cho đến nay đã xây dựng được cả một cơ ngơi, một đội ngũ cán

bộ giảng dạy, cán bộ quản lý và công nhân viên đoàn kết hoàn thành nhiệm

vụ chính trị được giao. Trường đã được Tỉnh ủy, Uy ban nhân dân Tỉnh và

cấp trên đánh giá là một trong những Trường khá nhất của cả nước trong

công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ chính quyền cơ sở.

Với gia đình, đồng chí luôn là người chồng, người cha có trách nhiệm.

Với đồng chí, bạn bè, người thân, đồng chí luôn tôn trọng, hợp tác. Đồng chí

sống rất giản dị chân tình và được mọi người thương quý.

Công lao đóng góp của đồng chí được Đảng và Nhà nước ghi nhận.

Đồng chí đã được tặng thưởng Huy hiệu 45 năm tuổi Đảng, Huy hiệu Thành

đồng Tổ quốc, Huân chương kháng chiến hạng hai, Huân chương chống Mỹ

hạng nhất và nhiều bằng khen của các cơ quan, đơn vị nơi đồng chí công tác.

Đồng chí Bảy Việt mất đi, gia đình đồng chí mất đi người chồng, người

cha kính mến, chúng ta mất đi một người đồng chí, một người bạn, một người

thầy đầy trách nhiệm, tận tụy với công việc của mình.

Đồng chí Bảy Việt không còn nữa, nhưng tên tuổi và công lao đóng góp

của đồng chí vẫn gắn mãi với sự tồn tại và phát triển của Trường chúng ta.

Trước yêu cầu và nhiệm vụ mới của sự nghiệp đào tạo và bồi dưỡng

cán bộ hiện nay, tập thể cán bộ quản lý, giảng dạy và nhân viên nhà trường

sẽ tiếp tục phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất như

mong ước của đồng chí hôm nào.

Đồng chí Bảy Việt kính mến,

Bên đồng chí hôm nay có mặt những người thân trong gia đình, các

đồng chí lãnh đạo Tỉnh, các đồng nghiệp, cán bộ công nhân viên nhà trường

và bạn bè thân thiết. Chúng tôi xin vĩnh biệt đồng chí! Vĩnh biệt người đã tận

tụy vì nhiệm vụ cho đến giờ phút cuối cùng của đời mình.

Xin vĩnh biệt anh, đồng chí Bảy Việt thân thương.

Vĩnh biệt!

Ngày 20 tháng 5 năm 1991

Chương 20. SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH CÓ TÍNH XÃ HỘI

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

1. Sự ra đời của thư từ:

Thư từ ra đời từ khi loài người có chữ viết. Sự giao lưu giữa con người

với nhau càng rộng khắp thì quan hệ thư tín không là riêng của một nước,

một dân tộc mà hầu như hòa nhập vào nhau về các mặt, cả về hình thức lẫn

phong cách để trở thành cách diễn đạt chung làm cho thông tin trở nên nhanh

chóng.

2. Đối với nước ta, theo chủ trương đổi mới, mở rộng đón nhận quan

hệ kinh tế, văn hóa với nước ngoài thì nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên

bức bách.

3. Muốn viết một lá thư, chúng ta cần phải hiểu một số quy tắc cơ bản

và kết cấu của một lá thư.

a) Quy tắc:

Mỗi bức thư định viết cần được suy nghĩ và trả lời 3 câu hỏi sau đây:

- Những vấn đề cần viết là gì?

- Những chi tiết nào là quan trọng nhất của một lá thư?

- Cần thể hiện và làm rõ lý lẽ gì?

b) Kết cấu:

Đối với những lá thư quan trọng, tế nhị, phức tạp, nên xây dựng một

dàn bài cụ thể:

- Phần mở đầu:

+ Lời chào

+ Mục đích của lá thư

- Phần nội dung:

+ Căn cứ vào mục đích của lá thư để xác định những ý chính cần được

thể hiện.

+ Tùy theo các loại mục đích khác nhau mà xác định ý chính của mỗi lá

thư.

- Phần kết thúc:

+ Lời chúc sức khỏe, hạnh phúc.

+ Lời chào.

c) Một số điểm lưu ý khi viết thư:

- Viết đúng chính tả: Viết sai chính tả làm giảm giá trị của lá thư, đồng

thời có thể làm hiểu sai ý nghĩa của câu.

- Chữ viết tắt: Về mặt nguyên tắc thì không nên, nhưng những từ quen

thuộc, có tính quy ước hoặc đã viết đầy đủ ở phần trên, thì có thể viết tắt.

Thí dụ:

+ THVN - Truyền hình Việt Nam

+ NXB Trẻ - Nhà xuất bản Trẻ.

- Chữ gạch dưới: Người viết thư có quyền gạch dưới một số từ nhằm

lưu ý người đọc, nhưng không được lạm dụng, tránh cho người đọc cảm giác

khó chịu.

- Tái bút: Mục đích để bổ sung điều cần nói mà mình lại quên viết.

Nhưng tái bút cũng phải tế nhị và có chừng mực, không nên tạo thành thói

quen.

II. CÁCH TRÌNH BÀY MỘT LÁ THƯ

1. Chọn giấy

a) Tránh dùng loại giấy quá cầu kỳ.

b) Nam giới thường dùng loại giấy trắng chất lượng tốt.

c) Nữ giới thường dùng loại giấy màu xanh lơ, xám nhạt.

d) Khổ giấy: 21 X 27 cm.

đ) Thư thương mại thường không dùng tờ giấy đôi.

2. Chừa lề và đánh số trang

a) Lề chừa vừa phải, tạo khoảng trống thích hợp.

b) Lề hẹp gây ấn tượng không đẹp đối với người đọc.

3. Mực viết

a) Mực đen, xanh hoặc tím.

b) Không được dùng mực đỏ. Mực màu xanh lục làm mỏi mệt mắt

người đọc.

c) Viết chì chỉ dùng trong trường hợp viết thư cho người thân quen.

4. Chữ viết

Rõ ràng, sạch sẽ, dễ đọc.

5. Đánh máy

a) Trong thương mại thường dùng thư tín dưới dạng đánh máy.

b) Trong giao dịch bạn bè thân quen hoặc với người thân, dùng thư

đánh máy sẽ tạo nên vẻ lạnh nhạt, xa cách.

6. Đề ngày

a) Ngày tháng được đề ở đầu bức thư (thể hiện lịch sự, trang trọng).

b) Ngày tháng phải được viết một cách đầy đủ, không được viết tắt. Thí

dụ: Ngày 19 tháng 5 năm 1990. Không nên viết: ngày 19-5-1990.

7. Lời mở đầu

Lời mở đầu cũng giống như lời kết thúc, chúng có ý nghĩa quan trọng vì

chúng xác định rõ tính chất của các mối quan hệ giao dịch đối với người nhận

thư.

b) Mẫu một vài trường hợp cụ thể.

- Đối với bạn bè thân thiết.

+ Mến gửi

+ Bạn thân mến

+ Bạn quý mến

- Đối với những người có quan hệ xã giao, có biết qua đôi chút:

+ Thưa ông

+ Thưa bà

+ Kính gửi ông

+ Kính gửi bà

- Đối với cấp trên, nên kèm theo chức vụ để tỏ sự tôn trọng:

+ Thưa ông Chủ tịch

+ Thưa bà Giám đốc

8. Địa chỉ người nhận thư

a) Viết đầy đủ: họ tên, chức danh, nghề nghiệp (nếu có).

b) Địa chỉ (công sở hoặc nơi cư trú chính thức).

9. Địa chỉ người gởi thư

- Ghi họ tên và địa chỉ đầy đủ, chính xác của người gởi dọc theo cạnh

trên, phía trái của bao thư.

10. Tem thư trả lời

a) Tem thư trả lời chỉ dùng đối với các bức thư gởi cho người không

quen để nhờ cung cấp những điều cần thiết mà người đó hoàn toàn không có

trách nhiệm phải cung cấp hoặc giúp đỡ.

b) Các trường hợp khác không nên có tem thư trả lời.

11. Thời hạn trả lời

a) Trả lời thư là thể hiện thái độ lễ phép, một biểu hiện thiện cảm, nhiệt

tình, lịch lãm.

b) Đối với cấp trên phải trả lời ngay trong ngày nhận được thư.

c) Đối với người trong gia đình, bạn bè thì thời hạn trả lời cho phép là 2

đến 3 ngày.

d) Với những đối tượng khác thì thời hạn tối đa là trong một tuần.

III. CÁCH VIẾT MỘT SỐ LOẠI THƯ XÃ GIAO

A. CÁC LOẠI THƯ XÃ GIAO

1. Thư chúc mừng

2. Thư chia buồn, phân ưu

3. Thư thăm hỏi

4. Thư mời dự tiệc

5. Thư từ chối dự tiệc

6. Thư cảm ơn

7. Thư xin lỗi do sự nhầm lẫn.

B. CÁCH VIẾT MỘT SỐ LOẠI CỤ THỂ

1. Thư chúc mừng

a) Thư chúc mừng là thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan

hoặc cá nhân khi nhận được tin vui của cơ quan hoặc cá nhân đó.

b) Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tình cảm.

c) Nội dung thư chúc mừng:

- Nhân danh ai?

- Chúc mừng ai (cơ quan, cá nhân nào), nhân dịp gì?

- Chúc cho họ thành đạt điều gì?

M.1 - Thư chúc mừng Thầy giáo nhân (dịp) ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11

Kính thưa Thầy,

Thay mặt tất cả học trò cũ đã được Thầy dạy dỗ, chúng em xin chân

thành chúc mừng Thầy nhân ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11…

Chúng em không bao giờ quên hình ảnh thân kính và tấm lòng nhân

hậu của Thầy trong những năm tháng dạy dỗ, dìu dắt đàn em nhỏ. Sự nên

người và thành đạt của chúng em trong cuộc sống hôm nay được bắt nguồn

từ những kiến thức quý báu mà Thầy đã dày công truyền đạt cho chúng em.

Chúng em kính chúc Thầy luôn mạnh khỏe, hạnh phúc trong cuộc sống

và đạt nhiều thành tích trong sự nghiệp trồng người.

Trân trọng kính chào Thầy.

Học trò của Thầy

M.2 - Thư chúc mừng năm mới gởi cho một đơn vị cùng cộng tác

Thưa ông…

Năm 199… đã qua đánh dấu một bước phát triển tốt đẹp trong quan hệ

hợp tác giữa hai đơn vị chúng ta. Với sự hỗ trợ của Ông, Công ty chúng tôi đã

thu được nhiều kết quả trong sản xuất, kinh doanh. Nhân đây, cho tôi được

thay mặt Ban lãnh đạo Công ty bày tỏ lòng biết ơn đối với Ông và quý cộng

sự.

Mặc dù hoàn cảnh đất nước còn nhiều khó khăn, chúng tôi vẫn tin rằng

năm mới sẽ mở ra nhiều cơ hội thuận lợi để thúc đẩy kinh doanh của các

ngành phát triển. Sự hợp tác giữa hai đơn vị chúng ta cần được tiếp tục củng

cố và mở rộng, chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả kinh tế to lớn hơn, góp phần

công sức nhỏ bé của mình vào sự nghiệp đổi mới và phồn vinh của đất nước.

Nhân dịp xuân mới, xin gởi tới ông và gia đình lời chúc sức khỏe, an

khang, hạnh phúc. Chúc ông cùng cộng sự vững bước tiến lên và đạt nhiều

thành công mỹ mãn.

Thân chào

2. Thư chia buồn, phân ưu

a) Thư chia buồn là thư tỏ niềm tiếc thương, muốn chia xẻ nỗi buồn

thực sự với cơ quan hoặc cá nhân khi nhận được tin buồn của cơ quan hoặc

cá nhân đó.

b) Thư chia buồn cần ngắn gọn, tình cảm, chân thành.

c) Nội dung thư chia buồn bao gồm:

- Nhân danh ai, chia buồn với ai khi nhận được tin buồn gì?

- Biểu cảm của mình khi nhận được tin buồn đó.

- Mong cho người đó, cơ quan, đơn vị đó điều gì?

M.1 - Thư chia buồn tới Ông Tổng Giám đốc khi nghe tin bà vợ của Ông qua đời

Kính gởi: Ông Tổng Giám đốc

Thưa Ông,

Cho phép tôi thay mặt các bạn đồng nghiệp bày tỏ những lời chia buồn

sâu sắc nhất đối với sự mất mát to lớn đã xảy đến với Ông.

Tất cả những ai đã từng làm việc lâu năm bên cạnh Ông đều nhận thấy

bà nhà có đức tính của người vợ hiền hiếm thấy. Nên, việc mất đi đột ngột

của bà đã gây cho anh em chúng tôi một sự xúc động, thương cảm!

Toàn thể anh em công nhân chúng tôi xin Ông Tổng Giám đốc nhận nơi

đây tấm lòng chia xẻ thành kính thiết tha.

Thay mặt tập thể công nhân XN.

Thành thật chia buồn

M.2 - Thư chia buồn gởi tới Bà quả phụ Giám đốc khi nhận được tin Ông Giám đốc đột ngột qua đời

Kính gởi: Bà quả phụ Giám đốc NGUYÊN VĂN A

Thưa Bà,

Sáng nay đến văn phòng, tôi thật bàng hoàng nghe tin Ông Giám đốc

đã đột ngột qua đời. Tôi xin gởi tới Bà lời chia buồn thống thiết và sự cảm

thông sâu sắc nhất.

Tôi biết rằng với Bà giờ đây mọi lời đều trở nên vô nghĩa, không gì có

thể an ủi được Bà. Nhưng nói cho cùng sự sống hay chết đều không nằm

trong tầm tay của con người. Vì vậy, mong Bà hãy đón nhận nó một cách

dũng cảm. Tôi hy vọng thời gian sẽ là liều thuốc hữu hiệu làm lành vết thương

và làm dịu đi phần nào nỗi đau của Bà.

Hơn lúc nào hết, chúng tôi sẵn sàng chia xẻ cùng Bà mọi khó khăn

trong hiện tại cũng như tương lai, không khác gì khi ông nhà còn sống.

Thưa Bà, với chúng tôi Ông Giám đốc vẫn luôn đáng kính, vẫn là tấm

gương về lòng say mê sáng tạo và sự quan tâm giúp đỡ hết mình đối với các

bạn đồng nghiệp.

Một lần nữa, xin chia buồn cùng Bà và tang quyến.

Kính thư

3. Thư thăm hỏi

a) Thư thăm hỏi là thư bày tỏ sự cảm thông, sự thương cảm đối với cơ

quan, đơn vị, địa phương hoặc cá nhân khi nhận được tin cơ quan, đơn vị,

địa phương hoặc cá nhân đó gặp tai nạn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc những

sự cố bất ngờ xảy ra.

b) Thư thăm hỏi cần ngắn gọn, tình cảm và thể hiện hành động thiết

thực.

c) Nội dung thư thăm hỏi:

- Biểu cảm của mình (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc cá nhân) khi

nhận được tin không vui.

- Lời thăm hỏi chân thành đối với người bị nạn và hành động cụ thể của

mình giúp người bị nạn vượt qua khó khăn, mất mát, tổn thất nặng nề.

- Hy vọng người bị nạn (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc cá nhân)

sớm khắc phục khó khăn, trở ngại, đưa cuộc sống, sinh hoạt trở lại bình

thường.

M.1 - Thư thăm hỏi đồng bào tỉnh X bị hạn hán hết sức nặng nề

Kính gởi: Ông Chủ tịch Tỉnh X

Thưa Ông,

Chúng tôi xin gởi tới Ông cùng đồng bào Tỉnh nhà lời thăm hỏi và cảm

thông sâu sắc nhất khi nhận được tin địa phương nhà bị hạn hán kéo dài,

mùa màng thất bát, làm cho đời sống, sinh hoạt của đồng bào gặp nhiều khó

khăn trở ngại, nhất là trẻ em trong những ngày bước vào năm học mới.

Để góp phần khắc phục những hậu quả do nạn hạn hán kéo dài gây ra,

với khả năng hiện có của mình, chúng tồi xin gởi đến đồng bào Tỉnh nhà và

các em học sinh số tiền 5.000.000 đồng cùng một số học cụ, tập vở để giúp

các em sớm ổn định việc học tập.

Chúng tôi hy vọng rằng với sự giúp đỡ của cả nước, cùng với sự nỗ lực

của đồng bào Tỉnh nhà, nhất định chúng ta sẽ nhanh chóng khắc phục hậu

quả của thiên tai, sớm đưa cuộc sống của đồng bào trở lại bình thường.

Trân trọng kính chào

4. Thư mời dự lễ, tiệc

a) Thư mời dự lễ, tiệc là thư bày tỏ lòng mong muốn cơ quan, đơn vị,

địa phương hoặc cá nhân nào đó đến dự lễ, tiệc do cơ quan, đơn vị tổ chức.

b) Thư mời dự lễ, tiệc cần ngắn gọn, chân tình.

c) Nội dung thư mời dự lễ, tiệc:

- Kính mời ai (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc cá nhân nào) đến dự

lễ, tiệc nhân dịp gì?

- Lễ tiệc được tổ chức tại đâu, vào lúc… giờ…, ngày… tháng… năm…

- Mong sự có mặt (sự hiện diện) của ai?

M.1 - Thư mời khách đến dự lễ kỷ niệm ngày thành lập cơ quan

Kính gởi: …………………………

Thưa Ông,

Chúng tôi xin trân trọng kính mời ông cùng với cộng sự của mình tới dự

lễ kỷ niệm 15 năm ngày thành lập cơ quan chúng tôi.

Lễ kỷ niệm được tổ chức tại trụ sở của cơ quan số… đường… vào lúc

17 giờ ngày 20-6-199…

Sự hiện diện của quý Ông và các cộng sự của mình là một khích lệ to

lớn đối với chúng tôi.

Kính chào

5. Thư từ chối dự lễ, tiệc

a) Thư từ chối dự lễ, tiệc là thư bày tỏ sự đáng tiếc không thể nhận lời

mời của ai (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc của ai) tới dự lễ, tiệc nhân dịp

gì.

b) Thư từ chối cần ngắn gọn, thành thật.

c) Nội dung thư từ chối bao gồm:

- Chân thành cám ơn lời mời dự lễ, tiệc.

- Nêu rõ lý do vì sao không thể tới dự lễ, tiệc.

- Lời chúc cho buổi lễ, tiệc thành công tốt đẹp.

M.1 - Thư từ chối không tới dự tiệc nhân kỷ niệm ngày…

Kính gởi: ………………………

Thưa Ông,

Chúng tôi xin chân thành cám ơn Ông đã có nhã ý mời chúng tôi tới dự

tiệc nhân kỷ niệm ngày…

Chúng tôi rất vui mừng có dịp được gặp Ông và quý đồng nghiệp.

Nhưng tiếc thay, chúng tôi đã nhận lời mời của một nơi khác cùng ngày giờ

như trên. Do đó chúng tôi rất tiếc phải từ chối thiệp mời của quý cơ quan.

Tuy vậy, chúng tôi cũng hy vọng rằng buổi tiệc chiêu đãi do quý cơ

quan tổ chức sẽ thành công tốt đẹp và Ông cũng không quên gởi lời thăm hỏi

của chúng tôi đến tất cả các bạn bè tới dự tiệc.

Thành thật cám ơn

6. Thư cám ơn

a) Thư cám ơn là thư bày tỏ sự tôn trọng, quý mến của mình (cơ quan,

đơn vị, địa phương hoặc cá nhân nào đó) khi nhận được sự giúp đỡ, lời

khuyên, quà tặng của ai (cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân) trong sự việc

gì.

b) Thư cám ơn cần ngắn gọn, lịch sự, chân thành và phải viết ngay sau

khi nhận được sự giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng v.v…

c) Các trường hợp cần viết thư cám ơn:

- Cám ơn về lòng mến khách.

- Cám ơn về món quà tặng.

- Cám ơn về một thiện ý, một lời khuyên bổ ích.

- Cám ơn về sự giúp đỡ bằng vật chất hoặc sức lao động.

- v.v…

d) Nội dung thư cám ơn:

- Chân thành cám ơn ai về việc gì?

- Biểu cảm của mình về món quà, sự giúp đỡ, lời khuyên quý giá mà

mình nhận được.

- Lời chúc và hy vọng mối quan hệ tốt đẹp hơn.

M.1 - Thư cám ơn về món quà quý

Kính gởi: ………………

Thưa Ông,

Chi cục Bảo vệ Nguồn lợi Thủy sản chúng tôi chân thành cám ơn Ông

về món quà quý mà Ông, với tư cách là người lãnh đạo Công ty Dịch vụ Thủy

sản Thành phố, đã dành cho cán bộ công nhân viên Chi cục. Món quà quý mà

chúng tôi nhận được đã giúp Chi cục chúng tôi rất nhiều trong việc kiểm tra

đánh giá chất lượng sản phẩm xuất khẩu.

Chúc Ông Giám đốc dồi dào sức khỏe và đạt được nhiều thành tích

trong nhiệm vụ của mình. Chúng tôi cũng xin gởi lời thăm và chúc toàn thể

cán bộ công nhân viên của quý Công ty sức khỏe và hoàn thành vượt mức kế

hoạch của mình.

Chúng tôi hy vọng rằng mối quan hệ giữa hai cơ quan chúng ta ngày

càng bền chặt.

Trân trọng kính chào

M.2 - Thư cám ơn về buổi thuyết trình của một chuyên viên kỹ thuật

Kính gửi: ………………

Thưa Ông,

Chúng tôi chân thành cám ơn ông đã dành thời gian đến nhà máy của

chúng tôi thuyết trình về thiết bị mới và cùng chúng tôi tiến hành thực nghiệm.

Sự hướng dẫn tận tình của Ông đã giúp chúng tôi rất nhiều khi chưa có

kinh nghiệm vận hành máy móc hiện đại mà chúng tôi vừa được tiếp nhận.

Chúng tôi chúc Ông thu dược nhiều thành tích trong lĩnh vực sáng tạo

của mình và xin gởi lời chúc quý quyến dồi dào sức khỏe, hạnh phúc.

Rất mong Ông dành cho chúng tôi sự lưu tâm về các vấn đề kỹ thuật

mới mà chúng tôi sẽ tiếp nhận trong thời gian gần đây.

Chân thành cám ơn

7. Thư xin lỗi

a) Thư xin lỗi là thư bày tỏ sự đáng tiếc để cho sự việc không làm vừa

lòng đối với ai (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc một người nào đó) xảy ra.

b) Thư xin lỗi cần viết khéo léo, thận trọng, lịch sự, chân thành, luôn tỏ

sự đáng tiếc và phải viết ngay sau khi được biết sự việc xảy ra.

c) Các trường hợp cần viết thư xin lỗi:

- Do có những hành động, cử chỉ, lời nói không đúng.

- Chậm trễ trong việc đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi chính đáng nào đó.

- Làm thất lạc giấy tờ, hồ sơ của đương sự.

- Có sự nhầm lẫn trong việc xử lý công việc gây phiền hà, tổn thất đối

với đương sự.

- v.v…

d) Nội dung thư xin lỗi bao gồm:

- Bày tỏ sự đáng tiếc đã xảy ra sự việc làm cho ai đó (cơ quan, đơn vị,

địa phương hoặc người nào đó) không hài lòng.

- Giải thích rõ nguyên nhân vì sao dẫn đến sự việc xảy ra.

- Đề ra hướng và biện pháp giải quyết.

- Hứa không để cho sự việc đáng tiếc xảy ra nữa.

- Mong sự thông cảm, sự hiểu biết và mối quan hệ ngày càng phát triển

tốt đẹp.

M.1 - Thư nhận thiếu sót đã gây phiền hà về thủ tục hành chính cho công dân

Kính gởi: Ông ……………

Địa chỉ ………

Thưa Ông,

Nguyên ngày 1-11-199…, Ông có đến UBND Phường làm hồ sơ mua

bán nhà. Nhân viên chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hồ sơ có sơ sót, nên

đã gây ra sự phiền hà, rắc rối đối với Ông.

Lẽ ra ngay từ đầu, nhân viên quản lý nhà đất Phường phải bán cho

Ông bộ hồ sơ theo mẫu mới, thống nhất trong toàn Quận từ ngày 1-11-199…,

thì ông không phải làm lại toàn bộ hồ sơ, bị chậm trễ công việc và đi lại nhiều

lần.

Chúng tôi đã tiến hành họp nội bộ, rút kinh nghiệm về sự việc nêu trên

và đã sắp xếp lại hồ sơ, tránh việc lẫn lộn giữa mẫu cũ và mẫu mới.

Vậy UBND Phường cáo lỗi cùng ông về sự việc đáng tiếc xảy ra và

chúng tôi sẽ có trách nhiệm giúp ông giải quyết sớm khi nhận được hồ sơ của

ông.

Kính chào Ông

M.2 - Thư nhận thiếu sót về việc làm mất hồ sơ chứng sinh

Kính gởi: Chị ……………

Địa chỉ ………

Thưa Chị,

Vừa qua UBND Phường có nhận được thư phản ảnh của Chị về việc

bộ phận Tư pháp và Hộ tịch Phường làm thất lạc giấy chứng sinh của con Chị

vào ngày 20 tháng 5 năm 199… trong lúc Chị đến UBND Phường để khai

trình thủ tục đăng ký khai sinh.

Sau khi xem xét và làm việc trực tiếp với bộ phận Tư pháp và Hộ tịch

Phường, chúng tôi xét thấy sự việc trên là do sơ suất trong khâu giải quyết

các thử tục hành chính thông thường cho nhân dân bị lẫn lộn qua hồ sơ của

người dân khi chứng thực đơn từ xong ra về.

Để khắc phục sự việc đáng tiếc nêu trên, chúng tôi đã chấn chỉnh và

uốn nắn lại bộ phận Tư pháp, Hộ tịch Phường trong việc quản lý hồ sơ tại

Văn phòng ủy ban chưa được cẩn thận, khoa học. Đồng thời ủy ban cũng yêu

cầu cán bộ phụ trách trực tiếp bộ phận này liên hệ với bệnh viện để lập lại thủ

tục chứng sinh cho Chị theo quy định.

Qua sự việc trên chúng tôi mong Chị thông cảm và chân thành cảm ơn

Chị đã kịp thời phản ảnh để chúng tôi rút kinh nghiệm thực hiện được tốt hơn

nhiệm vụ của mình.

Kính chào

Chương 21. SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH TRONG THƯƠNG MẠI

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THƯ THƯƠNG MẠI

A. CẤU TRÚC CỦA THƯ THƯƠNG MẠI

1. Tiêu đề:

Tên Công ty, Xí nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, số thư.

2. Ngày tháng:

Ghi rõ địa danh, ngày…tháng…năm…

3. Tên và địa chỉ trong thư:

Ghi tên và địa chỉ của người nhận thư ở ngay đầu lá thư.

4. Lời chào mở đầu:

Lời chào mở đầu trong thư thương mại thường là lời chào: Thưa Ông

hoặc thưa Bà.

5. Nội dung:

Phần chính quan trọng của một lá thư. Trước khi đặt bút viết, bạn hãy

tự đặt câu hỏi:

a) Mục đích của mình khi viết thư?

b) Hy vọng đạt được qua lá thư này?

c) Cách hay nhất để đạt được mục đích là gì?

* Lời khuyên: Khi viết một lá thư, đừng lãng phí lời hoặc những ghi chú

không cần thiết. Hãy viêt câu văn, đoạn văn ngắn gọn giúp ta dễ hiểu, dễ đọc.

Mẫu một lá thư ngắn gọn có thể viết bằng một số đoạn sau:

Đoạn 1: Gởi vài lời giới thiệu hoặc để xác nhận đã nhận được thư

trước nếu có.

Đoạn 2: Cung cấp thông tin và nêu ra các sự kiện.

Đoạn 3: Nêu ra hành động trong tương lai.

6. Lời chào kết thúc:

Giống lời chào mở đầu, có tính phong tục và thể hiện lịch sự để chấm

dứt một lá thư. Lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh và phải tương xứng với

lời chào mở đầu.

7. Ký tên và ghi chức vụ:

Phải luôn ký tên bằng bút tự của mình và bằng bút mực. Không được

ký tên băng dấu đề tên mình. Vì nó biểu hiện người nhận thư không đáng

quan trọng để người viết thư phải quan tâm, đích thân ký vào thư. Trình tự

của ký tên và ghi chức vụ:

- Họ và tên;

- Ký tên;

- Ghi chức vụ.

B. MỘT SỐ QUY TẮC CẦN TUÂN THEO KHI VIẾT MỘT LÁ THƯ

1. Rõ ý:

Làm cho người nhận thư hiểu được thông tin và có thể giải quyết công

việc với thông tin ấy.

2. Ngắn gọn, súc tích:

Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của vấn đề định

thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hành động nhanh chóng đáp

ứng các điều yêu cầu mong đợi của mình.

3. Đúng, chính xác:

Thư phải viết đúng và chính xác các sự việc, nhất là đối với các chi tiết

như ngày và thời gian hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá. Phải

kiểm tra thật kỹ các điểm này trước khi phát hành.

4. Hoàn chỉnh:

Thư viết phải hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ những điều kiện

cần thiết. Nếu thư không đạt được điều này thì thường phải trả giá vì đã gây

ra những bực dọc không cần thiết.

5. Nhất quán:

Tính nhất quán bảo đảm cho các đoạn, các ý của thư không mâu thuẫn

với nhau.

6. Lịch sự, nhã nhặn:

Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi

nhuận cho các bên tham gia. Cho nên, nó chỉ có thể có kết quả tốt đẹp trong

bầu không khí tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay gắt

(những quan điểm trái ngược) cũng được thể hiện bằng lời lẽ ôn tồn, tế nhị.

7. Thận trọng:

Thư viết phải thận trọng, không được viết những điều mà bản thân

mình nắm không được chắc chắn.

Ngoài 7 điểm có tính quy tắc trên, khi viết thư cần lưu ý mấy điểm sau

đây:

a) Xác định cho được những nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu

các điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất.

b) Viết một cách tự nhiên và viết với một giọng văn phù hợp với từng

hoàn cảnh.

c) Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc.

d) Lập đề cương nếu muốn viết lá thư dài.

M.1

Tên Công ty

Địa chỉ:

Điện thoại, telex, fax:

Thư số:

Địa danh, ngày… tháng… năm……

Kính gởi: ………………………………

(Địa chỉ người nhận thư)

Thưa Ông,

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

Tên tắt người

đánh máy

Lời chào cuối thư

Họ và tên

Chữ ký

Chức vụ

A4 21 X 30 cm

M.2

Tên Công ty

Địa chỉ:

Điện thoại, fax:

Thư số:

Địa danh, ngày… tháng… năm…

Kính gởi: …………………………

(Địa chỉ người nhận thư)

Thưa Ông,

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

Tên tắt người

đánh máy

Lời chào cuối thư

Họ và tên

Chữ ký

Chức vụ

A4 21 X 30 cm

M.3

Tên Công ty

Địa chỉ:

Điện thoại, fax:

Thư số: Địa danh, ngày… tháng… năm…

Kính gởi: ……………………………

(Địa chỉ người nhận thư)

Thưa Ông,

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

Tên tắt người

đánh máy

Lời chào cuối thư

Họ và tên

Chữ ký

Chức vụ

A4 21 X 30 cm

C. CÁC LOẠI THƯ THƯỜNG SỬ DỤNG GIAO DỊCH TRONG HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI

1. Thư cám ơn

2. Thư chia vui

3. Thư thăm hỏi

4. Thư hỏi giá và phúc đáp

5. Thư báo giá

6. Thư chào giá tình nguyện

7. Thư đặt hàng (đơn đặt hàng)

8. Thư khiếu nại và điều chỉnh

9. Thư yêu cầu thanh toán

10. Thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính).

II. CÁCH VIẾT MỘT SỐ LOẠI

1. Thư cám ơn

a) Thư cám ơn là thư bày tỏ sự hân hoan, vui mừng và sự nhớ ơn của

mình khi có được những cơ may trong kinh doanh.

b) Các trường hợp cần viết thư cám ơn:

- Thư cám ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng đầu tiên.

- Thư viết cho khách hàng mới về một đơn dặt hàng đặc biệt lớn hoặc

về công việc làm ăn thường xuyên.

- Thư cám ơn khách hàng đã thanh toán ngay một khoản tiền lớn sau

khi mua hàng, tạo điều kiện cho Công ty mua nguyên vật liệu, trả lương cho

nhân viên, xoay vòng vốn nhanh.

- Thư cám ơn người đã cung cấp thông tin hoặc giúp một việc gì đó tạo

cơ hội cho hoạt động kinh doanh.

c) Nội dung (ý chính) của một thư cám ơn: Tùy theo mục đích của mỗi

lá thư viết cho những trường hợp khác nhau, mà ta có thể xác định những ý

chính của thư cho phù hợp.

Thí dụ: Thư cám ơn khách hàng đã gởi đơn đặt hàng đầu tiên mua

hàng của Công ty, thì nội dung chính bao gồm các ý sau:

+ Cám ơn khách hàng lần đầu tiên đã đặt mua hàng của Công ty.

+ Bày tỏ cảm nghĩ của mình khi nhận được đơn đặt hàng đầu tiên của

khách.

+ Hy vọng có nhiều dịp mở rộng mối liên hệ giữa Công ty và khách

hàng trong việc làm ăn.

+ Lời hứa làm cho mối liên hệ ngày càng tốt đẹp hơn.

M.1 - Thư cám ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng đầu tiên

Kính gởi: Ông ………………

Địa chỉ: ………

Thưa Ông,

Có lẽ Ông đã nhận được giấy báo chính thức xác nhận đơn đặt hàng

của ông. Nhưng vì đây là đơn đặt hàng đầu tiên của Ông với Công ty chúng

tôi, tôi nhận thấy cần phải viết thêm thư này bày tỏ sự hân hoan và cảm ơn

Ông đã dành cho chúng tôi cơ hội cung cấp cho ông số hàng mà ông cần.

Tôi hy vọng qua đơn đặt hàng này, chúng tôi còn có dịp mở rộng mối

liên hệ giữa chúng ta về một sự hợp tác tốt đẹp và lâu dài.

Chúng tôi cam kết sẽ làm cho mối liên hệ này ngày càng tốt đẹp hơn.

Trân trọng

M.2 - Thư cám ơn khách hàng quen về một đơn đặt hàng đặc biệt lớn và về một công việc làm ăn thường xuyên

Kính gởi: Bà ………………

Địa chỉ: ………

Thưa Bà,

Tôi muốn đích thân gởi thư này cho Bà dể bày tỏ niềm hân hoan về

đơn dặt hàng với số lượng lớn đặc biệt của Bà gởi tới chúng tôi hôm qua và

cám ơn về sự tiêp tục đặt tin tưởng vào sản phẩm của chúng tôi.

Chúng tôi đánh giá cao mối liên hệ làm ăn giữa chúng ta từ nhiều năm

qua và sẽ làm hết khả năng để duy trì mối quan hệ này.

Xin hãy tin tưởng rằng, chúng tôi luôn hân hạnh được tiếp tục phục vụ

quý Công ty.

Trân trọng

M.3 - Thư cám ơn khách hàng vì đã thanh toán ngay khi nhận hàng

Kính gởi: Ông ………………

Địa chỉ: ………

Thưa Ông,

Tôi cần viết thư này để bày tỏ niềm phấn khởi vì quý Ông đã luôn luôn

thanh toán đúng thời hạn trong suốt năm qua, đặc biệt ngay cả đối với những

khoản tiền lớn.

Điều này đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc giải quyết những cam

kết về cung cấp hàng có liên quan tới sự phát triển kinh doanh của chúng tôi.

Chúng tôi hy vọng quý Ông tiếp tục dành cho chúng tôi cơ hội được

phục vụ.

Trân trọng

2. Thư chia vui

a) Thư chia vui là thư bày tỏ niềm hân hoan, phấn khởi của mình khi

thấy các bạn hàng thân quen đạt được nhiều kết quả mỹ mãn trong công việc

làm ăn và trong cuộc sống riêng tư.

b) Các trường hợp viết thư chia vui:

- Nhân dịp người bạn, người quen biết được bổ nhiệm, thăng chức.

- Nhận được những phần thưởng lớn trong các kỳ thi, các hội chợ, các

cuộc triển lãm (như huy chương, bằng khen v.v…).

- Mở thêm nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.

- Con cái của các gia đình thân quen trong kinh doanh đã đỗ đạt trong

các kỳ thi tuyển, trong cưới hỏi, ngày sinh của khách hàng quen biết.

c) Yêu cầu thư chia vui: Viết ngắn gọn.

- Văn phong như nói chuyện thường và thật thoải mái (tùy theo hoàn

cảnh và mối liên hệ với người đọc).

- Nên đi thẳng vào vấn đề.

d) Nội dung (ý chính) của một lá thư chia vui:

- Lời chúc mừng khi nhận được tin vui.

- Biểu cảm của mình khi nhận được tin vui.

- Chúc sự thành đạt trong tương lai.

M.1 - Thư chia vui khi nhận được tin một xí nghiệp có quan hệ kinh doanh giành được huy chương vàng tại hội chợ

Kính gởi: Ông ………………

Địa chỉ: ………

Thưa Ông,

Khi đọc tờ Kinh tế Sài Gòn sáng nay, tình cờ thấy tên của quý Xí nghiệp

trong danh sách những Xí nghiệp được tặng huy chương vàng tại Hội chợ

Giảng Võ, tôi vội gởi tới Ông lời chúc mừng nồng nhiệt nhất.

Huy chương vàng về chất lượng sản phẩm là sự vui mừng của chúng

tôi và của tất cả bạn bè quen biết đôi với quý Xí nghiệp. Sự cống hiến của quý

Xí nghiệp cho nền sản xuất công nghiệp của đất nước trong nhiều năm qua

được đánh giá cao trong việc góp phần cạnh tranh với hàng ngoại nhập. Và

tôi thật vui mừng khi thấy những cống hiến này được phần thưởng xứng

đáng.

Chúc Ông cùng cộng sự của mình sức khỏe, hạnh phúc và giành được

nhiều đỉnh cao trong sự nghiệp sáng tạo của mình.

Trân trọng

M.2 - Thư chia vui khi được biết tin một khách hàng quen thuộc khai trương cửa hàng điện máy mới

Kính gởi: Bà ………………

Địa chỉ: ……

Thưa Bà,

Tôi vừa nhận được tin một khách hàng cho biết Bà sắp khai trương một

cửa hàng điện máy mới, trước tiên tôi xin gởi tới Bà lời chúc mừng nồng

nhiệt.

Khai trương cửa hàng điện máy Ánh Hồng là sự vui mừng của tôi và

của các khách hàng quen biết. Cửa hàng điện máy mới Ánh Hồng thật sự là

một niềm tự hào cho chúng ta khi đem trình bày các sản phẩm do chúng ta

sản xuất ra đứng ngang với các sản phẩm của nước ngoài. Hy vọng rằng các

mặt hàng này sẽ được đánh giá cao về chất lượng cũng như mẫu mã.

Chúc Bà cùng cộng sự của mình sức khỏe, hạnh phúc và giành được

đỉnh cao trong sự nghiệp sáng tạo của mình.

Thành thật chúc mừng

3. Thư thăm hỏi

a) Thư thăm hỏi là thư biểu hiện sự quan tâm lo lắng đối với bạn hàng

trong sản xuất, kinh doanh khi nghe tin họ gặp những tai nạn rủi ro, những

điều không may trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như trong cuộc

sống hàng ngày.

b) Các trường hợp viết thư thăm hỏi:

- Tai nạn rủi ro.

- Làm ăn thua lỗ, bị lừa đảo.

- v.v…

c) Yêu cầu:

- Viết ngắn gọn.

- Chân thành, thể hiện sự cảm thông sâu sắc.

d) Nội dung (ý chính) của thư thăm hỏi:

- Sự cảm thông sâu sắc khi nhận được tin không vui.

- Biểu cảm của mình khi nhận được tin không vui.

- Hành động cụ thể giúp đồng nghiệp trong những lúc khó khăn.

- Mong cho họ sớm khắc phục hậu quả, khôi phục hoạt động sản xuất

kinh doanh trở lại bình thường.

M.1 - Thư thăm hỏi Nhà máy giày Quang Sáng bị tai nạn rủi ro cháy toàn bộ khu sản xuất, kho hàng

Kính gởi: Ông Giám đốc Nhà máy giày Quang Sáng

Thưa Ông,

Chúng tôi vô cùng xúc động khi được biết tin về vụ cháy Nhà máy giày

Quang Sáng, gây thiệt hại nặng nề về cơ sở vật chất, làm ngưng trệ hoạt

động sản xuất của Nhà máy.

Đấy không phải là nỗi đau riêng của ông và của toàn thể anh chị em

nhân viên của Nhà máy, mà còn là nỗi đau chung của mọi người.

Để góp phần khôi phục lại những gì đã mất mát và giúp Nhà máy tiếp

tục trở lại hoạt động bình thường chúng tôi xin gởi tới Ông và toàn thể cán bộ

công nhân viên Nhà máy 10.000.000 đồng.

Chúng tôi hy vọng rằng với sự giúp đỡ của Nhà nước các cơ quan, đơn

vị, cùng với sự nỗ lực của các anh chị em trong Nhà máy, nhất định Nhà máy

giày quý Ông sẽ nhanh chóng khắc phục được hậu quả của vụ hỏa hoạn Nhà

máy sẽ tiếp tục sản xuất những mặt hàng đạt chất lượng và hiệu quả cao cho

thị trường cả nước.

Trân trọng

4. Thư hỏi giá và phúc đáp

a) Thư hỏi giá và phúc đáp là thư người mua muốn biết giá hàng hóa

mà mình cần và thư trả lời của người bán đối với thư hỏi giá của người mua.

b) Yêu cầu thư hỏi giá:

- Viết đơn giản, rõ ràng và chính xác những điều mà mình cần.

- Cho thông tin tổng quát về mẫu hàng, bảng giá, lời chào giá, bản ước

tính v.v…

- Ngoài những nội dung thông tin đã nói, không nên viết thêm những

điều gì khác xét thấy không cần thiết.

c) Một số quy tắc cần lưu ý khi viết thư hỏi giá:

- Nên bắt đầu thư bằng câu mà ta muốn hỏi. Người đọc sẽ hiểu được

ngay ý định của ta muốn hỏi vấn đề gì.

- Thư hỏi giá nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.

- Nếu thư hỏi giá quá ngắn thì có thể dùng thiệp. Khi viết có thể bỏ qua

lời chào mở đầu và lời chào kết thúc mà không e ngại bị coi là thiếu lịch sự.

- Người bán hàng nhận dược thư hỏi giá nhưng không có hàng để bán,

phải viết thư phúc đáp ngay.

+ Đối với khách quen thì thể hiện sự vui mừng lại tiếp tục nhận được

thư hỏi giá về mặt hàng mới.

+ Đối với khách hàng chưa quen thì trả lời cho họ biết là rất hân hạnh

nhận được thư hỏi giá và hy vọng mối liên hệ làm ăn thân hữu và lâu dài về

sau.

M.1 - Thư hỏi giá về máy đánh chữ và máy quay ronéo

Kính gời: Ông ………………

Địa chỉ: ………

Thưa quý Ông,

Chúng tôi muốn biết hãng quý Ông có cung cấp máy đánh chữ chuyên

dùng để đánh máy những bảng với cỡ giấy 20 inches hay không.

Chúng tôi cũng cần một máy quay ronéo điện có tốc độ nhanh.

Xin vui lòng gởi cho chúng tôi đặc điểm của hai loại máy này và chúng

tôi đề nghị cho biết giá bán của chúng.

Xin chân thành cám ơn

M.2 - Thư phúc đáp thư hỏi giá hai loại máy trên

Kính gởi: Ông ………………

Địa chỉ: ………

Thưa ông,

Cám ơn thư hỏi giá của ông đề ngày 25 tháng 4 năm 199… Tôi rất hân

hạnh nói rằng chúng tôi có thể giúp Ông trong vấn đề này.

Loại máy đánh chữ hiệu A rất tốt, có khả năng phù hợp để đánh các

bảng lớn. Hiện chúng tôi có sẵn và có thể cung cấp với các phụ kiện để có

thể nạp giấy cỡ 20 inches. Cuốn sách nhỏ gởi theo đây sẽ mô tả chi tiết máy

đánh chữ hiệu A.

Chúng tôi cũng có thể cung cấp vài kiểu máy quay ronéo bằng điện.

Chúng đều là những kiểu máy hoàn hảo có thể in tới 30 bản 1 phút. Xin gởi

kèm theo đây những tờ giấy giới thiệu máy.

Chúng tôi hy vọng 2 loại máy mà chúng tôi giới thiệu sẽ làm hài lòng

quý ông trong việc sử dụng.

Chân thành cám ơn

5. Thư báo giá

a) Thư báo giá (chào giá) là thư của nhà sản xuất, của nhà cung cấp

hàng hóa báo cho khách hàng biết giá một loại hàng hóa hoặc một loại dịch

vụ mà khách hàng cần.

b) Giá trị pháp lý của thư báo giá:

Thư báo giá chưa phải là lời chào giá có giá trị pháp lý. Thư báo giá chỉ

là lời hứa:

- Người bán báo giá, sau không bán, người mua không có quyền kiện.

- Thực tế người kinh doanh không bao giờ lại tự làm mất uy tín của

mình bằng cách báo giá loại hàng mà mình không thể cung cấp.

c) Nội dung của thư báo giá phù hợp phải gồm một số điểm sau dây:

- Lời cảm ơn về thư hỏi giá.

- Cho biết chi tiết về giá, về chiết khấu và thể thức thanh toán.

- Nêu rõ giá gồm những gì (đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm).

- Cam kết liên quan đến ngày giao hàng.

- Thời hạn hiệu lực của thư báo giá.

- Hy vọng thư báo giá sẽ được chấp thuận.

M.1 - Thư báo giá về loại giấy trắng để in quảng cáo

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Cám ơn về thư hỏi giá ngày hôm qua và theo yêu cầu, chúng tôi gởi

kèm theo các mẫu giấy có phẩm chất khác nhau phù hợp với việc in tờ quảng

cáo và xin chào giá như sau:

Loại AI - Giấy in, trắng - giá…

Loại A2 - Giấy in, trắng - giá…

Loại A3 - Giấy in, trắng - giá…

Giá báo này bao gồm cả công vận chuyển đến tận xưởng của quý Ông.

Các loại giấy trên đều có chất lượng tốt, phù hợp với việc in các tờ

quảng cáo. Chúng tôi cam kết chúng không bị đổi màu khi bôi hồ dán.

Chúng tôi hứa có thể giao hàng trong vòng một tuần từ khi nhận được

đơn đặt hàng và hy vọng ông sẽ thấy rằng mẫu hàng và giá báo đều thỏa

đáng.

Trân trọng

M.2 - Thư chào giá chắc chắn khi người bán hứa bán hàng với giá đã nêu trong thư trong một thời gian nào đó

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa quý Ông,

Cám ơn về thư hỏi giá của quý ông đề ngày 30 tháng 10 và chúng tôi

xin gởi kèm theo lời báo giá mặt hàng làm màn cửa bằng plastic.

Chúng tôi chuẩn bị một số mẫu khác nhau và gởi cho quý Ông hôm nay

bằng bưu kiện riêng. Chất lượng tốt, mẫu mã hấp dẫn, giá cả phải chăng là

các yếu tố mà chúng tôi hy vọng thuyết phục được quý Ông rằng đây thực sự

là sản phẩm tốt. Hiện nay các mặt hàng này đang được các nhà trang trí nội

thất ở các vùng khác nhau trong nước yêu cầu rất nhiều và chúng tôi nhận

thấy rất khó đáp ứng kịp.

Tuy nhiên, nếu nhận được thư đặt hàng của quý Ông:rong vòng 10

ngày sắp tới, chúng tôi có thể coi đây là lời chào chắc chắn để giao hàng vào

giữa tháng giêng với giá đã nêu. Đối với đơn đặt hàng 100 tấn màn hay hơn,

chúng tôi đồng ý cho hưởng chiết khấu 5% nếu thanh toán trong 7 ngày từ

ngày lập hóa đơn đặt hàng của quý Ông.

Trân trọng

Lưu ý: Khi người mua từ chối thư báo giá, ông ta nên viết thư phúc đáp

cám ơn người bán và giải thích lý do vì sao từ chối. Nếu không làm như vậy

sẽ bị xem là thiếu lịch sự.

Mẫu thư loại này cần đạt một số điểm:

- Cám ơn lời chào giá của người bán.

- Tỏ ra tiếc không thể chấp nhận được.

- Nêu lý do không chấp nhận.

- Tốt nhất có thể đưa ra một lời phản biện về lời chào giá (phát hiện sự

không hợp lý của lời chào giá).

- Đề nghị cơ hội khác để tiếp tục kinh doanh.

M.3- Thư phúc đáp, thư chào giá

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Trong thư trả lời cho thư hỏi giá của chúng tôi, thư đề ngày 19 tháng 2

của Ông báo giá việc cung cấp một số lượng ván ép bằng rơm có gói kèm

theo mẫu.

Cám ơn Ông đã lưu ý tới vấn đề này, nhưng vì giá chào quá cao so với

giá chúng tôi mua trước đây cùng chất lượng. Tôi rất tiếc không thể đặt hàng

ngay được. Tôi sẽ phải hỏi thăm giá của một số người bán khác. Nhưng tôi

cũng có thể liên hệ với Ông lần nữa nếu giá của họ cao hơn giá của quý Ông.

Trân trọng

6. Thư chào giá tình nguyện

a) Thư chào giá tình nguyện là thư mà nhà sản xuất, nhà cung cấp tự

báo, tự giới thiệu cho khách hàng biết về hàng hóa, dịch vụ do mình sản xuất,

cung ứng để khách hàng có thể lựa chọn, đặt mua.

b) Yêu cầu của thư chào giá là làm sao thuyết phục được người đọc là

họ đang cần hàng hóa hoặc dịch vụ mà mình muốn bán, muốn cung ứng và

khiến họ quyết định mua hàng hóa đó.

c) Một thư chào giá tình nguyện có hiệu quả phải bao gồm những điểm

sau đây:

- Tạo ra sự quan tâm của khách hàng đối với hàng hóa của mình.

- Tạo ra được sự ước muốn mua được hàng hóa do mình cung cấp.

- Thư phải có sức thuyết phục. Từ sự quan tâm ước muốn, khách hàng

có hành động cụ thể để mua hàng.

M.1 - Thư chào giá tình nguyện cho một khách hàng đã quen biết

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi vừa mua được một lô hàng gồm các tấm thảm trải sàn có

chất lượng cao do chủ bị phá sản bán.

Vì Ông là một khách hàng thân quen, lâu năm và thường xuyên nhất

của chúng tôi. Chúng tôi muốn được chia xẻ với Ông dịp may này. Chúng tôi

có thể dành cho Ông loại thảm bằng nỉ đủ màu với giá 2.000.000 đồng/tấm.

Đây là dịp may hiếm có để Ông có thể mua số hàng tồn kho loại sản

phẩm có chất lượng cao với giá cả không thể có tới lần thứ hai. Chúng tôi hy

vọng Ông sẽ nắm lấy cơ hội này. Nếu ông thấy chấp thuận thì xin Ông đừng

phải bận tâm thông báo cho chúng tôi biết, mà xin Ông hãy tới thẳng nhà kho

của chúng tôi để xem tận mắt số hàng này.

Xin đừng tới trễ hơn ngày thứ năm 13 sắp tới.

Trân trọng

M.2 - Thư chào giá tình nguyện giới thiệu một sản phẩm mới

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa quý Ông,

Chúng tôi nghĩ rằng quý Ông sẽ quan tâm tới loại sơn mới "Hoa Hồng"

mà chúng tôi vừa đưa ra thị trường. Mẫu sơn được gởi tới quý Ông hôm nay

bằng bưu diện.

"Hoa Hồng" là kết quả của nhiều tháng nghiên cứu công phu. Sơn

được chế tạo từ một công thức đặc biệt và có đặc điểm Ưu việt hơn các loại

sơn phủ ngoài khác nhờ khả năng độc đáo là làm mất đi các vết nứt rất nhỏ

đối với mắt thường và có độ bền cao, bảo vệ lâu dài cho vật được sơn.

"Hoa Hồng" được bán với 12 màu căn bản và Ông sẽ thấy trong danh

sách đính kèm, giá lại hạ.

Tuy nhiên, chúng tôi vẫn dành khoản chiết khấu đặc biệt 10% cho các

nhà phân phối gởi đơn đặt hàng tới chúng tôi trước cuối tháng này và rất

mong nhận được đơn đặt hàng của quý Ông.

Trân trọng

7. Thư dặt hàng (thay đơn đặt hàng)

a) Thư đặt hàng là thư của khách hàng viết cho nhà sản xuất, nhà cung

cấp đặt mua hàng hóa mà mình yêu cầu.

b) Trường hợp viết thư đặt mua hàng:

- Thông thường, người mua và người bán thường dùng mẫu đơn đặt

hàng hoặc mẫu xác nhận đơn đặt hàng đã in sẵn để thực hiện việc mua bán.

- Đối với việc đặt hàng qua điện thoại, thì sau đó phải xác nhận lại bằng

văn bản để tránh những sự hiểu lầm.

- Đơn đặt hàng bằng thư:

+ Đơn đặt hàng bằng thư phải chính xác, rõ ràng, tránh đưa đến những

khó khăn trở ngại sau này.

+ Khi gởi đơn đặt hàng bằng thư phải chú ý:

* Nêu đầy đủ và mô tả chi tiết hàng hóa muốn đặt mua, số lượng, giá

cả và cả số thứ tự trong cuốn mẫu hàng nếu có.

* Nêu những yêu cầu có liên quan đến giao hàng, ngày, tháng, phương

thức vận chuyển và cước phí trả trước hay trả sau.

* Xác định phương thức thanh toán dựa trên sự đồng ý qua đàm phán

sơ khỏi ban đầu.

c) Sự hợp pháp của các bên trong việc đặt hàng:

- Đơn đặt hàng cũng chỉ là lời đề nghị mua hàng và sự thương lượng

(dàn xếp này sẽ không có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý, nếu người bán

chưa chấp nhận). Hai bên đều phải có trách nhiệm bàn bạc thảo luận với

nhau.

- Nghĩa vụ của người mua (khi có sự thỏa thuận giữa 2 bên mua và

bán).

* Nhận hàng đã đặt mua nếu phù hợp với quy cách trong đơn đặt hàng.

* Trả tiền khi hàng được giao, trừ khi có thỏa thuận khác đi.

* Kiểm tra hàng càng sớm càng tốt (nếu không có khiếu nại ngay về

tình trạng hàng hóa thì được coi như là đã chấp thuận chúng).

- Nghĩa vụ của người bán:

* Giao đúng hàng như đơn dặt hàng và đúng thời hạn.

* Bảo đảm hàng không khuyết tật mà lúc nhận người mua không thể

biết. (Nếu hàng hóa giao có khuyết tật, người mua có thể yêu cầu giảm giá,

đổi hàng khác hoặc bỏ đơn đặt hàng, hoặc khiếu nại các thiệt hại).

d) Hình thức của thư đặt hàng

- Các đơn đặt hàng loại thông thường thường ngắn nhưng phải đủ các

chi tiết cần thiết liên quan đến hàng hóa và các điều khoản thanh toán.

- Khi đơn đặt hàng gồm hai, ba loại, nên lập thành bảng kê cho rõ ràng

(tránh sai sót).

đ) Thư xác nhận đơn đặt hàng:

Thư xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng (nếu là khách hàng mới

đặt hàng lần đầu tiên) thường bao gồm mấy ý phúc đáp chính sau đây:

- Bày tỏ niềm hân hoan nhận được đơn đặt hàng.

- Giới thiệu tóm tắt thêm vài lời về những thuận lợi của mặt hàng được

chọn đặt.

- Lời cam kết quan tâm ngay và chu đáo đến hàng hóa được đặt.

- Gợi ý sự quan tâm của khách tới các mặt hàng khác có thể cung cấp

mà khách hàng thích thú.

- Hy vọng có thêm đơn đặt hàng khác.

e) Thư từ chối đơn đặt hàng:

- Người bán hàng thường phải từ chối thư đơn đặt hàng của người

mua trong các trường hợp sau đây:

+ Không thể thỏa mãn với các điều kiện của người mua.

+ Uy tín của người mua đáng ngờ vực.

+ Hàng hóa hiện không có sẵn.

- Thư từ chối đơn đặt hàng nên viết cẩn thận, với những gợi ý liên tục

về việc làm ăn trong tương lai.

Nội dung thư này nên có mấy ý chính sau đây:

- Cáo lỗi không thể đáp ứng yêu cầu của khách.

- Đề nghị một sản phẩm thay thế nếu có sẵn.

- Hy vọng dược phục vụ khách hàng trong một dịp khác.

M.1 - Thư đặt hàng (thay đơn đặt hàng) thường chỉ cần viết một cách đơn giản như sau:

Kính gởi: Bà…

Địa chỉ:…

Thưa quý Bà,

Xin gởi cho chúng tôZi các loại sách sau đây với khoản chiết khấu

thường lệ 20% của giá bìa:

Số lượng Tựa đề Tác giả Giá bìa

100 Thư tín thuơng mại L. Gartside 15.000đ

200 Cẩm nang thư tín thuơng mại Hecme-Beyley 10.000đ

300 Thư tín Anh - Mỹ Anh Thư 12.000 đ

Trân trọng

M.2 - Thư xác nhận đơn đặt hàng bằng điện thoại

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Để xác nhận việc đặt hàng bằng điện thoại, chúng tôi mong Ông cung

cấp:

Ba máy đánh chữ hiệu Optima loại tốt nhất, màu xám nhạt.

Theo giá chào là 1.500.000 đồng một máy trừ chiết khấu mậu dịch,

cước vận chuyển người mua trả.

Chúng tôi cần gấp các loại máy này và chúng tôi mong rằng Ông sẽ thu

xếp việc giao hàng cho chúng tôi ngay.

Trân trọng

M.3 - Thư xác nhận đơn đặt hàng

Kính gởi: Bà…

Địa chỉ:…

Thưa Bà,

Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn đặt hàng số 231 để mua khăn trải

giường và vì các mặt hàng này có sẵn nên đã gởi tới Bà ngay hôm nay bằng

xe lửa chở khách. Cước phí do Bà chịu.

Chúng tôi hy vọng số hàng này sẽ tới kịp thời và hân hạnh nhận được

các đơn đặt hàng trong tương lai.

Trân trọng

M.4 - Thư xác nhận đơn đặt hàng đối với khách hàng mói

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi hân hoan nhận được đơn đặt hàng của quý ông đề ngày 18

tháng 7 về mặt hàng vải bông in và hân hạnh nhận ông là khách hàng của

chúng tôi.

Chúng tôi xác nhận cung cấp mặt hàng như Ông nếu trong thư và sẽ

chuẩn bị gửi vào tuần tới bằng tàu khách. Chúng tôi hoàn toàn tin rằng Ông

sẽ hài lòng khi nhận được hàng với giá đã chào.

Vì Ông có thể chưa biết tới các mặt hàng khác của chúng tôi nên tôi gởi

kèm theo đây cuốn mẫu hàng và hy vọng lần đặt hàng đầu tiên kỳ này sẽ đưa

tới mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp hơn.

Trân trọng

M.5 - Thư từ chối đơn đặt hàng

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn dặt hàng của Ông đề ngày 2 tháng

10 để mua 10 máy truyền hình màu hiệu JVC. Nhưng vì Ông nêu điều kiện

giao hàng phải là trước Tết dương lịch nên chúng tôi rất tiếc không thể thỏa

mãn yêu cầu này như vẫn thường làm trong những năm trước dây.

Các nhà sản xuất đang không đáp ứng kịp nhu cầu về loại máy nổi

tiếng nàv. Chính chúng tôi trong tháng trước cũng đã đặt mua 30 máy, nhưng

cũng được báo là phải chờ theo thứ tự ưu tiên.

Qua cuộc điện đàm sáng nay, chúng tôi được biết khách hàng của quý

Ông không bằng lòng với hiệu khác. Do đó, tôi hy vọng Ông có thể tìm mặt

hàng này từ nhà cung cấp khác.

Tôi đề nghị Ông thử liên lạc với Cửa hàng mua bán kim khí điện máy

"Hồng Đăng" số… đường Hùng Vương, quận 5. Họ thường xuyên có khối

lượng hàng tồn kho lớn và có thể giúp Ông.

Trân trọng

8. Thư khiếu nại và điều chỉnh

a) Thư khiếu nại và điều chỉnh là thư thể hiện sự phàn nàn, không hài

lòng về hàng hóa được đặt nhưng không thỏa mãn yêu cầu đặt ra.

b) Các trường hợp viết thư khiếu nại:

- Hàng gởi sai quy cách.

- Số lượng không thỏa đáng.

- Hàng giao bị hư hỏng hoặc chậm trễ.

- Giá cả tính cao hơn mức ấn định đã thỏa thuận.

c) Nội dung (ý chính) của một thư khiếu nại:

- Khởi đầu thư nêu sự dáng tiếc phải khiếu nại.

- Nêu ngày, tháng của đơn đặt hàng, ngày, tháng giao hàng và tên

hàng hóa phải khiếu nại.

- Nêu lý do khiến không hài lòng và yêu cầu được giải thích.

- Đề nghị biện pháp giải quyết.

d) Một số quy tắc nên theo khi viết thư khiếu nại:

- Nên khiếu nại ngay khi phát hiện những điều không hài lòng. Sự trì

hoãn sẽ làm giảm giá trị những luận cứ đưa ra, đồng thời gây khó khăn cho

nhà cung cấp trong việc truy nguyên sự cố.

- Nên cho rằng nhà cung cấp sẽ giải quyết thỏa đáng vấn đề nêu ra.

- Đừng vội cho nhà cung cấp là người đáng trách. Ông ta có thể có

những lý do chính đáng.

- Nêu ra những điều cần khiếu nại một cách lịch sự, cụ thể và yêu cầu

nhà cung cấp tìm cách giải quyết.

- Có thể đề ra biện pháp giải quyết, nhưng không đề nghị biện pháp gì

có liên quan đến những lý do xảy ra sự cố làm ảnh hưởng đến chất lượng

hàng hóa mà mình không hài lòng. Vì đó là chuyện của nhà cung cấp, nhà

sản xuất.

- Nhất thiết phải tránh dùng những lởi lẽ thô bạo vì những lời lẽ thô bạo

chỉ gây tác dụng xấu và làm cho nhà cung cấp không muôn giúp đỡ.

đ) Giải quyết khiếu nại:

Nhà cung cấp khi nhận thư khiếu nại phải có thái độ bình tĩnh (tự kiềm

chế) lắng nghe lời phàn nàn của khách với những lý do sau đây:

- Phải biết khách hàng có lý do khiếu nại từ bao giờ.

- Nhà cung cấp cần có cơ hội giải thích, giải quyết vụ việc và duy trì

thiện cảm với khách.

- Thư khiếu nại có thể lại là những đề nghị nhà cung cấp cải tiến sản

phẩm hoặc dịch vụ của mình.

e) Những quy tắc tuân theo khi viết thư trả lời thư khiếu nại:

- Phải khách quan cho rằng khách hàng đúng.

- Nếu không thể giải quyết ngay khiếu nại cũng nên phúc đáp ngay

(Thư giải thích rằng chúng tôi đang điều tra vấn đề và sẽ gởi một phúc đáp

đầy đủ sau).

- Nếu phát hiện việc khiếu nại không hợp lý thì hãy nêu rõ điều này một

cách lịch sự trong thái độ thân thiện.

- Nếu lỗi thuộc về nhà cung cấp thì hãy nhận lỗi, bày tỏ sự đáng tiếc và

hứa sẽ giải quyết vấn đề.

- Không nên đổ lỗi cho nhân viên bởi vì nói cho cùng người chủ là

người chịu trách nhiệm tất cả.

M.1 - Thư khiếu nại về việc chưa giao hàng

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Vào ngày 20 tháng 7 vừa qua tôi đã gởi đơn đặt hàng tới Ông để mua

100 cuốn sách Cẩm nang Thư tín Thương mại song ngữ Anh - Việt của Nhà

xuất bản Trung tầm Thông tin Thương mại Việt Nam, trong đó có nhấn mạnh

tới yêu cầu giao hàng trễ nhất là ngày 5 tháng 9, đây là ngày niên học mới bắt

đầu.

Tôi vẫn chưa nhận được xác nhận về đơn đặt hàng này cũng như sách

vẫn chưa được giao. Việc không nhận được sách đúng lúc sẽ gây trở ngại rất

nhiều nên đề nghị Ông cứu xét ngay vấn đề này cho chúng tôi được biết khi

nào có thể nhận được sách,

Trân trọng

M.2 - Thư giải quyết khiếu nại (trả lời việc chưa giao hàng)

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi rất ngạc nhiên khi nhận được thư Ông cho biết số sách Ông

đã đặt mua ngày 20 tháng 7 là 100 cuốn Cẩm nang Thư tín Thương mại song

ngữ Anh - Việt vẫn chưa tới tay ông.

Chúng tôi nhận được đơn đặt hàng ngày 20 tháng 7 và vì số lượng

sách có tồn kho sẵn, nên đã chuyển sang bộ phận kho cùng ngày. Chúng tôi

có gọi điện thoại cho quản lý nhà kho của chúng tôi sáng nay và được xác

nhận sách đã giao cho Công ty Vận tải đường sắt ngày 25 tháng 7 để chuyển

tới Ông, cước trả trước.

Chúng tôi rất tiếc về việc giao chậm ngày cũng như sự phiền hà gây

cho ông. Chúng tôi đã đặt vấn đề với Công ty Vận tải đường sắt và sẽ gọi

điện ngay cho ông khi có thêm thông tin. Trong khi chờ đợi, tôi nghĩ Ông cũng

nên hỏi Công ty Vận tải đường sắt tại thành phố của Ông.

Trân trọng

M.3 - Thư khiếu nại về hàng hóa kém phẩm chất

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Gần đây chúng tôi nhận được một số phàn nàn của khách về bút bi của

quý ông. Hiển nhiên là bút bi đã không thỏa mãn khách và trong một số

trường hợp chúng tôi đã phải hoàn lại tiền cho khách.

Loại bút khách phàn nàn nằm trong lô hàng 1.000 chiếc cung cấp theo

đơn đặt hàng số 340. Đơn đặt hàng thực hiện theo mẫu do người đại diện

của chúng tôi đặt tại Công ty. Chính chúng tôi so sánh mẫu bút đặt hàng với

số bút giao hàng và thấy nhiều cây do khách phàn nàn đã không đúng chất

lượng yêu cầu. Một số bị chảy mực, một số khác viết không ra mực. Những

phàn nàn chỉ liên quan tới lô bút đã nêu. Các đợt bút trước rất thỏa đáng. Do

đó, chúng tôi viết thư này yêu cầu được trả lại số bút còn chưa bán, tổng

cộng là 800 cây và yêu cầu được thay thế bằng loại bút có phẩm chất tốt mà

chúng tôi vẫn quen biết trước đây.

Trân trọng

M.4 - Thư trả lời khiếu nại về hàng kém chất lượng

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Thư quý Ông đề ngày 10 tháng 5 phàn nàn về lô bút bi được cung cấp

theo đơn đặt hàng số 340 đã khiến chúng tôi rất quan tâm. Tuy nhiên, chúng

tôi vui mừng được Ông đưa ra vấn đề này.

Chính chúng tôi đã thử một số bút trong lô hàng Ông đã nêu và công

nhận rằng chúng không được hoàn hảo. Các khuyết điểm đượe truy nguyên

và đã được phát hiện do một máy có khuyết tật trong quy trình sản xuất, hiện

nay đã được sửa chữa.

Chúng tôi đã dàn xếp gởi tới Ông 800 cây để thay thế số 800 cây bút

trả về. Vậy xin ông gởi lại số bút đó cho chúng tôi. Cước phí do chúng tôi

chịu. Số bút gởi thêm cho Ông sẽ không tính tiền và dành cho Ông thay thế

cho những khách hàng đã mua loại bút cũ đến khiếu nại.

Trân trọng

9. Thư yêu cầu thanh toán

a) Thư yêu cầu thanh toán là thư đề nghị khách hàng thanh toán những

khoản tiền còn nợ trong việc mua bán hàng hóa, hoặc cung ứng dịch vụ.

b) Các trường hợp cần thiết phải viết thư yêu cầu thanh toán:

- Thanh toán chậm.

- Lần đầu bị chậm.

- Trả chậm thành thói quen.

- Khách hàng trả chậm nhưng lại là khách hàng có vị trí, có tầm quan

trọng nhất định đối với nhà cung cấp.

c) Yêu cầu của thư yêu cầu thanh toán:

- Luôn tỏ ra lịch sự, tế nhị.

- Ngay cả trong trường hợp phải áp dụng những biện pháp bắt buộc

như đe dọa ra tòa cũng nên đưa ra sự đáng tiếc.

d) Nội dung (ý chính) của thư yêu cầu thanh toán:

- Nêu câu hỏi vì sao số tiền nợ lại chưa được thanh toán.

- Nêu thiện chí, sự chờ đợi nhẫn nại của nhà cung cấp trong vấn đề

này cùng với những trở ngại do số tiền nợ chưa được thanh toán.

- Bày tỏ sự đáng tiếc phải áp dụng những biện pháp bắt buộc để số tiền

nợ được thanh toán.

- Hy vọng khách hàng sớm thu xếp thanh toán nợ nần và mối quan hệ

làm ăn được tiếp tục duy trì và phát triển.

M.3 - Thư yêu cầu thanh toán

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi băn khoăn không hiểu tại sao lại không nhận được thư tín gì

của Ông liên quan đến bức diện đề ngày 2 tháng 7 về số tiền 30 triệu đồng

mà quý Công ty nợ chúng tôi theo bảng kê ngày 12 tháng 4 vừa qua.

Chúng tôi mong rằng Ông sẽ giải thích cho chúng tôi rõ tại sao số tiền

trên lại chưa được thanh toán.

Chắc rằng Ông cũng đồng ý là chúng tôi đã hết sức nhẫn nại với quý

Công ty. Nhưng chúng tôi hiện nay không còn cách nào khác hơn là phải áp

dụng các biện pháp cần thiết để thu hồi số nợ nói trên.

Chúng tôi mong sẽ tránh làm việc gì xét ra có hại đến thanh danh và uy

tín của quý Công ty. Ở thời điểm này, chúng tôi vẫn sẵn lòng cho quý Công ty

mọi sự dễ dãi để thanh toán số tiền trên. Với quan điểm đó, chúng tôi dành

cho Ông thêm một tháng nữa để ông có điều kiện thu xếp thanh toán nợ nần.

Trân trọng

M.4 - Thư gây áp lực để yêu cầu thanh toán tiền (lần thứ hai)

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa ông,

Hóa đơn của chúng tôi đề ngày 18 tháng 3 đã quá hạn thanh toán đến

hơn 3 tháng nay và mặc dù chúng tôi đã nhắc nhở trong thư đề ngày 2 tháng

5, chúng tôi vẫn chưa nhận được thư hồi âm của Ông.

Chúng tôi rất tiếc là phải thông báo cho ông rõ do sự làm ăn thiếu tín

nhiệm này, chúng tồi phải ấn định một thời hạn chót là 30 ngày kể từ hôm nay

để ông lo thanh toán số tiền thiếu chúng tôi.

Trong thời gian này, nếu Ông không thanh toán số nợ thì chúng tôi

buộc lòng phải nhờ đến pháp luật phân xử.

Chúng tôi tin tưởng rằng ông cũng muốn tránh những phiền hà cũng

như những chi phí do sự tranh tụng gây ra.

Thành thật kính chào

10. Thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính)

a) Thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính) là thư nhờ một

người trung gian cung cấp những thông tin cần thiết về một khách hàng khi

khách hàng ấy muốn ký hợp đồng kinh doanh và được hưởng tín dụng.

b) Yêu cầu thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính):

Lời lẽ phải lịch sự vì chúng ta muốn nắm những thông tin mà họ không

có trách nhiệm phải cung cấp.

c) Nội dung (ý chính) của loại thư này:

- Đề nghị được cung cấp một số thông tin tổng quát về khách hàng

tương lai.

- Hỏi ý kiến về việc nếu chấp thuận cho hưởng tín dụng trong một giới

hạn nào đó.

- Bảo đảm thông tin này sẽ được giữ bí mật.

- Bày tỏ sự sẵn lòng đáp ứng lại nếu có dịp được giúp đỡ trong trường

hợp tương tự.

d) Một số điểm cần lưu ý khi viết thư loại này:

- Phải gởi kèm theo một bao thư ghi sẵn địa chỉ phúc đáp, có dán tem.

- Khi nhận được thư phúc đáp phải gởi ngay thư cám ơn.

đ) Thư trả lời thư hỏi về tình hình kinh doanh:

Khi viết thư trả lời thư hỏi về tình hình kinh doanh cần lưu ý một số

điểm sau:

- Đối với khách hàng được hỏi mà có uy tín thì việc phúc đáp yêu cầu

về khách hàng này không có vấn đề gì phải đặt ra.

- Đối với khách hàng được hỏi mà uy tín bất hảo, thư phúc đáp yêu cầu

phải cẩn thận.

- Khi cung cấp thông tin về một khách hàng cần thận trọng để tránh cho

một bên thứ ba nào đó không có trách nhiệm biết được thông tin này. Do đó,

phải khôn ngoan và tốt hơn là không nêu tên của khách hàng được hỏi, như

vậy sẽ tránh được hành vi bôi nhọ đối tượng.

- Các thư phúc đáp cần ghi "thư riêng và mật" cả ngoài bì (loại này cần

làm hai bì, bì trong để "thư mật").

- Bố cục của loại thư này nên theo một kết cấu sau đây:

+ Nêu những sự việc kèm theo ý kiến nhận xét nghiêm túc về khách

hàng được hỏi.

+ Hy vọng rằng thông tin được cung cấp sẽ hữu ích.

+ Khéo léo lưu ý rằng thông tin này có tính cách riêng tư và người cung

cấp không chịu trách nhiệm.

M.1 - Thư hỏi về tình hình kinh doanh

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi vừa được Công ty Thanh Bình yêu cầu cung cấp hàng hóa trị

giá 50 triệu đồng trong đơn đặt hàng đầu tiên và yêu cầu được hưởng điều

kiện tín dụng.

Chúng tôi không có thông tin nào về Công ty này và vì tương lai có thể

có những đơn đặt hàng lớn, chúng tôi muốn chấp thuận yêu cầu của họ, nếu

điều này là an toàn. Vậy mong Ông vui lòng cung cấp cho chúng tôi một bản

báo cáo về uy tín và tình hình tài chính của Công ty nói trên. Và dặc biệt có

nên dành tín dụng cho họ ngay từ đơn đặt hàng đầu tiên hay không.

Chúng tôi mong muốn biết ý kiến của quý Ông về mức tín dụng có thể

cho phép trên cơ sở thanh toán từng quý.

Trân trọng

M.2 - Thư trả lời về tình hình kinh doanh của Công ty được hỏi

Kính gởi: Ông…

Địa chỉ:…

Thưa Ông,

Chúng tôi hân hạnh thông báo rằng Công ty Ông đề cập trong thư ngày

25 tháng 3 tuy nhỏ nhưng nổi tiếng và đáng tin cậy, đã được thành lập hơn 15

năm qua tại thị trấn này.

Chúng tôi cũng đã có quan hệ làm ăn với đương sự hơn 7 năm qua

bằng điều kiện thanh toán cuối mỗi quý và mặc dù họ không sử dụng điều

kiện chiết khấu trả sớm của chúng tôi, họ vẫn luôn thanh toán đúng thời hạn.

Mức tín dụng chúng tôi dành cho họ đôi khi cũng lên quá 20 triệu như Ông đã

nêu.

Chúng tôi hy vọng các thông tin này sẽ hữu ích và hiểu rằng Ông sẽ xử

lý cẩn mật.

Trân trọng

11. Quảng cáo

a) Một số điều cần biết về quảng cáo.

- Quảng cáo là cách trình bày cho đông đảo khách hàng có những hiểu

biết cần thiết về hàng hóa hoặc dịch vụ của nhà kinh doanh bằng các phương

tiện thông tin đại chúng như:

+ Truyền hình

+ Truyền thanh

+ Báo chí

+ Biểu ngữ.

- Mục tiêu của quảng cáo nhằm vào điểm cơ bản sau đây: thu hút sự

chú ý của khách hàng vào dịch vụ mà nhà kinh doanh cung ứng cho thị

trường. Yếu tố quyết định thành công của quảng cáo là chất lượng hàng hóa

tốt, hiệu quả của dịch vụ.

Các loại quảng cáo:

+ Quảng cáo sản phẩm: Quảng cáo sản phẩm làm cho khách hàng biết

có hàng hóa hoặc dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của họ.

+ Quảng cáo định chế - cho khách hàng biết về sự tồn tại của một loại

hoạt dộng và uy tín cua họ.

b) Cách quảng cáo:

- Quảng cáo đều đặn theo một chương trình. Nếu chỉ quảng cáo kiểu

đứt đoạn, một lần thì sẽ kém hiệu quả.

- Đối với sản phẩm nổi tiếng hoặc dịch vụ có tiếng (tín nhiệm) hoặc một

sản phẩm bán hạ giá thì chỉ cần quảng cáo vài ba lần là đủ.

c) Các phương tiện quảng cáo:

- Báo địa phương.

- Niên giám điện thoại.

- Phát thanh, truyền hình, vẽ quảng cáo.

- Panô lớn đặt tại các trung tâm giao thông, giao dịch, khu vui chơi.

d) Một số nghiệp vụ cần biết khi quảng cáo:

- Cách quảng cáo tốt nhất là chỉ ra lợi ích của khách hàng khi mua và

sử dụng hàng hóa do nhà cung cấp bán.

- Những công việc cần làm của quảng cáo: soạn thảo văn bản, minh

họa, trình bày, áp dụng các phương tiện thông tin truyền thống.

- Nguyên tắc cơ bản khi viết quảng cáo:

+ Chỉ cho khách hàng biết khi mua hàng của ta khách hàng sẽ có được

những lợi ích gì.

+ Chú trọng giới thiệu một vài điểm mạnh quan trọng.

+ Mô tả nổi bật một số mặt hàng cho giá hoặc không cho giá.

+ Dùng từ ngắn gọn và đơn giản.

+ Nên sử dụng một chút hài hước.

+ Ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà cung cấp.

+ Chọn cách trình bày chân phương và có minh họa.

Phần 6. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIÂY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU

Chương 22. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU

I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU

1. Định nghĩa công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu

Công văn giấy tờ của cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng để công

bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; để

báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; để ghi

chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết.

- Công văn, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi

đến gọi tắt là "Công văn đến" (CVDE).

- Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là "Công văn đi”

(CVDI).

- Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại công văn, những tài

liệu dùng trong nội bộ cơ quan… gọi tắt là "Giấy tờ của cơ quan".

2. Những công việc chính của công tác công văn giấy tờ

- Nhận và vào sổ "Công văn đến".

- Xem và phân phối "Công văn đến", theo dõi việc giải quyết công văn.

- Nghiên cứu công văn, khởi thảo công văn.

- Sửa chữa dự thảo, duyệt bản thảo.

- Đánh máy công văn, xem xét lại bản đánh máy, ký công văn.

- Vào sổ và gửi "Công văn đi".

- Làm sổ ghi chép tài liệu.

- Làm các loại biên bản.

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ.

3. Vị trí, ý nghĩa của công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ

- Công tác công văn giấy tờ là một trong những công việc cần thiết

trong hoạt động của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về

mọi măt của cơ quan, xí nghiệp cần dược giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi

cần thiết. Cho nên làm công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu

trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý, điều hành của

cơ quan Nhà nước và của các tổ chức kinh tế, xã hội, các đơn vị sự nghiệp

v.v…

- Trong phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, công ty, xí nghiệp,

đơn vị được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công

tác công văn giấy tờ có làm tốt hay không.

II. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU

(Gọi tắt quản lý hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu)

1. KHÁI NIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU

1.1. Quản lý hồ sơ tài liệu là công việc chung của mọi cán bộ nhân viên (có liên quan đến công văn giấy tờ) trong cơ quan, không thể quan niệm đó chỉ là công việc của một bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ

Để giúp cho việc quản lý tốt và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu

một cách có hiệu quả, chúng ta phải có phương pháp khoa học quản lý hồ sơ

tài liệu một cách thống nhất, chặt chẽ, liên tục ngay từ khi hình thành tài liệu ở

bộ phận văn thư, chuyển cho các phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên

xử lý và cho đến khi loại ra tiêu hủy những tài liệu hết giá trị, giữ lại những tài

liệu có giá trị đưa vào lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ tài liệu theo quá trình hình

thành, xử lý và lưu trữ phục vụ khai thác sử dụng người ta gọi là quản lý hồ

sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu, nghĩa là theo quá trình phát sinh, phát triển

và kết thúc của tài liệu.

1.2. Nội dung quản lý hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu gồm 3 khâu chính

a) Bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản (CVDE, CVDI), phân loại, đăng

ký, chuyển cho các phòng ban chuyên môn, chuyên viên khai thác xử lý.

b) Các phòng ban chuyên môn, chuyên viên khai thác xử lý xong, loại

ra tiêu hủy những tài liệu hết giá trị, giữ lại hoặc chuyển giao tài liệu còn có

giá trị cho lưu trữ trung tâm (lưu trữ cơ quan, đơn vị).

c) Trung tâm lưu trữ tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu theo phương pháp

nhất định phục vụ cho việc bảo quản và khai thác sử dụng lâu dài.

2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU

GIAI ĐOẠN I - TẠO THÀNH TÀI LIỆU

A. CÁC QUY TẮC CƠ BẢN QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU Ở GIAI ĐOẠN I

1. Tất cả công văn giấy tờ đều phải được xử lý sơ bộ và quản lý thống

nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của

từng cơ quan, đơn vị.

2. Phải tổ chức quản lý công văn giấy tờ, thư từ giao dịch ngay từ khi

cơ quan, đơn vị bắt đầu hoạt động.

3. Công văn giấy tờ, thư từ đến và đi phải qua văn thư đăng ký và phải

có bản lưu tại văn thư.

a) Công văn đi lưu 2 bản (1 bản lưu theo mã lưu trữ, 1 bản khác lưu

theo "cơ cấu tổ chức" nghĩa là theo tên các phòng, ban, bộ phận soạn thảo

văn bản).

b) Công văn đến được phô-tô thêm 2 bản (ngoài số bản do yêu cầu

công tác phải phô-tô thêm), 1 bản lưu theo mã lưu trữ, 1 bản lưu theo cơ cấu

tổ chức - theo các phòng, ban, bộ phận chuyên môn được giao trách nhiệm

giải quyết. Bản công văn do bên ngoài gởi đến chuyển thẳng cho các phòng,

ban chuyên môn giải quyết theo lệnh của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu cơ

quan, đơn vị quy định chỉ gởi bản phô-tô có bút phê yêu cầu giải quyết của

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cho các phòng, ban chuyên môn thì bộ phận văn

thư (thư ký) giữ lại bản công văn do các nơi khác gởi đến.

4. Xử lý công văn phải nhanh, kịp thời, bí mật.

5. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính quản trị (Thủ

trưởng cơ quan, đơn vị không có văn phòng, phòng hành chính, chỉ có bộ

phận văn phòng, thư ký giúp việc) phải kiểm tra thường xuyên các sổ cái

đăng ký (hoặc cơ sở dữ liệu của ứng dụng chuyên dùng quản lý CVDE và

CVDI) công văn đến và công văn đi.

B. CÁC NGUÔN CÔNG VĂN ĐẾN

1. Nguồn giao lưu qua bưu diện.

2. Nguồn thông tin điện tử (Fax, Telex, Mail).

3. Nguồn do Thủ trưởng, các cán bộ lãnh đạo, chuyên viên đi họp, đi

hội nghị, hội thảo, đi thực tế mang về.

4. Nguồn do khách mang tới.

5. Nguồn nội bộ.

* Tin nhắn qua điện thoại.

Để tránh sai sót khi báo cáo lại lãnh đạo, cần ghi vào phiếu nhắn tin đặt

cạnh điện thoại.

Mẫu 1

PHIẾU NHẮN TIN

Gởi cho: ………………………………………………………………

- Ngày: …………………………… Giờ: …………………………

- Người nhắn (đơn vị): ………………………………………

+ Địa chỉ: ……………………………………………………

+ Điện thoại: ………………………………………………

- Nội dung:

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

- Yêu cầu:

+ Xin gọi lại cho tôi

+ Tôi sẽ gọi lại

+ Khẩn

Người nhận ký

C. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN

1. Sơ bộ phân loại công văn

Khi tiếp nhận công văn đến, văn thư cơ quan phải kiểm tra nhanh qua

một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gởi cho cơ quan, đơn vị không.

Trường hợp phát hiện không đúng thì kịp trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc

người liên lạc. Đối với các phong bì bị rách nhiều hoặc bị bóc thì phải lập biên

bản trước nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc (Nếu bộ phận bảo vệ của

cơ quan, đơn vị được giao tiếp nhận công văn từ nhân viên bưu điện hoặc

liên lạc thì bộ phận bảo vệ cơ quan phải làm việc này).

Tiếp theo là sơ bộ phân loại công văn. Những thư riêng, sách báo, bản

tin… không phải bóc bì, vào sổ. Những công văn gửi cho cơ quan nói chung

phải vào sổ nhưng chia làm 2 loại:

- Loại bóc bì vào sổ chi tiết gồm những công văn ngoài bì đề tên cơ

quan, gửi thủ trưởng cơ quan (nhưng không phải thư riêng), công văn không

đóng dấu mật hoặc không ghi rõ tên của người nhận, những công văn gửi các

cơ quan, đơn vị chức năng của cơ quan.

- Loại không phải bóc bì mà chỉ vào sổ chuyển cả bì là những công văn

ngoài bì ghi rõ tên người nhận, công văn mật, công văn gửi các đoàn thuế

trong cơ quan.

2. Bóc bì công văn

Bóc bì công văn được tiến hành theo các quy định sau dây:

- Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gởi, mất

dấu bưu điện. Thông thường dùng kéo để cắt phong bì, trước khi cắt bì, phải

để cho công văn bên trong dồn về một phía, rồi lấy kéo cắt phía bì không có

công văn.

- Khi lấy công văn ra khỏi bì phải cẩn thận tránh làm rách công văn khi

bị dính vào bì.

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì công văn xem có khớp với số, ký

hiệu của công văn không. Nếu có sai lệch phải báo cáo với người phụ trách

văn phòng biết và hỏi lại nơi gửi. Những công văn gởi nhầm đến cơ quan,

đơn vị thì phải gửi trả lại.

- Trường hợp công văn kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ, phải ký

xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi, rồi gửi trả lại phiếu cho cơ quan gửi công

văn.

3. Phân loại công văn đã được bóc

Để phục vụ cho việc quản lý khai thác sử dụng được thuận lợi và có

hiệu quả bằng phương pháp truyền thống và trên máy vi tính (computer) cần

phải phân loại công văn đến ra thành một số loại dựa vào tính chất của nội

dung công văn.

Nhìn chung, công văn đến của một cơ quan, đơn vị có thể chia ra thành

4 loại:

a) Loại nguyên tắc - công văn giấy tờ thuộc nguyên tắc, chế độ, quy

định của Nhà nước, của cơ quan cấp trên (Ký hiệu NT - Nguyên tắc).

b) Loại công việc - công văn giấy tờ, thư từ, đơn v.v… thuộc về công

việc phải giải quyết (Ký hiệu CVI - Công việc).

c) Loại tác nghiệp - chứng từ, hóa đơn, séc chuyển khoản, phiếu xuất

kho, nhập kho, phiếu thanh toán v.v… (nếu có) chuyển thẳng cho bộ phận

chuyên môn kế toán - tài vụ để họ làm việc trực tiếp với lãnh đạo và tổ chức

lưu trữ theo chuyên môn riêng.

d) Loại tham khảo - công văn, thông báo để biết, công văn tham khảo,

thư từ xã giao, tư liệu, sách báo (loại này không vào sổ, chuyển thẳng đối

tượng đã được quy định).

Việc phân loại công văn đến với mục đích tạo mã lưu trữ được thể hiện

qua lưu đồ sau:

LƯU ĐỒ PHÂN LOẠI CÔNG VĂN ĐẾN BÓC BÌ

GIẢI THÍCH LƯU ĐỒ PHÂN LOẠI CVDE

CHỮ TẮT

* Đ: điều kiện xảy ra đúng.

* S: điều kiện không xảy ra.

* ĐK 1: phù hợp chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị.

* ĐK 2: có giá trị lưu trữ văn thư hiện hành hay giá trị sử dụng thường

xuyên trong giai đoạn hiện hành.

* ĐK 3: có tính chất căn cứ giải quyết công việc.

* ĐK 4: có quy định quản lý riêng của ngành dọc.

* LOẠI 1: loại CVDE nguyên tắc, là những văn bản mang tính chỉ đạo,

mà dựa vào đó cơ quan đơn vị làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày.

* LOẠI 2: loại CVDE công việc, là những văn bản mà nội dung chứa

đựng công việc phải giải quyết của cơ quan, đơn vị và không có sự quản lý

thống nhẫt của ngành dọc.

* LOẠI 3: loại CVDE công việc nhưng có sự quản lý riêng, chặt chẽ của

ngành dọc.

* LOẠI 4: khác 3 loại trên, thường là các loại CVDE mang tính tham

khảo để biết, thư mời họp, thư từ giao dịch lặt vặt.

GIẢI THÍCH:

* CVDE được cán bộ văn thư phân thành loại không được bóc bì mà

chuyển thẳng đối tượng cần đọc và loa; bóc bì sẽ được phân loại tiếp dựa

vào nội dung của CVDE

* Đọc nhanh nội dung: thường chỉ cần đọc tên loại và trích yếu. Trường

hợp trích yếu không có hoặc chưa rõ để phân loại thì đọc lướt toàn văn.

* Xác định hệ thống từ khóa: có thể hiểu là việc xác định các từ thể hiện

ý chính của văn bản.

* Lọc qua ĐK 1 và ĐK 2:

- Nếu cả 2 ĐK này đồng xảy ra, thì CVDE là sẽ được tạo mã lưu tại các

bộ phận có liên quan.

- Ngược lại, chỉ cần 1 trong 2 điều kiện trên không xảy ra, thì CVDE là

loại 4 và không cần tạo mã lưu trữ tại văn thư.

* Lọc qua ĐK 3:

- Nếu CVDE nào đáp ứng ĐK 3 thì là CVDE loại nguyên tắc, cần tạo

mã lưu trữ tại bộ phận văn thư.

- Ngược lại, thì CVDE có thể là loại 2 hoặc loại 3.

* Lọc qua ĐK 4:

- Nếu CVDE không đáp ứng ĐK 3, thì là CVDE công việc, cần tạo mã

lưu trữ tai bộ phận văn thư.

- Ngược lại, CVDE đáp ứng ĐK 3, thì là CVDE tác nghiệp, không cần

tạo mã lưu trữ tại bộ phận văn thư, mà chuyển thẳng cho đối tượng lưu trữ

theo chuyên môn của ngành dọc (nếu văn thư có nhận loại CVDE này).

4. Đóng dấu đến và vào sổ sơ bộ, trình lãnh đạo.

a) Đóng dấu đến vào công văn:

- Đóng dấu đến vào công văn là để xác nhận công văn đó đã qua văn

thư. Qua dấu đến, có thể biết được công văn đó đến ngày nào, ai nhận công

văn đó, nếu công văn thất lạc, chậm trễ dễ tìm ra nguyên nhân.

- Dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu

của công văn hoặc khoảng trống giữa trích yếu của công văn và địa danh,

ngày tháng của công văn.

Mấu dấu đến

TÊN CƠ QUAN

CÔNG VĂN ĐẾN

Số: ………………/KH

Ngày: …………………

30mm x 50mm

b) Vào sổ sơ bộ (vào sổ tạm) trong trường hợp nhiều công văn:

- Để giúp cho việc nắm được thông tin cơ bản, ban đầu của công văn

đến và để tránh sự thất lạc công văn trong quá trình lãnh đạo xem xét cho ý

kiến giải quyết, văn thư cần vào sổ công văn đến một cách sơ bộ.

- Nội dung những thông tin cần nắm và ghi vào các cột của sổ là:

1. Tên công văn.

2. Số ký hiệu công văn, ngày tháng ký văn bản.

3. Nơi gởi (hay tác giả văn bản)..

4. Nội dung (T/Y).

5. Ngày trình.

c) Trình lãnh đạo:

- Lãnh đạo cho ý kiến giải quyết bằng bút phê của mình đối với loại

công văn thuộc công việc và giao trách nhiệm cho các phòng, ban chuyên

môn.

- Đối với công văn thuộc loại nguyên tắc thì thủ trưởng xem và văn thư

sẽ chuyển cho những người có trách nhiệm xem theo quy định của cơ quan,

đơn vị, rồi chuyển trả lại cho văn thư lưu. Trường hợp Thủ trưởng xét thấy

cần thiết phải phô-tô ra để cho các phòng, ban làm căn cứ giải quyết công

việc thì Thủ trưởng sẽ cho lệnh cụ thể.

- Đối với công văn chỉ có tính chất gởi để biết, để thông báo một việc

nào đó không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì Thủ trưởng

ghi để biết. Loại này văn thư sau khi nhận trả lại không cần đăng ký vào sổ

tiếp.

- Thư từ mời họp, tuy có ý kiến chỉ đạo cho cá nhân đi họp của Thủ

trưởng, nhưng không cần vào sổ tiếp, văn thư gởi chuyển thẳng cho cá nhân

đó.

5. Vào sổ đăng ký công văn và chuyển giao công văn đến theo lệnh của Thủ trưởng

a) Phân loại công văn:

- Văn thư (thư ký) căn cứ vào bút phê của Thủ trưởng phân công văn

đến ra làm 3 loại (loại tác nghiệp do các bộ phận chuyên môn như kế toán -

tài vụ làm việc trực tiếp với lãnh đạo và tổ chức quản lý riêng, nên không cần

phải phân loại đăng ký vào sổ loại này).

+ Loại công văn đến thuộc nguyên tắc.

+ Loại công văn đến thuộc công việc.

+ Loại công văn đến để biết, tham khảo, thư mời họp v.v…

b) Đăng ký vào sổ và ghi số thứ tự trên dấu công văn đến, ghi ký hiệu phân loại trên công văn:

- Để thuận tiện cho việc sắp xếp bản lưu công văn, bảo quản và tra tìm,

mỗi loại công văn đến được đăng ký vào một sổ riêng hoặc vào một cơ sở dữ

liệu của ứng dụng QLVT chuyên dụng, nếu đăng ký trên máy vi tính (trừ loại

công văn đến để biết, tham khảo, thư mời họp v.v…). Như vậy, ta có 2 loại

sổ:

+ Sổ công văn đến thuộc nguyên tắc (văn bản quy phạm pháp luật, các

quy định, chế độ, thể lệ, tiểu chuẩn v.v…) đăng ký 1 sổ riêng.

+ Sổ công văn đến thuộc công việc (công văn, đề án, tờ trình, báo cáo,

thông báo, thư từ, fax, đơn từ, thư điện v.v…) đăng ký 1 sổ riêng.

Mấu số đăng ký công văn đến

Số

TT

Ngày

đến

CÔNG VĂN ĐẾN Ngày

trình

Lưu hồ

sơSỐ KH Ngày tháng Nơi gởi Nội dung

1 2 3 4 5 6 7 8

NGƯỜI GIẢI QUYẾT NGÀY TRẢ LỜI

Tên phòng, bộ

phận, người GQNgày nhận Chữ ký

Lệnh lãnh

đạo

Trả lời bằng

văn bảnGHI CHÚ

9 10 11 12 13 14

- Ghi số thứ tự trên dấu công văn đến.

Số thứ tự của từng loại công văn đến:

+ Công văn thuộc nguyên tắc (NT).

+ Công văn thuộc loại công việc (CVI) được ghi lên dấu công văn đến

sau khi đăng ký các công văn ấy vào sổ. Số thứ tự đăng ký công văn đến

trong sổ công văn đến (NT, CVI) là số đến của công văn đến.

- Ghi ký hiệu phân loại trên công văn (mã lưu trữ - MLT).

Sau khi ghi số công văn đến trên dấu công văn từ số đăng ký trong sổ

đăng ký công văn của mỗi loại, văn thư (thư ký) ghi luôn ký hiệu phân loại của

công văn đến lên trên công văn ở góc phải phía trên.

+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đến thuộc loại nguyên tắc.

CVDE - NT - NĂM………

SốX…/Tn

Ví dụ:

CVDE - NT - 1996

Số 15/T1

+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đến thuộc loại công việc.

CVDE - CVI - NĂM

Sốx…/Tn

Ví dụ:

CVDE - CVI -1996

Số 38/T1

Ghi chú:

1. CVDE - Công văn đến.

2. NT - Nguyên tắc.

3. CVI - Công việc.

4. Sốx… - Số thứ tự đăng ký công văn đến ở sổ công văn, hoặc trên

máy.

- Số này đánh liên tục từ ngày 01-01 - 31-12 của năm hành chính.

Ví dụ: Ngày 01-01 của năm nhận được CVDE đầu tiên thì số thứ tự của

nó sẽ là 01. Ngày 31-12 nhận được CVDE cuối cùng thì ghi số của nó sẽ là

số cuối cùng trong 1 năm. Nếu số cuối cùng là 216 thì có nghĩa là cơ quan,

đơn vị đã nhận được 216 công văn đến về một loại (NT hoặc CVI) trong 1

năm.

5. Tn: - T là tập lưu công văn. Tùy theo số lượng công văn có thể chứa

đầy trong 1 tập mà đánh số tập. Mỗi tập là 1 cặp 3 dây hoặc là 1 cặp cứng để

hồ sơ có gáy rộng.

- n là số tập: Trong 1 năm công văn đến thuộc nguyên tắc, công việc

nhiều thì sẽ chia thành nhiều tập và đánh số liên tục cho các tập: tập 1, tập

2… tn.

6. Ký hiệu phân loại, số thứ tự đăng ký của công văn và số tập được

viết trên nhãn dán ở gáy cặp 3 dây hoặc viết trực tiếp trên gáy của cặp cứng

để hồ sơ.

7. Ký hiệu phân loại công văn đến sẽ là Mã Lưu trữ phục vụ cho tra tìm

tài liệu bằng sổ, bằng phích hoặc trên máy vi tính.

c) Lập bản lưu theo mã lưu trữ và bản lưu theo "cơ cấu tổ chức" (theo các phòng, ban nếu có thể):

- Sau khi đăng ký vào sổ ghi công văn đến (hoặc trên máy vi tính) (NT,

CVI), và ghi số công văn trên dấu công văn đến, ghi ký hiệu phân loại công

văn đến (mã lưu trữ), văn thư (thư ký) làm 2 việc:

+ Chuyển giao công văn đến thuộc loại nguyên tắc cho các đối tượng

được quy định xem và theo dõi nhận trả lại đúng quy định. Trường hợp có

lệnh phô-tô của Thủ trưởng thì văn thư (thư ký) phô-tô gởi và lưu luôn bản

công văn đến.

+ Đối với loại công văn đến về công việc, trước khi chuyển giao cho các

phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên, văn thư (thư ký) phô-tô thêm 2

bản, 1 bản lưu văn thư, 1 bản lưu theo "cơ cấu tổ chức" - theo các phòng,

ban chuyên môn tại bộ phận văn thư để phục vụ cho tra tìm nhanh mỗi khi

Thủ trưởng, các phòng, ban chuyên môn vì lý do nào đấy cần gấp. Bản này

không cần xếp thứ tự mà văn thư (thư ký) chỉ cần bỏ vào bìa kẹp hồ sơ đựng

trong "rổ hồ sơ". Rổ này có 2 bìa kẹp với 2 màu khác nhau. Bìa màu đỏ dành

cho công văn đến. Bìa màu vàng (xanh) dùng cho công văn đi.

Trường hợp theo quy định của cơ quan, đơn vị chỉ cần gởi bản phô-tô

cho các phòng, ban thì văn thư (thư ký) lưu luôn bản công văn do nơi khác

gởi đến.

- Các bản lưu công văn đến thuộc loại nguyên tắc, thuộc loại công việc,

được văn thư (thư ký) lưu theo mã lưu trữ trong các cặp 3 dây hoặc cặp cứng

để hồ sơ nói trên và xếp các cặp này lên giá. (Xem sơ dồ Quy trình xử lý công

văn đến).

Lưu CVDE theo MLT được tổ chức như sau:

* Hướng sắp xếp trên giá (theo thói quen đọc sách của người Việt

Nam):

- Từ trái qua phải;

- Từ trên xuống dưới.

* Sắp xếp công văn trong một tập:

- Số thứ tự nhỏ nhất ở bìa sau;

- Số thứ tự lớn nhất ở bìa trước.

* Phương án tổ chức các tập lưu công văn đến:

+ Phương án 1: Loại - thời gian

- Công văn đến cùng loại sẽ được tập trung lại một khu vực sắp xếp.

Trong cùng một loại, các tập công văn sẽ được sắp xếp tuần tự theo thời gian

đến.

- Cách đánh số tập: Số tập được đánh liên tục trong cùng một loại.

- Minh họa:

MÔ HÌNH PHƯƠNG ÁN SẮP XẾP LOẠI - THỜI GIAN

+ Phương án 2: Thời gian Loại

- Công văn đến cùng một năm (năm đến) được tập trung lại với nhau.

- Trong cùng một năm đến, công văn được tập trung theo loại.

- Trong cùng một loại, các tập công văn được sắp xếp tuần tự theo số

thứ tự đến.

- Cách đánh số tập:

+ Số tập được đánh liên tục theo từng loại, trong cùng một năm đến.

+ Sang năm sau, lập lại cách đánh số trên,nghĩa là số tập được đánh

liên tục trong một loại, cùng một năm và gián đoạn theo từng năm.

- Minh họa:

MÔ HÌNH PHƯƠNG ÁN SẮP XẾP THỜI GIAN - LOẠI

d) Đăng ký công văn "Mật" và đăng ký đơn từ khiếu tố:

Đối với một số cơ quan có quy mô hoạt động lớn, phức tạp, có thể tổ

chức đăng ký loại công văn mật riêng và đăng ký các đơn từ khiếu tố riêng,

về nguyên tắc, thủ tục cũng giống như những nguyên tắc, thủ tục áp dụng xử

lý đối với công văn đến nói chung (xem phần xử lý công văn Mật).

D. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI

1. Sự tạo thành công văn đi

Công văn di được cơ quan, đơn vị sản sinh ra trong quá trình thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của mình, trải qua các bước sau đây:

- Soạn thảo công văn:

+ Lãnh dạo ra mệnh lệnh (chỉ thị) trên cơ sở chủ quản hoặc do sáng

kiến các phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên.

+ Văn phòng của lãnh đạo, các trợ lý, thư ký hoặc các phòng, ban

chuyên môn, các đơn vị trực thuộc được giao trách nhiệm dự thảo hoặc phối

hợp từng bộ phận dự thảo.

+ Trình lãnh đạo duyệt.

+ Nhân văn bản bằng các phương pháp khác nhau.

+ Chánh văn phòng, cố vấn pháp luật, các cán bộ chuyên môn kiểm tra

lại văn bản về mặt:

* Nội dung;

* Pháp lý;

* Thể thức;

* Số bản được nhân ra.

+ Lãnh đạo ký.

2. Văn phòng, phòng Hành chính (văn thư, thư kỷ) tổ chức gởi công văn đi

Việc tổ chức gởi công văn đi thường được thực hiện trong 2 trường

hợp sau đây:

Trường hợp 1:

Các cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp nhỏ, văn phòng lãnh đạo kiêm

luôn văn phòng của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp thì việc tổ chức gởi

công văn đi thường bao gồm một số nội dung chính:

- Kiểm soát lại công văn trước khi gởi.

+ Tên và địa chỉ người nhận trên văn bản.

+ Các yếu tố (thể thức) của văn bản.

+ Sự đầy đủ của các văn bản gởi kèm theo.

- Cho số, đóng dấu.

- Vào sổ công văn đi (sẽ trình bày sau).

- Lưu văn phòng.

+ Văn phòng lưu 02 bản (1 bản lưu theo số thứ tự đăng ký, 1 bản lưu

theo "cơ cấu tổ chức" - theo các phòng, ban chuyên môn, các bộ phận đã

soạn thảo ra chúng).

- Chuyển cho các phòng ban chuyên môn, các bộ phận đã soạn thảo

văn bản 1 bản để lưu vào hồ sơ công việc.

- Vào sổ và gởi công văn đi theo bưu điện, hoặc gởi qua liên lạc.

Trường hợp 2:

Các cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp lớn có tổ chức văn phòng lãnh

đạo riêng, phòng hành chính quản trị riêng, việc chuyển công văn đi thường

bao gồm một số nội dung chính:

a) Văn phòng lãnh đạo:

- Kiểm tra công văn thuộc phần việc văn phòng chịu trách nhiệm:

+ Kiểm soát các yếu tố (thể thức) của một văn bản.

+ Tên và địa chỉ của người nhận.

+ Các văn bản đính kèm.

- Trình lãnh đạo duyệt.

- Vào sổ chuyển (sổ này chỉ gồm một số thông tin cơ bản) chuyển cho

ban văn thư của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp.

Mầu sổ chuyển công văn cho ban văn thư của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp v.v…

Số

TT

Ngày tháng

chuyển

T/Y công

vănNơi nhận

Người nhận

(VT)Ký

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7

b) Ban văn thư của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp:

- Kiểm tra lại công văn về thể thức, số bản.

- Cho số, đóng dấu.

- Đăng ký vào sổ đi.

- Làm thủ tục chuyển công văn đi bưu điện.

- Gởi trả lại cho văn phòng lãnh đạo 02 bản, cho phòng, ban chuyên

môn, chuyên viên soạn thảo 1 bản để lưu.

* Ghi chú:

Đối với các văn bản theo sự phân công các phòng, ban chuyên môn,

các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm soạn thảo, trình lãnh đạo ký, xin con

dấu của văn thư, tự phát hành thì sau khi đóng dấu, giữ lại 2 bản lưu (1 bản

lưu theo số thứ tự đăng ký, 1 bản full theo "cơ cấu tổ chức" - theo các phòng

ban, đơn vị trực thuộc), bản văn thư trả lại cho các phòng, ban, các đơn vị

trực thuộc, không phải làm các thủ tục phát hành. Mô hình này hiện được áp

dụng phổ biến, nhất là ở các tổ chức kinh tế nhờ sự trợ giúp của các phương

tiện kỹ thuật hiện đại như máy vi tính, máy phô-tô. Mô hình này bảo đảm tính

năng động, nhanh nhạy, không bị ách tắc ở nấc trung gian, nhưng bản văn

thư của cơ quan, đơn vị giữ dấu vẫn phải thực hiện nguyên tắc truyền thống

là đã đóng dấu là phải giữ bản lưu, nhất là đối với các hợp đồng kinh tế, các

khế ước v.v…

3. Vào sổ đăng ký công văn đi và chuyển công văn đi bưu điện (hoặc chuyển trực tiếp qua liên lạc)

a) Phân loại công văn đi:

- Công văn đi của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp có nhiều loại khác

nhau do phản ảnh kết quả hoạt dộng khác nhau: có loại quan trọng thuộc về

lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành; có loại thể hiện quá trình giải quyết

công việc; có loại là những hợp đồng khế ước; có loại chỉ thể hiện mối quan

hệ, giao tiếp về mặt xã hội v.v…

- Văn thư có thể chia công văn đi của cơ quan, đơn vị ra 4 loại như sau

để tiện cho việc quản lý, tra tìm, bảo quản:

+ Loại quan trọng bao gồm các văn bản như: quyết định, kế hoạch,

chương trình, đề án, tờ trình, báo cáo, văn bản xin ý kiến thỉnh thị cấp trên,

chỉ đạo cấp dưới.

+ Loại công việc bao gồm những văn bản được hình thành trong quá

trình giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

+ Loại hợp đồng (phân thành một loại riêng nếu có nhiều).

+ Loại công văn, thư từ có tính chất xã giao, thư mời họp, thông báo để

biết v.v…

b) Đăng ký vào sổ công văn đi và ghi số thứ tự trên số ký hiệu công văn đi, ghi ký hiệu phân loại trên công văn đi (đối với các bản lưu công văn đi).

- Để thuận tiện sắp xếp các bản lưu công văn đi, giúp bảo quản, tra tìm,

mỗi loại công văn đi được đăng ký vào một sổ riêng hoặc vào một đĩa mềm

riêng (trừ loại công văn đi thuộc loại xã giao, giao dịch, để biết, thư mời

v.v…).

+ Loại công văn quan trọng đăng ký 1 sổ.

+ Loại công văn công việc đăng ký 1 sổ.

+ Loại hợp đồng đăng ký 1 sổ.

Mẫu sổ đăng ký công văn đi

Số ký

hiệu

Ngày

tháng

T/Y nội

dung

Nơi soạn

thảo

Người

ký

Nơi

nhận

Lưu

hồ sơ

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8

- Ghi số thứ tự vào sổ và ký hiệu của công văn đi (ở góc trái phía trên,

dưới tên cơ quan ra văn bản).

Số thứ tự của từng loại công văn đi:

+ Công văn loại quan trọng (QT),

+ Công văn loại công việc (CVI),

+ Công văn loại hợp đồng (HD),

được ghi vào ký hiệu phân loại (mã lưu trữ) của công văn (văn bản),

sau khi đăng ký các công văn (văn bản) ấy vào sổ. Số thứ tự đăng ký công

văn đi (QT, CVI. HD) chính là số của công văn đi.

- Ghi ký hiệu phân loại trên công văn đi lưu (mã lưu trữ).

Sau khi ghi số công văn đi từ sổ đăng ký công văn của mỗi loại, văn thư

(thư ký) ghi luôn ký hiệu phân loại của mỗi loại công văn đi lên trên công văn

đi lưu của loại ấy ở góc phải phía trên.

+ Ký hiệu phân loại đối với công văn di lưu thuộc loại quan trọng.

CVDI - QT - NĂM…

Sốx……/Tn

Ví dụ:

CVDI - QT - 1996

Số 39/T1

+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đi lưu thuộc loại công việc.

CVDI - CVI - NĂM…

Sốx……/Tn

Ví dụ:

CVDI - CVI - 1996

Số 51/T1

+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đi lưu thuộc loại hợp đồng (nếu

có).

CVDI - HD - NĂM…

Sốx……/Tn

Ví dụ:

CVDI - HD - 1996

Số 25/T1

Ghi chú:

1. CVDI - Công văn đi.

2. QT - Quan trọng.

3. CVI - Công việc.

4. HD: Hợp đồng.

5. Sốx… - Số thứ tự đăng ký công văn đi ở sổ công văn, hoặc trên máy.

- Nguyên tắc đánh số cũng giống như nguyên tắc đánh số thứ tự của

công văn đến.

6. Tn: - T là tập lưu công văn đi.

- Nguyên tắc đánh số cũng giống như nguyên tắc đã áp dụng trong

đánh số tập của công văn đến lưu.

7. Ký hiệu phân loại, số thứ tự đăng ký của công văn đi và số tập được

viết trên nhãn dán ở gáy cặp 3 dây hoặc viết trực tiếp trên gáy của cặp cứng

để hồ sơ.

8. Ký hiệu phân loại công văn đi lưu sẽ là mã lưu trữ phục vụ tra tìm tài

liệu bằng sổ, bằng phích hoặc trên máy vi tính.

c) Lập bản lưu theo mã lưu trữ và bản lưu theo "cơ cấu tổ chức", theo các phòng, ban chuyên môn:

- Sau khi đăng ký vào sổ công văn đi hoặc đăng ký trên máy và ghi số

công văn đi vào số và ký hiệu của công văn đi, ghi ký hiệu phân loại cho công

văn đi lưu (mã lưu trữ), văn thư (thư ký) làm 3 việc:

+ Lập bản lưu công văn đi cho từng loại công văn di: công văn đi loại

quan trọng, công văn đi loại công việc, công văn đi loại hợp đồng.

Các bản lưu này được lưu theo số thứ tự đăng ký của mỗi loại trong

các cặp 3 dây hoặc cặp cứng để hồ sơ nói trên và xếp các cặp này lên giá

theo H2 - Quy trình xử lý công văn đi.

Đối với bản lưu công văn đi thứ hai của mỗi loại, văn thư (thư ký) lại bỏ

vào tờ bìa màu vàng trong "rổ để hồ sơ" theo tên các phòng, ban chuyên môn

như đã xử lý đối với công văn đến.

+ Chuyển 1 bản công văn di cho các phòng, ban chuyên môn đã soạn

thảo ra văn bản, để lưu ở phần hồ sơ công việc.

+ Làm thủ tục gởi công văn đi bưu điện hoặc chuyển trực tiếp thông

qua liên lạc.

d) Làm thủ tục gởi công văn đi bưu điện hoặc chuyển trực tiếp:

- Làm bì đựng công văn:

Bì dựng công văn có thể dùng nhiều loại khác nhau, nhưng to nhất

cũng không quá kích thước do bưu điện quy định, Bì công văn nên làm bằng

loại giấy bền, dày để không thể nhìn thấy chữ bên trong công văn. Bì công

văn phải ghi đầy đủ tên cơ quan, ghi số, ký hiệu của từng công văn trong bì

ngay dưới tên cơ quan. Địa chỉ nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết

tắt (trừ trường hợp phải giữ bí mật địa điểm). Bất kỳ công văn gởi cho cấp

nào, cơ quan hay cá nhân, đều phải đề "Kính gởi »…

Mẫu bì công văn

TÊN CƠ QUAN

Địa chỉ cơ quan

Điện thoại:……

Số…… /KH……

Kính gởi:

……………………………

- Cho công văn vào bì:

Sau khi viết bì xong, kiểm tra lần cuối số ghi ngoài bì với số công văn,

nơi nhận ghi trong công văn và nơi nhận ghi ngoài bì để tránh bỏ nhầm công

văn của cơ quan này vào bì của cơ quan khác. Gấp công văn cho vào bì và

dán lại, lưu ý không để hồ dính vào công văn.

- Vào sổ chuyển công văn qua bưu điện hoặc đến cơ quan, đơn vị:

Công văn đã ký phải được gởi ngay trong ngày. Trước khi gởi công

văn, phải vào sổ chuyển công văn đi bưu điện hoặc gởi đến cho các cơ quan,

đơn vị. Người nhận công văn của bưu điện hoặc của cơ quan, đơn vị (nếu gởi

trực tiếp) phải ký vào sổ.

Mẫu sổ chuyển công văn đi bưu điện hoặc đến cơ quan, đơn vị

Ngày

tháng

Số ký hiệu công văn

hoặc phiếu gởi

Số lượng bì

công văn

Nơi nhận công

văn

Ký nhận và

đóng dấu

1 2 3 4 5

D. XỬ LÝ CÔNG VĂN MẬT

1. Chế độ chuyển giao công văn mật

- Sổ đăng ký công văn mật đến có nội dung cơ bản như sổ đăng ký

công văn thường, chỉ thêm cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu".

- Đối với những công văn "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có Thủ trưởng cơ

quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. Đối với những công văn

"mật", "tối mật", "tuyệt mật", do Thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm cho Chánh văn

phòng hoặc phó văn phòng, trưởng hoặc phó phòng hành chính quản lý thì

chỉ có người được giao quản lý mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký công

văn mật.

- Sổ công văn mật đi cũng tương tự như sổ đăng ký công văn đi, nhưng

thêm một cột ghi "mức độ mật" sau cột "trích yếu".

- Công văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc", ngoài việc đóng

dấu này vào công văn, còn phải đóng dấu đó lên bì ngoài. Riêng công văn

"mật", "tối mật", "tuyệt mật", người chịu trách nhiệm làm thủ tục gởi công văn

đóng dấu, ghi số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật”, "tối mật”, "tuyệt mật"

lên công văn, lên bì trong, rồi chuyển cho văn thư (thư ký) làm thủ tục gởi đi

như công văn bình thường (làm thêm bì ngoài). Bì ngoài chỉ ghi số hiệu công

văn, nơi gởi, nơi nhận, không đóng dấu mức độ mật.

2. Chế độ giải quyết và bảo quản công văn mật

- Chỉ được phổ biến công văn trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có

trách nhiệm thi hành.

- Không được mang tài liệu, văn kiện mật về nhà riêng.

- Khi cán bộ đi công tác xa, không được mang tài liệu, công văn mật

không liên quan đến công tác được giao.

- Trong khi giải quyết công việc, không được ghi chép những điều bí

mật vào giấy hoặc vào sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số.

Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng xem như tài liệu, công văn mật

và được bảo quản như tài liệu mật.

- Phải có hòm, tủ có khóa chắc chắn để bảo quản công văn tài liệu mật.

E. KHAI THÁC SỬ DỤNG CÔNG VĂN ĐẾN VÀ CÔNG VĂN ĐI LƯU Ở VĂN PHÒNG (BAN VĂN THƯ)

1. Sắp xếp các tập lưu công văn đến và công văn đi trên giá

- Sau khi xử lý xong công văn đến và công văn đi ở bộ phận văn thư

(thư ký), văn thư (thư ký) sắp xếp các tập công văn lưu đến và đi lên trên giá.

- Nguyên tắc sắp xếp các tập lưu công văn đến và đi là xếp từ trái qua

phải, từ trên xuống dưới. Các tập lưu công văn đến và đi của mỗi năm được

xếp riêng bởi các vách ngăii có chỉ dẫn năm hoặc từ năm… đến năm… để dễ

tra tìm và đưa hồ sơ lưu trả lại đúng vị trí sau khi đã khai thác sử dụng.

Mẫu giá để các tập lưu công văn đến và công văn đi

2. Các phương pháp phục vụ tra tìm tài liệu

a) Ý nghĩa của việc khai thác sử dụng các tập lưu công văn đến và đi:

- Các tập lưu công văn đến và công văn đi (nhất là công văn đến)

không phải chỉ phục vụ cho việc bảo quản, tra tìm đối chiếu, mà còn có tác

dụng phục vụ cho việc khai thác sử dụng một cách tổng hợp của lãnh đạo,

của các phòng, ban chuyên môn khác nhau khi cần những tài liệu liên quan

đến công việc của mình.

- Bộ phận văn thư (thư ký) làm tốt công việc tổ chức lưu công văn đến

và công văn đi (nhất là công văn đến từ xưa tới nay rất khó quản lý, thường bị

thất lạc do phải luân chuyển qua nhiều phòng, ban, chuyên viên xử lý, khi cần

tra tìm rất khó khăn, thậm chí mất, phải sưu tầm ở ngay cơ quan phát hành

hay cơ quan, đơn vị khác) nhờ áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như

máy photocopy thì có thể nói bộ phận văn thư (thư ký) trở thành một trong

những trung tâm tư liệu phục vụ đắc lực, có hiệu quả cho lãnh dạo, cho các

phòng, ban chức năng, cho các chuyên viên. Trong điều kiện kinh tế thị

trường hiện nay, thì việc có được những thông tin chính xác, nhanh, kịp thời

là có thể góp phần thắng lợi trong quản lý, trong sản xuất - kinh doanh.

b) Các phương pháp tra tìm phổ biến hiện nay có thể áp dụng phù hợp

với hoàn cảnh thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị, nhất là các tổ chức kinh tế:

- Tra tìm trực tiếp qua các sổ đăng ký công văn đến và công văn đi

trong trường hợp số lượng công văn giấy tờ đến và đi không lớn, không phức

tạp.

- Tra tìm bằng phích (thẻ) trong trường hợp số lượng tài liệu nhiều,

phức tạp, khi chưa có điều kiện sử dụng máy vi tính (Computer).

- Tra tìm trên máy vi tính (Computer) khi cơ quan, đơn vị đã sử dụng

máy để đăng ký công văn đến và công văn đi).

3. Phương pháp tra tìm bằng phích (thẻ) công văn đến và công văn đi trong các tập lưu công văn đến và đi

Việc phân loại công văn đến / công văn đi dựa vào tính chất công văn

lưu để tổ chức lưu công văn theo mã lưu trữ (MLT) không chỉ có giá trị lớn

cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ sau này dễ

dàng mà còn giúp cho công tác văn thư lưu và bảo quản tài liệu dễ dàng hơn

so với các phương pháp khác.

Tuy nhiên để tra tìm được công văn lưu trên giá được sắp xếp theo

MLT một cách dễ dàng, chính xác, đầy đủ đòi hỏi phải sử dụng phương tiện

tra cứu.

Phương tiện tra cứu thủ công phổ biến nhất hiện nay là hệ thống mục

lục bằng thẻ.

a) Khái niệm

Mục lục tài liệu là phương tiện tra cứu tài liệu. Nó phản ánh toàn bộ nội

dung tái liệu thông qua nhiều khía cạnh khác nhau theo một hệ thống nhất

định.

Đối với văn bản, các khía cạnh được phản ánh là: tác giả, chủ đề,

người ký, tên loại, trích yếu nội dung, thời gian ban hành, chú thích số tờ, sao

y, trạng thái vật lý của văn bản v.v… đồng thời chỉ rõ vị trí của từng văn bản

thông qua MLT.

b) Các quy tắc sắp xếp chung để tổ chức hệ thống mục lục (HTML)

- Quy tắc chữ cái:

Trật tự ưu tiên trong sắp xếp giảm dần từ chữ cái đầu tiên đến chữ cái

cuối cùng của yếu tố thông tin trong phiếu mục lục (PML) được chọn để sắp

xếp, dựa vào hệ thống vần mẫu tự.

- Quy tắc dấu thanh:

Trật tự ưu tiên trong sắp xếp giảm dần theo trình tự dấu thanh: ngang

(không dấu), huyền (), hỏi (?), ngã (i, sắc í), nặng (.); nếu trật tự và số lượng

chữ cái của yếu tố thông tin được chọn để sắp xếp hoàn toàn trùng nhau.

- Quy tắc cập nhật:

Trật tự Ưu tiên trong sắp xếp càng giảm, nếu thời gian tính của yếu tố

thông tin được chọn để sắp xếp càng giảm.

- Quy tắc trình tự logic thời gian:

Trật tự ưu tiên trong sắp xếp càng giảm, nếu thời gian tính của yếu tố

thông tin được chọn để sắp xếp càng tăng.

- Ví dụ tổng hợp:

* Danh sách người ký văn bản trước khi áp dụng các quy tắc sắp xếp:

Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/1999

Nguyễn Ngọc Hai

Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/2000

Lê Long Hồ

Hoàng Ngọc Phách

* Danh sách người ký văn bản sau khi áp dụng các quy tắc sắp xếp:

+ Trường hợp 1: Sắp xếp theo quy tắc Họ - Tên đệm - Tên riêng và áp

dụng quy tắc cập nhật cho ngày ký (chữ cái đầu tiên nằm trong họ).

Hoàng Ngọc Phách

Lê Long Hồ

Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/2000

Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/1999

Nguyễn Ngọc Hai

+ Trường hợp 2: sắp xếp theo quy tắc Tên riêng - Họ - Tên đệm và áp

dụng quy tắc trình tự logic thời gian cho ngày ký (chữ cái đầu tiên nằm trong

tên riêng).

Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/1999

Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/2000

Nguyễn Ngọc Hai

Lê Long Hồ

Hoàng Ngọc Phách

c) Cơ cấu tổ chức chung

Bất kỳ một hệ thống mục lục bằng thẻ nào cũng có ba phần chủ yếu:

- Phiếu mục lục: là dơn vị cơ sở để tổ chức HTML. Trên đó phải ghi

nhận đầy đủ hai loại thông tin: thông tin nhận dạng và thông tin chỉ chỗ.

Đối với văn bản, thông tin nhận dạng bao gồm những yếu tố thông tin

thể hiện trên văn bản, văn thư mô tả lại trên phiếu giúp người tra tìm dễ dàng

nhận dạng ra văn bản chính thức dù chưa trực tiếp tiếp xúc, thông tin chí chỗ

chủ yếu là mã lưu trữ.

- Phiếu tiêu đề: còn gọi là thẻ chỉ dẫn. Trên tai rìa ghi nhận thông tin

chung nhất của một tập hợp phiếu mục lục.

Phiếu tiêu đề có nhiều cấp: sự phân cấp tùy thuộc vào số lượng phiếu

mục lục ứng với tiêu đề cấp con đủ nhiều để xây dựng một phiếu tiêu đề cấp

con tương ứng.

- Nhăn ô kéo: Liệt kê các thông tin ghi trên các PTĐ cấp 1.

d) Các loại mục lục văn bản thông dụng

d1. Mục lục tác giả

d1.1. Khái niệm: Tác giả văn bản thường là cơ quan, tổ chức ban hành

văn bản chịu trách nhiệm chung đối với nội dung cũng như thể thức văn bản.

Tên tác giả thường ghi phía trên, góc trái (phía dưới tên cơ quan chủ quản

nếu có).

Ủy ban nhân dân

Thành phố Hồ Chí Minh

TRƯỜNG CÁN BỘ Tác giả

Minh họa nơi góc trái phía trên văn bản của Trường Cán bộ Thành phố

Hồ Chí Minh.

d1.2. Mục đích: Nhằm phản ánh toàn bộ nội dung văn bản trên giá theo

khía cạnh chủ yếu là tác giả. Nói cách khác nhằm tập hợp tất cả các văn bản

cùng một tác giả lại với nhau và sắp xếp theo một hệ thống nhất định để tiện

tra cứu văn bản khi biết chính xác tên tác giả.

d1.3. Mô tả phiếu mục lục tác giả:

Mã lưu trữ

TÊN TÁC GIẢ

Họ tên người ký

Chủ đề

Tên loại văn bản, số và ký hiệu,

ngày ký văn bản:

Trích yếu nội dung

Số tờ

[Chú thích]

12,5cm x 7,5cm

Chú ý:

- Các yếu tố trong [ ] có thể có hoặc không.

- Các yếu tố do văn thư tự ghi vào phiếu mục lục (không có trên văn

bản chính thức) để làm rõ hơn thông tin nhận dạng văn bản 1 được ghi trong

dấu [ ].

- Mục chú thích:

* Về bản sao y.

* Về tên tác giả; tên trước đây (nếu tên thay đổi).

* Về người ký: chức vụ, về những người ký khác.

* Về trạng thái vật lý: chất lượng giấy, tình trạng.

Nói chung, khi mô tả phiếu mục lục phải chú ý làm rõ thông tin nhận

dạng văn bản về nội dung cũng như hình thức.

d1.4. Cách tổ chức MLTG:

+ Tổ chức phiếu MLTG: 

- Áp dụng quy tắc chữ cái và quy tắc dấu thanh cho tên tác giả (tên ở

dạng thức làm rõ tên gọi nhất).

- Cùng tác giả thì áp dụng thêm quy tắc cập nhật cho thời gian ban

hành.

- Cùng tác giả, cùng thời gian ban hành thì áp dụng thêm quy tắc chữ

cái và quy tắc dấu thanh cho tên loại văn bản. (Nếu văn bản không tên thì gọi

là "công văn").

- Cùng tác giả, cùng thời gian ban hành, cùng tên gọi văn bản thì áp

dụng quy tắc tính cập nhật để sắp xếp theo số ký hiệu văn bản.

+ Tổ chức phiếu tiêu đề cho MLTG:

- Xây dựng các phiếu tiêu đề cho từng phân đoạn chữ cái đầu tiên hoặc

cho các chữ cái đầu tiên có số lượng phiếu MLTG tương ứng đủ nhiều.

- Có thể xây dựng các phiếu tiêu đề cấp thấp hơn (cấp 2, cấp 3) cho

tập hợp chữ cái giống nhau trong tên tác giả hoặc cho chính tên tác giả có số

lượng phiếu MLTG tương ứng đủ nhiều.

- Xây dựng các phiếu tiêu đề cho khoảng thời gian tương ứng.

Chú ý:

- Màu sắc các phiếu tiêu đề khác cấp nên cho khác nhau.

- Vị trí tại rìa phiếu tiêu đề cùng cấp thẳng hàng trên ô kéo. Khác cấp tai

rìa sẽ lệch sang vị trí khác.

d1.5. Cách tra tìm:

Thực hiện tra tìm văn bản dựa vào MLTG như sau:

- Đầu tiên ta phải xác định yêu cầu tìm tin: biết chính xác tên tác giả văn

bản muốn tìm; nếu biết thêm khoảng thời gian hoặc tên loại văn bản thì khả

năng tra tìm được văn bản càng nhanh.

- Đôi chiếu yêu cầu tìm tin với các yếu tố thông tin nhận dạng trên phiếu

MLTG. Nếu thông tin nhận dạng phù hợp với yêu cầu tìm tin thì ghi nhận lại

mã lưu trữ tương ứng.

- Cuối cùng, đến hệ thống lưu văn bản trên giá kệ, lấy văn bản có mã

lưu trữ đã ghi được

d2. Mục lục người ký

d2.1. Khái niệm: Người ký là họ tên của người có thẩm quyền ký văn

bản, chịu trách nhiệm trực tiếp nội dung văn bản. Thường ghi ở góc phải phía

dưới nội dung văn bản.

d2.2. Mục đích: Tương tự MLTG.

d2.3. Mô tả phiếu mục lục người ký: Tương tự phiếu MLTG, chỉ khác

tiêu đề của phiếu MLNK là họ tên người ký.

NGƯỜI KÝ

Tác giả

Chủ đề

d.2.4. Cách tổ chức: Tương tự mục lục tác giả.

Ghi chú: Tùy theo yêu cầu tìm tin ở cơ quan, đơn vị:

- Mục lục người ký có thể được tổ chức hoặc không.

- Nếu có thì chỉ tổ chức cho người ký thường xuyên được yêu cầu hoặc

người ký có vị trí quan trọng trong xã hội.

d2.5. Cách tra tìm: Tương tự MLTG.

d3. Mục lục chủ đề

d3.1. Khái niệm: Chủ đề văn bản là vấn đề đặc trưng mà nội dung tài

liệu đề cập tới hoặc là một nghiệp vụ nhất định thuộc về chức năng nhiệm vụ

chủ yếu của cơ quan, đơn vị.

* Cách xác định chủ đề:

1. Chủ đề được sử dụng phải đơn giản, dễ hiểu, thông dụng trong cơ

quan và phải chính xác với thuật ngữ chuyên môn.

2. Chủ dề nên là danh từ hơn là những từ loại khác.

Ví dụ: Thông báo về đăng ký quản lý kinh doanh ăn uống trong Căn tin

ở các trường học, nếu gửi về Trường học là Công văn công việc của Phòng

Hành chính Quản trị chủ đề: Công tác quản trị, nhưng tại Phòng Kinh tế quận

thì chủ đề Quản lý kinh doah ăn uống.

d3.2. Mục đích: Tương tự các mục lục trên.

d3.3. Mô tả: Phiếu MLCĐ tương tự MLTG, chỉ khác tiêu đề phiếu MLCĐ

là chủ đề văn bản.

NGƯỜI KÝ

Tác giả

Chủ đề

d3.4. Cách tổ chức mục lục chủ đề (MLCĐ):

Bước 1: Xây dựng danh mục chủ đề.

- Danh mục chủ đề là hệ thống các chủ đề chính với thuật ngữ được

xây dựng phù hợp với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Danh mục chủ đề có

thể được mở rộng bằng cách thêm vào các chủ đề chính khác hoặc trong một

chủ đề chính có thể chia nhỏ thành những chủ đề phụ. Nếu cần có thể tiếp

tục chia nhỏ nữa. Thực tế mức độ phân cấp chủ đề hoàn toàn phụ thuộc vào

khối lượng văn bản tương ứng có đủ nhiều hay không; Thông thường ta chỉ

nên phân cấp chủ đề ở mức dộ cấp 1, cấp 2 là vừa.

- Chủ đề "Tổng loại" là chủ đề chính không thể thiếu được trong danh

mục chủ đề, nhằm tổng hợp các phiếu mục lục chủ đề đối với các chủ đề đơn

lẻ. Cho đến khi văn bản cùng một chủ đề nào đó có số lượng đủ nhiều có thể

tách riêng thành một chủ đề chính khác, ta sẽ phát triển danh mục chủ đề

bằng cách thêm chủ đề chính này vào danh mục chủ đề.

- Danh mục chủ đề sẽ được sắp xếp theo quy tắc chữ cái (QTCC) đối

với các chủ đề chính cũng như các chủ đề phụ (tương ứng với chủ đề chính)

hoặc sắp xếp theo một trật tự hợp lý nào đó với mỗi chủ đề đã được ký hiệu

hóa thích hợp.

Ví dụ:

Cách 1: Áp dụng QTCC đối với tên chủ đề:

- Bảo hiểm:

Bảo hiểm xã hội.

Bảo hiểm y tế.

- Báo cáo:

Báo cáo định kỳ.

Báo cáo đột xuất.

- Kinh phí, quản lý tài sản.

- Tổng loại.

- Xây dựng cơ bản.

Cách 2: Ký hiệu hóa các chủ đề rồi sắp xếp theo thứ tự phát sinh chủ

đề mới: 

Danh mục chủ dề lúc đầu:

A- Tổng loại

B- Công tác quản trị HCVP

C- Kinh phí, quản lý tài sản

D- Tổ chức, cán bộ

Danh mục chủ đề sau khi phát triển

thêm:

A- Tổng loại

B- Công tác quản trị HCVP

C- Kinh phí, quản lý tài sản

D- Tổ chức, cán bộ

Các chủ đề phụ phát triển thềm:

D1- Sử dụng, tuyển dụng

D2- Khen thưởng, kỷ luật

D3- Nâng bậc, nâng ngạch

D4- Đào tạo, bồi dưỡng

Chủ đề chính mới phát sinh: E- Xây dựng cơ bản

Bước 2- Tổ chức sắp xếp mục lục chủ để:

- Xây dựng hệ thống phiếu tiêu đề trên cơ sở danh mục chủ đề.

- Dưới mỗi PTĐ, tập hợp các phiếu MLCĐ tương ứng và sắp xếp chúng

theo quy tắc cập nhật.

- Riêng PTĐ "Tổng loại", các phiếu MLCĐ được sắp xếp theo QTCC đối

với chủ đề ghi trên dó. Trong cùng một chủ đề sẽ xếp theo quy tắc thích hợp

nhất. (Cách xếp này sẽ giúp ta tập hợp nhanh các phiếu MLCĐ có cùng chủ

đề, để tách chúng ra thành chủ đề chính phát sinh khi có số lượng MLCĐ đủ

nhiều). 

d3.5. Cách tra tìm mục lục chủ đề:

Yêu cầu tìm tin

- Xác định chủ đề tài liệu muốn tìm.

- Khoảng thời gian ban hành.

- Các chi tiết liên quan khác.

Đốì chiếu yêu cầu tìm tin với các chủ đề ghi trên phiếu tiêu đề.

Chủ đề của yêu cầu tìm tin tương đương với các chủ đề ghi trên phiếu tiêu

đề.

Tra tìm các phiếu mục lục có các thông tin nhận dạng phù hợp yêu cầu tìm

tin.

Ghi lại MLT Đến hệ thống lưu văn bản, lấy văn bản có mã lưu trữ

tương ứng.

Chú ý:

1. Mục lục chủ đề là mục lục bằng thẻ không thể thiếu nên cơ quan,

đơn vị cần xây dựng hệ thống mục lục bằng thẻ để tra tìm công văn.

2. Nếu bộ máy tra cứu tồn tại ba loại mục lục: Tác giả, người ký, chủ

đề, thì việc tra tìm văn bản bằng Mục lục chủ đề nên sử dụng khi người tìm tin

không biết chính xác tên tác giả, người ký văn bản hoặc họ muốn tìm một tập

hợp đầy đủ văn bản cùng phản ánh một chủ đề.

4. Ứng dụng Tin học trong giai đoạn 1- Quản lý hồ sơ tài liệu theo vòng đời (Xem phụ lục 1)

GIAI ĐOẠN II - QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH KHAI THÁC, XỬ LÝ

A. ĐẶC ĐIỂM

Đặc điểm của giai đoạn này là việc quản lý chỉ bắt đầu khi công văn

giấy tờ được chuyển đến các phòng, ban chuyên môn, đến tận bàn làm việc

của từng chuyên viên, cán bộ phụ trách các phần việc.

B. NHỮNG QUY TẮC CƠ BẢN CỦA VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH XỬ LÝ,KHAI THÁC

1. Quản lý hồ sơ tài liệu phải gắn liền với yêu cầu xử lý, khai thác, sử

dụng hồ sơ tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, của các chuyên viên.

2. Sắp xếp hồ sơ tài liệu ngay tại nơi làm việc của cán bộ phụ trách, các

chuyên viên, nhân viên thừa hành.

3. Phải tuân theo các quy tắc quản lý hồ sơ tài liệu của từng cơ quan,

đơn vị:

Có thể tóm tắt mấy quy tắc cơ bản mà các cơ quan, đơn vị đề ra là:

a) Cán bộ, nhân viên phải quản lý hồ sơ tài liệu của mình.

b) Hồ sơ tài liệu phải được phân ra thành các loại: Hồ sơ nguyên tắc,

hồ sơ công việc, hồ sơ linh tinh.

c) Việc sắp xếp hồ sơ phải tuân theo những phương pháp nhất định do

cơ quan, đơn vị lựa chọn (lưu ý đến việc áp dụng linh hoạt cách sắp xếp hồ

sơ tài liệu theo truyền thống của cán bộ phụ trách, các chuyên viên và nhân

viên).

d) Phải có sự hỗ trợ giữa các nhóm nhân viên trong việc quản lý hồ sơ

tài liệu.

C. CÁC LOẠI HỒ SƠ TÀI LIỆU THƯỜNG ĐƯỢC HÌNH THÀNH TRONG GIAI ĐOẠN XỬ LÝ, KHAI THÁC SỬ DỤNG

1. Hồ sơ tác nghiệp

a) Hồ sơ tác nghiệp là hồ sơ giấy tờ thuộc các khâu nghiệp vụ cụ thể

như: Thống kê, Kế toán - tài vụ, Lao động tiền lương v.v…

b) Cách sắp xếp phụ thuộc vào yêu cầu tác nghiệp riêng của mỗi loại.

Ví dụ: theo số của các chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, biểu mẫu hoặc theo

từng loại mộc thu, chi v.v…

2. Hồ sơ công việc

a) Cơ sở lập hồ sơ công việc là tất cả các công văn, giấy tờ liên quan

đến một vụ việc cần giải quyết được tập hợp lại và đưa vào một tờ bìa riêng

hoặc một cặp riêng.

b) Các công văn, giấy tờ trong một hồ sơ sau khi công việc đã kết thúc,

được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Trình tự đó thể hiện quá trình giải

quyết công việc. Những công văn giấy tờ nào không liên quan được loại bỏ.

Sau đó, người cán bộ, nhân viên tự đánh số thứ tự cố định vị trí sắp xếp công

văn, tài liệu trong hồ sơ và làm mục lục thống kê những loại công văn, tài liệu

quan trọng, cơ bản. (Mục lục này có thể viết ngay vào mặt trong của tờ bìa

hoặc viết thành tờ giấy riêng kẹp vào hồ sơ).

c) Sắp xếp hồ sơ công việc theo thứ tự công việc cần giải quyết trong

năm của cán bộ phụ trách, chuyên viên, nhân viên hoặc theo vần chữ cái tên

các vấn đề.

3. Hồ sơ nguyên tắc

a) Công văn, tài liệu thuộc loại nguyên tắc:

Phần đăng ký công văn đến và đi đã phân chia ra làm hai loại: Loại

nguyên tắc và quan trọng, loại công việc. Loại nguyên tắc và quan trọng là

những loại văn bản như các quyết định, chỉ thị, thông tư, đề án, tờ trình, báo

cáo, văn bản thỉnh thị cấp trên, chỉ đạo cấp dưới do cơ quan nhận được hay

làm ra.

b) Lập hồ sơ nguyên tắc:

Cán bộ phụ trách, các chuyên viên trong quá trình thực hiện chức trách

được giao đều phải lập hồ sơ nguyên tắc để làm cơ sở cho việc giải quyết

công việc của mình một cách đúng đường lối, chủ trương, chính sách và luật

lệ của Nhà nước, của ngành, địa phương. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm tất cả

các văn bản như: Luật lệ, chính sách, văn bản pháp quy, văn bản của cơ

quan, đơn vị quy định về một vấn đề nào đó.

Các quy tắc phải tuân theo khi lập và quản lý hồ sơ nguyên tắc:

- Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc được thống kê theo thứ tự thời

gian ban hành.

- Phải luôn bổ sung các văn bản quy định mới.

- Phải kịp thời loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực.

- Hồ sơ nguyên tắc của từng cán bộ phụ trách, của từng chuyên viên

không phải nộp vào lưu trữ trung tâm.

- Khi người cán bộ phụ trách, chuyên viên chuyển công tác nơi khác

hoặc về hưu thì mới phải bàn giao cho phòng, ban chuyên môn của mình

hoặc người được phân công tiếp nhận.

4. Hồ sơ nhân sự

a) Lập hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm lập. Hồ sơ

nhân sự bao gồm toàn bộ các giấy tờ liên quan đến một người kể từ khi nhận

công tác tại cơ quan cho đến khi chuyển đi nơi khác hoặc nghỉ hưu. Tất cả

các giấy tờ liên quan đến một người được cho vào 1 túi hồ sơ riêng, có đề tên

họ, đơn vị công tác của người đó.

b) Trách nhiệm của bộ phận quản lý nhân sự:

- Quản lý toàn bộ các giấy tờ liên quan đến một người.

- Tiếp tục bổ sung các giấy tờ liên quan đến một người, nếu có.

- Làm bản thống kê.

- Sắp xếp hồ sơ nhân sự theo vần chữ cái tên các phòng, ban và trong

mỗi phòng, ban lại sắp xếp theo vần chữ cái tên của từng cán bộ, nhân viên.

5. Tài liệu sách báo tham khảo

Tài liệu, sách báo, tư liệu tham khảo của cấp lãnh đạo nếu nhiều phải

có phương pháp tổ chức sắp xếp riêng. Có thể nói khái quát một số việc như

sau:

a) Phân loại tư liệu:

Ví dụ tư liệu phục vụ Giám đốc thường có 3 loại:

- Những tư liệu được xuất bản:

+ Báo chí

+ Tạp chí

+ Sách

- Những tư liệu thuộc nội bộ không xuất bản cồng khai:

+ Các luật lệ, chính sách lưu hành nội bộ.

+ Các bản tin do Thông tấn xã Việt Nam phát hành hàng tuần.

+ Các tư liệu tham khảo khác như các tập tài liệu dịch, các công trình

nghiên cứu khoa học, cải tiến kỹ thuật, các phát minh, sáng chế, các bản

hướng dẫn nghiệp vụ do cơ quan cấp trên gởi xuống.

- Những thông báo miệng (bao gồm các nguồn):

+ Điện thoại.

+ Các cuộc họp (kể cả các thông báo do thư ký nắm được qua việc đi

dự các cuộc họp).

+ Những thông báo của các nhân viên trong và ngoài công ty, xí

nghiệp.

+ Những tin tức, tình hình nắm được từ các đài phát thanh, vô tuyến

truyền hình.

b) Sắp xếp tư liệu

Theo vần chữ cái hoặc theo người thư ký phân định:

Ví dụ theo vần chữ cái:

A. Các tập luật lệ chung.

B. Các tập luật lệ của ngành (tập luật lệ chính sách liên quan đến các

ngành chuyên môn kỹ thuật của công ty xí nghiệp được in thành sách hoặc là

tập sao văn bản pháp quy cần thiết).

C. Các tập báo cần thiết, đặc biệt là các bài báo, mẩu tin dược cắt rời

ra từ báo để lập thành một tập tin cần thiết.

D. Các tạp chí chuyên môn về các lĩnh vực có liên quan.

Đ. Các sách xuất bản tính thành quyển.

E. Các tập tài liệu nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của xí nghiệp,

công ty.

F. Các tập tài liệu tham khảo khác (tài liệu dịch, các công trình nghiên

cứu khoa học, các tài liệu cải tiến, sáng chế, phát minh).

G. Các bản tin do Thông tấn xã Việt Nam phát hành hàng tuần.

H. Những tài liệu ghi chép qua thông báo bằng miệng (tin tức qua điện

thoại, qua cuộc họp của các nhân viên trong và ngoài công ty, xí nghiệp, qua

đài truyên thanh, truyền hình trong và ngoài nước v.v…).

c) Đánh số tư liệu kết hợp giữa chữ cái và số trong mỗi loại tư liệu.

Ví dụ: A - Các tập luật lệ chung. Trong A có thể chia ra: A1, A2, A3, A4,

A5. Nếu trong A1, A2 còn có những tập nhỏ thì đánh số thập phân:

A1 A2 A3

A1.1 A2.1 A3.1

A1.2 A2.2 A3.2

A1.3 A2.3 A3.3

A1.4 A2.4 A3.4

… … …

d) Đăng ký tư liệu:

Theo nguyên tắc thì mỗi loại tư liệu sau khi đã được sắp xếp theo ký

hiệu A, B, c và đánh số thứ tự trong từng loại phải được đăng ký vào một

quyển sổ riêng. Nếu tư liệu ở văn phòng Giám đốc không nhiều, có thể đăng

ký vào 1 cuốn sổ dày và chia ra thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại.

Đầu mỗi phần có chỉ dẫn bằng ký hiệu của phần đó, ví dụ: A, B, c.

đ) Phục vụ tra tìm cho lãnh đạo:

Mỗi khi lãnh đạo giải quyết một công việc gì, lãnh đạo thường cần đến

những tài liệu sau đây:

- Công văn, giấy tờ (hồ sơ lưu trữ) về việc đó.

- Các văn, bản có tính nguyên tắc (văn bản pháp quy các luật lệ, chính

sách).

- Các sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo (các tư liệu) về việc đó.

Tùy theo từng việc mà thư ký phải tra tìm đủ tài liệu phục vụ cho lãnh

đạo. Trường hợp ở văn phòng lãnh đạo không có đủ tài liệu, thư ký phải tra

tìm bổ sung ở trung tâm lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, các công ty, xí

nghiệp hoặc trung tâm thông tin, thư viện tỉnh, thành phố v.v…

Ghi chú:

Ngoài công văn, thư từ đến thì việc chuyển, nhận và quản lý báo chí

cũng là một công việc thường ngày của thư ký. Người thư ký phải sử dụng

con dấu để theo dõi việc chuyển cho các phòng, ban luân phiên nhận đọc,

nếu như đó là báo hoặc tạp chí chỉ có duy nhất 1 bản.

BAN A R*

BAN B

BAN C

BAN D

* R (Ban A đã xem xong, chuyển tiếp cho ban B).

Tạp chí hoặc báo, sau khi các phòng, ban xem, đánh dấu "R", phải

được chuyển trả lại cho thư ký lưu.

6. Những yêu cầu của việc xử lý, khai thác hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu đang trong quá trình xử lý, khai thác tại các phòng, ban

chuyên môn thường được tra cứu để đáp ứng các yêu cầu sau đây của cán

bộ, chuyên viên.

a) Xử lý thông tin.

b) Giải quyết các thư từ giao dịch, các công văn, đơn từ.

c) Thực hiện các đơn đặt hàng.

d) Thực hiện các đề án, chương trình, các hợp đồng.

đ) Thực hiện các công việc có tính định kỳ bắt buộc (báo cáo, tổng hợp,

kiểm kê).

e) Chuẩn bị các bài phát biểu, các bài tham luận trong các cuộc hội

nghị, hội thảo.

7. Xác định và điều chỉnh các nghiệp vụ quản lý hồ sơ tài liệu

a) Muôn quản lý hồ sơ tài liệu phục vụ có hiệu quả cho việc xử lý, khai

thác sử dụng phải luôn xuất phát từ yêu cầu thực tế việc khai thác sử dụng

của các phòng, ban, của lãnh đạo, chuyên viên và nhân viên thừa hành để bổ

sung, điều chỉnh kịp thời các khát nghiệp vụ cần thiết.

b) Các khâu nghiệp vụ của giai đoạn II bao gồm:

- Ghi chép, phân loại.

- Sắp xếp theo mã hiệu.

- Làm công cụ tra tìm: mục lục, thẻ, phiếu chỉ định phục vụ cho việc tìm

kiếm.

c) Một số khâu cần tập trung nghiên cứu cải tiến trong việc quản lý hồ

sơ tài liệu phục vụ cho việc xử lý và khai thác sử dụng:

- Phân loại và sắp xếp hồ sơ tài liệu mang tính tác nghiệp (tài liệu kế

toán - tài vụ, kế hoạch, thống kê, lao động, tiền lương).

- Lập hồ sơ công việc (kể cả hồ sơ sự vụ hành chính).

- Lập hồ sơ nhân sự.

- Lập hồ sơ nguyên tắc.

- Tổ chức công tác tư liệu.

- Cách thức phục vụ nghiên cứu, tham khảo ngay khi hồ sơ tài liệu còn

đang trong quá trình xử lý, khai thác sử dụng.

GIAI ĐOẠN III - LƯU TRỮ HỒ SƠ

A. NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TRUNG TÂM

Hồ sơ tài liệu đã qua xử lý, khai thác sử dụng (đã kết thúc sự việc)

được chuyển vào bảo quản ở trung tâm lưu trữ hồ sơ. Những công việc phải

làm khi chuyển hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.

1. Phân hồ sơ tài liệu ra các loại

a) Loại cần lưu trữ.

b) Loại hủy bỏ.

c) Loại tham khảo, không cần đưa vào lưu trữ.

2. Chỉnh lý sơ bộ hồ sơ tài liệu

a) Phân ra từng loại theo công việc chuyên môn của các phòng, ban.

b) Sắp xếp hệ thống lại cả về nội dung và hình thức (theo một trật tự

nhất dịnh) các hồ sơ tài liệu nộp lưu.

c) Làm bảng kê các hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ. Việc này cần có sự

cộng tác của các nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ.

3. Chuyển nộp hồ sơ tài liệu vào trung tâm lưu trữ

Việc chuyển hồ sơ tài liệu vào trung tâm lưu trữ phải có sự chứng kiến

của Chánh văn phòng (hoặc trưởng phó phòng hành chính) và phải lập biên

bản chuyển nhận.

4. Làm mục lục thống kê những hồ sơ tài liệu cần mượn lại

Đối với hồ sơ tài liệu thuộc những công việc đã kết thúc, nếu các

phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên thấy cần giữ lại để tiếp tục nghiên

cứu xử lý các công việc mới một thời gian nữa, thì các phòng, ban chuyên

môn có thể giữ lại. Nhưng các hồ sơ tài liệu được giữ lại phải được thống kê

thành mục lục và phải giao nộp cho trung tâm lưu trữ 2 bản (1 bản phục vụ

cho việc tra cứu, 1 bản lưu).

B. CÁCH THỨC TỔ CHỨC LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

Tùy theo mô hình tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng giúp việc

cho lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị công ty, xí nghiệp khác nhau, người ta

có thể tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu khác nhau. Nhưng trên thực tế thường

tồn tại 2 kiểu tổ chức cơ bản, đó là kiểu tổ chức lưu trữ phân tán và kiểu tổ

chức lưu trữ tập trung.

1. Kiểu tổ chức lưu trữ phân tán

a) Tổ chức lưu trữ kiểu phân tán phù hợp với mô hình tổ chức văn phòng kiểu phân tán của các cơ quan, đơn vị.

b) Nguyên tắc: Hồ sơ tài liệu của các phòng, ban chuyên môn nào vẫn

để nguyên tại phòng, ban chuyên môn đó quản lý, không phải nộp về lưu trữ

trung tâm.

c) Ưu điểm của kiểu tổ chức này:

- Sát với các bộ phận và chuyên viên đã khai thác sử dụng.

- Dễ liên hệ, tra cứu nhanh.

- Chỉ cần người kiểm nhiệm, ít hoặc không cần người chuyên trách.

2. Kiểu tổ chức lưu trữ tập trung

a) Tổ chức lưu trữ kiểu tập trung phù hợp với mô hình tổ chức văn phòng kiểu tập trung của các cơ quan, đơn vị.

b) Nguyên tắc: Hồ sơ tài liệu của các phòng, ban đều được tập trung

về trung tâm lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

c) Ưu điểm của kiểu tổ chức này:

- Văn phòng giúp cho lãnh đạo nắm được toàn bộ các loại hồ sơ tài liệu

quan trọng cần bảo quản.

- Có điều kiện mua sắm trang thiết bị và khai thác có hiệu quả, tiết kiệm

các trang thiết bị.

- Có điều kiện bố trí người giỏi nghiệp vụ, làm việc ổn định, tích lũy

được kinh nghiệm.

C. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU HỒ SƠ TÀI LIỆU

Muốn phát huy được tác dụng tích cực, có hiệu quả của việc tổ chức

lưu trữ hồ sơ tài liệu, cần phải tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ phù hợp.

Theo truyền thống thì các khâu này bao gồm:

1. Phân loại hồ sơ tài liệu một cách khoa học, phản ánh đứng quá trình

hình thành và giải quyết công việc, phản ánh mối liên hệ bên trong và bên

ngoài của tài liệu.

2. Chọn các phương pháp sắp xếp hồ sơ tài liệu trên cơ sở các

phương pháp phân loại đã được áp dụng.

a) Sắp xếp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo số thứ tự qua mã trung gian (qua

vần chữ cái chủ đề mà hồ sơ tài liệu ấy đề cập đến) để phục vụ cho việc tra

tìm. Trước khi muốn tra tìm vấn đề gì phải qua bộ chữ cái để tìm địa chỉ của

chủ đề. Biết địa chỉ số (số thứ tự - mã lull trữ) sẽ tìm được tài liệu.

Cách sắp xếp theo số thứ tự thường được áp dụng cho các cơ quan,

đơn vị có khối lượng hồ sơ tài liệu lớn, phức tạp, dễ lẫn. Phương pháp này có

thuận lợi là tiết kiệm giá, kệ đựng hồ sơ và việc sắp xếp diễn ra liên tục.

b) Sắp xếp trực tiếp theo vần chữ cái: Hồ sơ tài liệu được áp dụng sắp

xếp theo vần chữ cái trước hết phải được chia ra từng loại một cách khoa

học, sau đó sắp xếp trực tiếp các hồ sơ đó theo vần chữ cái trong mỗi loa;.

Khi tra tìm, khỏi qua hệ thống công cụ trung gian, mà tra tìm trực tiếp trên hồ

sơ. Phương pháp này thường được áp dụng cho các cơ quan, đơn vị có quan

hệ giao tiếp; làm ăn với nhiều khách hàng, nhiều đối tượng hoặc các loại

công việc có tính ổn định. Ví dụ như các đơn vị sản xuất, kinh doanh, các

bệnh viện, trường học, công an, hải quan, thuế vụ, viện nghiên cứu v.v…

3. Chọn các kiểu để hồ sơ (xếp hồ sơ) cho phù hợp với các vật dụng

chuyên dùng.

4. Làm các công cụ tra cứu.

5. Phục vụ tra tìm hồ sơ tài liệu với quy chế cho mượn và trả hồ sơ tài

liệu.

6. Giới thiệu hệ thông lưu trữ hồ sơ tài liệu qua các thời kỳ phát triển

khác nhau của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp để giúp người tra cứu

thuận lợi trong việc tìm kiếm hồ sơ tài liệu.

D. BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU

1. Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ

a) Nguyên nhân tự nhiên bao gồm các yếu tố tự nhiên như độ ẩm, nhiệt

độ, ánh sáng, bụi, mốc, côn trùng phá hoại v.v…

b) Nguyên nhân do con người như do phá hoại, do thiếu tinh thần trách

nhiệm của nhân viên lưu trữ, của người khai thác sử dụng tài liệu.

c) Do các phương tiện, trang thiết bị không đảm bảo, không an toàn.

d) Do việc xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể dẫn đến tình

trạng tiêu hủy cả những tài liệu có giá trị, gây ra tổn thất không bù đắp được.

2. Một số biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Chống ẩm bằng thông gió.

b) Dùng các trang thiết bị như: quạt điện, máy hút ẩm, máy điều hòa

nhiệt độ.

c) Dùng chất hút ẩm, bao bì chống ẩm.

d) Chống côn trùng phá hoại bằng các chất hóa học.

d) Kho tàng bảo quản phải cao ráo, thoáng mát, các phương tiện tủ,

giá, kệ đầy đủ và những quy định về phòng cháy chữa cháy một cách nghiêm

ngặt.

e) Đối với những tài liệu làm bằng những vật liệu đặc biệt như vi phim,

đĩa mềm, vi phiếu v.v… cần có phương tiện bảo quản chuyên dùng.

Đ. LƯU TRỮ LÂU DÀI VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Việc lưu trữ lâu dài và tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị phải tuân theo

quy định cua Nhà nước và của ngành, địa phương một cách nghiêm ngặt. Nội

dung bao gồm những việc sau đây:

1. Việc lựa chọn hồ sơ tài liệu để bảo quản vĩnh viễn và xác định những tài liệu cần tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu (HĐXĐGTTL) của cơ quan, đơn vị tiến hành

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu (HĐXĐGTTL) bao gồm:

- Đại diện của lãnh đạo cơ quan, đơn vị làm Chủ tịch.

- Các chuyên viên có hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức,

công tác quản lý văn bản, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan, đơn

vị.

- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phụ trách phòng,

bộ phận lưu trữ hồ sơ.

b) Chức năng của HĐXĐGTTL:

Chức năng cơ bản của HĐXĐGTTL là tổ chức việc lựa chọn tài liệu

hàng năm để bảo quản lâu dài và loại ra tiêu hủy những tài liệu không còn giá

trị. HĐXĐGTTL là cơ quan tư vấn. Các quyết định của Hội đồng chỉ có giá trị

khi dược Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê chuẩn.

c) Nhiệm vụ của HĐXĐGTTL:

- Tham gia vào việc dự thảo bản kê tài liệu cùng với thời hạn bảo quản

các tài liệu ấy.

- Xét và điều chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đã được

quy định trong bản kê tài liệu của cơ quan, đơn vị.

- Giúp đỡ về nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới xác định giá

trị tài liệu của họ.

2. Cơ sở xác định giá trị tài liệu

a) Giá trị về mặt chính trị, kinh tế, lịch sử, khoa học, thực tiễn của tài

liệu được xác định dựa vào nội dung, thời gian hình thành của chúng. Ngoài

ra, những yêu tố khác như vị trí, ý nghĩa của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân là

tác giả làm ra tài liệu, hiệu lực pháp lý, tính chính xác (bản chính, bản sao,

bản trùng), tính bao hàm, đặc điểm về ngôn ngữ, nghệ thuật v.v… cũng có

ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu.

b) Tài liệu của cơ quan, đơn vị thường được chia làm 3 nhóm:

- Nhóm cơ bản: Nhóm tài liệu phản ánh những hoạt động chính của cơ

quan, đơn vị, thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị,

thường thuộc loại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn.

- Nhóm tài liệu bổ trợ: Bao gồm những công văn giấy tờ trao đổi, các tài

liệu về tài chính, kế toán, hành chính quản trị v.v… có tính chất sự vụ, phục

vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị. Những tài liệu này thường chỉ có giá trị

bảo quản tạm thời.

- Nhóm tài liệu về nhân sự: Nhóm tài liệu này thường được bảo quản

lâu dài vì chúng hay được dùng để tra cứu về một nhân viên trong quá trình

làm việc và có thể cho đến lúc nghỉ hưu. Riêng những tài liệu nhân sự có giá

trị khoa học, lịch sử thì được giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn như hồ

sơ tài liệu của các nhà hoạt động khoa học, văn học nghệ thuật nổi tiếng, các

anh hùng lực lượng vũ trang, anh hùng lao động, các nhà hoạt động chính trị

lỗi lạc.

3. Việc tiêu hủy tài liệu

a) Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản phải lập thành

biên bản (kèm theo bản kê). Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu phải có chữ ký

của Chủ tịch và các thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Thủ

trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt.

b) Sau khi biên bản tiêu hủy tài liệu đã được phê duyệt thì hồ sơ tài liệu

được chuyển thẳng cho nhà máy giấy dưới dạng bó gói. Việc chuyển và tiêu

hủy tài liệu phải bảo đảm bí mật nội dung tài liệu.

Mẫu đề án xác định giá trị tài liệu lưu trữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày… tháng… năm 199…

ĐỀ ÁN

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

- Căn cứ vào Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Chủ tịch Hội

đồng Nhà nước ký ngày 11-12-1982;

- Căn cứ…;

Lưu trữ thuộc cơ quan… tiến hành lập đề án xác định giá trị tài liệu đã

hết thời hạn bảo quản tại kho lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có thời hạn

bảo quản vĩnh viễn, nộp lưu trữ cấp trên và loại ra những tài liệu hết giá trị để

tiêu hủy.

- Tổng số tài liệu gồm có của các đơn vị, bộ phận (ghi rõ tên của các

dơn vị, bộ phận, phòng, ban).

- Tổng số tài liệu (đơn vị bảo quản) thuộc loại bảo quản vĩnh viễn (ghi

bằng số và chữ).

- Tổng số tài liệu (đơn vị bảo quản) cần loại ra để tiêu hủy (ghi bằng số

và chữ).

Đề án này đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan thông

qua ngày… tháng… năm…

Phụ lục: Kèm theo danh sách tài liệu của từng cơ quan, đơn vị, bộ

phận, phòng, ban.

THỦ TRƯỞNG Cơ QUAN

(Ký tên, đóng dấu)

Mấu phụ lục kèm theo để án xác định giá trị tài liệu

DANH SÁCH TÀI LIỆU

(Tên đơn vị, bộ phận, phòng, ban)

Số

TT

Số lượng TL (đơn

vị TL bảo quản)

Tên các loại

(đơn vị bảo

quản)

Ngày tháng bắt đầu và

kết thúc của TL (đơn vị

bảo quản)

Thời hạn

bảo quản

Số

mục

lục

1 2 3 4 5 6

* Ghi chú:

- Mỗi đơn vị, bộ phận, phòng, ban làm danh sách riêng.

- Trong danh sách chia thành từng phần theo từng loại tài liệu có thời

hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc lâu dài.

Mẫu biên bản xác định giá trị tài liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phức

Địa danh, ngày… tháng… năm 199…

BIÊN BẢN

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Đại diện Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan, đơn vị:

1. ………………………………………………………………………

2. ………………………………………………………………………

3. ………………………………………………………………………

Đã tiến hành kiểm tra dề án xác định giá trị tài liệu số… ngày… tháng…

năm của các đơn vị, bộ phận, phòng, ban… và quyết định:

1. Những hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cần nộp vào các

Trung tâm lưu trữ Nhà nước (xem bản kê kèm theo).

2. Những hồ sơ tài liệu được giữ lại bảo quản lâu dài tại đơn vị, bộ

phận, phòng, ban (xem bản kê kèm theo).

3. Những hồ sơ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản tạm thời… hết giá trị

cần cho tiêu hủy (xem bản kê kèm theo).

Biên bản này lập tại… ngày giờ nói trên.

ĐẠI DIỆN PHÒNG (BỘ PHẬN)

LƯU TRỮ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

(Ký tên)

ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG

XÁC ĐỊNH GTTLLT

(Ký tên)

PHÊ DUYỆT CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Mau danh sách tài liệu kèm theo

(Đã được xác định giá trị)

DANH SÁCH TÀI LIỆU

(Tên cơ quan, đơn vị)

Số

TTTên tài liệu

Ngày tháng năm của

tài liệu

Thời hạn bảo

quảnGhi chú

1 2 3 4 5

Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa danh, ngày… thảng… năm 199…

BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU

Căn cứ quyết định trong bản xác định giá trị tài liệu lựu trữ ngày…

tháng… năm… Đại diện Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan, đơn

vị…

1. …

2. …

3. …

Đã tiến hành kiểm tra và nhất trí cho tiêu hủy tài liệu lưu trữ đã hết thời

hạn bảo quản và được phép tiêu hủy theo quyết định trên (kèm theo danh

sách tai liệu đưa đi tiêu hủy).

Việc tiêu hủy phải tiến hành đúng như thủ tục quy định.

ĐẠI DIỆN PHÒNG (BỘ PHẬN)

LƯU TRỮ CƠ QUAN

(Ký tên)

ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG

XÁC ĐỊNH GTTLLT

(Ký tên)

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN

Chương 23. PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP HỒ Sơ TÀI LIỆU PHỤC VỤ CHO TRA TÌM VÀ BẢO QUẢN

Không thể chỉ định một phương pháp sắp xếp hồ sơ chung cho mọi cơ

quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn vị cần tìm chọn ra một phương pháp phù hợp

nhất qua 7 vấn đề sau đây:

1. Chọn loại bìa hồ sơ.

2. Chọn cách sắp xếp hồ sơ.

3. Trang bị loại tủ (bàn) hồ sơ thích hợp.

4. Xây dựng hệ thống sắp xếp hồ sơ phù hợp.

5. Nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ theo vần chữ cái tên gọi.

6. Nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ theo số mục.

7. Xác định quyết tâm, lên kế hoạch, tạo nguồn kinh phí và dào tạo bồi

dưỡng cán bộ.

I. BÌA HỒ SƠ: ĐƠN VỊ CƠ BẢN TRONG SẮP XẾP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1. Hồ sơ là một tập hợp những tài liệu liên quan đến nội dung giải quyết

một sự việc, một vấn đề, đối với một đối tượng nhất định, hoặc có cùng một

đặc điểm thông tin theo thể loại, theo tác giả.

Hồ sơ là sản phẩm của việc phân, loại các tài liệu, sao cho các tài liệu

trong một hồ sơ có nhiều yếu tố chung, giúp việc sắp xếp được nhanh nhất,

và việc tra cứu cũng nhanh nhất.

Sự phân loại tài liệu thành hồ sơ thường trải qua từ ba đến bốn cấp độ

phân loại.

2. Mỗi hồ sơ được xếp vào một tờ bìa hồ sơ, lập thành đơn vị cơ bản

trong sắp xếp hồ sơ tài liệu.

Trong bìa hồ sơ, các tài liệu thường được xếp theo thời gian, tài liệu

đến trước nhất để ở dưới cùng, văn bản mới nhất để trên cùng.

Mỗi bìa hồ sơ thường chỉ có từ 5 đến 10 tài liệu, bề dày gáy bìa không

quá 4 - 5 cm. Nếu số tài liệu vượt quá 10, hay bề dày gáy bìa vượt 5 cm thì

tách ra làm 2 bìa, lập thành 2 đơn vị bảo quản. Nhãn bìa được dán ở mặt

ngoài tờ bìa trước.

3. Cấu tạo bìa hồ sơ

Thời gian trước đây, ta quen dùng các cặp 3 dây, các tờ bìa xếp đôi để

làm bìa hồ sơ.

Ngày nay, bìa hồ sơ được cấu tạo rất da dạng, thường làm bằng nhựa

hay bìa cứng, nhẹ, đẹp, với các tính năng chính sau đây:

a) Bìa "kẹp"

Kẹp chặt tài liệu ngay ngắn trong bìa. Có nhiều kiểu kẹp, phổ biến là

các kẹp sắt, có cần gài. Có loại bìa nhựa dùng kiểu gài mép.

b) Bìa gắn "tai rìa chỉ dẫn"

Tai rìa rất đa dạng. Phổ biến là loại làm bằng nhựa trong, kích cỡ 6 X 2

cm, được gài vào mép bìa ở một vị trí chọn lựa phù hợp. Nhãn chỉ dẫn được

luồn vào trong tai rìa.

c) Bìa có móc treo.

Móc treo được làm bằng các thanh kim loại hay nhựa cứng luồn suốt

mép bìa và nhô ra thành hình móc treo ở hai đầu. Loại bìa có móc treo được

sử dụng rất phổ biến ở các nước công nghiệp phát triển, trong kiểu xếp

ngang, bìa gắn tai rìa, đặt trong ô kéo chuyên dụng. Có thể sử dụng bìa móc

treo trực tiếp đựng hồ sơ, hoặc kết hợp với một tờ bìa hồ sơ đặt bên trong.

Còn có loại treo bằng lưới, nay ít sử dụng.

d) Bìa nhiều màu khác nhau

Giúp phân loại hồ sơ chỉ bằng mắt nhìn lướt qua. Thường dùng từ 6

đến 9 màu. Có nơi dùng tới 12 màu: để phân loại 26 chữ cái, chỉ cần dùng 2

vòng màu cộng với màu trắng ghi Y và màu ghi ghi z xen vào giữa. Có nơi

còn dùng loại bìa 2 màu, nâng tổng phần loại bằng màu có thể đạt tối đa 26 X

26 = 676. Có nơi dùng loại bìa trắng tô màu một số điểm tròn mép trên trên tờ

bìa.

đ) Bìa gáy rộng

Cỡ 2 - 3 inches (5 - 7,5 cm), thường có cần kẹp, tài liệu được đục lỗ (2-

3 lỗ) trước khi cho vào cần kẹp. Có loại bìa gáy rộng "không đục lỗ"

(punchless).

e) Bìa hồ sơ có nhiều kích cỡ

Tùy theo loại tài liệu:

- Công văn hành chính thường theo cỡ giấy 21 X 27 cm hay 19 X 31

cm.

- Thư từ giao dịch theo cỡ giấy ngắn hơn, cỡ 25 cm

- Văn bản pháp lý theo cỡ giấy dài hơn, cỡ 35 - 36 cm.

Ngoài ra, còn nhiều loại túi, bao, hộp chuyên dụng.

II. BA CÁCH SẮP XẾP BÌA HỒ SƠ

Ba cách xếp bìa hồ sơ thường thấy là: xếp nằm xếp ngang và xếp

đứng.

HÌNH 10. a - Xếp nằm b - xếp ngang c- xếp đứng

1. Xếp nằm

Đang được dùng ở ta nhiều nhất; trong khi ở các nước phát triển, xếp

nằm đã bị loại bỏ không được nói đến nữa trong các giáo trình nghiệp vụ thư

ký, vì lẽ: đặt vào lấy ra đều khó, nhất là khi chồng hồ sơ cao, bìa hồ sơ dày,

nặng, dẫn đến xáo trộn triền miên.

2. Xếp ngang

Đang được dùng rộng rãi nhất ở các nước phát triển, trong khi ở ta hầu

như chưa được biết đến. Ưu thế của cách xếp ngang là: đặt vào lấy ra rất

nhanh, rất dễ. Đặc biệt là khi dùng bìa hồ sơ móc trong gắn tai rìa, đặt trong ổ

kéo có rãnh đỡ. Xếp hồ sơ theo vần chữ cái tên gọi.

H. 11 - Xếp ngang bìa hồ sơ móc treo, gắn tai rìa, đặt trong ổ kéo có

rãnh. Cách xếp một tài liệu vào hồ sơ.

3. Xếp đứng

Vừa có một số ưu thế như xếp ngang, lại ít choán chỗ, có thể xếp trên

kệ. Ngăn tủ (kệ) phải có đủ độ cao, tai rìa đặt đứng, móc treo lên nẹp ngang

phía trên ngăn tủ.

Có thể thay thế các móc treo bằng các miếng chặn bằng kim loại hay

bằng gỗ, để chặn các bìa hồ sơ ở tư thế đứng ngay ngắn.

III. CÁC LOẠI TỦ HỒ SƠ

Có nhiều loại tủ hồ sơ (bàn, hộc, kệ) thích hợp với từng loại nhu cầu

sắp xếp hồ sơ khác nhau. Mỗi loại tủ hồ sơ lại được chế tạo theo nhiều kích

thước và mẫu mã khác nhau, mở rộng sự chọn lựa phù hợp nhất.

1. Đến nay nhiều cơ quan và doanh nghiệp còn quen dùng loại tủ gỗ

đựng quần áo để làm tú hồ sơ. Thậm chí, một số nơi có các loại tủ hồ sơ

chuyên dụng bằng sắt sơn ghi thì đem tháo bỏ các ô kéo, các nẹp, các miếng

chặn, để dễ xếp nằm, vốn quá quen thuộc.

2. Tủ hồ sơ chuyên dụng được chế tạo bằng vật liệu khó bắt cháy, cách

điện, quét sơn chịu nhiệt. Có cả loại thùng hồ sơ làm bằng tôn mỏng; có loại

tủ kiếng rất đẹp, dễ dàng nhìn bao quát những gì xếp trong tủ. Lại có loại tủ

kệ xoay ít choán chỗ, và loại tủ di động thích hợp để chuyển tài liệu hồ sơ cho

nhiều nơi sử dụng.

3. Tủ chuyên dụng xếp ngàng dược thiết kế từ 1 đến 6 ô kéo. Loại 1 ô

kéo có thể đặt ngay trên bàn làm việc, ví dụ: ô kéo nhắc nhở (tickler file). Loại

tủ 2 ô kéo được đặt sát bàn làm việc. Loại 3 ô kéo rất tiện dụng cho 1 quầy

hàng. Có loại bàn làm việc được thiết kế 2 ô kéo hồ sơ xếp ngang ở phía trái,

một ô kéo hồ sơ xếp ngang ở mé phải cộng với vài ngăn kéo nhỏ đựng các

vật dụng linh tinh. Lại có loại tủ với bề ngang 90 cm, độ sâu ô kéo chỉ 40 cm.

Các ô kéo, tủ và bàn thường có đặt ổ khóa.

4. Tủ chuyên dụng xếp đứng được thiết kế từ 1 đến 5 ngăn tủ, độ sâu

ngăn tủ chỉ 30 - 35 cm. Kệ dùng xếp đứng có bề rộng 30 cm nếu xếp 1 phía.

Nếu xếp 2 phía thì bề rộng 60 cm.

5. Loại tủ (hoặc kệ) đa dụng đặt cạnh bàn làm việc cá nhân, rất thích

hợp khi cần quản lý nhiều loại hồ sơ khác nhau: bìa hồ sơ xếp đứng, các túi

treo đựng các tập in từ máy vi tính, các bìa gáy rộng, các hộp đựng vi phim,

đĩa mềm, và cả các ô phiếu tra cứu.

IV. BA HỆ THỐNG SẮP XẾP HỒ SƠ

Có 3 hệ thống sắp xếp hồ sơ thường gặp là:

- Hệ thống xếp theo số mục.

- Hệ thống xếp theo vần chữ cái tên gọi.

- Hệ thông hỗn hợp - kết hợp số mục với vần chữ cái.

Chọn vận dụng hệ thống nào là vấn đề bao trùm nhất, chi phối về căn

bản toàn bộ hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu của một dơn vị.

Các bạn có thể tìm hiểu ba hệ thống này ở chương 21, cuốn sách

Quản trị văn phòng doanh nghiệp X1 ở đây, chỉ nhấn mạnh một số điểm

chính.

1. Cho đến nay, nhiều đơn vị của ta chỉ quen dùng hệ thống số mục,

hoặc hệ thống kết hợp số mục với chữ cái, trong khi ở các nước công nghiệp

phát triển, phần lớn các hồ sơ được xếp theo vần chữ cái tên gọi - lý do là vì:

xếp theo số mục, tuy có lợi thế là dễ mở rộng ra mãi, nhưng phải có bản chỉ

dẫn xếp theo vần chữ cái tên gọi. Cách xếp gián tiếp như vậy, trong nhiều

trường hợp, làm mất thì giờ hơn, cả khi xếp vào, cả khi tra tìm và lấy ra. Còn

xếp theo vần chữ cái tên gọi thì không cần bản chỉ dẫn, nên được gọi là Cách

xếp trực tiếp, thường là nhanh hơn, cả khi xếp vào, cả khi tra tìm và lấy ra.

2. Phần lớn hồ sơ hành chính - kể cả hồ sơ nhân sự - thường được

xếp theo vần chữ cái tên gọi - tên gọi được hiểu là tên cá nhân, tên đơn vị, cơ

quan, tên địa phương, cả tên gọi loại mẫu in sẵn. Cái khó là ở chỗ mỗi tên gọi

thường gồm một số đơn vị, nay phải xác định đơn vị nào làm chuẩn, tuân

theo một số nguyên tắc nhất định. Có thể lấy ví dụ cuốn danh bạ điện thoại

thành phố, đã chuyển cách xếp các cá nhân thuê bao, từ căn cứ số nhà và

tên đường phố, sang căn cứ theo tên người thuê bao.

Một biến dạng cách xếp theo vần chữ cái là xếp theo chủ đề, các chủ

đề được xếp trước sau theo vần chữ cái. Đương nhiên, phải có bản chỉ dẫn

tên gọi chủ đề để khỏi gây nhầm lẫn.

3. Xếp theo số mục thích hợp với các tổ chức thường dùng các con số

trong giao dịch, như ngân hàng. Ưu thế nổi bật là dễ mở rộng, dễ xử lý. Khó

khăn nảy sinh khi số mục đạt tới 6 con số và hơn nữa. Bấy giờ, phải chia

chuỗi số dài thành vài ba cụm, giúp cho việc đọc được dễ dàng hơn. Cũng có

thể áp dụng số mục thập phân. Đương nhiên, xếp theo số mục đòi hỏi lập các

ô phiếu tra cứu, hay bản chỉ dẫn.

4. Trong nhiều trường hợp, hệ thống hỗn hợp - kết hợp số mục với vần

chữ cái lại tỏ ra có hiệu quả hơn.

V. NGHIỆP VỤ SẮP XẾP HỒ SƠ THEO VẦN CHỮ CÁI TÊN GỌI

Sau khi đã làm quen với các hệ thống và phương pháp sắp xếp, tập

quen cách so sánh các loại bìa hồ sơ và tủ hồ sơ, nay đã có thể đi sâu vào

nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ. Trước hết, là sắp xếp hồ sơ theo vần chữ cái tên

gọi, kiểu xếp ngang, bìa gắn tai rìa (hình 10).

1. Căn cứ số hồ sơ đã hình thành và số ô kéo chuyên dụng xếp ngang

mà trù tính cần bao nhiêu phân đoạn cho 25 chữ cái. Ví dụ: có 8 ô kéo, để

xếp 800 hồ sơ, thì cần 25 thẻ hướng dẫn sơ cấp và 100 thẻ hướng dẫn thứ

cấp cho 100 phân đoạn. Thẻ hướng dẫn được làm bằng bìa cứng, thẻ sơ cấp

lắp tai rìa ở mé trái, thẻ thứ cấp được xếp tiếp theo.

2. Xác định tên chuẩn cho các hồ sơ và phân loại theo từng nhóm chữ

cái, ví dụ, từ A - D, từ E - K, từ L - R. Lại phân loại nhỏ ra tới từng vần chữ cái

quy định, rồi gắn tai rìa vào mé phải, và đặt vào phân đoạn tương ứng. Ví dụ:

hồ sơ Bùi Kim Liên, đặt ở phân đoạn Li, sau thẻ sơ cấp L.

3. Khi một số tên gọi chưa hội đủ số tài liệu quy định (từ 5 - 10) để lập

thành bìa hồ sơ cá nhân thì ta lập một bìa hồ sơ giấy tờ LẺ (linh tinh) và đặt

bìa LẺ này vào sau chót của phân loại có vần chữ cái tương ứng, thường tai

rìa gài vào chính giữa.

4. Khi một bìa hồ sơ quá dày, ta tách làm hai, làm ba, phân theo thời

gian hay theo chủ đề, xếp ngay sau tờ bìa chính; và lúc đó, ta nói bìa hồ sơ

xếp theo 4 vị thế.

5. Khi lấy một hồ sơ ra, phải đặt ngay vào chỗ đó một thẻ mượn

(OUT),thường là 1 tấm bìa có màu đặc biệt, ví dụ màu đen, vị trí rìa cùng

hàng với bìa lẻ. Các thẻ mượn, sử dụng xong, được gom lại một chỗ dễ thấy,

dễ lấy ra, đặt vào.

6. Áp dụng nghiệp vụ trên đây cả đối với 2 biến dạng: xếp theo địa

danh và theo chủ dề. Tuy nhiên, khi xếp theo chủ đề, phải khắc phục những

lầm lẫn do hiểu tên gọi chủ đề khác nhau.

VI. NGHIỆP VỤ SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ MỤC

Có 3 nghiệp vụ cần nắm vững:

- Xếp các bìa hồ sơ có mã hiệu bằng con số.

- Xếp bìa hồ sơ lẻ theo vần chữ cái tên gọi.

- Lập tủ đựng thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cái tên gọi.

1. Xếp các bìa hồ sơ cỏ mã hiệu bằng con số

- Chỉ định một con số cho mỗi hồ sơ (hoặc là hồ sơ cá nhân, hoặc là hồ

sơ chủ đề), và con số này được duy trì mãi cho đến khi hồ sơ không còn dùng

nữa.

- Xếp các bìa hồ sơ trong ô kéo. Ví dụ: tính từ số 900 đến 1049, mặt

ngoài ô kéo đánh số ô kéo 900 - 1049. Lắp tai rìa vào các bìa hồ sơ, cách

quãng từ 10 đến 20 trang.

- Khi một bìa quá dày thì chia tài liệu ra thành nhiều bìa khác, đánh số

phụ tuần tự. Ví dụ: bìa 920, nay lập ra các bìa 920-1, 920-2. Khi xếp vào ô

kéo, các bìa phụ xếp ngay sau bìa chính.

2. Xếp các hồ sơ lẻ (lỉnh tỉnh) theo vần chữ cái tên gọi

Tất cả hồ sơ lẻ (chưa hội đủ lượng tài liệu từ 6 đến 10 để lập thành một

hồ sơ riêng có mã hiệu bằng con số) được xếp ở ngay đầu mỗi ô kéo (hay tại

1 ô kéo riêng) theo vần chữ cái tên gọi từ A đến z. Khi một tên gọi hội đủ từ 5

hồ sơ trở lên thì tách ra lập một bìa hồ sơ riêng và được gắn một con số hoàn

toàn chưa được dùng tới. Sau đó, xếp bìa hồ sơ mới lập theo thứ tự số mục

quy định vào ô kéo.

3. Lập tủ đựng thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cải tên gọi

Hệ thống sắp xếp hồ sơ theo số mục được coi là hệ thống sắp xếp gián

tiếp vì phải dùng con số làm mã hiệu trung gian. Muốn tìm ra tài liệu, phải đi

từ các thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cái.

VII. XÁC ĐỊNH QUYẾT TÂM, LÊN KẾ HOẠCH, TẠO NGUỒN KINH PHÍ VÀ ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

1. Xác định quyết tâm, cả trong lãnh đạo, các cấp quản lý đến từng cán

bộ công nhân viên, trong đổi mới công việc quản lý hồ sơ tài liệu theo hướng

hiện đại hóa.

2. Lên kế hoạch, cân nhắc bước di, xác định về thời gian. Không thể

làm mọi việc ngay một lúc, làm đến đâu chắc đến đó.

3. Tạo ra nguồn kinh phí cần thiết, và chắc chắn lợi ích và hiệu quả sẽ

nhanh chóng vượt qua các khoản chi lúc đầu khá lớn.

4. Đào tạo bồi dưỡng chuyên để cho cán bộ công nhân viên.

HÌNH 12 - Xếp ngang theo vần chữ cái

a) Tên gọi

b) Địa danh:

c) Chủ đề:

HÌNH 13 - XẾP NGANG THEO SỐ MỤC

a) Ô kéo số mục: 

b) Ô kéo tài liệu lẻ xếp theo vần chữ cái từ A đến Z:

* Khi 1 tên gọi hội đủ điều kiện lập 1 hồ sơ riêng, thì lấy ra, lập hồ sơ,

cho con số, và xếp vào các ô kéo số mục.

* Số mục đó được thể hiện ở ô phiếu tra cứu dưới tên gọi xếp theo vần

chữ cái.

c) Ô phiếu tra cứu.

* Có 2 ô phiếu tra cứu kết cấu giống nhau(như hình C)

- Một ô phiếu ghi tên và số tương ứng.

Ví dụ: Phạm Hồng 912

để sử dụng ô kéo số mục.

- Ô phiếu kia để đánh giá một tên gọi trong ô kéo tài liệu lẻ đã đủ điều

kiện lập một hồ sơ riêng hay chưa (hoặc để tra tìm).

Ví dụ: Bùi Kim Oanh1234

Phần phụ lục

Phụ lục 1. CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN THƯ

DẪN NHẬP

Chương trình Quản lý văn thư do tập thể tác giả là giảng viên Khoa Kỹ

thuật và Nghiệp vụ Hành chính - Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh

(dưới sự giúp đỡ của các giảng viên Trung tâm Tin học - Đại học Khoa học

Tự nhiên) phân tích, thiết kế và lập trình.

* Cơ sở khoa học của chương trình:

- Dựa vào lý thuyết và thực hành của môn Quản lý hồ sơ tài liệu theo

vòng đời tài liệu (Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng và nghề thư ký-tác giả Lê

Văn In…);

- Dựa vào tinh thần của Công văn số 608/LTNN-TTNC của Cục Lưu trữ

Nhà nước, ngày 19-11-1999: v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin

trong văn thư và lưu trữ.

* Chức năng chính của chương trình nhằm quản lý chặt chẽ toàn bộ

văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị. Để thực hiện chức năng trên,

chương trình phải đạt được 5 mục tiêu chính:

- In Sổ đăng ký và chuyển giao văn bản đến, đi dạng tờ rời hàng ngày.

- Cung cấp thông tin tra cứu văn bản.

- Tra cứu tình hình xử lý văn bản, tình hình giải quyết hồ sơ (nếu cần).

- Báo cáo thống kê hàng tháng, hàng năm.

- Chương trình gần gũi với người dùng và dễ sử dụng.

* Tổ chức phân quyền sử dụng các tính năng xử lý của chương trình

nhằm thực hiện nguyên tắc bảo mật của quản lý văn thư.

* Yêu cầu về hệ thống để cài đặt chương trình:

- Hệ điều hành Windows 95 trở lên.

- Cài đặt Microsoft Office 97.

I. KHỞI ĐỘNG

1.1. Khởi động

* Cách 1:

- Chọn biểu tượng VB trên màn hình nền windows.

- Nhấn phím enter.

* Cách 2:

- Double Click vào biểu tượng VB.

1.2. Đăng ký sử dụng

Nêu người dùng đã được phân quyền sử dụng chương trình thì:

- Nhập mã người dùng vào (1).

- Nhập mật khẩu của người dùng vào (2).

1.3. Chọn ngày làm việc

- Mặc định là ngày hiện hành.

- ND có thể sửa ngày làm việc (nếu cần).

II. CẬP NHẬT DANH MỤC

Người dùng nên cập nhật sẵn danh sách dữ liệu thường xuyên sử

dụng cho các danh mục, nhằm tạo danh sách có sẵn. Như vậy khi cập nhật

tất cả công văn đến (CVDE) hay khi cập nhật công văn đi (CVDI) hàng ngày,

người dùng (ND) chỉ cần chọn, mà không phải gõ nhập nữa.

2.1. Cập nhật danh mục tác giả

Tác giả là tên cơ quan, đơn vị phát hành văn bản. Tác giả cũng có thể

là tên cá nhân.

2.1.1. Cách cập nhật danh mục tác giả:

* Thêm tên tác giả mới: Bấm nút THÊM hay dùng tổ hợp phím tắt ALT-

T.

* Sửa tên tác giả: Bấm nút SỬA hay dùng tổ hợp phím tắt ALT-S.

* Lưu tên tác giả mới thêm hoặc sửa: Bấm nút LƯU hay dùng tổ hợp

phím tắt ALT-U.

* Không lưu kết quả thềm, sửa: Bấm nút PHỤC Hồi hay dùng tổ hợp

phím tắt ALT-P.

* Hủy tên tác giả: Bấm nút HỦY hay dùng tổ hợp phím tắt ALT-H.

CHÚ Ý:

- Danh mục không cho phép tên tác giả trùng nhau.

- Danh mục không cho phép HỦY tên tác giả đang còn sử dụng.

2.1.2. Cách tìm tên tác giả để xem hoặc sửa, hủy:

* Cách 1: Dùng thanh cuộn bên hông phải của danh sách.

* Cách 2: Dùng nút TÌM.

2.1.3. Cách sử dụng màn hình tìm:

Bấm nút TÌM thì màn hình TÌM xuất hiện:

- Nếu ND không nhớ chính xác tên tác giả muốn tìm thì chọn chế độ tìm

GẦN ĐỨNG, ngược lại thì chọn chế độ tìm CHÍNH XÁC.

- Gõ tên tác giả muốn tìm hoặc một vài chữ nào đó có trong tên.

- Bấm nút TÌM của màn hình tìm.

- Màn hình Danh mục tác giả sẽ xuất hiện tên tác giả có chứa các chữ

muốn tìm.

- Nếu tìm ở chế độ GẦN ĐÚNG, lần tìm dầu tiên chưa thấy thì bấm nút

TIẾP.

- Người dùng được phép vừa tìm trên màn hình tìm vừa bấm nút SỬA,

HỦY trên màn hình tác giả.

- Khi có thông báo "Đã đến mẫu tin cuối cùng", điều đó có nghĩa là:

+ Không còn tên tác giả nào thỏa giá trị muốn tìm hoặc

+ Không có tên tác giả nào thỏa giá trị muốn tìm.

MÀN HÌNH TÌM TRƯỚC KHI TÌM TÊN TÁC GIẢ CÓ CHỨA CHỮ

"CÔNG"

MÀN HÌNH TÌM SAU KHI TÌM TÊN TÁC GIẢ CÓ CHỨA CHỮ “CÔNG”

2.2. Cập nhật các danh mục khác

Tương tự cập nhật danh mục tác giả.

2.2.1. Danh mục đơn vị:

Cập nhật tên các đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan. Ví dụ: Phòng Kế

hoạch, Phòng Tổ chức, Tổ Văn Thư,…

2.2.2. Danh mục người ký công văn đến:

Cập nhật Họ - Tên đệm - Tên riêng của người ký văn bản đến.

2.2.3. Danh mục cán bộ:

Cập nhật Họ - Tên đệm - Tên riêng của người ký văn bản đi hoặc

người lập hồ sơ. Nói chung là những người cùng cơ quan với ND.

2.2.4. Danh mục chức vụ:

Cập nhật chức vụ của người ký văn bản đến hoặc đi, không nên ghi tên

cơ quan hay đơn vị trong chức vụ.

Ví dụ: Trưởng phòng Y vụ sẽ cập nhật là Trưởng phòng.

2.2.5. Danh mục tên loại:

Cập nhật tên loại văn bản, nếu văn bản không tên thì cập nhật là Công

văn.

Ví dụ: Thông báo, quyết định, công văn…

2.3. Cập nhật danh mục chủ đề

Tương tự cập nhật DMTG.

2.3.1. Khái niệm:

* Chủ đề là vấn đề dặc trưng chủ yếu thường xuyên lặp đi lặp lại của

một nhóm văn bản. Chủ đề có thể là cấp 1 hoặc cấp 2, được mã hóa bởi mã

chủ đề.

* Xác định chủ đề phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

đơn vị; phải chính xác về thuật ngữ chuyên môn, đơn giản, dễ hiểu và thông

dụng trong cơ quan.

2.3.2. Cách ghi mã chủ đề:

- Chủ đề cấp 1: gồm 2 chữ cái.

- Chủ đề cấp 2: gồm 2 chữ cái giống chủ đề cấp 1 và số thứ tự phát

sinh.

- Các mã chủ đề không được trùng nhau.

Ví dụ:

MÃ CHỦ ĐỀ TÊN CHỦ ĐỀ CẤP CHỦ ĐỀ

AA TỔ CHỨC CÁN BỘ 1

AA01 Sử dụng, tuyển dụng 2

AA02 Đào tạo, bồi dưỡng 2

BB CHẾ ĐỘ PHỤ CẤP 1

BB01 Phụ cấp độc hại 2

BB02 Phụ cấp ưu đãi 2

2.4. Danh mục hồ sơ

MÀN HÌNH DANH MỤC HỒ SƠ

2.4.1. Khái niệm:

Danh mục hồ sơ là bảng liệt kê các hồ sơ của cơ quan lập ra trong 1

năm. Thường cơ quan có công tác lập hồ sơ tốt, mỗi cuối năm cán bộ văn thư

sẽ tổng hợp để tạo 1 Danh mục hồ sơ dự kiến lập cho năm sau.

Nếu cơ quan không có danh mục hồ sơ chung, thì ND có thể sử dụng

Danh mục hồ sơ:

(1) Để theo dõi những hồ sơ mà lãnh đạo yêu cầu theo dõi tình hình

giải quyết những hồ sơ đó hoặc;

(2) Theo dõi các công văn đến hoặc đi mà ND đã gửi cho các phòng,

ban trong 1 năm.

2.4.2. Cách cập nhật danh mục hồ sơ:

* Chọn năm lập hồ sơ.

* Mã hồ sơ: Cập nhật ký hiệu hồ sơ theo qui định của cơ quan hoặc

như:

- Trường hợp (1): mã hồ sơ nên ghi theo công thức:

KÝ HIỆU ĐƠN VỊ LẬP - STT HỒ SƠ/NĂM LẬP

Ví dụ: ND cần theo dõi hồ sơ mở lớp QLNN tại huyện Cần Giờ năm

2000 do Phòng Đào tạo lập thì Mã hồ sơ ghi là: ĐT01 /2000, nếu đây là hồ sơ

đầu tiên của Phòng Đào tạo năm 2000 mà ND được lãnh đạo giao trách

nhiệm theo dõi trong chương trình.

- Trường hợp (2): mã hồ sơ nên ghi theo công thức:

KÝ HIỆU ĐƠN VỊ/NĂM LẬP

Ví dụ: ĐT/2000

* Tiêu đề hồ sơ: là tên của hồ sơ.

- Ví dụ trường hợp(1): Tiêu đề hồ sơ ghi là: Hồ sơ mở lớp TCQLNN tại

huyện Cần Giờ.

- Ví dụ trường hợp(2): Tập văn bản giao Phòng Đào tạo năm 2000.

* Ngày bắt đầu: ngày ký của văn bản đầu tiên trong hồ sơ.

* Ngày kết thúc: ngày ký của văn bản cuối cùng trong hồ sơ.

* Người lập hồ sơ: họ tên cán bộ giải quyết hồ sơ.

* Đơn vị lập hồ sơ: là tên phòng ban nhận văn bản để giải quyết hồ sơ.

* Thời hạn bảo quản: chọn 1 trong 3 mức độ bảo quản trong danh sách.

2.4.3. Cách tìm hồ sơ để sửa, hủy:

* Cách 1: bằng nút TÌM.

Trên màn hình Tìm - trong ô giá trị Tìm, ND có thể tìm bất cứ giá trị nào

của hồ sơ muốn tìm.

* Cách 2: bằng nút Danh mục hồ sơ (DMHS).

Trên màn hình danh mục hồ sơ, ND có thể chọn hồ sơ muốn tìm, rồi

bấm nút

2.4.4. Cách in danh mục hồ sơ:

- Bấm nút INDMHS.

- Chọn năm in.

- Xem danh mục hồ sơ trên màn hình.

- Bấm vào biểu tượng máy IN.

CHÚ Ý: Trường hợp hiện tại, khi sử dụng chương trình này, ND hoàn

toàn không quan tâm gì tới tình hình giải quyết hồ sơ hoặc việc thống kê văn

bản gửi các phòng ban, thay vì tắt bỏ tính năng này, ND nên tạo hồ sơ nào đó

đăng ký chung cho tất cả các văn bản.

Ví dụ: mã hồ sơ CHUNG.

III. QUY TRÌNH CẬP NHẬT CÔNG VĂN ĐẾN (CVDE)

3.1. Phân loại CVDE

Sau khi phân loại, chỉ có CVDE công việc và CVDE nguyên tắc được

đăng ký vào chương trình, vì 2 loại CVDE này cần lưu trữ dài hạn. Chương

trình sẽ tự động cho tăng số thứ tự đến, tập số ứng với mỗi loại CVDE trong 1

năm hành chính. Năm sau Stt đến, tập số sẽ tự động đánh số lại.

3.2. Cập nhật CVDE công việc

3.2.1. Cập nhật thẻ vị trí:

MÀN HÌNH ĐANG CẬP NHẬT THẺ VỊ TRÍ

* Các ô sáng: loại công văn, ngày đến, số thứ tự, tập số, tự động có và

chúng là những thành phần tạo nên mã lưu trữ; là vị trí của CVDE trên giá kệ

ứng với mỗi CVDE ta có 1 mã lưu trữ và ngược lại ứng với 1 mã lưu trữ chỉ vị

trí của 1 CVDE. Vì vậy ND chỉ nên sửa tập số cho phù hợp với số thứ tự của

tập lưu CVDE và hạn chế làm xáo trộn trạng thái tự động của các ô sáng kể

trên.

* CHÚ Ý Ảnh hưởng của nút SỬA đối với STT, TẬP SỐ:

+ Saủ khi sử dụng nút SỬA, chương trình sẽ không tự động tăng số

thứ tự đối với công văn đến thêm sau đó, ND phải tự sửa STT tăng thêm 1

đơn vị, bấm phím ENTER 2 lần để chương trình lưu STT mới vào mã lưu trữ

rồi nhập bình thường.

+ Sau khi thực hiện thao tác SỬA, ND không THÊM, mà đóng chương

trình lại, thì STT cũng không tự động tăng cho CVDE đầu tiên nhập trong

ngày, mà ND phải tự sửa STT này tăng thêm một đơn vị, bấm phím ENTER 2

lần để chương trình lưu STT mới vào mã lưu trữ rồi nhập bình thường.

+ Tập số không tự động tăng như STT mà nó sẽ mặc định tập số cũ,

chỉ thay đổi khi ND sửa trong ô sáng tập số. Sau khi sửa tập số, ND bấm

phím ENTER để số tập mới cập nhật vào mã lưu trữ.

+ Để tránh những rắc rối, mà ngay cả trong phương pháp thủ công

thông thường người dùng vẫn gặp phâi, tốt nhất hãy cẩn thận trong việc nhập

liệu, đừng sửa chữa nhiều quá sau khi đã nhập liệu; nhất là sửa những ô

sáng có liên quan mã lưu trữ.

* Mức độ khẩn: ND phải chọn 1 trong 4 giá trị có sẵn trong danh sách.

* Lưu hồ sơ: ND phải chọn mã hồ sơ thích hợp trong danh sách. Nếu

chưa có mã hồ sơ thích hợp thì người dùng sẽ nhập mã hồ sơ mới. Lúc này

sẽ có thông báo xuất hiện, nếu ND đồng ý nhập mới hồ sơ thì chọn YES, rồi

cập nhật thông qua màn hình danh mục hồ sơ. Ô sáng lưu hồ sơ là ô cuối

cùng của thẻ vị trí, nếu ND nhấn phím Enter thì chương trình sẽ tự động

chuyển sang thẻ NHẬN DẠNG.

3.2.2. Cập nhật thể nhận dạng:

MÀN HÌNH THẺ NHẬN DẠNG CVDE

* Số và ký hiệu: cập nhật toàn bộ số và ký hiệu của văn bản được ghi

phía dưới tên tác giả.

* Tác giả: cập nhật từ danh sách. Ta có thể gõ chữ cái đầu tiên của tên

tác giả, rồi dùng phím mũi tên để chọn tiếp tên tác giả. Nếu tác giả chưa có

tên trong danh sách, ND gõ toàn bộ tên tác giả mới, thông báo nhập tên mới

xuất hiện, ND chọn YES, chương trình sẽ cho nhập tên tác giả mới thông qua

màn hình Danh mục tác giả.

* Ngày ký văn bản: cập nhật ngày ghi nơi dòng địa danh theo dạng

ngày 2 số/tháng 2 số/năm 4 số hay tháng 2 số/ ngày 2 số/năm 4 số tùy máy

ND dang sử dụng ở chế độ nào.

* Tên loại* chủ đề, người ký, chức vụ: cập nhật tương tự cập nhật danh

mục tác giả.

* Chú thích: cập nhật những thông tin làm rõ sự nhận dạng văn bản.

Chẳng hạn, thông tin về sao y, tên các văn bản gửi kèm, trạng thái vật lý,

v.v…

* Có theo dõi xử lý văn bản không: Nếu ND dược giao trách nhiệm theo

dõi xử lý văn bản thì chọn có, rồi cập nhật tiếp thẻ XỬ LÝ; ngược lại, chọn

KHÔNG, rồi bấm LƯU.

CHÚ Ý: Đối CVDE nguyên tắc, vì văn bản mang tính chất là căn cứ giải

quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị nên

xử lý đương nhiên là KHÔNG.

3.2.3. Cập nhật thẻ xử lý (nếu có):

MÀN HÌNH THẺ XỬ LÝ CVDE

* Đơn vị xử lý CVDE này: cập nhật tên phòng, ban hoặc họ tên người

trực tiếp xử lý, giải quyết văn bản này.

* CVDE này có trả lời bàng CVDI không: ND phải phán đoán, hoặc hỏi

phòng xử lý văn bản xem vấn đề này có được trả lời bằng CVDI không.

* Thời hạn xử lý CVDE này: nếu có thì cập nhật từ bút phê chỉ đạo của

thủ trưởng ngày xử lý xong vấn đề của văn bản hay của cả hồ sơ.

* CVDE này đã được xử lý chưa: mặc nhiên khi mới vừa cập nhật

CVDE này thì xử lý là CHƯA, nhưng khi ND cập nhật 1 CVDI trả lời cho

CVDE này, thì chương trình sẽ tự động kiểm tra xử lý cho CVDE này là

XONG.

* CVDI mà CVDE này trả lời (nếu có): nếu có CVDI mà CVDE này trả

lời thì ND sẽ chọn đúng trong danh sách CVDI để cập nhật mã CVDI cho ô

sáng này.

* CVDI trả lời cho CVDE này: chương trình sẽ tự động điền mã CVDI

tương ứng với việc ND cập nhật ô sáng CVDE mà CVDI này trả lời (nếu có).

3.3. Cập nhật CVDE nguyên tắc

* Trong một ngày làm việc, sau khi cập nhật toàn bộ CVDE công việc,

ND sẽ cập nhật tiếp các CVDE nguyên tắc bằng cách:

- Bấm nút THÊM (ALT-T).

- Bấm nút LOẠI cv (ALT-L), màn hình loại công văn xuất hiện, ND chọn

loại công văn từ trong danh sách thích hợp. Chẳng hạn, chọn nguyên tắc.

Việc chọn loại này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất trong suốt quá trình thêm các

CVDE nguyên tắc. Nghĩa là ở lần THÊM CVDE nguyên tắc thứ hai, ND không

cần bấm nút LOẠI cv nữa.

CHÚ Ý:

- Muốn di chuyển nhanh giữa các thẻ, dùng tổ hợp phím ALT chữ cái

đầu tiên của thẻ.

- Muốn sử dụng phím tắt cho các nút lệnh, dùng phím tổ hợp ALT chữ

cái được gạch dưới trong nút lệnh.

- Muốn di chuyển xuống các ô sáng tiếp theo, dùng phím ENTER.

- Muốn di chuyển ngược lại, dùng tổ hợp phím SHIFT-TAB.

- Muốn nhập nhanh dữ liệu cho các hộp danh sách từ bàn phím, gõ chữ

cái đầu tiên, rồi dùng phím mủi tên chọn tiếp trong danh sách.

- Muốn di chuyển nhanh về dầu danh sách, bấm CTRL - HOME; cuối

danh sách bấm CTRL - END.

- Muốn di chuyển nhanh về đầu ô sáng, bấm HOME; cuối ô sáng bấm

END.

3.4. Ghi nhận mã lưu trữ và tổ chức lưu CVDE theo mã lưu trữ

Sau khi cập nhật xong CVDE, ND sẽ ghi mã lưu trữ vào CVDE chính

thức (giống như nhà có bảng số nhà), rồi sắp xếp CVDE theo trình tự nhất

định của Mã lưu trữ.

3.5. Các xử lý khác

* Nút chọn ngày: ND có thể chọn ngày làm việc lại để thêm CVDE khác

từ nút CHỌN NGÀY.

* Nút sổ CVDE:

- ND có thể xem sổ đăng ký CVDE từ ngày đến này sang ngày đến

khác hay 1 ngày đến nào đó thông qua 2 nút chọn ngày và hãy chọn trên màn

hình sổ CVDE.

- ND có thể chọn dòng CVDE nào đó trong sổ CVDE, rồi bấm nút <=3

thì CVDE được chọn sẽ hiển thị trên màn hình cập cập nhật CVDE, để ND

xem hoặc sửa.

* Nút in CVDE:

- ND sẽ xem được Tờ Đăng kỷ và chuyển giao CVDE theo ngày làm

việc thích hợp. Nếu muốn in thì chọn biểu tượng máy in. Các tờ Đăng ký

chuyển giao sẽ được đóng lại thành sổ vào cuối năm và lưu như một cuốn sổ

bình thường.

- Nếu ngày nào không có đăng ký CVDE thì chương trình sẽ báo

"Không có dữ liệu để báo cáo".

* Nút tìm: Xem nút TÌM ở cập nhật danh mục tác giả.

IV. QUY TRÌNH CẬP NHẬT CVDI

Tương tự cập nhật CVDE.

V. CÁC THÔNG BÁO NHẮC NHỞ ND TRONG CẬP NHẬT DỮ LIỆU

Mục đích các thông báo nhắc nhở của chương trình nhằm hỗ trợ ND

trong việc kiểm tra các lỗi mà khi nhập liệu ND có khả năng sai phạm làm ảnh

hưởng tới độ chính xác của dữ liệu.

5.1. ND vi phạm tính đầy đủ của dữ liệu

* Nếu ND không nkập đầy đủ các dữ liệu cần thiết mà đã bấm nút LƯU,

thì chương trình sẽ hiện thông báo nhắc nhở: "Vui lòng nhập đầy đủ dữ liệu";

đồng thời con trỏ nhập liệu sẽ nhảy vào ô sáng thiếu dữ liệu để ND tiếp tục

nhập đầy đủ dữ liệu tại đây.

5.2. ND vi phạm tính duy nhất của dữ liệu

* Nếu ND cập nhật trùng mã lưu trữ là địa chỉ duy nhất cho từng văn

bản trên giá của văn thư, thì chương trình sẽ thông báo "Không ghi được mẩu

tin". ND phải xem lại, có thể ND đã tự ý sửa STT đến/đi vô tình làm trùng mã

lưu trữ.

* Nếu ND cập nhật lần thứ hai trở lên cùng 1 CVDE, thì khi bấm nút

LƯU, chương trình sẽ thông báo Công văn này đã nhập rồi, bạn có muôn

nhập nữa không".

- Nếu ND chọn YES, thì chương trình sẽ cho nhập CVDE trùng thông

tin nhận dạng, nhưng khác mã lưu trữ, nghĩa là trên giá văn thư sẽ có 2

CVDE hoàn toàn giống nhau, nhưng khác vị trí.

- Nếu ND chọn NO, thì chương trình sẽ báo "không ghi được mẩu tin",

ND bấm nút phục hồi không lưu CVDE này.

* Nếu ND cập nhật trùng mã, tên dữ liệu trong các màn hình Danh mục

chương trình sẽ không cho phép.

5.3. ND có thể vi phạm tính hợp lý của dữ liệu

* Kiểu dữ liệu nhập sai: kiểu ngày, kiểu số…

* Ngày ký văn bản lại sau ngày đến ngày đi; thời gian xử lý lại trước

ngày đến v.v…

Nói chung, khi chương trinh ra thông báo nhắc nhở sự sai sót về phía

ND về một lỗi nào đó, ND phải căn cứ vào báo lỗi để sửa sai.

VI. TRA CỨU

6.1. Mục đích

Các màn hình tra cứu giúp ND tra cứu được thông tin nhận dạng (tác

giả, người ký, chủ đề, v.v…) của văn bản và thông tin vị trí của chúng thể hiện

qua Bản danh sách các văn bản thỏa mãn yêu cầu được in ra. Từ danh sách

này - thông qua các mã lưu trữ - ND có thể đến giá kệ lấy văn bản cho người

tìm tin một cách dễ dàng, nếu được phép.

6.2. Các màn hình tra cứu

6.2.1. Đặc điểm sử dụng:

* Điều kiện tìm tin = tập hợp tất cả các giá trị tìm tin (do ND chọn trên

các ô sáng của toàn màn hình) phải đồng thời được thỏa mãn.

* Khi điều kiện tìm tin càng chi tiết, thì việc tra cứu tin càng chính xác.

* Khi ND không biết chính xác một giá trị tìm tin nào thì không dược

dùng giá trị này để tìm tin.

6.2.2. Tra cứu công văn đến:

MÀN HÌNH TRA cứu CVDE

Màn hình mặc nhiên ở chế độ không theo dõi xử lý văn bản.

TRA CỨU:

* Sau khi chọn hoăc nhập giá trị cho một hoặc vài ô sáng, ND sẽ:

* Bấm nút TÌM:

- Nếu không có CVDE nào thỏa mãn điều kiện, thì trong hộp danh sách

phía dưới sẽ hiện dòng chữ "Không có công văn nào thỏa mãn điều kiện".

- Ngược lại, các CVDE thỏa mãn điều kiện sẽ xuất hiện đầy đủ trong

hộp danh sách.

* ND muốn danh sách phía dưới có thêm các văn bản thỏa mãn điều

kiện tìm tin khác, thì:

- Thay đổi một vài hay tất cả giá trị trong các ô sáng.

- Bấm nút TÌM:

+ Nếu không có CVDE nào thỏa mãn điều kiện tìm mới, thì trong hộp

danh sách sẽ giữ nguyên danh sách cũ.

+ Ngược lại, danh sách CVDE thỏa mãn điều kiện tìm tin mứi sẽ nhập

thêm vào hộp danh sách.

* ND muốn màn hình tra cứu trở về trạng thái mặc nhiên ban đầu để

tìm tin mới hoàn toàn, thì bấm nút TÌM MỚI.

XEM, IN:

* Bấm nút XEM, ND sẽ tùy chọn chế độ xem theo sự hướng dẫn của

thông báo. Sau khi xem trên màn hình, ND có thể chọn biểu tượng máy in để

in ra giấy.

6.2.3. Tra cứu công văn đi:

Tương tự tra cứu công văn đến.

6.2.4. Tra cứu CVDE, CVDI thông qua số ký hiệu văn bản hay mã lưu trữ:

MÀN HÌNH TRA CỨU CVDE THÔNG QUA SỐ KỲ HIỆU HOẶC MÃ

LƯU TRỮ

Khi người tìm văn bản nhớ chính xác số hoặc số và ký hiệu hoặc mã

lưu trữ CVDE/CVDI, ND nên sử dụng màn hình tra cứu CVDE/CVDI để tìm

nhanh văn bản.

Cách sử dụng các nút tương tự như màn hình tra cứu CVDE/CVDI.

6.2.5. Tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ (nếu cần):

ND sẽ lựa chọn mã hồ sơ muốn tìm, ngay lập tức trong hộp danh sách

sẽ hiển thị toàn bộ CDVE/CVDI của cùng hồ sơ này. Đương nhiên, nếu trước

đó trong quá trình nhập CDVE/CVDI, ND đã chọn ở ô sáng LƯU hồ sơ giá trị

là mã hồ sơ này.

TRA CỨU TÌNH HÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

VII. BÁO CÁO THỐNG KÊ

7.1. Công văn đến

Hàng năm, hàng tháng, văn thư có thể báo cáo thông kê theo tên loại

văn bản, tên tác giả hay tình hình xử lý văn bản thông qua màn hình.

MÀN HÌNH BÁO CÁO THỐNG KÊ CDVE

Nếu tháng hay năm nào không có dữ liệu, chương trình sẽ báo "Không

có dữ liệu để báo cáo".

7.2. Công ăn đi

Tương tự báo cáo thống kê CD VE.

VIII. QUẢN TRỊ CHƯƠNG TRÌNH

Quyền quản trị là quyền được sử dụng toàn bộ các chức năng xử lý

của chương trình. ND không có quyền quản trị là ND mất tối thiểu 1 chức

năng của chương trình.

8.1. Tổ chức người dùng (ND)

Trên màn hình "Tổ chức người dùng", quản trị viên có thể thêm, xóa,

sửa các ND của chương trình như các màn hình cập nhật khác.

MÀN HÌNH TỔ CHỨC NGƯỜI DÙNG

MÀN HÌNH CẬP NHẬT CHI TIẾT NGƯỜI DÙNG

* Mã người dùng: 2 chữ cái đầu tiên + 2 ký tự số kế tiếp.

* Họ tên: nhập theo ý muốn.

* Mật mã sử dụng: nhập theo ý muốn, màn hình sẽ hiển thị các ký tự ***

* Nhập lại mật mã: giống y mật mã đầu tiên.

* Bấm nút GHI, nếu muốn lưu sự cập nhật trên; ngược lại bấm nút

KHÔNG.

8.2. Phân quyền sử dụng

MÀN HÌNH PHÂN QUYỀN

* Người sử dụng: chọn trong danh sách.

* Chọn hết: được toàn quyền sử dụng ngang quyền với quản trị viên.

* Chọn chức năng để phân quyền:

- Chọn trong danh sách MENU bên trái => danh sách tương ứng với

menu chọn sẽ xuất hiện bên phải.

- Xử lý nào được phân quyền sẽ được đánh dấu, ngược lại thì bỏ đánh

dấu trong ô vuông ở cột ENABLED.

* GHI: lưu các cập nhật.

8.3. Cài đặt thông số

MÀN HÌNH CÀI ĐẶT THÔNG SỐ

Có thể bạn không thích những thông số công văn do người thiết kế

chương trình cài đặt như hình trên, bạn hãy tự sửa lại cho phù hợp (nếu

muốn). Bạn chỉ nên thay đổi một lần duy nhất vì sự thay đổi này sẽ ảnh

hưởng lớn tới việc xác định vị trí văn bản lưu trên giá.

Phụ lục 2. CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ

NGHỊ ĐỊNH SỐ 142/CP NGÀY 28-9-1963

CỦA CHÍNH PHỦ

Về việc ban hành Điều lệ về công tác công văn,

giấy tờ và công tác lưu trữ

HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ

Để thống nhất việc quản lý công văn, giấy tờ trong công tác cơ quan, xí

nghiệp của Nhà nước;

Để đưa công tác công văn, giấy tờ, công tác lưu trữ của các cơ quan,

xí nghiệp của Nhà nước vào nề nếp;

Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ trong hội nghị Thường vụ

Hội đồng Chính phủ ngày 24 tháng 7 năm 1963,

NGHỊ ĐỊNH

ĐlỀU 1. Nay ban hành, kèm theo Nghị định này, bản Điều lệ về công

tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.

ĐIỀU 2. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, các ông Bộ trưởng các Bộ, các

Ông Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính

phủ, các Ông Chủ tịch ủy ban hành chính các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

T/M HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

PHẠM VĂN ĐỒNG

ĐIỀU LỆ

VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt

động của Nhà nước.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của cơ quan, xí

nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết.

Cho nên làm công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ

là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý Nhà nước.

Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp

được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy

tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay

không.

Điều lệ này quy định một số nguyên tắc nhằm làm cho hai công tác ấy

ngày càng có nề nếp khoa học, có hiệu suất cao để góp phần tích cực và thiết

thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của các cơ quan của Nhà nưdc và của

các đoàn thể nhân dân từ Trung ương cho đên cơ sở.

MỤC I

CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ

QUY ĐỊNH CHUNG

ĐlỀU 1. Công văn, giấy tờ của cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng

để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà

nước; để báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp;

để ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần

thiết.

Công văn, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi

đến gọi tắt là "công văn đến", công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác

gọi tắt là "công văn đi". Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại

công văn, những tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan… gọi tắt là "giấy tờ của

cơ quan”.

ĐIỀU 2. Những công việc chính của công tác công văn, giấy tờ là:

- Nhận và vào sổ "công văn đến".

- Xem và phân phối "công văn đến", theo dõi việc giải quyết công văn.

- Nghiên cứu công văn, khởi thảo công văn.

- Sửa chữa dự thảo, duyệt bản thảo.

- Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn.

- Vào sổ và gửi "công văn đi".

- Làm sổ ghi chép tài liệu.

- Làm các loại biên bản.

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

ĐIỀU 3. Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và

thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo đúng mọi quy định của

Nhà nước.

Các cán bộ, nhân viên khi làm một trong các việc nói ở điều 2 trên đây,

phải làm tốt các việc ấy.

HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN

ĐIỀU 4. Về hình thức, một công văn phải có: tiêu đề, nơi gửi, ngày gửi

công văn, số và ký hiệu của công văn, dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn

cấp của công văn (nếu là công văn mật hoặc khẩn), văn bản kèm theo công

văn (nếu có), dấu của cơ quan gửi và chữ ký của Thủ trưởng cơ quan gửi

công văn hoặc người được uỷ quyền ký.

ĐIỀU 5. Tiêu đề của công văn gồm tên cơ quan gửi công văn, trích yếu

của công văn. Tiêu dề này ghi ở góc trên bên trái công văn; trích yếu của

công văn phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của công

văn.

Số và ký hiệu công văn giúp cho việc vào sổ, việc tìm kiếm công văn dễ

dàng. Số công văn phải đánh theo thứ tự từ 1 và bắt đầu vào ngày đầu năm.

Ký hiệu là chữ viết tắt của mỗi loại công văn và tên của đơn vị làm ra công

văn đó hợp thành.

Ngày tháng của công văn phải là ngày gửi công văn đi và ghi ở phía

trên đầu của mỗi công văn để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm

kiếm công văn.

Chữ ký và đóng dấu ở cuối mỗi công văn phải rõ ràng và bằng mực tốt.

Chỉ Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền mới được ký công văn.

Bên trên hoặc dưới chữ ký phải ghi rõ chức vụ và tên họ của người ký, chữ

ký và dấu đóng ở cuối công văn bảo đảm tính hợp pháp của công văn.

Phải ghi rõ người nhận, nơi nhận ở trên đầu công văn dưới chỗ ghi

ngày tháng; nếu không tiện ghi ở trên đầu của công văn thì phải ghi vào góc

dưới bên trái của công văn.

Đối với các công văn gửi đi có văn bản kèm theo, thì số lượng văn bản

kèm theo này phải được ghi rõ ở trong công văn cùng với tên của mỗi văn

bản. Để tiện cho việc vào sổ, việc kiểm soát, phải ghi rõ, nhưng tóm tắt là có

mấy văn bản kèm theo ở ngay dưới chỗ ghi trích yếu công văn (ví dụ: 7 bản

kèm theo).

Dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của công văn phải được đóng

ở góc bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của công văn.

Dấu hiệu về mức độ bí mật gồm có "mật", "tối mật" "tuyệt mật".

Dấu hiệu về mức độ khẩn cấp gồm có: "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa

tốc".

Mức độ bí mật và mức độ khẩn cấp của công văn do người ký công

văn quyết định.

QUẢN LÝ CÔNG VÃN, GIẤY TỜ

ĐIỀU 6. Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời các

"công văn đến" của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy nhiệm cho cán bộ

phụ trách các bộ môn của cơ quan giải quyết một số loại công văn, giấy tờ tùy

theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người, nhưng phải chịu trách

nhiệm chung về việc giải quyết những công văn, giấy tờ dó.

ĐIỀU 7. Để giúp Thủ trưởng cơ quan nắm được toàn bộ tình hình công

việc của cơ quan, việc quản lý "công văn đến" và "công văn đi" ở mỗi cơ quan

phải do một cán bộ phụ trách.

Tùy theo tổ chức của từng cơ quan, cán bộ này là Chánh hoặc Phó văn

phòng, là trưởng hoặc phó phòng hành chính của cơ quan; trong những cơ

quan nhỏ hoặc ít công văn giấy tờ thì Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ

quan trực tiếp phụ trách.

ĐIỀU 8. Để giúp cho Thủ trưởng cơ quan, cho Chánh, Phó văn phòng,

Trưởng, Phó phòng Hành chính làm được việc quản lý thống nhất "công văn

đi" và "công văn đến" và gửi "công văn đi", những bộ môn của một cơ quan

như Cục, Vụ, Phòng… nằm ngay ở trong cơ quan không được tổ chức riêng

bộ phận tiếp nhận và gửi công văn mà phải tập trung "công văn đi", "công văn

đến" vào văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan.

Chỉ các bộ môn ở xa cơ quan chính hoặc có công tác chuyên môn khối

lượng nhiều như Cục, Ban, Viện… được Thủ trưởng cơ quan chủ quản ủy

nhiệm cho độc lập giải quyết một số công việc nhất định hoặc giao dịch

thường xuyên với các cơ quan khác hay với nhân dân, mới được tổ chức bộ

phận hoặc đặt người chuyên tiếp nhận và gửi công văn.

ĐlỀU 9. Tất cả "công văn đi" và "công văn đến" đều phải ghi vào sổ để

tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn khi cần thiết.

Việc ghi vào "sổ công văn đến" và "sổ công văn đi" phải làm đúng,

nhanh, gọn.

Các "công văn đi" kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký, phải được gửi

đi ngay trong ngày hôm công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau,

Các "công văn đến" kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận công văn của

cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối đến tay người có trách nhiệm

nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất.

Những công văn đóng dấu "hỏa tốc", dấu "thượng khẩn" phải được gửi

đi hoặc phân phối ngay lúc mới nhận được.

Việc gửi, nhận, phân phối công văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" phải

theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.

ĐIỀU 10. Nhiệm vụ của Chánh, Phó văn phòng, Trưởng, Phó phòng

Hành chính của mỗi cơ quan là xem xét các "công văn đến" để:

- Trình Thủ trưởng cơ quan xét ngay các việc khẩn cấp, quan trọng.

- Phân phối công văn đến cho các bộ môn trong cơ quan rồi báo cáo lại

với Thủ trưởng cơ quan những điều cần thiết.

Ở những cơ quan không có Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó

phòng Hành chính thì Thủ trưởng hoặc

Phó Thủ trưởng cơ quan phải trực tiếp xem xét và phân phối "công văn

đến".

ĐIỀU 11. Tất cả "công văn di" do Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan

ký đều phải được Chánh, Phó văn phòng hoặc -Trưởng, Phó phòng Hành

chính xem xét về mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi.

THẢO VÀ DUYỆT CÔNG VĂN

ĐlỀU 12. Thảo công văn là một việc quan trọng trong công tác công

văn, giấy tờ.

Trong mỗi cơ quan, phải tổ chức việc thảo công văn một cách hợp lý,

có người đủ năng lực phụ trách.

ĐIỀU 13. Bản thảo công văn phải do chính người có trách nhiệm ký

công văn hoặc người dược Thủ trưởng cơ quan giao trách nhiệm.

KÝ CÔNG VĂN

ĐIỀU 14. Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình

đã ký.

ĐIỀU 15. Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng các cơ quan phải ký các công

văn nói đến những vấn đề quan trọng như phương châm, chính sách,

chương trình, chủ trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những công

văn xin chỉ thị cấp trên, những nghị quyết, thông tư, chỉ thị về công tác gửi

cấp dưới, các giấy tờ giới thiệu, công lệnh cấp cho cán bộ, nhân viên đi làm

những công tác quan trọng.

Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho

cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp ký những công văn mà

theo luật lệ phải do Thủ trưởng cơ quan ký.

Việc ủy quyền này phải được hạn định trong một thời gian nhất định.

Người được ủy quyền ký công văn không được ủy quyền lại.

ĐIỀU 16. Đối với các công văn, ngoài những công văn nói ở điều 15

trên đây, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được

ủy nhiệm ký thừa lệnh.

ĐIỀU 17. Công văn do người không có thẩm quyền ký thì không có giá

trị; cơ quan nhận được công văn này phải gửi trả lại ngay cho cơ quan đã

gửi, và nói rõ là không có giá trị.

Cán bộ hoặc nhân viên ký công văn trái phép sẽ bị thi hành kỷ luật

nặng hay nhẹ tùy theo trường hợp.

ĐIỀU 18. Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký phải soát lại bản

đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.

VIỆC GỬI CÔNG VĂN

ĐIỀU 19. Việc gửi công văn giữa các ngành, các cấp, phải đúng theo

hệ thông tổ chức của bộ máy Nhà nước.

Công văn phải được gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết

hoặc có trách nhiệm cần biết.

ĐIỀU 20. Người ký công văn phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng

việc và theo đúng những quy định và quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác

của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi công văn.

LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

ĐlỀU 21. Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ

nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên

quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.

ĐlỀU 22. Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo thứ

tự ngày, tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau

làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan

đối với việc nói ở trong hồ sơ.

Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị

để tra cứu, tham khảo đều phải lập hồ sơ.

Đối với những bản sao các công văn do cơ quan khác gửi đến cho biết

việc, những công văn giao dịch lặt vặt không liên quan đến công việc chính

của cơ quan hoặc không có giá trị để tham khảo về sau, thì không để vào hồ

sơ lưu trữ.

Việc lập hồ sơ ở trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự

hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải theo đúng các thể thức, phương pháp

do Cục Lưu trữ quy định.

ĐlỀU 23. Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy

tờ, và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm

công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm điểm lại các hồ sơ, tài

liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ

sơ, tài liệu các việc đã xong, và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại

để theo dõi, nghiên cứu tiếp.

MỰC II

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 24. Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp

xếp thành hồ sơ dem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của các cơ

quan hoặc các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương để tra cứu và sử

dụng khi cần thiết, gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi

cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh,

ảnh, dây ghi âm v.v…

ĐlỀU 25. Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, các

đoàn thể nhân dân và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các chính quyền cũ mà ta

còn giữ được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước. Không một cơ quan

hoặc cá nhân nào được chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc tiêu

hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ xét ra không còn tác dụng nói ở điều 35 dưới

đây.

ĐIỀU 26. Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng có nhiệm vụ quản lý, thống

nhất về mặt nghiệp vụ công tác lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các

đoàn thể nhân dân trong toàn quốc.

Ở Trung ương có các kho và phân kho lưu trữ đế bảo quản các hồ sơ,

tài liệu lưu trữ của các cơ quan Trung ương.

Ở mỗi khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có một kho lưu trữ

của khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của địa phương.

Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ

sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ tài liệu lưu trữ, thì

việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận "công văn đến" kiêm nhiệm.

ĐlỀU 27. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan

là:

1. Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ,

thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

2. Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung.

3. Thống kê hồ sơ nhận được và quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài

liệu ấy theo sự hướng dẫn của Cục Lưu trữ.

4. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đoàn thể

trong cơ quan.

5. Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

6. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của Nhà

nước.

ĐIỀU 28. Nhiệm vụ của các kho lưu trữ Trung ương và địa phương là:

1. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, SƯU tầm để bổ sung và sắp xếp một

cách có hệ thống hồ sơ, tài liệu lưu trữ của kho theo quy định của Cục Lưu

trữ.

2. Thông kê hồ sơ, tài liệu nhận được, làm mục lục và đề nghị quy định

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ấy.

3. Bảo quản những hồ sơ, tài liệu lưu trữ do các cơ quan của Nhà nước

và các đoàn thể đem nộp.

4. Phục vụ việc khai thác các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ở trong kho.

ĐIỀU 29. Cán bộ phụ trách các kho lưu trữ ở Trung ương và địa

phương có trách nhiệm cấp bản sao các giấy chứng nhận, các văn bằng hoặc

tài liệu không có tính chất bí mật cho người đương sự, nếu hồ sơ, tài liệu về

các việc này đã được đem nộp vào các kho lưu trữ.

ĐIỀU 30. Các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng và bí mật, như

Công an, Quốc phòng, Ngoại giao được lập kho lưu trữ riêng, nhưng phải

chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ.

Việc thành lập các phân khu lưu trữ ở Trung ương do Ông Bộ trưởng

Phủ Thủ tướng quyết định sau khi đã thỏa thuận với các ngành có liên quan.

THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ĐlỀU 31. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ

của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu và những công việc đã giải quyết xong.

Phải ghi số và làm mục lục các văn bản ở trong hồ sơ.

Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ, nhân

viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công việc liên quan

đến cong văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết

xong trong thời gian nhiều nhất là 1 năm kể từ ngày việc đó kết thúc, sau thời

hạn 1 năm phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu

trữ của cơ quan.

ĐIỀU 32. Mỗi cử quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải

quyết trong thời hạn 10 năm kế từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ

phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ

sơ đó vào các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu

nhận.

Cơ quan nào muôn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời gian nộp vào

kho lưu trữ phải báo cáo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết.

ĐlỀU 33. Biên bản nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ Trung

ương và địa phương phải làm thành 2 bản để nơi nhận và nơi nộp, mỗi nơi

giữ một. Mẫu biên bản này do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.

ĐIỀU 34. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của một cơ quan này được sáp nhập

vào một cơ quan khác của 2 cơ quan nhập làm một, cơ quan mới do bộ phận

hoặc phòng lưu trữ của cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới tiếp nhận

và giữ gìn.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan giải thể phải được nộp vào kho lưu

trữ có trách nhiệm thu nhận theo lệnh của cơ quan chủ quản cấp trên trực

tiếp.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan có tính cách tạm thời, thì khi cơ

quan giải thể, sẽ do cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp thu nhận và giữ gìn.

Trong trường hợp một cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ

quan thì một phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan

nào sẽ do cơ quan ấy tiếp thu đế sử dụng.

ĐÁNH GIÁ VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ĐIỀU 35. Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo

quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền.

ĐIỀU 36. Thành phần Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy định

như sau:

a) Ở cơ quan Trung ương gồm có:

- Chánh văn phòng đại diện Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang

bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ hoặc Thủ trưởng các đoàn thể

nhân dân: Chủ tọa.

- Đại diện của cơ quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Uy viên.

- Đại diện của Cục trưởng Cục Lưu trữ: ủy viên.

b) Ở cấp khu, tỉnh, thành pliố trực thuộc Trung ương, gồm có:

- Chánh văn phòng Uy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố đại diện Uy

ban hành chính: Chủ tọa.

- Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Uy viên.

Đối với các loại hồ sơ có tính chất đặc biệt quan trọng thì Chủ tịch Hội

đồng đánh giá phải thỉnh thị Phủ Thủ tướng (nếu là cơ quan Trung ương)

hoặc Uy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (nếu là

cơ quan địa phương).

ĐIỀU 37. Khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được Hội đồng đánh giá

nói ở điều 36 trên đáy cho phép, phải làm biên bản và có sự chứng kiên của

Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng Hành chính của cơ quan.

THỐNG KÊ, SẮP XẾP VÀ GIỬ GÌN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ĐlỀU 38. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ thống kê hồ

sơ, tài liệu lưu trữ đang giữ và có "tủ thẻ hồ sơ" tài liệu lưu trữ để dễ tra cứu

và tìm hiểu.

Mẫu các số thống kê và phương pháp làm và sắp xếp những "tủ thẻ hồ

sơ" do Cục Lưu trữ quy định.

ĐIỀU 39. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ phận

phòng và kho lưu trữ do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.

ĐlỀU 40. Các xí nghiệp, các cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải

chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành 2 loai: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính và

hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật.

ĐIỀU 41. Để tránh ẩm, mốc và mối mọt, để bảo vệ bí mật của Nhà

nước, nơi dể hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải là những phòng cao ráo, thoáng khí

và có cửa, khóa chắc chắn.

Ở các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có biện pháp để phòng cháy và

có phương tiện, dụng cụ chữa cháy.

ĐlỀU 42. Các xưởng phim, các cơ quan nhiếp ảnh, đài phát thanh phải

có bộ phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản các phim ảnh, ảnh, dây

ghi âm.

ĐlỀU 43. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn luôn được sắp xếp gọn gàng

để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết.

MỤC III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ĐlỀU 44. Các quy định trước đây trái với điều lệ này đều bãi bỏ.

ĐlỀU 45. Mỗi cơ quan phải căn cứ vào bản điều lệ này mà làm bản quy

định chi tiết về công tác công văn, giầy tờ và công tác lưu trữ của cơ quan.

ĐlỀU 46. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm hướng dẫn và

kiểm tra, đôn đốc việc thi hành điều lệ này.

Hà Nội, ngày 28 tháng 9 năm 1963

T/M HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

PHẠM VĂN ĐỒNG

NGHỊ ĐỊNH SỐ 58/2001/NĐ-CP

NGÀY 24-8-2001 CỦA CHÍNH PHỦ

Về quản lý và sử dụng con dấu

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ

và Bộ trưởng Bộ Công an.

NGHỊ ĐỊNH:

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần

chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt

động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh

nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với

các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này.

ĐIỀU 2. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định

này áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình

Quốc huy được sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi.

Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký,

không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.

ĐIỀU 3. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được

dùng con dấu có hình quốc huy:

1. Ủy ban thường vụ Quốc vụ, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của

Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố

trực thuộc Trung ương;

2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;

3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính

phủ;

4. Văn phòng Chủ tịch nước;

5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa

phương, các Viện Kiểm sát quân sự;

6. Tòa án nhân dân tối cao, các Tòa án nhân dân địa phương, các Tòa

án quân sự và các Tòa án khác do luật định;

7. Hội dồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp;

8. Cơ quan thi hành án dân sự;

9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

10. Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở

nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường

trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh

dự), Cư quan dại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam

trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và

quyền hạn do luật pháp quy định;

11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân; Ủy ban

người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

ĐIỀU 4. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không

có hình Quốc huy:

1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức

của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức

của Viện Kiếm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Tòa án nhân dân, Tòa

án quân sự các cấp;

3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban

nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội -

nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ

xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan

nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;

5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho

phép hoạt động;

6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà

nước; Luật Doanh nghiệp; Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyên

khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo

quy đinh của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng dại diện

của các tổ chức kinh tế này;

7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho

phép;

8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

CHƯƠNG II

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU

ĐIỀU 5. Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu

cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm

quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức

mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.

ĐIỀU 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định

sau đây:

1. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều

3, Điều 4 của Nghị định này chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường

hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được

sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký

hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ

chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi,

dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có

thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ

quan, tổ chức đó được phép sử dụng.

2. Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an,

phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã

được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu

sử dung con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

3. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định

của pháp luật.

4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử

dụng con dấu của cơ quan, tố chức mình.

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý

chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ

quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải

chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.

5. Mực in dấu thông nhất dùng màu đỏ.

6. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay

cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận

đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.

7. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ

chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại

con dấu cũ.

8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện đế các cơ

quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử

dụng con dấu.

ĐIỀU 7. Cơ quan, tổ chức nói tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này, khi có

quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi

hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con

dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có

thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi

con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và

các cơ quan liên quan biêt.

CHƯƠNG III

THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHĂC DẤU, CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU

ĐlỀU 8. Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc

khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấy

phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;

quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực

hiện các công việc khác theo quy định của Nghị dịnh này.

ĐlỀU 9. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng

ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau:

1. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký

mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà

nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp

giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại

diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của hước ngoài tại Việt

Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan,

tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp

tại Việt Nam.

2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc

dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ

quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa

phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng

nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải

là đại diện ngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng.

ĐlỀU 10. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có:

1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con

dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi Chính phủ:

a) Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan

chuyên môn, tổ chức sự nghiệp:

Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng loại

cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ

quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản

riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức

đó.

b) Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn

giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp:

Phải có "Điều lệ về tổ chức và hoạt động" đã được cấp có thẩm quyền

phê duyệt; các tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt

động".

2. Các tổ chức kinh tế:

a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký

hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy

phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh,

đầu tư nước ngoài).

b) Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của

tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm

a khoản 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm

quyền.

3. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước

muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu

rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải

có thêm các loại văn bản nào khác.

4. Trong thời gian không quá 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của

cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và

giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.

ĐIỀU 11.

1. Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại

diện của các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh

sự, bộ phận tùy viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại

diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sư dụng con dấu của cơ

quan mình phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt

Nam.

2. Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ

có đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để

sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam.

3. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là Cơ quan đại diện

ngoại giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn

bản gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm

theo mẫu con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt

Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng.

CHƯƠNG IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

ĐIỀU 12. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc

thực hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng

theo quy định chung của nhà nước.

ĐIỀU 13. Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử

dụng con dấu, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử

phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

CHƯƠNG V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ĐIỀU 14.

1. Căn cứ vào các quy định của Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc

phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu con dấu, việc quản lý và

sử dụng các loại con

dấu dùng trong lực lượng Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.

2. Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, to chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu con dấu, việc

quản lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức đó.

3. Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo của Chính phủ, cơ quan

Trung ương của các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thông nhất mẫu

con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tôn giáo.

4. Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức dùng

trong công tác đối ngoại thực hiện theo quy định của Nghị định này và các

quy định cụ thể của Bộ Công an sau khi trao đổi với Bộ Ngoại giao.

ĐIỀU 15. Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay

thế Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ.

ĐIỀU 16.

1. Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ

Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện kiểm tra việc quản lý và sử

dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan

thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tố chức có sử dụng con dấu chịu

trách nhiệm thi hành Nghị định này.

T/M CHÍNH PHỦ

THỬ TƯỚNG

PHAN VĂN KHẢI

MỤC LỤC

Lời Nhà xuất bản

Phần I. ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ

Chương 1 - Một số vấn đề cơ bản về quản trị hành chính

Chương 2 - Những vấn đề chung về văn phòng và văn phòng hiện đại

Chương 3 - Người thư ký trong văn phòng hiện đại

Phẩn II. QUAN HỆ GIAO TlẾP - ỨNG XỬ

Chương 4 - Hiểu cá thể người và hiểu chính mình

Chương 5- Vận dụng các giá trị xã hội cơ bản

Chương 6 - Nâng cao hiệu quả giao tiếp - thông tin

Chương 7 - Xây dựng tập thể lao động và xử lý những tình huống căng

thẳng

Phần III. NHỮNG NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Chương 8 - Những công việc của một ngày làm việc

Chương 9 - Tiến hành các cuộc họp, hội thảo và lễ hội

Chương 10 - Tổ chức các chuyến đi công tác đi khảo sát của lãnh đạo

Chương 11 - Tiếp khách, nói chuyện điện thoại - hai phương tiện giao

tế và làm việc hàng đầu của người thư ký

Phần IV. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI

Chương 12 - Bố trí điều kiện làm việc trong văn phòng hiện đại

Chưong 13 - Điện thoại và các phương tiện liên lạc viễn thống

Chương 14 - Kết hợp phương tiện truyền thông với các thiết bị hiện đại

trong ghi lời nói

Chương 15 - Sao in và phát hành

Phụ chương - Làm hồ sơ dự tuyển và trả lời phỏng vấn

Phần V. SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương 16- Văn bản quản lý và điều hành

Chương 17- Cách thức soạn thảo văn bản hành chính

Chương 18- Soạn thảo văn bản hành chính thông thường

Chương 19 - Soạn thảo các bản văn diễn thuyết

Chương 20 - Soạn thảo thư từ giao dịch có tính xã hội

Chương 21 - Soạn thảo thư từ giao dịch trong thương mại

Phần VI. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU

Chương 22 - Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài

liệu

Chương 23 - Phương pháp sắp xếp hồ sơ tài liệu phục vụ cho tra tìm

và bảo quản

Phần Phụ Lục

• PHỤ LỤC 1 - CHƯƠNG TRÌNH QUAN LÝ VĂN THƯ

• PHỤ LỤC 2 - CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ

- Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Chính phủ về việc ban hành

Điều lệ về công tác cồng văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu

---//---

NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNGVÀ NGHỀ THƯ KÝ

Tác giả:

ThS. LÊ VĂN IN - PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC

TRƯỜNG CÁN BỘ TP. HỒ CHÍ MINH

NHÀ XUẤT BẢN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

62 Nguyễn Thị Minh Khai - Q.1

ĐT: 8225340 - 8296764 - 8220405 - 8222725 - 8296713 - 8223637

FAX: 84.8.298540

Chịu trách nhiệm xuất bản: TRẦN ĐÌNH VIỆT

Biên tập: ĐỖ LOAN

Sửa bản in: QUỲNH TRANG

Trình bày bìa: HOÀI

Liên doanh: BÍCH NGỌC

In 1.000 bản, khổ 14,5 x 20,5cm tại Xí nghiệp in Chế bản SCITICH. 83 Lý

Chính Thắng, Q.3, Thành phố Hồ Chí Minh, số xuất bản: 117-72/XB-QLXB

ngày 17-1-2001. In xong và nộp lưu chiểu tháng 9-2001.