03 mengelola-waktu

Disajikan oleh:Nur Hasanah, SE, MSc

Mengelola Waktu

Urgensi Menjadi bijak dalam mengelola waktu

merupakan sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam Mengelola Diri.

Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini menjadi landasan bagi Supervisor untuk mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar berkinerja optimal.

Sukses dalam mengelola waktu merupakan kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola tanggung jawabnya yang lain.

Logika Waktu

Persepsi Keliru tentang Waktu

Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu

Prioritas Waktu

Penting Mendesak

(K2)

Penting Tidak

Mendesak (K1)

Tidak Penting

Mendesak (K3)

Tidak Penting Tidak M

(K4)

Tidak Penting

Penting

MendesakTidak

Mendesak

Empat Kuadran Waktu (Stephen R.

Covey)

K2Krisis masalah yang mendesak Proyek, rapat dan persiapan yang didesak oleh tenggat waktu

K1PersiapanPencegahanPenjelasan nilai-nilaiPerencanaanPembinaan hubunganRekreasi yang benarPemberdayaan

K3 Interupsi, telepon masukBeberapa surat/laporanRapat-rapatBanyak hal-hal mendesak dan susul menyusulBerbagai aktivitas yang digemari

K4 Hal-hal remehSejumlah teleponHal-hal yang membuang waktu aktivitas, pelarianSurat-surat tidak relevanNonton TV berlebihan

Tidak Penting

Penting

MendesakTidak

Mendesak

Latihan 1. Berdasarkan empat kuadran waktu,

pekerjaan apa saja yang ada pada diri anda?a. Kuadran 1: Penting dan Tidak Mendesak- ......................b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak- ......................c. Kuadran 3: Tidak Penting dan Mendesak- ......................d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak- ......................

2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini?

3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran apa?

Tahapan Manajemen Waktu

Analisis Pola Pemakaian WaktuTahapan di mana supervisor menganalisis

semua kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan.

Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah pola pemakaian waktu jam atau harian.

Evaluasi Pemakaian WaktuAnalisis untuk mengelompokkan aktivitas-

aktivitas ke dalam empat kuadran waktu. Setelah melakukan analisis

pengelompokkan pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam empat pilihan:

1.Drop it2.Delegate it3.Delay it4.Do it

Rencana Penggunaan Waktu 1. Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada

harian, mingguan atau bulanan2. Tentukan sasaran: sasaran harus dapat

diukur. Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lain

3. Susun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran penting/tidak—mendesak/tidak

4. Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari pelaksanaan rencana tersebut

5. Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate, delay, do

Contoh Praktik Manajemen Waktu

Waktu Tersedia

Aktivitas

Senin 08.00-09.0009.00-11.0011.00-12.0013.00-16.0016.00-17.00

-Buka email-Buka internet untuk memperoleh informasi terbaru-Membuat dan perencanaan pelatihan ke depan-Membuat dan memperbaiki modul-Membuat dan memperbaiki modul-Buka email, internet

Nama : WahyudinJabatan : Supervisor Training

Analisis Pola Pemakaian Waktu

Selasa08.00-09.0009.00-12.0013.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00

Rabu 08.00-09.0009.00-12.0013.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00

Kamis 08.00-09.0009.00-12.0013.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00

-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru-Memberikan pelatihan di kelas training-Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas-Benah-benah sehabis pelatihan-Buka email, internet

- Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru-Memberikan pelatihan di kelas training-Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas-Benah-benah sehabis pelatihan-Buka email, internet

-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru-Memberikan pelatihan di kelas training-Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas-Benah-benah sehabis pelatihan-Buka email, internet

Jumat 08.00-10.0010.00-11.3013.00-14.00

14.00-16.0016.00-17.00

-Buka email, internet-Evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru -Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru-Perbaikan modul-Buka email dan internet

K2EmailIntervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu)

K1Membuat modulMemberikan trainingEvaluasi trainingPersiapan tempat training

K3 Intervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu)

K4 EmailInternet

Tidak Penting

Penting

MendesakTidak

Mendesak

Evaluasi Pemakaian Waktu

DROP IT-Membuka internet yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan pengembangan diri-Main games

DELAY IT-Membuka internet yang terlalu lama-Membalas email yang remeh

DELEGATE IT-Persiapan tempat training-Bahan (referensi) untuk membuat modul-Pembuatan laporan evaluasi

DO IT-Memberikan training di kelas-Memperbaiki modul-Analisis laporan evaluasi training

Konsistensi Menjalankan dengan konsisten terhadap

apa yang telah dianalisis.Konsistensi ini merupakan tugas dan

tanggung jawab sendiri.Letak permasalahan dari banyak

supervisor dalam mengelola waktu: Konsistensi terhadap apa yang telah menjadi tekadnya untuk menggunakan waktu secara lebih produktif.

Latihan Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas

anda sekarang membuat perencanaan waktu sehingga anda lebih produktif.

Referensi Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi

Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.