Управление проектами для сервисной...

Учет и бюджет

трудозатрат

Управление проектами для

сервисной компании

Шевченко Денис

Руководитель направления РРМ

О чем будем говорить

2

Проектно-ориентированная компания

3

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КОМПАНИИ

Плановая

деятельность

Внеплановая

деятельность

Проектная

деятельность

Процессная

деятельность

Коммерческий проект

Внутренний проект

Отдельная задача

Внутренние процессы

бизнес-единиц Поручения

Мероприятия

Инциденты

Виды

деятельности

Объекты

управления

Пресейловая

деятельность

Обеспечивающие

процессы

- Матрица (сильная или слабая) - Основной ресурс – люди, бюджеты формируются от трудозатрат - Компетенции и грейды ресурсов - Контроль прибыльности, учет прямых затрат - Контроль получаемых результатов

Виды проектов

4

Коммерческие проекты

Консалтинг

Обучение

ИТ

Комплексный

Аутсорсинг

Государственный заказчик

Коммерческий

заказчик

Федеральный уровень

Муниципальный уровень

Региональный уровень

Госкомпания

Ритейл

ИТ и телеком

Банкинг

Нефтегаз

СМР

Ролевая структура

Наименование модуля 5

Приоритезация проектов

Наименование модуля 6

В зависимости от классификационных признаков – по технологии работ и по объему - проекту назначается приоритет. Проекты разного приоритета могут различаться наборами контролируемых результатов и КТ, процедурами согласования и запуска, процедурами мониторинга (например, отчетность 1 раз в месяц или 1 раз в неделю)

Базовый ЖЦ проекта

Наименование модуля 7

Регламент управления проектами определяет: 1) Стадии универсального ЖЦ проектов компании 2) Условия старта проекта (перехода от пресейловой активности к проектной) 3) Условия переходов между этапами ЖЦ (например, что бюджет проекта утвержден,

базовый план подготовлен, устав согласован) 4) Типовые действия РП на каждом из этапов 5) Правила списания трудозатрат и прямых затрат по проектам

Ключевые элементы ЖЦ проекта

Наименование модуля 8

Регламент по управлению проектами

Наименование модуля 9

Ключевые требования к автоматизации

10

Типизация проектов – ЖЦ, обязательные атрибуты, профили

Управление контрольными точками – результатами для разных уровней контроля

Возможность детализации календарного плана проекта и назначение задач

Наличие ресурсной модели – ведение бюджета трудозатрат

Наличие финансовой модели для бюджета проекта

Возможность проверки факта выдачи результатов – выполнения контрольных точек

(чек-листы)

Контроль изменений ключевых параметров через формирование запросов на

изменения

Консолидация проектных коммуникаций – функциональность ведения проектных

совещаний, документов, проектных поручений

Наличие средств формирования отчетности

Информационная система на базе ПМ Форсайт

11

ПМ Форсайт – это комплексное программно-

методическое решение,

включает в себя информационную систему,

обеспечивающую поддержку реализации

проектов и процессов в компании,

деятельность которой реализуется через проекты.

Модули информационной системы

12

Ядро

Основное решение

Управление портфелями

Управление продуктами

Управление процессами и

мероприятиями

Календарное планирование

Управление финансами

Проектные совещания

Проектные поручения и

решения

База знаний

Каждый модуль состоит из:

Структуры в БД

Настроенной бизнес-логики

Карточек на просмотр

Карточек на редактирование

Представлений реестров

Отчетов

Виджетов на главную страницу

Тематического дэшборда

(для некоторых)

Архитектура Системы

Технологические уровни функциональности

14

Мониторинг загрузки ресурсов подразделения (уровень руководителя

функционального подразделения)

Отчётность о выполнении работ по проекту(уровень Ответственного исполнителя)

Управление проектом, укрупненное планирование (сроки, ресурсы, бюджет)(уровень руководителя организации/департамента)

Детальное планирование и контроль проектов(уровень руководителя проекта)

Разработка базового/текущего планов проекта:- сроки по КТ- лимит по бюджету трудозатрат- лимит по бюджету прямых затрат

Разработка / актуализация детального календарного плана проекта в привязке к КТ

Назначение ресурсов на работы календарного плана проекта. Актуализация детального плана загрузки ресурсов на проекте.

Получение задачи на выполнение:- плановые сроки/ трудозатраты

Ввод отчетных данных о выполнении задачи:- заметки о выполнении- факт. сроки/трудозатраты- прогноз по оставшимся срокам/трудозатратам

Согласование/приемка отчетных данных и актуализация текущего плана проекта

Получение актуальных данных о сроках, затратах и трудозатратах по проектуP

lus

MS

Pro

ject

Ser

ver

Статус-отчетность по проекту:- отклонения по КТ- отклонения по бюджетам трудозатрат и затрат

Согласование выделения запрошенного ресурса подразделения на проект(доступность/компетенции)

Актуализация плана загрузки ресурсов подразделения (потребность в доп.ресурсах)

1

2

3

4

5

9

6

78

Статус-отчетность по подразделениям:- отклонения по КТ- отклонения по бюджетам трудозатрат и затрат

PPMPlus. Календарное планирование 16

Планирование задач,

назначение ресурсов

Фиксация БП Сбор факта от ресурсов

Актуализация плана

Создание активности,

контрольных точек

Автоматическое создание КП

Актуализация КТ Новые КТ

Архив

Мониторинг

Утверждение проекта на ПК

Базовый сценарий работы с планом проекта

Процесс работы с бюджетом проекта

17

П Л А Н

Со

здан

ие

акт

ивн

ост

и /

со

здан

ие

КТ

/

наз

нач

ен

ие

со

труд

ни

ков

Со

глас

ова

ни

е б

юд

же

та П

К Тр

удо

затр

аты

Авто из плана Project Server

Договор

КТ подписания актов по договору

КТ оплат по счетам актов договора

Прогноз

Факт

Затраты

Ввод

Авто из Project

Закрытие договора

Факт

План

Актуализация контрольных точек

актов и оплат счетов

Закрытие всех КТ

РАС

ХО

Д

ДО

ХО

Д

Блокировка финансовых

периодов

Ввод в карточку

Автоматически Project Server

Ввод в карточку проекта

Ввод в карточку

Прямые затраты

Ф А К Т

• Личный кабинет, главное под рукой

• Проект, его атрибуты

• Жизненный цикл проекта, этапы

• Контрольные точки проекта, план по вехам

• Формирование фин. бюджета проекта

• Формирование бюджета трудозатрат проекта (грейды,

ставки стоимости ресурсов)

• Детальное календарное планирование проектных

задач

• Формирование ресурсного плана, назначения ресурсов

на задачи

• Фиксация базового плана проекта

• Формирование индивидуальных планов работ,

ведение табеля рабочего времени ресурсами

• Актуализация планов проектов, контроль изменений

• Учёт фактических данных по бюджету проекта:

трудозатраты, оплаты по договорам и прямые расходы

• Проектные коммуникации – совещания, поручения

• Периодическая статус-отчетность по проекту

• Отчетность по проектным показателям в различных

разрезах

• Отчетность по сводным показателям и в разрезе

подразделений

• Завершение проекта - фин. отчет и проектные премии

Резюме

19

КОНТАКТЫ

http://www.pmpractice.ru

info@pmpractice.ru

+7(495)258-06-68

Денис Шевченко Руководитель направления РРМ