Проектный офис по сервисной модели

Оператор системы добровольной сертификации на базе российских и международных стандартов в области проектного управления (ISO PM)

www.isopm.ru +7 (495) 532-49-33 [email protected]

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС

ПО СЕРВИСНОЙ МОДЕЛИ

100

70

30

УЧАСТНИКОВ

ОТЧЕТОВ

ФИНАЛИСТОВ

ЕЖЕГОДНЫЙ КОНКУРС

«ПРОЕКТНЫЙ ОЛИМП» 2014

Конкурс систем управления проектами в государственном секторе

http://pmolimp.ru/

http://pmolimp.ru/

Большая доля организаций создали свои Проектные офисы

у 77% победителей есть

проектные офисы отдельные подразделения, отвечающие за

проектную деятельность

100 участников подали заявки

70 конкурсантов прошли отборочный тур

30 финалистов боролись за победу

13 победителей в различных номинациях

100

70

30 13

Проектные офисы различны

Государственная корпорация по атомной энергии

"Росатом"

Проектный офис «Управление проектом

«Прорыв»

Административная поддержка проекта

Координация и контроль программы



Департамент труда и занятости населения Тюменской области

Сектор по реализации проектов

Координация деятельности работников и сторонних организаций при реализации проектов



Министерство промышленности и торговли

Российской Федерации

Департамент проектного управления

Выполнение функций методической, технической и административной поддержки


Открытое акционерное общество «КАМАЗ»

Департамент проектного и инвестиционного

управления

Разработка бизнес-планов, инвестиционных проектов, а так же их контроллинг и администрирование



Департамент информационных технологий

города Москвы Проектный офис

Методологическая поддержка проектной деятельности

Формирование и мониторинг календарных планов

Административная поддержка проектов



ОРГАНИЗАЦИЯ НАЗВАНИЕ ПРОЕКТНОГО ОФИСА ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

Государственная корпорация по атомной энергии "Росатом"

Проектный офис «Управление проектом «Прорыв»

Административная поддержка проекта Контроль реализации программы

Департамент информационных технологий города Москвы

Проектный офис

Методологическая поддержка проектной деятельности,

Формирование и мониторинг календарных планов,

Административная поддержка проектов

Департамент труда и занятости населения Тюменской области

Сектор по реализации проектов

Координация деятельности работников и сторонних организаций при реализации проектов

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Департамент проектного управления

Выполнение функций методической, технической и административной поддержки

Открытое акционерное общество «КАМАЗ»

Департамент проектного и инвестиционного управления

Разработка бизнес-планов, инвестиционных проектов, а так же их контроллинг, администрирование



Большинство проектных офисов занимается базовой поддержкой одного выделенного проекта или проектов

одного подразделения

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ИЗМЕРЕНИЕ

ОБ

ЪЕК

ТНО

Е И

ЗМЕР

ЕНИ

Е

БАЗОВЫЙ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ СТРАТЕГИЧЕСКИЙ

ДЛ

Я В

ЫД

ЕЛЕН

НО

ГО

ПР

ОЕК

ТА

ПР

. ОФ

. П

ОД

РА

ЗДЕЛ

ЕНИ

Я

КО

РП

ОР

АТИ

ВН

ЫЙ

Источник: Практика построения проектных офисов. М.А.Козодаев http://www.pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y Анализ отчетов участников конкурса «Проектный Олимп 2014»


http://www.pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y

Проектные офисы стали одним из ключевых блоков в поддержке

деятельности предприятия

Бухгалтерия Финансы Кадры Юристы Проектные

офисы

Если Вы хотите качественный бухгалтерский учет – у Вас есть бухгалтерия. Если Вы не хотите юридических проблем – у Вас есть юристы.

Если Вы хотите, чтобы «взлетело» проектное управление – у Вас должен быть проектный офис


ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ОАО КАМАЗ

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ПРАВИТЕЛЬСТВА БЕЛОГОРОДСКОЙ

ОБЛАСТИ

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС РОСАТОМ

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ

ОБЛАСТИ

РАЗНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ УЖЕ АКТИВНО ИСПОЛЬЗУЮТ ПРОЕКТНЫЕ ОФИСЫ


ТИПОВАЯ МОДЕЛЬ

ПРИ ЭТОМ У НИХ ЕСТЬ ТИПОВОЕ «ЯДРО»


ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ОАО КАМАЗ

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ПРАВИТЕЛЬСТВА БЕЛОГОРОДСКОЙ

ОБЛАСТИ

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС РОСАТОМ

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ

ОБЛАСТИ

Создавая проектный офис многие изобретают велосипед


Мы обратились к литературе

Краткий список источников

1. Axelos P3O, Portfolio, Programme and Project Offices - Foundation

2. Кендал И., Роллинз К. Современные методы управления портфелем проектов и офис управления проектами: Максимизация ROI / Пер. с англ. — М.: ПМСОФТ, 2004. — 576 с.

3. Козодаев М.А. Практика построения проектных офисов (Часть 1) // Управление проектами и программами. 2012. №3

4. Козодаев М.А. Практика построения проектных офисов (Часть 2) // Управление проектами и программами. 2012 . №4

5. Brian Hobbs. The Multi-Project PMO: A Global Analysis ofthe Current State of Practice. University of Quebec at Montreal, Quebec, Canada, 2007

6. David Andres. PMO Typologies. Good PMO. Project management & PMOs

7. G. Johnston. Talentis Solutions AG. 2012

8. Jim Kendrick. Measures and Metrics for PMO Success. P2C2 Group, Inc. 2009

9. PMBoK 3, 2004

10. PMBoK 5, 2013

11. PMO Frameworks. Pulse of the Profession, Project Management Institute, Inc. 2013

12. PMO Strategies: beyond time and expense. Driving exponential returns through strategic resource management. KeyedIn Solutions. 2013

13. Take your PMO to the next level. Improving PMO performance, improving project performance, improving business performance. KeyedIn Solutions. 2013

14. Taking Your PMO to the Next Level: Four Steps to Value Improvement. ESI International, Inc. 2010

15. The State of the PMO 2012. A PM solutions research report. Project Management Solutions, Inc. 2012

16. The State of the Project Management Office (PMO). A PM solutions research report. 2014

17. Young H. Kwak, Christine Xiao Yi Dai. Assessing the value of project management offices (PMO). Project management program, Department of management science school of business and public management, The George Washington University. PMI Research Conference. 2000

18. Арефьев А. Офис управления проектами: типы и модель развития. [Электронный ресурс]: Pmi.ru: Московской отделение Института управления проектами – Project Management Institute. URL: http://www.pmi.ru/articles/files/19122006_Arefiev.pdf

19. Клименко О.А. Проектный офис – центр управления проектами в компании. [Электронный ресурс]: Juco.ru: Just Consulting. URL: http://juco.ru/library/articles/klimenko-pmoffice

20. Место проектного офиса в системе управления портфелем проекта. [Электронный ресурс]: Pm-way.com: Сайт по обучению и трудоустройству специалистов по проектному управлению. URL: http://pm-way.com/materials/show/148

21. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С. Проектный офис: уровни зрелости. [Электронный ресурс]: Bossmag.ru: Журнал БОСС. 2009. URL: http://www.bossmag.ru/archiv/2009/boss-01-2009-g/proektnyiy-ofis-urovni-zrelosti.html

22. Сооляттэ А. Управление проектами в компании. [Электронный ресурс]: E-xecutive.ru: Клуб менеджеров - профессиональное бизнес сообщество топ менеджеров и руководителей среднего звена. 2012. URL: http://www.e-xecutive.ru/community/persons/detail/52536/

23. Управление проектами: система вместо менеджера? [Электронный ресурс]: It.ru: Официальный сайт группы компаний – АйТи. CIO, 2002. URL:http://www.it.ru/press_center/publications/4503/

И ДРУГИЕ

http://www.pmi.ru/articles/files/19122006_Arefiev.pdf


















http://juco.ru/library/articles/klimenko-pmoffice







http://pm-way.com/materials/show/148








http://www.bossmag.ru/archiv/2009/boss-01-2009-g/proektnyiy-ofis-urovni-zrelosti.html






























http://www.e-xecutive.ru/community/persons/detail/52536/



















http://www.it.ru/press_center/publications/4503/



















Поводы изобретать «велосипед»

единого определения

единого понимания целей

единого понимания функций

…

НЕТ www.isopm.ru +7 (495) 532-49-33 [email protected]

Некоторые из определений Проектного офиса

[2] Офис управления проектами (ОУП) - централизованная организационная структура, предназначенная для совершенствования методов и результатов управления проектами. [9] Офис управления проектом (Project management office, PMO) это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. [10] Офис управления проектами (ОУП) — организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. [19] Проектный Офис (ПО) – это временное подразделение, которое создается в компании для одного конкретного проекта, решает все задачи по реализации данного проекта и будет расформировано по его завершению.

[19] Офис Управления Проектами (ОУП) - это подразделение компании, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. Другое название, также часто встречающееся в компаниях - это центр управления проектами (ЦУП). [22] Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, сфера ответственности офиса может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом. [23] Проектный офис - это временное организационное образование, предназначенное для реализации функций проектного управления.


Что в них общего?

централизованная организационная структура

это временное организационное образование это подразделение компании

это подразделение или организация

совершенствует методы управления проектами

осуществляет координацию управления проектов

стандартизирует процессы руководства проектами

решает все задачи по реализации данного проекта

осуществляет различные функции управления проектами

реализует функций проектного управления

обмен методологиями, инструментами и методами руководства проектами

поддержка в управлении проектам

прямое управление проектом

способствующая обмену ресурсами

1

2

3


Проектный офис – это…

Проектный офис – это специализированная

(физическая или виртуальная) организационная

структура, предназначенная для поддержки

управления проектами/ программами/ портфелями,

стандартизации и внедрения единой методологии

управления, стандартов, процедур и шаблонов,

развития проектного управления в организации.


От функциональной модели к сервисной (аналог ITSM)

Функциональная модель

Критерии качества

Соответствие техническим требованиям к ИС

Предмет ответственности

– Показатели фактически обеспечиваемой

надежности ИС

Сервисная модель

Критерии качества

Уровни предоставления и поддержки заявленной

функциональности

Предмет ответственности

Гарантия уровня предоставления и поддержки


Функции Проектного офиса – это…

Функции проектного офиса – это относительно

самостоятельные, однородные и специализированные

направления или виды его деятельности,

характеризующиеся организационным обособлением и

завершенным комплексом задач, объективно

необходимые для реализации целей системы управления

и выполняемых специальными приемами и способами.


Сервис проектного офиса – это…

Сервис проектного офиса – способ предоставления

значимой, завершенной и измеряемой полезности для

участника проектной деятельности в рамках

формализованного, измеряемого и контролируемого

процесса (с учетом экономической стоимости) с целью

поддержки/ обеспечения процессов управления

проектами/ программами/ портфелями.


Основа модели – ISO PM

Организация

Пользователи сервисов

Метрики качества сервисов

SLA

Запрос сервиса Проектный офис

Каталог сервисов

проекты

Объекты управления

прогр

ам

мы

портф

ели

Активы проектного офиса

Результат сервиса

Люди Регламенты

ИСУП Помещение

и другие…

Основа модели – ISO PM

МОДЕЛЬ ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ 1. Поддержка общего руководства проектной деятельностью

Организационная и информационная поддержка проектной деятельности

Методическая поддержка управления проектной деятельностью

2. Обеспечение управления реализацией проектов и программ

Управление проектами Управление программами

Управление портфелями программ и проектов

Сервисы по обеспечению процессов управления


Модель – это конструктор проектного офиса

Создание

Сравнение

Развитие

Создание проектного офиса

1 ЭТАП Определение

объектов управления и состава сервисов

2 ЭТАП Определение активов

проектного офиса


численных характеристик

активов

Каталог сервисов

Объекты управления

Проект Программа проектов Портфель проектов

Персонал Инфраструктура проекта ИТ-активы Документы, информация, коммуникации

Люди ИТ-активы Документация

4 ЭТАП

Рекомендации по построению

офиса управления

проектами в организации


Оценка проектного офиса


объектов управления и

состава сервисов


активов проектного

офиса



активов

Соотнесение характеристик существующего проектного офиса организации с желаемым

Офис управления проектами

организации


Развитие проектного офиса

Соотнесение характеристик существующего проектного офиса организации с желаемым

Офис управления проектами

организации 1 ЭТАП Определение

объектов управления и

состава сервисов


активов проектного

офиса



активов


Вместо резюме

1. Большое количество организаций создали проектные офисы

2. Подход к созданию, оценке, развитию проектных офисов может быть формализован в рамках типовой модели проектного офиса

3. На сегодняшний день создан каталог сервисов проектного офиса. Проведена его отработка в рамках конкурса Проектный Олимп 2015 www.pmolimp.ru

http://www.pmolimp.ru/

В организациях, которые приняли участие в номинации ПО проектный офис существует достаточно давно

0

1

2

3

4

5

6

7

до 1 года 1-2 года 2-3 года 3-5 лет более 5 лет

Проектный офис существует в организации

Проектные офисы поддерживают (по убыванию) выделенные проекты, портфели, программы

0

5

10

15

20

25

только выделенные проекты проекты в составе портфелей проекты в составе программ

Объекты управления, поддерживаемый проектным офисом

0

5

10

15

20

25

Ключевые сервисы проектного офиса: управление показателями, календарное планирование, формирование и

развитие методологии, мониторинг и сбор отчетности

Нет [ПРОЦЕНТ]

из бюджета организации 35%

внебюджетные средства организации

20%

премиальный фонд 25%

Да [ПРОЦЕНТ]

Наличие материального стимулирования за участие в проектной деятельности внутри организации

нет из бюджета организации внебюджетные средства организации премиальный фонд

Организации имеют выделенное материальное стимулирование за проектную деятельность

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Модуль согласования проектной документации.

Модуль инициации.

Модуль управления рисками.

Модуль реализации.

Модуль управления человеческими ресурсами.

Модуль управления финансами.

Модуль паспортизации.

Модуль управления показателями деятельности.

Модуль хранения проектной документации.

Модуль оперативного планирования.

Модуль планирования.

Модуль управления сроками.

Модуль управления изменениями.

Модуль формирования аналитической отчетности и мониторинга.

ИСУП Отсутствует

ИСУП Отсутствует Внутренняя разработка Oracle Primavera MS Project server + Sharepoint

Большинство организаций используют ИСУП на платформе MS Project + SharePoint или собственные (кастомные) разработки

Оператор системы добровольной сертификации на базе российских и международных стандартов в области проектного управления (ISO PM)

ПРИЛОЖЕНИЯ Сервисы проектного офиса


Блок 1. Поддержка общего руководства проектной деятельностью

Организационная и информационная поддержка проектной деятельности Поддержка деятельности коллегиальных органов проектного управления, кураторов портфелей, программ и проектов

(организация и протоколирование совещаний, контроль исполнения решений);

Поддержка/организация разработки стратегических документов, их ведение;

Поддержка разработки, согласования и утверждения целевых показателей проектов, программ, ведение Реестров (планов) показателей;

Построение финансово - экономических моделей проекта, разработка технико- экономических обоснований;

Поддержка разработки, согласования и утверждения распорядительных документов по организационно-ролевой структуре управления портфелями, программами и проектами, формализации функций, ответственности и полномочий участников проектной деятельности;

Подготовка рабочих совещаний по проектам/ программам/ портфелям, ведение протоколов совещаний;

Ведение Реестра портфелей, программ и проектов;

Подбор и оценка проектного персонала;

Администрирование системы мотивации проектного персонала;

Тестирование, аттестация специалистов организации и формирование индивидуальных планов развития сотрудников, организация сертификации персонала, ведение кадрового резерва;

Поддержка разработки, согласования и утверждения ТЗ к Информационной системе проектного управления (интегрированной или локальных систем по объектам управления или процессам) (ИСУП), сопровождение ее разработки и развития;

Функциональное администрирование ИСУП;

Методическая поддержка управления проектной деятельностью Разработка нормативно-регламентных и методических документов по системе проектного управления в организации;

Организация развития компетенций в области проектного управления, разработка программ обучения, ориентированных на конкретные проектные роли, организация обучения, коучинга и системы наставничества;

Ведение базы знаний по проектному управлению, распространение лучших практик;

Регулярный анализ и аудиты качества процессов управления проектами, программами и портфелями и соблюдения требований нормативных и распорядительных документов.

Блок 2. Обеспечение управления реализацией проектов и программ

Управление проектами Управление интеграцией проекта:

Поддержка разработки, согласования и утверждения паспортов (уставов) проектов, их ведение;

Поддержка разработки планов по проекту, их ведение;

Поддержка/ организация координации взаимодействия отдельных исполнителей по проектам и координации (интеграции) между проектами;

Сбор, контроль своевременности представления и корректности отчетности от участников проектов (по срокам, показателям, финансам, рискам и т.п.), ее консолидация, подготовка статус-отчетов и аналитических отчетов по проектам;

Поддержка управления изменениями (выявление, оценка, учет, реагирование, информирование);

Поддержка процессов закрытия проектов (фаз проектов) (документирования решений);

Управление заинтересованными сторонами (включая заказчиков, пользователей, подрядчиков и членов команды):

Ведение Реестра заинтересованных сторон проектов и их требований, оценок их удовлетворенности и опасений;

Информирование заинтересованных сторон и оценка их удовлетворенности и опасений;

Управление содержанием:

Обеспечение определения состава результатов проекта и требований к продукту;

Обеспечение определения состава работ;

Контроль содержания работ по проектам; Управление ресурсами:

Формирование и ведение пула ресурсов организации и отдельных проектов, определение потребностей в ресурсах, разработка плана ресурсов;

Документирование назначений на роли в проекте, планирование загрузки ресурсов на проектах (включая ресурсы функциональных подразделений);

Контроль расходования времени (учет трудозатрат), оценка работы ресурсов на проекте (предложения по премированию в рамках проекта);

Управление сроками:

Поддержка разработки, согласования и утверждения директивных (сводных) календарных планов (планов по вехам), их ведение;

Поддержка разработки, согласования и утверждения детальных календарных планов проектов, их ведение;

Управление стоимостью:

Поддержка разработки, согласования и утверждения бюджетов проектов, их актуализации при изменении содержания проектов/ стоимости ресурсов и других параметров проектов;

Оценка, контроль и прогнозирование эффективности затрат; Управление рисками:

Поддержка идентификации и оценки рисков, формирование и ведение реестров рисков по проектам, поддержка мониторинга состояния рисков и эффективности выполнения мероприятий по реагированию на риски;

Управление качеством:

Обеспечение планирования качества;

Обеспечение оценки качества результатов реализации проекта;

Обеспечение оценки качества управления проектом; Управление закупками:

Поддержка разработки, согласования и утверждения требований на закупки (спецификации, технические задания и т.п.);

Контроль соблюдения контрактных обязательств: полноты (комплектности) отчетных документов по контрактам, организация согласования, экспертизы, результатов выполнения контрактов, поддержка процессов претензионной работы;

Управление коммуникациями:

Администрирование проектного документооборота, распространения проектной информации, ведение архивов проектной документации;

Контроль выполнения принятых решений и поручений по проекту, ведение реестров поручений.

Блок 2. Обеспечение управления реализацией проектов и программ Управление программами

Поддержка разработки паспортов программ и их ведение;

Поддержка разработки, согласования и утверждения календарных планов программ, их ведение;

Поддержка планирования и учета ресурсов программ;

Поддержка разработки и ведения реестра рисков программ;

Сбор фактических данных по реализации программ, их консолидация, подготовка статус-отчетов и аналитических отчетов;

Контроль выполнения программных решений и поручений, ведение реестров поручений;

Поддержка управления изменениями (выявление, оценка, учет, реагирование, информирование);

Поддержка передачи результатов программ в операционную деятельность;

Поддержка формирования ежегодных и финальных отчетов по программе.

Управление портфелями программ и проектов

Поддержка заявительной кампании, сбор информации о предложениях по инициации новых проектов или программ;

Формирование и ведение Реестра компонентов портфелей;

Поддержка оценки компонентов, расстановки приоритетов, оптимизации и балансировки портфелей, формирования состава портфелей, обеспечивающих наилучшее достижение стратегических целей организации с учетом существующих ограничений, документирование решений по составу портфелей;

Сбор регламентированной отчетности по выполнению проектов/ программ в составе портфелей, ее консолидация, подготовка статус-отчетов и аналитических отчетов по портфелям, по достижению стратегических целей;

Поддержка управления изменениями по портфелям.

Идентификация и контроль взаимозависимостей и взаимовлияний проектов в портфеле, с регулярным информированием команд управления о выявленных рисках и проблемах;

Проактивная подготовка предложений по оптимизации портфеля проектов и программ на основе регулярного мониторинга и анализа по запросам.

Разработка нормативно-регламентной базы организации деятельности

проектного офиса и ее ведение;

Внутренний аудит работы проектного офиса, анализ обратной связи с

потребителями услуг офиса, планирование развития проектного офиса и

контроль выполнения;

Разработка и внедрение сервисной модели деятельности проектного офиса;

Организация развития компетенций персонала проектного офиса, разработка

программ обучения, ориентированных на конкретные роли, организация

обучения, коучинга и системы наставничества, стажировки в проектных

командах.

Блок 3. Управление развитием проектного офиса

Проектный офис по сервисной модели

Business