alejandro susel

San Salvador, 28 de Junio de 2011

Reformas en Compras Públicas

y el Rol de los Sistemas

Electrónicos de Compras

Alejandro [email protected]

mailto:[email protected]

Sistema de Información vs. Informático

Sistema de Información

Sistema que tiene como fin brindar información

Sistema Informático

Automatización total o parcial de un sistema de información

Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

Hardware + Comunicaciones + Software + Capital Humano+ Seguridad & Auditoría Informática + e-business

Hardware: Todo aquello que se puede romper con un martillo…

Software: Todo aquello que solo podemos insultar o maldecir ;-)

2Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

El mundo de las TICs - Tecnologías de la Información y

Comunicaciones

3

Hardware

Comunicaciones

Software de Base

Seg

uri

da

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Info

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tica

E-B

usi

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Software de Aplicación

Capital Humano Informático

Capital Humano no informático

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Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Gestión Estratégica de las TICs

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DIAGNOSTICO

(situación actual)

OBJETIVOAlineado con la Visión y

Misión de la Organización

D

O


Ámbitos del análisis estratégico

Junio de 20115 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Organización/Personas

Flujos de Trabajo

(Aplicaciones de

negocio)

Política,

Legislación,

Regulación

Tecnologías

habilitantes

Estrategia

de negocios

Institucional

Prestación de

Servicios

¿Qué es el e-Procurement?

e-Procurement se refiere al uso de Tecnologías de Información yComunicaciones (TIC) basadas en Internet para realizar alguna o todas lasactividades del proceso de adquisición y contratación de una Institución.

Existen varias formas de e-Procurement que pueden ser vistas como solucionescompletas que automatizan e integran varios de los procesos de procurementde la organización.

Critical factors that influence e-procurement implementation success in the public sector - Kishor Vaidya, A. S. M. Sajeev and Guy Callender (2006)

e-Procurement

InstitucionesPúblicas

Proveedores


¿Qué es el e-GP?

El E-Compras Gubernamentales es el mecanismo que permite algobierno publicar, convocar y perfeccionar compras y licitacionesy a sus proveedores vender bienes y servicios a través de medioselectrónicos.

El mecanismo de intercambio puede darse a través de un únicoportal de servicios o bien a través de variados portales o medioselectrónicos.

En Latinoamérica existen diversos niveles de avance y desarrollodel e-GP, dependiendo de las realidades de cada país, por lo quemás que ver quién tiene el mejor sistema, el foco debe ponerseen las estrategias y modelos de negocio de cada uno de lospaíses, teniendo en cuenta el marco legal existente

E-Government Procurement (E-GP): Solución de Eficiencia y Transparencia” – Javier Carranza


Beneficios del e-GP

Objetivos de eficiencia

Estandarización de proceso de contratación

Reducir costos en el manejo del gasto público

Promover el desarrollo regional y local; asegurando la competenciaen los mercados de bienes demandados por el sector público,introduciendo adecuados incentivos a la participación de lacomunidad, especialmente a las Pymes.

Objetivos de transparencia

Acceso a la información de manera oportuna

Aumentar el grado de transparencia en los procesos de compras ylicitaciones públicas, mejorando la gobernabilidad de los actos depúblicos.


Tipos de herramientas de e-GP

Módulos

Plan de Compras

Registro de Proveedores

Bodega

Inventario

Motor de búsqueda

Notificaciones automáticas

Notificación de ofertas

Módulo Facturación

Garantías

Preguntas Frecuentes

Licitación/cotización Electrónica

Licitación electrónica

Publicación de Documentos Licitación

Permitir descargar documentos

Notificación Oportunidad

Notificación adjudicación a través del Sitio

Licitación/cotización Inversa

Licitación electrónica inversa

Legislación

Requerimiento de participación simultánea

Licitación anónima

Trazabilidad en línea

Compras por

catálogo

Compras por catálogo

Legislación

Ordenes de compra

Ordenes de Pago


Adquisición de Software

Desarrollo a medida

Software Enlatado

Enlatado Parametrizable



Desarrollo a medida

+ nivel de adaptación a las necesidades

+ tiempo de desarrollo

+ riesgo de inestabilidad

- Dependencia Comercial (¿quién tiene el código fuente?)

- Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades

- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)

+ Dependencia de RRHH Críticos (¿Y si muere el gurú?)

- Probabilidad de documentación útil o actualizada

+ Participación del usuario en el proyecto (RRHH)

+ El dilema del nivel de “parametrización”

+ Costo

+ Riesgo de perder el foco



Software Enlatado

- nivel de adaptación a las necesidades

- tiempo de desarrollo

- riesgo de inestabilidad

+ Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)

+ Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades

+ Probabilidad de cambios de versiones (no parches)

- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)

+ Probabilidad de documentación útil o actualizada

- Participación del usuario en el proyecto (RRHH)

- El dilema del nivel de “parametrización”

- Costo

- Riesgo de perder el foco



Software Enlatado Parametrizable

+/- nivel de adaptación a las necesidades

+/- tiempo de desarrollo

+/- riesgo de inestabilidad

+ Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)

+ Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades

+/- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)

+/- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)

+ Probabilidad de documentación útil o actualizada

+ Participación del usuario en el proyecto (RRHH)

- El dilema del nivel de “parametrización”

+/- Costo

+/- Riesgo de perder el foco


Planificar Diseñar Desarrollar Capacitar DesplegarTransición

a la operación

Implementar una herramienta de e-GP

La implementación de un sistema de compras electrónicasgubernamentales es un proceso de cambio organizacional querequiere un tiempo considerable.


¿Por qué fracasan los proyectos TIC?

No contar con una planificación adecuada

Falta de compromiso y apoyo de todas las partes involucradas

Concentrar el rol liderazgo del proyecto, administración del proyecto y líder tecnológico en la misma persona.

Quemar etapas en el ciclo de vida de un desarrollo tecnológico

Falta de un interprete/traductor

Entender que a veces lo mejor es enemigo de lo bueno

Por la mala calidad y/o escasez de recursos humanos y/o materiales

Desestimar la tecnología instalada

Mala estimación de los tiempos y costos (métricas)

Cambio de la realidad y en consecuencia de las necesidades

15

16

Riesgos de un proyecto: Modelo DICE

Esta es una metodología que permite medir la probabilidad de que un proyecto sea exitoso:

Duración [ D ]

Idoneidad [ I ]

Compromiso

Compromiso de la Alta Dirección [ C1 ]

Compromiso a Nivel Local [ C2 ]

Esfuerzo [ E ]

A cada una de las variables se le asigna una nota de 1 a 4, siendo 1 la mejor nota

PUNTAJE DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

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Ejemplo 1:

Proyecto duración de 6 meses: D = 1

Se cuenta con personal idóneo: I = 1

Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 1

Existe compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1

El Esfuerzo requerido es menor: E = 1

Ejemplo 2:

Proyecto duración de 2 años: D = 4

Se cuenta con personal idóneo: I = 2

Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 2

Existe Compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1

El Esfuerzo requerido es razonable: E = 1

PUNTAJE DICE 7 = 1 + (2 x 1) + (2 x 1) + 1 + 1

PUNTAJE DICE 14 = 4 + (2 x2) + (2 x 2) + 1 + 1

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28272625242322212019181716151413121110987

Triunfo DesgraciaPreocupación

Puntaje DICE

Alt

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Factores críticos de éxito

Contar con un plan estratégico de tecnologías alineado con los objetivos del negocio

Como es un proyecto de largo aliento, es necesario generar sub-proyectos que permitan mostrar Quick Wins

Tener un claro entendimiento de los requerimientos del negocio y la funcionalidad necesaria

Establecer indicadores de desempeño y medir una línea base inicial contra la que se pueda medir los resultados obtenidos

Lograr cambios en la cultura de los compradores y de los proveedores del Estado

Entender que el proceso implica una gestión del cambio constante

Identificar los líderes del cambio al interior de las organizaciones y darles las herramientas para que generen el cambio de cultura en las organizaciones


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