1 Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (II).2. Iniciar Excel 2013

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2013.- Desde elbotn Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic enInicio, iremos a una pantalla con un nuevo men. Para poder encontrar la aplicacin de Excel deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo, situado en la esquina inferior izquierda.Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratn en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocar que se desplace el listado de aplicaciones.Tambin podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel. Una vez localizado el iconoacompaado del textoExcel 2013, slo deberemos pulsar en l para abrir una nueva hoja de Excel.

-Desde el icono de Exceldel escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar Office.

Puedes iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmoTrabajar con dos programas a la vez, para que puedas seguir el curso mientras prcticas.ParacerrarExcel 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:- Hacer clic en el botn cerrar, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.- Tambin puedes pulsar la combinacin de teclasALT+F4; con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.- Hacer clic sobre el meny elegir la opcin.

1.3. La pantalla inicialAl iniciar Excel aparece unapantalla inicialcomo esta:

Si abrimos unLibro en blanco, clicando sobre la primera opcin del men de la derecha, se nos mostrar una hoja de clculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: as conoceremos losnombres de los diferentes elementosy ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (III)

1.4. La ficha ArchivoHaciendo clic en la pestaaArchivoque se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendoGuardar,Imprimiro crear unoNuevo.A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en laCinta de opciones.Contiene elementos como:Informacin,Imprimir,Abrir, oGuardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrar un panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.Para cerrar la fichaArchivoyvolver al documentopulsamosESCo hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.1.5. Las barrasLa barra de ttulo

Contiene elnombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisionalLibro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones paraminimizar, maximizary cerrar.

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel comoGuardar,DeshaceroRehacer.Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opcinPersonalizar barra de herramientas de acceso rpidohaciendo clic sobre el pequeo icono con forma de flecha negra hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opcin esta aparecer marcada y aparecer en la barra de acceso rpido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionarMs comandos....

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Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (IV)

La cinta de opciones

Lacinta de opcioneses uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas lasopciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a laficha.Lasfichas principalessonInicio,Insertar,Diseo de pgina,Frmulas,Datos,RevisaryVista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual:las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la fichaHerramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones en los grficos.- Es posible que en la versin que tengas instalada en tu equipo de Excel 2013 visualicesotras fichascon ms opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si estn programados para ello, aadiendo herramientas y funcionalidades.Esta integracin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento queremosocultar o inhabilitaralguna de estasfichas, puedes hacerlo desde el menArchivo>Opciones>Personalizar cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cmo hacerlo, visita el siguiente avanzadodepersonalizacin del entorno. Adems, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que tambin te interese aprender cmoexportar e importar la personalizacin del entorno en Excel 2013.- Pulsando la teclaALTentraremos en elmodo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la teclaALT.- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedesmostrar u ocultar las cintasdesde el botn con forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrars en la zona superior derecha.

La barra de frmulas

Nosmuestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.La barra de etiquetas

Permitemovernos por las distintas hojasdel libro de trabajo.Las barras de desplazamiento

Permitenmovernos a lo largo y ancho de la hojade forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.La barra de estado

Indica en questadose encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizarzoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones+y-. Tambin dispone de tres botones paracambiar rpidamente de vista(forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas ms adelante.1.6. La ayudaTenemos varios mtodos para obtenerAyudacon Excel.Un mtodo consiste en utilizar laCinta de opciones, haciendo clic en elinterrogante:Otro mtodo consiste en utilizar la teclaF1del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I)

Veremos cmointroducir y modificarlos diferentestipos de datosdisponibles en Excel, as como manejar las distintastcnicas de movimientodentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.2.1. Conceptos de ExcelEn caso de no tener claros algunosconceptos bsicos de Excelcomo puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable que lo repases aqu.2.2. Movimiento rpido en la hojaTan solo una pequea parte de la hoja es visibleen la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla yes necesario moversepor el documentorpidamente.Cuando no est abierto ningn men, lasteclas activas para poder desplazarse a travs de la hojason:MOVIMIENTOTECLADO

Celda AbajoFLECHA ABAJO

Celda ArribaFLECHA ARRIBA

Celda DerechaFLECHA DERECHA

Celda IzquierdaFLECHA IZQUIERDA

Pantalla AbajoAVPAG

Pantalla ArribaREPAG

Celda A1CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activaFIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activaFIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activaFIN FLECHA IZQUIERDAo INICIO

ltima celda de la fila activaFIN FLECHA DERECHA

Otra formarpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en elcuadro de nombresa la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celdaDF15debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la teclaINTRO.Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con lasbarras de desplazamientopara visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar esteEjercicio de desplazamiento en una hoja.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (II)

2.3. Movimiento rpido en el libroDentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de clculo. Por defecto aparece slo 1 hoja de clculo aunque podemos agregar ms haciendo clic cobre el botn.En este apartado trataremos los distintosmtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Empezaremos por utilizar labarra de etiquetas.

Observars cmo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de clculo y ahora tenemos un total de 8, siendo lahoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, laHoja4.Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaaHoja3pasars a trabajar con dicha hoja.Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Si este botn est situado a la izquierda de las hojas, nos servir para visualizar a partir de laHoja1. Para visualizar lahoja anteriora las que estamos visualizando. Para visualizar lahoja siguientea las que estamos visualizando. Si el botn est situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar lasltimas hojas.Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto y aparecern desactivados.Tambin se pueden utilizarcombinaciones de teclaspara realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:MOVIMIENTOTECLADO

Hoja SiguienteCTRL+AVPAG

Hoja AnteriorCTRL+REPAG

En caso de que tengas alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable que realizaras elEjercicio de desplazamiento en un libro.

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posibleintroducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.Aparecern en dos lugares: en lacelda activay en laBarra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:INTRO: Sevalida el valorintroducido en la celda y adems lacelda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.TECLAS DE MOVIMIENTO: Sevalida el valorintroducido en la celda y ademsla celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamosFLECHA DERECHAser la celda contigua hacia la derecha.CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botnde labarra de frmulas. Al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda perola celda activa seguir siendo la misma.Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la teclaEscdel teclado o hacer clic sobre el botnCancelarde labarra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda. Tendremos que comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.En ocasiones, es posible que nos intereseintroducir varias lneas dentro de una misma celda, pero al pulsarINTROpara realizar el salto de lnea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsarALT+INTRO.2.5. Modificar datosSe puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.Sianno se ha validado la introduccin de datosy se comete algn error, se puede modificar utilizando la teclaRetrocesodel teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin.No se puedeutilizar la teclaFLECHA IZQUIERDAporque equivale a validar la entrada de datos.Siyase ha validado la entrada de datosy se desea modificar, seleccionaremos lacelda adecuada, despus activaremos laBarra de Frmulaspulsando la teclaF2o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.LaBarra de Estadocambiar deListoaModificar.En laBarra de Frmulasaparecer elpunto de insercino cursor al final de la misma; ahora es cuando podemos modificar la informacin.Despus de teclear la modificacin pulsaremosINTROo haremos clic sobre el botnIntroducir.Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la teclaEscdel teclado o hacer clic sobre el botnCancelarde la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (III)

2.6. Tipos de datosEn una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico sobre los tipos de datos.FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debeempezar siempre por el signo =. Si deseas saber ms sobre las frmulas pulsa aqu.2.7. Errores en los datosCuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca unerror. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la derecha:Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botnSo rechazar utilizando el botnNo.Dependiendo del error variar el mensaje que se muestra.Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un smbolo en la esquina superior izquierda similar a este:.Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro comoque nos permitir saber ms sobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacentes (por ejemplo, que sta sea una resta y todas las dems sumas).Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcinAyuda sobre este error.Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no, podramos utilizar la opcinModificar en la barra de frmulas.Si la frmula es correcta, se utilizar la opcinOmitir errorpara que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda#TEXTO, siendoTEXTOun valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:#####se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.#VALOR!cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.#DIV/0!cuando se divide un nmero por cero.#NOMBRE?cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.#N/Acuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.#REF!se produce cuando una referencia de celda no es vlida.#NUM!cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.#NULO!cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como:. Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.Para practicar todo lo explicado en este tema puedes seguir elEjercicio de introduccin de datos.

Evaluacin 1: Introduccin. Elementos de Excel

Principio del formularioSlo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.Contesta todas las preguntas y haz clic en el botnCorregirpara ver la solucin.Si pulsasRestablecerpodrs repetir la evaluacin.1. La barra de acceso rpido estndar contiene:a)Comandos comoGuardaroDeshacer.b) Pestaas comoIniciooInsertar.c) A y B son ciertas.d) A y B son falsas.

2. La cinta de opcionesa) Contiene comandos.b) Contiene enlaces.c)Contiene pestaas que corresponden a fichas, en las que se encuentran comandos agrupados en grupos o categoras.d) Todas son falsas.

3. Las fichas de la cinta siempre son las mismas.a) No, porque se pueden personalizar.b) No, porque algunos programas incluyen fichas propias que ofrecen ms funcionalidades a Excel.c) A y B son ciertas.d) A y B son falsas.

4. Al pulsar la tecla ALT en Excel....a) Se muestran los mens de anteriores versiones:Archivos,Edicin,Herramientas, etc.b) Se muestran indicadores de nmeros y letras para permitirnos utilizar Excel con el teclado y sin necesidad del ratn.c) A y B son ciertas.d) A y B son falsas.

5. La barra de frmulas:a) Contiene botones con las frmulas que ms se utilizan, como la autosuma.b) Contiene una lista de las ltimas frmulas que se han utilizado.c) Contiene nicamente una lista de todas las frmulas disponibles en Excel.d) Muestra el contenido de la celda activa. Si sta es una frmula, se mostrar la misma, y no el valor que est representando.

6. Excel 2013 permite importar y exportar el entorno.a) S, y en caso de que lo hayamos personalizado puede resultar til para llevar esa misma personalizacin a otro equipo o mantenerla tras una reinstalacin de las aplicaciones.b) S, pero slo en la versin online del programa.c) A y B son ciertas.d) A y B son falsas.

7. La ayuda de Excel:a) Est disponible desde el botn con forma de interrogante.b) Est disponible pulsando la teclaF1.c) A y B son ciertas.d) A y B son falsas.

8. Excel, en definitiva, est pensado para:a) Introducir datos y realizar operaciones matemticas con ellos. Es un conjunto de hojas de clculo.b) Crear grficos en funcin de ciertos datos.c) Crear presentaciones vistosas para exposiciones y conferencias.d) Almacenar datos, se trata de una base de datos, en realidad.

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