library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2doc/2015-1... · web viewbab 2...

of 64/64
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien (2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan (Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014). Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data- data akuntansi sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun keduanya. 7

Post on 23-Mar-2019

218 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

50

49

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien (2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan (Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014).

Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data-data akuntansi sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun keduanya. Apapun pilihannya, prosesnya tetap sama, yaitu melakukan proses pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang menghasilkan informasi keuangan yang relevan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan manajemen.

Kesalahan pencatatan dan ketidaksesuaian antara data yang dicatat dengan kenyataan yang terjadi dilapangan serta keterlambatan pembayaran menjadi salah satu penghambat yang sering terjadi pada perusahaan sehingga menyebabkan sistem penjualan tidak dapat berjalan dengan baik. "An important characteristic of accounting information system is its control function because it allows monitoring of flows of movement of company assets which reduces the probability of unauthorized disposition to an acceptable level Accounting is a supplementary activity in creating value added", (Tokic, Marija; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annuals of the Faculty of Engineering Hunedoara 9. 2 (2011): 165-168. Functional Structure Of Entreprenerrial Accounting Information Systems).

Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi rutin. Sistem informasi akuntansi diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk menghasilkan informasi akuntansi serta informasi lain mengenai proses bisnis perusahaan. Informasi ini diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya dalam pengambilan keputusan sehingga dapat mengatasi masalah dan meningkatkan daya saing perusahaan (Abu Taber, Alaryan dan Abu Haija, 2014). Dengan adanya sistem informasi akuntansi, maka kinerja perusahaan dapat ditingkatkan karena terciptanya efisiensi dan efektifitas terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan.

2.1.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30) terdapat enam komponen dalam sistem informasi akuntansi. Komponen-komponen tersebut adalah:

1. People

Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai fungsi.

2. Procedures and Instructions

Prosedur dan instruksi digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data mengenai kegiatan-kegiatan perusahaan.

3. Data

Data berisi informasi mengenai perusahaan dan proses bisnis perusahaan.

4. Software

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data perusahaan.

5. Information Technology Infrastructure

Infrastruktur Teknologi Informasi merupakan peralatan pendukung dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

6. Internal Controls and Security Measures

Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan dilakukan untuk menjaga keamanan data di dalam sistem informasi akuntansi.

2.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Dalam pelaksanaan, sistem informasi akuntasi memiliki manfaat. Manfaat sistem informasi akuntansi menurut Rama dan Jones (2006, p6) adalah:

1. Memproduksi Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi kebutuhan informasi investor, kreditor, pemungut pajak, lembaga regulator, dan lain-lain. Format dan konten yang diperlukan untuk pembuatan laporan relatif sama sehingga otomatisasi dapat dilakukan pada proses pelaporan dan menyebabkan laporan eksternal dapat dihasilkan lebih mudah dan cepat.

2. Mendukung Kegiatan Rutin

Sistem informasi akuntansi memiliki kelebihan dalam menangani transaksi berulang sehingga dapat membantu manajer menangani aktivitas rutin selama siklus operasi perusahaan. Dengan penggunaan teknologi yang mendukung kinerja sistem informasi akuntansi, efisiensi bisnis dapat lebih ditingkatkan.

3. Pendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin, seperti mengetahui produk yang paling banyak dibeli. Informasi ini penting untuk perencanaan produk baru sehingga produksi dapat dilakukan dalam jumlah banyak. Permintaan yang tidak standar menuntut data query fleksibel, sehingga penggunaan query akan mempermudah pengambilan keputusan.

4. Perencanaan dan Pengendalian

Sistem informasi diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian aktivitas. Informasi tentang anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem, sehingga pengguna dapat membandingkan anggaran dan realisasi dengan mengekstraksi data historis dari database dan menggunakan program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.

5. Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dan memastikan data keuangan akurat. Pembangunan kontrol akan membantu perusahaan mencapai tujuan tersebut. Perancangan dapat memeriksa kesalahan dan mencegah beberapa jenis entri data yang akan melanggar aturan yang ditetapkan secara otomatis.

2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai bagi perusahaan (Romney dan Steinbart, 2012, p31). Sistem informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara:

1. Meningkatkan Kualitas dan Mengurangi Biaya Produk dan Jasa

Sistem informasi akuntansi memantau kinerja suatu mesin sehingga sistem akan segera memberitahu karyawan yang bertanggung jawab jika kinerja mesin berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Dengan adanya sistem informasi akuntansi, kualitas produk dapat terjaga dan biaya dapat ditekan.

2. Meningkatkan Efisiensi

Informasi yang tepat waku memungkinkan pendekatan just-in-time terjadi dikarenakan pendekatan ini membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan terbaru mengenai bahan baku persediaan dan lokasi bahan baku.

3. Berbagi Pengetahuan

Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasional dan memberikan keunggulan kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi praktik dan mendukung komunikasi antar kantor. Karyawan yang berada di kantor cabang dapat menggunakan database perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli yang dapat memberikan bantuan, walaupun para ahli berada di kantor pusat, sehingga pengetahuan dan keahlian juga tersedia untuk kantor cabang.

4. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Rantai Suplai

Membiarkan pelanggan untuk mengakses persediaan dan entri pesanan penjualan secara langsung dapat mengurangi biaya penjualan dan biaya pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Hal ini akan memperkecil harga jual sehingga harga produk dapat bersaing dengan produk sejenis.

5. Memperbaiki Struktur Pengendalian Internal

Sistem informasi akuntansi dengan struktur pengendalian internal yang tepat dapat melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem dan bencana.

6. Meningkatkan Pengambilan Keputusan

Sistem informasi akuntansi mengakibatkan informasi yang diterima bersifat real time sehingga membantu perusahaan dalam meningkatkan pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan memiliki beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menginterpretasikan informasi, mengevaluasi cara untuk memecahkan masalah, memilih metodologi solusi, dan mengimplementasikan solusi. Sistem informasi akuntansi dapat memberikan bantuan pada tahap pengambilan keputusan dengan cara membuat laporan yang dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi potensi masalah yang akan terjadi.

Model keputusan dan alat analisis akan dipilih oleh pengguna. Bahasa query dapat mengumpulkan data yang relevan untuk membantu membuat keputusan. Tampilan grafis dapat membantu pembuat keputusan menginterpretasi model hasil keputusan, mengevaluasi, dan memilih alternatif tindakan yang akan digunakan. Sistem informasi akuntansi juga dapat memberikan feedback pada hasil tindakan.

2.1.4 Siklus-Siklus Transaksi Proses Bisnis

Siklus-siklus transaksi proses bisnis dikelompokkan menjadi lima siklus aktivitas bisnis (Romney dan Steinbart, 2012, p27). Siklus-siklus transaksi tersebut adalah:

1. Revenue Cycle

Barang dan jasa dijual untuk menghasilkan uang tunai atau janji masa depan untuk menerima uang tunai.

2. Expenditure Cycle

Dimana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau membeli bahan baku untuk digunakan dalam memproduksi produk-produk dalam pertukaran uang tunai atau janji masa depan untuk membayar uang tunai.

3. Production/Conversion Cycle

Dimana bahan baku diubah menjadi barang jadi.

4. Human Resources/Payroll Cycle

Dimana pegawai dipekerjakan, dilatih, dikompensasi, dievaluasi, dipromosikan dan diberhentikan.

5. Financing Cycle

Dimana perusahaan menjual saham perusahaan kepada investor dan meminjam uang dan investor dibayar dengan dividen dan bunga pinjaman.

2.2 Siklus Pengeluaran

Expenditure Cycle (siklus pengeluaran) adalah seperangkat kegiatan bisnis yang berulang dan terkait operasi pengolahan informasi yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa (Romney dan Steinbart, 2012, p391).

Dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk melakukan pembelian mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan, siklus produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen. Setelah barang diterima, pihak yang melakukan pembelian akan mendapatkan pemberitahuan terkait penerimaan barang. Pengeluaran data juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan sistem pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen yang diperlukan perusahaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan, pemeliharaan persediaan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan fungsinya. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus membuat keputusan mengenai tingkat optimal persediaan yang akan ditanggung, vendor yang dapat memberikan kualitas, layanan dan harga terbaik, cara perusahaan mengkonsolodasi pembelian dilintas unit untuk memperoleh harga yang optimal, teknologi informasi yang akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi, cara perusahaan mempertahankan kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari penawaran vendor dan pengelolaan pembayaran untuk memaksimalkan arus kas.

Tujuan-tujuan tersebut akan tercapai jika perusahaan melakukan empat kegiatan siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2012, p392) yaitu:

1. Melakukan pemesanan atas barang dan jasa (Ordering)

2. Melakukan penerimaan atas barang dan jasa (Receiving)

3. Melakukan persetujuan atas faktur vendor (Approving Supplier Invoice)

4. Melakukan pengeluaran kas (Cash Disbursement)

Terdapat empat kegiatan pada siklus pengeluaran, yaitu pemesanan, penerimaan barang, persetujuan atas faktur vendor dan pengeluaran kas. Siklus produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen dapat melakukan pemesanan dengan mengajukan purchase requisition ke bagian Purchasing. Setelah menerima purchase requisition, bagian Purchasing akan mencetak purchase order, dimana purchase order asli akan diberikan kepada vendor dan copy of purchase order akan diberikan kepada pihak-pihak yang melakukan pembelian. Bagian Purchasing juga akan menerima back order dari siklus pendapatan jika barang tidak tersedia pada saat diperlukan.

Pada saat melakukan pembelian, data-data akan disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase order agar data dapat diakses oleh departemen terkait. Bagian Purchasing dapat mengambil data dari master persediaan dan vendor untuk memastikan bahwa jumlah persediaan sudah berada dibawah safety stock dan vendor available untuk melakukan pemesanan barang.

Master data diperlukan oleh perusahaan karena memiliki banyak kelebihan, salah satunya adalah mempermudah dalam berbagi dan mengakses data. Pada saat penerimaan barang, data-data disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase order sesuai dengan faktur dan barang yang telah diterima untuk meningkatkan integritas data. Bagian Warehouse dapat mengambil data dari master purchase order untuk memastikan bahwa jumlah barang yang dipesan dan diterima telah sesuai.

Setelah barang diterima, bagian Warehouse harus mengirimkan receipt of items ke siklus pendapatan sehingga barang yang sudah diterima oleh bagian Warehouse dapat diambil dan digunakan oleh siklus pendapatan. Sementara itu, vendor akan mengirimkan goods and packing slip ke bagian Warehouse, setelah menerima purchase order dari bagian Purchasing. Goods and packing slip yang telah diterima, akan diproses lebih lanjut, sehingga dapat dibuat laporan terkait penerimaan barang.

Goods and packing slip yang telah diproses oleh bagian Warehouse akan menghasilkan laporan dimana laporan tersebut akan dikirim ke bagian Accounting. Vendor akan mengirim invoice dan master purchase order akan memberikan data purchase order kepada bagian Accounting agar dapat membandingkan data dari vendor dan juga data dari master purchase order. Setelah mengecek kedua data tersebut, maka bagian Accounting akan menerima invoice dan purchase order dan menyimpannya di master accounts payable dan general ledger serta membuat voucher untuk melakukan pembayaran.

Bagian Treasury akan melakukan pembayaran kepada vendor dan menyimpan data tersebut ke dalam master general ledger dan accounts payable. Bagian Treasury dapat melakukan pengecekan terhadap master accounts payable untuk mengetahui status pembayaran karena pembayaran di setiap perusahaan, tidak hanya dilakukan secara tunai, namun dapat juga dilakukan secara kredit.

2.2.1 Pemesanan Barang atau Jasa

Aktivitas bisnis utama pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan atas barang dan/atau jasa. Dalam melakukan pemesanan, perusahaan harus mengidentifikasi apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli, kemudian memilih vendor yang akan ditunjuk untuk menyediakan barang dan/atau jasa.

Kebutuhan untuk membeli barang menghasilkan pembuatan purchase requisition yang mengidentifikasi daftar permintaan seperti; menetapkan lokasi pengiriman dan tanggal diperlukan, mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, jumlah, dan harga setiap barang yang dipesan, serta mengusulkan nama vendor. Orang yang menyetujui purchase requisition menunjukkan nomor departemen dan nomor rekening yang harus bertanggung jawab atas pembelian tersebut.

Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual akan meningkatkan efisiensi dan akurasi. Dalam membuat purchase requisition, karyawan cukup melengkapi vendor, tanggal diperlukan, lokasi, nomor item dan jumlah yang akan dipesan, lalu menarik semua informasi yang relevan dari file master terkait.

Date Prepared

8/15/2011

Data Needed

9/1/2011

Part No.QuantityUnit PriceExtended PriceDescription

86329200$1.10$220.00Engine Block Core Plug

Prepared by:Approved by:

R. JohnsonT. Henry

Total AmountVendor Account

$220.004001

Suggested VendorJones and Harper Co.

1620 North Main St.

Bethlehem PA 18017

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

PURCHASE REQUISITION

No. 89631

Gambar 2.2 Purchase Requisition. Sumber: Hall (2013, p214)

Keputusan operasi yang sangat penting pada aktivitas pembelian adalah memilih vendor untuk membeli barang. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih vendor adalah harga, kualitas barang, dan kehandalan dalam melakukan pengiriman. Catatan yang dapat mengevaluasi kebutuhan vendor dengan baik, lebih dari sekedar menjaga data terkait harga pembelian. Perusahaan juga dikenakan biaya, seperti pengerjaan ulang dan pembatalan, terkait kualitas produk yang dibeli. Ada juga biaya yang berkaitan dengan kinerja pengiriman vendor. Ketergantungan vendor sangat penting bagi perusahaan karena pengiriman yang terlambat dapat membuat seluruh sistem terhenti.

Jika vendor telah dipilih untuk suatu produk, identitas vendor menjadi bagian dari catatan master persediaan untuk menghindari proses pemilihan ulang vendor untuk setiap pemesanan berikutnya. Dalam beberapa hal, seperti pembelian dengan biaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen secara eksplisit ingin mengevaluasi kembali semua vendor potensial setiap kali produk dipesan. Daftar vendor alternatif yang potensial untuk setiap barang harus dijaga, terutama jika vendor utama kehabisan barang yang diperlukan.

Purchase Order adalah dokumen atau form elektronik yang secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang telah ditetapkan dengan harga yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2012, p401). Purchase Order terdiri dari nama vendor, agen pembelian, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang dipesan. Seringkali beberapa purchase order dihasilkan untuk mengisi purchase requisition karena vendor yang berbeda merupakan vendor pilihan untuk berbagai barang yang diminta. Jumlah yang dipesan kadang berbeda dari yang diminta untuk mengizinkan pembeli mengambil keuntungan dari diskon jumlah.

Part No.QuantityUnit PriceExtended PriceDescription

Prepared by:Approved by:

B. GerraldR. Mark

Total Amount

$1,500.00

To:Jones and Harper Co.

1620 North Main St.

Bethlehem PA 18017

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

PURCHASE ORDER

No. 23591

Please show the

above number on all

shipping documents

and invoices.

Purchase

Req. No.

Vendor NumberDate OrderedPurchasing AgentTermsDate Needed

40018/15/2011J. Buell2/10, n/309/1/2011

8963186329200Engine Block Core Plug$1.10$220.00

8983420671100Brake Shoes$9.50$950.00

898514521810Spring Compressors$33.00$330.00

Gambar 2.3 Purchase Order. Sumber: Hall (2013, p215)

Banyak perusahaan mempertahankan pembelian khusus dengan vendor penting. Blanket Purchase Order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga yang ditunjuk dari vendor tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, biasanya satu tahun. Blanket Purchase Order mengurangi ketidakpastian pembeli tentang sumber terpercaya dan membantu vendor dalam merencanakan kapasitas dan operasi yang lebih efektif.

2.2.2 Penerimaan Barang atau Jasa

Aktivitas bisnis kedua pada siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang pesanan. Departemen penerima barang bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari vendor. Laporan biasanya diberikan kepada manajer gudang, yang kemudian akan diteruskan kepada wakil direktur pabrik. Departemen penyimpan persediaan bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan melapor ke manajer gudang. Informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.

Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor purchase order mengacu pada packing slip vendor dengan file open purchase order untuk memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Kemudian, petugas penerima akan menghitung jumlah barang yang dikirim. Sebelum rute persediaan ke gudang, petugas penerima barang juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk menandai kerusakan yang nyata.

Rincian dokumen receiving report terkait dengan pengiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, vendor, dan nomor purchase order. Untuk setiap barang yang diterima, dokumen akan menunjukkan jumlah barang, deskripsi, ukuran unit, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta komentar terkait kualitas barang yang diterima.

Part No.QuantityConditionDescription

Prepared by:Inspected by:

R. SharonL. William

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

RECEIVING REPORT

No. 62311

Purchase Order No.

86329200Engine Block Core PlugGood

20671100Brake ShoesGood

4521810Spring CompressorsEar on one unit bent

Delivered to:

D. Taylor

Vendor

Date Received

Shipped Via

23591

Jones and Harper Co.

9/1/2011

Vendor

Gambar 2.4 Receiving Report. Sumber: Hall (2013, p216)

Tiga pengecualian untuk proses ini adalah menerima jumlah barang berbeda dari jumlah yang dipesan, menerima barang yang rusak, atau menerima barang berkualitas rendah yang gagal dalam pemeriksaan. Dalam ketiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan vendor. Biasanya vendor akan memberikan perusahaan izin untuk memperbaiki faktur untuk setiap perbedaan dalam kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas rendah, dokumen yang disebut debit memo disusun setelah vendor setuju untuk mengambil kembali barang atau mengabulkan penurunan harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang diminta. Salah satu salinan debit memo dikirim ke vendor, yang kemudian menciptakan dan mengembalikan credit memo dalam pengakuannya. Departemen account payable diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada vendor. Salinan debit memo menyertai barang dari departemen pengiriman untuk mengotorisasi pengembalian kepada vendor.

Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas pekerja. Salah satu cara perusahaan meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mengharuskan penggunaan barcode, dimana hal ini merupakan salah satu pendekatan terkait penghitungan barang yang diterima, tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa kualitas.

2.2.3 Persetujuan Faktur Vendor

Aktivitas bisnis ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur yang dikeluarkan oleh vendor agar dapat melakukan pembayaran. Departemen account payable menyetujui faktur vendor untuk melakukan pembayaran. Kewajiban hukum untuk membayar vendor timbul pada saat barang diterima. Sebagian besar perusahaan mencatat hutang setelah menerima dan menyetujui faktur vendor. Perbedaan waktu biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari, namun perusahaan tetap membutuhkan jurnal penyesuaian yang tepat untuk mempersiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiskal.

Ketika faktur vendor diterima, departemen account payable bertanggung jawab untuk mencocokkan purchase order dan receiving report. Kombinasi dari faktur vendor dan dokumen pendukung terkait menciptakan apa yang disebut voucher package. Setelah diverifikasi, perusahaan menerima apa yang telah dipesan dan faktur disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk memproses faktur vendor, yaitu sistem voucher dan sistem non-voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (disertai dokumen pendukung) diposting ke catatan vendor perorangan dalam account payable file, kemudian disimpan dalam dalam open-invoice file. Ketika cek ditulis untuk membayar faktur, voucher package akan dihapus dari open-invoice file, faktur ditandai dan voucher package akan disimpan di paid-invoice file.

Dalam sistem voucher, dokumen tambahan disebut disbursement voucher, juga dibuat ketika faktur vendor disetujui untuk melakukan pembayaran. Disbursement voucher mengidentifikasi vendor, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan tunjangan.

Sistem voucher memiliki tiga kelebihan dibandingkan sistem non-voucher. Pertama, sistem voucher mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur dapat dimasukkan ke dalam satu disbursement voucher. Kedua, dikarenakan disbursement voucher adalah dokumen yang dihasilkan secara internal, maka voucher dapat diberi nomor sebelumnya untuk memudahkan dalam melacak semua hutang. Ketiga, dikarenakan voucher memberikan catatan eksplisit bahwa faktur vendor yang telah disetujui untuk pembayaran, maka voucher difasilitasi dengan pemisahkan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran tagihan. Hal ini memudahkan untuk menjadwalkan baik aktivitas maupun memaksimalkan efisiensi.

Invoice NumberInvoice DateNet AmountInvoice Amount

Prepared by:

R. Kelly

24849/4/2011$1,500

26719/6/2011$1,000

26909/8/2011$525

Discount Amount

$25

$1,500

$1,000

$500

1620 North Main St.

Bethlehem PA 18017

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

Cash Disbursement Voucher

Disburse Check to:Jones and Harper Co.

Date9/12/2011

Approved by:

J. Norman

Total AmountAccount Debited

4001$3,000

No.1870

Gambar 2.5 Cash Disbursement Voucher. Sumber: Hall (2013, p219)

Untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan telah mengetahui harga barang dan jasa pada saat melakukan pemesanan. Setelah penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang dibutuhkan sudah dikenali. Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS). ERS menggantikan proses tradisional three-way matching process; yang terdiri dari faktur vendor, receiving report dan purchase order; dengan two-way match; yang hanya terdiri dari purchase order dan receiving report. ERS dapat menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan dan jumlah ketidaksesuaian potensial. ERS juga menghemat waktu dan biaya vendor untuk menghasilkan dan melacak faktur.

2.2.4 Pengeluaran Kas

Aktivitas bisnis terakhir pada siklus pengeluaran adalah melakukan pembayaran kepada vendor. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran tagihan vendor. Hal ini memisahkan fungsi penjagaan yang dilakukan oleh kasir, fungsi otorisasi dilakukan oleh pembelian, dan fungsi pencatatan dilakukan oleh departemen account payable. Pembayaran dilakukan setelah invoice diterima dari vendor. Kasir harus membandingkan form Purchase Order, laporan penerimaan, dan invoice untuk memastikan ketiga hal tersebut sama (Ahlawat dan Vincelette, 2012). Meskipun pembayaran banyak dilakukan dengan menggunakan cek, namun penggunaan EFT (Electronic Funds Transfer) dan FEDI (Financial Electronic Data Interchange) juga sering digunakan oleh perusahaan.

2.3 Siklus Pendapatan

2.3.1 Pengertian Penjualan

Menurut Werren, Reeve, dan Fess (2013,p.232), Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik tunai maupun kredit. Menurut Gelinas, Sutton, dan Hunton(2008,P.350), Penjualan adalah pertimbangan sebuah struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode-metode, dan kendali-kendali yang didesain untuk memperoleh tujuan tertentu.

Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisis, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. The objective of accounting information system is to collect and store data about business processes that can be used to generate a meaningful output for decision makers. (Brown, Iflysses J, III; Park, Yonpae; Jung, Sungwoo. Research in Higher Education Journal 8 (Aug 2010): 1-8. The effects of students knowledge and attitude on the classroom performances).

Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah hasil dari kesepakatan antara penjual dan pembeli untuk barang maupun jasa yang dijual.Baik secara tunai atau kredit. Menurut pembayarannya penjualan dibagi menjadi 2 yaitu :

2.3.1.1 Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi (2010,p.455) Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dengan mewajibkan pembeli membayar semua nominal transaksi penjualan tersebut.

2.3.1.2 Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2010,p.210) Penjualan kredit adalah penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dengan memenuhi semua barang sesuai order yang diterima oleh pembeli dan menagih dalam jangka waktu tertentu.

2.3.2Pengertian Piutang Dagang

Menurut Kieso , Weygandt dan Warfield (2010,p.318), piutang adalah klaim yang diberikan terhadap pelanggan dan yang lainnya untuk mendapatkan uang, barang atau jasa. Menurut Warren (2009,p.298), istilah piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya.

Menurut PSAK no.9, piutang dagang meliputi piutang yang timbul karena penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa piutang dagang adalah suatu hak perusahaan yang ditimbulkan karena adanya penjualan produk atau penyerahan jasa kepada pelanggan.

2.3.3 Pengertian Piutang Tak Tertagih

Menurut Reeve, Warren dan Dunhac (2009,p398), terdapat dua metode akuntansi untuk mencatat piutang dan diperkirakan tidak akan tertagih. Metode penyisihan (allowance method) membuat akun beban piutang taktertagih dimuka sebelum piutang tersebut dihapus.Prosedur lainnya, yang dinamakan dengan metode penghapusan langsung (direct write-off method), mengakui beban hanya pada saat piutang dianggap benar-benar tidak dapat tertagih lagi.Metode penghapusan langsung sering digunakan oleh perusahaan kecil dan perusahaan dengan sedikit piutang.

2.3.4 Pengertian Penerimaan Kas

Menurut Romney dan Steinbart (2008,p371), Aktivitas terakhir di dalam siklus pendapatan berhubungan dengan penerimaan kas. Kasir akan melaporkan penerimaan, menangani remittance pelanggan dan akan menyetorkan uang ke bank.

Menurut Mulyadi (2010,p439), Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai maupun piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.

2.3.5 Jurnal

Menurut Kieso, Weygandt dan Kimmel (2010,p55), Jurnal disebut sebagai buku entri asli. Untuk setiap transaksi jurnal menunjukkan efek debet dan kredit pada akun khusus. Jurnal-jurnal yang berhubungan dengan transaksi penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas serta retur penjualan adalah sebagai berikut :

1. Jurnal penjualan tunai

Tabel 2.1 Jurnal Penjualan Tunai

Deskripsi

Debit

Kredit

Kas

XXXX

Penjualan

XXXX

Harga Pokok Penjualan

XXXX

Persediaan

XXXX

2. Jurnal penjualan kredit

Tabel 2.2 Jurnal Penjualan Kredit

Deskripsi

Debit

Kredit

Piutang Dagang

XXXX

Penjualan

XXXX

Harga Pokok Penjualan

XXXX

Persediaan

XXXX

3. Jurnal penerimaan kas dari piutang

Tabel 2.3 Jurnal Penerimaan kas

Deskripsi

Debit

Kredit

Kas

XXXX

Piutang Dagang

XXXX

4. Jurnal retur penjualan

Tabel 2.4 Jurnal Retur Penjualan

Deskripsi

Debit

Kredit

Retur dan Potongan Penjualan

XXXX

Piutang Dagang

XXXX

Persediaan

XXXX

Harga Pokok Penjualan

XXXX

2.4 Pengendalian Internal

2.4.1 Definisi Pengendalian Internal

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai terkait dengan pencapaian tujuan dalam kategori efektivitas dan efesiensi operasi, kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Rama dan Jones, 2006, p103). Sedangkan menurut Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p348), pengendalian internal terdiri dari semua metode terkait dan langkah-langkah yang diadopsi sebuah perusahaan untuk mengamankan aset, meningkatkan kehandalan catatan akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan.

Pengendalian internal merupakan sistem yang sangat penting dan dapat diterapkan pada perusahaan berskala besar, menengah, maupun kecil. Sistem pengendalian internal memiliki fungsi krusial, yaitu mencegah terjadinya penyimpangan terhadap tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Pengendalian internal juga dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan dan kecurangan yang mungkin akan terjadi, sehingga solusi dapat dicari dan kecurangan serupa tidak akan terjadi lagi di masa depan.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan langkah-langkah yang diambil perusahaan dan dikendalikan oleh dewan direksi untuk mencapai tujuan dalam efektivitas dan efesiensi operasi, kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

2.4.2 Komponen Pengendalian Internal

Commitee of Sponsoring Organizations (COSO) menunjukkan lima komponen pengendalian internal dalam buku berjudul Accounting Information Systems karangan Rama dan Jones (2006, p105), yaitu:

1. Control Environment

Pengendalian lingkungan mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, filosofi, dan gaya operasi manajemen.

2. Risk Assessment

Penilaian resiko merupakan penetapan yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan resiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

3. Control Activities

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko-resiko yang dihadapi perusahaan. Aktivitas pengendalian termasuk tinjauan kinerja, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.

4. Information and Communication

Informasi berisi kumpulan prosedur, baik otomatisasi maupun manual, dan catatan yang dibuat untuk menilai, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Sedangkan komunikasi melibatkan penyediaan pemahaman peran dan tanggung jawab individu.

5. Monitoring

Sistem pengendalian internal harus diawasi secara berkala oleh manajemen untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.

2.4.3 Prinsip-Prinsip Kegiataan Pengendalian Internal

Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p349) menyatakan dalam bukunya yang berjudul Accounting Principles, bahwa dalam melakukan kegiatan pengendalian, terdapat enam prinsip yang harus dipatuhi, adalah:

1. Establishment of Responsibility

Prinsip penting dari pengendalian internal adalah menetapkan tanggung jawab kepada karyawan tertentu. Pengendalian yang paling efektif adalah ketika hanya satu orang karyawan saja yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Membangun tanggung jawab seringkali membatasi akses hanya untuk personil yang berwenang, kemudian mengidentifikasi personil. Contohnya adalah mengidentifikasi password yang melacak orang yang membuat jurnal, melakukan penjualan, memasuki gudang persediaan pada waktu tertentu, dan lain sebagainya.

2. Segregation of Duties

Pemisahan tugas sangat diperlukan dalam sistem pengendalian internal. Terdapat dua cara umum dalam prinsip ini, yaitu individu berbeda bertanggung jawab atas pekerjaan yang saling berhubungan, dan tanggung jawab pencatatan pembukuan atas aset harus dipisahkan dari penyimpanan secara fisik atas aset tersebut. Dasar dari pemisahan tugas adalah pekerjaan dari seorang karyawan, tanpa duplikasi usaha, memberikan dasar yang dapat diandalkan untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan lain. Contohnya adalah personil yang mendesain dan memprogram sistem terkomputerisasi tidak boleh diberikan tugas yang berkaitan dengan penggunaan sistem sehari-hari.

3. Documentation Procedures

Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk dokumen. Pertama, jika memungkinkan, perusahaan harus menggunakan dokumen bernomor urut dan semua dokumen harus dihitung. Penomoran akan membantu untuk mencegah penomoran ganda. Kedua, sistem pengendali mengharuskan karyawan untuk meneruskan sumber dokumen untuk input transaksi akuntansi ke bagian keuangan dengan segera. Ukuran pengendalian membantu memastikan pencatatan transaksi tepat waktu dan memberikan kontribusi langsung dengan keakuratan dan kehandalan catatan akuntansi.

4. Physical Controls

Penggunaan kontrol fisik sangat penting. Pengendalian fisik berhubungan dengan pengamanan aset dan meningkatkan akurasi dan kehandalan catatan akuntansi.

5. Independent Internal Verification

Pada umumnya, sistem pengendalian internal menyediakan verifikasi internal independen. Prinsip ini termasuk meninjau data yang telah disiapkan oleh karyawan. Untuk memperoleh keuntungan maksimum, perusahaan harus memverifikasi pencatatan secara berkala atau secara mendadak. Seorang karyawan independen yang bertanggung jawab terhadap informasi harus melakukan verifikasi atas data yang diterima. Dan jika terjadi perbedaan dan pengecualian, hal tersebut harus segera dilaporkan kepada level manajemen yang bisa mengambil keputusan korektif secara tepat. Verifikasi internal independen sangat berguna dalam membandingkan akuntanbilitas dengan aset yang ada.

6. Human Resource Controls

Beberapa kegiatan pengendalian sumber daya manusia adalah mengawasi karyawan obligasi yang menangani uang tunai, menukar tugas karyawan dan mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, dan memeriksa latar belakang karyawan yang mendaftar ke perusahaan secara menyeluruh. Saat mengawasi karyawan obligasi yang menangani uang tunai, perusahaan melibatkan pengamanan kas dengan menggunakan dua cara, yaitu perusahaan asuransi mengamati secara hati-hati seluruh individu sebelum menambahkan mereka sebagai pemegang polis dan mungkin juga menolak aplikasi yang beresiko, dan karyawan yang terikat mengetahui bahwa perusahaan asuransi akan menuntut langsung semua pelaku. Pada saat menukar tugas karyawan dan mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, perusahaan banyak menemukan pencurian ketika karyawan sedang berlibur atau ditugaskan ke posisi baru. Langkah-langkah pencegahan dari percobaan pencurian harus dilakukan karena karyawan tidak akan mampu untuk menyembunyikan tindakan yang tidak benar secara permanen. Pada saat melakukan pemeriksaan latar belakang, ada dua cara yang harus dilakukan, yaitu memeriksa untuk melihat apakah pelamar kerja lulus dari kampus tempat mereka belajar dan tidak menggunakan nomor telepon dari pemberi kerja sebelumnya, namun melihatnya sendiri pelamarnya.

2.4.4 Tujuan Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart (2012, p204), tujuan pengendalian internal adalah:

1. Menjaga Aset Perusahaan

Dalam melakukan penjagaan atas aset perusahaan, pihak yang melakukan penyimpanan dan pencatatan aset harus dapat mencegah atau mendeteksi perolehan, penggunakan, atau pengeluaran kas yang tidak terotorisasi, sehingga nilai aset yang tercatat sama dengan nilai aset fisik yang dimiliki.

2. Memelihara Catatan Perusahaan

Pencatatan yang dilakukan perusahaan harus dicatat secara terperinci untuk memastikan bahwa laporan aset perusahaan bernilai wajar. Pemeliharaan catatan perusahaan akan cukup untuk menggambarkan aset perusahaan secara akurat.

3. Menyediakan Informasi yang Akurat dan Dapat Dipercaya

Informasi akan bernilai akurat dan dapat dipercaya jika informasi yang diberikan bernilai benar, berasal dari sumber terpercaya, terbebas dari kesalahan, dan mewakili kejadian perusahaan secara akurat.

4. Menyediakan Laporan Keuangan sesuai Kriteria yang Telah Ditetapkan

Laporan yang baik harus dibuat sesuai dengan format yang telah ditetapkan perusahaan agar tidak terjadi kerancuan dalam membaca informasi yang tertera pada laporan tersebut.

5. Memajukan dan Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dalam memajukan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, memastikan penerimaan dan pengeluaran perusahaan agar dibuat sesuai dengan otorisasi manajer dan direktur juga harus diterapkan.

6. Mendorong Kepatuhan Terhadap Kebijakan Manajerial yang telah Dirumuskan

Hukuman diperlukan untuk mendorong kepatuhan terhadap kebijakan manajerial. Contohnya karyawan yang melakukan kesalahan atau kelalaian akan memperoleh surat peringatan sebagai konsekuensi atas kesalahan yang telah diperbuat.

7. Mematuhi Hukum dan Peraturan yang Berlaku

Dalam pengendalian internal, hukum dan peraturan yang telah ditetapkan harus dipatuhi untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan yang akan terjadi.

2.4.5 Fungsi Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart (2012, p205), pengendalian internal memiliki tiga fungsi penting, yaitu:

1. Preventive Controls

Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk mencegah permasalahan sebelum masalah muncul. Contohnya mempekerjakan tenaga ahli, memisahkan tugas karyawan, dan mengendalikan akses fisik atas aset dan informasi secara efektif untuk melindungi aset dan informasi tersebut.

2. Detective Controls

Pengendalian detektif merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk menemukan masalah yang tidak dicegah. Contohnya meliputi pemeriksaan perhitungan ganda dan menyiapkan rekonsiliasi bank.

3. Corrective Controls

Pengendalian perbaikan merupakan pengendalian yang memilik fungsi untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta memulihkan diri dari kesalahan yang dihasilkan. Contohnya menjaga salinan cadangan dari file, mengkoreksi kesalahan entri data, dan mengirimkan kembali transaksi untuk diproses selanjutnya.

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem

2.5.1 Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi pecahan-pecahan komponen untuk mempelajari kinerja dan interaksi komponen tersebut untuk mencapai tujuan (Whitten, Bentley, dan Dittman, 2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), analisis sistem mendefinisikan semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukkan bahwa interaksi pengguna diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Tahapan analisis digunakan untuk membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi dengan baik, mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditangani, memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan mengidentifikasi masalah serta mencari solusinya (Widjaya, 2012). Tahapan analisis merupakan tahap yang paling penting karena kesalahan pada tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap-tahap selanjutnya. Tujuan dari analisis sistem adalah mengevaluasi sistem yang telah ada, merumuskan tujuan yang ingin dicapai, dan menyusun rencana pengembangan sistem. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan analisis sistem adalah mempelajari permasalahan secara rinci, menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah, dan membuat pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara terkomputerisasi.

Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah teknik penguraian sistem menjadi pecahan-pecahan komponen dengan tujuan untuk mempelajari interaksi komponen dimana interaksi pengguna juga diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

2.5.2 Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan pelengkap dalam teknik pemecahan masalah yang menata ulang pecahan-pecahan komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap (Whitten, Bentley, dan Dittman, 2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), perancangan sistem mendefinisikan semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan alat di dalam sistem, menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan pekerjaan dan menyempurnakan masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa khusus.

Tahapan perancangan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Tahapan ini juga merupakan persiapan untuk implementasi sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan memberikan gambaran dan perancangan yang lengkap kepada programmer dan expert yang terlibat dalam pembuatan sistem. Namun, tujuan utama dari tahapan perancangan adalah untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang baik (Widjaya, 2012).

Beberapa hal yang harus diteliti sebelum membuat perancangan sistem adalah menentukan ruang lingkup atau batasan sistem, menentukan hasil yang diharapkan sistem, dan menentukan pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Teknik dokumentasi perancangan sistem yang kerap digunakan oleh perusahaan adalah data flow diagram atau flowchart. Perancangan sistem merupakan uraian dari analisis sistem sebelumnya yang menghasilkan sistem baru, dimana sistem yang dihasilkan akan lebih baik dari sistem sebelumnya.

Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan teknik penataulangan pecahan-pecahan komponen yang diperlukan untuk berkomunikasi, mengenai cara kompenen berinteraksi, dengan orang dan sistem.

2.5.3 Teknik Dokumentasi Sistem

Dokumentasi meliputi narasi, flowchart, diagram, dan dokumen-dokumen tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan ke dalam sistem, diolah, disimpan, menghasilkan output, dan sistem kontrol. Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram. Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram, flowchart, tables, dan bahkan ada juga yang dilengkapi dengan deskripsi narasi yang menuliskan langkah-langkah komponen sistem beserta interaksinya. Walaupun terdapat banyak teknik dalam mendokumentasikan sistem, namun alat dokumentasi sistem yang paling umum digunakan adalah flowchart.

Umumnya, seluruh bidang membutuhkan alat dokumentasi untuk memahami prosedur yang dijalankan, baik secara otomatis maupun secara manual. Salah satu cara untuk memahami hal ini adalah dengan menggunakan flowchart untuk mendokumentasikan sistem yang ada, karena penggambaran secara grafis lebih mudah dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang dimiliki. Alat dokumentasi ini juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem. Pihak-pihak yang mengembangkan aplikasi sistem informasi akan kerap berubah anggotanya, sehingga keberadaan alat dokumentasi ini akan membantu anggota baru untuk mempelajari sistem yang telah ada dan dapat melakukan pembelajaran dengan cepat.

Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis (Romney dan Steinbart, 2012, p75). Flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi perusahaan yang mengalirkan data melalui sistem. Flowchart digunakan untuk mencatat bagaimana proses bisnis dilakukan dan dokumen dialirkan, serta menganalisis bagaimana meningkatkan proses dan aliran dokumen. Diagram ini dapat memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah di dalam proses dengan cara menyederhanakan rangkaian prosedur sehingga memudahkan pengguna dalam memahami informasi.

Flowchart memiliki kelebihan yang signifikan. Gambar lebih mudah dipahami daripada deskripsi narasi. Para pemilik bisnis kerap menggunakan flowchart sebagai alat kerja selama diskusi. Flowchart yang terkomputerisasi akan mempermudah pengambilan dan pencatatan data sehingga data dapat direvisi dengan cepat.

Flowchart juga memiliki kelemahan dalam prosesnya. Pihak yang tidak memahami cara menggambar flowchart akan kesulitan dalam menggambarnya dan memakan waktu lama untuk mempersiapkannya. Flowchart tidak akan membantu sebagaimana seharusnya jika pihak yang membuat flowchart tidak terlatih.

Simbol flowchart terbagi menjadi empat kategori, yaitu:

a. Input/Output Symbols

Merupakan media yang memberikan masukan atau mencatat keluaran dari operasi pengolahan.

b. Processing Symbols

Menunjukkan jenis media yang digunakan untuk mengolah data atau mengindikasikan ketika proses dilakukan secara manual.

c. Storage Symbols

Merupakan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data.

d. Flow and Miecellaneous Symbols

Menunjukkan aliran data, dimana flowchart dimulai atau berakhir, dimana keputusan dibuat, dan kapan harus menambahkan penjelasan untuk flowchart.

Document

Input/Output;

Journal/Ledger

Display

Online Keying

Terminal or

Personal Computer

1

2

3

Multiple copies of

one document

A document or report

Illustrated by overlaping the document symbol

and printing the document number on the face

of the document in the upper right corner

Any input or output function on a program

flowchart. Also used to represent accounting

journals and ledgers in a document flowchart

Information displayed by an online output

device such as a terminal, monitor, or screen

Data entry by online devices, such as a

terminal or personal computer

The display and online keying symbols are

used together to represent terminals,

personal computers, and other electronic

devices capable of both input and output

Transmittal Tape

Manually prepared control totals; used for

control purposes to compare to computer-

generated totals

SymbolNameExplanation

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

PROCESSING SYMBOLS

Computer

Processing

Manual Operation

A computer-performed processing function;

usually results in a change in data or

information

A processing operation performed manually

Auxiliary

Operation

A processing function performed by a device

that is not a computer

Off-line Keying

An operation utilizing an off-line keying device

(e.g., key to disk, off-line cash register)

Gambar 2.10 Common Flowcharting Symbols. Sumber: Romney dan Steinbart

(2012, p76)

Magnetic Disk/

Drive

File

Magnetic Tape

Data stored on a magnetic disk or drive

Data stored on a magnetic type

File of documents manually stored and

retrieved; following letters indicate file-

ordering sequence: N = numerically, A =

alphabetically, D = by date

SymbolNameExplanation

STORAGE SYMBOLS

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

Decision

Direction of processing or document flow;

normal flow is down and to the right

A beginning, end, or point of interruption in a

process or program; also used to indicate an

external party

N

Document or

Processing Flow

Data/Information

Flow

Communication

Link

On-Page Connector

Off-Page

Connector

Terminal

Annotation

Direction of data/information flow; often used

to show data copied from one document to

another

Transmission of data from one geographic

location to another via communication lines

Connects the processing flow on the same

page; its usage avoids lines crisscrossing a

page

An entry from, or an exit to, another page

A decision-making step; used in a program

flowchart to show branching to alternative

paths

Addition of descriptive comments or

explanatory notes as clarification

Gambar 2.11 Common Flowcharting Symbols (Continue). Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p77)

2.5.4 Object Oriented Analysis and Design

Dalam mengembangkan sebuah sistem, perusahaan kerap menggunakan pendekatan berorientasi objek (object oriented approach) dalam melakukan perancangan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), pendekatan berorientasi objek adalah suatu pendekatan pengembangan sistem yang memandang sistem informasi sebagai kumpulan objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk menyelesaikan tugas-tugas.

2.5.5 System Requirement Analysis

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p129), system requirement merupakan spesifikasi yang menentukan fungsi yang harus disediakan oleh sistem. Analisis membagi system requirement menjadi dua kategori, yaitu functional requirement dan nonfunctional requirement. Functional requirement adalah aktivitas atau proses yang harus sistem lakukan, seperti penggunaan sistem untuk kegiatan bisnis. Nonfunctional requirement adalah karakteristik sistem selain kegiatan yang melakukan atau mendukung, seperti kebutuhan teknis, kebutuhan kinerja, kebutuhan kegunaan, kebutuhan keandalan, kebutuhan keamanan.

Kedua system requirement diperlukan untuk melengkapi definisi dari sebuah sistem baru. Funcional requirement didokumentasikan dalam grafis dan model tekstual, sedangkan nonfunctional requirement didokumentasikan pada deskripsi naratif yang menyertai model.

2.5.6 Activity Diagram

Activity Diagram adalah jenis diagram workflow yang menggambarkan aktivitas pengguna dan aliran sekuensial mereka (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p144). Ketika analis mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis, analis perlu mendokumentasi hasil. Salah satu cara efektif untuk menangkap informasi adalah melalui penggunaan activity diagram. Activity diagram memudahkan analis dalam memvisualisasi aktivitas, sehingga analis dapat memeriksakannya kepada pengguna untuk memastikan kebenarannya. Activity diagram merupakan mekanisme komunikasi yang kuat antar pembuat sistem dan pengguna. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan diagram adalah:

1. Swimlane

Area persegi panjang yang mewakili aktivitas yang dilakukan oleh agen tunggal.

2. Starting Activity (Pseudo)

Simbol yang menunjukkan dimulainya aktivitas.

3. Transition Arrow

Simbol yang berupa garis penunjuk arah yang mewakili urutan aktivitas.

4. Activity

Simbol yang menggambarkan aktivitas individu dalam workflow.

5. Ending Activity (Pseudo)

Simbol yang menunjukkan berakhirnya aktivitas.

6. Synchronization bar

Simbol yang digunakan untuk mengontrol pemecahan atau menyatuan jalur sekuensial.

7. Diamond

Simbol yang merupakan titik keputusan dimana aliran proses akan mengikuti satu jalur atau jalur lainnya.

Gambar 2.12 Activity Diagram Symbols. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p145)

2.5.7 Use Case Diagram

Use case adalah diagram yang menunjukkan berbagai peran pengguna dan cara pengguna berinteraksi dengan sistem (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213). Use case digambarkan sebagai sebuah stick figure sederhana yang mewakili actor (tangan ditunjukan langsung mengakses ke sistem). Actor diberi nama sesuai dengan ciri yang diperankannya. Use case sendiri dilambangkan sebagai sebuah oval dengan nama use case didalamnya. Connecting line yang menghubungkan actor dengan use case menunjukan bahwa actor memanfaatkan sistemnya.

Gambar 2.13 Simple use case with an actor. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p215)

Pada contoh dibawah ini, order clerk dan customer diizinkan untuk mengakses sistem secara langsung. Hal ini ditandai dengan garis penghubung dan setiap actor dapat menggunakan use case. Boundary line disebut automation boundary juga digambar disekitar use case sebagai batas antara lingkungan dimana actor berada dan komponen internal dari sistem komputer.

Gambar 2.14 A Use Case Diagram, Showing a System Boundary. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p216)

Sistem diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Sebagai pihak yang bertugas untuk merancang dan mendesain sistem, pembuat sistem harus memahami seluruh langkah-langkah secara rinci. Setiap detail informasi dalam use case akan dituliskan dalam use case description. Use case description menjelaskan tentang use case sistem yang mencakup seluruh urutan langkah untuk menyelesaikan suatu proses bisnis. Deskripsi dapat berlangsung singkat jika sistem yang dikembangkan tidak rumit. Namun, secara umum use case cukup kompleks untuk dikembangkan.

Fully developed description adalah metode yang paling formal untuk mendokumentasikan use case. Detail yang banyak memberikan gambaran bagaimana internal flow dari suatu aktitivitas terjadi. Kelebihan use case description adalah memberikan pengertian menyeluruh dalam bisnis dan mengetahui bagaimana cara sistem mendukung proses bisnis tersebut. Walaupun akan menambah pekerjaan untuk mendefinisikan seluruh komponen, namun metode ini lebih disukai karena menggambarkan aktivitas internal flow untuk use case.

Use Case Name:

Scenario:

Triggering Event:

Brief Description:

Actors:

Related Use Cases:

Stakeholders:

Preconditions:

Postconditions:

Flow of Events:

Exception

Conditions:

Create new order

Create new telephone order

Customer telephones RMO to purchase items from the catalog.

When customer calls to order, the order clerk and system verify customer information, create a new

order, add items to the order, verify payment, create the order transaction, and finalize the order.

Telephone sales clerk

Includes: Check item availability

Sales department: to provide primary definition

Shipping department: to verify that information content is adequate for fulfillment

Marketing department: to collect customer statistics for studies o buying patterns

Customer must exist.

Catalog, products, and inventory items must exist for requested items.

Order and order line items must be created.

Order transaction must be created for the order payment.

Inventory items must have the quantity on hand updated.

The order must be related (associated) to a customer.

Actor

If customer does not exist, then the clerk pauses this use case and invokesMaintain customer

informationuse case.

System

Sales clerk answers telephone and connects to a customer.

Clerk verifies customer information.

Create a new order.Clerk initiates the creation of a new order.

Customer requests an item be added to the order.

Display item information.Clerk verifies the item (Check item availabilityuse case).

Add an order item.Clerk adds item to the order.

Repeat steps 4, 5, and 6 until all items are added to the order.

Complete order.Customer indicates end of order; clerk enters end of order.

Compute totals.

Customer submit payments; clerk enters amount.Verify payment.

Create order transaction.

Finalize order.

1.

2.

3.

5.

4.

6.

7.

9.

8.

3.1

5.1

6.1

8.1

8.2

9.1

9.2

9.3

2.1

2.2

4.1

9.1

If customer has a credit hold, then clerk transfers the customer to a customer service

representative.

If an item is not in stock, then customer can

a. Choose not to purchase item, or

b. Request item be added as a back-ordered item.

If customer payment is rejected due to bad-credit verification, then

a. Order is canceled, or

b. Order is put on hold until check is received.

s

Gambar 2.15 Fully Developed Description. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p223)

2.5.8 Class Diagram

Class diagram adalah diagram yang menunjukkan hal-hal penting dalam pekerjaan pengguna, seperti problem domain classes, associations, dan attributes (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p184). Class diagram merupakan pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi objek, serta merupakan gambaran mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur (Lianawati dan Meutia, 2012). Pada class diagram, persegi panjang mewakili class dan garis yang menghubungkan persegi panjang menggambarkan association antar kelas. Simbol dari class terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian atas disebut name, bagian tengah disebut attributes, dan bagian bawah disebut methods.

Gambar 2.16 Notasi Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p185)

Dalam perancangannya, class diagram memiliki dua rancangan. Kedua rancangan class diagram tersebut adalah:

1. Domain Class Diagram

Pada Domain Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi panjang yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu name dan attributes yang dihubungkan dengan sebuah garis yang menghubungkan antar class. Garis ini melambangkan tipe-tipe relationship dan juga dapat menampilkan hukum-hukum multiplisitas pada sebuah relationship (one-to-one, one-to-many, many-to-many). Khusus pada Domain Class Diagram, methods tidak perlu diisi.

Gambar 2.17 Domain Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p310)

2. Updated Class Diagram

Pada Updated Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi panjang yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu name, attributes, dan methods yang dikembangkan dengan memperluas model Domain Class Diagram. Untuk membuat Updated Class Diagram, maka perancang sistem memerlukan tiga langkah, yaitu mengelaborasi attributes dengan tipe dan nilai informasi inisial, menambahkan methods, dan menambahkan panah navigasi visibilitas.

Gambar 2.18 Updated Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p340)

2.5.9 Three Layer Sequence Diagram

System Sequence Diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara aktor eksternal dan sistem selama use case atau skenario (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213). System Sequence Diagram digunakan dalam hubungannya dengan gambaran rinci atau dengan activity diagram untuk menunjukkan langkah-langkah proses dan interaksi antara aktor dan sistem. Dalam system sequence diagram, informasi yang mengalir masuk dan keluar dari sistem disebut message.

System Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan arus informasi masuk dan keluar dari sistem otomatis. Dalam pendekatan berorientasi objek, arus informasi dicapai melalui pengiriman pesan baik ke atau dari aktor, atau bolak-balik antara objek internal. Perbedaan antara use case diagram dan system sequence diagram adalah dalam use case diagram, aktor menggunakan sistem, dan dalam system sequence diagram lebih ditekankan pada bagaimana aktor berinteraksi dengan sistem, yaitu dengan cara memasukkan data input dan menerima data output.

Gambar 2.19 Sample System Sequence Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p229)

Kotak yang berlabel :System adalah objek yang mewakili seluruh sistem otomatis. Notasi merupakan persegi panjang dengan nama objek yang digarisbawahi. Dalam interaction diagram, pesan dikirim dan diterima oleh objek individu, bukan oleh kelas. Dalam system sequence diagram, objek yang disertakan adalah objek yang mewakili seluruh sistem. Dibawah aktor dan :System ada garis putus-putus vertikal yang disebut lifeline. Lifeline hanyalah perpanjangan dari objek, baik aktor atau objek, sepanjang durasi system sequence diagram.

Arrow antara lifeline mewakili pesan yang dikirim atau diterima oleh aktor atau sistem. Setiap arrow memiliki asal dan tujuan. Asal dari pesan adalah aktor atau objek yang mengirimnya, ditunjukkan oleh lifeline pada ekor panah. Dengan cara yang sama, tujuan pesan dari aktor atau objek ditunjukkan oleh lifeline yang disentuh oleh kepala panah. Tujuan dari lifeline adalah untuk menunjukkan urutan dari pesan yang dikirim dan diterima oleh aktor dan objek. Urutan dari pesan dibaca dari atas ke bawah dalam diagram.

Pesan diberi label untuk menggambarkan kedua tujuan pesan dan setiap data input yang dikirim. Arrow digunakan untuk menunjukkan kedua pesan dan data input. Pada sequence diagram, pesan dianggap sebagai suatu tindakan yang dipanggil objek tujuan, seperti perintah.

Return message memiliki arti dan format yang sedikit berbeda. Notasi pada return message digambarkan sebagai panah putus-putus (dashed arrow). Panah putus-putus digunakan untuk menunjukkan respon atau jawaban.

Three Layer Sequence Diagram merupakan diagram yang kompleks, namun merupakan diagram yang sempurna karena memberikan dasar dalam perencanaan use case. Perencanaan proses yang terperinci menyebabkan perancang sistem dapat memahami kompleksitas dari setiap use case untuk pembuatan program tanpa mengalami kesulitan. Hal yang harus dicatat adalah tidak ada elemen desain yang ditambahkan untuk menutupi error handling atau kegagalan pada use case.

Gambar 2.20 Completed Three Layer Design Sequence Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p325)

2.5.10 Package Diagram

Package Diagram adalah diagram tingkat tinggi sederhana yang memungkinkan perancang sistem menghubungkan semua class dalam group terkait (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p339). Package diagram dapat menggunakan paket yang berisi use case untuk menggambarkan fungsi sistem perangkat lunak. Package diagram juga dapat menggunakan paket yang mewakili berbagai lapisan sistem software untuk menggambarkan arsitektur berlapis dari sistem perangkat lunak. Ketergantungan antara paket ini dapat dihiasi dengan label/stereotip untuk menunjukkan mekanisme komunikasi antara lapisan. Notasi package diagram dalam bentuk tab persegi panjang. Nama package ditampilkan dalam tab. Pada gambar 2.21, semua class dalam package ditempatkan dalam tab persegi panjang.

Domain Layer

Data Access Layer

ProductQueryOrderWindow

MainWindow

NewItemWindow

Catalog

CustomerOrder

ProductItem

OrderItem

InventoryItem

OrderTransaction

AvailabilityHandlerOrderHandler

CatalogProduct

CatalogDA

OrderDA

CatalogProductDAProductItemDA

OrderItemDA

InventoryDA

OrdTransactionDACustomerDA

View Layer

Gambar 2.21 Package Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p341)

2.5.11 User Interfaces

User interfaces adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi dari pengguna sistem untuk menghasilkan input dan output (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p442). User interface melibatkan input dan output yang langsung melibatkan pengguna dan memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. User interface berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan proses bisnis sehingga user interface harus bersifat user oriented agar dapat mempermudah pengguna dalam memasukan data dan menerima hasil dari proses. User interface terhubung langsung dengan sistem, sehingga pengguna dapat memasukan data kedalam sistem melalui user interface dan menerima informasi yang diperlukan melalui tampilkan komputer.

2.5.12 Laporan

Laporan adalah data-data yang disajikan mengikuti format tertentu (Jones dan Rama, 2006, p201). Menurut Jones dan Rama (2006, p212), terdapat empat model laporan yang digunakan dalam pelaporannya, yaitu simple list report, grouped detail report, summary report, dan single entity report. Simple list report adalah laporan yang berisi daftar transaksi, contohnya daftar transaksi penjualan. Grouped detail report adalah laporan yang berisi daftar transaksi yang dikelompokkan oleh kategori tertentu, contohnya daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasakan jenis produk yang dijual dengan subtotal tertentu. Summary report adalah laporan yang berisi ringkasan atas proses bisnis yang dipilih, contohnya ringkasan total penjualan untuk setiap produk tanpa menampilkan daftar transaksi penjualan individu. Single entity report adalah laporan yang menjelaskan satu peristiwa saja, contohnya faktur penjualan yang memberikan rincian satu transaksi.

Laporan merupakan sekumpulan informasi yang dapat ditampilkan pada layar komputer atau dicetak. Pelaporan melibatkan penggabungan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi terkait peristiwa yang terjadi, agen yang terlibat, dan produk/jasa yang dijual atau dibeli dalam berbagai cara. Laporan termasuk bagian yang tak terpisahkan dari proses bisnis dan merupakan hasil akhir proses sehingga memiliki nilai bagi pengguna akhir dalam mengambil keputusan.

Dates:Order by:

SaleProductQuantity SoldPriceExtended Price

20110113$2.00$26.00

20110311.501.50

202101141.5021.00

20210223.006.00

203101102.0020.00

20410213.003.00

Total$77.50

12/15/06-12/16/06;Sale

INVENTORY SALES

Gambar 2.22 Simple Event List. Sumber: Rama dan Jones (2006, p221)

Dates:Products:

SaleQuantity SoldPriceExtended Price

20113$2.00$26.00

20111.501.50

202141.5021.00

20223.006.00

203102.0020.00

20413.003.00

12/15/06-12/16/06;101-103

INVENTORY SALES BY PRODUCT

Group by Product

Product 101:

$67.0037Subtotal

Product 102:

$9.003Subtotal

Product 103:

$1.501Subtotal

Grand Total$77.50

Gambar 2.23 Grouped Event Detail Reports. Sumber: Rama dan Jones (2006, p222)

Dates:Type:

ProductTotal QuantityTotal Sales

10137$67.00

10239.00

10311.50

$77.50

12/15/06-12/16/06;Sale

SALES SUMMARIZED BY PRODUCT

Total

Products:101-103Summarize by: Product

Gambar 2.24 Event Summary Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p224)

Date:Sale:

ProductQuantity SoldPriceExtended Price

10113$2.00$26.00

10311.501.50

$28.33

12/15/03201

RECEIPT

FAIRHAVEN CONVENIENCE STORE

Description

Regular Gas

Antifreeze

Subtotal

Tax

Total

$27.50

0.83

Gambar 2.25 Single Event Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p225)

2.6 Kerangka Pikir

Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada CV Sumber Makmur, penulis menyusun suatu bagan yang merupakan kerangka pikir dari penelitian. Penelitian ini terbagi menjadi tiga tahapan yaitu tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap penyelesaian.

Tahap pertama yaitu tahap perencanaan. Pada tahap ini, penulis akan mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi masalah terkait pembelian yang terjadi pada CV Sumber Makmur, memberi batasan-batasan yang akan dibahas dalam ruang lingkup, dan mencari tahu proses pembelian yang telah dilakukan oleh CV Sumber Makmur. Penulis juga mencari dan mengumpulkan data-data terkait dengan proses pembelian perusahaan, seperti prosedur dan dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan.

Tahap kedua yaitu tahap pelaksanaan. Pada tahap ini, penulis akan menganalisis unsur-unsur terkait dan mengemukakan teori-teori yang relevan dengan masalah yang diteliti, serta menganalisis prosedur pembelian yang telah dibuat. Setelah melakukan analisis, maka penulis akan menyusun perancangan prosedur pembelian perusahaan dalam bentuk sistem informasi beserta rancangan sistem yang diperlukan. Dan tahap terakhir adalah tahap penyelesaian, yaitu tahap dimana hasil dan perancangan sistem akan dipaparkan dalam simpulan dan saran dari penelitian yang telah dilakukan.

Berdasarkan kerangka pikir yang telah dijelaskan diatas, maka dalam penulisan skripsi ini, penulis menggambarkannya seperti pada gambar 2.26. Hasil yang diharapkan adalah sebuah aplikasi yang dapat mengintegrasikan seluruh sistem, sehingga informasi dapat diterima lebih cepat dan dapat menjawab kebutuhan pengambil keputusan.

IDENTIFIKASI MASALAH

RUANG LINGKUP

TUJUAN DAN MANFAAT

PERUMUSAN MASALAH

PROSEDUR PEMBELIANDAN

PENJUALAN

STUDI KEPUSTAKAAN

TAHAP PERENCANAAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM

TAHAP PELAKSANAAN

SIMPULAN DAN SARAN

TAHAP PENYELESAIAN

Gambar 2.26 Kerangka Pikir

7

_1522953025.vsd

Disburse Check to:

Jones and Harper Co.

Invoice Number

Invoice Date

Net Amount

Invoice Amount

Approved by:

Prepared by:

J. Norman

R. Kelly

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

Cash Disbursement Voucher

1620 North Main St.

2484

9/4/2011

$1,500

$1,500

2671

9/6/2011

$1,000

$1,000

2690

9/8/2011

$525

$500

Total Amount

$3,000

Bethlehem PA 18017

Date

9/12/2011

Account Debited

Discount Amount

4001

No.

$25

1870

_1522953030.vsd

View Layer

Data Access Layer

ProductQuery

OrderWindow

MainWindow

NewItemWindow

Catalog

Order

Customer

CatalogProduct

ProductItem

OrderItem

InventoryItem

OrderTransaction

AvailabilityHandler

OrderHandler

CustomerDA

CatalogDA

OrderDA

CatalogProductDA

ProductItemDA

OrderItemDA

InventoryDA

OrdTransactionDA

Domain Layer

_1522953032.vsd

Dates:

Products:

Sale

$67.00

Quantity Sold

Price

Extended Price

201

13

$2.00

$26.00

201

1

1.50

1.50

202

37

14

1.50

21.00

Subtotal

202

Product 102:

2

3.00

6.00

203

$9.00

10

2.00

20.00

204

1

3.00

3.00

3

Subtotal

Product 103:

$1.50

12/15/06-12/16/06;

101-103

INVENTORY SALES BY PRODUCT

Group by Product

Product 101:

1

Subtotal

Grand Total

$77.50

_1522953034.vsd

Date:

Sale:

FAIRHAVEN CONVENIENCE STORE

Product

Quantity Sold

Price

Extended Price

Description

101

13

$2.00

$26.00

Regular Gas

103

1

1.50

1.50

Antifreeze

Subtotal

Tax

Total

$27.50

0.83

$28.33

12/15/03

201

RECEIPT

_1522953035.vsd

System

Activity

IDENTIFIKASI MASALAH

RUANG LINGKUP

TUJUAN DAN MANFAAT

PERUMUSAN MASALAH

PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENJUALAN

STUDI KEPUSTAKAAN

TAHAP PERENCANAAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

TAHAP PELAKSANAAN

SIMPULAN DAN SARAN

TAHAP PENYELESAIAN

_1522953033.vsd

Dates:

Type:

Product

Total Quantity

Total

Total Sales

101

37

Products:

$67.00

101-103

102

3

Summarize by: Product

9.00

103

1

1.50

$77.50

12/15/06-12/16/06;

Sale

SALES SUMMARIZED BY PRODUCT

_1522953031.vsd

Dates:

Order by:

Sale

Product

Quantity Sold

Price

Extended Price

201

101

13

$2.00

$26.00

201

103

1

1.50

1.50

202

101

14

1.50

21.00

202

102

2

3.00

6.00

203

101

10

2.00

20.00

204

102

1

3.00

3.00

Total

$77.50

12/15/06-12/16/06;

Sale

INVENTORY SALES

_1522953027.vsd

The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle.

Magnetic Disk/Drive

File

N

Magnetic Tape

Document or Processing Flow

Data stored on a magnetic disk or drive

Data stored on a magnetic type

File of documents manually stored and retrieved; following letters indicate file-ordering sequence: N = numerically, A = alphabetically, D = by date

Data/Information Flow

Communication Link

On-Page Connector

Off-Page Connector

Terminal

Symbol

Name

Explanation

STORAGE SYMBOLS

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

Annotation

Direction of data/information flow; often used to show data copied from one document to another

Transmission of data from one geographic location to another via communication lines

Decision

Direction of processing or document flow; normal flow is down and to the right

A beginning, end, or point of interruption in a process or program; also used to indicate an external party

Connects the processing flow on the same page; its usage avoids lines crisscrossing a page

An entry from, or an exit to, another page

A decision-making step; used in a program flowchart to show branching to alternative paths

Addition of descriptive comments or explanatory notes as clarification

_1522953029.vsd

Use Case Name:

Scenario:

Triggering Event:

Brief Description:

Actors:

Related Use Cases:

Stakeholders:

Preconditions:

Postconditions:

Flow of Events:

Exception Conditions:

Create new order

Create new telephone order

Customer telephones RMO to purchase items from the catalog.

When customer calls to order, the order clerk and system verify customer information, create a new order, add items to the order, verify payment, create the order transaction, and finalize the order.

Telephone sales clerk

Includes: Check item availability

Sales department: to provide primary definitionShipping department: to verify that information content is adequate for fulfillmentMarketing department: to collect customer statistics for studies o buying patterns

Customer must exist.Catalog, products, and inventory items must exist for requested items.

Order and order line items must be created.Order transaction must be created for the order payment.Inventory items must have the quantity on hand updated.The order must be related (associated) to a customer.

Actor

If customer does not exist, then the clerk pauses this use case and invokes Maintain customer information use case.

System

6.1

Sales clerk answers telephone and connects to a customer.

8.1

Clerk verifies customer information.

Create a new order.

Clerk initiates the creation of a new order.

8.2

Customer requests an item be added to the order.

1.

Display item information.

Clerk verifies the item (Check item availability use case).

Add an order item.

Clerk adds item to the order.

Repeat steps 4, 5, and 6 until all items are added to the order.

Complete order.

Customer indicates end of order; clerk enters end of order.

Compute totals.

Customer submit payments; clerk enters amount.

Verify payment.

3.1

Create order transaction.

5.1

Finalize order.

9.1

2.

3.

5.

4.

6.

7.

9.

8.

2.1

9.2

9.3

2.2

4.1

9.1

If customer payment is rejected due to bad-credit verification, then

If customer has a credit hold, then clerk transfers the customer to a customer service representative.

If an item is not in stock, then customer can

a. Choose not to purchase item, or

b. Request item be added as a back-ordered item.

a. Order is canceled, or

b. Order is put on hold until check is received.

s

_1522953026.vsd

Document

Input/Output; Journal/Ledger

Display

Online Keying

Terminal or Personal Computer

1

2

3

Multiple copies of one document

A document or report

Illustrated by overlaping the document symbol and printing the document number on the face of the document in the upper right corner

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

Any input or output function on a program flowchart. Also used to represent accounting journals and ledgers in a document flowchart

Information displayed by an online output device such as a terminal, monitor, or screen

Data entry by online devices, such as a terminal or personal computer

The display and online keying symbols are used together to represent terminals, personal computers, and other electronic devices capable of both input and output

Transmittal Tape

Manually prepared control totals; used for control purposes to compare to computer-generated totals

Symbol

Name

Explanation

PROCESSING SYMBOLS

Computer Processing

Manual Operation

A computer-performed processing function; usually results in a change in data or information

A processing operation performed manually

Auxiliary Operation

A processing function performed by a device that is not a computer

Off-line Keying

An operation utilizing an off-line keying device (e.g., key to disk, off-line cash register)

_1522953023.vsd

Date Needed

4001

Part No.

Quantity

Unit Price

Extended Price

Description

Vendor Number

Date Ordered

Purchasing Agent

Terms

8/15/2011

J. Buell

2/10, n/30

9/1/2011

89631

86329

200

Engine Block Core Plug

$1.10

$220.00

89834

20671

100

Brake Shoes

$9.50

$950.00

89851

45218

10

Spring Compressors

$33.00

$330.00

Prepared by:

Approved by:

B. Gerrald

R. Mark

Total Amount

$1,500.00

To:

Jones and Harper Co.

1620 North Main St.

Bethlehem PA 18017

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

PURCHASE ORDER

No. 23591

Please show the above number on all shipping documents and invoices.

PurchaseReq. No.

_1522953024.vsd

Delivered to:

Vendor

Part No.

Quantity

Condition

D. Taylor

Description

Date Received

Prepared by:

Inspected by:

R. Sharon

L. William

Shipped Via

23591

Jones and Harper Co.

9/1/2011

Vendor

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

RECEIVING REPORT

No. 62311

Purchase Order No.

86329

200

Engine Block Core Plug

Good

20671

100

Brake Shoes

Good

45218

10

Spring Compressors

Ear on one unit bent

_1522953022.vsd

Date Prepared

8/15/2011

Data Needed

9/1/2011

Part No.

Quantity

Unit Price

Extended Price

Description

86329

200

$1.10

$220.00

Engine Block Core Plug

Prepared by:

$220.00

Approved by:

R. Johnson

T. Henry

Total Amount

Vendor Account

4001

Suggested Vendor

HAMPSHIRE SUPPLY CO.

Jones and Harper Co.

1620 North Main St.

Bethlehem PA 18017

PURCHASE REQUISITION

No. 89631