«Система электронного документооборота CompanyMedia -

новые инструменты для повышения эффективности работы

промышленных предприятий»

XVI международная научно-практическая конференция «ИТ-бизнес в металлургии,

машиностроении, ТЭК и химии»Андрей Алексеевич Линев,

генеральный директор,компания «ИнтерТраст»

(495) 956-7928, alinev@intertrust.ru

Один из лидеров российского рынка систем электронного

документооборота

6 из 10 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России используют в своей работе наши системы: Газпромбанк, ВТБ, Россельхозбанк, ВЭБ, Росбанк, УРАЛСИБ.

2 из 5 предприятий ТЭК, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских предприятий ТЭК пользуются продукцией и услугами нашей Компании (ЛУКОЙЛ, ИТЭРА)

Ведущие Российские предприятия связи и телекоммуникации: Связьинвест, Роснет, ТрансТелеком и другие.

Крупнейшие российские транспортные предприятия: Аэрофлот, «Красэйр,» «EastLine» Домодедовские авиалинии, Самарские авиалинии, Омскавиа, Сибавиатранс.

Крупнейшие российские промышленные предприятия: НПО «Сатурн», РКК «Энергия», ТВЭЛ (и 2 дочерних предприятия), «Трансмашхолдинг» (и 12 дочерних предприятия), «Большевик», «Рот Фронт» и др.

Федеральные и государственные органы власти и управления федерального, регионального и муниципального уровня: ФСФР, Роспотребнадзор РФ, Росимущество РФ, Пенсионный Фонд РФ, Администрации ЯНАО, Самарской, Ульяновской, Оренбургской, Новосибирской, Красноярской областей, Администрации г. Красноярск, Омск и др.

Что такое CompanyMedia™

Целевой рынок – средние и крупные территориально-распределенные организации и холдинги с вертикальной структурой управления на основе документов.

Поддерживаемые модели управления: директивное, процессное и проектное.

Тип архитектуры – сервис-ориентированная. Промышленно производимая с 1997 г. СЭД, относящаяся к классу

универсальных систем: Система автоматизации делопроизводства. Корпоративный архив электронных документов. 8 прикладных подсистем автоматизации деловых процессов. Площадка для проектной и групповой работы, корпоративные базы

знаний. Встроенная WorkFlow/BPM/ACM подсистема. Управление корпоративным контентом. Защита и управления доступом к корпоративной, территориально

распределенной информации соответствующая отечественным требованиям.

Подсистемы подготовки и переподготовки кадров. Подсистемы поддержки пользователей (модуль HelpDesk). Несколько типов рабочих мест, несколько видов клиентов для доступа к

информации (Web, iPad, Android).

Какой мы видим современную СЭД?

Наше представление о том, как должна выглядеть современная система электронного документооборота менялось со временем по мере осознания нами ее ценностей для Заказчиков и круга задач, который она должна решать

1994 г. Система ОМ – Автоматизация канцелярии организации: регистрация и учет документов в электронных журналах регистрации, контроль исполнения.

1998 г. Автоматизация канцелярии: Электронный документооборот – направление РКК и скана документа непосредственно на рабочие места сотрудников в электронном виде, контроль исполнения

2004 г. Автоматизация канцелярии: Электронный документооборот в территориально-распределенных организация. Система «сквозного» документооборота связывающая корпоративный центр с филиалами организации.

2005 г. Расширение спектра применения СЭД. Автоматизация бизнес-процессов сотрудников организации – специализированные системы: работа с «Договорами», «Управление персоналом», «Система менеджмента качества» и др.

2008 г. Расширение спектра применения СЭД. Автоматизация бизнес-процессов сотрудников организации на основе WorkFlow движков и методологии BPM. «Кредитные заявки», «Заказ материально-технических средств», «Оценка рисков» и т.п.

2010 г. Документирование электронного взаимодействия сотрудников организации, применение в качестве корпоративного хранилища контента ECM систем, Системы управления знаниями.

В нашем понимании время классических СЭД прошло.

20 лет СЭД/ЕСМ добросовестно наводили порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск информации и документов, ускоряли их движение внутри организации. Эти важные задачи и сейчас не потеряли своей актуальности.

Но: Чаще всего СЭД/ЕСМ были изолированными, слабо

интегрированными с другими информационными системами предприятия.

Заставляли управленцев выполнять чуждую им, дополнительную работу по документированию, отвлекая от основной деятельности.

Мало влияли на повышение конкурентоспособности и эффективности предприятий, как бы сопровождали основной бизнес организации и потому имели статус систем второго класса.

В нашем понимании время классических СЭД прошло.

Классические СЭД по-прежнему необходимы для структурирования значимой для организации информации (документов), а ЕСМ-системы по-прежнему сохраняют свое значение в деле управления корпоративным контентом (интеллектуальными активами предприятия), но они должны избавиться от своих недостатков:

Превратиться в удобный для управленцев «сервис документирования», который должен необременительно обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации:

• работу с задачами, которые они решают• планами, которые они создают и исполняют• информацией, нужной им в деловой практике.

Таким образом, если мы ставим перед собой задачу повышения эффективности работы сотрудников организации, то должны изменить и саму СЭД, и подход к работе в ней пользователей.

Вот так мы видим эту трансформацию:

Как сейчас:

Функции: Документирование Обеспечивающие системы: СЭД/ЕСМ.

Функции: Основные деловые процессы сотрудников организацииОбеспечивающие системы: CRM, ERP, SCM, спец. системы

Как должно быть:Основные деловые процессы

сотрудников организации

Документирование

Резюме: На первом плане должны быть основные деловые процессы сотрудников организации: кейсы, контент, планы и личные задачи, а СЭД должна играть роль инфраструктуры, помогающей их обслуживать:

атрибутировать – для облегчения поиска, управления доступом, обеспечения подлинности (подпись), маршрутизации и др.,

напоминать/контролировать исполнение – для аналитики и оценки эффективности работы,

обеспечивать актуальность – поддержка жизненного цикла документов.

Разрыв!

Новый облик СЭД

Ключевая фигура в любой ИС – человек. Для повышения эффективности его работы ему должно быть предоставлено удобное рабочее место с простым, дружественным и красивым интерфейсом, интегрирующее в себе все передовые подходы к организации работы:

Кейс-менеджмент – как способ организации работы, наиболее близкий к реальным рабочим процессам при решении задач, связанных с управлением.

Методология «Getting Things Done» – как подход к организации всех личных и коллективных дел, планов, задач и времени пользователя.

Функционально ориентированные рабочие места, персональные коллекции документов – как средство повышения эффективности работы и борьбы с информационным шумом.

Мобильность – доступ к своим делам и информации из любого места в любое время.

Социальная среда (Social Business), обеспечивающая возможность найти нужного сотрудника, документ или задачу в привычном для современного человека формате социальных сетей. Это дополнение существующей в любой СЭД поддержки вертикали управления горизонтальным взаимодействием всех участников деловых процессов в организации.

Необременительное взаимодействие с СЭД, как с инфраструктурой , удобным в повседневной работе сервисом.

8 Ключевых компонент

• Документирование как сервис:• корпоративная архитектура• мультиязычность• безопасная СЭД• «кроссвзаимодействие»

(межведомственность)

• Социальная среда:• Сервис

обсуждения

• Кейс менеджмент:• Управляемая

нацеленность на результат

• Персонализация контента:

• Персональные динамические коллекции документов

• Современный пользовательский интерфейс:• Управление

задачами, временем, активностями

• Мобильная СЭД:• Доступ из любого

места в любое время

• Аналитика контента:• Принятие

решений, основанное на фактах

• Опора на промышленные ЕСМ системы:

• Долговременное неуничтожимое хранение метаданных и контента в интересах ДОУ и смежных информационных систем.

Индивидуальная настройка рабочего места. Все важные задачи

всегда под рукой!

Каждый настраивает внешний вид и расположение панелей под свои текущие задачи или предпочтения

Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы

Пользователь знакомится с поручениями и заданиями, узнает их подробности и отправляет результаты работ, открыв только одну страницу

Список разделов настраивается под нужды сотрудника

Персонализация контентаи контекста

• Персональные каталоги документов для работы с уведомлениями и задачами.

• Очереди полученных, созданных, открытых, отправленных документов

• Каталог папок, как инструмент настройки рабочего места

• Персонально настраиваемый список выводимых атрибутов для всех представлений

• Горизонтальная или вертикальная ориентация экрана.

• Вывод в отдельном окне незапланированных и просроченных задач

• «Стикер бокс» - ссылки на объекты, которые полезно всегда иметь под рукой, доступны из отдельной панели

Методология GTD

Рассмотрение-анализ ситуации

Принятие решения «ничего не делать»

Уведомление

Что это?

С этим можно что-то сделать?

В корзину

В список «когда-нибудь»

В архив

нет

Принятие решения «сделать сейчас»

Принятие решения «делегировать»

Принятие решения «запланировать»

Принятие решения «открыть проект»

«Для меня появление системы (CompanyMedia) представляется знаковым событием потому, что в новой версии кейс-менеджмент позиционируется как одно из основных нововведений».

«Период, когда кейс-менеджмент больше походил на идею, чем на класс приложений постепенно завершается».

http://mxsmirnov.wordpress.com/2012/10/09/company-media-4-0/

Максим Смирнов, главный архитектор ВымпелКом

Кейс менеджмент. Мнение эксперта

Компоненты адаптивного кейс менеджмента

• Стадии кейса• Чек-листы по кейсу и

стадиям;• Контакты -

заинтересованные лица и организации;

• Документы и электронные формы;

• Задачи;• Коммуникации по кейсу;

Пример кейса - Полная

прозрачность состояния без

необходимости строгого

описания процесса

Задачи социальной среды для СЭД

• Коллективное создание корпоративных документов в дружественной удобной среде

• Снижение бюрократических барьеров в коммуникациях

• Независимость от третьих сторон, непосредственно не участвующих в достижении целей совместной деятельности

• Взаимодействие с сервисами документационного обеспечения

• Предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование

Взаимодействие в иерархической структуре

Движение по иерархической цепи сопровождается временными задержками и потреблением временного ресурса каждого участника.

В процессе движения информации от одного участника к другому исходное сообщение может исказиться и дополниться сопутствующим информационным шумом.

Директор департамента A один, а сотрудников типа D и G что приводит к быстрой перегрузке A и относительной свободе для безделья простых сотрудников.

«Подчиненные» неявно ставят своему «начальнику» задания, тот их решает, да еще и отчитывается в их исполнении!

Сетевой принцип коммуникаций

Все сложные жизнеспособные системы имеют реализацию сетевого принципа коммуникаций. Иные малоэффективные варианты неизбежно проигрывают в экономике конкуренцией.

Сеть может иметь строго предопределенную схему "соединений", что характерно, например, для сервисных подразделений, или более свободную, что необходимо подразделениям проектного типа

Социальность – Сервис «Обсуждение»

Создание ответа

История обсуждения

Мобильная СЭД. Мнение эксперта

«Ускорение взаимодействия играет для нас принципиальную роль. Решение, которое предложено компанией ИнтерТраст, изумительно ложится на нашу действительность».

Юрий Кулаков,Начальник управления документационногои информационного обеспеченияаппарата Губернатора Ямало-Ненецкогоавтономного округа

Мобильное рабочее место на планшетах и смартфонах

Целевая группа – руководители среднего и высшего звена: Непосредственное участие руководителя в

работе с электронными документами и самостоятельное (без помощника) принятие решений.

Работа «через помощника»• получает уведомления и доступ к

документам, направленным Руководителю• создает документы и поручения от имени

Руководителя• передача/получение документов между

помощником и Руководителем через папки (очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись»

Средства обеспечения: Планшеты Смартфоны

iDocs

aDocs

О компании ИнтерТраст

19 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 3000 успешно реализованных проектов.

Компания с 1996 года имеет статус IBM Premier Partner по всем направлениям, включая авторизованное обучение и техническую поддержку.

8-10% российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Программное обеспечение «CompanyMedia™» & «OfficeMedia™» входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий.

Благодарю за внимание!

Подробная информация и показа на стенде Компании «ИнтерТраст»

Андрей Алексеевич Линев,генеральный директор,компания «ИнтерТраст»(495) 956-7928, alinev@intertrust.ru