23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

1

Круглый стол «Проблемы организации архивного

хранения документов в условиях электронного документооборота»

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Роль и место архивов в современных условиях, борьба за статус и ресурсы Разорвать негативный замкнутый цикл: Архив не

помогает решать актуальные задачи госуправления, в результате необходимых ресурсов не дают

Как убедить в нужности архивов руководство (региональное, федеральное)? Если это не сделать, то все разговоры о новых технологиях в архивах так и останутся благими пожеланиями

– Ключевые программы, в которых есть деньги: «электронное правительство», государственные услуги, «открытое правительство», «открытые данные». На сохранение традиционных документов ресурсы выделяются неохотно.

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

2

Как действовать архивам? Архивы должны доказать государству и обществу, что

не являются складом ненужных пыльных бумаг, и что они способны поддерживать оперативную деловую деятельность

Архивы должны проявлять инициативу и сами активно архивировать информацию, особенно из социальных сетей. Тем, кто сегодня ленится собирать электронный контент, недосуг подбирать золотые самородки– Блогосфера о крымских событиях– Региональному и муниципальному руководству нужно

разъяснять, что историческая память о их деятельности – это и интернет-контент (сайты, социальные сети)

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

3

Проект Основ государственной культурной политики, май 2014 года «Необходим также поиск решения проблемы сохранения

электронной информации, особенно ресурсов Интернета. Аудиовизуальные документы, электронные ресурсы, электронные книги, сайты, социальные медиа и т.д. полностью меняют концептуальный подход к сохранению информации. К настоящему времени огромное количество ценнейших электронных информационных ресурсов уже потеряно. Огромные массивы информации русскоязычного сегмента Интернета, сформированные на таких ресурсах, как Instagram, YouTube, Facebook, Twitter, Google, передаются на хранение в хранилища США, в том числе в Библиотеку конгресса, в то время как в России они никак не сохраняются.»

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

4

Сохранение электронного документального наследия и

предоставление к нему доступа Необходимость сохранять электронное культурное

наследие уже осознается, но понимания того, как к этому делу приступить, пока нет

Росархив: Нам никто не поручал заниматься хранением электронных документов

Минкомсвязь: Закупить сервера и провода - и будет счастье

Уже недостаточно указывать на проблемы, нужны конструктивные решения

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

5

Позиция Росархива

А.Н. Артизов: «В полномочия архивов и Федерального архивного агентства не входят задачи долгосрочного хранения электронных носителей.»

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

6

Пресс-конференция, посвященная Дню архивов в информационном агентстве РИА-Новости, 7 марта 2014 года (см.: http://pressria.ru/pressclub/20140307/949056262.html ).

Хранение документов на бумажных носителях

Российские архивисты отстают и в плане технологий хранения и реставрации обычных документов

До сих пор законодательством не урегулирован ряд острых проблем архивного дела– Сохранение документов ликвидированных организаций, в т.ч.

по личному составу– Сохранение документов территориальных органов власти

ФОИВ– Деятельность коммерческих архивов

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

7

Кадры решают все! Архивистов и специалистов по управлению

документами готовят по морально устаревшим программам. Специалистов в области электронной архивации вообще никто не готовит …

Нужны универсальные специалисты (знание делопроизводства, архивного дела, права, информационных технологий, информационной безопасности)

Что проще: наладить подготовку современных архивистов или доучивать ИТ-специалистов?

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

8

Средняя заработная плата

По Российской Федерации за 2013 год - 30 тысяч рублей

Зарплата работников учреждений культуры– по Российской Федерации (всего) – 21 тысяча рублей– по Российской Федерации (федеральная форма

собственности) – 39 тысяч рублей– Москва – 57 тысяч рублей– Ростовская область – 14 тысяч рублей– Кабардино-Балкарская Республика – 18,2 тысяч рублей

З/пл. региональных архивистов - 18,5 тысяч рублей З/пл. федеральных архивистов - 36-47 тысяч рублей

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

9

Позиция Комитета по управлению архивным делом Ростовской области «Организационно-штатная структура комитета и подведомственных

государственных архивов, сформированная более 30 лет назад для хранения, комплектования, учета и использования документов на бумажной основе, уже не позволяет обеспечить необходимых темпов и объемов выполнения задач по созданию «электронных архивов», проведению массовой оцифровки архивных документов, организации хранения электронных документов и их предоставления пользователям в режиме удаленного доступа. Как показывают расчеты, для качественного и полного выполнения новых видов работ необходимо формирование в структуре комитета и государственных архивов информатизационныхподразделений, что потребует увеличения их штатной численности на 20 единиц, и ежегодного дополнительного финансирования в пределах 10,5 млн. руб.»

– Аналитическая информация по итогам работы комитета по управлению архивным делом, государственных и муниципальных архивных учреждений Ростовской области в 2013 году, http://cuadaro.donland.ru/Default.aspx?pageid=125587

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

10

Стратегические цели Обеспечить сохранность и доступность документов и

информации в электронной среде

Наладить взаимодействие с клиентами, в т.ч. с общественностью, используя новые современные способы

Максимизировать полезность архивов - доступ общественности к государственной информации может дать заметную экономическую отдачу, в дополнение к непреходящей культурно-исторической и доказательной ценности документов

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

11

Стратегические цели

Строить будущее, опираясь на кадры - обеспечить для сотрудников обучение, инструменты и возможности, необходимые для перехода на работу в условиях электронной среды

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

12

Что можно сделать сейчас

Организационные вопросы– Заручившись поддержкой высшего руководства, принять

решение о создании электронного архива, сформировать кадровое ядро архива, которое само должно изучить ситуацию и дать предложения, исходя из тех условий, что есть в регионе

Правовые вопросы– Многие проблемы можно урегулировать на региональном

уровне, используя административное и гражданское право

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

13

Что можно сделать сейчас

Научно-методическая поддержка

– Использовать мировой опыт

– Использовать отечественные стандарты

– Использовать отечественный опыт, активно им делиться друг с другом

Кадровое обеспечение

– Хороших кадров мало и стоят они дорого– Растить свои кадры и не экономить на зарплате

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

14

23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону

15

Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube