Как оценить эффективность работы отдела подбора персонала

Терентьева ТатьянаЗам.Ген. Директора по персоналу и оргразвитию

Издательство «Эксмо»

2Правила игры

60 минут (20 +20+20)

10 минут презентация+ 10 минут ответы вопросы

вопросы конструктивны

цель обменяться опытом

3Содержание:

1. Система ключевых показателей эффективности Стоимость закрытия вакансии Время работы над вакансией Количество закрытых вакансий Качество подбора Удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами

2. Зачем использовать Бенчмаркинг в оценке эффективности работы отдела подбора

3. Отчетность - важный элемент повышения прозрачности во взаимодействии с бизнесом

4. Удовлетворенность работой отдела персонала

Эксмосегодня

4

Издательство №1 в России:

 — занимает 20% российского книжного рынка; — крупнейший в России авторский портфель – 8000 имен; — лидер по тиражу издаваемых книг (данные Российской книжной палаты); — лидер на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.

Компания, ориентированная на развитие:— Электронные  книги, книги с электронными и 3D устройствами — Развитие профессиональных компетенций торговых партнеров компании в «Академии книжного бизнеса»; — Развитие профессиональных компетенций сотрудников компании в Корпоративном университете.

Один из лучших работодателей России: — премия «HR-бренд года-2007»; — выбор соискателей «HR-бренд2008», — победитель премии People Investor 2009 в номинации «Инновации в управлении человеческими ресурсами»; — People Investor 2010 в номинации «Нематериальная мотивация в управлении человеческими ресурсами»; — член Экспертного Совета по оценке проектов, представляемых на соискание премии «HR-бренд года».

Развитая сеть дистрибуции:

— 9 региональных центров дистрибуции, охватывающих территории в радиусе 1000 – 1500 км; — Оперативные поставки новинок в магазины (через 2 – 5 дней с момента выхода книги); — Высоко квалифицированный торговый персонал и мерчендайзеры.

Социально значимый бизнес, высоко оцененный как читателями, так и экспертами медиа-отрасли— Издательство является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки и развития чтения и добивается того, чтобы теме культуры и образования уделялось должное внимание на государственном уровне. — «Эксмо» - член Российского книжного союза.

5Какие проблемы позволяет решить оценка эффективности

подбора?

1.улучшить качество кандидатов;

2.снизить текучесть персонала на испытательном сроке;

3.сократить временные затраты на адаптацию в вашей компании;

4.сократить время простоя незакрытых вакансий;

5.уменьшить временные затраты руководителей на собеседования с неподходящими кандидатами;

6. оптимизировать финансовые затраты на привлечение кадровых агентств и рекламу вакансий в СМИ;

7. повысить уровень удовлетворенности заказчиков.

8. Мотивация рекрутера

9. Оценить вклад и возможности каждого рекрутера

6Что измеряет эффективность подбора?

Оценивать эффективность рекрутмента можно в шести направлениях:

1.стоимость закрытия вакансии;

2.время работы над вакансией;

3.количество закрытых вакансий;

4.качество подбора;

5.удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами;

6.их удовлетворенность процессом поиска и отбора персонала (работой отдела подбора).

Инструменты оценки эффективности отдела подбора

система ключевых показателей эффективности (KPI);KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей, стоящих перед компанией.

бенчмаркинг;это сравнение себя с ведущими компаниями по ряду показателей деятельности

регулярная отчетность;«обратная связь» с заказчиком, возможность выявить проблемные зоны и своевременно вести

корректирующие действия

опросник удовлетворенности работой отдела подбора

возможность совершенствовать процесс подбора, выявлять потребности заказчика и создавать новые сервисы

опрос

Система KPIs

1. У меня в компании действует система KPIs в том числе и в HR

2 У меня в компании действует система KPIs , но не работает в HR

3. У меня в компании нет системы KPIs

8

Система KPIs 9

Типы KPI в зависимости от влияния на бизнес результат компании: Финансовые Процессные Удовлетворённость и своевременность

Виды KPI Командный Индивидуальный функциональный Индивидуальный проектный

KPI должны быть измеримыми и сравнимыми;

Каждый показатель должен иметь: название, определение, установленный метод для измерения и сравнения целевой показатель;

Cотрудник должен быть вовлеченным в процесс постановки KPI.

Система KPIs

Планы на квартал и итоги квартала отражаются в специальном документе – РМ-контракте (премиальный контракт)

Структура премиального контракта по видам KPI: Командный 10-15% Индивидуальный функциональный не менее 60% Индивидуальный проектный не более 20%

Ежеквартально в компании подводится итоги выполнения показателей и в случае необходимости корректируются показатели на следующий период.

Нельзя сразу вводить нормативы. Необходимо проанализировать значения в динамике. Для сбора статистики самым приемлемым является годовой цикл, можно использовать и полугодовой. Для сложных показателей необходимо наблюдать динамику от года до 3 лет в зависимости от сложности показателя, чтобы иметь возможность поставить реальные, выполнимые задачи. Только после этого вы сможете окончательно определить нормативы, поставить цели и сможете контролировать их исполнение!

10

11

Цель - соглашение между руководителем и сотрудником относительно направления деятельности последнего. Цели сотрудника устанавливаются исходя из целей его руководителя, целей компании и функциональной специализации сотрудника

Ключевой показатель (KPI) – инструмент измерения цели. По каждому KPI устанавливается три целевых значения, перечисленных ниже

1. План - желаемый уровень результатов по данному показателю. План устанавливается на основе корпоративного бюджета или плана соответствующего KPI руководителя

2. Нижняя граница – уровень результатов ниже плана, но все еще ценный для компании. Если результаты сотрудника не достигли нижней границы, то они оцениваются как неудовлетворительные

3. Верхняя граница – вызов, результат ценный для компании. Верхняя граница устанавливается для повышения способности компании прогнозировать результаты и согласовывать работу всех сотрудников. Перевыполнение KPI, превосходящее верхнюю границу дополнительно не поощряется.

Вес – каждому показателю устанавливается вес в процентах, показывающий значимость показателя. В сумме вес всех показателей должен быть равен 100%

Факт – фактическое значение показателя за указанный период

Эффективность – оценка результативности происходит ежеквартально. На основании полученной информации о фактических значениях по согласованной формуле рассчитывается уровень выполнения показателя

Среднегодовой индекс результативности – средний показатель результативности за 4 квартала

Основные термины по РМ-контракту

Какие еще KPIs возможны

1. Индекс привлечения, отражающий интенсивность рекрутмента

ERcR = Кпр : Срч × 100 (%), где

Кпр — количество принятых сотрудников за отчетный период;

Срч — средняя численность персонала компании за отчетный период.

позволяет оценить интенсивность деятельности при подборе персонала и проверить соотношение между привлечением новых сотрудников и затратами компании.

Сложности: нужна статистика за длительный период, чтобы поставить цель, т.к. есть зависимость от сезонности бизнеса, стадии жизненного цикла компании

2. Стоимость вакансии, позволяющий вычислить затраты на подбор

CPH = Кпр : ∑ зс × 100 (%), где

Кпр — количество принятых на работу за отчетный период;

∑ зс — общая сумма затрат на всех принятых сотрудников за отчетный период.

позволяет определить отдачу (окупаемость расходов) в рекрутменте. Стоимость вакансии может определяться двумя способами: прямыми затратами на подбор (реклама во внешних ресурсах, оплата услуг агентства); прямыми и косвенными затратами (стоимость рабочего времени сотрудников компании, задействованных в подборе; аренда офиса, затраты на оборудовние, интернет, тел связь и пр.)

Если держателем бюджета на агентства являются бизнес-подразделения, данный показатель имеет ограничения.

13

Какие еще KPIs возможны

3. Индекс времени работы над вакансией

ТТА = Кпр: Кд × 100 (%), где

Кпр — общее количество принятых кандидатов за отчетный период;

Кд — количество дней работы над всеми имеющимися вакансиями за отчетный период.

позволяет, с одной стороны, планировать человеческие ресурсы отдела в зависимости от ресурсного плана по вакансиям, а с другой стороны, оценивать работу самих рекрутеров.

4. Индекс замен – подбор на место уволившихся

ERpR = Ксп : Кпр × 100 (%), где

Ксп — количество сотрудников, принятых на уже существующие позиции за отчетный период;

Кпр — общее количество сотрудников, принятых на все вакансии за отчетный период.

полезен при бюджетировании

14

Особые случаи

5. Мониторинг уровня привлекательности компании, защита бюджета программ

Индекс принятых кандидатами предложений о работе

AR = Ксп : Кпп × 100 (%), где

Ксп — количество сделанных предложений о работе за отчетный период;

Кпп — общее количество принятых предложений о работе за отчетный период.

6. Массовый подбор

Необходимость подобрать большое количество кандидатов в максимально сжатые сроки критический фактор успеха в массовом рекрутменте.

Показатель количественной укомплектованности кадрами (Qs), который рассчитывается по формуле:

Qs = Кр: Срч × 100 (%), где

Кр — количество необходимого персонала (по ресурсному плану);

Срч — средняя численность персонала за отчетный период.

В непосредственной связи с первым показателем идут показатель текучести персонала и показатель качества подбора по итогам обучения и испытательного срока.

15

При постановке KPI следует исходить из целей, стоящих перед компанией и конкретной ситуации

Ситуация 1: нет проблем с загрузкой, проблемы со сроками и неудовлетворенность заказчиков качеством кандидатов

KPI

Сроки закрытия вакансий –факт количество дней, потраченных на закрытие вакансии, рассчитывается по формуле (1 – среднее количество дней по категории )

Качество закрытия вакансий – % прохождения испытательного срока принятыми сотрудниками (количество новых сотрудников, прошедших испытательный срок, принятых на работу в течение предыдущего квартала)

Удовлетворенность заказчиков – общий балл удовлетворенности на основании заполненных анкет

Возможные риски: при увеличении нагрузки по вакансиям, нет мотивации рекрутеров брать вакансии свыше нормы

Сложности: определение плановых показателей (сроков вакансий по категориям для постановки целей, качества подбора, балл удовлетворенности)

Выход: статистика, бенчмаркинг, установление тестового периода без привязки к мотивации

.

Ситуация 2: Вакансий много, и вы хотите, чтобы рекрутеры рвались в бой, стремясь получить работу над очередной заявкой. В таком случае дополнительно к вышеустановленным KPI можно разработать систему оценки стоимости закрытия вакансии в зависимости от категории. Стоимость рассчитывается исходя из статистики по загрузке рекрутеров, структуры вакансии, средне рыночного дохода рекрутера при средней загрузке

Риски:

1. Загрузка д.б. гарантированной

2. Зависимость рекрутера от лица распределяющего вакансии

17При постановке KPI следует исходить из целей, стоящих перед компанией и конкретной ситуации

Категория Стоимость, руб

1 – топ-менеджер 10000

2 – менеджер ср. звена, узкие, редкие специалисты

6000

3 – вед специалисты 3500

4 - специалисты 2000

5 – мл. специалисты 500

KPI можно использовать не только как инструмент оценки, но и как инструмент материального стимулирования.

Пример расчета премии:

Менеджер по подбору персонала

Оклад – 45 000 руб

Ситуация1:

Квартальная результативность – 85%

Сроки – 90% (50% вес)

Качество – 80% (50% вес)

Среднемесячный доход

45 000 + 45000*0,25 (доля переменной части)*0,85 = 54562,5руб

Ситуация 2:

Закрытие за квартал – 10 вакансий 5 кат, 5 вакансий 2 кат, 5 вакансий 3 кат

Квартальная результативность – 85%:Сроки – 90% (50% вес)

Качество – 80% (50% вес)

Среднемесячный доход:

(10*500+5*2000+5*3500)*0,85 = 27625 руб

45000 + 27625/3 = 54208 руб

18

опрос

Использование бенчмаркинга в работе

1. Не знаю, что такое бенчмаркинг, поэтому не использую

2. Знаю, что такое бенчмаркинг, но не использую, т.к. не знаю где взять данные

3. Знаю и использую

19

Зачем необходимо использовать бенчмаркинг?

1. Помогает при постановке целей - определить правильно плановую величину при обсуждении с рекрутером, нижнюю границу и вызов

2. Помогает поставить систему учета необходимых показателей для расчета эффективность HR-процессов

3. Спланировать и защитить свои ресурсы, загрузку рекрутеров, что считать нормальной загрузкой и при какой загрузке требуются доп ресрусы

4. Анализ текучки персонала на исп сроке характеризует качество подбора

5. Анализ стоимости подбора на подбор одного сотрудника, позволяет компании оценить стоимость заполнения вакансии и защитить бюджет

6. Определить «проблемные» зоны и наметить план работ по повышению эффективности работы отдела подбора

20

Опросник удовлетворенности заказчика позволяет повышать качество процесса подбора

21

Опросник удовлетворенности заказчика позволяет повышать качество процесса подбора

22

Подробнее: «Подбор персонала: практические инструменты и приемы»23

Авторы: Терентьева Т.А., Имаева А.А. Серия: «HR-библиотека» - Совместный проект HRM и ЭКСМО

Эта книга должна стать настольной для каждого, чья деятельность связана с подбором персонала в компании. В ней подробно, с практическими примерами рассмотрен процесс привлечения работников: от планирования потребности в персонале до выхода нового сотрудника на рабочее место. Читатель получит ответы на вопросы о том, как создать систему подбора персонала в организации и оценить эффективность ее работы, как планировать потребности в персонале и бюджетировать расходы на подбор, какие принципы следует поставить во главу угла при подборе кандидатов, как строить работу с заказчиками и кадровыми агентствами, как оценивать кандидатов и многое другое. Книга сопровождается CD-диском, на котором вы найдете полный комплект шаблонов документов, необходимых в работе по подбору персонала. Авторы специально подобрали максимально полезные формы, которыми вы сможете пользоваться уже сейчас. Книга будет полезна менеджерам кадровых агентств, HR-менеджерам компаний, а также руководителям, у которых подбор персонала является частью функционала.