yayin tarİhİakfenren.com.tr/upload/docs/p04_ygg_rev.01.pdfprojeler ve sonuçları. (yatırım...

YAYIN TARİHİ:- / REVİZYON NO:01 / SON REVİZYON TARİHİ: 04.04.2018

Sayfa 2 / 9

İçindekiler

Amaç ........................................................................................................................................................................................................ 3

Tanımlar .................................................................................................................................................................................................... 3

Kısaltmalar ........................................................................................................................................................................................... 3

Atıf Yapılan Dokümanlar ............................................................................................................................................................................. 3

Referanslar ................................................................................................................................................................................................ 3

Sorumlular ................................................................................................................................................................................................ 3

Uygulama esasları ..................................................................................................................................................................................... 3

Toplantı Tarihinin Belirlenmesi ............................................................................................................................................................... 3

Toplantı Gündemi .................................................................................................................................................................................. 4

Katılımcıların Belirlenmesi ...................................................................................................................................................................... 7

Toplantı Öncesi Hazırlık ......................................................................................................................................................................... 7

Toplantı Kararları ................................................................................................................................................................................... 8

Toplantı Kaydı ....................................................................................................................................................................................... 8

Özel Oturumlar ...................................................................................................................................................................................... 8

Revizyon listesi; ......................................................................................................................................................................................... 9


Sayfa 3 / 9

Amaç

Bu prosedür; yönetim sistemimizin ve faaliyetlerimizin, Üst

Yönetim tarafından periyodik olarak gözden geçirilmesi

amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda Üst Yönetim toplantılarının;

▪ Kimler tarafından planlanacağı,

▪ Ne sıklıkla ve hangi şartlarda gerçekleştirileceği,

▪ Katılımcıların nasıl seçileceği ve katılımlarının nasıl

sağlanacağı,

▪ Katılımcıların toplantı öncesi ne gibi hazırlıklar

yapacakları,

▪ Gündem maddelerinin genel hatları ile neler olacağı,

▪ Kararlarının asgari düzeyde neleri içereceği,

▪ Nasıl kayıt altına alınacağı,

▪ Gündem ve kararların hangi düzeyde ve nasıl

duyurulacağı,

iş bu prosedür içinde tanımlanmıştır. Bu suretle;

▪ Üst Yönetim toplantılarının planlanması ve

gerçekleştirilmesinde standart bir metodun

benimsenmesi,

▪ İçeriği zengin ve verimli toplantıların

gerçekleştirilmesi,

▪ Mevcut durumun doğru analiz edilmesi ve ileriye

dönük tutarlı hedeflerin belirlenmesi,

sağlanacaktır…

Tanımlar

Major: Büyük, önemli sonuçlar doğuran ya da risk

barındıran hususlar.

Minör: Küçük, ciddi sonuçlar barındırmayan, kısa sürede

çözüm üretilmesi mümkün olan hususlar.

Özel oturum: Sadece konunun belirlenen muhataplarının

katılımının sağlanacağı özel görüşmeler.

Kısaltmalar

YGG: Yönetim Gözden Geçirme

Atıf Yapılan Dokümanlar

Atıf yapılan iç dokümanlar aşağıda sıralanmıştır. İş bu

prosedür içinde söz konusu atıfların rahat bir biçimde

algılanması için sarı vurgu kullanılmıştır.

o P04-F01 TOPLANTI RAPORU FORMU

Referanslar

TS EN ISO 9001 9.3 MADDESİ


TS 18001 4.6 MADDESİ


Sorumlular

Bu dokümanın iletilmesi gereken birimler aşağıda

belirtilmiştir.

01. Yönetim Gözden Geçirme toplantısı katılımcıları

Uygulama esasları

YGG toplantıları; bizzat Yönetim Temsilcisi tarafından

asgari olarak yılda bir kez gerçekleştirilmek üzere

planlanacaktır. Planlama aşağıda belirtilen hususları

içerecek şekilde yapılacaktır.

01. Toplantı tarihi, başlangıç ve bitiş saati,

02. Katılımcılar,

03. Gündem maddeleri,

Toplantı planı, M-Files uygulamasına kaydedilmek sureti ile

takip edilecektir.

Ancak, YGG toplantıları, iş bu planlar ile sınırlı

kalmayıp, gerekli görülmesi halinde plansız

toplantıların tertip edilmesi mümkündür.

Toplantı Tarihinin Belirlenmesi

Yönetim Temsilcisi, YGG toplantı tarihinin belirlenmesi

hususunda Üst Yönetime, Örnek 1’ de belirtilen metni içerir

talep maili iletecektir.

YGG Toplantılarının içerik yönünden zengin ve

verimli geçebilmesi için tamamlanması gereken

eylemler (İç Tetkikler, Personel Değerlendirme

Faaliyetleri vb.) Yönetim Temsilcisi tarafından

dikkate alınarak, toplantının gerçekleştirilmesi

gereken zaman dilimi belirlenecek ve Üst


Sayfa 4 / 9

Yönetimin iş bu zaman dilimi içinden seçim

yapmaları talep edilecektir.

Örnek 1 YGG TOPLANTI PLANLAMA MAİL İÇERİĞİ_01

KONU: 2017 YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRME TOPLANTISI - PLANLAMA

2017 yılı Yönetim Gözden Geçirme toplantılarının; 08.Kasım-20.Aralık dönemi içinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Mevcut planlarınız doğrultusunda sizler için uygun tarihi belirlemenizi, toplantı içeriği ve katılımcılara ilişkin özel talepleriniz ile birlikte en kısa sürede tarafıma mail yoluyla iletmenizi rica ediyorum.

Not: Toplantının ertelenmemesi önem arz etmektedir, bu hususu dikkate almanızı önemle rica ediyorum.

Üst Yönetim tarafından belirlenen/mutabık kalınan

(kurumsal mail içeriği) tarih dikkate alınarak toplantı

planlaması yapılacaktır.

Toplantı Gündemi

YGG toplantı gündemi, asgari olarak aşağıda belirtilen

hususları içermek zorundadır;

01. Kalite Yönetimi;

Entegre sistem uygulamalarına (Kalite, Çevre, İş

sağlığı ve güvenliği, enerji verimliliği) ilişkin

aşağıda belirtilen konularla ilgili olarak Yönetim

Temsilcisinin YGG toplantısına katılımı

gerekmektedir.

Toplantı kapsamında değerlendirilen zaman

dilimine (yıl/ay) ilişkin;

A. Yönetim Sisteminde gerçekleştirilen önemli

revizyonlar ve gerekçeleri.

İçeriğin anlaşılması için yapılan basit revizyonların, YGG

toplantılarında değerlendirilmesi, tartışılması uygun değildir.

Bu nedenle Yönetim Temsilcisi, sistem etkinliğinin tesisi için

gerçekleştirilen önemli revizyonları belirlemeleri ve nedenleri

ile birlikte özet şeklinde açıklamalıdır. İş bu toplantılarda

sistem revizyonlarının detaylı bir biçimde tartışılması

beklenmemektedir.

B. Yönetim sisteminin oluşturulmasında referans

alınan standart değişiklikleri ve içerikleri.

EN ISO 9001, EN ISO 14001, OHSAS 18001, EN ISO 50001

standartlarında yapılan revizyonlar incelenecek, bu kapsamda

yapılan/yapılacak değişiklikler ve öngörülen etkileri Üst

Yönetime açıklanacaktır. (Standart revizyonlarına ilişkin

detaylı açıklamaların yapılması beklenmemektedir.)

C. Oluşturulan sistem dokümanlarının etkinliği.

Sistem kurallarının, uygulanmasına ilişkin pürüzlerin,

sıkıntıların açıklanması beklenmektedir.

D. Tespit edilen uygunsuzluklar ve düzeltici

faaliyetler.

Yönetim Temsilcisi; ilgili döneme ilişkin uygunsuzluk kayıtları

içinden önemli gördüklerini bire bir tartışmaya açabilir.

Bunun dışında uygunsuzluklara ilişkin aşağıda belirtilen

hususların toplantıda görüşülmesi gerekmektedir.

01. İlgili döneme ilişkin uygunsuzluk sayısı (major, minör

uygunsuzluklar belirtilecektir.),

02. Tespit edilen uygunsuzlukların neden olduğu öngörülen

maddi kayıp miktarı.

03. Uygunsuzluğa sebep olan yönetici/personellerin durumları.

04. Uygunsuzlukların giderilme performansları.

05. Önceki dönemlerle kıyaslama sonuçları.

E. İç/Dış Denetim Sonuçları

Yönetim Temsilcisi; iç dış denetimlerde tespit edilen, önemli

gördüğü uygunsuzlukları birebir tartışmaya açabilir. Bunun dışında

denetimlere ilişkin aşağıda belirtilen hususların toplantıda

görüşülmesi gerekmektedir.

01. Denetimlerin planlamaya uygun biçimde gerçekleştirilip

gerçekleştirilmediği.

02. İç denetimlerde görev alan yöneticilerin performanslarına ilişkin

Yönetim Temsilcisi görüşü.

03. Denetimler sonucu tespit edilen uygunsuzluklar ve yaptırımları.

(Her bir uygunsuzluk ayrı ayrı görüşülecektir.)

F. Düzeltici Faaliyetler

Yönetim Temsilcisi, gerçekleştirilen düzeltici aksiyonlarla ilgili

olarak aşağıda belirtilen bilgileri Üst Yönetime açıklayacaktır.

01. İlgili döneme ilişkin düzeltici aksiyon sayısı

02. Düzeltici aksiyonların maddi tutarı. (Düzeltmelerde görev alan

yönetici/personellerin kaybettikleri mesai bedelleri dikkate

alınacaktır.

03. Düzeltici aksiyonlarda görev alan yönetici/personellerin

performansları.


G. Önleyici Faaliyetler Yönetim Temsilcisi, gerçekleştirilen önleyici aksiyonlarla ilgili

olarak aşağıda belirtilen bilgileri Üst Yönetime açıklayacaktır

01. İlgili döneme ilişkin önleyici faaliyet sayısı

02. İşleme konan önleyici faaliyetler.

03. Önleyici faaliyetlerin belirlenmesinde ve gerçekleştirilmesinde

görev alan yönetici/personeller.

04. Önleyici faaliyetlerin belirlenmesi hususunda teşvik edici

yaptırımlar.


Sayfa 5 / 9

05. Alınan önlemler ile sağlanan faydalar, elde edilen tasarruf ve

kazançlar.


H. Şikayet/İtirazlar

Yönetim Temsilcisi; ilgili döneme ilişkin itirazlar içinden önemli

gördüklerini bire bir tartışmaya açabilir. Özellikle benzer, aynı

gerekçeleri içeren birden fazla itirazın mevcudiyeti yada marka

değerini düşürme riski bulunan itirazların, Üst Yönetim görüşüne

sunulması gerekmektedir. Bunun dışında itirazlara ilişkin aşağıda

belirtilen hususların toplantıda görüşülmesi gerekmektedir.

01. İlgili döneme ilişkin itiraz sayısı.

02. İtiraz, şikayet komisyonu tarafından haklı görülen itiraz

sayısı.

03. Haklı görülen itirazlara ilişkin kısa, orta ve uzun vadeli

aksiyonlar.

04. İtirazların maddi/manevi bedelleri,

İ. Personel Performans Verileri

İlgili döneme ilişkin P05-L01 PERSONEL LİSTESİ verileri ve

ekonomik parametreler dikkate alınarak maaş zamları, terfiler,

işten çıkarma, yeni personel talepleri, eğitim ihtiyaçları vb.

konular tartışmaya açılacaktır. İş bu toplantılara direk İnsan

Kaynakları Müdürü katılımı talep edilmeli, görüşleri dikkate

alınmalıdır.

J. Tedarikçi Firma Performansları

Faaliyetlerimiz içinde önemli görevleri olan tedarikçilerin

performansları P06 SATINALMA PROSEDÜRÜ kapsamında

değerlendirilecek ve Sözleşmeler Müdürü tarafından Üst

Yönetime açıklanacaktır. Özellikle problemli tedarikçi

firmalar, tartışılmalı, çalışmaya devam edilip edilmeyeceği

konusunda karar verilmelidir.

K. Mevcut Kaynaklar

İnsan Kaynakları da dâhil olmak üzere, firmamız alt yapı ve

kaynaklarının yeterliliği, belirlenen hedefler de dikkate alınarak

sorgulanmalı, tartışılmalıdır. Gerekli görülmesi halinde

yapılacak yatırımlar, istihdam edilecek yeni personellere ilişkin

hedefler belirlenmelidir. (Bkn. Hedefler başlığı)

02. Çevre Uygulamaları

Çevre uygulamalarına ilişkin aşağıda belirtilen

konularla ilgili olarak Direktörün YGG toplantısına

katılımı gerekmektedir.


dilimine (yıl/ay) ilişkin; 01. Kalite Yönetimi başlığı

altında tanımlanan gündem maddelerine ilave

olarak;

A. Çevresel Riskler

Önemli çevre boyutları ilişkin hazırlanan risk analizlerinin

ve bu kapsamda gerçekleştirilen önleyici faaliyetlerin

uygunluğu, yeterliliği tartışılacaktır. İş bu tartışmalar,

Çevresel etkilere ilişkin kaydedilen uygunsuzluklar,

çerçevesinde gerçekleştirilecektir. İş bu tartışmanın

sonunda mevcut risk analizlerinin revizyonu kararı

verilebilir.

B. Taşeron firmaların P11 ÇEVRESEL

ETKİLERİN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

şartlarına uygunluğu;

Tedarikçi Firma Performanslarının Tartışılması

esnasında, tarafımızca iletilen P11 ÇEVRESEL

ETKİLERİN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ ve bu kapsamda

hazırlanan/hazırlatılan risk analizi çalışmalarının ne

kadar etkin olduğu, tedarikçi hataları, kusurlu

davranışları neticesinde yaşanan uygunsuzlukların

boyutları değerlendirilmelidir.

03. İş Sağlığı ve Güvenliği

İş sağlığı ve güvenliği uygulamalarına ilişkin

aşağıda belirtilen konularla ilgili olarak İşletme ve

Toptan Satıştan sorumlu genel Müdür

Yardımcısının YGG toplantısına katılımı

gerekmektedir.




olarak;

A. İş Sağlığı ve Güvenliği Riskleri

İŞ SAĞLĞI VE GÜVENLİĞİ risk analizlerinin ve bu kapsamda

gerçekleştirilen önleyici faaliyetlerin uygunluğu, yeterliliği

tartışılacaktır. İş bu tartışmalar, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili

kaydedilen uygunsuzluklar, çerçevesinde gerçekleştirilecektir.

İş bu tartışmanın sonunda mevcut risk analizlerinin revizyonu

kararı verilebilir.

B. Taşeron Firmaların P10 İŞ SAĞLIĞI VE

GÜVENLİĞİNİN TESİSİ PROSEDÜRÜ şartlarına

uygunluğu;

Tedarikçi Firma Performanslarının Tartışılması esnasında,

tarafımızca iletilen P10 İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİNİN TESİSİ

PROSEDÜRÜ ve bu kapsamda hazırlanan/hazırlatılan risk

analizi çalışmalarının ne kadar etkin olduğu, Talep edilen bilgi

ve belgelerin temin performansları (P10-L01 İSG TAKİP

KONTROL SİSTEM LİSTESİ), tedarikçi hataları, kusurlu

davranışları neticesinde yaşanan uygunsuzlukların boyutları

değerlendirilmelidir.

04. Enerji Verimliliği Performansı

Çevre uygulamalarına ilişkin aşağıda belirtilen

konularla ilgili olarak Finanstan sorumlu genel


Sayfa 6 / 9

Müdür Yardımcısının YGG toplantısına katılımı

gerekmektedir.




olarak;

A. Enerji tüketim değerlerinin ve maddi boyutunun

değerlendirilmesi.

Aylık elektrik, doğalgaz, fuel-oil tüketim değerleri, CO2

emisyon miktarı ve maddi boyutları sütun grafikleri şeklinde,

Üst Yönetime açıklanacaktır. Tespit edilmesi halinde israf

edilen enerji miktarı , maddi külfeti ortaya konacak, nedenleri

ve gerçekleştirilmesi gereken önlemler tartışılacaktır.

B. Verimlilik Artırıcı Projeler

Konfor şartların taviz verilmeden, verimliliğin artırılması için

tesis edilebilecek yeni sistemler ve revizyonlara ilişkin

hazırlanan projeler aşağıda belirtilen hususlar çerçevesinde

tanıtılacak, yatırım kararının çıkarılmasına çalışılacaktır.

01. “Verimlilik Artırıcı Proje” maliyeti ve tesis süresi.

02. Yatırım sonrası elde edilecek tasarruf oranı/miktarı. CO2

emisyonunda sağlanacak azalma miktarı.

03. Yatırımın amorti süresi. Proje ömrü ve bu ömür

çerçevesinde elde edilecek toplam tasarruf miktarı.

05. Önceki Toplantı Kararlarına İlişkin Takip

Sonuçları

Bir önceki toplantı kararlarının eksiksiz bir

biçimde yerine getirilip getirilmediği, belirlenen

hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı sorgulanacaktır.

Alınan kararların yerine getirilmediği tespit

edilecek olursa, P08 DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ

FAALİYET PROSEDÜRÜ şartlarına uygun

biçimde, nedenleri ve sorumluları kayıt altına

alınacaktır.

06. Faaliyet Performansı

Firmamız faaliyetleri aşağıda belirtilen başlıklar

kapsamında değerlendirilecektir.

A. İş geliştirme

İş geliştirme süreçleri ile ilgili olarak İş Geliştirme

ve İdari İzinlerden Sorumlu Genel Müdür

Yardımcısının katılımı gerekmektedir. Bu

kapsamda değerlendirilecek konular aşağıda

sıralanmıştır;

1 BASİT GERİ ÖDEME SÜRESİ DİKKATE ALINARAK BELİRLENECEKTİR. 2 NET BUGÜNKÜ DEĞER YÖNTEMİ İLE BELİRLENECEKTİR.

01. Firmamız bünyesine katılan projeler, aşağıda

belirtilen parametreler dikkate alınarak

değerlendirilecektir.

o Projelerin maliyetleri,

o Temin öncesi ve sonrası verimlilik analizi sonuçları.

(Temin öncesinde yapılan incelemeler sonucunda

belirlenen ve pazarlık aşamasında referans kabul edilen

verimlilik oranlarının, tesisin alımı sonrası, üretim

kapasitesi ve verimlilik oranı değerleri ile doğrulanması

gerekmektedir.)

o Kapasite artışı ile sağlanan ilave kar oranı/miktarım,

yatırım amorti süreleri1, tesis ömürleri kapsamında

sağlanacak toplam kazanç öngörüsü2.

02. Mevcut projelerin kapasitelerinin, verimlilik

artırılması için geliştirilen, hayata geçirilen

projeler ve sonuçları. (yatırım maliyetleri,

sağlanan verim artışı, yatırım amorti süresi3

ve sağlanacak toplam kazanç öngörüsü4)

B. İşletme Performansı

İşletme performansları ile ilgili olarak İşletme ve

Toptan Satıştan Sorumlu Genel Müdür

Yardımcısının katılımı gerekmektedir. Bu


sıralanmıştır;

01. Her bir işletmenin aylık üretim kapasitesi ve

toplam kapasiteye oranı.

02. İşletmelerin planlanan bakım onarım

faaliyetleri ve zorunlu duraksamaların neden

olduğu üretim kayıplarının öngörülen

miktarları.

03. İşletmelerde yaşanan sıkıntıların neden

olduğu (arıza vb.) plansız duraksamalar ve

neden oldukları üretim kayıplarının öngörülen

miktarları.

04. Planlı, Plansız duraksamaların neden olduğu

toplam üretim kaybı öngörülen miktarı ve

toplam üretime oranı.

05. İşletme maliyetleri. (Çalışan personeller, dış

hizmet alımları, temin edilen sistemlerin

3 BASİT GERİ ÖDEME SÜRESİ DİKKATE ALINARAK BELİRLENECEKTİR. 4 NET BUGÜNKÜ DEĞER YÖNTEMİ İLE BELİRLENECEKTİR.


Sayfa 7 / 9

işletme maliyetleri ve sarf malzeme

tüketimlerine bağlı maliyetler vb.)

06. Her bir işletme için kar oranları, toplam

karlılık oranlarına ilişkin istatistiksel

çalışmalar.

C. Toptan Satış Performansı

Toptan satış performansları ile ilgili olarak

İşletme ve Toptan Satıştan Sorumlu Genel

Müdür Yardımcısının katılımı gerekmektedir. Bu


sıralanmıştır;

01. Dışardan temin edilen enerji miktarı ve alış

maliyetleri. (en düşük, en yüksek ve

ortalama değerleri (kWh/TL)

02. Toplam müşteri sayısı ve satışı

gerçekleştirilen enerji miktarları.

03. Kazanılan, kaybedilen müşteri sayısı ve

potansiyelleri (toplam alım öngörüleri)

04. Kaybedilen büyük müşterilerin nedenleri.

05. En yüksek, en düşük, ortalama satış birim

değeri. (kWh/TL)

06. Tahsilat performansı, problemli müşteriler ve

hukuki süreç sonuçları.

07. Yüksek risk barındıran müşteriler.

07. Finans Performansı

Finansal performans ile ilgili olarak Finansal

Sorumlu Genel Müdür Yardımcısının katılımı

zaruridir. Bu kapsamda değerlendirilecek

hususlar aşağıda sıralanmıştır.

01. Değerlendirilen yıla ilişkin öngörülen bütçe

performansı.

02. Bir sonraki yıla ilişkin öngörülen bütçe.

03. Üst yönetim tarafından talep edilen diğer

finansal veriler.

Katılımcıların Belirlenmesi

YGG Toplantı katılımcıları, Yönetim Temsilcisi tarafından,

gündem maddeleri dikkate alınarak belirlenecek ve asgari

15 iş günü öncesi, örneği aşağıda belirtilen davet maili

marifeti ile bilgilendirileceklerdir.

Üst Yönetim toplantı katılımcıları hususunda özel

talepte bulunabilir, ancak bu taleplerini Yönetim

Temsilcisine bildirmeleri gerekmektedir.

Örnek 2 YGG TOPLANTI DAVET MAİLİ ÖRNEĞİ

KONU: 2017 YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRME TOPLANTISI

2017 yılı Yönetim Gözden Geçirme toplantısı, 06 Aralık 2017 tarihinde 10:00 / 16:00 saatleri arasında gerçekleştirilecektir. Sorumluluk sahanıza giren konularla ilgili olarak sunum yapmak ve görüş bildirmek için söz konusu toplantıya katılımınızı arz ederim. Toplantı gündem maddeleri P04-F01 TOPLANTI RAPORU içinde belirtilmiştir. Erişim linki aşağıdadır.

C:\Server\Users\SistemDokümanları\P04\P04-F01-002

Not:

01. Yönetim Gözden Geçirme toplantısına, haklı mazeret ve önceden bilgi verme dışında katılmamanız yada geç kalmanıza müsamaha gösterilmeyecektir. Planlamanızı bu hususu dikkate alarak yapmanızı önemle rica ederim.

02. Sorumluluk sahanıza giren gündem maddeleri ile ilgili olarak toplantıya hazırlıklı bir biçimde gelmeniz (ÖZET RAPORLAR, İSTATİSTİKSEL ÇALIŞMALAR VB.) gerekmektedir.

Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenen katılımcıların,

davete icabet etmeleri zaruridir. Haklı gerekçe

göstermeksizin ve önceden bildirmeksizin toplantıya

katılmayan veya geç kalanlar için P08

DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ devreye

sokulacaktır.

Toplantı Öncesi Hazırlık

Toplantı katılımcılarının tamamı, sorumluluk sahalarına

giren gündem maddeleri ile ilgili özet raporlar hazırlamakla

yükümlüdür. Bu husus toplantının verimli bir biçimde

gerçekleştirilmesi için hayati öneme sahiptir. Özet raporlar

iş bu prosedürün “Toplantı Gündemi” başlığı altında

belirtilen açıklamaları karşılayacak şekilde hazırlanmış

olmalıdır. Toplantı katılımcılarının, toplantının büyük bir

kısmının soru/cevap şeklinde geçeceğini, kendisine

yöneltilebilecek soruları, şüpheye yer vermeyecek şekilde

cevaplamaları beklendiğini bilmelidirler.

Özet raporlama için özel bir form

hazırlanmamıştır. Her bir katılımcı, istediği şekil


Sayfa 8 / 9

ve formatta raporlar/sunumlar hazırlayabilir. Üst

Yönetim başarılı, detaylı hazırlanmış

rapor/sunumlara ilişkin teşekkür etmeli, diğer

katılımcılara örnek göstermelidir.

Toplantı Kararları

Her bir gündem maddesine ilişkin, mevcut durumun

yeterliliği, korunması gibi hükümler içerse de kararların

alınması ve yazılı hale getirilmesi esastır.

Toplantı Kaydı

Yönetim Temsilcisi tarafından gerçekleştirilen toplantı

planlaması M-Files programı marifet ile kayıt altına

alınacaktır. Söz konusu plan paylaşıma açılacaktır.

Toplantıya ilişkin görüşme notları ve kararları P04-F01

TOPLANTI RAPORU FORMU marifeti ile kayıt altına

alınacaktır. Toplantı kaydı esnasında dikkat edilmesi

gereken hususlar aşağıda sıralanmıştır;

01. Toplantı kayıtları bizzat Yönetim Temsilcisi

tarafından tutulacaktır.

02. Katılımcıların kayıt altına alınmasını istedikleri

beyanları, İsim belirtilmek üzere toplantı raporuna

kaydedilecektir.

03. Toplantı girdileri, (Katılımcıların hazırladıkları

raporlar, sunumlar vb. materyaller, toplantı

raporuna eklenerek birlikte muhafaza edilecektir

04. Toplantı sonrası alınan kararlar, sorumlularının

isimleri belirtilmek üzere kayıt altına alınacaktır.

05. Toplantıda; şirket içi gizlilik gerektiren hususlara

ilişkin kararlar ayrıca tutanak haline getirilecek,

üzerine GİZLİDİR kaşesi basılacak ve gizli evrak

klasörü içinde Arşive kaldırılması sağlanacaktır.

Söz konusu klasörden Yönetim Temsilcisi

sorumlu olacaktır.

06. P12-F01 TOPLANTI RAPORU, Yönetim

Temsilcisi tarafından, kurumsal mail marifeti ile

afişe edilecek, toplantı içeriği ve alınan kararların

(hedefler dahil) bütün seviyelerde bilinmesini

sağlayacaktır. (Gizlilik kararı alınan veriler bu

kapsam dışında tutulacaktır.)

Özel Oturumlar

Görüşülen konuların içerikleri ve tartışmanın boyutu

değerlendirilmek üzere, toplantının belli bir kısmı özel

oturumlar çerçevesinde, Üst Yönetim Tarafından belirlenen

özel katılımcılar ile birlikte gerçekleştirilebilir. Özel

oturumlarda görüşülen konulan ve alınan kararlar Gizli Bilgi

statüsünde değerlendirilecektir.


Sayfa 9 / 9

Revizyon listesi;

Revizyon No : 01

Revizyon Tarihi : 04.04.2018

Revizyonu Yapan : Sinan EVKAYA

Gerekçe : M-Files Sistemi

Yapılan Revizyon : “Toplantı Kaydı” ve “Planlama” başlıkları altında M-Files programına atif yapılmıiştır.

RAPORLAMA TARİHİ:24.04.2018 /16:04 P04-F01 TOPLANTI RAPORU 1/3

TARİH: BAŞLANGIÇ SAATİ BİTİŞ SAATİ

KONU:

BİLDİRİM

PLANLAMA METOT

NO KATILIMCI GÖREVİ

P004 YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRME PROSEDÜRÜ

KATILIMCILAR

İMZA

KURUMSAL MAİL MARİFETİ İLE İLGİLİ BİRİMLERE TOPLANTI BİLDİRİMİ GERÇEKLEŞTİRİLMİŞTİR.

Yayın Tarihi: 11.07.2016 / Revizyon No:00 / Son Revizyon Tarihi: -


GÜNDEM


ALINAN KARARLAR

yayin tarİhİakfenren.com.tr/upload/docs/p04_ygg_rev.01.pdfprojeler ve sonuçları. (yatırım...

Documents