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Wozu EDV-Kalkulation?
~ Herbert WOLKERSTORFER, Jahrgang 1941, seit 1960 in der Bauindustrie als Leiter von Erzeugungsbetrieben, Bauleiter und Kalkulanttätig, derzeit Kalkulation von Großbauvorhaben im In- und Ausland,Verfasser eines Kalkulationsprogrammes tür Kleincomputer.
Heimo ELLMER, Oipl.-Ing., WIll, Jahrgang 1955, Universitätsassi- •stent an der TU Graz, Lehrbeauftragter tür EOV in Baubetrieb undBauwirtschaft.
3.3 KalkulationserfassungNach Eingabe der Positionen werden diesekalkuliert oder von einem Vorlageangebotübernommen (Abb. 2). Die Herstellkosten jeEinheit setzen sich aus dem Mengenansatzund dem Wertansatz der je Einheit anfallenden Kostenarten zusammen. Meist wird in
Rezepte (Grundkalkulation) ..-Geräterezepte für mehrteilige (OBGL-)
Geräte [5}- Baustoffrezepte- Leistungsrezepte
GeräteeinsatzgruppenEinbaupartien bzw. BAS-Arbeitspartien
- Positionsrezepte (kalkulierte Positionennach LV-Katalogen, z. B. standardisiertenLeistungsbeschreibungen)
- Gemeinkostenchecklisten (Baustellengemeinkosten sollen immer als relativeEinzelkosten kalkuliert werden)
Der Aufbau dieser Dateien erfordert vielÜberlegung, trägt zu Beginn wenig Früchteund hilft kaum über die ca. 3-monatige Anfangsfrustration hinweg. Für diese sehr kritische Phase muß genügend Zeit reserviertwerden. Der Mehraufwand für nachvollziehbare Detailansätze ist jedoch rentabel.Durch bessere Transparenz für Dritte wirdeinmal erarbeitetes Gedankengut wiederleichter verfügbar.
3.2 Erfassung des LeistungsverzeichnissesDie eigentliche Angebotskalkulation beginnt mit der Eingabe des Leistungsverzeichnisses (LV). Das Leistungsverzeichniswird heute vom Auftraggeber meist auto-mationsunterstützt unter Verwendung"Standardisierter Leistungsbeschreibun-gen« erstellt. Standardisierte Leistungsbeschreibungen sind für fast alle Bauspartenvorhanden und größtenteils verbindlich erklärt [6}. Der Satzaufbau der Datenträgerwurde heuer genormt, sodaß Mehrfacherfassungen in Zukunft durch Datenträgeraustausch vermieden werden können [7, B}.Das vom Auftraggeber erstellte Kurz-LVbraucht nur mehr eingelesen bzw. kopiertwerden. Die mögliche effektive Zeiteinsparung durch Entfall von Dateneingaben wirdvon· Auftraggebern und Auftragnehmernhäufig unterschätzt [9, 10}.
3.1 DateienVorerst werden allgemein gültige Dateienbzw. Stammdaten zusammengestellt undermittelt. Sie entsprechen den Kostenkomponenten der ÖNORM und zwar:Beistellen der BereitstellungsgeräteGerätestundensätze der Leistungsgerätespartenabhängige BruttomittellöhneBruttostoffkosten . .Fremdleistungstarife
3. EDV-BaukalkulationDie Kalkulation mit Hilfe der EDV verdrängtweitgehend durch den Preisverfall derHardware die konventionelle Kalkulation.Sie entlastet von Übertragungs-, Ausfüllund allen Rechenarbeiten und schaltet diefrüher häufigen Fehlerquellen aus. Dadurch tritt eine große Arbeitserleichterungund Zeitersparnis ein.Ausgehend von der manuellen Kalkulationmittels K-Blättern haben sich einander starkähnelnde Lösungen durchgesetzt. NebenEntwicklungen einiger Rechenzentren undBürocomputer-Hersteller sind heute qualifizierte Programme auf Klein- oder Personalcomputern verfügbar.Den Ablauf einer möglichen EDVgestützten Preiskalkulation auf pe zeigtAbb.1 [4}:
2. Manuelle BaukalkulationDie Baukalkulation wird auch heute nochvor allem bei kleineren Bauunternehmenzum überwiegenden Teil manuell durchgeführt P} Sie erfolgt als Zuschlagskalkulationnach den Richtlinien der ONORM B 2061[2}. Dazu entwickelte Kalkulationsformblätter fördern und systematisieren Kalkulationsgewohnheiten und beschleunigen dieKalkulationsdurchführung [3}. Dabei müssen für eine zukünftige Einzelfertigung Kosten ermittelt und verbindliche Preise fürspätere Bauverträge festgelegt werden.Viele Rechenarbeiten fallen an, Fehler werden selten erkannt, geringfügige Änderungen sind kaum durchführbar und zeitintensiv. Wenige Spezialisten beherrschen dieseverantwortungsvolle, komplexe Tätigkeit.Durch Einsatz der EDV können diese Mitarbeiter entlastet, jedoch nicht ersetzt werden.
1. EDV-Einführung im kaufmännischen BereichEine Untersuchung zeigt, daß der Anteil derUnternehmen mit eigener EDV bei steigendem Umsatz zunimmt [1}. Die Haupteinsatzgebiete erstrecken sich jedoch auf diePersonalverrechnung und die gesetzlichvorgeschriebene Finanzbuchhaltung. Bauwirtschaftliche Anwendungen fristen einnoch recht stiefmütterliches Dasein. Zunehmend wird jedoch erkannt, daß ein Bauunternehmer ohne ein aktuelles Rechnungswesen heute im Wettbewerb einfach benachteiligt ist. Viele warten vielleicht auchnoch auf den großen Wurf einer integriertenBau-Gesamtlösung. Die momentane Entwicklung fördert jedoch eher eine Politik derkleinen, überschaubar durchgeführtenSchritte. Auch EDV-Einsatz setzt Planungund Organisation voraus, er ersetzt sienicht.
In Zeiten starken konjunkturellen Drucks und abnehmender Bautätigkeit stehtder Kalkulant oder die Kalkulationsabteilung unter hoher Belastung. Es müssenimmer mehr Angebote abgegeben werden, um einen Auftrag zu erhalten. Nurmehr 5% der Anbote führen heute zu einem Auftrag.Dieser verschärfte Wettbewerb zwingt zu einer Rationalisierung der zeitintensiven und fehleranfälligen manuellen Angebotskalkulation. Der Preisverfall beider Hardware und sehr leistungsfähige Programme bieten heute Chancen zu einer Investition, die sich auch für umsatzschwache Unternehmen rentiert.Der folgende Aufsatz definiert Anforderungen an eine EDV-Baukalkulation.
Eine EDV-Kalkulation bleibt nur ein Werkzeug für den Kalkulanten. Sie unterstützt ihnbei der Arbeit und darf ihn weder durch lange Antwortzeiten noch durch unkomfortable bzw. komplizierte Bedienung behindern. Es muß sein »wie zu Fuß«, da vor allemerfahrene ältere Leute mit Akzeptanzproblemen kämpfen.
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Ba ema
mV-DIALOG -KALKULATION FÜR pe
Abb. 1: Ablauf der EDV-gestützten Preiskalkulation /4/.
3.4 Eigentliche KalkulationViele der beschriebenen Kalkulationsschritte können nach grundsätzlicher Erstellungvon Vorlageanboten durch den Kalkulantenvon Hilfskräften ausgeführt werden. DerKalkulant erhält dann bereits ein allgemeinausgepreistes LV und kann mittels ABCAnalyse die Hauptleistungen ableiten undauswerten. Durch Grobterminpläne, davonabgeleitete Finanzpläne, Geräte- und Personaleinsatzpläne, sowie Materialauszügewerden eventuelle Kapazitäts- und Finanzierungsengpässe erkennbar. Dadurchmüssen manchmal Arbeitsgemeinschaftengegründet werden. Bei großen Anbotenkann die Arbeit leicht aufgeteilt, können Varianten ausgearbeitet und verglichen werden. Der Kalkulant hat auch Zeit, in Ruhedie dem zukünftigen IBauvertrag Izugrundliegenden, meist sehr umfassenden Vertragsbestimmungen durchzulesen. Durchdie Insellösung und die Portabilität des PCkann der Kalkulant vor Ort die speziellenGegebenheiten der zukünftigen Baustelleberücksichtigen, die Bauabläufe gedanklich durcharbeiten und neue Lösungen finden. Bei eventueller Arge-Bildung liegenlange vor Abgabe aussagekräftige Partneranbote vor, die Ergebnisse sind leicht nachvollziehbar, die Abstimmungen können einfach und rascher ohne Rechen- und Übertragunsfehler durchgeführt werden.
Die EDV kann imme, nu,Hilfsmittelsein,sie löstvon sich auskeine Probleme.
Die Herstellkosten ohne sowie der Einheitspreis mit Gesamtzuschlägen sind ständigabrufbar. Alle Kalkulationsdaten könnennicht nur erfaßt, sondern auch geändert,gelöscht, kommentiert und durch Einfügungen ergänzt werden. Nach Abschlußjeder Erfassung oder Korrektur wird die Angebotssumme neu errechnet.
schiedliche Randbedingungen. Es müssen die Werte der allgemeinen Dateien objektbezogen geändert werden.Die Gesamtzuschlagsätze werden von derGeschäftsführung meist vorgegeben. Übersie Sind auch marktpreispolitische Überlegungen leicht durchführbar.
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Lohn-, Geräte-, Stoff- und Fremdleistungskosten gegliedert. Die Herstellkosten sindunabhängig vom angewandten Kalkulationsverfahren und können durch Manipulieren später objektiv bestimmbarerMengen- und Wertgrößen nicht gedrücktwerden. Der Markt darf die Kostenrechnung nicht beeinflussen.Die richtige Erfassung der Zeit-, Mengenund Leistungsgrößen ist schwierig und dasgroße Know-how der erfahrenen Kaikulanten. Bei vielen Firmen fehlen hier aussagekräftige betriebliche Unterlagen. Durch detaillierte Entwicklung (Soll-Werte) werdendie Grundlagen für spätere Wiederverwendung nach Abweichungsanalysen bei derAusführung geschaffen (Abb. 3).Das Wertgerüst der Mengen ändert sichvon Baustelle zu Baustelle durch unter- Abb. 2: Kostenermltllung.
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Bauthema
Abb. 3: Anforderungen an den Aufbau der Kalkulation /111.
ALLGEMEINE DATEN IPositions-Nr. 1 ausdemMenge
~ LeistungsverzeichnisEinheit(LV)Kurztext
TECHNISCHES MENGENGERÜST ILohnstunden (Aufwandswerte) 1ausGerätestunden bzw. Nachkalkulation
-leistungen (Leistungswerte) ~ BerechnungenFahrzeugstunden bzw. Nomogrammen
-leistungen Richtwerte-TabellenBetriebsstoffverbrauch _ (betrieblich und überbetrieblich)
Sonstige Betriebsmittelmengen 1 Auswg aus dem LV(z. B Schalung, Rüstung, Verbau)~ bzw. aus den PlänenMaterialbedarf
_ oder sonstigen UnterlagenFremdleistungsmengen
BEWERTUNG DER MENGEN IBruttomittellohn ~ aus LohnabrechnungBetriebsmittel-Verrechnungssätze ~ aus Baubetriebsrechnung
(Gerätestundensätze)~ aus Einkauf, ManipulationstabellenBruttostoffkosten
Fremdleistungskosten ~ aus Anboten, Tarifen, Richtpreisen
ZUSÄTZLICHE WERTANGABEN ISchlüsselgemeinkostensätze ~ aus Baubetriebsrechnung
(Zentralregie, Bauzinsen) bzw. je Objekt ermitteltWagnis und Gewinn ~ von Technischer Leitung
bzw. Unternehmensleitung
~DATEN ~r- INFORMATIONSQUELLEN--~~
. BZW. EDV-SCHNITTSTELLEN
3.5 MarktpreiseDie Angebotskalkulation ist nur ein Einflußfaktor auf die Preisbildung [12). Den Geschäftsführern liegen rechtzeitig informativeEntscheidungsgrundlagen vor, worauf sieihre marktpolitischen Uberlegungen aufbauen können. Sie 'können auch vorübergehend auf kalkulatorische Kosten und Gewinne verzichten und klar festlegen, zu weichem (Markt-)Preis sie zur Auftragsübernahme bereit sind. Auswirkungen von Korrekturen werden in vollem Umfang in kurzerZeit erkennbar und Risken bewertbar. Eskann ein abgekoppeltes Abgabe-LV erstelltwerden. Die Urkalkulation des Kalkulantenbleibt in der Urform erhalten, und er wirdvon Geschäftsführungsentscheidungenentlastet.
3.6 ArbeitskalkulationBei Erhalt des Auftrages kann die gespeicherte Urkalkulation zu einer Arbeits(Ausführungs-)Kalkulation erweitert und ergänzt werden. Dabei werden auch die notwendigen Voraussetzungen für Nachkalkulationen und Betriebsabrechnung geschaf-
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fen. Durch Vergleichbarkeit der Kosten derArbeitskalkulation mit der Betriebsabrechnung können nach richtiger Leistungsabgrenzung rasch Kostenarten-Soli/lstVergleiche und Stunden-Sol!/Ist-Vergleichedurchgeführt werden. Frühe Erfolgskontrollen haben einen Sinn, da sie Fehler nichtnur erkennen, sondern auch Möglichkeitenzum rechtzeitigen Einleiten von Gegenmaßnahmen schaffen.Der Bauleiter kann leicht Zusatzanbote fürfehlende Leistungen erstellen, erhält alleAnsätze zur Mitkalkulation und für Stichprobenkontrollen dokumentiert und kanndie betrieblichen Unterlagen überLeistungsansätze verbessern
IDer"Mlrldarfdie Kostenrechnung Inicht beeinflussen.
3.7 DokumentationDie Kalkulationsergebnisse werden auchbei EDV-Kalkulation auf üblichen K-Blätterndokumentiert. Zur Submission kann derAuftraggeber neben dem ausgepreisten LVauf Verlangen alle gewünschten Kalkula-
tionsunterlagen im Format DIN A4 erhalten.Die unnotwendige Papierflutläßt sich durchSpeicherung auf Datenträgern (z. B. Disketten) vermeiden.
3.8 AuswertungenEinen wesentlichen Vorteil der EDVKalkulation bieten die automatisch mitanfallenden Auswertungen. Für spätere Preisgleitungen wird ein detaillierter Warenkorbausgeworfen. Die Arbeitsvorbereitung erhält Summenblätter zur Entwicklung vonGeräteeinsatzplänen, Personaleinsalzplänen, Baustoffbereitstellungs- und-abrufplänen und Bauzeitplänen.Durch Bewertung dieser mit den Kosten der Hauptleistungen kann ein grober Finanzplan erstellt werden.Eine Zusammenstellung der Arbeits- undLeistungswerte zur Erleichterung spätererNachkalkulationen muß erst noch installiertwerden, da vorerst nur die objektbezogenen Rezepte zusammengestellt werden.
4. WirtschaftlichkeitKosten-Nutzen-Untersuchungen zeigen,daß EDV-Einsätze auch im Klein- und Mittelbetrieb wirtschaftlich sein können [13).
4.1 Kosten der EDV-AnlageAls Kosten faHen sowohl einmalige als auchlaufende Kosten an.Einmalige Kosten:- Kosten für die Beschaffung der Anlage
(PC; MS-DOS, CP/M) inkl. Zubehör (sielassen sich durch Leasing in laufendeKosten überführen)
- Kosten für die Beschaffung der Software- Kosten für die Auswahl, Beratung, Aus-
bildung, Implementation, das Anlegenvon Stammdaten sowie für Probeläufe.
Durch Vorgabe eines Abschreibungszeitraumes überführt man diese Kosten in laufende Kosten.Laufende Kosten:- WartunglTeileaustauschservice- Materialkosten- Energiekosten- Programmpflegekosten- ggf. Leasing
4.2 Leistung und Nutzen des EDVEinsatzes (wirtschaftliche Vorteile)Leistungsverbesserung und Bereitstellungzusätzlicher Leistungsreserven, Zeiteinsparung, Kosteneinsparung, Informationsverbesserung durch Datenqualität und-aktualität und wirtschaftlich nicht direktmeßbarer Nutzen (z. B. Konzentration aufwesentliche Aufgaben) müssen den Kostengegenübergestellt werden.Die wirtschaftlichen Auswirkungen auf seinenHetrieb muß jeder Unternehmer selbstabschätzen
Literatur:[1] OBERNDORFER, w.; KROPIK, A.: EDV in
Bauunternehmungen, Wien, 1985[2] Hrsg.: .Österreichisches Normungsinstitut
(ONI); ONORM B 2061: Preisermittlung fürBauleistungen; Verfahrensnorm, Wien, 1978
DieWirtschaftbraucht~Mitarbeiterwirbildensie aus.
ELLMER. H.: Die Kalkulationsformblätter Kritik und Verbesserungsvorschläge. in:SChnftenrelhe des Instituts für Baubetnebund BauwIrtschaft. Heft 7. Graz. 1984. S. 97-124
[4] WOLKERSTORFER. H.: SCHREDER. B.Dokumentation. EDV-DIALOGKALKULATION für Personalcomputer.(Hrsg. TEEöR!\G-ASDAG AG). Wien. 1986
[5] Hrsg.: VIBO; Osterreichische Baugeräteliste1981. Wien. 1981
[6J RAABER. N.: BauwIrtschaftslehre. Vorlesung; TU Graz. 1986
[7] Hrsg.. ONI. ONORM B 2062: Aufbau vonstandardiSierten LeIstungsbeschreibungenunter Berücksichtigung automationsunterstützter Verfahren; Verfahrensnorm. Wien.1986
[81 Hrsg.: ÖNI, ÖNORM B 2063. Ausschreibung. Angebot und Zuschlag unter Berücksichtigung automationsunterstützter Verfahren; Verfahrensnorm. Wien. 1986
[9] SCHNEIDER. H-O: Probleme bei der rechnergestützten Angebotsbearbeitung. In:BW 37 (1983) 49. S. 1832-1836
[10]SCHNEIDER. H.-O: Kosten der EDVAngebotskalkulation. In: BW 38 (1984) 15, S.517-525
[llJ FRITZ. H.-J.: Ist Kalkulieren nochsinnvolr? in:BW 30 (1976) 25, S. 1249-1254
[12] PERSOGLlA, J.: Projektcontrolling als Subsystem des Rechnungswesens, Dissertation, TU Graz, 1985. S. 101 f.
[13] BLECKEN, U; KURPJUWEIT, J.: Wirtschaftlichkeit des EDV-Einsatzes. in: BW 39(1985) 48. S 1771-1776
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