Paradigma Baru:GUDANG Sebagai KEUNGGULAN KOMPETITIF

Selama ini,jika berbicara tentang spareparst maka pikiran kita hanya tertuju pada sales activity. Padahal, dalam sparepart bisnis, seorang parts manager harus juga mempunyai pemahaman yang benar tentang gudang.

Apa pentingnya gudang dalam sparepart bisnis? Banyak dealer menempatkan gudang dalam fungsi pendukung yang tidak memiliki peran penting dalam pencapaian sasaran strategis dealer. Bahkan beberapa dealer sering memandang gudang sebagai COST CENTER. Di tengah persaingan yang ketat, setiap dealer harus mulai memanfaatkan semua fungsi yang dimilikinya sebagai sarana strategis untuk mencapai keunggulan kompetitif.

Pertama-tama , mari kita pahami tentang Fungsi GUDANG, yaitu :1. Fungsi PENYIMPANAN

Merupakan fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik bahan mentah, setengah jadi maupun barang jadi. Tujuan dari Warehouse Manajeman adalah bagaimana menggunakan ruang (space) seoptimal mungkin untuk menyimpan produk dengan biaya tertentu.

2. Fungsi MELAYANI PERMINTAAN PELANGGANAktivitas menerima barang dari HMSI dan memenuhi permintaan dari partshop atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktifitas logistik. Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk dan siklus order yang reasonable.Dengan menyimpan stok dalam jumlah tertentu, akan membantu melayani permintaan pelanggan yang fluktuatif.

3. Fungsi DISTRIBUSI dan KONSOLIDASIBarang yang telah di simpan agar sampai ke tangan pelanggan harus melalui proses distribusi. Yaitu mengatur dan menjamin agar barang yang dikirim, benar-benar sampai ke tangan pelanggan dengan baik. Artinya, pelanggan menerima barang sesuai pesanannya tanpa ada yang kurang, tanpa ada yang salah ambil,dll.Untuk menjamin itu semua, gudang perlu mengadakan konsolidasi. Artinya, akan ada proses pengambilan barang, pengecekan dan pengepakan. Konsolidasi yang baik sangat berperan agar distribusi benar-benar sempurna.

1

Paradigma Lama :Gudang sebagai fungsi BIAYA

Aktifitas gudang sangat membantu dealer dalam memenuhi kebutuhan akan permintaan pelanggan. Namun, sebagai bagian dari aktifitas bisnis secara keseluruhan, gudang memiliki fungsi biaya yang lebih spesifik di banding aktifitas lain. Sayangnya, banyak dealer lalai terhadap detail dan hanya memperhatikan secara global.

Kebijakan logistik yang diambil delaer, baik berupa kebijakan investasi maupun operasional, memiliki dampak terhadap tingkat pengembalian investasi (return on investment).Langkah yang dapat diambil oleh Warehouse Manager adalah mengupayakan tingkat efisiensi logistik untuk mencapai titik pengembalian investasi tertntu. Yang menjadi tantangan disini adalah bagaimana menekan biaya berhubungan dengan logistik, namun tidak mengorbankan tingkat efektifitas pekerjaan. Dalam hal ini, yang terpenting adalah bagaimana menjaga kemampuan memberikan pelayanan yang optimal sesuai dengan permintaan pelanggan, bahkan melebihi keinginan mereka (beyond customer requirement).

Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan dan pemasaran dalam memastikan panyampaian produk dan informasi kepada pelanggan sebagai titik penjualan.Pengiriman barang harus diusahan secepat mungkin, segera diproses setelah tiba dan segera dikirim.

Paradigma Baru :Gudang sebagai sumber KEUNGGULAN KOMPETITIF

Pengelolaan gudang / warehouse management merupakan salah satu senjata yang dapat digunakan oleh dealer untuk bersaing dalam kompetisi pasar bebas dan global saat ini. Dealer harus mampu mengubah paradigma logistik dari sekedar aktifitas yang menghabiskan dana besar menjadi salah satu sumber keunggulam kompetitif. Keunggulan kompetitif inilah yang akan menjadi ‘asset berharga”, yang akan membedakannya dengan perusahaan lain. Yang lebih penting lagi adalah membuat dealer mampu bersaing dalam memberikan produk dan layanan kepada pelanggan.

Proses mengubah paradigma gudang dari sekedar pusat biaya (cost center) menjadi pusat keunggulan kompetitif (competitive adavantage center) dapat diwujudkan dengan menciptakan nilai tambah pada setiap aktifitas logistik. Penciptaan nilai tambah kegiatan logistik untuk setiap dealer akan sangat berbeda antara delar satu dengan yang lainnya.

Nilai tambah yang mungkin dapat diterapkan pada aktifitas logistik antara lain:1. Meningkatkan pelayanan pelanggan

Pelanggan dapat menerima barang yang diminta dengan lebih cepat dan dalam kondisi yang baik2. Mengurangi siklus waktu total (dari order sampai parts diterima pelanggan)

Berapa waktu yang di butuhkan mulai dari order sampai parts di terima pelanggan?3. Memperbaiki kualiatas penyampaian produk dan jasa, termasuk di dalamnya pengepakan (packaging)

Pengepakan yang baik akan mengurangi kerusakan parts terutama parts yang beresiko mudah pecah seperti kaca

2

4. Mengurangi total biaya (biaya transportasi, pergudangan, pengepakan)5. Merencanakan dan mengatur aliran supply hingga parts dapat di terima di customer

Peran dari MANAJEMEN GUDANG / WAREHOUSE MANAGEMENT dalam spareparst bisnis

Para Parts Manager Dealer area Jawa-Bali yang budiman,

Manajemen pergudangan semakin berkembang dan mulai dilirik sebagai salah satu poin penting dari manajemen logistik yang berperan untuk menambah nilai (value) dalam menyampaikan produk kepada pelanggan.

Tantangan yang dihadapi manajemen pergudanganpun semakin kompleks. Sebagai hasil perubahan dinamis lingkungan pergudangan adalah semakin meningkatnya permintaan pelanggan dan kinerja pergudangan. Perubahan dinamis lingkungan dipicu oleh meningkatnya jumlah sediaan sebagai hasil dari meningkatnya permintaan pelanggan dan keterbatasan luas gudang, disamping harus tetap memberikan pelayanan prima sesuai dengan permintaan pelanggan.

Perubahan-perubahan ini menuntut manajeman pergudangan lebih proaktif dalam melakukan perbaikan kinerja dan mencari peluang dalam menambah nilai yang bisa dihantarkan (kaizen), baik secara internal pada perusahaan maupun eksternal terhadap pelanggan.

Sangat penting bagi para manajer gudang untuk mulai berpikir dan menggunakan paradigma baru dalam melihat aktivitas bisnis yang terjadi di gudang Anda. Dengan memahami perubahan ini, kita dapat memutuskan gudang seperti apa yang akan kita bentuk.

Saat ini, mulai terjadi pergeseran paradigma dari gudang sebagai pusat biaya menjadi gudang sebagai pusat aset. Dari pusat investasi menjadi pusat pemberi nilai tambah terhadap tingkat pelayanan (value added center). Belum lagi kalu kita lihat secara fungsional. Dulu ,banyak orang berpikir bahwa gudang hanya mempresentasikan fungsi penyimpanan dan fungsi pengirim produk. Namun, dalam prespektif terkini, fungsi itu telah bertambah dan berubah menjadi lebih proaktif, yaitu gudang sebagai fungsi mengatur aliran produk secara kontinyu, menyimpan (movement and storage function), dan melayani permintaan pelanggan (order fullfilment function).

Dalam paradigma baru , gudang memerlukan Warehouse Managemant System yang berfungsi untuk:1. Mengurangi DEAD STOCK2. Mengurangi LABOUR COST / BIAYA TENAGA KERJA3. Menambah KAPASITAS PENYIMPANAN / STORAGE CAPACITY4. Menambah SERVICE RATIO5. Menambah AKURASI PERSEDIAAN / INVENTORY ACCURACY

3

Sebentar lagi, kita akan menutup tahun 2009 dan akan memasuki tahun baru 2010 yang mepunyai permasalahan dan tantangan yang semakin kompleks. Untuk itu, pemahaman PARADIGMA BARU tentang GUDANG kiranya akan sangat membantu sparepart division dealer dalam peranannya sebagai after sales service sehingga para pelanggan HINO tetap setia dan terus memakai kendaraan HINO.

Salam,

Desember 2009

Harjono Swanopati

4