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2017
GESTION/RÈGLEMENTATION
FORMATION
SOCIAL
SÛRETÉ / SÉCURITÉ
DÉVELOPPEMENT DURABLE
LOGISTIQUE
UNION DES ENTREPRISESDE TRANSPORT ET DE LOGISTIQUE DE FRANCE
TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I EDITO DU PRESIDENT
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chaque nouvelle année son “Essentiel”. La version 2017, encore plus complète, encore plus pratique est maintenant l’outil néces-
saire et obligatoire de tous les professionnels de la route du conducteur au dirigeant en passant par l’exploitant.
Nul n’est censé ignorer la loi, nul n’est censé ignorer les recommanda-tions et informations de “l’Essentiel“ dans nos métiers du transport et de la mobilité.
Les nouveautés dans le dossier 2017 :
Des informations stratégiques pour les affaires : Les contrats-types; les Conditions Générales de Vente.
Des informations pratiques : les réseaux de péage en Europe; formation des intervenants - matières dangereuses; la réglementation SOLAS; Le régime ICPE (Installations Classées pour la Protection de l’Environnement); les produits soumis à accise; rouler en GNV; les vignettes CRIT’AIR.
Des informations sociales : Le compte personnel de prévoyance; le compte personnel de formation; le financement de la formation.
Et encore beaucoup d’autres informations.
Plongez-vous rapidement dans l’Essentiel 2017, vous y apprendrez tout ce qu’il faut savoir pour être incollables dans vos fonctions.
Merci à nos partenaires, ils contribuent à une bonne cause.
A bientôt et bonne route 2017 !
Yves FARGUESPrésident de l’Union TLF
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TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I SOMMAIRE
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L’ accès à la profession> LSV : Le representant en douaneL’Opérateur Economique Agréé (OEA)Les registres obligatoiresL’ affichage obligatoire> LSV : Gestion des documentsLa gestion du poste clientLe suivi financier> LSV : L’action directeLa gestion de l’assuranceLa maîtrise du budget péage> LSV : Les réseaux de péage en EuropeLa gestion du poste carburantLa gestion de la bourse de fret> LSV : La gestion de l’atelierLa location de véhicules industrielsÉtablir un prix de transportLes contrats-types de transportLa gestion de la sous-traitanceLa tva intracommunautaireLes Incoterms® 2010>LSV : Incoterms® : Les 7 recommandations de TLFE-freight : Le billet électronique de vos marchandisesLa réglementation SOLASLe régime ICPE (Installation Classee pour la Protection de l’Environnement)Les produits soumis à acciseLe web marketing
Formation - financementLes contributions légales 2016Les contrats et taxe d’apprentissage> LSV : Evolutions de la formationLes permis de conduireLes formations FIMO / FCO
GESTION /RÉGLEMENTATION
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SOMMAIRE
FORMATION
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TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I SOMMAIRE
L’ éco-conduite / la conduite rationnelleLe guide d’achat des véhicules propres> LSV : Rouler au gaz naturel GNVLes dispositifs français en faveur du climatL’affichage CO2 des prestations de transportProgramme “objectif CO2” - Charte & LabelAudit énergétiqueLes vignettes Crit’air
La check-list du recrutement> LSV : Emploi de personnes handicapéesLes périodes d’essai> LSV : Les visites médicalesLa mutuelle obligatoireLe compte personnel de prevoyance Le temps de travail du personnel de conduiteLa règlementation sociale : 165-2014Le régime des contraventionsLe travail de nuitLes contreparties obligatoires en reposLes congés payésIndemnisations maladies & risques professionnelsLes Dimanches et jours fériésEvaluation et prévention des risques professionnels> LSV : La pénibilitéLes cas de rupture du contrat de travailLe licenciement pour fauteLe congé de fin d’activité
Les documents à bord des véhiculesLe chrono-numérique> LSV : La gestion des cartesLes contrôles techniques périodiquesLes vitesses et signalisationsLa gestion des matières dangereuses> LSV : La formation des personnels intervenants - Matières dangereusesLes extincteurs
SOCIAL
TECHNIQUE
DÉVELOPPEMENT DURABLE
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Les informations présentées sur ces fiches pratiques ont pour vocation de vous offrir un aperçu général des informations utiles. Elles sont délivrées à titre indicatif et n’ont aucun caractère exhaustif. En tant qu’utilisateur des fiches pratiques, il vous appartient de solliciter des conseils appropriés et de vérifier la mise à jour des informations contenues préalablement à toute mise en oeuvre. En aucune circonstance, TLF et ses différents partenaires ne peuvent être tenus pour responsables
des éventuels préjudices fortuits, directs ou indirects, résultant de l’utilisation des fiches.
TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I GESTION REGLEMENTATION
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VOUS
TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I GESTION REGLEMENTATION
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Exigence d’établissement
ACCÈS À LA PROFESSION> du transport routier de marchandises
Pour pouvoir exercer l’activité de transporteur public routier, les entreprises doivent disposer d’une autorisation d’exercer.La demande d’autorisation s’effectue au moyen du formulaire CERFA n° 14557*01, rempli et signé par le ou les responsables légaux et la personne qui assure la direction permanente et effective de son activité de transport, complété des pièces justificatives précisées par arrêté.
LES ETAPES A RESPECTER...
Capacité professionnelleDérogations :Reconnaissance de l’expérience professionnelle (10 ans de gestion continue d’une entreprise de transport routier pré-cédant le 4 décembre 2009) et l’équivalence de diplôme (certains diplômes ou titres pro-fessionnels, figurant sur une liste fixée par décision ministérielle).
Pour satisfaire à l’exigence de capacité professionnelle, la voie d’accès principale devient l’examen.
Condition d’honorabilité
Capacité financière
Autorisation d’exercer
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Gestionnaire de transport2
EXIGENCE D’ETABLISSEMENT...
CONDITION D’HONORABILITE...
CAPACITE FINANCIERE...
GESTIONNAIRE DE TRANSPORT...
> l’entreprise doit disposer en France de locaux abritant ses documents, ses équipements administratifs et son centre d’exploitation.> Sur formulaire CERFA N°14557, les éléments constitutifs de l’établissement (Adresse du siège + adresse des équipements administratifs et techniques).
Ne peuvent prétendre à la condition d’honorabilité les per-sonnes ayant fait l’objet :> De condamnations “graves” prononcées par une juridiction fran-çaise et inscrites au bulletin N°2 du casier judiciaire ou par une juridic-tion étrangère et inscrites dans un document équivalent, entrainant une interdiction d’exercer une profession commerciale et industrielle.> D’une condamnation mentionnée au bulletin N°2 du casier judici-aire (par exemple, pour surcharge du véhicule ou défaut de FIMO / FCO du conducteur.)
L’entreprise satisfait à l’exigence de capacité financière lorsqu’elle démontre qu’elle dispose chaque année de capi-taux et de réserves. L’entreprise peut recourir à des garanties jusqu’à la moitié de la capacité financière exigible.
≤ 3,5 T de PMA > 3,5 T de PMA
1er véhicule véhicules suivants 1er véhicule véhicules suivants
1800 € 900 € 9 000 € 5 000 €
Chaque entreprise désigne un gestionnaire de transport titulaire de la capacité professionnelle et jouissant de l’honorabilité professionnelle, qui assure la direction effective et permanente de l’activité de transport routier de l’entreprise et qui réside dans l’Union EuropéenneAttention :Un gestionnaire de transport peut exercer son activité à temps partiel (et sous certaines conditions). Il peut éventuel-lement être un prestataire de services sous conditions (le responsable légal de l’entreprise, qui habilite par contrat une personne physique pour exercer les missions confiées au gestionnaire de transport, joint ce contrat au formulaire CERFA 14557).
Obligation : Tous les ans, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise doit adresser à la DREAL la liasse fiscale correspondante, certifiée par un expert-comptable, un commissaire au compte ou un centre agréé. (Même si l’entreprise ne satisfait pas à l’exigence de capacité financière).
L’exigence de la capacité financière> Celle-ci est satisfaite si l’entreprise dispose de capitaux et de réserves d’un montant ≥ à la capacité financière exigible.> A défaut de capitaux et de réserves suffisants, l’entreprise peut présenter des garanties accordées par un ou plusieurs organismes financiers (< à la moitié de la capacité financière souscrite pour une durée d’au moins 1 an).
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LE REPRÉSENTANT EN DOUANE> Nouveau statut
La libéralisation du métier1
BaseJuridique
> L’ Article 5 du Code des Douanes de l’Union définit la profession du représentant en douane
> L’ Article 18 du Code des Douanes de l’Union définit les conditions d’exercice de la profession de représentant en douane.Au niveau national, l’arrêté du 13 avril 2016 relatif à la représentation en douane et à l’enregistrement des représentants en douane modifié par l’arrêté du 20 janvier 2017 fixe les règles et les conditions d’exercice de la profession en conformité avec le CDU.La note aux opérateurs n°170051 du 23 janvier 2017 vient préciser le cadre d’application de la représentation en douane et notamment la délégation d’habilitation.
> Toute personne peut accomplir des formalités ou des actes liés à la réglementation douanière en représentation directe ou indirecte.
> Une personne installée dans l’UE satisfaisant aux critères OEA simplification douanière est autorisée à proposer ses services dans un autre Etat Membre.
> Un individu établi hors de l’UE peut être un représentant en douane (sous certaines conditions).
LE COMMISSIONNAIRE AGREE EN DOUANE EST DEVENU LE REPRESENTANT EN DOUANE
Les conditions d’exercice du représentant en douane2
Sa compétence professionnelle sera fondée sur plusieurs critères
Le représentant en douane doit pouvoir justifier sa compétence à travers l’un des 3 critères :> Avoir une expérience pratique attestée d’une durée minimale de 3 ans dans le domaine douanier.> Avoir suivi avec succès une formation relative à la législation douanière.> Avoir obtenu une certification en matière douanière (Standard européen de compétence en douane - CEN Standard).
Depuis le 1er Mai 2016, le Code des Douanes de l’Union (CDU) libéralise la réalisation des opérations douanières dans l’Union Européenne.Le commissionnaire en douane Français est devenu “représentant en douane” (Customs representative) conformément aux nouvelles règles du CDU. L’Opérateur Economique Agréé (OEA) C (Customs) est notamment autorisé à effectuer des formalités douanières dans un Etat Membre autre que celui dans lequel il est établi, tout comme le représentant en douane qui répond à 4 des critères OEA.
Les articles5 et 18du CDU
Satisfaire aux critères OEA-C (simplifications douanières) prévus dans le CDU
4 critères :> L’absence d’antécédent en matière douanière, fiscale et pénale.> La solvabilité financière.> La gestion des écritures - capacité à retracer les flux.> La compétence professionnelle - compétence en douane.
Formalités administratives
Les commissionnaires en douane agréés avant le 1er mai 2016 acquièrent automatiquement le statut de représentants en douane. Ils bénéficient d’une période transitoire de 3 ans avant la réévaluation de leur statut selon les nouveaux critères d’enregistrement.Les commissionnaires en douane titulaire d’une autorisation OEA simplifications douanières depuis plus de 3 ans au 1er mai 2016 sont réputés remplir le critère de compétence professionnelle.
Les sanctions administratives> Il existe, dans chaque région, une commission régionale des sanctions administratives (CRSA). Présidée par un mag-istrat, elle réunit des représentants de l’État, de la profes-sion, des salariés et des usagers.
> Le rôle de ces commissions est d’examiner notamment la situation d’entreprises résidentes au comportement par-ticulièrement infractionniste, d’entendre leurs représent-ants et de proposer aux préfets de région des sanctions administratives à l’encontre de ces entreprises.
> Ces derniers peuvent retirer, temporairement ou dé-finitivement, des titres administratifs de transport de marchandises et de personnes et prononcer des mesures d’immobilisation des véhicules.
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Afin de mobiliser les entreprises de transport routier dans la certification OEA sûreté / sécurité , TLF/TLF Overseas, en partenariat avec la DGDDI, le cabinet Kilean, ont développé un service d’accompagnement pour les TPE & PME du transport routier de marchandise : le PACK ROUTIER OEA.
Testé par les entreprises pilotes dans le cadre d’un pilote avec la DGDDI :« un parrain pour une certification OEA »
Le pack routier OEA, offre, à travers la filiale TLF Services, une boîte à outils adaptée à chaque métier du transport routier, facilitant grandement la prépara-tion de la certification.
Les entreprises du TRM, qui sont particulièrement concernées par le volet sûreté / sécurité de cette certification, représentent un maillon important de la supply chain internationale et devront de plus en plus répondre à ces nouvelles exigences du marché entrainées par d’importantes évolutions réglementaires européennes & mondiales.
L’OPÉRATEUR ÉCONOMIQUE AGRÉÉ (OEA)> les étapes d’une certification réussie
Toutes les entreprises impliquées dans la supply chain logistique et trans-port internationale, c’est à dire, les échanges extracommunautaires, à l’import et à l’export.Commissionnaire de transport; Importateur; Logisticien; Transitaire; Trans-porteur routier; Exportateur; Manutentionnaire; Représentant en douane.
> Accéder aux appels d’offres internationaux et aux reconnaissances mu-telles sûreté.> Pour sécuriser la chaîne de transport / logistique et lutter contre le ter-rorisme et les fraudes douanières,> A l’export pour faciliter et accélérer les échanges internationaux,> A l’import pour continuer à bénéficier de facilités douanières,> Entre partenaires commerciaux pour fixer un cadre sécurisé aux échanges.Typologie des certifications
Il s’agit de répondre à 4 grandes familles de critères d’exigence au travers d’un questionnaire d’auto-évaluation précis puis d’un audit de l’entreprise réalisé par les Douanes.> Bonne santé financière; Réglementation douanière; Bonne organisation et qualité; Mesures de sécurité et de sûreté.
Fiche réalisée avec le partenariat
DIAGNOSTIC
MISE EN CONFORMITE
CANDIDATURE
AUDIT
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LA DEMARCHE O.E.A : Rappel1
POUR QUI ?
POURQUOI?
COMMENT?
La démarche implique une conduite du changement avec la mise en place d’une culture de l’écrit et d’un système de management de la qualité qui valorisent ainsi son patrimoine et son positionnement commercial.En matière de sûreté, il s’agit avant tout de sécuriser l’entreprise et ses partenaires en formalisant et en contrôlant régulièrement les dispositions prises.A ces bénéfices internes, viennent s’ajouter des avantages en matière douanière accordée aux titulaires de conventions avec l’Administration des douanes.
4 ÉTAPES D’UNE CERTIFICATION
“LE PACK ROUTIER O.E.A”2
Pour toute information complémentaire contacter :
Sylvie Baudroux / [email protected]
Tèl : 01 53 68 40 50
EN SAVOIR PLUS > Règlement européen 952/2013 - 2015/2446 - 2015/2447; > Questionnaire-Auto-évaluation; >Notes explicatives QAE; > “Réussir sa certification OEA” (Editions Celse - 2010); > www.douanes.gouv.fr
TRANSPORTEURS ROUTIERS : “En route vers la certification”
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TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I GESTION REGLEMENTATION
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L’AFFICHAGE OBLIGATOIRE> du transport routier
REGISTRES OBLIGATOIRES> du transport routier de marchandises
REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL
REGISTRE DE DELIVRANCE DES LIVRETS INDIVIDUELS DE CONTRÔLE ET H. S.
REGISTRE DES DELEGUES DU PERSONNEL
REGISTRE DES PV DU COMITE D’ENTREPRISE
REGISTRE MEDICAL
REGISTRE DES CONTRÔLES TECHNIQUES ET DE SECURITE
LES ENTREPRISES DE TRANSPORTS ET LOGISTIQUE ONT l’OBLIGATION DE TENIR ET
DE CONSERVER CERTAINS REGISTRES RELATIFS AU PERSONNEL ET A LA SECURITE
DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES
REGISTRE MEDICAL> Registre des accidents du travail (bénins). Tenu sur accord de la Caisse d’Assurance retraite et de la Santé au Travail.> Les fiches médicales établies par le médecin du travail.> Les fiches entreprises (Entreprises de + de 10 salariés).
REGISTRE UNIQUE DU PERSONNELRemplace le registre des jeunes de - de 18 ans, entrées-sorties du person-nel, de la main d’oeuvre étrangère> Mentions obligatoires :- Le nom - Le sexe- La nationalité - L’emploi- La date de naissance - La qualification- La date entrée / sortie - Date de demande autorisation licenciement
Dispositions particulières
Travailleurs étrangers> Possession d’un titre autorisant l’activité salariée : Type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Les copies doivent être an-nexées.
Jeunes travailleursMentionner le type de contrat dont ils sont bénéficiaires (Contrat d’apprentissage, de professionnalisation, de qualification / adaptation).
Travailleurs mis à la disposition par un groupement d’employeurs> Mentionner “Mis à la disposition par un groupement d’employeurs”> Dénomination et adresse de ce dernier.
Conventions de stageLe registre unique du personnel doit également intégrer les mentions de toutes les conventions de stage.
ATTENTION : Les personnes ayant accès à ce registre sont l’inspection du travail, les délégués du personnel, les agents de la sécurité sociale.Il peut être substitué a ce registre unique du personnel un support informatique (Après avis des DP et déclaration auprès de la CNIL).
REGISTRE DES DELEGUES DU PERSONNELCe registre doit être tenu en permanence à la disposition des délégués du personnel et de l’inspecteur du travail.Les salariés de l’établissement doivent pouvoir le consulter pendant un jour ouvrable par quinzaine, en dehors des heures de travail.
REGISTRE DES PV DU COMITE D’ENTREPRISELes délibérations du Comité d’Entreprise sont consignées dans des procès verbaux.
REGISTRE DES CONTRÔLES TECHNIQUES ET DE SECURITECe registre est destiné au suivi des vérifications périodiques ou ini-tiales des installations techniques (appareils de levage, climatisa-tion, installations de chantiers, installations électriques…).Réunion possible dans un registre unique, les attestations, con-signes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à sa charge au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail.
REGISTRE UNIQUE DE DELIVRANCE DES LIVRETS INDIVIDUELS DE CONTRÔLE
Le registre unique de délivrance est destiné à recevoir l’émargement de l’attributaire à l’occasion de la remise du livret individuel ou de l’horaire de service. Ce document doit être visé par l’inspecteur du travail avant sa mise en service. Celui-ci est conservé dans chaque établissement.
BASE DE DONNEES ECONOMIQUE & SOCIALE
BASE DE DONNEES ECONOMIQUE & SOCIALERassemble les informations à disposition du CE, à défaut des DP. Accessible en permanence à : CE (à défaut DP), CCE, CHSCT, DS Contenu obligatoire : Investissements (social, matériel et immatériel), fonds propres et endettement, ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, activités sociales et culturelles, rémunération des fi-nanceurs, flux financiers à destination de l’entreprise (notamment aides publiques et crédits d’impôts), sous-traitance, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Certaines obligations en matière d’affichage sont remplacées par une obligation d’information par tout moyen.
AFFICHAGES OBLIGATOIRES DANS TOUTES LES ENTREPRISES1
Adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail compétentModalités de communication aux salariés mises en oeuvre par l’employeur communi-quées au préalable à l’inspection du travail.
Inspection du travail
Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des secours d’urgenceMédecine du travail
Consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010 (2)Noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d’organisées l’évacuation en cas d’incendie.
Consignes de sécurité et d’incendie
“Tout employeur est tenu d’assurer, pour un même travail ou pour un travail de valeur égale, l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes” Art. L3221-2 à L3221-7 du code du travail
Egalité professionnelle et salariale entre homme et femme
Horaire de travail (début et fin) et durée du reposHoraires collectifs de travail
Jours et heures de repos collectifs (si le repos n’est pas donné le dimanche)Repos hebdomadaire
-Période de prise des congés (2 mois avant le début des congés).-Ordre des départs en congés.Congés payés
Interdiction de fumer dans les locaux de l’entrepriseInterdiction de fumer
Modalités d’accès et de consultation de l’inventaire des risques Document unique d’évaluation des risques professionnels
DOCUMENT UNIQUE DES RISQUES PROFESSIONNELSLe document unique d’évaluation des risques professionnels est réalisé et mis à jour annuellement par chaque chef de service, chef d’établissement. Il répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés. Il a pour objectif d’organiser la prévention des risques identifiés.
Panneaux pour l’affichage des communications syndicales :-Pour chaque section syndicale de l’entreprise.-Pour les délégués du personnel (Entreprise de plus de 11 salariés).-Pour le comité d’entreprise (Entreprise de plus de 50 salariés).
Panneaux syndicauxSelon modalités fixées par accord
avec l’employeur
OBLIGATION D’INFORMATION PAR TOUT MOYEN2
Avis comportant l’intitulé des conventions ou accords applicables dans l’entreprise.Référence de la convention collective dont relève l’établissement et des accords ap-plicables (précisions sur les modalités de leur consultation sur le lieu de travail).
Convention ou accord collectif du travail
Texte de l’article 222-33-2 du code pénalHarcèlement moral
Texte de l’article 222-33 du code pénal (et devant les locaux ou à la porte où se fait l’embauche)Harcèlement sexuel
Texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal (et devant les locaux ou à la porte où se fait l’embauche)
Lutte contre la discrimination à l’embauche
Communication d’informations nominatives contenues dans les relevés de contrat de mission à Pôle emploi et au Direccte.Travail temporaire
Procédure d’organisation de l’élection des délégués du personnel (ou du comité d’entreprise à partir de 50 salariés).
Election des représentants du personnel
A partir de 11 salariés
Règles en matière d’hygiène, de sécurité, de sanctions...Réglement intérieurA partir de 20 salariés
Noms des membres du CHSCT et l’emplacement de leur poste de travail.Comité d’hygiène, de sécurité et des
conditions de travail (CHSCT)A partir de 50 salariés
Information sur l’existence d’un accord et de son contenuAccord de participationA partir de 50 salariés
LE LIVRE DE PAIE (ou double des bulletins de paie)C’est un livre sur lequel figurent toutes les mentions portées sur les bulletins de paie des salariés. Ce livre de paie est tenu par ordre chronologique, sans blanc, rature ni surcharge.
LIVRE DE PAIE
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?LESAVIEZ-
VOUSLA GESTION DU POSTE CLIENT> du transport routier de marchandises
EN PREVENTIF
Avant la signature du contrat > Analyse du risque client par le biais d’enquêtes financières.NB : Diligence conseillée pour les commandes d’un montant important et si vous disposez de temps nécessaire.
Avant l’émission de la facture> Vérifier que la lettre de voiture a été correctement libellée, signée par les parties et conservée.> Vérifier le libellé de la facture.
Avant la date d’échéance de la facture
> Effectuer des relances téléphoniques environ 3 semaines avant la date d’échéance afin de détecter au plus tôt les litiges. En traiter le maximum et optimiser ainsi l’entrée du cash à l’échéance de la facture.
Recouvrement amiable et judiciaire> Adopter son “process” de recouvrement à la typologie de votre dossier.Attention : Ne pas adopter la même procédure pour des créances de 300 € et de 30 000 €.
Exécuter la décision de justice obtenue
> Transformer la décision de justice en cash en localisant préalablement les actifs saisissables de votre débiteur par le biais d’enquêtes financières.
focusle droit de rétention
Le privilège du transporteur lui confère un droit de rétention sur les marchandises qui sont confiées afin d’obtenir le paiement du prix d’un transport et de ses frais
accessoires dont son donneur d’ordre lui reste redevable. Le législateur a étendu ce droit pour des créances nées lors d’opérations antérieures.
Attention au principe de proportionnalité ! actionner son droit de rétention sur des marchandises périssables et d’une valeur bien supérieure à celle de votre créance vous expose
à une condamnation en paiement de dommages et intérêts.
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EN CURATIF > APRES LA DATE D’ECHEANCE DE LA FACTURE
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GESTION DES DOCUMENTS > délais / procédures
DOCUMENTS ET PIECES COMPTABLES
Livres et registres comptables, livre-journal, grand livre, livre d’inventaire
Pièces justificatives (bon de commande et de livraison, facture, etc...)
Rapports des commissaires aux comptes
Comptes annuels (bilan compte de résultat et annexes)
DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX
Correspondances commerciales
Factures clients et/ou fournisseurs
Contrats conclus entre sociétés dans le cadre d’une relation commerciale
10 ans
10 ans
3 ans
10 ans
5 ans
10 ans
5 ans
Contrats d’acquisitions et de cessions de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Documents bancaires (Relevés bancaires, avis de débit et de crédit, talons de chèques...) 5 ans
DOCUMENTS RELATIFS AU PERSONNEL
Livres de paie
Registre unique du personnel
Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, contrat de travail, lettre de licenciement...
Documents relatifs aux charges sociales
Documents de vérifications et contrôles au titre de l’hygiène et de la sécurité
10 ans
5 ans à partir du départ du salarié
5 ans
3 ans
10 ans
Registre médical 10 ans
DOCUMENTS DIVERS
Statuts de la société et pièces modificatives (après radiation)
Registres des procès-verbaux d’assemblées et des CA
Feuilles de présence et pouvoirs
5 ans
5 ans
3 ans
Rapports du gérant ou du conseil d’administration 3 ans
Contrats de travail individuels 30 ans
Recouvrement de créances - 3 ansObligation financière liées à la réparation des dommages causés à l’environnement par les installations, travaux, ouvrages et activités à compter du fait générateur du dommage.
Mentions générales
>Date d’émission de la facture>Numérotation de la facture>Date de la prestation de service>Identité de l’acheteur>Identité du prestataire>Numéro individuel d’identification à la TVA>Désignation de la prestation>Décompte détaillé de chaque prestation>Prix et Majoration éventuelle>Taux de TVA et montant total de la TVA>Réduction de prix>Somme total à payer (HT) et (TTC)>Date ou délais de paiement>Taux des pénalités de retard>Montant de l’indemnité forfaitaire de 40 €
Pénalités de retard
Les pénalités de retard sont automatiquement exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.Indemnité forfaitaire de recouvrement 40 € - D441-5 du Code de Commerce. Circulaire TLF N°3544 / F2 du 19 novembre 2012.
Les impôts directs locaux (taxes foncières...) + CFE, CVAE, TVA 6 ans
Fiche de prévention d’exposition 5 ans(1)
(1) Compte pénibilité : conserver jusqu’à l’age légal de la retraite
MENTIONS OBLIGATOIRES SUR FACTURES 3
Assuarance : Quittances avis d’échéance, résiliation, réglement 2 ans
Documents fiscaux 6 ans
La facture est une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues. Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende.
Mentions particulières
>Autoliquidation>Assurance souscrite au titre de l’activité
Attention : en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.
Contrat de transport (lettre de voiture) transports intérieurs : 1 an voire 5 (si fraude)
Contrat de location 1 an voire 5 (conseillé)
Bons d’enlèvement Transp. CMR : 1 an voire 3 (Si faute inexcusable)
Détachement la durée du détachement + 18 mois
Temps de conduite / repos : Tachygraphe 1 an voire 5 (conseillé)
Attestation de repos 1 an voire 5 (conseillé)
Horaires de services et livrets individuels de contrôles 5 ans
DOCUMENTS DE TRANSPORT
-Lettre de voiture nationale ou CMR-Récapitulatif (rotations, messagerie)-Lettre de voiture déménagement-Feuille de location-Copie du contrat de location
Pour les commissionnaires de transport :-Feuilles d’expédition (facultatif), enregis-trement des opérations (affréteurs).-Bordereau récapitulatif de chargement, lettre de voiture (groupage).
2 ans au plan réglementaire
Le délai passe à 10 ans, s’ils tiennent également lieu de facture; et 6 ans en cas de
document fiscal
3 ans
TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I GESTION REGLEMENTATION
?LESAVIEZ-
VOUS
TLF - L’ESSENTIEL - 2017 I GESTION REGLEMENTATION
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ACTION DIRECTE> l’optimisation du recouvrement de créances
Face aux difficultés rencontrées par les transporteurs dans le cadre du recouvrement de leurs créances, le législateur a rédigé une loi, dite Loi Gayssot (n° 98-69 du 06/02/1998), dont l’objectif était d’octroyer aux sociétés de transports des outils efficaces en vue d’optimiser le recouvrement de leurs créances. L’un de ces outils est l’action directe. Article L132-8 Code de Commerce : « La lettre de voiture forme un contrat entre l’expéditeur, le voiturier et le destinataire ou entre l’expéditeur, le destinataire, le commissionnaire et le voiturier. Le voiturier a ainsi une action directe en paiement de ses prestations à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire, lesquels sont garants du paiement du prix du transport. Toute clause contraire est réputée non écrite ».
L’ACTION DIRECTE DU TRANSPORTEUR
Principe il appartient au commissionnaire de transport de régler au transporteur la prestation effectuée.En cas de défaillance du commissionnaire, l’article L132-8 CCom donne au transporteur la possibilité de réclamer directement sa créance à l’expéditeur ou au destinataire.
A SAVOIR
L’expéditeur et le destinataire sont garants du prix du transport.L’expéditeur devra régler le transporteur quand bien même il aurait déjà réglé le commissionnaire.
Le paiement préalable de l’expéditeur entre les mains du commissionnaire ne constitue pas un obstacle à l’action directe. L’expéditeur peut donc être amené à régler deux fois.Cette action est soumise au délai de prescription d’un an.
Le délai d’un an court à compter de la livraison et non de l’envoi des factures ou d’une mise en demeure.
EXPEDITEUR COMMISSIONNAIRE TRANSPORTEUR DESTINATAIRE
2ème règlement
1 er règlement
ACTION DIRECTE DU TRANSPORTEUR
ABSENCE DE PAIEMENT
Même si paiement déjà effectué auprofit du commissionnaire = résultat de l’action directe
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4DES MOYENS INFORMATIQUES
Permettant de traiter la donnée brute (ventes/achats/banque) afin de la restituer sous la forme d’indicateurs de gestion (marge brute, frais fixes, encours clients,...)
DES MOYENS HUMAINSPour collecter exhaustivement la donnée brute et la saisir régulière-ment dans l’outil de contrôle de gestion dont se sera dotée l’entreprise.
Certains indicateurs sont vitaux et doivent faire l’objet d’un suivi et d’une projection très régulière.
> Les VENTES> Les CHARGES> La BANQUE (et le prévisionnel de trésorerie à court terme)
SUIVRE SES INDICATEURS CLES
LE SUIVI FINANCIER> du transport routier de marchandises
ETABLIR UN ITINERAIRE BUDGETAIRE
Dans un secteur à faible rentabilité, où les prix sont parfois imposés par le client, pouvoir maitriser sa RENTABILITE et anticiper son niveau de TRESORERIE est devenu une absolue nécessité. Il est en effet essentiel de pouvoir connaître en temps réel la situation financière de l’entreprise afin d’anticiper.Pour cela, il faut mettre en place une véritable feuille de route et des indicateurs permettant de la suivre en temps réel. C’est cela le contrôle de gestion, un outil d’aide à la décision au service du chef d’entreprise.
De même qu’un chauffeur ne saurait partir sans itinéraire, un chef d’entreprise ne peut conduire son entreprise sans élaborer un budget recensant :
Les coûts et charges de l’annéeliés au chiffre d’affaires (coûts liés à l’activité)
ou non (coûts fixes))
Les hypothèses de chiffre d’affaires
retenues pour l’année à venir
CONS
EILS
D’EXPERT
“Etablir un budget est im-
portant. Le suivre en permanence
est vital”
ETABLIR SES TABLEAUX DE BORDLes tableaux de bord constituent le seul moyen pour le chef d’entreprise de savoir si l’entreprise est en avance ou en retard par rapport à la feuille de route fixée initialement. Si le retard pris est trop important, il importe de tracer un nouvel itinéraire : c’est le principe de la révision budgétaire, les indicateurs suivis permettant alors d’identifier la ou les raisons du retard mais aussi et surtout de tracer un nouvel itinéraire.
Des indicateurs complémentaires nécessaires pour suivre plus finement l’entreprise et visualiser son seuil de rentabilité (point mort).
Les 4 indicateurs à suivre impérativement :> La MARGE BRUTE> Les COÛTS FIXES
Des indicateurs sont essentiels pour anticiper et maîtriser le niveau de trésorerie de son entreprise.
Les 2 indicateurs à suivre impérativement : > Les ENCOURS CLIENTS > Les ENCOURS FOURNISSEURS
CONS
EILS
D’EXPERT
“Des indicateurs alimentés en temps réel permettent un pilotage efficace de
l’entreprise”
LES VENTESLes ventes doivent être traitées en con-trôle de gestion dès qu’elles surviennent et chaque client doit faire l’objet d’un suivi extrêmement régulier de ses en-cours échus et non échus
LES ACHATSDès qu’il sont constatés, les achats et charges de l’entreprise doivent être classés et traités selon leur nature (entretien du parc, carburant, salaires et charges, notes de frais, frais généraux…) afin de pouvoir déterminer et suivre la marge brute, les coûts fixes et les coûts liés à l’activité.
LA BANQUELe suivi de la banque et le prévisionnel de trésorerie qui y est associé doivent permettre d’anticiper 3 échéances : > A très court terme (1 à 3 jours), > A moyen terme (à 10 ou 20 jours) > A plus ou moins long terme (1 à 2 mois) Pour prétendre y parvenir, il est nécessaire de bâtir un budget et de pointer très régulièrement les règlements des clients et des fournis-seurs.
LES INVESTISSEMENTS MINIMUMS & NECESSAIRES
> Le RESULTAT> Les COÛTS LIES A L’ACTIVITE
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